Processbeskrivning
Uppdrag
Varför Processorientering?
Med kundens perspektiv som ideologi
• Kräver en kundfokusering
• Skapar en förbättringskultur
Att uppdra genom
överenskommelser och avtal
Varför finns processen?
- Förverkliga nämndens eller styrelsens mål och inriktning
Start - vad startar processen?
- Befintlig överenskommelse eller avtal löper ut
- Bristande kapacitet i nuvarande överenskommelse eller avtal
- Bristande uppfyllelse av mål och inriktning
- Nya mål och inriktningar ska omhändertas
Vad avslutar processen?
- Ett avtal eller ett förslag till en överenskommelse
Vad ska processen uppnå?
- överenskommelse i rätt tid, med rätt uppdrag, rätt uppföljning, rätt
kvalitet och rätt pris.
Förverkliga nämnds mål och inriktning
Överenskommelser/avtal löper ut
Bristande kapacitet i nuv. överensk. o. avtal
Bristande uppfyllelse av mål o. inriktning
Förslag till
överenskommelse
Nya mål o. inriktningar
Genomföra
förhandling
Inhämta och
analysera fakta
Förbereda
Plan för arbetet med förhandling/upphandling
Fastställa inriktning och
förutsättningar
Intern förhandlings/upphandlingsplan
Fastställd
inriktning/förutsättnin
g
Ta fram
förfrågningsunderlag
Kvalificera och
utvärdera
Förslag till ffu
och beslut
Redovisa,
Informera.
Hantera ev.
överprövning
Tilldelnings-beslut
Kontrollera
driftstart
Process
In/utdata
Avtal
överenskommelse i rätt tid, med rätt uppdrag, rätt uppföljning, rätt kvalitet och rätt pris.
Process karta
Delprocess: Förbereda
Överenskommelser
/avtal löper ut
Bristande kapacitet i nuv.
överenskommelser och avtal
Bristande uppfyllelse av
nämndens mål och inriktning
Nya mål och inriktningar
ska omhändertas
Förbereda
Plan för arbetet med
förhandling/upphandling
Klargöra :
• Hur nämndens mål- och inriktning tas om hand
• Vilka är de ekonomiska förutsättningar
• Vad är målet med förhandling eller upphandling
Process
In/utdata
Delprocess: Inhämta fakta, analys och samordning
Inhämta och
analysera fakta
Plan för arbetet med
förhandling/upphandling
Intern
förhandlingsplan/upphandlings
plan
Utifrån mål och förutsättningar:
• Beskriv uppdraget till vårdgivaren
• Beskriv önskad kvalitet enligt God Vård
• Klargöra volymer (besök aktiviteter osv)
• Fastställ önskad tillgänglighet i omfattning och utbudspunkter
• Ersättningsjämförelse- bästa/rimligt pris via omvärldsbevakning, benchmarking och egna kalkyler
• Vilka av ersättningsmodeller ska användas (styreffekt)
• Vilken ersättningsnivåer får utgå ( ersättningsbilaga)
• Uppföljningsplan, vad och vilka delar ska följas upp (styreffekt)
Värdera alternativ: Överenskommelse eller upphandling?
• Tidplan för förhandlingens/upphandlingens genomförande, ge utrymme för återkoppling och förankring
• Upprätta en förhandlings-/upphandlingsplan – vad vill vi uppnå utifrån prioritering och rangordning?
Process
In/utdata
Aktivitetsbeskrivningar
Förbereda
In/utdata
Aktivitet/Vad
Beskrivning/Hur
Ansvarig/Ve
m
Stödmaterial t ex
mall eller rutin
Ekonomiska
förutsättningar
Ta reda på ekonomiskt utrymme för
överkommelsen/avtalet från resp. berörd
nämnd.
Resp. team
Dokumenterad
ekonomisk
bedömning,
prioriteringar och
ekonomiskt
utrymme
Eventuella basuppdrag
respektive lokala
uppdrag
Ta reda på vad som ska vara lika i regionen.
Resp. team
Tidigare
överenskommelser/
avtal
Uppdrag och mål med
förhandling/upphandlin
g
Väg samman, dra slutsatser utifrån föregående
steg
Resp. team
Fastställ tidsplanering
Vilka preliminära deadlines gäller? Lägg plan för
framtagandet av förhandlings/upphandlingsplan
Resp. team
Ta reda på av nämnderna önskade lokala tillägg
Grovplanering av arbetet inför kontakter med
vårdgivare, alternativt förfrågningsunderlag
Utdata: Plan för
arbetet med
förhandling/upphandlin
g
Gemensam arbetsplan för teamet innehållande
info enligt ovan
Resp. team
Tidigare deadlines
och planer. Årshjulet
och inplanerade
nämndsammanträd
en.
Delprocess: Fastställa inriktning och förutsättningar
Fastställa inriktning
och förutsättningar
Intern
förhandlings/upphandlingspl
an
• Avstämning med tjänstemannaledningen
• Politisk avstämning
Process
In/utdata
Fastställd
inriktning/förutsättning
Delprocess: Genomföra förhandling
Genomföra
förhandling
Fastställd inriktning
och förutsättning
Förslag till
överenskommelse
• Dialog med utförare utifrån förhandlingsplan
• Information till ledning, avstämning vid avvikelse mot fastställd inriktning
• Information till nämnd, avstämning vid avvikelse mot fastställd inriktning
Process
In/utdata
Typisk arbetsgång vid processarbete
Förbereda
Utbilda
Utveckla
(Arbetsmöten i ledningen)
(Processteam)
(Processteam)
Motiv
Kundbegrepp
Processtruktur
Strategi
Organisation
Arbetssätt
Teori
Processtänkande
Kundbegrepp
Processmetodik
Träning
Öva på egen process
Stödja, kommunicera, förankra, följa upp
SIQs ProcessIndex
Införa
Driva
10
Den förbättrade processen är säkrad och målen höjda
9
Utvärdering och förbättringar genomförda
8
Berörda medarbetare har tillräcklig kunskap
7
Mål för processen är satta
6
Mätning och uppföljning etablerad
5
Mått är definierade
4
Processen är kartlagd
3
Krav på processen är fastställda
2
Processen är definierad
1
Processen är identifierad och processansvarig är utsedd
© Copyright SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling