1. No category

Den kommunala
demokratin – del 2
2015-03-26
Agenda
• Beslutsfattande
– Sammanträde, KF och nämnder
• Beredning- kallelse- sammanträde- protokoll- justering
– Delegation
– Verkställighet
•
•
•
•
•
Jäv
Överklagan
Fika
Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess
Meddelarfrihet
Ett ärende…
• Inkommer
–
–
–
–
ansökningar
remisser
skrivelser
medborgarförslag
• Väcks
– motioner
• Upprättas
– styrdokument
– budget – och planeringsprocess samt uppföljning
Beredning
• Processen från att ärendet initieras till det är slutligt
avgjort
• Beredningstvång till KF, inget beredningstvång till KS
och nämnder
• Förvaltningslagens krav på handläggning av ärenden
–
–
–
–
–
Enkelt och snabbt § 7
Muntlig handläggning § 14
Anteckningsskyldighet § 15
Parts rätt att ta del av uppgifter, kommunikation § 16-17
Undantag från krav på kommunikation § 17
• Gemensamma mallar och rutiner (tjänsteskrivelse,
yttrande och framställan)
Hur kommer ärenden
till fullmäktige?
• Ärenden får väckas av:
–
–
–
–
–
nämnderna och revisorerna
fullmäktigeberedningar
minst 10 % av de röstberättigade om att hålla folkomröstning
folkbokförda i kommunen (medborgarförslag)
ledamot genom motion
Beredningstvång
• Antingen av den nämnd vars verksamhetsområde berörs eller
av en fullmäktigeberedning
• Styrelsen ska alltid ges tillfälle att yttra sig i ett ärende som
har beretts av annan nämnd eller av en fullmäktigeberedning
• Styrelsen ska lägga fram ett förslag till beslut om inte annan
nämnd eller fullmäktigeberedning gjort det
• Undantag:
–
–
–
–
–
–
Val, entledigande och fyllnadsval
Ändring av mandattider, antal nämndsledamöter och ersättare (valår)
Revisionsberättelsen, men förklaring ska inhämtas över anmärkning
KF:s anmärkning i samband med ansvarsprövning
Återkallande av uppdrag vid vägrad ansvarsfrihet
Brådskande ärenden om samtliga är överens om beslutet
Vad kan jag som
fullmäktigeledamot göra?
•
•
•
•
Besluta i ett väckt ärende
Väcka ett nytt ärende genom motion
Initiera en allmän debatt genom en interpellation
Ställa en fråga
Fråga
• Ställs av ledamot till ordförande eller vice ordförande i
kommunstyrelsen eller en nämnd
• Avse ämne som hör till den kommunala kompetensen
(ej myndighetsutövning)
•
•
•
•
Bestämt innehåll
Kort inledande förklaring
Syftar till att inhämta sakupplysningar
Lämnas in skriftligt senast kl.13.00 dagen innan
sammanträdet
• Endast den som ställt frågan och den som svarar som
får yttra sig när frågan besvaras
Interpellation
• Ställas av ledamot till ordförande eller vice ordförande i
kommunstyrelsen eller en nämnd
• Avse ämne som hör till den kommunala kompetensen
(ej myndighetsutövning)
• Endast i angelägenheter av större intresse för
kommunen
• Lämnas in skriftligt senast 9 dagar innan sammanträdet
• Bestämt innehåll och en motivering
• Besvaras skriftligt, normalt vid nästkommande
sammanträde
• Alla i fullmäktige får delta i överläggningen när
interpellationen besvaras
Motion
•
•
•
•
•
Initierar ett ärende, förslag
Lämnas in skriftligt senast 9 dagar innan sammanträdet
Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion
Muntlig presentation på max 2 min
Beredningsfrist (1 år) och redovisning av beredningsläge
två gånger per år.
• KF kan besluta om att avskriva en motion som inte
längre är aktuell.
Medborgarförslag
• Alla medborgare i kommunen kan initiera ett ärende
genom att lämna in medborgarförslag
• Lämnas in skriftligt av en eller flera medborgare
• Fullmäktige lämnar för beredning eller besvarande
• Beredningsfrist (1 år) samt redovisning av
beredningsläge och kommunstyrelsens/nämnders svar
Jäv i fullmäktige
• En ledamot får inte delta i handläggningen av ett
ärende som personligen rör ledamoten själv, dennes
make, sambo, föräldrar, barn, syskon eller någon annan
närstående.
