Ladda ner och läs hela
Hållbarhetsredovisning 2014 1 Mannheimer Swartling är Nordens ledande aff ärsjuridiska byrå. Bland våra klienter finns framstående svenska och internationella företag och organisationer. Byrån arbetar brett, både när det gäller typ av uppdrag och geografi. Verksamheten bedrivs genom egna kontor i Sverige, Tyskland, Ryssland, Kina, USA och Bryssel samt i nära samarbete med andra framstående internationella byråer. 2 Morgondagens aff ärsjuridik Att leverera de främsta lösningarna idag – och att samtidigt förutse morgondagens behov. Vi strävar efter att skapa en miljö där innovation möter tradition till gagn för våra klienter i Sverige och runtom i världen. Det är på så sätt vi säkerställer vår ledande position i Norden. Våra klienter verkar i en omvärld i snabb förvandling. Det innebär att deras behov av rådgivning kontinuerligt förändras. Vårt mål är att ständigt utveckla vår byrå för att möta klienternas skiftande behov. Våra klienter uppskattar vår förmåga att se och anpassa rådgivningen till marknadsförändringar, nya förväntningar från deras intressenter och till nya regler – en förutsättning för ett hållbart och framgångsrikt företagande för våra klienter. Det finns vissa principer vi aldrig ruckar på, som kvalitet och långsiktighet. Kvalitet definierar vi som att alltid leverera högsta kvalitet i allt vi gör samtidigt som vi ständigt förnyar och driver utvecklingen inom aff ärsjuridiken. Långsiktighet handlar om att alltid finnas till hands för våra klienter. Att ta initiativ och att vara lyhörd. Att förstå deras aff är och föreslå lösningar. Det är på så sätt vi identifierar möjligheter att utveckla våra tjänster och att addera värde genom vår rådgivning. Att ännu mer systematiskt integrera hållbarhet som en del av vår aff ärsjuriska rådgivning är ett exempel på byråns sätt att skapa mesta möjliga långsiktiga värde för våra klienter. Vi hjälper dem att efterleva sina egna värderingar samt hantera risker och aff ärsmöjligheter kopplade till mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption. År 2015 är det 25 år sedan Mannheimer Swartling bildades i dess nuvarande form. Många av dagens klienter arbetade vi med redan innan dess. Att de efter flera decennier fortsätter att anlita oss – och att många av våra klienter ger oss förtroende år efter år – ser vi som ett kvitto på att vi lyckas leva upp till högt ställda förväntningar. För oss fungerar det som en sporre att bli ännu bättre. Vi kommer att fortsätta arbetet med att vidareutveckla en byrå som är ledande i branschen, som attraherar och utvecklar talanger, där innovation möter tradition – och med förmåga att staka ut vägen för morgondagens aff ärsjuridik. innehåll 04: VD och hållbarhetschefen har ordet 06: Mannheimer Swartlings hållbarhetsarbete 11: Rådgivning till klienter 19: Byråns interna hållbarhetsarbete 45: Mannheimer Swartling i samhället 53: rapportering, intressenter och konsultationer 3 VD och hållbarhetschefen har ordet Som ledande tar vi ansvar I vår årsrapport har vi rapporterat om våra framgångar under 2014. Vi har varit rådgivare i de största och mest komplexa ärendena och vi har etablerat nya aff ärsområden. Vi fortsätter vårt fokus på kvalitet och att alltid eftersträva att överträffa klienternas förväntningar. Det gångna året innehöll många tillfällen att visa styrkan i vår aff ärsmodell – där byråns samlade expertis samverkade för att tillhandahålla innovativa råd och hållbara lösningar i syfte att skapa största möjliga värde för våra klienter. Att vara ledande innebär att vi även måste ta ansvar och utnyttja möjligheten att påverka och driva frågor som är viktiga inte bara för våra klienter, vår egen verksamhet och våra medarbetare utan även för samhället. Vi arbetar därför aktivt med att vidareutveckla och integrera hållbarhet i all vår affärsjuridiska rådgivning. För oss innebär allt detta att vi måste bedriva en verksamhet som tillfredsställer dagens behov utan att den äventyrar kommande generationers möjlighet att tillfredsställa sina behov. Det gör vi genom att hjälpa våra klienter att identifiera och hantera risker och aff ärsmöjligheter kopplade till mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption. 4 ”Att vara ledande innebär att vi har både ansvar och möjlighet att påverka och driva frågor som är viktiga inte bara för våra klienter och oss själva, utan även för samhället.” Allt fler företagsledningar efterfrågar kunskap i hållbarhetsfrågor, vilket bottnar i ökad insikt om att hållbarhet inte handlar om mjuka värden, utan om att det finns pengar att tjäna och risker att hantera – och därmed om bolagets långsiktiga lönsamhet och överlevnad. De flesta företag och organisationer vill och måste förhålla sig till hållbarhet. Många tänker på klimat och resursanvändning, men hållbarhet omfattar så mycket mer, exempelvis arbetsvillkor och aff ärsetik. Inom fler av de rättsområden som byrån arbetar med har hållbarhetsfrågorna funnits med redan innan det övergripande konceptet ”hållbarhet” fick sin nuvarande spridning. Nu växer hållbarhetsfrågorna i betydelse inom allt fler områden. Inom arbetsrätt handlar det ofta om hälsa och säkerhet på arbetsplatsen eller arbetsvillkor hos leverantörer. Frågor om personuppgiftslagen (PUL) berör mänskliga rättigheter såsom yttrandefrihet och integritetsfrågor. Genom ett proaktivt arbete försöker många bolag att motarbeta alla former av korruption, inklusive utpressning och bestickning, men i vissa fall är det nödvändigt att genomföra en utredning för redan inträffade incidenter i syfte att upptäcka mutor, penning tvätt eller brott mot handelssanktioner. Även i företagsförvärv blir hållbarhetsaspekter allt viktigare. Det är genom vår rådgivning vi som byrå har störst möjlighet att ha en positiv påverkan på människor och miljön samtidigt som vi hjälper våra klienter att skapa ett varaktigt värde genom att tänka och agera mer långsiktigt. Inom till exempel fastighetsbranschen kan hållbarhet handla om allt från gröna hyresavtal till upphandlingar där till exempel mångfaldsaspekter beaktas. Miljö, säkerhet och anti-korruption är viktiga områden för branschen. Hållbarhetskrav blir allt vanligare i upphandlingar, markanvisningar och överlåtelseavtal. Därigenom blir juridiken ett viktigt verktyg för att hantera hållbarhetsfrågor i fastighetsbranschen. Mannheimer Swartlings interna hållbarhetsarbete är en förutsättning för en trovärdig rådgivning till våra klienter och återspeglar de värderingar som byrån sedan länge står och verkar för. Genom ett mer strategiskt pro bono-arbete gör vi inte bara insatser för samhället, utan vi skapar också ett brett och aktivt engagemang hos våra medarbetare som hjälper oss att utveckla både vår egen aff ärsverksamhet och vår kunskap och erfarenhet om viktiga frågor i samhället. I grunden handlar hållbart agerande om att hantera risker och möjligheter i sin bransch, på sina marknader och i sin egen verksamhet för att säkra långsiktig lönsamhet och överlevnad, men även om att ta sitt ansvar och agera utifrån sina värderingar. Det är värdeskapande och ett sätt att i handling visa på det egna bolagets värderingar. I vår förra hållbarhetsredovisning satte vi upp ett antal aktiviteter som vi identifierat som relevanta för perioden 2013–2014 och vår strategiska målbild. Det är glädjande att konstatera att samtliga dessa aktiviteter är fullt genomförda under perioden och att de har lett till resultat och insikter som hjälper oss att identifiera de aktiviteter som under perioden 2015–2016 kommer att antingen leda oss i mål (där det är möjligt) eller ett eller flera steg närmare de strategiska målen. De utmaningar som vi på kort och lång sikt möter i vårt hållbarhetsarbete finns redovisade i årets hållbarhetsredovisning. Bland de främsta utmaningarna kvarstår fortfarande den att öka kvinnliga partners och att kontinuerligt hitta de bästa talangerna. Stockholm i maj 2015 Jan Dernestam Emma Ihre Managing Partner Head of Sustainability och Verkställande Direktör 5 Mannheimer Swartlings hållbarhetsarbete Rådgivning till klienter Byråns interna hållbarhetsarbete Mannheimer Swartling i samhället Mannheimer Swartlings hållbarhetsarbete består av tre delar; hållbarhet i rådgivningen till klient, det interna hållbarhetsarbetet och Mannheimer Swartling i samhället, som inkluderar byråns pro bono-arbete i alla dess olika former. De tre delarna har tydliga mål och vilar på strategier som är fastställda utifrån byråns värderingar. Vårt hållbarhetsarbete syftar till att skapa långsiktigt värde för våra klienter, byrån och samhället. 6 rådgivning till klienter Som advokatbyrå gör vi störst nytta för människor och miljön genom att hjälpa våra klienter att hantera risker och aff ärsmöjligheter som är kopplade till hållbarhet. Det gör vi genom att integrera frågor som mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption i vår aff ärsjuridiska rådgivning, det vill säga genom att hjälpa våra klienter att dels efterleva sina egna värderingar och dels utnyttja hållbarhetsarbetet för att skapa strategiskt kommersiella värden. sid 11 sid 19 sid 45 byråns interna hållbarhetsarbete Att byråns interna hållbarhetsarbete ligger på minst samma nivå som våra klienters hållbarhetstänk och arbete är en förutsättning för trovärdigheten i vår rådgivning till klienter i hållbarhets- och andra aff ärsjuridiska frågor. Men det är också ett sätt att i handling agera i linje med våra egna tydliga värderingar gällande långsiktighet och laganda. mannheimer swartling i samhället Mannheimer Swartling ska bidra till projekt där byrån kan göra en betydande insats för samhället och som samtidigt kan vara utvecklande för oss som organisation. Vi väljer därför att engagera oss i projekt där vår juridiska kompetens efterfrågas och där vårt deltagande generera kunskap och engagemang hos de anställda. 7 Alla klienter är hela byråns klienter Mannheimer Swartlings verksamhetsmodell bygger på ”true partnership”. Grundprincipen är att resultatet av varje individs arbete ska gynna hela byrån, snarare än den enskilda individen. Det främjar kunskapsdelning och gränslöst samarbete mellan kolleger, verksamhetsgrupper och kontor. Därigenom blir det också byråns främsta redskap för att säkerställa att varje klient garanteras tillgång till den bästa och mest relevanta kunskapen och erfarenheten och därför den bästa möjliga rådgivningen. Att vi redan sedan länge arbetat på det sättet och att byrån genomsyras av det synsättet har varit till stor hjälp när vi nu mer medvetet och strategiskt vidareutvecklar vår rådgiving till att också integrera hållbarhet som en del av vår aff ärsjuridiska rådgivning. Mannheimer Swartling är en fullservicebyrå med drygt 520 medarbetare, 17 verksamhetsgrupper och tio branschgrupper. Byrån har elva kontor på sex marknader; Sverige, Tyskland, Ryssland, Kina, USA och Bryssel. Dessutom verkar byråns jurister internationellt på många andra marknader på uppdrag av svenska och utländska klienter. De cirka 400 juristerna är specialiserade inom olika aff ärsjuridiska områden och branscher. Det innebär att de förstår klienternas aff ärsmässiga utmaningar, samtidigt som de besitter den juridiska kompetensen att hitta de bästa lösningarna på dessa. lagandan djupt förankrad i företagskulturen Det grundläggande målet är att alltid överträffa klienternas förväntningar. Byrån ägnar därför stor omsorg åt att rekrytera, behålla och utveckla de mest passionerade juristtalangerna – som samarbetar för att erbjuda klienterna bästa möjliga rådgivning. Aff ärsmodellen bygger på denna laganda, som finns djupt förankrad i företagskulturen. 8 Långsiktighet i synen på både klienter, verksamhet och medarbetare är också en viktig del av företagskulturen. Det innebär att samarbetet med klienter ofta löper över flera decennier. Det innebär också att byrån ligger i framkant när det gäller utvecklingen av nya tjänster inom juridik. Ett exempel i mängden är vårt nuvarande arbete med att ännu mer systematisk och strategiskt integrera frågor som rör mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption i vår aff ärsjuridiska rådgivning. Mannheimer Swartling strävar efter att alltid vidareutveckla sin verksamhet samt förvalta befi ntlig kompetens och engagemang. Alltså strävar byrån kontinuerligt efter att ligga steget före det som händer på marknaden – allt för att kunna proaktivt möta klienternas skiftande behov i en omvärld stadd i snabb omvandling. Strategiskt syftar byråns verksamhet mot att vara en betrodd partner som kan stötta klienternas verksamhet genom att proaktivt kunna erbjuda innovativa råd och lösningar. Det handlar mer om ”Målet är att ständigt leverera bästa möjliga rådgivning, oavsett omständighet, bransch och tidpunkt.” att leverera en ständigt pågående tjänst än om enskilda uppdrag. Det är på så sätt byrån identifierar nya behov och utvecklar sina tjänster. Detta förutsätter en nära relation till klienterna. Det kräver också att byrån ständigt lever upp till klienternas förtroende. Målet är att ständigt leverera bästa möjliga rådgivning, oavsett omständighet, bransch och tidpunkt. Ett kvitto på att byrån lyckats är att klienterna stannar kvar – i med- och motgång, i låg- och högkonjunktur. Det är både glädjande och sporrande att klienterna räknar med att byrån ska finnas där. Det är också en anledning till att byrån vågar vara långsiktig och ständigt fortsätta arbetet med att säkerställa framtiden genom nya rekryteringar av de bästa talangerna. Byrån investerar också kontinuerligt i aff ärsutveckling och kunskapsöverföring – inom byrån och tillsammans med klienterna. 9 10 Rådgivning till klienter Antikorruption Mänskliga rättigheter Värdeskapande Miljö Långsiktigt värdeskapande Arbetsvillkor Hållbarhet är en naturlig del av vår rådgivning och integreras i alla våra verksamhetsområden. Genom att integrera frågor kring mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption hjälper vi våra klienter att ännu bättre hantera risker och aff ärsmöjligheter kopplade till hållbarhet. Ett rättsområde som arbetsrätt handlar inte bara om anställdas rätt och villkor utan ligger i gränssnittet mot mänskliga rättigheter och bygger på en mer konceptuell förståelse och respekt för människors villkor. Byråns rådgivning inom till exempel fastighetsoch byggbranschen handlar inte bara om miljömässig hållbarhet utan inkluderar också frågor som aff ärsetik och mångfaldsfrågor. Byråns klienter vinner i fastighetsbranschen allt oftare upphandlingar baserat på hur väl hållbarhetsfrågorna finns integrerade i projektet, inte på att priset varit det lägsta. Alltså är det en självklarhet att byråns jurister måste kunna erbjuda kunskap och erfarenhet som hjälper klienterna att tänka och agera ännu mer långsiktigt. medarbetarna om hållbarhetsfrågornas aff ärsmässiga betydelse, vilket gör byråns rådgivning till klienterna ännu bättre. Det är framförallt genom rådgivning till klienterna som vi skapar värde för människor och miljö eftersom vi får möjlighet att hjälpa klienterna att mer effektivt hantera relevanta risker men att också utveckla de aff ärsmöjligheter som är kopplade till ett strategiskt hållbarhetsarbete. Som Nordens ledande aff ärsjuridiska advokatbyrå ser vi det alltså som en självklarhet att ständigt vidareutveckla vår rådgivning i syfte att skapa värde för våra klienter och ta vårt ansvar för en mer hållbar framtid och utveckling. Byråns interna hållbarhetsarbete är en förutsättning för trovärdig rådgivning och ökar insikterna bland 11 Rådgivning till klienter Corporate Sustainability & Risk Management – en ny verksamhetsgrupp ”Hållbarhetsfrågor får en allt mer central plats i företagens strategiarbete i takt med ökade insikter om frågornas betydelse för långsiktig lönsamhet, riskhantering och som värdeskapande verktyg. Det innebär också att vi ser en ökad efterfrågan på kvalificerad rådgivning inom hållbarhetsområdet.” Så förklarar Erica Wiking Häger, ordförande för byråns nystartade grupp Corporate Sustainability & Risk Management, anledningen till att Mannheimer Swartling nu organiserar sin hållbarhetsrådgivning i en egen verksamhetsgrupp. Hanteringen av hållbarhetsrisker som till exempel korruption, har länge varit en del av byråns rådgivning till klienter. Till och med innan hållbarhetsbegreppet hade en sådan spridning och acceptans i näringslivet som det har idag. Det har bland annat handlat om preventiva åtgärder, inte minst när det gäller regelefterlevnad, så kallad compliance, inom antikorruption, konkurrensrätt, personuppgiftsbehandling och handelssanktioner. Utredningar i samband med kriser kopplade till misstankar om korruption eller indirekta kränkningar av de mänskliga rättigheterna är ytterligare ett exempel. Detta har resulterat i att byrån har byggt upp en unik kompetens och erfarenhet inom området. Nu tar byrån ytterligare ett steg genom att samordna denna kompetens inom ett verksamhetsområde. – Många av våra klienter har börjat att se på sin verksamhet och dess effekt på omvärlden med utgångspunkt i Global Compacts principer. Dessa klienter efterfrågar nu aff ärsjuridiska rådgivare som har samma perspektiv och som också kan integrera det i sin rådgivning, säger Erica Wiking Häger. På ”World Economic Forum” i Davos 1999 uppmanade FN:s generalsekreterare, Kofi Annan, näringslivet att ta ett globalt ansvar. Generalsekreterarens initiativ 12 ledde till skapandet av ”The Global Compact”, som innefattar principer riktade till företag kring mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption. Principerna baseras på FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna, ILO:s grund läggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet, Riodeklarationen samt FN:s konvention mot korruption. Dessa principer och andra internationella riktlinjer och branschinitiativ inom hållbarhet har fått ett allt större genomslag inom näringslivet. fullservice inom hållbarhet Genom att samla Mannheimer Swartlings erfarenhet och kunskap inom en ny verksamhetsgrupp kan byrån erbjuda fullservicerådgivning även inom aff ärsjuridiska frågor som rör hållbarhet. – Rådgivningen rör allt från anti-korruption och mänskliga rättigheter till miljöfrågor och arbetsvillkor hos leverantörer, men ger framförallt en helhetssyn på dessa ofta komplexa frågor. För företag med internationell verksamhet hänger dessa frågor ofta ihop och det är inte tillräckligt att enbart fokusera på ett enskilt område. Rådgivningen har därför organiserats inom ett verksamhetsområde i syfte att ännu bättre stödja våra klienter i deras arbete, säger Erica Wiking Häger. ”Rådgivningen rör allt från antikorruption och mänskliga rättigheter till miljöfrågor och arbetsvillkor hos leverantörer, men ger framförallt en helhetssyn på dessa ofta komplexa frågor.” – Det handlar främst om att vi hjälper klienter att identifiera och hantera risker och aff ärsmöjligheter kopplade till hållbarhet, samt att hjälpa klienterna att bedriva verksamhet i linje med den egna organisationens värderingar, fortsätter hon. Gruppen biträder klienter med bland annat due diligence och riskanalyser inom hållbarhet och compliance, utredningar och krishantering, complianceprogram, whistleblowingsystem och uppförandekoder. 13 Rådgivning till klienter Hållbarhet en del av vår rådgivning Hanteringen av hållbarhetsrisker och hållbarhetsfrågor har länge varit en del av byråns rådgivning till klienter, till och med innan själva hållbarhetsbegreppet fick den spridning och acceptans i näringslivet som det har idag. På vilket sätt ser du att hållbarhet blivit en del av den aff ärsjuridiska rådgivningen inom ditt ansvarsområde och vilken effekt har hållbarhet idag på rådgivningen – kan man se förändringar i trender, ”då” och ”nu”? Vilka är de vanligaste frågorna som klienterna efterfrågar och hur tror du det kommer att se ut längre fram? Tidigare arbetade klienterna mer reaktivt på så sätt att hållbarhetsfrågorna blev viktiga när något redan hade gått fel. Till exempel vid misstankar om korruption. I dagsläget vill klienterna i mycket större utsträckning arbeta preventivt och värdeskapande med sina hållbarhetsrisker och lägger därför ned mycket större energi på förebyggande åtgärder. Vi har därför stort fokus på att genomföra riskanalyser i bolag för att identifiera var deras huvudsakliga hållbarhetsrisker finns samt att utarbeta skräddarsydda compliance och utbildningsprogram för våra klienter. Jag är övertygad om att det förebyggande hållbarhetsarbetet kommer att fortsätta att öka. Erica Wiking Häger Partner och ordförande i verksamhetsgruppen Corporate Sustainability & Risk Management Hur anser du att Mannheimer Swartling skapar ett mervärde för sina klienter genom att integrera hållbarhet i den aff ärsjuridiska rådgivningen? Många klienter har redan ett stort fokus på hållbarhetsfrågor i sitt risk- och strategiarbete. Våra jurister har djup och bred kompetens inom frågor som rör mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och antikorruption. Det är därför naturligt för oss att hjälpa våra klienter att identifiera och hantera risker kopplade till deras hållbarhetsarbete. Vi skapar mervärde för klienterna på många olika sätt bland annat genom att hjälpa till med hållbarhetsgranskningar i samband med förvärv och genom att integrera klienternas uppförandekoder i avtal med leverantörer, agenter och andra aktörer i värdekedjan. Vår true partnership-modell ger oss också en utmärkt grund att utveckla specialiserad rådgivning inom hållbarhet där ett flertal specialistområden är nödvändiga. 14 Varför valde du att arbeta med hållbarhetsfrågor och hur har det påverkat dig och ditt arbete? Finns det någon fråga som du brinner extra för? Faktum är att jag redan under juristutbildningen läste en fördjupning i mänskliga rättigheter. Sedan har jag under större delen av min karriär haft ett stort intresse för integritetsfrågor och då särskilt företag och organisationers behandling av personuppgifter. Det är ett område som har vuxit enormt under de senaste åren. I takt med den ökade digitaliseringen och globaliseringen är det nödvändigt att företag har integritetsaspekten i åtanke när nya produkter och tjänster utvecklas. I den digitala miljön är möjligheterna att kartlägga individers vanor och intressen närmast obegränsade. Detta är ett område som jag brinner extra mycket för. John Ruggie, FN:s särskilde expert inom företagande och mänskliga rättigheter har också – vid sidan av gruvdrift och klädtillverkning – pekat ut IT-branschen som en av de branscher där risken för brott mot de mänskliga rättigheterna är som störst. Särskilt vad gäller myndigheters förväntan att få del av personlig information som internetföretagen har tillgång till. Bo Hansson Partner, ansvarig för byråns miljörättsgrupp i Öresundsregionen Hur anser du att Mannheimer Swartling skapar ett mervärde för sina klienter genom att integrera hållbarhet i den aff ärsjuridiska rådgivningen? Miljöbalken är inte en renodlad skyddslagstiftning utan syftar till en hållbar utveckling. Detta får betydelse i alla sammanhang där miljöbalken tillämpas, exempelvis när våra klienter söker tillstånd för bedrivande av miljöpåverkande verksamheter. I sådana tillståndsärenden argumenterar bevarandeintressena regelmässigt som om miljöbalken vore en renodlad skyddslagstiftning och att den ansökta exploateringsverksamheten därför är av ondo. Genom att vi hjälper klienten att ta fram utredningar som visar att den ansökta verksamheten är hållbar kan tillstånd för denna erhållas med rimliga tillståndsvillkor, det ofta hårda motståndet till trots. Varför valde du att arbeta med hållbarhetsfrågor och hur har det påverkat dig och ditt arbete? Finns det någon fråga som du brinner extra för? Vårt välfärdssamhälle kräver miljöpåverkande verksamheter. Verksamheterna genererar nyttigheter och den tekniska utvecklingen gör det möjligt att producera dessa nyttigheter med allt mindre miljöpåverkan. Detta är en spännande och fascinerande utveckling som man får insyn i när man arbetar med hållbarhetsfrågor utifrån en miljörättslig synvinkel. Jag skulle gärna vilja arbeta mer med att hjälpa multinationella företag att ta fram och implementera en enhetlig miljöstandard för deras produktionsanläggningar internationellt. Jag tror att detta vore på många sätt lönsamt för företagen och att en sådan standard skulle innebära radikalt mindre miljöbelastning på många håll. Jag tror alltså att företagen skulle kunna göra mer gott och samtidigt tjäna pengar på det. På vilket sätt ser du att hållbarhet blivit en del av den aff ärsjuridiska rådgivningen inom ditt ansvarsområde och vilken effekt har hållbarhet idag på rådgivningen – kan man se förändringar i trender, ” då” och ”nu”? Vilka är de vanligaste frågorna som klienterna efterfrågar och hur tror du det kommer att se ut längre fram? Miljöpåverkande produktionsanläggningar kan i Sverige inte bedriva verksamhet utan föregående miljöprövning. Miljöprövningen grundas på miljöbalken som i sin tur syftar till en hållbar utveckling. Miljöbalken är dock tillämplig på produktionsanläggningar i Sverige. Införandet av Industriemissionsdirektivet kommer att utjämna miljökraven inom EU. För produktionsanläggningar utanför EU gäller i regel mindre stränga miljökrav. De lägre miljökraven gör produktionen billigare men innebär samtidigt att omgivningen och närboende får tåla högre miljöbelastning från företagets produktionsanläggning. Att utnyttja de lägre miljökraven på bekostnad av närmiljö och människors hälsa kan uppfattas som oetiskt ifrån exempelvis investerares och kunders sida, och därmed påverka lönsamheten. Detta är ett nytt sätt att tänka. 15 Rådgivning till klienter Anti-korruption är en av de viktigaste hållbarhetsaspekterna Anti-korruption är en av de mest avgörande hållbarhetsfrågorna och har lett till att fler länder implementerar skärpta lagar. Företagen behöver lära sig mer om hur man bygger, utvecklar och upprätthåller system som säkerställer att man undviker, upptäcker och åtgärdar korruption – även på marknader som ligger långt från huvudkontoret. Inte minst gäller detta marknader och aff ärskulturer där synsättet på korruptionsfrågor fortfarande är på en lägre nivå. På vilket sätt ser du att hållbarhet blivit en del av den aff ärsjuridiska rådgivningen inom ditt ansvarsområde och vilken effekt har hållbarhet idag på rådgivningen – kan man se förändringar i trender, ”då” och ”nu”? Vilka är de vanligaste frågorna som klienterna efterfrågar och hur tror du det kommer att se ut längre fram? Jag har gått från att vara en jurist med huvudsakligen Life Science som plattform till att arbeta med antikorruption inom ett stort antal branscher. Idag är proaktivt anti-korruptionsarbete och frågor om aff ärsetik aktuella inte bara inom de branscher som traditionellt ansetts som högrisk. Det är glädjande att se att förebyggande anti-korruptionsarbete i allt ökande utsträckning står i fokus i alla slags branscher och hos olika intressenter. Partner, ordförande i Mannheimer Swartlings Health Care och Life Sciences grupp Det finns numera tydliga förväntningar från ägare, kunder och andra intressenter kring krav på proaktiv hantering och skräddarsydda upplägg utifrån bolagets specifika verksamhet. Klienterna ser hållbarhet som en integrerad del av sin aff ärsverksamhet och vill veta hur man kan ta sitt ansvar samt hantera risker på ett föredömligt sätt. Hur anser du att Mannheimer Swartling skapar ett mervärde för sina klienter genom att integrera hållbarhet i den aff ärsjuridiska rådgivningen? Varför valde du att arbeta med hållbarhetsfrågor och hur har det påverkat dig och ditt arbete? Finns det någon fråga som du brinner extra för? Vi har länge arbetat med frågor inom hållbarhet som en del av vår rådgivning. Under de senaste åren har vi tagit ett mycket tydligare helhetsgrepp om området och på ett systematiskt sätt integrerat det som en del av vår rådgivning. Vi bistår klienter ur ett holistiskt perspektiv och hjälper dem att identifiera och hantera risker kopplade till olika hållbarhetsfrågor som till exempel korruption. Vårt inarbetade arbetssätt med kunskapsdelning på byrån gör det möjligt för oss att skapa tydligt mervärde för våra klienter. Hållbarhet är för mig en viktig och grundläggande fråga och en förutsättning för att på ett professionellt sätt kunna skapa långsiktigt värde för våra klienter och andra intressenter. Hållbarhet är en naturlig del både i vårt interna arbete och i klientarbetet, och skapar en trygghet i alla typer av relationer. Helén Waxberg 16 Jesper Prytz Partner, ordförande för branschgruppen fastigheter Hur anser du att Mannheimer Swartling skapar ett mervärde för sina klienter genom att integrera hållbarhet i den aff ärsjuridiska rådgivningen? Varför valde du att arbeta med hållbarhetsfrågor och hur har det påverkat dig och ditt arbete? Finns det någon fråga som du brinner extra för? Jag ser detta både som en aktuell branschfråga och som ett område som väcker mitt personliga intresse. Eftersom hållbarhetsfrågor idag är en del av klienternas kommersiella verklighet så behöver den också vara i fokus legalt sett. Vi kan skapa ett mervärde genom att se hur hållbarhetsfrågor ska hanteras legalt, vilket varierar med klientens verksamhet. På vilket sätt ser du att hållbarhet blivit en del av den aff ärsjuridiska rådgivningen inom ditt ansvarsområde och vilken effekt har hållbarhet idag på rådgivningen – kan man se förändringar i trender, ” då” och ”nu”? Vilka är de vanligaste frågorna som klienterna efterfrågar och hur tror du det kommer att se ut längre fram? Inom fastighets- och byggbranschen har hållbarhet länge funnits som en fråga gällande miljömässig hållbarhet, vilket hänger samman med driftsekonomi med mera. På senare tid har också andra hållbarhetsfrågor blivit allt viktigare. Eftersom pensionskapital representerar en betydande ägarandel i fastighetsbranschen har det ökade fokus på etik och compliance slagit igenom även ur detta perspektiv. Social hållbarhet börjar bli ett tema i entreprenadupphandlingar och markanvisningar. Det är vanligt att klienten behöver hjälp med att paketera hållbarhetsfrågor i legala former och vi får vara delaktiga i att genomföra hållbarhetsvisioner i skarpa avtal och legala dokument. Här ser vi att marknaden ännu är ovan och därför har vi en roll att fylla. 17 18 Byråns interna hållbarhetsarbete Att byråns interna hållbarhetsarbete ligger på minst samma nivå som våra klienters hållbarhetstänk och arbete är en förutsättning för trovärdigheten i vår rådgivning till klienter i hållbarhets- och andra aff ärsjuridiska frågor. Men det är också ett sätt att i handling agera i linje med våra egna tydliga värderingar gällande långsiktighet och laganda. Byråns interna hållbarhetsområde sker inom tre huvudområden: Medarbetare och organisation Etik och regelefterlevnad Internt miljöarbete 19 Byråns interna hållbarhetsarbete Medarbetare och organisation Som kunskapsföretag är Mannheimer Swartling helt beroende av både den professionella kvaliteten och de personliga egenskaperna hos medarbetarna. Att rekrytera de bästa medarbetarna samt att därefter utveckla och behålla dem är därför centralt för byråns framtid. Byråns företagskultur med True partnership-modellen och grundvärderingarna ”kvalitet, laganda och aff ärsfokus” spelar en viktig roll eftersom de erbjuder medarbetarna ökade möjligheter att trivas, utvecklas och prestera utan inbördes konkurrens. hållbarhetsstyrning Ansvaret för det operativa arbetet inom hållbarhetsstyrning ligger hos byråns HR-avdelning. HRavdelningen har ett nära samarbete med personalansvariga partners för respektive verksamhetsgrupp samt med Juristutskottet i strategiska beslut avseende övergripande personalfrågor för jurister. Juristutskottet finns närmare beskrivet på sidan 28. Juristutskottet stämmer i sin tur även av mer omfattande 20 beslut med styrelsen och övriga partners. Vad gäller supportpersonalen arbetar respektive supportchef tillsammans med VD och HR-avdelningen. Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är byråns jämställdhets- och mångfaldsplan, bonuspolicy, pensions- och försäkringspolicyer, kompensationsstrategi och lönepolicy för supportpersonalen, föräldraledighetspolicy samt personalhandbok. Mål • Mång fald: öka andelen kvinnliga partners. • Arbetsmetodik: tillsammans med medarbetarna verka för att skapa balans mellan yrkes- och privatliv. • Arbetsvillkor: Säkerställa att alla medarbetare har tillfredsställande anställningsvillkor. aktiviteter planerade för 2015-2016 • Regelbundna dialoger (minst varje månad, förutom i juli och augusti) inom respektive verksamhetsgrupp kring frågor som rör arbetsfördelning, delegering, mångfaldstänkande i den professionella vardagen. • Ledarskapsutbildning för partners med inriktning på medarbetares prestation. • Prestationsinriktad utbildning för juristerna. • Fortsätta erbjuda utbildning i hur man arbetar effektivt och motverkar onödig stress. • Översyn av byråns anställningsvillkor för biträdande jurister, bland annat genom dialog med biträdande jurister via Juristutskottet. 21 Medarbetare och organisation Rekrytera, utveckla och behålla de bästa talangerna Byrån strävar efter att rekrytera, utveckla och behålla de mest kompetenta medarbetarna för att säkerställa sin ledande marknadsposition. Byrån har två övergripande personalkategorier: juristpersonal (associates, senior associates, specialist counsels och partners) och supportpersonal. Rekrytering av jurister sker löpande genom en formaliserad process som är enhetlig för samtliga svenska kontor. Majoriteten av alla jurister som anställs kommer direkt från studier på juristprogrammet eller efter tingstjänstgöring. Rekryteringsprocessen för supportpersonal är också formaliserad men anpassas efter vilken typ av tjänst som ska tillsättas. På samma sätt som gäller för juristpersonalen så strävar byrån efter att rekrytera de skickligaste medarbetarna också för supportfunktionerna (HR, Administration, Kontorsservice, Kommunikation, Kunskap, IT, QRM, Ekonomi) för att kunna erbjuda den högsta kvaliteten och den bästa servicen. Supportpersonalen inkluderar allt det professionella stöd som krävs för att byrån ska kunna behålla sin ledande position. Under 2014 har byrån anställt 50 nya jurister samt 44 supportpersonal varav 26 visstidsanställda. 2014 hade byrån vid de svenska kontoren totalt 470 tillsvidareanställda medarbetare, varav 52 procent var kvinnor och 48 procent var män1. Utöver det hade byrån 26 visstidsanställda som under 2014 arbetade minst två månader sammanhängande tid, varav 7 var män. andel och typ av anställning i relation till kön 500 Personalomsättningen var totalt 17 procent på byrån under 2014. Detta är en ökning med 5 procent jämfört med 2013 då den totala personalomsättningen var 12 procent. Juristerna står för den större ökningen, från 7 procents omsättning 2013 till 11 procent 2014. Att personalomsättningen av jurister varierar är normalt för byrån och i branschen och beror på efter frågan på biträdande jurister i marknaden. Hög efterfrågan på marknaden resulterar alltid i ökning av personalomsättning bland jurister. För supportpersonalen är det en mer stabil omsättning då den 2013 var 4 procent. För partners blev omsättningen en procent eftersom fyra partners lämnade byrån och en gick i pension.2 personalomsättning Totalt Partners 0,9 0 0 Associates 29 6,2 14 Senior 20 4,3 9 1 0,2 0 200 Specialist Tillsvidareanställda 26 Visstidsanställda 3,0 15 3,2 1,9 11 2,3 0 1 0,2 54 Jurister Totalt < 30 år 11 30-50 år 51 år < Totalt i% % 2,3% 5 39 8,3% 0 0,0% % 1,1 6 18 3,8 21 4,5 0 0,0 0 0,0 Totalt Totalt i% % % < 30 år 6 1,3 6 1,3 0 0 30-50 år 10 2,1 9 1,9 1 0,2 8 1,7 8 1,7 0 0 Antal anställda som slutat i relation till antal anställda av samma kön 1 Samtliga tillsvidareanställda medarbetare, även partners, som var anställda vid byråns svenska kontor den 31 december 2014. Inkluderar även personer med provanställning som ännu inte övergått i en tillsvidareanställning. 2 All personalomsättning beräknas på totalt antal anställda enligt GRI:s mätinstruktioner och tidigare rapport. 22 1,3 24 19 0 0,9 Counsels 51 år < 7 4 Associates Support 52% 48% % 50 470 100 % 4 400 300 Totalt i% Anställningar Partners 40 Totala antal tillsvidareanställda per personalkategori: Totalt 35 Associates 92 99 191 30 Senior Associates 40 38 78 25 Partners 9 67 76 20 Specialist Counsels 2 2 4 15 Supportpersonal 103 18 121 Totalt 246 224 470 10 5 0 <30 <40 <50 <60 <70 <50 <60 <70 <50 <60 <70 Åldersfördelning Associates Specialist Counsels 3,0 100 2,5 80 2,0 60 1,5 40 1,0 20 0,5 0,0 0 <30 <40 <50 <60 <70 <30 <40 Senior Associates Supportpersonal 80 50 70 40 60 50 30 40 20 30 20 10 10 0 0 <30 <40 <50 <60 <70 <30 <40 23 Medarbetare och organisation 216 Utöver PDP-programmet erbjuder även byrån utbildning i andra former: timmar Under 2014 erbjöd byrån de biträdande juristerna totalt 157 timmar PDP (Professional Development Programme) utbildning. Utöver den obligatoriska utbildningen inom ramen för PDP programmet erbjöd även byrån cirka 50 timmar inom ramen för andra utbildningssatsningar. Professional Development Programme: Första året som biträdande jurist 64 timmar Andra året som biträdande jurist 42 timmar Tredje året som biträdande jurist 31 timmar Fjärde året som biträdande jurist 11 timmar Femte året som biträdande jurist 21 timmar Sjätte året som biträdande jurist 5 timmar Utbildning Som kunskapsföretag är det av stor vikt för byrån att erbjuda biträdande jurister kontinuerlig vidareutveckling och utbildning. Byrån har därför ett strukturerat utbildningsprogram, Professional Development Programme (PDP) som riktar sig till samtliga biträdande jurister (associates). Programmet anordnas centralt, sträcker sig över sex år och är obligatoriskt för de biträdande juristerna. Utbildningsprogrammet innefattar såväl ämnesspecifi ka utbildningar som utbildning inom projektledning, retorik, aff ärsmannaskap, förhandlingsteknik, företagsekonomi och engelska. För supportpersonalen erbjuds utbildning i aff ärsengelska, informationsutbildning om byråns olika 24 Legal and market update – Allmän nyhetsuppdatering inom byråns samtliga verksamhet/ branschområden. Erbjuds samtliga jurister och partners. Cirka 1 timme 4 gånger per år MSA Academy – Föreläsningar om för verksamheten relevanta och aktuella ämnen, ofta med juridiskt fokus. Erbjuds samtliga medarbetare. SYSTEM- OCH DATABASUTBILDNINGAR – Erbjöds samtliga medarbetare. Cirka 6 timmars utbildning Utbildning inom verksamhetsgrupperna – Varje verksamhetsgrupp anordnar juridisk specialistutbildning. Minst 18 timmar per år för juristerna Utbildningskonferenser – På central byrånivå för samtliga kontor, samt mindre konferenser inom de olika verksamhetsgrupperna/avdelningar. Under 2014 anordnade till exempel byrån en utbildningskonferens för alla jurister, och lokala konferenser för all supportpersonal, där samtliga anställda fick 4-6,5 timmars centralt anordnad utbildning, samt ytterligare gruppspecifik utbildning. juridiska verksamheter samt administrativ IT utbildning. Byrån har inte någon formaliserad utbildningsplan för supportpersonalen, utom för juniorassistenter som får en strukturerad utbildning för att snabbt introduceras i verksamheten. Individuella utbildningsbehov för supportpersonal diskuteras, dokumenteras och följs upp under utvecklingssamtal för att säkerställa att samtliga får den utbildning som respektive roll kräver. En del av den utbildning som är tillgänglig för juristerna erbjuds även supportpersonal. Det gäller exempelvis utbildning i retorik, projektledning och presentationsteknik. En uppskattning är att support personalen i genomsnitt har erbjudits ungefär 20 timmar utbildning per person under 2014. Karriär och utveckling Som ett led i det kontinuerliga arbetet med att vidareutveckla byråns medarbetare omfattas samtliga medarbetare av något av byråns olika utvärderingsoch karriärsutvecklingssystem. Biträdande juristers prestation och utveckling utvärderas årligen genom en 360-utvärdering. Metoden syftar till att ge en komplett bild av varje enskild biträdande jurists prestation. Varje jurist utvärderas av ett antal såväl seniora som juniora medarbetare som denne arbetat med under året som gått. Utvärderingen resulterar i en rapport som ligger till grund för det årliga utvecklingssamtal som varje biträdande jurist har tillsammans med minst en partner. Resultatet av 360-utvärderingen är inte ensamt avgörande för biträdande juristernas fortsatta karriär inom byrån, men eftersom 360-utvärderingen är så pass omfattande och speglar olika facetter av en biträdande jurists både professionella och personliga egenskaper och attityder, så blir resultatet av 360-utvärderingen en viktig faktor i bedömningen av hur en biträdande jurists fortsatta utveckling ska utformas. Partners omfattas också av en 360-utvärdering som genomförs vartannat år. De utvärderas av andra partners, biträdande jurister (associates och senior associates) samt supportpersonal. Även deras 360-rapport ligger till grund för ett utvecklingssamtal som genomförs tillsammans med Utskottet för delägarutveckling (UDU), bestående av fem seniora partners. Under 2014 utvärderades totalt 172 biträdande jurister (associates och senior associates) vilket motsvarar 65 procent av de biträdande juristerna. Av de utvärderade var 47 procent kvinnor och 53 procent män. För att utvärderas ska man ha varit i aktiv tjänst under minst ”För att ytterligare stärka möjligheterna till personlig utveckling erbjuds biträdande jurister även att delta i mentorskapsprogram i byråns regi.” sex månader under året, således utvärderades inte nyligen anställda samt medarbetare som var tjänstlediga under hela eller del av året. Vidare utvärderades 91 procent av delägarna, varav 11 procent kvinnor och 89 procent män. För att ytterligare stärka möjligheterna till personlig utveckling erbjuds biträdande jurister även att delta i mentorskapsprogram i byråns regi. Supportpersonalen utvärderas nu också årligen via 360-utvärdering och genomgår liksom tidigare formaliserade utvecklingssamtal. All tillsvidareanställd supportpersonal som varit i tjänst under minst sex månader under 2014 erbjöds utvärdering och utvecklingssamtal. Deltagandet i 360-utvärdering 2014 65% Biträdande jurister 85% 91% Support Partners 25 MÅNGFALD För att byrån fortsatt ska vara en attraktiv arbetsplats för de bästa talangerna är ett strategiskt mål att öka andelen kvinnliga partners. Byråns befintliga och potentiella medarbetare lägger stort fokus på mångfaldsfrågor och byråns klienter förväntar sig att byrån som samarbetspartner och rådgivare ska vara ett gott exempel när det gäller mångfald. I föregående hållbarhetsredovisning var ett av målen att aktivt arbeta med jämställdhetsfrågan för att på sikt öka andelen kvinnliga partners. Förutom att byrån stödjer och medverkar på olika forum, exempelvis interna mentorskapsprogram, kvinnliga nätverk, och därutöver erbjuder anpassade förmåner och villkor riktade till småbarnsföräldrar för att underlätta i vardagen, som alla i princip tillhör kategorin hygienfaktorer, så har byråns arbete fokuserat på att förstå varför de åtgärder som satts in inte varit så omedelbart effektiva som man förutsett. En ny arbetsgrupp bestående av HR och partners skapades och inom ramen för denna genomfördes intervjuer med ett antal kvinnliga biträdande jurister för att kartlägga deras syn på mångfaldsfrågorna. Vidare engagerades en extern part för att genomföra djupintervjuer med samtliga kvinnliga partners på byrån i syfte att kartlägga vad som hade varit avgörande för dem i deras karriärer. Mångfaldsfrågorna var också en del av det diskussionsunderlag på vilket medarbetarkonsultationer genomfördes inför denna rapport. Insatserna ovan har lett fram till dels nya insikter och erfarenheter dels flera mycket konkreta förslag på förbättringar i dagligt ledarskap på verksamhets- 26 nivå, ändrade beteenden och bedömningsgrunder. Inte minst gäller detta i samspelet mellan partners och biträdande jurister, allt för att understödja att allas potential tillvaratas på bästa sätt