3. Kommunikationsstrategi och aktivitetsplan
Malmö stad 1 (2) Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum 2015-04-08 Vår referens Pia Oredsson Birgersson Informationschef [email protected] Kommunikationsstrategi och aktivitetsplan GYVF-2015-669 Sammanfattning Nämnden har inte tidigare beslutat om kommunikationsstrategier och aktivitetsplaner. Beslut om strategin har tagits av ledningsgruppen. Med anledning av att arbetsmarknads-, gymnasieoch vuxenutbildningsförvaltningen sedan årsskiftet har en ny ledningsorganisation och därmed en ny organisationsstruktur, förvaltningen sedan 2013 är en av tre i en gemensam skolorganisation samt förvaltningens ansvarsområde utökats till att även omfatta arbetsmarknadsområdet ställs helt nya krav på en offensiv, övergripande och strategisk kommunikation. En förutsättning för att förvaltningen ska kunna fungera med sina nya uppdrag, sin nya ledningsstruktur och sitt nya ämnesområde är att det finns fungerande strukturer och utgångspunkter för kommunikation. Dessa ska bidra till att utveckla en helhetssyn och kunskaper som ger förutsättningar att navigera i en komplex organisation. Dessa ska också stärka vårt varumärke och skapa goda förutsättningar för en lärande organisation. Kommunikationsarbetet ska bidra till en ökad måluppfyllelse och att Malmöborna har lätt att hitta och tillgodogöra sig alla de utvecklingsmöjligheter som finns inom våra verksamheter. Kommunikationsstrategin är utgångspunkten för vårt arbete och har lång hållbarhet, som bilaga till strategin finns även riktlinjer för gymnasieskolornas utformande av Malmö Apps. Aktivitetsplanen är på årsbasis och revideras årligen i samband med utvärderingen av kommunikationsinsatserna. Förslag till beslut Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna kommunikationsstrategin, samt att godkänna aktivitetsplan 2015 och riktlinjer för Malmö Apps. Beslutsunderlag • • • • G-Tjänsteskrivelse AGVN 20150415 Kommunikationsstrategi och aktivitetsplan Kommunikationsstrategi 2015 Aktivitetsplan bilaga1_aktivitetsplan_(riktlinjer_MaApps) Beslutsplanering SIGNERAD 2015-04-08 Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott 2015-04-15 2 (2) Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämnden 2015-04-24 Ansvariga Lars Silverberg Avdelningschefbitr direktör Kommunikationsstrategi 2015 för arbetsmarknads- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Bakgrund Med anledning av att arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen från årsskiftet har en ny ledningsorganisation och därmed en ny organisationsstruktur ställs helt nya krav på en offensiv och strategisk kommunikation. Förvaltningens ansvarsområde har även utökats med hela arbetsmarknadsområdet. Ett nytt ämnesområde där en tydlig framgångsfaktor är att utveckla synergieffekter i en ny och nära samverkan med utbildningsområdet. Sedan 2013 är förvaltning dessutom en av tre skolförvaltningar i Malmö stad med krav på en nära samverkan, ett gemensamt ansikte utåt och ett utvecklingsarbete vid de så kallade klassiska övergångarna. En förutsättning för att förvaltningen ska kunna fungera med sina nya uppdrag, sin nya ledningsstruktur och sitt nya ämnesområde är att förvaltningen skapar fungerande strukturer för kommunikation för att utveckla helhetssyn och kunskap och ge förutsättningar för att öka förmågan att navigera i den nya förvaltningens komplexitet. Detta gäller i hög grad förvaltningens ledningsorganisation men även våra medarbetare ska ha förutsättningar att uppleva ett större vi och därmed lättare finna de nya oprövade vägarna. Vi vill med kommunikationen mitt i denna omdaningsperiod bidra till att utveckla förutsättningarna för en lärande organisation – som i sig är en förutsättning för en ökad måluppfyllelse inom hela verksamhetsområdet. Kommunikationsarbetet är en viktig och kanske helt avgörande funktion i denna strävan. Vägledningscentrums verksamhet sorteras in under kommunikationsavdelningens ansvarsområde och blir därmed en viktig aktör för dialogen med Malmöborna. Denna kommunikationsstrategi pekar ut riktningen för kommunikationsarbetets långsiktiga arbete. Till strategin kopplas en årlig aktivitetsplan i vilken även prioriterade områden, skarpa löften och kommunikationsmål finns. Till strategin ska även en uppdragsformulering och en aktivitetsplan för Vägledningscentrum kopplas. Delar av deras åtaganden finns i aktivitetsplanen. 