Vårdadministratör
YRKESHÖGSKOLEUTBILDNING Medicinsk sekreterare Kristinehamn Vårdadministratör - ett bristyrke Examensarbete 35 poäng Författare: Anna Nilsson Handledare: Doris Karlsson Våren 2015 SAMMANFATTNING I detta examensarbete har jag valt att skriva om hur bristen på vårdadministratörer skulle kunna lösas, om den påverkar dem som arbetar som vårdadministratörer och om bristen också påverkar patientsäkerheten. Som bakgrund till varför jag har valt detta ämne är att jag har sett att det finns många annonser ute där det söks vårdadministratörer samt att jag har fått veta när jag har sökt arbete att det är svårt att få tag på utbildad personal som kan fylla dessa tomma tjänster. Sedan tidigare kände jag till några som arbetade som avdelningschefer och jag fick fler namn av en lärare, av dessa valde jag att fråga sex stycken om de ville svara på några frågor angående personalbristen. För att få svar på om bristen påverkar de som arbetar som vårdadministratörer och patientsäkerheten valde jag att göra en enkät. Denna enkät skickade jag till slumpvis utvalda vårdadministratörer inom landstinget. Resultatet visade att bristen på vårdadministratörer berodde på stora pensionsavgångar, för få utbildningsplatser och att vårdadministratörer har en hög kompetens som gör dem efterfrågade till andra tjänster inom till exempel IT. För att lösa bristen och att kunna tillsätta de utannonserade tjänsterna försöker landstinget vara en attraktiv arbetsgivare genom att erbjuda trygga anställningsförhållanden och andra förmåner som gratis gym och bra hjälpmedel. Enkäten visade att personalbristen inverkade negativt på personalen genom att många kände stress och otillräcklighet och att detta kunde påverka patientsäkerheten. INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING ................................................................................ 1 BEGREPPSDEFINITION ............................................................. 1 BAKGRUND................................................................................. 1 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ....................................... 2 METOD ......................................................................................... 2 Avdelningschefer........................................................................................... 2 Vårdadministratörer .................................................................................... 3 RESULTAT.................................................................................. 4 AVDELNINGSCHEFER INOM LANDSTINGET ..................... 4 Personalbristen ............................................................................................. 4 ENKÄTUNDERSÖKNINGEN HOS VÅRDADMINISTRATÖRERNA ................................................ 5 Undersökningsgruppens sammansättning ................................................. 5 Arbetsbelastningen hos vårdadministratörerna ........................................ 5 Patientsäkerheten ......................................................................................... 7 Övrigt ............................................................................................................. 8 DISKUSSION ............................................................................ 10 METODDISKUSSION ............................................................... 10 RESULTATDISKUSSION ......................................................... 11 Avdelningschefer......................................................................................... 11 Vårdadministratörer .................................................................................. 12 Sammanfattande diskussion ...................................................................... 13 KÄLLFÖRTECKNING............................................................ 15 BILAGOR 1-6 INLEDNING Under sista terminen av min utbildning till vårdadministratör på Yrkeshögskolan ingår det att skriva ett examensarbete. Examensarbetet ska beröra ett ämne som har med vårdadministratörsyrket att göra. Jag funderade på vad jag skulle välja att skriva om och då kom jag att tänka på att det nu finns många vakanser inom detta yrke och jag har också märkt att det är relativt lätt att få ett arbete förutsatt att man har tagit examen från vårdadministratörsutbildningen. Därför har jag valt att göra en undersökning om personalbristen inom vårdadministratörstyrket. Jag har valt det här området för att det är viktigt och intressant att försöka ta reda på hur personalbristen och pensionsavgångar ska lösas och också försöka ta reda på om bristen på vårdadministratörer påverkar de sekreterare som finns i yrket och om det finns en ökad risk för fel som kan påverka patientsäkerheten. BEGREPPSDEFINITION I detta arbete kommer jag att benämna mitt undersökningsområde som landstinget, vilket i detta fall är ett landsting som ligger i Mellansverige. BAKGRUND Under utbildningens gång har jag vid ett flertal tillfällen tittat på landstingets hemsida1 och på Platsbankens hemsida2 och här har jag sett att det finns många annonser ute där det söks vårdadministratörer. Detta har som blivande vårdadministratör känts mycket bra inför framtiden. Sommaren mellan första och andra året fick jag jobba på ett av landstingets sjukhus och inför detta fick jag uppfattningen att det inte var så lätt att få tag på vikarier och inte heller lätt att få tag på ny personal, utan de vakanser som finns 1 2 liv.se 2015 arbetsformedlingen.se 2015 1 tillsätts oftast med någon som redan arbetar i landstinget, vilket resulterar i att det blir en tjänst ledig inom något annat område i samma landsting. Som det ser ut nu så är det också många vårdadministratörer som går i pension och som kommer att gå i pension inom en snar framtid.3 Detta gör att alla som utbildar sig inom detta yrke har lätt att få arbete. Men det räcker inte till med de studerande som tar examen utan det skulle behövas fler utbildade för att täcka upp pensionsavgångarna som ligger framför oss. SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR Syftet med detta arbete är att ta reda på hur personalbristen inom yrket ska kunna lösas och om bristen av vårdadministratörer påverkar kvarvarande personal och patientsäkerheten. Mina frågeställningar är: Hur kan bristen på personal lösas? Påverkar bristen på vårdadministratörer kvarvarande personal? Påverkar bristen av personal patientsäkerheten? METOD När jag hade bestämt mig för vilka jag skulle ställa mina frågor till började funderingarna kring hur jag skulle få tag på avdelningschefer och vårdadministratörer som kunde tänka sig att ställa upp. För att få svar på mina frågeställningar bestämde jag mig för att använda både intervjufrågor och enkätfrågor. Avdelningschefer Jag fick sex namn på avdelningschefer av en lärare varav jag tillfrågade tre stycken om de ville delta i min undersökning. Jag tillfrågade också tre andra avdelningschefer som jag kände till sedan tidigare. Alltså kontaktade jag 3 Kompendium: Ansökan om att få bedriva utbildningen till vårdadministratör sidan 3-4 2 totalt sex avdelningschefer via telefon och alla tackade ja till att besvara mina frågor. Efter detta skickade jag ett mejl till varje avdelningschef där jag bifogade mitt missivbrev (bilaga 1) och frågorna de skulle besvara (bilaga 2). Jag förberedde ett påminnelsebrev (bilaga 3) som jag två veckor senare skickade till de avdelningschefer som inte hade besvarat mina frågor. Efter det fick jag in de sista svaren. Vårdadministratörer För att hitta vårdadministratörer som ville ställa upp och svara på min enkät kontaktade jag en HR-konsult i landstinget och frågade om jag kunde få tillgång till mejladresser till vårdadministratörer. Detta resulterade i att jag fick en lista på vårdadministratörer inom landstinget och från denna lista lottade jag sedan fram 48 personer som jag skulle tillfråga om de ville svara på min enkät. När jag hade gjort klart mitt urval började jag med att skicka mejl (bilaga 4) där jag frågade om de kunde svara på min enkät. För att genomföra enkätundersökningen använde jag Google Drive där jag gjorde min enkät. Innan jag sammanställde och skickade ut enkäten testade jag frågorna på några av mina klasskamrater för att ta reda på om frågorna var tydliga och lätta att förstå. Efter att jag fått svar från 31 vårdadministratörer att de kunde ställa upp och svara på min enkät så skickade jag ett mejl till dem där jag bifogade mitt missivbrev (bilaga 5) och i brevet fanns länken till enkäten (bilaga 6). Tiden de hade på sig för att besvara enkäten var två och en halv vecka och när den gått ut hade jag fått svar från 29 vårdadministratörer och detta kände jag mig nöjd med. Därför skickade jag inte ut något påminnelsebrev. 