Folkhälsonämnden - Karlskoga kommun
G Kallelse/Föredragningslista 1 (2) Folkhälsonämnden sammanträder Tid: Onsdagen den 11 mars 2015, klockan 08.00 Plats: Sammanträdesrummet Möckeln, Skrantahöjdsvägen 35, Karlskoga Ersättarna underrättas om sammanträdet. Handlingarna publiceras också på webbplatsen: www.karlskoga.se under Kommun & politik/ Demokrati Fastställande av dagordning Val av justerare Förslag: Ewa Andersen, ersättare Ireen von Wachenfeldt Ärende Handlingar Informationsärende 1. Genomlysning av folkhälsonämnden – information från KPMG Beslutsärende 2. Personalbokslut Folkhälsonämnden 2014 Föredragande KPMG X Stina LindbäckOhlsson 3. Kompletterande val av representant till politikerlunch X Ulrika Lundgren 4. Beskrivning av folkhälsonämndens allmänna handlingar X Emmy Andersson 5. Komplettering om deltagande vid folkhälsonämndens heldagar 2015 X Emmy Andersson 6. Redovisning av beställarkompetens för kost inom vård och omsorg. X Liz Silvergrund Elfsberg 7. Yttrande om förslag till ny investeringspolicy X Ulrika Lundgren 8. Riktlinje för dagskassor med kontanthantering X Madelene Hedström 9. Ekonomisk månadsrapport januari-februari 2015 X Madelene Hedström Kallelse/Föredragningslista Ärende Handlingar 2 (2) Föredragande 10. Årsredovisning 2014 Degerfors, justerat resultat X Madelene Hedström 11. Kontaktpolitiker Folkhälsonämnden 2015-2018 X Ulrika Lundgren 12. Representant vid möte om Småkommuners förebyggande arbete mot narkotika och alkoholskador X Ulrika Lundgren X Camilla Jern X Julia Åhlgren Informationsärende 13. Information om Idékedjan 14. Uppföljning av Familjeguiden 15. Hälsosamt åldrande Emma Ringström 16. Rapport från ledamöter 17. Funktionsnedsättning ur ett folkhälsoperspektiv 18. Information till folkhälsonämnden Ulrika Lundgren 19. Inkomna handlingar Anmälan 20. Delegeringsbeslut Anmälan Tjänsteskrivelse 2015-02-17 FHN 2015.0023 Handläggare: Ulrika Lundgren Folkhälsonämnden Personalbokslut 2014 Sammanfattning Folkhälsoförvaltningen har analyserat statistik gällande personalrelaterade nyckeltal för nämndens verksamhetsområden. Detta har sammanställts i ett personalbokslut, vars syfte är att på ett överskådligt och lättillgängligt sätt ge en indikation på trender och utvecklingsriktningar inom personalområdet. Detta ska i sin tur ligga till grund för ställningstaganden i det fortsatta strategiska personalarbetet inför 2015 och framåt. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 17 februari 2015 Personalbokslut Folkhälsonämnden 2014 Överväganden I personalbokslut 2014 finns inte statistik med över bland annat sjukfrånvaro uppdelat per verksamhet eller medellön för olika befattningar i förvaltningen. Denna statistik har inte kunna tas fram vid tidpunkten för skrivandet av personalbokslutet. Så snart statistiken kan komma förvaltningen tillhanda kan denna redovisas för nämnden. Konsekvensbeskrivning Att anta personalbokslut 2014 bedöms inte ha någon påverkan som leder till konsekvenser för en hållbar utveckling, annat än i de framåtblickar som görs. De aktiviteter som avses för 2015 kan ge positiva konsekvenser utifrån barnkonvention, jämlikhet och social rättvisa samt jämställdhet när det gäller projekt för möjlighet till heltid. Att följa upp och analysera sjukfrånvaron ska leda till insatser som på sikt ger en bättre hälsa hos medarbetarna vilket påverkar folkhälsan positivt. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden antar Personalbokslut Folkhälsonämnden 2014. Stina Lindbäck-Ohlsson Verksamhetsstrateg Personalbokslut 2014 Folkhälsonämnden Karlskoga och Degerfors kommuner 1 Innehåll Personalbokslut 2014, Folkhälsoförvaltningen .......................................................................... 