2 Syfte Kommunikationsarbetet ska skapa kunskaper om och en helhetssyn av förvaltningen – både externt och internt. Det skall leda till att Malmöbor förstår vilka utvecklingsmöjligheter det finns att tillgå i våra verksamheter och att det är lätt att hitta eller att få hjälp på vägen. Kommunikationsarbetet ska också bidra till att skapa välinformerade medarbetare som möter Malmöbon med engagemang och inspiration. Kommunikationsarbetet ska stödja visionen – Vi ger kraft att växa och därmed bidra till en ökad måluppfyllelse. Kommunikationsarbetet ska utveckla och stärka vårt gemensamma varumärke. Uppdrag ➤➤ Att skapa kommunikationsstrukturer som bidrar till välinformerade och engagerade medarbetare och som skapar förutsättningar för en lärande organisation. Kommunikationsarbetet bidrar därmed till en ökad måluppfyllelse. ➤➤ Att stödja hela förvaltningen och dess verksamheter i kommunikations-, informations, varumärkes-, marknads förings-, massmedie-, kris- och förändringskommunikation. ➤➤ Att initiera och utveckla kommunikationsstrategier kopplade till måldokument och förvaltningens processer. ➤➤ Att säkerställa att allt kommunikationsarbete bedrivs inom ramen för de riktlinjer, policydokument och mallar som Malmö stad stipulerar. ➤➤ Att verkställa kommunikationsuppdragen för gymnasieskolornas samverkansregion i Skåne och västra Blekinge. 3 Utgångspunkter Vi ger kraft att växa AGV-N STADSOMRÅDE 18-65 ÅR GRUNDSKOLA 6-16 ÅR ARBETSLIV GY1 GY2 FÖRSKOLA 1-5 ÅR HÖGSKOLA ARB.M VUX Kommunikationsarbetet utgår från de grundläggande målformuleringarna för förvaltningens arbete och beaktar Malmökommissionens rekommendationer. Målformuleringarna är i de flesta fall ett verksamhetsåtagande – såsom till exempel att utbilda eller ge förutsättningar för självförsörjning – det betyder att kommunikationsarbetet måste fungera som en stödstruktur för att öka kvaliteten på insatserna. För att bedriva ett effektivt och väl fungerande kommunikationsarbete tar vi utgångspunkt i ett resonemang om att det är medarbetarna som är ambassadörer för vår verksamhet. Det är de som möter Malmöborna i alla de aktiviteter som finns inom förvaltningen. Engagerade och välinformerade medarbetare med yrkesstolthet och arbetsglädje är avgörande för kvaliteten i mötet. Vår primära målgrupp är medarbetarna och därmed internkommunikationen. I det livslånga lärandet och i en förvaltning med vår bredd är samverkansytorna och ingångarna många. Vilket gör att bilden av vår verksamhet är av stor betydelse. Extern kommunikation och marknadsföring bidrar till att bilden förtydligas. Det krävs en ökad medvetenhet om att alla inom förvaltningen arbetar i Malmöbornas tjänst för utbildning och arbeten. Kommunikation verkar i relationerna mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare och brukare samt mellan organisationen och dess intressenter och blir därmed en strategisk ledningsresurs med särskilt fokus på det kommunikativa ledarskapet. 4 Vi ger kraft att växa är det gemensamma löftet och visionen internt såväl som externt. Visionen bidrar till att stärka vårt varumärke i omvärlden. Verksamheterna kan bryta ner/utveckla visionsformuleringen till ett verksamhetsanpassat budskap men alltid i samklang med den övergripande visionen. Inom förvaltningen styrs kommunikationsarbetet centralt. För att kommunikationen ska fungera som systematiserad strategisk ledningsresurs är det viktigt att den hålls samman och profileras enligt de gemensamma utgångspunkterna, målformuleringarna, budskapen och den grafiska profilen. Vi följer Malmö stads övergripande policydokument, riktlinjer och grafiska profil. Ansvarsprincipen gäller – det innebär att det alltid är ansvarig chef som uttalar sig i kris (det ska inte läsas som att ingen annan får uttala sig – meddelarfrihet råder och ska respekteras). Ansvarsprincipen innebär också att varje chef har ett informationsansvar gentemot medarbetare. Alla medarbetare har även en skyldighet att söka den information och kunskap som behövs för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt. Vi ska aktivt eftersträva samverkan med de två andra skolförvaltningarna och i görligaste mån kalibrera de kommunikationsinsatser som är av likvärdig art. Vi ska aktivt verka för ett utbyte över förvaltningsgränserna. Vi är en självklar och kommunikativ part i samverkan med andra organisationer. Kommunikationen ska alltid vara öppen, sann, tydlig, relevant, planerad och samordnad. 5 Intern kommunikation Vår utgångspunkt är att välinformerade och engagerade medarbetare är en förutsättning för att skapa kvalitativa möten med Malmöborna. Det betyder att kommunikationsarbetet har ett prioriterat fokus på internkommunikation. Dialogen, debatten, informationskvaliteten och de informationskanaler vi använder oss av bidrar till medvetna och delaktiga medarbetare som är ambassadörer för verksamheten. Det är medarbetarna som möter Malmöborna i vardagen. I vår förvaltning går intern information före extern och vi har högt i tak. För den fördjupade interninformationen om förvaltningens verksamhet svarar personaltidningen Edico med, för närvarande, åtta utgåvor om året. Tidningen har en tydlig ambition att synliggöra medarbetare, framgångar och berättelser om vardagen. Den är också en viktig del i vår strävan att skapa en lärande organisation. För den snabba interninformationen, om prioriterade nyheter och beslut i förvaltningen, är det önskvärt att ytterligare utveckla den gemensamma användningen av Komin. Ett antal utvecklingsmål för internkommunikationen finns närmare beskrivna i aktivitetsplanen för 2015. ➤➤ Öka andelen medarbetare som använder sig av KOMIN. ➤➤ Öka läsvärdet av Edico. ➤➤ Utveckla fler digitala kanaler för internkommunikation. 