10i Nämnden för arbete och försörjnings beslut § 14, 2015 Intern

-
ESLÖVS
KOMMUN
Sammanträdesprotokoll
5(9)
,
2015-03-19
04- 09
Nämnden för arbete och försörjning
1,)
§ 14
AoF.2015.0042
Internkontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015
Ärendebeskrivning
Enligt kommunens reglemente för intern kontroll skall nämnden årligen
rapportera utförda internkontrollåtgärder till kommunstyrelsen och
kommunrevisionen samt upprätta en plan för kommande års
internkontrollpunkter.
Målet med kontrollen är att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
bedrivs, att tillförlitlig finansiell rapportering lämnas, samt att lagar, föreskrifter
och riktlinjer m m följs.
Beslutsunderlag
-
Rapport gällande uppföljning av internkontroll 2014
Rapport för plan till internkontroll 2015
Beredning
I bilaga 1 redovisas i sarnmandrag hur den interna kontrollen för 2014 har
genomförts och det resultat som redovisas.
Kontrollpunkterna har åtgärdats för att säkerställa kvalitet och
kostnadseffektivitet.
Startat införandet av abonnernangsfakturor, fortsatt arbete sker under år
2015
Cafeer och köksverksamhet gör sina inköp i största möjliga utsträckning
enligt centralt förhandlat ramavtal
Översyn av förvaltnings hemsida, processen kommer att fortgå under år
2015
Applikation i Treserva kommer att vidareutvecklas, kvalitetsäkras och
förbättras under år 2015. Under 2015 kommer jämförelsekommuner att
utsCS
Nya rutiner har upprättats för hantering och bokning av att alla
ldientrnedel sker i Treserva.
Justerares signatur
Utdragsbestyrkande
-
Sammanträdesprotokoll
ESLÖVS
KOMMUN
6 (9)
2015-03-19
Nämnden för arbete och försörjning
I bilaga 2 redovisas punkter för internkontroll år 2015:
Rutiner för hantering av fakturor gällande el till andrahandshyresgäster
Rutin upprättas samt en samordnande roll införs för inventariehantering
för teknisk utrustning
Kontanthanteringen skall i möjligaste mån ersättas med annat
betalningssätt vid de kontanthanteringsställen som Arbete och Försörjning
förfogar över
Utveckling av relevanta nyckeltal för uppföljning av ekonomiskt bistånd
Utse en/flera jämförelsekommuner
Översyn av rutiner och rapporter inom arbetsmarknadsverksamheten
Översyn av förvaltningens hemsida
Efterlevande av lagar och förordningar
Beslut
Nämnden för arbete och försörjning beslutar att godkänna
rapporten avseende internkontroll 2014 samt plan för
internkontroll 2015 samt att översända dessa till
kommunstyrelsen.
Expediering
Kommunstyrelsen
Justerares signatur
Utdragsbestyrkande
-
ESIIVS
KOMMUN
AoF.2015.0042
2015-03-13
INVESTORS
944 41Y
IN PEOPLE
Arbete och Försörjning
Karin Larsson
0413-62986
Kommunstyrelsen
Interrokontroll 2014 samt plan för internkontroll 2015
Ärendebeskrivning
Enligt kommunens reglemente för intern kontroll skall nämnden årligen rapportera
utförda internkontrollåtgärder till kommunstyrelsen och kommunrevisionen samt
upprätta en plan för kommande års internkontrollpunkter. Målet med kontrollen är
att ändamålsenligoch kostnadseffektiv verksamhet bedrivs, att tillförlitligfinansiell
rapportering lämnas samt att lagar, föreskrifter och riktlinjer mm följs.
Beslutsuncierlag
Rapport gällande uppföljning av internkontroll 2014
Rapport för plan till internkontroll 2015
Beredning
I bilaga 1 redovisas i sammandrag hur den interna kontrollen för 2014 har
genomförts och det resultat som redovisas. Kontrollpunkterna har åtgärdats för att
säkerstäIlakvalitet och kostnadseffektivitet.
Startat införandet av abonnemangsfakturor, fortsatt arbete sker under 2015.
Caf&r och köksverksamhet gör sina inköp i största möjliga utsträckning
enligt centralt förhandlat ramavtal.
Översyn av förvaltnings hemsida, processen kommer att fortgå under 2015.
Applikation i Treserva kommer att vidareutvecklas, kvalitetsäkrasoch
förbättras under 2015. Under 2015 kommer jämförelsekommuner att utses.
Nya rutiner har upprättats för hantering och bokning av allt klientmedel sker
i Treserva.
Arbete och Försörjning
Postadress 241 80 Eslöv Telefon 0413-620 00
Webb wxyxv,e_sty,,,se,
1 (2)
-
I bilaga 2 redovisas punkter för internkontroll 2015.
Rutiner för hantering av fakturor gällande el till andrahandshyresgäster.
Rutin upprättas samt en samordnande roll införs för inventariehantering för
teknisk utrustning.
Kontanthanteringen ska ersättas med annat betalningssätt vid de
kontanthanteringsställen Arbete och Försörjning förfogar över.
Utveckling av relevanta nyckeltal för uppföljning av ekonomiskt bistånd.
Utse en/flera jämförelsekornmuner.
Översyn av rutiner och rapporter inom arbetsmarknadsverksamheten.
Översyn av förvaltningens hemsida.
Efterlevande av lagar och förordningar.
Förslag till beslut
Nämnden för arbete och försörjning föreslås besluta
att godkänna rapporten avseende internkontroll 2014
samt plan för internkontroll 2015 samt översända
dessa till kommunstyrelsen.