2 Inledning................................................................................................................................. 2 Personalrelaterade nyckeltal ....................................................................................................... 3 Antal anställda ........................................................................................................................ 3 Andel heltider ......................................................................................................................... 3 Pensionsavgångar ................................................................................................................... 4 Timavlönade ........................................................................................................................... 4 Chefer i förvaltningen ............................................................................................................ 4 Frisknärvaro ........................................................................................................................... 5 Sjukfrånvaro ........................................................................................................................... 5 Löner ...................................................................................................................................... 8 Personalbokslut 2014, Folkhälsoförvaltningen Inledning Folkhälsoförvaltningen har analyserat statistik gällande personalrelaterade nyckeltal för nämndens verksamhetsområden. Detta har sammanställts i ett personalbokslut, vars syfte är att på ett överskådligt och lättillgängligt sätt ge en indikation på trender och utvecklingsriktningar inom personalområdet. Detta kan i sin tur ligga till grund för ställningstaganden i det fortsatta strategiska personalarbetet inför 2015 och framåt. 2 Personalrelaterade nyckeltal Antal anställda Folkhälsoförvaltningen hade enligt personalstatistiken 219 tillsvidareanställda medarbetare den 31 december 2014. I folkhälsonämndens budget finns 207 tillsvidareanställda medarbetare. Detta innebär att förvaltningen hanterar 12 medarbetare fler än vad som finns budgeterat. Dessa utgör förvaltningens interna resurspersonal. Tjänsterna har uppstått på grund av att tjänster som vikarie har konverterats till tillsvidareanställningar i enlighet med regler i lagen om anställningsskydd, LAS. Dessa medarbetare sysselsätts främst på längre vikariat med anledning av långtidssjukfrånvaro alternativt föräldraledigheter etcetera. D.v.s. lediga medarbetare som därmed inte utgör en kostnad i personalbudgeten. Det gör att dessa medarbetare inte utgör någon ytterligare kostnad i realiteten. Folkhälsoförvaltningen har under många år arbetat med intresseanmälningar kring bland annat, önskad sysselsättningsgrad och anställningsform. Detta innebär en personalplanering där medarbetare har kunnat erbjudas ökad sysselsättningsgrad och placeras på tjänster i organisationen, utan att ytterligare vikarier har tagits in. Av förvaltningens anställda är 208 medarbetare kvinnor och 11 är män. 95 procent av förvaltningens medarbetare är kvinnor. Inom städverksamheten är 95 procent av medarbetarna kvinnor och inom kostverksamheten är 94 procent kvinnor. Samtliga medarbetare vid stab och folkhälsoenheten är kvinnor. Diagram 1. Antal tillsvidareanställda och omräknat i årsarbetare folkhälsoförvaltningen. Åren 2011-2014. Andel heltider Heltidsprojektet är ett treårigt projekt som genomförs för folkhälsonämnden under åren 2013-2015. Syftet med projektet är att möjliggöra erbjudande om heltidstjänster till samtliga personal vid folkhälsoförvaltningen. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga och intentionen med Heltidsprojektet. Målet med heltidsprojektet är att alla som arbetar ska ha en heltid i botten, med generösa möjligheter till tjänstledigheter för att kunna arbeta önskad sysselsättningsgrad. Rätten till heltid är ett led i att skapa goda anställningsförhållanden och att vara en attraktiv arbetsgivare. En heltidsanställning är en tryggare anställning och den högre lön heltid medför påverkar sjuk- och föräldraersättning samt framtida pension. Rätt till heltid är alltså en fråga om rätten till egen försörjning och ekonomiskt oberoende. 3 Heltidsprojektet innebär att arbetsgivaren tillsammans med fackliga organisationer arbetar med att förändra organisationen, arbetstider och sysselsättningsgrader inom ramen för projektspecifikationen. Folkhälsonämnden beslutade den 14 maj 2014 FHN § 68, FHN 2012.0076, att organisation och arbetsätt ska ses över och ändras för att underlätta högre tjänstgöringsgrad och helst heltid. Man beslutade även att varje vakans, oavsett längd och anställningsform, ska innebära att ordinarie personal erbjuds högre tjänstgöringsgrad. Eventuell vikarie anställs på vakans som uppstår i förvaltningen. Färre än hälften av folkhälsoförvaltningens medarbetare hade heltid 2008. 2014 var andelen 63 procent. Antalet män var totalt 10 män, år 2011 och 11 män, 2014. Det innebär att varje enskild manlig medarbetares förändring av sysselsättningsgrad får ett stort procentuellt genomslag. Under 2014 har 12 personer av nämndens deltidsanställda erbjudits tillsvidareanställning på heltid fördelat 4 inom städverksamheten och 8 inom kostverksamheten. Under 2014 har 24 av nämndens deltidsanställda vikarierat på heltid under längre perioder. Detta fördelat på 10 personer inom städ och 14 personer inom kost. För att kunna komma till nästa fas enligt projektspecifikationen krävs att heltider tas på allvar och att samtal förs i alla led om vikten av heltidsarbete för sin försörjning och oberoende. Pensionsavgångar I Karlskoga kommun finns totalt 349 medarbetare i åldern 60-67 år. Inom folkhälsonämnden finns 29 medarbetare i åldern 60-67 år. För folkhälsonämnden fanns tre ålderspensionsavgångar under år 2014. För att kunna komma vidare i heltidsprojektet har ytterligare två medarbetare, 1,75 årsarbetare, gått i pension med hjälp av en så kallad avgångsöverenskommelse. Detta för att anpassa antalet medarbetare efter den personalbudget som finns och för att kunna fördela timmar till andra medarbetare som arbetar deltid. Ett exempel är Letälvsgårdens kök. Där fanns en medarbetare som valde att gå hem med en överenskommelse. Timmarna har personalen själva fördelat mellan sig så att nu arbetar alla som vill och kan, heltid på Letälvsgårdens kök. En medarbetare har själv valt att inte arbeta heltid. Timavlönade I utfallet för timavlönade vikarier inkluderas arbetade timmar för de korttidsvikarier som anställs per timme och visstidsanställda som anställs högst 3 månader, och därmed ersätts per timme. Totalt sett har folkhälsonämndens timavlönade ökat med 1,5 procentenheter, vilket motsvarar 3 årsarbetare, till årsskiftet 2014. Antalet timmar köpta från Bemanningsenheten var budgeterade till 15 400 timmar. Utfallet blev 26 800 timmar för 2014. Det innebär en ökning med köp av timmar med 43 procent. Chefer i förvaltningen Inom förvaltningen fanns 12 medarbetare registrerade som chefer den 31 december 2014. I förvaltningen är andelen kvinnliga medarbetare ca 95 procent och andelen chefer 100 procent. Andelen kvinnliga medarbetare i kommunen är 83 procent och 68 procent av cheferna totalt är kvinnor. 