Pajala kommun
www.pwc.se Revisionsrapport Kontrollrutiner av timlöner inom socialförvaltningen Anna Carlénius Jenny Krispinsson Februari 2015 Pajala kommun Innehåll 1. Sammanfattning, revisionell bedömning och förslag .................. 1 2. Inledning .................................................................................... 2 2.1. Bakgrund ........................................................................................................ 2 2.2. Revisionsfråga ................................................................................................ 2 2.3. Metod och avgränsning .................................................................................. 2 3. Löneprocess, rutiner och kontrollmoment ................................. 3 4. Granskningsiakttagelser ............................................................. 5 4.1. Budget och utfall mellan åren 2010-2014 ...................................................... 5 4.1.1. Timlönekostnad per verksamhet ...................................................................................6 4.2. Rutiner/riktlinjer för timlönehanteringen ..................................................... 9 4.3. Utmaningar med nuvarande system och rutiner ......................................... 10 4.3.1. Enhetschefernas arbetssituation när det gäller vikarieanskaffning .......................... 11 4.4. Dubbel utbetalning av lön ............................................................................ 12 Februari 2015 Pajala kommun PwC 1. Sammanfattning, revisionell bedömning och förslag På uppdrag av revisorerna i Pajala kommun har PwC genomfört en granskning avseende om socialnämnens interna kontroll för timlöner är tillförlitlig och ändamålsenlig. Vår sammanfattande bedömning är att socialnämndens interna kontroll avseende timlöner inte är heltäckande och därmed inte tillräcklig och ändamålsenlig i alla delar. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Kostnad för timlöner inom socialförvaltningen har under de senaste fem åren ökat med ca 17,4 mnkr och kostnaden har därmed nästan fördubblats sedan 2010. Vår bedömning är att det bör utredas vidare varför kostnaderna för timvikarier ökat inom verksamheterna samt vilka åtgärder som kan vidtas inom området. Vi bedömer att timlönehanteringen inte fullt ut är säker och tillförlitlig då det saknas tydliga riktlinjer där det framgår vilka kontroller som ansvariga chefer ska göra för att säkerställa attestförfarandet. Vår bedömning är att hela processen, från anskaffning av vikarier till attestering av vikariernas arbetade timmar, utifrån vad som nämns i rapporten, inte är helt ändamålsenlig och att vikariesamordnaren bör och kan användas på ett mer ändamålsenligt sätt. Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande när det gäller dubbla löner utifrån dubbelregistrering av person. Vår bedömning bygger på resultatet av registeranalysen och den verifiering av personer med dubbelregistrering som framgår ovan. I de fall dubbletter har noterats har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi har inte heller noterat några ologiska personnummer. Februari 2015 Pajala kommun PwC 1 av 13 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunens revisorer har efter information om timlönskostnadernas utveckling under 2014 beslutat att det ska ske en granskning av kommunens kontrollrutiner avseenden timlöner inom socialförvaltningen. Valet av granskningsinsats har skett utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. I socialtjänstens verksamhet är timlöner en stor utgiftspost. Mot bakgrund av detta är det väsentligt att interna rutiner och system fungerar på ett ur kontrollsynpunkt säkert och tillförlitligt sätt. Eventuella brister inom området kan få stora konsekvenser, såväl ekonomiska som förtroendemässiga. Även för den enskilde individen kan brister inom området leda till kännbara konsekvenser. Revisionsobjekten i denna granskning är socialnämnden. Av kommunallagen framgår att detta verkställande organ, inom sitt område, ansvarar för att skapa en tillräcklig intern kontroll. 