www.pwc.se
Den kommunala
revisionens grunder
Bollebygds kommun
2015-03-05
Fredrik
Carlsson
Certifierad
kommunal revisor
Agenda
 Utblick kring de ekonomiska förutsättningarna för kommunerna
(källa: SKL, bokslutsdagar)
 Den kommunala revisionen
 Lite extra kring intern kontroll
 Gärna frågor och reflektioner löpande!
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
2
Utblick ekonomiska förutsättningar
för kommunerna
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
3
Det är med framtiden och prognoser…
Hur mycket vatten finns det i Vänern?
A) För mycket
B) För lite
C) Det bestämmer dom i Trollhättan
D) 6 miljoner simbassänger
Hur stor är en simbassäng?
(Källa: Sveriges radio 13 jan 2015, 12 milj simbassänger blåste i Östersjön i stormar vilket motsvarar dubbla volymen i
Vänern; Tyska Östersjöinstitutet).
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
4
Visste du att….?
 70 % av offentligt anställda jobbar i kommun..
 Omsätter ca 500 miljarder sek per år…..
 Infördes 1862 – kommunförordning kopplat till
kommunalt självstyre…
 Ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument – oberoende
 Mål värna och utveckla demokrati, rättssäkerhet och
effektivitet.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
5
Omvärlden
Bollebygds kommun - revision
PwC
b
finns var?
2015-03-05
6
Exempel på framtida utmaningar (källa: Socialstyrelsen)
Antal platser inom demensvården idag:
160 000 st
Bedömt behov år 2030
230 000 st
Ökning med 70 000 platser eller 44 %
Orsaker: fetma, diabetes och ökad medellivslängd
Kostnad demensvård idag: 63 miljarder kronor
Är med än alla kostnader för all vård av cancersjukdomar och
hjärt/kärlsjukdomar
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
7
Äldreboende …
• Andelen äldre med stora behov som bor kvar hemma
har ökat från 67 % år 2008 till 74 % år 2013.
• Fyra av tio som flyttar in på särskilt boende avlider inom
18 månader
 Hur ser det ut er kommun?
 Hur påverkas er planering?
 Vad är önskvärd utveckling?
Källa: Socialstyrelsens årliga rapport år 2014 (27/2-15)
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
8
Klagomålen från brukare ökar
• 13 % fler klagomål 2014
än 2013 enligt IVO
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
9
Utmaningar i befintliga strukturer (källa Sveriges radio 12/1-15)
 16 000 personer har rätt till personlig assistans i hemmet
 Motsvarar en kostnad på ca 28 miljarder kronor vilket
motsvara 2/3 av Sveriges årliga försvarsbudget
 Bekostas av Försäkringskassan. Ansvar?
 2003 beviljade 7 av 10 ansökningar; 2013 4 av 10 (Källa: Svt 2/3-15)
 Orsak uppges vara system med ”timmar” och inte behov
Lösning som diskuteras
Ökad kontroll och uppföljning!
PwC
10
Hur står det till med långsiktigheten
i Sveriges kommuner?
 7 av 10 kommuner tittar inte bortom planåren i budgeten
o Större kommuner bättre framförhållning, knappt 2/3 har
en längre planeringshorisont
 Av de som tittar långsiktigt tar cirka hälften ett helhetsgrepp
(dvs. samma innehåll som i budget)
 Av de som tittar långsiktigt har cirka
hälften en horisont på 10 år eller längre
 Av de som inte tittar långsiktigt beror
detta på
o brist på underlag (8 %)
o inget värde då osäkerheten är för stor (33 %)
o inte politiskt prioriterat (46 %)
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
11
Forts. Hur står det till med långsiktigheten
i Sveriges kommuner?
Så här svarade de intervjuade ekonomicheferna:
 Ingen har efterfrågat det
 Ställs inget krav från lagstiftningen (räcker med 3 år)
 För stor osäkerhet (skatteintäkter, AFA etc)
 Den framtida finansieringen ordnar sig i alla fall
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
12
Varför Långsiktig finansiell analys?
 Finansiering av kommande expansion (främst tillväxtkommuner).
