1. No category

Datum
Beteckning
2015-06-15
Projektplan
Niclas Bendroth Clausenborg
[email protected]
Kommunchefer, kommundirektörer
och stadsdirektörer i de skånska
kommunerna
Erbjudande om deltagande i projekt för
Strategiskt informationsförsörjning med sikte på ett
långsiktigt digitalt bevarande i de 33 skånska
kommunerna
Kommunförbundet Skåne har, på uppdrag av sina medlemmar, tagit fram
ett projektförslag som innebär att vi tillsammans med kommunerna
undersöker hur vi kan förbereda kommunerna för ett införande av
långsiktigt digitalt bevarande samt ger ett konkret förslag på hur ett
införande av ett gemensamt skånsk långsiktigt digitalt bevarande kan gå
till.
Postadress: Box 53, 221 00 Lund. Besöksadress: Porfyrvägen 8, Lund. Telefon: 046-71 99 00 Telefax: 046-71 99 30
Plusgiro: 34 68 83-2 Bankgiro: 312-8154 Organisationsnummer: 837600-9109
E-post: [email protected] Webb: www.kfsk.se
2
2015-06-01
Bakgrund
Stora mängder information som produceras och hanteras i de olika kommunala
verksamheterna hanteras och förvaras idag i digitala verksamhetssystem, i väntan på en
lösning för långsiktigt digitalt bevarande, det som ofta, väldigt generaliserat, kallas eArkiv.
Det är en nödvändighet att offentliga handlingar förvaras på ett säkert sätt, håller hög kvalitet,
är återsökningsbara och att äktheten går att garantera. Det är dessutom viktigt att upprätthålla
en hög informationssäkerhet, inte minst för sekretesskyddad information. Det innebär stora
kostnader för varje kommun att leva upp till lagens krav både vad gäller analoga och digitala
handlingar. Arkiven ska dessutom tillhandahållas och vårdas av utbildad personal.
Långsiktigt digitalt bevarande är ett nationellt prioriterat område där samverkan framhålls
som en viktig framgångsfaktor av SKL och statens samverkansorgan, e-delegationen. De
framhåller vikten av att information som skapas och hanteras digitalt också ska kunna
bevaras, vara sökbar och möjlig att återanvända digitalt. I regeringens e-förvaltningsstrategi
från 2012 slås det fast att: ”Sveriges mål är att vara bäst i världen på att använda
digitaliseringens möjligheter.”
Tillsammans med en arbetsgrupp med kommunala representanter och på ett seminarium våren
2015 med Skånes kommuner, har ett antal insatsområden identifierats som nödvändiga i
processen att förbereda för införande av långsiktigt digitalt bevarande: kompetenshöjning,
samordning av processer, identifiering av resursbehov och tekniska förutsättningar.
Samtliga kommuner har behov av att bygga upp rutiner och struktur för ett långsiktigt digitalt
bevarande av information. Därför har Kommunförbundet Skåne fått i uppdrag av
medlemmarna att ta fram ett erbjudande för att tillsammans med de skånska kommunerna ta
fram förutsättningar för och rekommendation till en gemensam strategi för
informationsförsörjning och ett konkret förslag på en lösning för införande av långsiktigt
digitalt bevarande.
3
2015-06-01
Nyttoeffekter med långsiktigt bevarande
Utöver de lagstadgade kraven på offentliga verksamheter att bevara handlingar över tid, så ger
ett införande av en lösning för långsiktigt digitalt bevarande en rad mervärden:

Bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet, inte minst genom att information är
strukturerad så att man automatiserat kan uppfylla offentlighetslagstiftningen.

Enklare för organisationen att söka och återsöka information som arkiverats.
Arkivdatat blir en aktiv informationsmängd i handläggningsarbetet.

Effektivare resursutnyttjande av såväl arkivmedarbetarnas tid och kompetens, som
lokalytor för arkiv.

Ett digitalt arkiv bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som basen i
verksamhetens informationshantering och ett stöd i verksamhetens utveckling.

Genom att ställa av utrangerade IT-baserade verksamhetssystem, kan licenskostnader
minskas och tillgängligheten till ”gammalt” data ökar då det kan återsökas via
arkivsystemet.
Håkan Sörman, VD SKL har uttalat att: ”Införande av e-arkiv har stor betydelse för ökad
öppenhet och insyn i våra verksamheter och kommer att ge ett mycket positivt bidrag till
vårt demokratiska samhälle. Det ger även en möjlighet att skapa bättre tillgång till
information som främjar, forskning, utveckling och innovation.”
Fördelar med samverkan
Den stora drivkraften i att samverka kring strategi, upphandling och drift, avseende långsiktigt
digitalt bevarande, är ekonomin. Detta visas genom dels de förstudier som gjorts i Skåne
Nordost och Nordväst, dels i SydArkiveras konceptstudie och kommentarer från R7 som är ett
e-arkivsamarbete mellan sju landsting, bland andra Sörmland, Uppland och Jönköping. På
SKL:s hemsida kan man läsa mera om bland annat R7: s tankar om samverkan kring digitala
arkiv och långsiktigt bevarande.
http://skl.se/naringslivarbetedigitalisering/digitalisering/earkiv/erfarenhetergodaexempel/eko
nominardenstoradrivkraften.875.html
SKL har speciellt fokuserat på att stödja kommuners och landstings arbete med långsiktigt
digitalt bevarande och har bland annat, tillsammans med SKL Kommentus Inköpscentral,
genomfört upphandlingar på olika delar av arkiv-system. Åsa Zetterberg som är sektionschef
för CeSam – Center för eSamhället – på SKL har sagt att ”Vi vill gärna uppmuntra kommuner
och landsting att undersöka möjligheterna att gå ihop regionalt kring e-arkiv. Sektorn har
mycket att vinna på att, som i detta fall, samverka kring gemensamma kravspecifikationer,
upphandlingar och drift”.
4
2015-06-01
Syfte med projektet
Projektet syftar till att förbereda kommunerna på ett införande av ett långsiktigt digitalt
bevarande, genom att höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten avseende strategisk
informationsförsörjning, belysa de vägval som kommunerna måste göra för att kunna införa
system för långsiktigt digitalt bevarande samt skapa förutsättningar för ett kontinuerligt
erfarenhets- och kompetensutbyte mellan kommunerna.
Mål med projektet
Projektet ska ta fram förutsättningar för ett långsiktigt digitalt bevarande för de deltagande
kommunerna och ge rekommendationer för framtida samverkansform, för en gemensam
skånsk strategi för informationsförsörjning, samt för etablering av en lösning för ett
långsiktigt digitalt bevarande. Inom ramen för detta ska projektet även arbeta med
kompetensutvecklingsinsatser och informationsspridning med fokus på olika målgrupper i de
deltagande kommunerna.
5
2015-06-01
Aktiviteter i projektet
Projektet ska utgå ifrån redan genomförda insatser i Skåne. Bland annat har Skåne Nordväst
och Skåne Nordost redan genomfört förstudier, vars resultat utgör en grund i arbetet i detta
projekt. Givetvis ska andra relevanta projekt och arbeten som genomförts i andra delar av
landet också värderas och ingå i fundamentet för arbetet.
För att undersöka förutsättningarna för införande av ett system för långsiktigt digitalt
bevarande ska projektet:

Föra en dialog med andra relevanta aktörer, bland andra Region Skåne och SydArkivera,
för att ta del av deras verksamhet och kunskap och inte minst utvärdera möjligheten att
använda sig av och delta i deras lösning.

Planera för och genomföra utbildningar på olika nivåer och för olika kategorier av
medarbetare. Fokus ligger på att erbjuda fortbildningstillfällen som utgår från respektive
kommuns nuvarande kompetensnivå.
Efter projektets inledande översyn av fortbildningsbehovet i de deltagande kommunerna
kommer en utbildningsplan med konkreta fortbildningar att presenteras.
I projektet ingår tre fortbildningsplatser för varje deltagande kommun
Projektet kommer att, mot ersättning, tillhandahålla ytterligare fortbildningsplatser och
tillfällen för de kommuner som har behov av ytterligare fortbildning.

Etablera nätverk för tjänstemän i kommunerna med ansvar för arkivfrågor – skapa ett
”interkommunalt” kollegium, men även under projekttiden arrangera nätverksträffar för
att diskutera det löpande arbetet kring strategi, implementering och underhåll av en
framtida lösning för långsiktigt digitalt bevarande, samt diskutera och identifiera behovet
av kompetensutveckling, såväl nu som framöver.

