Handbok för arrangerande av evenemang
Foto: Magnus Rietz HANDBOK FÖR ARRANGERANDE AV EVENEMANG Handbok för arrangerande av evenemang. 2 Innehållsförteckning Handbok för arrangerande av evenemang Logistikplanering10 Inledning3 El och Vatten Bakgrund3 Syfte och målgrupp Fokus för ett framgångsrikt evenemang 3 11 Sanitet13 Säkerhet och etableringsinnehåll 13 4 Planering13 Inriktning och innehåll 4 Försäkringar14 Ekonomi och finansiering 4 Hållbarhet14 Marknadsföring6 Tillstånd17 Planering av genomförandet 6 Avtal, med kommun samt andra parter 9 Att anlita underleverantör 9 Att sätta mål och följa upp 17 Riktlinjer18 Syfte och målgrupp 18 Avtal9 Så här ser vi på evenemang 18 Referenser9 Det här satsar vi på inom evenemang 19 Ekonomi10 Möjligheter till stöd från kommunen 20 Det här stödjer vi inte 21 Vem ansvarar för frågorna kring evenemang 21 Infrastruktur10 Påverkan på trafik 10 Handbok för arrangerande av evenemang. Foto: SOK Fotot på framsidan är taget av Oskar Kihlborg 3 Inledning Bakgrund Nynäshamns kommun välkomnar evenemang och vill främja både större och mindre arrangemang av såväl nationell som internationell karaktär för att bidra till att öka skärgårdens konkurrenskraft som besöksmål. Nynäshamn har naturliga arenor för olika evenemang i form av havet, staden och landsbygden. Läget nära Stockholm är också en tillgång. Nynäshamns kommun definierar evenemang som: Tillfälliga, återkommande och icke permanenta arrangemang som på ett positivt sätt kommer invånare och besökare tillgodo samt som förstärker Nynäshamns varumärke och bygger en unik destination. Syfte och målgrupp Den här handboken vänder sig till dig som arrangerar ett evenemang idag eller har planer på att arrangera ett evenemang inom en snar framtid. Den vänder sig även till dig som är intresserad av hur vi arbetar med evenemangsfrågor. Syftet är att på ett enkelt sätt hjälpa till med den grundläggande information och hjälp som behöver för att planera ett kvalitativt evenemang. Dels genom direkta tips och information om viktiga saker att tänka på, dels genom att hänvisa vidare till ”rätt” kontaktytor inom olika områden där mer information finns att tillgå. Det här är en guide i grundläggande praktiska vardagsfrågor för arrangörer både i idéfasen samt under själva genomförandet. Från vår sida innebär handboken att befintliga evenemang får stöd för att höja nivån, samt en möjlighet att tidigt bota barnsjukdomar för kommande evenemang. Detta för att garantera att kvalitén på evenemang i Nynäshamns kommun ska hålla en hög lägsta-nivå och för att bana väg för en positiv evenemangsutveckling. Handbok för arrangerande av evenemang. 4 Fokus för ett framgångsrikt evenemang Inriktning och innehåll En grundläggande framgångsfaktor ligger i att skapa evenemang som möter ett intresse från allmänheten eller målgruppen att delta i eller besöka. För att ta reda på hur väl din evenemangsidé står sig i förhållande till intresse eller behov kan det vara bra att göra en enklare marknadsundersökning. En enkel metod kan vara en mindre enkätundersökning i det område där målgruppen finns, eller att samla ett tiotal personer ur målgruppen för en fokusgruppsundersökning. Marknaden för evenemangsidén bör också kartläggas. Då med fokus på om det finns andra evenemang som liknar det du tänkt arrangera, eller som attraherar samma målgrupp som ditt vid samma tidpunkt, med andra ord evenemang som riskerar att bli konkurrenter. Viktigt att poängtera är dock att evenemang som sker samtidigt inte nödvändigtvis konkurrerar med varandra. De kan också innebära en möjlighet till samarbete kring olika frågor där man kan få ömsesidig nytta av varandra. Dialoger med andra evenemangsarrangörer är därför att föredra både för erfarenhetsutbyten och diskussioner om möjliga samarbeten. Ekonomi och finansiering Vikten av budget Ekonomin