3 RESULTAT AVDELNINGSCHEFER INOM LANDSTINGET Personalbristen I de svar som har kommit från avdelningscheferna finns en enad förklaring till varför det är brist på vårdadministratörer och det svaret är de stora pensionsavgångarna och att det finns för få utbildningsplatser att täcka upp för detta. Några andra tankar som angavs som orsak till bristen är bland annat att nyutbildade försvinner till närliggande landsting, att det finns stora möjligheter att vidareutvecklas i yrket och att kompetensen som vårdadministratörer har inom till exempel IT gör dem attraktiva för andra tjänster. För att vara attraktiva för nya arbetstagare försöker landstinget marknadsföra sig genom annonser av lediga tjänster i offentliga jobb, lokaltidningar och i Visions tidning. Ett annat sätt flera av de svarande angav som viktigt för att locka till sig och även behålla den befintliga personalen är att vara en bra arbetsplats med gott kamratskap och gott ledarskap. Annat som nämndes i svaren och som är gemensamt från flera avdelningschefer är att landstinget är en arbetsplats med trygga anställningsförhållanden, de anställda har flextid, friskvårdbidrag och de erbjuds massage på arbetstid. En avdelningschef svarade att det finns tillgång till ett gym där anställda får träna gratis. En annan avdelningschef svarade att de är mycket generösa med olika hjälpmedel, som till exempel ståmattor, mousetrapper och höj- och sänkbara skrivbord. Ett svar som angavs av två avdelningschefer som anledning till att arbetet hos just dem är attraktivt är att de erbjuder ett arbete som är varierat. Hos dem skriver alla vårdadministratörer många olika typer av diktat, de skriver akutmottagning, mottagning, avdelning och operation. En av de två avdelningscheferna nämnde också att vårdadministratörerna på hennes arbetsplats arbetar med posthantering, remisshantering, SU-uppdrag samt schemaläggning, vilket ger ett omväxlande arbete. Det som var gemensamt i alla avdelningschefernas svar är att de kunde tänka sig att tillåta de som studerar till vårdadministratörer att arbeta hos dem. De 4 anställs då som kanslister och ska ha tillgång till en handledare som kan hjälpa dem. Däremot svarade alla avdelningscheferna att det inte är något alternativ att ta in outbildad personal för att utföra vårdadministrativa uppgifter, men några har anställt personer utan utbildning som kanslister och de får utföra arbetsuppgifter som det inte krävs utbildning för att göra. ENKÄTUNDERSÖKNINGEN HOS VÅRDADMINISTRATÖRERNA Undersökningsgruppens sammansättning Antalet vårdadministratörer som besvarade enkäten var 29 av 31 stycken tillfrågade. Alla var kvinnor. Av dessa var det elva stycken som arbetade på mottagning, åtta arbetade på vårdavdelning, sex arbetade på vårdcentral, två arbetade på mottagning och vårdavdelning och de sista två arbetade på kodarenhet respektive med administration. Den yngsta vårdadministratören var 29 år och den äldsta 67 år (en person valde att inte svara på denna fråga). Den vårdadministratören som varit längst i yrket hade arbetat i 38 år och den med kortast erfarenhet hade arbetat i sex månader. Arbetsbelastningen hos vårdadministratörerna På frågan om de upplevde att det var personalbrist inom vårdadministratörsyrket svarade 28 respondenter ja och en svarade nej. På denna fråga lämnades många kommentarer och bland annat skrev den som svarade nej på frågan att det inte var någon brist på dennes arbetsplats. Av dem som svarade ja handlade flera av kommentarerna om att det finns många tjänster ute som är svåra att tillsätta på grund av inga eller få sökande. Hinner du med allt arbete du bör/vill kunna göra under en arbetsdag? N:29 5 Av de 29 respondenterna svarade 21 att de inte hinner med allt arbete de bör/vill kunna göra under en arbetsdag medan de resterande åtta svarade att de hinner med sitt arbete. 22 av de 29 svarande upplevde att deras arbetskamrater verkar stressade medan fem svarade nej på denna fråga och två svarade att de inte visste. Känner du stress på arbetet? N:29 Om sin egen upplevda stress på arbetet uppgav 17 respondenter att de känner stress på arbetet medan 12 svarade nej. Den största delen av de tillfrågade, 20 stycken, uppgav att de hinner göra ett så noggrant arbete som de vill och under övrigt lämnades många kommentarer och de handlade till största delen om att det i detta yrke är mycket viktigt att vara noggrann och då är det bättre att låta arbetet ta lite längre tid så att det blir korrekt utfört. Orsakerna till tidspress på de olika arbetsplatserna uppgavs vara en kombination