Upplåning vs egen finansiering
 Stora demografiska förändringar utan att den totala befolkningen nämnvärt
rör på sig (inlandkommuner)
 En långsiktig finansiell analys belyser:
•
Olika scenarier för framtida finansiering (effektivisering, förändring av skatten)
•
Ekonomiska effekter av översiktsplanen
•
Vikten av att ha en resursfördelningsmodell
•
Långsiktigt investeringsbehov
•
Utrymme för satsningar
•
Pensionsfrågan på längre sikt
•
Framtida lokalbehov utifrån förändrade
förutsättningar
•
Rimligt resultatbehov utifrån kommande utmaningar
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
13
Kanske är färre kommuner att vänta..
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
14
”Uppdraget” för Bollebygds kommun
• Välfärdsuppdraget (vård, skola och omsorg)
• Myndighetsutövning (till exempel bygglov, beslut inom IFO etc)
• Utveckla det geografiska området som utgör Bollebygds kommun
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
15
Framtida utmaningar för Bollebygds kommun
Valutgången – tydliga majoriteter?
Bostadsbyggnation
Intrastruktur i regionen (R40, Götalandsbanan)
Finansiering av verksamhetslokaler
Miljö och klimat
Digitalisering av tjänster
Region kontra kommun = samverkan (från ohälsa till hälsa)
Verksamhet i annan regi
Sakfrågorna blir allt mer komplexa
Attraktiv arbetsgivare
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
16
Kommunal revision
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
17
Den svenska modellen är unik
 Förtroendevalda granskas av förtroendevalda är unik.
 Förtroendevalda revisorer som arbetar oberoende,
men på uppdrag av fullmäktige.
 Indirekt på uppdrag av medborgarna .
 Insyn i och kontroll över hur fattade beslut genomförs
i verksamheten.
 Lekmannarevisorer i kommunala företag.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
18
Vilka är revisorerna i Bollebygds kommun?
 Margretha Almqvist-Malmsjö (ordförande)
 Per Wignäs (vice ordförande)
 Anna-Stina Andersson
 Elin Axelsson
 Ralph Utbult
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
19
Ansvar
Politiskt (demokratiskt ansvar) ansvar:
 Kan utkrävas genom att förtroendevalda inte får förnyat
förtroende.
 Utkrävs fullmäktiges ledamöter av väljarna vart fjärde år i
de allmänna valen.
 Prövas årligen av fullmäktige för dem som har uppdrag
att genomföra verksamhet på fullmäktiges uppdrag.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
20
Revisionsansvaret
 Med uppdraget som förtroendevald följer ett så kallat
revisionsansvar.
 Prövas och utkrävs lokalt
 Ledamöterna ansvarar inför fullmäktige för hur de själva,
deras anställda och andra uppdragstagare genomför den
kommunala verksamheten.
 Anställda i kommunen har inte revisionsansvar.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
21
Revisionsansvaret forts
Revisionsansvaret följer med det uppdrag som styrelser och
nämnder får av fullmäktige,
 att genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut
 att arbeta efter givna förutsättningar, enligt lagar och föreskrifter
 att ha en tillräcklig intern kontroll i verksamheten
 att återrapportera till fullmäktige
Det är de förtroendevalda som har revisionsansvar.
Revisionsansvaret är kollektivt, men kan i undantagsfall prövas
individuellt.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
22
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
23
Varför har vi kommunal revision?
• När någon bedriver verksamhet för någon annans räkning
eller med andras medel, uppstår ett behov och intresse av att kunna
kontrollera och säkerställa att uppdraget utförs säkert
och att det blir som det var tänkt.
• Revision bidrar till att göra tydligt och synligt hur uppdrag
genomförts samt att intyga tillstånd och processer i verksamheten.
