Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 26 november 2015 kl. 18:00 – 21:00, klubbhuset Djupadal. Närvarande: Claes Trollestad (ordförande), Susann Arvidsson, Sven Brown, Jan-Erik Månsson, Lena Nydahl, Margareta Hallin, Ewa Ljunge, Anna Stigmar Frånvarande: Carl-Magnus Andersson, Per Erlandsson, Adjungerade: Gustav Andersson (klubbchef), Andreas Wistrand, Johan Mannergren, Åke Blomberg (lekmannarevisor) §103 Mötet öppnades och Claes hälsade alla välkomna §104 Val av justerare. Styrelsen valde Susann Arvidsson att justera protokollet. §105 Förslag till dagordning. (Bilaga 1) Punkt 15: Mångfaldsgruppen. Övriga punkter flyttas ett steg ner. Därefter godkändes dagordningen. §106 Föregående protokoll och utestående frågor. (Bilaga 2) Protokollet godkändes och lades till handlingarna. §107 Rapport från Wistrand Golf Andreas rapporterade att årets säsong är avslutad och planeringen för 2016 pågår. Olika arrangemang under hösten har fallit väl ut. Speciellt höstlovsaktiviteten, där 25 juniorer, även ej fastboende, deltog. Även många föräldrar var med. 35 juniorer tränar hela året, målet är c:a 70 juniorer. Wistrands Golf har en bra plan inför 2016 gällande juniorverksamheten. Mia Davidsson är ny ledamot i Junior och Elit kommittén. Andreas påpekade att det är lättare att behålla golfarna än att nyrekrytera. Negativt är att klubben förmodligen tappar elitlagen både på dam- och herrsidan. Hampus Nilsson går till Kristianstads GK där han får ett generöst sponsorbidrag. Kommittén lägger om och satsar på bredden och arbetar långsiktigt för att få elitlag om några år. Det finns ett 30-tal juniorer som är riktigt intresserade. Information om verksamheten före jul är utskickad. Wistrand Golfs samarbete med Sjöbo GK fortsätter Sydafrikaresan blir ej av. Spanienresan är fulltecknad och flera reserver finns. Claes berättade att medlemmarna är mycket nöjda med Wistrand Golf enligt medlemsenkäten. §108 Rapport från banorna DD sköts fortfarande som vanligt vilket medför en del extra kostnader. Tees på Lilla Vik är justerade. Sly utmed strandbrinken behöver röjas. Båda banorna dressas med sand till en kostnad av 150 – 170 tkr/år. Detta har bidragit till en bättre turf då aktiviteten under många år. Märks speciellt på hålen 11 och 6 på Lilla Vik. Banpersonalen har hjälpt till med schaktningen för nya verkstadshallen. Vintergreener ska markeras. Medlemmarna måste bli bättre på värna banan genom att laga nedslagsmärken på greenerna. Speciellt nu då de är mjuka på grund av allt regn. Mattor måste användas inom kort. Förhoppningen är att båda banorna kan öppnas i mycket gott skick nästa säsong. §109 Ekonomisk rapport, administrativ funktion 2016 (Bilaga 3) Gustav gick igenom rapporten. Greenfee bättre än budget, Positivt på DD. Tidsintervallen på 8,5 min. behålls även 2016. Personalkostnaden följer budget. 8 fast anställda på banan, 2 personer med lönebidrag. Gustav helår, Phil Jones 75 % och Roland Leijon 50 %. Därutöver säsongsanställda på banan och i receptionen. Ökade intäkter 400 tkr. 850 tkr investerade i nätet vid drivingrange på L Vik, regnskyddet på DD, Eraforms fasad samt en ny bil till greenkeepern. Prognosen på 470 tkr håller. Ett stort tack till Ingvar Isaksson för bidraget till personalvård. §110 Klubbchefen rapporterar om a) fastighetsfrågor, b) personal, c) ansökan Skåneidrotten, d) Nordea Tour tävling 2016, e) övrigt a) Verkstadsbygget är påbörjat. Tidsplanen håller. Stomresning v 50. Taket skall vara på plats v 52, därefter gjuter man betongplattan. Verkstadshallen beräknas vara klar v 7 nästa år då flytten från L Vik sker. Miljöförbundet hålls informerad. Avtal skall skrivas med Sten Olsson angående försäljning av ”Hästhagen” till ett pris på 275 tkr. Skall betalas 2015. Köparen skall stå för alla kostnader i samband med köpet. b) Två