av för lite personal och att det tillkommit fler arbetsuppgifter. Endast tre respondenter svarade att de inte har någon tidspress. En annan orsak till tidspress som framkommit från en respondent var att på dennes arbetsplats har de många stafettläkare som får bristfällig upplärning och då uppstår det många frågor som de går till vårdadministratörerna för att få hjälp med. Ibland gör stafettläkarna också fel i diktat och remisser på grund av bristande kunskaper i arbetsplatsens rutiner. Stafettläkarnas diktat bör skrivas samma dag då de oftast är på arbetsplatsen tillfälligt. Andra kommentarer till tidspress som flera respondenter nämnde var att det blir fler arbetsuppgifter men få som tas bort och detta ska hinnas med av befintlig personal. 6 Är det några arbetsuppgifter som alltid kommer i andra hand? N:29 På frågan om det var några arbetsuppgifter som alltid kommer i andra hand svarade 18 stycken ja, sex stycken svarade nej och fem stycken svarade vet ej. Många angav att det är ärenden som inte är direkt patientrelaterade som kommer i andra hand och det kan bland annat vara att skicka kopior till försäkringsbolag, statistik och arbete med hemsidan. Två respondenter svarade att skriva diktat kommer i andra hand och en annan svarade att de på hennes arbetsplats hela tiden måste skriva diktat på högprio och aldrig kommer till de diktat som ligger på normalprio. Även skanning av restjournaler samt förberedelse av dokument som ska skannas, journalkopior som beställts av patienter och att registrera cytostatikakort är arbetsuppgifter som angavs komma i andra hand. För att ta hand om dessa arbetsuppgifter svarade respondenterna att de gör det så fort de hinner och det kan vara alltifrån när all personal finns på plats, när de är i kapp med diktatlistorna, på övertid eller när det gått så långt att de uppskjutna arbetsuppgifterna blir brådskande. På 27 arbetsplatser ringdes det inte in vikarier för att ersätta ordinarie personal och för att ändå klara av allt arbete svarade respondenterna att de ibland får jobba över. Men det de allra flesta svarade är att de måste prioritera och låta mindre viktiga uppgifter vänta till en annan dag då det förhoppningsvis är lugnare. En respondent svarade att de kan få hjälp från andra kliniker inom samma enhet, en annan svarade: ”Jag hinner inte med allt arbete”. Patientsäkerheten På frågan om vårdadministratörerna tror att personalbristen kan påverka patientsäkerheten svarade 23 stycken ja, två svarade nej och övriga har svarat vet ej eller kommenterat under övrigt. Det fanns flera kommentarer till dessa svar och de handlade om att när det blir långa diktatlistor kan patienter 7 bli drabbade om deras journaler inte innehåller korrekt och aktuell information om de hinner komma på återbesök innan det föregående diktatet är skrivet. Patienter kan också bli drabbade om diktat som innehåller remisser eller information om att de ska på återbesök blir liggande länge, vilket resulterar i att patienten kan få längre väntetid. Om stressen ökar risken för fel i arbetet svarade 27 respondenter att det gör det, övriga svarade vet ej och under övrigt. De kommentarer som lämnades i anslutning till denna fråga handlade mycket om att stress inte är bra och i många fall leder till att vissa moment glöms bort, ofta när det är saker som ska göras ”sedan”. En respondent lämnade kommentaren: ”Så är det ju för alla yrken – stress ökar risken för att saker ska bli fel”. Övrigt Enkäten avslutades med en öppen fråga där vårdadministratörerna hade möjlighet att lämna synpunkter. Det var många och viktiga synpunkter som lämnades här: ”Jag tycker att det är bra frågor som ställts”. ”Jag har antagligen uppgifter som motsvarar 120 procents jobb och jag jobbar 100 procent. Då måste allt gå fortare och då blir det fel. Dessutom gör stressen över att jag vet att jag har för mycket att göra att jag blir blockerad och ibland inte får gjort ens 100 procent. Dessutom leder stressen till risk för sjukskrivning och då blir det ännu mindre folk för det finns ingen att ta in. Jag kommer på mig själv att jag glömmer rensa journaler innan jag skickar dem för skanning. Jag har glömt läsa igenom journaler jag skrivit. Jag glömmer kringarbete och får gå tillbaka. Risken med personalbristen är också att vi tar in de som inte är kvalificerade, att vi nöjer oss med de som gör ett halvdant jobb och skriver fel (jag har sett detta) så mycket att patienten riskerar att få