1. No category

1(1)
Missiv
Kommunstyrelsens förvaltning
Datum
Diarienummer
2015-09-22
KS/2015:295
Handläggare
Eva Jansson
Tfn 0142-850 63
Kommunstyrelsen
Svar på granskning av bisyssla
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra
en granskning avseende kommunens rutiner för hantering av bisysslor.
Sammanfattning
Den sammanfattande bedömningen av revisionen är att styrelser och
nämnder i huvudsak har ändamålsenliga system och rutiner för att
hantera anställdas bisysslor. Däremot bedömer revisionen att
anmälningar av förändringar i bisysslans karaktär eller upphörande
inte är förankrad i alla verksamheter samt att rutiner saknas för att
kontrollera att anställda följer reglerna för bisysslor. I granskningen
ingick även analys av register från Bolagsverket.
Revisionens bedömning stämmer väl med kommunens rutiner. En
revidering av rutinen Anmälan om bisyssla genomfördes under tiden
för granskningen och avser att utveckla och förtydliga rutinen
ytterligare. Även underlaget för medarbetarsamtalet ska revideras och
förtydligas. Uppföljningen av registeranalysen visar att samtliga har
godkända bisysslor.
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att godkänna svaret på granskning av bisyssla.
Kommunstyrelsens förvaltning
Yvonne Stolt
Personalchef
Postadress
Mjölby kommun
Kommunstyrelsens förvaltning
595 80 MJÖLBY
Besöksadress
Burensköldsvägen 11-13
Telefon
0142 - 850 00
Telefax
0142-851 20
Internetadress
Bankgironummer
www.mjolby.se
791-9848
e-postadress
[email protected]
Rutin för anmälan om
bisyssla
Antagen av:
Datum:
§
Dokumentansvarig: Dag Segrell
Inledning
Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en anställd har vid
sidan om sin huvudanställning. Grundprincipen är att bisyssla är tillåten, om den inte är
förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande.
Enligt lagen om offentlig anställning (LOA) råder förbud mot förtroendeskadlig bisyssla, vilket
innebär att sådana bisysslor aldrig är tillåtna. Arbetsgivaren har därför rätt att kräva att den
otillåtna bisysslan upphör. Arbetsgivaren kan också förbjuda medarbetare att ha bisysslor som
verkar hindrande på arbetet eller som innebär att medarbetaren konkurrerar med arbetsgivarens
verksamhet (Allmänna bestämmelser, AB).
Information om bisyssla till medarbetare ska ges i samband med anställningsbeslutet samt vid
introduktionen, arbetsplatsträffar/personalmöten och följas upp i medarbetarsamtalet.
Anmälan av bisyssla
Medarbetare anställd i Mjölby kommun ska till arbetsgivaren anmäla bisyssla, det vill säga sådan
sysselsättning/aktivitet som ligger utanför ramen för anställningsavtalet med kommunen och som
kan anses innefattas i begreppet bisyssla. Om medarbetare har bisyssla, eller står i begrepp att
inleda en aktivitet som kan betraktas som bisyssla, ska medarbetaren anmäla bisysslan med hjälp
av en särskild anmälningsblankett. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor.
Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om tillräcklig grund för detta föreligger. Till stöd för
bedömning av bisyssla finns en checklista. Beslut om otillåten bisyssla ska vara skriftlig och
innehålla en motivering.
Rutin
Anmälan av bisyssla kan göras i samband med introduktion, medarbetarsamtal eller fortlöpande.
I de fall medarbetare har bisyssla ska den följas upp i medarbetarsamtalet och tillfrågas om
bisysslans karaktär har förändrats eller upphört. Blanketten kan användas som underlag för att
beskriva betydande förändringar i bisysslans karaktär eller för att anmäla att bisysslan har
upphört. Ifylld blankett lämnas till berörd förvaltningschef och förvaras därefter i personakten.
Bisysslan ska också registreras i självservice under Anteckning, med datum och bisyssla. Med
hjälp av den kan förvaltningarna ta ut rapport och följa upp medarbetare med bisyssla.
För mer information eller hjälp vid bedömning av bisyssla, kontakta personalavdelningen.
2
Checklista vid bedömning av bisyssla
Syftet med denna checklista är att den ska kunna vara ett stöd för arbetsgivare och medarbetare
när de ska bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig.
Är verksamheten en bisyssla i lagens mening?
1. Är det fråga om en anställning vid sidan av huvudanställningen?
2. Är det fråga om ett uppdrag som lämnas av någon annan än
huvudarbetsgivaren?
3. Är det fråga om något annat slag av verksamhet än sådant som nämns i fråga 1
och 2 och som bedrivs vid sidan av huvudanställningen?
4. Är det fråga om enbart medlemskap och inte uppdrag, till exempel som
styrelseledamot, i en förening?
5. Är det fråga om en aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet, till exempel att
utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata
angelägenheter?
6. Innebär aktiviteten, till exempel förvaltning av den egna förmögenheten, att
arbetstagaren är engagerad i företag eller branscher som är föremål för hans
verksamhet i tjänsten?
Om svaret på någon av frågorna 1-3 och 6 är ja, talar det mesta för att det rör sig om en bisyssla i
lagens mening.
Om svaret på någon av frågorna 4 och 5 är ja, talar det mesta för att det inte handlar om en
bisyssla i lagens mening.
Ligger arbetsuppgifterna i huvudanställningen inom något av de områden där man bör
vara särskilt försiktig med bisysslor som kan påverka allmänhetens förtroende för
arbetstagarna eller myndigheten/förvaltningen?
Har medarbetaren, eller den myndighet/förvaltning där han eller hon är anställd, arbetsuppgifter
som innebär:






rättskipning
myndighetsutövning (beslut om förmåner, rättigheter och skyldigheter, tillstånd, bidrag
med mera för enskilda personer och företag)
upphandling (köp eller hyra av varor, tjänster eller byggentreprenader)
tillsyn och kontroll över offentlig eller enskild verksamhet
förvaltning av egendom
ledning av myndigheter/förvaltningar eller verksamheter inom dessa
Om svaret på frågan är ja, ökar risken för att en bisyssla skadar allmänhetens förtroende för
arbetstagaren eller myndigheten.
3
Är bisysslan av sådan beskaffenhet att risken för förtroendeskada ökar?
1. Finns det någon beröring mellan å ena sidan arbetsuppgifterna i bisysslan eller
verksamheten i det företag hos vilket bisysslan utförs och å andra sidan
myndigheten/förvaltningens verksamhet?
2. Finns det någon beröring mellan arbetstagarens arbetsuppgifter i huvudanställningen och
bisysslan?
3. Är arbetsuppgifterna i bisysslan av mera kvalificerat slag?
4. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag?
5. Är bisysslan ett styrelseuppdrag i aktiebolag eller ekonomisk förening?
6. Gäller bisysslan egen kommersiellt inriktad verksamhet, t.ex. konsultverksamhet?
7. Är bisysslan ett politiskt, fackligt eller ideellt förtroendeuppdrag?
8. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan en offentlig myndighet?
9. Är det ett allmänt intresse, t.ex. en myndighets behov av expertis, att arbetstagaren åtar
sig bisysslan?
Om svaret på någon av frågorna 1 - 6 är ja, ökar risken för att bisysslan skadar allmänhetens
förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Om svaret på fråga 7, 8 eller 9 är ja, minskar
risken.
Har bisysslan sådan omfattning att risken för förtroendeskada ökar?
1. Är bisysslan tidskrävande?
2. Är bisysslan kortvarig eller av sporadisk art?
3. Får arbetstagaren eller någon anhörig till honom eller henne ekonomisk eller annan
ersättning för bisysslan och är denna ersättning i så fall hög?
Om svaret på fråga 1 och/eller 3 är ja, ökar risken för förtroendeskada. Om svaret på fråga 2 är
ja, minskar risken.
4
1(2)
Svar
Kommunstyrelsens förvaltning
Datum
Diarienummer
2015-09-18
KS/2015:295
Handläggare
Eva Jansson
Tfn 0142-850 63
/Adressat/
Svar på granskning av bisysslor
De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning avseende
kommunens rutiner för hantering av bisysslor. Granskningen avser att besvara revisionsfrågan:
har styrelser och nämnder ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas
bisysslor?
Den sammanfattande bedömningen av revisionen är att styrelser och nämnder i huvudsak har
ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas bisysslor. Det finns skriftliga rutiner,
blankett och checklista för att bedöma bisysslor. Bisysslor finns med i checklistor vid
introduktion och medarbetarsamtal. Rutinen är i huvudsak förankrade i verksamheterna och
systematisk och återkommande information till medarbetarna om anmälan om bisyssla
förekommer.
