Lönenämnden
2015-11-12
MUNKEDALS KOMMUN – SOTENÄS KOMMUN – LYSEKILS KOMMUN
Lönenämnden
Mandattid: 2015-2018
Ordinarie
Said Lundin (S)
Munkedals kommun
Tel: 0524-40868
Mobil: 076-83 71 251
E-post: [email protected]
Rolf Henriksson (M)
Munkedals Kommun
Mobil: 072-201 04 50
E-post: [email protected]
Helene Stranne (M)
Sotenäs Kommun
Mobil: 070-563 15 07
E-post: [email protected]
Elving Claesson (S)
Sotenäs kommun
Mobil: 076-113 73 03
E-post: [email protected]
Ulf Nilsson (S)
Lysekils kommun
Mobil: 0703-46 99 64
E-post: [email protected]
Ronny Hammargren (LP)
Lysekils kommun
Mobil: 0739-31 44 08
E-post: [email protected]
Carina Torstensson (C)
Munkedals kommun
Mobil: 0703-911 617
E-post: [email protected]
Inger Holgersson (KD)
Munkedals Kommun
Mobil: 0766-14 41 09
E-post: [email protected]
Rune Johansson (C)
Sotenäs kommun
Mobil: 070-779 87 39
E-post: [email protected]
Therese Mancini (S)
Sotenäs kommun
Mobil: 076-32 73 401
E-post: [email protected]
Carina Granath (C)
Lysekils kommun
Mobil: 070-536 36 43
E-post: [email protected]
Fredrik Lundqvist (LP)
Lysekils kommun
Mobil: 070-215 82 73
E-post: [email protected]
Ersättare
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA
Tid:
Plats:
Ordförande:
Sekreterare:
Utses att justera:
Justeringens tid och plats:
Torsdagen den 12 november kl 09.00
Postrummet, kommunhuset Forum
Said Lundin (S)
Linda Ökvist
2015-11-12, kl
Ledamot med förhinder att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in
ersättare.
Nr
Ärenden
Sida
Formalia: Upprop samt val av justerare
1
Uppföljning av kontrollplan 2015
LNSML 2014-8
4
2
Kontrollplan 2016
LNSML 2015-7
6
3
Val av vice ordförande
LNSML 2015-4
8
4
Sammanträdestider 2016
LNSML 2015-8
10
5
Nästa möte, 11 februari
455 80 MUNKEDAL ● Telefon växel 0524-180 00 ● Fax 0524-181 10 ● www.munkedal.se ● [email protected]
Bankgiro 549-6260 ● Postgiro 11 54 40-0 ● Organisationsnummer 21 20 00-1330
4
2015-10-19
Dnr: LNSML 2014-8
Uppföljning kontrollplan 2015 för Lönenämnd
Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet att upprätta en
kontrollplan för sin verksamhet. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur
kontrollen utförs och följas upp. Planen ska revideras årligen.
Enligt 8 § skall planen föregås av en risk- och väsentlighetsanalys som ligger till
grund för urval av vilka kontroller som skall göras. Planen skall dessutom innehålla
kontrollområde, frekvens, rapportering mm.
Rapportering av genomförd kontrollplan skall göras i slutet av året till
kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen.
Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta brister lämnas
förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen. Allvarligare brott eller brister skall
omgående återrapporteras till styrelsen.
Ett förslag till kontrollplaner har sammanställts för Lönenämndens verksamhet
avseende 2015.
Inom Lönenämnden har uppföljning av kontrollplan genomförts för:
 Löneenheten
Särskilda konsekvensbeskrivningar
1. Ekonomi
Bättre kontroll
Förslag till beslut
Lönenämnden godkänner upprättad uppföljning av kontrollplan 2015.
Lennart Ekman
Lönechef
455 80 MUNKEDAL • Telefon växel 0524-180 00 • Fax 0524-181 74 • www.munkedal.se • [email protected]
Bankgiro 549-6260 • Postgiro 11 54 40-0 • Organisationsnummer 21 20 00-1330
5
Uppföljning av Intern kontrollplan Munkedals kommun 2015
Tidsperiod: 2015-01-01--2015-12-31
Enhet: Lönekontoret
Fastställd av Lönenämnden 2014-11-11 §16
Upprättad av: Lennart Ekman
Kontrollområde
Rutin/system
Risk/
Dokument
prio
Löneutbetalning
16
Löneutbetalning
12
Säkerställa
ändringar av
uppgifter i HEROMA
16
Löneutbetalning
12
Kontrollmoment/
granskningssätt
Kontrollant
Kontrollmetod
Används upprättad
Lönerutin för granskning av assistenter
löneutbetalning, dvs
rätt person, ansvar
och lön.
För respektive SML kommun
kontrollera med chef att
samtliga personer har
arbetat perioden på rätt
ansvar och att rätt lön
utbetalats.
Kontrollera ett urval
Löneav nettoutbetalningar assistenter
inom spannet 20 00025 000:-
Frekvens
Stickprov
för mars,
juni,
september
och
december
2015
Resultat av kontrollen
Förslag till åtgärd
Återrapportering
Kontrollområdet
fungerar
Kontrollområdet
fungerar men behöver
utvecklas
Kontrollområdet
fungerar inte.
Lönenämnd
12/11 2015
För respektive SML kommun Varje
gå igenom bankfilen där
månad
nettolön summeras. Vi
väljer slumpvis ut 50% till
antalet anställda inom
spannet!
Kontrollområdet
fungerar
Kontrollområdet
fungerar men behöver
utvecklas
Kontrollområdet
fungerar inte.
Lönenämnd
12/11 2015
Kontrollera
Lönegenomförda ändringar assistenter
av fast data i sytemet
av fler personer än
den som genomfört
ändringen.