är en central överlevnadsfråga för alla evenemang, både direkt och för framtiden. Det är därför viktigt att du i ett tidigt skede gör en budget för ditt evenemang. Vilka kostnader och intäkter kommer ditt evenemang att föra med sig, både på kort och på lång sikt, och hur står sig dessa i relation till varandra? Ekonomin är även en viktig fråga för alla externa partners som är inblandade i evenemanget, både som sponsorer och leverantörer. Som leverantör vill man ha en säker betalning för det man levererar och som sponsor en god avkastning på sin investering. En sådan avkastning kan beräknas på många sätt, till exempel genom ökad försäljning av sponsorns produkter eller tjänster, eller en ökad kännedom om sponsorns varumärke. Handbok för arrangerande av evenemang. 5 Sponsring Sponsring är även en möjlighet till finansiering av ett evenemang. Om du funderar på att söka upp företag som tänkbara sponsorer finns några enkla grundstenar att fundera över och konkretisera innan du tar kontakt. 1.På vilket positivt sätt matchar sponsorns varumärke eller produkt evenemangets profil och varumärke? Det är en central faktor för om sponsorskapet blir framgångsrikt eller inte. 2.Hur kan sponsorn driva sin affärsidé genom sponsorskapet av ditt evenemang? Det är en central fråga som kan avgöra om sponsorn är intresserad eller inte. 3.Vad vill du ha av din sponsor i form av finansiella medel eller produkter, och hur står sig det värdet i relation till vad sponsorn kan tjäna på att vara sponsor till ditt evenemang? 4.Ta kontakt med din potentiella sponsor i ett tidigt skede. Många företag planerar sponsring flera år i förväg vilket gör att du senast ett år innan ditt evenemangs genomförande bör ta kontakt. De här frågorna är viktiga i försäljningen av sponsorskap men inte alltid lätta att hantera. Om nödvändigt kan det därför även vara en god idé att ta extern hjälp för värdering av ditt sponsringserbjudande. Sådan hjälp går att få av en sponsringskonsult. Om du vill ha mer hjälp och information om sponsring och evenemang kan du även kontakta den oberoende branschorganisationen Sponsrings och Eventföreningen – SEFS. www.sefs.se STIM Viktigt att veta relaterat till ekonomi är även att när du arrangerar konserter, festivaler eller mindre spelningar med livemusik behöver du en musiklicens från Stim. Licensen är avgiftsbelagd och avgiften för konserter är relaterad till evenemangets biljettpris där du betalar en avgift baserad på antalet besökare. Få mer info på www.stim.se Reklamskatt För alla annonser och reklam som upplåtits i exempelvis trycksaker, affischer, reklamfilm, fasadskyltar, profilkläder m.m. och som ägs av dig som arrangör ska en reklamskatt motsvarande 8 procent betalas. Skattskyldig är den som offentliggör annonsen eller reklamen och skattepliktig blir man när omsättningen överstiger 20 000 kronor per år. Mer information om reklamskatt och när den ska betalas kan fås från Skatteverket. www.skatteverket.se Handbok för arrangerande av evenemang. 6 Marknadsföring Marknadsföringen är på många sätt central i ett evenemangs möjligheter till framgång och har som främsta uppgift att sprida kännedomen om evenemanget och att locka till sig besökare. Marknadsföringen bör planeras tidigt genom skapandet av en marknadsplan. Marknadsplanen ska då svara på: •Hur marknaden ser ut för evenemanget (till exempel vilka konkurrenter som finns samt andra hot och möjligheter) • Vem evenemanget vänder sig till (vem är målgruppen och vad vill de ha?) •Vilket erbjudande har evenemanget (evenemangets innehåll som ska möta ett intresse eller behov) •Val av kanaler och budskap (i vilka medier når vi vår målgrupp och hur kommunicerar vi med dem?) Marknadsplanen är även ett bra underlag att använda sig av i införsäljningen av evenemanget till potentiella sponsorer. En väl genomtänkt och underbyggd