Sammanträde med regionstyrelsen den 13 januari 2015
1 (2) Föredragningslista Sammanträde med regionstyrelsen den 13 januari 2015 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl. 9.30-16.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden Fullmäktigeärenden 1. Utredning och översyn av regionarkivet Diarienummer RS 503-2012 2. Överlämnande av allmänna handlingar i samband med ny politisk organisation av patientnämnderna vid årsskiftet 2014/2015 Diarienummer RS 3470-2014 3. Revidering av Maritim strategi för Västra Götaland 2014 Diarienummer RS 2440-2012 - Föredragning 4. Ansökan om medlemskap i Kommunalförbundet ambulanshelikopter Värmland - Dalarna Diarienummer RS 3274-2014 Styrelseärenden 5. Regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland Diarienummer RS 304-2010 6. Plan för fortsatt arbete med e-handel- förslag från servicenämnden Diarienummer RS 2374-2012 7. Reviderad delegeringsordning för regionstyrelsen Diarienummer RS 691-2012 8. Avståendeförklaringar Diarienummer RS 3769-2014 (utdelas) Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Föredragningslista från regionstyrelsen, 2015-01-13 9. Västra Götalandsregionens representanter i dialog med förhandlingsmännen för ”Sverigeförhandlingen” Diarienummer RS 3273-2014 10. Yttrande över En lag om upphandling av koncessioner (SOU 2014:69) Länk till utredning: http://www.regeringen.se/sb/d/108/a/246922 Diarienummer RS 3753-2014 11. Delegeringsärenden Diarienummer RS 41-2015 12. Anmälningsärenden Diarienummer RS 40-2015 13. Valärenden Diarienummer RS 3-2015 14. Övriga frågor Information A. Information från regiondirektören B. Halvdagsseminarium: Sjukvårdsutbud Stor-Göteborg Kl. 13.00-16.00: Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se ). 2 (2) Ärende 1 Västra Götalandsregionen 1 (17) Tjänsteutlåtande Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 Västra Götalandsregionen Regionkansliet/administrativa avd. Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: 010-441 25 95 E-post: [email protected] Till Ägarutskottet Utredning och översyn av regionarkivet Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar att föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Förslag till Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun fastställs. 2. Förslag till Avtal om samverkan i gemensam arkivorganisation fastställs. Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen för egen del beslutar följande: 1. Verksamhetsanalysen överlämnas till arkivnämnden. 2. Arkivnämnden uppmanas att under hösten 2015 redovisa åtgärder som genomförts med anledning av verksamhetsöversynen. Ägarutskottet beslutar för egen del följande: 1. Ägarutskottets uppdrag (2013-05-29 § 65, punkt 1) till regiondirektören att tillsammans med representant för Göteborgs Stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente förklaras fullgjort. Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden är arkivmyndighet med huvuduppdraget att ansvara för driften av gemensamma arkiv i Västra Götalandsregionen (VGR) och Göteborg Stad, utöva tillsyn samt vara rådgivare. Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade för 15 år sedan. Verksamheten finansieras till 60 procent av VGR och 40 procent av Göteborgs Stad. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för arkivnämnden. Ägarutskottet beslöt 2013-05-29 att genomföra en översyn av regionarkivets verksamhet. En arbetsgrupp har sett över arbetsformer, former för samverkan och dialog för ledning och styrning av arkivnämnden. Arbetet har resulterat i förslag till förändringar/uppdateringar i de två styrande dokumenten ”Reglemente för arkivnämnden” och ”Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation” Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 2 (17) Översyn och utvärdering av verksamheten har gjorts av ett konsultbolag som bedömt om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt samt beskrivit vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. Utifrån genomlysningen av verksamheten kan konstateras att ett förändringsarbete av organisationen, ledning och styrning samt verksamhetsutveckling behöver genomföras i enlighet med den av konsulterna redovisade rapporten. Ett stort ansvar vilar på förvaltningsledningen och nämnden att fullfölja förändringsarbetet. Med föreslagna åtgärder finns goda förutsättningar för att driva verksamheten ändamålsenligt i nuvarande organisationsform. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen (VGR) och Göteborgs Stad är en gemensam nämnd organiserad inom Göteborgs Stad. Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade för 15 år sedan. I skrivelse 2012-02-06, Dnr 503-2012, från arkivnämnden framför nämnden önskemål om att verksamheten analyseras samt att samverkansavtalet mellan huvudmännen och reglemente för arkivnämnden ses över. Ägarutskottet beslöt 2013-05-29 § 65 att uppdrag år regiondirektören att tillsammans med representant för Göteborgs stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente. Kommunstyrelsen i Göteborgs Stad beslöt 2013-10-23 att ge stadsledningskontoret i uppdrag att i samverkan med berörda aktörer genomföra en översyn och utvärdera Regionarkivets verksamhet. Regionkansliet redovisar i detta tjänsteutlåtande förslag med anledning av ägarutskottets uppdrag. Ett likalydande tjänsteutlåtande jämte bilagor behandlas i kommunstyrelsen och i kommunfullmäktige i Göteborgs stad. Arkivnämnden Arkivnämnden är arkivmyndighet med huvuduppdraget att ansvara för driften av gemensamma arkiv i VGR och Göteborgs Stad, utöva tillsyn, vara rådgivare till huvudmännens myndigheter vad avser arkivbildning och arkivvård. Uppdraget omfattas även av att hålla föreningsarkiv d.v.s. arkiv som tar emot och bevarar handlingar för vissa föreningar. Regionarkivets verksamhet i sin nuvarande form har funnits i 15 år. Verksamheten finansieras till 60 procent av VGR och 40 procent av Göteborgs Stad. Antalet anställda i förvaltningen är 64 personer. Region- och kommunbidrag uppgick 2013 till 48 131 000 kr samt övriga intäkter till 10 094 000 kr. Verksamheten, finns i Vänersborg och Göteborg där arkivhandlingarna förvaras. Omkring 130 000 hyllmeter arkiv är fördelade i två stora depåer. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för arkivnämnden. Det innebär att arkivnämnden ska följa Göteborgs Stads regelverk, policys och riktlinjer. Båda huvudmännen har uppsiktsplikt över nämnden enligt kommunallagen. Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 3 (17) Regionarkivets verksamhet styrs av reglemente för arkivnämnden för VGR och Göteborgs Stad, jämte avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation. Båda styrdokumenten upprättades 1999. Kritik och synpunkter från stadsrevisionen och revisorer för VGR Revisorer för Västra Götalandsregionen och Stadsrevisionen riktade för verksamhetsåret 2012 en sammanvägd kritik mot arkivnämnden i form av en anmärkning. Kritiken motiverades utifrån brister som iakttagits i granskningen inom fyra delområden: • Nämnden hade för tredje året i rad uppvisat brister i uppträdandet som upphandlande myndighet. • Nämnden hade brustit i sin ekonomistyrning vilket medförde att det redovisade årsresultatet uppgick till -1 269 000 kr. Det egna kapitalet kom därigenom att bli -800 000 kr. • Nämnden hade inte genomfört någon riskanalys för verksamhetsåret eller för egen del antagit regler och anvisningar för den interna kontrollen. • Nämnden saknade mål för arbetsmiljön i den egna verksamheten. Revisorer för Västra Götalandsregionen och Stadsrevisionen bedömde efter 2013 års granskning att arkivnämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att avhjälpa de brister som sammantaget föranledde revisionskritik år 2012. Kritiken kvarstår därför inte. Arkivnämnden redovisade efter årsbokslutet 2012 ett resultat på minus 1 269 000 kr och ett negativt eget kapital på 800 000 kr. År 2013 blev resultatet ett överskott på 82 000 kr. Nämndens egna kapital 2014 är -718 000 kr. Nämnden har upprättat en handlingsplan för återställande av eget kapital. Utifrån handlingsplanen som arkivnämnden upprättat beslutade kommunstyrelsen 2013-12-04 att bevilja nämnden en längre period än vad gällande regelverk medger för att återställa nämndens egna kapital. Beslutet betyder att arkivnämnden har till och med 2015 på sig att återställa sitt egna kapital. Samtidigt beslutades att arkivnämnden ska utöka antalet skriftliga rapporter till kommunstyrelsen om hur arbetet med återställandet av eget kapital fortgår. Nämndens senaste prognos efter augusti visar på ett överskott på 400 000 kr för 2014 vilket är i linje med nämndens åtgärdsplan för att återställa det egna kapitalet. Uppdragets genomförande Översyn av samarbetsavtal och reglemente En arbetsgrupp med representanter från Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har sett över arbetsformer, former för samverkan för ledning och styrning av arkivnämnden. Arbetet har resulterat i förslag till förändringar/uppdateringar i de två styrande dokumenten från 1999, ”Reglemente för arkivnämnden” och ”Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation” I förslaget ”Reglementet för arkivnämnden” har språkliga redigeringar och förtydliganden gjorts. I förslaget ”Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation” har omarbetningar gjorts. De viktigaste förändringarna redovisas nedan. • 11 § är ny ”Huvudmännen ska utse var sin kontaktperson gentemot regionarkivet” Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 • • 4 (17) Under stycket ”Ekonomi” har texten ”Vid eventuell uppkomst om negativt eget kapital ska detta regleras, där huvudmännen bidrar enligt andelstalen” tagits bort. Till stycket om ”lokaler” har ett tillägg gjors om att akivnämnden ska använda sig av Göteborg Stads lokalsekretariat för beredning av lokalärenden. Dessutom har språkliga justeringar och uppdateringar gjorts i dokumentet. Översyn av verksamheten Översyn och utvärdering av verksamheten har gjorts av konsultbolaget Acando. De har genomfört en genomlysning av verksamheten och gjort en bedömning om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Konsulterna har också beskrivit vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. Konsulternas översyn redovisas i en rapport som finns tillgänglig på regionkansliet. Rapportens innehåll är avstämt med Regionarkivet. Analysen bygger på konsulternas uppfattning och på deras bild av verksamheten. Sammanfattning av konsultrapporten. Utvärderingen och översynen av regionarkivets verksamhet har genomförts genom verksamhets- och intressentintervjuer och analys av tillgängligt internt material. 30 personer inom arkivnämnden, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad har intervjuats. Referensramen är aktuell lagstiftning och material från Sveriges Kommuner och Landsting rörande verksamhetsstyrning och kommunal effektivitet. Uppdraget har avgränsats till att studera gränssnitt mellan regionarkivets uppdrag och myndigheter och bolag inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. De primära fokusområdena har varit övergripande ledning och styrning, depåverksamheterna och enheten för Tillstånd och Rådgivning. Av verksamhetsöversynen framgår att regionarkivet i nuläget saknar en tydligt uttalad målbild för var verksamheten som helhet ska befinna sig i framtiden. Ekonomistyrning, verksamhetsstyrning eller målstyrning används inte systematiskt som verktyg för att styra och leda verksamheten. Regionarkivets organisationsstruktur är otydlig. Strukturen har oklar logik i enhetsindelning och i resursdisposition mellan enheterna. Analysen pekar på att regionarkivet står inför ett antal utmaningar till exempelvis: Avsaknaden av en styrningsstruktur som styr hela verksamheten Nuvarande organisationen behöver ses över, organisationsmodellen och logiken bör bli tydlig och stödja det uppdrag som arkivnämnden fått Utvecklingsfrågorna har inte någon tydlig koppling till en målbild Det finns inte någon uttalad projektmetodik för att hålla samman, styra och följa upp pågående projekt Regionarkivet står inför stora utmaningar inom IT-området, både gällande val av teknik och format för hur information ska långtidslagras och på ett effektivt sätt kunna tillhandahållas och tillgängliggöras Vad gäller arkivfrämjande aktiviteter har informationsbevarande haft högsta prioritet. Bred tillsyn enligt arkivlagstiftningen och en proaktiv strukturerad styrning av verksamheten, konkreta mål och ett långsiktigt perspektiv har fått stå tillbaka. För regionarkivets intressenter har detta resulterat i en upplevd bristande tillgänglighet och stöd i arkivfrågor. Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 Mot bakgrund av vad som framgår av verksamhetsanalysen är det svårt att bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Av genomförda intervjuer upplever konsultbolaget att det finns goda möjligheter att genomföra de i verksamhetsanalysen föreslagna förbättringarna och att det generellt sett finns stöd för förändringsarbete hos såväl medarbetare som övriga intressenter. Utifrån de intervjuer som gjorts kan det konstateras att i det dagliga arbetet utförs många bra insatser och att det finns en insikt om och önskemål om att utveckla verksamheten. Det finns en stor efterfrågan på regionarkivets kompetens och en önskan om ett närmare samarbete med intressenterna. Beredning Ärendet har beretts av en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. Regionkansliets och Stadsledningskontorets slutsatser Utifrån den genomlysningen som gjorts av verksamheten kan konstateras att ett förändringsarbete av organisationen, ledning och styrning samt verksamhetsutveckling behöver genomföras. Regionarkivet har från och med september en ny förvaltningschef på plats. Regionarkivet har påbörjat förbättringsarbetet. Den kritik revisorerna för Västra Götalandsregionen och stadsrevisionen har framfört kvarstår inte, nämnden har också förbättrat sin ekonomi och fullföljer planen med att återställa eget kapital. Rapporten om verksamhetsöversyn tar upp förslag på förbättringar och att det finns stora möjligheter att genomföra dessa i organisationen. Ökad samverkan mellan huvudmännen behövs. Arbetsgruppen föreslår att kontaktpersonerna bereder underlag till den årliga politiska budgetberedningen och sammankallar årligen till avstämningsmöte. Formaliserade årliga budgetmöten där budgetframställningar m.m. samlas ihop ger bättre planeringsförutsättningar för arkivnämnden och förvaltningen. Ett stort ansvarar vilar på förvaltningsledningen och nämnden att fullfölja förändringsarbetet och där är konsultrapporten är ett stöd. Med föreslagna åtgärder finns goda förutsättningar för att driva verksamheten ändamålsenligt i nuvarande organisationsform. Regionkansliet och Stadsledningskontoret kommer löpande följa förändringsarbetet i regionarkivet. 5 (17) Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 6 (17) Regionkansliet Ann-Sofi-Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Förslag, Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun Förslag, Avtal om samverkan i gemensam arkivorganisation Ägarutskottets beslut 2013-05-29, § 65, (avseende avsnittet Arkivnämnden) Rapporten ”Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet” finns tillgänglig på Regionkansliet och Stadsledningskontoret. Beslutet skickas till Regionstyrelsen Bengt Säterskog Arkivnämnden [email protected] efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut Frank Lund [email protected] efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 7 (17) Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun Arkivnämndens huvuduppgift 1§ Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun är en gemensam nämnd enligt 3 kap 3 a § kommunlagen organiserad inom kommunen. Arkivnämnden är arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. I dess uppgifter och ansvar ingår att förelägga respektive fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom området, svara för anvisningar till och tillsyn över regionens och kommunens myndigheter vad avser arkivbildning och arkivvård samt ansvara för driften av gemensamma arkiv i regionen och kommunen. Allmänna uppgifter och befogenheter 2§ Arkivnämnden ska tillse att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten. Arkivnämnden ska ge vägledning och råd till verksamheterna i frågor som rör arkivnämndens verksamhetsområde. Arkivnämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare, om inte personaloch arbetsmarknadsutskottet tillagts särskilda befogenheter enligt kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens delegationsordning. Arkivnämnden får besluta om att ingå kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor, som personal- och arbetsmarknadsutskottet äger ange. Arkivnämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive fullmäktige och styrelse samt regionens och kommunens övriga nämnder. Arkivnämnden får infordra yttranden och upplysningar från dessa övriga nämnder när det behövs för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter. Arkivnämnden ska i övrigt fullgöra de uppdrag som framgår av arkivreglementet, samarbetsavtalet och vad respektive fullmäktige eller styrelse överlämnat till arkivnämnden. Göteborgs kommun är administrativ huvudman för nämnden. Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 8 (17) 3§ Arkivnämnden har inom sitt förvaltningsområde rätt att själv eller genom ombud föra Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns talan i mål eller ärenden när detta följer av lag eller annan författning eller kommunfullmäktigs beslut. att anta ackord och avskriva fordringar och att inom ramen för beviljade anslag inrätta och lönesätta befattningar i den omfattning som framgår av särskilda föreskrifter. 4§ Arkivnämnden ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör arkivnämndens verksamhetsområde. Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan säkerheten eftersätts. När arkivnämnden eller dess förvaltning tar emot ansökan i ett ärende som inte kan avgöras inom en snar framtid bör – när så inte är olämpligt eller svårgenomförbart – den sökande underrättas om att ansökan har kommit in och vem som kommer att handlägga ärendet samt – om möjligt – när ärendet förväntas bli avgjort. Arkivnämnden och dess förvaltning ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt och i övrigt underlätta för den enskilde att ha med arkivnämnden att göra. 5§ Utöver vad som följer av förvaltningslagens föreskrifter om myndigheternas serviceskyldighet gentemot enskilda ska arkivnämnden svara för allmän information i frågor som rör dess verksamhetsområde. 6§ Om inte arkivnämnden bestämmer annat, ska handlingar som utfärdas på dess vägnar undertecknas av ordföranden. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och, vid förfall även för sådan, den ledamot som istället utses av arkivnämnden. Motsvarande regler gäller för utskott inom arkivnämnden. Delegationsbeslut fattas i arkivnämndens namn. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat beslutas av arkivnämnden, undertecknas av delegaten. Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 9 (17) Förvaltningschefs rätt/skyldighet att anteckna sin mening i protokollet 7§ Arkivnämnden ska i sina protokoll låta förvaltningschefens mening antecknas i frågor av väsentlig ekonomisk betydelse. Förvaltningschefen är skyldig att i protokollet ge sin mening tillkänna i fråga om förslag som inte är uttryckligen finansierade. Delgivning 8§ Delgivning med arkivnämnden kan – förutom med ordföranden – ske med förvaltningschefen eller med den som enligt särskilt beslut av nämnden innehar fullmakt att förträda nämnden i ärendet eller som annars tillagts behörighet att ta emot delgivningar för nämndens räkning. Arkivnämndens regelgivning 9§ Innan arkivnämnden beslutar eller föreslår en föreskrift, ska den noga överväga om det är den mest ändamålsenliga åtgärden. Föreskrifter ska vara enkla, klara och lätta att överblicka. Arkivnämnden ska fortlöpande se över sina föreskrifter och pröva om de behövs och om de är lämpligt utformade. Antal ledamöter och ersättare mm 10 § Regionfullmäktige och kommunfullmäktige väljer vardera 3 ledamöter och 3 ersättare för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum. Ordförande och vice ordförande 11 § Respektive fullmäktige väljer för mandattiden bland arkivnämndens ledamöter en ordförande och en vice ordförande enligt reglerna i samverkansavtalet. Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 10 (17) 12 § Ordföranden ska leda, samordna och övervaka arkivnämndens verksamhet. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörande av denna uppgift. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande. Om varken ordföranden eller vice ordförande kan närvara vid sammanträde med arkivnämnden, utser nämnden annan ledamot att för tillfället föra ordet. 13 § Om ordföranden på grund av sjukdom eller annars för längre tid är hindrad att fullgöra sitt uppdrag, får arkivnämnden utse annan ledamot att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättares tjänstgöring mm 14 § Om inte något annat är särskilt föreskrivet gäller följande i fråga om ersättarnas tjänstgöring. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. En ersättare som avbryter tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde eller till ett fortsatt sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. 15 § Ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 11 (17) Kallelse till sammanträde med Arkivnämnden 16 § Kallelse till sammanträde med arkivnämnden bör tillställas ledamöterna och ersättarna i god tid före sammanträdet och samtidigt bör uppgift lämnas om de ärenden, som förväntas bli behandlade vid sammanträdet. Ledamot eller ersättare som är hindrad närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Närvarorätt för regionråd och kommunalråd 17 § Regionråd och kommunalråd med områdesansvar för arkivnämndens verksamhetsområde har rätt att delta i nämndens sammanträden och har därvid rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Detta reglemente gäller från och med 2015-01-01 i Västra Götalandsregionen och i Göteborgs kommun. Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation Västra Götalandsregionen (VGR) genom regionstyrelsen och Göteborgs kommun genom kommunstyrelsen träffar följande avtal om samverkan i en gemensam nämnd för Regionens arkiv och Göteborgs stadsarkiv. Syfte 1§ Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun har båda behov av att omhänderta stora volymer av kvalificerat arkivmaterial. Det är nödvändigt att försäkra sig om att befintligt material får en säker behandling med god tillgänglighet och att nya rationella metoder för arkivhantering utvecklas och används. Parternas resurser har samordnats i en gemensam organisation. Arkivnämnden ska arbeta efter det arkivreglemente som huvudmännen har beslutat om. Samarbetsform 2§ Samarbetet sker i en gemensam nämnd enligt 3 kap 3 a § kommunallagen. Nämnden inrättades 1 mars 1999 i Göteborgs kommun och ingår i dess organisation. Göteborgs kommun är administrativ huvudman för nämnden. Uppgifter 3§ Nämnden ska vara arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. I dess uppgifter och ansvar ingår att förelägga fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom området, svara för anvisningar till och tillsyn över Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommuns nämnder och styrelser vad avser arkivbildning och arkivvård samt ansvara för driften av de centrala arkiven enligt § 10 nedan. Nämndorganisationen 4§ Nämnden benämns Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. För nämnden ska gälla bifogade reglemente som ska fastställas av respektive fullmäktige. Parterna ska utse vardera lika många ledamöter och ersättare. Ordförandeskapet ska växla mellan parterna och följa mandatperioderna. Inför mandatperioden 2014-2018 står kommunen i tur att utse ordförande och VGR vice ordförande. 12 (17) Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 5§ Nämndens behörighet och befogenheter regleras i dess reglemente, arkivreglementena för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun, vad i övrigt sägs i detta avtal samt av parterna lämnade budgetriktlinjer. Vid motsägelser ska bestämmelserna ha företräde i nu nämnd ordning. 6§ Nämnden ska inom ramen för sitt reglemente själv bestämma sina arbetsformer. Parterna är dock överens om att nämnden regelbundet bör förlägga sammanträden till Vänersborg och Göteborg. 7§ Sammanträdesarvoden och andra förmåner till ledamöter och ersättare ska utgå enligt Västra Götalandsregionen bestämmelser för ledamöter och ersättare som utsett av denna och enligt kommunens bestämmelser till ledamöter och ersättare som utsett av denna Till ordförande och vice ordförande i nämnden utgår fasta arvoden enligt kommunens bestämmelser. Arkivreglemente mm 8§ Förutsättningarna för Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns arkivbildning och arkivvård ges i gällande lagar och arkivreglementen fastställda av respektive fullmäktige. Parterna är ense om att arkivreglementena ska ha samma huvudsakliga uppbyggnad och inriktning med de anpassningar som krävs för respektive parts organisation. Arkivreglementena ska därför utarbetas i nära samarbete mellan parterna. Förvaltningsorganisationen 9§ Arkivverksamheten ska under arkivnämnden bedrivas inom förvaltningen Regionarkivet. 10 § Verksamheten inom Regionarkivet ska ledas av förvaltningschef som också ska vara verkställande tjänsteman för arkivnämnden. Nämnden ska samråda med kommunstyrelsen vid tillsättande av förvaltningschef om inte annat beslutas av kommunstyrelsen. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas. 13 (17) Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 11§ Huvudmännen ska utse var sin kontaktperson gentemot regionarkivet. Ansvar mot tredje part 12 § Arkivnämnden ska överta ansvaret för civilrättsliga förpliktelser och rättigheter avseende den verksamhet som övergår till nämnden. Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun svarar gemensamt för förpliktelser som arkivnämnden kan komma att ikläda sig. Nämnden företräder de samverkande parterna i tvist med tredje part. Nämnden ska därvid biträdas av Göteborgs stadskanslis juridiska enhet. Denna ska samråda med Västra Götalandsregionens chefsjurist. Revision – Insyn 13 § Nämnden är enligt lag redovisningsansvarig inför både regionfullmäktige och kommunfullmäktige. Revision utförs av såväl Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns revisorer. Nämnden ska därutöver på begäran av regionstyrelsen och kommunstyrelsen lämna de upplysningar som önskas. Regionråd och kommunalråd, med områdesansvar, ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Ekonomi 14 § A. Andelstal Baserat på en sammanvägning av verksamhetens omfattning och befolkningsunderlag är respektive huvudmans andel i arkivnämnden: Västra Götalandsregionen 60 % och Göteborgs kommun 40 %. B. Ekonomiskt bidrag till arkivnämnden Huvudmännen ska årligen, inom ramen för den årliga budgetprocessen, besluta om nästkommande års bidrag till arkivnämnden. Respektive huvudmans bidrag ska utgå enligt andelstalet. C. Resultatredovisning och resultattäckning Nämnden ingår i Göteborgs kommuns organisation och kommunen ska uppta hela nämndens resultat- och balansräkning i kommunens koncernredovisning. Arkivnämndens resultat ska balanseras till nästkommande år i nämndens balansräkning. D. Ekonomistyrning mm 14 (17) Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 Arkivnämnden ska följa Göteborgs kommuns riktlinjer för genomförande av budget samt övriga föreskrifter och anvisningar inom ekonomiområdet. E. Medelsförvaltning Arkivnämnden ingår i Göteborgs kommuns organisation och medelsförvaltning, likviditetsförsörjning samt lång upplåning (kommunskuld) vid investeringsbehov ska ske genom Göteborgs koncernbank. Anslutning av arkivnämnden till Göteborgs koncernbanksystem regleras i särskilt avtal mellan arkivnämnden och koncernbanken. Parterna ska till arkivnämnden månatligen utbetala 1/12 av årsbidraget. Detta ska finnas tillgängligt på arkivnämndens bankkonto vid tidpunkt som gäller enligt Göteborgs stads koncernbanks ordinarie rutiner för utbetalning av kommunbidrag. F. Avgifter Regionarkivet får ta ut avgifter i enlighet med bestämmelserna i respektive arkivreglemente för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. Lokaler 15 § Arkivnämnden skall verka för att de lokaler nämnden disponerar utnyttjas så rationellt som möjligt och att lokaler som inte är nödvändiga för verksamheten avvecklas. Vid behov av inhyrning av lokal, större ombyggnad av lokal för verksamheten ska nämnden informera Västra Götalandsregionen samt överlämna ärendet till Göteborgs kommuns lokalsekretariat för beredning. Samråd ska ske med Västfastigheter. Före tecknade av hyreskontrakt ska yttrande från lokalsekretariat bifogas till nämndens beslut. Upplösning av samarbetet 16 § Om parterna enats om att samarbetet ska upphöra eller endera parten sagt upp avtalet till upphörande ska följande gälla. 17 § Verksamheten vid Regionarkivet Vänersborg och verksamheten avseende Västra Götalandsregionens samlingar vid Region- och Stadsarkivet Göteborg övergår till VGR. 18 § Vardera parten ska överta ansvaret för de samlingar som hör till respektive part. Samtliga arkivhandlingar som skapats inom de tre tidigare landstingen samt de handlingar som tillkommer som ett resultat av Västra Götalandsregionens verksamhet övertar VGR. Samtliga arkivhandlingar som skapats i verksamhet 15 (17) Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 som Göteborgs Stad bedrivit samt de handlingar som tillkommer som ett resultat av kommunens verksamhet övertar kommunen. Lokaler som hyrs av tredje part ska hänföras till den part som har störst andel av verksamheten i lokalen. 19 § Anläggningstillgångar anskaffade från och med 1999 samt omsättningstillgångar ska skiftas enligt andelstalet med det värde de är upptagna i balansräkningen. Motsvarande fördelning ska göras av skulder och eget kapital. 20 § Skifte av materiella tillgångar såsom inventarier ska göras till den verksamhetsenhet där de är permanent placerade. Eventuella differenser mellan dessa tillgångars värde och skiftningsvärdet enligt andelstalet ska regleras genom ekonomisk ersättning (lösen). 21 § Vardera parten har rätt att tillgodogöra sig rättigheter respektive är skyldig att fullgöra förpliktelser hänförliga till arkivenhet som hemförts, oavsett när rättigheten/skyldigheten uppkommit om inte särskild överenskommelse träffats om annat. Om fördelning inte på ett naturligt sätt kan ske enligt föregående stycke ska en uppdelning av rättighet respektive ansvar göras enligt ovan angivna andelstal. Konfliktlösning 22 § Tvist om avtalets innehåll och tillämpning ska i första hand hänskjutas till förhandlingar mellan regionstyrelsen och kommunstyrelsen. Om enighet därvid inte kan uppnås ska tvisten hänskjutas till skiljedom enligt vid tillfället gällande lagstiftning om skiljemannaförfarande. Förfarandet ska äga rum i Vänersborg. 23 § Tvist mellan en nämnd/förvaltning och arkivnämnden som avser tillämpningen av gällande arkivbestämmelser och arkivnämndens befogenheter ska avgöras enligt regionens respektive kommunens interna regler för tvistlösning. 16 (17) Datum 2014-10-09 Diarienummer RS 503-2012 Giltighet 24 § Avtalet gäller, under förutsättning av regionfullmäktiges och kommunfullmäktiges godkännande, från och med den 2015-01-01 och till och med 2018. Om ingen av parterna senast 2016-12-31 skriftligen sagt upp avtalet förlängs det att gälla tills vidare med två kalenderårs uppsägningstid. 25 § Inträffar förhållanden som väsentligt påverkar förutsättningarna för detta avtal har part rätt att påkalla förhandlingar om anpassning av avtalet. Om det åberopade förhållandet inte orsakats eller kunnat påverkas av parterna är parterna ense om att en sådan anpassning ska ske. Vänersborg den Göteborg den 17 (17) Ärende 2 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2014-12-18 Diarienummer RS 3470-2014 Västra Götalandsregionen Regionkansliet/administrativa avdelningen Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: 010-441 25 95 E-post: [email protected] Till Regionstyrelsen Överlämnande av allmänna handlingar i samband med ny politisk organisation av patientnämnderna vid årsskiftet 2014/2015 Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Allmänna handlingar i pågående ärenden samt övriga för verksamheten nödvändiga handlingar ska lämnas över från Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla till den nya patientnämnden Väster. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige beslöt 2014-04-15 § 42 om detaljutformning av den politiska organisationen 2015-2018. Vid den förändrade politiska organisationen som genomförs vid årsskiftet 2014/2015 med anledning av fullmäktiges beslut, kommer nuvarande fyra patientnämnder att utökas till fem patientnämnder. Detta innebär att en ny patientnämnd, patientnämnden Väster, bildas. Verksamheten inom Patientnämnderna i Borås, Göteborg och Uddevalla blir delvis förändrade då dessa nämnder var och en fr.o.m. 1 januari 2015 har ett något mindre geografiskt område till förmån för Patientnämnden Väster. Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla föreslår därför att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar att i samband med ny politisk organisation av patientnämnderna vid årsskiftet 2014/2015 ska allmänna handlingar i pågående ärenden samt övriga för verksamheten nödvändiga handlingar lämnas över från Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla till den nya myndigheten som ska överta verksamheten. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Beslut från Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla daterat 2014-11-21. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-12-18 Diarienummer RS 3470-2014 Beslutet skickas till Patientnämnderna efter regionfullmäktiges beslut Arkivnämnden efter regionfullmäktiges beslut Diariet för kännedom 2 (2) Ärende 3 RS 2440-2012 Bilaga 1. FÖRSLAG (revidering av 2008 års strategi) (Några redaktionella justeringar har gjorts i detta dokument förhållande till det dokument som BHU behandlade). Maritim strategi för Västra Götaland 1 Maritim strategi för Västra Götaland Innehållsförteckning: Bakgrund Maritim strategi för Västra Götaland – avgränsningar Syftet med en maritim strategi Vision för Västra Götaland som maritim region Det maritima områdets betydelse för Västra Götaland Havsmiljön i Västra Götaland Slutsatserna i rapporten Maritima kluster i Västra Götaland 2012. Samverkan och partnerskap mellan aktörerna i maritima sektorn Maritimt handlingsprogram för Västra Götaland Den nationella maritima strategin – betydelse för Västra Götaland ”Blue growth” – möjligheter till internationell samverkan för Västra Götaland Sammanfattande bedömning: Inriktning för den maritima strategin 2 Maritim strategi för Västra Götaland Bakgrund Under 2012 utarbetade VGR, GU och Chalmers en gemensam utredning om utvecklingsmöjligheter i den maritima sektorn i Västra Götaland; Maritima kluster i Västra Götaland 2012. Västra Götalandsregionen ställde sig bakom slutsatserna och förslagen i rapporten. I beslutet från regionstyrelsen, Västra Götalandsregionen, 2013-02-26, angående Utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland (RS 2440-2012) konstaterades att: 1. Regionstyrelsen ställer sig bakom en fortsatt utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland enligt utredningens förslag 2. Regiondirektören får i uppdrag att utarbeta förslag till revidering av den maritima strategin. Mot bakgrund av Regionstyrelsens beslut har en maritim strategi för Västra Götaland utarbetats med klusterutredningen som grund, som ersätter den tidigare strategin från 2008. Maritim strategi för Västra Götaland – avgränsningar Begreppet maritim är inspirerat av EU:s arbete med en framtida havspolitik, som lades fram i en grönbok från EU kommissionen år 2006. Den engelska beteckningen på detta arbetsområde är ”maritime policy”. Trots att EU saknar en explicit definition av det maritima området framgår att man utgått ifrån ett uttalat holistiskt synsätt. Den maritima politiken tar ett brett grepp, som omfattar alla kategorier civila verksamheter, näringsliv, myndigheter, forskning, politikområden och lagstiftning som har att göra med havet. I vissa sammanhang förknippas maritim främst med sjöfart. I den maritima strategin har vi liksom EU dock en betydligt bredare tolkning av begreppet då vi i princip innefattar alla verksamheter som är relaterade till havet. I den maritima strategin för Västra Götaland avser ”maritim” just aktiviteter och näringsliv som är kopplade till havet och betingas av närheten till havet. Det betyder att aktiviteterna är beroende av havet för att kunna utföras; sjöfart är beroende av havets egenskaper för sina transporter, fiske och vattenbruk för tillgång till sin råvara samt kust- och havsturism baseras på bad, båtliv, dykning etc. Även om havet och havsmiljön i sig inte är liktydigt med det maritima så är forskning och studier om havet samt åtgärder för havsmiljön ”maritima” i meningen att de är just aktiviteter och verksamheter som har samband med och betingas av den marina miljön. Eftersom alla maritima aktiviteter också leder till verksamheter på land innebär den maritima strategin att fokus ligger både på land och vatten och särskilt gränssnittet däremellan. Förutom Västerhavet (Skagerrak och Kattegatt) omfattas även insatser i Vänern av den maritima strategin. I Vänern finns flertalet av maritima verksamheter som även finns längs västkusten; sjöfart, fiske, båtliv, maritim besöksnäring samt naturvård och forskningsverksamhet. Karlsborg och Hjo är Västra Götalands två kommuner vid Vättern och även där pågår maritim verksamhet som inkluderas i strategin. 3 Syftet med en maritim strategi Den strategi som togs fram 2008 var resultatet av ett omfattande dialogarbete med maritima aktörer i regionen. Strategins beskrivning av styrkeområdets framväxt är fullt relevanta. Syftet med den nya strategin är att peka ut framtida insatsområden. I det fortsatta arbetet med att genomföra strategin kommer ett maritimt handlingsprogram att utarbetas med tydliga prioriteringar för det regionala utvecklingsarbetet. Vision för Västra Götaland som maritim region Den maritima strategin är en del av Västra Götaland 2020, strategin för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2015 (VG2020) som innehåller visionen om ”det goda livet”. Den maritima strategin innehåller en vision för det maritima området: ”Västsverige skall vara en av Europas ledande maritima regioner med lösningar inriktade på innovation samt miljöanpassad och hållbar utveckling”. Det maritima områdets betydelse för Västra Götaland Västra Götaland är Sveriges mest utpräglade havsregion genom den mångfald av maritima aktiviteter som pågår längs havskusten och även genom den inramning av vatten som finns genom Vänern och Vättern i öster. Skagerrak står i direkt förbindelse med Nordsjön och Atlanten. Den marina miljön präglar den biologiska mångfalden ända in i Bohusläns skärgård. Fiske och sjöfart är historiskt betydelsefulla verksamheter som utvecklats in i modern tid och bidrar till att hålla fiskelägen, öar och kustsamhällen vid liv året om. Göteborg är Nordens ledande hamnstad och sjöfarten skapar värden och sysselsättning i kvalificerade tjänster och bland teknikleverantörer. Den maritima sektorn är kunskapsintensiv och det finns en efterfrågan av medarbetare med hög kompetens. Utbildnings- och forskningsinstitutioner vid till exempel Göteborgs Universitet och Chalmers har vuxit fram ur behovet av kvalificerad personal. Det maritima klustret innehåller också myndigheter och offentlig förvaltning med särskild inriktning på maritima frågor, till exempel Havs- och vattenmyndigheten, Kustbevakningen, Sjöfartsverket och SMHI:s hydrografiska avdelning. Även civilsamhället präglas av den maritima traditionen och medvetenheten i Västsverige. Sammantaget har Västra Götaland en stark maritim kultur som är en resurs för fortsatt utveckling. Det maritima området – som består av flera etablerade näringar som till exempel sjöfart, fiske och fiskberedning, besöksnäring, båtbranschen och marin-tekniska underleverantörer – har genomgått flera omvandlingsperioder. Ett exempel är strukturomvandlingen av varvsindustrin i Göteborg, som under tio år från mitten av 1970-talet, avvecklades och helt försvann. Samtidigt lyckades många av de kvalificerade underleverantörerna till varven ta marknadsandelar på exportmarknaden eller utveckla nya kompetenser inom till exempel offshore. Ett annat exempel på omställning är fiskberedningsindustrin som växte fram som en avnämare för det svenska fisket men som idag producerar konkurrenskraftiga fiskprodukter med råvaror från en global marknad. Den maritima sektorn har med andra ord omvandlats och anpassat sig efter nya förhållanden. Det bestående är att näringslivet och övrig kompetens fortsätter att verka inom havsanknuten verksamhet, baserat på kompetens som inhämtats där och på tillgång och närhet till marina resurser. Den maritima sektorn har därmed visat på sin förmåga till transformation och utveckling som vägleds av både marknadssignaler och samhällsbehov. Den framtida utmaningen består bland annat i att använda denna kunskap och erfarenhet för att utveckla nya hållbara, användningsområden för de marina resurserna. Nyttjandet av marina biomaterial kan till exempel bli ett viktigt bidrag till framtidens bioekonomi, vattenbruket kommer att spela en allt viktigare roll för livsmedelsförsörjningen och havsbaserad vind- och vågkraft kommer att lämna betydande bidrag till 4 framtidens energiförsörjning i Europa. Förnybar marin energi kommer även att lämna ett bidrag för omställningen i Västra Götaland till en fossilfri region år 2030. Den maritima sektorn med sin mångfald av branscher och enskilda kvalificerade verksamheter är ett av Västra Götalands styrkeområden. Havsanknuten verksamhet pekas ut som ett styrkeområde i tillväxt- och utvecklingsstrategin Västra Götaland 2020 och ingår också i begreppet ”Five Clusters” som representerar gemensamma styrkeområden för Västra Götalandsregionen, Göteborgs stad, Göteborgs Universitet, Chalmers tekniska högskola och Västsvenska Handelskammaren. Övriga områden är fordonssektorn, grön kemi, life science och hållbar stadsutveckling. Den maritima sektorn består som tidigare nämnts av flera olika verksamheter med olika grad av kopplingar sinsemellan. Men det finns också kopplingar mellan styrkeområden i ”Five Clusters” som till exempel mellan fordonssektorn och sjöfarten samt mellan grön kemi och marina biomaterial. Samverkan är ett ledord för näringslivsutveckling i Västra Götaland och det innebär såväl integration mellan branscher som samverkan mellan företag, universitet och institut samt offentliga aktörer. Havsmiljön i Västra Götaland De maritima verksamheterna är den ena pelaren för havanknuten utveckling i Västra Götaland. Den andra är havsmiljön – den biologiska mångfalden i havet, de marina ekosystemtjänsterna, havet som förutsättning för ett globalt ekosystem i balans, Vänerns rena vatten. Den maritima strategin verkar inom ramen för miljömålet ”Hav i balans samt levande kust och skärgård” där man både betonar den ekologiska balansen och förutsättningarna att hållbart nyttja den marina resursen för ekonomisk och samhällelig utveckling. Den maritima strategin skall också genomföras inom ramen för hållbar utveckling – ekologiskt, ekonomiskt och socialt. Det är en balansgång som på en gång är självklar och en utmaning. Ett illustrativt exempel är besöksnäringen vid kust och hav. Ett levande hav med kustsamhällen som har intakta historiska rötter är en förutsättning för Bohusläns attraktivitet för både närboende och långväga besökare. Hittills har Bohuskusten lyckats upprätthålla sina natur- och kulturvärden vilket visar sig genom en stadigt ökande efterfrågan på vistelser vid kusten. Turismen i Bohuslän och Göteborg omsatte ca 13 miljarder under 2013. Målet är att siffran skall öka till 20 miljarder år 2020 och att Bohuslän i sig skall bli en anledning till att resa till Sverige (”Bohuslän på export”). En satsning på ökad marin- och maritim turism ställer krav på avvägningar och att man också väljer bort investeringar som inte är förenliga med ”god havsmiljö” som målet formuleras i havsmiljödirektivet. I arbetet med maritim utveckling måste frågor om hållbarhet vid expansion inom befintliga branscher respektive satsningar på nya områden stå i fokus. Slutsatserna i rapporten Maritima kluster i Västra Götaland 2012. Rapporten utarbetades på uppdrag av VGR, Göteborgs Universitet och Chalmers Tekniska Högskola (se bilaga 1). En orsak till rapporten var bl.a. att underlätta en strategisk prioritering bland insatserna på det maritima området. Havsmiljön och den maritima sektorn var ett av fem prioriterade områden i rapporten om styrkeområden i Västra Götaland, Five Clusters (2011). En fördjupad analys kring styrkeområden inom den maritima sektorn ansågs därför motiverad. Klusterrapportens centrala del är en analys som fångar upp omställningen av den maritima sektorn, där strategisk forskning, innovationer, samarbeten mellan akademi-näringsliv samt politiska prioriteringar och styrmedel spelar en central roll. I studien undersöks särskilt förnyelse av 5 traditionella verksamheter genom omvandling/utveckling av etablerade branscher samt framväxt av nya verksamhetsområden med tillväxtpotential som baseras på havet och kusten. Analysen av tillväxt och innovationspotential visar på sex delkluster som skall prioriteras särskilt i det fortsatta arbetet med maritima strategin: • Havsförvaltning • Maritima operationer och maritim teknologi • Marin bioteknologi • Marin energi • Marina livsmedel • Turism och rekreation En stor del av rapporten är en analys av arbetssättet för att driva innovationsaktiviteter i den maritima sektorn. Det är en utmaning att samverka mellan företag och forskning, mellan forskning och myndigheter samt även mellan forskargrupper som är verksamma inom olika fakulteter. Finansiering av innovationsaktiviteter är också en fråga som den maritima klustersatsningen måste ta sig an. I rapporten finns också förslag på struktur för samverkan och förankring för att driva innovationsfrämjande aktiviteter framåt. Det föreslås bland annat att: • Det måste finnas en organisation som har ett administrativt ansvar för klustret och ser till att det är aktivt och fungerar. • Delklustren bör ha ett ledarskap som delas mellan en ledande företrädare för forskningen och en ledande företrädare för avnämarna, det kan vara företag eller myndighet. • Delklustret måste utforma gemensamma mål och arbetsprogram för respektive område som är förankrade både inom akademin och bland avnämarna. • Maritima klustret bör ha en ”innovationsgrupp” som kan fånga upp förslag, ta dessa vidare i innovationssystemet och återkoppla. • Maritima klustret bör ha en aktivitets- och omvärldsbevakning samt benchmarking. Sedan klusterrapporten presenterades i november 2012 har arbetet fortsatt enligt den inriktning som föreslogs i rapporten. Målet för den maritima klustersatsningen är ”att stärka det maritima klustret i Västra Götaland genom att öka möjligheterna för innovationer och kunskapsbaserad tillväxt inom den maritima sektorn”. En övergripande styrgrupp håller ihop satsningen och inom varje delkluster finns en samverkansgrupp, bestående av nyckelpersoner från FoU respektive avnämare som kan vara näringsliv eller myndighet. Dessa nyckelpersoner från respektive styrkeområde stödjs av s.k. värdmiljöer som bidrar till att arbetet drivs framåt. Arbetet är utåtriktat och målgruppen är de ca 4000 företag som är verksamma inom det maritima området i Västsverige. 6 Engagemanget har lett till att de samverkande parterna har utökats från VGR, GU och Chalmers till att även omfatta SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut samt SSPA Sweden AB (marintekniskt institut/konsultbolag som ägs av Chalmers stiftelse). Havs- och vattenmyndigheten deltar också arbetet med att stärka klustret. Fler parter kan tillkomma som ”huvudmän” för maritima klustersatsningen. En första utvärdering skall göras när de prioriterade områdena varit föremål för dessa kraftsamlingar för innovation under två år, dvs. under 2015-2016. Samverkan och partnerskap mellan aktörerna i maritima sektorn Parter som samarbetar i det maritima klustersatsningen har ingått en samverkansöverenskommelse. Syftet med den är att visa på parternas samsyn när det gäller långsiktighet i satsningen på de maritima näringarna. Det kan dröja flera år innan enskilda utvecklingsaktiviteter som initieras i maritima klustersatsningen bär frukt i form av innovationer, nya företag eller ökad sysselsättning. Parter som är beredda att ta ett ansvar för maritim utveckling i Västra Götaland är därför inriktade på att medverka långsiktigt och uthålligt. Samverkansöverenskommelser kring maritim utveckling kan också bli aktuella med andra parter. Nyckelaktörer för maritim utveckling är kustkommunerna från Göteborg till Strömstad men även i Vänern. Kustkommunerna längs Västerhavet har en stark tradition inom det maritima området, det gäller inte minst kommunerna i norra Bohuslän som framgångsrikt drivit flera samverkansprojekt inom kustplanering, fiskefrågor och maritim besöksnäring. Dock finns behov av att samla alla Västerhavskommunerna i frågor av gemensamt intresse. Exempel på sådan samverkan är Fiskekommunerna och den regionala samverkansplattformen kring ren kust och strandstädning. En myndighet som spelar en viktig roll för maritim utveckling regionalt är Länsstyrelsen i Västra Götalands län. Mellan Västra Götalandsregionen och Länsstyrelsen finns en överenskommelse om samverkan kring vattenfrågor som kan vidareutvecklas. Näringslivet spelar en huvudroll i utvecklings- och innovationsprocessen genom sin förmåga att omsätta ny kunskap, efterfrågan och samhällsbehov i affärsmodeller. Ett prioriterat område i den maritima strategin är samverkan mellan näringslivet och övriga sektorer – främst forsknings- och innovationsmiljöer samt offentlig förvaltning. Samarbete över sektorsgränser påskyndar utvecklingsprocesser och river hinder. Det är angeläget att näringslivssamverkan sker på flera plan, både med stora och små enskilda företag, och med branschorganisationer och kluster av företag. Maritimt handlingsprogram för Västra Götaland Regionutvecklingsnämnden får i uppdrag att ta fram ett handlingsprogram för maritima sektorn. Medan den maritima strategin pekar ut inriktning och övergripande bedömningar innehåller ett maritimt handlingsprogram prioriteringar på en mer explicit nivå. Handlingsprogrammet skall ta fasta på de erfarenheter som gjorts inom övriga handlingsprogram och skall i möjligaste mån samordnas med övriga handlingsprogram. Handlingsprogrammen anger inriktningen och styr Västra Götalandsregionens prioriteringar av insatser och stöd i det regionala tillväxt- och utvecklingsarbetet under perioden. Till grund för handlingsprogrammet ligger en analys av hur och var de regionala utvecklingsresurserna kan göra störst nytta i förhållande till Västra Götalandsregionens mål. Utgångspunkten för handlingsprogrammen är bred samverkan med näringslivet, forskning och innovationsmiljöer samt andra parter, till exempel statliga finansiärer och EU. Handlingsprogrammen 7 är verktyg för att uppfylla målen i Vision Västra Götaland - ”Det goda livet” - och målen i ”Västra Götaland 2020 - strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020”. Bakgrunden till att Västra Götalandsregionen introducerade handlingsprogram i regionutvecklingsarbetet var en riktad utlysning – InMotion-programmet – som regionutvecklingsnämnden (RUN) gjorde i samband med fordons- och finanskrisen 2009. Utlysningen var främst inriktad på miljö- och energiteknik. År 2013 startade RUN flera handlingsprogram inom hållbar utveckling; hållbar energi, hållbara transporter, livsmedel och gröna näringar, life science respektive internationella forsknings- och innovationssamarbeten. Den nationella maritima strategin – betydelse för Västra Götaland I regeringskansliet pågår ett arbete med en maritim strategi för Sverige. Det finns många regioner, enskilda kommuner och näringslivsintressen som välkomnar regeringens initiativ och tror att en kraftsamling kring de maritima utvecklingsfrågorna får stor betydelse för hållbar utveckling i kustområden. Den planerade strategin syftar till att utveckla maritima näringar och kommer att få betydelse för myndigheternas prioritering av de maritima verksamheterna. För Västra Götaland innebär den nationella strategin att regionen får en nationell partner i arbetet med att utveckla havsanknutna verksamheter. Många myndigheter kommer att beröras. Kunskapen om och synligheten för maritima verksamheter ökar. Den nationella strategin och de aktiviteter som initieras längs hela Sveriges kust stärker det maritima klustret i Västsverige genom att kompetens och erfarenheter i Västra Götaland efterfrågas, tas tillvara och kan vidareutvecklas tillsammans med aktörer utanför Västra Götaland. Ett exempel är havsbaserad vindkraft som i första hand kommer att byggas ut i Östersjön. För utbyggnad krävs dock maritim kompetens som i stor utsträckning finns bland företag på Västkusten. Mötesplatsen Swedish Maritime Day (SMD) är en nationell samlingsplats som har initierats av aktörerna i Västra Götaland. SMD spelar rollen som mötesplats för hela den maritima sektorn och har gett möjligheter att samla, stärka och synliggöra de maritima näringarna. Parterna i Västra Götaland kommer att arbeta för att stärka SMD:s betydelse ytterligare. Västra Götalandsregionen kommer att arbeta för att det intresset för maritima frågor hålls på en fortsatt hög nivå och att den nationella maritima strategin, när den beslutas, får betydelse lokalt, regionalt och nationellt. Sverige har infört lagstiftning som innebär att Sverige skall ta fram havsplaner som är vägledande för hur havsområdena skall användas. Många aktörer i Västra Götaland är aktiva i denna process och Västra Götaland har möjligheter att bli en föregångare när det gäller långsiktig planering och förvaltning av resurser vid kust och hav. Genom att EU också antagit ett direktiv om havsplanering förbättras också möjligheterna till internationell samverkan kring gemensamma havsområden. Andra viktiga åtgärdsområden som påverkar maritim utveckling i Västra Götaland är vattendirektivet och havsmiljödirektivet. Lagstiftningen utgör grund för miljöarbetet vid kust och hav. ”Blue growth” – möjligheter till internationell samverkan för Västra Götaland Satsningen på den maritima sektorn i Västra Götaland har gått hand med EU-kommissionens växande intresse för sektorn. EU:s integrerade havspolitik från 2006 var startskottet för Västra Götalands första maritima strategi som antogs 2008. 8 Samverkan mellan Västra Götaland och EU Kommissionens direktorat för havsfrågor (DG Mare) har stärkts under årens lopp genom aktiv medverkan från parter i regionen i kommissionens evenemang. I samarbete med DG Mare anordnade Västra Götalandsregionen, Göteborgs stad och Näringsdepartementet European Maritime Day i Göteborg år 2012. EU:s initiativ rörande ”blue growth” är i likhet med regionens satsning på det maritima klustret en satsning för att öka innovation, företagande och hållbar utveckling inom de maritima näringarna. EU har pekat ut ett antal områden som man bedömer har särskilt goda förutsättningar för tillväxt. Dessa ingår i ”blue growth” initiativet: • • • • • Vattenbruk Kustturism Marin bioteknik Havsenergi Marin mineralutvinning Överensstämmelsen med de prioriterade områdena i det maritima klusterprojektet i Västra Götaland är stor. Det finns goda möjligheter att utveckla samarbete med EU och med andra regioner och länder kring dessa områden. Det är av särskild betydelse att aktörerna i Västra Götaland är aktiva i Östersjöområdet. Flera av de prioriterade områdena inom EU:s Östersjöstrategi har maritim karaktär och västsvenska aktörer har möjlighet att spela en framträdande roll inom dessa. Västra Götaland samverkar även utanför EU kring maritima frågor. Västra Götalandsregionen ingår i OECD-projektet Future of the ocean economy som förutom EU-länder som Portugal, Tyskland, Frankrike, Spanien och Irland, också omfattar globalt framstående maritima nationer som Norge, Indonesien, Kanada, Sydkorea och Australien. Framtidsinriktade samarbeten av detta slag ger aktörerna i Västra Götaland en möjlighet att ligga i fronten när det gäller internationella trender. Viktiga EU-instrument för att vidareutveckla det maritima klustret är havs- och fiskefonden, regionalfonden, Interreg, Horizon 2020, annan FoU-finansiering som Knowledge Innovation Centre (KIC) samt ERA Net. Tillsammans med Västra Götalandsregionens regionala utvecklingsmedel samt statliga resurser för forskning och innovation finns betydande möjligheter att stimulera ”blå tillväxt” i Västra Götaland. Sammanfattande bedömning: Inriktning för den maritima strategin Följande punkter sammanfattar inriktningen på den maritima strategin: • Behålla och utveckla maritim kompetens och konkurrenskraft Den maritima strategin skall bidra till att behålla och stärka Västra Götalands maritima kompetens samt upprätthålla och stärka maritim konkurrenskraft. • Samarbeta över sektors- och branschgränser Maritim utveckling och innovation i Västra Götaland är beroende av samverkan över traditionella gränser mellan branscher och sektorer. Exempelvis behövs ökat utbyte mellan akademi och näringsliv. • Samverka i långsiktiga partnerskap med deltagande från näringslivet, akademi och institut samt offentliga aktörer inklusive kommuner och statliga myndigheter 9 Förankring av den maritima strategin sker genom långsiktiga partnerskap, ofta i form av samverkansöverenskommelser, mellan Västra Götalandsregionen, maritimt näringsliv, akademi och institut samt offentliga aktörer, till exempel kustkommuner och statliga myndigheter. • Påverka och interagera med den nationella, europeiska och internationella agendan på maritima området Visionen för den maritima strategin är att Västra Götaland skall vara en av Europas ledande maritima regioner. Det innebär att Västra Götaland skall vara en attraktiv samarbetspartner samtidigt som aktörerna i Västra Götaland själva skall vara aktiva i samarbetsprojekt som förstärker regionens kompetens och konkurrenskraft. Bilagor: Bilaga 1. Maritima kluster i Västra Götaland 2012 10 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2014-11-19 Diarienummer RS 2440-2012 Västra Götalandsregionen Regionutvecklingssekretariatet Handläggare: Anders Carlberg Telefon: 070-882 15 41 E-post: [email protected] Till beredningen för hållbar utveckling (BHU) Maritim strategi för Västra Götaland Förslag till ställningstagande BHU föreslår regionstyrelsen besluta: 1. Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige godkänna det reviderade förslaget till Maritim strategi för Västra Götaland. Sammanfattning av ärendet Under 2012 utarbetade Västra Götalandsregionen (VGR), Göteborgs Universitet (GU) och Chalmers en gemensam utredning om utvecklingsmöjligheter i den maritima sektorn i Västra Götaland; Maritima kluster i Västra Götaland (VGR-rapport, 2012). Västra Götalandsregionen ställde sig bakom slutsatserna och förslagen i rapporten. Regionstyrelsen beslutade 2013-02-26 angående Utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland: 1. Regionstyrelsen ställer sig bakom en fortsatt utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland enligt utredningens förslag 2. Regiondirektören får i uppdrag att utarbeta förslag till revidering av den maritima strategin. Ett förslag till ny maritim strategi har utarbetats. I jämförelse med den strategi som togs fram 2008 har denna ett starkt fokus på prioriterade områden och fokuserade satsningar i samverkan med andra parter i innovationssystemet. Syftet med den nya strategin är att peka ut framtida satsningsområden. I det fortsatta arbetet med att genomföra strategin kommer ett maritimt handlingsprogram att utarbetas med tydliga prioriteringar för det regionala utvecklingsarbetet. Fördjupad beskrivning av ärendet Den reviderade strategin för Västra Götaland ersätter regionfullmäktiges beslut om Västra Götalands första maritima strategi, från 2008-02-19. Utgångspunkten för den nya maritima strategin är fortsatt visionen för den maritima sektorn i Västra Götaland från den första strategin: ”Västsverige skall vara en av Europas ledande maritima regioner med lösningar inriktade på innovation och miljöanpassad tillväxt”. Följande punkter är centrala i den nya strategin: • Den maritima strategin bygger på slutsatserna i rapporten Maritima kluster i Västra Götaland Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-11-19 Diarienummer RS 2440-2012 2 (2) • - Prioriterade fokusområden är: Havsförvaltning Maritima operationer och maritim teknologi Marin bioteknologi Marin energi Marina livsmedel Turism och rekreation • Miljömålet ”Hav i balans och levande kust och skärgård” är en pelare för den maritima strategin. • Arbetet med den maritima strategin bedrivs inom ramen för VG 2020 och genomförs i samverkan och partnerskap med aktörerna i maritima sektorn. Samverkansöverenskommelser mellan nyckelaktörer inom maritim utveckling har tagits fram. • Maritima strategin skall utmynna i ett maritimt handlingsprogram för Västra Götaland • Den maritima strategin bygger på samverkan mellan Västra Götalandsregionen och nationella myndigheter samt andra aktörer inom ramen för den nationella maritima strategin och den nationella havsplaneringen • Internationell samverkan med EU och maritima partners utanför EU är prioriterad Regionutvecklingssekretariatet Fredrik Adolfsson Regionutvecklingsdirektör Agneta Mårdsjö Näringslivschef Bilaga 1. Maritim strategi för Västra Götaland (förslag) Ärende 4 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2014-11-06 Diarienummer RS 3274-2014 Västra Götalandsregionen Regionkansliet/Ekonomi Handläggare: Lars Hillerström Telefon: 0708-95 07 69 E-post: [email protected] Till ägarutskottet Ansökan om medlemskap i Kommunalförbundet ambulanshelikopter Värmland - Dalarna Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå regionfullmäktige besluta följande: 1. Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet ambulanshelikopter Värmland – Dalarna, som byter namn till Kommunalförbundet Svensk luftambulans. 2. Regionfullmäktige godkänner förslag till förbundsordning för kommunalförbundet Svensk luftambulans. 3. Regionfullmäktige godkänner förslaget till samverkansavtal mellan medlemmarna i kommunalförbundet Svensk luftambulans. 4. Finansiering av andelskapitalet sker inom moderförvaltningen. 5. Regionstyrelsen får i uppdrag att besluta om förändringar i samverkansavtalet. Under förutsättning av regionfullmäktiges beslut beslutar regionstyrelsen för egen del 1. Regionstyrelsens ordförande och vice ordförande får i uppdrag att underteckna erforderliga handlingar. Sammanfattning av ärendet Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har uppdraget att bedriva ambulanshelikopterverksamheten i Västra Götalandsregionen. Den medicinska personalen är anställd av Västra Götalandsregionen (VGR). VGR har rådighet över helikoptern via ett leasingavtal. Flygverksamheten bedrivs av en upphandlad entreprenör Norrlandsflyg Ambulans AB (NFA). NFA har under lång tid haft lönsamhetsproblem vilket gjort att man inte kunnat uppfylla sin leverans enligt avtal. Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har sökt olika alternativa lösningar för flygverksamheten istället för NFA. Landstingen i Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-11-06 Diarienummer RS 3274-2014 Värmland och Dalarna har gemensamt bildat ett kommunalförbund för ambulanshelikopterverksamheten. Styrelsen föreslår regionfullmäktige att begära medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland – Dalarna då det bedöms som det fördelaktigaste alternativet för VGR. Stadgar för kommunalförbundet och ett samverkansavtal har utarbetats av tjänstemän i VGR, landstinget Värmland och landstinget Dalarna. I samband med att VGR inträder som medlem i kommunalförbundet byter kommunalförbundet namn till Svensk luftambulans. Fördjupad beskrivning av ärendet Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus (styrelsen) har uppdraget att bedriva ambulanshelikopterverksamheten i Västra Götalandsregionen. Verksamheten är uppdelad i två delar. Den medicinska delen och infrastrukturen i verksamheten ansvarar VGR för. Detta innebär att VGR anställer läkare och sköterskor, hyr basen på Säve och har rådighet över ambulanshelikoptern via ett leasingavtal. Den andra delen är flygoperationen som NFA ansvarar för. Det innebär att NFA anställer piloter, ansvarar för att erforderliga tillstånd finns för verksamheten, tekniskt underhåll av helikoptern, försäkringar samt skall tillhandahålla en backup-helikopter som ska ersätta VGR:s helikopter vid underhåll eller tekniska fel. VGR kan inte som landsting erhålla flygtillstånd (AOC) vilket gör att någon annan måste ansvara för denna del av verksamheten. NFA har under lång tid haft lönsamhetsproblem vilket gjort att de inte kunnat uppfylla sin leverans enligt avtal. Styrelsen har sökt andra lösningar för hur flygoperation för ambulanshelikopterverksamheten ska kunna bedrivas. Landstingen i Värmland – Dalarna bedriver gemensamt sin ambulanshelikopterverksamhet i ett kommunalförbund. Styrelsen föreslår att VGR ska ansöka om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland – Dalarna då denna lösning bedöms vara fördelaktigast för VGR. Medlemmar i kommunalförbundet har uttalat att de är positiva till att VGR ansluter sig till kommunalförbundet. Inträdet i kommunalförbundet innebär att den flygoperativa verksamheten NFA idag bedriver överförs till kommunalförbundet. Stadgar för kommunalförbundet och ett samverkansavtal har utarbetats av tjänstemän i VGR, landstinget Värmland, landstinget Dalarna och kommunalförbundet. Stadgarna har omarbetats på sådant sätt att de bedöms kunna användas under längre tid i kommunalförbundet utan att behöva justeras om ytterligare landsting ansluter sig. Andelskapitalet i sätts utifrån innevånarantalet vid anslutning till förbundet. Vid inträdet i kommunalförbundet erläggs 3 kronor per innevånare som andelskapital vilket för VGR blir ca 4 900 000 kronor. Samverkansavtalet kommer att ses över årligen. Vid eventuell förändring av avtalet föreslås att regionstyrelsen kan godkänna dessa förändringar. I samband med att VGR inträder som medlem i kommunalförbundet byter kommunalförbundet namn till Svensk luftambulans. 