fel behandling”. ”Stress upplevs olika av olika människor, hör själv till den grupp som inte så ofta jagar upp mig (blir inte stressad på det viset) 8 tänker som så att det inte är någon idé att jaga upp mig, det blir inte bättre för det. Istället får man vara glad för det som man hinner med. För några år sedan var inställningen hos de som bestämmer att vårt yrke var ett onödigt sådant, vi skulle inte behövas !? Flera blev uppsagda p g a detta. Idag är vi ett bristyrke - vad kan det bero på ? De som bestämmer verkar helt plötsligt inte förstå vad anledningen till det är......” ”Det behövs många, många fler vårdadministratörer. Vi har fått fler arbetsuppgifter bara under de senaste åren”. ”Vi vårdadministratörer är stressade vid olika tidpunkter beroende på hur hög bemanning vi har. Utöver ordinarie läkare har vi 4 ST-läkare att skriva åt, dessa räknas ej med vid underlaget för hur mycket tjänst som går åt till vårdadm. Alltså ofta 4 extra läkare som genererar mycket och långa diktat. Detta är ett problem som tagits upp på högre nivå vid flera tillfällen. Vi får hela tiden fler/nya arbetsuppgifter och det är positivt. Vi har ju ett serviceyrke och vill avlasta läkarna så mycket vi kan så de får mer patienttid men vårdadm tjänstgöringsgrad måste naturligtvis ökas och det är ett problem idag”. ”Det ser inte ljust ut för framtiden vad gäller alla pensionsavgångar framöver, någon nämnde under förra året att det skulle behövas 150 sekr de närmaste fem åren. Hoppas att arbetsförmedlingen äntligen fått upp ögonen för att det saknas sekr, de har tidigare avrått personer från att söka denna utbildning. Hoppas Du fått några svar som kan vara till hjälp”. ”De flesta vårdadministratörer arbetar utifrån att göra ett så bra arbete som möjligt. Att ringa in en vikarie är inte heller alltid en lösning då: 1. Det finns inga vikarier, bristyrke 2. Det är inte bara att hoppa in, man måste kanske introducera en helt ny som aldrig varit på denna arbetsplats och då tar det så mycket tid att det är bättre man jobbar på själv. (Det är ibland stor skillnad mellan arbetsplatser.)” 9 ”Det är väl så att när man kommit till en viss stressgräns, så slutar vi stressa för vi inser att vi ändå aldrig inom rimlig tid kommer att komma ikapp. Man jobbar på så gott det går :)” DISKUSSION METODDISKUSSION När tiden för att börja arbeta med examensarbete närmade sig bestämde jag mig för att jag skulle skriva det ensam. Detta för att själv kunna styra över när och hur jag skulle arbeta med det. Jag tycker att det har varit bra men så här i efterhand känner jag att det nog också hade varit skönt att arbeta tillsammans med någon för att ha någon att bolla idéer med. Det var lite svårt att bestämma ett ämne att skriva om men till slut valde jag att skriva om personalbristen inom yrket. Bakgrunden till detta var att jag under utbildningens gång lagt märke till att det finns många tjänster utannonserade och att studerande redan som ”ettåring” kunde få sommarvikariat. Jag hade också hört att tjänsterna som är lediga ibland kan vara svåra att tillsätta. Det fungerade bra att få tag på avdelningscheferna och skicka frågorna till dem, men då vårdadministratörerna var många fler blev det tidskrävande då jag inte ville göra ett massutskick med mejlen, utan jag gjorde ett mejl till varje deltagare för att inte röja anonymiteten hos deltagarna. Jag försökte undersöka om det skulle gå att göra massutskick på mejl där inte deltagarna kunde se varandras namn men jag hittade inget sätt just då och därför valde jag att skicka separata mejl till varje deltagare. Jag tror att en stor del till att jag fick så bra gensvar av de chefer och vårdadministratörer jag tillfrågat var att jag tog mig tiden att först ringa och mejla för att fråga om de kunde ställa upp innan jag skickade ut mina frågor. Jag använde mig av en webbaserad enkät som jag skickade till vårdadministratörerna och den fungerade bra men så här i efterhand har jag 10 tänkt att det hade varit bra att även göra en provomgång av utskick via själva enkätverktyget så att jag hade sett hur svaren betedde sig där. I enkäten hade jag valt att ha till största delen fasta svarsalternativ men vårdadministratörerna gavs även möjlighet att lämna kommentarer under övrigt på många frågor. Svaren gick att läsa i två olika sammanställningar, i en sammanfattning och i ett kalkylark, och jag märkte när jag började titta på svaren att många deltagare hade valt att svara ja, nej eller vet ej och även lämnat en kommentar under övrigt på de frågor där det fanns som alternativ. Det blev då svårt att utläsa statistiken i sammanfattningen, men jag kunde i kalkylarket där alla svar fanns anonymt uppdelade per deltagare sortera ut så att jag kunde se att det fanns 29 svar per fråga. Dock tog det lite längre tid än om jag bara hade tillåtit ett svar per fråga. Om jag skulle göra en ny undersökning skulle jag tillåta endast ett alternativ med en följdfråga som frisvar istället för att ha med ”kommentera gärna under övrigt” på frågan. RESULTATDISKUSSION Jag ville ta reda på hur bristen på vårdadministratörer kunde lösas och hur de gjorde i det landsting där jag har gjort min undersökning. Jag tycker att jag har fått bra svar på hur de försöker göra och jag har även fått svar på varför det finns en brist. Avdelningschefer Anledningen till bristen var att det finns för få utbildningsplatser i kombination med stora pensionsavgångar. Det de ändå hade försökt göra för att behålla sin personal och att vara attraktiva för ny personal var att ha bra arbetsförhållanden med trygga anställningar. Därtill hade de flextid, och erbjöd bra arbetsstationer som innehåller bra hjälpmedel. De hade även förmåner som massage och tillgång till ett gym. På flera arbetsplatser var det också många varierande arbetsuppgifter vilket gjorde arbetet mycket omväxlande. Jag tycker att det verkar vara en bra arbetsgivare som försöker göra mycket bra saker för sin personal trots att det är svårt att fylla upp de tjänster som finns ute. Ibland kan det ju också vara bra att personalen byter 11 arbetsplats för då kan de få upp ögonen för att det finns fler sätt att göra arbetet på och det kan föra utvecklingen framåt på en arbetsplats. För att få hjälp i landstinget har de anställt dem som studerar till vårdadministratörer. De har då anställts som kanslister och de ska ha tillgång till en handledare som de kan fråga om hjälp. Det här tycker jag är bra för det ger den studerande otroligt mycket lärdom i hur arbetet går till när de är ute i verkligheten. Samtidigt ger det hjälp till landstinget i form av arbetskraft. Däremot har ingen utan vårdadministratörsutbildning anställts för att utföra några vårdadministrativa arbetsuppgifter, dock har i vissa fall outbildad personal anställts som kanslister och då får de utföra de arbetsuppgifter som inte kräver någon utbildning. Jag fick inga specifika svar på vad som är och inte är vårdadministrativa arbetsuppgifter i landstinget men jag tycker att vårdadministratörsutbildningen ger en mycket viktig grundläggande kunskap om hur arbetet ska utföras ur ett patientsäkert perspektiv och även vikten av att sekretessen följs. Jag själv som inte hade någon bakgrund inom sjukvården hade inte riktigt tänkt på vad och hur mycket som innefattas i det här begreppet innan jag började min utbildning men jag förutsätter att det är något som landstinget i dessa fall ser till att de som anställs som kanslister får information om. Vårdadministratörer De svar jag fick från vårdadministratörerna gav en tydlig bild av att bristen på vårdadministratörer påverkar den befintliga personalen. Det skapar en stress för dem som är på arbetsplatsen när de känner att de inte hinner utföra sina arbetsuppgifter inom sin arbetstid. Däremot så verkade de flesta hinna med att göra ett så noggrant arbete som de vill göra men i flera fall beror detta på att de prioriterar och inte att de har lite arbetsuppgifter. Det är bra för det är viktigare att vara noggrann och att det blir rätt än att saker blir gjorda snabbt och fel. Detta verkade även många av respondenterna anse, vilket känns positivt tycker jag. Det fanns flera orsaker till varför vårdadministratörerna upplevde tidspress på arbetet, dels att det fattades personal och att det har tillkommit fler arbetsuppgifter utan att personalstyrkan har utökats. En annan situation som genererade högre 12 arbetsbelastning var när det funnits stafettläkare på arbetsplatsen, för ofta har de vänt sig till vårdadministratörerna när de haft frågor om de olika rutinerna som finns på arbetsplatsen. Dessa läkares diktat brukar också behöva skrivas samma dag och detta kan också ha resulterat i tidspress och att annat arbete som behövt göras har fått stå tillbaka. Att lösa detta borde kunna ordnas genom att det finns tillgång till pärmar med alla rutiner samt att stafettläkarna får en ordentlig introduktion när de kommer till