• Revision ger ytterst medborgaren/ägaren/medlemmen information
att använda för att pröva och utkräva ansvar.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
24
Revisorerna granskar all kommunal verksamhet
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
25
Checklista från SKL
Ledamot/ersättare i styrelse/nämnd
Kan inte vara revisor
Ledamot/ersättare i företagsstyrelse
Kan inte vara revisor
Ledamot/ersättare i fullmäktige
Kan inte vara revisor
Ordförande/vice ordf i fullmäktige
Kan inte vara revisor
Ledamot/ersättare i fullmäktigeberedning
Kan inte vara revisor
Närstående är ledamot i nämnd
Kan väljas med undantag
Närstående är ledamot i styrelse
Bör inte väljas till revisor
Närstående är ledamot i företagsstyrelse
Bör inte väljas till revisor
Tjänsteman med redovisningsansvar till nämnd
Kan väljas med undantag
Tjänsteman med redovisningsansvar till styrelse eller företag
Bör inte väljas till revisor
Närstående är tjänsteman med redovisningsansvar i styrelsen
eller företag
Bör inte väljas till revisor
Närstående är tjänsteman med redovisningsansvar i nämnd
Kan väljas med undantag
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
26
Revisorernas uppdrag
”Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer
av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom
nämndernas verksamhetsområden.
De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller
lekmannarevisorer som utsetts i juridiska personer enligt
3 kap. 16a-18b §§, även verksamheten i de företagen.”
Revisorerna granskar inte ärenden som avser myndighetsutövning,
med vissa undantag. KL 9 kap. 10 §.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
27
Revisorernas reglering
• Kommunallagen 9 kap
• God revisionssed från Sveriges kommuner och
landsting
• Kommunens revisionsreglemente
• Praxis och vedertagen sed
• Måste anlita sakkunniga i arbetet
• Revisionen är ingen nämnd – därav inga
protokoll
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
28
Revisorerna får inte
• Granska myndighetsutövning mot enskild
• Lägga partipolitiska värderingar i arbetet
• Sprida sekretessbelagd information
Varje revisor är självständig men revisorerna
arbetar samfällt med uppdrag i Bollebygd.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
29
Vad är ändamålenlig verksamhet?
• Verksamheten lever upp till fullmäktiges mål,
beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra
föreskrifter som gäller för verksamheten.
• Verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med
tillgängliga resurser.
• Styrelsen och nämnder har en styrning och uppföljning
mot mål och beslut.
 Granskningen tar sikte på såväl genomförandet som
resultatetet av verksamheten. Fokus på uppdrag och mål.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
30
Vad är tillräcklig intern kontroll?
 Den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig,
den förebygger, upptäcker och åtgärdar.
 Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat
samt integrerat i organisation, system och det löpande
arbetet.
 Granskningen avser hur den interna kontrollen är
uppbyggd och hur den fungerar i praktiken.
Granskningen sker ur ett system-, redovisnings- och
verksamhetsperspektiv.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
31
Rättvisande räkenskaper
 Den interna redovisningen (budget, kontroll, uppföljning)
fullgörs så att den kan ligga till grund för styrning och
ledning
av den verksamhet som bedrivs.
 Den externa redovisningen ger en rättvisande bild av
resultat och ställning;
de finansiella rapporterna (delårsrapport och
årsredovisning) är upprättade i enlighet med KRL och god
redovisningssed (uttolkad av RKR).
 Granskning av såväl intern som extern redovisning utifrån
interna styrdokument, KRL och RKR.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
32
Grunder för kritik från revisionen
• Obehörigt beslutsfattande
• Bristande måluppfyllelse,
ohörsamhet till mål och riktlinjer
fastlagda av fullmäktige eller
• Icke lagenlig verksamhet,
föreskrifter
brottslig gärning
• Bristande styrning, ledning,
uppföljning och kontroll
• Otillräcklig beredning av
ärenden
• Förtroendeskada eller annan
immateriell skada
• Ej rättvisande räkenskaper
• Ekonomisk skada
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
33
Sanktionstrappa
§
§ §
Ansvarsfrihet
Tillstyrkan/avstyrkan
Anmärkning
Erinran
Påpekande
§
§
§ §
2015-03-05
Bollebygds kommun - revision
§
§
§
§§ §
34
Vad innebär det att ha ansvar?
Ansvaret följer med det uppdrag som styrelser, nämnder och
beredningar får av fullmäktige, alltså




genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut
arbeta efter givna förutsättningar, enligt lagar och föreskrifter
ha en tillräcklig intern kontroll i verksamheten
återrapportera till fullmäktige.
Det är de förtroendevalda som har ansvar.
