Den kommunala revisionens grunder
www.pwc.se Den kommunala revisionens grunder Bollebygds kommun 2015-03-05 Fredrik Carlsson Certifierad kommunal revisor Agenda Utblick kring de ekonomiska förutsättningarna för kommunerna (källa: SKL, bokslutsdagar) Den kommunala revisionen Lite extra kring intern kontroll Gärna frågor och reflektioner löpande! Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 2 Utblick ekonomiska förutsättningar för kommunerna Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 3 Det är med framtiden och prognoser… Hur mycket vatten finns det i Vänern? A) För mycket B) För lite C) Det bestämmer dom i Trollhättan D) 6 miljoner simbassänger Hur stor är en simbassäng? (Källa: Sveriges radio 13 jan 2015, 12 milj simbassänger blåste i Östersjön i stormar vilket motsvarar dubbla volymen i Vänern; Tyska Östersjöinstitutet). Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 4 Visste du att….? 70 % av offentligt anställda jobbar i kommun.. Omsätter ca 500 miljarder sek per år….. Infördes 1862 – kommunförordning kopplat till kommunalt självstyre… Ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument – oberoende Mål värna och utveckla demokrati, rättssäkerhet och effektivitet. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 5 Omvärlden Bollebygds kommun - revision PwC b finns var? 2015-03-05 6 Exempel på framtida utmaningar (källa: Socialstyrelsen) Antal platser inom demensvården idag: 160 000 st Bedömt behov år 2030 230 000 st Ökning med 70 000 platser eller 44 % Orsaker: fetma, diabetes och ökad medellivslängd Kostnad demensvård idag: 63 miljarder kronor Är med än alla kostnader för all vård av cancersjukdomar och hjärt/kärlsjukdomar Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 7 Äldreboende … • Andelen äldre med stora behov som bor kvar hemma har ökat från 67 % år 2008 till 74 % år 2013. • Fyra av tio som flyttar in på särskilt boende avlider inom 18 månader Hur ser det ut er kommun? Hur påverkas er planering? Vad är önskvärd utveckling? Källa: Socialstyrelsens årliga rapport år 2014 (27/2-15) Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 8 Klagomålen från brukare ökar • 13 % fler klagomål 2014 än 2013 enligt IVO Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 9 Utmaningar i befintliga strukturer (källa Sveriges radio 12/1-15) 16 000 personer har rätt till personlig assistans i hemmet Motsvarar en kostnad på ca 28 miljarder kronor vilket motsvara 2/3 av Sveriges årliga försvarsbudget Bekostas av Försäkringskassan. Ansvar? 2003 beviljade 7 av 10 ansökningar; 2013 4 av 10 (Källa: Svt 2/3-15) Orsak uppges vara system med ”timmar” och inte behov Lösning som diskuteras Ökad kontroll och uppföljning! PwC 10 Hur står det till med långsiktigheten i Sveriges kommuner? 7 av 10 kommuner tittar inte bortom planåren i budgeten o Större kommuner bättre framförhållning, knappt 2/3 har en längre planeringshorisont Av de som tittar långsiktigt tar cirka hälften ett helhetsgrepp (dvs. samma innehåll som i budget) Av de som tittar långsiktigt har cirka hälften en horisont på 10 år eller längre Av de som inte tittar långsiktigt beror detta på o brist på underlag (8 %) o inget värde då osäkerheten är för stor (33 %) o inte politiskt prioriterat (46 %) Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 11 Forts. Hur står det till med långsiktigheten i Sveriges kommuner? Så här svarade de intervjuade ekonomicheferna: Ingen har efterfrågat det Ställs inget krav från lagstiftningen (räcker med 3 år) För stor osäkerhet (skatteintäkter, AFA etc) Den framtida finansieringen ordnar sig i alla fall Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 12 Varför Långsiktig finansiell analys? Finansiering av kommande expansion (främst tillväxtkommuner). Upplåning vs egen finansiering Stora demografiska förändringar utan att den totala befolkningen nämnvärt rör på sig (inlandkommuner) En långsiktig finansiell analys belyser: • Olika scenarier för framtida finansiering (effektivisering, förändring av skatten) • Ekonomiska effekter av översiktsplanen • Vikten av att ha en resursfördelningsmodell • Långsiktigt investeringsbehov • Utrymme för satsningar • Pensionsfrågan på längre sikt • Framtida lokalbehov utifrån förändrade förutsättningar • Rimligt resultatbehov utifrån kommande utmaningar Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 13 Kanske är färre kommuner att vänta.. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 14 ”Uppdraget” för Bollebygds kommun • Välfärdsuppdraget (vård, skola och omsorg) • Myndighetsutövning (till exempel bygglov, beslut inom IFO etc) • Utveckla det geografiska området som utgör Bollebygds kommun Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 15 Framtida utmaningar för Bollebygds kommun Valutgången – tydliga majoriteter? Bostadsbyggnation Intrastruktur i regionen (R40, Götalandsbanan) Finansiering av verksamhetslokaler Miljö och klimat Digitalisering av tjänster Region kontra kommun = samverkan (från ohälsa till hälsa) Verksamhet i annan regi Sakfrågorna blir allt mer komplexa Attraktiv arbetsgivare Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 16 Kommunal revision Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 17 Den svenska modellen är unik Förtroendevalda granskas av förtroendevalda är unik. Förtroendevalda revisorer som arbetar oberoende, men på uppdrag av fullmäktige. Indirekt på uppdrag av medborgarna . Insyn i och kontroll över hur fattade beslut genomförs i verksamheten. Lekmannarevisorer i kommunala företag. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 18 Vilka är revisorerna i Bollebygds kommun? Margretha Almqvist-Malmsjö (ordförande) Per Wignäs (vice ordförande) Anna-Stina Andersson Elin Axelsson Ralph Utbult Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 19 Ansvar Politiskt (demokratiskt ansvar) ansvar: Kan utkrävas genom att förtroendevalda inte får förnyat förtroende. Utkrävs fullmäktiges ledamöter av väljarna vart fjärde år i de allmänna valen. Prövas årligen av fullmäktige för dem som har uppdrag att genomföra verksamhet på fullmäktiges uppdrag. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 20 Revisionsansvaret Med uppdraget som förtroendevald följer ett så kallat revisionsansvar. Prövas och utkrävs lokalt Ledamöterna ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, deras anställda och andra uppdragstagare genomför den kommunala verksamheten. Anställda i kommunen har inte revisionsansvar. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 21 Revisionsansvaret forts Revisionsansvaret följer med det uppdrag som styrelser och nämnder får av fullmäktige, att genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut att arbeta efter givna förutsättningar, enligt lagar och föreskrifter att ha en tillräcklig intern kontroll i verksamheten att återrapportera till fullmäktige Det är de förtroendevalda som har revisionsansvar. Revisionsansvaret är kollektivt, men kan i undantagsfall prövas individuellt. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 22 Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 23 Varför har vi kommunal revision? • När någon bedriver verksamhet för någon annans räkning eller med andras medel, uppstår ett behov och intresse av att kunna kontrollera och säkerställa att uppdraget utförs säkert och att det blir som det var tänkt. • Revision bidrar till att göra tydligt och synligt hur uppdrag genomförts samt att intyga tillstånd och processer i verksamheten. • Revision ger ytterst medborgaren/ägaren/medlemmen information att använda för att pröva och utkräva ansvar. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 24 Revisorerna granskar all kommunal verksamhet Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 25 Checklista från SKL Ledamot/ersättare i styrelse/nämnd Kan inte vara revisor Ledamot/ersättare i företagsstyrelse Kan inte vara revisor Ledamot/ersättare i fullmäktige Kan inte vara revisor Ordförande/vice ordf i fullmäktige Kan inte vara revisor Ledamot/ersättare i fullmäktigeberedning Kan inte vara revisor Närstående är ledamot i nämnd Kan väljas med undantag Närstående är ledamot i styrelse Bör inte väljas till revisor Närstående är ledamot i företagsstyrelse Bör inte väljas till revisor Tjänsteman med redovisningsansvar till nämnd Kan väljas med undantag Tjänsteman med redovisningsansvar till styrelse eller företag Bör inte väljas till revisor Närstående är tjänsteman med redovisningsansvar i styrelsen eller företag Bör inte väljas till revisor Närstående är tjänsteman med redovisningsansvar i nämnd Kan väljas med undantag Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 26 Revisorernas uppdrag ”Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i juridiska personer enligt 3 kap. 16a-18b §§, även verksamheten i de företagen.” Revisorerna granskar inte ärenden som avser myndighetsutövning, med vissa undantag. KL 9 kap. 10 §. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 27 Revisorernas reglering • Kommunallagen 9 kap • God revisionssed från Sveriges kommuner och landsting • Kommunens revisionsreglemente • Praxis och vedertagen sed • Måste anlita sakkunniga i arbetet • Revisionen är ingen nämnd – därav inga protokoll Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 28 Revisorerna får inte • Granska myndighetsutövning mot enskild • Lägga partipolitiska värderingar i arbetet • Sprida sekretessbelagd information Varje revisor är självständig men revisorerna arbetar samfällt med uppdrag i Bollebygd. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 29 Vad är ändamålenlig verksamhet? • Verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. • Verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med tillgängliga resurser. • Styrelsen och nämnder har en styrning och uppföljning mot mål och beslut. Granskningen tar sikte på såväl genomförandet som resultatetet av verksamheten. Fokus på uppdrag och mål. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 30 Vad är tillräcklig intern kontroll? Den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, den förebygger, upptäcker och åtgärdar. Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat samt integrerat i organisation, system och det löpande arbetet. Granskningen avser hur den interna kontrollen är uppbyggd och hur den fungerar i praktiken. Granskningen sker ur ett system-, redovisnings- och verksamhetsperspektiv. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 31 Rättvisande räkenskaper Den interna redovisningen (budget, kontroll, uppföljning) fullgörs så att den kan ligga till grund för styrning och ledning av den verksamhet som bedrivs. Den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning; de finansiella rapporterna (delårsrapport och årsredovisning) är upprättade i enlighet med KRL och god redovisningssed (uttolkad av RKR). Granskning av såväl intern som extern redovisning utifrån interna styrdokument, KRL och RKR. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 32 Grunder för kritik från revisionen • Obehörigt beslutsfattande • Bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller • Icke lagenlig verksamhet, föreskrifter brottslig gärning • Bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll • Otillräcklig beredning av ärenden • Förtroendeskada eller annan immateriell skada • Ej rättvisande räkenskaper • Ekonomisk skada Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 33 Sanktionstrappa § § § Ansvarsfrihet Tillstyrkan/avstyrkan Anmärkning Erinran Påpekande § § § § 2015-03-05 Bollebygds kommun - revision § § § §§ § 34 Vad innebär det att ha ansvar? Ansvaret följer med det uppdrag som styrelser, nämnder och beredningar får av fullmäktige, alltså genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut arbeta efter givna förutsättningar, enligt lagar och föreskrifter ha en tillräcklig intern kontroll i verksamheten återrapportera till fullmäktige. Det är de förtroendevalda som har ansvar. Ansvaret är kollektivt, men kan i undantagsfall prövas individuellt. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 35 När verksamhet bedrivs av externa utförare… Revisorerna kan granska: 1. Process och struktur ansvarig nämnds planering/beredning/beslut, mål och riktlinjer, upphandling och avtal mm. 2. Styrning och kontroll ansvarig nämnds styrning, uppföljning och kontroll. 3. Verksamhet resultat och effekter i förhållande till mål och avtal hos/för den som verksamheten är till för (ändamålsenlighet). Granskningen kan också verifiera nämndens styrning och kontroll. Revisorernas tillträde att granska bör regleras i avtal. Revisorerna kan inte granska privata utförares organisation, drifts- och affärsförhållanden, ekonomi mm. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 36 Privata utförare av välfärdstjänster Stora delar av välfärdstjänster utövas av privata utförare 2013: • Var fjärde barn i förskola • Var fjärde elev i gymnasiet • Var fjärde äldre i särskilt boende • Var femte äldre i hemtjänsten Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 37 Förändrade villkor Då • • • • Nu Anslag En samlad struktur Nämnd förvaltning Internt fokus • • • • Intäktstyrning Valfrihet/Kundval Kvalitet Externt fokus Framåt • Definiera krav och förväntningar • Uppföljning och utvärdering • Kommunikation • Medskapande Från: att direkt leda verksamhet och medarbetare Till: att samverka med privata utövare och leda egen verksamhet Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 38 Revisionens uppdrag Uppdrag Delårsrapport Årsredovisning Årlig granskning Verksamhetsrevision Hur Dialog Planering Möten Granskning Syfte Intern kontroll God redovisningssed Effektivitet Ändamålsenlighet Revisionsberättelse Utveckling Resultat Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 39 Lite extra om intern kontroll… Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 40 Vad är ”tillräcklig” intern kontroll? Nämnden bör ha en uppfattning om vad tillräcklig intern kontroll är inom de olika områdena. Detta bör ta uttryck i bl a (exempel): 1. Nämnden bör ha en tydlig internkontrollplan som baserar sig på en väl dokumenterad väsentlighets- och riskanalys och där åtgärder/kontroller tydligt kopplas till de väsentliga riskområdena 2. Kopplingen mellan mål, risker, åtgärder/kontroller och uppföljning måste vara tydlig. 3. Tydliga policys och regelverk skall finnas för väsentliga processer 4. Nämnden gör en bedömning av sitt interna kontrollarbete (självskattning) Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 41 Revisorernas uppdrag enligt god sed 2014 Grundläggande granskning (basgranskning) - varje år för styrelse och nämnder - löpande insamling av fakta och iakttagelser - ger underlag att bedöma styrning, uppföljning och kontroll, säkerhet i system och rutiner, måluppfyllelse (resultat, prestationer mm) Fördjupad granskning - kompletterar den grundläggande granskningen i den omfattning som behövs för ett tillräckligt underlag - motiveras av riskanalysen - kan ske inom hela revisionsuppdraget Granskning av delårsrapport och årsredovisning - varje år - omfattning och inriktning beror på bedömning i den grundläggande och fördjupade granskningen Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 42 Följer vi rätt spår i vårt granskningsarbete…. Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 43 Förslag till revisionsstrategi… Ordning & reda Grundläggande granskning Intern kontroll Bollebygds kommun - revision PwC Fullmäktiges mål Verksamhetsrevision Styrning och uppföljning Analys Delår- och årsredovisning Främjande 2015-03-05 44 Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 45 Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 46 Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 47 Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 48 Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 49 Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 50 Vem begår brott? Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 51 Vem upptäcker? Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 52 Förslag till revisionsstrategi… Ordning & reda Grundläggande granskning Intern kontroll Bollebygds kommun - revision PwC Fullmäktiges mål Verksamhetsrevision Styrning och uppföljning Analys Delår- och årsredovisning Främjande 2015-03-05 53 ”Ordning och reda” 1. Under mandatperioden granskas och prövas den interna kontrollen i väsentliga processer vilka utgör grund för den finansiella rapporteringen. 2. Processerna granskas oberoende av riskbedömning med beaktande tidigare erfarenhet, nya system samt gjorda iakttagelser. 3. Inleds med en samlingsplan som inventerar system och kontrollområden. 4. Prioritering sker av ordningsföljd av granskningar 5. Uppföljning av iakttagelser planeras Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 54 Genomförandeplan urval ”ordning och reda”… Process 2015 2016 2017 2018 Notering Samlingsplan Huvudbok Lönesystem IT-säkerhet Kundreskontra Leverantörsreskontra Moms Intäkter Kontanthantering Socialbidrag VA/renhållning Inköpsprocess Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 55 Genomförandeplan urval ”ordning och reda”… Process 2015 2016 2017 2018 Notering Placeringspolicy Anläggningsregister Finansiella instrument Upplåning Exploateringsavtal Avsättningar Representation Fordonshantering Delegationsordningar Arkiv och dokumenthantering IT-styrning Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 56 Genomförandeplan urval ”ordning och reda”… Process 2015 2016 2017 2018 Notering Jämnställdhet Miljöarbete Personalförsörjning Inventarier Förråd och lager Statsbidrag Statistik utjämningssystem Bisysslor Upphandlingsverksamheten Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 57 Fullmäktiges målsättningar 1. Årligt riskbedömningsunderlag 2. Analys av årets grundläggande granskning 3. Uppföljning av tidigare gjorda granskningar inklusive svar 4. Revisionsplan 5. Kommuniceras med nämnder och beredningar Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 58 Grundläggande granskning per nämnd 1. Verksamhetsberättelser från föregående år 2. Långsiktig planering per nämnd – koppling till vision 3. Årlig verksamhetsplan och budget 4. Eventuell riskbedömning per nämnd 5. Intern kontrollplan per nämnd 6. Uppföljning av tidigare års intern kontrollplaner 7. Särskilda uppdrag inom nämnden 8. Uppföljningsrutiner och eventuella åtgärdsprogram 9. Delårsrapport och kommunikation med KS och KF 10. Verksamhetsberättelse Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 59 Protokollsgenomgång per nämnd 1. Fördelning av nämnder mellan revisorerna 2. Fokus på styrning, ledning och uppföljning 3. Läsning av kallelser, övriga handlingar och protokoll 4. Noteringar av väsentliga iakttagelser och rapportering till övriga revisorer 5. Gemensam analys av eventuell påverkan på revisionsplan 6. Återkoppling av grundläggande granskning till nämnden eller dess presidium Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 60 Rättvisande räkenskaper 1. Översiktlig granskning av delårbokslut (aug) 2. Granskning av årsredovisning 3. Samråd med lekmannarevisorer kring bolagen 4. Samråd med KS och KF:s presidier kring resultat och iakttagelser Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 61 8 grunder för kritik från revisionen – granskar vi mot alla dessa grunder? • Bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller föreskrifter • Obehörigt beslutsfattande • Bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll • Otillräcklig beredning av ärenden • Förtroendeskada eller annan immateriell skada • Ej rättvisande räkenskaper • Icke lagenlig verksamhet, brottslig gärning • Ekonomisk skada Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 62 Förslag till revisionsstrategi… Ordning & reda Grundläggande granskning Intern kontroll Bollebygds kommun - revision PwC Fullmäktiges mål Verksamhetsrevision Styrning och uppföljning Analys Delår- och årsredovisning Främjande 2015-03-05 63 Verksamhetsgranskning… Nämnders och bolags genomförande Styrning Återkoppling Fullmäktiges mål och uppdrag Resultat och effekter Bollebygds kommun - revision PwC 2015-03-05 64 Tack för uppmärksamheten... Fredrik Carlsson 010 – 213 10 69 [email protected] © 2015 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, “PwC” refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.
© Copyright 2024