Kvalitet och utvärderingskontoret Dnr Än 2015-432 Avtals- och verksamhetsuppföljning 2015 Verksamhet 55plussare assistans och hemtjänst AB Datum för besök 2015-07-01 Deltagare/metod Metod Uppföljningen genomfördes via intervjuer med personal och ledning var för sig. Vidare hade ett grundmaterial gällande genomförandeplaner, ekonomi och personalkompetens tagits fram inför besöket. Deltagare 55 Plus: Verksamhetschef Abbe Hertzman samt två personal. Omsorgs- och äldreförvaltningen, Planeringsledare Maria Svensson, Kvalitets- och utvärderingschef Mattias Bly Faktauppgifter om verksamheten Utförare 55plussare assistans och hemtjänst AB Avtalstid 2012-12-01 tills vidare Diarienummer Än 2010-45 Arbetsledning Abbe Hertzman E-post [email protected] Postadress Överstegatan 22 582 12 Linköping Besöksadress Överstegatan 22 582 12 Linköping Typ av verksamhet Verksamhetsområde Inriktning IFO ÄO Öppenvård LSS Boende Socialpsykiatri Dagverksamhet Hemtjänst Antal platser/volym 21 brukare som har personlig omvårdnad och/eller boservice Tjänster Personlig omvårdnad samt städning tvätt och inköp, Annat Tidigare uppföljningar Genomförda uppföljningar under det senaste året Ingen avtalsuppföljning har skett det senaste året Verksamhetsberättelse Inkommen för 2014 men med brister inom flera områden. Inkomna klagomål Ett klagomål har inkommit under våren 2015 Verksamhetsuppföljning Avtal Bedömning 1.2 Lagstiftning med mera Utföraren ska vid var tid följa gällande lagstiftning för verksamheten. Viktig lagstiftning för verksamheten är bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, offentlighets- och sekretesslagen och arbetsmiljölagen. Båda de två i personalen som intervjuades hade jobbat sedan verksamheten startades för cirka två och ett halvt år sedan men hade, enligt personalen själva, trots detta endast tidsbegränsade anställningar. Vidare framkom av personalens schema att en i personalen arbetade varje dag under två veckor. Den andre intervjuade uppgav att hon arbetat 26 dagar i sträck. Detta var vanligt förekommande även om det begränsats något under våren. Utföraren saknar rutiner för sjukanmälan. Personalen ringer till kollegor vid frånvaro för att se till att ”sina” brukare får sina insatser utförda. Verksamhetschefen informeras endast då personalen inte lyckas lösa frånvaron själva. Personalen beskriver en arbetsmiljö som i vissa fall medför risker för olycksfall vilket påtalats för verksamhetschef. Arbetsmiljön har inte kontrollerats i syfte att identifiera och minimera risker. Bedömningen är att det finns flera tveksamheter kring huruvida 55 plussarna AB lever upp till arbetsmiljölagen och föreskrift AFS 1990:18 gällande omvårdnadsarbete i enskilt hem samt arbetstidslagen. Avtal 1.1.4 Ersättning till utförare Debiterbar tid Med debiterbar tid avses den tid som utförs i den enskildes hem, inklusive servicelägenhet och som består av personlig omvårdnad eller boservice. Tiden kan även utföras utanför den enskildes hem men vara riktad direkt till den enskilde t ex inköp eller då personlig omvårdnad ges på annan plats än i bostaden. Tid som åtgår för att utföra delegerade sjukvårdsuppgifter som utförs i samband med hemtjänst får debiteras. Dubbelbemanning som av arbetsmiljöskäl krävs för vissa arbetsmoment får debiteras. För restid överstigande 15 minuter erhålls restidsersättning. D v s restidsersättning utgår fr o m den 16:e minuten. Restidsersättningen för restid överstigande 15 minuter utges till och från och mellan brukare. Restidsersättning utgår med samma timpris som gäller för den insats man reser för att utföra. Restid förutsätts i tätort ske med cykel och i kommunens ytterområden med bil. Utförare skall planera sin restid utifrån ekonomiska och miljömässiga hänsyn. Bedömning Utförare som har dygnet runt ansvar för att besvara och