1. No category

Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
Datum:
Tisdagen den 25 augusti 2015
Tid:
18.00 - 20.25
Plats:
Östra Roten, kommunhuset i Lilla Edet
Paragrafer:
57-66
Utses att justera:
Carina Andersson (C)
Underskrifter:
Sekreterare
Julia Domby
Ordförande
Kjell Johansson (S)
Justerare
Carina Andersson (C)
Anslag/Bevis
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits via anslag.
Organ
Kultur- och fritidsnämnden
Sammanträdesdatum
2015-08-25
Datum då anslaget sätts upp
Datum då anslaget tas ner
2015-09-02
2015-09-25
Förvaringsplats för protokoll:
Kommunledningsförvaltningen
Underskrift:
Julia Domby
1
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
Beslutande
Kjell Johansson (S), ordförande
Carina Andersson (C), vice ordförande
Mikael Karlsson (S)
Anders Aronsson (V)
Britt-Marie Palmcrantz (FP)
Anna Chorell (M)
Christian Samuelsson (MP)
Övriga närvarande
Ersättare
Gert-Ove Andersén (S)
Agneta Ahlblom (V)
Lisbeth Granberg (FP)
Tommy Karlsson (C)
Martin Kleberger (M)
Tjänstemän
Annica Skog, kultur- och fritidschef
Ingmarie Romell, musikledare, § 59
Julia Domby, nämndsekreterare
Maria Olegård, administrativ chef
Nina Auvinen, nämndsekreterare
2
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 57
Godkännande av dagordningen
Tillkommande ärende:
 Närvaro under dagens sammanträde.
Beslut
Föredragningslistan godkänns.
3
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 58
Närvaro under dagens sammanträde
Sammanfattning
Nina Auvinen ska bli ny nämndsekreterare för kultur- och fritidsnämnden. Under
dagens sammanträde tillåts Nina Auvinen och Maria Olegård, administrativ chef, att
sitta med och lyssna i utbildningssyfte.
Beslut
Nina Auvinen, ny nämndsekreterare, och Maria Olegård, administrativ chef, tillåts sitta
med och lyssna på dagens sammanträde.
4
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 59
Information från musikskolan
Sammanfattning
Ingmarie Romell, musikledare, informerar nämnden om musikskolans verksamhet, om
personalen som arbetar på musikskolan och om årligt återkommande evenemang.
Beslutsunderlag
Muntlig presentation av musikledare Ingmarie Romell.
PowerPoint som förevisas nämnden.
Beslut
Nämnden noterar informationen.
5
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 60
Internkontrollplan för 2015
Dnr 2015/ULN060
Sammanfattning
Enligt Lilla Edets kommuns internkontrollreglemente framgår följande: Inför varje
verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna
kontrollen.
Olika granskningsområden ska väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och
riskbedömning. Omfattningen av planen är beroende på nämnden och dess verksamhets
omfattning och volym och även avhängig den risk- och väsentlighetsbedömning som
gjorts.
Beställning/inköp Kultur och fritidsnämnden föreslås att under 2015 följa upp inköpen av Media till
biblioteksverksamheten gällande såväl att LoU regler efterföljs samt att inköpsrutiner
efterlevs.
Mediainköp på biblioteket utgör en stor kostnad för verksamheten. Budgeten 2015
gällande mediainköp är 640 000kr vilket är 16 % av verksamhetens totala budget.
Fokus på prioriterade grupper Kultur och fritidsnämnden föreslås analysera det arbete som görs för de prioriterade
grupperna i enlighet med bibliotekslagen paragraf 4 och 5.
http://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/sfs_sfs2013-801/
Andel pojkar/flickor i musikskolans verksamhet Kultur- och fritidsnämnden föreslås analysera hur stor andel pojkar respektive flickor
som tar del av musikskolans verksamhet i de olika åldersgrupperna.
6
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
Beslutsunderlag
Processkontroll Kontrollmoment Beställning/Inköp Uppföljning av att regler gällande LoU efterlevs. Uppföljning av Fokus på arbetet med de prioriterade prioriterade grupper grupperna enligt bibliotekslagen. Uppföljning av aktiva Andel i musikskolans pojkar/flickor verksamhet utifrån som är aktiva jämställdhets‐ inom perspektivet. musikskolans verksamhet Kontroll‐
ansvar Frekvens Metod Rapportering till Risk‐
bedömning
1gg/år 1:e
bibliotekarie
Uppföljning Kultur och Måttlig Fritidsnämnden
1gg/år 1:e
bibliotekarie
Uppföljning Kultur och Måttlig Fritidsnämnden
Musikledare 2gg/år (VT och HT) Uppföljning Kultur och Måttlig Fritidsnämnden
Beslut
Kultur- och fritidsnämnden antar ovanstående kontrollområden för 2015.