2 (3) Datum 2014-11-06 Diarienummer RS 3274-2014 3 (3) Finansiering Finansiering av andelskapitalet sker inom moderförvaltningen. Beredning Detta ärende har beretts i samverkan med juridiska enheten och ekonomiavdelningen vid regionkansliet, Kungälvs sjukhus och regionservice inköp. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga 1. Protokollsutdrag från Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus 2014-10-29 §121 Ambulanshelikopterverksamheten. 2. Förbundsordning för kommunalförbundet Svensk luftambulans 3. Samverkansavtal mellan medlemmarna i kommunalförbundet Svensk luftambulans. Beslutet skickas till Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Landstinget Värmland Landstinget Dalarna Kommunalförbundet Svensk luftambulans ..,..,..VÄSTRA y COTALANDSRECIONEN PROTOKOLLsUTDRAG Sammanträdesdatum 2011-I0-29 Styrelsen får Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus " Sammanträde: Plats: Tid: Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Konferensrum, Matsalsbyggnaden, Frölunda Specialistsjukhus Onsdagen den 29 oktober 2014, klockan 08:30-12:00 §121 Ambulanshelikopterverksamheten Flygverksamheten bedrivs för närvarande av en upphandlad leverantör; Norrlandsflyg ambulans AB (N FA) som dock inte kunnat uppfylla kraven för avtalet med att leverera en backuphelikopter. Olika alternativa lösningar har diskuterats med presidiet för HSU. Ett beslutsunderlag är tills dagens möte framtaget där styrelsen föreslår regionfullmäktige att besluta att Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland -Dalarna. Mötet ajourneras för att ta fram förbundsordningen vilken läses igenom och därefter återupptas mötet. styrelsen beslutar Att Att Föreslå regionfullmäktige att besluta att Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter VärmlandDalarna Omedelbartjustera punkten Vid protokollet: Gun Bergstedt styrelsens sekreterare VÄSTRA GÖT\L\\DSREGIONE.\' \·:inL'r~h1.1rg Justerat 2014-10-29 Inkom Ordf6rande: Joakim Larsson Justerare: Marianne Nilsson 2014 -10- 3 o ~5 3214 - Rätt utdraget intygar: Gun Bergstedt Expedierat till: Regionfullmäktige Kungälvs sjukhus AVU ~ (1 ) 201 .,...~VÅSTRA y GÖTALANDSREGJONEN Styrelsen for Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Beslutsunderlag Ärende9 Sammantradcsdatum 2014-10-29 Medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter VärmlandDalarna Sammanfattning Västra Götalandsregionen är ett av åtta landsting som har en ambulanshelikopter. Verksamheten organiseras under Kungälvs sjukhus. Västra Götalandsregionen bemannar helikoptern med medicinsk personal; läkare och sjuksköterskor från sjukhus i regionen. Flygverksamheten bedrivs av en upphandlad operatör Norrlandsflyg ambulans AB (benämns NF A). Nuvarande avtal gäller till och med 2018-12-31. Västra Götalandsregionen har under lång tid diskuterat med NF A hur verksamheten ska bedrivas. NFA har inte kunnat leverera backuphelikopter samt begärt en ökad ersättning utöver avtal. Västra Götalandsregionen har undersökt andra möjligheter att driva flygverksamheten. Alternativen är om inte NFA ska bedriva flygverksamheten att bedriva verksamheten i ett helägt aktiebolag till Västra Götalandsregionen, och att överlåta avtalet till annan operatör eller att ansöka om medlemskap i det kommunalförbund som landstingen i Värmland och Dalarna bildat for att bedriva ambulanshelikopterverksamhet Det alternativ som sammantaget bedöms som mest fordelaktigt såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt är att ansöka om medlemskap i kommunalförbundet. Fördjupad beskrivning Norrlandsflyg ambulans AB ska enligt avtalet ha en backuphelikopter som ersättning när Västra Götalandsregionens helikopter inte kan användas. Detta kan bero på översyn av helikoptern eller tekniska fel. Detta har medfort längre och kortare stopp i verksamheten. En avtalad ekonomisk ersättning för NFAs verksamhet regleras årligen efter olika index. NF A har begärt ersättning utöver avtal då de anser att avtalad ersättning är för låg då deras kostnader ökat mer än de avtalade indexen. Detta sammantaget är inget Västra Götalandsregionen kan acceptera. Alternativen om inte NF A ska bedriva flygverksamheten, är att bedriva verksamheten i ett helägt aktiebolag till Västra Götalandsregionen, överlåta avtalet till annan operatör eller att ansöka om medlemskap i det kommunalförbund som landstingen i Värmland och Dalarna bildat för att bedriva ambulanshelikopterverksamhet Samtliga alternativ har värderats. Det är inget alternativ att bedriva verksamheten i eget bolag då det bedöms som både dyrt samt att Västra Götalandsregionen inte har tillräcklig kompetens for denna verksamhet utan att den då behöver köpas in. NFA har begärt att få överlåta avtalet till annan entreprenör. Detta kräver enligt avtalet att Västra Götalandsregionen medger det. Den part som föreslagits är en kompetent operatör som kan flygverksamheten. Kommunalforbundet med landstingen i Värmland och Dalarna är under uppbyggnad. Värmland bedriver ambulanshelikopterverksamhet från sommaren 2014. Västra Götalandsregionen har idag ett samverkansavtal med Värmland om ambulanshelikopterverksamheten som bygger på att hjälpa varandra när det finns resursbrist i egen organisation. Även innan samverkansavtalet ingicks har Västra Götalandsregionen bistått Värmland med akuta transporter i mån av kapacitet. En anslutning av Västra Götalandsregionens ambulanshelikopterverksamhet till kommunalforbundet innebär att kommunalforbundet bedriver flygverksamheten och Västra Götalandsregionen bedriver den medicinska verksamheten. Sammantagen bedöms det fordelaktigare för Västra Götalandsregionen att begära att bli medlem i kommunalforbundet än att medge att NFA får överlåta verksamheten till annan entreprenör. T"f'vÄSTRA y GÖTALANDSREGIONEN Styrelsen för Kungäh·s sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Beslutsunderlag Ärende 9 Sammanträdesdatum 2014-10-29 Argumenten är att vi får en bättre kontroll och insyn över verksamheten såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt. Samarbetet i kommunalfårbundet öppnar även får samarbete inom det medicinska, prehospitala området med lokalisering av ett centra får utveckling och forskning knutet till helikopterbasen i Västra Götalandsregionen. Nya momsregler från och med årsskiftet 2014 har fordyrat verksamheten får de landsting som har privata utfårare av ambulanshelikopterverksamheten. Ekonomiskt kan kommunalfårbundet lyfta av ingående moms i verksamheten något som NF A inte anser sig kunna göra idag. Om vi ekonomisktjärnfår nuvarande avtal, Norrlandsflyg ambulans AB, där vi har faktiska uppgifter med att överfåra motsvarande verksamhet till kommunalfårbundet är bedömningen att på kort sikt ligger driftkostnaderna på ungefår samma nivå medan det långsiktigt finns möjligheter att effektivisera verksamheten genom gemensamma inköp och gemensamma lösningar. l samband med övergången till kommunalfårbundet kommer det att uppstå engångskostnader vilket kortsiktigt fordyrar denna lösning. Eftersom kommunalfårbundet har avdragsrätt för den debiterade momsen får det till effekt att regionen inte har rätt att söka statsbidrag enligt den 6 procentiga schablonen. För närvarande erhåller regionen ett statsbidrag på drygt 2 mnkr eftersom vår privata utfårare inte har motsvarande möjlighet till avdragsrätt får moms. Nya momsregler från och med 2014 har får övriga landsting med privata utfårare av ambulanshelikoptertjänsten inneburit fördyrningar på l 0-15 %av avtalssumman under fårutsättning att tjänsten betraktas som köp av sjukvård. Motsvarande får regionen skulle inneburit en fdrdyrning på cirka 4 mnkr. NFA levererar inte enligt avtalet vilket inneburit att det funnits fler faktorer att ta hänsyn till. Sammantaget beräknas båda alternativen hamna inom intervallet 38-39 mnkr motsvarande den tjänst som NF A är skyldiga att leverera enligt avtal. Därutöver tillkommer kostnader får medicinsk personal, ledningspersonal Säve, helikopterleasing, lokalhyra och trafikavgifter. Ambulanshelikopterverksamheten behöver oavsett alternativ ett tillskott utöver index. Enligt gällande överenskommelse mellan styrelsen får Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus och Regionstyrelsens Hälso- och sjukvårdutskott finns möjlighet till omförhandling om nya kostnadsposter åläggs ambulanshelikopterverksamheten. Förslag till beslut: -Att Att Föreslå regionfullmäktige att besluta att Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter VärmlandDalama Omedelbart justera punkten Ann Stokland sjukhusdirektör Kungälvs sjukhus T"~VÄSTRA y GÖTALANDSREGIONEN styrelsen for Kllllgälvs sjukhus och Frölllllda Specialistsjukhus Beslutsunderlag Sammanträdesdatum 2014-10-29 Ärende 9 1 (6) PM GBt 2014-11-13 LK/ Förbundsordning för Kommunalförbundet Svensk Luftambulans § 1 Namn Kommunalförbundets namn är Svensk Luftambulans (SLA). § 2 Säte Kommunalförbundet har sitt säte i Karlstad, Värmlands län. § 3 Medlemmar Medlemmar i förbundet är Landstinget i Värmland, 232100-0156, Landstinget Dalarna, 232100-0180 och Västra Götalands Läns Landsting, 232100-0131. § 4 Ändamål Ändamålet med kommunalförbundet är att ansvara för och driva ambulanshelikopterverksamheten och annan därtill anknuten verksamhet åt medlemmarna. Ändamålet är också att skapa en stark, kostnadseffektiv och kompetent part för att på bästa sätt tillvarata medlemmarnas intressen och bidra till den regionala och nationella utvecklingen inom förbundets verksamhetsområde. § 5 Uppgifter Organisationen kommer att operera medlemmarnas eller kommunalförbundets ambulanshelikoptrar och därtill knuten verksamhet. Verksamheten bedrivs vid tre baser, en för vardera medlem och med en besättningskonstellation, i respektive helikopter, som medlemmen beslutar om och finansierar, utifrån en av kommunalförbundet fastställd godtagbar säkerhetsnivå. Kommunalförbundet ska sluta samverkansavtal med medlemmarna som tydliggör ambitionsnivå för verksamheten samt ansvars- och rollfördelning mellan kommunalförbundet och dess medlemmar. Förbundet ska följa de avtal om samverkan som landstingen ingår med andra landsting eller regioner, inom och utom sjukvårdsregionen. Förbundet ska också följa de av landstingen ingångna avtal om samverkan över riksgränsen. § 6 Organisation Svensk Luftambulans är ett kommunalförbund med direktion. § 7 Förbundsdirektionen Direktionen består av sex ledamöter och sex ersättare. 2014-11-13 LK/ 2 (6) Medlemmarnas fullmäktige väljer vardera två ledamöter och två ersättare. Dessa väljs för fyra år i taget, från den 1 januari året efter det att val till landstingsfullmäktige har ägt rum i hela landet. Direktionen skall ha en ordförande och en vice ordförande som innehar respektive uppdrag två år i taget. Uppdraget som ordförande cirkulerar mellan medlemmarna i turordning: Landstinget i Värmland, Landstinget Dalarna, Västra Götalands Läns Landsting. Uppdraget som vice ordförande har ledamoten från den medlem som står på tur att ha uppdraget som ordförande kommande period. Vid förfall för ledamot skall ersättare från samma medlem inträda. § 8 Revision och ansvarsfrihet Förbundet ska ha tre revisorer. Dessa utses av landstingsfullmäktige/regionfullmäktig i Landstinget i Värmland, Landstinget i Dalarna och Västra Götalands Läns Landsting. Revisorerna utser inom sig en ordförande för två år i taget från den medlem som ej innehar ordförandeposten i direktionen. Revisorernas mandatperiod är densamma som för ledamöterna och ersättarna i direktionen. Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisorernas berättelse skall tillsammans med årsredovisningen överlämnas till medlemmarnas fullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för direktionen i dess helhet. Överlämnandet skall ske vid sådan tidpunkt att materialet kan behandlas av medlemmarnas fullmäktige samtidigt med respektive medlems egen årsredovisning och revisionsberättelse. § 9 Arvode och ekonomiska förmåner 9.1 Arvode Ledamöter och ersättare i direktionen och revisorerna arvoderas enligt de ersättningsregler som gäller för förtroendevalda i Landstinget Värmland. Härutöver skall inte utgå annat arvode för uppdraget i direktionen eller för uppdraget som revisor. 9.2 Kostnadsersättning Ledamöter och ersättare i direktionen samt revisorer har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst, traktamente, reseersättning samt övriga kostnadsersättningar enligt de ersättningsregler som gäller för förtroendevalda i Landstinget Värmland 9.3 Finansiering och utbetalning Arvoden samt övriga kostnadsersättningar till direktionen och revisorer bekostas av kommunalförbundet. § 10 Initiativrätt Ärenden i direktionen får väckas av; Ledamot och tjänstgörande ersättare i direktionen. Medlem genom framställan från medlemmarnas fullmäktige eller styrelse. 2014-11-13 LK/ 3 (6) Organ under direktionen om direktionen medgett sådan rätt. Chefen för förbundets tjänstemannaorganisation. § 11 Närvarorätt och yttranderätt Vid direktionens sammanträden har även icke tjänstgörande ersättare närvarooch yttranderätt. Direktionen avgör om någon som inte är ledamot eller ersättare i direktionen har rätt att närvara och rätt att yttra sig vid direktionens sammanträden. § 12 Beslutsärenden § 12.1 Majoritetsbeslut Beslut fattas i förbundsdirektionen med majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst § 12.2 Underställande av beslut I nedan följande frågor föreskrivs för att beslut skall äga giltighet att det godkänns av respektive medlemsfullmäktige. Ingå borgen, ta upp lån eller andra ansvarsförbindelser, överstigande 10 prisbasbelopp. Förvärva och avyttra fastigheter, bilda företag eller annan juridisk person eller förvärva andelar/aktier i företag. Innan förbundsdirektionen fattar beslut om avtal med större vikt eller större investeringar ska samråd ske med medlemmarna. Fastställande av årligt bidrag till kostnadstäckning från medlemmarna. § 13 Tillkännagivande om justering av protokoll m.m. Tillkännagivande om justering av protokoll och övriga tillkännagivanden skall anslås på medlemmarnas officiella anslagstavlor samt upplysningsvis på medlemmarnas hemsidor. Tid och plats för kommunalförbundets budgetsammanträde ska kungöras på samtliga medlemmars officiella anslagstavlor. Kommunalförbundets kungörelser, protokoll och andra tillkännagivanden ska anges på kommunalförbundets officiella anslagstavla samt upplysningsvis på medlemmarnas hemsidor. Landstinget i Värmlands officiella anslagstavla är officiell anslagstavla för kommunalförbundet. § 14 Fördelning av intäkter och kostnader Förbundets over-headkostnader och övriga administrativa kostnader ska delas lika mellan medlemmarna. Intäkter och övriga kostnader fördelas utifrån vad varje medlem genererat om inte annat bestäms. Administrativt stöd ska i första hand avropas från Landstinget Värmland. 2014-11-13 LK/ 4 (6) § 15 Kostnadstäckning Kostnaderna för kommunalförbundets verksamhet skall, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas med bidrag från förbundsmedlemmarna. Bidrag enligt den fastställda budgeten skall erläggas mot faktura med en fjärdedel per kvartal i förskott. § 16 Finansiering Kommunalförbundet har rätt att ta upp lån/checkkredit för att klara likviditetsfluktuationerna i den löpande verksamheten. Beslut om storleken på checkkrediten fattas som en del av det årliga budgetbeslutet för kommande års verksamhet. § 17 Investeringar Investeringar i verksamheten och dess finansiering anges i kommunalförbundets budget. Större investeringar regleras i särskilt avtal mellan medlemmarna och kommunalförbundet. I avtalet ska anges vem som ansvarar för finansieringen, vilken medlem som bär kostnaden för investeringen och hur den ska hanteras vid en likvidation och upplösning av kommunalförbundet. § 18 Budgetprocessen Direktionen fastställer kommunalförbundets budget före oktober månads utgång varje år. En preliminär budget ska presenteras för medlemmarna senast före april månads utgång varje år inom den ram medlemmarna enats om. Budgeten skall innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande treårsperioden. När budgeten fastställs bestämmer direktionen storleken på bidragen som medlemmarna skall erlägga till förbundet enligt grunderna i §§ 14 och 15. Direktionen ska samråda med medlemmarna om förslaget till budget senast 15 september. Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten från och med kungörandet av det sammanträde med direktionen då budgeten ska fastställas. Budgetuppföljning ska göras minst tre gånger per år. § 19 Insyn och kontroll Förbundsmedlemmarna har rätt till insyn i förbundet och rätt att utöva kontroll över dess verksamhet. Direktionen skall varje tertial avlämna verksamhetsrapport till medlemmarna. Direktionen skall därutöver avlämna de rapporter över verksamheten som förbundsmedlem efterfrågar. Direktionen svarar också, på eget initiativ, för att informera medlemmarna om principiella händelser eller andra händelser av större vikt för förbundet eller någon av dess medlemmar. 2014-11-13 LK/ 5 (6) Årsbokslut för kommunalförbundet skall avlämnas till respektive medlem senast den 31 januari året efter det år bokslutet avser. Då förbundet omfattas av offentlighetsprincipen har medborgare samt tillstånds- och tillsynsmyndigheter full insyn i verksamheten med de begränsningar som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen. § 20 Andelskapital Varje medlem avsätter ett andelskapital om 3 kr per invånare. Antalet invånare beräknas utifrån invånarantalet vid senaste kalenderårsskiftet det år inträde sker i kommunalförbundet. Landstinget i Värmland och Landstinget Dalarna har fullgjort avsättning av andelskapital genom tagna kostnader i samband med kommunalförbundets bildande. § 21 Andel i tillgångar och skulder Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder i förhållande till förbundsmedlemmens andel av andelskapitalet. Andelen i tillgångar och skulder för Landstinget i Värmland och Landstinget Dalarna beräknas utifrån befolkningstalen 2014-12-31 gånger tre. Fördelningsgrunden gäller även för täckande av brist om förbundet saknar medel att betala sina skulder i verksamheten samt vid skifte av förbundets behållna tillgångar eller skulder som föranleds av förbundets upplösning. Större gemensamma investeringar regleras i särskilt avtal mellan parterna och undantas från denna bestämmelse. § 22 Utvidgad medlemskrets Ny medlem får inträda i förbundet förutsatt att denne accepterar förutsättningarna i §§ 4 och 5 och att samtliga medlemmar är överens om villkoren för inträdet samt även är eniga om nödvändiga förändringar av förbundsordningen. Beslut härom ska fattas av medlemmarnas respektive fullmäktige. § 23 Likvidation, upplösning och utträde Uppsägningstiden är tre år räknat från utgången av det år uppsägningen skedde. Medlem som önskar utträda skall göra det skriftligt i rekommenderat brev. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan kommunalförbundet och den utträdande medlemmen skall bestämmas i ett särskilt avtal. Medlemmens andel av förbundets tillgångar och skulder enligt § 14 i denna förbundsordning ska utgöra den huvudsakliga grunden till sådant avtal. Om överenskommelse inte kan nås, ska frågan handläggas i den ordning som anges för tvister i § 21. Skulle förbundet likvideras skall direktionen vara likvidator och tillgångarna fördelas efter bestämmelserna i § 14. Likvidator har rätt att förvandla egendom till kontanter. Verksamheten får fortsätta tillfälligt om det behövs för en ändamålsenlig avveckling. 2014-11-13 LK/ 6 (6) När direktionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator skall en slutredovisning över förvaltningen avges. Redovisningen skall innehålla en förvaltningsberättelse och redovisning av skiftet av kommunalförbundets tillgångar liksom anvisningar om arkivering av förbundets handlingar. § 24 Tvister Tvist mellan kommunalförbundet och dess medlemmar ska alltid söka lösas genom förhandlingar men, om överenskommelse inte kan nås på annat sätt, slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts (SCC) Regler för Förenklat Skiljeförfarande. § 25 Ändringar i förbundsordningen Ändring av eller tillägg till förbundsordningen skall antas av direktionen och fastställas av medlemmarnas fullmäktige. § 26 Arkiv Förbundets arkiv sköts av landstinget i Värmland. § 27 Ikraftträdande Denna förbundsordning gäller från och med den tidpunkt då samtliga medlemmars fullmäktigebeslut har vunnit laga kraft. 2014-11-13 Version 0.5 Samverkansavtal mellan kommunalförbundet Svenskt Luftambulans och dess medlemmar § 1 Parter Föreliggande samverkansavtal har tecknats mellan kommunalförbundet Svensk Luftambulans, Landstinget i Värmland, Landstinget i Dalarna och Västra Götalands Läns Landsting. § 2 Avtalets syfte Avtalet ska tydliggöra ambitionsnivå för verksamheten samt ansvars- och rollfördelning mellan kommunalförbundet och dess medlemmar. § 3 Grundprinciper för helikopterverksamheten • Kommunalförbundet bedriver verksamheten genom medlemsägda eller egna helikoptrar. • Helikopterverksamheten bedrivs i egen regi av kommunalförbundet. • Det medicinska ansvaret för verksamheten åvilar berörd medlem. • Verksamheten samordnas genom en styrgrupp bestående av ansvariga representanter från medlemmarna och kommunalförbundet • Den medicinska verksamheten samordnas genom en medicinsk ledningsgrupp. • Kommunalförbundet och medlemmarna ska sträva efter att minimera antalet maskintyper till en större typ och en mindre. • Flygverksamheten bedrivs antingen genom pilot+ HEMS-crew koncept eller tvåpilotsystem. • Reservhelikoptern delas ekonomisk lika av medlemmarna, vid längre aktiv placering hos någon av medlemmarna belastar detta ekonomiskt användaren. • Uppdrag åt andra medlemmar i kommunalförbundet regleras mellan berörda landsting enligt av samverkansnämnden fastställd prislista. • Uppdrag åt landsting som inte är medlemmar i kommunalförbundet regleras mellan berörd medlem och beställande landsting. 2014-11-13 Version 0.5 § 4 Parternas åtaganden § 4.1 Medlemmarnas uppgifter och ansvar • Medlemmen ansvarar för att bemanna den egna helikoptern med medicinsk personal, alltid läkare och i förekommande fall sjuksköterska. • Medlemmen svarar för lokaler för helikopterbasen i det egna landstinget/regionen. • Medlemmen svarar för medicinskteknisk utrustning i helikopter och i förekommande fall akutbil, enligt av förbundet fastställd lägstanivå. Samordning av utrustning ska eftersträvas. • Medlemmen svarar för sjukvårdsmaterial och läkemedel. • Medlemmarna ska medverka i fortsatt FoU kring prehospital vård. • Medlemmarna ska medverka i utbildningen av förbundets personal. • Medlemmarna ska vara behjälpliga vid bemanning av medicinsk personal i förbundets samtliga helikoptrar. • Medlemmen beslutar om larmkriterier inom området, anspänningstider och tillgänglighet. • Medlemmen beslutar om uppdragsvolym, uppdragsområde samt placering av helikoptern. • Medicinskt center för kompetensutveckling och forskning förläggs till Västra Götalands Läns Landsting. Verksamheten bedrivs i samverkan med övriga medlemslandsting och samordnas genom den medicinska ledningsgruppen. § 4.2 Kommunalförbundets uppgifter och ansvar • Kommunalförbundet ansvarar upprätthållandet av verksamhetens AOC. • Kommunalförbundet anställer och har det fulla arbetsgivaransvaret för ledningspersonal, piloter, HEMS-crew, tekniker och eventuell administrativ personal inom kommunalförbundet. • Medlem sätter nivån på verksamheten utifrån en grundnivå som kommunalförbundet fastställer. Medlemmen anger till exempel typ av helikopter, besättningskonfiguration; flygande personal (piloter, HEMS-crew) och medicinsk personal (läkare och ssk). Medlemmen anger lägsta kompetenskrav på den medicinska personalen. Medlemmen anger omfattning av utbildningsverksamhet som bedrivs inom ambulanshelikopterverksamheten även för annan personal (sk medåkare). • Kommunalförbundet svarar för tekniskt underhåll och försäkring av helikoptrarna. • Kommunalförbundet svarar för nödvändigt administrativt stöd för verksamheten. • Kommunalförbundet svarar för utbildning av den egna personalen. 2014-11-13 Version 0.5 § 5 Avtalstid och förändringar Avtalet gäller tills vidare. Avtalet upphör omedelbart att gälla för den part som upphört att vara medlem i kommunalförbundet. Parterna ska under avtalstiden påtala behov av förändringar i avtalet. En uppföljning av avtalet ska ske inom tre år från ikraftträdandet. För Kommunalförbundet: 2015- …………………………….. Förbundschef För Landstinget i Värmland: 2015- ……………………………… Landstingsdirektör För Landstinget i Dalarna: 2015- ……………………………. Landstingsdirektör För Västra Götalandsregionen 2015- ………………………………….. Regiondirektör Ärende 5 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2014-12-03 Diarienummer RSK 304-2010 Västra Götalandsregionen Administrativa avdelningen Handläggare Jennie Jevinger Telefon 010 441 25 95 E-post [email protected] Till Ägarutskottet Regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven ska från och med 2016-01-01 ligga på kulturnämnden. 2. Kulturnämnden ansvarar för förenings- och folkrörelsearkivens uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Ägarutskottet föreslås besluta för egen del: 1. Ägarutskottets uppdrag till regiondirektören (2013-05-29 § 65, punkt 2) till regiondirektören att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga, förklaras fullgjort. Sammanfattning av ärendet Ägarutskottet beslöt den 29 maj 2013 § 65, att ge regiondirektören i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidrag till Förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga. Kulturnämnden beslöt den 25 oktober 2015, § 98, att hos regionstyrelsen begära att ansvaret för det regionala bidraget till förenings- och folkrörelsearkiven om 1 800 000 (beloppet avsåg år 2012) återförs till kulturnämnden och att kulturnämnden under förutsättning att relevanta beslut tas i regionstyrelsen, i fortsättningen får uppdrag att ansvara för förenings- och folkrörelsearkivens uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Synpunkter har inhämtats från regionarkivet. Regionarkivet har inget att invända mot att uppdraget överförs till kulturnämnden. Vidare konstaterar regionarkivet att ansvaret för utbetalning av regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven legat på arkivnämnden sedan 2010 och att nämnden endast har förmedlat bidraget enligt tidigare fördelningsmodellen. Regionkansliet föreslår därför i enlighet med kulturnämndens begäran att ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga på kulturnämnden och att kulturnämnden fortsättningsvis ansvarar för förenings- och folkrörelsearkiven uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-12-03 Diarienummer RSK 304-2010 2 (3) Fördjupad beskrivning av ärendet Kulturnämnden och arkivnämnden har i samråd tidigare föreslagit att driftbidragen till de fyra förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland överförs från kulturnämnden till arkivnämnden. Kulturnämnden behandlade ärendet den 8 december 2009, § 138, och arkivnämnden den 17 februari 2010, § 4. Med anledning av nämndernas förslag beslöt regionstyrelsen den 11 maj 2010, § 122, följande: 1. Regionstyrelsen omfördelar regionbidrag om 1 600 000 kronor för år 2010 från kulturnämnden till arkivnämnden avseende föreningsarkivens verksamhet i regionen. 2. Folkrörelsearkiven i 2011 års budget hänförs till arkivnämnden och anslag för denna verksamhet hanteras av arkivnämnden långsiktigt. Kulturnämnden beslutade 2012 att ansvaret ska återföras till kulturnämnden. Nämnden angav i sitt beslut bland annat att ansvaret för förenings- och folkrörelsearkiven ligger nu på två nämnder, arkivnämnden som fördelar det regionala bidraget och kulturnämnden som fördelar de statliga medel som ingår i kultur samverkansmodellen. Vidare angav nämnden att förenings- och folkrörelsearkiven menar att de av tradition tillhört kultursektorn och att det finns en bättre förståelse för verksamheten inom kulturnämndens verksamhetsområde och att detta överensstämmer bättre med intentionerna i kultursamverkansmodellen. Kultursamverkansmodellen Modellen innebär att en del av de statliga medel som fördelas till regionala kulturverksamheter samlas i en ny regional anslagspost som fördelas i en klumpsumma till regioner och landsting. Modellen ger regioner/landsting och kommuner större rätt att bestämma över de nationella medlen som går till regional kulturverksamhet. Modellen infördes 2011. http://www.vgregion.se/sv/VastraGotalandsregionen/startsida/Kultur/artikelsidor/lankade/kultursamverkansmodellen-/ Beredning Kulturnämndens begäran (beslut 25 oktober 2015, § 98) har tidigare behandlats av ägarutskottet (29 maj 2013, § 65). Utskottet gav då regiondirektören i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings-folkrörelsearkiven ska ligga. Regionarkivet kommer att lyfta frågan till arkivnämnden som kommer att behandla frågan om ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven på sitt sammanträde den 10 december 2014. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Västra Götalandsregionen 3 (3) Bilaga Ägarutskottet beslut 2013-05-29, § 65 (avseende avsnittet om föreningsoch folkrörelsearkiven) Kulturnämndens beslut 2012-10-25, § 98 Skrivelse från regionarkivet 2014-11-28 (justerat protokollsutdrag från arkivnämnden skickas senare till ägarutskottets sammanträde 2014-12-16) Beslutet skickas till Kulturnämnden Arkivnämnden [email protected] [email protected] för kännedom [email protected] för kännedom [email protected] för kännedom [email protected] för kännedom Bengt Säterskog Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] ~\R EG l O N A R K l V ET 2014-11-28 Regionkansliet Ansvaret för utbetalning av regionbidrag till förenings- l folkrörelsearkiven Regionarkivet konstaterar att detta ansvar har ålegat Arkivnämnden från 201 O. Regionarkivet har endast fönnedlat detta regionbidrag enligt den tidigare fördelnings modellen. Regionarkivet har .inget att erinra om detta uppdrag överförs till Kulturnämnden från och med 2015 -01-01 eller vid senare datum som bedöms som lämpligt. Artlvmyndlghet fOr V östra Götolondsregk>nen och G(llebQ'tiS Slod Region- och staelsarkivet Göteborg Regionarkivet Vllnersborg Box 2154, 403 13 GÖTEBORG Besök: Otterhöllegoton 5 Tel: 031-70 l 50 00 Fax: 031-13 09 96 E-post: orkivnomnden@orkivna mnden.goteborg.se Box 297. 462 23 V ÄNERSBOR< Besök: Niklasbergsvägen 14 Tel: 0521-27 84 00 Fox: 0521-27 84 03 E-post: regionarkivet.vonersl Protokollsutdrag .,...-,...VÄSTRA · , GÖTALANDSREGIONEN Sammanträde: Tid: Plats: Ägarutskottet Onsdag den 29 maj 2013, kl. 09.15-15.15 Sessionssalen, Residenset, Vänersborg § 65 Arkivnämndens verksamhet samt Förenings/folkrörelsearkiven Dnr RS 503-2012, RSK 304-2010 Ärendet Arkivnämnden Arkivnämnden är en gemensam nämnd för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Arkivnämndens uppdrag är att för respektive huvudman vara arkivmyndighet enligt arkivlagen. I skrivelse 12-02-06, Dm 503-2012, från arkivnämnden framför nämnden önskemål om att verksamheten analyseras samt att samverkansavtalet mellan huvudmännen och reglemente för arkivnämnden ses över. 'r?f'"'(; c'frr"m Förenings-/folkrörelsearkiven ;2()/0 /-:';{t1et;;e/?i'''<ttt1J0 1 Kulturnämnden beslöt 2012-10-25 § 98 (Dm RSK 304.,2-tO') att hos regionstyrelsen begära att ansvaret för det regionala bidraget till förenings/folklivsarkiven på l 800 000 kronor återförs till kulturnämnden. Beredning Regionkansliet har berett ärendet. Kansliet föreslår att regiondirektören får i uppdrag att göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet, samverkansavtal och reglemente samt att i samband härmed även utreda och komma med förslag var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings/folkrörelsearkiven ska ligga. Ägarutskottets beslut l Regiondirektören får i uppdrag att tillsammans med representant för Göteborgs Stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente. 2 Regiondirektören får i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings-/folkrörelsearkiven ska ligga. POSTADRESS: BESÖKSADRESS: TELEFON: HEMSIDA: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Residenset, Torget Vänersborg Vxl 010 441 00 00 www.vgregion.se E-POST: 1 2(2) Ägarutskottet 2013-05-29 Vid protokollet Jennie Jevinger sekreterare Justerat l Ojuni 2013 Gert-Inge Andersson Ordfårande Justerare Conny Brännberg Rätt utdraget intygar Jennie Jevinger Expedieras till Bo Tha!en (regionarkivet) Thomas Olsson (kulturnänmden) Diariet Ärende 6 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2014-12-29 Diarienummer RS 2374-2012 Västra Götalandsregionen Regionkansliet/ekonomiavdelningen Handläggare: Hans Ekman Telefon: 0705-49 33 58 E-post: [email protected] Till Regionstyrelsen Plan för fortsatt arbete med e-handel- förslag från Servicenämnden Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar: 1. Ansvaret för nuvarande e-handelssystem, Marknadsplatsen, överförs till Regionstyrelsen (IS/IT-branschen) den 31 december 2014. 2. Upphandling av nytt e-handelssystem inklusive upphandlingsstöd påbörjas under 2015 som baseras på standardsystem och ska vara väl integrerat i ett framtida affärssystem. 3. Arbetet fokuseras på användarvänlighet för kund den tid nuvarande system finns kvar och utveckling av systemet minimeras. 