och efter var och ens förutsättningar. Baserat på detta arrangeras nu skräddarsydd utbildning i prestationsinriktat ledarskap i syfte att bereda alla medarbetare samma utvecklingsmöjligheter. Dessutom ska alla biträdande jurister erbjudas utbildning i hur de kan accelerera sin utvecklingskurva och växa i rollen som jurist och sedermera även som advokat. Byrån är relativt jämställd när det gäller det totala antalet medarbetare. För 2014 var 52 procent av det totala antalet medarbetare vid de svenska kontoren Könsfördelning medarbetare i den svenska verksamheten 48% 52% Andel kvinnor och män per personalkategori 48% 51% 50% 12% 85% Associates Senior Associates Specialist Counsels Partners Support kvinnor och 48 procent var män. Av de seniora biträdande juristerna var 51 procent kvinnor och av de juniora biträdande juristerna var 48 procent kvinnor. Däremot var endast 12 procent av av byråns partners kvinnor. Bland supportpersonalen var 15 procent män vilket är en ökning jämfört med 2012 då supportpersonalen uppgick till 9 procent män. För att motivera även manliga medarbetare att utnyttja så mycket föräldraledighet som möjligt och för att motivera föräldrar att ta föräldraledighet under längre sammanhängande perioder så reviderades byråns föräldraledighetspolicyn 2013. Exempelvis kortades ersättningsperioden från maximala 12 månader till 10 månader, ersättning kan numera bara utnyttjas under två perioder (tidigare obegränsat antal) och tilläggsersättning från byrån kopplades till samtidigt uttag av föräldrapenning från Försäkringskassa. För att motivera kvinnlig juristpersonal att komma in i arbetsrollen snabbare efter föräldraledighet (ett uttalat önskemål från de kvinnliga biträdande juristerna) så har byrån tagit intryck av synpunkter som framkommit i djupintervjuer med kvinnliga jurister som kommit åter från föräldraledighet, samtal i anledning av att de slutat sin anställning inom byrån samt allmänna uppföljningssamtal. Synpunkterna har tydliggjort vikten av ett samtal då den kvinnliga biträdande juristen är på väg tillbaka efter en föräldraledighet. Ett tillfälle att prata förväntan, diskutera arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Detta är ett område som innebär klara utvecklingsmöjligheter inom byrån och byrån informerar numera löpande på delägarmöten om vikten av dessa samtal. För att ytterligare tydliggöra förväntansbilden på juristerna har det också arrangerats juristmöten på detta tema. En återkommande fråga, som också har relevans för frågan om jämställdhet, är hur man kombinerar en aktiv byråkarriär med familjeliv. Byrån har länge arbetat med de traditionella hygienfaktorerna för att underlätta för småbarnsföräldrar, till exempel utökat stöd till hushållsnära tjänster, möjligheter till individuellt anpassad tjänstgöring och ökade möjligheter att arbeta hemifrån. Förmånerna riktar sig till både män och kvinnor då byrån anser att ett jämställt föräldraskap för såväl manliga som kvinnliga medarbetare gynnar ett mer jämställt klimat på byrån i stort och bidrar till positiva attitydförändringar på sikt. Antal månader föräldraledighet som tagits ut av jurister 12,1 10,4 6,8 4,5 2012 2014 Som en del av byråns jämställdhetspolicy sammanställs regelbundet statistik över i vilken omfattning biträdande jurister utnyttjat sin föräldraledighet. Statistiken är fördelad på kön. Resultatet visade att kvinnliga jurister tog ut något kortare period under 2012 men var åter upp på nivån 12 månader under 2014. Manliga jurister tog också ut något kortare period av föräldraledighet under 2012 men byrån noterade också för denna kategori en ökning 2014 till 6,8 månader. 27 Medarbetare och organisation Arbetsmiljö och hälsa Byrån som arbetsplats innehåller normalt inga risker för allvarliga fysiska skador. Under 2014 har fyra arbetsskador anmälts.3 Den anmälda sjukfrånvaron under 2014 uppgick till 2,4 procent av ordinarie arbetstid avseende de kvinnliga medarbetarna och 0,2 procent avseende de manliga medarbetarna, för hela byrån 1,4 procent vilket är en minskning jämfört med föregående år. Kvinnors sjukfrånvaro står fortfarande för huvuddelen och byrån följer kontinuerligt upp bakomliggande orsaker och arbetar aktivt med rehabilitering tillsammans med företagshälsovården. Den generellt låga sjukfrånvaron, i synnerhet för männen, tror vi kan bero på ”sjuknärvaro”. Medarbetare arbetar trots att de inte är helt friska, alternativt anser att den flexibla arbetstiden omfattar sjukfrånvaro. Medarbetare uppmanas dock alltid att anmäla när de är sjuka och att kompensationstid inte får ersätta sjukfrånvaro då byrån måste kunna följa upp både på byrånivå och framförallt på individnivå. Total sjukfrånvaro i relation till ordinarie arbetstid Totalt 2013 3 0,2 1,7 2014 2,4 0,2 1,4 En större arbetsmiljörisk är istället psykiska och stressrelaterade sjukdomar. Klienternas behov av vår tillgänglighet leder ofta till hög och ojämn arbetsbelastning för våra medarbetare och i synnerhet för våra jurister. Frågan om balans mellan yrkes- och privatliv prioriterades också vid medarbetarkonsultationerna som en viktig fråga. Frågan har länge varit prioriterad för byrån men det finns trots det utrymme för fler åtgärder. Byrån arbetar för att skapa flexibla arbetsmöjligheter genom tekniska lösningar men det krävs också vissa förändringar inom ramen för gott ledarskap samt förbättrade och effektiviserade arbetsmetoder. MÅL OCH AKTIVITETER 2012–2014 Som planerat 2012–2014 erbjöds ett flertal omgångar kursen ”Stress och effektivitet inom advokatyrket”. Kursen leds av en psykolog med specialisering på att underlätta advokaters arbete genom praktiska psykologiska förhållningssätt och verktyg. Den återkoppling vi har fått från deltagarna är mycket positiv. Under 3 våren 2014 fick de jurister som önskade gå ett 5-veckors mindfulness-program med gott utfall. Självskattningar före och efter genomgånget program visade bland annat på en känsla av ökad prestation, sömnkvalitet samt minskad känsla av överengagemang och stress. Byrån uppmuntrar dessutom hälsofrämjande aktiviteter genom till exempel gym på arbetsplatsen, gemensamma sportaktiviteter, friskvårdsbidrag, sjukoch sjukvårdsförsäkring samt ett nära samarbete med företagshälsovård. Byrån erbjuder även sina medarbetare omfattande hälsoundersökningar med jämna mellanrum. Inflytande och kommunikation För att säkerställa juristernas möjlighet till påverkan av interna frågor samt för kommunikation mellan biträdande jurister och partners har byrån skapat ett så kallat Juristutskott (JU). JU består av representanter från biträdande juristerna, delägarna och HRavdelningen. Frågor som hanteras inom detta utskott är bland annat rekryteringsfrågor och frågor kring löner och anställningsvillkor. Vidare driver utskottet tillsammans med HR-avdelningen även frågor kring mentorskapsprogram, rotation mellan verksamhetsgrupper, utlandstjänstgöring, ersättningsfrågor samt olika trivselskapande aktiviteter. När det gäller att säkerställa supportpersonalens möjlighet till påverkan av interna frågor liksom för kommunikation mellan de olika avdelningarna samt mellan supportpersonalen och ledningen så har byrån skapat ett separat forum för en fortlöpande dialog. Detta forum ger dock utrymme för förbättringar eftersom det inte fungerat som förväntat. Supportpersonalen har av olika skäl och trots uppmaningar sällan tagit initiativ till träffar och har haft svårt att driva gemensamma frågor, bortom respektive avdelning/funktion. Ökad konstruktiv aktivitet inom detta forum är ett av de prioriterade områdena för den pågående perioden. På uppdrag av ledningen har medarbetarkonsultationen genomförts i Stockholm, Göteborg och Öresund. Samtliga medarbetare och partners kallades. Inför möten skickades arbetsmaterial ut med diskussionsfrågor, till exempel arbetsförhållanden, mångfaldsfrågor och pro bono-verksamhet. Vid slutfasen av framtagande av denna rapport inkom resultat från 2015 års medarbetarundersökning. Djupanalyser är ännu ej genomförda men HR och Samtliga skador var av lindrigare karaktär. Två av skadorna uppkom på väg till arbetet och blev återställda efter en tid med operation/gips/sjukgymnastik. De andra två var halkolyckor på grund av nybonade golv. Således inga livshotande skador och inga bestående men. 28 JU beslutade att lägga till ytterligare en aktivitet baserat på juristernas återkoppling, nämligen att se över ersättningspaketet, i synnerhet gällande lön och bonusmodell. I övrigt har resultatet försämrats något jämfört med 2013 års undersökning, något vi tror är kopplat just till ersättningsfrågan. Till följd av True Partnership-modellen och den incitamentstruktur som denna ger upphov till, föreligger inga löneskillnader mellan män och kvinnor hos varken partners eller biträdande jurister. Supportpersonalens löner kartläggs enligt gängse regler för att säkerställa att inga oskäliga löneskillnader föreligger mellan män och kvinnor. Lönesystem och andra förmåner True partnership-modellen innebär att alla partners delar lika på vinst i relation till den aktieandel respektive partner har. Antalet aktier är i sin tur beroende av hur många år man varit partner. Hur stor andel av vinsten som varje partner har genererat har således ingen betydelse för dess utdelning. För de biträdande juristerna innebär True partnershipmodellen att alla har samma löneutveckling och att bonusprogrammet är kollektivt. Detta betyder att samtliga biträdande jurister, efter anställning, följer en förutbestämd löneutveckling där senioritet är direkt kopplat till antalet anställningsår på byrån. Inte heller här är lön eller bonus individuellt baserad på den enskilde juristens prestation. Supportpersonalen har individuella löner beroende av ansvarsområden, personlig utveckling, prestation och marknadslönedata. Marknadslönedata kartläggs årligen genom löneundersökningar. Förutom lön erbjuds även en rad andra förmåner till medarbetarna. Samtliga medarbetare omfattas av ett försäkrings- och tjänstepensionssystem och kompensation (utöver Försäkringskassans ersättning) utgår vid sjukskrivning. Byrån tecknar även en sjukvårdsförsäkring som innebär att alla anställda får snabb och kostnadsfri tillgång till specialistsjukvård. Under 2014 genomförde Diskrimineringsombudsmannen (DO) en granskning av jämställdheten i lönefrågor mellan kvinnor och män på 100 slumpmässigt utvalda företag, varav byrån var ett. DO granskade löner, pension och samtliga anställningsförmåner, inklusive policys kopplade till detta. Byrån uppfyllde de av DO:s uppställda kriterier. För medarbetare som är föräldralediga finns en föräldraledighetspolicy som ger ytterligare ersättning under en period av upp till tio månader av föräldraledigheten förutsatt att föräldrapenning tas ut från Försäkringskassan. Varje anställd får även ett årligt friskvårdsbidrag som kan användas exempelvis för att betala ett gym medlemskap, massage eller andra friskvårdsrelaterade kostnader. Byråns arbete för att vara en attraktiv arbetsgivare består således av flera olika byggstenar, allt utifrån lön och förmåner till att kunna erbjuda utveckling, fortbildning kombinerat med spännande och stimulerande arbetsuppgifter. Ambitionen är alltid att medarbetare som slutar på byrån ska gå härifrån och ta med sig en positiv erfarenhet av byrån, och förhoppningsvis vara goda ambassadörer för Mannheimer Swartling. 29 Medarbetare och organisation Medarbetarna är byråns viktigaste resurs Känslan av att inte bara kunna påverka sin egen framtid, utan även hela byråns, nämns av medarbetare på Mannheimer Swartling som en viktig anledning till varför de trivs så bra på byrån. Men det allra viktigaste skälet är det nära samarbetet, kamratskapet och lagandan. göra en sådan översyn för att säkerställa att våra anställningsvillkor totalt sett är tillfredsställande. Arbetet som nu är påbörjat ska vara klart under 2015. Gällande supportorganisationen ser vi kontinuerligt över roller, struktur, arbetsfördelning och processer för att säkerställa att vi arbetar effektivt och därmed även hållbart på sikt. På vilket sätt är det interna hållbarhetsarbetet värdeskapande för byrån, våra klienter och samhället? För en arbetsplats som denna är hållbarhetsarbete helt aff ärskritiskt. Byrån måste attrahera de bästa medarbetarna, säkerställa att de trivs och utvecklas så att de i sin tur kan leverera bästa värde för byråns klienter. Karin Mendel Head of HR Vilka är de viktigaste hållbarhetsfrågorna inom området organisation och medarbetare? Det som är viktigast är givetvis att medarbetarna upplever att byrån är bästa tänkbara arbetsplats. Att vi är fortsatt attraktiva för juriststudenter och för andra potentiella medarbetare. Hur arbetar Mannheimer Swartling med de frågorna? Vi för löpande dialoger med medarbetare för att få reda på hur de upplever sin arbetsplats, dessutom har vi precis avslutat en medarbetarundersökning med rekordstort deltagande. Vi är inte färdiga med analysen av rapporten men generellt sett uttrycker sig juristerna positivt till byråns anställningsvillkor och arbetsmiljön. De efterfrågar dock en översyn av byråns löner och förmåner. För oss är det naturligt att kontinuerligt 30 Daniel karlsson Partner, ordförande i Juristutskottet 31 Byråns interna hållbarhetsarbete Etik och regelefterlevnad Etik och regelefterlevnad ryms inom byråns kärnvärde ”kvalitet” och är av stor betydelse för såväl de dagliga arbetsuppgifterna som för den långsiktiga utvecklingen av byrån och dess rådgivning. Då byrån verkar i flera länder måste byrån säkerställa att verksamheten sker i enlighet med lagar och regler i de aktuella länderna. Dessutom gör byrån ständigt strategiska och etiska överväganden bortom dessa minimigränser med målet att uppnå högsta möjliga kvalitet och alltid agera utifrån byråns värderingar. Som första advokatbyrå i Norden startade Mannheimer Swartling en särskild avdelning för kvalitets- och riskhantering (QRM) som nu tio år senare har ett tiotal medarbetare. Styrande dokument och ansvar Avdelningen för kvalitets- och riskhantering ansvarar för det operativa arbetet avseende etik, regelefterlevnad och klagomålshantering. Chefen för avdelningen rapporterar till VD och styrelse. Det är varje partners ansvar att i uppdrag för klienter följa byråns policyer och övriga regler. Vissa frågor av strategisk karaktär behandlas därför rutinmässigt på delägarmöten för att säkerställa att tolkningen av dem kalibreras mot verkligheten, aktuella trender och situationer. 32 Exempel på styrdokument för arbetet inom etik och regelefterlevnad är byråns policyer för klient- och ärendehantering, intressekonfl ikter och andra etiska och strategiska ställningstaganden, anti-korruption, åtgärder för att förhindra penningtvätt, insiderhantering, informationssäkerhet och hantering av klagomål. Mål • Kontinuerligt utveckla byråns policyer och processer för etik och regelefterlevnad för att säkerställa hög kvalitet och långsiktigt förtroende. • Säkerställa att samtliga medarbetare förstår och följer byråns värderingar och etiska regler. aktiviteter planerade för 2015-2016 • Fortsätta arbetet med informationssäkerhet inklusive det viktiga arbetet att motverka cyberrisker (hot mot IT-säkerheten) samt implementera en webbaserad utbildning inom området för samtliga medarbetare. • Utveckla och implementera en webbaserad utbildning om anti-korruption för samtliga medarbetare. • Fortsätta utveckla utbildningsinsatserna av tillämpliga regler och god advokatsed samt ny policy för hantering av intressekonf likter och andra etiska och strategiska ställningstaganden. • Anpassa och vidareutveckla åtgärderna för att motverka penningtvätt med anledning av de kommande förändringarna i lagstiftningen. • Utveckla och implementera whistleblowing-system för intern rapportering. • Utvärdera och utveckla samtliga byråns policyer ur ett hållbarhetsperspektiv. 33 Etik och regelefterlevnad Att uppnå högsta möjliga kvalitet Byråns kvalitets- och riskavdelning arbetar strategiskt och långsiktigt med att identifiera och hantera risker i verksamheten genom att underhålla och utveckla interna policyer och rutiner för byråns arbete samt med utbildning av samtliga medarbetare. Avdelningen övervakar risker inom byråns rådgivning och särskild fokus ligger på områden som penningtvätt och finansiering av terrorism, sanktionslagstiftning, insiderfrågor, advokatetiska regelverk, byråns policy för hantering av intressekonflikter och andra etiska och strategiska ställningstaganden och anti-korruption. En stor del av avdelningens arbete utgörs av utbildning och rådgivning i dessa frågor till jurister och assistenter. Om byrån skulle få in ett klagomål från någon klient, ska det omedelbart kanaliseras till avdelningen för hantering. För att stärka efterlevnaden genomförs löpande obligatorisk utbildning om innebörden i centrala externa och interna regelverk. Exempel på utbildning som är obligatorisk för samtliga medarbetare är de interaktiva webbaserade utbildningarna i penningtvättsförebyggande åtgärder och i riskhantering. Utöver dessa kurser ingår utbildningsmoment avseende penningtvätt, insiderfrågor, intressekonfl ikter, det advokatetiska regelverket, anti-korruption och informationssäkerhet i det obligatoriska grundutbildningsprogrammet. Dessa moment är även en del i den introduktionsutbildning som ges till alla nyanställda. Ytterligare en obligatorisk interaktiv webbaserad utbildning planeras under 2015 inom området anti-korruption. Ett annat exempel på hur efterlevnad 34 av det interna regelverket säkerställs är att den interna policy som gäller för handel i finansiella instrument även utgör del av samtliga medarbetares anställningsavtal. På detta sätt säkerställs att alla tar del av och åtar sig att följa policyn. Sedan 2013 ansvarar kvalitets- och riskavdelningen för klient- och ärendeantagning för alla kontor. Byrån har ett gediget system av interna policyer och rutiner, bland annat inom områdena penningtvättsförebyggande åtgärder, anti-korruption och insiderhandel. Avdelningen säkerställer att antagningen av byråns klienter och uppdrag uppfyller verksamhetens krav. Kraven omfattar regler och etiska frågor och som stöd finns ett kvalificerat processverktyg. Verktyget hanterar hela registreringsprocessen av klienter och är särskilt inriktad på kontrollen av intressekonflikter, penningtvättsrisker, sanktionsrisker och insiderfrågor. Detta har resulterat i att byrån tackat nej till förfrågningar från klienter på grund av att tillfredsställande information enligt penningtvättslagstiftningen inte har erhållits. Andelen är dock liten, relativt alla klientförfrågningar under perioden 2013–2014 utgör avslagen någon procent. Byrån har lagt stora resurser på informationssäkerhetsarbete och har antagit policyer med den internationella standarden ISO 27000 som förebild. Under 2014 genomfördes utbildning inom området för hela verksamheten, penetrationstester samt interna audits av behörigheter och åtkomst till information. Penetrationstesterna inkluderade intrångsförsök och genomfördes utan avvikelser. Vissa korrigeringar och ändringar baserade på observationer vid testerna har ändå genomförts under det gångna året. Arbetet med informationssäkerhetsfrågor pågår kontinuerligt inom byrån och under 2014 påbörjades projekt för Data Leak Prevention och Compliance Management. En webbaserad informationssäkerhetsutbildning för samtliga medarbetare ska lanseras under 2015. Byrån arbetar kontinuerligt med att inventera, övervaka och genomföra konsekvensanalyser av risker, som rapporteras halvårsvis till VD och styrelse. Syftet är att säkerställa att byrån vidtar relevanta åtgärder för att minska de risker som byrån bedömer kan ha störst påverkan på den egna verksamheten, och som också följer på klienters och på omvärldens krav på verksamheten. De riskerna faller huvudsakligen inom följande tre områden: branschrisker i den egna branschen (som till exempel nya skatteregler, utflyttning av klientföretag, ökad konkurrens från internationella advokatbyråer, ökad konkurrens från revisionsbyråerna, med mera), aff ärsrisker (som till exempel klienters betalningsoförmåga, penningtvätt, engagemang i projekt som inte stämmer med byråns grundläggande värderingar, med mera) samt operativa risker (som till exempel brandrisk, massuppsägningar, förskingring, IT-avbrott med mera). Riskområdena är kartlagda och potentiella risker inom respektive område har identifierats och analyserats samt materialitetsbedömts. I riskavdelningens arbete ligger även att hantera eventuella klagomål och reklamationer från klienter. Under perioden 2013–2014 tog byrån emot reklamationer från klienter i mycket begränsad omfattning. Reklamationerna var av mycket varierande slag och utgjorde cirka 0,05 promille av de totalt antal ärenden byrån handlagt under dessa två år. Reklamationerna har lösts i samråd med klienten utom i ett fall där det pågår en domstolsprocess. 35 Etik och regelefterlevnad God aff ärsetik en del av byråns kvalitetsarbete Det interna hållbarhetsarbetet är en förutsättning för trovärdig rådgivning och är dessutom en naturlig utveckling av byråns grundläggande värderingar. Karin Faxén Ågrup General Counsel, Head of Quality and Risk Management Vilka är de viktigaste hållbarhetsfrågorna inom området anti-korruption? Anti-korruptionsfrågor och förebyggande åtgärder mot penningtvätt utgör en del av byråns omfattande interna hållbarhetsarbete med fokus inom området etik och regelefterlevnad. Bakom penningtvätt döljer sig ofta mycket allvarlig brottslighet såsom människosmuggling och trafficking, vapensmuggling och narkotikabrottslighet – verksamheter som byrån självklart inte vill ha någon som helst koppling till eller på något sätt avser att understödja. Korruption är en minst lika allvarlig företeelse eftersom den försvagar demokratin och undergräver rättssäkerheten för medborgarna, och i näringslivet medför korruption att konkurrensen snedvrids. 36 Anti-korruptionslagstiftningen har under senare år skärpts betydligt i såväl Sverige som i USA och Storbritannien och som juridiska rådgivare, rörande hur denna lagstiftning ska tillämpas, måste vi självklart leva som vi lär. Därför är information och utbildning av alla våra medarbetare inom områdena anti-korruption och den näraliggande lagstiftningen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism ständigt aktuellt för oss. Hur arbetar Mannheimer Swartling med de frågorna? Vår avdelning för kvalitet och risk har tio medarbetare som på heltid lämnar råd och ger support till byråns partners och jurister för att säkerställa att vi i vår rådgivningsverksamhet inte omedvetet medverkar i uppdrag där till exempel korruption eller penningtvätt förekommer. Korruption består oftast inte av att någon överlämnar en bunt sedlar som smörjnings- medel i en aff är, utan är en betydligt mer sofistikerad brottslighet. Rent konkret innebär vårt arbete bland annat att vi – innan ett nytt rådgivningsuppdrag antas – gör en omfattande bakgrundskontroll av både vår klient, oftast ett bolag, och vår klients handelspartners. Vi informerar oss om vem som är VD och vilka som sitter i bolagets styrelse, vem/vilka som är ägare och hur ägarstrukturen i bolaget eller i förekommande fall koncernen ser ut. En viktig parameter ur ett antikorruptionsperspektiv är att ta reda på om någon i bolagets ledning eller dess ägare är en så kallad politiskt utsatt person (PEP). PEP definieras bland annat som en högt uppsatt person i en stat eller i ett offentligt ägt bolag. Vi funderar dessutom noga igenom vad vi förväntas lämna rådgivning kring och om vilka aff ärshändelser som berörs. Har klienten till exempel för avsikt att göra aff ärer i ett land mot vilket det finns särskilda handelssanktioner eller i ett land med en hög korruptionsrisk enligt Transparency International, så är vi extra noggranna med våra förhandskontroller. Man måste dock vara medveten om att det också i Sverige förekommer korruption, även om Sverige enligt Transparency International har bland den lägsta korruptionsrisken i hela världen. Att som rådgivare förstå vad man förväntas bistå med i ett uppdrag oavsett vilka länder som berörs är det av största vikt för att kunna göra ett bra arbete och vi tolkar all inhämtad bakgrundsinformation med hjälp av vår kunskap och erfarenhet. Även om det är sällsynt, händer det att vi tackar nej till ett uppdrag för att resultatet av den insamlade informationen gör att vi inser att uppdraget kan leda till att vi underlättar för någon att dölja att tillgångar har tillkommit genom misstänkt korruption eller att man försöker tvätta svarta pengar vita. Det är också viktigt att säkerställa att vi inte omedvetet medverkar till att vinsterna från en helt legal näringsverksamhet används för att finansiera terrorism. Våra klienter uppskattar när vi gör dessa kontroller på deras motparter. Det är ingen klient som vill bli inblandad i frågeställningar om korruption eller göra sig skyldig till brott mot handelssanktioner, penningtvätt eller medhjälp till finansiering av terrorism. På vilket sätt är det interna hållbarhetsarbetet värdeskapande för byrån, våra klienter och samhället? Vi är övertygade om att samhället, våra klienter och vi själva långsiktigt tjänar på att noga överväga vilken rådgivning vi lämnar och till vem. Varken vi eller våra klienter vill bidra till korruption eller penningtvätt. Både som rådgivare och advokatbyrå vill vi medverka till en sund och rättsäker ekonomi istället för att medverka till ett samhälle som bygger på korruption, brottslighet och skev konkurrens. 37 Byråns interna hållbarhetsarbete Byråns interna miljöarbete För Mannheimer Swartling innebär en hållbar aff ärsmodell dels att föregå med gott exempel när det gäller att bidra till en bättre miljö genom att minska den egna negativa miljöpåverkan, dels att påverka de intressenter som byrån dagligen agerar med att också minska sin negativa miljöpåverkan. hållbarhetsstyrning Arbetet sker utifrån byråns miljöpolicy och de mål, handlingsplaner och rutiner som utarbetas utifrån denna. Mål sätts för att systematiskt arbeta för ständiga förbättringar. En viktig del av byråns miljöarbete är att öka medarbetarnas engagemang och medvetenhet för miljöfrågor för att de utifrån sitt ansvarsområde ska kunna ta initiativ och känna engagemang för byråns övergripande hållbarhetsarbete. Detta görs bland annat genom att anordna interna miljöevents som ska fungera i informativt och inspirerande syfte. Alla nyanställda får också en genomgång av byråns miljöarbete och på byråns intranät uppdateras miljöinformationen fortlöpande. 38 Det operativa miljöarbetet leds av byråns miljöledningsgrupp som består av kontorschefer och miljöombud från samtliga svenska kontor samt en central miljösamordnare. Miljöledningsgruppen är underställd en särskilt inrättad ledningsgrupp som består av supportchefer och VD. Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är miljöledningsmanualen och miljöpolicy. Byråns inköpspolicy anger riktlinjer för miljömässiga inköp och en ny mötesoch resepolicy med förstärkt miljöfokus har antagits för verksamheten. Byrån har sedan 2008 bedrivit ett aktivt systematiskt miljöarbete och är sedan 2013 certifierade enligt den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001. Mål • Energianvändning: minska energianvändningen per anställd, kvadratmeter och år. • Transporter och resor: Minska klimatpåverkan från transporter och resor per anställd. • Inköp: Utföra inköp på ett hållbart sätt bland annat genom att när det är lämpligt välja produkter med låg negativ miljö- och arbetsmiljöpåverkan. aktiviteter planerade FÖR 2015–2020 Byrån arbetar långsiktigt med miljöfrågor och lägger stor vikt vid att arbetet är väl förankrat i verksamheten. Fram till år 2020 ska byrån ha uppnått följande: • Öka andelen miljöeffektiv belysning på byråns svenska kontor till 50 procent. • Öka andelen ekologiska livsmedel som köps in till 50 procent. • Öka andelen miljömärkt kontorsmateriel till 50 procent. • Öka andelen inrikesresor med tåg till 50 procent (gäller resor under 50 mil). • Vanligt förekommande leveranser från byråns fem största leverantörer per kontor ska ske med miljöbil. • Underlätta för personalen att åka kollektivt i tjänsten. 