Kommunalförbundet Sydarkivera Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Färdplan Gemensam organisation 2015 Projekt 2013-2014 Gemensamt arkivsystem 2017 Förbättrad tillgänglighet Kommunalförbund Fullmäktige Styrelse/ arkivmyndighet Leveransprojekt Förvaltningsledning Arkivsystem Råd och stöd Förbundsmedlemmar • Alvesta kommun • Karlshamns kommun • Karlskrona kommun • Lessebo kommun • Ljungby kommun • Markaryds kommun • Ronneby kommun • Tingsryds kommun • Växjö kommun • Älmhults kommun • Region Blekinge Handlingsalternativ Gemensam organisation Samordning Gå vidare på egen hand • • • • • Samordna arbete med tex styrande dokument och planer • Erfarenhetsutbyte • Vissa projekt genomförs gemensamt vid behov • • • • • • Hela verksamheten Tillsyn och utbildning Bevarandeplanering Förvalta överlämnad information • Leveransprojekt Avvakta? Införa på egen hand? Köpa tjänster? Andra parter? Fortsätta som tidigare? Skriva ut på papper? Tillsammans Ensam För och nackdelar • Styr- och stödfunktioner på hemmaplan • Lättare att prioritera • Möjligt komma igång när man vill • Svårt rekrytera kvalificerad personal • Otillräcklig organisation/ personberoende • Oförutsedda och dolda kostnader • Leverantörsberoende • Högre kostnader över tid • • • • • • • Kompromissa om prioriteringar • Höga kostnader initialt Professionalisering Attraktiv arbetsgivare Beställarkompetens Förhandlingsstyrka Dela på kostnader Öka tillgänglighet till information Det här gör vi just nu • • • • • • • • • Bygga upp organisationen Råd och stöd via telefon och mejl – allt om arkiv och dokumenthantering Mall för dokumenthanteringsplaner och klassificeringsschema Mallar för arkivreglemente, taxa m.m. Utbildning för arkivassistenter, arkivansvariga och arkivombud Nätverksträffar för olika yrkeskategorier Gemensam kunskapsbank på webben Leveransutredningar ”gamla journalsystem” Labbmiljö – test av olika programvaror för att säkerställa digitalt bevarande och metoder för uttag/mappning Så här samarbetar vi Sydarkivera Ordna och söka efter information i digitalt slutarkiv. Lokal organisation Ordna och söka efter information i lokalt pappersarkiv. Hantera långsiktigt bevarande. Hantera dagliga informationsflödet. Leda och samordna avställningsprojekt. Delta i avställningsprojekt. Utbildning, bollplank i arkivfrågor, leda och samordna arbetet med att planera dokumenthantering. Delta vid utbildningar och framtagande av dokumenthanteringsplaner. Arkivinspektion och samordning av uppföljning och rapportering av hur tillsyn fungerar. Intern kontroll av informationshanteringen. Modell för finansiering Bastjänster • Gemensam finansiering • Fördelning efter invånarantal Anslutande tjänster Tilläggstjänster • Särskilt avtal • Självkostnad • Beställning • Fastställd taxa Varför gå med? • Organisation som garanterar långsiktigt digitalt bevarande • Säkerställa kompetens kring digitalt bevarande • Gemensamma styrdokument, lathundar, mallar och rekommendationer • Hjälp till självhjälp – hantera information rättsäkert • Någon att fråga om arkiv och dokumenthantering • Ett digitalt slutarkiv med överlämnad information Anslutningsprocessen Etapp 4 Etapp 3 Etapp 2 Etapp 1 Avsiktsförklaring Anslutning Fördjupad nulägesanalys Anpassning system Skiss - översiktlig tidplan Aktivitet Inledande möte och information Avsiktsförklaringar Planera anslutning Underteckna projektdirektiv Sammanställa beslutsunderlag Beslutsprocess Ny förbundsordning/ekon. plan Fördjupad nulägesanalys Verksamhetsplan Medlemskap Anpassning verksamhet/system 2015 2015 2016 2016 2016 2016 2017 Kvartal 3 Kvartal 4 Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Kvartal 1 Vad kostar det? • Nuvarande budget för Sydarkivera bastjänster 2016: 8 277 tkr • Fördelas baserat på invånarantal • Idag ungefär 27 kr/kommuninvånare • Om fler går med så kan många kostnader för gemensam infrastruktur, administration m.m. fördelas ut • Organisationen behöver skalas upp om flera går med samtidigt Kontakt Mats Porsklev, förbundschef Telefon: 0729-93 32 81 Per Ribacke, förbundsordförande Telefon: 0723-044033 Bloggen: http://www.sydarkivera.se Facebook: https://www.facebook.com/sydarkivera Twitter: https://twitter.com/Sydarkivera