4. Förstudie påbörjas omedelbart för hur en framtida upphandling och implementering av affärssystem ska ske. 5. Regiondirektören får i uppdrag att genomföra besluten enligt punkt 1-4 ovan. Sammanfattning av ärendet Marknadsplatsen är Västra Götalandsregionens e-handelsplattform för beställning av material och tjänster samt hantering av fakturor gällande beställningar inom ehandel. Servicenämnden har under 2014 drivit Marknadsplatsen inom ett program för fortsatt utveckling och stabilisering. Som en följd av de användarsynpunkter som har lämnats och de analyser som har gjorts har den beslutade införandeplanen inte förverkligats fullt ut. I augusti 2015 går nuvarande avtal ut och förberedelser för en ny upphandling bör nu påbörjas. Servicenämnden har 2014-11-28 (§44, bilaga 1) beslutat föreslå regionstyrelsen att ansvaret för Marknadsplatsen överförs till IS/IT-branschen inom Regionstyrelsen (objektet Material och Tjänsteförsörjning) samt att upphandling av ett nytt e-handelssystem påbörjas under 2015. Regionkansliet föreslår beslut i enlighet med Servicenämndens förslag. Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-12-29 Diarienummer RS RS 2374-2012 2 (3) Fördjupad beskrivning av ärendet Regionstyrelsen beslutade 2009 att starta projektet Elektronisk handel i VGR baserat på en förstudie. Syftet var att höja kvaliteten i handelprocesserna, minska ledtiderna och styra mot ingångna avtal. Elektronisk handel skulle ge effektivare upphandling och administration och frigöra resurser för kärnverksamheten. Införandet av Marknadsplatsen påbörjades våren 2012 och vid årsskiftet 2012/2013 övergick systemet till Regionservice. Servicenämnden konstaterar att användare av Marknadsplatsen upplever stora problem. Det har inte heller varit möjligt att realisera beräknade nyttoeffekter. För att få klarhet i vad som bör göras har det därför under 2014 genomförts en probleminventering med hjälp av Capgemeni. Möjliga handlingsalternativ har analyserats. I augusti 2015 går nuvarande avtal ut och förberedelser för ny upphandling behöver påbörjas. Enligt Servicenämnden pekar samtliga analyser på att det finns mycket att vinna på att upphandla ett standardiserat e-handelssystem som en del av ett större affärssystem. Ett nytt e-handelssystem kan tidigast vara på plats i början av 2017. Kontinuerliga förbättringar av dagens Marknadsplats med fokus på användarvänligheten behövs under mellantiden då det är viktigt att behålla nuvarande grad av e-handel och inte tappa användare. Finansiering och personalkonsekvenser Finansiering och eventuella personalkonsekvenser behöver beredas ytterligare så att konsekvenserna av den nya organisationen för de centrala kanslierna samt av den nya styrmodellen för regionservice kan beaktas. Beredning Ärendet har beretts inom Regionkansliet. Samråd har skett med Regionservice. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Västra Götalandsregionen 3 (3) Bilaga 1. Servicenämndens beslut 2014-11-28 inklusive tjänsteutlåtande från regionservice med bilaga. Beslutet skickas till Servicenämnden Joakim Björck Birgitta Molin-Melander Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] ARBETSMATERIAL Analys av Marknadsplatsen VGR Slutrapport 2014-05-16 Konfidentiellt och personligt Transform to the power of digital Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen – Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 2 Sammanfattning VGR upplever betydande problem med Marknadsplatsen, regionens lösning för e-Handel, och har gett Capgemini i uppdrag att göra en sammanfattande probleminventering, presentera möjliga handlingsalternativ samt rekommendera en väg framåt. Analysen har genomförts under fyra veckor och bygger i huvudsak på dokumentation som tillhandahållits av VGR, kompletterat med ett fåtal kortare intervjuer. Marknadsplatsen består av två huvudsakliga komponenter. Produktkatalogen är det verktyg som leverantörerna och Inköp använder för att lagra information om produkter och tjänster. IT-tjänsten är det system som slutanvändaren arbetar i för beställning och attest. Probleminventeringen identifierar ett antal betydande utmaningar, t.ex. bristande funktionalitet och användarvänlighet, höga utvecklings- och driftskostnader, lång implementeringstid, låg hanterad inköpsvolym, uteblivna besparingar samt bristande tilltro och motstånd bland användare. De bakomliggande orsakerna till problemen utgörs bl.a. av att verksamhetsutveckling inte har bedrivits enligt nyttokalkyl och plan, nyttokalkylen bygger på delvis orimliga förutsättningar och antaganden, val av egenutveckling i stället för standardsystem, val av små och oerfarna leverantörer, bristande projektstyrning samt att ägarskapet för projektet inte har funnits inom Inköp. Sammantaget kommer inte nyttokalkylen att realiseras under nuvarande förutsättningar och VGR exponeras för betydande risker. VGR rekommenderas att: Skyndsamt och under kontrollerade former ersätta Marknadsplatsen med ett standard avropssystem från en erkänd leverantör Tydliggöra Inköps uppdrag, mål och strategi samt därefter bedriva ett koncentrerat utvecklingsarbete för att realisera besparingspotentialen inom regionens inköpsverksamhet Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 3 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen – Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 4 Vad är Marknadsplatsen? Marknadsplatsen i korthet Marknadsplatsens huvudkomponenter och leverantörer Marknadsplatsen är VGR:s e-Handelsplattform för beställning av material och tjänster samt hantering av fakturor Marknadsplatsen är uppbyggd av de två komponenterna IT-tjänsten (eBuilder) Produktkatalogen och IT-tjänsten. – – Produktkatalogen är det verktyg som leverantören och Inköp använder för att lagra information om produkter och tjänster som tillhandahålls av respektive leverantör och som ska göras tillgängligt för handel inom VGR samt hanterar leverantörer IT-tjänsten är det system som slutanvändaren arbetar i. Här söker man fram och väljer produkter, lägger i varukorgen, skapar rekvisition, attesterar, skapar inköpsorder, gör inleverans, attesterar faktura mm Produktkatalogen (Visuera) Källor: Nulägesrapport Marknadsplatsen; Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 5 Bakgrund till studien Regionstyrelsen beslutade att starta projektet Elektronisk Handel i VGR baserat på en förstudie dec 2006- dec 2008 Syftet var att höja kvaliteten i handelsprocesserna, förbättra processer, minska ledtider, öka effektivitet och styra mot avtal E-Handel –automatisering av affärsdokumentation (avtal, beställning, order, leverans, betalning och uppföljning) Två forskningsprojekt, Vinnova-TOFFE och NUTEK levererade produktkatalog samt en studie kring elektroniska fakturor Elektronisk handel skulle ge effektivare upphandling och administration och frigöra resurser för kärnverksamheten Effekter som projektet ska leverera grundar sig i beräkningar främst baserade på ”stöd till sortimentsstyrning” Dessa nyttor uppgår till sammanlagt 966 MSEK över fem år, varav 427 MSEK anses resultatpåverkande Budget uppgick till 81 miljoner E-Handelslösningen "Marknadsplatsen" (MP) har varit i drift sedan mars 2012 Beräknade nyttoeffekter har inte realiserats enligt plan, systemet har fått kritik för bristfällig funktionalitet och användarvänlighet, inköpsvolymen via MP är långt under förväntan, utvecklings- och förvaltningskostnader har överskridit budget och VGR räknar med att ytterligare investeringar är nödvändiga för att få upp MP i acceptabel prestanda VGR har gett Capgemini i uppdrag att göra en sammanfattande probleminventering och presentera möjliga handlingsalternativ och rekommendera en väg framåt Källor: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen; Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 6 Nulägesanalysen baseras på genomläsning av drygt 80 dokument tillhandahållna av VGR samt möten, telefonsamtal och mailkonversationer med 10 olika VGR representanter Kontaktade personer (intervju, telefon, mail) Genomgången dokumentation Anvisningar för utbudsplanering v5 2014-02-03 Användarmanual produktkatalog med e-tjänster Att göra lista 2013-10-07 Avtal med eBuilder + bilagor (25 dokument) 2010-06-22 Avtal med Visuera + bilagor (6 dokument) 2009-11-16 Begreppsdefinitioner e-Handel 2008-10-16 Controllerdagen 2011-10-27 E-Handel (bilder att plocka ifrån) 2010 E-Handel, utdrag ur Cognoskuber uppföljning handel E-Handelslösningen – identifierade nyttor och möjliggörare v1.1 2008-12-11 Elektronisk handel i Västra Götalandsregionen 2010-04-19 Fakturering Visuera och eBuilder 2010-2014 Fakturor Marknadsplatsen 2014-03-31 Fakturor Visuera 2014 Förenklat bildspel Marknadsplatsen 2011-09-14 Förstudie Elektronisk handel i Västra Götalandsregionen 2009-01-30 Granskning “Inköpsprocessen – från ord till handling” (KPMG) 2010-01-26 Granskning av Marknadsplatsen (Ernst & Young) 2013-01-23 Gränssnitt Marknadsplats Västragötaland 2011-09-05 Gränssnitt Marknadsplatsen 2011-10-13 Handlingsplan e-Handel v3.0 Helpdesk systemsupport 2013-04-23 Historik Köpt Vård Införandeplan 2012-2014, 2012-12-27 Införandeplan sep 2013 (handelsvolym marknadsplatsen) Inköpspolicy 2004 Inköpsprocessen i Västra Götalandsregionen IS/IT strategi 2014-2016 KPI rapport 2013 Kundservice processer KS3 2013-04-23 Leverantörssupport och leverantörshandläggare v1.0 2013-04-23 Nulägesrapport Marknadsplatsen v1 2014-01-31 Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset 2013-09-10 Marknadsplatsen med integrationer v0.2 Ny förutsättning (påverkan nyttokalkyl) 2009-10-09 Nyttokalkyl VGR E-handel v1.3 2009-01-26 OH-presentation om vad e-Handel är[0.1] Område Inköp 2012-04-16 Politisk organisation 2013-11-25 Processen för produktflödet – Marknadsplatsens produktkatalog 2014-04-16 Processvandring försörjningskedjan 2013-07-05 Produktkategoriträd 2014-04-16 Projektbeskrivning e-Handelsprojektet v1.0 2010-02-01 Rapport från besök hos Codan Triplus 2014-04-08 Rapport gällande status i projekt “Hitta och Jämföra Hjälpmedel” 2014-03-21 Redovisning nyttokalkyl v2.3 (slutrapportering) 2008-12-09 Regler och riktlinjer hantering produktinformation 2013-05-23 Rollbeskrivningar v0.17 2012-02-04 Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen 2012-12-31 Statistik kundservice 2014 System för produktklassificering – en vägledning 2011-06-23 Tjänstemannaorganisation 2014-01-27 Uppdragsbeskrivning e-Handel v1.0 2010-01-23 Uppföljning av processvandring 2013-10-11 VGR Förvaltningar 2010-12-16 Christine Salvén Eva-Lena Enerbäck Gunnel Pettersson Johan Fredén John Petersson Kajsa Lundberg Peter Söderström Peter Tellberg Reija Bratt Thomas Lidén Förutsättningar för studien Studien har utförts på 4 veckor netto Studien är begränsad till dokumentation utvald och tillhandahållen av VGR Alla frågor har ej kunnat besvarats av VGR Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 7 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen – Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 8 Den förväntade nyttan med Marknadsplatsen kommer inte att realiseras och VGR exponeras för stora risker Identifierade övergripande problem Bristande funktionalitet och användarvänlighet Uteblivna inköpsbesparingar Bristande underlag för sortimentsstyrning Stor systemleverantörsrisk Höga utvecklingskostnader - Nyttoeffekter realiseras ej - Stora risker Höga driftskostnader Uteblivna processbesparingar Stort motstånd bland slutanvändare Motstånd bland leverantörer Lång implementeringstid Källor: Dokumentation enligt sida 4, information från kontaktpersoner, Capgemini analys Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 9 Bakomliggande orsaker till problemen, den uteblivna nyttan och de risker som VGR ställs inför Bakomliggande orsaker 1 Verksamhetsutveckling har inte bedrivits enligt nyttokalkyl och plan 2 Nyttokalkylen bygger på delvis orimliga förutsättningar och antaganden 3 Val av egenutveckling istället för standardsystem Den förväntade nyttan med Marknadsplatsen kommer inte att realiseras och VGR exponeras för stora risker 4 Val av små och oerfarna leverantörer Identifierade övergripande problem Bristande funktionalitet och användarvänlighet 5 Otydlig koppling till Inköps uppdrag, mål, strategi och operativa modell Uteblivna inköpsbesparingar Bristande underlag för sortimentsstyrning Höga utvecklingskostnader Stor systemleverantörsrisk - Nyttoeffekter realiseras ej - Stora risker Höga driftskostnader Uteblivna processbesparingar 6 PRELIMINÄR Stort motstånd bland slutanvändare Motstånd bland leverantörer Lång implementeringstid Bristande projektstyrning Källor: Dokumentation enligt sida 4, information från kontaktpersoner, Capgemini analys Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 6 7 Ägarskapet för projektet har inte funnits inom Inköpsfunktionen 8 Bristande utbildning och uppföljning av dess effekt 9 Förvaltningsmodellen inte implementerad VGR har haft otillräcklig kompetens för att genomföra projektet Källor: Dokumentation enligt sida 4; information från kontaktpersoner; Capgemini analys Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 10 Verksamhetsutveckling, som utgör den viktigaste delen för hemtagning av nyttoeffekter, har inte drivits som planerat av projektet 0/00 Stöd för sortimentsstyrning % Potentiell besparing Avgränsning för nyttokalkyl sortimentsstyrning Alternativa produkter/tjänster & lösningar Alternativa produkter/tjänster & lösningar Omdefiniering av behov Omdefiniering av behov "E-handelslösningens kalkylerade nytta hänförs till avropsfasen" Utveckla leverantörsmarknaden/ ”Globalisering” Utveckla leverantörsmarknaden/ “Globalisering” Standardisering, samordning av volymer Standardisering, samordning av volymer 10 % E-handelslösningens e – beställningar, e-fakturering Kalkylerad nytta Analys Koncept Inköp Inköp Tvärfunktionellt samarbete Inköparens kompetens Totalkostnader Pris kalkylerade nytta hänförs till avropsfasen Avrop Avrop Marknadsplatsen adresserar endast avropsdelen av inköpsprocessen som Transaktionskostnader Källor: Rapporterna "Utveckling av inköpsprocessen och dess Sid 20 organisation i VGR" och "Diagnos av inköpsverksamheten inom VGR" Kategorisering av kalkylerade nyttor • mnkr E-Handelsprojektet anser att Verksamhetsutvecklingen är avgörande för att realisera effekter från Sortimentsstyrning Automatisering 0/00 • Effekter från bättre Sortimentsstyrning anges som viktigaste komponenten i Nyttokalkylen Konkurrensutsätta befintliga leverantörer Konkurrensutsätta befintliga leverantörer 5% 2009-04-27, Version 2.3 E-Handelsprojektet inser att värdet skapas tidigt i inköpsprocessen – inom vad som ofta kallas Strategiskt inköp eller Category Management, vilket VGR benämner Sortimentsstyrning – Låser in/vidmakthåller besparingar – Skapar transaktionsunderlag till Sortimentsstyrning (möjliggörare) Sortimentsstyrning fokuserar på minskade direkta kostnader och är uppföljningsbart på beställande enhets inköpskostnad. Led-/mantidsbesparing frigör tid. Definierade styrtal och mätetal redovisar besparingar. Adresseras inte de värdeskapande delarna i inköpsprocessen så kan inte den viktigaste delen av nyttokalkylen realiseras Väsentligt större jmf med nytta Led-/Mantid 400 Väsentlig potential 300 Grön 200 Gul 100 Röd 0 Nytta Sortimentsstyrning 2009-04-27, Version 2.3 Nytta Led-/mantidsbesparing Sid 16 Källa: Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 11 Nyttokalkylen bygger på delvis felaktiga grunder och den beräknade besparingen kommer inte att realiseras Antaganden håller ej Verksamhetsutveckling parallellt med införandet Antagandet är 5% lägre kostnad baserat på bättre Sortimentsstyrning Verksamhetsutveckling har ej bedrivits så effekten är snarare närmare 0% Avtalstroheten är 100% Best-in-class företag når som bäst 80-85% avtalstrohet Endast skillnaden mellan 'ny nivå av avtalstrohet' och 'tidigare nivå av avtalstrohet' är relevant (tex 80-60 = Δ20%) 100% av volymen går via Marknadsplatsen En inköpsvolym på 6,5 Mdr SEK antas köpas via Marknadsplatsen Idag är inköpsvolymen i Marknadsplatsen ca 1,8 Mdr SEK En publik studie från 2010 visar att merparten av de tillfrågade organisationerna inte når mer än 20% via eProcurement* Tidsbesparingen är 74% (>400 kr) per beställning Enligt genomförda testfall SU-enkäten visar att 85% lägger mer tid på beställningar än tidigare Tidsvinster är svåra att påvisa – Ej direkt synliga i resultaträkningen – Uspridda på många medarbetare – Tar ej hänsyn till andra merkostnader som uppstår Nytta vid implementering av Marknadsplatsen inkl. verksamhetsutveckling Sortimentsstyrning Verksamhetsutveckling Ökad compliance Tidsbesparing Label Marknadsplatsen Nytta vid implementering av Marknadsplatsen exkl. verksamhetsutveckling Sortimentsstyrning Verksamhetsutveckling *Global CPO Survey 2010, Capgemini Consulting Källor: Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset; Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl Ökad compliance Tidsbesparing Label Marknadsplatsen Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 12 VGR:s IT-strategi anger att standardiserade lösningar skall vara huvudalternativet – något som fanns redan 2005… Standardiserade lösningar vid början av e-Handelsprojektet Redan 2005 fanns det ett stort antal leverantörer av standardsystem på marknaden – Lösningar integrerade i affärssystem – Nischprodukter från erkända affärssystemleverantörer – “Wall to wall” lösningar från specialiserade nischleverantörer – “Best of breed” lösningar från specialiserade nischleverantörer Merparten av leverantörerna hanterade “Catalogue Management” respektive “Operational procurement” Källor: VGR IS/IT-strategi; Capgemini SRM study 2005-2006 Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 13 ... och som i ännu högre grad finns idag och där den standardiserade lösningen ofta blivit liktydigt med ett cloud-baserat system Standardiserade cloud-baserade lösningar Trenden i marknaden är att allt fler leverantörer erbjuder cloud-baserade lösningar vilket speglar efterfrågan på marknaden Inköpsprocessen och tillhörande system har blivit något av en “commodity” De välkända stora leverantörerna erbjuder likartade lösningar Köparna vill reducera utvecklings- och driftskostnad samt implementeringstid – Ställer krav på anpassning till standardlösning – Möjligheten att påverka cloud-lösningen är vanligtvis mycket begränsad – Kunden har snabb tillgång till leverantörerna som ofta redan finns i systemen Leverantören erbjuds stordriftsfördelar i cloud-lösningen – Leverantörens administration täcker många kunder – Källa: Capgemini SRM Research 2012-2013 Leverantören når många kunder Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 14 Jämförelse av Marknadsplatsen med en standardlösning indikerar en betydligt lägre driftkostnad för standardlösningen Antaganden Årlig driftskostnad Marknadsplatsens inköpsvolym: – 2013: 1,8 Mdr SEK (faktisk volym) – 2014: 4 Mdr SEK (antagande) MSEK – 2015: 7,9 Mdr SEK (antagande) 1,8 Mdr SEK motsvarar 340 000 fakturor => – 4 Mdr SEK motsvarar ca 750 000 fakturor 25 21,6 – 7,9 Mdr SEK motsvarar ca 1 500 000 fakturor Driftskostnadskomponenter för Marknadsplatsen återfinns i följande tabell (återgivet i MSEK): 20 18,6 15 10,8 Kostnadstyp 2013 2014 2015 Driftavtal IT-tjänst (eBuilder) 7,7 17,0 20,0 Hosting data Produktkatalog (eBuilder) 0,3 0,3 0,3 Grundavtal IT-tjänst (Visuera) 0,9 0,9 0,9 Konsulttimmar (Visuera) 0,4 0,4 0,4 Totalt 9,3 18,6 21,6 10 5 9,3 6,7 5,2 0 2013 2014 2015 Marknadsplatsen Standardiserad cloud-lösning Källor: Fakturasammanställning Visuera och eBuilder; Avtalsbilaga 7 eBuilder; Capgemini analys Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 15 Adderas den externa utvecklingskostnaden till driftskostnaden så framstår en standardlösning som mycket attraktiv Drifts- och utvecklingskostnad MSEK MSEK Marknadsplatsen 180 168,2 160 140 21,6 120 120 21,6 100 80 160 21,6 140 ~120 MSEK 100 18,6 80 9,3 60 40 Standardiserad cloud-lösning 180 60 47,8 10,8 40 75,5 20 10,8 20 0 0 2013* 2014 2015 2016 Driftkostnad Marknadsplatsen 2017 Totalt Implementeringskostnad 10,8 5,2 2013 6,7 3,5 2014 2015 2016 2017 Totalt Label Driftkostnad standardiserad cloud-lösning VGR:s interna, och förmodat betydande, kostnader relaterade till utveckling och drift av Marknadsplatsen är ej medräknade ovan *Implementeringskostnaderna för Marknadsplatsen sträcker sig över perioden 2010 - 2013 Källor: Fakturasammanställning Visuera och eBuilder; Avtalsbilaga 7 eBuilder; Capgemini analys Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 16 De två leverantörerna till Marknadsplatsen är mycket små och har begränsad erfarenhet och kompetens Leverantörer Visuera* – Anställda: 9 – Omsättning: 10 151 KSEK Grundat år: 2001 Anställda: 9 Omsättning: 10 151 KSEK (-32%) Resultat: 39 KSEK (-98%) Soliditet: 79,11% (+8,85 procentenheter) Likviditet: 527,89% (+175,57 procentenheter) Hävdade kompetenser: – Forskning & Utveckling av processer med IT-stöd – E-Handelsprocesser – Drift av e-tjänster 15,8 14,9 Mycket liten leverantör Mycket dålig lönsamhet Helt beroende av VGR – Mellan 2010 och 2013 utgjorde VGR 70-93% av Visueras omsättning 14,5 MSEK 11,5 4,9 3,1 4,5 2004 2005 2006 4,1 11,5 eBuilder* – Anställda: 62 – Omsättning: 119 268 KSEK 13,4 11,7 7,1 2007 2008 2009 2010 Omsättning Visuera 10,2 8,9 2011 2012 2013 VGR:s andel av omsättning Grundat år: 2003 Anställda: 62 Omsättning: 119 268 KSEK (-2%) Resultat: -12 035 KSEK (-95%) Soliditet: 38,03% (-6,51 procentenheter) Likviditet: 87,84% (-13,68 procentenheter) Hävdade kompetenser: – Travel & Expense Management – Procurement – Supply chain management – Financial transactions & accounts payable Mycket liten leverantör Lönsamhetsproblem Bristande erfarenhet och kunskap inom e-Procurement samt liten kundbas eBuilder har uttalat att de vill avveckla leveransen av IT-tjänsten *Data för Visuera är från 2013 och för eBuilder från 2012 Källor: Nulägesrapport Marknadsplatsen; Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen; Visueras årsredovisning 2013; eBuilders årsredovisning 2012; eBuilder Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 17 Hemtagningen av nyttan med Marknadsplatsen har otydlig koppling till Inköps uppdrag, mål, strategi och operativa modell Indikation på Best Practice Utvärdering Inköpsverksamhetens mål har en direkt koppling till den övergripande verksamhetens mål så att Inköps "bidrag" till målet är tydligt och mätbart Inköpsmålet är kopplat till inköpsstrategin Inköpsstrategin är nedbruten i konkreta, operativa planer (vad, vem, när , hur mycket) för att kunna följas upp mot delmål per tidsenhet (månad, kvartal, år) Ett fåtal strategiska styrtal (KPI:er) kopplas mot planer för att säkerställa att inköps mål uppfylls och levererar sitt bidrag till verksamhetens mål KPI:er följs upp och rapporteras till inköpsledningen, åtgärder vidtas vid avvikelser mot plan, eskaleringsrutiner finns på plats Purchasing Strategic goals 20XX I tillhandahållen dokumentation finns ringa koppling mellan Nyttokalkylen, den övergripande verksamhetens mål eller Inköps mål (Dvs. vad Inköp ska bidra med i mätbara termer) Dokumenterad inköpsstrategi och operativ modell saknas Det saknas konkreta planer på vilka strategiska inköpsaktiviteter som ska genomföras för att nyttokalkylen ska realiseras Inköps uppdrag vagt beskrivet Avsaknad av strategiska KPI:er, så som: – Inköpsvolym som hanteras av Inköp centralt – Besparingar: Planerade, Möjliggjorda, Realiserade (syns i resultaträkningen) – Avtalstrohet Purchasing Goal Reduce number of active suppliers by 50% 30% of purchase volume with LCC suppliers Grow revenue by 15% Increase contract compliance to 70% Reach net margin of 12% 50% of IMS volume via e-Procurement Reduce purchasing cost by MSEK 500 or 5% 0/00 Stöd för sortimentsstyrning Avgränsning för nyttokalkyl sortimentsstyrning % Potentiell besparing 2010 ? Alternativa produkter/tjänster & lösningar Alternativa produkter/tjänster & lösningar Omdefiniering av behov Omdefiniering av behov Utveckla leverantörsmarknaden/ ”Globalisering” Utveckla leverantörsmarknaden/ “Globalisering” Standardisering, samordning av volymer Standardisering, samordning av volymer 10 % Konkurrensutsätta befintliga leverantörer Konkurrensutsätta befintliga leverantörer E-handelslösningens e – beställningar, e-fakturering 5% Kalkylerad nytta Analys Koncept 50% of Sourcing volume via e-Sourcing 2009-04-27, Version 2.3 Inköp Inköp Tvärfunktionellt samarbete Inköparens kompetens Totalkostnader Pris kalkylerade nytta hänförs till avropsfasen Avrop Avrop Automatisering Transaktionskostnader Källor: Rapporterna "Utveckling av inköpsprocessen och dess Sid 20 organisation i VGR" och "Diagnos av inköpsverksamheten inom VGR" Strategies: The approaches taken to reach the goal Strategic goals: Measurable objectives for each strategy Källor: Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl; KPI Rapport 2013; Capgemini analys Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 18 E-Handelsprojektet konstaterar ett stort antal brister relaterat till styrning och poängterar speciellt verksamhetsutvecklingen inom Serviceförvaltningen Förankring av beslut Beslutet att införa e-Handel inom VGR var dåligt förankrat i linjeorganisationen Beslut för projektet och alla förvaltningar har inte följts (fri tolkningsrätt) Interna verksamheter såsom Serviceförvaltningen och VGR-IT har inte känt sig berörda av beslutet om att införa e-Handel Styrning och styrmodell Beslutsgrindar har inte beaktats och krav på underlag har varit otydliga avseende verksamhetsutvecklingen Markanta tidsförseningar i IT-leveransen Tydligare styrning och krav på genomförande från ägaren skulle underlättat projektet Hade projektet haft samma krav på leverans i verksamhetsutvecklingsdelarna så hade projektet förmodligen stoppats redan hösten 2010 Mandat - begränsad påverkan Ett projekt har små möjligheter att påverka arbetet i linjen, detta måste ske från respektive linjechef och ytterst från varje förvaltningschef. Mottagarprojektet inom serviceförvaltningen ville inte samarbeta med e-Handelsprojektet Riskanalys utan åtgärder Ingen riskbedömning gjordes vid förändring av införandeplanen från 5 år till 3 år Avsaknaden av verksamhetsutveckling inom inköp har återkommande rapporterats till styrgruppen som en risk – Styrgruppen har inte agerat på informationen/vidtagit åtgärder Kompetens – ej tillräcklig Projektet krävde egentligen mer resurser främst i form av konsultstöd Projektorganisationen hade behövt mer stöd av personer med omfattande erfarenhet av såväl processutveckling, projektarbete som projektledning Nyckelresurser har försvunnit ur projektet Källa: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 19 Projektet har skapat dåliga förutsättningar för den kritiska verksamhetsutvecklingen – tydliga slutprodukter, nödvändig logik och struktur har saknats Capgemini analys E-Handelsprojektet poängterar att verksamhetsutveckling är avgörande för nyttokalkylens realisering Tillhandahållen dokumentation ger en mycket vag bild av vad verksamhetsutvecklingen var tänkt att bestå av Saknas beskrivningar av: – Slutprodukter/resultat – Projektlogik – Aktivitetsplan – Tidplan – Ansvarsfördelning Den verksamhetsutveckling som krävs för att realisera en besparing på 5% förutsätter en beprövad metodik och erfarenhet Källa: Projektbeskrivning e-Handelsprojektet v1.0 Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 20 Ägarskapet för projektet har inte funnits inom Inköpsfunktionen utan inom Ekonomifunktionen Inköp bör äga frågan kring inköpssystem Inköpsverksamhetens krav bör vara drivande för att funktionellt kravställa ett inköpssystem för avrop Ägarskapet för ett införande av ett avropssystem bör ligga under inköpschefens ansvar Inköp bör ta ansvar för att godkänna resultatet från införandeprojektet och att detta stämmer med förväntan/ kravbilden Projektägare för e-Handelsprojektet har funnits inom Ekonomifunktionen Införandeprojektet menar att Serviceförvaltningen och VGR-IT inte har känt sig berörda av beslutet om att införa Marknadsplatsen Förutsättningarna för att Inköpsfunktionen ska ta ansvar och ägarskap för MP har varit dåliga Källa: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 21 Marknadsplatsen anses som svår att använda och i tillägg till bristande kunskap anses det som största orsaken till att man inte har kontroll över sina beställningar MP är användarvänlig 100% 100 80 37 40 Ej användarvänligt system 14 Procent 60 47 20 2 84% tycker att Marknadsplatsen ej är användarvänlig 0 1. Håller inte alls med 100% 2 3 4. Håller helt med MP ger beställare/attesterare bra kontroll över order 100 80 37 40 32 Procent 60 Merparten har ej kontroll över sina beställningar 20 10 57% har ej kontroll över sina inköpsorder 20 0 1. Håller inte alls med 2 3 4. Håller helt med Orsak till låg känsla av kontroll över order 100% 100 80 Bristande kunskap 26 9 14 28 15 40 Procent 60 Ej användarvänligt & Låg kunskapsgrad - enskilt viktigaste orsaken 20 7 Annat MP svårhanterlig och för låg kunskapsgrad Otillräckligt med tid för kontroll av beställning Låg överblickbarhet vid attestering av faktura Låg överblickbarhet vid inleverans Låg överblickbarhet vid beställningsattestering 0 Källa: Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 22 Brister i utbildning bidrar till Marknadsplatsens låga effektivitet men är sannolikt underordnat bristen på användarvänlighet och funktionalitet Utbildning "Erbjuden utbildning" kontra "Kan använda systemet" Projektet har erbjudit samtliga förvaltningar och användarroller utbildning via eLearning Hur många som genomfört utbildningen är oklart Många användare anser sig ha för dålig kunskap om systemet Inga kunskapskrav eller uppföljning av utbildningens effekt Avsaknad av chefsansvar för att anställda genomgår utbildningen Det finns inget krav på att användaren genomgått utbildning för att få tillgång till Marknadsplatsen Inga kontrollfrågor under utbildningen som säkerställer att mottagaren tagit till sig innehållet Projektet har inte följt upp eller inhämtat feedback från användare som genomgått utbildning i syfte att förbättra utbildningens effekt Motstånd mot utbildning Traditionell klassrumsutbildning efterfrågades frekvent inledningsvis Projektet ansåg eLearning som ”bättre”, mer individanpassad och mer kostnadseffektiv samt repeterbar Projektet tilläts inte genomföra informations- och utbildningsinsatser inom inköps- och kundserviceorganisationen under 2010-2011 Även om åtgärder kunde gjorts för att höja effekten av utbildningen så ligger grundproblemet sannolikt i bristen på användarvänlighet och funktionalitet hos systemet, snarare än i bristen på utbildning Källor: Nulägesrapport Marknadsplatsen; Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen; Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 23 Fortsatt drift efter överlämning av komplexa projekt kräver en väl fungerande förvaltning, vilken inte blivit implementerad för Marknadsplatsen Problem relaterade till överlämning till förvaltning Vid överlämnandet kvarstod vissa delar kring MP att utvecklas både på verksamhetssidan och kring funktioner i IT-tjänsten, exempelvis funktioner för statistik och uppföljning MP är tänkt att ingå i förvaltningsobjektet Material och tjänsteförsörjning men är ej överlämnat Roller i förvaltningsorganisationen är tillsatta men är ej operativa Beslutad förvaltningsplan saknas Styrgrupp för förvaltningsobjektet finns men arbetsformerna är oklara Källa: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Generella konsekvenser Oklara ansvarsförhållanden Sämre beslut Ökade kostnader Ökad risk Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 24 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen – Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 25 Det bästa handlingsalternativet för VGR är att investera i ett standardsystem och i väntan på detta minimera investeringarna i Marknadsplatsen Överensstämmer inte alls Överensstämmer helt Temporär övergångslösning Attribut för handlingsalternativ* Marknadsplatsen minimera investeringar i väntan på annan lösning Långsiktiga handlingsalternativ Marknadsplatsen fortsatta investeringar för att nå en långsiktigt hållbar lösning Investering i standardsystem cloud-baserad lösning Investering i standardsystem drift i egen regi Investering i egenutveckling av VGR-specifik lösning Ändamålsenlig funktionalitet Låga fortsatta investeringar Låg driftskostnad Låg risk Kort “time to market” Lågt behov av kompletterande verksamhetsutveckling Summering: *De långsiktiga lösningarna jämförs relativt den temporära övergångslösningen Källa: Capgemini analys Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 26 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen – Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 27 Rekommendation – Kontrollerad övergång från Marknadsplatsen till ny standardlösning samt utveckling av inköpsverksamheten kopplad till framtida uppdrag och strategi Lös "hygienfaktorerna ” och sänk driftskostnaderna - Byt till standardsystem för avrop 0/00 Stöd för sortimentsstyrning Plan för vägen framåt Avgränsning för nyttokalkyl sortimentsstyrning % Potentiell besparing Inriktningsbeslut Alternativa produkter/tjänster & lösningar Alternativa produkter/tjänster & lösningar Omdefiniering av behov Omdefiniering av behov Utveckla leverantörsmarknaden/ ”Globalisering” Utveckla leverantörsmarknaden/ “Globalisering” Standardisering, samordning av volymer Standardisering, samordning av volymer 10 % Konkurrensutsätta befintliga leverantörer Konkurrensutsätta befintliga leverantörer