1. No category

BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KSau
2015-04-29
§
dnr. KS 001171/2014-300
Svar på medborgarförslag angående hantering av
riksintressen i kommunens planprocesser
Beskrivning av ärendet
Båstads kommuns planeringsarbete bedrivs i enlighet med de lagar och regler
som styr denna del av den kommunala verksamheten. I Plan- och bygglagen samt
Miljöbalken finns regler om hur Riksintressen ska beaktas vid upprättande av
översiktsplan, fördjupningar av densamma samt detaljplaner och miljökonsekvensbeskrivningar och självklart förhåller sig kommunens planering till rådande
lagstiftning. Av redovisad anledning finns därför inget behov av de åtgärder
som medborgarförslaget föreslår.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från samhällsbyggnadschef Lisa Rönnberg, daterad den
17 april 2015.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunfullmäktige beslutar:
1. Med hänvisning till svaret i tjänsteskrivelsen beslutar kommunfullmäktige
att inte bifalla medborgarförslaget.
Utskott/presidium
justerandes signaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
-I
,-1
I
I
[fiJ BÅSTADS
~ KOMMUN
Tjänsteskrivelse
1 (1)
Samhällsbyggnad
Datum: 2015-04-17
Handläggare: Lisa Rönnberg
Dnr:
Till: Kommunfullmäktige
Beslutet skall expedieras till:
Förslagställaren Per Fredlund, Ingas väg 15, 269 39 Båstad
Samhällsbyggnad (Carina Ericsson)
Bilagor till tjänsteskrivelsen:
1.
Medborgarförslag, dat 2014-08-06
Samråd har skett med:
Svar på medborgarförslag om hantering av Riksintressen i kommunens
planprocesser
Båstads kommuns planeringsarbete bedrivs i enlighet med de lagar och regler som styr
denna del av den kommunala verksamheten. I Plan- och bygglagen samt Miljöbalken finns
regler om hur Riksintressen skall beaktas vid upprättande av översiktsplan, fördjupningar av
densamma samt detaljplaner och miljökonsekvensbeskrivningar och självklaii förhåller sig
kommunens planering till rådande lagstiftning. Av redovisad anledning finns därför inget
behov av de åtgärder som medborgaiförslaget föreslår.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föresl år Kommunfullmäktige besluta:
1. avslå medborgarförslaget och anta svaret så som sitt eget.
Båstad 2015-05-17
Lisa Rönnberg
Samhälls byggnads chef
150421\do ku men tl \ha
- 172-
BASTADS l<OMMUN
l<ommu nstyrelsen
Till
20Vi ··08- 0 6
Dnr.6'.$../.~.J. ..l/.!~.~..'J:>.?..O
Kommunfullmäktige i Båstad
Medborgarförslag
Det är angeläget att kommunledningen har en helhetssyn i planeringen och undviker att forcera fram kontroversiella exploateringar med detaljplaner, som med all sannolikhet kommer
att överklagas och dras i långbänk. Mångåriga förseningar, projekt som kanske aldrig kan
genomföras och stora kostnader för kommun, exploatörer, myndigheter och domstolar kan
undvikits om man tidigt i planeringen tar hänsyn till miljölagar och riksintressen. Då detta inte
alltid tillämpats i Båstads kommun föreslår undertecknad att följande riktlinjer antas av fullmäktige.
1. Uppdrag från fullmäktige till samhällsplaneringsavdelningen skall alltid ta hänsyn till
de riksintressen som uppdraget kan beröra.
2. Uppdrag skall aldrig ges som kan strida mot riksintressen.
3. Om tveksamhet eller misstanke om att ett uppdrag kan beröra riksintressen föreligger
skall samråd med tillsynsmyndighet- länsstyrelse, riksantikvarie - ske innan uppdrag
ges.
4 . Miljökonsekvensbeskrivning (MKB) skall göras tidigt i planprocessen och inte pressas
fram när ny detaljplan eller planändring redan utarbetats. MKB skall göras opartiskt
med fullständiga undersökningar under rätt årstid och inte vara beställningsarbete åt
en exploatör.
5. Redan lagda uppdrag, som berör riksintressen, bör granskas med avseende på ovanstående och revideras om så är befogat.
Dessa punkter och riktlinjer kan synas självklara och borde inte behöva påpekas. Det är
kommunens skyldighet enligt lag att skydda och väl vårda riksintressen inom kommunens
gränser. I en kommun med starka exploatörer finns en press på styrande politiker att i första
hand tillgodose näringslivsintressen, men det är enligt lag endast i undantagsfall och under
mycket speciella omständigheter som sådana får inlaäkta på riksintresse.
Riksintressen skall ses som värdefulla tillgångar som skapar möjligheter om de väl förvaltas
och inte ses som ett hinder för kommunens utveckling. Båstads kommun med sin unika natur,
landskaps bild och kulturhistoria är en känslig miljö, skyddad av flera riksintressen. Utveckling måste ske med varsamhet och hänsyn och bör ske i största möjliga samförstånd med allmänhet och myndigheter. Lokala särintressen måste anpassa sig till detta och inte forcera fram
exploateringar som inluäktar på riksintressen.
Enligt lag kan nya detaljplaner eller ändringar bekostas av exploatör. Detta betyder inte att
exploatörer skall få diktera utformningen av planerna.
Om kommunens tjänstemän får uppdrag från politiker att utarbeta planer, som inte är i
överensstämmelse med lagar och förordningar utsätts tjänstemännen för en frustrerande situation. De bör påpeka att uppdraget strider mot lag, men är ändå skyldiga att utföra uppdraget
enligt politiskt beslut. Detta är demoraliserande och kan leda till manipulativt handläggande
med vinklade och ofullständiga förundersökningar och konsekvensbeskrivningar. När planförslagen är färdiga kommer tillsynsmyndigheternas granskning och kritik som kan bli hård.
Då har exploateringsärendet blivit en prestigefråga, som man med alla medel försöker genomdriva gentemot myndigheterna med hänvisning till kommunalt självstyre.
Båstad den 2 augusti 2014
~:::::.:~~
Per Fredlund
Ingas väg 15
269 39 Båstad
-173 -
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KS au
2015-04-29
§
dnr. KS 001170/2014-380
Svar på medborgarförslag angående naturistbad
Beskrivning av ärendet
Båstads kommun har mottagit ett medborgarförslag från Anna Matre med
önskemål om att Båstads kommun utser en stäcka av Segelstorp/Ängelsbäcksstrand
som naturistbad.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från parkingenjör Jenny Hertsgård, daterad den 15 april 2015.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunfullmäktige beslutar:
1. Med hänvisning till svaret i tjänsteskrivelsen beslutar kommunfullmäktige
att inte bifalla medborgarförslaget.
Utskott/presidium
justerandes silwaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
1 -, JI
I
I
'T
BÅSTADS
KOMMUN
1 (1)
Tjänsteskrivelse
Teknik & service
Datum: 2015-04-15
Handläggare: Jenny Hertsgård
Dnr: 1170/14-380
Till: Kommunstyrelsen
Beslutet skall expedieras till:
Anna Matre
Parkingenjör, Teknik och service
Bilagor till tjänsteskrivelsen:
1. Medborgarförslag Naturistbad
2. Kartbild Segelstorp/Ängelsbäcksstrand
3. Utdrag ur protokoll vid Ängelsbäck-Segelstorps Badförening den 25 mars 2015
- KS 414/15-380
4. Brev från Gösta Sandgren - Ordförande i Ranarps, Segelstorps och Ängelsbäcka Samfällighet.
Medborgarförslag Naturistbad
Bakgrund
Båstads kommun har mottagit medborgarförslag från Anna Matre med önskemål om att kommunen utser en stäcka av Segelstorp /Ängels bäcksstrand som naturistbad. (Se bilaga 2)
Aktuellt
Idag finns inget utsett naturistbad i Båstads kommun.
Vid bifall till förslaget skulle vissa åtgärder behöva vidtagas, så som sätta upp skyltar som tydligt visar avgränsningen mot naturistbadet. Tillstånd för dessa skyltar behöver sökas hos Länsstyrelsen eftersom stranden ligger inom Bjärekustens Naturreservat samt är skyddat enligt
Natura 2000. Eventuellt behövs även bygglov för skyltarna. I övrigt ansvarar Ängelsbäck- Segelstorps Badförening för skötsel och visst underhåll av stranden med tillhörande serviceanläggningar. Badvattnet provtas enligt regler för EU-bad av Teknik och service under badsäsongen. Det finns parkeringsplatser i anslutning till stranden, vilka under vackra sommardagar
är hårt belastade. Skåneleden löper utmed kuststräckan, (röd streckad linje i bilaga 1). Ängelsbäck - Segelstorps Badförening har fått möjlighet att yttra sig i frågan. (Se bilaga 3)
Den aldu~lla stranden ägs av Ranarps, Segelstorps och Ängels bäcks Samfällighet. Markägaren
har fått möjlighet att yttra sig i frågan.(Se bilaga 4). Med anledning av inkomna remisser föreslår Teknik och service att kommunstyrelsen inte bifaller medborgarförslaget.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen beslutar att inte bifalla medborgarförslaget.
Bås.~a.d 2015-04-15
{
\!,)
~h1n~6/ltl~
1
G hny HeTs:fra- , t/
Parkingenjör
150417\7df\ih
-175-
BÅSTADS KOMMUN
Medborgarförslag
zon -os- o7
Dnr.t'.S.~.\
3.9./\~: .7;1{)
Båstad 2014-08-06
..............., .................
Naturistbad.
I Båstad kommun finns idag inget naturistbad - även kallat nakenbad- enligt turistföreningen.
Ett inofficiellt har sedan en tid funnits vid skåneledens vindskydd nära Lerviks hamn. Där är det dock
inget bra alternativ med sin öppna natur, skåneleden i direkt anslutning med vandrare, flertalet
fågelskådare -med kikare!- då det stenrika skäret är häckningsplats för många fåglar. Ingen härlig
sandstrand inbjuder de badande. Den strandlinje som finns är dessutom en beteshage och ofta med
kor eller hästar gåendes där. Inget trevligt alternativ, inte för de som vill sola och bada nakna eller för
de som ofrivilligt vandrar rätt in i nakenheten.
I närliggande kommuner finns naturistbad med blandade besökare. Vissa drar mer exhibitionistiskt
lagda såsom i mellbystrand, eller som Knähaken i Råå som drivs av Helsingborgs Kommun och
beskrivs som ett barnvänligt bad.
Båstad kommun skulle kunna ha ett trevligt naturistbad för oss vanliga bekväma människor som gillar
att slippa de blöta badkläderna och bada precis som vi är!
Efter noggrant letande på Bjäre lämpar sig troligen Ängelsbäcks strand sig bäst. I Ängelsbäck är
stranden naturligt avgränsad av växtlighet. Inga nära boenden störs av utsikten. Ängelsbäck är idag
en avknoppad del av vackra Segelstorps strand och väl avgränsad till den med riklig växtlighet. De
flesta väljer idag att besöka Segelstorps strand med all sin service och tillgänglighet så besökarna på
Ängels bäcks strand är få . Därmed känns det inte som att de som blir "bortkörda " av naturisterna får
ett sämre alternativ 100 meter söderut. Och med tydlig skyltning vid strandens tillfartsstigar slipper
man gå dit om man inte finner det önskvärt. Idag finns p-plats samt infotavla.
Undertecknad vet om att önskemålet finns då flertalet röster talat om detta under några års tid. Att
stå för detta medborgarförslag känns naturligt, lika naturligt som att kunna bada naken på anvisad
plats. Själv är jag en stoltjantelagsmotkämpe, gift tvåbarnsmamma med fyra års högskoleutbildning
och anser att vårt normsamhälle behöver en liten knuff då och då! Våga!
Anna Matre
Ljungbyholmsvägen 15
26971 Förslöv
-176 -
- 177 -
BÅSTADS KOMMUN
l<ommunstyrelsen
Protokollsutdrag
nooDDD•l>• • ••• • • • c•••••• • r&r•• • • • cnt\af'I
Protokoll fört vid styrelsemöte med Ängelsbäck-Segelstorps Badförening
den 25 mars 2015.
Närvarande: Lars-Göran Karlsson, Jan-Erik Janson, Nildas Svensson, Rikard Jönsson,
Ingemar Jönsson, Jan Karlsson och Evert Evesson.
§2015-01
Mötet öppnas
Lars Göran hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat.
§2015-02
Dagordningen godkändes.
§2015-03
Val av mötesfunktionäre1·
Till ordförande valdes
Lars Göran Karlsson
Ingemar Jönsson
Till sekreterare valdes
Till protokolljusterare
Rikard Jönsson
§2015-06
Båstad Kommuns begäran om yttrande över medborgarförslag om
naturistbad.
Beslut togs att föreningen inte vill yttra sig om vilken badplats som är
lämpligast.
Lars Göran Karlsson
Ordförande
Justeras: Rikard Jönsson
-178-
Medborgarförslag om naturistbad vid Ängelsbäcks strand
Ranarps, Segelstorps och Ängelsbäcks Samfällighetsförening, fortsättningsvis kallat RSÄ, har av
kommunen anmanats att yttra sig över ett inkommet medborgarförslag. Medborgarförslaget går ut
på att den nordligaste delen av sandstranden Segelstorp/ Ängelsbäck, nedanför Ängelsbäcksvägen,
skulle utses att vara naturistbad. RSÄ anger följande: Sandstranden Segelstorp/Ängelsbäck är en
mycket omtyckt och under sommarmånaderna flitigt utnyttjad badstrand för såväl familjer från
kommunen som tillresande. Sedan några år är den sydligaste delen av stranden, gränsande mot
Ranarps strand/ Vistorps hamn, avdelad för hundbad. Att nu införa ytterligare en avgränsning i den
Norra delen av sandstranden vore olyckligt och skulle innebära än mindre utrymme för allmänt bad.
Bra baddagar är redan stranden till 100% utnyttjad. Det är i mycket hög utsträckning barnfamiljer
som väljer att bada vid vår strand och det kan inte uteslutas att, liksom på andra badorter, påtaglig
friktion skulle uppstå i förhållande till ett naturistbad i omedelbar anslutning till den allmänna
badstranden. Ett särskilt problem redan idag är bristen på adekvata parkeringsplatser. Varje dag med
soligt väder innebär problem med framkomligheten för boende i området och eventuella
utryckningsfordon på grund av otillåtna parkeringar. En "offentlig" naturiststrand skulle dessutom
öka antalet besökande som inte är från närområdet vilket innebär ökat antal bilar Därför bör även
kommunens ansvariga för trafik och infrastruktur granska medborgarförslaget. RSÄ kommer att
kontakta trafik och infrastruktur för att diskutera de redan nu återkommande allvarliga
sommarproblemet när det gäller parkering och trafiksäkerhet.
Sammantaget och mot bakgrund av ovanstående avstyrker vi bestämt förslaget om att inrätta ett
naturistbad i den Norra delen av vår fina strand.
Ranarp den 1 april 2015
Gösta Sandgren
Ordförande Ranarps, Segelstorps och Ängelsbäcks Samfällighet
-179-
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KSau
2015-04-29
§
dnr. KS 000201/2014-604
Svar på medborgarförslag angående ökat mottagande
av nyanlända invandrare
Beskrivning av ärendet
Medborgarförslaget har inkommit den 10 februari 2014 från Mona Löfblad.
Förslaget innebär sammanfattningsvis att Båstads kommun ska öka
flyktingmottagandet samt att kommunen ska tillhandahålla praktikplatser,
jobb och bostäder för dessa personer. Ärendet återremitterades i Välfärdsutskottet
den 10 september 2014 och utgick i utskottet 21 oktober.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från enhetschef Patrik Sumner, daterad den 22 juli 2014.
Föredragande
Förslag till beslut
Utskott/presidium
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunfullmäktige beslutar:
1.
