Grundskoleförvaltningen Tjänsteskrivelse
Malmö stad 1 (2) Grundskoleförvaltningen Datum Tjänsteskrivelse 2015-01-16 Vår referens Vera Chaimart Lokalsamordnare [email protected] Remiss avseende Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet GRF-2014-12943 Sammanfattning Stadsrevisionen har remitterat en rapport gällande tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet. Förskolenämnden och grundskolenämnden yttrar sig gemensamt över denna rapport. Såväl förskolenämnden som grundskolenämnden delar de slutsatser som framkommer i revisionsrapporten. En översyn av kommunens samlade lokalförsörjningsarbete är påkallad för att minimera den risk för ineffektivitet och dubbelarbete som kommer av en otydlig rollfördelning. En analys av hur lokalförsörjningsprocessen på bästa sätt hanteras inom kommunen bör genomföras centralt och samverkas med samtliga inblandade nämnder. Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att yttra sig till Stadsrevisionen i enlighet med av förvaltningen framlagt förslag Beslutsunderlag Korrespondens gällande rapport om tomtmark Protokollsutdrag Tjänsteskrivelse Revisionsrapport Yttrande N 2015-01-28 - Remiss avseende Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet G-Tjänsteskrivelse N 2015-01-28 - Remiss avseende Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet Beslutsplanering Grundskolenämnden 2015-01-28 Ärendet Se yttrande Ansvariga SIGNERAD 2015-01-15 Lars Holmström Avdelningschef Anders Malmquist Förvaltningschef 2 (2) Malmö stad 1 (3) Grundskolenämnden Datum 2015-01-16 Yttrande Adress Rönnbladsgatan 1 B Diarienummer Till GRF-2014-12943 Stadsrevisionen Remiss avseende Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet SR-2014-41 Grundskolenämnden föreslås besluta att lämna följande yttrande: Grundskolenämnden och förskolenämnden yttrar sig, genom denna skrivelse, gemensamt på revisionens fördjupade granskning Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet. Sammanfattning Såväl förskolenämnden som grundskolenämnden delar de slutsatser som framkommer i revisionsrapporten. En översyn av kommunens samlade lokalförsörjningsarbete är påkallad för att minimera den risk för ineffektivitet och dubbelarbete som kommer av otydlig rollfördelning. En analys av hur lokalförsörjningsprocessen på bästa sätt hanteras inom kommunen bör genomföras centralt och samverkas med samtliga inblandade nämnder. Yttrande Förskolenämnden och grundskolenämnden delar de slutsatser som framkommer i revisionsrapporten. En översyn av kommunens samlade lokalförsörjningsarbete är påkallad, inte bara med hänsyn till den rollförvirring som beskrivs i rapporten, men även i och med den omfattande omorganisering som nyligen skett inom kommunen och med tanke på de stora utmaningar som lokalförsörjningen inom förskola och grundskola redan erfar till följd av den demografiska utvecklingen. Nuvarande organisation och rollfördelning baserades på en decentraliserad modell med tio stadsdelar samt helt andra förutsättningar och behov. Det är inte nödvändigtvis så att denna organisation passar dagens modell i samma utsträckning. Tre förbättringsområden som särskilt berör skolnämndernas ansvarsområden har identifierats av revisionen. En redogörelse för hur förskole- och grundskolenämnderna ämnar säkerställa att de iakttagna bristerna blir åtgärdade följer närmast (revisionens förslag till förbättringsområden är markerade): 2 (3) Roll- och ansvarsfördelningen mellan beställande nämnder (förskole- och grundskolenämnden) och övriga nämnders verksamheter behöver tydliggöras. Detta gäller framför allt gränsdragningen mellan avdelningen för fysisk miljö och LiMa. Avdelning för fysisk miljö, AFM, skapades i samband med omorganisationen till tre utbildningsnämnder som ett försök att hantera en situation där rollfördelningen i stadens lokalförsörjningsprocess var otydlig, med förseningar och ineffektivitet i lokalanskaffningen som följd. Den tyngre beställarroll som AFM axlade har bland annat inneburit ett tydliggörande i rollfördelningen gentemot exempelvis servicenämnden, medan det har inneburit vissa otydligheter i ansvarsfördelning gentemot LiMa, fastighetskontoret. I enlighet med gemensamt beslut i de tre utbildningsförvaltningarna kommer AFM, per den 1 mars 2015, att upplösas och arbetet med lokalbeställningar- och strategier kommer att delas upp på de tre respektive förvaltningarna. Detta förändrar inte behovet av ett tydliggörande av LiMas roll och ansvar gentemot beställande förvaltningar. Tydlighet