SCI-skolans admin utveckling mål
Summering av diskussioner i funktionsgrupper vid SCI-admin konferens 2015-03-24
Samtliga mål diskuteras i SCI-ALG och fastslås av AdminChef.
Övergripande målsättningar skall alltid förankras med skolchef och även diskuteras i SCI-skolans
ledningsgrupp innan de fastslås. I förekommande fall förbereder funktionsansvarig en dragning inför
skolans ledningsgrupp innan ev projektarbete vidtas.
INFRA – Infrastruktur Karin Blom
Nya/reviderade mål
•
Informationsspridning via institutionernas ledningsgrupp
•
Nya rutiner för direktupphandling/
Certifierade inköpare för nya upphandlingsgränsen = 505 800 kr
•
Skapa rutiner för förenklad upphandling med ”annonserad förhandsinsyn”
•
Systematisera och effektivisera det årliga arbetet med skyddsronder – inte i mål med denna
ännu
•
För att öka sammanhållning och erfarenhetsutbyte för skolans tekniska personal skapas ett
nätverk som samordnas av skolans infrastrukturansvarig – nätverket skapat och har
regelbundna träffar (ca 2 ggr/termin)
FOU – Forskarutbildningsadministration Kerstin Gustafsson
Reviderade mål
•
Rutin antagning – styra upp och göra lika på alla institutioner
•
Mer koppling till HR-admin – nätverken bokar gemensamt möte snart
Nya mål
•
kompetensutbyte under 2015 – jobbskuggning
•
access till varandras institutioner i ladok för att möjliggöra back-up
•
Formulera ordentliga rutinbeskrivningar för FoU-admin
UA – Utbildningsadministration Helene Rune
•
EGEN reg student – utvidga under H15
workshop i maj för alla gru-admin inom skolan
Nya/reviderade mål
•
Utveckla tentamensadministrationsystemet – jaga UF!
•
Mera lika för hela KTH, ur studentperspektiv...
INFO – Information Ingeborg Löfgren
•
Utveckling av skolans intranät fortsätter...
Alla ansvarar för att det som är skolspecifikt och berör många ska in på intra!
Bojan är kontakt och skapar struktur
•
Lyfta forskning:
Bland annat rensa och göra om skolwebb. Hjälpa forskargrupper och andra. Intervjuer med
disp/lic fem frågor. Labbens webbar så att de kan sälja sina tjänster/synas.
•
Rutiner o arbetssätt:
Press, evenemang och rekrytering är klart
Attack-plan kontaktuppgifter fortsätter
Förenkla det som går kring webben på skolan
Lära de flesta i admin lite kring grafisk profil
Vara stöd om arbete görs för studender som går på KTH
•
Löpande:
stötta kring master, studentwebb
EKO – Ekonomi Karin Dyne Wernberg/Seija Liedes
Nya/reviderade mål
•
Nollvision i ”antal revisionsanmärkningar”
•
Projektregistrets kvalitet
- avtal 100%
- budget, alla som startar 2014-01-01 och framåt
- städa alla gamla avslutade projekt som enbart ligger med myndighetskapital
•
Fortsatt arbete med att förbättra stödet – kommunicera ekonomi till icke ekonomer
HR – Personaladminsitration Anna-Karin Burström
Befintliga mål som kvarstår
•
Skolgemensam intro/info till nyanställda ca 2 ggr/år flexibelt (Adminchef, Skolchef, GA, FA ev
fler)
•
Ta fram skolgemensamma riktlinjer och rutiner vid rekrytering med utgångspunkt från KTHs
centrala riktlinjer inom
o Stipendiefinansierade tjänster
o Doktorandtjänster
o
o
o
Forskartjänster
Postdocs
T/A-personal
Förslag till nya mål
•
•
•
Sätta upp riktlinjer specifikt kring rekrytering av administrativ personal samt doktorander
Sätta upp mentorskapsprogram för doktorander
Erbjuda utbildning i kompetensbaserad rekrytering till alla som anställer personal, exkl.
rekryteringskommittén
UA – utbildningsadministration, programkansliet Caroline Bowie Ekstrand
VOS vill att alla gör likadant i kursvalet.
Som det är nu låter vissa skolor OM-registrerade studenter vara med i AKP:n, andra inte etc.
Vi diskuterade för- och nackdelar.
Ett argument som förts fram är att studenter som åker på utbyte OM-registreras på sin
programtermin. Så görs inte på SCI så det argumentet faller.
Övriga som kan vara OM-registrerade är:
- De som haft studieuppehåll och ska tillbaka - dem vill man ju ha kontakt med så de bör inte vara
med i AKPn
- De som varit / är i ofas i sina studier - dem vill man ju också ha kontakt med, så att man kan flytta
upp dem t.ex., så de ska inte heller vara med i AKPn
- De som är OM-registrerade på termin 6 och som inte antas till något masterprogram, de kommer
inte kunna väja kurser på avancerad nivå enligt nytt system med förkunskaper till kurser.
Uppfattningen att SCI inte vill att OM-registrerade ska få vara medn i AKP:n stärktes.
Vidare:
Vi försökte fokusera på områden där kansliets arbete gränsar till institutionernas expeditioner.
Områden där vi behöver mötas:
- Kursregistrering av studenter, särskilt internationella: de förstår inte alltid vad de gör när de skriver
på listan som går runt, sen visar det sig att de är registrerade, men de ville ju byta kurs inom "add and
drop week". Hur avregistrerar men en student från en kurs - går det se ovan.
- Anmäla till tentamen -de flesta institutioner stänger anmälningsfönstret två veckor innan tentan,
några tre veckor - otydligt för studenterna.
- Vem informerar studenterna om hur kurs-, och tentaanmälan går till? (för termreg går det ut ett
centralt meddelande på mina sidor om att registreringar finns att göra) inst eller kansliet. När ska
info ges.
- Tentarapportering: I vissa fall när examinatorer är sena spelar det inte så stor roll för studenterna,
men i vissa fall får det enorma konsekvenser: tex om ngn sökt om att få åka på utbyte och resultat
inte kommer in i tid till urvalsmötet innebär att studenten inte får det al den hade möjlighet att åka
till.
Eller vid uppföljning av externa masterstud, inför granskning av årets sökande till masterprog.
Kommer kurser inte in i tid ser det ut som om vissa grupper underpresterar.
- Vidare pratade vi om arbetet med KTH-gemensamma exjobbsblanketter (nyss påbörjat) och hur det
kan vara möjligt att skapa elektroniska blanketter för kex-arbeten. Som i fortsättningen inte ska vara
med i AKPn (Vissa skolor har haft det tills nu)