Bilaga 3 Dokumenthanteringsplan

Socialnämnd
Socialförvaltning
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Reviderad och antagen 150429
2
Innehållsförteckning
sid
1
1.1
1.2
1.3
INLEDNING
Dokumenthanteringsplanens syfte, funktion och struktur
Hantering av allmänna handlingar - definitioner
Flödesschema för inkommande post/e-post
3
3
4
5
2
2.1
2.2
2.3
2.4
LEDNINGSPROCESSER
Nämnd och ledning
Planering och uppföljning
Arbetsmiljö
Omvärld
6
6
7
7
7
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
STÖDPROCESSER
Lokaler och utrustning
Ekonomi och upphandling
Personal
Post- och ärendehantering
Dokument- och arkivhantering
8
8
9
10
11
12
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
HUVUDPROCESSER
Stöd och handläggning
Individ- och familjeomsorg
Omsorg om funktionshindrade
Äldreomsorg
Samordnad vårdplanering
13
13
16
24
28
31
5
5.1
SYSTEMINFORMATION
Förteckning över verksamhetsspecifika system
32
32
1
INLEDNING
1.1
Dokumenthanteringsplanens syfte, funktion och struktur
Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument med flera funktioner; dels
är den en plan över myndighetens handlingar som tillsammans med diariet
ger en fullständig bild av vilka handlingstyper som förekommer hos
myndigheten och är därför viktig ur offentlighetssynpunkt, dels utgör den
en bevarande- och gallringsplan. När nämnden fattat beslut om
dokumenthanteringsplanen har nämnden även fått ett beslut om vilka
handlingar som skall gallras respektive bevaras. Det är viktigt att
dokumenthanteringsplanen á jourhålls. Hänsyn skall tas till rådande
1
lagstiftning. Gallringsråd från Sveriges kommuner och landsting samt
Riksarkivet även varit till stöd vid utformningen av
dokumenthanteringsplanen. För enstaka handlingar finns gallringsbeslut
fattade i kommunfullmäktige. Dokumenthanteringsplanen är strukturerad
utifrån den befintliga organisationens processer. Handlingar rörande
lednings- och stödprocesser är samlade inledningsvis.
Verksamhetsspecifika handlingar redovisas under avsnittet om
huvudprocesser.
Bevarande
När det i dokumenthanteringsplanen anges att en handling ska bevaras,
innebär det att den ska sparas för all framtid. De handlingar som enligt
planen skall bevaras är av betydelse framför allt när det gäller rättskipning
och forskning.
Innehållsförteckning
Rensning
Senast i samband med att ett ärende avslutas skall man ta ställning till om
minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar ska
arkiveras och därmed bli allmänna handlingar enl bestämmelserna i 2 kap
9 § tryckfrihetsförordningen. Att förstöra sådana handlingar som inte ska
arkiveras kallas rensning och är en åtgärd som vidtas oberoende av
gallringsregler. Normalt utförs rensningen av ansvarig handläggare.
Skrivmateriel
Handlingar som skall bevaras skall framställas med materiel och metoder
som garanterar informationens beständighet. I praktiken innebär detta t ex
att anteckningar förda för hand skall vara skrivna med arkivbeständigt
bläck och att de kopiatorer och skrivare som brukas skall vara godkända.
Arkiv-handlingar skall förvaras under betryggande former vad gäller
förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Sveriges Provnings- och
Forsknings-institut publicerar årligen en förteckning som upptar produkter
som vid undersökning visat sig uppfylla krav som är av betydelse för
2
beständigheten hos handlingar framställda med produkterna. Det går
även bra att kontakta kommunarkivet för råd.
Leveranser
Leveranser till kommunarkivet skall ske i samråd med kommunarkivarien.
Gallring
För varje handling som får gallras (förstöras) anges en gallringsfrist, d.v.s.
den tid som ska förflyta innan gallringen verkställs. Om en gallringsfrist
anges till 2 år, innebär det att två hela kalenderår efter det år då
handlingen tillkom måste ha gått innan man få gallra. Bestämmelserna om
bevarande och gallring gäller oavsett om handlingarna finns på papper
eller är lagrade elektroniskt. Gallringsbara handlingar som innehåller
sekretessbelagd information skall förstöras under kontroll. Att en handling
får gallras vid inaktualitet innebär att den kan gallras när den har förlorat
sin betydelse för verksamheten.
1
Bevara och gallra nr 5 ”Råd för den kommunala socialtjänsten m m” 2006 och nr
6 ”Råd om landstingens, regionernas och kommunernas patientjournaler och övrig
medicinsk dokumentation” 2007
2
Se Sveriges Provnings- och forskningsinstituts web sida
www.sp.se/
Innehållsförteckning
1.2
Hantering av allmänna handlingar - definitioner
Vad är en handling?
(Tryckfrihetsförordningen 1949:105, kap 2:3)
en framställning i skrift eller bild
upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast
med hjälp av tekniska hjälpmedel
När är en handling förvarad hos myndighet?
(Tryckfrihetsförordningen 1949:105, kap 2:3)
vanlig handling, faktisk tillgång
upptagning, tillgänglig för myndigheten så den kan läsas, avlyssnas eller
på annat sätt uppfattas
Vad är en allmän handling?
(Tryckfrihetsförordningen 1949:105, kap 2:3)
förvaras hos myndigheten och är
inkommen till myndigheten eller
upprättad hos myndigheten
När är en handling inkommen till myndighet?
(Tryckfrihetsförordningen 1949:105, kap 2:6)
vanlig handling, handlingen har anlänt till myndigheten eller kommit
behörig befattningshavare tillhanda
upptagning, när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den
kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas
Specialfall; t ex anbud.
När är en handling upprättad hos myndighet?
(Tryckfrihetsförordningen 1949:105, kap 2:7)
expedierad
ärendet slutbehandlat
justerat/färdigställts
3
Specialfall; t ex diarum/register, minnesanteckningar och
4
mellanprodukter
3
enl TF 2:9 första stycket ”hos myndighet tillkommen minnesant som ej har
expedierats skall ej heller efter den tidpunkt då den enl 7 § är att anse som
upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den icke tages om
hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås PM och annan uppteckning
eller upptagning som har kommit till endast för ärendes föredragning eller
beredning, dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift”.
4
enl TF 2:9 andra stycket ”utkast eller koncept till myndighets beslut eller
skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej
som allmän handling, såvida den icke tages om hand för arkivering”.
1.3
Innehållsförteckning
Flödesschema för inkommande post/e-post
Hantering av inkommen handling
5
Pappersdokument
Elektroniska dokument
Inkommen handling
Bedömning av rättslig status
Allmän
handling
Allmän handling
av betydelse
för
myndigheten
Sekretess
Enskild
handling
Allmän handling
saknar betydelse
för
myndigheten
Offentlig
Kan gallras
Registreras
Handlingar
undantagna
från
registreringskrav
Registreras
Hållas
ordnad
Arkiveras
Hållas
ordnad
Arkiveras/Gallras
Arkiveras/Gallras
Arkiveras/Gallras
5
För ytterligare info om E-post, var god se ”Så använder Du e-post i Härnösands kommun – bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag"
6
2
Innehållsförteckning
LEDNINGSPROCESSER
Ledningsprocesser utgörs av verksamheter i form av nämnd, planering och uppföljning, arbetsmiljö, projekt och omvärld.