marknadsplan visar ofta om evenemangsidén har kvalitet. En väl utvecklad marknadsplan ger också dig som arrangör ett bra styrdokument att återvända till då och då för att påminna dig om evenemangets riktning och innehåll för att attrahera den tänkta målgruppen. Planering av genomförandet Noggrann planering av evenemanget och dess genomförande är en enkel nyckel till ett lyckat arrangemang. En av grunderna som både ger ett bra underlag under planeringen samt under dess genomförande är ett körschema. Ett körschema hanterar alla olika händelser som inträffar, deras omfattning, vilka resurser som krävs, när de inträffar samt vem som är ansvarig. Körschemat och dess ansvarige projektledare är ofta utgångspunkten för ett evenemangsgenomförande. Körschemat delas med fördel ut till andra centrala personer innan genomförandet. Körschemat är ofta även bilaga eller underlag till säkerhetsbedömningar och säkerhetsplanen för evenemanget. Handbok för arrangerande av evenemang. Foto: Annie B Skytt 7 Exempel körschema: Tid Aktivitet Omfattning Resurser Ansvarig Övrigt 21.00 – 22.00 Artist X på scen Fem personer i bandet. Publik väntas till cirka 2000 personer Team 2 på plats vid scen Producent X Kvällens huvudakt. Tänk på säkerheten. ”Marknadsföringen är på många sätt central i ett evenemangs möjligheter till framgång och har som främsta uppgift att sprida kännedomen om evenemanget och att locka till sig besökare.” Handbok för arrangerande av evenemang. ”Var noggrann med att skriva avtal med alla typer av större eller viktiga leverantörer och partners till evenemanget.” Handbok för arrangerande av evenemang. Foto: Oskar Kihlborg 8 9 Avtal med kommun samt andra parter Var noggrann med att skriva avtal med alla typer av större eller viktiga leverantörer och partners till evenemanget. Det kan handla om underleverantörer av mat, artister, infrastruktur eller annat vitalt innehåll för själva genomförandet. Var också noggrann med att teckna avtal med andra partners till evenemanget som till exempel markägare, kommunen eller sponsorer. Dessa parter kanske inte levererar något i form av innehåll till evenemanget men spelar ändå en viktig roll i evenemangets förverkligande. Att anlita underleverantörer Det finns många underleverantörer till ett evenemang. Allt ifrån stora till väldigt små, både etablerade och nybildade. Troligen kommer du som arrangör i kontakt med alla tänkbara kombinationer och bör då tänka på följande delar för att få så goda relationer samt leveranser som möjligt. Avtal Om möjligt, skriv ett avtal om leverantören ska leverera något större eller mer komplext. Om det handlar om mindre leveranser och ett avtal inte skrivs, var då noga med att få en skriftlig eller digital beställningsbekräftelse där beställningens omfattning och villkoren för leverans samt betalning framgår tydligt. Granska även villkoren så att de passar dina förutsättningar och önskemål. Referenser Att be om referenser är generellt ett bra sätt att proaktivt kvalitetssäkra leverantören. Här finns dock inga garantier för att den som lämnar referensen är opartisk om du fått kontaktuppgifterna av leverantören själv. Om du känner till någon som underleverantören levererat till tidigare kan det därför vara bra att även höra av dig till en tidigare kund utan att upplysa leverantören om det, allt för att få en mer opartisk bild. Generellt bör man dock alltid vara källkritisk. Handbok för arrangerande av evenemang. 