Datum Diarienr 2015-01-27 Föredragande Samråd Godkänd av enhetschef Charlott Thyrén Helena Bunner Mona Matsson Allmänna villkor för myndigheter Anslag 2:4 Krisberedskap Utgåva 2015-512 1.0 Datum 2015-01-27 Diarienr Villkor för användning av anslagsmedel Följande villkor gäller för ersättning från anslag 2:4 Krisberedskap som betalas ut som bidrag till myndigheter. 1.1 Giltiga kostnader Myndigheten förbinder sig att inte rekvirera medel för verksamhet som faller utanför beslutade projekt. Endast direkta merkostnader kopplade till projekten är tillåtna (en direkt merkostnad är den typ av kostnad som uppkommer p g a den specifika verksamheten och en indirekt kostnad är kostnader för gemensamma funktioner, administration m m.). Kostnaden ska kunna verifieras med ett underlag som styrker faktiska volymer och kostnader utan några interna påslag. Det är därmed inte tillåtet med generella påslag för OH-kostnader, schablonberäknade kostnader eller kostnader som bygger på interna kostnadsfördelningar. I det fall myndigheten rekvirerar medel avseende kostnader för uttag ur eget lager ska materialets kostnader kunna verifieras. För att de direkta kostnaderna ska vara giltiga ska de ha uppstått det år som överenskommelsen avser. I MSB:s regleringsbrev finns1 ett undantag från kapitalförsörjningsförordningen som medför att anläggningstillgångar kan finansieras med anslag 2:4. Förutsatt att detta undantag även finns med i MSB:s regleringsbrev det år överenskommelsen avser, kan myndigheter som eventuellt anskaffar anläggningstillgångar tillämpa detta undantag. I det fall lönekostnader ingår i projektet ska kostnaden motsvara arbetsgivarens totala kostnad för den anställdes lön, dvs. lön, lagstadgade arbetsgivaravgifter och kostnader som följer av kollektivavtal som tecknats på det statliga området. De lönekostnader projektet medför ska kunna kopplas till en attesterad specificerad tidredovisning. Myndigheten ansvarar själv för eventuell finansiering av lönekostnader efter det att ersättningen från anslaget upphör. I vissa fall kan en myndighet anses vara konsult i ett projekt istället för att ingå som samverkanspartner i projektet. För att kunna redovisa kostnader som konsult i ett projekt ska följande beskrivning av konsult och samverkanspartner beaktas: 1 2015 års regleringsbrev Utgåva 2015-512 1.0 Datum 2015-01-27 Diarienr Konsult: En myndighet anlitas som en konsult i ett projekt för sin expertkompetens. Som konsult förväntas man inte ta del av projektets resultat och därmed inte heller implementera resultatet i myndighetens arbete. Samverkanspartner: Den medverkande myndigheten planerar att ta del av projektets resultat och implementera detta i sin verksamhet. Den medverkande myndigheten kommer använda projektets resultat i sitt fortsatta arbete. 1.1.1 Redovisning av kostnader Redovisningen måste vara gjord på ett sådant sätt att man kan spåra alla kostnader till aktuellt projekt och aktuell tidsperiod. Det ska tydligt framgå i ekonomisystemet vilka kostnader som är hänförliga till anslaget 2:4 Krisberedskap, fördelat per projekt. De krav som gäller för redovisning av kostnader gäller även för den del som mottagen transfererar vidare till tredje part. MSB utgår i övrigt från att myndigheten har en betryggande intern styrning och kontroll i enlighet med de förordningar som gäller för myndigheten. 1.1.2 Omfördelning Det totala belopp som anges i överenskommelsen får inte överskridas. Däremot är de ekonomiska ramarna som anges per projekt inte låsta utan ska ses som riktvärden. Omfördelningar mellan projekt kan ske upp till +/50 procent av respektive projekts totalsumma, dock maximalt 500 000 kr. I annat fall ska kontakt tas med MSB för godkännande. 1.2 Rekvisition av medel Rekvisition av medel sker vid två (i vissa fall tre) tillfällen:    Utgåva 2015-512 1.0 den 1 mars det år överenskommelsen avser den 1 december det år överenskommelsen avser ev. den 31 mars året efter det år överenskommelsen avser Den 1 mars rekvirerar myndigheten hälften av de medel som beviljats enligt överenskommelsen. Resterande medel rekvireras den 1 december och baseras på förbrukade medel och en prognos för myndighetens totala utfall för den återstående delen av året. Om ekonomisk slutredovisning visar på att myndigheten rekvirerat ett lägre belopp än slutligt utfall, men utfall ryms inom ramen för överenskommet belopp får myndigheten rekvirera mellanskillnaden senast den 31 mars året efter. Datum 2015-01-27 Diarienr Myndigheten ska använda den rekvisitionsmall som MSB tillhandahåller. Rekvisitionsblanketten ska skickas i original per post till MSB:s faktureringsadress i Strömsund och vara underskriven