Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2014 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Vår handläggare Johanna Gustafsson, samordnande ekonom Godkänd av vård- och omsorgsnämnden 2015-02-26, § 33 Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder Status Kommentar Hemtjänsten Hantering av privata medel Samordnande ekonom Datum för kontroll: Resultat: Rutinen har skickats till berörda enhetschefer och följs av personalen. Hantering av privata medel i hemtjänsten Avslutad, enligt plan 2014-11-27 Riktlinje för hantering av privata medel framtagen. Även rutin för hur personal ska göra när brukare behöver hjälp med att handla är framtagen. Båda gäller även verksamheten för boendestöd. Hemtjänsten Granskning av utförda/beviljade timmar Samordnande ekonom Datum för kontroll: Månadsvis Resultat: Såväl beviljade som utförda timmar varierar under året. Ibland händer det att insatster har börjat utföras men beslutet från bistånd har dröjt vilket gör att utförda timmar har ökat, detta stäms av med bistånd. Inga egentliga oklarheter. Granskning av utförda/beviljade timmar Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Kontroll görs månadsvis. Dubbelbemanning, mottagningstimme, avlösarservice och handledning redovisas separat. Om någon post sticker ut tar ekonomiassistent kontakt med aktuell utförare via telefon för att stämma av Hemtjänsten Uppföljning av hur alla utförare inom hemtjänsten lever upp till uppställda krav i förfrågningsunderlaget. Utredare i lednings- och verksamhetsstöd Datum för kontroll: maj-december Resultat: Inga större synpunkter utan överlag uppfyller samtliga utförare uppställda krav enligt Förfrågningsunderlaget. Uppföljningsrapporten kommer att presenteras som ett separat ärende i nämnden. Uppföljning av samtliga utförare inom hemtjänsten Avslutad, enligt plan 2015-01-28 Uppföljning har gjorts med samtliga utförare av hemtjänst med start i maj. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder Arbetsmiljöarbetet Rutiner och riktlinjer Samordnare arbetsmiljö Datum för kontroll: Resultat: Kvarstår. Inte påbörjad då ansvarig för arbetsmiljöarbete varit sjukskriven. Planering finns för att genomföra denna under 2015. Krisledningsorgan isation Anpassade till ny organisation. Kännedom i verksamheten om rutiner. Sakkunnig i säkerhetsfrågor Datum för kontroll: Särskilda boenden äldre och funktionsnedsatta Nattinspektion av särskilda boenden Medicinskt ansvarig sjuksköterska Datum för kontroll: 16/12-2014 Avgiftshantering Felaktig debitering till brukare Ekonom Datum för kontroll: Löpande under året Matilda Nilhage Johanna Gustafsson Resultat: Under hösten 2014 genomfördes en planeringsdag med vof's utökade krisledningsgrupp. Rutiner och krisledningsdokument gicks igenom. En revidering av förvaltningens krisledningsorganisation har påbörjats. Status Kommentar Pågår, beräknas bli klar med avvikelse Pågår, beräknas bli klar med avvikelse Resultat:Oanmäld nattillsyn på 12 enheter + nattpatrull, särskilda boenden för äldre och funktionsnedsatta. Resultat presenteras av MAS på nämnden i april. Resultat: Inga felaktigheter 2 Avgiftshantering Avslutad, enligt plan 2015-01-14 Stickprov har gjorts under året, totalt är 25 debiteringar kontrollerade. Inga felaktigheter upptäcktes. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder Upphandling Kontroll av att ramavtal/upphandlingar följs. Samordnande ekonom Datum för kontroll: mars, juni, september, november Upphandling Status Kommentar Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Avslutad, enligt plan 2015-01-29 Resultat: Sammanlagt 28 granskade fakturor, 3 inköp utanför avtal. 1 av dessa rör specialprodukter som inte finns inom avtal. 3 köp av resor som attesterats av den person som har utnyttjat resan. Handkassor/inköp skort Kontroll av hantering och förvaring av handkassor och inköpskort. Samordnande ekonom Datum för kontroll: löpande under året Resultat: Inköpskort används överlag korrekt. Det som kan anmärkas på är att inköpskort ibland används istället för köp mot rekvisition vilket försvårar uppföljningen av att köp görs där avtal finns. Handkassor har redovisats korrekt bortsett från en handkassa. 3 Handkassor/inköpsk ort Stickprov har gjorts under året där det stämts av om inköp gjorts med leverantör som det finns avtal med. Lokal rutin för Vof framtagen som hjälp vid användning av inköpskort. Information till berörda vad kortet får användas till. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Åtgärder Status Kommentar Privata medel särskilt boende och gruppbostäder LSS Kontroll att uppsatt riktlinje kring hanteringen av privata medel följs. Samordnande ekonom/enhetsch efer utförarsidan Datum för kontroll: löpande under året Privata medel på särskilt boende Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Representation Resultat: Saknas överenskommelse hos många brukare att personal ska ta hand om pengar. Saknas pengar hos några och finns för mycket hos några. Tillämpningen av rutiner är bristfällig. Internkontroll ska göras av EC årligen och skicka till ekonom, detta har inte gjorts av samtliga EC. Kontroll att hantering av representation sker enligt god redovisningssed. Samordnad ekonom Datum för kontroll: mars, juni, september, november Under 2014 har samtliga boendes privata medel på säbo kontrollerats av ekonomiassistenter från Vof. Återkoppling Avslutad, enligt plan 2015-01-30 Återkoppling om resultatet till berörda chefer. Uppföljning kommer att göras under året för att se att riktlinjer efterföljs. Representation Avslutad, enligt plan 2015-01-30 Information till berörda. Resultat: Totalt granskat: 32 st 13 saknar både deltagarlista och syfte 4 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015 1 (5) UPPFÖLJNING VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-02-02 VON/2014:3-049 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollansvarig Kommentar Brandsäkerhetsar betet Uppföljning av brandsäkerhetsrutinerna. Sakkunning i säkerhetsfrågor Datum för kontroll: Resultat: Uppföljning och uppdatering av befintliga rutiner har gjorts med positivt resultat. Hörmiljö Uppföljning av att rutiner kring hörslingor följs Sakkunning i säkerhetsfrågor Åtgärder Datum för kontroll: Resultat: Egenkontroller, implementeringen av den nya rutinen har pågått unde hösten 2014. Egenkontrollerna förväntas ske fullt ut från och med januari 2015. 5 Handbok SBA Status Kommentar Avslutad, enligt plan 2015-01-26 Under året har "Handbok SBA" implementerats i verksamheten. Säkerhetssamordnaren har varit behjälplig vid de flesta tillfällena då handboken satts ihop. Det var en bra möjlighet att se vilka kunskaper som finns samt att tillföra nya. Åtgärder för en bättre hörmiljö Avslutad, enligt plan 2015-01-28 Under året har alla hörslingor uppdaterats så att full funkton finns. En rutin har tagits fram samt att en utbildning har planerats in i februari 2015.