åtgärda trygghetslarm får debitera ett särskilt pris för personlig omvårdnad dag respektive natt. Verksamheten har inget planeringsstöd och sammanställer heller inte personalens nyttjandegrad/debiterbar tid på annat sätt. Ekonomisk uppföljning som genomförts påvisar brister vad det gäller registrerad och fakturerad tid. Det har återkommande funnits en diskrepans mellan den registrerade och den fakturerade tiden. Utföraren mäter inte utförd tid gällande personlig omvårdnad hos respektive brukare och har därför ingen uppgift om hur mycket tid som gått åt hos den enskilde brukaren. Verksamhetschefen anger att utbildningen gällande debitering i Treseva var ”rörig” och omfattade för många olika typer av verksamheter vilket gjort att han haft svårt att registrera korrekt. Problemen med fakturering har påtalats under en längre tidsperiod utan att någon nämnvärd förbättring har skett. Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kraven gällande fakturering och ersättning. Avtal Bedömning 1.2.2 Kvalitetsledningssystem med mera Utföraren ska ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Utföraren har en pärm med generella system som gäller för 55 plussarna AB i hela Sverige samt en pärm med anpassade rutiner. Arbetet med att ta fram dessa har påbörjats under senaste månaderna. Systemet innehåller dock inte samtliga nödvändiga delar, exempelvis saknas rutin för riskanalys och egenkontroll. Tidigare har det inte funnits ett sammanställt ledningssystem. Verksamheten har inte arbetat med riskanalyser för att bedöma om det finns risk för händelser som skulle kunna inträffa och som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Personalen har inte kunskap om kraven gällande rapportering av missförhållanden (Lex Sarah) och det har heller inte genomförts utbildning inom området. Personalen är inte medveten om det finns någon rutin för detta. Varken verksamhetenschefen eller personalen kan redogöra för hur en rapportering av missförhållande ska hanteras. Av inkommen verksamhetsberättelse framkommer att företaget inte har rutiner för arbetet med missförhållanden. Efter att den nuvarande verksamhetschefen tillträdde under våren har personalen instruerats att skriva avvikelser. De har dock inte fått någon utbildning om vad som ska avvikelserapporterats och heller inte hur dessa sedan ska hanteras. Som exempel på avvikelser ges när brukare är hotfulla eller vägrar ta emot hjälp. Inga exempel gällande brister i utförandet ges. Bedömningen är att utföraren inte har ett fungerande kvalitetsledningssystem, dels beroende på att det saknas delar i det befintliga systemet men framför allt då det inte används i verkligheten och då personalen inte har kännedom om innehållet. 1.4.3 Regler för att erhålla hemtjänst Personer över 75 år kan vända sig direkt till hemtjänstutföraren (Linköpings kommun tillämpar förenklad handläggning för personer över 75 år.) Utföraren hjälper, vid ett hembesök, den som önskar hemtjänst att fylla i ansökan. Behovet av hemtjänst bedöms av den äldre tillsammans med utförarens chef eller annan särskilt utsedd person som genomgått utbildning i kommunens riktlinjer för hemtjänst och övriga insatser för äldre. Den gemensamma bedömningen mynnar sedan ut i en ansökan som beskriver vilka insatser man kommit överens om. Utföraren skickar denna ansökan till socialkontoret. Socialkontoret fattar ett biståndsbeslut. Den enskilde har alltid möjlighet och rätt att få sin sak prövad som bistånd och därmed rätt att överklaga ett beslut om man inte är nöjd. Utföraren skall vara den enskilde behjälplig i kontakter med socialkontoret. Avtal För att utförare ska ha rätt att tillämpa den förenklade handläggningen och påbörja insatser efter hembesöket ställs följande krav på utföraren: - - - - - Bedömning Endast chefer eller annan kvalificerad särskild utsedd personal får genomföra hembesök och påbörja den förenklade handläggningen, ge information om hemtjänst samt hjälpa den enskilde att fylla i ansökan. Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god kunskap om lagstiftning samt kommunens stöd- och biståndsinsatser inom äldreomsorgen. Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan har ansvar för att förmedla och samordna insatser om den enskilde har behov av andra insatser och valt olika utförare. Den som genomför hembesöket och tar emot ansökan skall ha god tillgänglighet för att möjliggöra personligt besök inom 1 – 2 dagar. Krav på deltagande i informationsmöten och utbildningar anordnade av kommunen. För att kunna genomföra hembesöket, ge information, och ta emot ansökan skall ansvarig chef eller annan kvalificerad särskilt utsedd personal hos utföraren genomgått av kommunen särskild anordnad utbildning. Utbildningen är kostnadsfri för utföraren. Hembesök genomförs av verksamhetschef vilken genomgått utbildning gällande serviceavtal samt hantering i Treserva. Innan hemtjänsten påbörjas görs ytterligare ett hembesök av verksamhetschef och personal. Vid hembesöket informeras brukaren om företaget, gällande regler och riktlinjer, äldrelots samt valfrihetssystemet. Bedömningen är att utföraren lever upp till avtalets krav. 1.5.1 Kompetenskrav Avtal Avtal Bedömning Utföraren ska säkerställa att personalen har erforderlig utbildning och kompetens för uppdraget och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna. 1.5.4 Krav vid nyanställning av personal i omvårdnadsarbete Vid nyanställning av personal som ska arbeta med personlig omvårdnad ska minst 80 procent av personalstyrkan ha slutfört gymnasieskolans Vårdoch omsorgsprogram eller motsvarande, inklusive validering. Med anställning avses både tillsvidareanställningar och vikariat som överstiger 6 månader. Endast enstaka i personalgruppen har erforderlig utbildning. Verksamhetschefen har inte rätt att anställa personal då detta görs av VD. Samtlig personal har tidsbegränsade anställningar. Verksamhetschefen planerar att två eller tre av personalen ska anställas tillsvidare men beslutet ska tas av VD. Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kravet på kompetens. 1.5.2 Arbetsledare Avtal För arbetsledare av personlig omvårdnad gäller: Med lämplig utbildning avses social omsorgslinje, socionom, sjuksköterska eller annan relevant högskoleutbildning. Flerårig dokumenterad erfarenhet som verksamhetschef inom äldreomsorgen och utbildning inom vård- och omsorg kan ersätta kravet på denna utbildning. Bedömning Verksamhetschefen har relevant högskoleutbildning. En ersättare har anställts. Meriter på ersättaren kommer att skickas till omsorgskontoret snarast. Bedömningen är att utföraren lever upp till kravet på arbetsledare. Ersättarens kompetens kommer bedömas så snart handlingar inkommit. 1.6.2 Tillgänglighet Avtal Hemtjänstpersonal ska vara tillgänglig per telefon på de tider som utföraren åtar sig att bedriva verksamhet. Överkoppling till mobiltelefon medges. Utförarens ledningspersonal ska kunna nås per telefon på kontorstid mellan klockan 08:00 – 17:00 vardagar. Hembesök när någon efterfrågar hemtjänst ska kunna göras inom två dagar. Detta gäller både vid tecknandet av serviceavtal och när biståndsbeslut finns. Akuta insatser ska kunna inledas omgående. Övriga insatser avseende personlig omvårdnad ska kunna inledas inom två dagar. För boservice gäller den tidpunkt som överenskommits mellan utföraren och hemtjänstmottagaren. Bedömning 55 Plussarna har inte någon telefon till personalen, vare sig mobil eller fast i hemtjänstlokalen. Personalen måste använda sina privata telefoner och det är även dessa telefonnummer som ges till brukarna. Det finns inga krav i anställningsvillkoren