6 Extern kommunikation Den externa kommunikationen är gränssnittet mellan verksamheten och Malmöborna, främst representerade av elever, studerande, föräldrar, deltagare i arbetsmarknadsprogram, samverkanspartners och övriga intressenter, och har huvudsakligen två funktioner. ➤➤ Att säkerställa att Malmöbornas informationsbehov tillgodoses på ett enkelt och överskådligt sätt – att medborgarnas behov, förutsättningar och önskemål är utgångspunkten för kommunikationens struktur och innehåll. ➤➤ Att inspirera till individuell utveckling och ett livslångt lärande som i sin tur är en viktig beståndsdel för den hållbara stadens ständiga utveckling. Den externa kommunikationsstrategin syftar även till att uppfylla en ambition från Malmökommissionens slutsatser – att ”hitta nya vägar att sprida information till allmänheten om utbildningsinstitutionernas verksamhet och utveckling för att förebygga stigmatisering”. I detta läser vi in en bildningssträvan, att slå hål på förutfattade meningar och felaktiga uppfattningar om verksamheterna och utbildningssystemet samt arbetsmarknadsinsatserna. Ett gemensamt agerande och en gemensam profil i den externa kommunikationen och ett tydligare gemensamt ”vi” ger större genomslagskraft och stärker vårt varumärke. Vi:et ska kommunicera förvaltningens övergripande budskap och våra löften. Förvaltningens kommunikationsarbete ska också utveckla förmågan att lyssna på Malmöbornas uppfattningar om vår verksamhet genom att inhämta synpunkter och önskemål och genom att utveckla arbetet med sociala medier och andra kommunikationskanaler, exempelvis utvärderingar. En målsättning med den externa kommunikationen är att bland elever, studerande och deltagare i arbetsmarknadsprogram skapa en högre vilja att rekommendera eller vara positivt inställd till våra verksamheter. Bilden av förvaltningens verksamhet skapas i stor utsträckning av våra medarbetares inställningar och deras berättelser om sin arbetsvardag, deras sätt att möta eleverna, de studerande, programdeltagarna och Malmöborna. Det som syns i medierna liksom marknadsföring och information om förvaltningen påverkar också bilden. Genom att vi är proaktiva, både när det gäller goda och dåliga nyheter utvecklar vi goda relationer med mediernas representanter och bidrar därmed till en korrekt bild av vår verksamhet. Ett antal utvecklingsmål för extern kommunikation finns närmare beskrivna i aktivitetsplanen för 2015. 7 Sociala medier Arbetsmarknads- gymnasie och vuxenutbildningsförvaltningen har för närvarande ingen gemensam, enhetlig strategi eller organisation för konton i sociala medier. Sociala medier är en kanal av många som kan användas i förvaltningens kommunikationsplanering. Likt övriga kommunikationsinsatser ska det finnas ett tydligt syfte, mål och plan. Varje förvaltning ansvarar för sina aktiviteter i sociala medier. Kommunikationsavdelningen på stadskontoret har ett samordnade ansvar för en samlad förteckning över kommunens närvaro i sociala medier på malmo.se samt bistår med stöd och rådgivning. Som myndighet är allt som postas på konton i sociala medier allmänna handlingar. Då det inte är ekonomiskt försvarbart att diarieföra allt som postas på sociala medier ska istället en förteckning finnas. I dagsläget är förvaltningens förteckning inte komplett. Organisation Kommunikationsarbetet inom förvaltningen styrs centralt. Kommunikationsavdelningens organisation följer i stora delar den nya ledningsorganisationens uppbyggnad. Kontaktkommunikatörer har utsetts att bevaka de fyra områdena för att kommunikationsavdelningen ska få tag på förvaltningens helhetsbild. Helhetsbilden bildar utgångspunkt för strategiska överväganden och prioriteringar. Kommunikatörerna identifierar och initierar kommunikationsinsatser. 