arbetsplatsen. Det var många arbetsuppgifter som ofta fick prioriteras bort och göras senare. Dessa uppgifter var bland annat sådant som inte är direkt patientrelaterat såsom att skicka kopior till försäkringsbolag, föra statistik, skicka dokument för skanning och att arbeta med hemsidan. Men i några fall var det att skriva diktat som kom i andra hand och vissa arbetsplatser hade svårt att komma ikapp på sina diktatlistor och skrev endast det som läkarna har satt som högprio. Det här känns inte särskilt bra, varken för patientsäkerheten eller för vårdadministratörernas arbetssituation. Även om många av administratörerna försökte att prioritera och välja att göra de mindre patientrelaterade uppgifterna senare så är ju i alla fall de flesta arbetsuppgifterna mer eller mindre patientrelaterade i slutändan. De flesta trodde att personalbristen kan påverka patientsäkerheten på grund av att det blir långa diktatlistor och att uppgifter inte snabbt nog blir införda i patientjournalerna. Stressen som uppstår kunde också leda till brister i patientsäkerheten då arbetsuppgifter som prioriterats ner för att göras vid ett senare tillfälle riskerar att helt glömmas bort istället. Sammanfattande diskussion Sammantaget av alla svar jag fick in bekräftade att det finns en idé hos avdelningscheferna om hur landstinget ska vara en attraktiv arbetsplats och att de är medvetna om varför det är personalbrist inom yrket. På frågorna gällande om personalbristen påverkar den kvarvarande personalen och patientsäkerheten visade svaren jag fick att bristen påverkar dem båda negativt. Många var stressade och de uppgav att det har inverkan på deras arbete och i slutändan kan det påverka patientsäkerheten. 13 Jag är mycket nöjd med min undersökning och jag är glad över att så många svarade på mina frågor. På min sista fråga på enkäten där deltagarna hade möjlighet att lämna övriga synpunkter fick jag många intressanta och viktiga åsikter som jag valde att ta med som citat. Jag tycker att jag har fått mycket bra information som jag har kunnat använda för att svara på mina frågeställningar. Under min studie dök nya frågeställningar upp såsom hur den stressade arbetssituationen för alla som arbetar som vårdadministratörer ska förbättras, vilket framtida studier skulle kunna undersöka. 14 KÄLLFÖRTECKNING LITTERÄRA KÄLLOR Kompendium, 2014: Ansökan om att få bedriva utbildningen till vårdadministratör sida 3-4 ELEKTRONISKA KÄLLOR arbetsförmedlingen.se 2015 http://www.arbetsformedlingen.se/For-arbetssokande/Ledigajobb.html Uppdaterad n.d. Hämtad 2015-02-23 liv.se 2015 http://www.liv.se/Jobb-utbildning-och-forskning/Jobba-hososs/Lediga-jobb1/ Uppdaterad n.d. Hämtad 2015-02-23 15 Bilaga 1 Hej! Jag heter Anna Nilsson och läser min sista termin på YH-utbildningen till vårdadministratör i Kristinehamn. Under den sista terminen ingår att skriva ett examensarbete och jag har valt att skriva om personalbristen inom vårdadministratörsyrket. Jag har valt detta område för att jag tycker att det skulle vara intressant att se om det går att få reda på hur bristen på personal skulle kunna lösas. Jag skulle vara mycket tacksam om du kunde hjälpa mig i mitt examensarbete genom att ta dig tid att svara på mina frågor. Svara gärna så utförligt du kan på frågorna. Frågorna finns bifogade i en separat fil. Jag önskar att du besvarar frågorna senast den 26 februari och skickar svaren till mig på min mejl. I mitt arbete kommer jag att redovisa de svar jag får helt anonymt. Är det något du undrar över är du välkommen att kontakta mig via mejl eller telefon. Med vänliga hälsningar Anna Nilsson [email protected] 070-401 18 34 Handledare: Doris Karlsson [email protected] 0550-883 73 Bilaga 2 Frågor till avdelningschefer i landstinget rörande personalbristen av vårdadministratörer Skriv gärna dina svar i ett tomt Worddokument, numrerade, och bifoga det till mig senast den 26 februari. 1. Varför är det svårt att få tag på personal? 2. Vad tror du är den bakomliggande orsaken/orsakerna till bristen på vårdadministratörer? 3. Hur försöker ni att marknadsföra er så ni får tag på personal? 4. Vad kan ni som arbetsgivare erbjuda personer som vill komma och arbeta hos er? 5. Kan ni tänka er att ta in vårdadministratörer som är under utbildning? 