KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN HANDLÄGGARE TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-06-02 KFN-2015/144.119 1 (2) Kultur- och fritidsnämnden Wesslén, Mats 08-535 317 37 [email protected] Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens svar enligt tjänsteutlåtande daterat den 2 juni 2015 och skickar det som sitt eget. Sammanfattning I en motion från miljöpartiet föreslår Birgitta Ljung och Marica Lindblad att Huddinge ansluter sig till någon av de webbtjänster för hantering av nämndhandlingar som finns, till exempel Insyn Sverige. Förvaltningen menar att det kan vara en förbättring ur ett medborgarperspektiv med en webbtjänst som kan underlätta tillgången till politiska dokument och därmed stärka transparensen i kommunen. Förvaltningen menar också om dokument och handlingar blir mer lättillgängliga så kan antalet frågor och synpunkter från engagerade Huddingebor öka vilket ställer större krav på kommunen att avsätta resurser för att hantera detta. Förvaltningen föreslår därför att frågan utreds vidare av kommunstyrelsens förvaltning beträffande effekterna av den föreslagna webbtjänsten. Beskrivning av ärendet I en motion från miljöpartiet de gröna skriver Birgitta Ljung och Marica Lindblad att de ser brister i hur Huddinge kommun hanterar möteshandlingar till den politiska organisationen. Detta gäller nämnder, styrelser, beredningar och fullmäktige. Motionärerna menar att det är svårt att hitta handlingar och att det inte heller går att komma åt handlingar som är äldre än 3 år på internet. Förslaget är därför att Huddinge ansluter sig till någon av de webbtjänster för hantering av nämndhandlingar som finns, till exempel Insyn Sverige. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen menar att det kan vara en förbättring ur ett medborgarperspektiv med en webbtjänst som kan underlätta tillgången till politiska POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB Kultur- och fritidsnämnden 141 85 Huddinge Kommunalvägen 28 08-535 300 00 [email protected] www.huddinge.se KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-06-02 KFN-2015/144.119 2 (2) dokument och därmed stärka transparensen i kommunen och göra dokument som annars hanteras manuellt mer lättillgängliga. Förvaltningen menar dock att det ur ett rent förvaltningsperspektiv inte är av avgörande betydelse att ansluta kommunen till en webbtjänst som föreslås. Idag finns nämndernas handlingar för 2013 och framåt tillgängliga på huddinge.se under fliken Kommun och politik. Ett arbete pågår också för att utveckla dokumenthanteringen i w3d3 vilket är avsett att förbättra medborgarservicen. När dokument och handlingar blir mer lättillgängliga så kan antalet frågor och synpunkter från engagerade Huddingebor öka vilket ställer större krav på kommunen att avsätta resurser för att hantera detta. Förvaltningen föreslår därför att frågan utreds vidare av kommunstyrelsens förvaltning beträffande effekterna av den föreslagna webbtjänsten. Marina Högland Kultur- och fritidsdirektör Mats Wesslén Utredare Bilagor Remisshandlingar: Motion Bättre hantering av politiska handlingar Beslutet delges Kommunstyrelsen KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING HANDLÄGGARE REMISSMISSIV DATUM DIARIENR SIDA 2015-05-06 KS-2015/700.119 1 (1) Remissinstanser: Samtliga nämnder Fedorova, Antonina [email protected] Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Bifogade handlingar översänds till ovanstående remissinstanser för yttrande senast den 30 september 2015. Handläggare: Helena Gerrby, administrativa avdelningen, kommunstyrelsens förvaltning. Skicka era svar genom remissfunktionen i W3D3. Kerstin Z Johansson Kanslichef Delges Kommunstyrelsen, delegationsbeslut C:16 POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge Kommunalvägen 28 08-535 300 00 08-535 301 70 [email protected] www.huddinge.se