2.2. Revisionsfråga Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är socialförvaltningens interna kontroll för timlöner tillförlitlig och ändamålsenlig? För att besvara den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollmål varit styrande för granskningen: Är kontrollrutiner och moment inom området tydligt dokumenterade? Utförs kontroller i rimlig omfattning och på avsett sätt? Är nämndens kontroll inom området tillräcklig? Är rutinerna och bokföringen av timlöner tillfredställande? 2.3. Metod och avgränsning Analys av för granskningen relevant dokumentation, stickprov samt intervjuer med socialchef, enhetschefer inom hemtjänst, särskilt boende för äldre, LSSverksamheten, vikariesamordnaren, ekonom för socialförvaltningen och med berörd personal inom socialförvaltningen, lönekontoret och ekonomikontoret. Kontrollrutiner för utbetalning av timlöner har granskats genom registeranalys. Samtliga urval har skett utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Rapporten har innan slutligt färdigställande varit föremål för faktakontroll från ansvariga vid socialförvaltningen. Februari 2015 Pajala kommun PwC 2 av 13 3. Löneprocess, rutiner och kontrollmoment Inom definitionen av den interna kontrollen ska ändamålsenliga och dokumenterade system och rutiner ingå för att i möjligaste mån säkerställa en mindre sårbar organisation. Här ingår såväl att ge en rättvisande och tillförlitlig redovisning, information om verksamheten samt att säkerställa att de lagar och riktlinjer som finns tillämpas. Målet är att genom väl underbyggd intern kontroll upptäcka och eliminera avsiktliga och oavsiktliga fel. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Det kan uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Personalkostnaderna utgör en stor del av Pajala kommuns kostnader. För år 2014 hade Socialförvaltningen 345 tillsvidareanställda och 403 visstidsanställda (varav 367 timanställda), totalt 748 personer. Socialförvaltningens personalkostnader uppgick totalt sett under 2014 till ca 188 mnkr och timlöner uppgick till ca 33 mnkr. Pajala kommun betalar ut ersättning som omfattar såväl månadslön, timlön och arvoden. Dessutom betalas övertid, fyllnadstid och annan obekväm arbetstid ut. Kommunen hanterar hela löneprocessen. Löneprocessen kan sägas börja vid anställningsförfarandet. Så även inom arbetet med timavlönade. Personalhanteringen sker från och med 2006 i IT-systemet Personec. Systemet används tillsammans med Timecare för exempelvis timlöner. I systemet läggs anställningsinformation och underlag in som ligger till grund för utbetalningen av ersättning. Enhetschefer och i en del fall administratörer attesterar de anställdas löner. Inom socialnämndens verksamhetsområden finns sedan en tid tillbaka en tjänst som vikariesamordnare. Vikariesamordnaren ska ansvara för vikarieanskaffningen inom hela socialförvaltningen, i praktiken ska all vikarieanskaffning gå via denna bemanningsenhet. I rapporten har vi valt att kalla denna funktion för Bemanningsenheten och denna funktion ska ha helhetssynen över vikarieanskaffningen. Genom granskningen framkommer att så inte alltid är fallet då enheterna inom socialtjänsten ibland själva ringer ut vikarier. Vikariesamordnaren arbetar i systemet TimeCare och TimeCarePool. Där ser samordnaren vilka timvikarier som är tillgängliga, men även hur mycket tid vikarierna har arbetet. På så sätt kan samordnaren hålla koll så att vikarier inte jobbar för många dagar i sträck eller för många timmar under en månad. Februari 2015 Pajala kommun PwC 3 av 13 Löneprocessen