2.1
Nämnd och ledning
Handling
Registrering
Förvaring
Föredragningslistor, dagordningar till Systematiskt
sammanträden
Nämndsekr
Bevaras/
gallras
Gallras 2 år
Leveransfrist till Arkivformat Anmärkning
kommunarkivet
Elektroniskt De som används som register eller
Papper
innehållsförteckningar till protokollen skall
bevaras.
Kallelser till sammanträden
Systematiskt
Nämndsekr
Gallras 2 år
-
Elektroniskt
Papper
Minnesanteckningar från
avdelnings-, personal-,
informationsmöten eller liknande
Systematiskt
Ansvarig chef
Gallras vid
inaktualitet
-
-
Nämndprotokoll med bilagor
Systematiskt
Nämndsekr
Bevaras
5 år
Papper
Protokoll från socialnämndens
utskott
Systematiskt
Nämndsekr
Bevaras
5 år
Papper
Närvarolistor sammanträden
-
-
-
-
-
Underlag för arvoden, skickas till
kommunstyrelseförvaltningen, HR-avd.
Protokoll/minnesanteckningar från
samverkansgrupper kommunerlandsting
Systematiskt
Nämndsekr
Bevaras
5 år
Papper
Företrädare för kommunen ansvarar för
att protokoll/minnesanteckningar bevaras
och tillhandahålls nämndsekr.
Kan gallras under förutsättning att de inte
innehåller beslut eller information av
direkt betydelse för verksamheten.
7
2.2
Innehållsförteckning
Planering och uppföljning
Handling
Registrering
Organisationsplaner
Statistik
Diarieförs
Diarieförs
Statistiska uppgifter till Statistiska
Centralbyrån SCB
Verksamhetsberättelser, årsberättelser
Övergripande mål- och policydokument
Diarieförs
Bevaras/
gallras
Registrator Bevaras
Registrator Bevaras
Leveransfrist till
kommunarkivet
5 år
5 år
Arkivformat Anmärkning
-
-
Diarieförs
Diarieförs
Registrator Gallras 2
år
Registrator Bevaras
Registrator Bevaras
5 år
5 år
Papper
Papper
Handling
Registrering
Förvaring
Samverkansprotokoll med tillhörande
handlingar
Tillbudsanmälan
Systematiskt
Nämndsekr
Systematiskt
Handläggare
Handling
Registrering
Förvaring
Nämndens/förvaltningens information
på hemsidor
Informationsskrift, broschyr eller
liknande, som framställs inom den
egna verksamheten
Synpunktshantering
Systematiskt
2.3
2.4
Förvaring
Papper
Papper
Statistik som innehåller unik information
om den egna verksamheten.
Arbetsmiljö
Bevaras/
gallras
Bevaras
Leveransfrist till
kommunarkivet
5 år
Arkivformat Anmärkning
5 år
Papper
Papper
Brister på arbetsplatsen som anmäls i
samverksanskommittén.
Omvärld
Nyhetsbrev
Ansvarig
handläggare
Systematiskt Resp
verksamhetsansvarig
Verksamhets- Ansvarig
system
handläggare
Systematiskt Ansvarig
handläggare
Bevaras/
gallras
Bevaras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Vid inaktualitet
Arkivformat Anmärkning
Bevaras
Vid upprättande
Papper
Gallras 2
år
Bevaras
-
-
Gallringen verkställs via IT-enheten.
Vid upprättande
Papper
Ett nyupprättat exemplar skickas till
kommunarkivet.
Papper
Vid uppdatering av hemsidan skall
utskrift ske på papper.
Ett nyupprättat exemplar skickas från
verksamheten till kommunarkivet.
3
Innehållsförteckning
STÖDPROCESSER
Stödprocesser utgörs av verksamheter i administrativa och tekniska funktioner som krävs för att huvudprocesserna skall fortgå så som ekonomi, personal,
lokaler, post och ärendehantering, dokument- och arkivhantering.
De ekonomiska handlingarna administreras med stöd av ett kommunövergripande ekonomisystem. Det ekonomiska bevarandematerialet handläggs av
kommunstyrelseförvaltningen centralt.
Löner, liksom övriga personalhandlingar handläggs på kommunstyrelseförvaltningen centralt. Lönerna administreras med stöd av ett kommun-övergripande
lönesystem. Exempel på bevarandehandlingar som förvaras centralt i personakter är ansökningshandlingar, beslut om anställning/anställningsbevis/avtal,
befattningsbeskrivningar, betyg/intyg, omplaceringar med utredningar och beslut, pensionsansökningar, pensionsbeslut, lönebidragsbeslut,
rehabiliteringsutredningar, skatteavdrag/jämkningar, uppsägningshandlingar, varningsbrev, tystnadspliktförsäkran, handlingar rörande arbetsskador och
olycksfall etc.
3.1
Lokaler och utrustning
Handling
Registrering
Förvaring
Avtal och kontrakt rörande
verksamheterna
Diarieförs
Registrator
Avtal och kontrakt rörande
verksamheterna av rutinmässig
karaktär
Systematiskt
Inventarieförteckningar
Systematiskt
Nyckelkvittenser och förteckningar över Systematiskt
utlämnade nycklar
Bevaras/
gallras
Bevaras
Leveransfrist till
kommunarkivet
5 år
Arkivformat Anmärkning
Papper
Avtal och kontrakt av stor vikt eller
långvarig karaktär.
Ansvarig
Gallras 2
handläggare år efter att
avtalet
upphört
-
Hyreskontrakt på lokaler och lägenheter
registreras separat i särskild förteckning.
Separat registrering sker hos
administrativ chef beträffande
leasingbilar.
Ansvarig
Bevaras
handläggare
Papper
Vid inaktualitet
Ansvarig
Gallras vid handläggare inaktualitet
-
9
3.2
Innehållsförteckning
Ekonomi och upphandling
Handling
Registrering
Förvaring
Budgetförslag eller motsvarande
för nämnden
Diarieförs
Registrator
Handlingar vid upphandling
Diarieförs
Upphandlingsenheten
Bevaras/
gallras
Bevaras
Leveransfrist till
kommunarkivet
5 år
Arkivformat Anmärkning
Papper
Diarieförs av upphandlingsenheten
enligt upphandlingsenhetens regler
och riktlinjer.
10
3.3
Innehållsförteckning
Personal
Handling
Registrering
Ansökningshandlingar med bilagor till
tjänster
Diarieförs
Förvaring
Bevaras/
Leveransfrist till
gallras
kommunarkivet
Registrator Återlämnas eller gallras
2 år efter
det att
anställningsbeslutet
vunnit laga
kraft.
Arkivformat Anmärkning
-
Den anställdes ansökningshandlingar
och ansökningshandlingar från den som
har överklagat anställningsbeslutet skall
undantas från gallring.
KS-beslut 2004-11-02.
Den anställdes ansökningshandlingar
skall förvaras i personakt centralt.