Ansvaret är kollektivt, men kan i undantagsfall prövas
individuellt.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
35
När verksamhet bedrivs av externa
utförare…
Revisorerna kan granska:
1. Process och struktur
ansvarig nämnds planering/beredning/beslut, mål och riktlinjer,
upphandling och avtal mm.
2. Styrning och kontroll
ansvarig nämnds styrning, uppföljning och kontroll.
3. Verksamhet
resultat och effekter i förhållande till mål och avtal hos/för den som
verksamheten är till för (ändamålsenlighet).
Granskningen kan också verifiera nämndens styrning och kontroll.
Revisorernas tillträde att granska bör regleras i avtal.
Revisorerna kan inte granska privata utförares organisation,
drifts- och affärsförhållanden, ekonomi mm.
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
36
Privata utförare av välfärdstjänster
Stora delar av välfärdstjänster utövas av privata utförare 2013:
• Var fjärde barn i förskola
• Var fjärde elev i gymnasiet
• Var fjärde äldre i särskilt boende
• Var femte äldre i hemtjänsten
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
37
Förändrade villkor
Då
•
•
•
•
Nu
Anslag
En samlad struktur
Nämnd förvaltning
Internt fokus
•
•
•
•
Intäktstyrning
Valfrihet/Kundval
Kvalitet
Externt fokus
Framåt
• Definiera krav och
förväntningar
• Uppföljning och
utvärdering
• Kommunikation
• Medskapande
Från: att direkt leda verksamhet och medarbetare
Till: att samverka med privata utövare och leda egen verksamhet
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
38
Revisionens uppdrag
Uppdrag
Delårsrapport
Årsredovisning
Årlig granskning
Verksamhetsrevision
Hur
Dialog
Planering
Möten
Granskning
Syfte
Intern kontroll
God redovisningssed
Effektivitet
Ändamålsenlighet
Revisionsberättelse
Utveckling
Resultat
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
39
Lite extra om intern kontroll…
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
40
Vad är ”tillräcklig” intern kontroll?
Nämnden bör ha en uppfattning om vad tillräcklig intern kontroll är
inom de olika områdena. Detta bör ta uttryck i bl a (exempel):
1.
Nämnden bör ha en tydlig internkontrollplan som baserar sig på
en väl dokumenterad väsentlighets- och riskanalys och där
åtgärder/kontroller tydligt kopplas till de väsentliga
riskområdena
2. Kopplingen mellan mål, risker, åtgärder/kontroller och
uppföljning måste vara tydlig.
3. Tydliga policys och regelverk skall finnas för väsentliga
processer
4. Nämnden gör en bedömning av sitt interna kontrollarbete
(självskattning)
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
41
Revisorernas uppdrag enligt god sed 2014
Grundläggande granskning (basgranskning)
- varje år för styrelse och nämnder
- löpande insamling av fakta och iakttagelser
- ger underlag att bedöma styrning, uppföljning och kontroll, säkerhet i
system och rutiner, måluppfyllelse (resultat, prestationer mm)
Fördjupad granskning
- kompletterar den grundläggande granskningen i den omfattning som
behövs för ett tillräckligt underlag
- motiveras av riskanalysen
- kan ske inom hela revisionsuppdraget
Granskning av delårsrapport och årsredovisning
- varje år
- omfattning och inriktning beror på bedömning i den grundläggande
och fördjupade granskningen
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
42
Följer vi rätt spår i vårt granskningsarbete….
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
43
Förslag till revisionsstrategi…
Ordning
& reda
Grundläggande
granskning
Intern kontroll
Bollebygds kommun - revision
PwC
Fullmäktiges
mål
Verksamhetsrevision
Styrning och uppföljning
Analys
Delår- och
årsredovisning
Främjande
2015-03-05
44
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
45
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
46
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
47
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
48
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
49
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
50
Vem begår brott?
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
51
Vem upptäcker?
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
52
Förslag till revisionsstrategi…
Ordning
& reda
Grundläggande
granskning
Intern kontroll
Bollebygds kommun - revision
PwC
Fullmäktiges
mål
Verksamhetsrevision
Styrning och uppföljning
Analys
Delår- och
årsredovisning
Främjande
2015-03-05
53
”Ordning och reda”
1.
Under mandatperioden granskas och prövas den interna kontrollen
i väsentliga processer vilka utgör grund för den finansiella
rapporteringen.