för timlöner kan förenklat sägas bestå av: Flöde från vikariebehov till utbetalning av lön. Vikariebehov uppkommer Enhetschef/Admin beställer i Time Care Pool Vikariesamordnare mottar beställning Vikariesamordnare sms:ar vikarier Vikarie bekräftar att denne kan jobba Vikariesamordnare meddelar enhetschef Vikariesamordnare lägger in beställningen i Time Care Pool Beställningen överförs efter ett dygn automatiskt från Timme Care Pool till Personec Enhetschef attesterar i Personec Löneenheten betalar ut lön till vikarien Februari 2015 Pajala kommun PwC 4 av 13 4. Granskningsiakttagelser 4.1. Budget och utfall mellan åren 2010-2014 Total budget för socialförvaltningen har ökat med ca 15 mnkr över en femårsperiod. För år 2014 är totalbudgeten 165 mnkr. 170 000 000 165 000 000 160 000 000 155 000 000 Total budget 150 000 000 145 000 000 140 000 000 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 Budget per verksamhet har ökat mest för äldreboenden; från 72 mnkr till 81 mnkr. När det gäller hemtjänst har budgeten ökat över en 5-årsperiod med 2 mnkr. Detsamma gäller för verksamheten för personer med funktionshinder. 90 000 000 80 000 000 70 000 000 Hemtjänst 60 000 000 50 000 000 Äldreboenden 40 000 000 30 000 000 FUNKTIONSNEDSÄ TTNING 20 000 000 10 000 000 0 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 Februari 2015 Pajala kommun PwC 5 av 13 Total personalkostnad för äldreomsorg har ökat med ca 15,5 mnkr mellan åren 2010-2015. Detta kan jämföras med Socialförvaltningens totala budget som har ökat med ca 15,7 mnkr. 120 000 000 115 000 000 110 000 000 105 000 000 Total personalkostnad 100 000 000 95 000 000 90 000 000 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Kostnad för timlöner inom Socialförvaltningen har under de senaste fem åren ökat med ca 17,4 mnkr, kostnaden har alltså nästan fördubblats sedan 2010. Mellan 2010 och 2012 sjönk kostnaden med ca 1 mnkr, bortsett från det har kostnaderna stigit varje år. 35 000 000 30 000 000 25 000 000 20 000 000 Totalt timlöner 15 000 000 10 000 000 5 000 000 0 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 4.1.1. Timlönekostnad per verksamhet Inom verksamheten för personer med funktionshinder (LSS) har kostnaden ökat med ca 4,9 mnkr de senaste fem åren. Största ökningen skedde mellan 2013 och 2014. Ökningen av timlönekostnader inom området LSS beror främst på verksamhetsutökningar, där man vid utökning av brukare först sätter in timvikarier på nya rader. De verksamhetsutökningar som har skett är att fem nya boendeplatser har tillkommit 2014, antalet personaliga assistentärenden har ökat med sju sedan 2010. Februari 2015 Pajala kommun PwC 6 av 13 Det som också förklarar ökningen av timlönekostnader är att sjukfrånvaron har ökat bland ordinarie personal men även att utåtagerande brukare kräver extra resurser i form av timvikarier. Inom området för personer med funktionshinder är det svårt att få tag i vikarier med rätt kompetens vilket gör att ordinarie personal jobbar mycket övertid. Inom hemtjänstverksamheten har kostnaden ökat med ca 4,4 mnkr de senaste fem åren, största ökningen skedde mellan åren 2012 och 2013. Ökningen tros främst beror på att hemtjänstgrupperna har för få årsarbetare, att grundbemanningen inte motsvarar behovet och att timvikarier därmed tas in för att lösa det personalbehov som finns. Detta ses ofta som en kortsiktig lösning, men inom socialförvaltningen i Pajala uppges att detta har pågått under längre tid. Hög sjukfrånvaro, både kortfrånvaro men även långfrånvaro förekommer inom en del hemtjänstgrupper, detta genererar också mer timvikarier. Dubbelbemanningar hos brukarna på grund av mer behov/insatser gör även det att fler timvikarier behövs. Vidare framkommer det genom intervjuerna att antalet ledsagningar har ökat på senare år, t.ex. kan det innebära att personalen måste