Ansökningshandlingar som inkommer
utan att avse viss ledigförklarad tjänst
Systematiskt
Registrator Återlämnas
eller gallras
omedelbart
-
-
KS-beslut 2004-11-02.
Arbetsskador och olycksfall
-
-
-
-
-
Kopia till personakt, original till
Försäkringskassan.
Sekretessbevis (tystnadspliktförsäkran)
Systematiskt
-
-
-
-
Original förvaras i personakt eller i pärm
hos verksamhetschef om personakt ej
finns.
Dokumentation av kurser, utbildningar
och seminarier hållna i egen regi
Diarieförs
Registrator Bevaras
5 år
Papper
11
3.4
Innehållsförteckning
Post- och ärendehantering
Handling
Registrering Förvaring
Leveransfrist till
kommunarkivet
-
Arkivformat Anmärkning
Systematiskt
Diarieförs
Respektive
handläggare
Registrator
Registrator
Bevaras/
gallras
Gallras vid
inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Cookiefiler
Systematiskt
Diarie- och dossiéplan
Diarieförda handlingar
Vid uppdatering
5 år
Papper
Papper
Diarier
Systematiskt
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
E-postfiler
Systematiskt
Respektive
handläggare
Gallras
5 år
efter
registrering
Papper
Icke diarieförd korrespondens av
Systematiskt
tillfällig betydelse
Kopior av handlingar som i original
Systematiskt
förvaras på annat håll inom
kommunen och som saknar betydelse
för den egna verksamheten
Loggfiler för inkommande och
Systematiskt
utgående e-post
Respektive
handläggare
Respektive
handläggare
Gallras 2
år
Gallras vid inaktualitet
-
Undantag är de handlingar som
omfattas av gallringsbeslut.
Lagras digitalt (Diabas). Utskrift görs
av registrator på papper av två listor
en lista i kronologisk ordning
en lista i ärendeordning efter
diarie/dossiéplan
Allmänna handlingar bland e-posten
skall arkiveras på papper till dess att
kommunen övergår till digital
dokumenthantering. Vidare skall
allmänna handlingar som mottas med
e-post lämna omgående till diariet för
registrering. E-postfilen kan därefter
gallras. Gallringen verkställs av resp
e-postmottagare.
KF-beslut 1999-09-20.
T ex cirkulär och kursinbjudningar.
-
T ex protokollskopior.
Respektive
handläggare
Gallras
120 dagar
-
-
Loggfiler för verksamhetssystem
Systematiskt
-
-
Mottagningsbevis/
delgivningserkännande
Systemdokumentation för
verksamhetsspecifika system (inkl
fortlöpande förändringar)
Systematiskt
Systemförvaltare Gallras 2
år
Ansvarig
Bevaras
handläggare
Systemförvaltare Bevaras
Gallringen verkställs av IT-enheten,
kommunstyrelseförvaltningen.
KF-beslut 1999-09-20.
Behandlingshistorik.
5 år eller vid
inaktualitet
Vid inaktualitet
Papper
Systematiskt
-
Papper
Gallringen verkställs av resp datoranvändare. KF-beslut 1999-09-20.
Ansvarig handläggare ansvarar för att
handlingen förvaras i resp akt.
Om systemdokumentationen behövs
för att tillgängliggöra och/eller förstå
bevarad information.
12
3.5
Innehållsförteckning
Dokument- och arkivhantering
Handling
Registrering
Förvaring
Arkivredovisning
dokumenthanteringsplan
arkivbeskrivning
Förteckning över register enligt
personuppgiftslagen PUL
Inspektionsprotokoll från
arkivmyndighet
Diarieförs
Registrator
Systematiskt
Diarieförs
Bevaras/
gallras
Bevaras
Leveransfrist till
kommunarkivet
5 år
Arkivformat Anmärkning
Papper
Inaktuella ex bevaras.
PUL-biträde Bevaras
Vid inaktualitet
Papper
Handläggs med stöd av Diarpo.
Registrator
5 år
Papper
Bevaras
13
4
Innehållsförteckning
HUVUDPROCESSER
Huvudprocesserna utgörs av de verksamheter där myndigheten uträttar
det som den är till för.
4.1
Stöd och handläggning
Omfattar handläggning av ekonomiskt bistånd och särskilda stödinsatser till enskilda personer, särskilda boendeformer för äldre och funktionshindrade samt
dagverksamhet för äldre enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade.
Handling
Registrering
Förvaring
Bevaras/
gallras
Leveransfrist
Arkivformat
till
kommunarkivet
ALLMÄNT
Listor över delegationsbeslut i
biståndsärenden
Systematiskt
Nämndsekr
Bevaras
5 år
Papper
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Verksamhetssystem
Närarkiv
Bevaras
5 år efter
senaste
anteckning
Papper
Ansökningar med bilagor från
föreningar om organisations-bidrag
med nämndsbeslut.
INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG
Handlingar som kommit in eller
upprättats i samband med ärende
rörande ekonomiskt bistånd enl SoL
- ansvarsförbindelser, t ex
borgen och fullmakter
- arbetsplaner
- beslut
- domar
- hyreskontrakt
- korrespondens
- utredningar
- journalblad
- överklaganden
- ansökan ang försörjningsstöd
- förfrågan ang socialregisterutdrag från myndigheter
- yttranden till åklagare, tingsrätt etc
- dödsboanmälan
Anmärkning
Handläggs med stöd av ProCapita.
Resp handläggare ansvarar för att
ärenden avslutas, skrivs ut på papper
och att akten rensas innan
arkivläggning. Gallring av de
elektroniska uppgifterna utförs av
ansvarig systemförvaltare 5 hela
kalenderår efter senaste anteckning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
14
Handling
Registrering
Förvaring
INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG
Listor för social beredskap
Systematiskt
Ansvarig
Gallras 2 år
handläggare
-
-
Verksamhetssystem
Närarkiv
5 år efter sista
anteckning
Papper
ÄLDREOMSORG
Handlingar som inkommit från enskild
rörande bistånd eller service
(hemtjänst, plats i särskilda
boendeformer m m)
- ansökningar från enskild om
bistånd eller service
- anmälningar som tillför
ärenden eller ger upphov till
ärenden
- ärendeblad/journalblad
- utredningar i enskilt ärende
- beslut i enskilt ärende
- arbetsplaner, serviceplaner,
vårdplaner i enskilt ärende
- beslut/domar i förvaltningsdomstol
- avtal med t ex kontaktpersoner
- överklaganden med bilagor
- korrespondens av betydelse
- demensintyg, läkarintyg
- löpande händelser
Bevaras/
gallras
Bevaras
Leveransfrist
Arkivformat
till
kommunarkivet
Anmärkning
Handläggs med stöd av Treserva.
Respektive handläggare ansvarar för
att ärenden avslutas och att akten
rensas innan arkivläggning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
Bevakningslistor över ärenden rörande Verksamhetsäldreomsorg
system
Ansvarig
Gallras vid
handläggare Inaktualitet
-
-
Ärenden rörande bistånd eller service
(hemtjänst, plats i särskilda
boendeformer m m) som inte blivit
akter
Verksamhetssystem
Ansvarig
Gallras 2 år
handläggare
-
-
Genomförandeplan
Verksamhetssystem
Ansvarig
Gallras vid
handläggare inaktualitet
-
-
Avser t ex handlingar rörande
personer som sökt eller erbjudits
hemtjänst men som aldrig blivit
inskrivna.