att privat telefon ska användas eller under vilken tid personalen ska vara tillgänglig på telefon. I praktiken innebär detta att utföraren inte säkerställt att personal finns tillgänglig på telefon. Verksamhetschef finns tillgänglig mellan 07:00 och 17:00. Vid akuta problem ska personal först ringa VD som sedan informerar verksamhetschef. Hembesök genomförs inom två dagar från att brukaren kontaktat företaget. Insatsen påbörjas så snart planering är gjord men akuta insatser inleds omedelbart. Bedömningen är att utföraren lever upp till kraven gällnade tillgänglighet för hembesök, uppstart av insatsen samt ledningspersonalens tillgänglighet. Utföraren lever inte upp till kravet på personalens tillgänglighet då denna inte är säkerställd. Avtal 1.6.4 Dokumentation/journaler/genomförandeplan För varje brukare skall finnas ett undertecknat beslutsunderlag och därtill hörande genomförandeplan för överenskomna insatser. För biståndsbeslutade insatser skall finnas en genomförandeplan för beslutade insatser. Genomförandeplanen för den som erhåller personlig omvårdnad skall visa den enskildes behov över hela dygnet och upprättas tillsammans med den enskilde och, om den enskilde så önskar, dennes företrädare samt någon ur personalgruppen som känner personen väl. Genomförandeplanen skall revideras vid behov dock minst en gång per år. Av genomförandeplanen skall framgå alla insatser som den enskilde har även om dessa insatser ges av annan utförare. Av genomförandeplanen skall framgå om den enskilda har insatser enligt HSL. Om insatser ges av flera utförare skall utföraren vid behov ta initiativ till samordning Bedömning Personalen uppger att arbetet med att skriva genomförandeplaner har påbörjats. De vet dock inte var planerna finns. Enligt verksamhetschef finns inte genomförandeplaner idag men ett arbete med framtagande av mallar och att informera personal om syfte med planerna med mera har påbörjats. Utbildning i hur genomförandeplaner ska skrivas i Treserva kommer att ske den 24 augusti. Information om hur insatserna ska genomföras ges till ny personal genom att de går bredvid den ordinarie personalen. Ingen skriftlig beskrivning finns. Bedömningen är att utföraren inte lever upp till kraven då genomförandeplaner saknas. Avtal Bedömning 1.7 Uppdragets utförande, hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Utföraren ansvarar för att dennes personal har kompetens att efter delegering utföra vissa hälso- och sjukvårdsinsatser i samband med att hemtjänst ges. Samverkan ska ske mellan hemtjänstutförare och vårdgivare för att säkerställa patientsäkerheten. Lokala skriftliga samverkansrutiner ska upprättas mellan hemtjänstutförare och vårdgivare. Ingen personal utför hälso- och sjukvårdsinsatser och har därför ingen delegering. Varken personal eller verksamhetschef har kunskap om hur samverkan med vårdcentral respektive hemsjukvård ska ske. Vid medicinska problem hos brukare uppger personal att de använder brukarens larm för att kontakta den utförare som är ansvarig för detta alternativt 1177. Bedömningen är att det finns stora brister då bristen på kunskap och samverkan kan få allvarliga konsekvenser för brukare. Resultat Utifrån genomförd uppföljning kan konstateras att 55plussare assistans och hemtjänst AB i flera delar uppvisar allvarliga brister. För att fortsätta som hemtjänstutförare i Linköpings kommun krävs ett omfattande förbättringsarbete. Arbetsmiljö Det finns tveksamheter kring huruvida utföraren lever upp till kraven i arbetsmiljölagen och föreskrifter gällande omvårdnadsarbete i enskilt hem i allt från frågor rörande personalens arbetsmiljö och anställningsförhållanden till arbetstider. Kvalitetsledningssystem Befintligt kvalitetsledningssystem lever inte upp till samtliga krav i Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9. Ledningssystemet