Analys
Inköp Stockholm 10/02-2015 Preem – Sveriges största leverantör av drivmedel och Nordens största raffinör... Preems försäljning 2013 • Totalt ca 117 Mdr SEK • Export Norden EU Nordamerika Övriga 69% 15% 60% 15% 10% Preems inköp av råolja 2013 Nya trender som påverkar inköp och ställer nya krav Tydliga trender makroekonomiska förändringar • • • • parallellt med kortsiktiga överraskningar som finanskriser, askmoln, nya aktörer, tsunamis och krig. Demografiförändringar Teknologisk utveckling Globalisering Informationsöverskott Intressent och omvärldsanalys Nuläge jämfört med konkurrenters inköp Baserat på, organisation, processer, system Effektivitet Lokal organisation Centraliserad organisation Affärsområde orienterat Multifunktionell fokus Detaljhandel ST1 Fordons industri STATOIL PREEM 2012 Livsmedel drycker Offentlig marknad Transaktions Orientering inköpspriser OKQ8 Telecom Elektronik konsument NYNÄS Data IT Läkemedel industri Samla volymer Minska total kostnader Integration internt Integration externt Förädlings aktiviteter Tid Intressentanalys • Management – ROCE avkastning (inkomster-utgifter) på sysselsatt kapital är ett av de viktigaste mätetalen för PREEM. Inköp utgör den absolut största kostnadsposten och även relationen indirekta kostnader i förhållande till vinst är stor. Professionella inköp är därför av största vikt för räntabiliteten. – Inköp och leverantörer har även en avgörande betydelse för kvalitet och efterlevnad av uppförande kod/hållbarhet samt bolagets drift/servicegrad och för att attrahera framtidens kompetenser. • Marknad & Försäljning – Kvalitet och rättidiga leveranser in är en förutsättning för detsamma ut. För att leva enligt vårt varumärke måste vi välja och utveckla leverantörer med samma anda. Vi specificerar våra behov från kunder, partners och återförsäljare tydligt så att leverantörerna entydigt uppfattar kravbilden. – Stödprocessen för marknadsföring och försäljning har en hel den leverantörsinnehåll och skall vara effektiv så den ger största möjliga effekt per satsad krona. • CSR – Hållbar utveckling är centralt för PREEM – licence to operate. Samma krav måste ställas på leverantörerna som på oss själva när det gäller social hållbarhet, ekonomisk hållbarhet, och ekologisk hållbarhet/footprint. Vår utveckling får inte ske till priset av ett segregerat och ojämlikt samhälle och en förstörd miljö. Självklart bevakar vi så att det ej förekommer korruption eller otillbörlig kompensation mellan oss och våra leverantörer. Intressentanalys • Produktion – Kostnader, driftsäkerhet och utnyttjandegrad är avgörande för konkurrenskraften hos vår produktion. Leverantörerna har en avgörande betydelse såväl för den löpande driften som vid större uppgraderingar och underhåll. Samverkan skall vara förtroendefull, effektiv och i alla lägen leverera rätt kvalitet i rätt tid • Finans / IT – PREEMs finansfunktion bevakar så att Leverantörer och Inköp i alla lägen levererar i linje med kommersiella krav och uppsatta finansiella mål. Inköp tillhandahåller struktur och data för sådan uppföljning. IT funktionen tillhandahåller system för en effektiv inköpsorganisation och låga transaktionskostnader i bolaget. • HR – Inköp och HR för en kontinuerlig dialog om vilken förädling som skall utföras internt i PREEM respektive av leverantörer – ”köpa/tillverka”. Analysen bygger dels på strategiska vikten av olika aktiviteter för oss och dels på våra förmågor jämfört med leverantörernas. Utöver detta är det av avgörande betydelse att vi har en rätt bemannad Inköpsfunktion, med rätt kompetenser i rätt antal vid varje givet tillfälle. En förflyttning sker löpande från operativa till mer strategiska/kommersiella aktiviteter. Intressentanalys • Juridik – Inköp