följa med brukaren till läkaren eller tandläkaren, besök som anhöriga i större utsträckning skötte tidigare. Det finns även tankar om att biståndsbedömningen i Pajala kommun tenderar att vara generös, vilket leder till att fler insatser beviljas vilket också kräver mer personal. Överlag uppges det vara stor variation avs fler av parametrarna ovan mellan hemtjänstgrupperna. Inom verksamheten för äldreboenden har kostnaderna ökat med ca 7,5 mnkr de senaste fem åren, största ökningen skedde mellan 2013 och 2014. Främsta orsakerna uppges vara att dubbleringar krävs dygnet runt på grund av utåtagerande brukare vilket tillsätts med timvikarier. Även inom denna verksamhet har antalet ledsaningar till läkare och tandläkare ökat. Långtidsfrånvaron har ökat, liksom de administrativa arbetsuppgifterna för undersköterskorna, vilket kräver vikarier. Ett heltidsprojekt på ett av äldreboendena ställde till problem med för mycket personal och dubbelbokningar. Även här är det skillnader mellan boendena, och ovanstående förklarar inte hela ökningen för äldreboenden. 18 000 000 16 000 000 14 000 000 12 000 000 LSS 10 000 000 Hemtjänst 8 000 000 Äldreboende 6 000 000 4 000 000 2 000 000 0 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013Utfall 2014 Februari 2015 Pajala kommun PwC 7 av 13 Tabell 1. Kostnad per timme fastanställd personal och timanställd personal Timanställd Lägsta lön/timme Högsta lön/timme Undersköterska 118,18 157,78 Vårdbiträde 112,12 163,63 Personligassistent 105,9 148,82 Undersköterska 119,49 170,93 Vårdbiträde 112,13 166,78 Personligassistent 115,60 160,04 Tillsvidareanställd Tabellen visar på kostnad för övertid för både tillsvidareanställda och timanställda och det framgår att det är marginellt dyrare med fastanställda per timme. Verksamheten för personer med funktionshinder har högst kostnad för övertid trots att verksamheten är mindre i omfattning än framförallt äldreboenden. Kostnaderna har ökat från 0,3 mnkr 2010 till 1,7 mnkr år 2014. Orsaken till de höga övertidskostnaderna inom verksamheten beror på att det tas in för lite vikarier, vilket innebär att de som är fast anställda ibland får arbeta mer än 165 timmar/månad. Verksamheten tvingas beordra ut fast anställd personal för att täcka upp de behov som finns, på vissa enheter är det inte möjligt att ta in vikarier som ej är vana brukarna. En annan orsak till att kostnaden för övertid har ökat är att kommunen använder personal med fast anställning som vikarier inom annan verksamhet än där man har sin anställning, och att kontroll saknas avseende hur många timmar vikarierna arbetat på andra enheter. 1 800 000 1 600 000 1 400 000 1 200 000 1 000 000 FUNKTIONSNEDSÄTTNING 800 000 HEMTJÄNST 600 000 ÄLDREBOENDE 400 000 200 000 0 Utfall 2010 Februari 2015 Pajala kommun PwC Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 8 av 13 Total kostnad för timlön, övertid och fyllnadstid har ökat med ca 20 mnkr de senaste fem åren. 45000000 40000000 35000000 30000000 25000000 20000000 Totalt timlön, övertid, fyllnadstid 15000000 10000000 5000000 0 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Bedömning Kostnad för timlöner inom socialförvaltningen har under de senaste fem åren ökat med ca 17,4 mnkr och kostnaden och har därmed nästan fördubblats sedan 2010. Vår bedömning är att socialnämnden vidare bör utreda varför kostnaderna för timvikarier ökat inom verksamheterna samt vilka åtgärder som kan vidtas för att kostnaderna inte ska öka ytterligare. 