Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 3 oktober 2015 kl. 09:00 – 13:00, klubbhuset Djupadal. Närvarande: Claes Trollestad (ordförande), Susann Arvidsson, Sven Brown t.o.m.§90, Per Erlandssont.o.m.§90 + §93, Jan-Erik Månsson, Lena Nydahl, Margareta Hallin, Ewa Ljunge, Anna Stigmar Frånvarande: Carl-Magnus Andersson Adjungerade: Gustav Andersson (klubbchef), Johan Längerberg §83 t.o.m. §89 Göran Nydahl, BK, §83 t.o.m. §88 §83 Mötet öppnades och Claes hälsade alla välkomna §84 Val av justerare. Styrelsen valde Anna Stigmar att justera protokollet. §85 Förslag till dagordning. (Bilaga 1) §101 övriga frågor: Fortlöpande rapport till styrelsen från klubbchefen. Speltempo och säkerhet. Dagordningen godkändes därefter. §86 Föregående protokoll och utestående frågor. (Bilaga 2) §71: Försäljning av tomter, hemsidan, §72 Restaurang DD, §75 Investeringsplan, §76 Ideella insatser, §77 Uppdragsbeskrivning kommittéerna. Samtliga punkter tas upp under respektive §. Utestående fråga: Betalningssystem. Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. §87 Rapport från Wistrand Golf (Andreas) Bordlades då ingen från WS var närvarande. §88 Rapport från banorna och Bankommitténs förslag till banutvecklingsplan (Johan, C-M och Göran Nydahl). (bilaga 3) Analys av samtliga greener är gjord. Resultatet är mycket gott. Greenerna är friska. 12 oktober stänger DD under 3 veckor för luftning och dressning, öppnar igen 2 november. Harris som är mycket invasivt ska röjas. Sprider sig kraftigt i ruffarna. LV stängs 2 november för säsongen. Öppnas i vår. Flera tees ska renoveras. Tee 56 – 58 hål 11 byggs ut. Nya äppelträd/fruktträd på DD och LV planteras i vår. Viktigt att de får bra vattenförsörjning. Diskuterades att förse spelarna med en påse med sand/gräsfrö att laga uppslagsmärken med. Johan presenterade ett förslag. Göran Nydahl presenterade Banutvecklingsplanen. Framför allt BK:s tankar för greener, bunkrar och tees. Beslut om investeringar se §93. BK föreslår en ny bansträckning på LV (se bilagan). Beslutades att avvakta med en omläggning 1 år. Säkerheten ska beaktas. Skyltfloran vid ”korset” på LV ses över. Johan gick igenom investeringsbudget per 2016 avseende maskiner som kommer uppgå till 950 tkr. §89 §90 Ekonomisk rapport (Gustav, J-E) Ekonomihandlingarna gicks igenom. Medlems- och greenfeeintäkterna överstiger budget för 2015. Speciellt bra greenfee i augusti även bättre än budget i september. Annonser i Ystad Allehanda närmsta veckorna om medlemskap i ÖsGK . Klubbchefen rapporterar om a) medlemsenkät, b) ny hemsida, c) försäljning av tomter d) ansökan Skåneidrotten e) övrigt a) 587 medlemmar (34%) svarade på enkäten. NPS ökar. Negativa synpunkter angående speltempo och restaurangerna. b) Hemsidan är ej helt klar. Matrikel kommer. Synpunkter från medlemmarna beaktas om möjligt. Konstaterades att det får ta tid att lära sig navigera i den nya hemsidan. c) Försäljning av tomt på LV till Ulf Görman avslutas. Sten Olsson vill köpa tomten fastigheten Viks fiskeläge 71:1. Sven och Gustav får mandat att förhandla med S Olsson. Besked inom 2 veckor. AU fattar beslut om försäljning. Beslutas om möjligt av årsmötet 2015. d) Positivt förhandsbesked från Skåneidrotten som beviljat 400 tkr. Uppdrogs åt Gustav att undersöka möjligheten att söka resterande 380 tkr på annat håll. e) Eraform: Positivt bygglov. 2 offerter finns inom budgeterade medel. Beslutades att anlita Tema-Hallen för bygget av maskinhallen. f) Beslutades att klubbchefen löpande, var tredje vecka, uppdaterar styrelsen om aktuella händelser. Kort rapport från AU-mötena skall om möjligt finnas med. §91 Restaurang DD (Gustav) Positiv respons sedan Tap Inn tog över i augusti. Beslutades att Gustav fortsätter förhandla med dem inför kommande år. §92 Rapport angående Djupadalsprojektet (J-E) (bilaga 4) J-E presenterade förslaget och styrelsen beslutade att verka för att en detaljplan upprättas och fastställs. Förslaget föreläggs årsmötet den 1 november. §93 Reviderad investeringsplan mm 2016 – 2018 (AU) (bilaga 5) Beslut togs att revidera maskininvesteringar avseende budget 2016 från 750 tkr till 950 tkr, samt att lägga till 250 tkr 2018 för utveckling av driving rangen på Djupadal. Den reviderade investeringsplanen för 2016-2018 föreläggs årsmötet 1 november. §94 Förslag till budget och verksamhetsplan 2016 AU, Gustav (bilaga 6) Gustav föredrog budgetförslaget. Uppdrogs till AU och ordförande att upprätta budget och verksamhetsplan. §95 Årsmötet den 1 november 2016 Propositioner angående DD-projektet och angående eventuell försäljning av fastigheten Viks fiskeläge 71:1. Uppdrogs till AU att sammanställa dessa samt att de skickas ut med handlingarna inför årsmötet 1 november. Inga motioner per dags datum inkomna. §96 Ideella insatser, evenemang 18/10 (AU) Inbjudan har gått ut till kommittéordförande, som informerar ledamöterna. Spel och möte sker på DD. §97 Uppdragsbeskrivning för kommittéerna (AU) (bilaga 7) Förslaget diskuterades. Styrelsen beslöt i enlighet med förslag om uppdragsbeskrivning för kommittéerna. Lena Nydahl föreslog att ordförande för Fastighets- och Bankommittéerna bjuds in till styrelsemötena vid behov. §98 Rapport från kommittéerna (styrelsens representanter) Bordlades. §99 Balanslista Utredning om betalsystem kvarstår. §100 Kommande möten 26 november kl. 18.00 – 21.00 §101 Övriga frågor Fortlöpande information se §90 f Speltempo och säkerhet: Styrelsen ger BK i uppdrag att arbeta vidare med spel- och säkerhetsfrågorna på Lilla Vik. §102 Mötet avslutas Claes Trollestad Ordförande Margareta Hallin Sekreterare Anna Stigmar Justerare