8 Samverkan EXTERN KOMMUNIKATION KANSLIET • I enlighet med Malmökommissionen • Marknadsföring KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN GY1 GY2 LG LG LG LG RAPPORTERING INTERN KOMMUNIKATION Strategiskt/helhet • Lärande organisation • Vi ger kraft att växa • Ökad måluppfyllelse • I huvudet på ledningsgruppen Verksamhetsaktiviteter • Lära känna sin förvaltning • Bli en del av en större helhet • Minska vi och dom-tänkandet LG ARB.M VUX • Samarbete med de andra skolförvaltningarna • Malmö stads-perspektivet Förvaltningen i hela sin bredd har många ”externa” samverkansarenor. Från grundskola till högskola och arbetsmarknad. I Malmös samlade skolorganisation, har vi samma målgrupp under många år. Det är viktigt att visa en samlad bild av Malmö stad genom alla stadier. Kommunikationsavdelningen arbetar i nära samverkan med kommunikationsavdelningarna på förskole- och grundskoleförvaltningarna. Vi vill genom samverkan skapa de bästa förutsättningar för en ökad måluppfyllelse. För att underlätta detta är det viktigt att skapa förståelse för varandras uppdrag och förutsättningar och att minimera gränshindren. Med samverkan och flexibilitet kan vi skapa de förutsättningar som bäst gynnar Malmöbon. Den nya ledningsorganisationen ställer också krav på ”interna” samverkansarenor, forum för debatt och dialog, kollegialt lärande och nätverk. Det är en viktig utmaning att kommunikationsstrukturen faciliterar och underlättar för dialogen och det utbyte som är nödvändigt för att skapa en lärande och kommunikativ organisation. 9 Opinionsarbete Malmö är landets tredje största stad med utmaningen att vara massmedialt frontad som staden med stora integrationsproblem, segregation, låga skolresultat. Samtidigt har Malmö genomfört en gigantisk omorganisation som återsamlat ansvaret för invånarnas utbildning, från förskola till vuxenutbildning i, centrala förvaltningar. Det finns ännu inga mätbara resultat av den förändringen. Behov: ➤➤ Att nyansera bilden av en lokalt segregerad skolvärld med våldsam miljö och låga resultat och. Att proaktivt visa och lyfta fram goda exempel. ➤➤ Styrka: En gemensam plan, tre utbildningsdirektörer, tre frontfigurer som kan samlas i gemensamma aktioner, men som också kan turas om att växeldra i ett opinionsarbete. Vi kommer att arbeta med opinionsarbetet både i en samverkan med de andra skolförvaltningarna och branscher och näringsliv och profilera vår egen förvaltning som en aktiv och innovativ förvaltning inom skola, utbildning och arbetsmarknad. Kriskommunikation Med anledning av förvaltningens breda verksamhetsfält och omfattning uppstår det ofta kriser. Kriserna är av olika omfattning och karaktär. Det kan handla om akuta händelser eller långvariga förtroendekriser, förändringskriser, internt eller externt eller båda delarna. En kris – oavsett vilken typ – kräver alltid ett omfattande kommunikationsarbete. Kommunikationsavdelningen är en specialistavdelning och ska därför alltid vara engagerade i krishanteringen oavsett var i organisationen krisen uppstår. Oftast är det också avdelningen som först anar en annalkande kris. Krisberedskapen är hög och fungerar som ett stöd till verksamheterna. Ansvarsprincipen råder dock alltid men i nära samverkan med kommunikationsavdelningen. Kriskommunikationsarbetet finns närmare beskrivet i förvaltningens krisledningsplan. Vid större omorganisationer inom förvaltningen där flera verksamheter är inblandade går ansvarsprincipen över till kommunikationsavdelningen. 10 Utvärdering – uppföljning Den digitala utvecklingen till trots har förvaltningen inget heltäckande kommunikationssystem som möjliggör snabba utvärderingar av särskilda kommunikationsinsatser. Under året kommer vi att verka för att få till stånd ett digitalt system för utvärdering av internkommunikationen. 11 Foto: Colourbox.com | IllustratIoner: Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Med anledning av ovanstående kommer vi att vid strategiskt viktiga insatser ta ställning till hur det ska utvärderas. Vi kommer att följa utvecklingen av antalet besök på vårt intranät och vi kommer även att genomföra en läsvärdesundersökning. aktivitetsplan 2015 Foto: Colourbox.com för kommunikationsarbetet inom arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Kommunikationsaktiviteter – internt Mål: Att skapa en likvärdig verksamhet med hög kvalitet som möjliggör hög måluppfyllelse för alla elever/studerande/deltagare inom gymnasie-, vuxenutbildning och arbetsmarknadsinsatser. Vår utgångspunkt är att välinformerade och engagerade medarbetare är en förutsättning för att öka måluppfyllelsen för Malmöborna. Det betyder att kommunikationsarbetet har ett prioriterat fokus på internkommunikation. Nedan ett antal åtgärder för att utveckla densamma. HELHETEN ➤➤ Genomföra kommunikationsträffar för förvaltningens chefer två gånger per år. På träffarna går vi igenom hur vi arbetar med kris, förändringar, marknadsföring, varumärkesarbete och kommunikation i förvaltningen och presenterar ledarnas kommunikativa verktygslåda med fokus på det kommunikativa ledarskapet. ➤➤ Streama nämndens möten och publicera dem på Komin ➤➤ Kommunikationsavdelningen skapar kommunikationsplaner inför särskilda satsningar, verksamheter, projekt och förändringsarbete. KOMIN Komin som idag är vårt gemensamma intranät och som skall tjäna som en självklar och effektiv kommunikationsplattform – fungerar inte inom vår förvaltning. Vi har stora problem med att nå våra medarbetare – på helheten. Pedagogisk personal arbetar i MaApps