1. No category

Dnr: 2015/145-1.1
Attestregler för interna ekonomiska händelser
Beslutat av: Ekonomichef Charlotte Byström
Gäller från: 2015-05-01
Beslutat av: Charlotte Byström
Beslutsdatum: 2015-05-13
Dnr: 2015/145-1.1
Bakgrund
Reglerna kring vad som gäller attester är beslutade av rektor och finns i
Slutattestinstruktionen (Dnr: LNU2012/462). Internt inom universitetet förekommer
ekonomiska händelser och transaktioner som inte omfattas om det normala attestflödet i
EFH i Agresso. Huvudprincipen är att alla ekonomiska händelser ska attesteras vid
fakulteten/institutionen/avdelningen. Exempel på ekonomiska transaktioner som kan
förekomma:













Ekonomiska händelser till följd av budgetbeslut, fördelning av anslag, strategiska
medel etc.
Interndebiteringar till följd av interna avtal, t ex hyresavtal, städavtal, hyra av
personal etc.
Interndebiteringar till följd av annat utnyttjande av resurser, t ex hyra av salar,
tentamenskostnader, repro, profilvaror etc.
Andra interndebiteringar där avtal inte finns
Omföringar av intäkter/kostnader mellan institutioner/avdelningar
Flytt av projekt/flytt av bidragsintäkter mellan projekt
Omföringar i samband med bokslut; periodiseringar, samfinansiering
Rättningar av felbokningar
Utrangering av anläggningstillgångar
Systemomföringar, t ex triggrar, valutaomföringar etc.
Uppbokning av valutakursdifferenser
Uppbokning av kassadifferenser vid kassaavstämningar
Bortbokning av avstämningsdifferenser på balanskonton i samband med bokslut
Utöver detta förekommer även


Fakturaunderlag till kundfakturering (attesteras ej idag)
Kreditfakturor till kund (attesteras ej idag)
Brister i nuvarande hantering
Det finns idag inga tydliga regler kring hur interna transaktioner ska hanteras attestmässigt,
vilket innebär att risken är att det blir olika hantering på Linnéuniversitetets
fakulteter/institutioner/avdelningar med olika attestrutiner och bristande intern kontroll
som följd.
2 (4)
Beslutat av: Charlotte Byström
Beslutsdatum: 2015-05-13
Dnr: 2015/145-1.1
Nya attestregler för interna ekonomiska händelser
Huvudprincipen är att alla ekonomiska händelser ska attesteras vid den enhet som upprättar
bokföringsunderlaget (fakultetskansli, enhet/avdelning). När det rör sig om omföringar,
fördelningar, ombokningar inom fakulteterna/avdelningarna eller interna kostnader till följd
av avtal (t ex it-support, internhyra mm), attesteras bokföringsordern av
ekonomen/ekonomiadministratören som upprättar bokföringen. Attesten görs genom
underskrift av bokföringsordern. I verifikationstexten ska även hänvisas till avtal eller beslut,
med diarienummer i förekommande fall.
I de fall enheten blir belastad av en ”extern” kostnad eller interna kostnader som inte är
kända (avtalade) sedan tidigare ska däremot den som är slutsattestant för
institutionen/avdelningen även attestera underlaget. Antingen attesteras själva
bokföringsordern eller bifogas annat underlag, t ex mail, som verifierar att uppbokningen är
godkänd av rätt person. Ekonomen/administratören som upprättat bokföringsordern ska
alltid skriva under bokföringsordern.
Ekonomisk
transaktion
Underlag till
transaktion
Utförs av
Omföringar av
projekt/
intäkter/kostnader
mellan
fakulteter/avdelningar
Interndebiteringar till
följd av utnyttjande av
resurs /utan avtal
Beslut
Ekonom enligt beslut
Rättningar av
intäkter/kostnader
mellan
fakulteter/avdelningar
Utrangering av
anläggningstillgångar
Uppbokning av
kassadifferenser vid
kassaavstämningar
Kreditfakturor till
kund
Bortbokning
avstämningsdifferenser på
Underlag
attesteras/godkänns
av:
Slutattestant
T ex: repro,
Ekonom från säljande Slutattestant
tentamenskostnader enhet
lokalhyra, extra
lokalvård mm
Ekon./admin
Ekonom/adm
Slutattestant
Anläggnings-register
Ekonom/ekonomiavdelningen
Ekonom/adm
Slutattestant
Kreditfaktura
Ekonom/adm
Slutattestant
Avstämning
Ekonom
Redovisningschef
Avstämningsunderlag
Slutattestant
3 (4)
Beslutat av: Charlotte Byström
Beslutsdatum: 2015-05-13
Dnr: 2015/145-1.1
balanskonton
Systemomföringar;
automatkonteringar,
triggrar,
valutaomföringar
Fördelning/
omfördelning av
anslagsmedel till
fakultet
Fördelning/omföring
av anslagsmedel på
fakultet
Omföringar av
projekt/
intäkter/kostnader
inom fakultet mellan
institutioner
Rättningar av
intäkter/kostnader
inom fakultet mellan
institutioner
Interndebiteringar till
följd av avtal
Systemparametrar
Ekonom/ekonomiavdelningen
Enligt
ekonomichefens
delegation
Rektorsbeslut
Ekonom / ekonomiavdelningen enligt
beslut
Ekonom/adm
Dekanbeslut
Fakultetskansli/eko
nom
Ekonom/adm
Beslut av
prefekt/dekan
Ekonom enligt beslut
Ekonom/adm
Ekonom/adm
Ekonom/adm
Ekonom/adm
Avtal; t ex
hyresavtal med Los,
it-tjänster mm
Omföringar i samband Ekonom/adm
med bokslut:
rättningar,
periodiseringar mm
Samfinansiering i
Projektsamband med bokslut redovisningen
Uppbokning av
Avstämning/
valutakursdifferenser betalning
Fakturaunderlag till
Institution
kundfaktureringen
Ekonom från säljande Ekonom/adm
enhet
Ekonom/adm
Ekonom/adm
Ekonom/adm
Ekonom/adm
Ekonom/leverantörsgrupp
Ekonom/ekonomiavdelningen
Ekonom/adm
Ingen attest
4 (4)