samverkar med den juridiska funktionen för att nå maximal efterlevnad av de legala krav som ställs på oss och vår verksamhet. Det är också avgörande att vi har bra avtal och mallar som tydligt och effektivt speglar vår samverkan med leverantörer och begränsar riskexponeringen för PREEM. • Personal – För att rekrytera och behålla rätt typ av kompetens skall Inköp tillhandahålla intressanta, väldefinierade uppdrag. Vi skall ha en prestandadriven kultur och belöna goda insatser. Utbildning och träning är viktigt för att vidareutveckla individernas kollektiva kompetens samtidigt som vi aktivt bygger att team med tydliga spetskompetenser och intressanta karriärvägar. • Leverantörer – PREEM skall vara en attraktiv köpare och leverantörernas första val i utmanande situationer. Vi åstadkommer detta genom att välja leverantörer som delar samma värdegrund och genom att agera professionellt och rättvist i alla lägen. Målbild 12 Strategi målbild Nuläge År 1 År 2 Lång sikt Önskat Läge 2019 Personal Strategi Önskat läge 2018-12-31 • Strategi – Inköp inom PREEM ansvarar för alla kostnader som hamnar i leverantörsreskontran. Policyn för inköp beslutas av koncernledningen och innefattar allt som köps och samtliga leverantörer. Ansvaret för olika inköpskategorier och geografier är tydligt definierat liksom vad vi skall köpa respektive förädla internt. – PREEM har en helhetssyn på inköp och en tydligt definierad och kommunicerad strategi. – Upphandlingar sker medvetet och proaktivt i långa planeringscykler baserat på tydliga interna beslut och genomarbetade sourcingstrategier/kategoriplaner. – Vi involverar övriga PREEM i målsättning, planering och exekvering av inköp där vi skiljer på strategisk och operativt inköp. – Genom värdebaserade upphandlingar samarbetar vi med rätt leverantörer i rätt antal. • Organisation – Inom PREEM jobbar hela organisationen i linje med beslutad policy. Vi har samsyn avseende våra planer och jobbar enligt gemensamma processer. – Beställarorganisation och inköp har väldefinierade ansvar, roller och befogenheter. Vissa kategorier, som till exempel råolja, delegeras utanför inköpsorganisationen, men exekveras dock enligt samma policy och process. – Vår process innefattar allt från analys, leverantörsbedömning, leverantörsval och kontraktering till avrop, betalning, uppföljning och leverantörsutveckling. Olika process steg delegeras till olika delar av organisationen. – Ansvaret/ägarskapet för olika kategorier och samtliga leverantörer är tydligt definierat. Önskat läge 2018-12-31 • Kommersiellt – PREEM har förflyttat sig från ett transaktionellt/kommersiellt inköp till en position där totalkostnaden (TCO/ABC) styr vårt agerande. Vi jobbar integrerat intern och med stora delar av vår leverantörsbas för att uppnå bästa möjliga effekt i hela värdekedjan. – Leverantörer väljs baserat på fakta och förväntad framtida prestation. Andelen ”vilda” inköp minimeras. – Vi jobbar aktivt för att utveckla våra strategiska leverantörer och vi minimerar administration genom att använda moderna elektroniska verktyg • Leverantörsutveckling – Inköpsorganisationen lägger en absolut majoritet av sin tid på strategiska leverantörer och standardiserar/effektiviserar relationen med övriga. – Vi bedriver produktutveckling tillsammans med betrodda och utvalda leverantörer per kategori – i övrigt utnyttjar vi konkurrensbilden i marknaden. – Leverantörsutvecklingen leder till bättre hållbarhetsutveckling, bättre kvalitet, leveranser i rätt tid, lägre kapitalbindning och inte minst lägre totalkostnad • System/arbetsstöd – Vi jobbar för att förenkla och automatisera inköpsprocessen (analys – kontrakt – betalning) och får därmed bra avtal, god efterlevnad och hög effektivitet. Principen