och det finns ett inbyggt motstånd mot att logga ut och in i olika plattformar. Internkommunikation är prioriterat men vi brister i det mest grundläggande. Vi når inte alla vår medarbetare med viktig information – det innebär också att vi inte kan göra enkla utvärderingar av olika insatser. Komins minimala räckvidd är ett stort problem. ➤➤ Vi vill genom en rad olika åtgärder tydligt öka användningen. Målet är att under året se en tydlig utveckling där användandet ökar. ➤➤ Vi driver på för att få in internkommunikation som en frågeställning i medarbetarenkäten ➤➤ Vi skapar en stor och gemensam redaktion för både Komin, Edico, webbar och sociala medier. En representant från varje enhet ingår. ➤➤ Vi kommer att genomföra en Kominkampanj under våren. EDICO ➤➤ Vi kommer att genomföra en läsvärdesundersökning av Edico under vårterminen 2015. Vi vill öka relevansen, debatten och läsvärdet. Med utgångspunkt i undersökningsresultatet kommer utvecklingsmål att sättas upp. Mätbarheten är inte möjlig förrän hösten 2016. ➤➤ Vi kommer att göra ytterligare ansträngningar för att skapa debatt 2 DIGITALA KANALER ➤➤ Vi undersöker möjligheterna att kommunicera internt via alternativa digitala kanaler – ex smart SMS, twitter, digitala informationsskärmar. ➤➤ Vi ska undersöka möjligheten att ta fram en app för förvaltningens medarbetare. LÄRANDE ORGANISATION Kommunikationsstrukturer och aktiviteter ska bidra till att skapa förutsättningar för en lärande organisation. ➤➤ Under 2015 startar vi ett Lärande café. En träffpunkt för alla medarbetare inom förvaltningen. Caféet kommer att gästas av inspirerande föreläsare. Föreläsarna kan vara internationella, nationella, lokala eller interna. * Tanken är att ge inspiration, att ifrågasätta, att hitta nya vägar och att debattera. ➤➤ Målet är att genomföra minst sex träffar under kalenderåret och att på plats undersöka medarbetarnas nöjdhet med arrangemanget. ➤➤ Utveckla strukturer för en lärande organisation genom att finna vägar till ett strukturerat och gränsöverskri dande kollegialt lärande – exempelvis genom att skapa dialogforum och aktiva nätverk och mötesplatser. ➤➤ Genomför även traditionella Mötesplatser för kris- och förändringskommunikation. NY LEDNINGSORGANISATION ➤➤ Utveckla kommunikationen från förvaltningsledningsgruppen och de lokala ledningsgrupperna till medarbetarna. ➤➤ Profilera den nya ledningsstrukturen ➤➤ Tillsammans med HR arbeta för att stärka det kommunikativa ledarskapet 3 Kommunikationsaktiviteter – externt HELHETEN ➤➤ Vem är vi? Ett presentationspaket som berättar om förvaltningen, visionen, uppdraget, verksamheterna och volymerna etc. En powerpointpresentation, en liten folder (båda även i engelsk variant) samt roll-up. ➤➤ Arrangera TODO-mässan, en mötesplats för unga jobb och studier som presenterar hela förvaltningens verksamhet. Arbetet sker i samverkan med arbetsförmedlingen. ➤➤ Arrangera Yrkes-SM 2016, förbereda, koordinera och projektleda arbetet. I samverkan med World Skills Sweden, Region Skåne, Malmömässan och branscherna. ➤➤ Ta fram en strategi för hur vi arbetar med digitala informationsskärmarna ARBETSMARKNADSOMRÅDET Staben ➤➤ Förtydliga och kommunicera det strategiska arbetet inom arbetsmarknads- och vuxenutbildningsområdet. ➤➤ Förtydliga organisationen inom arbetsmarknadsområdet ➤➤ Synliggöra arbetsmarknadsinsatserna, omvärldsanalyserna och utredningar Jobb Malmö ➤➤ Utveckla Jobb Malmös varumärke – internt och externt. ➤➤ ”Vi tänder stjärnor” – artikelserie om goda exempel i Edico, på webben och Komin. ➤➤ Utveckla deltagarkommunikationen ➤➤ Implementera en grundläggande kommunikationsstruktur Gymnasieskolan ➤➤ Skapa tillgänglighet till varje gymnasieskolas allmänna mailadresser ➤➤ Profilera de kommunala gymnasieskolorna (Malmökommissionen) ➤➤ Profilera våra yrkes- och lärlingsutbildningar ➤➤ Genomföra en attitydkampanj för studier (Malmö tillväxt och skattekraft) ➤➤ Arrangera gymnasiemässan på TODO ➤➤ Öppet hus-kampanj (utökade digitala kanaler) ➤➤ Arrangera informationsmöten för SYV om gymnasieskolornas utbildningsutbud. ➤➤ MaAPPS – implementera riktlinjerna (bilaga 1) ➤➤ Skapa en gemensam facebooksida – Gymnasiekollen ➤➤ Producera skolspecifikt tryckt material ➤➤ Bistå projektet Hållbar social integrering och inkludering med särskild kommunikationsplan och aktiviteter. ➤➤ Arrangera branschdag för SYV (grund- och gymnasieskola, vuxenutbildning och arbetsmarknad). 