10 Ekonomi För att säkerställa att en leverantör har den leveranskapacitet som beskrivits samt att några ekonomiska problem hos leverantören inte riskerar leveransen av det som beställts, bör du därför ta en kreditupplysning. En kreditupplysning svarar på om leverantören har en sund ekonomi och inte riskerar att hamna på obestånd under evenemanget. Generellt bör du även vara försiktig med att förskottsbetala om du inte är väldigt säker på att leverantören kommer hålla sin del av det som avtalats. Infrastruktur Frågor om infrastruktur är viktiga att hantera och planera för såväl stora som små evenemang. Delar som behöver behandlas är exempelvis parkeringar, vägförbindelser, bygglov, brand- och säkerhet, logistikplanering vid leveranser, elförsörjning eller tillgång till vatten. För de tillstånd som behöver sökas, se www.nynashamn.se Påverkan på trafik Om du planerar för ett evenemang där du redan vet eller misstänker att trafiken påverkas, eller att till exempel markupplåtelse kan behövas för parkering, kontakta då kommunens Evenemangslots för vidare vägledning om var mer information finns att tillgå och vilka åtgärder du behöver vidta. Logistikplanering Till ett evenemang kan många transporter från olika leverantörer bli aktuella, både före, under och efter själva evenemanget. Logistikplanering kan vara bra att genomföra för att säkerställa om omfattningen kommer vara så stor att externa parter påverkas. Om omfattningen av transporter kommer att påverka omgivningen bör även ett lastnings- och lossningsområde etableras. Därifrån kan sedan eventlogistiken planeras. Platsen blir även den som kommuniceras till leverantörer vid beställningar av varor, så att alla leveranser kommer till samma knytpunkt. Logistikfrågan är viktig för såväl det lilla evenemanget med en handfull transporter som för det stora. Handbok för arrangerande av evenemang. 11 El och vatten Behöver du el till ditt evenemang och saknar tillgång till nätanslutning vid evenemangsplatsen kan du kontakta din lokala elleverantör och nätägare. Tillgång till tillfällig elanslutning kan vara avgiftsbelagd. Foto: Kenneth Kollberg Behöver du temporärt vatten till ditt evenemang och inte har tillgång till vattenanslutningar i närliggande fastigheter kan eventuellt brandposter användas med brandpostmätare för temporärt bruk. En anslutning samt mätare kan hyras från din lokala vattenleverantör. I Nynäshamns kommun kontaktar du VA-avdelningen eller evenemangslotsen för frågor och vidare hänvisning. Handbok för arrangerande av evenemang. Foto: Nina Munters 12 Handbok för arrangerande av evenemang. ”Vid planering av säkerheten inför ett evenemang är första utgångspunkten att alltid följa gällande lagar och regler.” 13 Sanitet Sanitetsanläggningar är en mycket viktig del av ett evenemangs infrastruktur. Det är både en säkerhetsfråga samt en bekvämlighet för besökarna. Säkerställ därför att tillräckligt många toaletter finns tillgängliga i anslutning till evenemanget, självklart krävs även handikappanpassade toaletter. Renhållning innan, under och efter evenemanget bör vara en del av planen. Samma sak gäller eventuell klargöring och återställning av platsen. Säkerhet och etableringsinnehåll Planering Vid planering av säkerheten inför ett evenemang är första utgångspunkten att alltid följa gällande lagar och regler. Försiktighet ska alltid prioriteras och planering av säkerhet sker alltid med utgångspunkten av att det värsta kan inträffa. Grundregeln är att om du inte förbereder dig på det värsta kommer du heller inte hinna agera om det inträffar. För mer information och bra underlag för planering av säkerhet kring evenemang hänvisar vi till Säkerhetsguiden för evenemang som skapats av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, www.msb.se Nedan följer ett antal fokusområden inom säkerhetsplanering och säkerhetsarbete som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap listat i sin guide. • Förtänksamhet – att tänka efter i förväg – vad kan hända och vilka konsekvenser får det? •Handlingsberedskap – att nyckelpersoner har korrekt information, kompetens och resurser för att lösa sitt uppdrag • Felsäkerhet – att hela organisationen ska fungera – även om oförutsedda händelser inträffar Handbok för arrangerande av evenemang. 