7/2015 Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för

Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2014
1 (5)
UPPFÖLJNING
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
Lednings- och verksamhetsstöd
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Vår handläggare
Johanna Gustafsson, samordnande ekonom
Godkänd av vård- och omsorgsnämnden 2015-02-26, § 33
Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Åtgärder
Status
Kommentar
Hemtjänsten
Hantering av privata
medel
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll:
Resultat: Rutinen har skickats till
berörda enhetschefer och följs av
personalen.
Hantering av
privata medel i
hemtjänsten
Avslutad,
enligt plan
2014-11-27
Riktlinje för hantering av
privata medel framtagen.
Även rutin för hur
personal ska göra när
brukare behöver hjälp
med att handla är
framtagen. Båda gäller
även verksamheten för
boendestöd.
Hemtjänsten
Granskning av
utförda/beviljade timmar
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll: Månadsvis
Resultat:
Såväl beviljade som utförda timmar
varierar under året. Ibland händer
det att insatster har börjat utföras
men beslutet från bistånd har dröjt
vilket gör att utförda timmar har
ökat, detta stäms av med bistånd.
Inga egentliga oklarheter.
Granskning av
utförda/beviljade
timmar
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Kontroll görs månadsvis.
Dubbelbemanning,
mottagningstimme,
avlösarservice och
handledning redovisas
separat. Om någon post
sticker ut tar ekonomiassistent kontakt med
aktuell utförare via
telefon för att stämma av
Hemtjänsten
Uppföljning av hur alla
utförare inom
hemtjänsten lever upp till
uppställda krav i
förfrågningsunderlaget.
Utredare i
lednings- och
verksamhetsstöd
Datum för kontroll: maj-december
Resultat: Inga större synpunkter
utan överlag uppfyller samtliga
utförare uppställda krav enligt
Förfrågningsunderlaget.
Uppföljningsrapporten kommer att
presenteras som ett separat ärende
i nämnden.
Uppföljning av
samtliga utförare
inom hemtjänsten
Avslutad,
enligt plan
2015-01-28
Uppföljning har gjorts
med samtliga utförare av
hemtjänst med start i
maj.
Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015
1 (5)
UPPFÖLJNING
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
Lednings- och verksamhetsstöd
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Åtgärder
Arbetsmiljöarbetet
Rutiner och riktlinjer
Samordnare
arbetsmiljö
Datum för kontroll:
Resultat: Kvarstår. Inte påbörjad då
ansvarig för arbetsmiljöarbete varit
sjukskriven. Planering finns för att
genomföra denna under 2015.
Krisledningsorgan
isation
Anpassade till ny
organisation. Kännedom i
verksamheten om rutiner.
Sakkunnig i
säkerhetsfrågor
Datum för kontroll:
Särskilda
boenden äldre
och
funktionsnedsatta
Nattinspektion av
särskilda boenden
Medicinskt
ansvarig
sjuksköterska
Datum för kontroll: 16/12-2014
Avgiftshantering
Felaktig debitering till
brukare
Ekonom
Datum för kontroll: Löpande under
året
Matilda Nilhage
Johanna
Gustafsson
Resultat: Under hösten 2014
genomfördes en planeringsdag med
vof's utökade krisledningsgrupp.
Rutiner och krisledningsdokument
gicks igenom. En revidering av
förvaltningens
krisledningsorganisation har
påbörjats.
Status
Kommentar
Pågår,
beräknas bli
klar med
avvikelse
Pågår,
beräknas bli
klar med
avvikelse
Resultat:Oanmäld nattillsyn på 12
enheter + nattpatrull, särskilda
boenden för äldre och
funktionsnedsatta. Resultat
presenteras av MAS på nämnden i
april.
Resultat: Inga felaktigheter
2
Avgiftshantering
Avslutad,
enligt plan
2015-01-14
Stickprov har gjorts
under året, totalt är 25
debiteringar
kontrollerade. Inga
felaktigheter upptäcktes.
Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015
1 (5)
UPPFÖLJNING
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
Lednings- och verksamhetsstöd
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Åtgärder
Upphandling
Kontroll av att
ramavtal/upphandlingar
följs.
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll: mars, juni,
september, november
Upphandling
Status
Kommentar
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Avslutad,
enligt plan
2015-01-29
Resultat: Sammanlagt 28
granskade fakturor, 3 inköp utanför
avtal. 1 av dessa rör
specialprodukter som inte finns
inom avtal. 3 köp av resor som
attesterats av den person som har
utnyttjat resan.
Handkassor/inköp
skort
Kontroll av hantering och
förvaring av handkassor
och inköpskort.
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll: löpande under
året
Resultat: Inköpskort används
överlag korrekt. Det som kan
anmärkas på är att inköpskort ibland
används istället för köp mot
rekvisition vilket försvårar
uppföljningen av att köp görs där
avtal finns.
Handkassor har redovisats korrekt
bortsett från en handkassa.
3
Handkassor/inköpsk
ort
Stickprov har gjorts
under året där det stämts
av om inköp gjorts med
leverantör som det finns
avtal med.
Lokal rutin för Vof
framtagen som hjälp vid
användning av
inköpskort.
Information till berörda
vad kortet får användas
till.
Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015
1 (5)
UPPFÖLJNING
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
Lednings- och verksamhetsstöd
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Åtgärder
Status
Kommentar
Privata medel
särskilt boende
och
gruppbostäder
LSS
Kontroll att uppsatt
riktlinje kring hanteringen
av privata medel följs.
Samordnande
ekonom/enhetsch
efer utförarsidan
Datum för kontroll: löpande under
året
Privata medel
på särskilt boende
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Representation
Resultat: Saknas överenskommelse
hos många brukare att personal ska
ta hand om pengar. Saknas pengar
hos några och finns för mycket hos
några. Tillämpningen av rutiner är
bristfällig.
Internkontroll ska göras av EC
årligen och skicka till ekonom, detta
har inte gjorts av samtliga EC.
Kontroll att hantering av
representation sker enligt
god redovisningssed.
Samordnad
ekonom
Datum för kontroll: mars, juni,
september, november
Under 2014 har samtliga
boendes privata medel
på säbo kontrollerats av
ekonomiassistenter från
Vof.
Återkoppling
Avslutad,
enligt plan
2015-01-30
Återkoppling om
resultatet till berörda
chefer. Uppföljning
kommer att göras under
året för att se att riktlinjer
efterföljs.
Representation
Avslutad,
enligt plan
2015-01-30
Information till berörda.
Resultat: Totalt granskat: 32 st
13 saknar både deltagarlista och
syfte
4
Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2015
1 (5)
UPPFÖLJNING
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
Lednings- och verksamhetsstöd
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Brandsäkerhetsar
betet
Uppföljning av
brandsäkerhetsrutinerna.
Sakkunning i
säkerhetsfrågor
Datum för kontroll:
Resultat: Uppföljning och
uppdatering av befintliga rutiner har
gjorts med positivt resultat.
Hörmiljö
Uppföljning av att rutiner
kring hörslingor följs
Sakkunning i
säkerhetsfrågor
Åtgärder
Datum för kontroll:
Resultat: Egenkontroller,
implementeringen av den nya
rutinen har pågått unde hösten
2014. Egenkontrollerna förväntas
ske fullt ut från och med januari
2015.
5
Handbok SBA
Status
Kommentar
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Under året har "Handbok
SBA" implementerats i
verksamheten.
Säkerhetssamordnaren
har varit behjälplig vid de
flesta tillfällena då
handboken satts ihop.
Det var en bra möjlighet
att se vilka kunskaper
som finns samt att tillföra
nya.
Åtgärder för en
bättre hörmiljö
Avslutad,
enligt plan
2015-01-28
Under året har alla
hörslingor uppdaterats
så att full funkton finns.
En rutin har tagits fram
samt att en utbildning
har planerats in i februari
2015.