Jens Regnér Processledning
Processledning Jens Regnér Mobil 0706 77 88 51 Epost [email protected] Hemsida regnermanagement.se Kvalitet - Det är att vi genuint bryr oss om att skapa en positiv kundupplevelse Jens Regnér - Det finns inga rutiner, checklistor eller processkartor i världen som fungerar för att ”säkra” kvaliteten, om vi inte samtidigt har rätt kultur och matchande ledarskap. © Copyright - Regnér Management AB 1 Processutvecklingsstegen 10 Justera kundlöfte och processmål, sprid uppnått resultat 9 Prioritera och inför förbättringar 8 Kommunicera och engagera 7 Analysera processens resultat 6 Etablera mätning och uppföljning 5 Beskriv det värdeskapande processflödet 4 Utveckla processmått 3 Ta fram processens kravbild och kundlöften 2 Definiera processen 1 Identifiera problembild och processens förutsättningar REGNÉR management © Copyright - Regnér Management AB Kvalitetsbristkostnader i processerna Alla problem/fel i er verksamhet orsakas i grunden av två saker? © Copyright - Regnér Management AB 2 Kommunikation Vem skulle du satsa på i VM? Träffar Missar Adam 10 0 Bertil 0 10 Cesar 3 7 David 0 10 © Copyright - Regnér Management AB 3 Vem skulle du satsa på i VM? Adam Bertil Cesar David Antal fel 20 15 Medelvärdet = 10 Variationsvidd = 18 10 5 Antal fel 20 Medelvärdet = 10 Variationsvidd = 18 15 10 5 Antal fel 20 Medelvärdet = 10 Variationsvidd = 18 15 10 5 © Copyright - Regnér Management AB 4 Önskvärd variation? Påverkbar? Exempel från Skatteverket • Variation i rättslig bedömning -ingen alls • Variation i inflödet -behöver vi känna till och agera utifrån • Variation i arbetssätt -minskad variation leder till ökad effektivitet kortare handläggningstider och • Variation i tjänstens utformning/produktion -handlingsutrymme behövs för att tillhandahålla en tjänst utifrån kundens behov Robust process = Skapar stabila, konsekventa och förutsägbara resultat Styrbara faktorer Lyhördhet Helhetssyn Mentalt (Motivation, Målmedvetenhet, Envishet) Teknik (Mat, sömn) (Skor) Christian Olsson Huvudprocess Resurser in Fysiska förutsättningar Område/Infrastruktur Inspiration Mentor (Tränare - Fungerar som återkopplare för möjliggöra ständiga förbättringar, fininställa processen) Filosofi/Värderingar Jens Regnér Processvariation = Hans serie i VM i Paris 2003: Att hoppa tresteg Resultat Störfaktorer Vind Regn Sol Temperatur Banan Skador (Mentalt*) (Konkurrens) (Publik) Klappar händerna i takt © Copyright - Regnér Management AB 17,72* 17,52 17,50 17,52 17,34 15,33* 5 Fiskbens/Ichikawa/Orsak-verkan -diagram Ichikawa diagram för bakning RÅVAROR BEREDNING Jäst Mjölk Färsk KNÅDNING Mäta mjöl Mått Recept Maskinellt Inställning Metod Färsk Kalibrering Förvaring Degvätska Våg Diverse Socker Vatten Sort Råg Kraft Krydda Manuellt Mått Salt Vete Degens utseende Värme Övr. Redskap Recept Kryddor Mjöl Degspad Skål Kontroll Bakbord Färskt Förv. Lösa jäst Kvalitet Koncistens GOTT BRÖD Värme Plats Degstorlek Placering Skål Pensling Temp Låg Drag Bakduk Plåt Fals Hög Riktning Tid På galler Termostat Ugnsvärme Jäsning 1 På Kontroll Tidtagning Bakduk Form Under Plåt Tidur Jäsning 2 JÄSNING GRÄDDNING Recept Tid Recept SVALNING Tid Systematisk verksamhetsutveckling Kontinuerlig förnyelse och förbättring baserat på lärande Hur? A P S D Vad blev resultatet? Tillämpa/ genomför © Copyright - Regnér Management AB 6 Ledningsprocessen - koppling till PDSA P Input D Välja väg Visa väg Organisera resurser Omvärldsanalys Invärldsanalys Konkurrentanalys Strategiprocess Målformulering Strategiarbetet Målnedbrytning Kommunikation Personligt agerande Planeringsprocess Processtruktur Organisation Strategisk kompetens Finansiering Anläggningar Gårdagens verksamhet A P S D ”HUR ?” S A Följa upp Förbättra Mått Processer Ekonomi Kunder/-tillfredsst. Medarbetare Samhälle Medarbetarutv. Analysera Prioritera/Inrikta Samordna Stödja Delta i Efterfråga Följa upp Morgondagens Output verksamhet Hur hårt skall vi styra processerna? © Copyright - Regnér Management AB 7 Ledares syn på standardisering ” Sjukvård är ett väldigt komplicerat system att leda och styra. Därför måste sjukvården bli mer standardiserad. Inom sjukvård går det inte att låta tusen blommor blomma. Det