av behörig person på myndigheten. Utbetalningen sker ca tre veckor efter det att rekvisitionsblanketten har inkommit till MSB. 1.3 Prognoser För att anslaget ska kunna utnyttjas så effektivt som möjligt är det mycket viktigt att myndigheten så snart den får kännedom om att tilldelade medel inte kommer att användas, meddelar detta till MSB, så att pengarna kan omfördelas till annan verksamhet. Eventuella konsekvenser för den planerade verksamheten/projekten ska kommenteras. Myndigheten ska lämna prognoser över medelsbehovet vid fyra tillfällen under det år som överenskommelsen avser:     Utgåva 2015-512 1.0 den 15 mars den 15 juni den 7 september den 1 december I de fall prognostillfällena infaller på en helg ska prognosen lämnas nästkommande vardag. I mars och juni ska en total prognos för myndigheten lämnas och i september ska prognosen lämnas angivet per beviljat projekt samt totalt för myndigheten. Prognosen i december lämnas i samband med att rekvirering av medel sker. 1.4 Uppföljning MSB ansvarar för att genomföra uppföljning och utvärdering av pågående och genomförda beredskapsåtgärder som finansieras med medel från anslaget. Syftet med den uppföljning och utvärdering som MSB genomför är främst att skapa ny kunskap för att ytterligare stärka och utveckla samhällets krisberedskap. Samtliga myndigheter som erhåller medel från anslaget 2:4 Krisberedskap ska bistå MSB i arbetet med att utvärdera och följa upp beredskapsåtgärder genom att lämna de uppgifter eller underlag som efterfrågas. Myndigheten ska senast den 1 december det år överenskommelsen avser redovisa en slutrapport för varje beviljat projekt i enlighet med MSB:s instruktioner. Myndigheten ska senast den 15 februari året efter det år överenskommelsen avser inkomma med en ekonomisk slutredovisning för faktiskt förbrukade medel angivet per beviljat projekt. Slutredovisningen ska ha samma Datum 2015-01-27 Diarienr Utgåva 2015-512 1.0 uppställningsform som den budget som ligger till grund för överenskommelsen och ska kompletteras med en skriftlig avvikelseanalys. I de fall myndigheten har transfererat medel vidare är det den myndighet som har undertecknat överenskommelse med MSB som är ansvarig för återrapportering och det är upp till ansvarig myndighet att säkerställa att kostnader och redovisning är förenliga med överenskommelse. MSB genomför årligen en revision av ett antal myndigheter för att kontrollera att de utbetalade pengarna har använts för rätt ändamål och att bokföringen är korrekt. Revisionen kan särskilt komma granska projekt där stora omfördelningar mellan och inom projekten har skett. 1.5 Återbetalning I den ekonomiska slutredovisningen, som lämnas den 15 februari, ska uppgift om oförbrukade medel finnas. Oförbrukade medel ska slutregleras och återbetalas genom att MSB skickar en Rekvisition/Begäran om återbetalning till myndigheten. Återbetalning av oförbrukade medel ska ske senast den 31 mars året efter det verksamhetsår som avses. Den myndighet som får bidrag ur anslaget ansvarar för att pengarna finansierar de projekt som man fått ersättning för. I den händelse mottagande myndighet använt pengarna till annan verksamhet än vad som överenskommits eller till kostnader som strider mot gällande finansieringsprinciper och allmänna villkor kan MSB besluta att bidragsmedlen ska återbetalas. Detsamma gäller om bidraget beviljats på grund av oriktig eller ofullständig uppgift från mottagande myndighet. Den myndighet som mottagit bidraget är även ansvarig för att kontrollera och följa upp sådan verksamhet som de finansierar utanför den egna myndigheten. Myndighetens ansvar upphör därmed inte i och med att de förmedlar pengarna vidare. Vid misstanke om otillåten hantering av bidragsmedel har MSB rätt att genomföra en fördjupad ekonomisk granskning som kan komma att genomföras av en extern revisionsfirma. Vid en revisionsgranskning baserad på misstanke om otillåten hantering av bidragsmedel ska den bidragsmottagande myndigheten betala kostnaden för revisionen. 1.6 Policy och riktlinjer Bidragsmottagande myndighets policy, riktlinjer och motsvarande dokument som exempelvis kan reglera miljö, jämställdhet, tjänsteresor och representation ska gälla även vid verksamhet som finansieras av medel från anslag 2:4 Krisberedskap. Datum 2015-01-27 Diarienr Utgåva 2015-512 1.0 1.7 Upphandling I de fall myndigheter anskaffar varor och tjänster i projektet ska Lag (2007:1091) om offentlig upphandling tillämpas och myndigheten bör om möjligt miljöanpassa sina upphandlingar. 1.8 Publikationer Det ska framgå att rapporter och liknande, som är ett resultat av beviljade projekt, har tagits fram med stöd av MSB.