15
Handling
OMSORG OM FUNKTIONSHINDRADE
Handlingar rörande LSS
- ansökningar om insatser med
ev bilagor
- korrespondens i form av brev
från vårdtagare, läkare,
anhöriga
- utredningar
- ärendeblad, journalblad
- utlåtanden
- beslut
- förhandsbesked
- individuella planer
- handlingar ang överklaganden
- domar
- fullmakter
- handlingar rörande
förordnanden av god man,
förvaltare
- sammanfattning av daganteckningar
Bevakningslistor över LSS-ärenden
Registrering
Förvaring
Bevaras/
gallras
Leveransfrist
Arkivformat
till
kommunarkivet
Anmärkning
Verksamhetssystem
Närarkiv
Bevaras
5 år efter
senaste
anteckning
Handläggs av LSS-handläggare med
stöd av Treserva.
Papper
Det vanliga är att god man eller
föräldrar ansvarar för den enskildes
medel.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
Verksamhetssystem
Ansvarig
Gallras vid
handläggare inaktualitet
-
-
Verksamhetssystem
Ansvarig
Gallras 2 år
handläggare
-
-
LSS-ärenden som inte blivit akter
Avser t ex handlingar rörande
personer som sökt eller erbjudits
insatser men som aldrig blivit
inskrivna.
16
4.2
Innehållsförteckning
Individ- och familjeomsorg
Avsnittet innefattar handläggning av ärenden rörande tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen, familjerätt enligt socialtjänstlagen och föräldrabalken
(faderskap, moderskap och föräldraskap, adoption, vårdnad, boende och umgänge), budget- och skuldrådgivning, missbruk, familjerådgivning, familjehem,
kontaktpersoner-/familjer, hem för vård eller boende. Enligt socialtjänstlagen är kommunerna skyldiga att erbjuda familjerådgivning. Rådgivningen bygger på
frivillighet och omgärdas av sekretess och är till för alla så väl par, familjer som enskilda. Den främsta uppgiften är behandling av kriser och konflikter i parrelationer. Familjerådgivningen upprättar inga allmänna handlingar. 1 januari 1995 överfördes ansvaret för att utreda och besluta om tillstånd för
alkoholservering från länsstyrelserna till kommunerna i och med att alkohollagen (SFS 1994:1738) trädde i kraft. Kommunerna utövar tillsyn över meddelade
tillstånd. Kommunfullmäktige fastställer riktlinjer för serveringstillstånd vilka ingår som en del i kommunens alkohol- och drogpolitiska program.
Handling
Registrering
Förvaring
Bevaras/
gallras
Närarkiv
Gallras 2 år -
-
Systematiskt
Ansvarig
Gallras 2 år handläggare
-
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Anmälan om folkölsförsäljning
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Ansökan – beslut om automatspel
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
ALLMÄNT
Rapporter och meddelanden som inte Systematiskt
tillhör ett ärende och inte ger upphov
till ärenden
Listor för social beredskap
TILLSTÅNDSGIVNING OCH
TILLSYN ENL ALKOHOL-LAGEN
Anmälan om försäljning av
tobaksvaror till konsumenter
Ansökan – beslut rörande servering
av alkoholdrycker vid enstaka
tillfälle/enstaka tids-period till slutet
sällskap med följande bilagor;
personbevis och registrerings/firmabevis
Anmälan om utsedda
serveringsansvariga vid
serveringsställe
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
T ex polisrapporter, ”LOB-ar”,
meddelanden om avhysning, hyresskuld,
elskuld m m.
Enl tobakslagen.
17
Handling
Registrering
Förvaring
Bevaras/
gallras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
Ansökan om tillstånd att servera
alkoholdrycker enl alkohollagen med
bilagor t ex yttranden från sökanden,
bevis över god-kännande av
livsmedelslokal, bolagsbevis, Fskattebevis, finansieringsplan,
hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis,
merit-förteckning, momsregistreringsbevis, personbevis, verksamhetsbeskrivning, yttranden från andra
förvaltningar
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Beslut rörande varningar och
sanktioner
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Domar rörande tillstånds- och
tillsynsärenden
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Inspektionsrapport
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Inspektörsrapport anställd personal
(serverings- och köks-personal)
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Tillståndsbevis
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Överklagande från sökande
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Utredningar och förslag till beslut
tillsynsärenden rörande återkallelser
av serverings-tillstånd
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
TILLSTÅNDSGIVNING OCH
TILLSYN ENL ALKOHOLLAGEN
/forts/
Dokumentation rörande alkoholservering samlas i akter ordnade efter
tillståndstagare, vilket kan vara en
arbetsplats, förening, restaurang etc.
Aktuella akter utgörs av kopior och
förvaras på alkoholhandläggarens
tjänsterum. Originalhandlingarna
förvaras i diariet.
18
Handling
Registrering
Förvaring
Bevaras/
gallras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
Diarieförs
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Utredning och förslag till beslut i
tillsynsärenden rörande varningar och Diarieförs
sanktioner
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Registrator
Bevaras
5 år
Papper
Bevaras
5 år efter senaste
anteckning
Papper
TILLSTÅNDSGIVNING OCH
TILLSYN ENL ALKOHOLLAGEN
/forts/
Utredning och förslag till beslut i
ärenden rörande serverings-tillstånd
Återkallelsebeslut av serveringstillstånd
Diarieförs
FAMILJERÄTT
Handlingar som kommit in eller
Verksamhets- Närarkiv
upprättats i samband med ärenden
system
rörande vårdnad, boende och
umgänge
- Aktualisering
- Journalblad
- avtal om vårdnad, boende
eller umgänge
- personbevis
- överenskommelser om
umgängesresor
- avtal som inte blivit godkända
- motivering till att nämnden
inte godkänt avtal
- korrespondens av betydelse
- utredning
- yttranden/upplysningar
- domar
- överklaganden
Handläggs med stöd av ProCapita. Resp
handläggare ansvarar för att ärenden
avslutas, skrivs ut på papper och att
akten rensas innan arkivläggning.
Gallring av de elektroniska uppgifterna
utförs av ansvarig systemförvaltare 5
hela kalenderår efter senaste
anteckning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
19
Handling
FAMILJERÄTT /forts/
Handlingar som kommit in eller
upprättas i samband med utredning
om faderskap, föräldraskap och
moderskap
- aktualisering
- journalblad
- protokoll
- vårdnaden om barn
- faderskapsbekräftelser
- intyg, t ex ultraljudsundersökning, förlossning etc
- handlingar i rättsgenetiska
och rättskemiska undersökningar
- handlingar rörande
nedläggning av
faderskapsutredning
- domar
- korrespondens av betydelse
- överklaganden
Handlingar som kommit in eller
upprättats i samband med
adoptionsärenden
- aktualisering
- ansökningar om medgivande
med bilagor
- journalblad
- samtycken med bilagor
- utredningar
- handlingar rörande barnets
ursprung
- yttranden från MIA etc
- beslut
- yttrande tingsrätten
- uppföljningsrapporter
- korrespondens av betydelse
- överklaganden
Registrering
Förvaring
Verksamhets- Närarkiv
system
Bevaras/
gallras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
Bevaras
5 år efter senaste
anteckning
Papper
Handläggs med stöd av ProCapita. Resp
handläggare ansvarar för att ärenden
avslutas, skrivs ut på papper och att
akten rensas innan arkivläggning.
Gallring av de elektroniska uppgifterna
utförs av ansvarig systemförvaltare 5
hela kalenderår efter senaste
anteckning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
Verksamhets- Närarkiv
system
Bevaras
5 år efter senaste
anteckning
Papper
Handläggs med stöd av ProCapita. Resp
handläggare ansvarar för att ärenden
avslutas, skrivs ut på papper och att
akten rensas innan arkivläggning.
Gallring av de elektroniska uppgifterna
utförs av ansvarig systemförvaltare 5
hela kalenderår efter senaste
anteckning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
20
Handling
Budget- och skuldrådgivning
Handlingar som kommit in eller
upprättats i samband med ärenden
rörande budget-rådgivning
- journalblad
- minnesanteckningar
- skuldöversikter
- kalkyler
- förslag till hushållsbudget
Handlingar som kommit in eller
upprättats i samband med ärenden
rörande skuldsanering
- journalblad
- minnesanteckningar
- skuldöversikter
- kalkyler
- underlag från långivare
- kopior av korrespondens och
överenskommelser med
fordringsägare m m
- kopior av ansökan till och
beslut från Kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut
Registrering
Förvaring
Bevaras/
gallras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
Systematiskt
Ansvarig
Gallras 5 år
handläggare
-
-
Systematiskt
Ansvarig
Gallras 5 år handläggare efter att
betalningstiden löpt ut
-
21
Handling
UTREDNINGAR 0-18 ÅR ENLIGT
SoL OCH LVU
Handlingar som kommit in eller
upprättats i samband med utredning
och beslut om placeringsärenden
barn
- ansökningar
- anmälningar från polis, skola
etc
- journalblad, utredningar
- vårdplaner
- genomförandeplaner
- avtal
- beslut och beslutsunderlag
- handlingar rörande underställning till länsrätt
- ansökningar om vård till
länsrätt med bilagor
- anmälningar om vård till
institutioner
- eftergift av avgift för vård i
familjehem
- utredningar om familjehem
- yttranden till åklagare, tingsrätt etc
- domar
- behandlingsplaner
- arbetsplaner
- ansvarsförbindelser
- meddelanden från institution
om utskrivning
- handlingar i namnärenden
- korrespondens av betydelse
- placeringsmeddelanden från
Statens institutionsstyrelse
- överklaganden
Registrering
Förvaring
Verksamhets- Närarkiv
system
Bevaras/
gallras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
Bevaras
5 år efter senaste
anteckning
Papper
Handläggs med stöd av ProCapita. Resp
handläggare ansvarar för att ärenden
avslutas, skrivs ut på papper och att
akten rensas innan arkivläggning.
Gallring av de elektroniska uppgifterna
utförs av ansvarig systemförvaltare 5
hela kalenderår efter senaste
anteckning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
22
Handling
FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/FAMILJ
Handlingar rörande utredning och
beslut av familjehem, kontaktperson/familj
- ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj
- ärendeblad/journalblad
- utredningar av familjehem,
kontaktperson/-familj
- avtal med t ex kontaktpersoner
- beslut
- ansvarsförbindelser för
kostnader
- överklaganden
UTREDNINGAR 18 ÅR –____
ENLIGT SoL OCH LVM
Handlingar som kommit in eller
upprättas i samband med ärenden
rörande SoL eller LVM
- anmälningar
- journalblad
- utredningar
- vårdplaner
- avtal med t ex kontaktpersoner
- ansvarsförbindelser för
kostnader
- avräkningshandlingar
- yttranden i körkortsärenden
- handlingar rörande underställning till länsrätt LVM
- ansökningar om vård enl
LVM med bilagor
- begäran om handräckning
- efterlysningar
- beslut/domar i förvaltningsdomstol
Registrering
Förvaring
Verksamhets- Närarkiv
system
Bevaras/
gallras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
Bevaras
5 år efter senaste
anteckning
Papper
Handläggs med stöd av ProCapita. Resp
handläggare ansvarar för att ärenden
avslutad, skrivs ut på papper och att
akten rensas innan arkivläggning.
Gallring av de elektroniska uppgifterna
utförs av ansvarig systemförvaltare 5
hela kalenderår efter senaste
anteckning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
Verksamhets- Närarkiv
system
Bevaras
5 år efter senaste
anteckning
Papper
Handläggs med stöd av ProCapita. Resp
handläggare ansvarar för att ärenden
avslutad, skrivs ut på papper och att
akten rensas innan arkivläggning.
Gallring av de elektroniska uppgifterna
utförs av ansvarig systemförvaltare 5
hela kalenderår efter senaste
anteckning.
23
Handling
UTREDNINGAR 18 ÅR –____
ENLIGT SoL OCH LVM
/forts/
- ansökningar till institutioner
om vård
- yttranden till åklagare och
allmän domstol
- överenskommelser
- överklagande med bilagor
- korrespondens av betydelse
för ärendet
- polisrapporter och
anmälningar enl LOB
- förfrågan om utdrag ur
socialregistret
HEM FÖR VÅRD ELLER BOENDE
Bogården
Enkäter rörande kvalitetsprojekt
Registrering
Förvaring
Verksamhets- Närarkiv
system
Bevaras/
gallras
Leveransfrist till
kommunarkivet
Arkivformat Anmärkning
Bevaras
5 år efter senaste
anteckning
Papper
Handläggs med stöd av ProCapita. Resp
handläggare ansvarar för att ärenden
avslutad, skrivs ut på papper och att
akten rensas innan arkivläggning.
Gallring av de elektroniska uppgifterna
utförs av ansvarig systemförvaltare 5
hela kalenderår efter senaste
anteckning.
Överklaganden diarieförs i Diabas.
Systematiskt
Närarkiv
Bevaras
Vid inaktualitet
Papper
Utgör underlag för utvärderingar.
Fakturaunderlag, räkningar till
kommuner
Systematiskt
Närarkiv
Bevaras
Vid inaktualitet
Papper
Fungerar som in- och utskrivningsblankett.
Journaler
- försättsblad/aktomslag
- journalanteckningsblad
- uppdrag från kommun
- arbetsplan
- telefonlista
- sammanfattning
- korrespondens
- läkarutlåtande etc.
Systematiskt
Närarkiv
Bevaras
2 år efter avslutad Papper
behandling
Semret, Tellus
Journaler
- introduktionsplan
- journalanteckningsblad
- korrespondens etc.
Systematiskt
Närarkiv
Bevaras
2 år efter
utskrivning
Papper
Levereras direkt till kommunarkivet för
långtidslagring, ej till socialförvaltningen.