2. Processerna granskas oberoende av riskbedömning med beaktande
tidigare erfarenhet, nya system samt gjorda iakttagelser.
3. Inleds med en samlingsplan som inventerar system och
kontrollområden.
4. Prioritering sker av ordningsföljd av granskningar
5. Uppföljning av iakttagelser planeras
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
54
Genomförandeplan urval ”ordning och reda”…
Process
2015
2016
2017
2018
Notering
Samlingsplan
Huvudbok
Lönesystem
IT-säkerhet
Kundreskontra
Leverantörsreskontra
Moms
Intäkter
Kontanthantering
Socialbidrag
VA/renhållning
Inköpsprocess
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
55
Genomförandeplan urval ”ordning och reda”…
Process
2015
2016
2017
2018
Notering
Placeringspolicy
Anläggningsregister
Finansiella
instrument
Upplåning
Exploateringsavtal
Avsättningar
Representation
Fordonshantering
Delegationsordningar
Arkiv och dokumenthantering
IT-styrning
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
56
Genomförandeplan urval ”ordning och reda”…
Process
2015
2016
2017
2018
Notering
Jämnställdhet
Miljöarbete
Personalförsörjning
Inventarier
Förråd och lager
Statsbidrag
Statistik
utjämningssystem
Bisysslor
Upphandlingsverksamheten
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
57
Fullmäktiges målsättningar
1.
Årligt riskbedömningsunderlag
2. Analys av årets grundläggande granskning
3. Uppföljning av tidigare gjorda granskningar inklusive svar
4. Revisionsplan
5.
Kommuniceras med nämnder och beredningar
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
58
Grundläggande granskning per nämnd
1.
Verksamhetsberättelser från föregående år
2. Långsiktig planering per nämnd – koppling till vision
3. Årlig verksamhetsplan och budget
4. Eventuell riskbedömning per nämnd
5.
Intern kontrollplan per nämnd
6. Uppföljning av tidigare års intern kontrollplaner
7.
Särskilda uppdrag inom nämnden
8. Uppföljningsrutiner och eventuella åtgärdsprogram
9. Delårsrapport och kommunikation med KS och KF
10. Verksamhetsberättelse
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
59
Protokollsgenomgång per nämnd
1.
Fördelning av nämnder mellan revisorerna
2. Fokus på styrning, ledning och uppföljning
3. Läsning av kallelser, övriga handlingar och protokoll
4. Noteringar av väsentliga iakttagelser och rapportering till övriga
revisorer
5.
Gemensam analys av eventuell påverkan på revisionsplan
6. Återkoppling av grundläggande granskning till nämnden eller dess
presidium
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
60
Rättvisande räkenskaper
1.
Översiktlig granskning av delårbokslut (aug)
2. Granskning av årsredovisning
3. Samråd med lekmannarevisorer kring bolagen
4. Samråd med KS och KF:s presidier kring resultat och iakttagelser
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
61
8 grunder för kritik från revisionen – granskar vi
mot alla dessa grunder?
• Bristande måluppfyllelse,
ohörsamhet till mål och riktlinjer
fastlagda av fullmäktige eller
föreskrifter
• Obehörigt beslutsfattande
• Bristande styrning, ledning,
uppföljning och kontroll
• Otillräcklig beredning av
ärenden
• Förtroendeskada eller annan
immateriell skada
• Ej rättvisande räkenskaper
• Icke lagenlig verksamhet,
brottslig gärning
• Ekonomisk skada
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
62
Förslag till revisionsstrategi…
Ordning
& reda
Grundläggande
granskning
Intern kontroll
Bollebygds kommun - revision
PwC
Fullmäktiges
mål
Verksamhetsrevision
Styrning och uppföljning
Analys
Delår- och
årsredovisning
Främjande
2015-03-05
63
Verksamhetsgranskning…
Nämnders och bolags genomförande
Styrning
Återkoppling
Fullmäktiges mål och uppdrag
Resultat och effekter
Bollebygds kommun - revision
PwC
2015-03-05
64
Tack för uppmärksamheten...
Fredrik Carlsson
010 – 213 10 69
[email protected]
© 2015 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, “PwC”
refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm of
PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal
entity.