4 En chef i Karlskoga kommun har i medeltal 22,4 underställda medarbetare, inom kost- och städverksamheten inom folkhälsonämnden är siffran 18 underställda i medeltal. Detta skiljer sig åt mellan chefsområden. I det största chefsområdet finns 25 medarbetare, medan verksamhetscheferna har direkt chefsansvar för 4-5 medarbetare. Diagram tre visar att antal underställda även skiljer stort mellan kommunens olika förvaltningar. Diagram 3. Antal underställda medarbetare per chef (snitt) inom respektive förvaltning. Dec 2014 Frisknärvaro Frisknärvaro visar andelen av månadsavlönade medarbetare som har 0-5 sjukfrånvarodagar under ett år. För folkhälsonämnden har frisknärvaron ökar från 60 procent 2012 till 62 procent 2014. Jämfört med övriga förvaltningar i kommunen har folkhälsoförvaltningen den lägsta andelen frisknärvaro. Diagram 4 visar förändringen av frisknärvaro åren 2012-2014. Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron inom folkhälsoförvaltningen var 9,1 procent år 2014. Sjukfrånvaron i kommunen totalt var 7,1 procent. Kvinnor har en högre sjukfrånvaro än män. Den långa sjukfrånvaron (>60dgr) står för lite mer än hälften av sjukfrånvaron. De långa sjukskrivningarna har stadigt ökat under de senast åren. 5 Diagram 5. Sjukfrånvaro i procent av total arbetad tid. Totalt och för kvinnor respektive män. Åren 2010-2014. Den totala sjukfrånvaron i förvaltningen har ökat i samtliga åldersgrupper från 2010-2014. Fördelningen av sjukfrånvaro mellan kostverksamheten och städverksamheten skiljer sig markant. Inom kostverksamheten ligger sjukfrånvaron på 6,91 procent och inom städverksamheten 11,56 procent. Diagram 6 visar sjukfrånvaro i förvaltningen uppdelat per verksamhet för 2014. Ett kartläggningsarbete kring sjukfrånvaron inom städverksamheten gjordes under 2014 och redovisades för folkhälsonämnden den 12 november, 2014. FHN § 129, FHN 2014.0052. Syftet med projektet var att via arbetsplatsträffar skapa förutsättningar för och diskutera och identifiera friskfaktorer tillsammans med städverksamhetens personal. Förhoppningen är att andelen sjukskrivningar inom städverksamheten ska minska. Totalt har åtta fokusgruppsintervjuer genomförts med städpersonalen. Resultaten har analyserats och fyra teman har identifierats. 6 Sammanfattningsvis kan konstateras att städverksamhetens personal har en stark yrkesstolthet. Arbetsuppdraget är tydligt, de är nöjda med sin egen arbetsinsats och är väl medvetna om att de gör ett bra jobb och att det arbete de utför är viktigt. De har även en god relation till sin närmaste chef. En känsla av frustration och otillräcklighet skapas när det finns ett glapp mellan vad som ska utföras och vad personalen egentligen vill och framför allt hinner med. Beräkning av tidsåtgång på objekten, vikarieanskaffning, ökad arbetsbelastning och minskad tid för förebyggande städarbete är faktorer som orsakar stress. Bra kollegor samt att bli sedd och uppskattad för sitt arbete är det mest betydelsefulla för att trivas med sitt arbete. Möjligheten till frihet under ansvar som finns i verksamheten lyfts också fram som en betydande faktor. Utifrån analysen av resultaten är bedömningen att det krävs insatser på både kort och lång sikt för att minska och förebygga arbetsrelaterad ohälsa. Det kräver en medveten struktur och fortsatt systematiskt arbetsmiljöarbete. Det framgår även i utredningen att det finns flera medarbetare med långa medicinska sjukdomstillstånd inom städverksamheten, där utredning eller behandling pågår. I förvaltningen finns planering för rehabilitering och återgång i arbetet i de fall det är möjligt. Diagram 7 visar den totala sjukfrånvaron i olika åldersgrupper inom folkhälsoförvaltningen. Åren 2010-2014. 