Josef Johansson
Förvaltningschef
Karin Larsson
Ekonom
Arbete och Försörjning
Postadress 241 80 Eslöv Telefon 0413-620 00
Webb ww\v,es1ov.t3e
2 (2)
Bilaga 1
Planför granskingav internkontroll 2014
Granskning
Risk
Reglemente,lag etc
Resultat
Tidigare rutiner.
Lagenom kommunal redovisning
(KRL)
Införandet av abonnemangs
fakturor är delvis infört. Start av
Telenorfakturor har skett.
Vidareutveckling pågår.
Översyn och rutiner skapar samordningsvinster och
minimering av inkurans.
Lagenom offentlig upphandling.
Målen för Arbete och Försörjning.
Inköp enligt avtal för offentlig
Upphandling sker i största
möjliga mån.
Översyn och omstrukturering för att
skapa tydlighet och användarvänlighet
för medborgarna.
Förvaltningslagenoch SoL.
Målen för Arbete och försörjning.
Arbetsprocessen pågår.
Socialtjänstlagen.
Målen för Arbete och försörjning.
Arbetsprocess pågår med
Utveckling av applikation i
Treserva för nyckeltal.
Arbetet med jämförelse kommun
pågår.
Socialtjänstlagen.
Tidigare rutiner.
Målen för Arbete och försörjning.
Nya rutiner är framtagna.
Alla berörda är informerade.
Metodik
Arbete och försörjning
Målkategori 1: Ändamålsenligoch kostnadseffektivverksamhet
Införande av automatisk hantering av
Måttlig
Översyn och möjliggörande för att införa
återkommande fakturor, som t ex hyror
systematisering och direktbokning i systemet RDav
och el, sk prenumerationsfakturor.
återkommande fakturor.
Målet är att minimera administrativ tid, minimera
pappersflöde och skapa korrekthet.
Samordning av inköpi verksamhetsområdet för caM och kök.
Översyn av förvaltningens hemsida.
Måttlig
Målkategori 2: Tillförlitligafinansiellrapporteringoch informationom verksamheten
Hitta jämförelsekommuner för vidareMåttlig
Hitta kommuner för jämförelse av nyckeltal och
utveckling av nyckeltal för ekonomisktmetod för uppföljning och presentation av
bistånd.
försörjningsstödets utveckling.
Målkategori 3: Efterlevnadav lagar,föreskrifter, riktlinjer mm.
Översyn av rutiner för att allt klientmedel Måttlig
Skapanya rutiner för att säkerställa att all
ska bokas i systemet Treserva.
utbetalning eller inbetalning till och från klienter
bokas i systemet Treserva.
Bilaga 2
Planför internkontroll2015
Granskning
Risk
Metodik
Reglemente,lag etc
Arbete och försörjning
Målkategori 1: Ändamålsenligoch kostnadseffektivverksamhet
Bostadsgruppen: Hantering av el-fakturor Måttlig Snabba upp rutinen för att hyresgäster ska få eget
för andrahandslägenheter.
elabonnemang. Snabba upp rutinen för fakturering
av betalda elabonnemang.
Tidigare rutiner.
Lagenom kommunal redovisning
(KRL)
Administrationen: Inventarieuppföljning
av datorer, telefoner och annan teknisk
utrustning.
Måttlig
Administrationen sköter inflödet av information om
inköpt utrustning. Samlad information skapar
bättre överblick, effektivare arbete med uppföljning
av inventarielista, resurstillgång och utarrangering
av utrustning.
Tidigare rutiner förbättras.
Lagenom kommunal redovisning
(KRL)
Översyn av alla kontanthanteringsställen
som Arbete och Försörjning förfogar
över.
Måttlig
Införande av kortbetalning. Undersöka möjligheter
för andra betalningssätt än kontanter.
Målen för Eslövkommun.
Målkategori 2: Tillförlitligafinansiellrapporteringoch informationom verksamheten
Ekonomiskt bistånd: Utveckling av
Måttlig
Förbättra applikationen i Treserva så nySocialtjänstlagen.
relevanta nyckeltal för uppföljning avaktualiseringar, genomströmstid och handläggnings- Målen för Eslövkommun.
ekonomiskt bistånd enl KKiK.
tid säkerställs. Målet är att kunna mäta riktade
insatser.
Hitta en/fler jämförelsekommuner för
kontinuerlig uppföljning och jämförelse.
Svag
Jämförelse mellan kommuner skapar större
förståelse för den egna verksamheten.
Målen internt för Arbete och
försörjning.
Arbetsmarknadsåtgärder: Rutiner och
rapporter.
Måttlig
Skaparutin för återkoppling vid förfrågan från
administration om antal personer i olika åtgärder
mm som Arbete och Försörjning handlägger för att
skapa goda och säkra ekonomiska rapporter till
Målen internt för Arbete och
Försörjning.
Ansvarig
Tid
Bilaga 2
nämnden.
Översyn av förvaltningens hemsida.
Svag
Översyn och omstrukturering för att skapa
tydlighet och användarvänlighet för medborgarna.
Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm.
Efterlevnad av lagar och förordningar
Måttlig
Synliggöraprocesser genom kartläggning.
t ex LexSara anmälningar, överklaganden
Mäta resultat och följa upp.
mm inom myndigheten.
Målen internt för Arbete och
Försörjning.
Socialtjänstlagen,(SoL).
Tidigare rutiner och föreskrifter.
Bilaga3
Risknivåer Konsekvenserom fel inträffar
Sannolikhetatt fel inträffar
Låg
Osannolik
Mindre sannolik
Mindre sannolik
Möjlig
Sannolik
Möjlig
Sannolik
Sannolik
Mycket sannolik
Mycket sannolik
Måttlig
Hög
Mycket
högt
Försumbar
Lindrig
Kännbar
Lindrig
Kännbar
Allvarlig
Allvarlig
Mycket allvarlig
Allvarlig
Mycket allvarlig