Textdel - Ålands Hälso
Verksamhetsberättelse 2014 ÅLANDS HÄLSOOCH SJUKVÅRD Innehåll Inledning......................................................................................................................................3 Styrelse och ledningsgrupp.......................................................................................................4 Centrala ekonomiska uppgifter................................................................................................5 Organisationsplan......................................................................................................................6 LINJEORGANISATIONEN Akutkliniken................................................................................................................................8 Barn- och ungdomskliniken...................................................................................................10 BB- och gynekologikliniken...................................................................................................12 Chefläkarens enhet...................................................................................................................14 Kirurgikliniken..........................................................................................................................17 Laboratorieenheten..................................................................................................................18 Läkemedelscentralen................................................................................................................19 Medicinkliniken........................................................................................................................21 Operations-, anestesi- och IVA-kliniken..............................................................................23 Primärvårdskliniken.................................................................................................................26 Psykiatriska kliniken.................................................................................................................31 Rehabiliterings- och geriatrikliniken......................................................................................33 Röntgenkliniken.......................................................................................................................35 Tandvårdskliniken....................................................................................................................36 Ögonkliniken............................................................................................................................37 Öron-, näs- och halskliniken..................................................................................................38 STABSORGANISATIONEN Förvaltningskansli....................................................................................................................39 Ekonomiservice........................................................................................................................41 Personalservice.........................................................................................................................45 Vårdservice................................................................................................................................47 BILAGOR Bilaga 1: Bokslut..................................................................................................................... 1–19 Bilaga 2: Verksamhetsstatistik.............................................................................................. 1–28 Bilaga 3: Personalberättelse.................................................................................................... 1–9 Foto: ÅHS fotoarkiv där inget annat anges Foto: Terhi Metsola 2 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Inledning D en prehospitala verksamheten har under 2014 genomgått ett positivt och omfattande utvecklingsarbete. I februari 2014 presenterade arbetsgruppen för utredning av prehospital verksamhet sin rapport i vilken listades drygt 30 åtgärdsförslag för att utveckla och samordna den prehospitala verksamheten. Under år 2014 har det arbetats intensivt med att förverkliga åtgärdsförslagen för att möta upp förordningen om prehospital sjukvård. Inom ramen för preshospitala verksamheten har ÅHS tecknat avtal med frivilliga inom ramen för kommunernas frivilliga räddningsverksamhet, den så kallade förstainsats verksamheten, med målsättningen att förkorta insatstiderna bland annat vid hjärtstopp. Utredning av jourverksamheten mellan primärvårdskliniken (HC) – rehabiliterings- och geriatrikliniken – akutkliniken genomfördes genom enkätundersökning till berörda i maj–juni 2014 och resultatet redovisades i augusti 2014. Det konstaterades bland annat att ansvaret för rehabiliterings- och geriatriklinikens patienter utanför kontorstid inte kan vara kvar inom primärvården eftersom patienterna inte längre är långvårdspatienter. Det beslutades därför att klinikens patienter utanför kontorstid ska handläggas på samma sätt som medicin- och kirurgiklinikens patienter. Akuta frågeställningar från avdelningarna riktas till primärjouren under jourtid. Upplägget ska utvärderas. Den 23 oktober 2014 varslade Tehy om att medlemmarna skulle tas ut i strejk den 6 november. Strejken sköts upp med två veckor, på begäran av landskapsregeringen, och bröt därmed ut 20.11.2014, kl. 14. Det innebar att cirka fyrahundra Tehy-medlemmar togs ut i strejk. Tehy beviljade inget skyddsarbete utfört av sina medlemmar vilket innebar att mycket av verksamheten stängdes eller reducerades kraftigt och tillgängliga personalresurser organiserades om. ÅHS fokus var att skydda liv och minska medborgarnas utsatthet. Strejken tog slut den 9 december, men i praktiken var Tehymedlemmarna tillbaka i tjänst den 11 december. Verksamheten påverkades både före och efter strejkperioden på så sätt att sjukvårdsproduktionen var lägre än normalt inom ett flertal områden. Slitningar och stress påverkade hela sjukhuset. Ombyggnadende av rehab- och geriatrikliniken drabbades av besvär vid val av el- och VVS projektör, vilket innebar att planeringen stod stilla under året. Bygget är kostnadsberäknat till 21,2 miljoner euro med totalt 60 vårdplatser. Planeringen inför ombyggnationen av barn- och ungdomsavdelningen samt operationssalen har gått planenligt och byggstart planeras under 2015. Bokslutet för år 2014 visade på ett överskott om cirka 2,15 miljoner euro (0,43 miljoner euro samt överskottet från 2013 på 1,72 miljoner euro) Av dessa sparar ÅHS 1,62 miljoner euro för verksamheten år 2015 medan det övriga överskottet går till ökade lönekostnader på grund av förlikningen med Tehy, förbättrad tillgänglighet, handledning och medling efter strejken samt friskvårdsprojekt för persona-len. Kostnaderna för externvården var högre än något år tidigare och det kan relateras till den remitterade externvården utanför Åland. Budgeten uppgick till totalt 9,2 miljoner medan kostnaden uppgår till 11,1 miljoner euro. Vård utom Åland är ett fokusområde under 2015. Sjukfrånvaron är fortsättningsvis hög. Personalavdelningen kommer att granska sjukfrånvaron så att åtgärder kan vidtas. Ett stort tack för det gångna året. Det har varit ett tufft år till följd av strejken men kriser bidrar till utveckling. ÅHS har en välutbildad och engagerad personal vilket ger hopp, när vi nu tillsammans fokuserar på att fortsätta utveckla hälso- och sjukvården på Åland med de gemensamma målet patienten i fokus. Vi ser fram emot mot ett spännande nytt år. Mia Hanström Styrelseordförande Katarina Dahlman Hälso- och sjukvårdsdirektör ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 3 Styrelse och ledningsgrupp STYRELSE Enligt Ålands landskapsregerings beslut består styrelsen för Ålandshälso- och sjukvård för perioden 29.04.2013 – 31.12.2015 av: Ordinarie ledamot Personlig ersättare Mia Hanström, ordförande (s) Rolf Söderlund (s) Torbjörn Björkman (lib) Silvana Fagerholm-Sjöblom (lib) Stig Brolin (skärgårdsrepresentant) Mathilda Öström, (skärgårdsrepresentant) Roger Jansson, viceordförande (mså) Nina Lindfors (mså), t.o.m. 03.06.2014 Nina Danielsson (mså), fr.o.m. 3.6.2014 Runar Karlsson (c) Camilla Andersson (c) Nina Lindfors (mså), fr.o.m. 03.06.2014 John Hilander (mså), fr.o.m. 03.06.2014 Cita Nylund (ob), t.o.m. 03.06.2014 Erica Scott (ob), t.o.m. 03.06.2014 Hanna Segerström (åf) Clas-Folke Hansen (åf) Styrelsen har sammanträtt 14 gånger år 2014 (2013: 13 gånger) och behandlat 118 paragrafer (2013: 124). LEDNINGSGRUPP Medlemmar i ledningsgruppen 2014: 4 Hälso- och sjukvårdsdirektör Katarina Dahlman Chefläkare Jaana Lignell Ekonomichef Marie Lövgren Vårdchef Bengt Michelsson Personalchef Solveig Carlsson ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Centrala ekonomiska uppgifter Å HS TOTALA bruttokostnader har de senaste fem åren stigit från 71,7 miljoner euro år 2009 till 80,8 miljoner euro år 2014. Bokslutet för år 2014 visade på ett överskott om ca 2,15 miljoner euro (0,43 miljoner euro samt överskottet från 2013 på 1,72 miljoner euro). Såväl kostnadsstrukturen som intäkterna är påverkade av den strejk som Tehy genomförde 20.11–9.12.2014. I praktiken började en successiv stängning av verksamheter nästan två veckor innan strejken bröt ut och på mot- svarande sätt tog det flera veckor innan all verksamhet var öppnade fullt ut efter strejken bland annat på grund av jul- och nyårshelgerna. Uppföljningen av de ekonomiska effekterna av strejken är inte möjliga att avsluta ännu eftersom vårdköer som byggts upp under strejken kan belasta kostnaderna ännu under vintern 2015. ÅHS tog över helikopteravtalet av landskapet från och med 2011. Kostnad för detta år 2011 var cirka 1,6 miljoner euro (avtalskostnad 1,5 miljoner euro samt övrigt). euro Miljontal ÅHS bruttokostnader 2009–2014 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Bokslut 2009 Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Bokslut 2013 Bokslut 2014 Kostnader totalt 71 701 541 70 147 988 76 950 428 79 800 907 77 663 811 80 805 711 Personalkostnad 46 561 368 44 935 640 47 502 068 50 754 702 49 267 904 49 467 882 Övr driftkostnader 16 746 599 16 432 789 20 508 833 19 820 331 19 534 354 20 275 417 Externvård 8 393 574 8 779 559 8 939 527 9 225 874 8 861 553 11 062 412 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 5 Organisationsplan ÖVERGRIPANDE ORGANISATION LINJEORGANISATIONEN 6 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 STABSORGANISATIONEN ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 7 Akutkliniken A kutklinikens verksamhet innefattar akutmottagning, akutvårdsavdelningens två vårdplatser samt det medicinska ansvaret för den prehospitala verksamheten och helikopterverksamheten. Verksamheterna har varit under intensiv förändring de senaste åren. Stor vikt sätts vid kontinuerligt utvecklingsarbete samt teoretisk och praktisk fortbildning för enhetens personal och för jourläkarna. VERKSAMHETEN PRÄGLAS, som akutverksamheter överlag, av stor variation och fluktuationer i besöksfrekvens över tid. Under juli månad var antalet besök cirka 30 procent högre än medelsnittet under året. Arbetsfördelningen och samarbetet mellan akutklinikens och primärvårdens jourpunkter har fungerat fortsatt bra. DEN PREHOSPITALA VERKSAMHETEN genomgår en fas av omfattande och positivt utvecklingsarbete. I februari 2014 presenterade arbetsgruppen för utredning av prehospital verksamhet sin rapport i vilken listades totalt drygt 30 åtgärdsförslag för att utveckla och samordna den prehospitala verksamheten. Under hela 2014 har ett intensivt arbete pågått för att så långt som möjligt förverkliga åtgärdsförslagen och möta upp den kommande förordningen om prehospital sjukvård.En kombinerad fältchef/sjukskötartjänst infördes. I april 2014 tecknades ett avtal om den så kallade förstainsats verksamheten med målsättningen att förkorta insatstiderna vid hjärtstopp. Detta genom att möjliggöra att en sjukvårdsgrupp, organiserad inom ramen för kommunernas frivilliga räddnings- “I februari 2014 presenterade arbetsgruppen för prehospital verksamhet en rapport i vilken listades drygt 30 åtgärdsförlag för att utveckla och samordna den prehospitala verksamheten.” 8 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Fokusområden 2014 • Prehospital arbetsgrupp • Patientflöden • Poliklinikernas semesterstängningar • Patientlogistiksystem • Telefonrådgivning • Katastrofplanen verksamhet, med D-HLR utbildning och AED (hjärtstartare) rycker ut vid hjärtstopp. Genom att första insatsgruppen kan påbörja HLR och eventuellt defibrillera redan innan ambulansen eller annan vård-personal är på plats, kan man förbättra möjligheten till överlevad efter hjärtstopp. Under året har, efter utbildning given av Mariehamns räddningsverks instruktörer, 13 kommuner involverats i första insatsverksamheten. Arbetet fortsätter 2015. Arbetet med att ÅHS ska ha ansvaret för den medicinska ledningen för alarmcentralen i den kommande förordningen påbörjades under hösten i projektform. Målsättningen har varit att fastställa lämpligt medicinskt index, fastställa vilka lokala justeringar som behöver göras samt ge förslag på lämpliga utbildningskrav på operatörerna. Arbetet fortskrider enligt tidtabell och projektet beräknas vara avslutat våren 2015. UTVECKLINGSARBETET INOM den prehospitala sjukvården fortsätter under 2015. Nya samarbetsformer och problemlösningar framkommer efterhand. Vissa frågeställningar har påbörjats under 2014 och beräknas bli lösta under nästa år. Några exempel är frågan om EKGöverföring från ambulans till akutkliniken och bakjourer, frågan om prehospital journalföring samt möjligheten att flytta ut specialkompetens som finns inom ÅHS, till den prehospitala kontexten i valda fall, till exempel då behov av barnmorska finns under transport in till sjukhus. Under året utfördes totalt 2 409 ambulansuppdrag varav cirka 45 procent av uppdragen var högprioriterade (A- eller B-larm). Vid 440 tillfällen var två enheter på uppdrag samtidigt och vid 58 tillfällen alla tre enheter. HELIKOPTERJOURGRUPPEN BESTÅR av en grupp sjukskötare från akutkliniken, OP och IVA. Verksamheten har detta år anpassat sin sekundärtransportberedskap efter behovet, genom att öka beredskapen under de intensiva sommarmånaderna och istället minska helikopterjourgruppens beredskap under vinterhalvåret. Primärtransportverksamheten, som sköts tillsammans med Räddningsverket i Mariehamn, har fortgått enligt tidigare principer. Totalt utfördes under året 345 patienttransporter med helikopter. Av dessa var Inskrivning på vårdavdelning Medicin (49 %) HLR-UTBILDNINGEN inom ÅHS har i sin nuvarande form pågått fem år och positiva resultat av insatserna kan börja utläsas i statistiken. Underlaget är förstås litet, men trenden är mycket positiv och siffrorna står sig bra i nationell och internationell jämförelse. Av alla hjärtstopp 2014 (prehospitalt och inom ÅHS) var överlevnaden 44 procent. Särskiljer man på dessa verksamhetspunkter har ÅHS 75 procent överlevnad och prehospitalt är överlevnaden 36 procent. 