7 Diagram 8 visar långtidssjukfrånvaro i olika åldersgrupper inom folkhälsoförvaltningen. Åren 2010-2014. Löner En genomsnittslön i förvaltningen år 2014 var cirka 23 000 kronor. Medellönen för kvinnorna i förvaltningen var 22 900 kronor och för männen var den 23 500 kronor. Skillnaden beror på en man som vikarierat som chef under året. Då det är extremt få män i befattningarna får varje enskild lön en stor genomslagskraft på medellönen. Föregående år var det tvärtom 23 043 för kvinnor och 22 891 för män. ------------------------------------------ 8 Tjänsteskrivelse 2015-02-16 FHN 2014.0120 Handläggare: Birgitta Spens Folkhälsonämnden Kompletterande val av representant politikerlunch Sammanfattning Förslag på nya datum för politikerluncher har planerats för våren 2015. Folkhälsonämnden har i uppdrag att utse representanter till respektive politikerlunch. Folkhälsonämnden föreslår övriga nämnder att besluta om representanter från respektive nämnd. Processen för politikerluncher, innan, under och efter har beskrivits med roller och ansvar för berörda. Ung Kung är även inbjudna till Karlskoga kommunfullmäktiges sammanträden i mars, april och maj i samband med pausen för att diskutera minnesanteckningarna från luncherna. Kommunerna strävar efter att få systematik i politikerluncherna och att uppdraget får status inom ramen för det politiska uppdraget. Detta kan i sin tur stärka arbetet med demokratifostran som är av stor betydelse för barn och ungas utveckling i samhället. Det handlar om långsiktighet i arbetet och ge trovärdighet till ungdomarna. Då delaktighet och inflytande i samhället är en av de mest grundläggande förutsättningarna för folkhälsan är detta en bra metod för att främja hälsan hos barn och unga i Karlskoga och Degerfors. Folkhälsonämnden beslutade vid sammanträdet den 10 februari att godkänna föreslagna datum för politikerluncher våren 2015, samt utse representanter till politikerluncher den 19 mars, den 16 april och den 21 maj. Nämnden beslutade att representant till politikerlunchen den 23 april i Degerfors skulle beslutas vid sammanträdet i mars. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 16 februari 2015 Beskrivning av förslag Förslag på datum för politikerluncher våren 2015: Torsdag den 19 mars Möckelngymnasiet Karlskoga Torsdag den 16 april Skranta skolan Torsdag den 23 april Stora valla skolan Torsdag den 21 maj Bregårdsskolan c:\temp\bsps9tsgdk.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 2 (2) 2015-02-16 Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden utser en representant till politikerlunchen den 23 april i Degerfors. Birgitta Spens Folkhälsoutvecklare Expedieras till Samtliga nämnder Karlskoga och Degerfors Tjänsteskrivelse 2014-07-14 FHN 2014.0094 Handläggare: Emmy Andersson Folkhälsonämnden Beskrivning av folkhälsonämndens allmänna handlingar Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF § 101/2008-05-26) skall varje myndighet redovisa sitt arkiv i en översiktlig beskrivning. Beskrivningen skall visa myndighetens organisation, förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt, arkivvårdens organisation samt principer för bevarande och gallringsbeslut. Beskrivning av folkhälsonämndens allmänna handlingar har reviderats från tidigare år genom användandet av ny mall, ny benämning (benämndes tidigare arkivbeskrivning) och tydliggörande av organisatoriska förändringar. Arkivbeskriviningen har tagits fram i samverkan mellan arkivredogörare, arkivansvarig och kommunarkivarie. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 14 juli 2014 Beskrivning av folkhälsonämndens allmänna handlingar Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner förslag till beskrivning av folkhälsonämndens allmänna handlingar Emmy Andersson Förvaltningssekreterare c:\temp\eann9lzhpt.doc Styrdokument Ansvarig organisationsenhet: 2014-11-20 FHN 2014.0094 Fastställd av Folkhälsonämnden 2015-03-11 § Ersätter Folkhälsonämnden 2010-12-15 § 144 Beskrivning av hur folkhälsonämnden organiserar sina allmänna handlingar Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (4 kap. 2 §) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndigheternas allmänna handlingar. I arkivlagen kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå ifrån dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som framställs Folkhälsonämndens organisation Folkhälsonämnden är en gemensam nämnd mellan Karlskoga kommun och Degerfors kommun som ska hantera frågor som berör lokalvård, kost, folkhälsa och barnkonventionen. Nämnden består av 9 ordinarie ledamöter och 9 ersättare. 