14 Försäkringar En annan viktig del av planeringen inför ett evenemang är etablering av försäkringar. Som arrangör är du ansvarig för evenemanget och dess risker för besökarna och du ska därför etablera och införskaffa en relevant försäkring för ditt evenemang. Har du anlitat en underleverantör för evenemangsproduktion, en eventbyrå till exempel, bör du kontrollera att den har de försäkringar som krävs. För frågor om vilka försäkringar som krävs och vad de täcker hänvisar kommunen till försäkringsbranschen och de privata försäkringsbolagen som säljer och utfärdar försäkringsprodukter. Vi rekommenderar dock att villkor och förutsättningar granskas noga av arrangören så att försäkringen täcker det den ska. Hållbarhet Hållbarhet prioriteras högt i vår kommun och är en viktig del i ett evenemang. Frågor som bör behandlas och planeras för är vilken påverkan evenemanget har på både kort och lång sikt samt direkt och indirekt. Hur kommer miljön att påverkas samt vilka åtgärder bör vi vidta redan innan evenemanget för att miljöpåverkan ska bli så liten som möjligt, gärna obefintlig. För eget enklare arbete kan checklistan nedan användas för direkt egenkontroll av evenemangets hållbarhetsfokus. Handbok för arrangerande av evenemang. 15 Att tänka på när du arrangerar ett hållbart evenemang: Trycksaker till evenemanget trycks på miljömärkt papper. Volymen av trycksaker har även begränsats till minsta möjliga mån. Återvinningsstationer med källsorteringsmöjligheter har placerats ut på lämpliga platser. Mat och konsumtionsprodukter under evenemanget är miljömärka och ekologiska. Engångsprodukter bör undvikas och kranvatten prioriteras framför flaskvatten. Transporter av material till evenemanget är så korta och få som möjligt. De går med så miljövänliga alternativ som möjligt, gärna fordon drivna på förnybart bränsle. Om extern lokal används bör den vara miljöcertifierad och använda sig av miljömärkta produkter. Övriga transporter av deltagare uppmuntras, eller kravställs så långt som möjligt, till kollektiva transportmedel eller miljömärkta alternativ, gärna fordon drivna på förnybart bränsle. El till evenemanget är ”grön el”, el som är producerad av sol, vind, vatten eller biobränsle. Elektronisk utrustning som inte används stängs av när det är möjligt. Egna anteckningar I planeringen av hållbarhetsfrågor finns mycket god hjälp att få även av externa parter. Vill man utveckla sitt miljöarbete mer än genom egenkontroll går det även att certifiera evenemanget som ett Miljömärkt event genom Stiftelsen Håll Sverige Rent som utvecklat märkningen och arbetsmetoden. Läs mer på www.hsr.se Handbok för arrangerande av evenemang. Foto: Oskar Kihlborg 16 ”Att målsätta något och följa upp målen ger en möjlighet att ha konkreta faktorer att arbeta och sträva mot i utvecklingen av ett evenemang.” Handbok för arrangerande av evenemang. 17 Tillstånd För att arrangera ett evenemang på en offentlig plats krävs polistillstånd. Tillståndet lyder under Ordningslagen och handläggs av Tillståndsenheten hos Polisen. Tillståndsenheten kontaktar även andra myndigheter och kommuner som eventuellt berörs av ansökan och tar deras bedömningar i beaktande innan beslut tas. Offentlig plats (även benämnt som Allmän plats) är till exempel parker, torg och allmänna vägar. I Nynäshamns kommuns yttrande till Tillståndsenheten eller i markupplåtelseavtalet ställer vi bland annat följande krav: • Området som omfattas ska lämnas städat och iordningställt i ursprungsskick • God ordning och adekvat lösning för säkerhet och toaletter krävs. • Uppföljning och sammanfattning av genomfört evenemang, till exempel antal besökare, aktiviteter och så vidare, ska skickas till Nynäshamns kommun, evenemangslotsen. Diskussioner om lämplig plats, avtal om lämplig mark och