Införande nya system
–
Områdesmöte Katedralskolan
Höstterminen
05 – 10 - 2015
Upphandling - status
Som alla troligtvis vet är
vi nu i slutfasen gällande
våra tre pågående
upphandlingar (blå rutor):
•Schema/omsorgsschema
samt frånvaro
•Pedagogisk
planering/bedömning för
gy/vux
•Pedagogisk
planering/bedömning/dok
umentation för fsk/gr
29/10-15 gick perioden för ”ansökan om överprövning” ut – den period då
leverantörerna kan protestera mot våra beslut och ansöka om en
överprövning hos förvaltningsrätten.
1.Schema/omsorgsschema samt frånvaro – Avbruten upphandling,
leverantösrdialog inleds, vi fortsätter med befintliga system
2.Pedagogisk planering/bedömning för gy/vux – vi har gjort ett
tilldelningsbeslut (meddelat anbudsgivarna vilken leverantör som enligt vår
utvärderingsmodell bedömdes som vinnare). Vi har fått in en (1) ansökan
om överprövning.
3.Pedagogisk planering/bedömning/dokumentation för fsk/gr –
vi har gjort ett tilldelningsbeslut och ingen överprövning har inkommit.
Tilldelningsbeslutet visar att den leverantör som vunnit anbudet
är Unikum. Innan vi kan påbörja arbetet med införandet ska avtal skrivas,
så det är inte helt spikat och klart allting än.
Systempussel
Komplettering av system
• Upphandlat system för:
• Planering, Bedömning och Dokumentation
• Kompletteras med system för pedagogiskt arbete:
• Samarbeta (delade dokument bl.a) – formativ
bedömning
• Kommunikation
• Lagring – tillgänglig (ej för känslig information!)
• Kompletterande system:
• En ”molntjänst” – O365 eller GAFE
• Båda godkända för användande i Lunds kommuns
skolförvaltningar av kommunjurist
Beslut 1
• Beslut på vilken nivå som beslutet om
valet av molntjänst ska göras
• Styrgruppen för införande av nya digitala
system
– Tar beslut
– Får underlag för beslut
– Samt input från Ledningsgrupperna
• Beslut tas så snart som möjligt - hösten
2015
Beslutsnivåer - översikt
UF, BSFLÖ, BSFLS
väljer tillsammans
UF väljer och BSFLÖ + BSFLS
väljer
Respektive förvaltning väljer - UF,
BSFLÖ och BSFLS
Varje skolområde inom UF, BSFLÖ och BSFLS
väljer.
Varje enskild skola/förskola väljer sin egen
molntjänstlösning
Beslut 2
• Vilken av de två molntjänsterna som ska
användas
– O365
– GAFE
• Oavsett val:
– O365-konto innehållande mail, drive (lagring) och
möjlighet att installera Officepaket finns kvar för elever
och pedagoger
– Grundarbetet – pedagogisk planering, bedömning,
dokumentation sker i det upphandlade systemet.
”Molntjänsten” är till för samarbete, kommunikation,
vardagligt pedagogiskt arbete.
Beslut 2
• Beslut tas helst före årsskiftet
– Baserat på underlag från IKT-team, förankrat i IKTteamsgrupper och ledningsgrupper
– Underlag tas fram med hjälp av våra Proof-of-concept
(GAFE/O365) och utredningar tillsammans med ITavdelningen
– Studiebesök/visningar – representanter från
Områdesteamen bjuds in i första hand
Områdesmöten
Vi har: övergripande införandeplan, checklistor,
”systemmatriser”, riktlinjer…
Ni har: kännedom om er målgrupp,
team med pedagoger, ledning, kommunikatörer,
administratörer, tankar kring införande…
Vi får: erfarenhet med oss från de olika teamen som kan
förmedlas vidare via områdesträffar, bloggen...
Organisation kring införande på varje område blir
tydligare. En organisation att återanvända.
Införande
Lunds skolors IKT-team jobbar med…
• Hösten 2015 – skapa förutsättningar
Organisera Områdesteam
Få till avtal och projektplan med leverantörer
Starta arbetet med integrationer
Tydliggöra systempusslet, vad vi använder resp. system
till
– Checklistor och manualer
–
–
–
–
• Våren 2016 – påbörja arbetet
–
–
–
–
Förbereda verksamheten
Ev. pilotskolor
Utbildning och information
Fortsätta det tekniska bygget
• Höstterminsstart 2016: allt på plats!
Områdesmöten
Vad förväntar vi oss?
• Entusiastiskt deltagande. Positiva ambassadörer 
• 5-10 deltagare/områdesgrupp
• Ledning
• Samordnare
• Kommunikatör – kontaktperson (Prio ett idag)
• Inspiratör
• Administratör/Nyckelperson
Vad kan förväntas av oss?
• Stöd och råd i arbetet med införandeplanen
• Information och kommunikation kring det som görs
centralt
• Checklistor, systemmatriser, riktlinjer som stöd
• Utbildning av områdets nyckelpersoner/administratörer
Katedralskolan
• Hösten 2015
– Information till verksamheten
• vem? när? vilken info?
– Förbereda flytt?
• Utse Kontaktpersoner/lokala admins
• Rensa, gallra, arkivera
• Våren 2016 – påbörja arbetet
– Information
• Upphandlat system, molntjänst,
• Tydliggöra systempusslet, vad vi använder resp. system till.
• Organisation, ansvar
– Utbildning
• Organisation (två system)
– (Förbereda flytt) - flytta
• Rensa, gallra, arkivera, flytta in i nya system.
– Ev. pilotskolor
• Höstterminsstart 2016: allt på plats!
Praktiskt arbete
Arbete i era grupper:
• Ansvar och roller i gruppen
• Införandeplan
• Kartlägga era behov
Verktyg, t.ex:
• Checklistan?
• Dokumenthanteringsplan