Inspektion av socialarbetarnas arbetsförhållanden
Malmö stad 1 (2) Stadsområdesförvaltning Norr Datum Tjänsteskrivelse 2015-11-18 Vår referens Marika Persson Planeringssekreterare Petra Olsson Controller Arbetsmiljöverket - Inspektion av socialarbetarnas arbetsförhållanden SOFN-2015-180 Sammanfattning Arbetsmiljöverket meddelade vid sitt besök på stadsområdesförvaltning Norr den 9 april 2015 att en inspektion inom avdelningen för individ- och familjeomsorg skulle genomföras den 14 och 16 april, avseende socialsekreterarnas arbetsmiljö. Inspektionen resulterade i att Arbetsmiljöverket kunde konstatera ett antal brister avseende verksamheten och har därmed ställt krav på att dessa skall avhjälpas. Bristerna och kraven finns beskrivna i inspektionsmeddelande Resultatet av inspektionen - socialsekreterares arbetsförhållanden som har beteckningen 2015/014303. Arbetsmiljöverket har begärt att Stadsområdesförvaltning Norr, senast den 30 november 2015 skall redovisa vad som gjorts med anledning av de brister och krav som redovisats i inspektionsmeddelandet. Enligt meddelandet bör det särskilt beskrivas hur innehållet i inspektionsmeddelandet förts ut till berörda medarbetare, hur verksamheten uppfyllt kraven samt hur skyddsombud och övrig personal varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag SIGNERAD 2015-11-13 • • • • • • • • • • • • • • Inspektion från arbetsmiljöverket Föranmälan-inspektion av socialsekreterarnas arbetsförhållanden, Stora Nygatan 1 Besök från Arbetsmiljöverket Föranmälan-inspektion av socialsekreterares arbetsförhållande, Södra Bulltoftavägen 16 Inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket Inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket Inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket, begäran om uppskov Beviljat uppskov att inkomma med svar på inspektionsmeddelande G-Arbetsmiljöverket - Inspektion av socialarbetarnas arbetsförhållanden ARBETSMILJÖ Handbok Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå Försäkran om att ha tagit del av dokument Handlingsplan för arbetsmiljön på Individ och familjeomsorgen Riskanalys checklista för arbete som kan medföra risk för hot eller våld 2 (2) • • • Riskbedömning Riskbedömning1 Svar AMV Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2015-11-26 Ansvariga Eva-Britt Holmberg Socialbyråchef Ann Söllgård Förvaltningschef 1 Arbetsmiljöverket - Inspektion av socialarbetares arbetsförhållanden Sammanfattning Arbetsmiljöverket meddelade vid sitt besök på stadsområdesförvaltning Norr den 9 april 2015 att en inspektion inom avdelningen för individ- och familjeomsorg skulle genomföras den 14 och 16 april, avseende socialsekreterarnas arbetsmiljö. Inspektionen resulterade i att Arbetsmiljöverket kunde konstatera ett antal brister avseende verksamheten och har därmed ställt krav på att dessa skall avhjälpas. Bristerna och kraven finns beskrivna i inspektionsmeddelande Resultatet av inspektionen - socialsekreterares arbetsförhållanden som har beteckningen 2015/014303. Arbetsmiljöverket har begärt att stadsområdesförvaltning Norr, senast den 30 november 2015 skall redovisa vad som gjorts med anledning av de brister och krav som redovisats i inspektionsmeddelandet. Enligt meddelandet bör det särskilt beskrivas hur innehållet i inspektionsmeddelandet förts ut till berörda medarbetare, hur verksamheten uppfyllt kraven samt hur skyddsombud och övrig personal varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna. Ärendet I Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande till stadsområdesförvaltning Norr delas ärendet upp i 18 avsnitt. Under varje avsnitt påtalas brister i verksamheten och ställda krav från Arbetsmiljöverket. Stadsområdesförvaltningen har under respektive avsnitt svarat på vilka åtgärder som verksamheten har vidtagit respektive planerar att vidta. Dessutom anger stadsområdesförvaltningen för varje avsnitt, i vilket skede arbetet med att åtgärda bristen befinner sig. Detta anges genom en bedömning av arbetet utifrån alternativen Planerat eller Pågående. Inspektionsmeddelandet skickades den 17 juni ut till all personal inom individ- och familjeomsorgen i stadsdelsförvaltning Norr för information. Den 21 augusti träffades förvaltningsledning, lokalt och centralt huvudskyddombud för planering av arbetet med att vidta åtgärder. Styrgrupp bestående av HR konsult, lokala huvudskyddsombud, avdelningschef och enhetschefer från individ- och familjeomsorgen bildades. Styrgruppen planerade för att arbetet skulle delas i tre övergripande områden och varje grupp skulle ledas av en enhetschef. Lokala fackliga företrädare samt ledningsgruppen träffades den 2 september för samverkan av planerad arbetsprocess. Vid gemensamt möte, med all personal, den 18 september presenterade enhetscheferna sitt uppdrag och samtliga medarbetare fick förfrågan avseende deltagande i arbetet. Skyddsombud till varje arbetsgrupp utsågs av huvudskyddsombudet. Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande kan ses som en riskbedömning av socialsekreterares arbetsförhållanden vilken utmynnat i ett antal krav vilka ska åtgärdas för att undanröja de brister och risker som framkom. Arbetet med bristerna och kraven i stadsområde Norr är organiserat utifrån huvudområdena Arbetsförhållanden (avsnitt 1-6), Hot och våld (avsnitt 7-13) samt SAM (avsnitt 14-17). Avsnitt 18 hanteras som en övergripande fråga, då den rör samtligt arbete utifrån inspektionsmeddelandet. Varje arbetsgrupp har representerats av enhetschef som ansvarat för arbetet, medarbetare från respektive enhet, skyddsombud och HR-personal. Medarbetare har haft i uppdrag att fungera som enheternas förlängda arm genom att samla in synpunkter och material till arbetsgrupperna samt återge information om den pågående processen. Under arbetets gång har nyhetsbrev från avdelningschef skickats ut till alla medarbetare, handlingar framtagna i respektive grupper har funnits tillgängliga för alla personal digitalt, återkoppling om pågående arbete har skett till styrgrupp men även till stadsdelsförvaltningens övergripande grupp där centrala huvudskyddsombud från SSR och Vision bjudits in. 2 Information om pågående arbete har skett löpande på samverkansmöten inom individ- och familjeomsorgen. Återkoppling om hur pågående arbete fortlöpt skedde senast den 5 november med inbjudna centrala huvudskyddsombud, HR chef och stadsområdesdirektör. Den 10 november informerades lokala skyddsombud och HR avdelning övergripande om innehållet i det svar som ska avges till Arbetsmiljöverket. Det pågående arbetet har företrädesvis handlat om att göra riskbedömningar, revidera och upprätta rutiner som framöver ska samverkas och implementeras i verksamheten. Arbetsprocesserna i grupperna har utmynnat i ett arbetsmaterial för en gemensam arbetsmiljöhandbok för individ- och familjeomsorgen i Norr (se bilaga 1). Handboken avser redogöra för, samt innehålla rutiner som, utgör ett stöd för att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Målsättningen är att handboken ska ingå i introduktionen samt fungera som ett uppslagsverk för verksamhetens medarbetare. Handboken innehåller länkar till relevanta dokument och kommer att vara åtkomlig digitalt i individ- och familjeomsorgens gemensamma mapp. Fortsatt arbete och implementering av upprättade rutiner kommer ske med stöd av det framtagna årshjulet i arbetsmiljöhandboken, vilken utgår från Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå (se bilaga 2) samt utifrån bifogad handlingsplan (se bilaga 3). Svaret på Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande är samverkat i stadsområdesförvaltning Norrs Förvaltningsråd den 23 november. Ärendet är samverkat som ett informationsärende. Individ- och familjeomsorgen Norr kommer den 4 december på ett gemensamt personalmöte för avdelningen att presentera arbetsgruppernas utvecklingsarbete. Målsättningen är att samtliga medarbetare ska få information om utvecklingsarbetet samt information om den fortsatta planeringen av implementeringsprocessen vilken kommer att fortlöpa under kommande år. Framtaget material kommer då det är klart att samverkas lokalt i individ- och familjeomsorgens samverkansgrupp innan implementeringsprocess av materialet påbörjas. Malmö stad är uppdelad i fem stadsområden med separata stadsområdesnämnder. Samtidigt har Malmö som ambition att agera som en sammanhållen kommun i största möjliga utsträckning, vilket innebär att samarbete över stadsområdesgränserna sker regelbundet i flera olika sammanhang. I arbetet med de krav som Arbetsmiljöverket ställt på stadsområdesförvaltningarna har förvaltningarna därför samarbetat med varandra. Syftet med detta är att arbetet i verksamheterna ska kunna bedrivas så likartat som möjligt oberoende av vilket stadsområde som avses, men också att stadsområdena ska ha möjlighet att dra nytta av varandras idéer och diskussioner. I vissa aktiviteter, t.ex. mätning av arbetsbelastning, utbildning i hot och våld samt introduktion, har även stadskontoret kopplats in för att hitta övergripande gemensamma lösningar som ska kunna gälla för samtliga stadsområden. Initiativ har dessutom tagits till ett mer omfattande arbete inom Malmö stad för att förbättra arbetsmiljön för handläggare och chefer inom socialtjänsten. Utöver arbetet med att åtgärda de krav och brister som Arbetsmiljöverket pekar på har avdelningschefer för individ och familj inom stadsområdena och Sociala resursförvaltningen, representanter från stadskontor, centrala huvudskyddsombud från SSR och Vision samt representant från HR chefer fattat beslut den 6 november 2015 om, att under år 2016, påbörja ett gemensamt arbete, inom bland annat de områden som nämns i inspektionsmeddelandena, för att förbättra arbetsmiljön inom socialtjänsten. 3 Avsnitt 1 - Arbetsbelastning/resurser. Brist Arbetsförhållandena för socialsekreterarna innebär en bristande balans mellan arbetskrav och förutsättningar – resurser för att utföra arbetet. Arbetsbelastningen är sådan att det bedöms finnas allvarlig risk för ohälsa. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav A. Ni ska undersöka och bedöma vilka förhållanden i arbetet som orsakar att det förekommer risker för socialsekreterarna att drabbas av stressrelaterad hälsa eller olycksfall i arbetet. Undersökningen ska omfatta era samtliga sektioner, ska innebära en fördjupad undersökning av de bakomliggande orsakerna till den höga arbetsbelastningen. Undersökningen och riskbedömningen ska minst omfatta hur nedanstående förhållanden påverkar arbestssituationen: Hur arbetsmängd och bemanning är anpassade till de arbetsuppgifter som socialsekreterare ska utföra Tidsåtgången för samtliga arbetsuppgifter som åligger socialsekreterare och möjligheterna för dem att hinna med förekommande arbetsuppgifter, inkl. administrativa uppgifter Personalomsättningens, personalförändringars och nyrekryteringens påverkan på socialsekreteranas arbetsbelastning Beredskap inom organissationen att hantera arbetsuppgifter som prioriteras/väljs bort på grund av att tillgänglig tid för socialsekreterare inte räcker till för alla uppgifter IT-systemens funktionalitet i arbetet Kommunikation och samarbete mellan socialsekreterare och cheferna på de olika nivåerna i verksamheten Stöd från överordnad ledning i kommunen Förutsättningar för att medverka i handledning SVAR Avdelningscheferna för individ- och familjeomsorg i samtliga Malmös fem stadsområden har i dialog med Akademikerförbundet SSR och Vision träffat en gemensam överenskommelse som innebär att man vill ta ett större grepp om arbetet med ovanstående krav. Istället för att stadsområdena driver ett eget arbete på sina respektive håll, vill man göra en större och mer genomgripande satsning i syfte att uppnå en hållbar arbetsmiljö inom socialtjänsten. Ett gemensamt arbete gör att resultaten av mätningarna går att jämföra mellan stadsområdena samt att en bra mätmetod blir meningsfull att använda löpande över tid. Vi tror även att kvaliteten i arbetet blir bättre och att vi får bättre resultat om vi arbetar samlat med de utmaningar som finns. Beslut har fattas 2015-11-06 att stadsområdesförvaltningarna och Sociala resursförvaltningen tillsammans upphandlar extern sakkunnig opartisk konsult som kan hålla i arbetet med ovanstående krav, dvs: • Undersöka och riskbedöma vilka förhållanden i arbetet som orsakar att det förkommer 4 • • • • • risker för socialsekreterare och chefer att drabbas av stressrelaterad ohälsa eller olycksfall i arbetet. Undersökningen ska omfatta samtliga sektioner, och innebära en fördjupad undersökning av de bakomliggande orsakerna till den höga arbetsbelastningen. Undersökningen och riskbedömingen kommer att omfatta följande förhållanden: o Tidsåtgången för samtliga arbetsuppgifter som åligger socialsekreterare och chefer, samt möjligheterna för dem att hinna med förekommande arbetsuppgifter, inklusive administrativa uppgifter. o Personalomsättningens, personalförändringars och nyrekryteringens påverkan på socialsekreterares och chefers arbetsbelastning. o Hur arbetsmängd och bemanning är anpassad till de arbetsuppgifter som socialsekreterare och chefer ska utföra. Undersökningen och riskbedömningen ska utmynna i en handlingsplan för de åtgärder som inte kan åtgärdas omedelbart. Av handlingsplanerna ska det framgå när åtgärderna ska vara genomförda, vem inom organisationen som ansvarar för att åtgärderna genomförs samt tidpunkt för kontroll att åtgärderna fått avsedd effekt. Konsultuppdraget kommer dessutom innefatta framtagandet av ett mätverktyg/metod för att kunna mäta arbetsbelastning. För stadsområdesförvaltning Norr samt Väster kommer kravspecifikation samt upphandling även upprättas avseende följande krav: o IT-systemens funktionalitet o kommunikation och samarbete mellan socialsekreterare och cheferna på de olika nivåerna i verksamheten o stöd från överordnad ledning i kommunen o förutsättningar för medverkan i handledning o beredskap inom organisationen att hantera arbetsuppgifter som prioriteras/väljs bort på grund av att tillgänglig tid inte räcker till för alla uppgifter Kravspecifikation och förfrågningsunderlag för konsultuppdrag kommer att upprättas så att upphandlingen kan påbörjas innan 2015-12-31. Konsultuppdraget kommer att påbörjas så snart det är möjligt och skall vara slutfört 2016-06-30. B. Med utgångspunkt från identifierade orsaker till riskförhållanden som framkommit vid undersökningen och riskbedömningen, ska ni i en handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning som ni inte har kunnat ågärda omedelbart. I syfte att förebygga socialsekreterarna utvecklar ohälsa till följd av stress och överbelastning i arbetet, ska ni vidta åtgärder för att se till att ni har en bemanning vid era sektioner som är anpassad till de arbetsuppgifter som socialsekreterarna ska utföra enligt de krav på effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet som verksamheten ställer. Av handlingsplanerna ska också framgå när åtgärderna ska vara genomförda, vem inom organisationen som ansvarar för att åtgärderna genomförs samt tidpunkt för kontroll att åtgärderna fått avsedd effekt. SVAR Arbetet med detta krav är avhängigt av vad som framkommer under avsnitt 1 krav A och kan planeras först efter att undersökning och riskbedömning enligt ovan är genomförd. Verksamheten har upprättat en struktur avseende tillvägagångsätt vid anhopning av arbetsuppgifter och behov av prioritering, se punkt 3. Verksamheten kommer även att påbörja 5 en inventering av sådana arbetsuppgifter som åligger socialsekreterare och sektionschefer men som inte är kopplade till befattning eller examen (dvs arbete som belastar och tar tid från arbetsuppgifter som är kopplade till tjänsten). Den nya organisationsförändringen stödjer en utökad tillgänglighet och kommunikation mellan socialsekreterare och chefer på olika nivåer i verksamheten och det finns upprättade mötesstrukturer för detta ändamål, se punkt 6. Avsnitt 2 - Sakkunnig resurs för hjälp med åtgärder Brist Förhållandena är sådana att det bedöms att behov finns att anlita opartisk resurs som bägge parter har förtroende för som hjälp med att undersöka och riskbedöma arbetsförhållandena samt arbetet med att ta fram åtgärder. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska anlita en opartisk sakkunnig resurs för hjälp med åtgärder. Det avser såväl vid genomförandet av undersökningar och riskbedömningar som vid arbetet med att upprätta förslag till åtgärder. Resursen ska ha erfarenhet av att undersöka, identifiera samt riskbedöma arbetsorganisatoriska psykososociala arbetsförhållanden. SVAR Precis som för avsnitt 1 krav A, har avdelningscheferna för individ- och familjeomsorg i samtliga Malmös fem stadsområden träffats och beslutat att upphandla en extern sakkunnig opartisk resurs. Själva upphandlingen kommer att göras innan 2015-12-31 och resursen beräknas kunna påbörja arbetet under våren 2016. Avsnitt 3 - Prioritering av arbetsuppgifter Brist Det är oklart för socialsekreterarna hur arbetet ska prioriteras vid arbetsanhopning. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska se till att det skriftligen blir klarlagt i vilken ordning socialsekreterarna ska prioritera sina arbetsuppgifter när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras. Ni ska också redovisa vilken beredskap som finns inom organisationen att hantera arbetsuppgifter som då väljs bort. SVAR Prioriteringslista är ett arbetsredskap som syftar till att stödja nya medarbetare i att kunna arbeta med ”rätt saker i rätt ordning” samt kan utgöra ett stöd för samtliga handläggare vid hög arbetsbelastning då erfarenhet och forskning visar på att förmågan att prioritera försämras under 6 långvarig belastning/stress. Det får dock anses vara angeläget att påtala att förutsättningarna för att strikt följa en prioriteringslista i det sociala arbetet inom myndighetsutövning är väldigt små. Risk för rättsosäker handläggning är överhängande om en statisk lista för alla situationer ska upprättas. Det sociala arbetets komplexitet med ständiga nya situationer som kräver flexibilitet och konstruktivitet hos handläggare och chefer är enligt verksamhetens mening inte möjligt att förena i en strikt lista. Arbetet är dagligen fyllt av prioriteringar vilka enskilda handläggare hanterar på egen hand utifrån erfarenhet eller rådgör med chef om. Det bör även påtalas att det finns risker förenat med att använda en prioriteringslista då denna inte tar hänsyn till det mellanmänskliga utan förutsätter att det finns en stabilitet och struktur för såväl handläggare, chefer, organisation som för de människor som verksamheten möter. Arbetsgruppen har tillsammas processat frågan om prioriteringslista. Frågor som blir viktiga att besvara vid användande av en prioriteringslista är bl.a. när en prioriteringslista träder i kraft, vem beslutar om detta samt hur länge ska denna gälla? Vem har ansvar för eventuella avvikelser och tillbud som kan uppkomma trots att prioriteringslista följs? Verksamheten bedömer att en statisk prioriteringslista utgör en risk i verksamheten varför bedömningen görs att det inte anses möjligt att uppfylla Arbetsmiljöverkets krav avseende en skriftlig prioriteringslista. Verksamheten har under året genomfört en organisationsförändring. Syftet med organisationsförändringen, som innebar ett utökat ledarskap, var just en ökad tillgänglighet för medarbetarna. Behov av en lägre personalomsättning vilket skulle frigöra tid från chefer från rekryteringsprocessen samt en god introduktion till nya medarbetare är faktorer som med sannolikhet kommer att påverka förutsättningarna positivt. Arbetsgruppen har tillsammas gjort bedömningen att medarbetarna genom ett nära ledarskap med tät kommunikation ska kunna få stöd i att prioritera sina arbetsuppgifter. Vid behov av prioritering av arbetsuppgifter ska medarbetare vända sig till närmsta chef och få stöd med prioritering. Om arbetsuppgifter som prioriteras bort inte kan hanteras i befintliga strukturer inom rimlig tid ska tillbud göras i syfte att synliggöra arbetsförhållandena. Samtliga medarbetare, såväl chefer som handläggare, upplever en otillfredsställande situation kring de arbetsuppgifter som prioriteras bort och som medarbetare sedan inte har utrymme att utföra då nya arbetsuppgifter ständigt tillkommer. Arbetsgruppen och respektive enhets medarbetare är enig avseende att det finns ett behov av en handlingsplan gällande hur vi arbetar vidare med att hantera dessa arbetsuppgifter. Med anledning av ovan nämnda har arbetsgruppen börjat processa fram idéer om möjligheter till ändrade arbetssätt, effektivisering och utveckling av arbetssätt. Arbetsgruppen vill betona vikten av att chefer och medarbetare tillsammans verkar för att hitta lösningar på ett systemplan. Om det inte finns möjlighet att genomföra förändringar och/eller det finns behov av resurser ska frågan lyftas till ledningen. Detta arbete med alternativa lösningar inom varje enhet som kan motverka hög arbetsbelastning bör fortsatt bedrivas framöver. Vidare bör arbetsuppgifter som skulle kunna utföras av annan yrkesgrupp listas inom varje enhet i syfte att se över alternativa lösningar. När sammanställning av arbetsuppgifter gjorts och alternativa arbetssätt listats bör faktiska förutsättningar ses över för att eventuellt genomföra förändringar. Arbetsgruppen kan även se att en utökad delegation inom vissa delar kan skapa utökade förutsättningar för chefer och medarbetare att hantera stress och hög arbetsbelastning som uppstår i det vardagliga arbetet. Verksamheten kommer med anledning av detta framöver att se över delegationen. 