E-handelslösningens e – beställningar, e-fakturering 5% Kalkylerad nytta Analys Koncept 2009-04-27, Version 2.3 Inköp Inköp Tvärfunktionellt samarbete Inköparens kompetens Totalkostnader Pris Avrop Avrop Automatisering Transaktionskostnader kalkylerade nytta hänförs till avropsfasen Avveckling av Marknadsplatsen Byte till standardsystem Starta förberedelser Förberedelser ~3m Realisering ~12m Visuera, Avtal går ut 2014-12-31 Definiera målbild för standardsystem Förläng avtal Visuera Förstå kritiska samband mellan Marknadsplatsen och övrigt systemlandskap Skapa målbild utifrån best practice och VGR:s förutsättningar Identifiera gap eBuilder, Avtal går ut 2015-08-31 Förläng avtal eBuilder Implementation av standardsystem Upphandling av standardsystem Leverantörsval Informationsinhämtning gällande standardsystem Beslut om realisering Dialog med leverantörsmarknaden Transformation av VGR Inköp Uppdrag & Strategi VGR Inköp "Servicefunktion" VS. Högre ambition VGR Inköps framtida uppdrag och strategi kommer påverka Upphandling av nytt, standard avropssystem Omfattningen på transformationen av VGR Inköp Styrning Processer Organisation Källor: Rapporterna "Utveckling av inköpsprocessen och dess Sid 20 organisation i VGR" och "Diagnos av inköpsverksamheten inom VGR" Struktur Roller & Ansvar Dimensionering Kompetens Ev. övriga systemstöd och verktyg Realisering av besparingar via strategiskt inköp (category management) Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 32 32 Adressera värderealisering - Transformera VGR Inköp från en "servicefunktion" Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 28 Kritiska förutsättningar och antaganden Byte till standardsystem 0/00 Stöd för sortimentsstyrning % Potentiell besparing Avgränsning för nyttokalkyl sortimentsstyrning VGR behöver fortsättningsvis ett avropssystem VGR behöver kraftigt sänkta driftskostnader för ett sådant system Systemet behöver ha god funktionalitet och användarvänlighet Framtida lösning ska baseras på ett standardsystem Lösningen måste realiseras snabbt pga. nulägets påtagliga leverantörsrisker, höga kostnadsläge och prestanda Alternativa produkter/tjänster & lösningar Alternativa produkter/tjänster & lösningar Omdefiniering av behov Omdefiniering av behov Utveckla leverantörsmarknaden/ ”Globalisering” Utveckla leverantörsmarknaden/ “Globalisering” Standardisering, samordning av volymer Standardisering, samordning av volymer 10 % Konkurrensutsätta befintliga leverantörer Konkurrensutsätta befintliga leverantörer E-handelslösningens e – beställningar, e-fakturering 5% Kalkylerad nytta Analys Koncept 2009-04-27, Version 2.3 Inköp Inköp Tvärfunktionellt samarbete Inköparens kompetens Totalkostnader Pris Avrop Avrop Automatisering Transaktionskostnader kalkylerade nytta hänförs till avropsfasen Värderealisering Nuvarande "Nyttokalkyl" kommer inte att uppfyllas med bara ett avropssystem , varken med Marknadsplatsen eller annat system Den totala besparingspotentialen som den befintliga nyttokalkylen indikerar, ca 5% lägre kostnadsnivå, är rimlig men kräver ett omfattande utvecklingsarbete – VGR Område Inköp behöver ett tydligare uppdrag och mandat med ett helhetsansvar för inköpsverksamheten, inköpsvolymen och besparingspotentialens realisering – Fastställa en målbild och strategi – Bedriva ett kontrollerat utvecklingsarbete i linje med målbild och strategi Källor: Rapporterna "Utveckling av inköpsprocessen och dess Sid 20 organisation i VGR" och "Diagnos av inköpsverksamheten inom VGR" Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 29 Plan för vägen framåt Inriktningsbeslut Avveckling av Marknadsplatsen Byte till standardsystem Starta förberedelser Förberedelser ~3m Realisering ~12m Definiera målbild för standardsystem Visuera, Avtal går ut 2014-12-31 Förläng avtal Visuera Förstå kritiska samband mellan Marknadsplatsen och övrigt systemlandskap Skapa målbild utifrån best practice och VGR:s förutsättningar Identifiera gap eBuilder, Avtal går ut 2015-08-31 Förläng avtal eBuilder Implementation av standardsystem Upphandling av standardsystem Leverantörsval Informationsinhämtning gällande standardsystem Beslut om realisering Dialog med leverantörsmarknaden Transformation av VGR Inköp Uppdrag & Strategi VGR Inköp "Servicefunktion" kontra högre ambition VGR Inköps framtida uppdrag och strategi kommer att påverka – Upphandling av nytt, standard avropssystem – Omfattningen på transformationen av VGR Inköp Styrning Processer Organisation – Struktur – Roller & Ansvar – Dimensionering – Kompetens Ev. övriga systemstöd och verktyg Realisering av besparingar via strategiskt inköp (category management) Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 30 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen – Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 31 Förslag till omedelbara nästa steg Fatta inriktningsbeslut – Avveckla Marknadsplatsen – Byta till standardsystem – Starta förberedelser Kommunicera inriktningsbeslut – Formulera och leverera ett positivt och målgruppsanpassat budskap Säkerställa finansiering för 2014 Starta förberedelsefasen – Bör ske snarast, idealt juni 2014 alternativt senast augusti 2014 Säkerställa budget för 2015 Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 32 Ärende 7 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2014-11-27 Diarienummer RS 691-2012 Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Elisabet Ericson, Johan Flarup, Boris Ståhl, Monica Almén, Lena Kullander Telefon: 010-441 00 00 (växel) E-post: [email protected] Till regionstyrelsen Reviderad delegeringsordning för regionstyrelsen Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen antar reviderad delegeringsordning. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsens nuvarande delgeringsordning fastställdes av regionstyrelsen 2014-04-29, § 426. Regionkansliet har tagit fram ett förslag till reviderad delegeringsordning till följd av följande beslut: Regionfullmäktige har fastställt reglementen för bland andra regionstyrelsen och den nya hälso- och sjukvårdsstyrelsen den 25 november 2014, § 171. Hälso- och sjukvårdsutskottet har upphört. Regionstyrelsen har fastställt nya uppgiftsområden för utskotten den 9 december 2014, § 611. Regionstyrelsens beslut om ändrade riktlinjer och beslut i enskilda ärenden. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga 1. Delegeringsordning för regionstyrelsen Beslutet skickas till Samtliga delegater+ instruktioner Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset, Torget Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Förslag till revidering 2014-12-29 Delegeringsordning Antagen av regionstyrelsen 2015-MM-DD., § XX Förteckning över grupper av ärenden, där regionstyrelsen har delegerat beslutanderätt Ändringar är markerade i rött Ärenden A Brådskande ärenden i regionstyrelsen A 1 Ärenden som är så brådskande, att det inte går att avvakta styrelsens beslut B Regionstyrelsens regionövergripande uppdrag Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning Regionstyrelsens ordförande Regionstyrelsens sekreterare 6 kap 36 § kommunallagen Vice ordförande Avser hela Västra Götalandsregionens (VGR:s) verksamhet. Med förvaltningschef avses under detta avsnitt även förvaltningschef vid andra nämnder och styrelser än regionstyrelsen. B 1 Personal- och förhandlingsärenden 1 1 Utse förvaltningschefer efter samråd med berörda nämnder och styrelser Förhandla och teckna kollektivavtal i tvisteförhandling Regiondirektören Förhandlingschefen Regiondirektören Arbetsrättsjurist Förhandlingschefen 2 Teckna kollektivavtal i regionövergripande intressefrågor utom förmånsfrågor Förhandlingschefen Förhandlingschefen 3 Teckna lokala kollektivavtal inom ramen för AB Förvaltningschef * Förvaltningschefen 4 Teckna lokala kollektivavtal inom ramen för LAFF Förvaltningschef * Förvaltningschefen Anmäls från vidaredelegat till förvaltningschef som anmäler till regionstyrelsen Anmäls från vidaredelegat till * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. Ärenden Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning förvaltningschef som anmäler till regionstyrelsen 5 Teckna lokala rese- och traktamentsavtal Förhandlingschefen Förhandlingschefen 6 Teckna lokala avtal om lön och allmänna anställningsvillkor för VGR:s anställda (LOK) Förhandlingschefen Förhandlingschefen 7 Teckna lokala kollektivavtal om lön, förmåner och ersättningar i Förvaltningschef * övrigt Förvaltningschef ** 8 Särskild avtalspension, pensionsgrundande lön eller pensionsfrågor som är av viss betydelse Personaldirektören Personaldirektören 9 Frågor om rätt till förmånsbil Regiondirektören * Regiondirektören ** 10 Lönepolitiska prioriteringar Personalutskottet Utskottets sekreterare 11 Strategier och anvisningar för företagshälsovård och arbetsmiljöarbetet Tillämpning för personalpolitiken utifrån regionfullmäktiges beslut Regiongemensam uppföljning, analys och utvärdering inom uppdragsområdet samt utfärdar anvisningar inom uppgiftsområdet Användning av det personalpolitiska anslaget Personalutskottet Utskottets sekreterare Personalutskottet Utskottets sekreterare Personalutskottet Utskottets sekreterare Personalutskottet Utskottets sekreterare 15 Användning av medel avsatta för personalpolitiska åtgärder i individuella ärenden Personaldirektören Personaldirektören 16 Ekonomiskt stöd för personalpolitiska åtgärder till bolag där VGR äger mer än hälften av aktierna Personalutskottet Utskottets sekreterare RS 2005-02-15, § 41 Ägarutskottet Utskottets sekreterare Finansiell strategi, Organisations samt beredningsoch beslutsprocesser, Riktlinjer 12 13 14 Anmäls från vidaredelegat till förvaltningschef som anmäler till regionstyrelsen Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen B 2 Ekonomiärenden 1 Utfärda kompletterande anvisningar till regionstyrelsens föreskrifter inom VGR:s finansförvaltning * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. Ärenden Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning 2 Regler för månads- och delårsrapporter samt årsredovisning Ägarutskottet Utskottets sekreterare gällande finansförvaltning, Riktlinjer gällande pensionsmedelsförvaltning, Riktlinjer gällande kapitalförvaltning avseende anknutna stiftelser Enligt ÄUs uppgiftsområde 3 Godkänna mindre avvikelse från finansiell strategi Ägarutskottet Utskottets sekreterare (se punkt 1) 4 Utse ersättare eller efterträdare för firmatecknare inom finansverksamheten under löpande år Ägarutskottet Utskottets sekreterare 5 Skriva av VGR:s fordringar där inte någon annan har beslutsrätt Högst två prisbasbelopp per ärende Över två prisbasbelopp och upp till 1 miljon kronor per ärende Ekonomidirektören Ägarutskottet Ekonomidirektören Utskottets sekreterare Ta emot gåva om inte någon annan har beslutsrätt Ägarutskottet Utskottets sekreterare 6 Gäller inte fast egendom. 7 Finansiering av regionsamordnade och förvaltningsspecifika utvecklingsprojekt enligt beslutade finansieringsformer till ett belopp om högst 10 mnkr per projekt Ägarutskottet Utskottets sekreterare 8 Ingå leasingavtal Ekonomidirektören Ekonomidirektören 9 Ingå försäkringsavtal Ekonomidirektören Ekonomidirektören Godkänna ansökan om att få externförhyra externa lokaler och att ingå externa hyresavtal för samtliga administrativa lokaler Regiondirektören * Regiondirektören ** Avser inte enbart bokföringsåtgärd. Nämnderna kan besluta angående egna fordringar. Samråd ska ske med chefsjuristen Gäller när gåvans ändamål är regionövergripande eller berör flera nämnders områden. Riktlinjer antagna av RF 200103-06, § 55 RF § 9/2007-02-20, RSK 7112006 Inom ramen för gällande riktlinjer för leasing. RS 19 juni 2012, § 137 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Regiondirektören * Regiondirektören ** RS 20 maj 2014, § 457 11 Ärenden om rätt till arbetstagares uppfinning Ärenden om rätt till immateriella tillgångar som skapas i Förvaltningschef * Förvaltningschef ** (Riktlinjer för hantering av anställningsförhållandet mellan VGR som arbetsgivare och immateriella tillgångar) medarbetare Anmäls från vidaredelegat till * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. 10 Ärenden Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 12 13 Ersättning till enskilda på grund av skadeståndskrav mot VGR när ärendet inte handläggs av annan nämnd, efter samråd med Chefsjuristen Högst två prisbasbelopp Över två prisbasbelopp och högst 1 miljon kronor Ekonomidirektören Ägarutskottet Ekonomidirektören Utskottets sekreterare Tillämpningsanvisningar till attest- och utanordningsreglemente Ekonomidirektören Ekonomidirektören B 3 Ärenden om stiftelser som regionstyrelsen förvaltar 1 Förvaltning av stiftelsemedel Regiondirektören * Regiondirektören ** 2 Ansöka om permutation eller ändrade stadgar avseende stiftelser Regiondirektören * som förvaltas av regionstyrelsen Regiondirektören ** 3 Utdelning ur VGR:s förvaltade stiftelser och fonder när ingen annan har beslutsrätt Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen RSK 98-2001 Riktlinjer vid gåva, stiftelselagen Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen B 4 Hälso- och sjukvårdsärenden 1 Fördelning av FoU-medel enligt fastställda medelsramar och inriktningsbeslut Regiondirektören * Regiondirektören ** 2 Beslut enligt 22-23 § lagen om läkemedelsförmåner mm Regiondirektören * Regiondirektören ** 3 Regiondirektören * Beslut om administrativa åtgärder inom läkemedelsområdet såsom fastställande av arbetsplatskoder, inrättande av jourförråd Regiondirektören ** 4 Åtgärder som krävs för att fullgöra VGR:s skyldigheter utifrån kap 5 lag om handel med läkemedel (sjukhusens Regiondirektören ** Regiondirektören * Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Förvaltningsbesvär. Handläggs enligt förvaltningslagen. Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Beslut av regionstyrelsen 201309-10, § 199 * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. Ärenden Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** läkemedelsförsörjning) Anmärkning Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 5 Inriktning, samordning och utveckling som rör epidemiologi, terminologi, klassifikationer och regiongemensamma vårddata Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 6 Regiongemensam analys, utvärdering och uppföljning av vårdbehov, vårdkonsumtion och vårdkvalitet Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 7 Utfärda tillämpningsanvisningar för: patientavgifter vid sjukvård och hälsovård, speciallivsmedel för särskilda ändamål, förskrivning av personliga hjälpmedel med tillhörande produktanvisningar, förbrukningsartiklar samt sjukresor Regiondirektören* Regiondirektören ** 8 Fördelning av medel till nya läkemedel/nya indikationer mm Utskottets sekreterare 9 Regiongemensamma riktlinjer för sjukvårdsrådgivning och ärenden om prehospital vård Hälso- och sjukvårdsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet 10 Ärenden om hälso- och sjukvård för asylsökande och flyktingar Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 11 Regiongemensamma riktlinjer för verksamheten inom hälso- och Hälso- och sjukvården och tandvården sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 12 Regionövergripande läkemedelsfrågor samt frågor rörande läkemedelskommittén Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 13 Inriktning, kunskapsstyrning och utveckling av Hälso- och läkemedelsanvändning och av en effektiv läkemedelsförsörjning sjukvårdsutskottet för samtliga vårdgivare Utskottets sekreterare 14 Följa utvecklingen av VGR:s hälso- och sjukvård samt tandvård och därvid ta erforderliga initiativ samt besluta i tillämpningsfrågor Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare VGR:s remissyttranden i hälso- och sjukvårdsfrågor samt tandvårdsfrågor Hälso- och sjukvårdsutskottet Beslut av regionstyrelsen 201309-10, § 199 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Utskottets sekreterare Regionstyrelsen ska underrättas om yttranden i frågor av större vikt eller principiell betydelse. * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. 15 Utskottets sekreterare Ärenden Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Regiondirektören * Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning Regiondirektören** Avser inte ärenden som innefattar medicinsk bedömning av vårdbehov Beslut av RS 2010-03-23, § 74. Ansökan om rättelse görs enligt lag om valfrihetssystem. Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen 16 Ärenden i enskilda fall om tillämpning av regler om vårdgaranti och valfrihet i vården samt ställningstaganden till framställningar från enskilda personer om vård 17 Tillämpa VGR:s valfrihetssystem om ärendet inte avser godkännande av nya sökande eller är av principiell betydelse Regiondirektören * Regiondirektören ** 18 Regiongemensamma prioriteringar, former för ordnat införande av nya diagnos- och behandlingsmetoder samt utmönstring av metoder Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 19 Etiska frågor inom hälso- och sjukvården och tillse att diagnosoch behandlingsmetoder har bedömts från individ- och samhällsetiska aspekter Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 20 Regiongemensam invånarinformation rörande hälso- och sjukvård samt tandvård Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 21 Ärenden som avser nationellt kvalitetsregister (ej inrättande av nytt kvalitetsregister) Hälso- och sjukvårdsutskottet Utskottets sekreterare 22 Genomförande av VGR:s regler för tillgänglighet och valfrihet samt remisskrav i den egna verksamheten Ägarutskottet Utskottets sekreterare 23 Fastställelse av medicinska riktlinjer och vårdprogram för vård och omvårdnad Regiondirektören * Regiondirektör ** 24 Beslut om utlämnande från biobanker enligt biobankslagen. Regiondirektören * Sjukhusdirektör Regiondirektör **) Beslut av regionstyrelsen 201309-10, § 199 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Vid behov ska samråd ske med hälso- och sjukvårdsdirektören Beslut av regionstyrelsen 201309-10, § 202 Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. Ärenden Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning Regiondirektören ** Avser inte besvarande av remisser och inte rena verkställighetsåtgärder Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen B 5 Övriga ärenden 1 Besvara framställningar till VGR från andra myndigheter och enskilda i ärenden som inte är av principiell art och när ingen annan har beslutsrätt Regiondirektören * 2 Utse ombud vid bolagsstämmor och föreningsstämmor 3 Implementering av regiongemensamma strategier, standarder och normer för verksamhet i egen regi Regionstyrelsens ordförande Ägarutskottet 4 Strategier för att utveckla kvalitet och produktivitet i egenregiverksamheten, med särskilt beaktande av de områden där det finns särskilda skäl för en regiongemensam produktionsoch kapacitetsplanering Instruktioner till ombud vid bolagsstämmor och föreningsstämmor Ägarutskottet Utskottets sekreterare Ägarutskottet Utskottets sekreterare 6 Ärenden med anledning av regionstyrelsens medlarroll och uppgift att avgöra tvister mellan nämnder och styrelser Ägarutskottet Utskottets sekreterare 7 Föra VGR:s talan eller ge fullmakt till annan att föra VGR:s talan: inför kommunal byggnadsnämnd, fastighetsbildningsmyndighet, inskrivningsmyndighet och hyresnämnd inför domstol, övriga myndigheter samt förrättningar av skilda slag 5 Regionstyrelsens vice Regionstyrelsens sekreterare ordförande Utskottets sekreterare Fastighetsdirektören Chefsjuristen Samråd ska ske med berörd förvaltning. Den som i en tvist för VGR:s talan inför domstol har rätt att godkänna förlikningsavtal. Ta emot delgivning Chefsjuristen Regionjurist Delgivning kan enligt 6 kap 31 § kommunallagen även ske med ordföranden. * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. Ärenden 8 Beslut med anledning av regionstyrelsens ansvar för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom hälso- och sjukvården och tandvården. C Regionstyrelsens egen verksamhet och dess förvaltning (Regionkansliet) Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ägarutskottet Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning Kommentar: Motiv SOSFS 2011:9 C1 Styrelsen 1 Godkänna regionstyrelsens ledamöters och ersättares deltagande Regionstyrelsens i kurser och konferenser ordförande Vice ordförande Regionstyrelsens sekreterare C2 Personalärenden 1 Anställningsärenden, skiljande från anställning utan egen begäran, disciplinär åtgärd Regiondirektören * 2 Beslut om att avslå bisyssla Regiondirektören* 3 Ingå överenskommelse om att utöva bisyssla Regiondirektören* 4 Medgivande till att utöva bisyssla bestående i privat mottagningsverksamhet Regiondirektören 5 Utse medarbete till uppdrag för annan uppdragsgivare än VGR Regiondirektören* Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Ändrade riktlinjer 2014-10-07 där det framgår att detta är verkställighet Riktlinjer avseende bisysslor för anställda Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Se ovan Riktlinjer avseende bisysslor för anställda Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Se ovan Riktlinjer avseende bisysslor för anställda Se ovan Riktlinjer avseende bisysslor för anställda * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. Ärenden Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Anmärkning Regiondirektören * Regiondirektören ** Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Regiondirektören Regiondirektören Gäller ej externa lokaler, RS § 137/12 C3 Upphandling och hyresavtal 1 Inom sitt ansvarsområde ingå och säga upp upphandlings- och inköpsavtal när detta inte är en uppgift för servicenämnden Om värdet överstiger 100 prisbaslopp ska avtalet godkännas av regionstyrelsen. 2 Ingå och säga upp hyresavtal för lokaler för verksamhet knuten till regionkansliet C4 Administrativa ärenden 1 Sälja eller skänka bort inventarier som inte längre behövs för verksamheten Administrativa direktören Administrativa direktören 2 Avskrivning av fordran inom regionstyrelsens egen verksamhet, högst två prisbasbelopp per ärende Administrativa direktören Administrativa direktören 3 Ta emot gåva inom regionstyrelsens eget verksamhetsområde i enlighet med fastställda riktlinjer Regiondirektören * Regiondirektören ** 4 Utse attestanter och utanordnare Regiondirektören * Regiondirektören ** 5 Beslut att inte lämna ut allmän handling Chefsjuristen Chefsjurist Antingen Chefen för område uppföljning Chefen för område och analys vid hälso- och uppföljning och analys sjukvårdsavdelningen vid hälso- och Registerhållare anställd av sjukvårdsavdelningen Västra Götalandsregionen eller Registerhållare anställd * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. 5a Beslut att inte lämna ut i ärenden allmän handling från kvalitetsregister där regionstyrelsen är centralt personuppgiftsansvarig Regionjurist Avser inte bokföringsåtgärd Samråd ska ske med chefsjuristen Vid gåva större än tre prisbasbelopp ska samråd ske med chefsjurist. Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Handläggs enligt 6 kap. offentlighets- och sekretesslagen Handläggs enligt 6 kap. offentlighets- och sekretesslagen Beslut i regionstyrelsen 201310-08, § 231 6 Avvisande av överklagande som kommit in för sent Uppdrag att besluta Ersättare vid på styrelsens vägnar – förhinder delegat av Västra Götalandsregionen. Chefsjuristen Regionjurist 7 Beslut med anledning av regionstyrelsens personuppgiftsansvar Regiondirektören * Regiondirektören ** 8 9 Beslut om förordnande av personuppgiftsombud Ingå förlikning upp till 100 000 kronor. Regiondirektören Regiondirektören Regiondirektören Regiondirektören 10 Fastställa arkivorganisation och utse arkivansvarig och arkivredogörare Regiondirektören Regiondirektören Ärenden Ansvarig för anmälan till regionstyrelsen ** Chefsjuristen Anmärkning Anmäls från vidaredelegat till regiondirektören som anmäler till regionstyrelsen Beslut RS 1999-02-09, § 40 Beslut RS 2013-11-05, § 267 * Rätt att vidaredelegera i ett led ** Vid vidaredelegerad beslutanderätt görs anmälan till förvaltningschefen, som avgör om anmälan ska ske till regionstyrelsen. Ärende 8 Ärende 9 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-01-02 Diarienummer RS 3273-2014 Västra Götalandsregionen Regionutvecklingssekretariatet Handläggare: Max Falk Telefon: 010-4411633, 0704-700588 E-post: [email protected] Till Regionstyrelsen Västra Götalandsregionens representanter i dialog med förhandlingsmännen för ”Sverigeförhandlingen” Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen utser ordförande i regionstyrelsen, samt ordförande och vice ordförande för regionutvecklingsnämnden att företräda Västra Götalandsregionen i dialogen med förhandlingsmännen för regeringsuppdraget ”Sverigeförhandlingen” Sammanfattning Västra Götalandsregionen har kontaktats av representanter för regeringen och regeringskansliet angående den sk Sverigeförhandlingen. Sverigeförhandlingen är ett regeringsuppdrag som främst handlar om att hitta finansieringslösning för stambanorna Stockholm-Malmö (mål restid 2,5 h) och Stockholm-Göteborg (mål restid 2 h). Därtill uttalas att kollektivtrafikåtgärder ska genomföras i storstäderna Göteborg, Stockholm och Malmö som gynnar ett utökat bostadsbyggande och som ger nyttor. Mer att läsa finns på www.sverigeforhandlingen.se. Förslag till beslut innebär att VGR utser för egen del utser representanter med mandat att föra dialog med de utsedda förhandlingsmännen. Regeringsuppdraget omfattar uttalat Göteborgs stad och VGR. Borås som regionens andra största stad, där höghastighetstågen planeras stanna, har också kontaktats av de nationella utredarna. Samtidigt uttalas att satsningen ska leda till ökat bostadsbyggande och tillväxt i många kommuner och regioner längs den nya järnvägen. Götalandsbanan har en väsentlig betydelse för regionen som helhet. Åtgärder i Göteborg och Borås som regionens två största arbetsmarknadscentrum har också regional betydelse. Sverigeförhandlingen kommer därmed också att lyftas på BHUs första möte i mars. Regionutvecklingssekretariatet Fredrik Adolfsson Postadress: Box 1031 405 22 Göteborg Max Falk Besöksadress: Södra Hamngatan 19-21 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Ärende 10 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2014-12-29 Diarienummer RS 3753-2014 Administrativa avdelningen Handläggare: Roy Svensson Telefon: 010-441 05 35 E-post: [email protected] Till regionstyrelsen En lag om upphandling av koncessioner (SOU 2014:69) Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar följande: 1. Regionstyrelsen avger yttrande till socialdepartementet enligt regionkansliets förslag. Ärendebeskrivning Socialdepartement har berett Västra Götalandsregionen möjlighet att yttra sig över slutbetänkandet ”En lag om upphandling av koncessioner” – SOU 2014:69. Den 26 februari 2014 beslutades Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU om offentlig upphandling samt Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/25/EU om upphandling till enheter som är verksamma på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Utredningen har tidigare lämnat förslag på hur dessa bestämmelser ska genomföras i svensk rätt i delbetänkandet Nya regler om direktupphandling, SOU 2014:51 och i DS 2014:25. Västra Götalandsregionen har tidigare lämnat yttranden i dessa avseenden (RS 23312014). Tillsammans med de två ovan nämnda direktiven antogs även samma dag Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/23/EU om tilldelning av koncessioner, nedan LUK-direktivet. Utredningen lämnar således sin analys och sitt förslag till hur LUK-direktivet bör genomföras i svenska rätt genom slutbetänkandet en ”Lag om upphandling av koncessioner SOU” - 2014:69. Regionkansliets juridiska enhet har utarbetat ett förslag till yttrande som bifogas. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Bengt Säterskog Administrativ direktör Besöksadress: Residenset, Torget 462 33 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] 1 (2) Remissyttrande Datum 2014-12-27 Diarienummer RS 3753-2014 Regionkansliet juridiska enheten Handläggare: Roy Svensson Telefon: 010-441 05 35 E-post: [email protected] Socialdepartementet Yttrande över ”En lag om upphandling av koncessioner” - SOU 2014:69 Sammanfattning: – Västra Götalandsregionen (nedan VGR) tillstyrker att koncessioner regleras i en särskild lag. – VGR har inget att erinra mot förslaget rörande rättsmedel. – VGR tillstyrker utredningens förslag om att överväga att i LOU införa lagvalsregler som avser all konkurrens mellan de olika upphandlingsreglerna. – VGR avstyrker förslaget rörande reglering av koncessioner under tröskelvärdet – VGR avstyrker utredningens förslag för hur bestämmelserna om tilldelning av koncession av social tjänster och andra särskilda tjänster genomförs i svensk rätt. Allmänna synpunkter De flesta av direktivens bestämmelser är obligatoriska att införa. VGR ser inte anledning att närmare kommentera dessa eftersom VGR finner att dessa är väl avvägda. Koncessioner bör regleras i en särskild lag VGR tillstyrker och anser att det är naturligt att ha en särskild lag för upphandling av koncessioner (LUK) eftersom det handlar om ett självständigt direktiv, och att reglerna därmed införs i enlighet med tidigare lagstiftningsarbete inom upphandlingsområdet, på samma sätt som sedan år 2007 gäller för upphandling av varor m.m. (LOU) för upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) och för upphandling inom försvars- och säkerhetsområdet (LUFS). Att ha en särskild lag för koncessioner talar även för att regelverket är olikt för det som gäller för Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset, Torget 462 33 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 vxl 010-441 05 32 dir Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-12-29 Diarienummer RS 3753-2014 2 (2) vanliga upphandlingar. Upphandlingsregelverket skulle även bli onödigt svårgenomträngligt om koncessioner inte reglerades i en särskild lag. Rättsmedel VGR har inget att erinra mot förslaget att det i LUK ska införas rättsmedel motsvarande dem som finns i LOU och LUF Lagvalsregler VGR tillstyrker utredningens förslag om att överväga att i LOU införa lagvalsregler som avser all konkurrens mellan de olika upphandlingsreglerna. Alla upphandlingsdirektiv innehåller artiklar som avgör vilket direktiv som är tillämpligt när ett kontrakt består av åtminstone två delar som avser två direktiv. Lika med utredningen anser VGR att det istället vore att föredra att i LOU införa lagvalsregler som avser all konkurrens mellan de olika upphandlingslagarna. Reglerna blir därmed enklare att överblicka. Upphandling som inte omfattas av direktivet samt upphandling av vissa sociala tjänster och andra särskilda tjänster VGR avstyrker utredningens förslag om att utöver de bestämmelser som finns i koncessionsdirektivet införa en reglering om upphandling av koncessioner under tröskelvärdet i svensk rätt. Som skäl för att införa nationella bestämmelser under tröskelvärdet anges att därigenom uppnås enhetlighet inom regelverket (trots att dessa regler inte ska vara lika detaljerade som de över tröskelvärdet) och att upphandling av koncessioner under tröskelvärdet utgör en viktig del av myndigheters och enheters upphandlingar. VGR anser inte att enhetlighet uppnås genom att införa denna reglering. VGR anser dessutom att det snarare är så att upphandling av koncessioner får antas utgöra en mycket begränsad del av de upphandlingar som en myndighet företar och upphandlingar under tröskelvärdet utgör sannolikt en ännu mindre del. Koncessioner är för övrigt till sin natur större projekt (t.ex. vägbyggen). Enhetlig på detta upphandlingsområde nås enklast om Sverige avstår från att reglera under det tröskelvärde som EU har utrett och enats kring. När det gäller koncessioner avseende sociala tjänster och andra tjänster avstyrker VGR utredningens förslag. VGR anser att endast koncessionsdirektivets bestämmelser ska tillämpas. Direktivet innehåller de regler som EU anser vara nödvändiga för dessa tjänster (dvs. bestämmelserna om förhandsmeddelande och meddelande om koncessionstilldelning samt att rättsmedelsdirektiven görs tillgängliga på tilldelning av koncessioner). Johnny Magnusson Ordförande Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Datum 2014-12-29 Diarienummer RS 3753-2014 3 (2) Ärende 11 Anmälan av delegeringsbeslut vid regionstyrelsens sammanträde 13 januari 2015 Diarienummer RS 41-2015 Förslag till beslut: 1. Sammanställningen över delegeringsärenden läggs till handlingarna. Sammanställning över delegeringsärenden 1. Delegeringsärenden avgjorda av regionstyrelsens ordförande - Ledamöter och ersättares deltagande i kurser, konferenser m.m., § 25, 26/14 - Porträtt på avgående ordförande i regionfullmäktige och regionstyrelsen, 2014-11-17 - Remiss av inkomna motioner på regionfullmäktige 25 november 2014 (bilaga) 2. Delegeringsärenden avgjorda av ägarutskottet - Förlikning av skadeståndsanspråk, ägarutskottet 2014-12-16, § 101 (bilaga) Diarienummer RS 107-2014 3. Delegeringsärenden avgjorda av regiondirektören - Beslut om ett sammanhållet centralt tjänstemannakansli för Västra Götalandsregionen – Koncernkontoret (bilaga) Diarienummer RS 37-2014, § 11 4. Delegeringsärenden avgjorda av förhandlingschefen - Bidrag upptill 20 524 000 kronor till Närhälsan för omställningskostnader som en följd av införandet av Vårdval Rehab, 2014-12-10 Diarienummer RS 35-2014 Remiss av motioner - anmälda RF 25 november 2014 Beslutat av regionstyrelsens ordförande, efter samråd med RS beredningsgrupp Motion Remiss Svar senast Motion av Eva Olofsson med flera (V) Utökad subvention av preventivmedel Diarienummer RS 3503-2014 Motion av Eva Olofsson med flera (V) Starta mobil röntgen i VGR Diarienummer RS 3504-2014 Styrelsen för beställd primärvård Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 31 mars 2015 Hälso- och sjukvårdsnämnden norra Hälso- och sjukvårdsnämnden södra Styrelsen för SU Styrelsen för Skaraborgs Sjukhus Primärvårdsstyrelsen Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Regionfullmäktiges presidium 30 april 2015 Motion av Rose-Marie Antonsson (SD) Översyn av rutiner avseende läkares anmälningsplikt gällande medicinskt olämpliga körkortsinnehavare Diarienummer RS 3506-2014 Primärvårdsstyrelsen Styrelsen för SU Styrelsen för NU-sjukvården Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 30 april 2015 Motion av Heikki Klaavuniemi (SD) Sprututbytesprogram Diarienummer RS 3507-2014 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 31 mars 2015 Motion av Håkan Lösnitz med flera (SD) Regionen ska sluta med könsstympning av pojkar som görs av andra än medicinska skäl Diarienummer RS 3508-2014 Kommittén för rättighetsfrågor Hälso- och sjukvårdsnämnden Göteborg Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 30 april 2015 Motion av Heikki Klaavuniemi (SD) Inrättande av sjukhusberedning Diarienummer RS 3505-2014 31 mars 2015 1 (11) Regionkansliet Datum 2014-12-16 Diarienummer RS 2593-2014, RD-beslut RS 37-2014 § 11 Boris Ståhl 070-695 90 02 [email protected] Beslut om ett sammanhållet centralt tjänstemannakansli för Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Regiondirektören beslutar: 1. Nuvarande förvaltningsorganisation med regionkansli och hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli samt sekretariaten för kultur, miljö, kollektivtrafik, regional utveckling, rättighet och folkhälsa upphör från och med 1 april 2015 och ersätts med ett sammanhållet centralt tjänstemannakansli benämnt Koncernkontoret. 