• Redovisningsskyldig gentemot KF vid beslut om
ansvarsfrihet
• Ersättare tas in
• Ledamoten behöver inte gå ut från
sammanträdeslokalen (sammanträdena är offentliga)
Nämnder
• Reglementet från fullmäktige utgör grunden för
nämndens arbete
• Uppgift:
–
–
–
–
Bereda ärende till fullmäktige
Verkställa fullmäktiges beslut
Förvalta verksamhet
Fatta beslut utifrån de beslutsbefogenheter nämnden har fått
från fullmäktige eller i speciallagstiftning
• Sammanträdena slutna om inte fullmäktige medgett
öppna sammanträden (ej myndighetsutövning mot
enskild eller ärenden som omfattas av sekretess)
• Personalföreträdare i nämnd
Nämnd och kommunstyrelse
• Nämnderna och kommunstyrelsen jämställda hierarkiskt
• Kommunstyrelsen har dock vissa särskilda uppgifter
– Leda och samordna förvaltningen av kommunens
angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders
verksamhet
– Ha uppsikt över hel- eller delägda företag
– Bereda eller yttra sig i ärenden som ska till fullmäktige
Nämnd med myndighetsutövning
• Den sista kommunala instansen i ”individärenden”
• Nämnden har ett mer straffrättsligt uttalat ansvar i dessa
ärenden
• Iaktta förvaltningslagens och speciallags
handläggningsregler (ex PBL)
• Ledamöterna får inte avstå från att rösta i ärende om
myndighetsutövning
Jäv i nämnder och för personal
En förtroendevald eller en anställd i kommunen är jävig om:
– saken angår hen själv eller hens make, sambo. Förälder, barn
eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets
utgång kan väntas medföra synnerligen nytta eller skada för hen
själv eller någon närstående
– hen eller någon närstående är ställföreträdare för den som
saken angår eller för någon som kan vänta synnerligen nytt eller
skada av ärendets utgång
– ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som hen
själv är knuten till
– hen har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i
saken
– det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att
rubba förtroendet till hens opartiskhet i ärendet
Jäv i nämnder och för personal
Inte bara jävig vid beslut utan i hela handläggningen av
ärendet
Trots jäv:
– Får jävig vidta sådana åtgärder som inte någon annan kan vidta
utan olägligt uppskov
Från jäv bortses:
– När opartiskheten uppenbarligen saknar betydelse
Sammanträdeshandlingar
• Till fullmäktige - kungörelse (tid och plats för
sammanträdet och ärenden) på kommunens
anslagstavla och i ortstidningar
• Kallelse och sammanträdeshandlingar publiceras på
Sammanträdesportalen en vecka innan sammanträdet
• Ärendena behandlas i den ordning som de tagits upp på
kallelsen
Tjänstgöring
• För frånvarande ledamot skall ersättare tjänstgöra:
– i fullmäktige den partiersättare som står på tur
– I nämnd enlighet med av fullmäktige bestämd ordning (i nämnd
får inte en stol bli tom om ersättare kan inkallas)
• Ledamot som kommer för sent har rätt att tjänstgöra
• Bryter ledamot tjänstgöringen av annat skäl än jäv har
denne inte rätt att tjänstgöra mer samma dag
• Icke tjänstgörande ersättare:
– har i närvaro- och yttranderätt (både KF och nämnd)
– ej rätt att lägga förslag eller reservera sig
– i nämnderna har icke tjänstgörande ersättare i vissa fall rätt att få
en protokollsanteckning
Yrkanden, deltagande
anteckning och reservation
• Formella yrkanden (ajournering, remiss, återremiss och