7 Information om tillvägagångssätt vid behov av prioritering av arbetsuppgifter kommer initialt ske vid gemensamt personalmöte den 4 december innevarande år. Framtagen rutin för att fånga upp och motverka tidiga tecken på för hög arbetsbelastning (se punkt 5) är uppbyggd med samma tillvägagångssätt. Detta säkrar för att medarbetare får kunskap om tillvägagångsätt vi hög arbetsbelastning och behov av stöd i att prioritera arbetsuppgifter. Av bifogad handlingsplan (se bilaga 3) framgår att arbetet med att se över alternativa lösningar och andra arbetssätt ska vara färdigställt 2016-01-31. Avsnitt 4 - Introduktion Brist Ni saknar tillräcklig introduktion och/eller bristande rutiner för introduktion i arbetet och för nya arbetsuppgifter. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska se till att ni har rutiner som innebär att socialsekreterarna som är nyanställda, vikarier, som återkommer efter en längre frånvaro eller har fått nya arbetsuppgifter, får den introduktion och de kunskaper som är nödvändig/a för att klara sitt arbete utan att riskera att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Introduktionen ska anpassas efter arbetstagarens förutsättningar och säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper i arbetet och vilka rutiner och instruktioner som gäller i verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall. Av rutinerna ska också framgå vem som gör vad i introduktionens olika delar. Rutinen ska dokumenteras skriftligt. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas reviderat och skapat enhetliga rutiner för de övergripande delarna i introduktionen inom verksamheten. Av rutinerna framgår vad som ska göras samt vem som är ansvarig. Rutinerna är sorterade med de övergripande delarna för hela verksamheten först och därefter inriktade sektionsvis. Framöver kommer varje sektion att se över innehållet sektionsvis för att säkerställa att relevant information finns med. Introduktionen omfattar sex månader och ska baseras på den nyanställdas tidigare erfarenhet. Blankett har upprättats avseende Försäkran om att ha tagit del av dokument (se bilaga 4). Blanketten ska undertecknas av medarbetare under introduktionen efter det att medarbetaren tagit del av dokumenten. Under implementeringsprocessen kommer samtliga medarbetare att få ta del av dokumenten samt underteckna blanketten i syfte att säkerställa att samtliga medarbetare i verksamheten har kännedom om dokumenten. Verksamheten kommer att tillsätta en tjänst per enhet för introduktion och mentorsuppdrag. Tjänsten kommer att ha ansvar för introduktionen inom varje enhet och fungera som mentor för nyanställda, vikarier samt de som återkommer efter en längre frånvaro eller har fått nya arbetsuppgifter. Tjänsten ska tillsättas av erfaren personal som även har i uppdrag att hålla verksamheten uppdaterad gällande nya riktlinjer och lagstiftning samt annan utveckling inom verksamhetsområdet. 8 Åtgärden kommer att skapa förutsättningar för en likartad introduktion inom verksamheten. Det kommer innebära ett utökat stöd gällande att förstå vilken kontext man som ny befinner sig i, stöd i att utföra arbetsuppgifter på ett rättssäkert sätt samt stöd i att avgränsa arbetsuppgifter. Det kommer likaså att innebära avlastning för såväl chefer som medarbetare då de kan fokusera på det sedvanliga arbetet. Denna tjänst kommer således att kvalitetssäkra introduktionen inom verksamheten samt minska belastningen av redan belastade medarbetare. Det finns även ett pågående övergripande arbete med förstärkt yrkesintroduktion och kompetensutveckling för samtliga verksamheter inom individ- och familjeomsorgen i Malmö stad. Första prioritet är utformandet och genomförandet av introduktionsutbildning för nyanställda. Förslaget ska innehålla struktur och kunskapsområden för en introduktion samt förslag på praktiskt genomförande av denna. Ansvar för det övergripande arbetet med kompetensförsörjning och yrkesintroduktion har HR-chefer, avdelningschefer inom individ och familj samt enhetschef för välfärdsavdelning. Förslagen ska vara styrgruppen tillhanda senast 151231. Introduktionsplanerna kommer ånyo behöva revideras avseende ansvarsområden då tjänsterna med introduktionsuppdrag tillsätts samt i samband med att Malmö stads övergripande introduktion lanseras. Avsnitt 5 - Rutiner att fånga upp och motverka tidiga tecken på för hög arbetsbelastning Brist Ni har bristfälliga rutiner för att motverka tidiga tecken på för hög arbetsbelastning. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska skriftligen utforma rutiner där det framgår hur signaler eller tidiga tecken på för hög arbetsbelastning hos socialsekreterarna ska fångas upp och vem eller vilka som ska/ i vilka befattningar det ingår att/fånga upp signaler eller tidiga tecken på för hög arbetsbelastning hos socialsekreterare. Rutinen ska också beskriva hur och av vem åtgärder ska vidtas med anledning av signaler eller tecken på för hög arbetsbelastning. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas utarbetat en rutin (se bilaga 1). Rutinen beskriver olika tecken/signaler som medarbetare och chefer bör uppmärksamma samt tillvägagångsätt vid hanterande av hög arbetsbelastning. Rutinen kommer att finnas tillgänglig i den gemensamma mappen under arbetsmiljö. Information om rutinen samt var den finns kommer att delges nya medarbetare under introduktion. Initialt kommer samtliga medarbetare erhålla en första information vid gemensamt personalmöte den 4 december innevarande år. Av bifogad handlingsplan (se bilaga 3) ska vara implementerad 2016-01-31. Utvärdering sker med stöd av Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå (se bilaga 2) vid årets slut, dvs senast 2016-21-31. 9 Avsnitt 6 - Regelbundna möten med närmsta chef för stöd i arbetet. Brist Det saknas tid och planering för regelbundna möten med närmsta chef för stöd i arbetet. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska se till att det finns planerade tider för regelbundna möten där respektive socialsekreterare kan träffa sin närmsta chef för att få stöd i arbetet, såsom prioritering av ärenden, hantering av psykiskt påfrestande situationer i arbetet etc. Ni ska härvid till Arbetsmiljöverket redovisa hur ni ser till att cheferna ges tid för att utföra sådana uppgifter. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas gjort en översyn avseende upprättade strukturer för såväl regelbundna övergripande möten, möten i mindre grupper samt enskilda möten med närmsta chef, för stöd i arbetet. Mötesstrukturen tydliggör och skapar förutsättningar för cheferna att utföra arbetsuppgifter såsom prioritering av ärenden, socialsekreterarna att träffa sin närmsta chef och få stöd i arbetet samt stöd i att hantera psykiskt påfrestande situationer i arbetet etc. IoF- chef har möte med ledningsgruppen, dvs enhetschefer, en gång per vecka tillsammans samt enskilt varannan vecka. En gång i månaden hålls APT i samband med ledningsgruppsmöte. Enhetschefer har möte med sektionschefer en gång per vecka samt regelbundna enskilda möten. En gång i månaden hålls APT med sektionschefer. Enhetschef ansvarar även för dagordning och genomförande av APT för hela enheten en gång per månad. Om frågor ska diskuteras som berör enskild sektion på APT delas gruppen in i respektive sektioner och då fortsätter sektionschef att ansvara för sin grupp. Sektionschefer har möten med arbetsgruppen en gång per vecka. Mötenas utformning och innehåll ser något annorlunda ut på de olika enheterna. • Sektionerna vid enheten barn och familj har inplanerat personalmöte en gång per vecka för information och metoddiskussioner. Utöver detta har man ärendegenomgångar sektionsvis en gång per vecka. Individuella tjänstegenomgångar sker en gång per månad eller oftare utifrån behov. APT hålls en gång per månad för hela enheten och viss tid delas enheten sektionsvis. Enheten barn och familj har ganska nyligen ändrat sina mötesstrukturer samt har en relativt ny arbetsgrupp varför man framöver kommer att utvärdera mötesstrukturen. Öppenvården har personalmöte en gång i veckan, där man kan ta upp ärenden, samt individuella tjänstegenomgångar två gånger per termin eller oftare utifrån behov. Öppenvården har eget APT måndagar efter det gemensamma APT på enheten. • Sektionerna vid enheten vuxen har inplanerat personalmöte en gång per vecka. Detta möte rymmer både information, metod- och ärendediskussioner vilket arbetsgrupperna samtalar kring att dela upp. Individuella tjänstegenomgångar sker en gång per månad eller oftare utifrån behov. APT hålls en gång per månad för hela enheten och viss tid delas enheten sektionsvis. • Sektionerna vid enheten ekonomiskt bistånd har inplanerat personalmöte en gång per månad för information, diskussion och metodfrågor samt ärendegenomgångar 10 sektionsvis en gång per vecka. Individuella tjänstegenomgångar sker en gång per kvartal eller oftare utifrån behov. APT hålls en gång per månad för hela enheten och viss tid delas enheten sektionsvis. Den nya ledningsorganisationen som implementerats under 2015 skapar förutsättningar för ett nära ledarskap med tät kommunikation och mötesstrukturen möjliggör en regelbunden kontakt med sin närmsta chef. Avsnitt 7 - Hot och våld Brist Ni har inte undersökt och bedömt vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet och vidtagit förebyggande åtgärder med anledning därav. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav a) Ni ska undersöka arbetsförhållandena och bedöma vilka risker som finns i er verksamhet. Undersökningen och riskbedömningen ska omfatta arbete som era arbetstagare utför såväl i lokalerna som utanför. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Särskilt ska följande faktorer ingå i undersökningen och riskbedömningen. Hembesök Resor i tjänsten med klienter samt resor till klientboenden Kontroll av att ssk återvänt efter hembesök/tjänsteresor Klientbesök på arbetsplatsen Ovälkommet besök på arbetsplatsen Risker vid negativa beslut till klient Lokalernas utformning, inkl. reception Ensamarbete Tillgång till larm och användning därav Särskilda risker för gravida arbetstagare Arbetsrelaterade hot på fritiden, sociala medier Resor kopplade till skyddsärenden Risker till och från arbetsplatsen b) Ni ska i en skriftlig handlingsplan dokumentera de åtgärder som ni, utifrån undersökningen och riskbedömningen i punkten 1, anser behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall och som ni inte kan genomföra omedelbart. I handlingsplanen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. SVAR Arbetsgruppen har tillsammans gjort riskbedömningar på samtliga moment ovan (se bilaga 5) I den bifogade handlingsplanen framgår det vilka krav som kvarstår att åtgärdas (se bilaga 3) 11 Avsnitt 8 - Säkerhetsrutiner Brist Det finns brister i era säkerhetsrutiner som kan medföra risk för hot eller våld. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav a) Ni ska se till att ni har aktuella skriftliga säkerhetsrutiner för arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Rutinerna ska vara tillgängliga på arbetsplatsen. Ni ska gå igenom säkerhetsrutinerna med de arbetstagare som kan bli berörda av riskerna. b) Ni ska komplettera era skriftliga säkerhetsrutiner med uppgift om åtgärder som ska vidtas när arbetsrelaterat våld eller hot om våld riktas mot arbetstagare under dennes fritid eller om hotet om våld sker genom sociala medier. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas påbörjat arbetet med att ta fram, revidera och komplettera befintliga hot och våldsrutiner. Dessa hot och våldsrutinerna kommer att vara en del av de nya säkerhetsrutinerna som ska tas fram. Tidigare har individ- och familjeomsorgen haft olika säkerhetsrutiner i olika dokument. Dessa kommer att sammanställas till ett dokument och kompletteras med instruktioner för de olika säkerhetsmomenten. Säkerhetsrutinerna ska omfatta: passagesystem, besöksrutiner, överfallslarm, inbrottslarm, bärbart överfalls-/GPS larm, utlöst överfallslarm samt brand/utrymningslarm, samt de tidigare hot och våldsrutinerna. Ett förslag på riskanalys/checklista för arbete som kan medföra risk för hot eller våld har tagits fram (se bilaga 6) Säkerhetsrutinerna kommer även att kompletterats med vad som ska göras när medarbetare blir hotade i sin tjänsteutövning, på sin fritid eller via sociala medier. Alla hot som berör medarbetare inom individ- och familjeomsorgen ska dokumenteras och hanteras enligt de säkerhetsrutiner som tas fram. Avsnitt 9 - Kunskaper om risker Brist Era arbetstagare saknar tillräckliga kunskaper om de risker för hot och våld som finns i er verksamhet och om vad man bör göra för att undgå riskerna. Ni saknar en utbildning gällande säkerhet för socialsekreterare som är verksamhetsspecifik för socialsekreterare och receptionen. 12 Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska se till att era arbetstagare får kunskaper om vilka risker för hot och våld som är förknippade med eras arbete samt vad man borde göra för att undvika att en vålds- eller hotsituation inträffar och vad man bör göra om en sådan inträffar. Ni ska se till att era arbetstagare genomför en utbildning gällande säkerhet för socialsekreterare som är verksamhetsspecifik för socialsekreterare och receptionen. SVAR Enheten för trygghet och säkerhet (ETOS) i Malmö stad kommer att ta fram en verksamhetsspecifik säkerhetsutbildning för all personal anställd inom individ- och familjeomsorgen i Malmö stad. Avsnitt 10 - Lokalernas utformning och utrustning Brist Era lokaler är inte utformade och utrustade så att risken för hot och våld så långt det är möjligt förebyggs. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav a) Ni ska se till att era lokaler utformas och utrustas så att risk för våld eller hot om våld så långt det är möjligt förebyggs. b) Ni sak se till att obehöriga inte obemärkt kan ta sig in i era lokaler. c) Ni ska se till att era arbetstagare har tillgång till besöksrum som är utrustade och möblerade så att reträttväg finns ut ur rummet ifall någon vålds- eller hotsituation skulle uppstå. Med reträttväg avses här en väg där arbetstagaren kan ta sig ut ur rummet utan att behöva passera besökande i rummet. d) Ni sak se till att lösa föremål, som kan användas som tillhyggen, inte är lätt åtkomliga för besökande i de rum ni tar emot besök. SVAR Individ- och familjeomsorgens lokaler är inte optimalt utformade. En byggnadsprocess har påbörjats och avdelningschefen har haft byggmöte med fastighetsägare och arkitekt. En säkerhetexpert från ETOS kommer att konsulteras i samband med ombyggnad. Vid ombyggnad kommer inga samtalsrum att förläggas inne i verksamheten och receptionen kommer att byggas om. Detta för att säkerställa att receptionens utformning blir ändamålsenlig och trygg för samtliga medarbetare inom individ- och familjeomsorgen. 13 Avsnitt 11 - Möjlighet att kalla på snabb hjälp Brist Det finns brister när det gäller att era arbetstagars möjligheter att kalla på snabb hjälp vid hembesök. Även andra arbetsuppgifter utanför socialkontoret då socialsekreterare träffar klienter, till exempel resor, skyddsärenden, på andra boenden. För att snabb hjälp ska kunna ges i en nödsituation behövs i allmänhet en i förväg uppgjord plan. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav a) Ni ska se till att arbetstagare kan kalla på snabb hjälp vid en vålds- eller hotsituation t.ex. genom ett fast och/eller bärbart larm vid hembesök. b) Ni ska ta fram skriftliga rutiner för vem som ska ta emot larm och vilka åtgärder som ska vidtas när larm utlösts vid hembesök. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas diskuterat vilka rutiner som går att ta fram i förhållande till larm och hembesök. GPS-larm ska alltid medtagas vid hembesök. Det finns rutiner för dessa idag men de kommer att revideras och skrivas in i de nya säkerhetrutinerna. Dessa kommer också att kompletteras med instruktioner för att snabbt kunna kalla på hjälp vid andra situationer under tjänsteutövning utanför arbetsplatsen. Avsnitt 12 - Rutiner för uppföljande åtgärder efter hot/våld-situation Brist Det finns brister i ert arbete med uppfäljande åtgärder. För att undvika eller lindra skador av en vålds- eller hotsituation och förebygga framtida problem är det viktigt att det finns en förberedd organisation för detta på arbetsplatsen. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav a) Ni ska ta fram skriftliga rutiner så att de tillbud och händelser med hot eller våld som inträffat i verksamhet rapporteras, dokumenteras och utreds samt att förebyggande åtgärder vidtas. b) Ni skata fram skriftliga rutiner så att era arbetstagare i anslutning till en våldshändelse eller hot om en sådan snabbt kan få hjälp och stöd för att förebygga eller lindar såväl fysiska som psykisk skada. I rutinen ska ingå att arbetstagaren vid behov ska erbjudas professionell hjälp för att bearbeta eventuella krisreaktioner som kan uppstå senare c) Ni ska ta fram skriftliga rutiner som säkerställer att era arbetstagare, som kallas till rättegång som vittne eller målsägande med anl. av en inträffa hot- eller våldshändelse i er verksamhet, innan rättegången: - ges information om hur en rättegång går till och 14 - erbjuds att ha med sig en chef eller annan kollega som stödperson vid förhör hos polisen eller vid rättegången. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas påbörjat ett arbete med att ta fram och revidera befintliga rutiner. Vid hot och våldsituationer ska alltid en tillbudsrapport skrivas. Tillbudsrapporten ska överlämnas till avdelningschef och ska tas upp i samverkan. När ett tillbud har skett ska arbetsledningen undersöka vad som har hänt, bedöma konsekvenser och behov av åtgärder, vidta eventuella åtgärder och följa upp dessa. Information om händelsen ges lämpligtvis på APT. Uppföljning ska ske i samverkan kontinuerligt. Våra nuvarande rutiner innehåller följande information om hot eller våldsituation: Närmsta chef är ansvarig för att genomföra ett samtal i anslutning till händelsen och att följa upp samtalet inom två månader. Detta för att en reaktion på händelsen kan komma i efterhand. Närmsta chef kan också bedöma att ytterligare stöd behövs till medarbetaren, exempelvis kontakt med företagshälsovården. Vid allvarligare situationer innehållande hot och våld mot medarbetare är utgångspunkten att polisanmälan alltid ska göras. Särskild hänsyn ska dock tas till den enskildes inställning kring anmälan. Närmsta chef är ansvarig för att se till så att medarbetaren får stöd före, under och efter en rättegång om händelsen skulle resultera i sådan. Om medarbetaren kallas till förhör eller ska vittna ska närmsta chef eller kollega följa med som stöd. I våra planerade säkerhetsrutiner kommer det att finnas länkat material till Sveriges domstolar avseende medarbetare som blivit utstatta för hot och våld. Det länkade materialet kommer att handla om hur rättegångsprocessen går till, domstolsverkets information om brottsoffer/målsägande samt information till personer som är vittne. Medarbetaren ska ges tid att gå igenom materialel samt ges möjlighet att få samtalsstöd hos företagshälsovården om behov finns. Avsnitt 13 - Anlita säkerhetsexpert gällande krav 7-12 Brist Arbetsmiljöverket bedömer att ni inom er verksamhet inte har tillräckliga kunskaper/är i behov av sakkunnig hjälp för att åtgärda brister i er verksamhet gällande samtliga krav som står under rubrikerna som rör hor eller våld, krav 7-12. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska anlita säkerhetsexpert när ni uppfyller samtliga krav som står under rubrikerna som berör hot och våld, krav 7-12. SVAR ETOS kommer att granska de nya säkerhetsrutinerna, för att säkerställa deras kvalitet. 15 Avsnitt 14 - Systematiskt arbetsmiljöarbete - rutiner riskbedömningar Brist Vid inspektionen framkom att de enskilda sektionerna inte genomförde någon undersökning och riskbedömning av arbetsmiljöförhållandena. Det är oklart om de övergripande rutiner kring undersökning och riskbedömning är anpassade till verksamheten på sektionerna. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska se till att det finns skriftliga rutiner som innebär att ni regelbundet undersöker och riskbedömer arbetsförhållandena för socialsekreterarna inom sektionerna och att riskreducerande åtgärder vidtas med anledning därav. Rutinen ska beskriva tillvägagångssätt för att säkerställa att alla förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön inom sektionerna omfattas av undersökningen och riskbedömningen Rutinen ska också beskriva att det av riskbedömningen ska framgå om riskerna är allvarliga eller ej samt att riskbedömningen ska dokumenteras. Av rutinen ska framgå att ni i en skriftlig handlingsplan dokumenterar de åtgärder som ni - utifrån riskbedömning -anser behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall, och som ni inte kan genomföra omedelbart. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas utarbetat en handbok för arbetsmiljöarbetet vid individ- och familjeomsorgen i Norr. I handboken finns skriftliga rutiner med information avseende riskbedömningar. Informationen beskriver när riskbedömning ska göras, hur riskbedömning bör genomföras med stöd av olika undersökningsmetoder samt vem som ska vara med vid riskbedömningar. Av rutinen framgår det att bedömningarna ska dokumenteras, att det ska framgå om riskerna är allvarliga eller ej samt att handlingsplan ska upprättas om åtgärder inte kan genomföras omdedelbart (se bilaga 1). Riskbedömningar av arbetsmiljön är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet vilket beskrivs i arbetsmiljöhandboken. Bedömning ska ske om genomförd riskbedömning ska lyftas uppåt i samverkan. Genomförda riskbedömningar och handlingsplaner ska sparas digitalt i gemensamma mappen under respektive enheter. Detta för att säkerställa att genomförda riskbedömningar och handlingsplaner ska finns tillgängliga vid uppföljningar och för skyddsronder. Rutinerna kommer att finnas tillgängliga i den gemensamma mappen under arbetsmiljö. Information om rutinerna samt var de finns kommer att delges nya medarbetare under introduktion. Initialt kommer samtliga medarbetare erhålla en första information vid gemensamt personalmöte den 4 december innevarande år. Framöver kommer information ske vid personalmöten för hela verksamheten samt vid APT. Av bifogad handlingsplan (se bilaga 3) framgår det att utvärdering av genomförande av riskbedömningar sker med stöd av Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå (se bilaga 2) vid årets slut, dvs senast 2016-21-31. 16 Avsnitt 15 - Systematiskt arbetsmiljöarbete - tillbudsrapportering Brist Vid inspektionen framkom att det var oklart hos arbetstagarna vilka tillbud eller situationer som ska rapporteras till arbetsgivaren och på vilket sätt, man har inte diskuterat vid vilka förhållanden eller situationer som socialsekreterare på enheten/sektionen bör anmäla, det var vanligt att man inte rapporterar tillbud som skulle kunna ses som riskförhållanden. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav a) Ni ska informera arbetstagarna om era rutiner för rapportering av tillbud och olycksfall i arbetet. Ni ska se till att rutinerna är kända och efterlevs av alla berörda. b) Ni ska definiera vad ett tillbud är och klargöra skillnaden mellan tillbud och olycksfall samt vem som ansvara för att utreda till budet. c) Ni ska undersöka de bakomliggande orsakerna till tillbudet d) Ni ska bedöma om det behöver vidtas åtgärder för att förhindra liknande händelser och situationer e) Ni ska informera arbetstagarna om det som inträffat och om aktuella åtgärder f) Ni ska även se till att tillbudsrapporteringen används som en del av era riskbedömningar SVAR Arbetsgruppen har tillsammas upprättat rutiner för tillbud samt för arbetsskador vilken finns att tillgå i arbetsmiljöhandboken (se bilaga 1). Av rutinen framgår en tydlig definition avseende skillnaden mellan tillbud och olycksfall. Medarbetare anmäler tillbud till sin närmsta chef. Närmsta chef har ansvar för att undersöka, bedöma och vidta eventuella åtgärder samt följa upp desamma. Tillbuden är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet vilket beskrivs i arbetsmiljöhandboken. Tillbuden tas upp i samverkan inom individ- och familjeomsorgen. Rutinerna kommer att finnas tillgängliga i den gemensamma mappen under arbetsmiljö. Information om rutinerna samt var de finns kommer att delges nya medarbetare under introduktion. Initialt kommer samtliga medarbetare erhålla en första information vid gemensamt personalmöte den 4 december innevarande år Rutinen beskriver hur tillämpning av tillbud kommer att implementeras i verksamheten bl.a. genom att tillbud, gjorda samt uppföljningar av tidigare gjorda, ska tas upp på APT. Av bifogad handlingsplan (se bilaga 3) framgår det att utvärdering av genomförande av tillbud och arbetsskador sker med stöd av Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå (se bilaga 2) vid årets slut, dvs senast 2016-21-31. 17 Avsnitt 16 - Anmälan av allvarliga tillbud och olycksfall till Arbetsmiljöverket Brist Ni saknar rutiner som säkerställer att ni utan dröjsmål, till arbetsmiljöverket, anmäler olycksfall eller någon annan skadlig inverkan i arbetet som lett till dödsfall, svårare personskada, drabbat flera anställda, samt tillbud i arbetet som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska ta fram rutiner för att anmäla allvarliga olyckor och tillbud till Arbetsmiljöverket. Rutinerna ska beskriva vilka som ska omfattas och vem som ska anmäla. SVAR Arbetsgruppen har tillsammas upprättat rutin för anmälan av allvarliga olyckor och allvarliga tillbud vilken finns att tillgå i arbetsmiljöhandboken. Av rutinen framgår vilka händelser som omfattas, hur anmälan görs samt vem som är ansvariga för att anmäla (se bilaga 1). Avsnitt 17 - Systematiskt arbetsmiljöarbete - medverkan Brist Vid inspektionen framkom att ni sällan diskuterade arbetsmiljöfrågor vid era möten i sektionerna. För att säkerställa att arbetsmiljöfrågor blir en naturlig del i den dagliga verksamheten är det viktigt att arbetsmiljöfrågor diskuteras och att det finns förutbestämda former för hur arbetstagarna och skyddsombuden kan medverka i arbetsmiljöarbetet. En förutsättning för medverkan är att berörda får den tid och den information som de behöver för detta. Det har också framkommit att tidigare samverkan inte har kommit igång på grund av avsaknad av rutiner och förutbestämda tillvägagångssätt för effektivt samarbete. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska se till att det finns skriftliga rutiner för arbetstagarnas och skyddsombudens medverkan i det systematiska arbetsmiljöarbetet på sektionen. Rutinen ska beskriva också beskriva formerna för medverkan mellan arbetsgivare och skyddsombud/arbetstagare SVAR Arbetsgruppen har tillsammas upprättat rutiner avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet inom individ- och familjeomsorgen i Norr. I arbetsmiljöhandboken beskrivs hur arbetstagarnas och skyddsombudens medverkan ska se ut. I den upprättade arbetsmiljöhandboken framgår det att arbetstagare och skyddsombud ska medverka vid såväl psykosociala som fysiska skyddsronder och medverka vid riskbedömningar i verksamheten. Resultaten återkopplas vid APT samt tas upp i samverkan inom Individ- och familjeomsorgen (se bilaga 1). 18 Avsnitt 18 - Skyddsombud och arbetstagares medverkan - inspektionsmeddelandet Brist Det är viktigt att berörda arbetstagare och skyddsombud ges möjlighet att medverka i arbetet med att åtgärda uppmärksammade brister. Krav Ni ska se till att berörda arbetstagare och skyddsombud får möjlighet att medverka i arbetet med att uppfylla samtliga krav som anges i detta inspektionsmeddelande. SVAR Verksamheten har sett till att berörda arbetstagare och skyddsombud har beretts möjlighet att medverka i arbetet med att uppfylla kraven i inspektionsmeddelandet. Inspektionsmeddelandet har initialt förts ut till samtliga medarbetare via mail och därefter genom information på personalmöte och på arbetsplatsträffar innan samt under arbetsprocessen. Arbetsprocessen kring inspektionsmeddelandet har samverkats med fackliga ombud och chefer inför uppstarten, under processens gång samt inför lämnande av svar. Vidare har avstämningsmöten förts, enligt ovan nämnda struktur, med stadsområdesdirektör, verksamhetschef, HR-chef, huvudskyddsombud samt facklig företrädare för Akademikerförbundet SSR och Vision. Under arbetsprocessen har verksamhetschef löpande sett till att samtliga medarbetare underrättats om processen genom informationsbrev. Inspektionsmeddelandet har delats upp i tre huvudområden såsom arbetsförhållanden, hot och våld samt systematiskt arbetsmiljöarbete. För varje område har det utsetts en arbetsgrupp. I varje arbetsgrupp har enhetschefer haft övergripande ansvar för gruppens arbete. Grupperna har representerats av företrädare för enheterna/sektionerna, som önskat medverka i arbetet samt av skyddsombud och HR-personal. Företrädarna har haft i uppdrag att fungera som enheternas förlängda arm och ska ha samlat in synpunkter och material till arbetsgrupperna och återgett information om den pågående processen. När vi i texten skriver att arbetsgruppen tillsammans har gjort något betyder detta att övriga medarbetare varit involverade i arbetet. Arbetsgruppens arbete ligger tillgängligt för samtliga medarbetare under den gemensamma mappen i datorn. Samtliga deltagare i grupperna har arbetat operativt med inspektionsmeddelandet i form av gemensamma diskussioner, genom medverkan vid genomförande av riskbedömningar samt revidering av och upprättande av rutiner. Stort fokus har legat på planering kring implementering och vidmakthållande av genomförda samt planerade åtgärder. Implementering av reviderade och upprättade rutiner kommer att ske vid APT, sektionsvis i arbetsgrupperna samt under introduktion av nya medarbetare. Handlingsplan för kvarstående krav som ännu ej har åtgärdats har upprättats och bifogas (se bilaga 3). Ansvariga Eva-Britt Holmberg Avdelningschef Ann Söllgård Förvaltningschef Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 1(18) Avdelningen för inspektion MALMÖ KOMMUN Tyra Kälvesten, 010-730 9943 [email protected] 20580 MALMÖ Resultatet av inspektionen- socialsekreterares arbetsförhållanden Ert org. nr 2120001124 Arbetsställe MALMÖ KOMMUN, STADSOMRÅDESFÖRVALTNING NORR Besöksadress STORA NYGATAN 1, MALMÖ Besöksdatum 26 maj 2015 Deltagare i inspektionen (26 maj 2015) Eva-Britt Holmberg, Avdelningschef Anders Andersson, Nämndsordförande Stadsområdesnämnd Norr Lena Vallin, Facklig sekreterare SSR Lida Func, Huvudskyddsombud Norr Ann Söllgård, Stadsområdesdirektör Norr Ulrika Lundberg, HR-konsult, HR avdelning Malmö Stad Eva Karsten, arbetsmiljöinspektör Peter Burman, arbetsmiljöinspektör Tyra Kälvesten, arbetsmiljöinspektör Ni ska före 23 november 2015 informera oss om vad ni har gjort med anledning av de brister och krav vi redovisar här. I svaret bör ni särskilt beskriva: • hur ni fört ut innehållet i inspektionsmeddelandet till berörda medarbetare • hur ni har uppfyllt kraven • hur skyddsombud och övrig personal har varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna Svaret bör undertecknas så att det framgår att den som är skyddsombud har tagit del av det. Var vänlig ange vår beteckning 2015/014303 i svaret. Se 7 kap. 3 § arbetsmiljölagen. Postadress 112 79 Stockholm Telefon: 010-730 90 00 • Telefax: 08-730 19 67 E-post: [email protected] • Webbplats: www.av.se Organisationsnummer: 202100-2148 Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 2(18) Arbetsgivaren ska, enligt 3 kap. 2 § första stycket arbetsmiljölagen, vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Trots att vi nu ger er viss tid att informera oss hur ni har åtgärdat våra krav har ni ändå kvar det fulla ansvaret för arbetstagarnas arbetsmiljö. Ert arbetsmiljöansvar gäller oavsett om Arbetsmiljöverket har ställt krav mot er eller inte. BRISTER OCH KRAV Brist 1 ARBETSBELASTNING/ RESURSER Undersökning och riskbedömning samt handlingsplan För majoriteten av de intervjuade socialsekreterarna är arbetet psykiskt tungt och för majoriteten av de intervjuade socialsekreterarna är det vanligt att arbeta under tidspress. Det finns lagstadgade tider till exempel fyra månader att göra en utredning. Har man då många utredningar som fylls på med nya med ett ständigt inflöde, samt att utredningarna inte följer planeringen så blir det mycket tidspressat. Många av socialsekreterarna hinner inte med sitt arbete inom ordinarie tid, och det är vanligt att man arbetar längre än den ordinarie tiden. Det är också vanligt att akuta situationer skapar extra arbetsinsatser vilket påverkar arbetssituationen negativt. Många upplever att det inte går att påverka sin arbetssituation och planeringen av arbetet. Om man får hjälp av närmaste chef att prioritera arbetsuppgifter så försvinner de inte från agendan utan det blir bara en temporär prioritering som den enskilda arbetstagaren måste hantera senare. Majoriteten av de intervjuade socialsekreterarna arbetstagare tycker att arbetsbelastningen är ett påtagligt problem och majoriteten av de intervjuade upplever arbetsförhållandena sådana att de inte kommer att arbeta på nuvarande arbetsplats fram till pension. Arbetsförhållanden kräver mycket av socialsekreterarna och majoriteten av de intervjuade har senaste halvåret besvärats av stressymptom som de sätter i samband med sitt arbete. Ofta händer saker på fredagar vilket innebär att man får stanna kvar och jobba klart ärendet. Det finns inget joursystem för att hantera detta utan man brukar fråga runt vem som kan. Den sociala jouren tar över vid 16.00 men den är för hela staden och de hinner inte med allt, samt att de inte kan ta över vissa ärenden. Det finns sektioner där man jobbar över tre dagar i veckan för Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 3(18) att hinna med arbetet. Hög personalomsättning innebär högre arbetsbelastning på alla i sektionerna. Ofta är man två i ett ärende, men slutar en person så blir man ensam kvar samt att man övertar handläggare ansvaret. Det har också varit hög omsättning på chefer. Även sjukskrivna chefer och arbetstagare på grund av utmattning och hög arbetsbelastning och stress. Om en kollega är sjuk förväntas man täcka upp för kollegan. En period har det varit chefslöst på en sektion. Detta har inneburit att chefer inte varit tillgängliga och beslut blivit uppskjutna på grund av att arbetstagarna inte haft egen delegation. Detta har skapat stress. Det blir glapp i bemanningen när tjänster ska tillsättas. Socialtjänsten i Norr har fått nya tjänster men personalen anser att det är ändå inte tillräckligt med personal. En tjänst som tillkom slukades upp direkt. Man är för få anställda för alla ärenden. Angående att påtala den höga arbetsbelastningen så berättar socialsekreterarna att det hjälper inte och att det är inte lönt att säga till. Man har gett upp. Statistiken som politikerna får från socialsekreterarna är ej heltäckande vilket innebär att resurstilldelningen av tjänster inte är matchad mot arbetskraven. Socialsekreterarna berättar att man har ett enormt ansvar. Oftast är de underbemannade. Det går inte att kontrollera införseln av ärenden. Antalet ärenden ökar. Det finns inget max. Frustration och stress att inte kunna hantera inflödet. Högt ansvar i kombination med hög arbetsbelastning. De gör planeringar av sitt arbete, men på grund av akuta situationer raseras planeringen gång på gång. Vecka efter vecka. Det finns en oro i att vara underbemannade och man vet inte vem som kan överta ta mina ärenden om man själv inte hinner. Det finns ingen tid för återhämtning efter besök, ingen tid att slutföra eller att förbereda. Det är alltid för mycket att göra. Det finns inga lugna perioder längre. Man berättar att när man tar hand om de nya får man jobba det dubbla. Är man ny och osäker får man fråga de belastade kollegorna, vilket blir en belastning för bägge parter. De nya får ta tunga ärenden själva. Man delar inte heller på dessa ärenden. Även semestrarna blir oro kring. Man får går in och täcka för varandra vilket blir nästan en omöjlighet. Man förstår inte hur sommaren ska lösas när man är så få. Det har också blivit en fråga mellan kollegor hur ledigheterna ska tas ut. Det är ingen chefsfråga, vilket man hade önskat. Administrationen är tung. Under intervjuerna framkommer att socialsekreterarna är back konstant med de administrativa uppgifterna. Dokumentationskraven har ökat. Journalsystemen Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 4(18) är inte bra. Sega datorerna som hakar upp sig. Telefoner som inte fungerar. Ofta får man lösa detta själva. Kopiatorerna är trasiga och det tar flera dagar innan de lagas. Arbetsförhållandena för socialsekreterarna innebär sammantaget bristande balans mellan de krav som ställs och de förutsättningar/resurser som finns för att utföra arbetet och att socialsekreterarna har en överbelastad arbetssituation. Arbetsbelastningen är sådan att det bedöms finnas risk för ohälsa och det är viktigt att undersöka orsakerna till rådande arbetssituation då en sådan undersökning inte är genomförd. Ni har inte undersökt och riskbedömt orsakerna till riskförhållanden som kan leda till arbetsrelaterade hälsobesvär samt utifrån detta tagit fram handlingsplaner för åtgärder i syfte att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Krav Undersökning och riskbedömning samt handlingsplan a) Ni ska göra en undersökning och bedömning av vilka förhållanden i vardagen i arbetet som orsakar att det förekommer risker för socialsekreterarna att drabbas av stressrelaterad ohälsa eller olycksfall i arbetet. Undersökningen och riskbedömningen ska minst omfatta hur nedanstående förhållanden påverkar arbetssituationen: • Hur arbetsmängd och bemanning är anpassade till de arbetsuppgifter som socialsekreterare ska utföra • Tidsåtgången för samtliga arbetsuppgifter som åligger socialsekreterare och möjligheterna för dem att hinna med förekommande arbetsuppgifter, inkl. administrativa uppgifter • Personalomsättningens, personalförändringars och nyrekryteringens påverkan på socialsekreterarnas arbetsbelastning • Beredskap inom organisationen att hantera arbetsuppgifter som prioriteras/väljs bort på grund av att tillgänglig tid för socialsekreterare inte räcker till för alla uppgifter • IT-systemens funktionalitet i arbetet • Kommunikation och samarbete mellan socialsekreterare och cheferna på de olika nivåerna i verksamheten • Stöd från överordnad ledning i kommunen • Förutsättningar för att medverka i handledning Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 5(18) Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och innehålla en beskrivning av vilka förhållanden som bedöms vara förenat med risker för ohälsa, om riskerna är allvarliga eller inte. Se 8 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 2 kap. 1 § och 3 kap. 2c § arbetsmiljölagen b) Med utgångspunkt ifrån genomförda undersökningar och riskbedömning och i syfte att förebygga att socialsekreterarna utvecklar ohälsa till följd av stress och överbelastning i arbetet ska ni vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olyckor. I detta ingår att vidta åtgärder för att se till att ni har en bemanning vid enheterna som är anpassad till de arbetsuppgifter som socialsekreterarna ska utföra enligt de krav på effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet som verksamheten ställer. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan där det framgår när åtgärderna ska vara genomförda, vem inom organisationen som ansvarar för att åtgärderna genomförs samt tidpunkt för kontroll att åtgärderna fått avsedd effekt. I handlingsplanen ska framgå vilka åtgärder som ni vidtar på kort och lång sikt för att förebygga ohälsa hos socialsekreterarna. Av handlingsplanen ska också framgå att angivna åtgärder är beslutade på den beslutsnivå inom organisationen som har befogenheter att tillföra resurser eller att minska eller ta bort arbetsuppgifter. Se 8 och 10 §§ Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 2 kap. 1 § och 3 kap. 2-3 §§ arbetsmiljölagen Brist 2 SAKKUNNIG RESURS FÖR HJÄLP MED ÅTGÄRDER Förhållandena är sådana att det bedöms att behov finns att anlita opartisk resurs som bägge parter har förtroende för som hjälp med att undersöka, riskbedöma arbetsförhållandena och vid arbetet med att ta fram åtgärder. Krav Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 6(18) SAKKUNNIG RESURS FÖR HJÄLP MED ÅTGÄRDER Ni ska anlita en opartisk resurs vid genomförandet av undersökningar och riskbedömningar. Resursen ska också anlitas vid arbetet med att upprätta förslag till åtgärder. Resursen ska ha erfarenhet av att undersöka, identifiera samt riskbedöma arbetsorganisatoriska och psykosociala arbetsförhållanden. Både arbetsgivare och arbetstagare ska ha förtroende för resursen. Se 12 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete och 3 kap 2c § AML Se 12 § AFS 2001:01 samt 3 kap. 2c § AML. Brist 3 PRIORITERING AV ARBETSUPPGIFTER Det är oklart för socialsekreterarna hur arbetet ska prioriteras vid arbetsanhopning. Krav PRIORITERING AV ARBETSUPPGIFTER Ni ska se till att det skriftligen blir klarlagt i vilken ordning socialsekreterarna ska prioritera sina arbetsuppgifter när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras. Ni ska också redovisa vilken beredskap som finns inom organisationen att hantera arbetsuppgifter som då väljs bort. Se 7 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 2 kap. 1 §, 3 kap. 3 § arbetsmiljölagen och 7 kap 3 § Brist 4 INTRODUKTION Under intervjun framkommer att introduktionen av nyanställda inte har fungerat. Man har nu infört en ny introduktion, men under intervjuerna framkommer att de nyaste har fått introducera de nya, vilket man inte tyckt fungerat. Flera