Med hänvisning till svaret i tjänsteskrivelsen beslutar kommunfullmäktige
att inte bifalla medborgarförslaget.
2.
Kommunfullmäktige kommer även framöver att ha en öppen dialog med
Länsstyrelsen för att vid behov temporärt öka mottagandet av nyanlända
invandrare.
Justerandes sirnaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
-
-101
rTi:}BÅSTADS
~ KOMMUN
Tjänsteskrivelse
1 (2)
Bildning & arbete
Datum: 2014-07-22
Handläggare: Patrik Sumner
Dnr: K$ :lo 1 /14 Till: Kommunfullmäktige
60'1
Beslutet skall expedieras till:
Bilagor till tjänsteskrivelsen:
Medborgarförslag med diarienummer KS 201/14-604.
Samråd har skett med:
Ärendebeskrivning
Inkommet medborgarförslag angående ökat mottagande av nyanlända invandrare. Diarienummer KS 201/14-604.
Bakgrund
Medborgarförslag inkommer 2014-02-10 från Mona Löfblad, Långabrovägen 7, Vejbystrand.
Förslaget innebär sammanfattningsvis att Båstads kommun ska öka flyktingmottagandet samt
att kommunen ska tillhandahålla praktikplatser, jobb och bostäder för dessa personer.
Aktuellt
Båstads kommun har idag två gällande överenskommelser med Migrationsverket vilka reglerar hur många nyanlända invandrare kommunen ska ta emot. Totalt handlar det om att årligen
ta emot 20 nyanlända invandrare som beviljats uppehållstillstånd i Sverige varav ett antal av
dessa är ensamkommande barn. Sedan januari 2010 till dags dato har kommunen tagit emot
90 personer vilket visar att kommunen fullföljt sitt åtagande. Mottagandet sker kontrollerat
och fungerar väl. Båstads kommun ökade temporärt sitt mottagande under 2013 till att gälla
totalt 25 nyanlända invandrare. Denna temporära ökning beslutades om efter dialog med
Länsstyrelsen, vilken är den myndighet som har till uppgift att förhandla fram platser med
kommunerna.
Utöver själva mottagandet hyr Migrationsverket, sedan en tid tillbaka, ett antal lägenheter av
både privata hyresvärdar och av Båstadhem. Lägenheter i vilka asylsökande barn och vuxna
ges möjlighet att bo i vänta på beslut om uppehållstillstånd.
Ett mindre antal asylsökande och nyanlända invandrare med uppehållstillstånd bosätter sig
varje år i Båstads kommun på egen hand.
Övervägande/framtid
1förhållande till kommunstorlek och antal invånare ligger Båstads kommun väl i fas med övriga kommuner i landet. En del kommuner tar emot fler nyanlända invandrare och andra tar
emot färre, i förhållande till kommunstorlek.
Storleken på mottagandet bestäms av politiken i de överenskommelser som tecknas med Migrationsverket. Utifrån detta planeras verksamheterna som berörs.
Frågan kring bostadsbyggande och tillhandahållandet av bostäder är även det en fråga för politiken och eventuellt Båstadhem.
140722\ c:\use rs\patsum l \d csktop\tjänsteskrlvelse bildning och orbete.dot\bk
- 181 -
2 (2)
När det gäller praktikplatser och jobb åt de nyanlända invandrare som kommer till kommunen
så är det Arbetsförmedlingen som har huvudansvaret.
Förslag till beslut
-att Kommunfullmäktige avslår inkommet medborgarförslag angående ökat mottagande av
nyanlända invandrare.
-att Kommunfullmäktige även framöver har en öppen dialog med Länsstyrelsen för att vid behov temporärt öka mottagandet av nyanlända invandrare.
Båstad 2014-07-22
!tz_,
Patrik Sumner
Enhetschef
·.:·.
...
·..:.1.
-182 -
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KS au
2015-04-29
§
dnr. KS 001571/2014-900
Svar på medborgarförslag angående förtydligande av riktlinjer
som beslutats av kommunfullmäktige
Beskrivning av ärendet
Lars Olefeldt har den 3 november 2014 lämnat in ett medborgarförslag där
han föreslår att kommunfullmäktige ska revidera sina Riktlinjer för
ortnamnsverksamheten i Båstads kommun, då dessa riktlinjer enligt honom
inte följs. Ett tillägg i texten föreslås som lyder: Observera! Dessa riktlinjer
behöver inte följas.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Henrik Andersson, daterad den
15 april 2015.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunfullmäktige beslutar:
1. Med hänvisning till svaret i tjänsteskrivelsen beslutar kommunfullmäktige
att inte bifalla medborgarförslaget.
Utskott/presidium
justerandes signaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
-
I ö 'l
BÅSTADS
KOMMUN
Tjänsteskrivelse
1 (1)
Kommunledningskontoret
Datum: 2015-04-15
Handläggare: Henrik Andersson
Dnr: KS 001571/2014-900
Till: Kommunstyrelsen
Beslutet ska expedieras till:
Kommunkansliet
Bilagor till tjänsteskrivelsen:
Medborgarförslag, inkommen 2014-11-03
Samråd har skett med:
Carl-Magnus Sillström, kommunjurist
Svar på medborgarförslag - Förtydligande av riktlinjer som beslutats
av kommunfullmäktige
Bakgrund
Lars Olefeldt i Vejbystrand har den 3 november 2014 lämnat in ett medborgarförslag där han
föreslår att kommunfullmäktige ska revidera sina Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i
Båstads kommun, då dessa riktlinjer enligt honom inte följs. Ett tillägg i texten föreslås
som lyder: Observera! Dessa riktlinjer behöver inte följas.
Aktuellt
Ortnamnsverksamheten (f.d. ortnamnskommitten) upphörde den 31december2014, och
därmed även dess riktlinjer. Med anledning av svårigheten i att ändra ett styrdokument som
inte längre gäller är förslaget att kommunfullmäktige inte bifaller Lars Olefeldts medborgarförslag.
Förslag till beslut
Kommunfullmäktige beslutar:
Med hänvisning till svaret i tjänsteskrivelsen beslutar fullmäktige att inte bifalla
medborgarförslaget.
: unligt ovan
~Il~
Nämndsekreterare
-185-
BÅSTADS KOMMUN
l<ommunstyrelsen
20·14 -11- 0 3
Dnr.... ~Q...J5:Z/Ä,.~(. : f(}(J
...................................,.............
Medborgarförslag:
Förtydligaindle av fi"iktlinjefi"
SOIM
beslut at§
CilV
lkommunf uUlmäktige.
Bakgrund
Det åligger Båstads kommun att tillse att dokument utfärdade av
kommunen, och som finns tillgängliga för kommuninvånarna, är författade
på ett sådant sätt att det inte råder någon tveksamhet om vad dessa
innebär.
Om det t.ex. i ett dokument står att vissa saker skCll gälla, så borde detta
innebära att det är det som gäller. Annars ska det klart angivas att det
som gäller inte gäller.
I Stora Hult/Lerviksområdet finns sedan tidigare 34 vägnamn, alla med
kulturhistorisk anknytning. År 2013 tillkom en ny väg (nr 35) som fick
namnet Kamomillvägen genom beslut av Välfärdsutskottet 2013-03-19
och på förslag av ortnamnskommitten.
I bifogade "Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Båstads kommun",
antagna av kommunfullmäktige den 26 september 2012, står det bl.a. att
vid namngivning ska följande riktlinjer tillämpas:
- Namn ska vara lokaliserande och identifierande.
- Kulturhistoriska synpunkter skai beaktas.
- Nybildade namn §kai ansluta till det lokala namnskicket.
I riktlinjerna har detta sammanfattats enligt följande:
"Ortnamnskommitten skai således i beredningsarbetet beakta såväl
kulturvårdande som funktionella intressen."
Sommaren 2013 påtalade undertecknad för kommunen att beslutat
vägnamn strider mot av kommunfullmäktige antagna riktlinjer och att
vägen bör få annat namn.
Vid beslut på nytt i mars 2014 fastslogs att ändring av vägnamnet inte
skulle ske, trots att namnet inte följer beslutade riktlinjer.
I maj 2014 ställde jag därför till kommunen följande fråga (som enligt
kommunen skall besvaras av kommunstyrelsens presidium):
Jag önskar få veta vad det blir för konsekvenser för en kommitte som
fattar beslut som strider mot de riktlinjer som kommunalfullmäktige
utfärdat.
Jag erhöll per mail i oktober 2014 svar från två av ledamöterna i presidiet,
Thomas Andersson och Ann - ""!argret Kjellberg, i vilka fastslogs att av
kommunfullmäktige beslutade riktlinjer inte behöver följas.
Jag menar att kommuninvånare, som läser av kommunfullmäktige den 26
september 2012 beslutade riktlinjer, inte kan förstå dessa på annat sätt
- 186-
än att dessa ska gälla. I synnerhet som dokumentet innehåller inte mindre
än 6 ska-satser. Man kan därför inte uppfatta riktlinjerna på annat sätt.
Förslag
Eftersom denna tolkning inte delas av kommunens högsta verkställande
organ och för att undvika missförstånd i framtiden föreslår jag härmed att
kommunfullmäktige reviderar ovan nämnda riktlinjer från 2012 och därvid
gör följande tillägg i texten:
O>l'C»~ernrewai! fOle~§lal
wnki!:Derriljerr fölehövew fintl:e
iföRjai~.
et förmodligen finns andra riktlinjer utfärdade av
llmäktige, bör även dessa revideras och ovan nämnda tillägg
- 187-
Bilaga till medborgarförslag 2014=10-Lr
~BÅSTADS
~KOMMUN
1 (2)
Författningssamling
Antagen av Kommunfullmäktige den 26 september 2012, § 181, Dnr: KS 1008/12-900
Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Båstads kommun
Inledning
Föreligger förslag till riktlinjer för handläggning av kommunala namnärenden
samt namngivning av kommunala institutioner. Nuvarande riktlinjer antogs i
dåvarande kultur- och fritidsnämnden 1989 (§ 17).. Namngivningsbeslutet togs
av fullmäktige i april samma år (§ 73) och är i stort behov av uppdater-ing, bland
annat med tanke på att den traditionella nämndsorganisationen inte längre finns
kvar i Båstads kommun.
Bakgrund
På nationell nivå har Lantmäteriet enligt lag ansvar för namnsättning när det gäller
bebyggelsenamn och naturnamn. I arbetet med namngivning och i sin övriga befattning
med ortnamnen ska kommunen arbeta efter den hänsynsparagrafsom finns införd i
kulturminneslagen (4 §lagen 1988:9 50 om kulturminnen mm, ändrad 2000:265) med
föreskrifter om att tillämpa god ortnamnssed. God ortnamnssed innebär i korthet att
skriva ortnamnen enligt reglerna för det svenska språket, om inte hävdvunna stavningsformer talar för annat, och att inte ändra hävdvunna ortnamn utan starka skäl. I övrigt ska
kommunen arbeta efter de rekommendationer som ges av Lantmäteriet och Kommunförbundet i deras handledningar om ortnamn och namnvård. Ortnamnsrådet som är
knutet till Lantmäteriet har som sin viktigaste uppgift att tillsammans med Lantmäteriet
utveckla principer och formulera mål för en god ortnamnspolitik. Ortnamnsrådet ska tolka
och informera om god ortnamnssed (se§ 4 lagen 1988:950 om kulturminnen m.m.,
ändrad 2000:265) och stärka den officiella ortnamnsvården.
Ortnamnskommitten
Kommunens ortnamnskommitte består av tre ledamöter: Kommunens kulturstrateg samt
två förtroendevalda. Kommitten väljs av Kommunfullmäktige för period sammanfallande
med fullmäktiges mandatperiod. Kulturstrategen tjänstgör som kommittens sekreterare,
handläggare och sammankallande. Ortnamnskommitten bereder alla kommunala namnärenden. På så sätt samordnas all kommunal namngivningsverksamhet rörande vägar,
gator, torg, parker, andra allmänna platser, kvarter, byggnader och lokaler av officiell
karaktär såsom skolor, institutioner etc. Denna samordning är viktig dels för att i den
kommunala namngivningen undvika kollisions- och förväxlingsnamn, dels för att åstadkomma en enhetlig behandling av kommunala namnärenden.
Namngivning
Vid namngivning ska följande riktlinjer tillämpas:
o
Ett ändamålsenligt och vårdat namnskick ~iakttas,
o
Namn ska följa vedertagna språkriktighetsregler samt vara lätta att
uppfatta, uttala och skriva,
., Namn ska vara lokaliserande och identifierande,
., Kulturhistoriska synpunkter ska beaktas,
., Nybildade namn ska ansluta tiildet lokala namnskicket Befintliga goda namn
bör utnyttjas,
.-., Restriktivitet bör iakttas vid personnamnsval. Namngivning kan dock anknyta
till en avliden person som bott och verkat på orten eller annan avliden bemärkt
person.
-
-188-
Bilaga till medborgarförslag 2014-10-27
2 (2)
Ortnamnskommitten ska således i beredningsarbetet beakta såväl kulturvårdande
som funktionella intresTen. Samråd bör ske med de av följande instanser som kommitten
finner lämpliga i det aktuella ärendet, tex:
•
•
•
•
•
..
•
e
..
o
Den politiska instans som är berörd
Ortnamnsarkiv
Hembygdsförening
Personer med särskild kunskap om områdets ortnamn eller dess historia
Taxi
Post
Kommunens kart/GIS-avdelning
Verksamhetsområde Teknik och service
Andra berörda verksamhetsområden
Övriga eventuellt berörda
Ärendegången
Ärenden kan initieras från kommitten men de kan också komma från berörd politisk
instans eller från verksamhetsområdena. I de fall ärendena initieras av andra än
kommitten ska de överlämnas till kommitten så snart som möjligt efter det att det står
klart att en gata eller något annat objekt ska namnsättas. Om möjligt bör material överlämnas till ortnamnskommitten redan på planstadiet för att undvika att inofficiella namn,
vilka ej är önskvärda, blir så inarbetade att det är svårt att byta ut dem. Kommunens
kart/GIS-avdelning ansvarar tillsammans med kulturstrategen för att detta görs och att
samråd sker med verksamhetsområde Samhällsbyggnad och Teknik och service innan
ärendet överlämnas till kommitten. Omfattningen av det objekt namnsättningen gäller ska
klart framgå, exempelvis gatans sträckning.
Beslut
Namnärenden beslutas i kommunens välfärdsutskott.
Beslut delges alltid Kommunstyrelsen.
Beslut delges berörd övrig politisk instans.
-189-
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KSau
2015-04-29
§
dnr. KS 000512/2015-900
Inköps- och upphandlingspolicy för Båstads kommun
Beskrivning av ärendet
Förändringar i Lagen om offentlig upphandling trädde i kraft den 1juli2014,
vilket föranledde en uppdatering av Båstads kommuns Inköps- och
upphandlingspolicy. Dessutom har revisionen gjort en uppföljning av
rapport om upphandlingsverksamheten där man bl a rekommenderar
kommunstyrelsen att uppdatera riktlinjer och anvisningar i enlighet med
dessa förändringar.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från upphandlare Jeanette Hall, daterad den 7 april 2015,
med tillhörande bilaga.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunfullmäktige beslutar:
1. Inköps- och upphandlingspolicy för Båstads kommun antas.
Utskott/presidium
)usterandes signaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
--
I ::JU
BÅSTADS
KOMMUN
1 (1)
Tjänsteskrivelse
Kommunledningskontoret
Datum: 2015-04-07
Handläggare: Jeanette Hall
Dnr: 512/15-900
Till: Kommunstyrelsen
Beslutet skall expedieras till:
Jeanette Hall
Bilagor till tjänsteskrivelsen:
Inköps- och upphandlingspolicy för Båstads kommun
Samråd har skett med:
Katarina Pelin, Carl-Magnus Billström
Inköps- och upphandlingspolicyför Båstads kommun
Uppdatering av upphandlingspolicy för Båstads kommun.