39 Byråns interna miljöarbete Engagemang och medvetenhet för miljöfrågor Ett övergripande mål för byråns miljöarbete är att kontinuerligt genomföra konkreta miljöförbättrande åtgärder för att minska byråns negativa miljöpåverkan. Byråns direkta miljöpåverkan bedöms ligga främst inom områdena energianvändning, resor och transporter, avfall samt inköp av varor och tjänster. Denna bedömning baseras på en miljöutredning som genomfördes 2013. ENERGIANVÄNDNING Byråns energianvändning utgörs av elförbrukning vid byråns kontor. Fokus för miljöarbetet inom energiområdet är därför att så långt som möjligt minska kontorens energiförbrukning per anställd, kvadratmeter och år. Alla svenska kontor värms upp med fjärrvärme 4. Den el som används på kontoren i Göteborg, Malmö och Helsingborg är märkt med Naturskyddsföreningens Bra Miljöval. Bra Miljöval innebär att elen är förnybar och producerad på ett sätt som medför minsta möjliga inverkan på miljön. På Stockholmskontoret är den el som används tillverkad av 100 procent Nordisk vattenkraft. försedda med rörelse- respektive akustiska detektorer som automatiskt släcker belysning i korridorer och kontorsrum när inga rörelser eller ljud finns. Allmän belysning på Malmökontoret är utrustad med timers. LED- och lågenergilampor används i den utsträckning det är möjligt. Under 2014 har samtliga svenska kontor infört en ny energibesparande kopierings- och utskriftsfunktion. koldioxidutsläpp Det utsläpp av koldioxid som byråns verksamhet ger upphov till hänförs främst till elförbrukning på kontoren samt medarbetarnas tjänsteresor 5. CO2-utsläpp (ton) 2012 2014 Elförbrukning 6,55 6,58 Tjänsteresor 411,68 421, 49 Totalt 418,23 428,07 Källa: Omräkningsfaktor för utsläpp från resor kommer från Greenhouse Gas Protocol 2013. RESOR OCH TRANSPORTER 2013 tecknades ett så kallat grönt hyresavtal för kontorslokalerna i Stockholm. Avtalet innebär bland annat att elen i lokalerna ska vara förnybar och produktspecificerad samt att byrån och hyresvärden gemensamt ska ta fram, och årligen uppdatera, en handlingsplan för att minska lokalernas och fastighetens miljöpåverkan. Byråns huvudsakliga miljöpåverkan bedöms utgöras av transporter. Dessa består till största delen av medarbetarnas tjänsteresor som på grund av arbetets karaktär ofta sker med flyg. Byrån antog 2013 en ny resepolicy med stärkt miljöfokus. Det övergripande målet är att minska klimatpåverkan från tjänsteresor per medarbetare. För att minimera onödig energianvändning är belysningen på kontoren i Stockholm och Göteborg Under 2014 reste byråns medarbetare 3 863 622 km i tjänsten. Resorna bestod till största delen av flyg. Elförbrukning och utsläpp från elförbrukning: Totalt 40 2012 (kWh) 2013 (kWh) 2014 (kWh) Energikälla CO2-utsläpp 2012 CO2-utsläpp 2014 1 308 978 1 300 620 1 316 446 Förnybar 100% Ca 6,55 ton CO2 6,58 ton CO2 tjänsteresor och utsläpp från tjänsteresor 2012 2014 Antal km CO2-utsläpp, kg Antal km CO2-utsläpp, kg Flyg 3 362 410 380 000 3 415 446 398 000 Tåg 161 395 0,34 265 980 0,56 Taxi 112 025 6 684 102 348 6 494 Bil 118 893 25 000 79 848 17 000 3 754 732 411 684 3 863 622 421 494 Totalt Det totala antalet tjänsteresor med flyg uppgick till 3 851 stycken, av dessa var 55 procent inrikesresor och 45 procent utrikesresor. med hög negativ miljöpåverkan. Det engångsmaterial som används i verksamheten är i stor utsträckning komposterbart. Taxiresor i tjänsten på de olika kontorsorterna sker huvudsakligen med kontrakterade taxibolag. Enligt avtal ska dessa så långt möjligt använda miljöbilar vid körningar för byrån. Det kontrakterade bolaget i Stockholm använder endast miljöbilar i sin verksamhet. Byrån källsorterar och på Stockholmskontoret återvinns även matavfallet från restaurang och cateringverksamhet till biogas. MATERIALANVÄNDNING OCH ÅTERVINNING Byråns materialanvändning består till största delen av kontorsmaterial. En stor inköpspost bland kontorsmaterialet är papper som sedan 2012 är miljömärkt. Pappersbesparande åtgärder som elektroniska lönespecifikationer och fakturor har införts. Annan materialanvändning består bland annat av städmaterial, livsmedel och IT-utrustning. I syfte att minska den negativa miljöpåverkan från städmaterial används så långt som möjligt miljömärkta rengöringsmedel. Långsiktig hållbarhet präglar inköpen av IT-utrustning. Målet är att öka andelen ekologiska livsmedel som köps in till kontoren. Fokus ligger på bulkprodukter 6 INKÖP AV VAROR OCH TJÄNSTER 2013 antog byrån en inköpspolicy. Denna fastställer att vid samtliga upphandlingar och omförhandlingar av avtal ska relevanta miljökrav ställas så att negativ påverkan på verksamheten reduceras. Byråns huvudsakliga miljöbedömning omfattar: • Leverantörens systematiska miljöarbete. • Leverantörens kunskap om företagets och produktens/ tjänstens miljöpåverkan. • Relevanta miljökrav på produkter som har betydande miljöpåverkan. Utöver de miljökrav som ställs vid upphandlingar och omförhandlingar av avtal ställer byrån även krav på att leverantören ska arbeta med sunda miljö- och säkerhetsstandarder som mål och att de accepterar att utvärderas och godkännas i enlighet med byråns regler för att motverka korruption. Leverantörer till byrån ska kunna bidra till byråns hållbarhetsprogram. 4 Ej inkluderat i beräkning av CO2 Det totala koldioxidsutsläppet exkluderar mätningar avseende Öresunds taxiresor samt inkluderar endast resor som bokats genom byråns resebyrå. 6 Ekologiskt kaffe, frukt och mjölk. 5 41 Byråns interna miljöarbete Vår miljöpåverkan och vårt ansvar Mannheimer Swartling strävar efter att vara ett gott föredöme i samhället även inom miljöområdet. Byrån arbetar sedan länge systematiskt med sitt miljöarbete för att minimera och förebygga skadlig miljöpåverkan. och gradvis ställa om verksamheten till mer energieffektiva lösningar. Vår verksamhet är ganska reseintensiv, byrån har egna kontor på flera orter i Sverige och utlandet och klienter runt om i världen. För att reducera mängden koldioxidutsläpp från våra resor har vi därför antagit en resepolicy för verksamheten som styr mot ett mer miljöanpassat resande. Vi tillhandahåller också lösningar för att kunna genomföra interaktiva, resfria möten. Hur arbetar Mannheimer Swartling med de frågorna? Byrån arbetar med ett miljöledningssystem och är certifierade enligt ISO 14001. Syftet med miljöledningssystemet är att kontinuerligt minska vår negativa miljöpåverkan genom att arbeta med ständiga förbättringar. Det gör vi genom att sätta upp mål och handlingsplaner för verksamheten, följa upp utfall och avvikelser och se till att arbetet är väl förankrat hos verksamheten. På vilket sätt är det interna hållbarhetsarbetet värdeskapande för byrån, våra klienter och samhället? Susanne Bergman Head of Facility Management Vilka är de viktigaste hållbarhetsfrågorna på miljöområdet? Som tjänsteproducerande företag är byråns direkta miljöpåverkan huvudsakligen kopplad till lokaler och tjänsteresor. Vi arbetar därför med att reducera vår energiförbrukning, använda oss av miljömärkt el 42 Vi påverkar dagligen våra medarbetare, klienter och andra intressenter i samhället och vill föregå med gott exempel och leda branschen mot en hållbar utveckling där miljö är en grundläggande faktor. Det är en aff ärsmässig fördel att hantera de här frågorna på ett ansvarsfullt sätt och kunna bygga in hållbarhet i vårt kunderbjudande. För att vi ska vara trovärdiga rådgivare i de här frågorna är det också viktigt att vi granskar oss själva och gör vårt bästa för att reducera vår egen miljöpåverkan. 43 44 Mannheimer Swartling i samhället En integrerad del av byråns hållbarhetsarbete är Mannheimer Swartling i samhället, ett arbete som är sprunget ur byråns grundvärderingar. Det handlar om anständighet och ansvar, kunskap och engagemang samt koppling till byråns affärsverksamhet. Detta innebär att byrån bidrar med kunskap och engagemang till projekt som rör frågor inom ramen för framför allt Global Compacts tio principer inom fyra olika områden – mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption. Projekten har tydlig koppling till byråns aff ärsverksamhet, bygger på ideella insatser som ska omfatta så bred krets medarbetare som möjligt, och ska leda till att medarbetarna också utvecklar sin kunskap om och sitt engagemang för samhällsfrågor. Mannheimer Swartling i samhället är inte ett sätt för byrån att idka välgörenhet, inte heller handlar det om sponsorskap eller att bistå finansiellt. Byrån engagerar sig inte heller i pro bono-projekt som rör enskilda individer. ÖVERGRIPANDE MÅL • Att dela med oss till samhället av Mannheimer Swartlings unika kunskap och erfarenhet. • Att genom denna kunskaps- och erfarenhetsdelning samtidigt öka byråns och medarbetarnas kunskap och engagemang kring samhälleliga frågor, för att därigenom skapa ännu mer värde i vår rådgivning till klienter. AKTIVITETER PLANERADE FÖR 2015–2016 • Utvärdera befintliga projekt inom ramen för Mannheimer Swartling i samhället mot bakgrund av de nya kriterier och det utvecklade arbetssätt som lanserats genom den nya arbetsordningen. • Kontinuerligt utvärdera nya ansökningar inom ramen för det ansökningsförfarande som följer av den nya arbetsordningen. • Årligen utvärdera och följa upp respektive projekt, vad gäller resurser, spridningen av medarbetarnas engagemang i olika projekt och projektens förmåga att leverera i enlighet med sina åtaganden och syften. • För att uppmuntra till ett så brett engagemang som möjligt bland medarbetare i de olika projekten under Mannheimer Swartling i samhället, ska byrån aktivt verka för tydliga och skriftliga instruktioner som klargör vad som förväntas av medarbetarna i det arbetet och hur det ska värderas internt. hållbarhetsstyrning För Mannheimer Swartling i samhället ansvarar en kommitté (Pro bono-kommittén) bestående av VD, byråns hållbarhetschef, byråns HR-chef samt ordföranden i byråns Juristutskott. Kommittén rapporterar till styrelsen. Styrdokumentet är en av styrelsen antagen Arbetsordning som ska säkerställa ett värdeskapande pro bono-arbete genom transparens och konsistent hantering av såväl ansökningar för nya projekt som den strategiska och operativa hanteringen av godkända projekt. 45 Mannheimer Swartling i samhället Ansvar, kunskap och engagemang För en byrå som Mannheimer Swartling är det självklart att visa anständighet och ta ansvar, men lika självklart blir det att samtidigt aktivt uppmuntra och skapa förutsättningar för engagemang hos samtliga medarbetare. Byråns engagemang är lika med medarbetarnas engagemang och det ligger därför i byråns intresse att aktivt uppmuntra och underlätta medarbetarnas engagemang eftersom det samtidigt bidrar till kunskaps- och erfarenhetsutvecklingen hos medarbetarna. Det i sin tur kräver en tydlig koppling till byråns aff ärsverksamhet. Annars blir inte pro bonoarbetet hållbart i sig själv och inte en integrerad del av byråns totala hållbarhetsarbete. Koppling till byråns aff är Anständighet och ansvar Kunskap och engagemang Projekt som uppfyller byråns kriterier för pro bonoengagemang får utnyttja de olika resurser som byrån kan tillhandahålla för ändamålet. För att ett projekt ska kvalificera som pro bono-projekt, så måste projektet uppfylla kriterierna i ett av två nedanstående kategorier: (a) projekt där byråns medarbetare inom olika relevanta verksamhetsområden arbetar direkt med frågor som berör rättssäkerhet, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö eller anti-korruption och där engagemanget bidrar till samhällelig nytta samt nya kunskaper och erfarenheter hos de engagerade medarbetarna; exempel på denna kategori är byråns engagemang i SOS Barnbyar och Raoul Wallenberg Institutet, (b) projekt som rör rättssäkerhet, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö eller anti-korruption där byråns bidrag består av juridisk rådgivning i exempelvis bolags- eller avtalsrättsliga frågor, vilket på ett indirekt plan möjliggör projektets fortlevnad och där medarbetarnas engagemang bidrar till professionell 46 utveckling; exempel på denna kategori är byråns engagemang i Centrum för rättvisa och Situation Stockholm. Om en medarbetare vill att byrån ska engagera sig i ett pro bono-projekt så måste medarbetaren först göra en ansökan enligt ett formulär som finns tillgängligt på byråns intranät. Ansökan sker i två steg. Att byrån har denna tvåstegsprocess är för att medarbetarna ska känna sig fria och motiverade att leta efter alla sådana projekt som de tror passar in på något av kriterierna men utan att genast behöva göra en massa bedömningar kring detaljer i projektet. Det första steget är en preliminär ansökan till byråns pro bono-kommitté. Den preliminära ansökan leder till en första grov bedömning av projektet, på basis av hur väl kommittén tror att kriterierna är uppfyllda och vilka resurser som rimligen kommer att tas i anspråk. Har projektet fått preliminärt godkännande så ska därefter en mer komplett ansökan ges in, även den i det format som finns på byråns intranät. Får projektet ett negativt besked så ska skälen kortfattat redovisas på ett sådant sätt att det kan kommuniceras antingen till den interna initiativtagaren eller till den externa aktören på ett sätt som tydliggör byråns bedömningskriterier och som ska manifestera transparensen och konsistensen i byråns bedömning. Den kompletta ansökan ska säkerställa att pro bonoarbetet är värdeskapande genom transparens och likabehandling av alla förslag som fått preliminärt godkännande. För det ändamålet ska varje projekt ges en detaljerad och relevant beskrivning såvitt avser dels vilka konkreta värden som ett engagemang kan skapa för byrån dels vilken koppling det har till just byråns aff ärsverksamhet, dels vilka resurser som kan beräknas tas i anspråk för projektets två första år. För den mer operativa styrningen av projekten inom ramen för Mannheimer Swartling i samhället delegerar pro bono-kommittén arbetsuppgifter till de olika arbetsgrupper som ska vara organiserade för varje enskilt projekt. Rapporteringen ska innehålla de bedömningselement som framgår av den interna arbetsordningen och som formulerats för att kunna rätt mäta arbetsgruppernas insatser relativt mot det värdeskapande resultatet av byråns engagemang, såväl för projektet som för de engagerade medarbetarna. Dessa arbetsgrupper är de plattformar på vilka medarbetarna engagerar sig i de olika projekten och bidrar därigenom till att byrån kan leva upp till de förväntningar potentiella samt befintliga medarbetare har såvitt avser möjligheterna att engagera sig i olika projekt. Robin Oldenstam Partner, ordförande i tvistlösningsgruppen Hur anser du att Mannheimer Swartling skapar ett mervärde för sina klienter genom att integrera hållbarhet i den aff ärsjuridiska rådgivningen? Ökade krav på att företag inte bara ska kortsiktigt vinstoptimera utan göra ”rätt” i en bredare, samhällelig bemärkelse innebär att även andra aspekter än de strikt juridiska måste vägas in. Genom att bredda perspektivet i rådgivningen till att också omfatta hållbarhet hjälper vi våra klienter att fi nna en balans som förhoppningsvis långsiktigt gynnar deras aff ärer och därmed skapar ett mervärde. På vilket sätt ser du att hållbarhet blivit en del av den aff ärsjuridiska rådgivningen inom ditt ansvarsområde och vilken effekt har hållbarhet idag på rådgivningen – kan man se förändringar i trender, ” då” och ”nu”? Vilka är de vanligaste frågorna som klienterna efterfrågar och hur tror du det kommer att se ut längre fram? Tidigare har rådgivningen inom mina tre huvudområden – tvister inför domstolar och skiljenämnder, korruption och produktansvar – nästan uteslutande handlat om vad som kan göras inom lagens råmärken och vad som är mest ekonomiskt effektivt. På senare år har en ytterligare dimension börjat ta allt större utrymme, nämligen vad som är långsiktigt hållbart och etiskt försvarbart. I första hand måste klienten fortfarande få klart för sig vad som rättsligen kan göras. Genom att också lägga till en hållbarhetsdimension, så kan emellertid rådgivningen nyanseras till att också inkludera aspekter om vad som bör göras. Detta breddar rådgivningen och minskar risken för att rådet visserligen blir rättsligt korrekt och kortsiktigt ekonomiskt effektivt, men likväl inte optimalt och i värsta fall långsiktigt skadligt för klienten. Klientens intresse är således fortfarande i skarpt fokus, men perspektivet på vad detta intresse omfattar har breddats. Varför valde du att arbeta med hållbarhetsfrågor och hur har det påverkat dig och ditt arbete? Finns det någon fråga som du brinner extra för? Genom mitt arbete kring mutor har jag fått insikt i hur enormt skadlig korruption är och hur viktigt det är att den motarbetas effektivt och på alla nivåer. Att kunna bidra till detta genom generell rådgivning och specifikt biträde när korruptionsmisstankar uppstår känns väldigt berikande. 