Levereras direkt till kommunarkivet för
långtidslagring, ej till socialförvaltningen
24
4.3
Innehållsförteckning
Omsorg om funktionshindrade
Avsnittet omfattar verksamheterna personliga assistenter, samordning/rekrytering, ledsagning/kontaktperson, daglig verksamhet, korttidsvistelse, boende barn
och unga, boende vuxna/socialpsykiatri.
Handling
Registrering Förvaring
Bevaras/
gallras
Ansvarig
enhetschef
Verksamhets- Ansvarig
system
sjuksköterska
Gallras 10 år
Leveransfrist
Arkivformat Anmärkning
till
kommunarkivet
5 år
Papper
”Lex Sarah”
Sammanställs och
redovisas för nämnden.
5 år
Papper
Sammanställs och
redovisas för nämnden.
Dataregistrering görs av
alla avvikelser. Förutom
avvikelser inom IFO
administreras alla
avvikelser i
verksamhetssystem.
5 år efter
Papper
När det gäller viktiga
senaste
händelser, planering på
anteckning
individnivå, förändringar
av betydelse, träffar med
anhöriga eller andra
samarbetspartner så
ansvarar resp
boendechef för att dessa
uppgifter förs in i LSSakten.
-
Gallras 3 år
-
-
Systematiskt
Gallras när resultat
och bedömning förts
in i patientjournalen
-
-
Anmälan om missförhållanden enl SoL Diarieförs
14 kap 2 §
Diariet
Anmälan om missförhållanden enl LSS Systematiskt
§ 24
Avvikelserapport med bilaga
Verksamhetssystem
Chef omsorg om Bevaras
funktionshindrade
Ansvarig
Gallras 3 år
enhetschef
Boendepärm
Innehåller uppgifter om den enskilde
(en flik för varje person) med uppgift
om t ex planering runt den enskilde,
uppgift om anhöriga, god man,
verksamhetsplan på individnivå.
Systematiskt
Ansvarig
enhetschef
Brukares medel/pengar, redovisning
Systematiskt
Delegeringsbeslut
Diverse listor; exempelvis vändscheman, mat- och vätskelistor,
sondlistor, behandlings-instruktioner,
checklistor, sår-journal, kateterjournal,
munvårds-kort etc.
Ansvarig
sjuksköterska
Bevaras
Bevaras
Alla delegeringar
administreras i
verksamhetssystem i
undantagsfall används
pappersblankett.
25
Handling
Registrering Förvaring
Bevaras/
gallras
Från landstinget inkomna handlingar
(epikris, journalant, intyg, utlåtanden,
provsvar, MMT, akut-jourmottagningsbesök meddelande)
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Tillförlitliga inkomna
handlingar förvaras i
patientjournal
Förbrukningsjournal narkotiska
läkemedel, ej privatägda
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Gallras 10 år
Individuell förbrukningsjournal,
narkotiska preparat grupp II-V
Förteckningar över boende i de
särskilda boendeformerna
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Enhetschef
Gallras 1 år
Hyreskontrakt, besiktnings-protokoll
Systematiskt
etc för bostäder som tillhandahålls av
socialtjänsten
Instruktioner/rutiner från MAS gällande Systematiskt
rutiner i kommunal hälso- och sjukvård
Enhetschef
Gallras 2 år efter att
kontraktet upphört att
gälla
Bevaras
Vid inaktualitet
-
Kopia av dagjournal, avgiftsdebitering
Systematiskt
Enhetschef
-
-
Patientsäkerhetsberättelse och
kvalitetsuppföljning av hälso- och
sjukvården
Diarieförs
Diariet
Gallras vid
inaktualitet
Bevaras
5 år
Papper
Rapporteras till nämnden
för kännedom. Kopior hos
MAS.
Lokala arbetsordningar rörande
läkemedelshantering
Systematiskt
MAS
-
Skickas från boenden till
MAS för godkännande.
Systematiskt
MAS
Gallras vid
inaktualitet
Leveransfrist
Arkivformat Anmärkning
till
kommunarkivet
Källan för uppgifterna
som förs in i
patientjournalen skall
alltid anges i journalant.
Anteckning om att
uppgifter har gallrats skall
alltid noteras i
patientjournalen.
Varje preparat redovisas i
”egna” numrerade
narkotikajournaler per
läkemedelsförråd.
-
Gallras vid uppdatering. Nyupprättad
och föregående skall
finnas tillgänglig.
-
Papper
A jourhålls. Uppgifterna
förändras vid t ex
avflyttning eller dödsfall.
Instruktioner rörande
läkemedel och delegering
diarieförs. Övriga
instruktioner/rutiner
publiceras på Intranet.
Vid utfärdande av ny
instruktion /rutin skickas
ett ex till kommunarkivet.
26
Handling
Registrering Förvaring
Bevaras/
gallras
Läkemedelsinspektioner/kvalitetsuppföljningar av läkemedelsförråd och
hantering via tillsynsapoteket
HSI-blankett
Systematiskt
MAS
Gallras 3 år
Systematiskt
Enhetschef
Gallras vid
inaktualitet
Löpande händelser enligt enl SoL
Systematiskt
Enhetschef
Gallras efter att uppgifterna förts in i
personakt
-
-
Nyckelkoder, passerkort –
sjuksköterskor
Nyckelkvittenser – brukarens nycklar
Verksamhetssystem
Verksamhetssystem/
manuellt
Verksamhetssystem
Ansvarig
handläggare
Enhetschef
Gallras 2 ggr per år
då koderna byts
Gallras 2 år efter
återlämnande
-
-
-
-
Ansvarig
sjuksköterska
Bevaras
3 mån efter att
patienten blivit
inaktuell
Papper
Rapportblad
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Bevaras
Papper
Register över innehavare av
trygghetstelefon/larm
Verksamhets- Ansvarig
system
handläggare
Gallras vid
inaktualitet
3 mån efter att
patienten blivit
inaktuell
-
Signaturförtydligandelista
Systematiskt
Gallras vid
inaktualitet 1 år
Patientjournaler enl HSL i sin helhet
Ansvarig
sjuksköterska
Leveransfrist
Arkivformat Anmärkning
till
kommunarkivet
Förvaras på respektive
boende och MAS.
Information från
legitimerad personal till
omvårdnadspersonal ska
även föras i patientjournal
Key Safe.
Patientjournalerna förs
elektroniskt. Slutlig
långtidslagring sker på
papper. Ansvarig sjuksköterska ansvarar för
utskrift samt rensar och
ordnar patientjournalen
innan den skickas till
kommunarkivet för
arkivering.
Bevaras i
patientjournalen. Används
endast vid datorstopp.
-
Papper
Fylls i vid första
arbetstillfället. Aktuell
förvaras hos respektive
sjuksköterska,
27
Handling
Registrering Förvaring
Bevaras/
gallras
Signeringslista, administrerat
läkemedel
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Gallras 1 år
Ärenden rörande Lex Maria
rapport/anmälan från boendet där
händelsen beskrivs
utredning som skrivs av MAS
beslut från socialstyrelsen (i
förekommande fall)
delegationsbeslut
Diarieförs
Diariet
Bevaras
Leveransfrist
Arkivformat Anmärkning
till
kommunarkivet
Fortlöpande kontroll av
sjuksköterska. Förvaras
på enheten. Avvikelser
mot ordination noteras i
patientjournalen.