4 Vuxenutbildningen ➤➤ Lansera vuxwebben och digitalt utvärdera användarvänligheten – med snabbenkäter på webben. ➤➤ Ta fram en särskild informations- och marknadsföringsstrategi – (ett led i den uppsökande verksamheten. ➤➤ Utveckla digitala kanaler – vuxchatt och sociala medier. ➤➤ Förenkla och synkronisera enhetsspecifika strukturer ➤➤ Nylansera informationsmöten om nyheter i utbildningsutbudet för SYV och andra parter inom utbildnings och arbetsmarknadsområdet. ➤➤ Arbeta fram gemensamma begrepp Vägledningscentrum Vägledningscentrum möter under ett år cirka 50.000 Malmöbor. Väldigt många möten sker i dialogform. Uppföljningen av verksamheten sker idag huvudsakligen volymmässigt. Det är angeläget att utveckla former för hur vi tar till vara Malmöbornas synpunkter på verksamheten och behov av olika insatser/verksamheter. Lika angeläget är det att utvärdera vägledningsinsatserna kvalitativt. Vägledningscentrum behöver också få en tydligare roll internt. ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ ➤➤ Vägledningscentrums uppdrag ska under året vara färdigt och implementerat Under året startar arbetet med att lägga en grund för en långsiktig och kvalitativ uppföljning av vägledningen. Uppsökande verksamhet till både grundläggande och gymnasial vuxenutbildning. Utökade öppettider för vuxchatten. Marknadsföring av vuxchatten Vägledningscentrum – som en visuellt sammanhållen mötesplats och aktivt skyltfönster. SOCIALA MEDIER Förvaltningen har ingen gemensam, enhetlig strategi eller organisation för konton i sociala medier. Sociala medier är en kanal av många som kan användas i förvaltningens kommunikationsplanering. Likt övriga kommunikationsinsatser ska det finnas ett tydligt syfte, mål och plan. ➤➤ Utveckla och strukturera vår närvaro på sociala medier, inom samtliga verksamhetsområden och särskilda aktiviteter, som anpassas efter verksamhetsspecifika behov. ➤➤ Upprätta förteckning över sociala medier. ➤➤ Ge förslag på strategi, ansvar och organisation för förvaltningens kommunikation med medborgare via sociala medier. ➤➤ Förtydliga rollfördelningen mellan stadskontorets kommunikationsavdelning och vår förvaltning ska förtydligas. ➤➤ Ta fram en hashtag ➤➤ Arbeta fram kommunikationsstrategier för Employer branding tillsammans med HR. 5 Varumärkesarbete OPINIONSBILDNING Gemensamt opinionsarbete tillsammans med de andra skolförvaltningarna, branscher, näringsliv och andra parter inom arbetsmarknadsområdet: ➤➤ Debattartiklar, Sydsvenskan, branschtidningar. I aktuella skolfrågor och/eller summerande i slutet av vårter min och ambitioner inför uppstart av hösttermin. ➤➤ Debattartiklar, Sydsvenskan, branschtidningar. I aktuella frågor och/eller inför uppstart av innovativa åtgär der, eller framgångsrika resultat inom arbetsmarknadsområdet. ➤➤ Almedalen: Malmö som kunskapsstad – utmana fördomarna, ge de goda exemplen. Jobba visuellt, digitalt; filmer som loopar med röster från verksamheten. Malmö som en innovativ arbetsmarknadsaktör som ser och skapar möjligheter i de stora utmaningarna. Enskilt opinionsarbete: ➤➤ Förankra organisationen internt, för att få draghjälp av medarbetarna som ambassadörer. Besök i verksamheten. ➤➤ Närvara på twitter. Puffa för beslut, projekt och evenemang som stärker varumärket Malmö som kunskaps stad. Twitter är en smal plattform, (bara 6% av användarna av sociala medier finns där) men når andra opini onsbildare och media. BILDEN AV VERKSAMHETERNA På vilket sätt gestaltas förvaltningens verksamheter i medierna? Förvaltningen bevakar allt som skrivs om förvaltningen och verksamheterna i medierna, sociala medier och andra myndigheter. Bevakningen är ett led i att bevaka varumärkesutvecklingen, att i tid uppfatta eventuellt kommande mediala händelser och förtroendekriser. ➤➤ Vi ska sprida goda exempel – via webben och via pressmeddelanden ➤➤ På årsbasis följa och utvärdera den massmediala bilden av verksamheten. ➤➤ Tillsammans med förskole- och grundskoleförvaltningen genomföra medieträning för alla ledare. Två gånger per år. ➤➤ Arbeta proaktivt med de kommunikativa och strategiska perspektiven i alla kriser, interna, externa och förtro endekriser (krisledningsplan). 6 SKARPA LÖFTEN – EN PROCESS – FÖRVALTNINGENS CREDO Kommunikationsavdelningen kommer att starta en process för att ta fram gemensamma skarpa löften från förvaltningen till Malmöborna. Den övergripande visionen om att all vår verksamhet ska ge kraft att växa är den sammanhållande länken men ska brytas ner i konkreta och verksamhetsspecifika löften. Vad är det vi kan lova de Malmöbor som befinner sig i vår verksamhet? I processen ska frågan om våra kärnvärden besvaras – så att alla medarbetare enkelt kan se sitt uppdrag. Det blir en ständig kompass som gör det möjligt för alla att arbeta mot samma mål. Vad är det vi måste göra för att åstadkomma det vi lovar? Vad måste jag som medarbetare leva upp till och vad måste vi som arbetsgivare göra? Resultatet av processen ska dokumenteras och kommuniceras internt och externt. En vacker trycksak tas fram av kommunikationsavdelningen. Den betraktas som vår ”bibel” och finns i varje medarbetares hand. Vi kommer även att producera en film på temat. VARUMÄRKESBYGGANDE OCH BILDNINGSINSATS Den nationella och lokala debatten om skolan är ofta hård i sina omdömen