2014 1 237 Kirurgiska (25 %) 628 Akutklinikens bäddavdelning (17 %) 434 Övriga (9 %) 225 Totalt 257 sekundärtransporter, med ÅHS helikopterjourgrupp. Totalt 86 flygningar var primärtransporter varvid helikoptern bemannades med personal från räddningsverket. 2 524 Foto: Christian Rexén Typ av problem Besök 2014 Medicinska 44 % Kirurgiska 31 % Ortopediska 9% Pediatriska 8% Övriga Totalt antal 11 % 9 294 De nya fältcheferna Mimmie Gylered och Tom Göstas Hjärtstopp 2010 2011 2012 2013 2014 Överlevare 13 % 26 % 15 % 26 % 44 % Prehospital överlevnad 10 % 16 % 12,5 % 17 % 36 % Överlevnad på ÅHS 20 % 42 % 57 % 75 % 25 % VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Prehospitala arbetsgruppen tar under året fram förslag på hur man kan samordna alla olika aktörer inom den prehospitala organisationen på ett optimalt och kostnadseffektivt sätt. Ja En plan för hur ÅHS kan förbättra patientflöden påbörjas. Gemensamt fokusområde, pågår kontinuerligt. Poliklinikernas semesterstängningar år 2014 samordnas. Gemensamt fokusområde, ej gjort. En diskussion över hur telefonrådgivning ska utföras påbörjas under året. Gemensamt fokusområde, pågår. Katastrofplanen revideras. Pågår Den prehospitala vården utvecklas i samarbete med räddningsverket. Ja ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 9 Barn- och ungdomskliniken B ARN- OCH ungdomskliniken ansvarar för specialsjukvården för barn och ungdomar 0-16 (-18) år vad gäller alla inremedicinska sjukdomar. Kliniken koordinerar och bedömer all barnkirurgi samt ortopedi som ingår som en del av särskilda större syndrom och problemkomplex. Avdelningen har sex vårdplatser med dygnet runt verksamhet. På avdelningen vårdas också kirurgiska, ortopediska och ögon-, näsa- och halsklinikens patienter. Mottagningen tar emot remisser från primärvården, privatsjukvården och hälsovårdarna i kommunerna och skolorna. Flera konsulter kommer regelbundet för att även högspecialiserad vård ska kunna erbjudas inom särskilda fokusområden. “Planeringen kring renovering och ombyggnad av barn- och ungdomsavdelningen har pågått under året.” KLINIKENS LÄKARE har dygnet runt jourverksamhet och assisterar akutklinikens läkare och primärvårdens läkare i pediatriska spörsmål. Kliniken ansvarar också för vården och bedömningen av nyfödda i samband med förlossningar och eftervården på BB. Vidare ansvarar barn- och ungdomskliniken för ätstörningsvården för barn, ungdomar och unga vuxna till 25 års ålder på TREAT. INOM RAMEN FÖR ”barns utveckling och funk- tionshinder” (BUF) ombesörjer barn- och ungdomskliniken, i nära samarbete med barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) och rehabiliteringsoch geriatriklinikens terapeuter, bedömningen av barn och ungdomar med funktionsnedsättning och leder habiliteringssamarbetet. I samarbete med Rädda Barnen erbjuds lekterapiverksamhet i lekpaviljongen i anslutning till barn- och ungdomskliniken. En representant från kliniken deltar i Barnahussamarbetet med BUP, socialvården, polisen och åklagarna. 10 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Fokusområden 2014 • Läkartjänst besatt • Samarbete med andra kliniker • ST-tjänst • Lämpliga utrymmen Allmänt Verksamheten på barn- och ungdomskliniken utökades något tack vare bättre läkarbemanning under året. Trots detta underskreds budgeten avseende den lokala produktionen emedan vård utom Åland innebar rekordhöga kostnader (+ 270 000 euro per oktober 2014 jämfört med 2013) på grund av ett stort antal prematurfödda och enstaka kritiskt sjuka barn. Vårdavdelningen Planeringen kring renovering och ombyggnad av barn- och ungdomsavdelningen har pågått under året. Mottagningen Antalet mottagningsbesök fortsätter att stiga tack vare god bemanning, den nya ST-läkaren samt ett ökat antal besök till sjukskötare. Personalutveckling Den tredje ordinarie läkartjänsten är fortfarande obesatt och arbetet med att skapa en fjärde tjänst är framskjutet. Läkarbemanningen har trots allt varit god tack vare återkommande vikarier och ST-läkaren i barnmedicin som utbildas i samarbete med Åbo universitets centralsjukhus. Utbildning av specialistläkare innebär såväl kvantitativa som kvalitativa fördelar och bättre kontinuitet och struktur i avdelningsarbetet och samarbetet med universitetsklinikerna. Detta år kan kliniken igen glädja sig åt introduktionen av ett par nya läkarkollegor som framtida återkommande vikarier. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT En tredje läkartjänst besatt 31.12.2014. Nej Ett närmare samarbete med BB-avdelningen utreds. Utrett men ej förverkligat. Ombyggnation av avdelningen efter att samarbete med BB- o gynkliniken utretts. Nej En vakant tjänst som barnskötare ombildas till sjukskötare. Ja ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 11 BB- och gynekologikliniken B B- och gynekologikliniken består av både poliklinik- och vårdavdelningsverksamhet: mödra- och gynekologisk poliklinik, BB-avdelning, gynekologisk avdelning samt förlossningsverksamhet. Avdelningen har sex gynekologiska och sex obstetriska vårdplatser samt två förlossningssalar. Utöver detta vårdas det på avdelningen ibland även andra klinikers patienter, till exempel ögon-, kirurgi- och medicinklinikens patienter. “BB-mödrarådgivning har under året blivit en permanent verksamhet på enheten, vilket innebär att BB-barnmorskorna övertagit de sista mördarrådgivningskontrollerna under graviditeten från primärvårdens mödrarådgivning (gäller hela Åland).” REPRESENTANTER FRÅN ENHETEN tillsammans med representanter från barn-och ungdomskliniken har ingått i en projektgrupp där man skulle titta på en eventuell sammanslagning alternativt ökat samarbete klinikerna emellan. Rapporten från gruppen lämnades in i februari 2014, där det konstaterades att man inte går vidare med en sammanslagning av BB-gynekologi- samt barn- och ungdomskliniken i detta skede. Istället utreds ett utökat samarbete alternativt sammanslagning mellan BBgynekologikliniken och mödrarådgivning, PAPAmottagningen och preventivmedelsmottagningen. Detta ses som en mera naturlig process. Man kom även fram till att samarbetet mellan BB-gynekologi- samt barn- och ungdomskliniken fortsätter att utvecklas. I detta samarbete ska även ekonomiska aspekter beaktas. Samarbetet är en naturlig del av verksamheterna och information om detta ges i samband med till exempel nyanställningarna. Som tidigare konstaterats är åldersstrukturen på personalen inom enheten en utmaning. De senaste åren har präglats och de kommande åren Fokusområden 2014 • Samarbete med barn- och ungdomskliniken • Utvärdering • Telefonrådgivning • Akut förlossningsvård • Akupunkturutbildning • Träff för gynekologer i maj 2014 kommer att präglas av ett stort generationsskifte då många i ordinarie personalen är i pensionsålder både inom vårdpersonalen och läkarkåren. Rekrytering av en fjärde gynekolog har varit en av många utmaningar som enheten tampats med. PRIMÄRVÅRDENS MÖDRARÅDGIVNING , dvs. Mariehamns och södra Ålands mödrarådgivnings mottagningar finns i verksamhetens utrymmen. Även primärvårdens PAPA-mottagningen och preventivmedelsrådgivningen är i anslutning till gynekologiska polikliniken. BB-mödrarådgivning har under året blivit en permanent verksamhet på enheten, vilket innebär att BB-barnmorskorna övertagit de sista mördarrådgivningskontrollerna under graviditeten från primärvårdens mödrarådgivning (gäller hela Åland). Ett patientrum är nu inrett som mottagningsrum för ändamålet, efter att förändringen blev permanent. Detta arbete upplevs som givande, roligt och är väldigt omtyckt av barnmorskorna som utför det. Även de gravida kvinnorna har varit positiva till detta. Samarbetet mellan enheterna upplevs som positivt och givande och en kontinuerlig hospitering enheterna emellan har inletts. Förlossningar 2014 - flickor 122 -pojkar 134 -tvillingpar 1 Totalt 255 (antalet barn födda under strejken nov-dec 11) Kejsarsnitt 2014 -elektiva 35 -akuta 21 -nödsnitt Totalt 57 kejsarsnitt gjordes, dvs. 22 procent av totala antalet förlossningar, vilket är en minskning med 5,3 procent från 2013. Sugklockor lades 21 gånger vilket är 8 procent av förlossningarna och en ökning på 2,3 procent jämfört med året innan. Epiduralbedövning eller ryggbedövning togs av 90 av de födande, vilket betyder 35 procent av totala antalet förlossningar, en liten ökning på 1,6 procent från året innan. 1 Ultraljud 2014 Totalt 57 - rutin (under graviditet) 323 Sugklocka 21 - övriga 738 Epiduralbedövning 90 Totalt 1 061 Vårddygn 2014 Aborter 2013 2014 66 58 Gynekologiska avdelningen Övriga 5 14 BB-avdelningen 1 131 Totalt 71 72 Totalt 1 681 Övrigt 2014 Medicinska Klinikbesök 2014 550 Vård av andra avdelningars patienter 31 - gynekologiska 5 549 Vård av patienter bosatta utanför Åland 18 - övriga 3 605 Dagkirurgi gyn. - obstetriska Gynekologiska polikliniken totalt BB-mödrarådgivningsbesök BB-mödrarådgivningen patientkontakter 850 151 10 004 429 1 888 VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Utökat samarbete med barn- och ungdomskliniken utreds under året. Ja Planen att införa telefonrådgivning för infertilitetspatienter utreds. Under arbete Några ur personalen åker på utbildning i akut förlossningsvård. Ja Den del av personalen som inte har utbildning i akupunktur går utbildningen. Delvis uppfyllt Chefläkarens enhet C HEFLÄKARENS ENHET omfattarförutom kanslipersonal även somatiska sjukvårdens socialkuratorer, kvalitetssamordnaren och hygien-infektion-smittskyddsverksamheten (HIS-verksamheten). Chefläkaren är ansvarig för AT-, ST- och euroläkarutbildningen inom ÅHS och dessa läkare utgör en viktig resurs på de olika klinikerna där de tjänstgör dag- och nattetid. AT-läkarna har en namngiven studierektor som verkar i nära samarbete med Akademiska sjukhuset i Uppsala (UAS). Chefläkaren är närmaste förman till klinik- och enhetscheferna. Under året fick ÅHS en infektionsläkartjänst som utannonserades och ordinarie tjänsteinnehavare kunde anställas från juli. Den käkkirurgiska konsultationsverksamheten överfördes till tandvårdskliniken. Rekrytering Två specialistläkare från Sverige har nyrekryterats under året till heltidstjänster. Tillgången till konsultläkare har varit relativt god men vi har fortsättningsvis varit tvungna att anlita bemanningsföretag eller andra kostsamma lösningar inom bristspecialiteter. Samarbetsavtal gällande neurologi har gjorts med Åbo universitets centralsjukhus, vilket inneburit att neurologmottagningen fått en återkommande läkare från Åbo. Samordning av semestervikarier/amanuenser Rekryteringen av sommarvikarierande läkare gjordes för första gången samordnat via chefläkarens enhet och det kom ett hundratal ansökningar, 15 sommarläkare anställdes och tre amanuenser erbjöds sommartjänstgöring. ST-läkare ST-läkare inom internmedicin och allmänmedicin har blivit klara med sina specialistutbildningar under året och två nya ST-utbildningar har startat. Samarbete över klinikgränserna har under året varit ett prioriterat utvecklingsområde. Utredningen av samarbetet mellan barn- och 14 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Fokusområden 2014 • Rekrytering • Socialkurator • IT-stöd inom hälso- och sjukvården • Obduktioner • Samordning av semester-vikarier/amanuenser • ST-läkare • Samordning av chefläkarens och vårdchefens enheter • Prenumerationer och fack-litteratur omvandlas till nätbaserade databaser • Patientsäkerhet ungdomskliniken och BB-gynekologikliniken blev klar i början av året. Sammanslagning av klinikerna genomfördes inte men samarbetet kunde intensifieras och nya former för detta hittades. Patientsäkerhet Kvalitetsutvecklingskommittén har sammanträtt tre gånger under året och under våren 2014 startade projektet med webbaserad utbildning i patientsäkerhet. Först som pilotprojekt inom akutkliniken och OPANIVA-kliniken och då projektet utföll väl utökades utbildningen för flera kliniker. Rapporteringen av avvikelser har lyfts fram under året, speciellt genom utbildningen i patientsäkerhet och successivt kan man på klinikerna se nyttan med systemet. Samarbetet med arbetarskyddskommissionen, arbetarskyddsfullmäktige och säkerhetschefen gällande avvikelser som berör medarbetare har utvecklats under året. Planering av införandet av webbaserad fortbildning i läkemedelsbehandling (LOVe) har pågått under hela året och avsikten var att starta fortbildningen som ett projekt på medicinavdelningen. Starten sköts dock upp till 2015. UTREDNING AV JOURVERKSAMHETEN mellan primärvårdskliniken (HC), rehabiliterings- och geriatrikliniken samt akutkliniken genomfördes genom enkätundersökning till berörda i maj– juni 2014 och resultatet redovisades i augusti 2014. Det konstaterades att ansvaret för rehabiliterings- och geriatriklinikens patienter utanför kontorstid inte kan vara kvar inom primärvården eftersom patienterna inte längre är långvårdspatienter. Klinikens patienter utanför kontorstid “Helgronder infördes från och med september och utvärderas efter sex månader.” ska handläggas på samma sätt som medicin- och kirurgiklinikens patienter. Akuta frågeställningar från avdelningarna riktas till primärjouren under jourtid. Helgronder infördes från och med september och utvärderas efter sex månader. IT-stöd inom hälso- och sjukvården En förstudie för framtida patientjournal- och patientadministrativt system påbörjades under 2014. Projektet ska ta fram ett beslutsunderlag för ett framtida patientjournal- och patientadministrativt system. En projektledare har anställts tillfälligt för att genomföra detta arbete. Projektet genomförs med hjälp av en projektmodell, PPS. Projektet beräknas vara klart under 2015. Under året gjordes 54 anmälningar från ÅHS till barnskyddsmyndigheter enligt barnskyddslagen. 