och transparens i processen är nödvändigt för att kunna säkra rollfördelning och samarbetsytor och därigenom undvika ineffektivitet i processerna. Berörda nämnder och kommunstyrelsen bör ta fram gemensamma mål och strategier för att skapa samsyn och tydlighet i planeringsprocessen. Nämndernas kunskap och förståelse för varandras uppdrag och roll i processen behöver öka. Berörda nämnder bör säkerställa att informationen förankras i alla led i organisationen. För att säkerställa tydlighet i beställarorganisationen och därigenom skapa underlag för gott samarbete med utförarledet, ämnar förskolenämnden och grundskolenämnden lägga stort fokus på att tillse att kommunikation och samarbete mellan de tre utbildningsnämndernaoch förvaltningarna fungerar tillfredsställande. De tre nya lokalenheterna inom respektive förvaltning kommer att sörja för att erforderlig information om de nya förutsättningarna kommuniceras till samtliga inblandade förvaltningar i kommunen, genom att under våren 2015 bjuda in till dialog om gemensamma målbilder och åskådliggörande av mandat och uppdrag. Förskolenämnden och grundskolenämnden vill trycka på behovet av att lyfta och, vid behov, se över de dokument kring lokalförsörjningsprocessens spelregler och processer som redan finns framtagna och samla dessa i syfte att nå transparens och kommungemensam vision för området. Avseende kommunens samlade lokalförsörjning delar nämnderna revisionens uppfattning att roller och uppdrag behöver klargöras utifrån dagens rådande förutsättningar. En analys av hur lokalförsörjningsprocessen på bästa sätt hanteras inom kommunen bör genomföras centralt och samverkas med samtliga inblandade nämnder. Förskolenämnden och grundskolenämnden bör i framtida prognos- och planeringsarbete säkerställa att det finns en långsiktig strategi för lokalförsörjning så att platser kan tillgodoses. Planeringen bör utgå från nämndernas lokalförsörjningsplan och det resultat som framkommer i pågående kapacitetsutredning. 3 (3) Förskolenämnden och grundskolenämnden delar revisionens uppfattning. Genom budgetskrivelsen för 2015 har grundskolenämnden uppdraget att tillsammans med övriga skolnämnder ta fram en utbyggnadsstrategi för nya skolor där strategiska vägval hanteras. Såväl förskolenämnden som grundskolenämnden har i sina respektive lokalförsörjningsplaner beskrivit de strategier för de kommande årens lokalplaneringsarbete som ska ligga till grund för arbetet. För förskolenämndens del handlar det om sex fokusområden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Effektivare lokalanskaffningsprocess Planeringen av förskolor i utbyggnadsområdena Samarbete med grundskoleförvaltningen Hantering av markföroreningar och kostnadsfördelning Planering för avveckling av lokaler med brister i den fysiska miljön. Styrning av kostnadsutvecklingen Grundskolenämndens fokusområden ser ut som följer: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kartläggning av processer vid ny- och ombyggnation Styrning av kostnadsutveckling Inventering av lämpliga lokaliseringar för centrala skolor Markreservationer i tidiga skeden Samverkan med övriga skolförvaltningarna samt fritidsförvaltningen i lokaliseringsfrågor Inventering av skollokaler med brister i den fysiska miljön Utveckling av kostnadsrelaterade nyckeltal Utveckling av IT-verktyg Sammantaget ställer sig såväl förskolenämnden som grundskolenämnden positiv till den rapport som stadsrevisionen har presenterat och vill särskilt trycka på behovet av en översyn av roller och mandat i kommunens lokalförsörjningsarbete. Ordförande Anders Rubin Grundskoledirektör Anders Malmquist Malmö stad 1 (2) Revisorskollegiet 2010-2014 Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2014-11-26 klockan 16.00-18.05 Tid och plats Stadshusets konferenscenter, Triangeln 1-2 Paragrafer 95 Ledamöter Övriga deltagare Dahlvid Sten (S) ordförande Lilja Per (M) vice ordförande Bojesson Anneli (FP) Carlsson Claes (S) Ekelund Bertil (M) Hellberg Göran (V) Holmgren Andreas (MP) Larsson Gösta (SD) Nordin Tomas (M) Sjövall Berit (M) Söderholm Berit (S) Taeri Robabeh (S) Smidlund George revisionsdirektör Christin Menander sekreterare Nina Hellström sakkunnig, tom § 96 Per Nilsson sakkunnig, tom § 96 Ida Brorsson EY, tom § 96 Ej närvarande Otterström Åsa (S) Justerat datum 2014-11-27 § 95 Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet SR-2014-41 Sammanfattning Ida Brorsson från EY redogör för granskningen av tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet. Granskningens övergripande syfte har varit att granska om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Beslut Revisorskollegiet beslutar att översända granskningsrapporten till kommunstyrelsen, servicenämnden, miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden, förskolenämnden och grundskolenämnden för yttrande senast 2015-01-31. Malmö stad Revisorskollegiet 2010-2014 Yttrandet ska innehålla en redogördelse för hur kommunstyrelsen och de övriga nämnderna säkerställer att iakttagna brister blir åtgärdade. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 141126 Rapport Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet RAPP Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet 2 (2) Malmö stad 1 (2) Stadsrevisionen Datum Tjänsteskrivelse 2014-11-12 Vår referens Nina Hellström Revisor [email protected] Fördjupad granskning - Tomtmark för lokaler för förskole- och skolverksamhet SR-2014-41 Sammanfattning Granskningens övergripande syfte har varit att granska om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Förslag till beslut Revisorskollegiet föreslås besluta att översända granskningsrapporten till kommunstyrelsen, servicenämnden, miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden, förskolenämnden och grundskolenämnden för yttrande senast 2015-01-31. Yttrandet ska innehålla en redogördelse för hur kommunstyrelsen och de övriga nämnderna säkerställer att iakttagna brister blir åtgärdade. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 141126 Rapport Tomtmark och lokaler för förskoleoch skolverksamhet RAPP Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet Beslutsplanering Revisorskollegiet 2010-2014 2014-11-26 Ärendet Förseningar i arbetet att få fram tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet orsakar stora extrakostnader och olägenhet för både elever och skolpersonal. Flera nämnder är delaktiga i frågan, från planeringsfasen till själva utförandefasen samt olika former av tillståndsprövningar. Granskningen berör kommunstyrelsen, servicenämnden, miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden, förskolenämnden och grundskolenämnden. Granskningen visar att produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet inte sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Det krävs ett helhetsgrepp kring lokalförsörjningsfrågan, där kommunstyrelsen bör stärka sin styrning och tydliggöra i vilka forum beslut ska fattas och vem som har beslutanderätt när målkonflikter uppstår. Följande förbättringsområden har identifierats: SIGNERAD 2014-11-13 Kommunstyrelsen bör utifrån sin lednings- och samordningsfunktion samt uppsiktsplikt, 2 (2) säkerställa att det finns en ändamålsenlig styrning och uppföljning av stadens lokalförsörjning. Roll- och ansvarsfördelningen mellan beställande nämnder (förskole- och grundskolenämnden) och övriga nämnders verksamheter behöver tydliggöras. Detta gäller framförallt gränsdragningen mellan avdelningen för fysisk miljö och LiMa. Kommunstyrelsen bör överväga om nuvarande reglemente för kommunens lokalförsörjning behöver revideras. Kommunstyrelsen måste säkerställa att LiMa har det mandat och kompetens som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Berörda nämnder och kommunstyrelsen bör ta fram gemensamma mål och strategier för att skapa samsyn och tydlighet i planerings- och utbyggnadsprocessen. Nämndernas kunskap och förståelse för varandras uppdrag och roll i processen behöver öka. Berörda nämnder bör säkerställa att informationen förankras i alla led i organisationen. Kommunstyrelsen bör tydliggöra i vilka forum beslut ska fattas och vem som har beslutanderätt när målkonflikter uppstår. Förskolenämnden och grundskolenämnden bör i framtida prognos- och planeringsarbete säkerställa att det finns en långsiktig strategi för lokalförsörjning så att platser kan tillgodoses. Planeringen bör utgå från nämndernas lokalförsörjningsplan och det resultat som framkommer i pågående kapacitetsutredning. Utifrån stadsbyggnadsnämndens uppdrag med att ta fram en plan för samhällsservicens markbehov i Malmö, bör kommunstyrelsen följa upp att det finns en samsyn kring dokumentets innehåll och att intentionerna med planen följs. För att göra lokalförsörjningsplanen mer styrande, bör kommunstyrelsen utifrån de uppdrag som lämnats till LiMa utifrån den beslutade lokalförsörjningsplanen, säkerställa att planen styrs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt. Ansvariga George Smidlund Direktör
© Copyright 2024