om skolans kvalitet. Alla har en åsikt om skolan. Alla skolor har ett rykte. Skriverierna om Jobb Malmö har stundtals varit mycket kritiska. Vuxenutbildningen driver sin verksamhet lite i skymundan. ➤➤ Producera en verksamhetstidning - i enlighet med Malmökommissionens rekommendation. Ett nummer per termin. Tidningen har två syften – dels att berätta om allt det goda som sker i skolans värld, alla framgångar, utmärkelser och aktiviteter. Dels att slå hål på myter och förutfattade meningar om våra verksamheter, om utbildningssystemet, om Malmös arbetsmarknad, om SFI och vuxenutbildningen. Ett varumärkesbyggande arbete och en bildningssträvan. SAMVERKANSREGIONEN ➤➤ Utvärdera användarvänligheten på skanegy.se ➤➤ Utvärdera chattfunktionen på skanegy.se ➤➤ Fortsatt utvecklingsarbete av skolportalen, skanegy, chatten ➤➤ Katalogen ”Ditt gymnasieval” ➤➤ Gemensamma riktlinjer för mässor 7 8 Årshjul – aktivitetsplan 2015 Bilaga 1 (Aktivitetsplan 2015) Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Foto: Colourbox.com Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Innehållsförteckning En officiell webbplats ........................................................................................3 Dokument som styr oss ........................................................................................ 3 Plattformarnas olika syften ...............................................................................4 Malmo.se .............................................................................................................. 4 Målgrupper ....................................................................................................... 4 MaApps – skolans pedagogiska webbplats .......................................................... 4 Målgrupper ....................................................................................................... 4 Den pedagogiska plattformen i MaApps ............................................................5 Riktlinjer för utseende och innehåll...................................................................... 5 Mall för publika sidor ....................................................................................... 5 Mall för inloggningssida ................................................................................... 5 Namnstandard för huvudrubrik ....................................................................... 5 Standardtext på startsida ................................................................................. 5 Information som enbart ska finnas på malmo.se............................................. 5 Länk till MaApps från malmo.se ....................................................................... 6 Checklista för skolans pedagogiska webbplats ...................................................7 Bilaga 1. Riktlinjer för användande av Malmö Apps ...........................................8 Bilaga 2. Mall för publika sidor ..........................................................................9 Bilaga 3. Mall för inloggningssida ....................................................................10 Bilaga 4. Manual för publika sidor ...................................................................11 2 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps En officiell webbplats Alla skolor inom Malmö stad ska ha sin officiella webbplats på malmo.se. Skälen till detta är: • Det finns ett politiskt beslut att malmo.se ska vara Malmö stads officiella webbplats. • Det ska vara tydligt vilka tjänster som är kommunens och vilka som inte är det. • En kommunal skola är inte en ö. Malmo.se ger skolan en trovärdig och professionell kontext. • På malmo.se byggs förtroende tillsammans – varumärket Malmö stad. • Webbarbetet ska vara rationellt och dubbelpublicering ska undvikas. • Innehåll och struktur på malmo.se utgår från den samlade kunskapen om medborgarnas behov och beteenden online (genom t.ex. behovsanalyser och användartester). Dokument som styr oss • Kommunikationspolicy för Malmö stad, antagen av kommunstyrelsen 2006-04-05 • Grafisk manual för Malmö stad, beslut i kommunfullmäktige 2011-11-30 • Riktlinjer för användande av Malmö Apps, beslut i gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens ledningsgrupp 2014-12-09 (se bilaga 1) • Mallar och manual för publika webbsidor på MaApps (se bilaga 2-4) 3 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Plattformarnas olika syften Malmo.se På malmo.se publicerar vi all officiell information om Malmö stads verksamheter och vad vi erbjuder medborgarna. Alla skolor ska ha funktionella, användarvänliga och aktuella webbplatser på malmo.se. Kommunen har ett övergripande och samordnande ansvar för att presentera samtliga skolor i Malmö – både kommunala och fristående – och ska ge besökaren en helhetsbild och