2. Nuvarande område inköp inom regionservice överförs från regionservice till koncernkontoret från och med 1 april 2015. 3. Nuvarande förvaltnings-/avdelnings-/enhetschefer har ett fortsatt personalansvar och ansvar för den operativa driften fram till den 1 april 2015. 4. Koncernkontorets övergripande organisation med sex koncernstaber med angivna avdelningar och utförarverksamheter, fyra direktrapporterande avdelningarna på koncernkontoret samt VGR IT fastställs i enligt bilaga 1. I bilagan anges även det indikativa antalet årsarbetare inom varje Koncernstab och avdelning. 5. Tillsätta cheferna för koncernstaberna och chefen för koncernavdelning Kultur enligt bilaga 4. 6. Organisationsöversynens slutrapport ska ligga till grund för fortsatt arbete med detaljutformning av organisationen och vid precisering av de olika enheternas uppdrag och bemanning. Chefer för koncernstaber och direktrapporterande avdelningschefer kommer att få preciserade uppdrag för det fortsatta arbetet. Organisationsöversynens slutrapport i sin helhet finns tillgänglig på intranätet: http://intra.vgregion.se/sv/Insidan/amnesomraden/projekt/Projekt/Oversyn-avcentrala-kanslier 7. Cheferna för koncernstaberna ska utifrån respektive uppdrag fortsätta arbetet med detaljutformning av respektive stabers understruktur, bemanning samt utveckling Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 070-695 90 02 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 2 (11) av arbetssätt. Förslag till utformning ska lämnas till regiondirektören under januari. Arbetet fortsätter sedan tillsammans med respektive avdelningschef under februari. Detaljutformningen fastställs av regiondirektören efter samråd med respektive koncernstabschef. Motsvarande uppdrag gäller för de direktrapporterande avdelningscheferna. 8. Riktlinjer för tillsättning av chefer och övrig bemanning fastställs i enlighet med bilaga 2. 9. Föredragande tjänsteman vid styrelse/nämnd/kommitté tillsätts av RD i samråd med berört presidium och i förekommande fall med berörd koncernstabschef. 10. Tider, organisation mm för samråd och MBL-förhandlingar med fackliga organisationer fastställs i enlighet med bilaga 3. 11. En förändringsledning, med uppdrag att stödja och säkerställa implementeringen av den nya organisationen utifrån önskat resultat ska tillsättas. Förändringledningen tillsätts av och rapporterar till regiondirektören. Personaldirektören ansvarar för att särskilda resurser för HR-stöd finns under genomförandeperioden. 12. Cheferna för koncernstaberna och direktrapporterande avdelningschefer utgör tillsammans med regiondirektören styrgrupp för implementering av nytt koncernkontor. 13. Administrativa direktören får i uppdrag att återkomma med förslag till eventuella ändringar i delegeringsordningar, reglementen mm med anledning av organisationsförändringen 14. Personaldirektören får i uppdrag att återkomma med förslag till eventuella ändringar i ”MBL- och samverkansorganisationen” 15. Förslag om eventuella tekniska justeringar och omfördelningar av regionbidrag/budgetmedel till följd av organisationsförändringen redovisas i delårsrapporten per april. 16. Utvärdering och uppföljning av organisationsförändringen ska göras ett år efter att den trätt i kraft och sedan efter ytterligare två år. Bakgrund, process och styrgruppens rekommendation Bakgrund På uppdrag av regiondirektören har en översyn av de centrala kanslierna genomförts. De kanslier som avses är regionkansliet inklusive HSNK, sekretariaten för rättighets- och folkhälsokommittéerna samt sekretariaten för de fyra nämnderna inom regional utveckling. Även Område inköps organisatoriska tillhörighet har ingått i översynen. VGR IT tillhör regionkansliet, men ingår inte i översynen. 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 3 (11) Som en del av översynen ska regionfullmäktiges beslut om kostnadssänkningar på 20 Mkr genomföras. Dessutom finns ett generellt effektiviseringskrav som för berörda kanslier motsvarar cirka 6 mkr på personalkostnaderna. Uppdraget Regiondirektörens uppdrag om översynen av de centrala kanslierna syftar till att ge förslag till en organisation som: • • • • • • på ett ändamålsenligt och effektivt sätt ger ett kraftfullt ledningsstöd till den politiska organisationen, utan att behöva spegla den på ett samordnat och effektivt sätt ger ett kraftfullt stöd till utförarverksamheterna klarar att på ett tydligt sätt stödja både den politiska ägarrollen och beställarrollen, professionellt och sakligt bereder ärenden till berörda styrelser och nämnder, främjar och underlättar samarbete mellan olika funktioner och kompetenser inom de centrala kanslierna, samt underlättar samordning av målstyrning, uppföljning och analys av utförarverksamheterna. I uppdraget ingår även att ta fram förslag för att uppnå kraven på kostnadssänkningar som finns i Budget 2015 genom minskade personalkostnader. Processen och arbetet med att ta fram förslaget Arbetet har letts av en styrgrupp bestående av regiondirektör Ann-Sofi Lodin, hälso- och sjukvårdsdirektör Ann Söderström, regionutvecklingsdirektör Fredrik Adolfsson samt ekonomidirektör Joakim Björck. Styrgruppen har i regel sammanträtt var 14:e dag, med vissa extra möten under oktober och november. Till sitt stöd har styrgruppen haft en projektgrupp bestående av Boris Ståhl, stabschef, samt Susanne Hillberger, kommunikationsstrateg. Utredningsarbetet och förslag till målorganisation har tagits fram av organisationskonsulterna McKinsey. Konsulterna har också identifierat besparingspotentialer kopplat till organisationsöversynen. I arbetet har tre referensgrupper utgjort förankrings- och diskussionsforum. De tre grupperna har bestått av ledningskansliets ledningsgrupp (kompletterat med beställardirektören), förvaltningscheferna inom Tillväxt och Utveckling samt ledningsgrupperna för HSA och HSNK. I en för uppdraget speciellt utformad facklig referensgrupp har löpande information och diskussion har skett. Regionstyrelsens MBL grupp har efterhand fått information och det är i den gruppen det formella samrådet och förhandling ägt rum. Under hösten har arbetet bedrivits och utvecklats genom: • Drygt 60 intervjuer med bland annat avdelnings- och förvaltningschefer, enhetschefer, partiernas gruppledare samt utförare • Enkäter utskickade till samtliga medarbetare inom Tillväxt och Utveckling, sekretariatet för Folkhälsa och Rättighetskansliet, hälso- och sjukvårdsavdelningen samt hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli. 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 4 (11) • Flera workshops med ledningsgrupper för HSNK, HSA, ToU, samt Rättighetskansliet och Folkhälsosekretariatet. • Resultaten från enkät genomförd på ledningskansliet och med förvaltningarnas ledningsgrupper under sommaren 2014. • Jämförelse med hur andra landsting har organiserat sina centrala tjänstemannakanslier och vilka resurser de har • Sammanställning av basfakta rörande antal anställda, budgetar etc. Med utgångspunkt i genomförda enkäter, faktasammanställningar, interjuver mm har styrgruppen identifierat ett antal problemområden/utmaningar med nuvarande organisation, bland annat: • Otydlighet i roller och uppdrag • Otydlighet i stödet till ägar-/beställarmodellen • För lite fokus på strategi, strukturella frågor och affärsutveckling • Brister i samarbetet • Dubbelarbete • Brist på spetskompetens/expertis och dubblering av kompetenser • Arbetar inte som en enad organisation • Bristande administrativa stödfunktioner • Bristande samordning i uppdrags- och ärendehantering Styrgruppens rekommendation utifrån Organisationsöversynens slutrapport Styrgruppen har löpande diskuterat inriktning för organisationsöversynen och olika tänkbara sätt att bygga en ny organisation. Utgångpunkter för detta har bland annat varit arbetsmaterial och underlag från konsulterna. Slutrapporten anger huvudinriktning och är underlag för det fortsatta arbetet med utformning av den nya organisationens olika delar, arbetet med nya arbetssätt samt bemanning. Styrgruppen rekommenderar att regiondirektören utifrån slutrapporten i ett första steg fastställer Koncernkontorets övergripande organisation bestående av sex koncernstaber, fyra direktrapporterande avdelningar samt VGR IT. I den övergripande organisationen fastställs även angivna avdelningar och utförarverksamheter för koncernstaberna Hälsooch sjukvård, Regional utveckling samt för Verksamhetsuppföljning, Ekonomi & Inköp. Utifrån detta och inriktningen i slutrapporten ska arbetet sedan fortsätta med detaljutformning av organisation, arbetsformer och bemanning. Slutrapporten finns i sin helhet tillgänglig på: http://intra.vgregion.se/sv/Insidan/amnesomraden/projekt/Projekt/Oversyn-av-centralakanslier/ 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 5 (11) Ny kansliorganisation – ett samordnat och enat Koncernkontor Nuvarande förvaltningsorganisation med regionkansli samt sekretariaten för kultur, miljö, kollektivtrafik, regional utveckling, rättighet och folkhälsa upphör från och med 1 april 2015 och ersätts med ett sammanhållet central tjänstemannakansli. Nuvarande område inköp inom regionservice överförs från regionservice. Den nya samordnade tjänstemannaorganisationen benämns Koncernkontoret. Ett samordnat koncernkontor innebär ett effektivare nyttjande av kompetens och gemensamma resurser, mer samordnad styrning av hälso- och sjukvården och en förstärkt uppföljning av hela verksamheterna med mer fokus på åtgärder. Därmed kan koncernkontoret på ett ändamålsenligt och mer effektivt sätt ge ett kraftfullt ledningsstöd till styrelser, nämnder och kommittéer och till utförarverksamheten. Koncernkontoret I bilaga 1 beskrivs både den övergripande strukturen på koncernkontoret samt en mer preciserad beskrivning av strukturen på den övergripande nivån och på nivån under. Som framgår består koncernkontoret av sex koncernstaber, fyra direktrapporterande avdelningar. Även VGR IT ingår i Koncernkontoret. De sex koncernstaberna är: • • • • • • Hälso- och Sjukvård, med de fyra avdelningarna o Systemutveckling och strategi o Vårdens innehåll och kunskap o Vårdbehov och patentfrågor o Kvalitetsstyrning, samordning, uppdrag och avtal samt de regiongemensamma verksamheterna o PKMC, Smittskydd/Asyl, RC och RCC Regional Utveckling, med de sex avdelningarna o Kollektivtrafik och Samhällsplanering o Miljö o Näringsliv o Utbildning och FoU o Rättighet o Folkhälsa inklusive folkhälsosamordnare Verksamhetsuppföljning, Ekonomi & Inköp, med de fyra avdelningarna o Verksamhetsuppföljning o Budget, redovisning, rapportering och finansiering o Internt ekonomistöd o Koncerninköp Utförarstyrning och Samordning Kommunikation och Externa relationer HR Utöver dessa koncernstaber finns följande direktrapporterande avdelningar: • Kultur • Data och analys • Kansli och ärendesamordning • Intern utveckling och utredning 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 6 (11) Regiondirektörens beslut i december 2015 om organisationsstruktur för koncernkontoret omfattar ovanstående koncernstaber med angivna avdelningar och verksamheter samt de direktrapporterande avdelningarna på koncernkontoret. I slutrapporten från översynen finns en mer detaljerad beskrivning av Koncernkontorets målorganisation, uppdrag och uppgift med indelning och organisatorisk inriktning angiven i avdelningar och enheter med mera. Uppdrag, uppgiftsbeskrivning med mera på denna organisatoriska nivå ska utgöra utgångspunkt för det fortsatta arbetet med utformning av organisation och arbetssätt, men omfattas inte av beslutet i december. VGR IT ingår i koncernkontoret, men har inte ingått i översynen. Samlat internt stöd inom HR, ekonomi och kommunikation samt data/analys Koncernstaberna HR, Verksamhetsuppföljning Ekonomi & Inköp samt Kommunikation och Externa relationer har till uppgift att, utöver utveckling, stöd till verksamheterna mm, även svara för allt internt stöd till koncernkontoret inom respektive kompetensområde. På motsvarande sätt ska den nya avdelningen för Data och Analys stödja hela Koncernkontoret. Det innebär att de ekonomer, kommunikatörer, HR-personal samt medarbetare inom data/analys som finns vid nuvarande centrala kanslier organisatoriskt samlas till respektive koncernstab/avdelning. Den fysiska placeringen av detta interna stöd är en del av det fortsatta arbetet med detaljutformning, en ändrad organisatorisk tillhörighet innebär inte automatiskt annan placering. Kommentarer till etablering av det nya koncernkontoret Utveckling i två steg Från att vara sju separata kanslier ska den nya organisationen i ett första steg etableras, chefer tillsättas och medarbetare rekryteras till de nya uppdragen för koncernkontorets olika delar. I denna fas ska bemanningen anpassas och besparingspotentialen realiseras. Detta påbörjas omedelbart men görs i huvudsak under första kvartalet 2015 för att vara klart 1 april. Steg två innebär ökat fokus på utveckling, intern organisation och nya arbetssätt. Detta påbörjas samtidigt som etableringen av den nya organisationen, men kommer att pågå under en längre tid. Nuvarande chefers ansvar Nuvarande chefers uppdrag kvarstår till och med den 1 april då den nya organisationen träder i kraft. Ansvaret avser både att säkerställa att verksamhetens uppgifter genomförs och att stödja medarbetarna i omställning till ny organisation. Medarbetarsamtalet är ett bra forum för dialog om ny eller förändrad arbetssituation. Att genomföra medarbetarsamtal inför införandet av den nya organisationen är ett ansvar för nuvarande chefer. Indikativ bedömning av antal årsarbetare Av organisationsskissen framgår en bedömd bemanning i antal årsarbetare per koncernstab, avdelning med mera. Bedömningen är indikativ och bygger på att 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 7 (11) förändringen är genomförd med de omflyttningar den innebär och att kostnadssänkningarna är genomförda. En detaljerad redovisning av den bedömda bemanningen per organisatorisk nivå finns i slutrapporten. Denna redovisning ska ses som en indikation om möjlig bemanning och vilka kostnadsminskningar som organisationsöversynen ger. Detta är ett underlag för respektive chef för koncernstab och direktrapporterande avdelningschefer vid bemanning och för att genomföra kostnadssänkningarna. Kostnadssänkningar Det riktade besparingskrav på 20 mkr som fastställts av regionfullmäktige, samt den del av det generella effektiviseringskravet på 1 procent som berör de centrala kanslierna ska hanteras i organisationsöversynen genom sänkta personalkostnader. Totalt uppgår detta till cirka 26 mkr 2015. En del av uppdraget om organisationsöversynen har varit att identifiera potentiella möjligheter till kostnadssänkningar. Utgångspunkterna för den bedömning som gjorts är tidigare identifierade besparingsmöjligheter som inte effektuerats, synergier utifrån förslag till sammanslagning av verksamheter i den nya organsatinen samt effekter av nya arbetssätt. Totalt bedöms kostnaderna kunna sänkas med 60 till 85 mkr på årsbasis. Till detta har det identifieras ett behov av förstärkningar med fler/nya kompetenser motsvarande 15 till 25 mkr. Den totala potentialen till kostnadsökningar, utan förändrade uppdrag, bedöms såldes till 45 till 60 mkr på årsbasis. Den möjliga kostnadssänkningen bedöms vara större än vad som beslutats i budget för 2015. Det finns dock skäl att i arbetet med kostnadssänkningar ta höjd för att effektiviseringskravet är ett årligt krav och finns under hela budget- och planperioden. Trots ett sparkrav på cirka 26 miljoner kronor 2015 är ambitionen att omställningen ska klaras utan varsel. Det finns idag ett flertal medarbetare inom regionkansliet som är mellan 64-67 år. Bedömningen är därför att minskningen av antalet medarbetare kan ske genom den vanliga personalomsättningen, pensionsavgångar och eventuellt genom erbjudande av särskild avtalspension (SAP) samt att det tidigare beslutet om att avsluta uppdrag för personer över 67 år genomförs. Regiondirektörens uppdrag till koncernstabschefer Organisationsöversynens slutrapport ska ligga till grund för fortsatt arbete med detaljutformning av organisationen och vid precisering av de olika enheternas uppdrag och bemanning. Huvuduppdraget för koncernstabschefer och tillförordnade koncernstabschef är att utifrån fastställd organisation, den beskrivning, inriktning och det uppdrag som anges i slutrapporten för respektive koncernstab fortsätta arbetet med utformning av understruktur samt utveckling av arbetssätt. I rapporten finns en mer detaljerad beskrivning av koncernkontorets målorganisation med indelning och organisatorisk inriktning angiven i avdelningar och enheter med mera. Denna ska utgöra utgångspunkt för det fortsatta arbetet med utformning av organisation och arbetssätt, men omfattas inte av beslutet i december. I uppdragen kommer även specifika frågor och gränsdragningar att ingå. 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 8 (11) Förslag till understruktur ska lämnas till regiondirektören under januari. Regiondirektören fastställer den mer detaljerade organisationen efter samråd med respektive koncernstabschef. Arbetet fortsätter sedan tillsammans med utsedda avdelningschefer under februari. I uppdraget ingår även att ta fram förslag till bemanning på enhetsnivå (nivån under avdelning). Uppdraget innebär att precisera behov av kompetenser och medarbetare. De indikativa uppgifterna om antal årsarbetare utgör en utgångspunkt för arbetet. Motsvarande uppdrag gäller för direktrapporterande avdelningschefer. I uppdraget ingår även bemanning med enhetschefer och medarbetare samt att genomföra kostnadsminskningar. Pågående arbete med normtal för antal medarbetare per chef ska beaktas. Regiondirektören tillsätter chefer för koncernstaberna och direktrapporterande avdelningschefer samt chefer på nivån under koncernstabschefer. I bilaga 2 finns preciserade riktlinjer för rekrytering och bemanning. Chefer för koncernstaber och övriga direktrapporterande chefer kommer att få preciserade uppdrag för det fortsatta arbetet. Vissa och kompletterande uppdrag och förtydliganden angående ny organisation Föredragande tjänsteman Regiondirektören kommer att utse de tjänstemän som tillika ska vara föredragande tjänsteman i berörda styrelser, nämnder och kommittéer. Detta kommer på sedvanligt sätt att ske i samråd med berörda presidier och i förekommande fall med berörd koncernstabschef. Översyn av delegeringsordning mm Den nya organisationen innebär behov av en översyn av gällande delegeringsordningar. De föredragande tjänstemännen kommer inte att som nu vara förvaltningschefer. Detta innebär inte någon förändring i relationen mellan berörd nämnd och chefen. Dock behöver olika formella beslutsvägar ses över. I standard för delegeringsordning som regiondirektören beslutade om den 14 april 2014 har förutsatts att många beslut delegeras till förvaltningschef med rätt att vidaredelegera i ett led. Mot denna bakgrund behöver de berörda nämndernas delegeringsordningar ses över utifrån att delegering inte längre sker till förvaltningschef. Administrativa direktören får i uppdrag att genomföra en översyn av delegationsordningar och återkomma med förslag till förändringar. I uppdraget ingår även att pröva om det finns behov av justeringar av reglementen eller andra styrande dokument som till exempel inköpspolicy till följd av organisationsförändringen. Framtida former för samråd och MBL Organisation och former för samråd och MBL med personalorganisationerna utgår från nuvarande kansliorganisation. Personaldirektören får i uppdrag att i samråd med 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 9 (11) personalorganisationerna återkomma med förslag till eventuella förändring med anledning av den nya organisationen. Lokaler En viktig förutsättning för att organisationsöversyn ska ge önskvärd effekt är att lokalerna är ändamålsenliga och stödjer nya arbetssätt. Etablerandet av koncernkontoret innebär behov av förändrade arbetsplatser när medarbetare byter från nuvarande regionkansli/sekretariat till koncernstaber och avdelningar. I praktiken gäller det i första hand omflyttningar och lokalförändringar inom regionens hus vid Lilhagsparken. Regiondirektören har därför gett uppdrag om att se över lokalbehov och möjligheter vid Lillhagsparken. De nuvarande sekretariaten inom regional utveckling är lokaliserade till flera adresser i Göteborg. Detta förhållande motverkar samordning och ett sammanhållet koncernkontor. Västfastigheter har därför fått i uppdrag att se över möjligheten till samlokalisering av dessa verksamheter. Något behov av översyn eller förändring av lokaler på andra orter än Göteborg till följd av organisationsöversynen har inte aktualiserats under arbetet. Därför har heller inga initiativ än de som beskrivs ovan tagits som del av översynsarbetet. Översyn inköp Område inköp vid regionservice överförs till koncernkontoret och blir en del i koncernstab ”Verksamhetsuppföljning Ekonomi & Inköp”. Någon översyn av organisation och arbetssätt inom inköp har inte ingått i översynen. Chefen för koncentstab Verksamhetsuppföljning Ekonomi & Inköp kommer därför att få i uppdrag att genomföra en genomlysning av organisation och arbetssätt inom inköp. I genomlysningen ska även möjligheter, för- och nackdelar med samordning med motsvarande verksamhet inom Västfastigheter och VGR IT belysas. Uppdraget kommer att preciseras i kommande uppdragshandling. Gränssnitt för ärenden som inte behöver koncernövergripande samordning Avdelningen för Ärendesamordning och kansli får en viktig och tydlig roll med ett samordnande ansvar för att ärenden och uppdrag bereds med hög kvalitet och att genomförande och uppföljning säkerställs. Huvudprincipen är ”en ingång” för olika typer av ärenden. Det finns dock ett antal ärende där behovet och ändamålsenligheten med en samordnad beredning är tveksam. Exempel på sådana ärenden kan vara projektansökningar inom regional utveckling, föreningsbidrag mm. Det behöver inte innebär att ärendet är mindre komplext, utan att det är mer självklart hur och var det ska handläggas. I det fortsatta arbetet behöver därför gränssnittet klargöras av vilka ärenden som inte kräver koncernövergripande samordning i beredningen och vilka som gör det. Chefen för avdelningen för ärendesamordning och kansli kommer att få detta uppdrag. Även frågan om ansvar för och placering av diariet ska utredas. Uppdraget kommer att preciseras i kommande uppdragshandling. 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 10 (11) Folkhälsa och folkhälsosamordnare Folkhälsa ingår i koncernstab regional utveckling. Dit förs även folkhälsosamordnare. I enlighet med befintligt uppdrag från Regionstyrelsen pågår en utredning om ändamålsenligheten med sättet att bedriva och organisera folkhälsosamordnarna. Principer för interna möten inom koncernkontoret Vid regionkansliet och övriga centrala kansliet genomförs en stor volym möten som upptar en stor del av medarbetarnas tid. Tydligare regler skulle underlätta planeringen av möten och kan bidra till ökat samarbete. Inte minst så förläggs idag olika interna ledningsgruppsmöten på ett sådant sätt att de försvårar samarbete mellan olika områden. Administrativa direktören får i uppdrag att återkomma med riktlinjer för koncernkontorets mötesplanering, såväl den interna som med deltagare utanför koncernkontoret. I dessa riktlinjer ska även möjligheterna att delta vid möten på distans via utnyttjandet teknik uppmuntras. Fortsatt arbete för etablering och utveckling av koncernkontoret Styrgruppens fortsatta uppdrag Styrgruppens ansvar är att följa upp och säkerställa implementeringen av det nya koncernkontoret och nytt arbetssätt. Styrgruppen utgörs av de nya koncernstabscheferna, avdelningscheferna och regiondirektören. Föredragande är en operativ förändringsledning (se nedan) Fackligt samråd och förhandlingar i det fortsatta arbetet MBL § 19 och 11 kommer att ske i centrala MBL-gruppen. Den fackliga referensgruppen kvarstår fram till 1 april 2015 för fortlöpande dialog. Se bilaga 3. Förändringsledning En förändringsledning, med uppdrag att utgöra ett operativt stöd till cheferna vid implementeringen av den nya organisationen ska tillsättas. Förändringledningen tillsätts av styrgruppen och rapporterar till regiondirektören. Inriktningen för förändringledningen är att vara ett proaktivt stöd med eventuellt externt konsulthjälp i tidig fas i genomförandet. Kostnader för stödinsatser i förändringsarbetet tas av regiondirektörens utvecklingsbudget. Riskanalys Riskanalys kommer att behöva göras utifrån risker för medarbetare, verksamhet och ekonomi. I nuläget, där det endast är koncernstabsnivån och koncernstabschefer som fastställs, blir det en översiktlig riskanalys. Den mera utförliga riskanalysen kommer att behöva göras i nästa steg, när understruktur och bemanning av de olika enheterna planeras. Det är regiondirektören som har ansvar för att den görs, men den behöver involvera koncernstabscheferna. 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Datum 2014-12-11 Diarienummer RS 2593-2014 11 (11) Stöd till medarbetare och chefer i omställningsarbetet Från och med 31 mars upphör nuvarande organisation. I detta förändringsarbete är det viktigt att såväl chefer som medarbetare använder sig av de olika former av HR-stöd som erbjuds. Personaldirektören ansvarar för att ett HR-stöd etableras. Stödinsatserna omfattar: • Individuellt stöd till koncernstabschefer och direktrapporterande avdelningschefer i utveckling av nya team och arbetssätt. • Stöd till nya grupper • Stöd till chefer i omställningsarbetet inkl. avveckling av befintlig organisation. Personaldirektören kommer att ta fram riktlinjer för detta. Insatserna kommer att finansieras av regiondirektörens utvecklingsmedel. Justeringar av regionbidrag i detaljbudget Förändringen av organisationen för de centrala kanslierna innebär att tekniska justeringar av regionbidrag kan behöva genomföras. I delårsrapporten per april 2015 kommer förslag till eventuella justeringar av regionbidrag till följd av organisationsförändringen att lämnas. I regionens detaljbudget fastställdes justerade regionbidrag till följd av förändrad politisk organisation och regionfullmäktiges beslut om reglementen. Förväntat resultat och uppföljning Koncernkontoret kommer att etableras fram till 1 april. Därefter fortsätter ett stort och långsiktigt arbete för att utveckla och förnya arbetssätt. Det är en omfattande förändring, därför är utvärdering och uppföljning av organisationsförändringen viktig och nödvändig. Kontakt kommer att tas med Göteborgs Universitet eller annan utvärderare för att få en både bred och djup uppföljning. Utvärdering och uppföljning kommer att göras ett år efter det att den nya organisationen trätt i kraft och sedan efter ytterligare två år. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Beslutsunderlag ny organisation Övergripande riktlinjer för chefstillsättning och bemanning av ny organisation för de centrala kanslierna samt genomförande av kostnadssänkningar Fackligt samråd och förhandling om organisation för koncernkontor Tillsättning av cheferna för koncernstaberna och chefen för koncernavdelning Kultur 20141216 RD Beslut om Koncernkontoret Beslutsunderlag ny organisation Bilaga 1 ARBETSMATERIAL Fastställd 2014-12-15: Koncernkontor med 6 koncernstaber, 4 direktrapporterande avdelningar samt VGR IT. Sifforna anger målbild för bemanning. Regiondirektör Ärendesamordning & kansli ~45 Intern utveckling & utredning ~7 Expertstöd Koncernstab Verksamhetsuppföljning, Ekonomi & Inköp ~180 Koncernstab Utförarstyrning & Samordning ~20 Koncernstab Hälso- & Sjukvård ~265 Koncernstab HR VGR IT ~500 Kultur ~30 Koncernstab Kommunikation & Externa Relationer Koncernstab Regional Utveckling ~105 ~15 ~45 Koncernstab Data & Analys ~30 Avdelning med egen chef Avdelning utan egen chef xx Antal årsanställda, indikativt mål efter genomförd omorganisation och kostnadssänkning. 2 ARBETSMATERIAL Fastställd 2014-12-15: Koncernstab Verksamhetsuppföljning, Ekonomi och Inköp inkl. underavdelningar. Sifforna anger målbild för bemanning. Ekonomidirektör Stab Strategi, Utveckling & Investeringar ~5 Verksamhetsuppföljning ~10 1-2 Budget, redovisning, rapportering & finansiering ~15 Internt ekonomistöd Koncerninköp ~30 Avdelning, med separat chef Rapporterar direkt till Ekonomidirektören, ej egen chef ~120 xx Antal årsanställda, indikativt mål efter genomförd omorganisation och kostnadssänkning 3 ARBETSMATERIAL Fastställd 2014-12-15: Koncernstab Hälso- och sjukvård med underavdelningar. Sifforna anger målbild för bemanning. Hälso- och sjukvårdsdirektör Stab Systemutveckling & strategi ~30 2-3 Vårdens innehåll & kunskap ~401 Vårdbehov & patientfrågor Kvalitetsstyrning, uppdrag & avtal ~30 PKMC ~45 ~20 Smittskydd/Asyl ~30 RC ~45 RCC ~40 Avdelning,/ enhet med egen chef Regiongemensam utförarverksamhet Ansvar/team, ej egen chef xx Antal årsanställda, indikativt mål efter genomförd omorganisation och kostnadssänkning. 4 ARBETSMATERIAL Fastställd 2014-12-15: Koncernstab Regional Utveckling med underavdelningar Regional Utvecklingsdirektör Systemutveckling & strategi ~1-2 Kollektivtrafik och Samhällsplanering ~15 Miljö Näringsliv ~15 ~15 Utbildning & FoU ~10 Avdelning, med egen chef Ansvar/team, ej egen chef Rättighet Folkhälsa ~15 xx ~15 Antal årsanställda, indikativt mål efter genomförd omorganisation och kostnadssänkning. 5 ARBETSMATERIAL Fastställd 2014-12-15: Koncernstab Utförarstyrning & Samordning Inriktning på underindelning tas fram utifrån uppdrag och i samråd med regiondirektören Direktör Utförarstyrning & Samordning ~20 xx Antal ÅA, indikativ målorganisation efter ev. omflyttning och besparing 6 ARBETSMATERIAL Fastställd 2014-12-15: Koncernstab Kommunikation & Externa Relationer Inriktning på underindelning tas fram utifrån uppdrag och i samråd med regiondirektören Kommunikationsdirektör ~45 xx Antal ÅA, indikativ målorganisation efter ev. omflyttning och besparing 7 ARBETSMATERIAL Fastställd 2014-12-15: Koncernstab HR HR-direktör Inriktning på underindelning tas fram utifrån uppdrag och i samråd med regiondirektören ~30 xx Antal ÅA, indikativ målorganisation efter ev. omflyttning och besparing 1 inkluderar chefs- och ledarutveckling 8 Västra Götalandsregionen 1 (4) PM Datum:2014-12-16 Diarienummer RS 2593-2014 Västra Götalandsregionen Handläggare: Boris Ståhl Telefon: 0706-95 90 02 E-post: [email protected] Bilaga 2 Övergripande riktlinjer för chefstillsättning och bemanning av ny organisation för de centrala kanslierna samt genomförande av kostnadssänkning Sammanfattning av ärendet På uppdrag av regiondirektören har en översyn av de centrala kanslierna genomförts. De kanslier som avses är regionkansliet inklusive HSNK, sekretariaten för rättighetsoch folkhälsokommittéerna samt sekretariaten för de fyra nämnderna inom regional utveckling. Även inköps organisatoriska tillhörighet har ingått i översynen. Som en del i översynen ska regionfullmäktiges beslut om kostnadssänkningar på 20 Mkr genomföras. Dessutom finns ett generellt effektiviseringskrav som för berörda kanslier motsvarar cirka 6 mkr på personalkostnaderna. Regiondirektören kommer att fastställa organisation efter det att MBL genomförts 15 december. På den övergripande nivån finns koncernstaber och direktrapporterande avdelningar. Under koncentstab finns avdelningar och/eller enheter och under avdelning finns enheter. I detta PM redovisas förslag till riktlinjer för chefstillsättning och bemanning av den nya organisationen. Vidare redovisas förslag till utgångspunkter för genomförande av kostnadssänkning enligt regionfullmäktiges beslut. Riktlinjer för chefstillsättning och bemanning Utgångspunkten för chefstillsättning och bemanning är helhetssyn på organisationen och dess uppdrag. Bemanning av tjänster kommer i huvudsak att ske i tre steg: 1. chefer för koncernstaber 2. chefer på avdelningsnivå (nivån under chef för koncernstab) och chefer på avdelningsnivå som rapporterar direkt till regiondirektören. 