bordläggning)
• Materiella yrkanden (avskrivning, avvisning samt helt eller delvis
bifall eller avslag, samt tillägg och ändringar)
• Deltagande i beslut
• Protokollsanteckning
• Reservation (blankt eller motiverat), innan
sammanträdets slut
• Ordförande propositionsvägran i KF:
– Förslag/yrkande som väcker nytt ärende – ordf. ska vägra
– Förslag/yrkande som strider mot lag – ordf. får vägra, KF kan
besluta att förslaget ändå ska läggas fram
Beslutsfattande
• Beslutsförhet
– Mer än hälften av ledamöterna (undantag vid jäv)
• Ordförande markerar övergången mellan överläggning
och beslutsfas d.v.s. att överläggningen är avslutad
• Läser upp yrkanden/förslag så att de är rätt uppfattade
• Formella yrkanden först
– Återremiss eller bordläggning i fullmäktige, första gången 1/3
– Yrkanden om återremiss i fullmäktige ska motiveras
• Därefter materiella yrkanden
• Förslag till beslut ska kunna besvaras med ja eller nej
Beslutsfattande
• Beslut fattas främst med acklamation
• Omröstning
– Propositionsordning
– Vid fler än två förslag, kontraproposition
– Man kan inte begära omröstning om det huvudförslag som
ordförande hört vinna
– ordförande utslagsröst
– Ja, nej eller avstår (om det är tillåtet)
• Omröstning vid val
– Rösträknare, valurna, valsedlar, uppropslista=vallängd,
relativ majoritet, lottning
Myndighetsutövning
• Ensidigt bestämmande av rättighet, förmån, skyldighet,
åliggande, disciplinansvar eller liknande grundat på lag
(beslut om ekonomiskt bistånd, stöd till elev med särskilda behov,
bygglov, rivningsföreläggande)
• Ställer större krav på handläggningen och ett större
utrymme för straffrättsligt ansvar
• Förvaltningslagen gäller full ut för dessa ärenden
• Yrkanden ska motiveras och röstplikt för ledamöterna
Myndighetsutövning
• Fullmäktige får inte lägga sig i enskilt ärende
• Får bara överlämnas till bolag eller enskild om det finns
lagstöd
• Tillmyndighetsutövning räknas:
–
–
–
–
Utredning av enskilda ärenden
Ärendehandläggning (inkl. sekretessprövning och arkivåtgärder)
Yttranden till andra myndigheter
Värdering av utredningsmaterial och ställningstagande till parts
synpunkter
– Beslutsförslag till nämnd
– Delegationsbeslut
– Beslutsfattande
• Ej allmänt förebyggande arbete, rådgivning, verkställighet av
beslut, uppföljning
Ordförandes roll
• Utses av fullmäktige
• Vice ordföranden får träda in som ordförande endast om
ordförande inte kan närvara
• Uppgifter enligt reglemente:
–
–
–
–
–
Kalla till sammanträde
Bestämma vilka handlingar som ska skickas ut
Leda sammanträdet
Svara för ordningen på sammanträdet
Uppmärksamt följa frågor av betydelse för nämndens verksamhet och
ekonomi- ta initiativ
– Främja samverkan med andra nämnder och kommuner
– Representera nämnden i olika sammanhang
– Lämna upplysningar till fullmäktige
Presidium
•
•
•
•
Ordförande och vice ordföranden
Inget i kommunalrätten reglerat organ
Kan ej delegeras beslutanderätt
Kan enligt arbetsordning eller reglemente ha vissa
beredande eller andra utvidgade funktioner såsom
– Revisorernas budget
– Beredning av fullmäktiges ansvarsprövning
– Allmänhetens frågestund
Protokoll
• Ordförande ansvarar för protokollet.
• Sekreteraren för protokoll under sammanträdet
• Beslutsprotokoll
– Bakgrund
– Förslag och yrkanden samt i vilken ordning ordförande
lagt fram dem.