överblick. Målgrupper De som i huvudsak besöker gymnasieskolornas webbsidor på malmo.se är: • befintliga elever • elever som ska söka till gymnasiet • vårdnadshavare till befintliga och framtida elever • allmänt intresserade medborgare • medarbetare inom Malmö stad • verksamma inom skolvärlden MaApps – skolans pedagogiska webbplats MaApps ska användas som ett pedagogiskt verktyg för all personal och elever inom Malmö stad. 1 Genom att logga in på MaApps får elever och skolpersonal tillgång till exempelvis e-post, kalender och möjlighet att skapa och dela dokument. På MaApps kan skolan ha en helt stängd eller delvis publik webbplats. Om skolan väljer att ha en publik del ska den framförallt vända sig till vårdnadshavare vars barn går på skolan. Här kan exempelvis nyheter, kalendarium, bloggar, filmer och bilder publiceras. Syftet med den pedagogiska webbplatsen är inte att marknadsföra skolorna externt, utan är tänkt att fungera som ett pedagogiskt verktyg. Skolans MaApps ersätter alltså inte den officiella webbplatsen på malmo.se. Målgrupper Målgrupper för skolornas pedagogiska webbplatser är skolans personal, elever och vårdnadshavare. 1 Riktlinjer för användande av Malmö Apps 4 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Den pedagogiska plattformen i MaApps Skolans pedagogiska webbplats ska byggas i MaApps, vilket är Malmö stads implementation av Google Apps for Education (GAFE). 2 Webbadress (URL) till den pedagogiska webbplatsen ska vara ”Exempelskola.skola.malmo.se”. Riktlinjer för utseende och innehåll Mall för publika sidor Om skolan önskar ha publika webbsidor ska dessa sidor följa den webbplatsmall som finns digitalt för Google Sites (inkl. manual) som är framtagen av Malmö stad. Mallen är utformad utifrån Malmö stads grafiska profil och Web Application Guidelines (se bilaga 2 och 4). Mall för inloggningssida De skolor som enbart har en inloggningssida ska tillämpa den sidmall som gäller för inloggningssidor (se bilaga 3 och 4). Mallen finns digitalt för Google Sites. Namnstandard för huvudrubrik För att det tydligt ska framgå att skolans officiella webbsidor finns på malmo.se och att webbplatsen i MaApps rör undervisningen ska namnet följa en standard. Namnstandard för pedagogiska webbplatser i sidhuvudet är ”Exempelskolan pedagogisk webbplats”. Det är inte tillåtet att skriva ”Exempelskolans nya hemsida”, ”Exempelskolans nya webbplats” eller enbart ”Exempelskolan”. Använd istället det färdiga sidhuvudet som finns digitalt i Google Site (se bilaga 4). Standardtext på startsida På den pedagogiska webbplatsens publika startsida ska det stå att skolan är kommunal. Texten är obligatorisk och ska placeras i enlighet med mallen för publika sidor (se bilaga 2). Standardtext: Exempelskolan är en kommunal gymnasieskola i Malmö stad. Exempelskolans officiella webbsidor på malmo.se Information som enbart ska finnas på malmo.se Nedan är exempel på information som inte ska publiceras på MaApps publika del utan enbart länkas till på malmo.se: • Utbildningar på skolan • Om att studera på skolan • Mål och vision • Värdegrund • Likabehandlingsplan • Plan mot kränkande särbehandling 2 Riktlinjer för användande av Malmö Apps 5 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Beträffande den ”slutna” ytan, efter inloggning, så beslutar skolan vilken information som ska publiceras där. Dock är rekommendationen att undvika dubbelpublicering och istället skapa länkar till informationen på malmo.se. Länk till MaApps från malmo.se På skolans startsida på malmo.se ska länktext till den pedagogiska webbplatsen följa enligt standard ”Exempelskolans pedagogiska webbplats”. 6 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Checklista för skolans pedagogiska webbplats Det är rektor som ansvarar för vad som publiceras på skolans pedagogiska webbplats. Tänk på att följa Malmö stads policydokument och riktlinjer. • • • • • Webbadress (URL): Exempelskola.skola.malmo.se Publika sidor i MaApps enligt Malmö stads mallar i Google Site Rubrik: Exempelskolan pedagogisk webbplats Standardtext på startsidan Undvik dubbelpublicering – länka till avsnitt som redan finns på malmo.se 7 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Bilaga 1. Riktlinjer för användande av Malmö Apps Finns på Komin ˃ Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen ˃ Stöd & service ˃ Malmö Apps 8 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Bilaga 2. Mall för publika sidor 9 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Bilaga 3. Mall för inloggningssida 10 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps Bilaga 4. Manual för publika sidor Finns på Komin ˃ Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen ˃ Stöd & service ˃ Malmö Apps 11 � Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen � Riktlinjer för gymnasieskolors utformande av MaApps
© Copyright 2024