5 år
Papper
Lex Maria = anmälningar
om patient som drabbats
av skada eller utsatts för
risk att drabbas av
allvarlig skada eller
sjukdom.
28
4.4
Innehållsförteckning
Äldreomsorg
Avsnittet omfattar särskild boendeform för service och omvårdnad för äldre människor med behov av särskilt stöd, bor i bostad med särskild service för
människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring och som behöver ett sådant boende, vistas inom växelvård
och korttidsvård och deltar i dagverksamheter som kommunen inrättat samt hemtjänst. Funktionshindrade erbjuds även habilitering, rehabilitering,
kostnadsfria förbrukningsartiklar och tekniska hjälpmedel.
Handling
Registrering Förvaring
Bevaras/
gallras
Arkivformat Anmärkning
Bevaras
Leveransfrist
till
kommunarkivet
5 år
Anmälan om missförhållanden enligt
SoL 14 kap 2 §
Avvikelserapport med bilaga
Diarieförs
Verksamhets- Ansvarig
system
enhetschef
Gallras 3 år
-
-
Delegeringsbeslut
Verksamhets- Ansvarig
system
sjuksköterska
Gallras 3 år
-
-
Diverse listor; exempelvis vändscheman, mat- och vätskelistor,
sondlistor, behandlings-instruktioner,
checklistor, sår-journal, kateterjournal,
munvårds-kort etc
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Gallras när resultat
och bedömning förts
in i patientjournalen
-
-
Från landstinget inkomna handlingar
(epikris, journalant, intyg, utlåtanden,
provsvar, MMT, akut-jourmottagningsbesök meddelande)
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Tillförlitliga inkomna
handlingar förvaras i
patientjournal
-
-
Förbrukningsjournal narkotiska
läkemedel, ej privatägda
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Gallras 10 år
-
-
Individuell förbrukningsjournal,
narkotiska preparat grupp II-V
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Gallras 1 år
-
-
Diariet
Papper
”Lex Sarah” Sammanställs
och redovisas för nämnden.
Dataregistrering görs av alla
avvikelser. Förutom
avvikelser inom IFO
administreras alla avvikelser
i verksamhetssystem
Alla delegeringar
administreras i
verksamhetssystem i
undantagsfall används
pappersblankett.
Källan för uppgifterna som
förs in i patientjournalen
skall alltid anges i journalant.
Anteckning om att uppgifter
har gallrats skall alltid
noteras i patientjournalen.
Varje preparat redovisas i
”egna” numrerade
narkotikajournaler per
läkemedelsförråd.
29
Handling
Registrering Förvaring
Bevaras/
gallras
Leveransfrist
till
kommunarkivet
-
Arkivformat Anmärkning
Förteckningar över hemtjänsttagare
och boende i de särskilda
boendeformerna
Hyreskontrakt, besiktnings-protokoll
etc för bostäder som tillhandahålls av
socialtjänsten
Systematiskt
Enhetschef
Gallras vid
inaktualitet
Systematiskt
Enhetschef
Gallras 2 år efter att
kontraktet upphört att
gälla
-
Instruktioner/rutiner från MAS gällande Systematiskt
rutiner i kommunal hälso- och sjukvård
MAS
Bevaras
Vid inaktualitet
Papper
Kopia av dagjournal, avgiftsdebitering
Systematiskt
Enhetschef
-
-
Korrespondens i enskilt ärende
(brev/e-post till och från)
Systematiskt/ Ansvarig
diarieförs
sjuksköterska/
diariet
Gallras vid
inaktualitet
Bevaras
3 mån efter att
patienten blivit
inaktuell alt 5 år
Papper
Patientsäkerhetsberättelse och
kvalitetsuppföljning av hälso- och
sjukvården
Diarieförs
Diariet
Bevaras
5 år
Papper
Lokala arbetsordningar rörande
läkemedelshantering
Systematiskt
MAS
-
-
Skickas från boenden till
MAS för godkännande.
Läkemedels- och behandlingsordinationer, ordinations-behandlingar
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
3 mån efter att
patienten blivit
inaktuell
Papper
Bevaras i patientjournalen.
Läkemedelsinspektioner/kvalitetsuppföljningar av läkemedelsförråd och
hantering via tillsynsapoteket
Systematiskt
MAS
Gallras vid uppdatering. Nyupprättad
och föregående skall
finnas tillgänglig.
Gallras under
vårdtiden efter ett år.
Undantaget är
avlidna patienter där
senast upprättade
handling skall
bevaras
Gallras 3 år
-
-
-
A jourhålls. Uppgifterna
förändras vid t ex avflyttning
eller dödsfall.
Instruktioner rörande läkemedel och delegering
diarieförs. Övriga instruktioner/rutiner publiceras på
Intranet. Vid utfärdande av
ny instruktion/rutin skickas
ett ex till kommunarkivet.
Diarieförd korrespondens
bevaras i diariet. Övrig
korrespondens bevaras i
resp patientjournal.
Rapporteras till nämnden för
kännedom. Kopior hos MAS.
30
Handling
Registrering Förvaring
Bevaras/
gallras
Löpande händelser enligt enl SoL
Systematiskt
Enhetschef
Nyckelkoder, passerkort –
sjuksköterskor
Nyckelkvittenser – brukarens nycklar
Verksamhetssystem
Verksamhetssystem/
manuellt
Verksamhetssystem
Ansvarig
handläggare
Enhetschef
Gallras efter att uppgifterna förts in i
personakt
Gallras 2 ggr per år
då koderna byts
Gallras 2 år efter
återlämnande
Ansvarig
sjuksköterska
Rapportblad
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Register över innehavare av
trygghetstelefon/larm
Signaturförtydligandelista
Verksamhets- Ansvarig
system
handläggare
Systematiskt Ansvarig
sjuksköterska
Gallras vid
inaktualitet
Gallras vid
inaktualitet 1 år
Signeringslista, administrerat
läkemedel
Systematiskt
Ansvarig
sjuksköterska
Gallras 1 år
-
-
Ärenden rörande Lex Maria
rapport/anmälan från boendet där
händelsen beskrivs
utredning som skrivs av MAS
beslut från socialstyrelsen (i
förekommande fall)
delegationsbeslut
Diarieförs
Diariet
Bevaras
5 år
Papper
Patientjournaler enl HSL i sin helhet
Leveransfrist
till
kommunarkivet
-
Arkivformat Anmärkning
-
-
-
-
Bevaras
3 mån efter att
patienten blivit
inaktuell
Papper
Bevaras
3 mån efter att
patienten blivit
inaktuell
-
Papper
-
Key Safe.
Patientjournalerna förs
elektroniskt. Slutlig långtidslagring sker på papper.
Ansvarig sjuksköterska
ansvarar för utskrift samt
rensar och ordnar patientjournalen innan den skickas
till kommunarkivet för
arkivering.
Bevaras i patientjournalen.
Används endast vid
datorstopp.
Papper
Fylls i vid första
arbetstillfället. Aktuell
förvaras hos respektive
sjuksköterska,
Fortlöpande kontroll av
sjuksköterska. Förvaras på
enheten. Avvikelser mot
ordination noteras i
patientjournalen.