6. Kan ni tänka er att ta in outbildad personal som får lära upp sig på arbetsplatsen? Bilaga 3 Hej! Efter kontakt för några veckor sedan tackade du ja till att besvara några frågor rörande bristen på vårdadministratörer, dessa frågor skickades till dig via mejl den 12 februari. Vad jag kan se så har jag ännu inte fått några svar från dig. För den händelse att frågorna har kommit bort så bifogar jag dem igen. Jag skulle uppskatta om du kan svara så snart som möjligt, dock senast den 6 mars. Skulle du redan ha svarat, bortse då från detta meddelande. Med vänliga hälsningar Anna Nilsson [email protected] 070-401 18 34 Handledare: Doris Karlsson [email protected] 0550-883 73 Bilaga 4 Hej! Jag heter Anna Nilsson och jag läser sista terminen på Yrkeshögskolan i Kristinehamn för att bli vårdadministratör. Jag har börjat med mitt examensarbete som handlar om bristen på vårdadministratörer och nu undrar jag om du kan tänka dig att ställa upp och svara på en enkät som berör detta ämne? Jag är tacksam om du svarar på detta mejl så att jag vet om du vill delta i undersökningen. Om du vill vara med och svara på min enkät kommer jag att bifoga den till dig i ett mejl inom 1-2 veckor tillsammans med ett missivbrev där du kan läsa mer information om mitt examensarbete. Alla svar från enkäten kommer att redovisas anonymt. Med vänliga hälsningar Anna Nilsson 0550-184 89, 070-401 18 34 Bilaga 5 Hej! Jag heter Anna Nilsson och läser min sista termin på YH-utbildningen till vårdadministratör i Kristinehamn. Under den sista terminen ingår att skriva ett examensarbete och jag har valt att skriva om personalbristen inom vårdadministratörsyrket. Jag har valt detta område för att jag tycker det skulle vara intressant att se om det går att få reda på om bristen påverkar den personal som redan arbetar som vårdadministratörer och om det påverkar patientsäkerheten. För att försöka få svar på detta behöver jag nu hjälp av dig som arbetar som vårdadministratör ute i verksamheten. Jag vore mycket tacksam om du har möjlighet att hjälpa mig med mitt examensarbete genom att besvara denna enkät. Det är frivilligt att medverka och undersökningen är anonym. Jag kommer inte att kunna se vem som har svarat vad. För att komma till enkäten tryck på länken nedanför: https://docs.google.com/forms/d/1jOxUHbn82oFMgx6GsFxFaUNHO77WOGcpbRFpMtAwL0g/viewf orm?usp=send_form Jag skulle uppskatta om enkäten besvaras senast den 11 mars 2015. Den som vill läsa mitt examensarbete när det är klart kan höra av sig så skickar jag en PDF-kopia. Har du några frågor är du välkommen att höra av dig till mig via mejl eller telefon. Stort tack på förhand för din medverkan! Anna Nilsson [email protected] 070-401 18 34 Handledare: Doris Karlsson [email protected] 0550-883 73 Bilaga 6 Enkätfrågor angående personalbrist av vårdadministratörer Tack för din medverkan! Vänligen besvara enkäten senast den 11 mars 2015. Anna Nilsson 070-401 18 34 [email protected] 1. Jag är: o o Kvinna Man 2. Vilket år är du född? 3. Hur länge har du arbetat på din arbetsplats? Antal år? 4. Jag arbetar på en: o o o o Mottagning Vårdavdelning Vårdcentral Övrigt: 5. Upplever du att det är personalbrist inom yrket? Motivera gärna ditt svar under övrigt o o o o Ja Nej Vet ej Övrigt: 6. Hinner du med allt arbete du bör/vill kunna göra under en arbetsdag? o o o Ja Nej Vet ej Bilaga 6 7. Upplever du att dina arbetskamrater verkar stressade? o o o Ja Nej Vet ej 8. Känner du stress på arbetet? o o o Ja Nej Vet ej 9. Känner du att du har tid att göra ett så noggrant arbete som du skulle vilja? Motivera gärna ditt svar under övrigt. o o o o Ja Nej Vet ej Övrigt: 10. Vad tror du är den största orsaken till tidspress på din arbetsplats? Om du har valt övrigt, specificera gärna. o o o o Har ingen tidspress För lite personal Flera nya arbetsuppgifter Övrigt: 11. Är det några arbetsuppgifter som alltid kommer i andra hand? o o o Ja Nej Vet ej 12. Om du svarat ja på fråga 11, vilka arbetsuppgifter är det som kommer i andra hand? Har du svarat nej eller vet ej, gå vidare till fråga 14 13. När tar du hand om de arbetsuppgifter som kommer i andra hand? 14. Rings det in en vikarie om det behövs för att ersätta ordinarie personal? o o o Ja Nej Vet ej 15. Om du svarat nej på fråga 14, hur gör du då för att hinna med allt arbete? Bilaga 6 16. Tror du att personalbristen kan påverka patientsäkerheten? Motivera gärna ditt svar under övrigt. o o o o Ja Nej Vet ej Övrigt: 17. Tror du att stress ökar risken för fel i arbetet? Motivera gärna ditt svar under övrigt. o o o o Ja Nej Vet ej Övrigt: 18. Övriga synpunkter och frågor på denna enkät.
© Copyright 2024