är avrop mot avtal. Historik sitter i system ej personer. • Personal – Vi har en strukturerad kompetensförsörjning, utveckling och validering. Totala bemanningen – i inköpsprocessen har minskat genom att öka strategisk och minska administrativ tidsåtgång. Inköp PREEM allmänt Direkt material (DM) står för 96 % av den totala spenden på Preem Totala spenden för Indirekt material (IM) är 4093 MSEK för samtliga ansvarsområden Logistik och transport 1 259 Bank och finans Pågående nyanläggningar Fastighet Processrelaterat material Konsulter Entreprenad och underhåll IT & telefoni Utrustning Marknad och kommunikation Försäkring Personalrelaterat Fordon Varav: Resor Total spend Direkt material (DM): råolja, nafta, biodrivmedel 1 259 1259 MSEK inom Logistik och transport motsvaras av shipping 4 093 Aktiviteter 2014 vår Utfall 1:a halvåret 2014 Strategiska initiativet Kostnads initiativen Det bedömda besparings-utfallet indikerar en återbetalning om mer än 7x varje investerad krona. Strategiska aktiviteter 2015 för att nå 2019 års mål Strategi Påbörja implementering av mätverktyg för uppföljning och styrning Organisation • Utveckla ett samordnat inköp genom inköpsrådet • En process ett system och organisation som vet vad inköp innebär Kommersiellt • Kategoristrategier ska utformas i strategiska kategorier • Ta fram utvärderingskriterier och en modell för att använda mot leverantörer Leverantörsutveckling • Modell för hur kravställning sker ifrån verksamhet till inköp (eventuellt Sourcingsystem) System/arbetsstöd • Avvakta SVAR , förstudie påbörjas av inköpsverktyg Personal • Fortsätta planen med att utveckla och komplettera kompetenser Sammanfattning och var är vi på väg • • Vårt mål var att i första fasen leverera 21 Msek i kostnadsbesparing och leveransen blev 55 Msek, med 7 gånger insatskostnaden Strategiska initiativ har förändrats till aktiviteter som förverkligats Framåt Långsiktigt mål • Att under 5 årsperioden som tidigare fastslagits realisera kostnadsreduceringar om 200 Msek. • Att inom de 6 strategiska områdena systematiskt arbeta med de komponenter som fastslagits i strategiplanen, för att bli en inköpsorganisation som möter konkurrensen i branschen och svarar upp för var vi ska vara 2019. Under höst 2014 och 2015 • Taktiska och strategiska aktiviteter PREEM Inköp Stockholm har lagt en tydlig strategi för att förbättra inköp och leverantörssamverkan. Vi gör detta genom att förbättra våra processer och säkerställa att vi utvecklar relevant kompetens och verktyg för att förverkliga planen. Strategin syftar till att skydda, bevara och utveckla PREEMs varumärke samtidigt som vi medverkar till lönsamhet genom kostnadssänkningar. Kostnadssänkningarna under planeringsperioden fram till och med 2018 skall överstiga 200 MSEK ackumulerat. Vi har under 2014 kommit en bra bit på denna resa men framåt krävs väl så mycket arbete och än mer strukturerade metoder för att nå vår ambitionsnivå.” Personal Verksamheten ska i den nya organisationen alltid veta till vilken inköpare de ska vända sig Leverantörer & Kategorier Leverantör Kategori Leverantör 1 Kategori A Leverantör 2 Kategori A Leverantör 3 Kategori A Leverantör 4 Kategori B Leverantör 5 Kategori B ... ... ... ... Leverantör X Inköpsfora Verksamheten Frontend Taktiska Strateg AO X X VF X X Mar. X X Stab X X Kategori Y x% Av spenden x% Av spenden x% Av spenden x% Av spenden Rätt kompetens är nyckeln Inköpsfunktionens effektivitet bestäms av Fem olika parametrar Management system Organisation Kapabillitet Processer Där den enskilt viktigaste är de Anställdas individuella förmåga 100 Managentsyst… 7 IT/IM 8 Inköpsprocess 13 Organisation 15 Kapabillitet 57 Totalt IT/IM 0 Källa McKinsey Quarterly 100 8 Kompetenser på inköp