Utföra stickprov på 10
stycken anställningsavtal
per SML kommun.
Varje
månad
Kontrollområdet
fungerar
Kontrollområdet
fungerar men behöver
utvecklas
Kontrollområdet
fungerar inte.
Lönenämnd
12/11 2015
Kontrollera att
Löneutbetalning av löner
assistenter
görs av två i förening.
Lönelistan för respektive
Varje
SML kommun undertecknas månad
av två löneassistenter.
Därefter skickas lönelistan
till respektive kommuns
ekonomienhet.
Kontrollområdet
fungerar
Kontrollområdet
fungerar men behöver
utvecklas
Kontrollområdet
fungerar inte.
Lönenämnd
12/11 2015
Löneenheten behöver se över
frekvens och metod.
6
2015-10-20
Dnr: LNSML 2015-7
Kontrollplan 2016 för Lönenämnd
Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet att upprätta en
kontrollplan för sin verksamhet. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur
kontrollen utförs och följas upp. Planen ska revideras årligen.
Enligt 8 § skall planen föregås av en risk- och väsentlighetsanalys som ligger till
grund för urval av vilka kontroller som skall göras. Planen skall dessutom innehålla
kontrollområde, frekvens, rapportering mm.
Rapportering av genomförd kontroll skall göras i slutet av året till
kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen.
Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta brister lämnas
förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen. Allvarligare brott eller brister skall
omgående återrapporteras till styrelsen.
Ett förslag till kontrollplaner har sammanställts för Lönenämndens verksamhet
avseende 2016.
Inom Lönenämnden har planer upprättats för:
 Löneenheten
Särskilda konsekvensbeskrivningar
1. Ekonomi
Bättre kontroll
Förslag till beslut
Lönenämnden godkänner upprättat förslag till kontrollplan för 2016.
Lennart Ekman
Lönechef
455 80 MUNKEDAL • Telefon växel 0524-180 00 • Fax 0524-181 74 • www.munkedal.se • [email protected]
Bankgiro 549-6260 • Postgiro 11 54 40-0 • Organisationsnummer 21 20 00-1330
7
Intern kontrollplan Munkedals kommun 2016
Tidsperiod: 2016-01-01--2016-12-31
Löneenheten
Kontrollområde
Rutin/system
Risk/
Dokument
prio
Löneutbetalningar
16
Alla delar som finns med på
signallistorna
16
Kontrollera att utbetalning
av löner görs av två i
förening
Löneutbetalningar
Säkerställa ändringar
av uppgifter i
HEROMA
Kontrollmoment
16
Kontrollera genomförda
ändringar av fast data i
sytemet av fler personer än
den som genomfört
ändringen.
Anm: SML kommuner = Sotenäs, Munkedal samt Lysekils kommun
LNSML 2015-7
Fastställd av Lönenämnd 2015-11-12
Upprättad av: Lennart Ekman
Kontrollant
Metod
Frekvens
Rapportering
till
Varje månad
Avstämningar sker inför varje
lönekörning via signallistor som
HEROMA systemet upprättar.
Lönelistan för respektive SML kommun Varje månad
undertecknas av två löneassistenter.
Därefter skickas lönelistan till
respektive kommuns ekonomienhet.
Lönechef
Utföra stickprov på 10 stycken
anställningsavtal per SML kommun.
Lönechef
Varje månad
Lönechef
8
2015-10-08
Dnr: LNSML 2015-4
TJÄNSTESKRIVELSE
Val av vice ordförande till Lönenämnden
Enligt § 8 i Lönenämndens reglemente anges att Lönenämnden ska ha en
ordförande och en vice ordförande. Posterna som ordförande och vice ordförande
ska rotera mellan de samverkande kommunerna och följa mandatperioderna.
Lönenämnden föreslog, 2015-05-07 § 7, kommunfullmäktige att utse Helene
Stranne (M) som vice ordförande för Lönenämnden.
Kommunfullmäktige beslutade 2015-10-01 § 76 att utse Helen Stranne (M) som
vice ordförande för Lönenämnden mandatperioden ut.
Särskilda konsekvensbeskrivningar
1. Ekonomi
Ingen påverkan
2. Miljö
Ingen påverkan
3. Folkhälsa
Ingen påverkan
4. Facklig samverkan enligt FAS
Krävs ej
Förslag till beslut

Lönenämnden noterar informationen.
Linda Andersson
Nämndsekreterare
Administrativa enheten
Lennart Ekman
Enhetschef
Löneenheten
Beslutet expedieras till:
Kommunfullmäktige
Lysekils kommun
Sotenäs kommun
455 80 MUNKEDAL
•
Telefon växel 0524-180 00
Bankgiro 549-6260
•
•
Fax 0524-181 10
Postgiro 11 54 40-0
•
•
www.munkedal.se • [email protected]
Organisationsnummer 21 20 00-1330
9
10
2015-11-02
Dnr: LNSML 2015-8
Sammanträdestider 2016 för Lönenämnden
Administrativa enheten har tagit fram förslag till sammanträdestider för
Lönenämnden år 2016.
De föreslagna mötesdagarna har lagts med hänsyn till kommunens budgetprocess.
Föreslagna 4 sammanträdesdagar för lönenämnden år 2016, kl 09.00 är:
Torsdag 11/2
Onsdag 4/5
Torsdag 8/9
Torsdag 10/11
Förslag till beslut
*
Lönenämnden beslutar att godkänna sammanträdestider för år 2016.
Linda Ökvist
Nämndsekreterare
455 80 MUNKEDAL • Telefon växel 0524-180 00 • Fax 0524-181 74 • www.munkedal.se • [email protected]
Bankgiro 549-6260 • Postgiro 11 54 40-0 • Organisationsnummer 21 20 00-1330