Bakgrund
Förändringar i Lagen om offentlig upphandling trädde i kraft 1 juli 2014, vilket föranledde en
uppdatering av Båstads kommuns Inköps- och upphandlingspolicy. Dessutom har revisionen
gjort en uppföljning av rapport om upphandlingsverksamheten, KS 2039/14-900 där man bl a
rekommenderar kommunstyrelsen att uppdatera riktlinjer och anvisningar i enlighet med
dessa förändringar.
Aktuellt
Ytterligare förändringar i LOU kan komma att ske tom april 2016 då direktiven ska vara implementerade.
Förslag till beslut
Kommunfullmäktige antar inköps- och upphandlingspolicy.
15040 7\7e0\j h
-191-
[tiJ BÅSTADS
I (10)
~ KOMMUN
Kommunledningskontor
Datum
2015-04-07
Handläggare
Jeanette Hall
Vårt dnr
512/15-900
..
INKOPSOCH
UPPHANDLINGSPOLICY
..
FOR
BÅSTADS KOMMUN
Båstads kommun
Kommunledningskontor
269 80 BÅSTAD
Telefon: 0431-770 00 vx
Plusgiro: 111111-1
Org.nummer: 212000-0944
[email protected]
www.bastad.se
-192-
@j ~~~T~8~
2 (10)
Kommunledningskontoret
1 Inledning
Inköps- och Upphandlingspolicyn är ett ramverk för hur kommunens och de kommunala
bolagens upphandlingsverksamhet ska bedrivas och rapporteras. Vidare beskriver inköps- och upphandlingspolicyn hur ansvaret för upphandlingsverksamheten ska fördelas och på vilka organisatoriska nivåer olika uppgifter ska utföras.
Denna policy ligger till grund för Båstads kommuns inköp och upphandling av varor,
tjänster, koncession, byggentreprenader och projekttävlingar samt för leasing, hyra och
hyrköp. Dessa regleras av Lagen om offentlig upphandling som hädanefter benämns
LOU.
"Beställare" avser anställda vid upphandlande myndighet.
1.1 Syfte och målsättning
Kommunen och varje enskilt bolag är en upphandlande myndighet enligt LOU.
Inköp och upphandling inom kommunen skall präglas av effektivitet, kompetens och
samordning, där målet är en god totalekonomi där samtliga kostnader beaktas under
varans/tjänstens livstid. Inköp-/upphandlingar skall genomföras så att verksamheten
får rätt varor och tjänster med rätt funktion, till rätt kvalitet, till rätt pris vid rätt tillfälle.
LOU reglerar hur upphandling av varor, tjänster och entreprenader skall gå till och all
upphandling sker i konkurrens. EG:s upphandlingsdirektiv och gemenskapsrättsliga
principer ska tillämpas vid all upphandling. De fem grundprinciperna är:
•
•
•
•
.,
icke-diskriminering
likabehandling
transparens (öppenhet och förutsebarhet)
proportionalitet samt
ömsesidigt erkännande.
LOU anger i detalj kraven i olika skeden i en upphandling. Grundprinciperna, bestämmelser för utvärdering av anbud, tilldelningsbeslut, regler för överprövning och skadestånd gäller alla upphandlingar stora som små med undantag för viss direktupphandling.
För det fall att kommunen beslutar om införande av valfrihetssystem gäller Lagen om
valfrihetssystem. LOV (SFS 2008:962) innehåller regler för vad som gäller om kommunen vill konkurrenspröva kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare
av stöd- vård- och omsorgstjänster till brukaren eller patienten. Valfrihetssystem är ett
alternativ till upphandling enligt LOU. Valfrihetssystem kan användas på bland annat
150407\t:\kka\1 person\jeanette\politiken - tjänsteskrivelser\up phand lingspo licy 2015.docx\jh
- 193 -
3 (10)
omsorgs- och stödverksamhet för äldre och för personer med funktionsnedsättning samt
på hälso- och sjukvårdstjänster. Kommunen skall vid användande av LOV annonsera
löpande på en nationell webbplats för valfrihetssystem.
2 Delegationsordning
Av styrelsens och nämndernas delegationsordningar framgår en tydlig ansvarsfördelning som visar var i organisationen beslut avseende upphandling ska ske. Delegationsbeslut för att påbörja en upphandling ska dokumenteras skriftligt och anmälas till respektive nämnd.
3 Organisation
Ansvaret för kommunens upphandlingsverksamhet fördelas på följande enheter:
3.1 Kommunfullmäktige
Beslutar om upphandlingspolicy.
3.2 Kommunstyrelsen
Ansvarar för uppföljning av upphandlingspolicyn och intern kontroll av kommunens
upphandlings- och inköpsverksamhet.
Föreslår, vid behov, revidering av upphandlingspolicyn, som sedan överlämnas till
kommunfullmäktige för fastställande.
Kommunledningskontoret har på uppdrag av kommunstyrelsen det operativa ansvaret
för upphandlingsverksamheten.
3.3 Kommunledningskontoret
Kommunledningskontoret ansvarar för genomförandet och samordningen av kommunens upphandlingsverksamhet. Upphandlingsverksamhetens operativa roll är att:
• Vara kommunens expertfunktion på upphandling
e Föreslå och vara sammankallande för arbetsgrupp för respektive upphandling.
e Genomföra kommunövergripande upphandlingar samt ta beslut gällande samarbete vid upphandling med annan upphandlande myndighet
e Granska och annonsera verksamhetsområdenas förfrågningsunderlag elektroniskt
och bistå med formkrav enligt LOU. (gäller ej direktupphandlingar)
lil Vara mottagare av anbudshandlingar.
150407\7eO~h
-194-
4 (10)
• Besluta om att anta leverantör, lämna tilldelnings beslut och teckna upphandlingskontrakt eller ramavtal för kommunövergripande upphandlingar.
• Leda kommunens inköpssarnordnargrupp och ge information och utbildning till
dessa
• Upprätthålla elektroniskt avtalsregister.
• Initiera uppdateringar av upphandlingspolicyn.
• Vid behov bistå de kommunala bolagen.
• Svara för kontakter med andra kommuner när det gäller upphandlingsfrågor
• Svara för intern kontroll av kommunens regelverk och rutiner
• Svara för anvisningar och information angående Inköp/Upphandling på Intranätet/hemsida
• Informera om månatlig inköpsstatistik
• Administrera E-handels-, direktupphandlings- och upphandlings-systern
3.4 Verksamhetsområden
Varje verksamhetsområde har ett ansvar för att, förutom att tillvarata den egna verksamhetens intresse i upphandlingsfrågor, se till kommunens gemensamma bästa vid
inköp och upphandling. I detta ansvar ligger bland annat att medverka i utvecklingen av
samordnade inköp, att eftersträva att kommunens egna resurser utnyttjas effektivt samt
känna till och vara avtalstrogen mot tecknade avtal. Vid upphandling sker detta i form av
en arbetsgrupp. För att upphandlingsenheten ska påbörja en upphandling krävs ifylld,
och av VoC signerad, blankett för uppdrags beskrivning.
Verksamhetsområdet, i samarbete med upphandlingsenheten, ansvarar för att ta fram
lämplig arbetsgrupp som utformar och tar fram förfrågningsunderlag för verksarnhetsspecifika upphandlingar. Endast de krav som anges i förfrågningsunderlaget får beaktas
vid val av anbuds givare och leverantörer. Grunden för all upphandling är alltså ett komplett och tydligt förfrågningsunderlag.
Verksamhetsområdenas roll är att:
• Besluta om genomförandet av en upphandling inom ramen för tilldelade
medel och gällande delegationsordning.
Ange riktlinjer för upphandlingens omfattning, tex vilka produkter/tjänster
som omfattas, vilka verksamheter som kan bli involverade samt tidsram för
upphandlingen.
e
Utse arbetsgrupp för upphandling i samarbete med upphandlingsenheten
@
l50407\7e0\jh
-195-
5 (10)
3.4.1 Upphandlingens arbetsgrupp
En arbetsgrupp utses för varje upphandling. Gäller det en verksamhetsspecifik upphandling ska detta ske i samråd mellan verksamhet och upphandlare. Gäller det kommunövergripande upphandling ska upphandlaren utse lämplig grupp. Arbetsgruppen ska bestå av utvalda personer med relevant kompetens och erfarenhet. Arbetsgruppens deltagare ska vara ett språkrör för kommande, pågående och slutförda upphandlingar ut i
verksamheten/-erna.
Arbetsgruppen ska:
• Ta fram marknads- och nulägesanalys inom området, utarbeta och besluta om den
tekniska och funktionella beskrivningen av det som ska upphandlas (kravspecifikation) och utvärderingskriterier till förfrågningsunderlaget samt aktivt delta i
utvärderingen.
• Vid behov kalla in expertis inom området
• Ansvara för utvärdering
• Genomföra uppföljningar av verksamhetsspecifika upphandlingar inom samtliga
verksamhetsområden. Vid uppföljning ska de krav som angivits i förfrågningsunderlaget följas upp. Detta innebär bl.a. att eventuella miljökrav, personalkrav mm
ska granskas.
3.5 lnköpssamordnargruppen
111
•
•
e
e
•
•
Leds av kommunens inköpare/upphandlare.
Skall verka som ett samordnande organ i upphandlings- och inköpsfrågor för
kommunens olika verksamhetsområden. Varje verksamhetsområde ska ha minst
en representant i gruppen.
Initiera upphandling av kommunövergripande varor och tjänster där så bedöms
lämpligt.
Bevaka att verksamhetens upphandlingar sker i enlighet med gällande lagar och
kommunens inköps- och upphandlingspolicy.
Informera respektive verksamhetsområde om gällande regelsystem för upphandling samt eventuella förändringar i detta.
Vid behov föreslå förbättringar av inköpsverksamheten.
Tillse att avtalsuppföljningen sker inom samtliga verksamhetsområden
150407\7e0~h
-196-
6 (10)
3.6 De kommunala bolagen
•
•
•
Respektive bolag ska fastställa en upphandlingspolicy som baseras på denna
policy.
Respektive bolag har självständigt ansvar för dess upphandlingsverksamhet.
Respektive bolag har ett ansvar för att, där det är möjligt, ta tillvara alla möjligheter till samverkan inom kommunkoncernen när det gäller upphandling.
4 Tröskelvärden och beloppsgränser
EU-tröskelvärden baserar sig på de tröskelvärden som överenskommits i Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling. Upphandlingar över tröskelvärdena
ska enligt EU-direktiv annonseras på den europeiska marknaden och upphandlingar under tröskelvärdet annonseras nationellt. Aktuella tröskelvärden går att finna på
www.skl.se
4.1 Upphandlingar med värde över 28 %av tröskelvärdet
När kontraktets värde överstiger det för tillfället gällande tröskelvärdet för kommuner
och landsting vid upphandling av varor och tjänster och byggentreprenader, gäller LOU
genom olika förfaranden.
För att få reda på vilket upphandlingsförfarande som ska tillämpas måste kontraktsvärdet beräknas. Värdet av en upphandling ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för
kontraktets hela löptid. Eventuella options- och förlängningsklausuler ska räknas in som
om de kommer att utnyttjas. Om det inte finns särskilda skäl till längre avtalstid ska löptiden för ramavtal vara högst fyra år.
4.2 Upphandlingar med värde under 28 % av tröskelvärdet
(direktupphandling)
Beloppsgränsen beräknas genom att alla direktupphandlingar av samma slags vara eller
tjänst inom den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret summeras. Samma
beloppsgräns gäller oavsett om man upphandlar varor, tjänster eller byggentreprenader.
Upphandlingar med värde under 28% av tröskelvärdet genomförs av respektive verksamhetsansvarig i samråd med närmast överordnad chef.
De fem grundläggande principerna ska iakttas även vid direktupphandling.
Direktupphandling får tillämpas när kontraktsvärdet understiger 28% av tröskelvärdet.
I Båstads kommun ska alla inköp över 0,5 basbelopp (fn räknar vi med att ett halvt basbelopp är ca 20 000 sek) annonseras och dokumenteras i direktupphandlingssystemet
l 50407\7e0\j h
- 197-
7 (10)
(DUSEN) för att öka spårbarhet, struktur och översiktlighet. Om möjligt ska tre leverantörer tillfrågas. Enligt LOU finns inga formkrav på underlag och anbud för direktupphandling.
Överstiger inköpsvärdet 100 000 SEK finns det enligt lag en dokumentationsplikt och en
skyldighet att fråga tre leverantörer. Inköp över 100 000 SEK ska förses med diarienummer.
5 Regler vid inköp och upphandling inom Båstads kommun
5.1 Beställningar och avtal
Beställningar och avtal skall vara skriftliga.
5.2 Miljö och sociala krav
Miljökraven i upphandling skall utgå från gällande EU direktiv och svensk lag.
Kommunen skall påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att ställa miljökrav i
sina upphandlingar där så är möjligt/relevant. Kommunen använder sig av Miljöstyrningsrådets verktyg (www.msr.se) som stöd i sin upphandling. Här ges förslag till relevanta miljökrav som kan ställas för olika varu-/tjänstegrupper och entreprenader.
Krav som syftar till att uppfylla olika social-politiska mål, såsom att leverantören ska
erbjuda praktikplats eller anställa arbetslös, kan tas i stort sett alla delar i en upphandling. Lagstiftningen ställer då krav på hur sådana s k sociala villkor ska vara utformade.
Båstads kommun har ingått samarbete med "Vita jobb" för att säkerställa att svart arbetskraft inte förekommer på våra avtal. Detta finns reglerat i lagstiftningen.
5.3 Konkurrens
All upphandling ska föregås av konkurrens. Upphandling av varor, tjänster och entreprenader skall utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna
anbud och delta i konkurrensen.
5.4 Sekretess
Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att den
upphandlande myndigheten/enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud
inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet
innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när
150407\7e0\jh
-198-
8 (10)
upphandlingen avslutats. I och med att den upphandlande myndigheten meddelat tilldelnings beslut eller att upphandlingen på annat sätt avslutas upphör den absoluta sekretessen. Även efter det att upphandlingen avslutats kan sekretess råda för vissa uppgifter till skydd för leverantören.
5.5 Etik
För beställaren
Kommunens inköps- och avropsansvariga skall som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot dess leverantörer avseendet ex konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställningen som inköps- och avropsansvarig får inte utnyttjas för personliga inköp.
För leverantören
Leverantören ska inneha giltig skatt-sedel under hela avtalsperioden samt hålla sig fri
från skatteskulder. Leverantör som inte sköter sina förpliktelser gentemot statlig myndighet riskerar att ej få ingå avtal alternativt häva befintligt avtal och/eller upphöra med
leveranser till Båstads kommun. Ev uppsägning eller hävning av avtal från kommunens
sida ska föregås av kontakt med jurist eller upphandlare.
5.6 Avtalsdatabas
Vid registrering hos registrator kommer avtalet automatiskt att bli synligt även i avtalsdatabasen. Avtalsdatabasen återfinns på intranätet.
5.7 Dokumentation
Alla direktupphandlingar (under 28% av tröskelvärdet) ska dokumenteras elektroniskt i
direktupphandlingssystem (fn DUSEN). Inköp över 100 000 SEK ska förses med diarienummer.
Diarienummer fås från registrator.
Alla upphandlingar över 28% av tröskelvärdet ska annonseras i elektroniskt upphandlings stöd. (fn Tendsign). Vid elektroniska anbud ska avtalet även diarieföras i kommunens diarie.
Vid manuella anbud ska öppningsprotokoll, samtliga anbud med bilagor, tilldelningsbeslut och avtal registreras i diariet. Manuella anbud ska undvikas om så är möjligt.
