1
EKENÄS ROTARYKLUBB
ARKIVERINGSPRINCIPER 2003 Inledning och utgångspunkter
Det har funnits luckor i klubbens arkiv från vissa tidsperioder och rått stor variation i
sparandet av klubbens handlingar ävensom funnits olika förvaringsplatser. För tryggande av
historisk information om klubbens verksamhet framöver har för arkiveringsprocessen av
klubbens handlingar (arkivbildning) och fogandet av handlingarna till arkivet
(arkivläggning) uppgjorts följande arkiveringsprinciper jämte arkivschema. De baserar sig
på en handledning för lokalhistoriska arkiv (red. Mikael Korhonen) och ett s.k. allmänt
arkivschema. Ekenäs stads arkivarie Elisabeth Wahlström har även konsulterats.
Det allmänna arkivschemat bygger på en uppdelning av arkivet i huvudavdelningar,
huvudserier (A, B, C etc.) och ev. underserier (ex. Ba, Bb etc och vidare Baa, Bab etc.).
Huvudserierna och deras klassificeringsbokstäver enligt det allmänna arkivschemat är fasta
och rekommenderas användas också i ett enskilt arkiv som i detta fall klubbens arkiv. Om ett
enskilt arkiv saknar handlingar av viss huvudserietyp lämnas bokstaven oanvänd.
Vid arkivering följs den s.k. ursprungsprincipen, som är enkel men inte alltid lätt i praktisk
tillämpning. Den innebär att handlingarna i ett arkiv skall ges den plats där de rätteligen hör
hemma efter att ha fyllt sin ursprungliga uppgift. Arkivet är en helhet och avspeglar som
sådant arkivbildarens verksamhet – ett bestånd av handlingar, som växer fram till följd av
verksamheten.
Handlingarna fogas till serier på olika grunder. Kronologisk ordning (t.ex. protokoll enligt
mötesdagsordning), nummerordning (t.ex. verifikationer). Vissa handlingar förenas till
(sak)akter (t.ex. handlingar som rör samma ämne eller ett projekt).
Handlingar som arkiveras
Allt som klubben har är inte handlingar som arkiveras. T.ex. av RI och av andra än klubben
producerade tidningar och tryckalster (inkl. matriklar), ordförandeklubbor, vimplar och
pokaler betraktas inte som handlingar för arkivet. De har sitt givna värde men hör inte till
arkivet. Det är inte fråga om handlingar som uppkommit som en produkt av arkivbildarens
(klubbens) verksamhet. Men om litteratur eller andra föremål av speciell anledning bedöms
viktiga att samlas kan det vara ytterst befogat att hålla samlingen intakt.
Tryckalster som klubben själv har producerat kan däremot räknas ingå i arkivet. Detsamma
gäller fotografisamlingar, klippböcker, tryckta historiker och dylikt.
Arkiveringen består av handlingar på papper. Material producerat och använt enbart i
digital form (t.ex. vi epost) bör printas ut på papper för arkivering med tillämpande av nedan
redogjorda gallringsprinciper utgående från det historiska informationsbehovet. Emedan en
stor del av på dator producerat material, som inte behöver arkiveras, kan vara till praktisk
nytta på kort sikt t.ex. för följande president och sekreterare är det rekommendabelt att
sekreteraren i slutet av eller efter sitt verksamhetsår kopierar (bränner) sitt datormaterial på
CD-ROM-skiva. Dessa kan gärna sparas utom arkivet. Med största sannolikhet är de dock
om några år tekniskt sett föråldrade och omöjliga att öppnas med nya dataprogramversioner.
Arkivgallring – sekreterarens uppgifter samt historikskrivares potentiella roll
En gallring av arkivet bör ske med eftertanke, återhållsamhet och stor försiktighet, så att inte
material förstörs som innehåller väsentliga uppgifter om verksamheten som helhet.
2
Vid bedömningen av handlingens informationsvärde ur verksamhetens historiesynvinkel
sett kan man t.ex. fråga sig:
1. Är informationen unik eller finns den bevarad på något annat ställe? Exempelvis en
kopia av en handling kan direkt gallras ut, om originalet bevarats. Informationen kan
även finnas hos någon annan arkivbildare. Klubbprotokollen är unika originalhandlingar
men en annan förenings protokoll i avskrift eller kopia, som har tillsänts klubben, kan
ev. gallras bort (om originalet bevarats). Närvaroregistrerings- och
närvaroanmälningshandlingar kan sparas några år men om de centralaste
närvarouppgifterna noteras i verksamhetsberättelsen såsom kutymen har varit de senaste
åren kan basuppgifterna gallras bort åtminstone efter tio år. Governors månadsbrev kan
ha intresse inför skrivning av historiker per tio år men behöver åtminstone inte sparas
längre, emedan de borde finnas tillgängliga hos Rotary Finland.
2. Kan samma information utvinnas ur andra handlingar i arkivet? T.ex.
verifikationsuppgifterna finns i en modifierad form i kassaböckerna och kan gallras ut
(efter tio års uppbevaring). Enskilda verifikat kan dock ibland innehålla unik och ur
historiskt perspektiv viktiga uppgifter som inte framgår ur kassaböckerna.
3. Vilken betydelse har informationen för historieforskningen t.ex. skrivande av historiker
många år senare. Detta är någonting som måste bedömas från fall till fall. Det
lokalhistoriska arkivmaterialet skall alltid bedömas mot denna bakgrund.
Större gallringsbehov senare kan undvikas om det redan i det skede då handlingarna uppstår
eller kommer till klubben bedöms vad som arkivprincipmässigt är värt att spara.
Huvudansvaret faller därvid på verksamhetsårets sekreterare, som gör det genom att
iakttaga arkivschemats principer och ovannämnda gallringspriciper under sitt arbete och vid
sammanställningen av slutmaterialet för verksamhetsåret. Gallring av material som bedöms
viktigt att spara för ett visst antal år (jfr. ovan) kan lämpligen ske med en arkivinventering
t.ex. med tio års intervaller i samband med uppgörande en historik eller en jubileumsskrift för
den senaste tioårsperioden, vilket brukar vara kutym. Då kommer en skriftförfattare
(historikskrivare) automatiskt att gå genom arkivhandlingarna och kan sköta behövlig
arkivputsning på samma gång, vilket avbyråkratiserar hela processen.
Arkivförvaring och arkiveringens övervakning
Klubbens slutarkiv överförs till och bevaras i Ekenäs stads arkiv. Arkivmaterialet i stadens
arkiv är tillgängligt under tjänstetid. Av praktiska skäl kan de senaste 1-3 verksamhetsårens
arkiv hållas kvar i klubbens arkivutrymmen i samband med mötesplatsen (Svenska Klubben),
eftersom yngre material oftare kan behövas för sekreterare och presidenter.
Det åligger verksamhetsårets president att övervaka att arkivläggningen har skett enligt
dessa arkiveringsprinciper. Ett noterande därom borde intagas i respektive års
verksamhetsberättelse.
Revisorerna bör i samband med den årliga revisionen övervaka och i revisionsberättelsen
notera att arkivläggningen av respektive verksamhetsårs handlingar har skett enligt klubbens
arkiveringsprinciper och att arkivhandlingarna har överlämnats till arkivet före årsmötet på
hösten efter respektive verksamhetsår. Revisorerna bör också övervaka att arkivmaterial
överförs till stadens arkivutrymmen.
3
ARKIVSCHEMA
(Nedannämnda arkivschema är en anpassning av det allmänna arkivschemat till Ekenäs
rotaryklubbs verksamhet. Det är samtidigt en färdig modell och schema för
verksamhetsårets sekreterare för organisering av årets handlingar. Detta innebär att
sekreterarårets handlingar kan överföras direkt till slutarkivet huvudsakligen utan någon
särskild arkiveringsprocess och underlättar samtidigt följande sekreterares arbete.)
A. Diarier
Aa. Gästbok
B. Förteckningar
Ba. Medlemsförteckningar
Baa Nya medlemmar
Bab. Uppdaterad medlemsförteckning
Bac. Medlemsförteckning med kontinuerliga förändringsuppgifter (inkl. PHF och
fadderuppgifter)
Bad. Medlemsåldersförteckning
Bae. Medlemsklassifikationsöversikt
Baf. Adressförteckningar
Bb. Närvaroregistrering
Bc. Klubbens funktionärer (inkl. kommittéer)
Bd. Arkivförteckning
C. Protokoll
Ca. Årsmötesprotokoll (inkl. verksamhetsberättelser)
Cb. Styrelse- och klubbsamrådsprotokoll
Cc. Kommittéprotokoll (om de inte ingår i under H arkiverade handlingsgrupper t.ex. projekt)
D. Kopior (avsända handlingar)
Da. Brevkoncept och brevkopior (Finns under F, om de ingår i skriftväxling)
Db. Anmälningar och ansökningar (gjorda av klubben)
Dc. Rapporter (närvaro- och övriga rapporter)
E. Inkomna handlingar
Ea. Inkomna brev
Eaa. Governors månadsbrev
Eab. Övriga brev (Finns under F, om de ingår i skriftväxling)
Eb. Inkomna cirkulär, direktiv, information (främst från olika rotaryinstanser)
F. Skriftväxling (Kopior av inkomna och kopior av avsända handlingar som hör ihop och
arkiveras tillsammans; t.ex. till klubben riktade ansökningar av understöd jämte svar)
G. Räkenskapshandlingar (gäller skattmästaren)
Ga. Räkenskapsböcker
Gb. Verifikationer
H. Handlingar arkiverade enligt innehåll
Ha. Klubbens stadgar
Hb. Projektrapporter
4
Hc. Klubbens historik
K. Handlingar av statistiskt innehålL
Ka.
L. ADB-filer och beskrivningar över dem (Ang. medlemsförteckning under Bab)
La.
M. Promemorior och planer
Ma. Verksamhetsplaner
Mb. Veckomötesprogramplan
Mc. Veckomötesagenda
U. Övriga handlingar
Ua. Veckobrev
Ub. Fotografisamlingar
Uc. Tidningsurklipp
Ud. Distriktskonferenshandlingar
HANDARKIVREKOMMENDATION FÖR SEKRETERAREN
(Utöver ovannämnda arkivhandlingar rekommenderas följande handarkiv för
vidareförmedling till följande sekreterare för tryggande av kontinuitet i verksamheten dvs. för
undvikande av att tidigare gällande normer och tidigare styrelsers goda idéer glöms bort i den
varje år utbytta organisationen inom rotary)
1. Procedurmapp
1.1 Klubbens stadgar
1.2 Styrelsebeslut (också från tidigare år) gällande riktlinjer för klubbens verksamhet
1.3 Olika för sekreteraren användbara mallar
2. Digitalt material
Kopior av sekreterarens datormaterial (bränning på CD-ROM skiva)