markhyra, samt lämpliga aktiviteter, sker i god tid mellan evenemangsarrangör och evenemangslotsen i Nynäshamns kommun. Mer information om evenemangslotsen hittar du på sidan 21. Tänk också på att andra tillstånd kan krävas för ditt arrangemang. Exempel på dessa är utskänkning av alkoholdrycker (även om du har ett utskänkningstillstånd så kan det krävas ett utökat, tillfälligt sådant), servering och försäljning av livsmedel, tävlingstillstånd, markupplåtelse, och lotteritillstånd. Att sätta mål och följa upp Att målsätta något och följa upp målen ger en möjlighet att ha konkreta faktorer att arbeta och sträva mot i utvecklingen av ett evenemang. Det är också ett bra verktyg för att kunna utvärdera om ett evenemang varit framgångsrikt eller inte samt för att identifiera vad som varit bättre eller sämre. Allt för att få underlag som möjliggör att ständigt förbättra evenemanget. Om du som arrangör har sponsorer eller partners till evenemanget är det viktigt att tänka på att de kan kräva att evenemangets framgång utvärderas. För att det ska vara möjligt behövs även ett mål initialt att sträva mot, först då kan man i efterhand mäta en måluppfyllelse. Många gånger är måluppfyllelse och mått på framgång även viktiga ingredienser för framtida marknadsföring, PR och försäljning till nya sponsorer. Också därför är det en god idé att målsätta och utvärdera. Exempel på målsättning kan vara; • Antal besökare, deltagare och åskådare • Antal sålda produkter eller tjänster (om evenemanget har försäljning som innehåll) • Antal mediala inslag och klipp i tidningar När du sätter dina mål, tänk då på att de ska vara konkreta, uppnåeliga och mätbara. Handbok för arrangerande av evenemang. 18 Riktlinjer Syfte och målgrupp Riktlinjerna för evenemang syftar till att beskriva vilken typ av evenemang som Nynäshamns kommun stödjer, eller inte stödjer. Vilken roll kommunen har inom evenemang och vilka förväntningar som finns på arrangörer. Riktlinjerna vänder sig främst till dig som funderar på att själv arrangera ett evenemang eller att sälja in Nynäshamn som lämplig plats för någon annans evenemang. De är även tänkta att utgöra information för dig som inte i första hand tänkt arrangera ett evenemang, men som ändå har intresse för vad Nynäshamns kommun stödjer inom området. Så här ser vi på evenemang Nynäshamns kommun välkomnar evenemang och vill främja både större och mindre evenemang av såväl regional, nationell som internationell karaktär för att bidra till att öka skärgårdens konkurrenskraft som besöksmål. Nynäshamns kommun är en arena med många fina ytor och platser lämpliga för evenemang som kommunen gärna upplåter och stödjer för evenemangsändamål. Kommunen har en öppen attityd till evenemangsförslag och behandlar alla ansökningar som inkommer. Kommunens roll som arenaägare begränsas dock till att kommunen inte tar rollen som arrangör av evenemang. Det innebär att du som arrangör till exempel är huvudansvarig för eventets säkerhet, ekonomi och försäkringar. I Nynäshamns kommun är vi medvetna om att evenemang både är en marknadsföringskanal för kommunen samt att upplevelser och evenemang berikar och bidrar till livskvaliteten för kommunens invånare. Med målet att öka skärgårdens och Nynäshamns konkurrenskraft som besöksmål och öka livskvaliteten för kommuninvånarna har därför en evenemangsstrategi antagits. Handbok för arrangerande av evenemang. 