Beslutet expedieras till
Förvaltningen
Ekonomiavdelningen
Administrativa avdelningen
7
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 61
Redovisning av effekterna av förändrat krav på
redovisning av positivt resultat
Dnr 2015/ULN057
Sammanfattning
Lilla Edets kommun följer upp verksamhet och ekonomi och redovisar dessa för
kommunfullmäktige efter varje tertial. Kommunfullmäktige fattade följande beslut
2015-06-17, § 37: ”Kommunfullmäktige uppmanar individnämnden, omsorgsnämnden
och utbildningsnämnden att, senast 2015-08-27, till kommunstyrelsen återrapportera
åtgärder för att komma i ekonomisk balans.
Följande nämnder ska redovisa ett positivt resultat om åtminstone; kommunstyrelsen
900 tkr, kultur- och fritidsnämnden 500 tkr, miljö- och byggnämnden 300 tkr, tekniska
nämnden 300 tkr och senast 2015-08-27 återrapportera till kommunstyrelsen vilka
effekterna blir.”
I tertialrapport I 2015 framgår att kultur- och fritidsnämnden redovisar ett överskott
under första tertialet på 0,5 mkr. Överskottet härrör framförallt från att nämnden
inväntar beslutsunderlag (utredningar) för kommande fastighetsåtgärder och att
förvaltningen arbetar aktivt med upphandlingar vilken försenar underhållsprocesser och
liknande. Tertialen visar dock att årsprognosen för 2015 beräknas bli ett nollresultat
vilket är i linje med budget 2015.
Detta innebär att det idag inte finns något ekonomiskt utrymme för, att utan påverkan av
verksamheten, göra besparingar på motsvarande 500 tkr.
Då kommunfullmäktiges krav dock finns där föreslår förvaltningen följande åtgärder för
att åstadkomma önskat överskott för helåret 2015:
A. Minskat underhåll på fritidsanläggningar (inkl. badplatser, vandringsleder
och motionsspår) på motsvarande 450 tkr.
Trolig effekt:
o minskat kapitalvärde i kommunens fritidsanläggningar
o troligt ökade totala underhållskostnader sett till ett flerårsperspektiv, då
en lägre underhållsnivå ofta försämrar en anläggning snabbare
8
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
o mindre attraktiva anläggningar vilket på sikt kan leda till att kommunen
kan uppfattas som mindre attraktiv som boendeort
o mindre attraktiva fritidsanläggningar vilket på sikt kan leda till färre
nyttjare, vilket i sin tur kan leda till att kommunens föreningar tappar
medlemmar
o risk för minskad säkerhet för de som nyttjar anläggningarna
B. Minskat utrymme för utvecklingsverksamhet på motsvarande 50 tkr.
Trolig effekt:
o Stoppad satsning på utvecklingen från en musikskola till en kulturskola,
vilket på sikt kan leda till att kommunen kan uppfattas som mindre
attraktiv som boendeort för framförallt barnfamiljer.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse av kultur- och fritidschef, dnr 2015/ULN057
Kommunfullmäktiges protokoll 2015-06-17 § 37, dnr 2015/ULN057
Utdrag ur Tertial 1 2015, ekonomiskt utfall, dnr 2015/ULN057
Muntlig föredragning av kultur- och fritidschef
Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att vidta åtgärden A,
företrädesvis på kontot för ishallen. LEIFAB kommer inte att kräva någon hyra för
perioden då ishallen saknat is, med anledning av det överklagande som gjorts av
LEIFABs upphandling av renoveringen.
Beslutet expedieras till
Ekonomiavdelningen
Kommunstyrelsen
9
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 62
Yttrande till Förvaltningsrätten om överklagat beslut
gällande flytt av bibliotekslokal
Dnr 2015/ULN007
Paragrafen är omedelbart justerad och återfinns i separat protokoll.
10
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 63
Ansökan om särskilt bidrag, Lilla Edets MCK
Dnr 2008/ULN050
Sammanfattning
Lilla Edets MCK har inkommit med en ansökan rörande bidrag till sin Crosskola och till
sin barn- och ungdomsverksamhet.