Bedriva omvärldsbevakning för att säkerställa att den strategi och policy för långsiktigt
bevarande som ska tas fram överensstämmer med etablerade standarder och metoder.

Planera och arrangera minst tre seminarier för kunskapsspridande och erfarenhetsutbyte
med målgrupp; verksamhetschefer, registratorer, arkivarier, IT-personal, kommunledning
och politiker.

Ta fram en kommunikationsplan och ett generellt informationsmaterial som stöd för
förankringsarbetet internt i de deltagande kommunerna.

Genomföra och stödja kommunikationsinsatser i de deltagande kommunerna.

Ta fram en rekommendation för långsiktigt digitalt bevarande för deltagande kommuner
omfattande; jämförelse av alternativ för samverkan avseende resursbehov, tidsåtgång och
kostnad för deltagande kommuner, både i ett införandeprojekt och vid en framtida
förvaltning av en lösning för långsiktigt digitalt bevarande, samt förslag på
samverkansform.
6
2015-06-01
Leveranser
Efter projektets slut är följande genomfört/levererat:

kompetenshöjande insatser för olika medarbetargrupper och utgående från
kommunernas nuvarande kompetensnivåer.

etablerat ett nätverk för strategisk informationsförsörjning och genomfört minst tre
nätverksträffar

genomfört minst tre seminarier för kunskapsspridande och erfarenhetsutbyte för
verksamhetschefer, registratorer, arkivarier, IT-personal, kommunledning och
politiker.

I rapportform redogjort för förutsättningar och möjligheter för samverkansform och
lösning för ett långsiktigt digitalt bevarande för de deltagande kommunerna.
Rapporten ska även ge förslag på tidplan och projektplan samt kostnadsberäkning för
ett konkret införande.
7
2015-06-01
Förutsättningar för genomförande av projektet
Kommunförbundet Skåne samordnar projektet och ansvarar för projektledning och –
administration men projektet finansieras av deltagande kommuner som också ställer
personella resurser till projektets förfogande enligt specifikation nedan.
Projektet leds av en styrgrupp bestående av kommunala tjänstemän med olika kompetenser:
kommundirektör, arkivpersonal, IT-ledning.
Varje deltagande kommun utser en samordnare – kommunsamordnare – för att hålla samman
arbetet kring kartläggning av kommunens egna förutsättningar. Kommunsamordnaren blir
kontaktpersonen mellan kommunen och projektet. Kommunsamordnaren bekostas av
respektive kommun och beräknas behöva avsätta cirka ett par timmar i veckan.
Projektet kommer också att behöva diskutera och utreda ett antal konkreta sakfrågor kring
exempelvis juridik, ekonomi, teknik och arkivkunskap. Kommunerna förväntas därför bidra
med sakkompetens för att, under två-tre mötestillfällen under projekttiden, tillsammans
besvara de frågeställningar som uppkommer.
För det löpande projektarbetet förväntas det behövas ca 2400 timmars arbete, fördelat på ca
10 personer som hyrs in av projektet, från de deltagande kommunerna.
Kostnadsberäkningen för projektet baserat på att samtliga 33 kommuner deltar:
Projektledning och administration
1 heltidstjänst, plus resor och administrativt stöd
1,0 mnkr
Projektarbetsgrupp
1,2 mnkr
totalt ca 2400 timmar fördelat på ca 10 personer.
Köps in från deltagande kommuner. Baseras på en kostnad om 500 kr/timme.
Utbildningar
Inklusive tre utbildningsplatser per deltagande kommun
1,0 mnkr
Totalkostnad för projektet
3,2 mnkr
Med en fördelning på 50% grundkostnad, lika för alla kommuner, och 50% utgående från
storlek skulle fördelningen per kommun bli
Grunddel
Storleksbaserad del
48 tkr/kommun
1,25 kr/invånare
Tidplan
Tidplanen för projektet är i huvudsak:
2015-06-15
2015-09-30
2016-01-01 (prel)
2016-12-15 (senast)
Detta erbjudande kommuniceras till kommunerna
Sista dag för att meddela eller avböja deltagande i projektet
Projektstart
Projektet avslutas och alla leveranser skall vara genomförda.