16 anmälningar skickades till patientskadeförsäkringscentralen varav sju blev avgjorda som ersättningsbara patientskador. I januari började ett nytt EU-direktiv gälla som gav patienterna utökad möjlighet att välja var de får sin vård. Detta ställde krav på ÅHS att organisera en intern kontaktpunkt kring dessa frågor. Projektet gränsöverskridande vård startades i april och en projektanställd på 60 procent anställdes. Patienter och personal har fått behövlig hjälp i dessa ofta mycket komplicerade frågeställningar, kontakterna till riksmyndigheterna har förbättrats och regelverket klarnat. Obduktioner Under året gjordes elva medicinska och 26 rättsmedicinska obduktioner. Förberedelser för att överföra obduktionsverksamheten från chefläkarens enhet till laboratorieenheten påbörjades. VERKSAMHETEN VID SJUKHUSBIBLIOTEKET sköts som en köptjänst där ÅHS är köpare och Mariehamns stad säljare. Verksamheten upprätthålls av stadsbiblioteket och regleras av ett avtal mellan ÅHS och stadsbiblioteket. Möjligheten att köpa bibliotekstjänster grundar sig på den åländska bibliotekslagen. Sjukhusbiblioteket har varit bemannat en dag i veckan. Biblioteket är öppet för personalen 24 timmar Utlån 2014 - patientlån 138 - personal facklitteratur 200 - personal skönlitteratur 308 - barnböcker Totalt 26 672 i dygnet sju dagar i veckan. Patienter kan låna med hjälp av personalen. Bokvagnsronder har gjorts på medicin- och kirurgiavdelningarna. HYGIEN-, INFEKTIONS- OCH smittskyddsverk- samheten har kontinuerligt bevakat antibiotikaresistensen (nationellt och internationellt) samt förekomsten av multiresistenta bakterier (MRB) i landskapet. Regelbundna internutbildningar har under året hållits avseende MRB, hygien och smittskydd. Under hösten införskaffades en UV-lampa för att tydliggöra vikten av god handhygien. En enhet har specialutbildats där sjukskötarna delegerats till att informera patienterna om MRB-bärarskap. Sedan tidigare har enheten en hygiensjukskötare på 100 procent. En infektionsläkartjänst tillsattes 1.7.2014. Den kliniska verksamheten har därför utvidgats med start av en infektionsmottagning. Borrelios, HIV, CNS-infektioner och immunbristutredningar är några grupper som utreds och följs på mottagningen. Dessutom har en regelbunden sjukhusövergripande konsultverksamhet samt poliklinisk verksamhet på kirurgiska polikliniken bedrivits. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 15 En beredskap med riktlinjer för isolering och omhändertagande av misstänkta Ebolafall har upparbetats. Flertalet praktiska övningar har hållits där en specialutbildat grupp med läkare, sköterskor och undersköterskor utgör en beredskapsgrupp. Nödvändig skyddsutrustning och två omklädningsrum har införskaffats. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT En tydlig rekryteringsstrategi av läkare både på kort och på lång tid görs upp. Delvis gjort Ställningstagande till sammanslagning av medicinska-, geriatriska och rehabiliteringskliniken ska vara gjort. Om fördelarna överväger ska sammanslagning genomföras under 2014. Ja Chefläkarens enhet och vårdchefens enhet ska fungera tillsammans med bästa möjliga resursutnyttjande. Nej Målsättning är att starta ett etiskt råd som stöd i beslutsfattande för kliniskt verksamma läkare när det gäller att prioritera eller avstå från vård. Nej Tre läkare har pågående ST-tjänstgöring, kan ökas genom omdisponeringar. Ja 16 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Kirurgikliniken K IRURGIKLINIKEN erbjuder befolkningen kirurgisk, ortopedisk och urologisk vård på högsta nivå och jämförbar med alla omkringliggande sjukhus. I de fall vården inte har kunnat erbjudas på hemmaplan eller i de fall då vårdgarantin har överskridits har patienten skickats till lämpliga instanser på fastlandet eller i Sverige, framför allt Åbo universitets centralsjukhus och Akademiska sjukhuset i Uppsala. KLINIKEN HAR UNDER året anställt två läkare som bägge har målsättningen att bli specialister inom kirurgi. Kliniken kommer att göra allt för att åstadkomma detta och därmed på sikt ha tillgång till två kirurgspecialister. Kliniken har fortfarande brist på specialister inom kirurgi, ortopedi och urologi, dock är bemanningssituationen nu förbättrad och fyra av sex överläkartjänster är besatta. Som tidigare har kliniken haft stora kostnader för hyrandet av specialister från bemanningsföretag. Dessa kostnader har sedan förra året sänkts till nästan hälften tack vare avtal direkt med vikarierande läkare. För att komma tillrätta med Fokusområden 2014 • Rekrytering av specialistläkare inom allmän kirurgi och ortopedi • Dagkirurgi • Arbetsmiljö • Nya samarbetsformer specialistbristen har kliniken anlitat rekryteringsföretag och chansen att anställa ytterligare en kompetent ortopedspecialist under 2015 bedöms som god. OMFATTANDE RENOVERINGAR av golvytorna har under året gjorts på kirurgiska avdelningen med en klart förbättrad arbetsmiljö som resultat. “Kliniken har under året anställt två läkare som bägge har målsättningen att bli specialister inom kirurgi.” VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Att stabilisera situationen avseende läkarbemanningen på kliniken med målet att ha tre ordinarie kirurger och tre ordinarie ortopeder. Nej Att trots läkarsituationen hålla operation- och mottagningskön inom vårdgarantin. Ja Att förbättra situationen avseende fortbildning av vårdpersonalen. Ja Att kontinuerligt sträva efter att förbättra arbetsmiljö och trivsel för hela kliniken. Ja ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 17 Laboratorieenheten L ABORATORIET HAR under året gett både ÅHS och externa kunder den laboratorieservice som krävs. Det totala antalet beställda analyser var 338 276, vilket är en minskning med 2,5 procent jämfört med 2013. Antalet prov som skickades bort för analys utgjorde 9,7 procent av det totala antalet och minskade med 9,0 procent jämfört med föregående år. LABORATORIETS KLINIKLEDNING bestod under året av klinikchef, avdelningsskötare, överskötare och medicinsk chef. Klinikledningen hade 14 möten under året. Under året hade laboratoriet även kontinuerliga möten med infektionsläkaren och hygienskötaren för att utveckla och optimera infektionsdiagnostiken. Det gjordes bland annat en upphandling av snabbdiagnostik för de multiresistenta bakterierna mrsa och vre, vilket ger kortare tid för isolering av inneliggande patienter på avdelningarna. Åbo universitets centralsjukhus, som är stödlaboratorium för den mikrobiologiska verksamheten inom ÅHS, var under året på besök och höll även en föreläsning för läkarkåren. Fokusområden 2014 • IT-system • Medix labprogram • Kvalitetsarbete LABORATORIETS SYSTEM för hur EEG registreras börjar bli föråldrat och Akademiska sjukhuset i Uppsala kunde inte längre läsa och tolka laboratoriets registreringar. Under året gjordes då ett avtal med neurofysiologiska enheten vid Åbo universitets centralsjukhus om att de läser och tolkar alla EEG:n från ÅHS samt att de hjälper till med utbildning och upphandling av ett nytt system under 2015. “Åbo universitets centralsjukhus, som är stödlaboratorium för den mikrobiologiska verksamheten inom ÅHS, var under året på besök och höll även en föreläsning för läkarkåren.” VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Tillsammans med de beställande enheterna gå igenom beställningsrutinerna för att undvika att det rutinmässigt beställs onödiga labprov. Laboratoriet har delvis uppfyllt målet om att tillsammans med de beställande enheterna gå igenom beställningsrutinerna. Cirka 340 000 egna analyser. Ja (målet var att komma under 340 000, det blev 338 276). Cirka 30 000 köpta analyser. Ja (målet var att komma under 30 000, det blev 20 595). 18 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Läkemedelscentralen T OTALT VAR läkemedelsframställningen litet större än föregående år beroende på ett större antal cytostatikadosberedningar. Omsättningen, dvs. värdet på läkemedelsleveranserna till enheterna, var under året cirka 2,22 miljoner euro, vilket är en minskning med cirka 6,4 procent (cirka 150 000 euro) jämfört med 2013. Den läkemedelsgrupp där kostnaderna minskat mest är läkemedel grupperade under AT-koden L, ”Tumörer och rubbningar i immunsystemet”, där kostnaderna minskade med cirka 10 procent (cirka 125 809 euro) jämfört med 2013. FÖRÅLDRADE LÄKEMEDEL i läkemedelscentralens lager utgjorde cirka 7,8 procent av lagervärdet som var cirka 362 235 euro. “Omsättningen, dvs. värdet på läkemedelsleveranserna till enheterna, var under året cirka 2,22 miljoner euro, vilket är en minskning med cirka 6,4 procent (cirka 150 000 euro lägre) jämfört med 2013.” UNDER FEBRUARI FLYTTADES en del av läke- medelscentralens verksamhet från de temporära utrymmena tillbaka till de tidigare utrymmena som byggts om och renoverats. Första halvan av året gick åt till att få rutinerna i de nybyggda utrymmena att fungera vilket gjorde att det inte fanns tillräckligt med resurser att uppnå alla planerade verksamhetsmål. Tyvärr kunde de nybyggda laboratorieutrymmena inte tas i bruk enligt planerna då valideringen av laboratorieutrymmen under året inte kunde fullföljas och slutföras. Därför måste fortsättningsvis bland annat cytostatikadosberedningen fortgå i de temporära laboratorieutrymmena och planerna på utvidgad beredningsverksamhet i de nybyggda laboratorieutrymmena kunde därmed inte påbörjas. Fokusområden 2014 • Uppfylla kraven i Fimeas före-skrift 6/2013 och inspektioner 2007 och 2012 • Åtgärda bristerna vid Fimeas inspektion 5.9.2012 • Blanda antibiotika • Nytt lagerprogram • Ökad kompetens MÅLET ATT genom utbildning öka personalens kompetens gällande GMP (god tillverkningssed) förverkligades under året genom att farmaceuterna gick en renrumsutbildning via nätet med två närstudiedagar i Kuopio. Alla farmaceuter erhöll efter godkänd utbildning ”renrumspass”. Målsättningen att ordna två skolningstillfällen genom interna skolningseftermiddagar för personalen uppnåddes därför inte detta år då utbildningen i GMP upptog en stor del av tiden. UNDER ÅRET INRÄTTADES en ny provisorstjänst speciellt med inriktning på kvalitetsarbete och att i fortsättningen ansvara för läkemedelstillverkningen i läkemedelscentralens nya laboratorieenhet. I december kunde en provisor anställas efter en längre rekryteringsprocess. EN LÄNGRE PERIOD med värme under sommaren 2014 förorsakade problem på en del enheter gällande förvaringsförhållandena för läkemedlen. Slutsatsen efter sommarens värmeperiod är att det är mycket viktigt att förvaringsutrymmen för läkemedel uppfyller kraven gällande förvaringstemperatur även under kritiska förhållanden till exempel extremt varma perioder. Även läkemedelscentralens nybyggda och renoverade utrymmen sattes under den varma sommaren på prov men det kunde konstateras att förvaringsförhållanden för läkemedlen i läkemedelscentralens utrymmen hölls inom gällande gränser. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 19 I februari flyttade läkemedelscentralens verksamhet (utom laboratorieverksamheten) tillbaka till sina tidigare utrymmena som byggts om och renoverats. Nina Bolin, första arbetsdagen efter flytten i läkemedelscentralens ombyggda och renoverade utrymmen. 2014 Antal beredningar Läkemedelsberedningar (ex tempore), icke sterila: Olika läkemedelslösningar, utspädningar samt övriga lösningar 2013 77 Antal dospulverberedningar, förpackningar (1 beredning = 10 dospulver) 3 Patientdoser: cytostatikadoser 1 283 1 022 Läkemedelsframställning totalt 1 363 1 110 VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Genomgång av läkemedelscentralens verksamhet och uppfylla de krav som finns i Fimeas föreskrift 6/2012 ”Sjukhusapotekens och läkemedelscentralernas verksamhet”. Nej Åtgärda de brister som påpekades vid Fimeas inspektion 5.9.2012 med fokus på de brister som gäller transporten av läkemedel inom ÅHS. Pågående projekt Planera skolningseftermiddagar minst 2 gånger per år. 2014 – 1ggr Öka den farmaceutiska personalens kompetens gällande GMP genom utbildning så att personalen kan erhålla ”renrumspass”. Ja Utveckla informationen och samarbetet med avdelningarna och enheterna. Pågående Följa upp och minska andelen läkemedel som blir föråldrade. Pågår kontinuerligt Uppföljning av läkemedelskostnader samt genomgång av detta i läkemedelskommittén. Pågår kontinuerligt Inspektion av avdelningar och enheter i enlighet med lagar och föreskrifter. Pågår kontinuerligt Återuppta t.ex. blandande av antibiotika. Nej (fel skrivet, vi har aldrig tidigare blandat antibiotika) Beställningsrader/expeditioner cirka 37 000 st. 2014: 32 826 Antal levererade förpackningar cirka 76 000 st. 2014: 65 586 Antal icke sterila läkemedelsberedningar 120 st. 2014: 80 Antal patientdoser-cytostatika doser ca 1 300 st. 2014: 1 283 Under året bör det påbörjas en undersökning om det finns ett annat lagerprogram som passar för läkemedelscentralens behov. Ej påbörjat 20 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Medicinkliniken M EDICINKLINIKEN erbjuder specialistvård inom de flesta till inremedicin hörande specialiteter. Medicinavdelningen består av 30 vårdplatser. På avdelningen utreds och behandlas framför allt akut sjuka patienter. Medicinmottagningen omfattar 17 olika specialistmottagningar; hjärt-, reuma-, njur-, borrelia-, mag-/tarm-, endokrinologi/ diabetes-, lung-/apné-, hud/neurologi-, endoskopi-, IVA, dialys, behandlingspolikliniken, AK-mottagning, dietist-, onkologi/hematologi. Medicinmottagningen har även det medicinska ansvaret för njur- och dialyspatienter. “Verksamheten har utvidgats genom att vården av en del HIV-patienter som tidigare behandlats på Åbo universitets centralsjukhus övergått till ÅHS”. Hud Det är fortsatt en stabil situation med två konsulter från Sverige samt en från Finland med mottagningsverksamhet totalt drygt 70 dagar under året. Neurologi Det har varit ett fortgående samarbete med Akademiska sjukhuset i Uppsala. De har dock haft svårt att bidra med läkarresurser i tillräcklig omfattning varför samarbete med Åbo universitets centralsjukhus har etablerats. Situationen har under året stabiliserats och var under slutet av året god. Dialysen Utredning om dialysen behöver flytta till nya lokaler har genomförts. Utredningen visar att så är fallet. Förslag på utrymmen har tagits fram. Förutsättningar för att genomföra detta hänger ihop med att utrymmen frigörs och beslut tas om att personalresurser tillförs. Fokusområden 2014 • Hudkonsult • Neurologi • Dialysen • Dialysfunktionsupphandling Dialysfunktionsupphandling Beslut om leasing alternativt köp av dialysutrustning har inte kommit till stånd under året. Verksamhetsmål •Utreda och utveckla njur- och dialysverksamheten Under året har utredning avseende hur den framtida njur- och dialysverksamheten bör se ut gjorts. Verksamheten bör samordnas med medicinavdelningen och få adekvata utrymmen. Utbildning av vårdpersonal inför ett eventuellt administrativt övertagande av verksamheten från IVA till medicin har påbörjats. •Utveckla möjligheterna för intern rotation inom kliniken Det är en utmaning att få till stånd rotation inom kliniken då de olika verksamhetspunkterna är specialiserade inom olika medicinska områden. Det har dock uppmuntrats till och genomförts en del rotation som har fallit väl ut för verksamheten. Det har även förekommit en del rotation med akutkliniken och geriatriska kliniken. Klinikledningen kommer att fortsätta att arbeta för att rotation ska vara ett naturligt inslag inom kliniken. VERKSAMHETSOMRÅDEN Medicinavdelningen På våren tillsattes en arbetsgrupp vars uppgift var beräkna resursdimensioneringen av dialysenheten inom ramen för medicinklinikens verksamhet vilket genomförts. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 21 Lungpolikliniken Under året har lungpolikliniken i stort sett uppfyllt målsättningarna i verksamhetsplanen. Tillströmningen av patienter med betydande sömnapnésyndrom är fortsatt hög och drygt 100 nya patienter påbörjade CPAP-behandling under året. Lungpolikliniken har också deltagit i primärvårdens ”Tobakskampen”. Infektionsmottagningen En infektionsläkartjänst tillsattes 1.7.2014 under chefläkaren. Den kliniska delen av tjänsten bedrivs inom medicinkliniken. Verksamheten har utvidgats genom att vården av en del HIV-patienter som tidigare behandlats på Åbo universitets centralsjukhus övergått till ÅHS. Onkologi- och hematologiverksamheten Onkologi- och hematologiverksamheten har fortgått som tidigare men med ökad belastning. Konsultläkare och onkologer från Finland och Sverige har kallats in vid belastningstoppar under året. Utökade onkologiska behandlingsmöjligheter med cytostatika och målstyrda läkemedel resulterar i att patienter behandlas längre in i sjukdomsförloppet. Hematologipatienter med icke maligna sjukdomar har också behandlats på enheten under året. Bärare av resistenta bakterier har ökat vilket medför vissa problem eftersom enskilda rum saknas. Cancersjukskötaren arbetar i team med verksamhetens personal och har hela ÅHS som sitt arbetsområde. Tyngdpunkten i arbetet är psykosocialt stöd till patienter och anhöriga samt som ledare i olika stödgrupper. EN HÖJDPUNKT UNDER ÅRET var i juni när konstnären Jonas Wilén överlämnade tre konstverk i form av tavlor till onkologen/ hematologen. En tavla var ett beställningsverk som målats utifrån verksamhetens gemensamma värdegrund. En stor överraskning var att han skänkte ytterligare en gåva till ÅHS på två tavlor som kompletterade beställningsverket. Tavlorna är placerade i korridoren på väggarna intill patienternas väntrum till allmän beskådan. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Utreda och utveckla njur- och dialysverksamheten. Delvis Utveckla möjligheterna för intern rotation inom kliniken. Ja Foto: Anette Korpi Jonas Wilén vid sitt konstverk. 22 Foto: Marie Wickström Medicinavdelningens personal på curling. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Operations-, anestesi- och IVA-kliniken O PERATIONS-, ANESTESI och IVA-kliniken består av instrumentvård, anestesi och operationsenheten samt intensivvårdsavdelningen. Operationsenheten skapar tillsammans med instrumentvård nödvändiga förutsättningar för att akut och elektiv operationsverksamhet ska vara möjlig genom att erbjuda högkvalificerad service i enlighet med moderna krav på kunskap, säkerhet och utrustning. IVA-enheten vårdar patienter med allvarlig, ibland livshotande svikt i vitala organ. Instrumentvården Under 2014 satsade man på ökad kontakt och information till de olika avdelningar man arbetar mot för att minska andelen instrument som försvinner. Man har också ersatt vissa av instrumenten med engångsinstrument vilket förenklat arbetet något för instrumentvården. Behovet av ett datorbaserat hanteringssystem för logistiken kvarstår dock. Checklista för kirurgiska operationer Inom hälso- och sjukvården kan checklistor och manualer för olika vårdprocesser vara effektiva verktyg för en säkrare vård. För ökad patientsäkerhet vid kirurgiska operationer har WHO utarbetat en checklista – Surgical Safety Checklist - som även översatts till svenska. Operationsavdelningen har infört denna checklista under 2014 för samtliga operationer och arbetet med att säkerställa användandet av dessa checklistor vid alla operationer fortsätter även framöver. “Tidig upptäckt och behandling, TUB, är namnet på den patientsäkerhetssatsning som initieras för att minimera riskerna för undvikbara vårdskador.” Fokusområden 2014 • TUB-modellen • Smärtuppföljning • Checklista för kirurgiska operationer • Instrumentvården • Inläggning och revision av pacemakers och ICD • Sammanslagning av akutmottagningen och intensivvårdsavdelningen TUB modellen Tidig upptäckt och behandling av försämring i allmäntillståndet hos patienter som vårdas på vårdavdelningar har stor betydelse för att minska antalet undvikbara patientskador och dödsfall hos inneliggande patienter på sjukhuset. Tidig upptäckt och behandling, TUB, är namnet på den patientsäkerhetssatsning som initieras för att minimera riskerna för undvikbara vårdskador. TUB eller delar av denna modell används av allt fler sjukhus. IVA initierade under 2014 ett lokaltanpassat TUB-koncept på akutmottagningen där man med ett poängbedömningssystem hjälper personalen att värdera patienters sjukdomstillstånd systematiskt utifrån vitala kroppsfunktioner – MEWS (Modified Early Warning Score). Man planerar att införa det även på vårdavdelningarna under 2015. MED VÅRDRELATERAD INFEKTION (VRI) menas en infektion som uppkommer hos patient under sluten vård eller till följd av åtgärd i form av diagnostik, behandling eller omvårdnad inom övrig vård och omsorg, eller som personal som arbetar inom vård och omsorg ådrar sig till följd av sin yrkesutövning. Vårdrelaterade infektioner är en av de vanligaste komplikationerna som drabbar sjukhusvårdade patienter. De basala hygienrutiner som krävs i all vård for att hindra kontaktsmitta via händer och kläder, omfattar handhygien och bruk av handskar samt plastförkläde eller skyddsrock. Detta följs upp en gång per termin. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 23 RUTINERNA FÖR INLÄGGNING av centrala ven- katetrar (CVK) ändrades under året som ett led i arbetet med att minska risken för vårdrelaterade infektioner. Kateterrelaterade infektioner orsakar ungefär 12 procent av intensivvårdens vårdrelaterade infektioner och varje enskild infektion kan kosta sjukvården 20 000 euro eller mer i ökade vårdkostnader. Därför läggs nu alla elektiva CVK in på operationsavdelning med samma sterilitetskrav som vid operationer. Smärtuppföljning Patienter som opererats ligger omedelbart efter operation på uppvakningsavdelningen – UVA. Vårdtiden varierar från någon timme till att patienten stannar kvar över natten. För att få en bättre bild av hur patienten uppfattat det perioperativa vårdförloppet och hur väl smärtlindringen fungerat under första vårddygnet på avdelning genomfördes en postoperativ smärtuppföljning under 2014 av 25 patienter som opererats med hysterektomi både under vistelsen på UVA och efter första vårddygnet på vårdavdelningen. Undersökningen har slutförts och håller på att sammanställas för att presenteras under våren. Produktion Den totala operationsvolymen (operationstimmar) för operationer utförda på operationsavdelningen har fortsatt att minska även 2014 jämfört med toppåret 2011. Olika delar av enheten har under verksamhetensåret påverkats av driftstörningar vilket påverkat verksamhetsvolymerna. Nya autoklaver installerades på instrumentvården 2013 men intrimningsproblem störde instrumentvårdens kapacitet under första kvartalet av 2014. Man har nu kommit tillrätta med dessa problem och autoklaverna fungerar mycket väl. I augusti installerades ny diskmaskin för operationsinstrument på operationsavdelningen och samtidigt utfördes ett omfattande mattbyte på operationsavdelningen vilket avsevärt påverkade operationskapaciteten under de veckor detta varade. Operationsverksamheten under 2014 Fördelningen i operationstid mellan opererande specialiteter är relativt konstant med två undantag, sammanlagt antal operationstimmar 24 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Instrumentvårdaren Monica startar en av den nya autoklaverna. för ortopedi och för gynekologi har sjunkit successivt de senaste åren vilket sannolikt sammanhänger till viss del med tillgång till operatörer. 3241 3979 3819 3667 2010 3431 2011 2012 2013 2014 Totalt antal operationstimmar 2010–2014 Det senaste årets minskning kan också förklaras av de driftsstörningar som skett under året och det faktum att inga elektiva ingrepp utfördes under strejkveckorna. Huvuddelen av patienter utgörs som tidigare av gynekologiska, kirurgiska och ortopediska patienter. Att det trots allt varit så hög beläggning av operationsavdelningens salskapacitet beror bland annat dels på operationskoordinators planeringarbete och dels på det dagliga optimeringsarbete som den korridoransvarige salskoordinatorn utför varje dag. Förändringen i operationstid mellan olika opererande specialiteter illustreras i vidstående diagram. 1600 2010 1400 2011 1200 2012 1000 2013 800 2014 600 400 200 400 350 300 250 200 150 100 50 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 0 Total operationstid (timmar) per klinik INTENSIVVÅRDSAVDELNINGEN vårdade 311 patienter under 2014. Dessa utgörs huvudsakligen av medicinpatienter, framförallt hjärtpatienter. Antalet patienter med SAPS-score mer än eller lika med 50 (mått på sjukdomens svårighetsgrad där 50 motsvarar en mortalitetsrisk på cirka 30 procent) har ökat 2014 jämfört med året innan (från 76 till 97 patienter). Antal respiratorpatienter har minskat, 22 under 2012, 21 under 2013 och Antal intensivvårdspatienter gruppvis 2009–2014 tolv under 2014. Samma minskning ses i antalet som vårdas med non-invasiv respiratorbehandling. Medelålder för IVA-vårdade är som föregående år 62 år och medelvårdtiden är två dygn. Budget OPANIVA-klinikens konsumtionsbudget 2014 var 4 807 000 euro. Det preliminära bokslutet 2014 blev 4 347 124 euro (90,4 procent av budget). VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Utbilda instruktörer från alla personalkategorier på alla vårdavdelningar inom ÅHS i TUB. Pågår. Akuten klar. Anpassa TUB-trappan till ÅHS. Klart Öka patientsäkerheten. Kontinuerligt arbete (där TUB är ett verktyg) Minska morbiditet/mortalitet. Kontinuerligt arbete (där TUB-projeket är en del) ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 25 Primärvårdskliniken TILLGÅNGEN PÅ VÅRDPERSONAL har under året varit tillfredsställande och från hösten var även tillgången på läkare god. Rökavvänjning Landskapsregeringen har beviljat medel till primärvården för att inleda ett rökavvänjningsprojekt ”Tobakskampen”. Projektet planeras att fortgå till 31.12.2018. Syftet med projektet är att erbjuda professionell hjälp till tobaksanvändare att få dessa i så stor omfattning som möjligt sluta använda tobak samt att jobba förebyggande inom skolhälsovården. Tre vårdpersonal har utbildats till diplomerade tobaksavvändare och tre skolhälsovårdare har fått utbildning om tobaksförebyggande arbete inom skolhälsovården. Samarbete kring projektet sker med lungpolikliniken. Från september är en sjukskötare anställd på heltid för att driva projektet. ÅTTA LÄKARE HAR under året fått sjömans- läkarutbildning. Valvira anordnade en svensk utbildning på Åland. Detta är ett krav om man ska kunna fungera som en sjömanshälsocentral och kunna ge ut läkarintyg för sjömän. Problem med ökande övervikt I form-gruppen har fortsatt sitt arbete med att jobba förebyggande mot övervikt och stärka motionsvanorna i samarbete med Ålands Marthadistrikt. Ett skolningstillfälle har hållits för ÅHS personalen samt två välbesökta föreläsningar om kost och motion för allmänheten. SAMMANHÅLLEN HEMVÅRD har fortsatt att utvecklas. 15 kommuner deltar i verksamheten. Hammarland har fortfarande valt att ställa sig utanför. Under höstens Tehy-strejk framstod den stora nyttan av denna verksamhet. Flera arbetsgrupper har under året jobbat med olika delar av verksamheten. Nytt avtal, avvikelserapporter, arbetsfördelningsförslag mellan hemvård 26 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Fokusområden 2014 • Rekrytering av medarbetare • Skol- och studerande hälsovården • Samarbete med specialsjukvården • Depressionssjukskötare • Sammanhållen hemvård • Fredagsstängt i Godby • Rökavvänjning • Problem med ökande övervikt och hemsjukvård samt in-och utskrivningsrutiner till och från sjukhuset har tagits fram. Fyra skolningstillfällen har under året hållits för kommunernas vårdpersonal rörande bland annat säker läkemedelshantering, injektionsteknik, diabetesvård och hygien. EN GRUPP HAR UNDER ÅRET ARBETAT med frågor rörande skärgårdsberedskapen, hur den kan effektiveras och utnyttjas bättre, ge förslag på hur tillgången på läkare och hälsovårdare kan tryggas samt se över samarbetet med kommunens personal. En åtgärd till följd av detta arbete är att Sjöräddningen på Åland sedan våren 2014 ombesörjer regelbunden transport av primärvårdens läkare till de olika mottagningarna i skärgården. Detta har gett ökade mottagningstider för läkarna. ETT AVTAL FINNS som gör det möjligt för fältchefen att kalla in hälsovårdarna även under den tid de inte är i beredskap Denna verksamhet blir dock frivillig. SAMARBETET MED KOMMUNERNA har under året stärkts. Flera skolningstillfällen har ordnats av ÅHS för hemvårdens personal och gemensamma möten hållits. SKÄRGÅRDSHÄLSOVÅRDARNA HAR hospiterat på akuten och ambulansen för att öka och utveckla handlingsberedskapen. PERSONALTILLGÅNGEN BÅDE VAD beträffar hälsovårdare har under året varit god. Läkarbemanningen har varit dålig under vår och höst, men har dock lösts med korttidsvikarier. Det ser ut att bli en radikal förbättring sent på hösten och till 2015. “Psykologtjänsten är avsedd för hela Ålands barn i ålder 0–6 år samt deras föräldrar, med placering på barnrådgivningen i Mariehamn.” STUDIEBESÖK FÖR ATT UTREDA telemedicinens plats inom mottagningsverksamheten har gjorts. Skärgårdsberedskapen har hållits på samma nivå som 2013. UNDER ÅRET HAR möjligheten införts att via nätet beställa provtagningskit för att göra klamydiatester på egen hand. Detta har inneburit att färre tester tagits inom ÅHS. 146 prover har tagits via klamydia.ax. FÖR BARNRÅDGIVNINGENS DEL finns från hösten 2014 tillgång till en psykolog. Psykologtjänsten är initialt ett projekt med medel från psykiatrin och är avsedd för hela Ålands barn i ålder 0–6 år samt deras föräldrar, med placering på barnrådgivningen i Mariehamn. I slutet av året förverkligades planen att de barnmorskor som gått vidareutbildning eller har det med i sin svenska barnmorskeutbildning får börja göra efterundersökning för kvinnor med komplikationsfri graviditet och förlossning i stället för läkare. På grund av de sjukskötarresurser denna nya verksamhet kräver, fyra timmar per vecka, har enheten tvingats minska på förebyggande hälsorådgivningsbesök hos sjukskötare. Enligt direktiven i landskapslagen om hälso-och sjukvård ska primärvården ombesörja förebyggande hälsorådgivning för särskilda grupper. Under 2013 lades fokus på den verksamheten vilket ledde till att besöken dubblerades. Planen var att utöka verksamheten men den målsättningen har inte kunnat uppfyllas under 2014. HÄLSOCENTRALEN I GODBY Fyradagarsvecka har fortsatt under 2014. Bemanningen har varit god, både av läkare och sjukskötare, med undantag av två månader på hösten då endast två läkare arbetade. Behov av en halv sjukskötartjänst till finns då arbetsbelastningen konstant är mycket hög. Patientköerna (icke akuta) har varit cirka 8–9 veckor till läkare och två veckor till sjukskötare. Recallen har slopats med undantag av diabetespatienterna vilka kallas. Provtagningen har också fortsatt som tidigare med öppet tre dagar i veckan. Provtagaren arbetar 13,5 timmar per vecka. HC Godby Besök och vårdkontakter 2014 2013 Läkare besök 3 655 Sjukskötare besök 4 561 Läkare vårdkontakt 9 631 10 266 Sjukskötare vårdkontakt 5 870 6 336 Vårdkontakterna har minskat sedan 2013 p.g.a. strejken. HÄLSOCENTRALEN I MARIEHAMN Enligt regeringsbeslut ålades ÅHS att överta utfärdandet av körkortsintyg relaterat till alkohol- och droganvändning. Verksamheten handhades tidigare av alkohol- och drogmottagningen vid Mariehamns stad. Den praktiska hanteringen sker som ett samarbete mellan primärvårdskliniken, psykiatriska kliniken och laboratorieenheten. På hälsocentralen i Mariehamn handhas samordningen av två sjukskötare. HC Godby Telefonkontakter 2014 Läkare telefonkontakt 2 591 Sjukskötare telefonkontakt - journalförda 1 159 Sjukskötare telefonkontakt - TeleQ-registrerade 8 766 Övriga 961 Totalt 13 477 Provtagningen: 29,3 patienter per provtagningsdag. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 27 Att hälsocentralen, hemsjukvården samt barn- och mödrarådgivningen finns i samma hus betyder mycket för alla enheterna. Närheten gör att patientärenden kan tas om hand snabbt och smidigt. Gott samarbete över gränserna, HSV- och HC-personal har vikarierat varandra. Närheten har också underlättat avdelningsskötarens arbete. NORRA ÅLANDS HEMSJUKVÅRD (HSV) Till Norra Ålands hemsjukvård hör hemsjukvården för Geta, Finström, Saltvik och Sund. Vårdö tillkommer lördagar, söndagar och helgdagar. Inskrivna har hållits ganska konstant på 150–170 patienter de senaste åren. Den utökade provtagningen med coagucheck i hemmen har inte utvecklats i den takt som förväntats. Den tre veckor långa Tehy-strejken är en av orsakerna till att vårdpersonalens hembesök minskat i år. Men även de ökade läkarresurserna och sammanhållen hemvård har påverkat antalet besök. Patienterna som vårdas i hemmet blir allt sjukare och det innebär en högre vårdtyngd. Norra Åland HCV Besök och vårdkontakter Läkare hembesök 2014 2013 2012 7 094 7 484 86 Vårdpersonal hembesök 6 526 Övriga vårdkontakter 1 024 MARIEHAMNS HEMSJUKVÅRD (MHSV) I Mariehamn finns hemsjukvårdsservice dygnet runt. Verksamheten ökar fortfarande i omfattning. Vårdtiderna på avdelningarna har förkortats och allt fler svårt sjuka önskar vård hemma. Kortare vårdtider, allt svårare sjuka och det effektiverade serviceboendet har lett till att efterfrågan och belastning på hemsjukvården varit hög under året. Målet är att den som vill vårdas hemma ska kunna få göra det även om man behöver avancerad hemsjukvård såsom dropp, smärtpumpar och dylikt. Under 2014 har alla patienter som önskat vård hemma kunnat tas emot. 28 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Samarbetet med Norra och Södra Ålands hemsjukvård, kvällstid och nattetid, fortsätter som tidigare. Målet är att erbjuda likvärdig vård åt hela befolkningen oberoende av boningskommun. Man strävar efter att få rätt patient på rätt vårdnivå samt att erbjuda valmöjligheter för patienten och dess anhöriga. MHSV:s läkarresurser är cirka 16 timmar per vecka (delat på cirka 240 patienter) som även inkluderar möjligheten till hembesök med läkare. Detta har gjort att man kunnat undvika besök på HC/Akutkliniken, onödiga intagningar till specialsjukvården samt förbättrat vården av palliativa och svårt sjuka patienter i hemmet. MARIEHAMNS HÄLSOMOTTAGNING OCH SKOLHÄLSOVÅRD Antalet inskrivna gravida var samma som 2013. Dock blir arbetsuppgifterna mera omfattande och antalet gravida som mår sämre psykiskt ökar. Detta leder till flera besök och ibland samarbetsmöten med till exempel sociala sektorn. Antalet föregripande barnskyddsanmälningar ökar. Våld i nära relationer screenas bland de gravida. Övervikt hos de gravida ökar såsom i övriga samhället och det leder till mera konsultationer, kontroller samt förlossningsplanering. Antalet gravida med annat modersmål än svenska ökar och det kräver mera resurser i form av bland annat telefontolkning, vilket gör att besöken tar längre tid. Kvinnor med förlossningsrädsla har också ökat och de behöver mera stöd och planering. STUDERANDEHÄLSAN Krisplanen för Ålands gymnasium har reviderats. Efter behov har studerandehälsan jobbat i klasser där gruppdynamiken inte har fungerat och/eller där det förekommit mobbning. Marknadsföring av studerandehälsans tjänster och utdelning av informationsblad riktat till studerande, lärare och vårdnadshavare har gjorts. Riktlinjer för gemensamma handlingsplaner (sjukfrånvaro, skolk, rusmedel) tillsammans med skolledningen har utvecklats. På ”drop in”-tid alla dagar får man testa sig för HIV, klamydia och gonorré. Under fyra veckors tid har man under hela skoldagen haft möjlighet att testa sig utan tidsbokning. Under året har webbaserad klamydiatestning påbörjats, www.klamydia.ax, 146 provtagningar har gjorts via nätet och 152 färre provtagningar har gjorts på ÅHS laboratorium. Under våren har det påbörjats planering av en tobaksfri skolmiljö och studerande har erbjudits rökavvänjning via ”Tobakskampen”. NORRA OCH SÖDRA ÅLANDS MOTTAGNINGAR Efter omstruktureringar 2013 har sammanslagningen till södra Ålands hemsjukvård och södra Ålands barnrådgivning visat sig fungera utmärkt både organisatoriskt och verksamhetsmässigt. Utöver sommaren har inga vikarier behövts, semestrar och sjukfrånvaron har skötts internt vilket var ett av målen vid omstruktureringen. Också personalen har fått ökad insikt i olika kommuners utmaningar och kunnat stötta och avlasta varandra. När det gäller vårdkrävande patienter, till exempel palliativa patienter, har södra Åland hemsjukvård samarbetat tätt med speciellt Mariehamns hemsjukvård men också med Godby hemsjukvård. Detta har varit kompetenshöjande och uppskattats av såväl patienterna som personalen. Mödravården på norra Åland har skötts av en hälsovårdare och hon har haft en vikarie under sin semester på sommaren. Under året 2014 jobbade ovanligt många duktiga sommarvikarier på våra mottagningar vilket gjorde att sommaren upplevdes smidig och lugn på mottagningarna. Skärgården fick under året 2014 en bra bemanning vilket är ovanligt. Två nya hälsovårdare tillträdde sina tjänster, en på Kumlinge och en på Kökar. Utöver detta har en sjukskötare som vikarierar på Kumlinge påbörjat sin specialisering till hälsovårdare, vilket upplevs positivt både för ÅHS och för kommunen. Vissa perioder har närvårdare dock fått användas i skärgården som vikarie. Trots att detta inte har varit en optimal lösning har det fungerat bra med dessa rutinerade närvårdare. I skärgården har man också under året satsat på att alla kan skriva omvårdnadsjournaler och hemsjukvårdsplanera elektroniskt. Detta arbete kommer att fortsätta under 2015. Många av hälsovårdarna har också enligt den prehospitala utredningen hospiterat både på ambulansen och på akutkliniken. Detta har upplevts positivt både med tanke på ökad kompetens och smidigare samarbete. Hospiteringen fortsätter under 2015. FÖRETAGS- OCH PERSONALHÄLSOVÅRDEN Trots att kraven och arbetsmängden har ökat har antalet tjänster inte ökat. Fortfarande saknas arbetspsykolog och företagsfysioterapeut. Företagshälsovården Företagshälsovården omfattar cirka 56 företag och 177 lantbruksföretagare varav 34 har anställda. Totalt är det cirka 835 personer varav 99 personer med sjukvårdsavtal. Nya företag har tagits emot från kölista samtidigt som några företag sagt upp sina avtal med oss på grund av olika orsaker (företaget har upphört, gått över till privat företagshälsovård, avsaknaden av möjlighet att erbjuda fysiooch ergoterapeuttjänster, arbetspsykologtjänster, sjukvårdsavtal med mera). För tillfället finns kö. Företagshälsovården består främst av förebyggande arbete: hälsoundersökningar, sjukvård i mindre skala och då främst arbetsrelaterad sådan. Arbetet består av arbetsplatsbesök, utredningar, gårdsbesök och hälsoundersökningar. Därtill har det varit många möten och undersökningar angående arbetsklimat, konflikter på arbetsplatserna och fuktskadade byggnader. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 29 Personalhälsovården Personalen inom ÅHS, cirka 1 200 personer inklusive långtidsvikarier, är knutna till personalhälsovården. Verksamheten omfattar förutom förebyggande hälsoundersökningar (lagstadgade) även arbetsrelaterad sjukvård. Andra verksamhetsformer är arbetsplatsbesök, samarbete med rehabiliteringsinstanser, FPA och AMS. Det har varit många möten angående arbetsklimat och konflikter på arbetsplatserna. Företagshälsovården samarbetar med arbetarskyddet. utlåtande om återstående arbetsförmåga från företagsläkare vid sjukskrivningar över 90 dagar. Behovet av flerpartsmöten har stigit markant. Konflikter på arbetsplatserna leder allt oftare till stödsamtal hos hälsovårdarna, detta gör att väntetiderna kan bli långa. Antalet patienter med andra språk än svenska ökar. Det är kö för företag som vill ansluta sig till företagshälsovården. Patientsituationen Belastningen har ökat betydligt bland annat på grund av att patienterna numera behöver ett VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Utökad provtagning i hemmen av hemsjukvårdspatienter med antikoagulansbehandling. Nej Få fler/alla kommuner att ansluta till sammanhållen hemvård. Delvis uppfyllt Nationellt understöd för vaccination mot livmoderhalscancer och kondylom. Ja Utveckla rutiner på studerandehälsan för att kontinuerligt erbjuda klamydiatestning samt marknadsföring av preventivmedelstjänster för killar. Ja Påbörja självtestning av klamydia i samarbete med landskapsregeringen. Ja Uppfylla FHV:s lagstadgade uppgifter. Nej Rekrytering av nya medarbetare. Ja Utbilda sjukskötare/hälsovårdare i tobaksprevention Ja Sprida kunskap om tobaksavvänjande och tobakspreventivt arbete för den åländska befolkningen och inom skol- och studerandehälsovården. Ja Ordna studiedag för ÅHS-personalen om kost och hälsa för att sprida kunskap och ge verktyg för förebyggande hälsoarbete. Ja Skapa en handlingsplan vid övervikt. Pågår I samarbete med Ålands Martha-förening ordna kurstillfällen. Ja 30 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Psykiatriska kliniken K LINIKENS STÖRSTA utmaning under året har varit att räcka till för ett ökat behov av klinikens tjänster. Många av verksamhetsmålen har uppnåtts, utbildningar har genomförts, samarbetet inom kliniken utvecklas fortgående och arbetet med att undersöka patientflödet har påbörjats. Gruppbehandlingar har påbörjats och utvecklas vidare. Särskilt glädjande är att kliniken under år 2014 kunde tillsätta två vakanta läkartjänster, en specialist i vuxenpsykiatri och en specialist i barn- och ungdomspsykiatri, den senare dock med start först från år 2015. Fokusområden 2014 • Flödet av patienter och behandlingstider • Utveckling av utrednings- och behandlingsmetoder • Utveckling av psykiatriska arbetsförmågebedömningar • Ökat samarbete mellan enheterna inom kliniken • Ökat samarbete utanför kliniken inom och utanför ÅHS • God personalpolitik • Trygg miljö • IT-säkerhet • ST-tjänster • Basutredningar VID BARN- OCH UNGDOMSPSYKIATRISKA mottagningen (BUP) fortsätter verksamheten med mycket samarbete med alla de aktörer som arbetar med barn, ungdomar och deras familjer. Förutom nätverksmöten kring enskilda patienter har möten hållits med bland annat Folkhälsans familjerådgivning, skoldistrikt och skolpsykologer. “Klinikens största utmaning under året har varit att räcka till för ett ökat behov av klinikens tjänster.” VID PSYKIATRISKA AVDELNINGEN ökade belägg- ningen från 57,7 procent till 93 procent (då vårdstrejken beaktas). En ökning av vårddygnen kan ses särskilt bland unga vuxna män (18–29 år), i denna grupp har antalet vårddygn mer än fördubblats. En stor utmaning har varit att vårda patienter med svårt självskadebeteende. Under året har en satsning på utbildning av hela avdelningspersonalen i motiverande samtal påbörjats, den kommer att fortgå även under år 2015. Den fortsatta utbildningen för en tryggare arbetsmiljö, den så kallade MAPA-utbildningen (Management of Actual or Potential Aggression), har under året inte gått att genomföra som planerat på grund av brist på studieplatser. Planen är nu att erbjuda 2–3 medarbetare MAPAinstruktörsutbildning hösten 2015 i stället. VID PSYKIATRISKA REHABILITERINGSMOTTAG- ningen (PRM) har personalen under året varit utsatt för hög stress på grund av avsaknad av mottagningsrum. Patienter som besöker mottagningen har ofta komplexa problem, vilket kräver att mottagningen kan erbjuda en god struktur i en lugn miljö. För att kunna tillgodose patienternas behov och på bästa sätt sköta arbetet behöver personalen ha tillgång till egna rum för patientsamtal och -administration, telefonsamtal, förvaring av rehabiliteringsmaterial med mera. Konstruktiva diskussioner har förts med klinikledningen, personalhälsovården, arbetarskyddet och ledningsgruppen, men en lösning på problemet har inte ännu hittats. Substitutionsvården har under året flyttat från VUP till psykiatriska rehabiliteringsmottagningen (PRM) då bedömningen har gjorts att ersättningsbehandlingen bättre passar in i PRM:s verksamhet. VID VUXENPSYKIATRISKA MOTTAGNINGEN (VUP) har verksamhetsåret präglats av fortsatt högt tryck på mottagningen. Det har under året tydligt märkts att befintliga psykiaterresurser på mottagningen inte är tillräckliga, trots full läkarbeman- ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 31 ning. Brist på läkartider är ett hinder i arbetet med utredning och behandling av patienter och ökar belastningen på övrig personal på mottagningen. Väntetiden till psykoterapi vid mottagningen har varierat mellan 12 och 15 veckor under året. Under året har man gjort försök att starta upp gruppbehandling för vuxna med depressionsdiagnos, och försöket fortsätter under år 2015 för att sedan utvärderas. Gruppbehandling i mindfulnessbaserad stressreduktion har ordnats i samarbete med PRM med gott resultat. Utveckling av gruppbehandling för patienter med neuropsykiatrisk diagnos har påbörjats, och det arbetet fortgår också i samarbete med PRM. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Uppföljning av patientflödet. Påbörjats Gruppbehandlingar för patienter med neuropsykiatrisk problematik, stressrelaterade besvär och depressionsproblematik planeras att starta. Påbörjats i neuropsykiatrisk problematik och i depressionsproblematik Samarbetsdiskussioner med rehabiliterings- och geriatrikliniken samt med primärvårdskliniken gällande arbetsförmågebedömningar och depressionssjukskötare. Ja med rehab gällande arbetsförmågebedömningar, nej gällande depressionssjukskötare Rekrytering av nya medarbetare, bland annat specialister i barn- och ungdomspsykiatri samt i vuxenpsykiatri. Ja, såväl specialist i barn- och ungdomspsykiatri som i vuxenpsykiatri rekryterade Psykiatrisk fördjupningsutbildning för sjukskötare som påbörjades under 2013 fortsätter under 2014. Ja Utbildning av fyra utbildare i självförsvar, s.k. MAPA-utbildning. Nej 32 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Rehabiliterings- och geriatrikliniken Läkarbemanning Under större delen av verksamhetsåret har det varit stor brist på specialister och man har varit tvungen att förlita sig på vikarier, framför allt inom rehabilitering-vårdavdelningen och läkarmottagningen. Detta har fört med sig att förutsättningarna till medicinsk utveckling och utbildning ej har funnits. Jourförsök Under sex månader från den första september har kliniken påbörjat ett försök med bakjour under veckoslut och helgdagar. Det har inneburit att överläkare går ronder under nämnda dagar kl. 9–12 samt finns anträffbar på telefon under denna tid. Övriga tider är akutklinikens läkare och sjukhusets övriga bakjourer ansvariga för klinikens patienter såsom är fallet inom övrig specialsjukvård. Försöket har under de fyra första månaderna varit mycket lyckat. “Under sex månader från den första september har kliniken påbörjat ett försök med bakjour under veckoslut och helgdagar. Försöket har under de fyra första månaderna varit mycket lyckat.” Arbetsmiljö Under året har ytterligare vårdutrymmen varit tvungna att utrymmas och stängas för verksamhet på grund av hälsorisker. Ett gemensamt initiativ från klinikcheferna vid rehabiliterings- och geriatrikliniken och primärvårdskliniken togs under hösten för att få till stånd en ny inspektion av lokalerna av Arbetsmiljöinstitutet då ny- och ombyggnadsplanerna ånyo skjutits på framtiden. Förslaget understöddes av ledningsgruppen inom ÅHS. PÅ MINNESMOTTAGNINGEN utreds och behandlas patienter med minnesproblem av olika slag. Fokusområden 2014 • Den nya klinikens verksamhetsområden • Samarbete inom och utanför ÅHS • Personalfortbildning • Psykolog Här görs uppföljningar av behandlingar samt information ges om minnesproblem och sjukdomar. Patienterna får hjälp med minnesträning, stöd för minnet samt hjälpmedel. Minnestester, körförmågebedömningar och sociala planeringar görs. Patienterna tas emot på remiss. Minnesmottagningen Nya remisser (+25 % sedan 2013) 2014 69 Sjukskötaren - patientbesök 157 - telefonkontakter 600 Läkarna - patientbesök 199 - telefonkontakter 137 Minnesmottagningen får resurser från ergoterapin. Anhöriga ses som en viktig resurs som också får stöd via minnesmottagningen. För en del patienter hålls teammöten för helhetsbedömningar. Samarbete inom kliniken Pågående kliniksamarbete har under året har varit att patienter från rehabiliteringsavdelningen har under veckoslut vistas på Mellangård och Norr-/Östergårds. Personalsamarbete i form av att man arbetat på respektive avdelningar mest under sommaren och jul- och nyårshelgen. Hjälpmedel Genomgång av offerter och testning av hjälpmedel inför upphandling har krävt mycket arbetstid under ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 33 en stor del av sensommar och höst. Upphandlingen slutfördes i december och nu finns avtal skrivna gällande inköp av flertalet hjälpmedel. Under året påbörjades regelbunden service av personliftar av en extern firma. Denna service mycket viktig med tanke på patientsäkerheten och kommer troligtvis att fortsätta framöver med regelbundna intervaller. Hjälpmedelscentralen har anlitat en utomstående leverantör för reparation av hjälpmedel (fyra timmar per vecka). Kvarstår dock behovet av att utöka antal timmar för reparationer med åtminstone det dubbla då ÅHS tekniska enhet inte har resurser att bistå med hjälp. HJÄLPMEDELSCENTRALEN HAR införskaffat några olika modeller och storlekar av läsplattor som ska användas för kortare utprovning (en månad) till patienter i hjälpmedelssyfte. Dessa nyttjas främst av tal- och ergoterapin för patienter med kommunikations- och/eller kognitionssvårigheter. Efter utprovning får patienten bekosta en egen läsplatta eller smarttelefon och kan få dyrare applikationer till dessa beviljade som hjälpmedel enligt medicinsk rehabilitering. För att få den tekniska delen att fungera har även extern expertis anlitats. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Ta fram förslag till riktlinjer för att klargöra vilken poliklinisk rehabilitering paramedicin ska tillhandahålla. Pågår Utveckla rutiner kring lymfterapibehandlingar tillsammans med BB-gynkliniken och onkologen. Pågår Utreda vilka bedömningsinstrument gällande arbetsförmåga som finns på marknaden idag och vilka behöver anskaffas till ÅHS samt utbildning i användandet av dessa i ett samarbete med ergoterapin inom psykiatrin. Nej Önskemål om att återuppta samarbetet med psykiatrin i form av konsultationer av psykolog/psykiater cirka en gång varannan vecka. Nej Skapa riktlinjer för rehabiliterande vårdarbete. Ett gemensamt projekt för vårdpersonalen på rehabavdelningen. Sker inom budget. Pågår En plan görs upp för hur funktionen på klinikens vårdavdelningar ska säkerställas och genomföras under byggtiden, som planeras att starta hösten 2014. Pågår Minska personalomsättningen genom en konsekvent kvalitetsutveckling av vårdpersonalens arbetsmiljö. Ökad kunskap, vårdkultur och trivsel. Ja Hitta optimala former för samarbete inom kliniken. Öka gemensamma utbildningar och hospitera hos varandra, diskutera vårdkultur och skapa trivsel genom gott ledarskap. Pågår Gemensamma sammankomster för att stärka sammanhållningen i den nya kliniken. Pågår Utreda hur minnesmottagningens verksamhet organiseras på bästa sätt och arbeta för att förkorta väntetiden. Pågår Påbörja ett samarbete med hemsjukvården och övriga berörda kliniker kring den palliativa vården. Ja Den kliniska verksamheten på avdelningarna utvecklas fortsatt med planeringsdagar och fortbildningar. Ja Utveckla en fungerande jourlinje för kliniken. Pågår Samtliga läkartjänster bemannade. Nej 34 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Röntgenkliniken E FTER ATT antalet undersökningar varit på samma nivå under flera år minskade den totala volymen med drygt 10 procent. Den tre veckor långa strejken förklarar bara en mindre del av minskningen, eftersom nästan 40 procent av det normala antalet undersökningar kunde utföras trots att alla röntgenskötare tagits ut i strejk. Målsättningen att erbjuda undersökningar med god tillgänglighet har uppfyllts. Väntetiderna har i stort sett varit oförändrade jämfört med tidigare. Antal MR undersökningar har varit 576 stycken. Nytt MR avtal skrevs 2014 och gäller till 2017. “Väntetiderna har i stort sett varit oförändrade jämfört med tidigare.” VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Oförändrat antal undersökningar. Nej Oförändrade väntetider. Ja Minskad sjukfrånvaro med 20 procent. Nej ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 35 Tandvårdskliniken T ANDVÅRDSENHETEN bedriver tandvård för barn och ungdomar upp till 28 år och patienter enligt landskapsregeringens beslut om prioriterade grupper. Från 2010 då den ambulerande skärgårdsvagnen för tandvård lades ner har patienterna fått komma till tandvården i Mariehamn. ÅHS styrelse beslöt 17.5.2013 att ge anslag för den mobila tandvården till skärgården för att ge tandvård på plats. Planering för denna påbörjades och hösten 2014 besökte den mobila tandvårdsstolen Kumlinge och Kökar. Logistiken med ÅHS vaktmästare, ÅHS tekniska personal, skärgårdskommunernas kommuntekniker samt olika kommunanställda har varit en utmaning. Fokusområden 2014 • Mobil enhet • Utbildning • Prioriterade grupper “Planering för den mobila tandvårdsstolen påbörjades och hösten 2014 besökte den Kumlinge och Kökar.” VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Att få mobila enheten i drift. Ja Att bibehålla tandhälsan för barn och ungdomar på Åland. Mål för 12-åringar DMFT = 0,8 (DMFT = antalet karierade, saknade eller fyllda tänder). Ja Att säkerställa kompetensen vid avdelningen genom att varje anställd ges möjlighet till kompetensutveckling enligt uppgjord kompetensutvecklingsplan. Ja Antal patientbesök 18 500 (2012: 17 666 besök) Nej Antal patienter 8 200 (2012: 8 065 patienter) Ja Antal patienter 0-19 år 4 500 (2012: 4 491 patienter) Ja 36 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Ögonkliniken Ö GONKLINIKEN ARBETAR utifrån ett teamarbete där all personal tillsammans verkar för att en patient ska omhändertas och behandlas på bästa sätt. Den medicinska grunden är att behandla och diagnostisera synhotande sjukdomar. Det betyder att exempelvis mer utseendemässiga hudförändringar, som inte påverkar synen, runt ögonen inte behandlas. I och med att befolkningen lever längre kommer de åldersbetingade ögonsjukdomarna att öka och därmed ge ökad belastning på ögonkliniken. Ett exempel är behandlingsmöjligheten av åldersförändringar i gula fläcken (makula) som belastar både ekonomiskt och med fler patientbesök. Ett annat exempel är gråstarr (katarakt) där det skett en ökning. “I och med att befolkningen lever längre kommer de åldersbetingade ögonsjukdomarna att öka och därmed ge ökad belastning på ögonkliniken.” Under semesterperioden strävade kliniken efter att minimera stängningen till två veckor och förskjuta den till slutet av perioden. Detta för att minimera belastningen på akutkliniken och inte ha stängt samtidigt som alla andra mottagningar. Tack vare att alla anställda ställde upp och justerade sina semestrar gick det att lösa. Under året har synterapeuten genomgått utbildning avseende bedömning av ljusförhållanden i hemmet, vilket tidigare utfördes av Finlandssvenska synskadade r.f. I och med föreningens neddragning av verksamheten har en Fokusområde 2014 • De självständiga sjukskötarmottagningarna för glaukom, skelningsbarn, synterapi och diabetesfotografering ökar. Resurserna för dessa förstärks med 10 timmar per vecka. extern konsult från Åland anlitats. Synterapeutens främsta uppgift har varit att göra hembesök, installera och hjälpa patienter som har svårt att komma igång med de till buds stående IT-hjälpmedlen. Någon långsiktig lösning avseende IT-hjälp med de datoriserade synhjälpmedlen har inte nåtts. Sjukskötarmottagningen har fungerat normalt vilket minskar belastningen på läkarmottagningen, läkarbedömningar på sjukskötarnas faktainsamling görs i efterhand. Exempel på mottagningar är glaukom, ögonbottenfotografering, OCT (fotografering/tvärsnittsbild av gula fläcken), barn. Ögonkliniken 2014 2013 Läkarbesök 2 993 3 043 Läkarbedömningar från sjukskötaermottagningen 1 605 Sjukskötersekbesök (inkl. 2 271 telefonbedömningar) 5 353 Kataraktoperationer (på operationsavdelningen) 267 Intraoculära injektioner 102 Laseråtgärder 63 Övriga ingrepp (korrigering av ögonlocksfelställning, borttagning av premaligna hudförändringar etc.) 40 VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Välbemötta patienter. Ja Patienternas väntetider till läkarmottagningen hålls inom vårdgarantin. Ja Uppdaterad kompetensutvecklingsplan för sjukskötare. Ja Budgeten hålls inom ramen. Ja ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 37 Öron-, näs- och halskliniken V ERKSAMHETEN BESTÅR av polikliniskt arbete och kirurgi. ÖNHläkare, två sjukskötare och två audionomer har arbetat hela året 2014. Kliniken har också köpt några ÖNH-konsultveckor. Under 2014 har ÖNH lånat ut 295 nya hörselapparater till patienter. Hörselvårdsköerna har minskat litet. Väntetiden till läkare är 1–3 månader. Hörselhjälpmedel har en längre kö som är närmare fem månader. ÖNH-enheten behöver bara skicka några enstaka patienter, mestadels cancerpatienter, till universitetskliniker. Fokusområden 2014 • Att hålla hörselvårdsassistenttjänsterna besatta för att minska på andelen extern vård på Åland. Successivt behöver appa-ratur förnyas där underhållet varit efter-satt på grund av att ingen ordinarie ÖNH-läkare funnits på ett antal år. • Behov av modernare IT-stöd och IT-utveckling. Behoven förs till IT-strategikommittén. ÖNH-kliniken 2014 Läkarbesök 2 493 Sjukskötarbesök 3 298 Operationspatienter Polikliniska