– Genomförda omröstningar, vem som röstat vad och utfall
– Beslut och vilka som deltagit i dessa
– Reservationer
• Justeras inom 14 dagar
• Anslås på kommunens anslagstavla i tre veckor
• Ligger till grund för verkställigheten
Justering, anslag och expediering
• Utsedda justerare (tips! - skuggprotokoll under sammanträdet)
• Undertecknar protokollets förstasida och signerar
efterföljande sidor inklusive reservationer och
protokollsbilagor
• Protokollet anslås senast andra dagen efter justeringen
på anslagstavlan
– Kommunalbesvär, utgångspunkt för överklagandetid
– Information om beslut fattats vid ett sammanträde
• Expediering = protokollsutdrag, ev. protokollsbilagor och
andra handlingar skickas till nästa instans, sökande,
remittent
Omedelbar justering
• Används för att snabbt kunna verkställa ett beslut, ett
beslut kan inte verkställas innan justering
• Minskar tiden till beslutet vunnit laga kraft
• Tillvägagångssätt
– Sekreteraren skriver klart ärendesidan
– Läses upp eller visas för ledamöterna som sedan fattar beslut
om omedelbar justering
– Eget protokoll med förstasida och anslag, också med i
sammanträdets protokoll.
Överklagan enligt KL
• Laglighetsprövning
–
–
–
–
Beslutet tillkännagivet genom anslagstavla
Kommunmedlem (fysisk person, behöver inte vara berörd av beslutet)
Överklagandetid 3 veckor från anslag av protokollet
Skriftligt överklagande (vilket beslut och varför) skickas till
förvaltningsrätten
– Ett överklagat beslut ska upphävas, om
• det inte har tillkommit i laga ordning,
• beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för kommunen eller
landstinget,
• det organ som har fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller
• beslutet strider mot lag eller annan författning.
– Förvaltningsdomstol kan undanröja beslutet och återförvisa
ärendet till kommunen för ny handläggning
Förvaltningsbesvär
• Förvaltningslagen 22-25 §§
• Beslut enligt speciallagstiftning ex PBL, SoL, Skollag
• Kan bara överklagas av den som beslutet angår (part).
Beslutet ska ha gått denne emot och beslutet ska vara
överklagningsbart enligt speciallagstiftningen
• Besvärstiden är i allmänhet tre veckor från det parten i
ärendet tagit del av beslutet och kan endast överklagas av
part
• Besvärshänvisning (hur part kan överklaga) skickas med
beslutet
• Prövningsinstansen (olika beroende på vad beslutet gäller)
kan pröva såväl laglighet som lämplighet och sätta sitt beslut
istället.
Delegation
• Överföring av beslutanderätt
• Delegation och verkställighet
– Viktigt för att veta vad som ska återredovisning och kan
överklagas
• Delegation i visst ärende eller i grupp av ärenden
(delegationsordning)
• Avlasta nämnden rutinärenden och snabba på
handläggningen
• Ett delegerat beslut fattar i nämndens namn
Delegation
• Till vem:
– utskott
– ledamot eller ersättare
– anställd
• Ej blandad delegation
• Ett ärende kan delegeras till flera
• Vidaredelegation (endast förvaltningschef kan
vidaredelegera beslut, även dessa ska redovisas)
• Ordförandedelegation (6 kap. 36 §) – används sparsamt!
Allt får inte delegeras..
Nämnd får inte delegera:
• Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och
kvalitet.
• Framställningar eller yttranden till fullmäktige, eller yttranden med
anledning av att beslut av nämnden eller av fullmäktige har
överklagats
• Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda om de är av
principiell beskaffenhet eller annars av större vikt
• Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till
nämnden
• Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter ex inom
socialtjänsten
Delegation
• Delegationsföreskrifter:
– anmälan
– förhinder/förfall
– jäv
• Anmälan (återredovisning på det sätt nämnden bestämmer)
• Besluten är fattade och kan inte ändras av nämnden,
nämnden kan dock återkalla delegationen
• Överklagande (både laglighetsprövning och förvaltningsbesvär –
samma regler som vid en nämnds beslut)
Offentlighetsprincipen
• Offentlighetsprincipen i tryckfrihetsförordningen
(2 kap. 1 §)
– Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall
varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar
• Innebär att var och en kan vända sig till en myndighet
och begära ut en allmän handling
Allmänna handlingar
• Vad är en allmän handling?
– Förvarad hos myndigheten
– Inkommen till myndigheten
– Upprättad hos myndigheten
En allmän handling kan vara offentlig eller hemlig.