4.2. Rutiner/riktlinjer för timlönehanteringen Pajala kommun har manualer för själva lönehanteringssystemet. Däremot har vi inte fått till oss några övergripande rutiner/riktlinjer för hur hanteringen på området ska ske. Enligt de intervjuade enhetscheferna har några chefer själva tagit fram en egen rutin för hur de arbetar med vikarieprocessen, från anskaffning av vikarier till attest av deras löner. Orimlig bruttolön är det enda internkontrollmomentet som används vid utbetalning av löner. Orimlig bruttolön definieras av Pajala kommun som en lön över 35 000 kr. Om en utbetalning överstiger orimlig bruttolön tar lönehandläggarna ut en lista på berörda löner samt gör en avstämning om det verkar rimligt innan utbetalning sker. Kontroll av orimlig bruttolön görs i samband med lönekörning varje månad, innan periodens slutgiltiga körning. För novembers lönekörning kom 4 personer upp på listan över orimlig bruttolön. I vår granskning har vi noterat vissa förbättringsområden. I dagsläget finns ett flertal manualer över hur t.ex. chefer kan kontrollera och se över olika uppgifter för sina anställda i lönesystemet. Dessa manualer är endast beskrivningar och inga riktlinjer eller rutinbeskrivningar för när och hur ansvariga chefer bör kontrollera olika uppgifter i lönesystemet för att säkerställa en korrekt rapportering. Februari 2015 Pajala kommun PwC 9 av 13 Vidare sker ingen uppföljning avseende hur enhetcheferna gör kontroller och det kan finns risker i att chefer attesterar sina medarbetares timlöner utan att egentligen göra några kontroller alls före attestering. I dagsläget ställs inga krav på att enhetschef ska genomföra efterkontroll av exempelvis lönelistor, dvs. kontrollera att rätt ersättning har betalats ut till rätt medarbetare. Bedömning Vi bedömer att timlönehanteringen inte fullt ut är säker och tillförlitlig då det saknas tydliga riktlinjer av vilka det framgår vilka kontroller som ansvariga chefer ska göra för att säkerställa attestförfarandet. I syfte att stärka den interna kontrollen inom timlöneområdet bör nämnden och förvaltningen: - Utveckla arbetet med risk- och väsentlighetsanalyser så att risker kopplade till timlönehanteringen fångas upp och hanteras inom ramen för arbetet med internkontroll. - Utforma riktlinjer och rutinbeskrivningar som tydliggör vilket ansvar som åligger lönehandläggare, enhetschefer men även vikariesamordnaren. Riktlinjerna bör ange kontrollmoment som ska utföras vid olika tidpunkter och av vem för att bland annat säkerställa att enhetscheferna attesterar rätt lön. - Ta fram ett samlat dokument av vilket framgår vilka väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i Personec/Timecare och vilka kontroller som sker vid lönekontoret respektive vilka ansvarig chef ska göra. - Utifrån den manual som lönehandläggarna i dagsläget använder, utveckla och utarbeta en internkontrollplan med kontrollmoment som både lönehandläggarna, och ansvarig chef löpande ska utföra före respektive efter löneutbetalning. - Nyttja de möjligheter till kontroll och begränsningar som lönesystemet och Timecare tillåter. - Se över orimlig bruttolön, bl a sänka gränsen. Men även om eventuella stickprov på timlöner kan vara en kontroll som görs varje månad. Detta för att säkerställa att rätt antal timmar är utbetalda. 4.3. Utmaningar med nuvarande system och rutiner Genom granskningen framkommer att vikariesamordnaren inte används fullt ut för vikarieanskaffning inom socialförvaltningen. Enhetschefer och administratörer använder ibland andra rutiner för vikarieanskaffning och tar då ut vikarier utan att gå genom samordnaren. Helger och kvällar är det bestämt att baspersonalen själva ansvarar för att få tag i vikarier. Februari 2015 Pajala kommun PwC 10 av 13 Vikariesamordnaren har god kontroll på när personal kommer upp i fyllnadstid och övertid om all vikarieanskaffning går via bemanningsenheten. Dock uppkommer problem när enhetschefen eller undersköterskorna själva ringer ut personal, de har då inte har koll på hur mycket vikarien har arbetat och det innebär även att det kan bli fråga om övertidsersättning. Enhetscheferna och administratörerna i personalgrupperna kan både registerara tid för vikarier i Personec och sedan även attestera den arbetade tiden. För att kunna ha tillräcklig internkontroll bör enhetscheferna enbart kunna attestera tidsapporteringen, och inte göra både attest och lägga in arbetad tid. Administratörerna bör inte kunna attestera tidrapporterna alls, detta för att minimera antalet attestanter vilket gör att internkontrollen upprätthålls. I dagsläget är vår bedömning att det inte finns någon egentlig internkontroll på grund av att många har möjlighet att attestantera i systemet, samt att det finns en ”genväg” in i systemet Personec som gör det möjligt att samma person lägger in arbetad tid och attesterar tiden. Vikariesamordnaren bör lägga in all tid till vikarierna i TimeCarePool (som sedan förs vidare automatiskt till Personec) för att kunna få en kontroll på t.ex. övertid och att arbetstidslagen följs. Men även för att få en överblick av hela vikarieprocessen. Idag sker även dubbelbokningar av vikarier när inte allt går via Bemanningsenheten, d.v.s. att vikarier kan beställas både av bemanningsenheten och direkt av berörd enhet inom socialförvaltningen. En annan risk är att om vikarien blir sjuk så kan denna få lön samtidigt som den vikarie som arbetar för vikarien får lön. Vikarier jobbar även över 165 timmar per månad vilket genererar övertid som blir en merkostnad för kommunen. Vikarier kan även byta pass mellan varandra utan att gå genom Bemanningsenheten, vilket kan resultera i övertidskostnader. 4.3.1. Enhetschefernas arbetssituation när det gäller vikarieanskaffning Genom granskningen framkommer att vikarieanskaffningen är väldigt tidskrävande inom verksamheterna i Pajala kommun. Mycket av enhetschefernas tid går, trots vikariesamordnaren, åt till att söka vikarier. Vid planerad frånvaro ansvarar enhetscheferna tillsammans med vikariesamordnaren för vikarieanskaffningen medan personal ofta tar hand om den akuta frånvaron kvällar och helger inom sin verksamhet. Det finns ingen dokumenterad rutin för hur vikarieanskaffningen ska gå till utan det fungerar idag som en utarbetat praxis hos respektive verksamhet. Det finns en prioriteringslista som visar vilka vikarier som ska ringas först vid akut frånvaro samt vilken ordinarie personal som kan arbeta fyllnadstid. Enhetscheferna har rätt att beordra ut ordniarie personal vid frånvaro, är enhetschefen inte i tjänst sköter respektive grupp om att berodra ut personal. Arbetssituationen för enhetscheferna upplevs som väldigt stressad och pressad, överlag har enhetscheferna stora personalgrupper i Pajala. På grund av de stora personalgrupperna blir det mycket att attestera i lönesystemet, vilket generarar att det blir svårt att hinna med internkontrollen vid attestering. Bristfällig introduktion i systemen för enhetschefer gör att det, som de uttrycker det, ”blir fel ibland”. Svårigheter att få tag på vikarier gör situationen än mer pressad. Det har även varit stor omsättning på enhetschefer inom socialförvaltningen. Februari 2015 Pajala kommun PwC 11 av 13 I och med inrättandet av vikariesamordnaren och införandet av TimeCare har detta underlättat till viss del men det upplevs som att det fortfarande inte fungerar fullt ut. På grund av att behovet är större än personalresurserna hos en del enheter inom främst hemtjänsten, är behovet av vikarier större och aktuellt inte bara vid sjukdom och annan frånvaro av ordinarie personal. Att ständigt arbeta med att söka vikarier för att verksamheten ska gå ihop ökar på arbetsbelastningen men även oron av att inte ha någon på plats när personen behövs. Bedömning Vår bedömning är att hela processen, från anskaffning av vikarier till attestering av vikariernas arbetade timmar, utifrån vad som nämns ovan, inte är helt ändamålsenlig. Rekommendationer För att ytterligare utveckla den interna kontrollen avseende timlöner inom socialförvaltningen