Däremot bedömer revisionen att anmälningar av förändringar i bisysslans karaktär eller
upphörande inte är förankrad i alla verksamheter samt att rutiner saknas för att kontrollera att
anställda följer reglerna för bisysslor.
Revisionen hämtade även en registeranalys från Bolagsverket för att få en uppfattning om
anställdas bisysslor.
Granskningen genomfördes i kommunstyrelsen, tekniska nämnden och utbildningsnämnden.
Kommunstyrelsens svar på rapporten
Revisionens bedömning stämmer väl med kommunens rutin kring anmälning av bisyssla. Det
finns skriftlig information om anmälan av bisyssla:
 I anställningsavtalets information till medarbetare
 På checklista inför introduktion av nya medarbetare
 På kommunens Intranät, i personalhandboken och på särskild sida för nya medarbetare
 I underlag till medarbetarsamtal
Däremot kan uppföljningen, som granskningen påpekar, av bisysslor utvecklas. Vid tiden för
granskningen pågick en revidering av rutinen Anmälan om bisyssla, som avser att utveckla och
förtydliga rutinen.
Förslag på åtgärder
Rutinen Anmälan om bisyssla och anmälningsblankett revideras. I rutinen ska framgå:
 Definition av bisyssla
 Beskrivning av otillåten bisyssla
Postadress
Mjölby kommun
Kommunstyrelsens förvaltning
595 80 MJÖLBY
Besöksadress
Burensköldsvägen 11-13
Telefon
0142 - 850 00
Telefax
0142-851 20
Internetadress
Bankgironummer
www.mjolby.se
791-9848
e-postadress
[email protected]
2(2)
Datum





Diarienummer
Hur information till medarbetare ges
Hur anmälning av bisyssla går till
Var anmälningsblanketten förvaras
Hur bisyssla kan följas upp i självservice (Personec P) samt
Checklista för bedömning av bisyssla.
Underlaget till medarbetarsamtalet kommer också att revideras med uppföljningsfrågor om
bisyssla gällande förändring av bisysslans karaktär eller om bisysslan har upphört.
Vidare har dokumenthanteringsplanen kompletterats med ett avsnitt om hur bisyssla ska
dokumenteras och hanteras.
I samband med granskningen hämtades även en registeranalys från Bolagsverket som visade 11
träffar inom kommunstyrelsens förvaltning. Vid uppföljningen visas att samtliga är godkända
bisysslor.
Kommunstyrelsens förvaltning
Yvonne Stolt
Personalchef
C:\Windows\TEMP\1wxwvq0s.vrs\uqi3pfm0.yig.rtf
Postadress
Mjölby kommun
Kommunstyrelsens förvaltning
595 80 MJÖLBY
Besöksadress
Burensköldsvägen 11-13
Telefon
0142 - 850 00
Telefax
0142-851 20
Internetadress
Bankgironummer
www.mjolby.se
791-9848
e-postadress
[email protected]
PROTOKOLLSUTDRAG
Mjölby Kommun
Arbetsutskott
§ 169
Sammanträdesdatum
Sida
2015-09-28
1 (1)
KS/2015:295
Granskning av bisysslor
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en
granskning avseende kommunens rutiner för hantering av bisysslor.
Sammanfattning
Den sammanfattande bedömningen av revisionen är att styrelser och
nämnder i huvudsak har ändamålsenliga system och rutiner för att hantera
anställdas bisysslor. Däremot bedömer revisionen att anmälningar av
förändringar i bisysslans karaktär eller upphörande inte är förankrad i alla
verksamheter samt att rutiner saknas för att kontrollera att anställda följer
reglerna för bisysslor. I granskningen ingick även analys av register från
Bolagsverket.
Revisionens bedömning stämmer väl med kommunens rutiner. En
revidering av rutinen Anmälan om bisyssla genomfördes under tiden för
granskningen och avser att utveckla och förtydliga rutinen ytterligare. Även
underlaget för medarbetarsamtalet ska revideras och förtydligas.
Uppföljningen av registeranalysen visar att samtliga har godkända bisysslor.
Arbetsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta
att godkänna kommunstyrelseförvaltningens svar på granskning av bisyssla.
Beslutet skickas till:
Kommunstyrelsen
Akten
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande