Granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella betalningar
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING HANDLÄGGARE TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 1 (10) Kommunstyrelsen Åsa Brunkvist Pia Nordeman 08-535 303 11 08-535 313 61 Granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella betalningar – svar på revisionsskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Som svar på revisionsskrivelsen från Huddinge kommuns revisorer, daterad 2015-03-30, åberopas innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande KS 2015/747, daterat den 10 augusti 2015. Sammanfattning Kommunens revisorer genomförde våren 2014 med stöd av EY en granskning av utbetalningar kopplade till social- och äldreomsorgsförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen. Granskningen syftade till att bedöma kommunens interna kontroller kopplade till utbetalningsprocesserna. Det gällde utbetalningar via lönehanteringsystemet Heroma, ekonomisystemet Agresso samt verksamhetssystemet Procapita. Granskningen påvisade ett antal förbättringsområden av de interna kontrollerna kopplade till Heroma och Procapita. Kommunstyrelsens svar på skrivelsen redogjorde för åtgärder som skulle vidtas för att stärka den interna kontrollen. Kommunens revisorer har låtit EY genomföra en ny granskning för att följa upp vidtagna åtgärder med anledning av den förra granskningen. Inom flera områden har granskningen som huvudsakligen baseras på stickprov visat att rutinerna och den interna kontrollen fungerar bra. EY har funnit att det i vissa fall saknas dokumentation som beskriver hur kontrollerna ska genomföras och vilka åtgärder som ska vidtas vid avvikelser. Med anledning av granskningen önskar kommunens revisorer ta del av kommunstyrelsens svar på fem rekommendationer. - Förskolenämnden , grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden inför en kontroll som säkerställer att nya löner attesterats av chef innan utbetalning sker. - Förskolnämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden stärker kontroller kopplade till löneutbetalningar. Kontrollerna bör genomföras innan löneutbetalning sker. Det bör finnas en POSTADRESS BESÖKSADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Kommunalvägen 28 Huddinge kommun, 141 85 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB 08 - 535 300 00 08 - 535 302 50 [email protected] KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 2 (10) kolumn med uppgifter som möjliggör jämförelse mellan perioder för den rimlighetsbedömning som sker. - Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden tar fram rutinbeskrivningar över hur kontroller av ändringar i fast data i Procapita ska genomföras, dokumenteras samt åtgärdas vid eventuella avvikelser. Den lista som används vid rimlighetsbedömning av ersättning till de olika enheterna bör enligt vår bedömning baseras på historiska data. - Socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden säkerställer att kontroller genomförs enligt rutinbeskrivning samt att rutinbeskrivningen kompletteras med vilka åtgärder som ska vidtas om avvikelser identifieras för att ytterligare bidra till att den interna kontrollen stärks. - Socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden månatligen genomför kontroll av att otillåtna ändringar av kontonummer inte sker. Den rutinbeskrivning som finns bör kompletteras med vilka åtgärder som ska vidtas om avvikelser identifieras för att ytterligare bidra till att den interna kontrollen stärks. Kommunstyrelsens förvaltning har gjort en genomgång av de rutiner som rekommendationerna berör och granskningen har remissbehandlats av berörda nämnder. Alla rekommendationerna kommer att följas utom den om jämförelsekolumner vid kontroller i samband med löneutbetalningar då det inte finns stöd för sådana i lönehanteringsystemet. Beskrivning av ärendet Kommunens revisorer har med stöd från EY våren 2014 granskat kommunens betalningsflöden kopplade till social- och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) och barn- och utbildningsförvaltningen (BUF). Syftet med granskningen var att bedöma kommunens interna kontroller kopplade till utbetalningsprocesserna inom dessa förvaltningar. Det gällde utbetalningar via lönehanteringsystemet Heroma, ekonomisystemet Agresso samt Procapita. Procapita används inom SÄF bland annat vid utbetalningar av försörjningsstöd och inom BUF bland annat som ett försystem till Agresso vid utbetalningar till fristående förskolor och skolor. Granskningen påvisade ett antal förbättringsområden av de interna kontrollerna kopplade till Heroma och Procapita. Kommunstyrelsens svar på skrivelsen redogör för åtgärder som kommer att vidtas för att stärka den interna kontrollen. Kommunens revisorer har låtit EY genomföra en ny granskning för att följa upp vidtagna åtgärder med anledning av den förra granskningen. EY har i sin granskningsrapport genom stickprovskontroller granskat Heroma om KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 3 (10) det finns attester på nya lönebeslut före utbetalning av lön och om nya löner har beslutsattesterats av chef behörig chef månatligen har attesterat löneutbetalningslistor i Heroma och om underlagen för kontrollerna har förbättrats genom att föregående månads utbetalning liksom differensen framgår kommunstyrelsens förvaltning månatligen tagit stickprov från logglistan över förändringar i anställningen samt över rörliga tillägg och avdrag och inhämtat underlag från förvaltningarna Stickprov har också genomförts vad gäller Procapita med avseende på om ändringar i fast data kontrolleras. Hur ofta och av vem genomförs dessa kontroller på BUF? kontroll av namn, kontonummer och belopp skett för gjorda utbetalningar. Hur görs och dokumenteras dessa kontroller på SÄF? stickprovskontroller har genomförts som säkerställer att inte otillåtna ändringar av kontonummer skett. Vilken omfattning har dessa stickprovskontroller och hur dokumenteras dessa på SÄF? Slutligen granskas om respektive förvaltning rapporterat tillbaka till kommunstyrelsens förvaltning att man genomfört de rekommendationer om förbättringar som förvaltningen föreslår i tjänsteutlåtandet daterat 2014-0901. Heroma EY skriver att för att uppnå god intern kontroll bör behörig chef attestera nya löner vid lönerevision eller nyanställning innan utbetalning sker. Detta för att säkerställa att löner som registreras i systemet överensstämmer med beslutade löner. Stickprov har genomförts i båda förvaltningarna och attesterade lönerevisionslistor har stämts av mot lönespecifikationer utan anmärkning. Attester finns på samtliga granskade underlag. Ansvarig chef attesterar löneutbetalningslista rörande egen personal. Attesten innebär att ansvarig chef har kontrollerat att löneutbetalningen är riktig. Därefter skickar systemet med automatik listan vidare för signering av överordnad chef. Överordnad chef kontrollerar underordnad chefs lön och gör en rimlighetsbedömning av slutsumman. Löneutbetalningslistor ska attesteras innevarande månad och eventuella felaktigheter korrigeras på nästkommande lön. Stickproven som EY genomfört visar att löneutbetalningslistorna i de flesta fall är attesterade efter månadens slut, KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 4 (10) ibland flera månader efter och att listorna saknar jämförelsekolumn vilket torde försvåra rimlighetsbedömningen för överordnad chef. Kommunstyrelsens förvaltning tar varje månad stickprov på underlag på utbetalda löner från både BUF och SÄF. Underlag till stickproven är en logglista från systemet som visar vilka registreringar en användare har gjort i systemet. Från listan väljs transaktioner som gäller lön och anställning ut och granskas. Kommunstyrelsens förvaltning efterfrågar underlag till transaktionerna från förvaltningarna och de skannas in och sparas tillsammans med urvalet. EY har granskat kommunstyrelsens utförda stickprov för fyra månader och granskningen har inte visat på några avvikelser. Procapita BUF För att uppnå god internkontroll bör det enligt EY finnas kontroller för att följa upp ändringar av fasta data i system som genererar utbetalningar. Kontrollerna ska säkerställa att ändringar är korrekta och endast görs av behöriga personer. Systemansvarig på BUF kan ta ut logglista som visar vilken användare som ändrat i fast data och vilka ändringar som gjorts. Enligt granskningsrapporten har BUF uppgett att stickprov tas en gång i veckan för att kontrollera att endast behörig person gjort ändringar. EY har granskat hanteringen av ny leverantör, exempelvis en ny förskola, i systemet samt kontroller innan utbetalning. EY har tagit stickprov för att kontrollera att användare har rätt behörighet i systemet. EY har också granskat åtta avstämningsunderlag vid utbetalning, att de är godkända och attesterade av rätt personer och att avstämning skett att belopp är rimliga i förhållande till antal barn/elever och gällande ersättning. EY har funnit att sex av åtta listor är godkända och attesterade. Övriga två avstämningsunderlag gick inte att finna. Rimlighetsbedömning av utbetalning var endast gjord för en av de granskade månaderna. EY anser att den kontroll som utförs har brister vad gäller utförande och dokumentation. Dokumentationen bör bland annat innehålla en beskrivning över hur kontroller ska utföras och vilka åtgärder som ska genomföras vid avvikelser. Procapita SÄF SÄF genomför efterkontroller vid utbetalning av försörjningsstöd. Hur kontrollerna ska utföras finns dokumenterade. Av dokumentationen framgår att minst fem ärenden per dag ska kontrolleras. Enhetschef är ansvarig för att genomföra kontrollen som görs av beslut, beräkningar, utbetalning inklusive kontering. Kontrollerna ska därefter attesteras av enhetschefen. Inför delårsbokslut och årsbokslut genomför SÄF en kontroll av 10-15 ärenden för att se att de konton för utbetalning som finns registrerade i Procapita överensstämmer med de skriftliga ansökningarna. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 5 (10) EY har genomfört en stickprovsgranskning av april 2015 och valt ut några av de stickprov som förvaltningen genomfört för att verifiera att kontrollerna skett enligt rutinen. EY har funnit att i fem av tio stickprov har SÄF genomfört färre antal än de fem som enligt dokumentationen ska genomföras. Utöver det har inga avvikelser noterats. EY har också granskat 20 stickprov av kontonummer som förvaltningen tog i samband med delårsbokslutet i september 2014 och inte identifierat några avvikelser. EY konstaterar också att ingen återrapportering har skett från förvaltningarna till kommunstyrelsens förvaltning med anledning av åtgärderna i svaret på den förra revisionsskrivelsen. Granskningen har föranlett följande rekommendationer: Förskolenämnden , grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden inför en kontroll som säkerställer att nya löner attesterats av chef innan utbetalning sker. Förskolnämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden stärker kontroller kopplade till löneutbetalningar. Kontrollerna bör genomföras innan löneutbetalning sker. Det bör finnas en kolumn med uppgifter som möjliggör jämförelse mellan perioder för den rimlighetsbedömning som sker. Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden tar fram rutinbeskrivningar över hur kontroller av ändringar i fast data i Procapita ska genomföras, dokumenteras samt åtgärdas vid eventuella avvikelser. Den lista som används vid rimlighetsbedömning av ersättning till de olika enheterna bör enligt vår bedömning baseras på historiska data. Socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden säkerställer att kontroller genomförs enligt rutinbeskrivning samt att rutinbeskrivningen kompletteras med vilka åtgärder som ska vidtas om avvikelser identifieras för att ytterligare bidra till att den interna kontrollen stärks. Socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden månatligen genomför kontroll av att otillåtna ändringar av kontonummer inte sker. Den rutinbeskrivning som finns bör kompletteras med vilka åtgärder som ska vidtas om avvikelser identifieras för att ytterligare bidra till att den interna kontrollen stärks. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 6 (10) Ärendet har varit ute på remiss till socialnämnden, äldreomsorgsnämnden, förskolenämnden, grundskolenämnden samt gymnasienämnden. Remissinstansernas synpunkter Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden har i sina yttranden vad gäller löneutbetalningslistorna i Heroma hänvisat till kommunstyrelsens tidigare svar. I kommunstyrelsens tidigare svar beskrivs att chefsuppdraget i Huddinge kommun innebär att chefer är ansvariga för personal, ekonomi och verksamhet. Det är chef som är ytterst ansvarig för vad som går ut i lön och ersättningar via Heroma. Heroma stänger för registrering av löne- eller anställningsuppgifter runt den 20-22 i månaden. Det innebär att alla anställda, förutom timanställda, har en förskottslön. Lönen är därför preliminär och arbetsgivaren