Lex Maria = anmälningar om
patient som drabbats av
skada eller utsatts för risk att
drabbas av allvarlig skada
eller sjukdom.
31
4.5
Innehållsförteckning
Samordnad vårdplanering
Avsnittet omfattar de handlingar som uppstår vid samverkan mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten kring enskilda patienter. Handläggningen kring
samordnad vårdplanering sker med systemet Prator som Landstinget ansvarar för.
Handling
Registrering
Upprättad samordnad vårdplan
Verksamhets- Ansvarig
system
handläggare
Socialt och medicinskt meddelande
Verksamhetssystem eller i
pappersformat
Verksamhetssystem
Diarieförs
Registrator
Resultat av
akut/jour/mottagningsbesök
Riktlinjer för samverkan vid
informationsöverföring och samordnad vårdplanering mellan
kommuner och landsting i länet
Förvaring
Bevaras/
Leveransfrist till
gallras
kommunarkivet
Bevaras (hos landstinget)
Arkivformat Anmärkning
Ansvarig
handläggare
Gallras vid
inaktualitet
-
-
Ansvarig
handläggare
Bevaras i
personakt
eller patientjournal
Bevaras
3 månader efter
Papper
att patienten blivit
inaktuell
5 år
-
Papper
Vårdplanen redovisar en samlad bild
av patientens behov av vård, omsorg
och stöd efter utskrivning från den
slutna vården samt vem som är
ansvarig för resp insats. Vårdplanen
upprättas gemensamt av berörda
vårdgivare, tillsammans med
patient/närstående. Vård-planen
bevaras hos Landstinget.
Kopia. Original skickas med
patienten till sjukhus.
32
5
5.1
SYSTEMINFORMATION
Innehållsförteckning
Förteckning över verksamhetsspecifika system
Diarieföring, ekonomi- och lönehantering administreras i kommunövergripande system där kommunstyrelseförvaltningen är systemförvaltare.
RUTIN
SYSTEM
Devis X, FTB*
Ekonomi
Diabas*
Diarium
First Class*
E-post
KEYsafe Låssystem
Nyckelskåp- nycklar till hemtjänsten
Medvind*
Tidsregistrering, arbetstidsplanering
Pascal
Läkemedelshantering
Phoniro
Lås och planeringssystem för hemtjänst samt demensboende
Prator
Vårdplanering
ProCapita
Ärendehandläggning
TES
Planeringsverktyg för hemtjänsten
Treserva
Ärendehandläggning
Tunstalls trygghetstelefoner Trygghetssystem
*Kommungemensamma system
First Class
E-postsystem som är kommunövergripande. Systemet används även till att administrera synpunktshanteringen.
KEYsafe
Keysafe är ett elektroniskt system för övervakning, registrering och kontroll av nycklar som förvaras i kodlåsskåp i hemtjänstlokal. Systemet syftar till att ge
ökad trygghet i hanteringen av nycklar som anförtrotts personal hos äldre och funktionshindrade som har hemtjänstinsatser. Ansvarig för nyckelsystemet
tilldelas lösenord/huvudkod. Koden används bl a för att administrera användare och behörigheter, läsa historik, konfigurera larm och andra funktioner.
Behörighet till specifika nycklar skapas för varje enskild användare. Larm aktiveras t ex vid obehörigt uttag av nyckel, felplacering av nycklar. Systemet skapar
historik angående alla nyckeltransaktioner och har ett internt minne som lagrar de 5000 senaste händelserna.
Medvind
System som hanterar tidsregistrering och arbetstidsplanering och ersätter systemen Tidomat-FHX, Tidomat FHX-Web och TimeCare.
Pascal
Kommunens sjuksköterskor hämtar information om enskilda patienters ordinerade läkemedel. De skriver ut ordinationshandling (läkemedelslistor) som
förvaras i patientens gula mapp. Inloggning sker med SITHS-kort.
33
Phoniro
Phoniro är ett tidsregistrering- och låssystem som används inom hemtjänsten. Systemet består av ett lås med blåtandskoppling, som öppnas genom att
hemtjänst personalens telefoner autentiseras mot blåtands-id:et samt att ankomst- och avgångstid registreras.
Prator
Prator är ett vårdplaneringssystem som samkörs med landstinget.
ProCapita
ProCapita är ett ärendehandläggningssystem för socialtjänsten. ProCapita har varit i drift sedan 13 november 2008. I registret registreras ärenden, beslut,
verkställighet, t ex i form av in- och utbetalningar när det gäller bidrag. Systemet samkörs oavsett enhet. Uppgifterna gallras i systemet av systemförvaltare 5
hela år efter senaste anteckning. Innan gallring av de elektroniska uppgifterna verkställs har dessa bevarats i pappersform för framtida forskning. Koppling till
Tietos befolkningssystem KIR med uppdatering en gång i veckan per automatik och till bland annat till Försäkringskassan (inkomsthämtning) ger nödvändiga
uppgifter för handläggning av ärenden om ekonomiskt bistånd. Det finns fastställda regler och rutiner när det gäller utfärdande av behörighet och
behörighetsgrad.
TES
TES är ett komplett system för optimal planering och kvalitetssäkring inom hemtjänsten. Systemet består av två delprogram, TES Web och TES utförarmodul.
Förkortningen TES står för Trygghet, Enkelhet och Säkerhet. TES kan användas till planering, uppföljning och dokumentation.
Treserva
VO-systemet har uppgraderats och heter från och med 2011-12-01 Treserva. Treserva är ett administrativt verksamhetsstöd för handläggning av lagrummen
SoL, LSS och HSL. Verksamhetsområdena är äldre- och handikappomsorg, personer med funktionsnedsättning samt personer som behöver hälso- och
sjukvård till och med sjuksköterskenivå. Systemet stödjer processerna från beslut till genomförande av beslutade insatser. Systemet består av funktioner för:
utredning, debitering, genomförande, avvikelser, delegering, boende/lägenhetsbestånd, gallring. Koppling finns från befolkningsregistret KIR och
försäkringskassan, integration till planeringssystemet TES. Gallringsmodulen ska påbörjas under 2015. IT-enheten ansvarar för backup.
Användaradministration registrerar användare efter särskild behörighetsbeställning.
Tunstalls digitala trygghetstelefoner
Tunstalls digitala trygghetstelefon används av äldre och funktionshindrade i eget boende för att skapa ökad trygghet. Trygghetstelefonen är en apparat som
automatiskt kopplar upp sig till TrygghetsCentralen i Örebro (larmmottagning), då abonnenten trycker på en larmknapp. Larmoperatören och abonnenten kan
tala med varandra utan att abonnenten är vid telefonen. TrygghetsCentralen har uppgifter om abonnenten, speciella sjukdomar
m m och även uppgifter och telefonnummer till bland annat distriktssköterska, hemtjänstpersonal och närmast anhöriga. Larmoperatörerna gör bedömningar
och vidtar lämpliga åtgärder. Vid anslutningen till TrygghetsCentralen skapades rutiner som följs upp genom årliga erfarenhets- och uppföljningsmöten.