19 Det här satsar vi på inom evenemang Nynäshamns kommuns evenemangsstrategi förklarar vilken vision Nynäshamns kommun har för evenemang samt kriterier, ansvar och roller. För att förverkliga evenemangsstrategin vill kommunen därför stödja och möjliggöra sådana evenemang som stämmer överens med kommunens profil och varumärke med såväl arenor på havet, i staden och på landsbygden. Sammanfattningen nedan ger en kortare bild av strategin. För att läsa mer om vår evenemangsstrategi och arbetet inom området, besök www.nynashamn.se Ur evenemangsstrategin: Nynäshamns kommun ska uppfattas som Stockholms unika del av skärgården där det öppna havet börjar direkt från fastlandet och vars ”arena” för evenemang har en stark anknytning till hav (havsnära) och den vackra angränsande landsbygden. Öppenhet, tillgänglighet och en varmt välkomnande attityd i Nynäshamn är tydliga kännetecken. Foto: Kenneth Kollberg Fem viktiga hörnstenar i strategin: 1. En unik del av Stockholm med det öppna havet 2. Välkomnande positiv attityd där alla initiativ är välkomna 3. Nynäshamn är spännande och det händer alltid någonting nytt 4. En evenemangsorganisation av hög kvalitet bland Sveriges kommuner och ett engagerat näringsliv 5. Hållbarhet, hälsa och synlighet Handbok för arrangerande av evenemang. 20 Möjligheter till stöd från kommunen och kriterier Som arrangör kan du söka stöd hos kommunen för att få möjlighet att genomföra ditt evenemang. Ett stöd från kommunen kan vara rent strukturellt i form av resurser så som markupplåtelse eller infrastruktur. Nynäshamn kommun kan lägga ut information om evenemang på Nynäshamns officiella besökswebb www.visitnynashamn.se. Detta förutsatt att evenemanget inte omfattas av någon av punkterna på sid 21. Ansökan om evenemangsstöd gör du på www.nynashamn.se I linje med kommunens evenemangsstrategi har kommunen etablerat ett antal kriterier som evenemanget bör uppfylla eller arbeta med på ett eller flera sätt för att vara ett evenemang som kommunen kan stödja. Vi kan stödja evenemang som • är, eller har möjlighet att bli, ett återkommande evenemang • har möjlighet gynna både hög- och lågsäsong • prioriterar hållbarhet och hälsa • har en profil som andas öppenhet • är tillgängligt och inkluderande för alla • har en välkomnande attityd • är unikt på ett eller flera sätt • ger goda möjligheter till synlighet och exponering för Nynäshamn • andas kvalitet Foto: Nynäshamns GK När kommunen fattat beslut om att stödja ett evenemang innebär det att kommunen kommer att ha krav på olika delar kring evenemanget som tillgänglighet för alla, uppföljning och redovisning av resultat och ha en välkomnande attityd. Det innebär exempelvis att kommunen kommer ha krav på exponering kring evenemanget. Handbok för arrangerande av evenemang. 21 Det här stöder vi inte Nynäshamns kommun har en öppen inställning till evenemangsförslag och behandlar alla ansökningar som inkommer. Kommunen stöder inte evenemang som inte kan svara upp mot ovan listade kriterier. Kommunen stöder heller inte evenemang som: • • • • • • • Riskerar att leda till, eller har direkt, negativ inverkan på miljön Har en uppenbar profil som inte stödjer Nynäshamns varumärke Uppenbart kommunicerar en negativ eller felaktig bild av Nynäshamn eller skärgården Riskerar att bli, eller är direkt, diskriminerande eller exkluderande Riskerar att väcka, eller direkt väcker anstöt eller obehag Innebär en uppenbar och svåråtgärdad säkerhetsrisk för besökare eller arbetande personal Riskerar att bli, eller är direkt, olagligt i något avseende Vem ansvarar för frågorna kring evenemang Foto: Thomas Ahlberg Nynäshamns kommun har en referensgrupp som fungerar som en evenemangslots. Den består av fritidssekreterare, turistbyråföreståndare, näringslivsutvecklare, hamnchef och marknadsoch turistchef. Du når denna grupp när du skickar in din evenemangsansökan som du finner på www.nynashamn.se eller genom att maila [email protected] Handbok för arrangerande av evenemang. Foto: Magnus Rietz Ett verktyg och en hjälp för att höja kvaliteten och därmed framgången för evenemang inom Nynäshamns kommun. Handbok för arrangerande av evenemang. 2015 Stadshusplatsen 1, 149 81 Nynäshamn Tel 08 520 680 00 [email protected] www.nynashamn.se www.visitnynashamn.se
© Copyright 2024