3. bemanning av medarbetare och chefer på enhetsnivå. Nuvarande chefers uppdrag kvarstår till och med den 1 april då den nya organisationen träder i kraft. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-12-16 Diarienummer RS 2593-2014 Tillsättning av chef för respektive koncernstab Chefer för koncernstab tillsätts av regiondirektören i anslutning till beslutet om ny organisationsstruktur. Vid tillsättning av de koncernstabschefer som också ska vara föredragande tjänsteman i nämnd/styrelse/kommitté kommer samråd att ske med berört presidium. I de fall då tillsättning av koncernstabschef vid senare tillfälle kommer regiondirektören att tillsätta en tillförordnad koncernstabschef. Huvuduppdraget för koncernstabschefer och tillförordnade koncernstabschef är att utifrån respektive stabs uppdrag fortsätta arbetet med utformning av respektive stabers understruktur samt utveckling av arbetssätt. Förslag till detta ska lämnas till regiondirektören under januari och fastställs av regiondirektören efter samråd med respektive koncernstabschef. I uppdraget ingår även att ta fram förslag till bemanning på enhetsnivå (nivån under avdelning). Motsvarande uppdrag gäller för direktrapporterande avdelningschefer Tillsättning av chefer på avdelningsnivå: (nivån under chef för koncernstab) och direktrapporterande avdelningschef (avdelningschef som rapporterar direkt till regiondirektören) Avdelningschefer under koncernstabschef tillsätts av regiondirektören i samråd med berörd koncernstabschef. Direktrapporterande avdelningschefer tillsätts av regiondirektören. Vid tillsättning av avdelningschef som också ska vara föredragande tjänsteman i styrelse/nämnd/kommitté ska samråd ske med berört presidium. Tillsättningen av avdelningschef under koncernstabschef ska vara klar senast 1 februari. Detsamma gäller för direktrapporterande avdelningschefer. Alla som idag är chefer inom berörda centrala kanslier kan lämna intresseanmälan för dessa tjänster. Även medarbetare inom de berörda centrala kanslierna och chefer vid andra verksamheter inom regionen har möjlighet att lämna intresseanmälan. Särskild rutin för intresseanmälan kommer att upprättas. Bemanning av chefer på enhetsnivå Sker under perioden från 1 februari till 1 april. Tilläts av koncernstabschef i samråd med avdelningschef. Alla som idag är chefer inom berörda centrala kanslier kan lämna intresseanmälan för dessa tjänster. Även medarbetare inom de berörda centrala kanslierna och chefer vid andra verksamheter inom regionen har möjlighet att lämna intresseanmälan. Särskild rutin för intresseanmälan kommer att upprättas. 20141216 Bilaga 2 Fastställda riktlinjer för bemanning Koncernkontoret 2 (4) Datum 2014-12-16 Diarienummer RS 2593-2014 Bemanning av medarbetare Utgångspunkten är att bemanningen av det nya koncernkontoret ska vara klar senast 1 april 2015 då den nya organisationen träder i kraft. Bemanningen av enheterna görs i två steg. Enheternas understruktur med precisering av kompetenser och antal medarbetare tas fram, och där identifieras enhet/områden som är aktuella för intresseanmälningar. Avstämning med de fackliga organisationerna genomförs innan intresseanmälningar erbjuds medarbetare. Därefter erbjuds medarbetare inom berörda centrala kanslier och berörda enheter på regionservice som är intresserad av arbete inom den aktuella enheten/området möjlighet att lämna intresseanmälan för detta. Särskild rutin för detta kommer att upprättas. Medarbetare som vill fortsätta arbeta med nuvarande arbetsuppgifter behöver inte göra intresseanmälan. Tidplan för intresseanmälan och tillsättning tas fram under december. Varje medarbetare kan ändå få förändrad tjänst eller förändring av arbetsuppgifter inom regionen. Medarbetarsamtalet är ett bra forum för dialog om ny eller förändrad arbetssituation. Att genomföra medarbetarsamtal inför införandet av den nya organisationen är ett ansvar för nuvarande chefer. Riktlinjer för kostnadssänkning enligt beslut i Budget 2015 Utgångspunkten är att det riktade besparingskrav på 20 mkr som fastställts av regionfullmäktige, samt den del av det generella effektiviseringskravet på 1 procent som berör de centrala kanslierna ska hanteras i organisationsöversynen genom sänkta personalkostnader. Total uppgår detta till cirka 26 mkr 2015. Som ett av underlagen för att genomföra kostnadssänkningarna kommer respektive chef för koncernstab och direktrapporterande avdelningschef att få en indikativ uppskattning om de potentialer till kostnadsminskningar som organisationsöversynen ger. Trots ett sparkrav på cirka 26 miljoner kronor 2015 är ambitionen att omställningen klaras utan varsel. Det finns idag ett flertal medarbetare inom regionkansliet som är mellan 64-67 år. Bedömningen är därför att minskningen av antalet medarbetare kan ske genom den vanliga personalomsättningen, pensionsavgångar och ev. genom erbjudande av särskild avtalspension (SAP) samt att det tidigare beslutet om att inte förlänga uppdrag för personer över 67 år tillämpas. Beredning och beslut Riktlinjerna har behandlats av styrgruppen för organisationsöversynen. 20141216 Bilaga 2 Fastställda riktlinjer för bemanning Koncernkontoret 3 (4) Datum 2014-12-16 Diarienummer RS 2593-2014 4 (4) Information om förslaget har lämnats till den fackliga referensgruppen den 4 december och till regionstyrelsen MBL-grupp den 8 december. Efter förhandling i regionstyrelsens MBL-grupp den 15 december kommer regiondirektören att besluta om riktlinjerna. Regionkansliet Marina Olsson Tf. Personaldirektör Boris Ståhl Stabschef 20141216 Bilaga 2 Fastställda riktlinjer för bemanning Koncernkontoret 1 (1) PM Datum 2014-12-16 Diarienummer RS 2593-2014 Regionkansliet Marina Olsson Bilaga 3 Fackligt samråd och förhandling för organisation och bemanning av koncernkontor MBL enligt § 19 och 11 kommer att ske i regionstyrelsens MBL-grupp. Den fackliga referensgruppen kvarstår fram till 1 april 2015 för fortlöpande dialog. Hantering och förhandling av enskilda individer tas med respektive facklig organisation. Tidsplan Förslag till övergripande organisation av koncernkontor med koncernstaber och tillsättning av chefer för koncernstaber. MBL §19 den 8/12 MBL §11 den 15/12 Eventuell dialog med, och förhandling om individ som idag har uppdrag som förvaltningschef, och ej får uppdrag som chef för koncernstab eller avdelning, sker med aktuell facklig organisation Förslag till koncernstabernas understruktur och tillsättning av chefer på avdelningsnivå och direktrapporterande avdelningschef. MBL §19 i slutet av januari (prel 29 eller 30 januari) MBL §11 den 2/2 Eventuell dialog med, och förhandling om, individ som ej får fortsatt uppdrag som chef, sker med aktuell facklig organisation Avstämning kring avdelningarnas understruktur precisering av kompetens samt bemanning med medarbetare sker preliminärt under februari. Förslag till bemanning av chefer på enhetsnivå och medarbetare till enheterna. MBL §19 23/3 MBL §11 vid extra MBL i slutet av mars. Eventuell dialog med, och förhandling om, individ som får förändrad placering, förändrad arbetssituation eller där omställning blir aktuell, som inte är i enlighet med medarbetarens önskemål, sker med aktuell facklig organisation. Tidsplanen kan förändras. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 070-695 90 02 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2013-12-15 Diarienummer RS 2593-2014 Regionkansliet Bilaga 4 Tillsättning av chefstjänster vid Koncernkontoret Regiondirektören beslutar Samtliga chefsuppdrag i det nya Koncernkontoret gäller från 1 april 2015. Koncernstabschefer och avdelningschefer kommer redan under första kvartalet få uppdrag att utifrån fastställd organisation och beskrivning och inriktningar som anges i slutrapporten, fortsätta arbetet med understrukturer och bemanning. Tf Kommunikationsdirektör och Administrativ direktör får uppdrag rörande Koncernstab Kommunikation och Externa relationer respektive avdelningen för Ärendestyrning och samordning omgående. Tillsättning av Koncernstabschefer: Koncernstab Regional utveckling Regionutvecklingsdirektör Fredrik Adolfsson Koncernstab Hälso- och Sjukvård Hälso- och sjukvårdsdirektör Ann Söderström Koncernstab Utförarstyrning och Samordning Direktör Eva Arrdal Koncernstab Verksamhetsuppföljning Ekonomi och Inköp Ekonomidirektör Joakim Björck Koncernstab HR Personaldirektör Marina Olsson Koncernstab Kommunikation och Externa relationer rekrytering inleds omgående Tf Kommunikationsdirektör Susanne Hillberger från 1 januari 2015 Tillsättning av direktrapporterande avdelningschefer Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 070-695 90 02 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2014-12-15 Diarienummer RS xxxxxxxx 2 (2) Kulturavdelning Kulturchef Staffan Rydén Avdelning för Ärendestyrning och Kansli tillsätts 1 februari - intresseanmälan Data och Analysavdelning tillsätts 1 februari - intresseanmälan Tillsättning av övriga avdelningschefer sker 1 februari. Intresseanmälan för samtliga tjänster: Verksamhetsuppföljning Budget, redovisning och finans Internt ekonomistöd Koncerninköp Systemutveckling och strategi Vårdens innehåll och kunskap Vårdbehov och patientfrågor Kvalitetsstyrning, uppdrag och avtal Kollektivtrafik och samhällsplanering Miljö Näringsliv Utbildning och FoU Rättighet Folkhälsa Regiongemensamma utförarverksamheter. Ingen ny tillsättning av chefer. Kvarstår oförändrat. PKMC, Smittskydd/Asyl, RC, RCC Västra Götalandsregionen Ann-Sofi Lodin Regiondirektör 20141216 Bilaga 4 tillsättning av tjänster Ärende 12 1 Sammanställning över anmälningsärenden vid regionstyrelsens sammanträde 13 januari 2015 Diarienummer RS 40-2015 Förslag till beslut: 1. Sammanställningen över anmälningsärenden läggs till handlingarna. Sammanställning över anmälningsärenden Protokoll m.m. 1. Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor den 20 november 2014: https://alfresco.vgregion.se/alfresco/service/vgr/storage/node/content/workspa ce/SpacesStore/4721b71c-118c-451d-a1a010212d5b392b/Kommitt%c3%a9n%20f%c3%b6r%20r%c3%a4ttighetsfr%c3 %a5gor%202014-11-20%20Protokoll.pdf?a=false&guest=true 2. Beslut från kommittén för rättighetsfrågor den 20 november 2014, § 50 om att notera uppföljningen av handlingsplanen ”Det goda livet för alla” – VGR:s plan för funktionshindersfrågor gällande år 2013-2014. Diarienummer RS 1462-2014 (bilaga) 3. Protokoll från ägarutskottet den 16 december 2014: https://alfresco.vgregion.se/alfresco/service/vgr/storage/node/content/workspa ce/SpacesStore/8a9faf4f-6fb0-49b3-b0024b520934fae9/%c3%84garutskottet%202014-1216%20Protokoll.pdf?a=false&guest=true Skrivelser mm 4. Skrivelse från Öxabäcks bygdelag 17 december 2014 med tankar och synpunkter från Öxabäck angående stängningen av disktriktssköterskemottagningen. Regionkansliet har 29 december 2014 svarat att skrivelsen är mottagen och ska anmälas på kommande regionstyrelsemöte. I övrigt hänvisas till primärvårdsstyrelsen och HSN 8. Diarienummer RS 602014 (123) (bilaga) 5. Cirkulär 14:52 från SKL: Statsbudgeten för 2015 – alliansens förslag. Länk till cirkuläret: http://brs.skl.se/skbibl/cirkdoc.jsp?searchpage=brsbibl_cirk.htm&search1_cnr =14%3A52&op1=&type=&all=&db=CIRK&from=1&toc_length=20&currdo c=1 6. Öppna jämförelser Energi och klimat 2014 från Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Rapporten: www.skl.se/publikationer Granskningsrapporter från revisionen 7. Granskning av ägarstyrning i bolagen. Ärendet handläggs av ekonomiavdelningen. Diarienummer RS 3770-2014 (bilaga) 2 8. Granskning av intern styrning och kontroll i Agnesbergs folkhögskola. Ärendet handläggs av administrativa avdelningen. Diarienummer RS 36542014 (bilaga) Domar mm 9. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 4 december 2014 avslagit ansökan från MJ Städkonsult AB om överprövning av upphandling av fönsterputs. Diarienummer RS 2775-2014 10. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 4 december bifallit ansökan från Städ & fönsterputs dags i Väst Sverige AB endast på så sätt att upphandlingen av fönsterputs ska göras om avseende anbudsområdena Fyrbodal och Södra Älvsborg. Diarienummer RS 2776-2014 11. Kammarrätten i Göteborg har den 2 december 2014 meddelat prövningstillstånd i överklagad dom om upphandling av datakommunikationsoch teleoperatörstjänster. Diarienummer RS 1696-2014 12. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 15 december 2014 bifallit ansökan från Triolab AB och beslutat att upphandlingen av koagulationsutrustning. Diarienummer 3275-2014 13. Kammarrätten i Göteborg har den 19 december 2014 meddelat prövningstillstånd och upphävt förvaltningsrättens dom 28 november 2014 att avslå överprövning i upphandling av produkter för respiration/cirkulation. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 23 december 2014 förordnat interimistiskt att VGR inte får ingå avtal avseende den aktuella upphandlingen innan något annat bestämts av förvaltningsrätten. Diarienummer RS 35172014 14. Konkurrensverket har den 12 december 2014 beslutat att Västra Götalandsregionen brutit mot 1 kap 2 § om lagen om valfrihetssystem genom att som villkor för godkännande i valfrihetssystemet Vårdval Rehab ange att uppdraget inte får tillhandahållas på samma plats/adress där vårdgivare som ersätts enligt lag om ersättning för fysioterapi är verksam. VGR har den 23 december 2014 överklagat beslutet och yrkar att förvaltningsrätten upphäver Konkurrensverkets beslut. Diarienummer RS 1744-2014 15. Ekobrottsmyndigheten har den 12 december 2014 beslutat att lägga ner förundersökningar om grov förskingring (Panaxia). Diarienummer RS 21562012 16. Kammarrätten i Göteborgs har den 17 december 2014 upphävt förvaltningsrättens dom i fråga om ogiltigförklarande av avtalet den 30 juli 2013 (förkottsavtalet) och avslår Apotekets AB:s ansökan om ingripande i den delen. Kammarrätten förklarar, med ändring av förvaltningsrättens dom, att avtalet den 26 november 2013 (tilläggsavtalet) har tillkommit efter en otillåten direktupphandling, med att det får bestå av tvingande hänsyn till allmänintresse. Diarienummer RS 1858-2013 17. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 18 december 2014 avslagit Infinit Medical AB:s ansökan om överprövning av upphandling av förbrukningsmaterial respiration/cirkulation. Diarienummer RS 3457-2014 3 18. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 19 december 2014 avslagit Green Bakery AB:s ansökan om överprövning av upphandling av färskt bröd, konditori samt ekologiskt bröd. Diarienummer RS 2881-2014 19. Förvaltningsrätten i Göteborg har den 19 december 2014 avslagit ansökan från Falck Ambulans AB om överprövning av upphandling av ambulanssjukvård för Göteborgs skärgård. Diarienummer RS 2830-2014 20. Vänersborgs Tingsrätt har den 27 november 2014 avskrivit mål FT 1835-14 då Göteborgs rättighetscenter återkallat sin talan mot Västra Götalandsregionen. Diarienummer RS 1813-2014 21. Konkurrensverket har den 22 december 2014 avskrivit ärende om att VGR ingått ett direktupphandlat ramavtal om transport av ambulanspersonal och patienter i Bohuslän, Vänern och Vättern. Konkurrensverket kommer inte att utreda avtalet ytterligare. Beslutet innebär inte att Konkurrensverket har tagit ställning till om VGR:s agerande varit tillåtet. Diarienummer RS 1927-2013 1 (2) Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor, 2014-12-11 § 50 Uppföljning av handlingsplanen ”Det goda livet för alla” Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor för åren 2013 - 2014. Diarienummer RHK 51-2014 Beslut 1. Kommittén för rättighetsfrågor noterar uppföljningen av handlingsplanen ”Det goda livet för alla” - Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor gällande år 2013-2014. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige behandlade våren 2011 ”Det Goda livet för alla, Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2008-2010.” (RHK 27-2011) Rapporten överlämnades av den nybildade kommittén för rättighetsfrågor. Regionfullmäktige godkände rapporten och dess förslag om det fortsatta arbetet utifrån handikappkommitténs arbete med planens 31 åtgärder. Fyra huvudområden identifierades: tillgänglighet, arbetsmarknad, FOU och kunskapsbildning/attitydförändring. Dessa huvudområden har även fortsättningsvis legat till grund för arbetet med funktionshindersfrågorna till och med år 2014. Denna uppföljning handlar om det arbete som kommittén för rättighetsfrågor tillsammans med övriga ansvariga nämnder, styrelser och kommittéer har utfört under åren 2013-2014 för att undanröja hinder för personer med funktionsnedsättning att ta del av sina mänskliga rättigheter. En uppföljning av planen från åren 2011-2012 bifogas se Kommittén för rättighetsfrågors årliga vidareuppföljning av regionfullmäktiges prioriteringar utifrån ”Det goda livet för alla” Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2008-2010. 2(2) Protokoll från kommittén för rättighetsfrågor, 2014-12-11 Bilagor 1. Kommittén för rättighetsfrågors årliga vidareuppföljning av regionfullmäktiges prioriteringar utifrån ”Det goda livet för alla” Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2008-2010. Vidareuppföljningen gäller åren 2011-2012 2. Uppföljning av ”Utvecklingen av tillgängligheten i Västra Götalandsregionen 2012-2014” Västfastigheter och rättighetskommitténs kansli 3. Uppföljning av handlingsplan för mänskliga rättigheter inom offentlig upphandling 2013-2014, Västra Götalandsregionen. Område inköp och rättighetskommitténs kansli Skickas till Regionstyrelsen, Elisabet Ericson, [email protected] 1 (13) Uppföljning av handlingsplanen ”Det Goda livet för alla” Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2013 - 2014 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 04 62 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 Innehåll Uppföljning av handlingsplanen .......................................................................... 1 Sammanfattning ................................................................................................... 3 1. Tillgänglighet .............................................................................................. 4 1.1 Fysisk miljö ........................................................................................... 4 1.2 Kollektivtrafik ....................................................................................... 5 1.3 Information ............................................................................................ 7 1.4 Tillgänglig upphandling ........................................................................ 8 1.5 TD (Tillgänglighetsdatabasen) .............................................................. 9 2. Arbetsmarknad .......................................................................................... 11 3. Forskning och utveckling, FoU ................................................................. 12 4. Kunskapsbildning och attitydförändring ................................................... 12 4.1 Kunskapsöverföring mellan individstöd och tillgänglighetsarbete ..... 12 4.2 Utbildning i MR mänskliga rättigheter................................................ 13 4.3 Område Folkhälsa och funktionshinder/alla rättighetsområden .......... 13 2 (13) Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 3 (13) Sammanfattning Regionfullmäktige behandlade våren 2011 ”Det Goda livet för alla, Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2008-2010.” (RHK 27-2011) Rapporten överlämnades av den nybildade kommittén för rättighetsfrågor. Regionfullmäktige godkände rapporten och dess förslag om det fortsatta arbetet utifrån handikappkommitténs arbete med planens 31 åtgärder. Fyra huvudområden identifierades: tillgänglighet, arbetsmarknad, FOU och kunskapsbildning/attitydförändring. Dessa huvudområden har även fortsättningsvis legat till grund för arbetet med funktionshindersfrågorna till och med år 2014. Denna uppföljning handlar om det arbete som kommittén för rättighetsfrågor tillsammans med övriga ansvariga nämnder, styrelser och kommittéer har utfört under åren 2013-2014 för att undanröja hinder för personer med funktionsnedsättning att ta del av sina mänskliga rättigheter. En uppföljning av planen från åren 2011-2012 bifogas se Kommittén för rättighetsfrågors årliga vidareuppföljning av regionfullmäktiges prioriteringar utifrån ”Det Goda livet för alla” Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2008-2010. 20140424 tog kommittén för rättighetsfrågor beslut om att arbeta fram en ny handlingsplan för funktionshindersfrågor för åren 2015-2018. Rättighetskommitténs kansli håller nu tillsammans med rådet för funktionshindersfrågor och tjänstemän i relevanta förvaltningar på med den nya planen. Den bygger på konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 4 (13) 1. Tillgänglighet 1.1 Fysisk miljö Ansvarig nämnd/styrelse Fastighetsnämnden. Arbetet görs tillsammans med kommittén för rättighetsfrågor. Antal presidiemöten: 4 Åtgärder Rättighetskommitténs kansli har tillsammans med Västfastigheter arbetat utifrån en handlingsplan ”Utvecklingen av tillgängligheten i Västra Götalandsregionen 2012-2014” vars mål är att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar och utifrån alla människors rättigheter, öka kunskapen hos Västfastigheters personal kring fysisk tillgänglighet och att Västra Götalandsregionen skall ligga i framkant när det gäller tillgänglighetsfrågor med ett mänskligt rättighetsperspektiv. För att kunna stödja detta arbete har fyra tjänstepersoner från Västfastigheter tillsammans med två från rättighetskommitténs kansli bildat en tillgänglighetsgrupp Avslutade aktiviteter under åren 2013-2014 • • • • Riktlinjer och standarder för tillgängliga lekplatser är framtagna i samarbete med Göteborgs Stad, Västfastigheter, barnrättsområdet och funktionshindersrörelsen. En revidering av riktlinjer och standard för utställningar och scenkonst är klar. Revideringen är gjord tillsammans med kulturnämndens sekretariat, Kultur i Väst och Västarvet. Till revideringsarbetet var en referensgrupp kopplad bestående av representanter från kulturverksamheter och från rådet för funktionshindersfrågor. En utställning om Östra sjukhusets utveckling medförde ett samarbete mellan Västfastigheter och rättighetskommitténs kansli i syfte att göra den tillgänglig för så många möjligt. Handlingsplanen ”Utvecklingen av tillgängligheten i Västra Götalandsregionen” 20122014 är uppföljd. Se bilaga. Pågående aktiviteter Fyra personer från Västfastigheter har tillsammans med två från rättighetskommitténs kansli bildat en tillgänglighetsgrupp och ingår som en stomme i revideringsarbetet av dit även experter inom olika områden konsulteras. • Fastighetsnämnden och kommittén för rättighetsfrågor har beslutat om revidering av nuvarande ”Tillgängliga och användbara miljöer, riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet” 2009/10”. Detta arbete påbörjades 2013 tillsammans med Västfastigheters tillgänglighetsgrupp och Borås Stad. I arbetet har vid flera tillfällen experter medverkat i samband med utrymning och säkerhet, ljudmiljö och hissar. I den reviderade versionen ska även utrymning från lokaler finnas med och ett förtydligande när det gäller Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 • • • 5 (13) arbetsplatser. I denna reviderade version ska även kapitel om lekplats, utställningar och scenkonst vara med. Dokumentet kommer att skickas ut på remiss under våren 2015. Färdigställande av en skylthandledning med detaljerade instruktioner om tillgänglighet. Dialogpart i tillgänglighetsfrågor i byggprocesser. Kontinuerlig dialog mellan arkitekter, fastighetsförvaltare och verksamheter i frågor som rör tillgänglighet i nybyggnation, ombyggnation, tillbyggnation och förhyrning av lokaler. Västra Götalandsregionens egna och upphandlade verksamheter inventeras i TD och får rapporter med en analys av tillgängligheten. Se 1.5 TD. Rapporter Tillgängliga lekplatser Reviderade riktlinjer för utställningar och scenkonst Reflektioner I budget för 2014 står det att miljöer ska utformas och verksamheter ska bedrivas så att de är tillgängliga för alla människor. Trots detta så uppvisar ofta även nybyggda lokaler stora brister. Detta visar på ett behov av utbildning i Västra Götalandsregionens krav på tillgänglighet, för de arkitekter med flera som är upphandlade och involverade i regionens lokalutformning. 1.2 Kollektivtrafik Ansvarig nämnd/styrelse Kollektivtrafiknämnden och styrelsen för Västtrafik AB med stöd av kommittén för rättighetsfrågor. Antal presidiemöten 2 med kollektivtrafiknämnden Åtgärder Regionalt trafikförsörjningsprogram där mål 3 ska förbättra för alla resenärsgrupper. Kollektivtrafiken ska beakta alla resenärsgruppers behov. Det ska finnas ett utpekat kollektivtrafiknät som är tillgänglighetsanpassat för att möjliggöra hela resan. En strategi för funktionshinderanpassning av kollektivtrafiken. Avslutade aktiviteter under åren 2013-2014 • Kommittén för rättighetsfrågor skickade en skrivelse till Västtrafiks styrelse angående hanteringen av upphandlingen av de nya pendeltågen X61 och den bristande tillgängligheten. En genomgång av tillgängligheten samt ett dialogmöte kring upphandlingen av tåget X61 med Västtrafik, SJ och kommunikationsenheten har gjorts tillsammans med representanter från rådet. Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 • Representanter från rådet för funktionshindersfrågor från grupperna svårt att se samt svårt att bearbeta, tolka och förmedla information har deltagit i tester av betalautomat inom kollektivtrafiken. • Personer som använder rullstol har via rådet för funktionshindersfrågor blivit intervjuade om hur de upplever de nuvarande kortläsarnas placering och eventuella förbättringar. • En tjänsteperson från kollektivtrafiksekretariatet har deltagit på ett samråd och berättat om det regionala trafikförsörjningsprogrammet för Västra Götaland. Detta program har varit ett av de två teman som kommittén för rättighetsfrågor beslutat ska diskuteras under 2014 i de olika samråden. Under grupparbeten kunde rådet och politikerna diskutera programmet och framförde sina synpunkter om det regionala trafikförsörjningsprogrammet till tjänstepersonen från kollektivtrafiksekretariatet. • En sammanställning av samtliga samråds synpunkter på det regionala trafikförsörjningsprogrammet skickades i juni till kollektivtrafiknämnden. 6 (13) Pågående aktiviteter • Regelbundna avstämningsmöten med kollektivtrafiksekretariatet och Västtrafik. Arbetet fokuserar bland annat på det prioriterade nätet och utgår från strategin för funktionshinderanpassning av kollektivtrafiken som antogs 2012. • Samarbete kring så kallade ”exempelresor” som Västtrafik och kollektivtrafiksekretariatet ordnat för att testa bland annat hur fordon och hållplatser fungerar för målgrupper med funktionsnedsättningar. Det har handlat om att ca 20 personer med svårighet att se, höra, röra sig eller bearbeta, tolka och förmedla information som gjort resor på vardagar och helger och via dagbok och intervjuer beskrivit hur resorna fungerat och upplevelsen av dem. • Medborgardialogen. Förutom den medborgardialog som kollektivtrafiksekretariatet haft med samråden är den nu utökad till alla invånare i Västra Götaland. Från november 2014 tills årsskiftet kan invånarna i Västra Götaland ha en digital dialog om kollektivtrafiken. Det är politiker från Västra Götalandsregionens kollektivtrafiknämnd möter invånarna på webben, på sajten http://www.hurvillduhadet.nu/ Rapporter 2013 års uppföljning av det regionala trafikförsörjningsprogrammet: http://www.vgregion.se/sv/Vastra-Gotalandsregionen/startsida/Kollektivtrafik/Statistik-och-uppfoljning/ Strategi för funktionshinderanpassning av kollektivtrafiken http://www.vgregion.se/sv/Vastra-Gotalandsregionen/startsida/Kollektivtrafik/Funktionshinder-och-tillganglighet/ Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 7 (13) Fortsatt arbete • Det regionala trafikförsörjningsprogrammet sträcker sig till 2025 och ska revideras vart fjärde år. Kollektivtrafiksekretariatet har hösten 2014 tagit kontakt och vill samråda kring detta med rådet för funktionshindersfrågor under 2015, vilket kommer att ske under ett samråd. • Kollektivtrafiksekretariatet kommer att redovisa ”exempelresorna” på ett samråd 2015. 1.3 Information Ansvarig nämnd/styrelse Regionstyrelsen och kommittén för rättighetsfrågor Antal möten med kommunikationsavdelningen (tjänstepersoner) 2 Åtgärder Efter att regionstyrelsen beslutat om ”Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation”, har kommunikationsavdelningen och rättighetskommitténs kansli ett uppdrag att ta fram en handledning till ovan nämnda riktlinjer. Avslutade aktiviteter under åren 2013-2014 • Handledningen ska ge konkreta exempel, kunskap och kontaktvägar när det gäller att följa riktlinjerna. Handledningen finns i skrivande stund i dokumentsform. Handledningen måste vara ett alltid levande dokument och är i sin första version ett dokument, men kommer att överföras till en webbplats som är nåbar externt, vilket är nödvändigt för att regionägda bolag ska kunna komma åt den. Detta ingår i uppdraget. Pågående aktiviteter • • Handledningen är överlämnad till kommunikationsdirektören för avstämning (september 2014), beslut och vidare kommunikation i organisationen, och en grundstruktur för en webbplats är framtagen. Deltagare från regiontryckeriet, Kultur i Väst, Habilitering & Hälsa, kommunikationsavdelningen och rättighetskommitténs kansli kommer att delta i en workshop för att enas om ansvarsbitar och vägen framåt. Värt att notera Kommunikationsavdelningen ansvarar och samordnar kring tillgänglig information och kommunikation i Västra Götalandsregionen. För stöd i detta arbete ansvarar också: • Rättighetskommitténs kansli (skriver handledning, har kunskap inom tillgänglighet) • Regiontryckeriet (trycker i punktskrift) • Kultur i Väst (inläsning till CD eller mp3) • Habilitering & Hälsa (tar fram teckenspråksfilm) Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 8 (13) Övrigt värt att notera är att kommunikationsavdelningen visserligen är ansvarig för samordning kring tillgänglig information och kommunikation, men det är i praktiken alltid avsändaren av informationen som ytterst ansvarar (även ekonomiskt) för att så många som möjligt kan ta del av den, och därmed uppfyller rätten till information som varje individ har. Rapport Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation Diarienummer RS 678-2011 http://www.vgregion.se/upload/RF_och_RS/Riktlinjer%20f%C3%B6r%20tillg%C3%A4nglig%20information%2 0och%20kommunikation.pdf 1.4 Tillgänglig upphandling Ansvarig nämnd/styrelse Servicenämnden med stöd av kommittén för rättighetsfrågor Antal presidiemöten 4 Åtgärder Tjänstepersoner från Område inköp och rättighetskommitténs kansli har arbetat efter en handlingsplan, ”Handlingsplan för Mänskliga Rättigheter inom offentlig upphandling 2013-2014” (RS 317-3013 Den består av tre delar: 1. Tillgänglighetskrav som bygger på den tidigare handlingsplanen 2. Diskrimineringslagstiftningen 2008:567) som omfattar förutom funktionsnedsättning kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller ålder 3. Uppförandekod för leverantörer (CSR = Cooperate social responsibility). Det innebär krav på socialt ansvarstagande. Målsättningen har varit att de tidigare kraven på tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning skulle fortsätta och vidgas till mänskliga rättigheter. Både i budget för 2013 och 2014 har det funnits ett stort stöd för att Västra Götalandsregionen vid upphandling av varor och tjänster ska ställa tydliga miljökrav, sociala krav, krav på användarvänlighet och på tillgänglighet vid upphandling av varor och tjänster. Aktiviteter • Forskningsmedel har gått till juridiska institutionen vid Göteborgs universitet att utreda förutsättningarna för att ställa krav på mänskliga rättigheter i offentlig upphandling. Rapport kommer i februari 2015. • En utvärdering av ”Handlingsplan för mänskliga rättigheter inom offentlig upphandling 2013-2014, Västra Götalandsregionen” är framtagen och bifogas. I sammanfattningen står det bland annat att: Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 - - 9 (13) det är viktigt att Västra Götalandsregionen använder sig av personer med egen erfarenhet vid kravställandet vid upphandling av vissa tjänster och varor. Det ökar möjligheten för regionens invånare att kunna använda sig av dem. antidiskrimineringsklausulen finns med i alltfler upphandlingar Rapporter ”Uppföljning av Handlingsplan för mänskliga rättigheter inom offentlig upphandling 2013-2014, Västra Götalandsregionen”. 