vill vi lämna följande rekommendationer: Att nämnden säkerställer att all vikariebeställning sker via vikariesamordnaren. Att nämnden säkerställer att enhetschefernas och administratörernas möjlighet att lägga in vikariernas arbetade tid i Personec begränsas, för att undvika att möjligheten att samma person lägger in tid och attesterar tidrapporten. Att nämnden säkerställer att enhetscheferna har förutsättningar till en säkrare attestering för att minimera antalet fel. Att nämnden utreder och överväger administratörernas roll vad gäller attestering i Personec. Att nämnden utreder behovet av en utökning av Bemanningsenheten, så att allt arbete kring vikarier utgår från enheten dag- och kvällstid samt under helger. Enheten skulle även kunna vara ansvarig för den inledande introduktionen av vikarier. Innebärande bl a att administratörernas roll gällande vikarier ute i verksamheterna minskas och tid frigöras för andra arbetsuppgifter. Detta bör även medföra att tid frigörs för enhetscheferna. Utöver detta borde helhetsbilden kring vikarieanskaffningen bli tydligare, att bättre uppföljningar inom området kan göras och även att kontrollen bör kunna förbättras. 4.4. Dubbel utbetalning av lön För granskningen har en registeranalys av dubbletter både vad gäller månadslön och timlön gjorts för att se om det förekommer dubbla löneutbetalningar under samma löneperiod. Noteras bör att en dubblett inte behöver innebära en felaktig registrering. Februari 2015 Pajala kommun PwC 12 av 13 Utifrån genomförd registeranalys identifierade vi ett antal dubbletter i form av dubbel registrering månadslön-timlön, månadslön-månadslön och timlön-timlön. Det totalt antal personer där vi hittade dubbletter var: Månadslön-Månadslön, 56 personer Månadslön-Timlön, 26 personer Timlön-Timlön, 64 personer Vi valde att kolla upp samtliga personer. Efter kontroll på individnivå så visade kontrollen att ingen av personerna var felaktigt dubbelregistrerade. Förklaringar till dubbla registreringar var bland annat att personer kan ha flera olika anställningar t.ex. handledare, personlig assistent, undersköterska, vårdbiträde etc. Om en person har vikarierat som timanställd men sedan har fått ett tillfälligt månadsvikariat gör det att personen registreras dubbelt. Ett annat exempel kan vara om en person har en tillsvidaretjänst i botten och sedan vill personen prova annan tjänst, då läggs personens grundtjänst vilande i systemet och de får ett vikariat på visstidsanställning istället, därav dubbel registrering månadslön. Timvikarier kan ha flera anställningar och det beror på att de har olika befattningar med olika lön. Bedömning Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande när det gäller dubbla löner utifrån dubbelregistrering av person. Vår bedömning bygger på resultatet av registeranalysen och den verifiering av personer med dubbelregistrering som framgår ovan. I de fall dubbletter har noterats har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi har inte heller noterat några ologiska personnummer. Inom ramen för denna granskning har det däremot inte ingått att bedöma substansen i t.ex. avvikelser som medarbetarna rapporterat in i lönesystemet eller att man har attesterat rätt antal timmar för visstidsanställda. För att genomföra dessa registeranalyser krävs mera tid samt ännu mera dialog med berörda enhetschefer, vikariesamordnare samt lönehandläggare. För att förtydliga innebär detta att gjord registeranalys inte tagit hänsyn till antal registrerade timmar utan har tittat på registrerad person. Detta innebär att en visstidsanställd person skulle kunnat ha fått utbetalt 4 timmar istället för 2 timmar, registeranalysen har inte säkerställt detta område. 2015-02-13 Anna Carlénius Projektledare Februari 2015 Pajala kommun PwC Hans Forsström Uppdragsledare 13 av 13
© Copyright 2024