Alla ramavtal i original oberoende värde ska diarieföras och arkiveras hos registrator.
150407\7e0~h
-199-
9 (10)
5.8 Samverkan med andra om upphandling
Båstads kommun är generellt för samverkan när det gäller upphandlingar, tex med
andra kommuner, kommunförbund och inköpscentraler. Varje upphandling måste bedömas för sig.
5.9 Överprövning
Vid överprövning av upphandling ska kommunjuristen ansvara för processföringen samt
övrig kontakt med domstol i samråd med upphandlare och/ eller verksamheten i fråga.
5.10 Fakturarutiner
Båstads kommun verkar i möjligaste mån för e-faktura vid samtliga inköp. Om avtalsleverantörer anlitar factoring bolag ska detta meddelas kommunen
5.11 Inköp av inventarier
Vid inköp av inventarier gäller följande:
• Kontrollera först om aktuella inventarier finns i kommunens förråd för inventarier
(BIBI=.B.åstads Inventarier .B.rukas Igen)
• Inköp via upphandlat möbelavtal
5.12 Avyttring
Avyttring av varor /inventarier tillhörande Båstads kommun till gällande marknadsvärde bedöms i varje enskilt fall.
•
•
111
Fordon ska i första hand avyttras via återförsäljare.
Inventarier som är överflödiga eller inte längre används ska lämnas till kommunen förråd för inventarier (BIBI).
Försäljning via Blocket sker genom kundcenter som har möjlighet att ringa betalsamtal. Kontakta ekonomikontoret för att skicka faktura till köparen.
150407\7e0\jh
-200-
10 (10)
6
Upphandlingsskadeavgift
Alla inköp som inte konkurrensutsätts enligt de krav som finns i upphandlingslagstiftningen räknas som otillåtna direktupphandlingar. Dessa kan komma att granskas av
konkurrensverket. Om det vid en granskning visar sig att det inte finns något giltigt avtal/ramavtal kan kommunen bli ålagda att betala en upphandlingsskadeavgift till staten
på ca 10% av kontraktets värde.
7 E-handel (elektronisk handel)
Båstads kommun har efter politiskt beslut infört E-handel (Q4 2015). Detta bidrar till
spårbarhet, enklare beställningsrutiner, större avtalstrohet och besparingar. Registrerade beställare ska ha genomgått utbildning i E-handel.
150407\7eO\jh
-201-
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KSau
2015-04-29
§
dnr. KS 002039/2014-900
Svar på revisionens granskningsrapport avseende
upphandlingsverksamheten
Beskrivning av ärendet
EY har på uppdrag av förtroendevalda revisorer följt upp upphandlingsverksamheten
i Båstads kommun. Sammanfattningsvis rekommenderar revisionenkommunstyrelsen
att: -Uppdatera riktlinjer och anvisningar med anledning av de förändringar i lagen
om offentlig upphandling som trädde i kraft den 1 juli 2014.
-Upprätta en instruktion för eller fatta beslut om inköpssamordnargruppens
mandat och ansvar.
-Tillse att alla kommunens upphandlingar ska genomföras med hjälp av
ett IT-upphandlingsstöd.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från upphandlare Jeanette Hall, daterad den 7 april 2015,
med tillhörande bilaga.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunstyrelsen beslutar:
1. Upphandlingsenhetens svar på "uppföljning av rapport om upphandlings-
verksamhet" godkänns och vidarebefordras till revisionen såsom
kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten.
Utskott/presidium
justerandes signaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
---
-L.UL.
BÅSTADS
Tjänsteskrivelse
KOMMUN
1 (2)
Kommunledningskontoret
Datum: 2015-04-07
Handläggare: Jeanette Hall
Dnr: KS 002039/2014 -900
Till: Kommunstyrelsen
Beslutet skall expedieras till:
Revisionen
Bilagor till tjänsteskrivelsen:
Samråd har skett med:
Uppföljning av rapport om upphandlingsverksamheten
Bakgrund
EY har på uppdrag av förtroendevalda revisorer följt upp upphandlingsverksamheten i Båstads
kommun. Sammanfattningsvis rekommenderar revisionen kommunstyrelsen att:
-uppdatera riktlinjer och anvisningar med anledning av de förändringar i lagen om offentlig
upphandling som trädde i kraft den 1 juli 2014.
-Upprätta en instruktion för eller fatta beslut om inköpssamordnargruppens mandat och ansvar.
-Tillse att alla kommunens upphandlingar ska genomföras med hjälp av ett ITupphandlingsstöd.
Aktuellt
Upphandlingsenheten har tagit fram en uppdaterad inköps- och upphandlingspolicy som ligger
för beslut hos KS. Denna inkluderar riktlinjer för samtliga ovanstående rekommendationer.
Även hemsidan, www.bastad.se, och intranätet är uppdaterade enligt de förändringar i lagen
som trädde i kraft 1 juli 2014. På sidorna finns länkar och dokument som behövs för att genomföra en upphandling eller direktupphandling korrekt.
Under punkt 3.5 i inköps och upphandlingspolicyn finns detaljerad information om inköpssamordnargruppens ansvar, bl a tillse att avtalsuppföljning sker inom samtliga verksamhetsområden.
I dagsläget genomförs i princip alla upphandlingar elektroniskt. I punkt 5.7 Inköps- och upphandlingspolicyn föreslås att samtliga upphandlingar över ett halvt basbelopp ska annonseras
och dokumenteras via elektroniskt upphandlingsstöd.
Framtid
Under hösten 2015 kommer elektronisk handel att införas i Båstads kommun. Detta innebär
förenklad avtalsuppföljning. All dokumentation i avtalsdatabasen sköts idag av upphandlingsenheten. Punkt 5.6 i Inköps- och upphandlingspolicyn ger riktlinjer ang avtalsdatabasen.
150408\ c:\ use rs\jeahal l \ docume nts\groupwise\ tjs rappo rt om up phandli ngsverksam heten_l.docx\jh
-203-
2 (2)
Förslag till beslut
Upphandlingsenhetens svar på "uppföljning av rapport om upphandlingsverksamhet"
enligt denna tjänsteskrivelse godkänns och vidarebefordras till revisionen såsom svar
på revisionsrapporten.
--~
åsta~s 2014-0~-07
./
(
~~
~
Jea ette Hall
pphandlare
-204-
BÅSTADS
1 (lJ
KOMMUN
Kommun1-evision
Datum
2014-12-17
Handläggare
Roar Onsö/ehl
Till
Kommunstyrelsen
För kännedom:
Kommunfullmäktige
Vårtdnr
REV 30/11-912
Uppföljning av rapport om upphandlingsverksamheten
EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna följt upp upphandlingsverksamheten.
Granskningens syfte är att bedöma om organisation, processer och riktlinjer för efterarbetes- och
uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling har genomförts i enlighet med tidigare uppgifter.
Revisorernas samlade bedömning är att upphandlingsverksamheten i Båstad kommun har utvecklats positivt sedan föregående rapport. Vår bedömning är att den interna kontrollen av kommunens
upphandlingar numera är tillfredsställande.
Styrdokument och mallar behöver emellertid uppdateras efter lagändringen som trädde i kraft den
1 juli 2014.
Vår bedömning är att alla upphandlingar inom kommunen bör genomföras i ett IT-upphandlingsstöd för att minska risken för fel i genomförande och avtalstecknande. Vi ser i detta fall ett viktigt
utvecklingsområde inom området teknik och service.
Uppföljningarna av avtal kan också utvecklas, framförallt bör implementeringen av utarbetad rutin
stärkas avseende dokumentation i avtalsdatabasen. Vår bedömning är att inköpssamordnargruppen bör få ett tydligare mandat från kommunstyrelsen att driva på en sådan utveckling och följa
upp resultatet.
Sammanfattningsvis rekommenderar vi kommunstyrelsen att:
0 Uppdatera riktlinjer och anvisningar med anledning av de förändringar i lagen om offentlig
upphandling som trädde ikraft den 1 juli 2014.
Upprätta en instruktion för eller fatta beslut om inköpssamordnargruppens mandat och ansvar.
o Tillse att alla kommunens upphandlingar ska genomföras med hjälp av ett IT-upphandlingsstöd.
0
Revisorerna önskar svar på hur kommunstyrelsen avser att stärka sin styrning och uppföljning av
upphandlingsverksamheten. Svar önskas senast 2015-03-06.
På uppdrag av revisorerna i Båstads kommun
~
-cS2-,
Roar Onsö
Revisionens ordförande
· ~W~f
\{t! n Wahlgren
Revisionens vice ordförande
Bilaga: Granskningsrapport av fastighetsuriderhållet.
Båstads kommun
l<ommunledningskontor
269 80 BÅSTAD
Telefon: 0431-770 00 vx
Plusgiro: 111111-1
Org.nummer: 212000-0944
[email protected]
www.bastad.se
-205-
Revisionsrapport 2014
Genomförd på uppdrag av revisorerna
december 2014
Båstad kommun
Uppföljning av rapport om
upphandlingsverksamheten
11111111111 •
[~J
Buiidinq a beHer
i,,vor!{ing worlci
-206-
Bulidinq a tffilter
working world
1. Sammanfattning
2
2. Inledning
2.1. Bakgrund
2.2. Syfte och avgränsning
2.3. Revisionsfrågor
2.4. Revisionskriterier
2.5. Genomförande
3
3
3
3
3
3
3. Regelverk och tidigare granskningsresultat
4
3.1. Lagen om offentlig upphandling
4
3.2. Granskning av efterarbete- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom
Båstad kommun
4
4. Resultat av granskningen
4.1. Organisation
4.2. Införande av åtgärdslista
4.3. Interna kontrollmoment
4.4. Stickprov
4.5. Bedömning
6
6
6
7
7
8
1
-207-
Buifdlng a iH'!tter
workinq world
1.
Sammanfattning
EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat upphandlingsverksamheten i
Båstads kommun. Granskningens syfte är att bedöma om organisation, processer och
riktlinjer för efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling har
genomförts i enlighet med tidigare uppgifter.
Vår sammanfattande bedömning är att
Vi har bl.a. gjort följande bedömningar utifrån revisionsfrågorna:
•
Vår samlade bedömning är att upphandlingsverksamheten i Båstad kommun har
utvecklats sedan föregående rapport. Den interna kontrollen har upptäckt brister, vilka
åtgärdats. Eftersom upphandlingslagstiftningen är komplicerad och praxis fortlöpande ändras
kommer fel och avvikelser att upptäckas även framledes. Det viktiga är att kommunen har en
organisation för egenkontroller och avvikelsehantering. Vår bedömning är att den interna
kontrollen av kommunens upphandlingar numera är tillfredsställande .
.,
Styrdokument och mallar behöver emellertid uppdateras efter lagändringen som
trädde i kraft den 1 juli 2014. Den förändrade lagstiftningen avser företrädesvis
direktupphandlingar. Vidare är det just inom området direktupphandlingar där de mest
väsentliga bristerna i regelefterlevnaden iakttagits, därför är det av särskild betydelse att
kommunens riktlinjer och andra stöddokument är uppdaterade avseende just
direktupphandlingsförfarandet.
•
Användandet av upphandlingsstödet Tendsign säkerställer att kommunen följer olika
moment i upphandlingsförfarandet på ett ändamålsenligt sätt. Även avtalen extraheras
vanligtvis ur förfrågningsunderlagets kommersiella villkor. Vår bedömning är att alla
upphandlingar inom kommunen bör genomföras i detta upphandlingsstöd för att minska
risken för fel i genomförande och avtalstecknande.
•
Uppföljningarna av avtal kan utvecklas, framförallt bör implementeringen av utarbetad
rutin stärkas avseende dokumentation i avtalsdatabasen. Vår bedömning är att
inköpssamordnargruppen bör få ett tydligare mandat från kommunstyrelsen att driva på en
sådan utveckling och följa upp resultatet.
Sammanfattningsvis rekommenderar vi kommunstyrelsen att:
Il>
Uppdatera riktlinjer och anvisningar med anledning av de förändringar i lagen om
offentlig upphandling som trädde ikraft den 1 juli 2014.
!i>
Upprätta en instruktion eller fatta beslut om inköpssamordnargruppens mandat och
ansvar.
!i>
Tillse att alla kommunens upphandlingar ska genomföras med hjälp av ett ITupphandlingsstöd (Tendsign).
2
-208-
Buildinf) a betler
l't<•r ldng worl<I
2.
Inledning
2.1.
Bal<grund
Revisorerna i Båstad kommun genomförde i januari 2012 en granskning av efterarbete- och
uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad kommun. Granskningen
avsåg främst organisation, processer och riktlinjer för arbetet. Utifrån risk- och väsentlighet
har revisorerna beslutat att genomföra en uppföljning av tidigare granskning.
Erfarenheter visar att efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling är förenad med ett
antal svårigheter för de s.k. upphandlande myndigheterna som har att följa lagen. Ett
återkommande mönster är att de upphandlande myndigheterna oftast har
riktlinjer/rutiner/tillräckliga kunskaper och stöd i form av IT-verktyg eller motsvarande på
central nivå. Flertalet inköp och upphandlingar sker dock på decentral nivå, ute i
organisationen. Med anledning av detta finns en risk att upphandlingar som sker ute i
förvaltningar/motsvarande inte lever upp till kraven i lagstiftningen.
2.2.
Syfte och avgränsning
Syftet med granskningen är att bedöma om organisation, processer och riktlinjer för
efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling har genomförts i enlighet
med tidigare uppgifter.
2.3.
Revisionsfrågor
Följande revisionsfrågor besvaras i granskningen:
Finns policy/riktlinjer för hur upphandlingar ska hanteras och följas upp inom
kommunen?
Vilket stöd har verksamheten för att genomföra och följa upp
upphandlingar?
2.4.
Revisionskriterier
Granskningen utgår från följande revisionskriterier:
o
o
Lag (2007: 1091) om offentlig upphandling
Interna riktlinjer, exempelvis
Upphandlingspolicy
Anvisningar
Rutinbeskrivningar
2.5.
Genomförande
t>
· o
Inledningsvis har en dokumentstudie avseende riktlinjer och normer genomförts. Intervjuer
kommer att ske med ansvariga för upphandling inom kommunen . Kontroll av regelefterlevnad
···och följsamhet gentemot avtal avseende upphandlingar sker genom stickprov.
3
-209-
FI Lifldi nQ.~ h e ll er
wor ldnrj world
3.
Regelverk och tidigare gransknings resultat
3.1.
Lagen om offentlig upphandling
Sedan den 1 januari 2008 gäller lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) för upphandlingar inom den klassiska sektorn, dvs det som inte regleras i lag (2007: 1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF).
3.1.1. Förändringar i upphandlingslagstiftningen från den 15 juli 2010
Ändringarna den 15 juli 201 O i upphandlingslagstiftningen avsåg i första hand
överprövningsprocessen i upphandlingsmål. Bland annat infördes en så kallad avtalsspärr,
som innebar att det blev förbjudet för en upphandlande myndighet och enhet att ingå avtal
direkt efter ett tilldelningsbeslut.
En helt ny sanktion infördes, upphandlingsskadeavgift, som kan dömas ut av en
förvaltningsdomstol efter ansökan av Konkurrensverket. Upphandlingsskadeavgift kan även
utgå för otillåtna direktupphandlingar.
Begreppet "lågt värde" i tidigare lag har ersatts med fasta beloppsgränser som anges i lagtexten. Samma belopp gäller för alla upphandlande myndigheter, d v s både stat, kommun,
landsting och offentligt ägda bolag. Riksdagen har under våren 2014 beslutat att
direktupphandlingsgränsen ska höjas till högst 28 % av EU:s tröskelvärde motsvarande 505
800 kronor fr.o .m. 1 juli 2014.