47 Mannheimer Swartling i samhället Pågående pro bono-projekt Varje år kontaktas byrån av organisationer och företag som på olika sätt vill engagera byrån och dess medarbetare i olika projekt. Antalet förfrågningar och ansökningar ökar. Nedan följer några exempel på projekt i vilka byrån och dess medarbetare är engagerade: Raoul Wallenberg Institutet Samarbetet med Raoul Wallenberg Institutet syftar till att föra samman gemensamma erfarenheter från en ledande svensk advokatbyrå med ett engagemang för mänskliga rättigheter, och Raoul Wallenberg Institutets erfarenhet av internationell verksamhet för stärkandet av respekten för mänskliga rättigheter. Under sju år har byrån arrangerat den veckolånga kurs i mänskliga rättigheter som byrån har utvecklat tillsammans med Raoul Wallenberg Institutet. Syftet med kursen har alltsedan starten varit att stötta jurister runt om i världen som arbetar för att stärka skyddet för mänskliga rättigheter, genom att tillsammans med kursens deltagare utforma en ”verktygslåda” som möjliggör och utvecklar deltagarnas arbete med mänskliga rättigheter. Under de år som kursen har pågått har sammanlagt 55 deltagare från 23 länder och fyra världsdelar deltagit i kursen, vars tema har varierat från år till år. Centrum för Rättvisa Sedan ett antal år tillbaka har byrån ett samarbete med Centrum för rättvisa. Centrum för rättvisa är en ideell stiftelse som bildades år 2002 i syfte att värna om enskildas fri- och rättigheter, sådana dessa kommer till utryck i lagar, grundlagar, Europakonventionen och EU-rätten. Stiftelsen gör detta främst genom att driva viktiga principfall i domstol. Centrum för rättvisa tar inte betalt av de människor man hjälper. Flera mål har nått Högsta domstolen, Högsta förvaltningsdomstolen (tidigare Regeringsrätten) och Europadomstolen. Hittills har stiftelsens klienter vunnit i 90 procent av fallen. Byrån stöttar Centrum för rättvisa främst genom att i enskilda rättsprocesser som stiftelsen driver bidra med juridisk spetskompetens och resurser. Genom åren har byrån varit engagerad i cirka 15 fall. Under år 2014 var elva av byråns jurister på olika sätt engagerade i samarbetet med Centrum för rättvisa, varav två partners och nio biträdande jurister. Omfattningen på samarbetet varierar över tid och omfattade under 2014 cirka 200 timmar. 48 Handelshögskolan (Focus: Aid & CSR) Byrån samarbetar med Handelshögskolan i Stockholm som partner i dess projekt Focus: Aid & CSR. Genom projektet medverkar byrån vid en årlig CSR-mässa samt håller ett antal CSR-relaterade föreläsningar i regi av Handelshögskolan. Situation Sthlm Med tidningen Situation Sthlm som bas vill organisationen Situation Sthlm skapa en verksamhet som genom flera steg underlättar inträde och återinträde på arbetsmarknaden för Stockholms hemlösa. Tidningsförsäljning är första steget och ett fast arbete på ett externt företag är målet. Mannheimer Swartling stödjer organisationen dels med juridisk rådgivning och dels genom rådgivning till projektet ”Gatujuristerna”, ett projekt som drivs av studenter vid Stockholms universitet och som tillhandahåller juridisk rådgivning till hemlösa och utsatta personer i Stockholm. Givesom Givesom, som bildades år 2014, är en online-tjänst som möjliggör för enskilda personer att göra små månatliga donationer till ett antal internationella och väletablerade välgörenhetsorganisationer. De olika organisationerna är grupperade efter ändamål: Fattigdomsbekämpning och humanitärt bistånd, mänskliga rättigheter samt miljö och natur. Mannheimer Swartling bistod Givesoms grundare i juridiska frågor i utvecklingen av konceptet. Under 2014 donerade byrån 131 timmar till Givesom och sex medarbetare, från verksamhetsgrupperna Bank och finans och Corporate Commercial/ITT, har varit engagerade i projektet. Min Stora Dag Mannheimer Swartling arbetar tillsammans med Stiftelsen Min Stora Dag; en insamlingsstiftelse som hjälper barn med svåra sjukdomar till en välbehövlig paus från en vardag fylld av sjukhusrutiner. År 2014 gjorde stiftelsen 279 sjuka barns drömmar till verklighet. Mannheimer Swartlings samarbete med Stiftelsen Min Stora Dag syftar till att stärka stiftelsens organisation genom att bidra med löpande juridisk rådgivning samt att över tid gå igenom och se över stiftelsens policyer, riktlinjer, blanketter och mallavtal. Det arbete som byråns jurister utfört för stiftelsen har varit mycket uppskattat. Det finns möjlighet att utöka byråns engagemang ytterligare genom volontärarbete inom ramen för stiftelsens löpande verksamhet. Byråns medverkan leds av Biörn Riese som är ledamot i Stiftelsen Min Stora Dags styrelse. Under 2014 har byråns jurister bidragit med löpande rådgivning samt revidering och framtagande av stiftelsens riktlinjer, policydokument och en effektrapport. Sammanlagt har en partner, fyra jurister och en administratör under 2014 lagt ner uppskattningsvis cirka 110 timmar (varav 76,4 timmar registrerade) på arbete för stiftelsen. Under 2013 bestod vårt arbete huvudsakligen av löpande rådgivning samt framtagande av nya mallar för sponsrings- och samarbetesavtal. Två partners, tio jurister och en administratör lade under 2013 ner uppskattningsvis cirka 160 arbetstimmar (varav 148,65 timmar registrerade). SOS Barnbyar SOS Barnbyar arbetar för att ge föräldralösa barn ett hem, utbildning och en stabil uppväxt. Mannheimer Swartling är sedan flera år en samarbetspartner till SOS Barnbyar. Partner Michael Karlsson är ordförande i styrelsen för SOS Barnbyar Sverige, och arbetar tillika i SOS Barnbyars internationella styrelse samt dess verkställande utskott. Byråns bidrag till SOS Barnbyar består av såväl ett ekonomiskt bidrag som ett bidrag i form av juridisk rådgivning rörande bland annat avtalsrättsliga frågor. Byrån erbjuder också sina medarbetare ett matchningsprogram, genom vilket byrån matchar varje medarbetares privata åtagande som fadder hos SOS Barnbyar med motsvarande summa. Samtliga bidrag från Mannheimer Swartling går till barnbyn Tamale i norra Ghana, vilket också är den fattigaste delen i landet. I barnbyn finns en skola och en hälsoklinik som är tillgänglig även för de familjer som bor utanför barnbyn. 49 Mannheimer Swartling i samhället Att integrera hållbarhet i den aff ärsjuridiska rådgivningen Det finns en stark koppling mellan aff ärsjuridik, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter. Vårt långsiktiga perspektiv, vår true partnership-modell, samt våra kärnvärden skapar ett arbetsklimat som uppmuntrar medarbetarna att engagera sig ideellt med kunskap och tid i sociala frågor. Byråns grundinställning till pro bono-arbete är att Mannheimer Swartling ska bidra till sådana sociala projekt där byrån kan göra en betydande insats. Vi har båda två under lång tid på olika sätt arbetat med hållbarhet, till och med långt innan hållbarhetsfrågorna fick den ställning och uppmärksamhet som frågorna har idag. Båda har vi sett värdet av att anbringa det mer holistiska och långsiktiga perspektiv som hållbarhetskonceptet kräver, och vi har positiv erfarenhet av att integrera hållbarhetsperspektivet i vår rådgivning. Michael: Dessutom ledde de insikterna till att jag började driva frågan om pro bono i mer organiserad värdeskapande form internt inom byrån. Jag hade fördelen med att arbeta på en byrå vars grundvärderingar är kvalitet, laganda och aff ärsfokus, så byrån gav mig det stöd som gjorde att vi kunde mer strategiskt engagera oss i projekt som till exempel Raoul Wallenberg Institutet och dess Human Rights Tool Box, som vi organiserat under sju år vid det här laget. Thomas Lagerqvist Senior Counsel Hur anser ni att Mannheimer Swartling skapar ett mervärde för sina klienter genom att integrera hållbarhet i den aff ärsjuridiska rådgivningen? 50 Thomas: I mitt fall var det erfarenheten av att verka i den utmanande och komplexa miljö som Kina utgör och där jag verkade i nästan 20 år. Där gällde det att skapa legalt hållbara men kreativa lösningar för att driva aff ärer i en kultur som inte alltid stämde överens med den som svenska företag bar med sig. Det gav mig å andra sidan möjligheten att se på vår rådgivning Varför valde du att arbeta med hållbarhetsfrågor och hur har det påverkat dig och ditt arbete? Finns det någon fråga som du brinner extra för? Michael Karlsson Partner, ordförande i Mannheimer Swartlings pro bono-verksamhet i ett annat sken och utveckla den till att inkludera kulturskillnader och grundläggande värderingar, inom ramen för Global Compacts principer. På vilket sätt ser ni att hållbarhet blivit en del av den aff ärsjuridiska rådgivningen inom era ansvarsområden och vilken effekt har hållbarhet idag på rådgivningen - kan man se förändringar i trender, ” då” och ”nu”? Vilka är de vanligaste frågorna som klienterna efterfrågar och hur tror ni det kommer att se ut längre fram? Vår erfarenhet under många år var att det bara var ett fåtal klienter som såg värdet i att analysera den egna värdekedjan utifrån något så ”fluffigt” som hållbarhet. Samtidigt byggde vi stadigt på våra ”best practices” när klienter av olika skäl, ofta krisdrivet, anlitade oss för att hantera inträffade incidenter samt reducera deras hållbarhetsrisker. Båda har vi idag flera exempel på hur hållbarhetsprocessen resulterat i mer hållbara aff ärsmodeller och dessutom till ökad lönsamhet i många bolag. Michael: Jag växte upp med föräldrar med starkt socialt engagemang. Vi hade alltid utsatta barn eller vuxna hemma hos oss. Då kunde jag tycka att det var jobbigt men det födde samtidigt en stark inspiration att göra en insats för andra. Under hela min yrkeskarriär har jag arbetat inom olika forum vars syfte har varit att främja mänskliga rättigheter, som till exempel Advokater utan gränser i Sverige, Amnesty Business Group och SOS Barnbyar. Det var också det engagemanget som drev mig att ta initiativet inom byrån att satsa mer strukturerat på det vi idag kallar Mannheimer Swartling i samhället och som inrymmer bland annat vår pro bono-verksamhet. Det är viktigt att vi i vår ledande roll tar ansvar att driva även samhälleliga frågor. Thomas: När jag ser tillbaka på mina dryga 40 år som advokat så ser jag en tydlig röd tråd genom allt jag professionellt engagerat mig i. Relationer och mänskliga möten. Båda kräver genuint intresse, fokuserad uppmärksamhet, insikter om beteenden och förståelse kring kulturella skillnader. Dessutom empati och den grundläggande insikten att ”ingen människa är en ö!”, vilket i sin tur leder till slutsatsen att hållbarhet handlar om konsten att göra aff ärer i en värld där alla är beroende av varandra på det ena eller andra sättet. Arbetet som aff ärsjurist under 20 år i ett land under stark utveckling som Kina, med sina mycket speciella utmaningar och möjligheter, ledde till en mer konceptuell förståelse och fördjupade mitt intresse till den grad att jag började föreläsa om hållbarhet på kinesiska universitet och andra liknande institutioner i Asien. Den resan fick jag sedan tillfälle att fortsätta inom byrån när jag återvände till Sverige 2011 och tillsammans med Michael började arbeta med hållbarhetsfrågorna i den riktning och mot de mål som idag hela byrån strävar mot. 51 52 Rapportering, intressenter och konsultationer OM REDOVISNINGEN Denna hållbarhetsredovisning avser kalenderåret 2014 och är framtagen i enlighet med Global Reporting Initiatives (GRI) riktlinjer för hållbarhetsredovisning, version 3.1. Redovisningen avser att uppfylla GRI:s tillämpningsnivå C. Den förra redovisningen omfattade år 2012 och gavs ut i maj 2013. Det har inte skett några väsentliga förändringar från tidigare redovisning som påverkar redovisningens omfattning eller jämförbarhet i data och information. Nästa hållbarhetsredovisning planeras att publiceras 2017 och anpassas till och upprättas efter GRI version G4. Redovisningen är begränsad till byråns svenska verksamhet med kontoren i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Den svenska verksamheten motsvarar cirka 85 procent av byråns totala verksamhet. För mer information om Mannheimer Swartlings bolagsstruktur, se Styrning och Ledning. Hållbarhetsredovisningen är upprättad utifrån GRI:s principer för att bestämma innehåll och säkerställa kvalitet. Väsentlighetsprincipen styr såväl utformningen av Mannheimer Swartlings hållbarhetsarbete som innehållet i redovisningen. Intressentdialoger och byråns mål och aff ärsstrategier ligger till grund för bedömningen av vilka frågor som är väsentliga. Läs gärna mer under Intressenter och konsultationer. För mer detaljerad information, se GRI-index på sida 54. Kontaktpersoner för redovisningen: Thomas Lagerqvist, Senior Counsel, [email protected] Emma Ihre, Head of Sustainability, [email protected] Tel +46 8 595 060 00 INTRESSENTER OCH KONSULTATIONER Byråns viktigaste intressentgrupper är medarbetare, partners, klienter och leverantörer. Dessa grupper är prioriterade eftersom deras påverkan på byråns ekonomiska, miljömässiga och sociala aspekter är central för verksamheten. Det pågår en kontinuerlig intressentdialog med byråns större klienter som behandlar deras prioriterade frågor som tillgänglighet, prissättning och kvalitet. Som en del av hållbarhetsarbetet har interna intressentkonsultationer med medarbetare och partners genomförts vid byråns svenska kontor. Årets konsultationer avhandlade fyra huvudområden där medarbetarna ombads dela med sig av tankar och synpunkter kring (i) jämställdhet och mångfald samt (ii) arbetsmetodik, (iii) byråns pro bono-verksamhet och hur byrån ska kunna skapa ett bredare engagemang och bättre kunskapsinhämtning genom denna verksamhet, (iv) hur byrån skulle kunna hitta pro bono-projekt som också fokuserade på miljöfrågor. Inom de båda första områdena kom konsultationerna att fokusera på frågor som till exempel balansen mellan arbetsliv och privatliv, inte minst i perspektivet av konflikten mellan kravet på tillgänglighet och behovet av flexibilitet. Den konflikten var man ense om skulle kunna reduceras redan med tämligen enkla metoder, framför allt, och i första hand, genom bättre och tydligare kommunikation och ett lyhört ledarskap. Bättre och tydligare tvåvägskommunikation skulle också bidra till ökat medvetande om invanda strukturer och omedvetna beteenden som skulle kunna hjälpa alla att gemensamt ta mer ansvar och aktivt tänka på jämställdhet i vardagen. Det är viktigt att se invanda beteendemönster för att kunna bryta dem. 53 GRI-redovisningen GRI Index G3 upplysningar Beskrivning Redo visningsgrad Kommentar Symboler Full redovisning Delvis redovisad 1. Stratei och analys 1.1 Uttalande från ledningen Se sida 4–5. 