Beslutsunderlag
Ansökan om särskilt bidrag från Lilla Edets MCK, dnr 2008/ULN050
Tjänsteskrivelse av kultur- och fritidschef, dnr 2008/ULN050
Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar att:


bevilja ansökt bidrag på motsvarande 25 000 Kr
informera Lilla Edets MCK om att inkomma med skriftlig återkoppling efter
genomförda åtgärder
Beslutet expedieras till
Lilla Edets MCK
11
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 64
Val av nytt personuppgiftsombud
Dnr 2013/ULN042
Sammanfattning
Den 24 oktober 1998 trädde personuppgiftslagen (PuL) i kraft. Syftet är att skydda nu
levande människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av deras
personuppgifter.
Den som ansvarar för att personuppgifterna hanteras på lagligt sätt kallas
personuppgiftsansvarig. Enligt lagen är det i en kommun de enskilda nämnderna som är
personuppgiftsansvariga för de uppgifter som behandlas inom det egna ansvarsområdet.
Den som helt eller delvis automatiskt behandlar personuppgifter ska anmäla alla
behandlingar av personuppgifter som den gör till Datainspektionen. Anmälan ska vara
skriftlig och göras innan behandlingen sker. Anmälan behöver dock inte göras om den
personuppgiftsansvarige har utsett ett personuppgiftsombud.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse daterad 2015-08-18, dnr 2013/ULN042
Beslut
Kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Nina Auvinen som kultur- och
fritidsnämndens personuppgiftsombud.
Beslutet expedieras till
Kansliavdelningen
Datainspektionen
Personuppgiftsombudet
12
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 65
Information från förvaltning och presidium
Sammanfattning
 Kultur- och fritidsförvaltningen kommer att delta i projekt ”Smittande oro,
smittande mod.” Det är ett projekt som ingår i GR:s nätverk för
kultursamordning där tolv kommuner deltar. Projektet tar del av Kulturmiljonen.
5 konstverk ska framställas och visas i offentliga sammanhang och i de
deltagande kommunerna. Projektet pågår under 16 månader.
 Annica Skog informerar om biblioteksflytten och lämnar en lägesrapport. Just
nu pågår medborgardialog kring hur den nya kulturarenan ska utformas. Det
finns två önskeväggar, en digital på webbplatsen www.lillaedet.se och en vid
entrén i Medborgarservice. Dialog pågår också med grupper och organisationer
för att få input (t.ex. ungdomar, handikapporganisationer, barnfamiljer etc.).
Slutligt avtal om lokaler i Folkets Hus ska tecknas under veckan.
 Annica Skog ger en lägesrapport kring renovering av ishallen Lödöseborg.
Upphandlingen har överklagats, vilket gör att renoveringen dröjer. I bästa fall
kan det finnas is i november och i sämsta fall är det is i hallen först i februari
2016.
 Det krävs en rejälare renovering av klubblokalen på Strömsvallen än vad
förvaltningen först trott. Vid en så omfattande renovering måste bygglov sökas
och byggnationen upphandlas.
 Information från Annica Skog om mötesplatsen för unga i Fuxernaskolan. I
våras föll mötesplatsen i Fuxernaskolan väldigt väl ut. Verksamheten fortsätter
även i höst och planering kring öppettider m.m. pågår.
 Information om simskolan 2015. Simskolan föll mycket väl ut och många barn
deltog. Nytt för i år var att man kunde ta märken i märkesgrupp, något som
många barn gjorde.
 Rekrytering av tillsvidareanställd projektledare 75 % till kultur- och
fritidsförvaltningen är nu klar. Erik Larsson anställdes.
13
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
 Kultur- och fritidsförvaltningen har kompletterat staketet vid konstgräsplanen.
Detta beroende på att det finns bebyggelse och trädgårdar i närheten.
 Senaste veckorna har badplatserna varit välbesökta. Hund är tillåten vid
badplatserna, om hunden hålls kopplad. Nya skyltar med denna information har
satts upp.
 Information om insynsplatser i nämnderna. För kultur- och fritidsnämnden har
Mattias Ternehäll utsetts av Sverigedemokraterna.
 Besiktningsprotokoll för Bertilsgården har ännu inte inkommit.
Beslut
Nämnden noterar informationen.
14
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2015-08-25
§ 66
Anmälan om inkomna skrivelser
Sammanfattning
Vid dagens sammanträde redovisas följande inkomna skrivelser:
 Kommunfullmäktiges protokoll 2015-06-17 § 43, svar på motion om
insynsplatser i nämnderna.
 Kommunuppföljning från Myndigheten för delaktighet, redovisning av
enkätsvar.
 Kommunfullmäktiges protokoll 2015-06-17 § 38, Mål- och Resursplan 2016
samt flerårsplan 2017-2018.
 Handling gällande trafik på Göteborgsvägen i Lilla Edet, avsändare anonym.
15