skall vara mer McDonald´s och mindre finlir.” Sven-Olof Karlsson Dåvarande Landstingsdirektör, Jönköpings läns Landsting ”Standardiserat arbete är basen för ständiga förbättringar” Birgir Jakobsson Tidigare VD, Capio S:t Görans Sjukhus Regnér Kundfönstermodell Kundens förväntningar Vårt kundlöfte Vår produkt © Copyright - Regnér Management AB 8 Krav på processerna Kundkrav Interna krav Externa krav Att härleda mått för processen Mål Interna krav Mått Processkrav Produktkrav Externa krav Kundkrav © Copyright - Regnér Management AB 9 Fel produkt i fel tid till fel kostnad Produktinnehåll enligt utfästelse (Kvalitet) Onödigheter, felaktigheter, dåligt resursutnyttjande mm = Verksamhetens processer förbättringsmöjligheter Tid Kostnad Regnér Kravtrattmodell Krav på processen Kundkrav Kritiska processkrav Processens kravprofil * Processmått Kritiska kundkrav Externa krav Kritiska externa krav Kritiska interna krav Interna krav * = Tid/Kostnad/Kvalitet © Copyright - Regnér Management AB 10 Ledningssystem Cockpit - Boeing 737 Exempel:enkel övergripande processuppföljning © Copyright - Regnér Management AB 11 VERKTYGSLÅDA – - Prioriteringsövning förbättring av processer Vilka processer är viktiga att arbeta med? Välutvecklad process 10 17 15 9 20 18 29 39 50 62 61 60 4 63 19 8 3 26 12 52 5 59 73 57 47 33 56 54 55 25 67 64 Driver 16 35 30 31 22 23 11 14 69 34 58 36 68 66 72 38 70 2 24 7 1 71 5 32 27 Mainstay 65 6 28 Support Strategiskt viktig 1 3 5 Varför processorientering? - exempel på motiv • Utgår ifrån patientens behov - kundfokusering • Grunden för faktabaserat förbättringsarbete • Skapar en helhetsbild • Grunden för standardiserade arbetssätt • Integrerar arbetet med patientsäkerhet och kvalitet • Grunden för decentralisering av ansvar och befogenheter - förtydligar ansvar och roller • Tillvaratar allas kompetenser i teamarbete • Skapar delaktighet och engagemang Källa: Qulturum © Copyright - Regnér Management AB 12 Integrerad verksamhetsutveckling Operativ verksamhet/ processer Förbättringsarbete ? n o i s Vi Strategi Ledningsarbete & l må Mätsystem Regnér Timglasmodell Problem Spåna divergent Alla tänkbara orsaker Utred konvergent Grundorsak till problemet Spåna divergent Alla tänkbara lösningar Utred konvergent Optimal lösning att införa © Copyright - Regnér Management AB 13 Obalans i förbättringshjulet ? I teorin… A P S D I verkligheten… S A A D S P A P S D P D Förhållningssätt 80% 20% Reaktiv Proaktiv © Copyright - Regnér Management AB 14 Reducera antalet problem Tillfällig topp Antal problem Historisk kronisk kvalitetsnivå Systematisk arbetsmetodik > Genombrottsperiod Ny nivå efter genombrott Tid SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården © Copyright - Regnér Management AB 15 SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 3 kap. 2 § Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrol- lera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. 4 kap. 2 § Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 7 kap. Dokumentationsskyldighet 1 § Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Berättelsen bör ha en sådan detaljeringsgrad – att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar. © Copyright - Regnér Management AB 16 Processutvecklingsstegen 10 Justera kundlöfte och processmål, sprid uppnått resultat 9 Prioritera och inför förbättringar 8 Kommunicera och engagera 7 Analysera processens resultat 6 Etablera mätning och uppföljning 5 Beskriv det värdeskapande processflödet 4 Utveckla processmått 3 Ta fram processens kravbild och kundlöften 2 Definiera processen 1 Identifiera problembild och processens förutsättningar REGNÉR management © Copyright - Regnér Management AB Oavsett om man tror på ”processorientering” av sin verksamhet eller inte… så finns processerna där; verksamheten är redan ”processorienterad”! Så man har två alternativ: 1. Strunta i processerna och hoppas på det bästa. 2. Försöka förstå processerna och styra/utveckla dem. Processledning © Copyright - Regnér Management AB 17 Nyckeln till framgång? Fokus Systematik Uthållighet REGNÉR management TACK! Vi inspirerar och förbättrar alla verksamheter © Copyright - Regnér Management AB 18
© Copyright 2024