2. Organisationsprofil 2.1 Organisationens namn Mannheimer Swartling Advokatbyrå. 2.2 Viktigaste tjänster Se sida 8, 59. 2.3 Organisationsstruktur Se sida 58. 2.4 Lokalisering av organisationens huvudkontor Se sida 58. 2.5 Länder med verksamhet Se sida 8, 58. 2.6 Ägarstruktur och företagsform Se sida 8, 29, 58. 2.7 Marknader Se sida 8, 58–59. 2.8 Organisationens storlek Se sida 8, 59. 2.9 Väsentliga förändringar Inga väsentliga förändringar har skett under redovisningsperioden. 2.10 Erhållna utmärkelser under redovisningsperioden Se sida 59. 3. Information om redovisningen 3.1 Redovisningsperiod Redovisningsperiod är kalenderåret 2014. Se även sida 53. 3.2 Datum för publiceringen av den senaste redovisningen Maj 2013. 3.3 Redovisningscykel Byrån avser att ge ut hållbarhetsredovisning vartannat år. 3.4 Kontaktuppgifter för frågor angående redovisningen och dess innehåll Se sida 53. 3.5 Processer för definition av innehållet Se sida 53. 3.6 Redovisningens avgränsning Se sida 53. 3.7 Eventuella särskilda begränsningar Se sida 53. 3.8 Princip för redovisningen av joint ventures, dotterbolag Se sida 53. 3.10 Förklaring av eventuella förändringar Inga väsentliga förändringar har skett. 54 G3 upplysningar Beskrivning Redo visningsgrad Kommentar 3.11 Väsentliga förändringar sedan föregående redovisningsperiod Inga väsentliga förändringar har skett. 3.12 GRI korsreferenslistan Se sida 54–57. Symboler Full redovisning Delvis redovisad 4. Styrning, åtaganden och intressentrelationer 4.1 Bolagsstyrning Se sida 58. 4.2 Styrelseordförande och VD Se sida 58. 4.3 Styrelsens medlemmar Se sida 58. 4.4 Möjligheter för aktieägare och anställda att påverka styrelsen eller företagsledningen Se sida 28, 53, 58. 4.14 Intressenter Se sida 53. 4.15 Princip för identifiering intressenter Se sida 53. Resultatindikatorer – ekonomi EC1 Skapat och levererat direkt ekonomiskt värde År 2014 omsatte byrån 1 200 976 000 SEK på koncernnivå. För övrig information se Mannheimer Swartling Årsredovisning 2014. EC3 Omfattningen av organisationens förmånsbestämda åtaganden Under 2014 avsattes 29 812 000 SEK i pensionsavsättningar avseende medarbetarna i den svenska verksamheten vilket motsvarar pensionsförsäkringen för våra medarbetare. För övrig information se Mannheimer Swartling Årsredovisning 2014. Resultatindikatorer – material EN1 Materialanvändning i vikt eller volym Beskrivning av byråns hantering av materialanvändning finns på sida 40. Uppföljning av materialanvändning i vikt eller volym görs inte. Resultatindikatorer – energi EN4 Indirekt energianvändning per primär energikälla Indirekt energiförbrukning (elförbrukning) för svenska kontoren finns på sida 40. Resultatindikatorer – utsläpp EN16 Totala direkta och indirekta utsläpp av växthusgaser, i vikt Se sida 40. Byrån har endast utsläpp från indirekt energiförbrukning. Omräkningsfaktor för utsläpp kommer från Greenhouse Gas Protocol 2013. EN17 Andra relevanta indirekta utsläpp av växthusgaser, i vikt Se sida 40–41. Byråns resepolicy anger att tjänsteresor bokas centralt via resebyrå. Dock görs cirka 10 % fortfarande utanför resebyrån varför data saknas och inte omfattas av indikatorns redovisning. Utsläpp från tjänsteresor beräknas med omräkningsfaktor som kommer från Greenhouse Gas Protocol 2013. 55 GRI-redovisningen G3 upplysningar Beskrivning Redo visningsgrad Kommentar Symboler Full redovisning Delvis redovisad Resultatindikatorer – böter eller andra sanktioner EN28 Monetärt värde av betydande böter, och det totala antalet icke-monetära sanktioner till följd av överträdelser av miljölagstiftning Inga betydande böter eller andra sanktioner mot byrån till följd av överträdelser av miljölagstiftning under redovisningsperioden. Resultatindikatorer – anställningsförhållanden LA1 Total personalstyrka upp delad på anställningsform, anställningsvillkor, kön och region Se sida 22–23. Uppdelning per region redovisas inte då redovisningen endast omfattar byråns svenska verksamhet. LA2 Antal anställda som börjat och slutat samt personalomsättning, per åldersgrupp, kön och region Se sida 22. Uppdelning per region redovisas inte då redovisningen endast omfattar byråns svenska verksamhet. LA3 Förmåner som ges till heltidsanställd personal och som inte omfattar tillfälligt eller deltidsanställda Alla förmåner erbjuds samtliga medarbetare, oavsett anställningsform. Resultatindikatorer – arbetsrelaterade sjukdomar och sjukfrånvaro LA7 Omfattningen av skador, arbetsrelaterade sjukdomar, förlorade dagar, frånvaro samt totala antalet arbets relaterade dödsolyckor, uppdelat på region och kön Se sida 28. Skador som leder till förlorade dagar redovisas inte. Resultatindikatorer – utbildning LA10 Genomsnittligt antal utbildningstimmar per anställd och år, fördelat på personalkategorier och kön Se sida 24. Utbildningstimmar fördelat mellan samtliga yrkeskategorier redovisas inte. LA12 Andel anställda som får regelbunden utvärdering och uppföljning av sin prestation och karriärutveckling, uppdelat på kön Se sida 25. Resultatindikatorer – jämställdhet och lika villkor LA13 56 Sammansättning av styrelse och ledning samt uppdelning av andra anställda efter kön, åldersgrupp, minoritetsgrupptillhörighet och andra mångfaldsindikatorer Se sida 23, 26–27, 58. Åldersfördelning redovisas per medarbetarkategori, dock inte aggregerad för samtliga medarbetare. G3 upplysningar Beskrivning LA14 Löneskillnad i procent mellan män och kvinnor per personal kategori Redo visningsgrad Kommentar Symboler Full redovisning Delvis redovisad Se sida 29. Resultatindikatorer – mänskliga rättigheter, icke diskriminering HR4 Medarbetare som upplever brister i likabehandling uppmuntras att rapportera till HR-avdelningen som utreder och stödjer ärenden under strikt sekretess på begäran av de inblandade. Vi redovisar därför inte antal eller detaljer om hur fall hanteras. Ärenden relaterade till diskriminering är sällan förekommande på byrån. Resultatindikatorer – samhällsfrågor, korruption SO3 Procentandel av de anställda som genomgått utbildning i organisationens policyer och rutiner avseende motverkan mot korruption Se beskrivning av byråns program för utbildning på sida 24, 33–34. Uppgift om hur många medarbetare som genomgått utbildning i anti-korruption redovisas inte. SO4 Åtgärder som vidtagits på grund av korruptionsincidenter Inga åtgärder har vidtagits mot byrån på grund av korruptionsincidenter under redovisningsperioden. Resultatindikatorer – samhällsfrågor, konkurrenshämmande aktiviteter SO7 Totalt antal juridiska åtgärder som vidtagits mot organisationen för konkurrenshämmande aktiviteter, överträdelse av konkurrenslagstiftning och monopol beteende, samt utfallet härav Inga åtgärder har vidtagits mot byrån under redovisningsperioden på grund av konkurrenshämmande aktiviteter, överträdelse av konkurrenslagstiftning och monopolbeteende. Resultatindikatorer – samhällsfrågor, böter eller andra sanktioner SO8 Belopp för betydande böter och totalt antal icke-monetära sanktioner mot organisationen för brott mot gällande lagar och bestämmelser Inga betydande böter eller andra sanktioner mot byrån under redovisningsperioden. Resultatindikatorer – produktansvar, kundintegritet PR8 Totalt antal underbyggda klagomål gällande överträdelser mot kundintegriteten och förlust av kunddata Se sida 35. Resultatindikatorer – produktansvar, böter eller andra sanktioner PR9 Betydande bötesbelopp för brott mot gällande lagar och regler gällande tillhandahållandet och användningen av produkter och tjänster Inga betydande böter för brott mot gällande lagar och regler gällande tillhandahållande och användning av produkter och tjänster under redovisningsperioden. 57 Styrning och ledning Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB Mannheimer Swartling Advokatbyrå Aktiebolag société de droit (filial Bryssel) Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB Hong Kong (filial Hong Kong) Mannheimer Swartling Ryssland AB Mannheimer Swartling Hong Kong Ltd Mannheimer Swartling Rechtsanwälte (filial Frankfurt och Berlin) Mannheimer Swartling Shanghai Representative Office (Shanghai) Moskva Representative Office Mannheimer Swartling bedriver advokatverksamhet vid elva kontor på sex marknader: Sverige, Tyskland, Ryssland, Kina, USA och Bryssel. Byrån har sitt säte i Stockholm och verksamheten i Sverige bedrivs vid kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Byråns kontor i Bryssel, Hongkong, Shanghai, Frankfurt och Berlin bedrivs som fi lialer till det svenska bolaget Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB. I koncernen ingår också dotterbolagen Mannheimer Swartling Ryssland Advokataktiebolag, Mannheimer Swartling New York Advokataktiebolag och Mannheimer Swartling Hong Kong Ltd. Verksamheten i Ryssland bedrivs som representationskontor till dotterbolaget Mannheimer Swartling Ryssland Advokataktiebolag med registrerat kontor i Moskva. Verksamhet bedrivs i New York genom ett Partnership, LLP. Mannheimer Swartlings verksamhet regleras ytterst av det avtal som träffats mellan alla partners i byrån, delägaravtalet. Byråns högsta organ är delägarmötet där alla partners har en röst. Byrån har 86 partners (varav många äger sina aktier i byrån indirekt genom eget aktiebolag), 4 local partners och 2 senior counsels. Samtliga aktieägare är representerade på delägarmötet och kan därigenom lägga fram rekommendationer eller vägledning till styrelsen. Styrelsen i sin tur informerar delägarna antingen genom delägarmötet eller genom direkt kommunikation. Juristerna kan föra fram rekommendationer 58 Mannheimer Swartling New York Advokataktiebolag Mannheimer Swartling Advokatbyrå LLP till styrelse och ledningen genom Juristutskottet. Avseende medarbetarna inom supportfunktioner finns ett särskilt forum för att fånga upp synpunkter och frågor och skapa kommunikationskanaler mellan supportpersonalen och ledningen. Återkoppling och information från ledningen till medarbetarna sker genom VD, närmaste chefer och genom byråns interna informationskanaler. Styrelsen består av totalt sex partners, varav delägarmötet väljer fem ledamöter. Även den verkställande direktören, som också väljs på delägarmöte, ingår i styrelsen. Löner eller ersättningar utgår inte till styrelseledamöter eller VD i deras funktion av styrelseledamöter och VD. De följer samma ersättningsavtal som övriga partners. Styrelsens sammansättning 2015 är följande: Jan Dernestam, f.1969, partner, styrelseledamot sedan 2009 och VD sedan 2011 Peter Linderoth f.1962, partner, styrelseledamot sedan 2015 Clas Nyberg, f. 1958, partner, styrelseledamot sedan 2011 Biörn Riese, f. 1953, partner, styrelseledamot och styrelseordförande sedan 2002 Erica Wiking Häger, f. 1970, partner, styrelseledamot sedan 2011 Klas Wennström f. 1965, partner, styrelseledamot sedan 2015 Nyckelfakta och utmärkelser 2014 verksamheten omsättning (msek) medarbetare jurister partners law firm of the year, sweden 1 200 568 321 86 Who’s Who Legal Awards, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 och 2015 client choice award for sweden Th e International Law Offi ce (ILO), 2005, 2008, 2011 och 2014 topprankad i “overall performance” i sverige verksamhetsområden · Arbetsrätt och pensioner · Bank och fi nans · Corporate Commercial · Corporate Sustainability & Risk Management · Entreprenadrätt · EU- och konkurrensrätt · Fastighetsrätt · Fonder och investeringar · Företagsbeskattning · Företagsöverlåtelser · Försäkring · Immaterialrätt, marknadsrätt och medierätt · Miljörätt · Offentlig upphandling · Publik M&A och aktiemarknad · Rekonstruktion och insolvens · Tvistlösning branschgrupper · Energi och naturtillgångar · Fastighet · Finansiella institutioner · Fordonsindustri · Health Care och Life Sciences · Infrastruktur och entreprenad · IT, telekom och teknologi · Media och underhållning · Private Equity · Shipping och transporter TNS Sifo Prospera Tier 1 Law Firm Review Sweden, 2013 och 2014 klienternas favoritbyrå BG Research (Klientbarometern), 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013 och 2014 topprankad i världen inom internationella skiljeförfaranden Global Arbitration Review GAR30, 2007, 2008, 2010, 2011, 2012, 2013 och 2014 populäraste advokatbyrån bland svenska juridikstudenter Universum (FöretagsBarometern), 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013 och 2014 legal adviser of the year Financial Times and mergermarket European M&A Awards; Nordics: 2009, 2011 och 2012; Sweden: 2013 best swedish firm of the year Chambers Europe Awards for Excellence, 2009, 2011, 2012 och 2015 swedish law firm of the year IFLR; International Financial Law Review, 2005, 2006, 2007, 2008, 2010, 2012 och 2015 best gender diversity by national firm and country winner: sweden Euromoney Legal Media Group, Europe Women in Business Law Awards, 2012 geografisk närvaro sverige tyskland ryssland kina belgien usa Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg Frankfurt, Berlin Moskva Shanghai, Hongkong Bryssel New York 59 stockholm moskva norrlandsgatan 21 box 1711 111 87 stockholm, sverige romanov dvor business centre romanov per. 4 125009 moskva, ryssland göteborg shanghai östra hamngatan 16 box 2235 403 14 göteborg, sverige 25/f, platinum no. 233 taicang road, luwan district shanghai 200020, kina malmö hongkong södergatan 22 box 4291 203 14 malmö, sverige 33/f, jardine house 1 connaught place central, hongkong, kina helsingborg bryssel södra storgatan 7 box 1384 251 13 helsingborg, sverige it tower avenue louise 480 1050 bryssel, belgien frankfurt new york bockenheimer landstrasse 51- 53 60325 frankfurt am main, tyskland 101 park avenue new york, ny 10178, usa berlin www.mannheimerswartling.se mauerstrasse 83 - 84 10117 berlin, tyskland 60
© Copyright 2024