åtgärder Totalt antal besök och telefonsamtal 38 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 138 254 7 783 Förvaltningskansli Tjänstekollektivavtalet och strejk Avtalsförhandlingarna resulterade i att alla utom Tehy skrev under nytt avtal. Den 23 oktober 2014 varslade Tehy om att medlemmarna skulle tas ut i strejk den 6 november. Strejken sköts upp med två veckor, på begäran av landskapsregeringen, och bröt därmed ut 20.11.2014 klockan 14. Det innebar att cirka fyrahundra Tehy-medlemmar togs ut i strejk. Förhandlingarna ägde rum i Helsingfors hos riksförlikningsman Esa Lonka. På ÅHS påbörjades planeringen omedelbart då varslet kom. Tehy gjorde klart att det skulle bli en kort och intensiv strejk så ÅHS planering utgick från att rädda liv och sköta det mest akuta. Medicinavdelningen gjordes till en allvårdsavdelning med 30 vårdplatser för geriatriska, medicinska och kirurgiska patienter. Rehab- och geriatrikliniken samt kirurgiavdelningen stängdes och personalen placerades på allvårdsavdelningen. Psykiatrin höll enbart den slutna avdelningen i drift, barn- och ungdomsavdelningen hade några vårdplatser och en IVA-plats flyttades till torget på akutmottagningen. “Strejken sköts upp med två veckor, på begäran av landskapsregeringen, och bröt därmed ut 20.11.2014, kl. 14. Det innebar att cirka fyrahundra Tehy-medlemmar togs ut i strejk.” Tandvårdskliniken, ögonkliniken samt öron-, näs- och halskliniken jobbade med lägre bemanning. Tandvårdsmottagningen i Godby stängdes. Ett operationsteam för akuta operationer fanns på plats samt röntgen och laboratoriet för akuta undersökningar. Akutkliniken och hälsocentralen (läkare och sekreterare) höll öppet för akuta ärenden. Inom hemsjukvården fanns det cirka 400 inskrivna patienter. Normalt består personal- Fokusområden 2014 • Digital agenda/Åda • Organisationen • Arkivplan • Arkivering av avtal • Intern kontroll • Tillgänglighetsinventering • Tjänstekollektivavtalet • Intranät • Säkerhet och arbetarskydd styrkan av 40 vårdpersonal. Under strejken hade ÅHS sju personal i arbete varav tre i skärgården. Patienterna fick transporteras till hälsocentralen för såromläggningar, spolning av kateter med mera. Insulin gavs av närvårdare. Kommunernas serviceboenden och institutioner hjälpte till. Läkarstödet till hemsjukvården förstärktes och läkare skolades i att sköta smärtpumpar. Läkemedelscentralens personal hjälpte till med medicindelning. Lagerpersonalen arbetade i Mariehamns hemsjukvårds materialutdelning. Akutkliniken bemannades med dubbel primärjour kvällar, nätter och helger. Patienterna stabiliserades och transporterades till de vidtalade avtalssjukhusen för vård. Två anestesiläkare fick snabbutbildning och flög med helikoptern när det behövdes. Dessa två läkare turades om och hade beredskap förutom att de jobbade dagtid på sjukhuset. Gynekologiska polikliniken hade öppet men med reducerad bemanning under denna tid. Eftersom medicinsk säkerhet inte kunde garanteras utan skyddsarbete så tvingades gravida som per 20.11 var i vecka 37 eller senare att åka från Åland till en nära överenskommen förlossningsklinik och förlösa. Akuta patienter togs omhand av akutkliniken och av gynekologiska polikliniken under ovan nämnda tidpunkt. Patienterna lades sedan vid behov in på allvårdsavdelningen. Under strejken föddes ett barn på ÅHS och elva ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 39 utom Åland, främst i Uppsala och Åbo. ÅHS stod för boendet och resor för den gravida. Laboratoriet hade fyra laboratorieskötare på plats under denna period. Laboratoriet kunde då endast ge service för det mest akuta. Subakuta analyser köptes från ett privat företag. På röntgenkliniken var personalsituationen kritisk. Till en början fanns endast röntgenläkaren på plats men man lyckades rekrytera en röntgensjukskötare. Chefläkaren höll regelbunden kontakt med riksmyndigheterna Valvira, rättsmedicin och social- och hälsovårdsministeriet. Regelbunden kontakt hölls också med avtalssjukhusen, landskapsregeringen och Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet. Extra beredskapslinjer upprättades för medicinteknik, laboratoriet, läkemedelscentralen och transportkoordinatorn. Trots ett flertal diskussioner med Tehys ledning, både på Åland och hos riksförlikningsmannen, beviljades inget skyddsarbete av tehyiterna. Strejken tog slut den 9 december, men i praktiken var Tehy-medlemmarna tillbaka i tjänst den 11 december. Verksamheten påverkades både före och efter strejkperioden på så sätt att sjukvårdsproduktionen var lägre än normalt inom ett flertal områden. Slitningar och stress påverkade hela sjukhuset. Digital agenda/Åda Ådas styrgrupp som bestod av representanter från landskapsregeringen, ÅHS, Mariehamns stad och kommunerna, fick i uppdrag att förverkliga den digitala agendan och började arbeta för att skapa en gemensam IT-organisation. Organisationen fick arbetsnamnet Åda (Ålands digitala agenda). Styrgruppen för Ålands digitala agenda tog fram ett förslag till samverkansavtal (samarbete kring e-tjänster, IT-drift, ITförvaltning samt IT-utveckling) som samtliga parter godkände och undertecknade. Styrgruppen kom fram till att aktiebolag var enda möjligheten för att landskapet och kommunerna skulle kunna samverka. ÅHS godkände under året bolagsbildningsavtal och bolagsordning för att kunna bilda bolaget Åda Ab. Organisationen Rehabiliterings- och fysiatrikliniken samt geriatrikliniken gick 1.1.2014 samman till rehabiliterings- och geriatrikliniken. Utredningar om palliativ vård och framtida rehabilitering har under året startat inom kliniken. Tanken om sammanslagning av akutkliniken och IVA har funnits länge men under vårdstrejken blev man tvungen att för första gången testa konceptet i verkligheten då IVA flyttade sin verksamhet till akutmottagningen. Testperioden varade i 20 dygn och man kunde se samordningsvinster gällande bemanning och patientnytta. Ökad närvaro av läkare på akutkliniken innebar en snabbare handläggning. Personal kunde samutnyttjas och koncentreras till de patienter som hade störst vårdbehov trots att totalbemanningen var mindre. Testperioden konstateras ha varit förhållandevis kort men erfarenheterna så positiva att det föreslagits en utredning i ärendet. Sammanslagning av verksamheterna har framförts som ett alternativ vid flera tillfällen under ÅHS historia men har inte genomförts på grund av olika orsaker. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Arkivplanen färdigställs under året. Nej Styrelse och ledningsgrupp jobbar vidare med ett dokument för intern kontroll. Ja Arbetet med ett nytt intranät fortsätter. Ja Utarbeta en plan för att göra ÅHS mer tillgängligt för alla. Ja Ledningen jobbar vidare med målstyrning. Ja 40 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Ekonomiservice EKONOMIENHETEN Ekonomienheten består av två avdelningar, ekonomiavdelningen och ekonomistyrningen, av vilken den senare även inkluderar produktion av en stor del av ÅHS verksamhetsstatistik. Fokusområden 2014 • Nytt ekonomisystem • Extra personal • Resursbehov för gränsöverskridande hälso- och sjukvård • Omförvandling av tjänster till controllers VERKSAMHETSÅRET HAR PRÄGLATS av införandet av ett gemensamt ekonomisystem inom landskapsförvaltningen med ny och gemensam ekonomimodell och ombyggda integrationer och systemanpassningar. Under ledning av redovisningschefen skedde driftstart för ÅHS del i början av november. Finansavdelningen driftsatte därefter vid årsskiftet. Driftstarten blev i praktiken väldigt långdragen, vilket märkbart påverkade ekonomiavdelningens verksamhet även första kvartalet på det nya året. Även patienter och andra kunder har delvis märkt av driftstörningarna. Den nya systeminstallationen och den nya ekonomimodellen har även inneburit att såväl budgeten för år 2015 samt all ekonomisk rapportering gjorts om. Noteras kan även att ekono- “Verksamhetsåret har präglats av införandet av ett gemensamt ekonomisystem inom landskapsförvaltningen med ny och gemensam ekonomimodell och ombyggda integrationer och systemanpassningar.” misystemet var det första systemet som driftsattes på den nya tekniska plattformen för ÅHS. Införande av ett gemensamt ekonomisystem tillsammans med landskapsförvaltningen i övrigt kan ses som ett konkret steg inför en kommande organisatoriskt samordning. I övrigt har inte några förberedelser gjorts inför bildandet av ett servicecenter då resurserna inte räckt till för två stora arbetsområden. Den nyinrättade tjänsten som controller tillsattes under våren 2014 och introduktionen har varit väldigt viktig för att trygga verksamheten på grund av kommande pensionering under början av 2015. Under hösten förenhetligades tjänstebenämningarna inom ekonomistyrningen, likaså skedde en översyn av inplaceringen i tjänstekollektivavtalet. Från år 2014 har två tjänster överförts från förvaltningskansliet till ekonomiavdelningen. I och med detta har det praktiska ansvaret för diarieföring och posthantering också överförts. Statistikkommittén har gett ett uppdrag till bland annat ekonomistyrningen att utveckla rapporteringen av vårdköerna inom ÅHS. Arbetet har inletts men har fördröjts då nyckelpersoner i arbetet fått andra arbetsuppgifter under en längre tid. Enheten har ett kontinuerligt samarbete med den projektanställda för att utveckla den interna handläggningen av ärenden kopplade till gränsöverskridande vård. IT-ENHETEN IT-enhetenbestår av två avdelningar, ITavdelningen och receptionen/växeln. Fokusområden 2014 • Infrastrukturen • Tekniska plattformen • Åda ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 41 Verksamheten har till stor del påverkats av förberedelserna inför bildandet av Åda Ab. Bolaget bildades formellt under hösten. ÅHS IT-chef har tillsammans med två kollegor från Mariehamns stad respektive landkapsregeringen handhaft uppdraget som Åda-chef. För att förstärka resurserna inför de stora förändringarna som ÅHS IT-verksamhet står inför både organisatoriskt och tekniskt har en tillfälligt biträdande IT-chef anställts i samarbete med landskapsregeringen som delfinansierat anställningen. I samarbetet inom Åda har fortbildning inom “Verksamhetsåret har till stor del påverkats av förberedelserna inför bildandet av Åda Ab.” projektmodellen PPS ordnats och flera personer inom ÅHS förvaltning har deltagit i kurserna. En ny teknisk plattform inklusive mjukvara har installerats och testats. Arbetet med att uppgradera och testa befintliga applikationer för att successivt lyfta in dem i den nya plattformen har pågått under hösten. Planen fick förändras då införandet av ett nytt gemensamt ekonomisystem inom landskapsförvaltningen tagit mer resurser i anspråk än beräknat. Ekonomisystemet driftas i den nya plattformen. En tillfällig resurs har även anställts för att ta fram underlag inför beslut om framtida patientadministrativt systemstöd. Frågeställningen är om ÅHS ska fortsätta att beställa utveckling av nuvarande system eller om ett nytt systemstöd ska upphandlas. TEKNISKA ENHETEN Fokusområden 2014 • Teknisk service: ökad kontroll av tekniska säkerhetssystem • Vaktmästeri: samverkan och logistik • Byggteknik: uppdatering av befintligt ritningsarkiv både pappers och digitalt 42 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Tekniska enheten består av avdelningarna tekniska chefens kansli, tekniska avdelningen, medicintekniska avdelningen, byggnadstekniska avdelningen och vaktmästeriet. Under året har vissa diskussioner förts mellan tekniska enheten och landskapsregeringens fastighetsbyrå gällande samordningen av landskapets fastighetsförvaltning. Hälso- och sjukvårdsdirektören ingår i den referensgrupp som är utsett att leda arbetet. Samordningen gäller i detta skede inte ÅHS fastigheter men verksamheterna kan samverka oberoende av en organisatorisk samordning. Som ett led i detta har ÅHS tekniska personal deltagit i fortbildningar som ordnats av fastighetsbyrån. Därtill har landskapets projektingenjör anlitats som projektledare för renovering “Det har visat sig att det går att göra relativt stora inbesparingar genom ändring av ventilationens drifttider.” av barn- och ungdomsklinikens utrymmen samt ombyggnad av en operationssal till ortopedisal. ÅHS saknar specialanpassade lokaler för smittsamma sjukdomar och för att tillfälligt förbättra situationen har ett utrymme för omklädning byggts. En begagnad husvagn som kan användas för sociala utrymmen har inköpts. Tekniska enheten har haft hand om anpassningar som gjorts för låsning av sjukhusets källarplan och på så sätt öka säkerheten. Det har varit ett ganska omfattande arbete eftersom det har rört sig om ett flertal dörrar och hissar som försetts med kodlås. Centralförvaltningen har också försetts med kodlås på samtliga våningsplan. Vattenreningen i terapibassängen har förnyats och nya sandfilter har installerats. Energieffektiviseringen av byggnaderna inom sjukhusområdet har inletts och en utomstående firma har anlitats för att energioptimera primärvårdsbyggnaden. Det har visat sig att det går att göra relativt stora inbesparingar genom ändring av ventilationens drifttider. Skötseln av uteområdena prioriterades under sommarhalvåret vilket ledde till minskade klagomål. Sophanteringen inom sjukhuset har underlättats i och med att ett nytt soprum tagits i bruk. Efter ett turbulent år med personalbrist och mycket arbete anställdes en ny kostchef i september. Kostchefen har inledningsvis koncentrerat sig på personalfrågor och vidareutveckling av kökets verksamhet. Samordning av upphandling Samarbetsavtal för samarbete i form av en inköpsring har utarbetats under året. Samarbetsavtal har använts vid gemensamma upphandlingar, som till exempel vid upphandling av blöjor och bäddmaterial tillsammans med De Gamlas Hem och Medicinsktekniska avdelningen har deltagit i kartläggningen av den medicintekniska utrustningen för att kartlägga återanskaffningsbehovet. De har även deltagit i ett flertal upphandlingar bland annat projektet för att förnya och digitalisera EKG-utrustningen. Avdelningen har även utfört mer förebyggande underhåll på apparater än tidigare år. UPPHANDLINGS- OCH FÖRSÖRJNINGSENHETEN Upphandlings- och försörjningsenheten består av avdelningarna upphandling, centralkök, centrallager och klädförsörjning. Upphandlings- och försörjningsenheten försörjer övriga enheter med mat för personal och patienter via centralköket, förnödenheter via centrallagret och