berättelser om introduktionen handlar om att den inte fungerat eller inte varit tillräcklig. Man har hört att det ska finnas en introduktion, men man har inte själv tagit del av den. Man berättar att när man tar hand om de Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 7(18) nya får man jobba det dubbla. Är man ny och osäker får man fråga de belastade kollegorna, vilket blir en belastning för bägge parter. De nya får ta tunga ärenden själva. Man delar inte heller på dessa ärenden. Ni saknar tillräcklig introduktion och/eller bristande rutiner för introduktion i arbetet och för nya arbetsuppgifter. Krav INTRODUKTION Ni ska se till att ni har rutiner som innebär att socialsekreterare som är nyanställda, vikarier, som återkommer efter en längre frånvaro eller har fått nya arbetsuppgifter, får den introduktion och de kunskaper som är nödvändig/a för att klara sitt arbete utan att riskera att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Introduktionen ska anpassas efter arbetstagarens förutsättningar och säkerställa att berörd arbetstagare får tillräckliga kunskaper för att kunna utföra sina arbetsuppgifter samt kunskaper om risker i arbetet och vilka rutiner och instruktioner som gäller i verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall. Av rutinerna ska också framgå vem som ska göra vad i introduktionens olika delar. Rutinen ska dokumenteras skriftligt. Se 5 och 7 §§ Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 3 kap. 3 § arbetsmiljölagen Brist 5 RUTINER ATT FÅNGA UPP OCH MOTVERKA TIDIGA TECKEN PÅ FÖR HÖG ARBETSBELASTNING Arbetsförhållanden kräver mycket av socialsekreterarna och majoriteten av de intervjuade har senaste halvåret besvärats av stressymptom som de sätter i samband med sitt arbete. Ni har bristfälliga rutiner för att motverka tidiga tecken på för hög arbetsbelastning. Krav RUTINER ATT FÅNGA UPP OCH MOTVERKA TIDIGA TECKEN PÅ FÖR HÖG ARBETSBELASTNING Ni ska skriftligen utforma rutiner där det framgår hur signaler eller tidiga tecken på för hög Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 8(18) arbetsbelastning hos socialsekreterarna ska fångas upp och vem eller vilka som ska/i vilka befattningar det ingår att/ fånga upp signaler eller tidliga tecken på för hög arbetsbelastning hos socialsekreterare. Rutinen ska också beskriva hur och av vem åtgärder ska vidtas med anledning av signaler eller tecken på för hög arbetsbelastning. Se 5 och 6 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete, 10 § Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1994:1) om arbetsanpassning och rehabilitering samt 2 kap. 1 §, 3 kap. 2 och 3 §§ arbetsmiljölagen Brist 6 REGELBUNDNA MÖTEN MED NÄRMASTE CHEF FÖR STÖD I ARBETET Det saknas tid och planering för regelbundna möten med närmaste chef för stöd i arbetet. Socialsekreterarna berättar att man saknar stöd uppmuntran av närmaste chef. En sektion har inte haft medarbetarsamtal sen 2012/13. Alla har inte delegation. Detta innebär stress att inte ta kunna ta beslut på grund av att man inte får tag i chefen samt att chefen inte alltid har samma erfarenhet som socialsekretaren. Det påtalas att en del av dem som har delegation känner att det saknas förtroende från ledningen. Det kan bli korrigeringar i arbetet från ledningen samtidigt som stödet saknas. Krav REGELBUNDNA MÖTEN MED NÄRMASTE CHEF FÖR STÖD I ARBETET Ni ska se till att det finns planerade tider för regelbundna möten där respektive socialsekreterare kan träffa sin närmaste chef för att få stöd i arbetet, såsom prioritering av ärenden, hantering av psykiskt påfrestande situationer i arbetet etc. Ni ska härvid till Arbetsmiljöverket redovisa hur ni ser till att cheferna ges tid för att utföra sådana uppgifter. Se 6 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete, 2 kap. 1 och 2 §§ och 3 kap. 2 och 3 §§ samt 7 kap. 3 § arbetsmiljölagen. Brist 7 HOT OCH VÅLD Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 9(18) Undersökning, riskbedömning och handlingsplan – hot och våld Ni har inte undersökt och bedömt vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet och vidtagit förebyggande åtgärder med anledning därav. Kollegor ska kolla upp tavlan var man är på hembesök men detta fungerar inte. Senaste anteckningen var i juli månad och nu är det maj. Man kan också lämna lapp på bordet vid hembesök. Det finns för få besöksrum. Man har tagit emot klienter på kontorsrummen. Se även bristbeskrivning för rutiner vid hot och våld. Receptionen är bara delvis täckt och klienter kan sträcka sig in i receptionen. Det finns ingen riskbedömning för receptionen. Det saknas en utbildning som är verksamhetsspecifik för säkerhet för socialsekreterarna och receptionen. Det har förekommit arbete där gravid arbetstagare har tagit emot klient som varit hotfull. Det har inte gjorts någon riskbedömning och handlingsplan för gravida arbetstagare som arbetar med klienter där hot- och våldssituationer kan förekomma. Krav HOT OCH VÅLD Undersökning, riskbedömning och handlingsplan – hot och våld a) Ni ska undersöka arbetsförhållandena och bedöma vilka risker för hot och våld som finns i er verksamhet. Undersökningen och riskbedömningen ska omfatta arbete som era arbetstagare utför såväl i som utanför lokalerna. Särskilt ska minst följande faktorer ingå i undersökningen och riskbedömningen: • Hembesök • Resor i tjänsten med klienter samt resor till klientboenden • Kontroll av att socialsekreterare återvänt efter hembesök/tjänsteresor • Klientbesök på arbetsplatsen, • Ovälkommet besök på arbetsplatsen, • Risker vid negativa beslut till klient, • Lokalernas utformning, inklusive reception • Ensamarbete • Tillgång till larm och användningen därav Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 10(18) • Särskilda risker för gravida arbetstagare • Arbetsrelaterat hot på fritiden, sociala medier • Resor kopplande till skyddsärenden • Risker till och från arbetsplatsen Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Se 2 § Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:2) om våld och hot i arbetsmiljön och 8 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete. b) Ni ska i en skriftlig handlingsplan dokumentera de åtgärder som ni, utifrån undersökningen och riskbedömningen i punkten 1, anser behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall och som ni inte kan genomföra omedelbart. I handlingsplanen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. Se 2 § Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:2) om våld och hot i arbetsmiljön och 10 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete. Brist 8 SÄKERHETSRUTINER Det finns brister i era säkerhetsrutiner för arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Ni har utformat rum med larm samt bärbara larm, men dessa används inte alltid. Det har framkommit att de vanliga kontorsrummen används för att ta emot besök, trots att de saknar larm och inte är säkrade utifrån hot och våldsrisker. Det framkommer också att det är brist på säkra rum och att en konsekvens kan bli att man väljer ett rum som inte ingår i den rutin som finns skriven. I er rutin står att ”larm ska alltid medtagas” vid hembesök. Det som framkommer är att detta inte sker samt att det inte finns tillräckligt antal larm att ta med sig. Det framkommer också i rutinen att ”Vid hembesök rekommenderas att man går två tjänstemän, annat sker i överenskommelse med enhetschef.” Detta har inte följts framkommer under inspektionen. Arbetstagare går själva på hembesök. I vissa sektioner har det varit uttalat att man inte ska gå själv. Detta har inte följts på grund av hög arbetsbelastning. Man tar inte heller kontakt med närmaste enhetschef när så sker. I vissa sektioner känner man inte till rutinen kring hembesök. Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 11(18) Det har också framkommit att chefer tror att rutinen säger att arbetstagare inte får gå ensamma. Det är också otydligt vad som menas med ”rekommenderas”. I rutinen framgår att ”bilresor med klienter alltid ska föregås av en riskbedömning”. Detta har inte dokumenterats och skett. Under ”ansvarsfördelning” finns rutiner som har brustit genom att arbetsgivare och medarbetare inte har följt gällande rutiner, samt att arbetsgivaren inte gjort förändringar i rutinerna då de har varit otydliga. Detta har inneburit risker för hot och våld för arbetstagarna. Krav SÄKERHETSRUTINER a) Ni ska se till att ni har aktuella skriftliga säkerhetsrutiner för arbete som kan medföra risk för hot eller våld. Rutinerna ska vara tillgängliga på arbetsplatsen. Ni ska gå igenom säkerhetsrutinerna med de arbetstagare som kan bli berörda av riskerna. Se 3 § Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:2) om våld och hot i arbetsmiljön och 7 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete Upplysning: Exempel på säkerhetsrutiner finns i bilaga 2 i AFS 1993:2. b) Ni ska komplettera era skriftliga säkerhetsrutiner med uppgift om; • åtgärder som ska vidtas när arbetsrelaterat våld eller hot om våld riktas mot arbetstagare under dennes fritid, eller om hotet om våld sker genom sociala medier. Se 3 § Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:2) om våld och hot i arbetsmiljön och 7 § Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete Brist 9 KUNSKAPER OM RISKER Era arbetstagare saknar tillräckliga kunskaper om de risker för hot och våld som finns i er verksamhet och om vad man bör göra för att undgå riskerna. För att förebygga eller minska skadliga effekter av en vålds- eller hotsituation är det viktigt att arbetstagare har god kännedom om vad som ska göras i en sådan situation och är införstådd med vilka reaktioner som kan följa. Ni saknar en utbildning gällande säkerhet för socialsekreterarna som är verksamhetsspecifik för Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 12(18) socialsekreterarna och receptionen. Krav KUNSKAPER OM RISKER Ni ska se till att era arbetstagare får kunskaper om vilka risker för hot och våld som är förknippade med deras arbete samt vad man bör göra för att undvika att en vålds- eller hotsituation inträffar och vad man bör göra om en sådan inträffar. Ni ska se till att era arbetstagare genomför en utbildning gällande säkerhet för socialsekreterarna som är verksamhetsspecifik för socialsekreterarna och receptionen. Se 4 § AFS 1993:02. Brist 10 LOKALERNAS UTFORMNING OCH UTRUSTNING Era lokaler är inte utformade och utrustade så att risken för hot eller våld så långt som det är möjligt förebyggs. Ett rum är isolerat från övriga verksamheten. Detta upplevs som otryggt. Nu passerar man kontoren med klienten vilket upplevs som osäkert. Ni berättar att ni håller på och planerar en ombyggnation för att åtgärda detta. Det framkommer under intervjuerna att man ändrar om i besöksrummen, hur man ska placera sig. Larmmarkeringen vid bordet försvinner. Krav LOKALERNAS UTFORMNING OCH UTRUSTNING a) Ni ska se till att era lokaler utformas och utrustas så att risk för våld eller hot om våld så långt som det är möjligt förebyggs. b) Ni ska se till att obehöriga inte obemärkta kan ta sig in i era arbetslokaler. c) Ni ska se till att era arbetstagare har tillgång till besöksrum som är utrustade och möblerade så att reträttväg finns ut ur rummet ifall någon vålds- eller hotsituation skulle uppstå. Med reträttväg avses här en väg där arbetstagare kan ta sig ut ur rummet utan att behöva passera besökande i rummet. d) Ni ska se till att lösa föremål, som kan användas som tillhyggen, inte är lätt åtkomliga för besökande i de rum där ni tar emot besök. Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 13(18) Se 6 § AFS 1993:02. Brist 11 MÖJLIGHET ATT KALLA PÅ SNABB HJÄLP Det finns brister när det gäller era arbetstagares möjligheter att kalla på snabb hjälp vid hembesök. Även andra arbetsuppgifter utanför Socialkontoret då socialsekreterare träffar klienter, till exempel resor, skyddsärenden, på andra boenden. För att snabb hjälp ska kunna ges i en nödsituation behövs i allmänhet en i förväg uppgjord plan. Krav MÖJLIGHET ATT KALLA PÅ SNABB HJÄLP a) Ni ska se till att era arbetstagare kan kalla på snabb hjälp vid en vålds- eller hotsituation, t.ex. genom ett fast och/eller bärbart larm vid hembesök. b) Ni ska ta fram skriftliga rutiner för vem som ska ta emot larm och vilka åtgärder som ska vidtas när larm utlösts vid hembesök. Se 7 § AFS 1993:02 samt 5 § AFS 2001:01. Brist 12 RUTINER FÖR UPPFÖLJANDE ÅTGÄRDER EFTER HOT/VÅLD-SITUATION Det finns brister i ert arbete med uppföljande åtgärder. För att undvika eller lindra skador av en vålds- eller hotsituation och förebygga framtida problem är det viktigt att det finns en förberedd organisation för detta på arbetsplatsen. Krav RUTINER FÖR UPPFÖLJANDE ÅTGÄRDER EFTER HOT/VÅLD-SITUATION a) Ni ska ta fram skriftliga rutiner så att de tillbud och händelser med hot eller våld som inträffat i er verksamhet rapporteras, dokumenteras och utreds samt att förebyggande åtgärder Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 14(18) vidtas. Upplysning: Förslag på vad som kan tas upp i ett rapporteringssystem om våld och hot om våld finns i bilaga 4 i AFS 1993:2. b) Ni ska ta fram skriftliga rutiner så att era arbetstagare i anslutning till en våldshändelse eller hot om sådan snabbt kan få hjälp och stöd för att förebygga eller lindra såväl fysisk som psykisk skada. I rutinen ska ingå att arbetstagare vid behov erbjuds professionell hjälp för att bearbeta ev. krisreaktioner som kan uppstå senare. Upplysning: Förslag till åtgärder i anslutning till en akut våldshändelse finns i bilaga 5 i AFS 1993:2. c) Ni ska ta fram skriftliga rutiner som säkerställer att era arbetstagare, som kallas till rättegång som vittne eller målsägande med anledning av en inträffad hot- eller våldshändelse i er verksamhet, innan rättegången: - ges information om hur en rättegång går till och - erbjuds att ha med sig en chef eller annan arbetskollega som stödperson vid förhör hos polisen eller vid rättegången. Se 11 § AFS 1993:02. Brist 13 ANLITA SÄKERHETSEXPERT GÄLLANDE KRAV 7-12 Arbetsmiljöverket bedömer att ni inom er verksamhet inte har tillräcklig kunskaper/är i behov av sakkunnig hjälp för att åtgärda de brister i er verksamhet gällande samtliga krav som står under rubrikerna som berör hot och våld, krav 7-12. Krav ANLITA SÄKERHETSEXPERT GÄLLANDE KRAV 7-12 Ni ska anlita säkerhetsexpert när ni uppfyller samtliga krav som står under rubrikerna som berör hot och våld, krav 7-12. Se 12 § AFS 2001:01 samt 3 kap. 2c § AML. Brist 14 SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE- RUTINER RISKBEDÖMNINGAR Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 15(18) Rutiner för riskbedömning för enhet/sektion Vid inspektionen framkom att de enskilda sektionerna inte genomförde någon undersökning och riskbedömning av arbetsmiljöförhållandena. Det är oklart om övergripande rutiner kring undersökning och riskbedömning är anpassade till verksamheten på sektionerna. Krav SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE- RUTINER RISKBEDÖMNINGAR Rutiner för riskbedömning för enhet/sektion Ni ska se till att det finns skriftliga rutiner som innebär att ni regelbundet undersöker och riskbedömer arbetsförhållandena för socialsekreterarna inom sektionerna och att riskreducerande åtgärder vidtas med anledning därav. Rutinen ska beskriva tillvägagångssätt för att säkerställa att alla förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön inom sektionerna omfattas av undersökningen och riskbedömningen. Rutinen ska också beskriva att det av riskbedömning ska framgå om riskerna är allvarliga eller ej samt att riskbedömningen ska dokumenteras. Av rutinerna ska framgå att ni i en skriftlig handlingsplan dokumenterar de åtgärder som ni – utifrån riskbedömning – anser behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall, och som ni inte kan genomföra omedelbart. Se 5, 8 och 10 §§ AFS 2001:01. Brist 15 SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE-TILLBUDSRAPPORTERING Vid inspektionen framkom att det var oklart hos arbetstagarna vilka tillbud eller situationer som ska rapporteras till arbetsgivaren och på vilket sätt, man har inte diskuterat vid vilka förhållanden eller situationer som socialsekreterare på enheten/sektionen bör anmäla, det var vanligt att man inte rapporterar tillbud som skulle kunna ses som allvarliga riskförhållanden. Man har fått allvarliga hot via sms som inte rapporterats. Detta har även inte anmälts till Arbetsmiljöverket som allvarligt tillbud. Man har inte gjort tillbudsrapportering gällande hög arbetsbelastning och stress. Det har framkommit vid intervjuerna att det tidigare varit svårt att göra tillbudsanmälningar och att man upplevt att sådana anmälningar inte alltid varit önskvärda av organisationen. Detta har gjort att man också undvikit att anmäla tillbud. Det har också framkommit att arbetstagare inte haft kunskap om skillnader mellan ”avvikelser” Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 16(18) som gäller klienter och ”tillbud” som gäller arbetstagares arbetsmiljö. Krav SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE-TILLBUDSRAPPORTERING a) Ni ska informera arbetstagarna om era rutiner för rapportering av tillbud och olycksfall i arbetet. Ni ska se till att rutinerna är kända och efterlevs av alla berörda. b) Ni ska definiera vad ett tillbud är och klargöra skillnad mellan tillbud och olycksfall samt vem som ansvarar för att utreda tillbudet. c) Ni ska undersöka de bakomliggande orsakerna till tillbudet. d) Ni ska bedöma om det behövs åtgärder för att förhindra liknande händelser och situationer. e) Ni ska informera arbetstagarna om det som har inträffat och om aktuella åtgärder. f) Ni ska även se till att tillbudsrapporteringen används som en del av era riskbedömningar. Se 7 och 9 §§ AFS 2001:01. Brist 16 ANMÄLAN AV ALLVARLIGA TILLBUD OCH OLYCKOR TILL ARBETSMILJÖVERKET Ni saknar rutiner som säkerställer att ni utan dröjsmål, till Arbetsmiljöverket, anmäler olycksfall eller någon annan skadlig inverkan i arbetet som lett till dödsfall, svårare personskada, drabbat flera anställda, samt tillbud i arbetet som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa. Krav ANMÄLAN AV ALLVARLIGA TILLBUD OCH OLYCKOR TILL ARBETSMILJÖVERKET Ni ska ta fram rutiner för att anmäla allvarliga olyckor och tillbud till Arbetsmiljöverket. Rutinerna ska beskriva vilka händelser som ska Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 17(18) omfattas och vem som ska anmäla. Se 5 § AFS 2001:01 samt 3 kap. 3a § AML. Brist 17 SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE-MEDVERKAN Vid inspektionen framkom att ni sällan diskuterade arbetsmiljöförhållanden vid era möten i sektionerna. För att säkerställa att arbetsmiljöfrågor blir en naturlig del i den dagliga verksamheten är det viktigt att arbetsmiljöfrågor diskuteras och att det finns förutbestämda former för hur arbetstagarna och skyddsombuden kan medverkan i arbetsmiljöarbetet. En förutsättning för medverkan är att berörda får den tid och den information som de behöver för detta. Det har också framkommit att tidigare samverkan inte har kommit igång på grund av avsaknad av rutiner och förutbestämda tillvägagångssätt för effektiv samverkan. Krav SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE-MEDVERKAN Ni ska se till att det finns skriftliga rutiner för arbetstagarnas och skyddsombudens medverkan i det systematiska arbetsmiljöarbetet på sektionen. Rutinen ska också beskriva formerna för medverkan mellan arbetsgivare och skyddsombud/arbetstagare Se 4 och 5 §§ AFS 2001:01. Brist 18 SKYDDSOMBUD OCH ARBETSTAGARES MEDVERKAN-INSPEKTIONSMEDDELANDET Det är viktigt att berörda arbetstagare och skyddsombud ges möjlighet att medverka i arbetet med att åtgärda uppmärksammade brister. Krav SKYDDSOMBUD OCH ARBETSTAGARES MEDVERKAN Datum Vår beteckning Sid 2015-06-16 2015/014303 18(18) Ni ska se till att berörda arbetstagare och skyddsombud får möjlighet att medverka i arbetet med att uppfylla samtliga krav som anges i detta inspektionsmeddelande. Se 4 § AFS 2001:01. INFORMATION Inspektionen ingår som en tillsynsinsats i ett treårigt nationellt projekt med inriktning mot socialsekreterares arbetsmiljö. Ett inspektionsmeddelande är en uppmaning till er att vidta åtgärder för att undanröja de brister och risker som kom fram vid inspektionen. Kraven är ställda utifrån Arbetsmiljöverkets tillämpning av gällande arbetsmiljöregler. Om ni inte vidtar åtgärder kan Arbetsmiljöverket besluta om ett föreläggande eller förbud. Arbetsmiljöverkets föreskrifter utvecklar och preciserar arbetsmiljölagen inom arbetsmiljöområdet. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1beskriver hur det går till att skapa en säker arbetsmiljö. Om ni saknar kunskap eller kompetens för det systematiska arbetsmiljöarbetet i den egna verksamheten ska ni anlita företagshälsovård eller motsvarande hjälp utifrån. Besök Arbetsmiljöverkets webbplats www.av.se när ni vill veta mer om oss och om lagar och föreskrifter om arbetsmiljö. Där kan ni också hämta arbetsmiljölagen och våra föreskrifter i pdfformat. Har ni frågor att ställa går det bra att kontakta oss. Tyra Kälvesten arbetsmiljöinspektör
© Copyright 2024