Analys Teknisk kompetens Affärsmannaskap Preem Spec. kunskaper Kommunikation Värkställande Struktur Inköps kunskaper Analys Analys Spend analys Generell analys Finansiell analys Marknadsanalys Intressentanalys [Förmåga att förstå och tolka fakta och siffror] [Förmåga att analysera fakta och siffror] [Förmåga att tillämpa verktyg för riskhantering] [Kunskap om vilka verktyg som är tillgängliga för att kartlägga leverantörsmarknader] [Förmåga att använda metoder och verktyg för att inhämta information för analys av leverantörsmarknader] Analys generell [Kännedom om logistikförhållanden på olika marknader.] [Förmåga att använda metoder för att analysera olika affärsscenarion] [Förmåga att omsätta kunders behov till aktiviteter för bättre kundnöjdhet] [Kunskap om olika datakällor för att hämta in spenddata] [Kunskaper för att omsätta kundbehov till leverantörsmarknadskrav] [Kunskap om leverantörskategorisering i spendanalys] [Kunskap om företagets konkurrenter] [Kunskap om processen kring att inhämta spenddata] Marknadsanalys [Förmåga att använda spenddata i kvantitativ analys] Spendanalys [Kunskap om de intressenter som påverkar företaget] [Kunskap om hur man upprättar en intressentanalys] [Generell kunskap om företagsekonomi (hur man tolkar årsredovisningar, nyckeltal mm)] [Kunskap om tillämpningen av en intressentanalys] [Kunskap om olika metoder för kostnadsberäkning] Intressentanalys [Förmåga att använda metoder och verktyg för finansiell analys] [Kunskap om faktorer som påverkar kassaflöde] [Förmåga att använda metoder för att analysera leverantörers finansiella status] Finansiell analys Affärsmannaskap Affärsmannaskap Generella affärsprocesser Avtal och juridik Förhandling [Kunskap om konceptet "värdekedja"] [Kunskap om riskhantering avseende image, finans- och juridikfrågor, försörjningsrisker mm] [Kunskap om etik (Code of Conduct)] [Kunskap om marknadsmodeller som används av leverantörer] Prissättning Försäljning [Kunskap om förhandlingsprocessen] [Kunskaper om förberedelser inför förhandling inklusive att sätta mål] [Kunskaper i förhandlingstaktik och strategier] [Kunskap om ekonomisk förvaltning och ekonomistyrning] [Förmåga att använda olika förhandlingstaktik och strategier för olika affärssituationer] [Kunskap om företagets affärsprocesser och gränssnittet mellan olika enheter och avdelningar] [Kunskap om och förmågan att hantera interkulturella aspekter av förhandling] [Kunskap om företagets produkter och tjänster] [Förmåga att skapa och leda förhandlingsteam] [Förståelse för de underliggande faktorerna för efterfrågan av företagets produkter/tjänster] [Kunskap om inverkan av ickeverbal kommunikation inom förhandling] [Kunskap om marknadsföring, marknadsplanering och hur man bygger marknadsstrategier] [Förmåga att hantera dödlägen inom förhandling och att hitta lösningar för att nå resultat] Generella affärsprocesser [Förmåga att systematiskt utvärdera förhandlingsprocesser och dess resultat] [Kunskap om nationalekonomi] Förhandling [Kunskap om avtalsrätt] [Kunskap om internationella förordningar för kommersiella transaktioner inklusive standardvillkor för internationell handel] [Kunskap om olika prissättningsmetoder] [Kunskap om lagen om immateriella rättigheter] Prissättning [Kunskap om olika prissättningsfaktorer] [Kunskap om internationell affärsjuridik] [Förmåga att formulera och justera avtal i enlighet med lagen för att skydda företagets intressen] [Kunskap om standardvillkor som företaget använder i köpekontrakt] [Kunskap om kundanalys] [Förmåga att använda företagets upphandlingsmodeller] [Kunskap om strategiska säljprocesser, tex key account management] [Kunskap om strukturen i leverantörsavtal och dess innehåll] Försäljning [Förmåga att skapa