personalkläder, patientkläder med mera via klädförsörjningen. Fokusområden 2014 • Systemstöd för upphandling och beställning • Samordning av upphandlingen • Förnya näringsberäkningen • Kvalitetssäkra tvättleveranserna • Hjälpmedel upphandlas Enheten samordnar även upphandlingar för övriga enheter samt bistår med råd, samordning och uppgörande av förfrågningsunderlag. Upphandlingsavdelningen har ett kontinuerligt samarbete med landskapsförvaltningens övriga myndigheter. “Efter ett turbulent år med personalbrist och mycket arbete anställdes en ny kostchef i september.” vid upphandling av funktionshjälpmedel tillsammans med Trobergshemmet och De Gamlas Hem. Diskussioner om ett eventuellt framtida samgående med landskapsregeringens motsvarande avdelning har inletts under året och frågan är under utredning. För Ålands landskapsregerings del inrättades en upphandlartjänst under år 2014. Denna tjänst var tänkt att i främsta hand vara en tjänst som var specialiserad på tjänsteupphandlingar. Även övriga landskapsmyndigheter ska kunna använda sig av denna tjänst. Under året har 18 öppna upphandlingar verkställts. Av dessa var sex upphandlingar över EU:s tröskelvärde. Systemstöd för upphandling Genom Åda Ab som bildades under året har en projektgrupp för upphandling av ett upphandlings-verktyg inletts. Mariehamns stad är projektägare och projektledare är stadens Tvättmängder i kg 2013 2014 Sjukhusbyggnaden 115 221 111 887 Psykiatrin Rehabiliterings- och geritrikliniken Kläder i omtvätt Totalt 5 332 5 725 24 260 23 252 2 510,5 1 793,5 147 323,5 142 657,5 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 43 upphandlingsledare. För ÅHS del ingår upphandlingschefen som medlem i projektgruppen. Nutritionsprojekt Ett nutritionsprojekt startades under våren i och med att en dietist rekryterades som projektledare/ biträdande kostchef. Till understöd för projektledaren tillsattes en styrgrupp bestående av avdelningsskötare, med vårdchefen som ordförande. UTRUSTNINGEN I CENTRALKÖKET har under året förnyats med nya ugnar, stekbord, spis, tryckkokare med mera och detta har underlättat kökspersonalens arbete med att tillgodose kunderna med god och nyttigt tillagad mat. 44 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 VERKSAMHETEN I CENTRALLAGRET har i huvudsak fungerat normalt. Vissa förberedelser har gjorts för byte av lagersystem i samverkan inom Åda. Från slutet av 2014 har en person från linneförrådet arbetat på centrallagret några timmar per vecka för att klara bland annat ökad arbetsbörda vid sjukfrånvaro och semesterfrånvaro. KLÄDFÖRSÖRJNINGEN HAR bytt ut alla operationskläder för personalen under året, men även kläder för övrig personal har successivt bytts ut, liksom patientkläder. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Ekonomienheten Uppdatering av ekonomisystemet Visma Control, dokumentsystemet Visma DCE samt rapportsystemen Visma Menu och Visma Decision. Uppdateringen innebär en större systemförändring och kräver därför fortbildning, anpassning av befintliga rutiner och rapporter samt uppdatering av dokumentation (intern kontroll). Ja Introduktion av den nya medarbetaren controllern (sjukvårdsprocessen/statistik/ databasinnehåll). Ja Delta i projektet gällande systembyte inom personaladministrationen. Nej Förbereda kontoplansändring 2015. Ja Utveckla informationen på det nya intranätet. Nej Köstatistiken utvecklad. Delvis IT-enheten Inga oplanerade driftstopp under 2014. Ett 2 h driftstopp mars 2014 Kontroll på fel i journalapplikationen med påvisad trend av förbättring. Ja Testprotokoll som visar tydlig trend på förbättrad kvalitet. Ja Tekniska enheten Energieffektiviseringen av fastigheterna ska prioriteras. Det är tidsödande och energimätning i enskilda huskroppar är en förutsättning för att kunna se resultatet av åtgärder som görs. Hus 05. (primärvården) har energioptimerats under 2014. Ventilationssystemens anpassning till de verkliga behoven i alla enheter ska särskilt ses över för att minska energiåtgången. Hänger ihop med punkten ovanför. 04-huset driftoptimeras 2015. Förbättrad sophantering i sjukhusbyggnaden. Ja Förebyggande kontroll av våtrum för att onödiga fuktskador ska undvikas. Endast akuta åtgärder har utförts under året. Utföra 100 procent av förebyggande underhåll. Detta kan enkelt mätas i Medusa och bör ha en uppföljning period om var tredje månad. Förebyggande underhållet har förbättrats. Upphandlings- och försörjningsenheten Målsättningen är att få med åtminstone 80 procent av enheterna i upphandlingarna Svårt att mäta. under år 2014. Genom ökad samordning av upphandlingarna är målet även att få ner kostnaderna för inköpen. Samarbetsavtal för samarbete kring upphandlingar med övriga offentliga myndigheter utarbetas under året. Samarbetsavtalet ska utgöra grunden för att kunna erbjuda övriga offentliga myndigheter att delta i upphandlingarna. Att utöka samarbetet kring upphandling ökar mängden som upphandlas och möjliggör även en kostnadssänkning på sikt för alla parter. Ja Arbetet med nutritionsprojektet fortsätter, genom diskussioner med de olika klinikerna. Dietmaten är en viktig del av utvecklingen av kosten i organisationen. Ja Att minska antalet lagerhållna varor genom att kontinuerligt i samarbete med inköpskommittén se över behovet. Pågår Ha ett tillräckligt förråd av personalkläder och övriga förnödenheter i linneförrådet. Ja, pågår. ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 45 Personalservice P ERSONALSERVICE BESTÅR av löneavdelningen (sex löneredovisare och en löneföreståndare), bostadsservice (två bostadsförvaltare och en tillfällig tjänst) och personalavdelningen (personalchef, personal- och informationssekreterare samt byråsekreterare). Från och med början av november 2014 anställdes en personalsekreterare på 90 procent för att arbetsmängden var för hög för personal- och informationssekreteraren som även skulle vara projektledare för nytt intranät. En projektledare har varit anställd för arbetet med upphandlingen av nytt personaladministrativt system för det offentliga Åland. “ÅHS deltar i projektet att upphandla ett nytt personaladministrativt system för hela det offentliga Åland.” Byte av PA-system ÅHS deltar i projektet att upphandla ett nytt personaladministrativt system för hela det offentliga Åland. En projektledare har varit anställd av ÅHS för detta uppdrag. En arbetsgrupp med representanter från ÅHS, landskapet, Mariehamns stad och kommunrepresentanter har arbetat med att färdigställa en kravspecifikation för den kommande upphandlingen. Många olika juridiska aspekter klargjordes under året tills det stod klart att när Åda bildas som ett bolag så kan Åda genomföra upphandlingen för de myndigheter inom den offentliga sektorn som önskar delta. Nytt tjänstekollektivavtal Tjänstekollektivavtalet (ramavtalet) löpte ut 31.3.2014. Landskapsregeringen förde, som arbetsgivarpart, förhandlingar om ett nytt avtal med de fackorganisationer som har förhandlingsrätt enligt gällande huvudavtal. Hälso- och sjukvårdsdirektören, personalchefen och personal- och informationssekreteraren deltog i förhandlingarna som pågick till 12.6.2014. Det nya tjänstekollektiv- 46 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Fokusområden 2014 • Byte av PA-system • Nytt tjänstekollektivavtal • Tjänsteförhållande/arbetsavtalsförhållande • Jämställdehetsplan • Personalförsörjningsplan avtalet omfattar två perioder. Den första perioden 01.04.2014 till 31.01.2016 och den andra perioden 01.02.2016 till 31.01.2017. Närmare detaljer om avtalets innehåll finns i personalberättelsen. Arbetsgruppen för lönekartläggning och arbetsgruppen för att diskutera ett förnyat läkaravtal påbörjade sitt arbete hösten 2014. Tehys fackavdelning på Åland r.f. godkände inte det ingångna tjänstekollektivavtalet utan lämnade in ett strejkvarsel 23.10.2014. Tjänsteförhållande/arbetsavtalsförhållande Målsättningen var att under året, i samarbete med landskapsregeringen och fackförbunden ta fram riktlinjer för anställningar med målet att anställa endast personer som har myndighetsutövning i tjänsteförhållandet. Enligt information från landskapets avtalschef och personalchef är det möjligt att vid vakanser förändra tjänsteförhållande till arbetsavtalsförhållande. Diskussionen fortsätter. Tillgänglighetsinventering ÅHS har prioriterat åtgärder utgående från tillgänglighetskonsult Lilian Müllers rapport ”Tillgänglighetsinventering av Ålands hälso- och sjukvård” (maj 2013) för att göra främst inomhusmiljön mera tillgänglighetsanpassad. Rapporten lyfte fram den bristande utformningen och placeringen av skyltar och informationsblad som en av de stora tillgänglighetsbristerna. Hösten 2014 gjorde ÅHS därför en upphandling av ett skyltdirektiv. April Kommunikation Ab vann upphandlingen och kommer att leverera ett direktiv under 2015. Tillgänglighetsanpassningen sker stegvis och flera andra mindre åtgärder är under arbete. Intranät Våren 2014 övergick samarbetet mellan ÅHS och Högskolan på Åland om ett nytt intranät till ett Åda-projekt. Projektgruppen tog fram en kravspecifikation för ett baspaket i SharePoint för det offentliga Åland. Kravspecifikationen förfinades med hjälp av konsult. Arbetet med att ta fram underlag för upphandling fortsätter under 2015. Säkerhet och arbetarskydd Arbetet med att ta fram policydokument med riktlinjer för hur ÅHS ska hantera och förebygga våld och hot på arbetsplatsen har påbörjats och fortsätter under 2015. Säkerhetsskolningar ordnades under 2014: • säkerhetsparskolning • brandskolning, tio tillfällen (275 personer) • avdelningsmöte med tema säkerhet har hittills hållits på fem enheter Arbetarskyddskommissionen är arbetsplatsens samarbetsorgan i frågor som berör arbetarskyddet. För att utöka säkerhetstänkandet har kommissionen utgett tio månadens säkerhetstanke i veckobrevet BUDskapet och besökt fyra enheter för att berätta om arbetarskydd. Jämställdhetsplan Arbetet med jämställdhetsplanen påbörjades med personal- och informationssekreteraren som ansvarig och fackorganisationerna valde sina representanter till en referensgrupp i detta arbete. Planen färdigställs år 2015. VID LÖNEAVDELNINGEN HAR alla tjänster varit besatta under året. Det befintliga PA-systemet har uppdaterats i den omfattning som Abilita har kunnat erbjuda. Under år 2014 gjordes 14 667 löneutbetalningar till ÅHS-anställda jämfört med 14 780 år 2013. Korta regelbundna personalmöten har hållits varje torsdag. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Byte av PA-system under året. Nej Utveckla statistikrapporteringen i det nya PA-systemet. Nej Övergå till elektroniska lönespecifikationer när PA-systemet är bytt. Nej Föra in alla arbetstidssystem i Titania på sikt. Nej Uppgradering av jämställdhetsplan. Ja Att ta fram en personalförsörjningsplan. Nej Att ta fram en chefshandbok. Nej ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 47 Vårdservice TILL VÅRDSERVICEENHETEN hör förutom vårdchefens kansli även sekreterarenheten och städenheten. VÅRDCHEFENS ENHET Personalbemanningen inom vårdarbetet kräver kontinuerligt aktiva insatser. Då ingen högskoleutbildad arbetskraftsreserv finns i det åländska samhället behövs strukturerade rekryteringsinsatser. I samarbete med Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet och i egen regi har olika rekryteringsinsatser gjorts. Samarbetet med Högskolan på Åland och Ålands yrkesgymnasium har fortsatt. Handledningen av vårdstuderanden på enheterna är en mycket omfattande verksamhet som under året uppgick till 700 handledningsveckor fördelat på 188 handledningsperioder. För att uppmuntra enheterna att ta emot studerande intjänar de genom handledning 40 euro per studerande per vecka som ett tillägg till enhetens fortbildningsanslag. “Handledningen av vårdstuderanden på enheterna är en mycket omfattande verksamhet som under året uppgick till 700 handledningsveckor fördelat på 188 handledningsperioder.” SEKRETERARENHETEN Sekreteraremheten har under år 2014 bestått av 50 personer fördelade på en sekreterarchef, biträdande sekreterarchef, avdelningssekreterare, läkarsekreterare, arkivbiträden, mottagningsbiträde och kanslister. Enheten ger service till både specialsjukvården som till primärvården. Digital diktering Digitala dikteringen planeras fortfarande och beräknas komma igång år 2016. Periodvis har 48 ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 Fokusområden 2014 • Vårdchefens enhet: Processbeskrivningar • Vårdchefens enhet: Ny arbetsfördelning • Vårdchefens enhet: Fortbildning • Vårdchefens enhet: Uppföljning av studerandenas praktikperioder • Sekreterarenheten: Digital diktering genomförs dock gruppen inte kunnat hålla de rekommenderade intervall för att diktat ska vara skrivna på grund av ökad mängd diktat då olika konsulter som kommit och haft mottagningar vilket ökar trycket på sekreterarna. I journalarkivet för specialsjukvården som utför specialsjukvårdens scanningar är antalet scannade dokument oförändrade jämfört med 2013 men inom primärvården har det ökat. STÄDENHETEN Städenheten ansvarar för städningen av alla ÅHS enheter. Förutom städningen ingår olika assisterande serviceuppgifter, till exempel att hjälpa till vid matutdelningen. Specialutbildning för renrumsstädning i läkemedelscentralen har ordnats. För att förbättra kommunikationsmöjligheterna samt öka digitala kunskaper för städpersonalen har en egen e-postgrupp bildats. VERKSAMHETSMÅL 2014 UPPFYLLT Vårdchefens enhet Konsolidera fusionen av chefläkarens enhet och vårdchefens enhet och tydliggöra lednings- och uppgiftsstrukturen. Inte förverkligat Skapa utvärderingssystem för handledningsperioderna. Gjort Ordna fortbildningstillfällen i patientdokumentation. Planerat men inte fullföljt på grund av vårdstrejken. Sekreterarenheten Sekreterarenheten ska inte ha sjukskrivningar på grund av dålig arbetsmiljö. Pågår Epikriser ska vara skrivna inom tre dagar från utskrivningsdagen. Kontinuerligt Journalhandlingar ska vara antecknade inom fem dygn efter att patienten har lämnat sjukhuset eller servicehändelsen har avslutats. Kontinuerligt Plan för hur man ska rationalisera verksamheten. Pågår Städenheten Att hålla hög städkvalitet Uppnått Möjliggöra fortbildning Uppnått/fortlöpande ÅHS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 49 Ålands hälso- och sjukvård Pb 1091, AX-22100 Mariehamn Telefon +358 18 5355 E-post: [email protected] Webb: www.ahs.ax
© Copyright 2024