1.5 TD (Tillgänglighetsdatabasen) Ansvarig nämnd/styrelse Kommittén för rättighetsfrågor Aktiviteter Antalet verksamheter som inventeras i TD ökar kontinuerligt tack vare samarbetet med HR strategiska i projektet med unga arbetslösa. Långtidsarbetslösa ungdomar utbildas och hjälper till att inventera Västra Götalandsregionens verksamheter i TD. Verksamheter inventeras enligt Budget 2014 Övergripande mål och indikatorer. Bedömningen är att måluppfyllelsen kommer att nås avseende mål 1, 2, och 5 (avseende konferensanläggningar). Mål 4 kommer inte att uppnås när det gäller bolaget Västtrafik. Exempel på vad som hittills inventerats: Mål 1Sjukhusen: Norra Älvsborgs Lasarett, Uddevalla sjukhus, Kungälv, Frölunda specialistsjukhus samt Södra Älvsborgs Lasarett inklusive alla till sjukhusen hörande mottagningar är färdiginventerade. Skaraborgs sjukhus Falköping, Lidköping, Skövde, Mölndals sjukhus och Alingsås sjukhus är till stora delar färdiginventerade. Mål 2 Andel övriga förvaltningar: Vårdcentraler, BVC, jourmottagningar, ungdomsmottagningar, barnmorskemottagningar, gynekologmottagningar, folktandvård, specialisttandvård, samt verksamheter inom Habilitering § Hälsa. Dessutom har inventerats Patientnämndens kansli Göteborg, Regionens Hus, Residenset, Göteborgs Folkhögskola med filialer, Agnesbergs Folkhögskola, Västarvet (Bohusläns museum, Göteborgs Naturhistoriska museum, Vitlycke museum, Lödöse museum, ), Västergötlands museum, Göteborgs Botaniska Trädgård. Mål 3 Andel privata vårdgivare; Privata vårdcentraler och BVC, Rehab och några privata tandläkare har inventerats. Mål 4 Andel bolag – alla bolag med offentlig verksamhet (Regionteater Väst i Borås och Uddevalla, Göteborgsoperan, Göteborgssymfonikerna) är inventerade hittills med undantag av Västtrafik. En handlingsplan ska tas fram i samarbete med Västtrafik. Mål 5 Andel upphandlade leverantörer: Konferensanläggningar har inventerats och håller på att inventeras. Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 10 (13) Måluppfyllnaden har endast kunnat nås tack vare ungdomsprojektet i samverkan med Personalutskottet och HR- strategiska. Inga destinerade medel har tillförts i budgeten för att kunna uppnå de strategiska målen avseende inventeringarna. Åtgärder Fel, brister och hinder som TD synliggör ska ingå i åtgärdsprogram Rapporter är lämnade till HSNK avseende vårdcentraler och BVC samt folktandvårddkliniker. Rehabrapporter lämnas under december. Närhälsan och folktandvården har också fått rapporterna. Diskussion pågår om hur brister i tillgängligheten ska hanteras. Presidierna i kommittén för rättighetsfrågor och fastighetsnämnden har i en skrivelse till regionstyrelsen påtalat behovet av åtgärder av enkelt avhjälpta hinder i Västra Götalandsregionens egna fastigheter. Medel har begärts för åtgärder samt uppföljande inventering. Övrigt Kommuner i Västra Götaland som är anslutna till TD 2013 var 46 kommuner i Västra Götaland anslutna till TD. 2014 har Herrljunga kommun beslutat att inte förlänga avtalet. Svenljunga kommun har sagt upp avtalet. Kommunerna Grästorp, Tjörn och Lysekil är inte anslutna. Övriga avtalsparter som är anslutna till TD 7 nya avtalsparter har hittills under året tecknat avtal. Statens Fastighetsverk och TDstrategiska enheten har genomfört ett projekt innefattande tre kulturminnesmiljöer. Dessa är Bohus fästning, Kungälv, Världskulturmuseet och Varbergs Fästning. Projektet har innefattat inventering, rapporter samt analys av möjliga gemensamma utvecklingsområden med TD. Den 1 augusti togs applikationen TIBB över av Västra Götalandsregionen och Rättighetskommitténs kansli, TD-strategiska enheten. TIBB är ett webbaserat verktyg för att göra tillgänglighetsinventeringar av flerbostadshus. Det har utvecklats av f.d. Hjälpmedelsinstitutet (HI) i samarbete med SABO och några intresserade fastighetsägare. I dagsläget abonnerar cirka 12 kommuner eller fastighetsbolag på TIBB. TD1 stängs och allt arbete sker i TD2.0 Under hela 2014 är gamla TD öppen för visning av inventerade anläggningar. Inga nya inventeringar går från och med 2014 att genomföra i TD1. Antal sökträffar på anläggningar ökar Besöksfrekvensen på TD:s publika sida www.t-d.se har ökat med 561,21% jämfört med år 2013 under perioden 2013-01-01-2013-08-31 och 2014-01-012014-08-3. 2013 var antalet besök på publika sidan 9002 jämfört med 2014 då siffran steg till 59 522 besök. Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 11 (13) 2. Arbetsmarknad Ansvarig nämnd/styrelse Personalutskottet och kommittén för rättighetsfrågor. Antal presidiemöten Inga presidiemöten mellan personalutskottet och kommittén för rättighetsfrågor har genomförts under perioden. Åtgärder • Rättighetskommitténs kansli har biträtt personalstrategiska avdelningen att ta fram ett förslag till organisation för fortsatt arbete med arbetsmarknadsnoder för att få fler personer med funktionsnedsättning anställda i Västra Götalandsregionen. • Ett nytt förslag som ska beslutas av personalutskottet i december 2014 beskriver tydligare den process som ska gälla från Arbetsförmedling/Försäkringskassa och handläggning inom regionen. Aktiviteter • Tre handläggare inom respektive Hälso- och sjukvård, Tillväxt och utveckling och Gemensam service ska framöver arbeta med att främja anställningar för grupper som har särskilt svårt att komma in på arbetsmarknaden. I dagsläget gäller det framför allt unga och personer med funktionsnedsättning. • Kansliet har också tillsammans med kultursekretariatet skrivit en PM om Västra Götalandsregionens sociala ansvarstagande för andra grupper (än personer med funktionsnedsättning) som står långt från arbetsmarknaden. Upprinnelsen till denna PM var en diskussion på Agnesbergs folkhögskola om romers arbetssituation. • Under 2015 kommer 10 miljoner från personalutskottet att tillföras extra för att göra individuella insatser för de som är anställda nu. Syftet är att öka övergångarna till ordinarie tjänster (med lönebidrag). Rapporter Någon rapport förutom den utvärdering som genomfördes 2012/2013 har inte tagits fram. Statistik visar att drygt 170 personer idag har central finansiering från regionen för sina tjänster. Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 3. Forskning och utveckling, FoU Ansvarig nämnd/styrelse Kommittén för rättighetsfrågor Åtgärder • Under perioden har ett FoU-råd med representanter från kommitténs olika samråd träffats för att diskutera kommande forskningsansatser. Representanterna från rådet för funktionshindersfrågor har nominerat ett stort antal förslag till kommande FoU-projekt. Förslag till kommande forskningsinsatser har också lämnats vid ett så kallat Tvärsamrådsmöte där samtliga av kommitténs samråd träffats för att bland annat diskutera FoUfrågor. Aktiviteter • Under perioden har utöver tidigare nämnda forskningsinsats om förutsättningarna för att ställa krav på mänskliga rättigheter i offentlig upphandling, tre forskningsprojekt pågått som också berör personer med funktionsnedsättning även om fokus inte är direkt riktat till gruppen. Det ena är ett projekt om invånardialog som handlar om att ge ett bättre underlag för utformning och innehåll av kommitténs olika samråd, det andra är ett projekt om ungas medskapande och det tredje handlar om utveckling av demokratitorg och ungas engagemang. Rapporter Slutrapporter från forskningsprojektet ska vara klara i december 2014 och publiceras i kommitténs rapportserie under första halvåret 2015. 4. Kunskapsbildning och attitydförändring 4.1 Kunskapsöverföring mellan individstöd och tillgänglighetsarbete Ansvarig nämnd/styrelse Styrelsen för Habilitering & Hälsa och kommittén för rättighetsfrågor Antal presidiemöten 1 Åtgärder • I den nya handlingsplan för 2015-2018 som bygger på konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning som håller på att växa fram i samarbete med rådet för funktionshindersfrågor kommer tjänstepersoner från Habilitering&Hälsa att vara delaktiga. 12 (13) Uppföljning av handlingsplan 2014-11-28 13 (13) 4.2 Utbildning i MR mänskliga rättigheter Åtgärder Under perioden har 350 politiker i Västra Götalandsregionens styrelser och nämnder fått utbildning i mänskliga rättigheter och cirka 50 personer i förvaltningsledningar. Aktiviteter • Ett stort antal utbildningar har erbjudits och arrangerats under perioden i nära samverkan med berörda för att målgruppsanpassa utbildningen så långt som möjligt. Trots samverkan och förslag på datum från målgruppen har några utbildningstillfällen ställts in på grund av för få anmälningar och därvid har 84 politiker inte fått någon utbildning. • Utbildningsinsatserna fortsätter under 2015 med uppföljningsutbildningar för politiker och med extra fokus på förvaltningsledningar. 4.3 Område Folkhälsa och funktionshinder/alla rättighetsområden Ansvarig nämnd/styrelse Folkhälsokommittén och kommittén för rättighetsfrågor Antal presidiemöten 2 Åtgärder • • Rättighetskommittén och dess kansli har deltagit i ledningsgrupp respektive arbetsgrupp i att ta fram Åtgärdsplanen för en jämlik hälsa i Västra Götaland som folkhälsokommittén haft huvudansvar för. Kommittéerna har gett respektive kanslier i uppdrag att ta fram ett förslag på hur Västra Götalandsregionen ska kunna mäta och följa äldres livsvillkor över tid vilket är ett arbete med nära anknytning till funktionshinderområdet. Aktiviteter • Deltagande i ledningsgrupps- och arbetsgruppsmöten. • Ett förslag på hur Västra Götalandsregionen ska kunna mäta och följa äldres livsvillkor över tid, så kallade profilvariabler är påbörjat och kommer att slutföras under 2015. RHK 27-2011(10) Kommittén för rättighetsfrågors årliga vidareuppföljning av regionfullmäktiges prioriteringar utifrån ”Det Goda livet för alla” Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2008-2010. Inledning Regionfullmäktige behandlade våren 2011 ”Det Goda livet för alla, Västra Götalandsregionens plan för funktionshindersfrågor 2008-2010.” (RHK 27-2011(10). Rapporten överlämnades av den nybildade kommittén för rättighetsfrågor. Regionfullmäktige godkände rapporten och dess förslag om det fortsatta arbetet utifrån handikappkommitténs arbete med planens 31 åtgärder och dess bäring på andra rättighetsområden som jämställdhet, hbtq, etnicitet och ålder. Fyra huvudområden identifierades: tillgänglighet, arbetsmarknad, FOU och kunskapsbildning/attitydförändring. Kommittén för rättighetsfrågor har begärt en vidareuppföljning av vad som hänt sedan regionfullmäktige beslutade prioriteringar utifrån rapporten. En redovisning lämnas kopplad till respektive av regionfullmäktige beslutade huvudområden för perioden 2011 t o m oktober 2012. Vidareuppföljning av slutrapportens fyra huvudområden 1. Område Tillgänglighet 1.1 Fysisk miljö Ansvarig nämnd/styrelse Fastighetsnämnden. Arbetet görs tillsammans med kommittén för rättighetsfrågor. Antal presidiemöten 4. Åtgärder Handlingsplan till och med 2014 innefattade mål och mättal samt aktiviteter. Handlingsplanens mål: 1. Ökad tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar och utifrån alla människors rättigheter 2. En kompetent personal 3. Västra Götalandsregionen skall ligga i framkanten när det gäller tillgänglighetsfrågor med ett mänskligt rättighetsperspektiv Aktiviteter 1. På initiativ från fastighetsnämnden biträder kommittén för rättighetsfrågor i "Östra Sjukhuset - framtidens sjukhusområde" som ansvarig för Tema Social hållbarhet. Ett unikt arbete sker genom att projektet utgår från social hållbarhet och mänskliga rättigheter för att sedan se vad detta ställer för krav på de fysiska planerna och sedan utifrån detta successiv tillföra fler dimensioner. 2. 3 utbildningar är genomförda av Västfastigheters alla förvaltare och projektledare 2 3. Utarbetat ”fastighetsspindeln” med ekonomiskt stöd av SKL:s fastighetsfond – en rapport är sammanställd speciellt riktad till fastighetsförvaltare och fastighetsägare baserad på TD (Tillgänglighetsdatabasen) 4. TD har designats och prövats vid verifiering av lokaler vid nyförhyrning för att kunna ta ställning till lokalens förutsättningar att uppnå Västra Götalandsregionens krav på tillgänglighet 5. Utvecklingen av TD – Västfastigheter medverkar i relevanta delar 6. Riktlinjer för tillgängliga lekplatser innefattande MR krav håller på att tas fram i samarbete med Göteborgs Stad, barnrättsområdet och funktionshindersrörelsen. 7. Fastighetsnämnden och kommittén för rättighetsfrågor har beslutat om revidering av nuvarande ”Riktlinjer för tillgängliga och användbara miljöer” där tillgängligheten avseende arbetsplatser ska arbetas in. 8. Fastighetsnämnden och kommittén för rättighetsfrågor samt kanslierna har medverkat i SKL, avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnads förstudie om tillgänglighet innefattande Organisation, Mål, styrning och uppföljning, Motivation och engagemang samt Verktyg Rapporter Löpande på presidiemötena samt en årlig rapport med blick framåt Mätning av hur många som inhämtat informattion i TD Uppföljning via TD av andelen av tillgänglighet (på nybyggnation) enligt regionens riktlinjer 90% år 2013, 90% år 2014 (mätetalen är inklusive av verksamheten beslutade avsteg) 1.2 Kollektivtrafik Ansvarig nämnd/styrelse Kollektivtrafiknämndenoch styrelsen för Västtrafik AB med stöd av kommittén för rättighetsfrågor. Antal presidiemöten 1 med kollektivtrafiknämnden Åtgärder Regionalt trafikförsörjningsprogram där mål 3 innefattar de olika diskrimineringsområdena Aktiviteter 1. Handlingsplan för funktionshindersanpassning av kollektivtrafiken är framtagen baserad på fokusgrupper med unga och med regionala rådet för funktionshindersfrågor 2. Arbete pågår med att tydliggöra kopplingarna mellan kollektivtrafiken och mänskliga rättigheter med utgångspunkt i det regionala trafikförsörjningsprogrammet (mål 3) Rapporter Årlig uppföljning som redovisas och diskuteras i kollektivtrafikråden 3 1.3 Information Ansvarig nämnd/styrelse Regionstyrelsen (informationsavdelningen) och kulturnämnden med stöd av kommittén för rättighetsfrågor. Antal möten med informationsavdelningen Kontinuerligt Åtgärder Gemensam uppdragsbeskrivning Antal möten med kulturnämnden 1 Åtgärder CTI (Centrum för tillgänglig information) har under 2010-2011 getts uppdrag att bistå regionkansliets verksamheter med kompetens kring anpassad information. Uppdrag från regionstyrelsen att revidera Riktlinjer för tillgänglig information. Överenskommelse att Riktlinjer för tillgänglig scenkonst och utställning ska uppdateras 2013. Aktiviteter 1. Kommittén för rättighetsfrågor/ Rättighetskommitténs kansli gav 2011 inUse uppdrag att genomföra fokusgruppsintervjuer med personer som har olika funktionsnedsättningar. Fokus var undersöka i vilka situationer som behovet uppstår, hur man vill att informationen ska förmedlas, vad informationen ska innehålla och var informationen ska kunna hittas. 2. Resultatet har återförts till bl a Habilitering & Hälsa och bildar underlag för revidering av riktlinjer till information (se nedan). 3. Informationsavdelningen har med stöd av Rättighetskommitténs kansli initierat ett arbete med att se över riktlinjerna för när information i anpassad form ska tas fram och revidera det som behövs. Revideringsarbetet inkluderar också andra tillgänglighetsaspekter som tillgång till andra språk. Rapporter Slutrapporten ”Målgruppsanalys av behov av information i anpassad form” tydliggör hur anpassad information ska utformas för att kunna nå så många personer som möjligt, vikten av korrekt information och personlig kontakt. Förslag ges till alternativa kanaler där anpassad information kan finnas. 1.4 Tillgänglig upphandling Ansvarig nämnd/styrelse Servicenämnden med stöd av kommittén för rättighetsfrågor Antal presidiemöten 3 4 Åtgärder Ett förslag på ny handlingsplan är framarbetad innefattande sociala krav utifrån mänskliga rättigheter. Handlingsplanen innefattar användning av antidiskrimineringsklausuler i några pilotupphandlingar. Ett antal myndigheter och andra offentliga förvaltningar, dock inte Västra Götalandsregionen har använt sig av antidiskrimineringsklausuler i sina upphandlingar av tjänster. Syftet med klausulerna är att öka medvetenheten om och efterlevnaden av diskrimineringslagen. Aktiviteter Servicenämnden har tillsammans med kommittén för rättighetsfrågor fortsatt arbetet med att integrera krav på tillgänglighet i upphandling, som initierades av tidigare handikappkommittén. Breddning till upphandlingar innefattande mänskliga rättigheter har arbetats in i förslaget till ny handlingsplan. Rapporter Enligt regionfullmäktiges budget 2013 ska Västra Götalandsregionen i allt högre grad ställa krav på användarvänlighet och på tillgänglighet vid upphandling av varor och tjänster. Uppföljning MR-prioriterade upphandlingar (avtalsvård) kommer att ske årligen. 1.5 TD (Tillgänglighetsdatabasen) Ansvarig nämnd/styrelse Kommittén för rättighetsfrågor Åtgärder Kommittén har begärt klarhet i TD:s juridiska form för framtiden. Regionstyrelsen har gett regiondirektören i uppdrag att utreda detta med avseende på möjligheterna till samverkan med andra aktörer. I avvaktan på resultatet av nämnda utredning lämnades uppdrag till kommittén att ansvara för driften av verksamheten avseende TD. TD2.0 har utvecklats med stöd från Arvsfonden. Projektet ska redovisas 130201. Aktiviteter 1. Utveckling av TD2.0 i samverkan med Västsvenska Turistrådet, HSO Västra Götaland, SRF regionalt och nationellt och Handikappförbunden nationellt. 2. En breddning av TD med MR har påbörjats och är delvis genomförd. 3. Olika typer av MR- rapporter baserade på data inmatat i TD håller på att tas fram. 4. Samarbete med Örebro kommun i ett Vinnova finansierat projekt avseende sökdrivna öppna data och samlingsportal för vidareutnyttjande 5. Nyinventering av vårdcentraler, BVC och ungdomsmottagningar i TD2.0 har påbörjats och beräknas vara slutförd juni 2013. Utbildningar håller på att tas fram. 5 6. Ett antal informationstillfällen har på inbjudan genomförts lokalt, regionalt, nationellt och internationellt om TD. 7. TD har ingått i ett interregionalt samarbete med Östfold i projektet ”Tillgängligt Friluftsliv” där Uddevalla kommun varit projektägare. 8. En tvärgrupp bestående av representanter från de olika diskrimineringsområdena har utsetts som stöd för vidare utveckling av TD. Rapporter Rapport till Arvsfonden ska lämnas 130201. 2. Område Arbetsmarknad Ansvarig nämnd/styrelse Personalutskottet och kommittén för rättighetsfrågor. Antal presidiemöten 2 Åtgärder Projektet Arbetsmarknadsnoderna Aktiviteter 1. Fram till juni 2012 har 201 nya praktikplatser för personer med funktionsnedsättning skapats inom Arbetsnodsprojektet och för 152 personer har praktiken övergått i anställning som exempelvis lönebidrag. 2. Ett material för arbetsplatsträffar uppdelat på fyra träffar där information om personer med funktionsnedsättning och om Arbetsmarknadsnoderna ges. I materialet ingår också att inventera tänkbara arbetsuppgifter för praktikplats samt diskussionsfrågor om människosyn och värdegrund. 3. Ett antal utbildningstillfällen har erbjudits personal i Västra Götalandsregionen. Rapporter En särskild utredningsrapport togs fram vid årsskiftet 2011/2012 som klargjorde behovet av regiongemensamma pengar för praktikplatserna. Dessa pengar innebär att den enskilda förvaltningen inte betalar lönen förutom de medel som utbetalas av Arbetsförmedling/ Försäkringskassa. Under 2012 har framtida organisering av arbetet diskuterats då projektet avslutas i december 2012. Enligt budget 2013 ska arbetet fortsätta, men formerna för detta är ännu inte fastlagda. Den utvärdering av projektet som är under utarbetande av Contextio kommer att ligga till grund för den framtida organiseringen. 6 3. Område Särskilda FoU-medel för alla rättighetsområden Ansvarig nämnd/styrelse Kommittén för rättighetsfrågor Åtgärder Nya riktlinjer för kommittén för rättighetsfrågors FoU-arbete har tagits fram där fyra inriktningsmål tydliggjorts: 1. Klart fokus på mänskliga rättigheter 2. Intersektionalitet uppmuntras (dvs belysa samspelet mellan funktionsnedsättning och andra dimensioner som barn/ungdom, kön, etnicitet, religion, annan sexuell läggning med mera) 3. Implementerings-, uppföljningsmodeller och indikatorer 4. Kostnader för att de mänskliga rättigheterna inte tillgodoses När det gäller kommitténs arbete med de särskilt utsatta grupperna ska FoU-projekt särskilt prioriteras för områdena funktionshinder, etnicitet/religion (inklusive nationella minoriteter) och hbtq. Aktiviteter 1. Under hösten 2011 utlystes FoU-medel för funktionshinderforskning under 2012 för 13:e gången. Fem projekt beviljade medel till ett sammantaget belopp om 1 832 907 kr. 2. Under 2012 har ett forskningsråd skapats med inriktning på mänskliga rättigheter. Rådet är partsammansatt med forskare, verksamhetsföreträdare och representanter från civilsamhället och då särskilt representera de grupper som nämns i diskrimineringssammanhang, dvs jämställdhet/hbtq, etnicitet, religion/trosuppfattning, funktionshinder och ålder (särskilt barn/unga och äldre). Syftet är att skapa ett forum för utbyte av idéer, stimulera till angelägna forskningsfrågeställningar och vara rådgivande till kommittén för rättighetsfrågors FoU-inriktning och arbete framöver. Rapporter En rapport med sammanställning av de projekt som fått projektbidrag av kommitténs för rättighetsfrågor ska tas fram. 4. Område Kunskapsbildning och attitydförändring 4.1 Kunskapsöverföring mellan individstöd och tillgänglighetsarbete Ansvarig nämnd/styrelse Styrelsen för Habilitering & Hälsa och kommittén för rättighetsfrågor Antal presidiemöten 2 7 Åtgärder Fortsatt samarbete enligt den gemensamma rapporten 2010 som konstaterade en bristande kunskap om de två perspektivens arbetsområden och förordade att i ett första steg genomföra dialog- och erfarenhetsutbyten. Aktiviteter 1. Samarbete kring TD har fortsatt. 2. Vad gäller information i anpassad form har ett arbete att revidera de riktlinjer som finns och utöka dem till riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation påbörjats. 3. Ett av målen var också att utveckla de externa webbplatserna där habiliteringarnas verksamheter nu till exempel ger möjlighet till avbokningar. 4.2 Bemötandeutbildningen Bemötandeutbildningen finns på Västra Götalandsregionens hemsida http://www.vgregion.se/sv/Enheten-for-rattighetsfragor/Bemotandeutbildning/ Den finns att ladda ner som både en utbildning för anställda inom regionen och en mer neutral utbildning för exempelvis kommuner och andra aktörer utanför regionorganisationen. Åtgärder Kommittén för rättighetsfrågor har gett sitt kansli i uppdrag att ta fram en utbildning i mänskliga rättigheter riktad till Västra Götalandsregionens politiker och verksamheter. Aktiviteter En första version av utbildningen är framtagen och prövad. Mer utveckling kommer att ske. 4.3 Område Folkhälsa och funktionshinder/alla rättighetsområden Ansvarig nämnd/styrelse Folkhälsokommittén och kommittén för rättighetsfrågor Antal presidiemöten 4 Åtgärder En jämförelse mellan folkhälsokommitténs och kommittén för rättighetsfrågors reglementen har genomförts och diskuterats vid en gemensam presidieträff som resulterat i en handlingsplan kring några speciella områden. Kommittéerna har tagit fram ett Barnhäloindex, vilket också speglar barn med funktionsnedsättningar.. Aktiviteter 1. När det gäller samverkan kring funktionshinderområdet har en särskilt broschyr om TD tagits fram för målgruppen äldre. 2. Gemensam workshop kring äldre har genomförts. 3. Diskussion om spridning av Barnhälsoindex samt förslag till användande av framtida sociala investeringsfonder pågår. 8 Fortsatt arbete 1. Behov av kontinuerlig uppdatering/utveckling av riktlinjer och 2. TD – stödja verksamheters användande av TD, ta fram uppföljningsrapporter och analysera utveckling av regionens arbete med mänskliga rättigheter inom TD:s funktionaliteter 3. Behov av metoder för implementering, information och marknadsföring av det som gjorts och ska göras utifrån det breddade MR-uppdraget inom regionorganisationen. 4. Stödja att tillgänglighetsaspekter ur ett MR perspektiv finns integrerat i alla förvaltningars avtal 5. Metoder för styrning, uppföljning (indikatorer/nyckeltal) utvecklas och används.” 9 Resultat av genomförd handlingsplan för mänskliga rättigheter inom offentlig upphandling 2013-2014, Västra Götalandsregionen Genomfört: 1. Kansliet har tillsammans med Västfastigheter vid tre tillfällen utbildat sammanlagt 47 fastighetsförvaltare och projektledare från Västfastigheter i fysisk tillgänglighet. Utbildningen har innehållit: • information om vår gemensamma handlingsplan • lag- och regionkrav • berättelser från en tonåring som använder rullstol med de begränsningar det kan innebära och de situationer när det fungerar bra. • visning av delar av filmen ”Attans” en film om tillgänglighet, producerad av bland andra Handikappförbunden praktiska övningar med teknikkäpp och i rullstol • information och genomgång av TD • gemensamma diskussioner 2. Utarbetat en ”fastighetsspindel” i samarbete med SKL:s fastighetsfond tillsammans med bland andra Västfastigheter. Arbetet har legat till grund för TD:s excelrapporter. 3. Ett samarbete inleddes mellan projektledare för ”utveckling av byggnadsplan 2011 för Östra Sjukhuset” i Göteborg och medarbetare från rättighetskommitténs kansli. Det har resulterat i ökad kunskap kring social hållbarhet och mänskliga rättigheter bland deltagarna i ett omfattande processarbete med seminarier med mera i Projektet Östra – utvecklingsplan för Östra sjukhuset. Detta projekt hade stöd från Delegationen för hållbara städer. Utställningsarbetet skedde bland annat i samarbete med teckenspråkiga och i dialog med kansliet när det gällde andra anpassade former av information. Monter i utställningen var tillgänglig för personer med rullstol. 4. Statistik om hur många som inhämtat info i TD. Antalet ska öka över tiden. • Från januari 2013 – augusti 2013 var 9002. • Från januari 2014 – till augusti 2014 59522. Utveckling av TD: Under denna tid har TD, Tillgänglighetsdatabasen utvecklats att från att ge personer med funktionsnedsättning information om verksamhetens fysiska miljö till att dessutom bli ett uppföljningsverktyg för fastighetsägare, förvaltare och verksamhetschefer. Pågående arbete: • Revidering av ”Tillgängliga och användbara miljöer, riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet” 2009/10 • Färdigställande av en skylthandledning • TD Tillgänglighetsdatabasen som verifiering av lokaler. Alla verksamheter i regionen ska ingå i TD med årligen uppdaterad information. 2014 till och med augusti: 812 verksamheter vårdcentraler, tandvårdkliniker, ungdomsmottagningar, ungdomsmedicinmottagningar, rehabmottagningar, Botaniska trädgården, Regionens hus, patientnämndens kansli, folkhögskolor, habilitering och hälsa. Dessutom sjukhusen: NÄL, Uddevalla, Kungälv, Frölunda specialistsjukhus, SÄS Borås och Skene. Storleken på förvaltningarnas lokalbestånd består av allt från en lokal till ett sjukhus med 50 mottagningar. Följer budgetmål. Ej genomfört: • Nya Regionens Hus i Göteborg – Har ej byggts • Full tillgänglighet (på nybyggnation) enligt regionens riktlinjer till: 80% år 2012 90% år 2013 90% år 2014 (mätetalen är inklusive av verksamheten beslutade avsteg) Detta har inte följts upp. • Några vårdcentraler – Tillgänglighet Inga riktigt bra exempel finns – den ”bästa” vårdcentralen har 59% av enkelt avhjälpta hinder åtgärdade. • Utvecklingen av TD – Västfastigheters medverkan i relevanta delar. Dokumentation av avvikelser. Nya rapporttyper. Samverkan kring GIS-positionering med mera. Här behövs fortsatt samarbete. Bedömning av intern kontroll i Agnesbergs Folkhögskola November 2014 1. Sammanfattning Uppdrag och bakgrund I de förtroendevalda revisorernas uppdrag ingår att granska all verksamhet som bedrivs inom styrelsens verksamhetsområde, vilket bland annat innefattar om den interna kontrollen som görs är tillräcklig (KL 9 kap. 9 §). Med tillräcklig intern kontroll menas att styrning, ledning, uppföljning och kontroll är tydlig, aktiv och ändamålsenlig. En tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner, integrerade i organisation och system samt i det löpande arbetet. I enlighet med Kommunallagen har styrelser och nämnder ansvar att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna har tidigare noterat att det funnits brister i den interna styrningen och kontrollen som bedrivs för Agnesbergs Folkhögskola. Revisorernas tidigare granskningar av verksamheten har bland annat visat på brister avseende rutiner för inköp och utbetalningar, rutiner kring körjournaler, rutiner kring skattepliktiga förmåner och rutiner för lönehantering. För att säkerställa att styrelsen har vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med tidigare uppmärksammade brister har de förtroendevalda revisorerna beslutat att genomföra en fördjupad granskning av hur Agnesbergs folkhögskola arbetar med intern styrning och kontroll. Detta för att revisorerna, med rimlig säkerhet, ska kunna uttala sig om huruvida styrelsens arbete med intern kontroll är tillräcklig. Deloitte har av Västra Götalandsregionens (VGR) revisionskontor fått i uppdrag att granska intern styrning och kontroll i Agnesbergs folkhögskola. Granskningen har skett utifrån COSO’s ramverk för intern styrning och kontroll. (för närmare beskrivning av COSO ramverket se sidan 8 samt bilaga 3) Revisionsfråga Har styrelsen för Agnesbergs folkhögskola säkerställt att det finns tillräcklig intern styrning och kontroll i verksamheten? Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har varit underlag i vår granskning: Kommunallagen 6 kap. 7 § Reglemente för styrelsen för Agnesbergs folkhögskola Ägaruppdrag för Agnesbergs folkhögskola Riktlinjer för intern kontroll (RS 2014-03-25) Ev. övriga styrdokument och/eller föreskrifter avseende intern styrning och kontroll som identifieras inför eller i samband med genomförandet av granskningen. 1 Iakttagelser Kontrollaktiviteter Övergripande intern kontroll Iakttagelse Utvärdering av kontrollmiljö Agnesbergs folkhögskola har en dokumenterad internkontrollplan som är beslutad av styrelsen. Intern kontrollplanen följs upp kontinuerligt. Iakttagelse Utifrån vår granskning kan vi konstatera att Agnesbergs folkhögskola har en informell kontrollmiljö. Många rutiner, riktlinjer, arbetsbeskrivningar och kontroller finns i den dagliga verksamheten, men är inte fullt ut formaliserade i form av beslut och dokumentation. Rekommendation För att ytterligare stärka den interna kontrollen rekommenderar vi att Agnesbergs folkhögskola i så stor utsträckning som möjligt formaliserar sina rutiner, riktlinjer, arbetsbeskrivningar och kontroller genom beslut och dokumentation. Riskbedömning i verksamheten Iakttagelse Verksamheten och styrelsen för Agnesbergs folkhögskola genomför löpande en riskanalys av verksamheten. Denna riskanalys är dock inte formaliserad i en dokumenterad riskanalys och ej heller formellt beslutad av styrelsen. Rekommendation Vi rekommenderar att Agnesbergs folkhögskola tillsammans med styrelsen upprättar en formaliserad och dokumenterad riskanalys. Denna skall därefter formellt beslutas av styrelsen. Det som dock kan utvecklas i internkontrollplanen är en tydligare koppling till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. Ovanstående områden skall framförallt ses som områden att ytterligare utveckla och förfina dagens internkontrollplan, så att den tydligare är inriktad på de områden med högst risk. Rekommendation För att ytterligare utveckla och förfina dagens internkontrollplan rekommenderar vi att internkontrollplanen kompletteras med en tydligare koppling till genomförd dokumenterad riskanalys. Av internkontrollplanen bör det vidare framgå vilka rutiner och kontrollmoment som skall följas upp (kontroll av befintlig kontroll), vem ansvarar för att genomföra kontrollen, hur kontrollen skall genomföras och hur rapportering skall ske. Intern kontroll - fokusområden Iakttagelse Vid vår granskning av intern kontroll i fokusområden har vi närmare granskat den interna kontrollen avseende: Inköp och utbetalningar (inkl. kassahantering) Resor och representation 2 Fordon och körjournaler Skattepliktiga förmåner Lönehantering Hantering av stöldbegärlig egendom Vid våra genomförda stickprov har vi endast funnit någon avvikelse från gällande rutiner och riktlinjer. Det vi kan konstatera utifrån vår granskning är att Agnesbergs folkhögskola rutiner och riktlinjer för fokusområdena är generella och inte alltid är heltäckande. Rekommendation Vi rekommenderar att Agnesbergs folkhögskola inom fokusområdena utvecklar nuvarande rutiner och riktlinjer så att de blir mer detaljerade och därmed ytterligare stärker och utvecklar den interna kontrollen. Svar på revisionsfrågan av våra iakttagelser och rekommendationer avser att Agnesbergs folkhögskola i större utsträckning kan formalisera den interna kontrollen. Vid vår bedömning av den interna kontrollen har vi endast beaktat den formella interna kontrollen, varför vi anser att den interna kontrollen inte är tillräcklig utifrån ett COSOperspektiv. Göteborg 10 november 2014 DELOITTE AB Harald Jagner Auktoriserad revisor Pernilla Lihnell Certifierad kommunal revisor Auktoriserad revisor Styrelsen för Agnesbergs folkhögskola har en intern kontroll som är informell och till vissa delar formaliserad. Större delen 3
© Copyright 2024