Registrering
- krav när handlingen innehåller uppgifter som skyddas av sekretess
- övriga allmänna handlingar, ordnas systematiskt
Oavsett media
• Pappershandlingar (tjänsteskrivelser, brev, ritningar etc)
• Elektroniska handlingar (filer, e-post, SMS, DVD-skiva)
• Potentiella handlingar (verksamhetssystem, rutinbetonade
åtgärder ex rapporter, sammanställningar, utdrag)
Inkommen handling –
allmän handling
• Inkommit till myndigheten (nämnd, KS och KF)
• Kommit behörig befattningshavare till handa
• Elektronisk handling som någon annan gjort tillgänglig
för myndigheten
• Innehåll och inte adressering som avgör om handlingen
är allmän
Upprättad handling –
allmän handling
• Expedierat till utomstående
• Ärendet slutbehandlats (justerat protokoll)
• Handlingen fått sin slutliga utformning (färdigställts), om
handlingen inte tillhör ett ärende
Ej allmän handling
• Kommunikation inom en myndighet
• Minnesanteckning för ärendets föredragning eller
beredning (blir allmän om den expedieras eller arkiveras)
• Utgivning, bibliotek, allmänna databaser
Utlämnande
• Allmän, offentlig handling ska lämnas ut snabbt (genast),
gratis och på stället så att den kan läsas, avlyssnas eller
på annat sätt uppfattas
• Den får skrivas av eller kopieras
• Om vissa uppgifter i handlingen är hemliga ska övriga
delar lämnas ut som kopia eller avskrift där det hemliga
utelämnats (ny handling)
• Ej efterforska namn eller syfte
• Den som vill, har rätt att få kopior mot fastställd avgift,
ska hanteras skyndsamt
• Elektroniskt utlämnande
Utlämnande
• Tillräckligt klar begäran så att myndigheten kan
identifiera vilka handlingar som avses
• Att inte lämna ut handling eller vissa uppgifter i
handlingen ska ha stöd i OSL
• Beslut om att inte lämna ut allmän handling fattas på
delegation
• Skriftligt beslut med en besvärshänvisning till
kammarrätten.
Att tänka på som förtroendevald…
• Fått handlingen i egenskap av:
– privatperson- ej allmän handling
– partiföreträdare- ej allmän handling
– verksamhet/myndighetsföreträdare- allmän handling
• Spelar ingen roll på vilket sätt handlingen kommit till dig
• Lämna handlingen skyndsamt till förvaltningen för
registrering
Sekretess
• Offentlighets- och sekretesslagen
–
–
–
–
Vilken/vilka uppgifter som skyddas
i vilket sammanhang och
om hur sekretessen är villkorad (skaderekvisit)
samt tidsbegränsning
Sekretess
• Vilka ska iaktta sekretess?
Förtroendevalda och anställda vid myndigheten, även
efter att uppdraget/anställningen upphör
• Vad innebär sekretess?
Förbud att lämna ut handling som innehåller
sekretesskyddad uppgift eller muntligen röja uppgift som
är sekretesskyddad
Skaderekvisit
• Rakt skaderekvisit – svag sekretess
Utgår från att uppgiften är offentlig. Sekretess gäller om det kan
antas att den enskilde lider skada eller med om uppgiften röjs
– brottmål
• Omvänt skaderekvisit – stark sekretess
Utgår från att sekretess gäller. Sekretess gäller om det inte står klart
att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon hen
närstående lider skada eller men
– socialtjänst, hälso- och sjukvård, förskola, skolhälsovård
• Inget skaderekvisit = absolut sekretess
– offentlig upphandling, telefonväxel
• Men = integritetskränkning , skada = ekonomisk skada
Meddelarfrihet
• Yttrandefrihet
– Varje medborgare har gentemot det allmänna kan förmedla information
och uttrycka tankar och åsikter i tal, skrift, bild eller på annat sätt.
• Meddelarfrihet
– Alla anställda inom offentlig verksamhet muntligen får lämna uppgifter
till massmedier, i syfte att de ska publiceras. Denna rättighet gäller i viss
utsträckning även sekretessbelagda handlingar.
– Rättighet och ingen skyldighet
• Förbjud att efterforska källa
– Arbetsgivaren får inte efterforska anställdas kontakter
med massmedia
– Media får inte avslöja sin källa om hen vill vara anonym