säsongsanställda banarbetare kommer inte vara kvar nästa år. Kan bli svårt att ersätta dem då de är mycket skickliga. Johan har påbörjat att leta efter nya förmågor. All personal ska ha ett möte där gäst- och medlemsenkäterna gås igenom och diskuteras. c) Klubbens ansökan till Skåneidrotten om pengar till aktivitets- och träningsområde och som beviljades med 400 tkr gäller inte längre. De 380 tkr som fattas för att genomföra anläggningen gör att planerna inte går att förverkliga för tillfället. Klubben har för avsikt att göra en ny ansökan 2016. I budget finns 300 tkr för ett träningsområde vid Tap Inn på DD. Beslutades att Gustav, Bankommittén och Wistrand Golf förbereder ett förslag för träningsområdet inom budget, att ta ställning till på nästa styrelsemöte. d) Nordea Tour. Klubben har fått en förfrågan att anordna en tävling 2016. Varumärket Österlens GK har stärkts tack vare tävlingen i år. På DD är behovet av funktionärer lägre. Tävlingen ligger i v23 2016. Beslutades att arrangera tävlingen 2016. Gustav kontaktar SGT och PGA. §111 Restaurang DL Gustav presenterade 2 alternativ att ta ställning till. Beslutades att Gustav tar fram 2 jämförbara förslag som AU kan ta ställning till och fatta beslut om före jul. §112 Rapport angående Djupadalsprojektet J-E informerade styrelsen om bakgrundshistorien för marken. Översiktsplanen godkänns inom kort. Planmedgivande i början av februari. Därefter möte med samhällsbyggnadsnämnden för att upprätta en detaljplan. Adjungerade till gruppen är Torbjörn Wistrand, Kåre Gilstring och Lars Nerbrand. För närvarande ingår Claes T, Ewa L, J-E M, Torbjörn W, Kåre G och Lars Nerbrand. Gruppen hålls informerad om ärendets utveckling. §113 Årsmötet den 1 november 2015 (bilaga 4) Punkt 9 i protokollet justeras. Birgitta Forsström och Johan Mannergren är valda på 1 år inte 2 år. Beslutades att uppdra åt Gustav att presentera budgetförslag för kommittéerna på nästa styrelsemöte i februari samt innan dess lämna förslag på eventuella ändringar i kommittéernas förslag till Claes. §114 Styrelsens arbetsordning (bilaga 5) Ledamöterna uppdrogs att fundera över nuvarande arbetsordningen. Beslut tas på konstituerande sammanträdet 6 feb. 2016. §115 Gemensam arbetsdag-/studiedag för den nya styrelsen? Kanske kombinerat med möte med kommittéernas ordförande inför VB 2015? Avsikten är att styrelsemedlemmarna bättre informeras om ingångna avtal och klubbens löpande skötsel m.m. Förslag på datum och upplägg presenteras på nästa styrelsemöte. §116 Rapport från kommittéerna (styrelsens representanter) Fastighet: Göran Moland slutar som ordförande när bygget av maskinhallen är klar. Klubb- och medlems: Håkan Ursberg lämnar som ordförande vid årsskiftet. Junior och Elit: Magnus Ackerlén lämnar och Mia Davidsson blir ny ledamot. Miljö: Karin Ursberg ny ledamot. Pilallé planteras utmed vägen mellan hålen 10 och 18 på L Vik v49. Dam: Britt-Marie har infört en uppskattad aktivitet nu i höst. Promenader på torsdag förmiddag på DD. Ewa informerade om en tävling för att stödja hjärtforskningen för kvinnor. Arrangör är 1,6-miljonersklubben. §117 Mångfaldsarbetet. Susann berättade att Carolin Larsson skickat ett svar som tackbrev med anledning av föreläsningen den 10 oktober. Brevet ska läggas ut på hemsidan. Susann uttryckte en önskan att diskutera frågan om mångfaldsarbetet på styrelsens arbetsdag. §118 Balanslista Utredningen om betalningssystem kvarstår. §119 Kommande möten. 6 februari kl. 10 – 14. §120 Övriga frågor Jan-Erik avtackades för det mycket värdefulla arbetet och den tid han lagt ner på att skapa ordning och reda i klubben. Margareta tackades för det goda sekreterararbetet. Åke Blomberg tackades för sin tid som lekmannarevisor. Claes Trollestad Ordförande Margareta Hallin Sekreterare Susann Arvidsson Justerare