avtal för anskaffning av standardprodukter] [Förmåga att skapa avtal nya affärskoncept (ex outsourcing av företagsfunktioner)] Avtal och juridik Kommunikation Kommunikation Skriven Kommunikation Muntlig kommunikation Relationship management [Förmåga att formulera skrivna budskap] [Kunskap om metoder för att hantera komplexa affärssituationer] [Förmåga att använda Excel, Powerpoint och Word] [Förmåga att presentera resultatet av en analys] [Förmåga att attrahera leverantörer och säkerställa att företaget är prioriterat] [Förmåga att kommunicera företagets mål och strategier till en extern partner för att skapa affärsmöjligheter] Skriven kommunikation [Förmåga att sälja till andra, dvs att övertyga dem om att acceptera koncept eller lösningar] [Förmåga att presentera information, dvs att omvandla fakta till information som andra förstår] [Förmåga att säkerställa att kommunicerade budskap exekveras] [Förmåga att strukturera muntliga budskap] [Förmåga att säkerställa att kommunicerade budskap är förstådda] [Retorisk förmåga, dvs principen om metoder för argumentation och presentation] [Förmåga att formulera budskap för att nå uppsatta mål] [Kunskap om vanliga presentationstekniker] Relationship management [Kunskap om att sätta upp workshops och strukturera möten] [Förmåga att använda engelska språket] Muntlig kommunikation Verkställande Verkställande Ledarskap Samarbete Förändringsledning [Kunskap om generella ledarskapsteorier] [Kunskap om skillnaden mellan att leda individer och att leda verksamhet] [Förmåga att ge personer återkoppling kring olika typer av beteende] [Förmåga att utveckla processer genom intern träning och utvecklingsplaner] [Förmåga att sätta och följa upp mål] [Förmåga att engagera personer för att nå mål] [Kunskap om hur man omvandlar företagets mål till individuella mål] [Kunskap om generell affärsutveckling] Ledarskap [Förmåga att etablera och upprätthålla sociala relationer] [Kunskap om gruppdynamik] [Förmåga att arbeta i tvärfunktionella och tvärorganisatoriska team] [Förmåga att vara en god lagspelare] [Förmåga att hantera kulturella skillnader mellan nationaliteter, företag, avdelningar, kön mm] Samarbete [Kunskap om drivkrafterna för förändring inom företaget] [Kunskap om metoder för förändringshantering] Förändringsledning Inköpskunskaper Inköps kunskaper Strategi Kategoristyrning Leverantörsutveckling [Förmåga att utveckla och förstå "business case"] [Förmåga att använda modeller för kostnadsnedbrytning] Förmåga att använda strategiska metoder för analys och segmentering av leverantörsbasen, som ex Kraljics matris] [Förmåga att utveckla en inköpsstrategi] [Förmåga att implementera inköpsstrategier] Upphandling Värdekedja analys [Förmåga att använda metoder för leverantörsutveckling] [Kunskap om hur metoder för leverantörsutveckling passar specifika affärssituationer] [Förmåga att implementera leverantörsutvecklingsplaner internt inom företaget] [Förmåga att implementera leverantörsutvecklingsplaner externt hos leverantören] [Kunskap om modeller för uppföljning av leverantörsutveckling] [Kunskap om verktyg för att analysera potentialen för leverantörsutveckling] Leverantörsutveckling [Kunskap om verktyg för att följa upp strategier] [Kunskap om generiska inköpsprocesser] [Kunskap om processer för strategiskt inköp] [Kunskap om taktiska inköpsprocesser (RFI, RFQ, avtal)] [Förmåga att sätta upp och använda relevanta KPIer för inköpsfunktionen] Strategi [Förmåga att beräkna totalakostnad (TCO)] [Kunskap om operativa inköpsprocesser] [Förmåga att använda företagets system för operativt inköp] [Förmåga att använda företagets standardavtal] [Kunskap om metoder för att bygga upp en portfölj av aktiviteter för kategoribaserat inköp] [Kunskap om olika processteg inom kategoristyrning] [Kunskap om de fyra hörnstenarna inom kategoristyrning] [Förmåga att bygga hypoteser för olika kategorier] Kategoristyrning [Förmåga att hitta och köpa av nya leverantörer] [Förmåga att följa upp order på daglig basis] [Förmåga att mäta leveransprecision] [Förmåga att hantera fordringar] [Förmåga att använda kontrakt och avtal] [Förmåga att följa upp leverantörskvalitet] Upphandling [Förmåga att använda verktyg för "value engineering"] Värdekedjeanalys Struktur Struktur Projekt ledning Kategori projekt Uppföljning Planering [Kunskap om hur man utvärderar resultat av lagarbete och hur projekt genomförs] [Förmåga att utveckla uppföljningssystem för operativt inköp] [Förmåga att använda verktyg för projektledning] [Förmåga att leda projekt eller tvärfunktionella team] [Kunskap om verktyg för projektledning] Projektledning [Förmåga att mäta besparingar i kategoriprojekt] [Förmåga att sätta ihop ett kategoriteam] [Förmåga att leda ett kategoriteam] [Förmåga att tillämpa Preems mallar och verktyg för kategoriinköp] Kategoriprojekt [Förmåga att utveckla uppföljningssystem för strategiskt inköp] [Förmåga att skapa KPIer] [Förmåga att mäta och utvärdera leverantörer] [Generell kunskap om syftet med KPIer] [Generell förmåga avseende beräkning och matematik] Uppföljning [Förmåga att leverera pålitliga prognoser] [Förmåga att övervaka kapacitetsanvändning] [Förmåga att tolka och utvärdera prognoser] [Förmåga att använda olika planeringstekniker] [Förmåga att använda livscykelberäkningar] Planering Preem specifika kunskaper Preem Specifika kompetenser Preem-specifika kompetenser [Kunskaper om Preems kärnvärden och uppförandekod] [Kunskaper om Preems affärsmoralpolicy] [Kunskaper om koncernregel 1:1] [Kunskaper om Preems inköpshandbok] [Kunskaper om ISO 9000] [Kunskaper om ISO 14001] [Kunskaper om OHSAS 18001] Teknisk kompetens Teknisk kompetens Teknisk kompetens [Grundläggande kunskaper i teknik] [Förmåga att läsa ritningar] [Förmåga att tolka tekniska specifikationer] [Förmåga att upprätta tekniska specifikationer] [Kunskaper om konstruktion] Resultat kompetensutvärderingen Mål 2019 ska vi vara… Snitt samtliga kompetenser inom Preem Analys 6 5 Teknisk kompetens 4 Affärsmannaskap ▪ Att nå nivå 6 blir mycket kostsamt och inte önskvärt 3 2 1 Preemspecifika kompetenser Kommunikation 0 Struktur Verkställande Inköpskunskaper Kompetensutvärderingen 2014 visar… Preem inköp Snitt samtliga kompetenser inom Preem Mål 2019 Analys 6 5 Teknisk kompetens 4 Affärsmannaskap ▪ Att nå nivå 6 blir mycket ▪ 3 2 1 Preemspecifika kompetenser Kommunikation 0 ▪ ▪ ▪ Struktur Verkställande Inköpskunskaper ▪ kostsamt och inte önskvärt Ett stort gap finns i inköpskunskaper (värdekedjan förståelse) upphandling OK Enskilda medarbetare behöver kompetens stärkas Saknas roller, för många samma lika Det behövs verktyg för att följa upp inköp (verkställande) Affärs mannaskapet svagt främst inom förhandling, prismodeller och avtal Kompetensutvärderingen visar… Resultat av undersökning på aggregerad nivå/hela Preem inköp Genomsnitt hela undersökningen/Pre em; 2,7 3,5 2,8 2,7 3,1 2,5 2 Analys Affärsmannaskap Kommunikation Kompetens Verkställande Inköpskunskaper Genomsnitt hela undersökningen/Preem Struktur Kompetensutvärderingen visar… Resultat av undersökning på aggregerad nivå/hela Preem inköp 5 högst rankade kompetensområdena 4,1 3,8 3,5 3,5 3,2 2,7 Samarbete Skriven kommunikation Analys generell Topp 5 områden Muntlig kommunikation Förhandling Genomsnitt hela underskkningen 5 lägst rankade kompetensområdena 2,2 2,1 2 1,9 2,7 0,4 Kategoristyrning Planering Leverantörsutveckling Botten 5 områden Teknisk kompetens Genomsnitt hela undersökningen Värdekedjeanalys
© Copyright 2024