har fyra månader på sig att korrigera löneutbetalningen. Utanordningslistorna skapas i direkt anslutning till att löneposterna tömts till redovisningssystemet, vilket sker runt den 23 i månaden. Utanordningslistorna ska vara signerade innan månadens slut. Efterkontroller av utbetalningar av försörjningsstöd inom socialnämndens ansvarsområde kommer förändras framöver. Varje enhetschef kommer månatligen kontrollera att en annan enhetschef utfört sina kontroller i enlighet med befintlig rutin. Kontroll av kontonummer kommer att genomföras månatligen och omfatta tio stycken slumpvis utvalda ärenden. Befintlig dokumentation kommer att aktualiseras i samband med den nya rutinen. Upphandling av nytt verksamhetssystem pågår och i det projektet finns påtalat behovet av en loggningsfunktion där eventuella ändringar av kontouppgifter, samt vem som ändrat dessa framgår. Införandet beräknas ske tidigast 2016. Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden anger i sina svar att de tar till sig revisorernas synpunkter och i augusti ska ta fram bättre dokumentation och komplettera befintliga kontroller vad gäller utbetalningar via Procapita. BUF kommer att se över rutiner för chefernas attest av nya löner enligt revisorernas förslag tillsammans med kommunstyrelsens förvaltnings personalavdelning. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 7 (10) Förvaltningens synpunkter EY har i sin revisionsrapport följt upp tidigare granskning av manuella utbetalningar koppade till systemen Heroma och Procapita inom BUF och SÄF. Granskningen visade på vissa brister i de interna kontrollerna och uppföljningen har fokuserat på vidtagna åtgärder föranledda av den tidigare granskningen. Inom flera områden har granskningen visat att rutinerna och den interna kontrollen fungerar men att den interna kontrollen kan stärkas ytterligare. Det saknas i vissa fall dokumentation hur kontroller ska genomföras liksom dokumentation om vilka åtgärder som ska vidtas vid avvikelser. Kommunens revisorer önskar med anledning av granskningen och de resultat som framkommit ta del av kommunstyrelsens svar. Nedan beskrivs respektive rekommendation och förvaltningens svar på revisorernas rekommendationer. Förskolenämnden , grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden inför en kontroll som säkerställer att nya löner attesterats av chef innan utbetalning sker. Rekommendationen gäller säkerställande av förändring av ny lön. Ny lön i samband med lönerevision säkerställs genom förhandlingsprotokoll. Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden anger i sitt svar till kommunstyrelsen att förvaltningen kommer att se över sina rutiner för chefers attest av nya löner tillsammans med kommunstyrelse förvaltningens personalavdelning och systemförvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning kommer fortsätta att varje månad genomföra stickprovskontroller och begära in attesterat underlag från förvaltningarna. Förskolnämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden stärker kontroller kopplade till löneutbetalningar. Kontrollerna bör genomföras innan löneutbetalning sker. Det bör finnas en kolumn med uppgifter som möjliggör jämförelse mellan perioder för den rimlighetsbedömning som sker Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden anger i sitt svar till kommunstyrelsen att man tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning ser över sina rutiner för hur attest av nya löner och utanordningslistor sker. Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden anger i sitt svar att i och med att kommunanställda har förskottslön så är lönen preliminär och arbetsgivaren har fyra månader på sig att korrigera lönen. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 8 (10) Det personaladministrativa systemet Heroma möjliggör inte idag att implementera en jämförelsekolumn på utanordningslistan för föregående månads utbetalning. Utanordningslistan skapas i samband med att löneposterna tömts till redovisningssystemet och gäller för aktuell månads löneutbetalning. Kommunstyreslens förvaltning kommer fortsätta att genomföra stickprovskontroller på attest av utanordningslistor. Möjligheten att göra jämförelse med tidigare utbetalning/utanordningslista finns. Förvaltningen kommer att än tydligare i samband med utbildning av nya chefer i Heroma instruera chefer hur man tar fram tidigare attesterade utanordningslistor för att kunna genomföra en rimlighetsbedömning. Kommunstyrelsens förvaltning har förtydligat informationen om när utanordningslistorna finns tillgängliga. Informationen finns på Intranätet. Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden tar fram rutinbeskrivningar över hur kontroller av ändringar i fast data i Procapita ska genomföras, dokumenteras samt åtgärdas vid eventuella avvikelser. Den lista som används vid rimlighetsbedömning av ersättning till de olika enheterna bör enligt vår bedömning baseras på historiska data. Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden har i respektive remissvar angett att de under augusti kommer att genomföra de förändringar som revisorerna rekommenderar. Kommunstyrelsens förvaltning avser att följa upp att nämnderna genomför de föreslagna förändringarna. Socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden säkerställer att kontroller genomförs enligt rutinbeskrivning samt att rutinbeskrivningen kompletteras med vilka åtgärder som ska vidtas om avvikelser identifieras för att ytterligare bidra till att den interna kontrollen stärks Rekommendationen gäller utbetalningar av försörjningsstöd och berör därför inte äldreomsorgsnämnden. Utbetalning av försörjningsstöd via Procapita görs löpande och i stort antal och behöver ofta ske snabbt efter beslut. En avvägning måste därför göras vilka kontroller som ska göras innan utbetalning och vilka som ska ske i efterhand. Vilka kontroller som ska göras finns dokumenterade men behöver kompletteras med åtgärder som ska vidtas om avvikelser identifieras. Kommunstyrelsens förvaltning har varit i kontakt med SÄF kring rekommendationen och SÄF kommer att uppdatera rutinbeskrivningen med sådana åtgärder. I Socialnämndens remissvar framgår att rutinerna kommer att förändras så att varje enhetschef framöver ska kontrollera att en annan enhetschefs kontroller blivit genomförda i enlighet med rutinbeskrivningen. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 9 (10) Socialnämnden samt äldreomsorgsnämnden månatligen genomför kontroll av att otillåtna ändringar av kontonummer inte sker. Den rutinbeskrivning som finns bör kompletteras med vilka åtgärder som ska vidtas om avvikelser identifieras för att ytterligare bidra till att den interna kontrollen stärks. Rekommendationen gäller utbetalningar av försörjningsstöd och berör därför inte äldreomsorgsnämnden. SÄF saknar den funktionalitet som finns i Procapita att hantera loggar av fast data såsom förändringar av mottagarkonto och information om vem som genomfört förändringen. Upphandling av nytt verksamhetssystem pågår och behovet av en sådan loggfunktion finns preciserat. Systemet kan vara i drift tidigast år 2016. Socialnämnden avser att öka frekvensen av kontonummerkontroller. Tio slumpmässigt utvalda kontroller kommer att genomföras månadsvis. Kommunstyrelsens förvaltning har varit i kontakt med SÄF kring rekommendationen och SÄF kommer också att uppdatera rutinbeskrivningen med vilka åtgärder som ska vidtas vid avvikelser. Kommunstyrelsens förvaltning avser att följa upp att de förändringar i rutiner och dokumentation som socialnämnden beskriver genomförs. Vesna Jovic Kommundirektör Mats Öberg Ekonomidirektör Henric Magnusson Personaldirektör Bilagor 1. Revisionsskrivelse 2015-03-30 2. Revisionsrapport, Granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella utbetalningar 3. Socialnämndens remissvar på revisionsskrivelse om granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella utbetalningar 4. Äldreomsorgsnämndens remissvar på revisionsskrivelse om granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella utbetalningar 5. Förskolenämndens remissvar på revisionsskrivelse om granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella utbetalningar 6. Grundskolenämndens remissvar på revisionsskrivelse om granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella utbetalningar KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-08-10 KS-2015/747 10 (10) 7. Gymnasienämndens remissvar på revisionsskrivelse om granskning av vidtagna åtgärder kopplade till manuella utbetalningar Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer Förskolenämnden Grundskolenämnden Gymnasienämnden Socialnämnden Äldreomsorgsnämnden
© Copyright 2024