Den förändring som gjordes av upphandlingslagstiftningen fr.o .m. 15 juli 201 O innebär bl.a.
att avtal kan ogiltigförklaras och att en upphandlingsskadeavgift kan dömas ut. Det är möjligt
för leverantörer att föra talan om att ett avtal, som har ingåtts mellan en upphandlande
myndighet och en annan leverantör, ska förklaras ogiltigt. Konsekvenserna av en
ogiltigförklarad upphandling kan bli stora dels genom att utförda prestationer ska återgå, dels
genom att en upphandlingsskadeavgift kan utgå.
3.2.
Granslming av efterarbete- och uppföljningsprocessen efter avslutad
upphandling inom Båstad kommun
3.2.1. Rapportens sammanfattande bedömning
Syftet med granskningen vara att granska upphandlingsprocessen efter avslutad upphandling
utifrån perspektiven - ansvar, process samt styrande dokument. Granskningen omfattade
upphandlingar som avslutats under 2011 .
PWC konstaterar att kommunen efter omorganisation och rekrytering av ny upphandlare har
en klar och tydlig ansvarsfördelning. Vidare bedömer man att då förevisad åtgärdslista har
implementerats komme·r kommunen att ha en ändamålsenlig process för efterarbete och
uppföljning. Det finns enligt PWC:s granskare tydliga tecken på att tidigare inköp av stora
belopp har skett med brist~r i upphandlingsförfarandet.
PWC konstarerar att l<ammunens upphandlingspolicy i stort sett är tillfredsställande, men i
behov av uppdatering, övriga styrdokument, såsom anvisningar, rutinbeskrivningar och mallar
var under bearbetning vid tidpunkten för den förra rapporten, varför en bedömning av dessa
inte kunde ske .
4
- 210-
8ui!tl1nq a better
workinq world
Avslutningsvis menar granskaren att uppföljningar och utvärderingar har skett i blygsam
utsträckning men att om åtgärder genomförs såsom planerat torde en tillfredsställande
uppföljning finnas på plats.
5
-211-
Buifdfoq a ootter
worldnq world
4.
Resultat av granskningen
4.1.
Organisation
Kommunens upphandlingsresurser består av en upphandlare (100 % tjänst) som uteslutande
arbetar med upphandlingsverksamheten. Upphandlingsverksamheten är placerad under
kommunstyrelsen, och ingå i staben under kommunchefen.
Vidare har man nyligen organiserat verksamheten kring en inköpssamordnargrupp. Denna
grupp består av en person från varje verksamhet, totalt utgörs gruppen av 18 medarbetare.
lnköpssamordnarna bidrar till att få ut information om kommunens nya avtal.
lnköpssamordnargruppen är förhållandevis ny och ska försöka ha möten varannan månad.
Det finns en sida via intranätet som nyttjas för att sprida information om och mellan gruppen.
Ett arbete som pågår vid tillfället för granskningen är att fram rutinbeskrivningar för
upphandling, detta ska tas fram tillsammans inom inköpssamordnargruppen. E-handel ska
införas för att stärka avtalstroheten, upphandlaren har ansvar för detta. Ambitionen är att de
som avropar inom kommunen ska utbildas. Idag finns inga direkta begränsningar i vem som
får handla, däremot har verksamheterna utsett vissa ansvariga som företrädesvis ska göra
avrop. Kommunen har ett direktupphandlingssystem på prov till och med den 20 januari
2015. Ambitionen är att alla inköp över 20 000 ska göras med hjälp av detta system. Genom
användandet av systemet sker också dokumentation automatiskt. Utvalda personer i
inköpssamordnargruppen testar systemet vid tidpunkten för granskningstillfället.
4.2.
Införande av åtgärdslista
Den åtgärdslista som tidigare rapport hänvisar till består av utarbetande av rutiner och mallar
för upphandling, dvs. en uppdatering av styrdokument (policy, anvisningar och riktlinjer). I
denna del uppger upphandlaren att upphandlingspolicyn är omskriven efter förra policyn. Men
inte omskriven utifrån förändringar sedan 1 juli 2014.
Arkiveringsföreskrifter har utarbetats och implementerats genom att rutiner med registratorn
etablerats. Alla avtal ska diarieföras och upphandlaren ska få ett mail om detta. Uppgifterna
läggs därefter in i databasen. Rutinen avser också ett införlivande av existerande avtal till
detta stödsystem.
Kommunen har införskaffat och implementerat ett elektroniskt upphandlingsstöd, Tendsign.
Numera genomförs den absoluta merparten av kommunens upphandlingar i detta ITupphandlingsstöd. Enligt uppgift fortsätter teknik och service att göra vissa egna
upphandlingar på annat sätt.
Avseende uppföljning och utvärdering finns möjligheter att kommentera på alla enskilda avtal
i avtalsdatabasen. Kommentarer om leverantörer eller varor/tjänster ska kunna göras om
något inte är som det ska. lnköpsamordnarna ska följa upp att kommentarsmöjligheten
utnyttjas, något som styrks av minnesanteckningar från inköpssamordnargruppen.
Uppföljningsmöten med avtalade leverantörer kan göras årligen, detta sker dock ej.
Verksamheterna som nyttjar och ansvarar för avtalen har här ett ansvar. En uppföljning kan
vara att leverantören meddelar när arbete är utfört på grönytor. Synpunkter från allmänheten
m.m. Allt måste dokumenteras på avtalen i avtalsdatabasen.
6
-212-
EMlding a tuitter
working world
4.3.
Interna kontrollmoment
Den 3 januari 2014 återrapporterades det interna kontrollarbetet inom kommunstyrelsens
verksamhetsområde, som också inkluderar upphandlingsverksamheten. Aterrapporteringen
visar kvartstående brister under 2013 som kommunen avser att bevaka även under 2014.
Avseende ramavtalsupphandlingar redovisades inga väsentliga avvikelser, däremot kan
ramavtalstroheten stärkas ytterligare. Avseende direktupphandlingar beskrev förvaltningen
följande läge:
"Av Top 20 listan återstod efter djupdykning nio områden med stora avvikelser, dvs otillåtna
direktupphandlingar utan dokumentation. Dessa områden kommer att prioriteras och
åtgärdas under första halvåret 2014."
Med anledning av att det i kommunstyrelsens internkontrollarbete har indikerats brister i
genomförda upphandlingar gav kommunstyrelsen förvaltningen i uppdrag att ta fram konkreta
åtgärdsrutiner i syfte att stärka den interna kontrollen. Förvaltningen tog i tjänsteskrivelse från
den 28 april 2014 fram ett antal förslag för att stärka kontrollen och minska riskerna för fel.
Först ska stickprovskontroller genomföras månadsvis, eventuellt felaktiga inköp rapporteras
till kommunchef och berörd medarbetare. Kommunchefen tar upp felaktiga inköp under en
stående punkt på möte med kommunens ledningsgrupp. Vidare ska kommunens
verksamheter utse inköpsansvariga som ska ingå i "lnköpsgruppen". Deras uppgift är att via
tex APT vidarebefordra information från inköps-gruppen gällande avtal och
inköp/upphandlingar samt ha en i övrigt stödjande funktion avseende dessa frågor. Slutligen
ska upphandlingsenheten initiera att e-handel införs i samtliga verksamheter under 20142015. Ett sådant system förväntas leda att bidra till ökad avtalstrohet, färre felaktiga inköp,
färre inköpare och färre leverantörer m.m.
Av intervjun framkom att kommunens upphandlar via lnyett kan kontrollera alla transaktioner.
Med hjälp av detta system genomförs stickprov varje månad. Bristerna i direktupphandlingar
som beskrevs ovan har hanterats under året, nya felaktigheter hanteras genom ovanstående
rutin.
4.4.
Stickprov
Leverantör: ARKITEKTERNA KROOK & TJÄDER I MALMÖ
Fakturerat belopp: 1.347.457 (29)
Kommentar: Upphandling är gjord i enlighet med lagstiftning
Leverantör: EXPANDIA MODULUTHYRNING AB
Fakturerat belopp: 1.989.243 (11)
Kommentar: Upphandling är genomförd som direktupphandling utan att ,lämna en
anbudsförfrågan till flera ,leverantörer. Synnerlig brådska anges som skäl då man upptäckte
mögel i fastigheten. Tidigare upphandling är gjord där leverantören vann upphandlingen. De
senaste transaktionerna Avser enligt uppgift hyra för moduler till förskola.
Leverantör: PER & SARÄ GASTRO I HBG AB
Fakturerat belopp: 511.313 (7)
Kommentar: Upphandling är gjord i enlighet med lagstiftning
7
-213-
Ehiilding <i hllt ler
wo r ldnq wo,- ld
4.5.
Bedömning
Vår samlade bedömning är att upphandlingsverksamheten i Båstad kommun har utvecklats
sedan föregående rapport. Den interna kontrollen har upptäckt brister, vilka åtgärdats.
Eftersom upphandlingslagstiftningen är komplicerad och praxis fortlöpande ändras kommer
fel och avvikelser att upptäckas även framledes. Det viktiga är att kommunen har en
organisation för egenkontroller och avvikelsehantering. Vår bedömning är att den interna
kontrollen av kommunens upphandlingar är tillfredsställande.
Styrdokument och mallar behöver uppdateras efter lagändringen som trädde i kraft den 1 juli
2014. Den förändrade lagstiftningen avser företrädesvis direktupphandlingar. Vidare är det
just inom området direktupphandlingar där de mest väsentliga bristerna i regelefterlevnaden
ial<ttagits, därför är det av särskild betydelse att kommunens riktlinjer och andra
stöddokument är uppdaterade avseende just direktupphandlingsförfarandet.
Användandet av Tendsign säkerställer att kommunen följer olika moment i
upphandlingsförfarandet på ett ändamålsenligt sätt. Även avtalen extraheras vanligtvis ur
förfrågningsunderlagets kommersiella villkor. Vår bedömning är att alla upphandlingar inom
kommunen bör genomföras i Tendsign för att minska risken för fel i genomförande och
avtalstecknande.
Uppföljningarna av avtal l<an utvecklas, framförallt bör implementeringen av utarbetad rutin
stärkas. Vår bedömning är att inköpssamordnargruppen bör få ett tydligare mandat från
kommunstyrelsen att driva på en sådan utveckling och följa upp resultatet.
Båsta911en 15 dec 2014
/IZSl
j
)~ob Smith
VEY
Bilaga 1
Intervjuade
Jeanette Hall - upphandlare, Båstad kommun
De förtroendevalda revisorerna Roar Onsö och Gert-Håkan Ericsson medverkade vid
intervjun .
8
-214-
I
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KSau
2015-04-29
§
dnr. KS 000504/2015-900
Ansvarsfrihet för Kommunalförbundet AV Media Skåne
Beskrivning av ärendet
Båstads kommun är en av medlemskommunerna i Kommunalförbundet AV Media
Skåne. Direktionen för kommunalförbundet har översänt bokslut och
verksamhetsberättelse för år 2014 samt även revisionsberättelse med en
hemställan om att respektive fullmäktige i medlemskommunerna beviljar
direktionen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från ekonomichef Johan Linden, daterad den 19 april 2015,
med tillhörande bilaga.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunstyrelsen beslutar:
1. Direktionen för Kommunalförbundet AV Media Skåne beviljas ansvarsfrihet
för år 2014.
2. Bokslut och verksamhets berättelse för 2014 läggs till handlingarna.
Utskott/presidium
justerandes signaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
~ ~
-
LI~-
BÅSTADS
Tjänsteskrivelse
1 (1)
KOMMUN
Kommunledningskontoret
Datum: 2015-04-19
Handläggare: Johan Linden
Dnr:
Till: Kommunstyrelsen, Kommunfullmäktige
Beslutet skall expedieras till:
Kommunförbundet AV Media Skåne
Bilagor til I tjänsteskrivelsen:
Årsredovisning 2014 för kommunalförbundet AV Media Skåne
Ansvarsfrihet, Kommunalförbundet AV Media Skåne
Bakgrund
Båstads kommun ar en av medlemskommunerna i Kommunalförbundet AV Media Skåne.
Direktionen för kommunalförbundet har översänt bokslut och verksamhetsberättelse för år 2014
samt även revisionsberättelse med en hemställan om att r espektive fullmäktige i medlemskommunerna beviljar direktionen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
Förslag till beslut
1. Direktionen för Kommunalförbundet AV Media Skåne beviljas ansvarsfrihet för år 2014.
2. Bokslut och verksamhetsberättelse för 2014 läggs till handlingarna.
Båstad 2015-04-19
Johan Linden
Ekonomichef
- 216 -
JIV
MEDIA S l<ANE
BÅSTADS l<.OMIVJUN
l<ommunstyrelsen
Kommunfullmäktige
Båstad
Hemställan om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2014
Direktionen för Kommunalförbundet AV Media Skåne har beslutat:
att överlämna bokslut och verksamhetsberättelse för år 2014 till
respektive fullmäktige i medlemskommunerna.
att överlämna revisionsberättelsen till respektive fullmäktige i
medlemskommunerna med hemställan om att dessa beviljar
direktionen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
Kommunalförbundet AV Media Skåne hemställer om svar enligt ovan angående
ansvarsfrihet senast 2015-06-15.
Christer Grankvist,
Ordförande
eu
Mikael Linden,
AV-chef
Postadress:
Box 177
281 22 HÄSSLEHOLM
Besöl<sadress:
Bäckhagsvägen 13
Telefon:
0451-38 85 80
E-post:
[email protected]
-217-
AV
MEDIA SK ÅN E
PROTOKOLL
Sammaniträdesdag:
Onsdag den 4 mars 2015
PUats och tid:
Yllan, Kristianstad, kl.09.30 - 11.30
Närvarade:
Christer Grankvist Ordf.
Jalil Chigha
Rune Persson
Ingmar Bernthsson
Marie Gärdby
Lena Eriksson
Reino Persson
BrittMarie Hansson
Björn Zorec
Sofia Nilsson
Simrishamn
Bromölla
Klippan
Osby
Perstorp
Tomelilla
Åstorp
·Ängelholm
Örkelljunga
Östra Göinge
Ersättare:
Helena Dådring
Viveca Dahlqvist
Sven Ols~on
Helene Lundqvist
Sven-Ingvar Borgquist
Leif Svensson
Klippan
Perstorp
Simrishamn
Tomelilla
Ängelholm
Örkelljunga
~evisorrer:
Lars Hörbo (under§ 1-4 samt§ 7-8)
Margareta Göransson
Gun Paulsson
Mikael Linden
l?ersoruaUföretrräda11re:
~LI
Mikael Linden
~·
Christer Grankvist
Reino Persson
-218-
2
JIV
M E DIA S K ÅN E
Ärenden:
1.
Upprop
Ordföranden Christer Grankvist hälsade alla välkomna till dagens
direktionsmöte på VIian i Kristianstad i samband med läromedelsmässan.
Dagens möte är det första riktiga mötet som vi genomför konstaterade
ordföranden. Därefter förrättade ordföranden upprop.
2.
Vall av jjusterare
Reino Persson ifrån I Åstorp valdes till att justera dagen protokoll.
3.
Överfämli'ilamde av bolksl1U1tl: och ve rlksaimhets berätte~se för år 20lll4
Valda revisorer Margareta Göransson, Gun Paulsson och revisorskonsult
Lars Hörbo är närvarande under sammanträdet.
Kommunalförbundets revisor Lars Hörbo redovisade och kommenterade
utskickat bokslut för 2014.
(Bilaga 1)
Mikael redovisade att de största kostnaderna är våra personalkostnader, våra kostnader för IT-systemet och kostnader för inköp av
läromedel såsom film, böcker och teknik för utlåning.
Sven Olsson ifrån Simrishamn frågade om det genomförs kvalitetsrevisioner?
Lars Hörbo redovisade att i höstas genomfördes kvalitetsrevision för
personaladministrationen på AV Media Skåne. Varje år genomförs kvalitetsrevision inom något område, revisionen dokumenteras och återkoppling sker
till verksamhetschefen.
Verksamhetsberättelsen har skickats ut tillsammans med kallelsen
och var och en hade läst igenom densamma före mötet.
(Bilaga 2)
Direktionen beslutar:
att anta bokslut och verksamhetsberättelse för år 2014.
att överlämna bokslut och verksamhetsberättelse för år 2014
till medlemskommunerna.
Sven -Ingvar Borgkvist bad ledamöter och ersättare att notera samt se till
så att ärendet tas upp i kommunfullmäktige direkt samt att kommunerna
svarar så fort som möjligt när handlingarna skickas ut till kommunerna.
!/
- 219 -
3
AV
M EDIA S KÅN E
4.
Revåsionsberättelse
En av kommunalförbundets valda revisorer Gun Paulsson,
Bromölla, läste upp revisionsberättelsen.
(Bilaga 3)
Direktionen beslutar:
att överlämna revisionsberättelsen till medlernskommunerna,
med hemställan om att dessa beviljar direktionen ansvarsfrihet
för det gångna verksamhetsåret.
5.
Årets resu~tatt
Direktionen beslutar:
att lägga årets resultat 47 570 kronor till kapitalet.
6.
Revisio111slkonsu~t förr ärr 20:1!.5
Lars Hörbo går under ärendet ut.
Direktionen beslutar:
att under år 2015 anta Lars Hörbo som kommunalförbundets
revisions konsult.
71.
Statistik för 20:11.4:
(Bilaga 4)
Mikael kommenterade utskickat underlag. Totalt ökar vi utlåningen med
24 000 artiklar under året. Största ökningen står strömmande film för.
Även våra boklådor har ökad utlåning. I övrigt går den fysiska utlåningen
ner, somt.ex. DVD utlåningen som har halverats sedan 2012 .
Jalil ifrån Bromölla ställde frågan om vilka målsättningar vi har satt upp
för 2015. Mikael sade att han ber att få återkomma under sista ärendet då
han skall redovisa verksamhets- och utvecklingsplanen för 2015 - 2018.
Sven Olsson ifrån Simrishamn ställde frågan om man får ut detta
kommunvis och då också per skola, då det är viktigt att kommunerna
analyserar statistiken för att få valuta för erlagd medlemsavgift.
Martin Sarkar informerade att vi just nu håller på att ta fram detta
underlag för utskick till såväl direktionen som till kommunerna.
Mikael redovisade också statistik ifrån antal konto i vår mediekatalog. Vi
har idag 6 514 aktiva lärarkonton och 5 738 aktiva elevkonton. Ökningen
på lärarsidan är 500 sedan förra året och på elevsidan är det en ökning
med 4 800 konton.
-220-
4
A
M ED I A S KÅ N E
Direktionen beslutar:
att godl(ånna statistiken för 2014 och att densamma skickas ut
till kommunerna tillsammans med underlaget per kommun
samt per skola.
8.
VerrBrnamlhletts~
oclhl uttveck~nli'ilgsp~an föir 20:l!.5 = 2IO:l!.3.
(Bilaga 5)
Mikael visade och kommenterade utskickad plan. Planen är en förnyelse
sedan tidigare år. Vi vill genom denna planen använda i så stor
utsträckning som möjligt använda SMARTA- mål för att underlätta
uppföljningen, utvärderingen och analysen av uppsatta mål. Planen skall
också ligga till grund för4 kommande års verksamhetsberättelse.
Sven Olsson ställde frågan om planen var en tjänstemannaprodukt.
Christer Gran kvist svarade att det just nu är så, nu har vi en plan att utgå
ifrån där vi i direktionen under året och kommande år skall delta och vara
engagerade i utvecklingen utav planen.
9.
Näsll:ai mötte :
Direktionens nästa möte, måndagen den 11 maj, skall ske som vanligt i
samband med ett studiebesök. I AU har vi diskuterat att ta ett mindre
studiebesök i maj och i _h öst bjuda in till när .AV Media Skåne genomför
Teachers Night på Kreativum i Karlshamn. Mikael berättade att vi inväntar
besked ifrån UR om datum för Teachers Night, Mikael återkommer till AU
när han fått besked. Mikael har också tänkt sig att stänga AV Media den
dagen för att all personal skall få träffa direktionen, med andra ord
genomför vi studiebesöket som en teambuildning.
it!].
Övrögai åirell'ildell'il
Frågan om hur AV Media Skåne marknadsför sina produkter och tjänster
till kommunerna kom ifrån många utav ledamöterna.
Mikael informerade om att i första hand så marknadsför vi våra produkter
och tjänster genom hemsidan, mediekatalogen och nyhetsbrevet till alla
intressenter. Vi är idag tre stycken som är ute och informerar på alla nivåer
i våra 24 kommuner som innehåller ca 370 skolor. Vi deltar på olika mässor
och dagens mässa som vi genomför i egen regi ger bra marknadsföring.
Vi behöver komma ut till förvaltningscheferna och dess ledningsgrupper för
att informera. Vi har tagit kontakt men det har varit svårt att få till dessa
möten ute i kommunerna då man har tidsbrist. Vi ger inte upp vi skall se
till att få till dessa möten. Mikael ber ledamöterna i direktionen att ta upp
frågan i hemkommunen så att vi får hjälp med att öppna dörren till att boka
möten. Våra framtida rekryteringar av nya medarbetare skall ha kompetens
att både vara utbildare och informatörer.
//1
, '!
/
-221-
5
JI
M E D I A S KÅNE
Frågan om hur vi marknadsför oss till föräldrarna kom också upp. Mikael
Berättade att det gör vi inte på något särskilt sätt idag utan överlåter det
Till pedagogerna vid deras föräldramöten. Direktionen tycker att AV Media
Skåne skall ta fram ett informationsmaterial just för föräldrarna som skolorna
kan dela ut.
Inga rapporter ifrån kommunerna om nyheter eller särskilda projekt kom
upp idag. Ordföranden uppmanade ledamöterna att inför kommande möten
ta med sig information ifrån hemkommunen. Ordföranden ser möjligheten
för kommunerna att lära av varandra och att kunna utbyta information .
Christer Grankvist tackade särskilt våra lekmannarevisorer Gun Paulsson
och Margareta Göransson som var på plats för alla år som revisorer i AV
Media Skåne. Ordföranden bad också om en hälsning till lekmannarevisorn
Christer Håkansson ifrån Ängelholm som tyvärr var sjuk idag.
Ordföranden tackade alla för dagens möte och bjöd in till lunch med efterföljande besök på mässan.
Mikael Linden
Verksamhetschef
AV Media Skåne
- 222-
Bilaga 1.
L
för
Kommunalförbundet
AV MEDIA SKÅNE
M
- 223 -
RESULTATRÄKNING
1(5)
Not
2014
2013
8 347 972
3 402 428
324 903
7 970 666
2 704 984
326 495
12 075 303
11 002 145
-2 937 304
-2 569 098
-2 426 397
-3973619
-2
-1
-2
-3
Rörelsens Intäkter
Avgifter
Förmedling AV-utrustning
Övriga intäkter
1
Summa intäkter
Rörelsens kostnader
AV-utrustning till förmedling
Varor och tjänster för verksamheten
Övriga kostnader
Personal- och styrelse
2
Summa kostnader
Resultat före avskrivningar
Av- och nedskrivningar
Resultat efter avskrivningar
3
754 074
973 383
059 775
831 371
-11906418
-10618603
168 885
383 542
-120 780
-321 018
48105
62 524
18
-553
48
-303
47 570
62 269
Finansiella intäkter o kostnader
Ränteintäkter
Räntekostnader
ARETS RESULTAT
-224-
BALANSRÄKNING
2(5)
Not
2014-12-31
2013-21-31
241 532
362 312
241 532
362 312
134 398
146 206
1 834 085
135 550
286 092
7 696 605
Tillgångar
Anläggningstillgångar
Bilar, installationer och övr inventarier
Summa anläggningstillgångar
4
Omsättningstillgångar
Varulager
Lager av Av-utrustning o reservdelar
Kortfristiga fordringar
Kundfordringar
Övriga fordringar
Upplupna intäkter o förutbet kostnader
2 255 727
346 726
8 043 331
Kassa och bank
5 809 913
5 409 073
Summa omsättningstillgångar
8 200 038
13 598 610
SUMMA TILLGÅNGAR
8 441 570
13 960 922
-225-
3(5)
2014-12-31
2013-12-31
Eget kapital vid årets ingång
Arets resultat
5 746 583
47 570
5 684 314
62 269
Summa eget kapital
5 794153
5 746 583
2 317 240
132 410
197 767
1 912 377
1 078 833
5 223 129
Summa kortfristiga skulder
2 647 417
8 214 339
SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER
8 441 570
13960922
Tillgång i P-stiftelsen
Pensionsreserv enl KPA
4 419 057
4 025 117
2 412 817
Not
Eget kapital och skulder
Eget kapital
Kortfristiga skulder
Leverantörsskulder
Övriga skulder
Uppi kostnader o förutbet intäkter
5
2 171 000
-226-
4(5)
NOTER TILL RESULTAT- OCH BALANSRÄKNINGEN
2014
Not 1
Avgifter
Avgifter från kommunerna
Avgifter övriga akt9rer
Not 2
5 094 519
3 253 .4.5-3
8 347 972
4 862 586
3 1_Q8 080_
7 970 666
2 742 879
739 799
310 685
81 668
19 432
79 156
3 973 619
2 556 467
865 441
197 816
86 959
26 957
97 731
3 831 371
Personal- och styrelse
Löner och andra ersättningar
Sociala avgifter, personal
Pensionskostnader
Arvoden
Social avgifter, politiker
övriga personalkostnader
Not 3
2013
Avskrivningar
Anläggningstillgångar skrivs av enligt plan över den förväntade nyttjandeperioden.
Följande avskrivningsprocensatser tillämpas:
Bilar och transportmedel
övriga inventarier
Installationer
17%
20-25%
10%
17%
20-25%
10%
-227-
5(5)
2014
Not 4
2013
Bilar, installationer och övriga inventarier
Ingående ackumulerade anskaffningsvärde
Inköp
Utrangeringar
Nedskrivningar
1 179 285
1 430
307
512
46
968
082
726
039
Utgående ackumulerade anskaffningsvärde
1 179 285
1 179 285
816 973
Ingående ackumulerade avskrivningar
Utrangeringar
Arets avskrivning
Utgående ackumulerade avskrivningar
937 753
1 123 766
512 726
205 933
816 973
Utgående redovisat värde
241 532
362 312
197 767
197 767
5094519
128 610
5 223 129
Not 5
120 780
Uppi kostnader o förutbet intäkter
Avgifter från kommunerna avs kommande år
Upplupna kostnader i övrigt
- 228-
A
MEDIA SKÅNE
2014-02-18
VIEIR~SAMHETSBEIRÄ T1ELSIE
2({]14
Inledning
Kommunalförbundet AV Media Skåne som har bedrivit sin verksamhet under sjutton
år i Hässleholm, ser under de senaste tre-fyra åren hur mycket som vår verksamhet
påverkas utav den digitala teknikutvecklingen i samhället och i skolan. I hög fart har
kommunerna ökat införandet av IKT i skolorna (en-en satsningar, lpad satsningar,
projektorer och interaktiva tavlor m.m.). Vi ser också fler hotbilder mot vår
verksamhet i och med att tillgängligheten ökar på alla områden med den digitala
utvecklingen. Vi måste ha en bättre kontroll på omvärlden för att hänga med och
snabbare förändra vår verksamhet för att vara "up to date" gentemot våra kunder.
Målet för AV Media Skåne är att ge alla pedagoger och elever inom verksamhetsregionen en likartad möjlighet till ett rikt och högkvalitativt utbud av läromedel. AV
Media Skåne skall utgöra en pedagogisk resurs och en IKT-resurs för pedagoger
och elever.
Medllemskommuner och avtal.
Medlemskommunerna i Kommunalförbundet AV Media Skåne är som tidigare:
Bromölla, Båstad, Hässleholm, Klippan, Osby, Perstorp, Simrishamn, Tomelilla,
Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga och Östra Göinge. Kristianstad, Laholm, Hörby och
Höörs Har avtal för hela kommunen. Eslövs kommun har avtal för grundskolan.
Övriga avtal enligt följande: fyra skolor i Svalövs kommun, fyra skolor i Kävlinge
kommun, två skolor i Staffanstorps kommun, en skola i Sjöbo kommun, en skola i
Lund samt Kommunalförbundet Bromölla-Sölvesborg. Vi har även under 2014
många skolor som hör av sig för att använda våra tjänster.
Ekonomiska ramar
Under året har avgiften för medlemskommunerna liksom föregående år, utgjort 0,50
promille av det totala skatteunderlaget för kommunen samt statliga bidrag som man
erhållit. Våra totala intäkter under året har varit 12 07 4 202 kr.
Vår Verk~amhet
Under 2014 har vi fortsatt vårt visionsarbete i syfte att ge våra "kunder'' rätt tjänster
och med rätt kvalitet. I vårt systematiska kvalitetsarbete har vi även i år lyckats med
att skära ner på våra kostnader och istället använda pengarna till inköp av nya
tjänster.
Viktigal händeiseli' under åreft
Kompetensutveckling
Vi har under året deltagit i olika mässor, utbildningar, nätverk som syftar till att öka
vår kompetens inom olika områden. Teknik, litteratur, film, ledarskap, pedagogik.
-229-
A
MEDIA SKANE
20141-02-18
Läromedelsmässa 2014
Onsdag den 5 mars 2014 arrangerade AV Media Skåne återigen, onsdag v. 10
Läromedelsmässa på Yllan Mäss & konferenscenter i Kristianstad. Mässan inleddes
med föreläsningen "lärares lärande om elevernas lärande och hur lärares ·
arbetsglädje blir elevernas" med Anne-Marie Körling (Svenska akademiens
svensklärarpris 2006, Innovativa lärarpriset 2007 samt SCIRAs hedersdiplom 2013).
66 pedagoger inspirerade av hennes föreläsning. 34 personer deltog också i AnneMaries avslutningslektion "Språkutvecklande lektioner".
44 utställare och seminariehållare presenterade sina nyheter och tjänster under 4 h i
mässhallen. Besökarna hade möjlighet att delta i 23 olika intressanta seminarier
under eftermiddagen. Allt - föreläsning, inträde, utställning, fika samt seminarier bjöd utställarna besökarna på. Även vi på AV Media Skåne marknadsförde våra
tjänster. Ca 600 besökare välkomnades vid entren av 6 elever från Hotell- och
turistprogrammet, Österängskolan, Kristianstad
NätverkQ och informationsmöten
Vi har_under året genomfört två nätverksmöten för utvecklingsledarna, motsv.
befattningar samt IT-personal (It-tekniker, IT-pedagoger, IKT-pedagoger, Itassistenter), i våra kommuner. Vi har genomfört 16 möten och informationer i syfte
att marknadsföra våra tjänster på skol och kommunnivå. Den 17 februari hade vi
besök utav Miljöpartiets språkrör Gustav Fridolin och hans lokal partikamrater i
Hässleholm då de ville bli uppdaterade om AV Media Skåne. Gustav är för övrigt
"kund hos oss".
IT
I januari och februari månad nollställdes vår IT-miljö utav vår nya leverantör IXX
Partner AB ifrån Ängelholm. Vår IT-miljö är nu uppgraderad till nutid, vi har fått en
support med kvalitet och snabbhet. Vi blir hela tiden i realtid informerade om vad
som sker i vår IT-miljö.
Vi har också sett över vårt administrativa IT-stöd vilket inneburit en snabbare och
effektivare hantering utav fakturaprocessen samt försäljningsrutiner.
AU och Direktionsmöten
Under året har fyra AU-möten och fyra direktionsmöten genomförts. Arets
studiebesök förlades till Danmark och 0restad Skole "som er en af K0benhavns
nyeste skoler og stod fcerdigbygget 15 april 2012. Skalen er en moderne og
nytcenkende skole, med en virtuel cestetisk profil".
Se gärna http://www.oerestadskole.dk/forside.aspx#
Tryckta läromedel
Under året har vi utökat vårt utbud både skönlitterärt (76 boklådor + 8 Bok och
Media) och faktalitterärt (6 temalådor). Vi har också uppdaterat många tidigare
producerade lådor. Inom sl<önlitteratur köper vi in 20-30 böcker av var titel, för att
möjliggöra klassuppsättningslån.
,/ "1/
,// //1 .
,/ / r
,'// ''
-230-
JI
M EDIA SKÅN E
2014-02-18
I temalådorna lägger vi samman blandade faktaböcker/klassuppsättningar om ett
ämne tex Vatten.
I vår bokningskatalog har vi lagt in sökord som "läsenfilm" samt "bokenpåduken". När
man skriver in dessa "ord" får man.fram titlar där vi både har bok och film t.ex.
Narnia.
Pedagogträffar/kurser/utbildningar under 2014
9 jan
Creaza + extrainsatt
25 + 7 deltagare
1 april
Creaza
17 deltagare
23 april
Bokprat med Karna
52 deltagare
29 april
Creaza i Kristianstad
18 deltagare
21 maj
IKT
1O deltagare
10 deltagare
14 aug
Workshop i webbpublicering
10 sep
Upptäck Sverige - inställt
0 deltagare
13 nav
Creaza (flyttat till jan 2015)
0 deltagare
25 nav
Läsning som leder till läslust
31 deltagare
1 dec
Bokprat med Karna
43 deltagare
TOTALT 213 deltagare
Alfamax har under året hyrt in sig i våra lokaler 2 gånger av de 4 preliminärbokade
tillfällena.
Arrangemang/mässor
Den 11 februari arrangerade vi, tillsammans med Utbildningsradion och Kreativum,
Teachers Night på Kreativum i Karlshamn. 91 deltagare valde mellan 12 olika NOsmåseminarier. Den lyckade kvällen avslutades med förtäring och föreläsning av
minnesmästaren Mattias Ribbing.
Den 10 mars deltog vi i Förskoledag i Hässleholm. All förskolepersonal i kommunen
hade möjlighet att besöka vår monter.
Den 13 augusti höll vi en Creaza utbildningsdag för 160 Bromölla pedagoger. Vi gick
igenom och arbetade med Mindomo och MovieEditor i 4 olika grupper på
Humleskolan i Bromölla.
Den 17 september deltog vi i Workshop på Källebergsskolan i Eslöv. Här höll vi i en
snabb genomgång av AV Media Skånes tjänster.
Den 6 - 11 okt hade vi utställning under Dyslexiveckan på Hässleholms Bibliotek. På
torsdagsl<Vällen den 9 oktober hade vi information om AV Media Skåne samt visade
The 3D Classroom för 20 besökare.
Den 14 - 15 okt deltog vi som utställare på Skoldagarna i Malmö.
Under våren 2014 genomförde vi en tävling i Creaza. Tävlingen hette "Speak your
mind" du är bäst på att vara du. Segrade gjorde klass 9 på Kungsgårdsskolan i
Ängelholm, två blev klass 3a på Näsbyskola i Kristianstad och tredjepriset gick
även det till klass 9 Kungsgårdskolan i Ängelholm.
-231-
JIV
M ED I A S KÅN E
2014-02-18
Försäljning & Service
Vi har sålt och gett service för 3 703 653 Kr.
· Utlåning
Vi köpte i september in två st. system för 30 visning, The 30 Classroom.
Strömmande video och ljud
Alltjämt fler och fler som strömmar hem film och ljud. Vi har gjort filminköp för
1 800 000 Kr under året. Vi har nu 1 900 egna filmer
Tillvals tjänster
Creaza: AV Media Skåne bekostar fortsatt tillgång till Creazas 4 internetbaserade
verktyg - Mindomo, Cartoonist, MovieEditor och AudioEditor - som alla pedagoger
och elever har tillgång till via vår Mediekatalog. Idag har 6 514 lärare och 5 738
elever aktiva konton i vår mediekatalog.
Läshörnan: Vi tog beslut i att bekosta 500 läslicenser i Läshörnan. ELib
(Bonnierförlagen, Natur & Kultur, Nordstedts samt Piratförlaget) står bakom
skolurvalet som i nuläget består utav ca 7000 skönlitterära digitala böcker man kan
nå via Läshörnan i vår Mediekatalog. I Läshörnan kan låna hur många böcker man
vill under ett år. De licenser vi delade ut har fördelats enligt önskemål av pedagoger
till olika klasser i följande kommuner; Eslöv, Hässleholm, Kristianstad, Staffanstorp,
Ängelholm, Örkelljunga, Östra Göinge.
(Några licenser delades inte ut förrän i början på 2015 till Laholm, Svalöv och
Båstad.)
Sociala medier
Vi finns på Twitter, Facebook, lnstagram, vår hemsida och i vårt nyhetsbrev.
Förbättringar i arbetsmiljön
Höj och sänkbara skrivbord.
Nya mikrovågsugnar.
Företagsmassage.
Renovering av duschutrymme.
Mer kompetenshöjande utbildningar och mässor.
Hässleholm 2015-02-18.
Mikael Linden
Verksamhetschef
Christer Grankvist
Ordförande
-232-
?(.! (~
(!
I
i
.
(J
"
REVISIONSBERÄTTELSE .
iför ~ommuna!förbundet AV Media Skåne 20~4.
Undertecknade revisorer, utsedda att granska kommunalförbundet AV Media Skånes
räkenskaper och förvaltning under 2014, får efter fullgjort uppdrag avge följande yttrande:
Granskningen har utfö1is enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet
och förbundsordningen.
Vi har vid granskningen biträtts av företagskonsult Lars Hörbo, som till oss avgivit
granskningsrapport.
Vår granskning ger ingen anledning till anmärlming varför vi tillstyrker att förbundets
årsredovisning godkänns och att förbundsdirektionen beviljas ansvarsfrihet för 2014.
Kristianstad den 4 mars 2015.
,.
<1
Gun Paulsson
·'
(
I
/ ;:,;?, }(- l ,+, ,,. L----1
Christer Håkansson
,Margare :a Göransson
"-...-·.·
-233-
D) \ a 5CL
Statistik för streaming och utlån 2014
Kommun
Bromölla
Båstad
Hässleholm
Klippan
Osby
Perstorp
Simrishamn
Tomelilla
Åstorp
Ängelholm
Örkelljunga
ö Göinge
Eslöv
Hörby
Hööl!'
Kristianstad
Kävlinge
Laholm
Landskrona
Sjöbo
Staffanstorp
Svalöv
Sölvesborg
SUMMA
16mm
Ljud
Museif. Temalåd UR DVD VHS
Appara11:er Boklådor Bok&band Övrigt
DVD
, Streaming Summa
1
0
17
13
22
0
75
49
231
45
36$
6545
7367
0
15
8
61
7
8
0
31
66
6
7469
354
8023
47
35
74
713
193
63
387
135
2009
388
4465
36606
45115
8
0
10
13
130
29
56
317
0
26
571
8411
9571
22
17
0
75
4
1
37
275
22
32
57t
12965
14027
2
2
0
8
50
2
6
31
6
3
261
5540
5911
2
0
2
8
18
5
22
23
0
5
96
8726
8907
0
1
12
94
27
6
35
30
280
4
115
1()260
10864
20
11
11
46
177
3
4
48
63
0
52$
10288
11200
28
33
30
8
2
120
147
101
177
70$
0
21621
22975
46
1
14
14
3
7
96
15
31
264
8249
4
8744
0
45
8
247
12
2
30
6
468
8228
56
0
9102
0
2
1
4
0
0
0
0
0
0
0
136
111
116
187
0
118
0
0
41
35
2
178
2314
Sammanställt av Martin Sarka11' 150130
I
,,.-
/j?,,f
~,V
~- "/::::?
f'
N /'.//
46
0
122
0
0
0
23
3
6
4
3
16
0
16
0
0
0
7
0
0
0
0
46
0
3
0
0
0
0
0
31
0
3
53
0
0
0
0
0
8
3
25
10
18
98
0
15
0
0
0
7
0
98
93
21
177
0
41
0
0
6
64
0
181
102
55
590
0
323
0
1
37
112
613
166
152
271
359
1403
5047
12
31
11
0
17
11
8
63
2
31
0
0
6
2
3
401
184
381,
1697i
82
223
20
13950
7272
9943
45899
1610
1$993
1
' 153
\465
1,065
4312
!798
14857
7818
10566
48876
1631
15066
153
466
1237
4793
829
872 12355,
244~68
268098
1~
404
ö
ö
1--/ .
Bromölla
Båstad
Eslöv
Hässleholm
Hörby
Höör
Klippan
Kristianstad
Kävlinge
Laholm
Landskrona
Osby
Perstorp
Simrishamn
Sjöbo
Staffanstorp
Svalöv
Sölvesborg
Tomelilla
Åstorp
Ängelholm
Örkelljunga
Östra Göinge
S:a kommuner
Övriga
Totalt
I
2
/,
f'.)>w/·" /
(,.:>./,,
(J1i
I
.
/
..-'-···_?
2013
7514
7451
12047
37120
7708
8646
8234
46819
1020
13709
112
11101
5038
9763
428
980
3419
1551
10096
10618
23455
7163
9873
243865
243865
2012
6272
6777
13965
33370
7694
7618
9361
43534
441
13300
2011
6727
7839
6668
30220
6524
6750
8376
37244
317
9369
11226
5925
10793
9376
4490
8215
2010 2009 2008
1430 2876 2767
5198 3828 2833
4374 2734 2043
20846 15188 13317
4360 2854
1924
4320 2208
1531
5503 4674 3723
22724 16325 13998
75
6143 4324 3698
6927
3448
4674
5496
2570
3630
4280
2119
3437
194
3065
2240
1345
607
874
851
1301
464
7404
2922 1818 1664
10292
10801
9273
5928 4850 4259
12512 7294 6024
20548 17471
4147 2788 2247
6203
6319
10859
9495
7375 5475 4159
233655 195075 127802 90003 74023
9880
14611
7501 6263 4564
248266 204955 135303 96266 78587
A
M E D I A S K Å NE
-v~·irlk<~-@rm-thl-<ett§>-a-<.orcclhl--lb!ltt~rce-cc·lkd-ö-~gJ-~-p-~-annr----
ico1s
=
-
2@18
AILILIMIÄ~l'
Verksamhets - och utvecklingsplanen anger långsiktiga övergripande mål
och inriktningar för AV Media Skåne och dess olika verksamheter, samt
mätbara mål. Planen syftar till att fungera som ett styrdokument för AV
Media Skånes verksamhet i stort och för de enskilda verksamheterna.
Planen revideras varje år.
\fESJl:(Q)N
Vi följer inte utvecklingen vi leder den.
tö> V IE IF~JGi ~E I?A rNI ID> IE ~ ÅIL
Målet för AV Media Skåne är att ge alla pedagoger och elever inom
verksamhetsregionen (Skåne Län) en likartad möjlighet till ett rikt och
högkvalitativt utbud av läromedel. AV Media Skåne skall vara en
pedagogisk resurs och en IKT resurs för lärare och elever.
AV Media Skånes verksamhet skall ständigt utvecklas, växa och öka i
omfattning. Såväl fler kunder som fler tjänster skall knytas till
verksamheten.
överrgwnpaindl~ må~:
Vi skall se till att våra kunder har tillgång till rätt och bra information om
våra produkter och tjänster.
-236-
2
AV
M E D I A SKAN E
-
- - -- -·
-----
o
0
Varje år skall vi besöka minst eh sköla i varje medlemskömmlin och
informera om våra produkter och tjänster.
Vi skall vartannat år besöka förvaltningscheferna och dess ledningsgrupper.
o
Varje år genomföra två möten med kommunernas utvecklingsledare
eller motsvarande befattningar i syfte att föra en dialog kring
kommunernas behov samt ge information om nyheter på AV Media
Skåne.
o
Vi skall under 2015 bygga och lansera en ny hemsida. Under 2016 2018 skall vi underhålla samt förbättra sidan utifrån våra kunders
behov.
o
Vi skall öka antalet prenumeranter på nyhetsbrevet. 2015-02-09
Har vi 3 958 st. 2015 4000. 2016 4 050. 2017 4 100. 2018 4 200.
o
Vi skall öka antalet följare på de sociala medierna Twitter idag 202
följare. 2015 300 st. 2016 400 st. 2017 500 st. 2018 600 st.
Facebook idag 162 gilla. 2015 250 st. 2016 350 st. 2017 450 st.
2018 550 st. Vi skall också öka antalet som nås på ett enskilt inlägg
ifrån 667 st. till 1200 st. år 2018
o
Under mars månad varje skall vi arrangera Sydsveriges största
läromedelsmässa och öka antalet utställare och besökare jämfört
med föregående år.
-237 -
3
A
M ED I A SKÅN E
Övergripande mål:
Genom vår mediekatalog skall vi erbjuda ett stort och brett utbud av
aktuella, informativa och moderna utbildningsprogram med .en hög grad
av tillgänglighet.
1Mlätl:ba11ra mål:
o Vi skall öka vårt eget utbud av spel- och utbildningsfilmer. 2015-01 01 1896 st. 2015 1996 st. 2016 2100 st. 2017 2200 st.
2018 2300 st.
o
Vi skall utveckla och erbjuda fler digitala tillvalstjänster under 2016
- 2018.
o
Vi skall under 2015 - 2018 i nära samarbete med SLI utveckla
mediekatalogen så att den tillfredsställer våra kunders
önskemål/behov och underförstådda behov.
o
Vi skall under 2015 - 2018 i nära samarbete med UR utveckla vårt
arbete och utbud så att vi tillfredsställer våra kunders
önskemål/behov och underförstådda behov. Som t.ex. Teachers
Night och Ur årliga teman.
Överg11öpauriltdle Mål:
Genom att arrangerande seminarier, kurser och läromedelsmässa skapa
ett bra underlag för läromedelsval. Komplettera skolornas litteraturutbud
genom utlåning av s.k. lättlästa böcker på svenska, engelska, tyska i
l<lassrumsuppsättning samt utlåning av fortbildningslitteratur och
temalådor.
Vi skall öka medvetandet utav utlåningen utav e- och ljudböcker som ett
komplement till riktiga böcker genom att fortsätta vårt projekt med
LÄSHÖRNAN.
~/ <
1\A/ .;;
{·#'
.
.'/.:
.
\
- 238-
4
AV
M EDIA SK ÅN E
Måitbairra må~:
Vi skall bibehålla dagens status på läromedelsutställningens utbud och
omfattning under 2015. Vi skall undeY 2015 se över hur många söm
faktiskt utnyttjar vår läromedelsutställning i syfte att fatta beslut om
utveckling eller avveckling inför 2016.
o
Öka och bredda utbudet av temalådor samt boklådor i
klassuppsättning utefter våra kunders önskemål och behov samt
komplettera befintliga temalådor och boklådor.
o
Vi skall varje år under 2015 - 2018 arrangera seminarier, kurser
och pedagogträffar inom läs- och skrivutvecklingsområdet.
o
Vi skall under 2015 köpa in ytterliga 1000 licenser till Läshörnan i
syfte att fler elever och pedagoger får prova på och utvärdera Eböckerna och E-ljudböckerna.
o
Vi skall under 2016 - 2018 öka och utveckla användandet utav
Läshörnan.
öveirgrrnpande mål:
Vi skall under åren 2015 - 2018 bredda och öka antalet utbildningar och
utbildningsområden. Vi skall undersöka möjligheterna till att bedriva
distans- och webbutbildningar. Under 2015 jobbar vi med att stödja UR:s
tre teman: mobbning, läsning och matematik.
liVilättbaiirci må~:
o
Vi skall under 2015 erbjuda utbildningar inom områdena Ipad,
interaktiva tavlor, Creaza, The 30 Classroom.
0
Vi skall under 2015 påbörja arbetet med att ta fram nya utbildningsområden och nya utbildningar. Under 2016 skall dessa utbildningar
marknadsföras och i liten skala genomföras. Fr.o.m. 2017 genomför
vi utbildningarna i full omfattning.
-239 -
5
JIV
MED I A S KÅNE
Över-giripande må!:
Upphandlingen skall slutföras under våren 2015 genom att avtal skrivs
med leverantörer i varje produktgrupp. Information om upphandlingen
skall ske aktivt under hösten 2015. Vi skall sälja Il<T-utrustning samt ge
råd rörande val och handhavande av IKT-utrustning utifrån de krav och
behov som kunderna har. Vi skall också kunna förmedla utbildning och
service i samband med köp.
Mä1tbaill"ai mål:
o Under 2015 skall samtliga medlemskommuner besökas i syfte att
delge information om vår upphandling.
o
Försäljningsmål: 2015 4 miljoner Kr. 2016 5 miljoner Kr. 2017 6
miljoner Kr och 2018 8 miljoner Kr.
Övewgrröpandle Må~:
Vi skall under 2015 genomföra en analys utav utlåningsstatistiken i syfte
att förbättra och förändra vår distribution. I takt med att den fysiska
utlåningen totalt sett går ner så kan vi både effektivisera och sänka
kostnaderna för distributionen
Mätl:bawa må~:
o
Vi skall under 2015 genomföra analys och genomför förändringar i
distributionen.
o
Med början under 2015 skall vi sänka kostnaderna med 4 % varje
0
ar.
o
Under 2016 byta en utav bilarna.
o
Under 2018 byta den andra bilen.
-240-
6
AV
M ED IA SK Å NE
---------
- - . ------ -
-
Övergripande mån
Vi skall under åren anpassa vårt utlåningssortiment efter kundernas behov
och önskemål. Vi skall också ge våra kunder möjligheten till att låna
spetsteknik såsom 30 Classroom, 30 scanner/skrivare, No-Lab utrustning,
utrustning för programmering.
; t .•
.
.. ,}'
~
I
.t
1 1 "l
/1 (..::;
('
A.--
.\
~
~
~
Ml äi tt fo) ai lr@l li'iTil ål ~
o
Vi skall under 2015 köpa in 30 scanner/skrivare, komplettera 30
Classroom med ytterligare två system, Bee Bot för programmering i
de lägre åldrarna.
i-~_
--- ---------..
· ffwSVC&JM~
~\"'h<'-"'l.'VIS
--;·
-
....
:,__ - - -- . ---- ..
0
!ly
... -
-
-
.. ,,
--1
--1
I
. j
Vi skall under åren 2015 - 2018 koppla teknikinköpen för utlåning
med utvecklingen utav utbildningar.
Öve11g11öpiaili'il<dle må~
o
Vi skall arbeta med ständiga förbättringar enligt modell "Sofiahjulet"
- 241 -
7
A
M E DIA SK Å NE
.
-
.
·-·· ---
-- -
--·- - · -- · · - - -
Öv<errgirfipaill'ildl~ llil'ilå~
Vi skall under 2015 - 2018 utveckla och förändra våra lokaler i takt
med utvecklingen utav våra tjänster och produkter.
Vi skall arbeta med SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete och SBA
Systematiskt Brandskyddsarbete.
o
- 242-
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
2015-04-29
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KS au
§
dnr. KS
Tf kommunchef under semestern 2015
Beskrivning av ärendet
Det finns i organisationen ingen formellt utsedd permanent ersättare för
kommunchefen vid kortare frånvaro. I princip förväntas en tfkommunchef
endast lösa akuta frågeställningar av formell karaktär, men skulle ett krisläge
uppstå bör det finnas en person på plats med de formella befogenheter
kommunchefen har.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från kommunchef Katarina Pelin, daterad den 7 april 2015.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunstyrelsen beslutar:
1. Bildningschef Henrik Andersson förordnas som tillförordnad kommunchef
under nedan angivna tidsperioder:
2015-05-07 - 2015-05-17
2015-07-20 - 2015-08-23
Utskott/presidium
justerandes signaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
n
A,
- ,"t~
1 (1)
BÅSTADS
KOMMUN
Kommunledningskontoret
Datum: 2015-04-07
Handläggare: Katarina Pelin
Dnr:
Till: Kommunstyrelsen
Beslutet skall expedieras till:
Kommunchef Katarina Pelin
Bildningschef Henrik Andersson
Chefssekreterare Marianne Fredriksson
Tf kommunchef under semestern 2015
Bakgrund
Det finns i organisationen ingen formellt utsedd permanent ersättare för kommunchefen vid kortare frånvaro .
I princip förväntas en tf kommunchef endast lösa akuta frågeställningar av formell karaktär, men
skulle ett krisläge uppstå bör det finnas en person på plats med de formella befogenheter kommunchefen har.
Undertecknad föreslår därför kommunstyreslens arbetsutskott besluta att förordna bildningschef
Henrik Andersson som tfkommunchefunder nedan angivna tidsperioder.
2015-05-07 - 2015-05-17
2015-07-20 - 2015-08-23
Förslag till beslut
1. Bildningschef Henrik Andersson förordnas som tillförordnad kommunchef under nedan
angivna tidsperioder:
2015-05-07 - 2015-05-17
2 ts-07-20 - 2JJ5-08-23
/ ..'
/ .1
I
.l
,.. t
I,
i
B ~stad, 015-04,)l;
/
d
/; .
lt10~
I
I U
)Hatarina eJm
/ Kommundief
I I
150331\ 1\m
-244-
BÅSTADS
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Blad
KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
KS au
2015-04-29
§
dnr. KS
Införande av läsplattor till förtroendevalda i Båstads kommun
Beskrivning av ärendet
Våren 2011 lämnade Helena Stridh, Bjärepartiet, in en motion inom ramen för
det rubricerade ärendet. Året efter besökte delar av kommunkansliet både
Laholm och Halmstad, som då börjat arbeta med digitala handlingar och
läsplattor. Båda kommunerna ansåg att införandet av läsplattor mottagits
positivt och det hade varit få inkörningsproblem. Motionen avslogs dock
med tillägget att teknikutvecklingen på området kommer att bevakas inför
framtiden. 2015 väcks ärendet på nytt genom ett initiativ från kommunfullmäktiges presidium om att "papperslösa" sammanträden i möjligaste mån
ska införas, och att sammanträdeshandlingar enbart ska förmedlas digitalt.
Underlag till beslutet
Tjänsteskrivelse från kommunledningskontoret, daterad den 20 april 2015,
med tillhörande bilaga.
Föredragande
Förslag till beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen:
Kommunfullmäktige beslutar:
1. Förtroendevalda i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, utskotten och
nämnderna (VN, UN och MN) erbjuds en läsplatta.
2. Sammanträdeshandlingar förmedlas enbart digitalt från och med fjärde
kvartalet 2015.
3. Kommunstyrelsens investeringsbudget utökas med 350.000 kronor.
4. Förvaltningen får i uppdrag att upprätta ett regelverk som omfattar de
villkor som gäller för lånet av en läsplatta m.m.
Utskott/presidium
[usterandes signaturer
KS/nämnd
KF
Utdrags bestyrkande
n
Ar-
L"tv
BÅSTADS
KOMMUN
Tj änsteskrive Ise
1 (2)
Kommunledningskontoret
Datum: 2015-04-20
Handläggare: Henrik Andersson
Dnr:
Till: Kommunstyrelsen
Beslutet ska expedieras till:
Kommunkansliet, Ekonomiavdelningen, IT-avdelningen
Bilagor til I tjänsteskrivelsen:
Investeringskalkyl
Samråd har skett med:
Olof Nilsson, Linda Wahlström, Anders Björk
Införande av läsplattor till förtroendevalda i Båstads kommun
Bakgrund
Våren 2011 lämnade Helena Stridh, Bjärepartiet, in en motion inom ramen för det rubricerade
ärendet. Året efter besökte delar av kommunkansliet både Laholm och Halmstad, som då börjat
arbeta med digitala handlingar och läsplattor. Båda kommunerna ansåg att införandet av
läsplattor mottagits positivt och det hade varit få inkörningsproblem. Motionen avslogs dock
med tillägget att teknikutvecklingen på området kommer att bevakas inför framtiden.
2015 väcks ärendet på nytt genom ett initiativ från kommunfullmäktiges presidium om att
"papperslösa" sammanträden i möjligaste mån ska införas, och att sammanträdeshandlingar
enbart ska förmedlas digitalt.
Aktuellt
Användandet av digitala hjälpmedel för nämndhanteringen har successivt vuxit fram i
kommunen. Läsplattor och digital distribution av nämndhandlingar innebär, ökad tillgänglighet, snabbare distribution och lägre förbrukning av papper i kommunen. En förtroendevald som innehar uppdraget som ledamot eller ersättare i fullmäktige, kommunstyrelsen,
utskott eller nämnd kommer att komma åt sina möteshandlingar i läsplattan. Säkerheten i
applikationen är hög och man kommer att ha tillgång till samtliga handlingar, även de som
omfattas av personuppgiftslagen, PUL. Utöver att hantera möteshandlingar kan läsplattorna
användas fört.ex. omvärlds bevakning, sociala medier och hantering av e-post. Kommunens
system är väl förberedda inför detta införande.
Övervägande/framtid
Det är angeläget att regler och rutiner tas fram för att säkerställa ett samordnat utlämnande
och hantering av läsplattorna, behörigheter, utbildning m.m. för samtliga förtroendevalda.
Regelverket bör även omfatta de villkor som gäller för lånet av en läsplatta. Användaren har
ett ansvar för att hantera enheten och informationen som tillgängliggörs på den på ett
ansvarsfullt sätt och att återlämna den om man avslutar sitt/sina politiska uppdrag i
Båstads kommun. I anslutning till att de förtroendevalda erhåller sina läsplattor
kommer det även anordnas ett antal utbildningstillfällen.
-246-
2 (2)
Finansiering
Investeringskostnad:
Läsplatta, iPad Air 2, 16 GB (4.570 kronor) x antalet förtroendevalda (75)
=342.750 kronor.
Driftskostnad:
Abonnemang, Wi-Fi 4G (69 kronor) x antalet förtroendevalda (75) x 12 =62.100 kronor/år.
Minskade kostnader för utskick av kallelser:
-300.000 kronor.
Förslag till beslut
Kommunfullmäktige beslutar:
1. Förtroendevalda i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, utskotten och nämnderna
(VN, UN och MN) erbjuds en läsplatta.
2. Sammanträdeshandlingar förmedlas enbart digitalt från och med fjärde kvartalet 2015.
3. Kommunstyrelsens investerings budget utökas med 350.000 kronor.
4. Förvaltningen får i uppdrag att upprätta ett regelverk som omfattar de villkor som gäller
för lånet av en läsplatta m.m.
Båstad enligt ovan
Henrik Andersson
Nämndsekreterare
Catharina Elofsson
Kanslichef
Johan Linden
Ekonomichef
-247-
Bilaga: Mall för investeringskalkyl
INVESTERINGSKALKYL (tkr)
lnvesteringsbudget 2015
Projektnamn:
Införande av läsplattor till förtroendevalda
Projektkod:
Ansvar: 1230
Verksamhetskod: 9314
Objektkod:
lnvesteringskostnad (-):
lnvesteringsbidrag (+):
Nettoinvestering:
I
-3501
Avskrivningstid (antal år):
Internränta:
-350
I
I
I
Finansiering inom befintlig driftbudget?
Aktiveringstidpunkt? (När är investeringen klar?)
Effekt på första årets avskrivning:
Driftkostnader/intäkter
Intäkt investeringsbidrag (+)
Ränteintäkt (investeringsbidrag) (+)
Förändring löpande driftintäkter (+)
Förändring löpande driftkostnad(-)
Avvecklinqskostnader (-)
Summa driftkostnad(-)
3
2,5%
Ja
jJaJNej
år1
jAttal (ex år1, år2)
Halvår
!Helår alt Halvår
år1
år2
år3
år4
0,0
0,0
0,0
118,5
0,0
0,0
0,0
237,0
0,0
0,0
0,0
237,0
0,0
0,0
0,0
237,0
118,5
237,0
237,0
237,0
c:o ')
-1 AI) '7
Avskrivning (-)
Internränta (-)
Summa kapitalkostnad
-0u,v
- I IU 1
-4,4
-62,7
Totala driftkostnader H
55,8
A AI:'- '7
1I
A A,.... "7
- I IU
- I 10 1 I
-7,3
-124,0
-4,4
-121,0
-1 ,5
-118,1
113,0
116,0
118,9
/
lnvesteringsbeskrivning och syfte
Investeringen omfattar digitala plattor till samtliga ledamöter av kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder. En
övergång till digitala nämndshandlingar är möjlig då verksamhetssystemet uppdaterats och bra system för att läsa och
arbeta med handlingarna finns. En övergång till enbart digitala handlingar innebär ett förändrat arbetsssätt som ökar
tillgängligheten, ger snabbare distribution av handlingar och mycket lägre förbrukning av papper i kommunen. Dessutom
innebär digitala handlingar att portokostnader för utskick sparas in.
Beskrivning av driftkostnader (ökade intäkter, kostnadsminskning/ökning, uppstartskostnader, avvecklingskostnader, tomhyror samt övriga förutsättningar för kalkylen)
Till investeringen kommer driftskostnader om ca 63 000 kr/år avseende abonnemang för plattorna. Vardera abonnemang
kostar ca 69 kr/månad och totalt beräknas det behövas 75 abonnemang. Övergång till digitala handlingar med plattor gör
att tryck och utskick av kallelser inte behöver göras. Kostnadminskning för detta beräknas bli 300 000 kr per år, fördelat på
tryckerikostnader 180 000 kr och porto 120 000 kr.
-248-
Bilaga: Mall för investeringskalkyl
Verksamhetskonsekvenser (Personalförändringar mm)
Införandet av digitala handlingar innebär att hanteringen av tryck för kallelser kommer minskar drastiskt. En ny
tryckerimaskin kommer att behövas om ca två år och då kan en mindre och mer avancerad tryckerimaskin vara ett bra
alternativ till den stora tryckerimaskin som kommunen idag har för att kunna hantera en stor mängd kallelser. En sådan
mindre maskin beräknas kosta mindre än dagens stora tryckerimaskin. En minskad hantering av tryck av kallelser ger
också utrymme för personalen att fokusera på andra delar av verksamheten.
Lönsamma investeringar (Investeringar som tjänar in sig själv, ange även Break even)
En övergång till digitala handlingar via läsplattor kommer att innebära att kommunens driftskostnader minskar årligen. I
beräkningen görs investeringen med en avskrivningstid om tre år. Det är dock troligt att en läsplatta kan hålla hela
mandatperioden och längre än så.
Handlingsalternativ (Vad händer om man inte genomför investeringen, vilka alternativ finns.)
Om digitala handlingar med läsplattor inte införs kommer kostnaderna att bibehållas och framöver öka då
portokostnaderna går upp. Även tryckkostnader och papperskostnader kan öka.
Miljökonsekvenser
En övergång till digitala handlingar innebär en stor miljöförbättring då kommunen sparar både papper och tryck.
Övriga upplysningar (tex ej finansiellt värderbara konsekvenser)
I beräkningarna har förvaltningen utgått från att alla de politiska organen har tio möten per år. Om ett politiskt organ har
extramöten så tillkommer tryckkostnader och portokostnader.
Projektansvarig: Anders Björk
r·•um'
2015-04-21
Namn:
-249-