är heller inte implementerat i personalgruppen vilken saknar kunskap om exempelvis bestämmelserna kring rapportering av missförhållande samt avvikelser. Kompetenskrav Nästan samtlig personal som arbetar saknar erforderlig utbildning och utföraren lever därför inte upp till kravet på formell kompetens. Då kravet på att vid nyrekrytering ska minst 80 procent vara undersköterskor har funnits sedan verksamheten startade har inte heller detta krav efterlevts. Tillgänglighet Då personalen endast är tillgängliga på sina privata mobiltelefoner finns ingen formell tillgänglighet till personal. Att brukarna ringer till personalens egna telefoner ersätter inte kravet på tillgänglighet till personal enligt avtal. Genomförandeplaner Genomförandeplaner saknas vilket medför att brukarnas möjlighet att påverka insatsens utförande starkt begränsas, liksom möjligheten till uppföljning. Särskilt stor risk uppstår vid semestertider då vikarier inte har någon möjlighet att förbereda insatserna på ett relevant sätt. Även med tanke på att verksamheten till stor dels bedrivs av personal med tidsbegränsade anställningar blir avsaknaden av genomförandeplaner särskilt allvarlig. Ekonomi Processen gällande beviljade insatstimmar, registreringar och debiteringsunderlag i Treserva samt fakturering till omsorgskontoret uppvisar flera brister. Verksamhetsansvariga behöver säkerställa att denna process sker enligt kommunens bestämmelser. Hälso- och sjukvård Med tanke på avsaknaden av utbildad personal är det tveksamt om utföraren har säkerställt personalens kompetens för att ta emot delegering från sjuksköterska. Då både rutiner och kunskap om samverkan med vårdcentraler och hemsjukvården saknas finns risk för allvarliga konsekvenser för brukarna. Bristen kan leda till försenade medicinska insatser och därmed konsekvenser för brukarens liv och hälsa. Åtgärder Då kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret anser att flera av de uppmärksammade bristerna är av mycket allvarlig karaktär krävs dels omedelbara insatser och dels ett strukturerat förändrings- och förbättringsarbete. Kvalitets- och utvärderingskontoret och omsorgskontoret kräver med stöd av gällande avtal, 3.3.3 Uppförande på grund av brott mot godkännandevillkor eller avtalsvillkor m.m., att uppmärksammade brister åtgärdas. Om bristerna inte åtgärdas kan kommunen komma att säga upp avtalet. Nedanstående åtgärder ska genomföras omedelbart. Redovisning av hur detta skett ska inkomma till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2015-08-14. Ta fram rutiner för samverkan med vårdcentralerna och hemsjukvården. Utbilda personalen i ansvar och krav gällande kommunal hälso- och sjukvård och egenvård. Genomföra risk- och konsekvensanalys samt ta fram handlingsplan avseende omvårdnadsarbete i enskilda hem. Ta fram rutiner för att säkerställa utförande av insatser vid exempelvis personals sjukfrånvaro eller andra oförutsedda händelser. Säkerställa personalens tillgänglighet på telefon. En åtgärdsplan gällande hur nedanstående punkter ska åtgärdas ska inkomma till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2015-09-15. Säkerställa personalens arbetsmiljö och arbetsförhållande. Uppdatera kvalitetsledningssystemet så att det lever upp till kraven i SOSFS 2011:9 Implementera kvalitetsledningssystemet i personalgruppen. Utarbeta kompetensutvecklingsplaner för befintlig personal samt säkerställa att, vid behov av rekrytering, undersköterskor anställs. Upprätta genomförandeplaner för samtliga brukare samt utbilda personalen i hanteringen och betydelsen av planerna. Säkerställa att processen avseende registrering av insatser och fakturering utförs enligt kommunens krav. Maria Svensson Planeringsledare Mattias Bly Kvalitets- och utvärderingschef
© Copyright 2024