1. No category

Arkiv
Rutin för att förenkla genomgång och hantering av en
verksamhets närarkiv (och handläggarnas arbetsrum).
Förberedelse:
Kontakta arkivarien för ett gemensamt möte med alla berörda/alla som har information (handlingar)
i arkivet och bestäm vad ni vill uppnå med ert arkiv.
Se över och sätt er in i er dokumenthanteringsplan. Förstår alla vad som menas och hur man läser
den?
I arkivet (och på era arbetsrum):

Skapa er en överblick över materialet.

Sortera bort allt som inte är arkivmaterial (tomma pärmar, gamla trycksaker,
kontorsmaterial, gamla datorer o.s.v.).

Utgå från dokumenthanteringsplanen och gallra bort allt som enligt planen ska gallras. Vid
osäkerhet – stäm av med arkivarien!

Utgå från dokumenthanteringsplanen och leverera allt som enligt planen ska levereras till
kommunarkivet. Vid osäkerhet – stäm av med arkivarien!

Det som kvarstår är de handlingar som tillhör en ”gråzon” och som kräver en mer djup
analys. Kanske finns de inte med i dokumenthanteringsplanen och därför bör föras dit vid
kommande revidering? Kanske är det eget arbetsmaterial, d v s inte allmänna handlingar?
Kanske krävs ett särbeslut om gallring av de handlingar som inte finns med i
dokumenthanteringsplanen?

Besluta hur arkivhandlingarna ska sorteras och förvaras i närarkivet.
Efterarbete:
Nu har ni kontroll över ert närarkiv och er dokumenthanteringsplan och vet vilka förändringar som
behöver göras.

Använd er av dokumenthanteringsplanen i ert dagliga arbete om ni är osäkra på hur en
handling ska hanteras.

Använd er av arkivhandboken inför arkivering och leverans av handlingar till kommunarkivet.

Märk upp/tydliggör vilka handlingar som ska gallras och när.

Blanda aldrig handlingar som ska bevaras och handlingar som ska gallras i pärmarna/akterna
eller på hyllorna.