7 ledamöter och 7 ersättare utses av fullmäktige i Karlskoga kommun. 2 ledamöter och 2 ersättare utses av fullmäktige i Degerfors kommun. Nämndens presidium består av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Ordförande och andre vice ordförande utses av Karlskoga kommun och första vice ordförande utses av Degerfors kommun. Folkhälsonämnden och Örebro läns landsting har ett gemensamt utskott, där folkhälsonämndens presidium och valda representanter från landstinget deltar. Folkhälsonämndens förvaltning organiseras under värdkommunen Karlskoga och har sin fysiska plats i Karlskoga kommun. Folkhälsoförvaltningen består av: Städverksamhet Kostverksamhet Folkhälso- och barnkonventionsenhet Chefs- och ledningsenhet c:\temp\eann9r2elq.doc Styrdokument 2 (4) 2014-11-20 Organisatorisk förändring Degerfors kommun Ansvaret för kostverksamhet i Degerfors låg ute på varje enskild nämnd utan formell samordning, tills införandet av gemensam nämnd 2004. Ansvaret för städverksamhet i Degerfors låg ute på varje enskild nämnd utan formell samordning, tills beslut om införlivande i den gemensamma nämnden 2005. 2007 införlivades Degerforsbyggens städverksamhet i den gemensamma nämnden. Ansvaret för folkhälsofrågorna i Degerfors låg på kommunstyrelsen, tills införandet av gemensam nämnd 2004. Ansvaret för barnkonventionen i Degerfors låg på kommunstyrelsen, tills beslut om införlivande i den gemensamma nämnden 2005. Karlskoga kommun Beslut om formell samordning av kostverksamheten med gemensam kostorganisation trädde i kraft från den 1 januari 1997, och organiserades under den befintliga nämnden för teknisk service. Tidigare hade dessa frågor hanterats av olika nämnder, beroende på verksamhet. Ansvaret för städverksamhet låg hos den befintliga nämnden för teknisk service. Den 1 januari 2001 avslutades nämnden för teknisk service och ansvaret för kostfrågorna flyttades till kommunstyrelsen. Städfrågorna flyttades till avdelningen för Kommunteknik under kommunstyrelsen. Ansvaret för folkhälsofrågorna i Karlskoga låg på kommunstyrelsen, tills införandet av gemensam nämnd 2004. Ansvaret för barnkonventionen låg hos kultur- och föreningsnämnden, tills beslut om införlivande i den gemensamma nämnden 2005. Gemensam nämnd Folkhälsonämnden inrättades från och med den 1 januari 2004 och är en gemensam nämnd för Karlskoga kommun och Degerfors kommun. I reglementet för den gemensamma nämnden som beslutats av kommunfullmäktige ingick då ansvarsområdena folkhälsa samt kostverksamhet för de båda kommunerna. Den 1 januari 2005 beslutades att ansvaret för barnkonventionsfrågor skulle ingå i den gemensamma folkhälso- och kostnämndens ansvar. Den 1 september 2005 flyttades städverksamheten i Karlskoga och Degerfors från Kommunteknik till folkhälso- och kostnämnden. Styrdokument 3 (4) 2014-11-20 Den 1 januari 2007 införlivas även städverksamheten i DegerforsByggen till folkhälso- och kostnämnden. Den 1 oktober 2007 ändras namnet från folkhälso- och kostnämnden till folkhälsonämnden. Sökmedel till folkhälsonämndens allmänna handlingar Den huvudsakliga sökingången i arkivet är diariet och nämnden använder ärendehanteringssystemet KAISA. Folkhälsonämndens diariesystem finns publiceras på Karlskoga kommuns hemsida, med undantag av handlingar som är undanhållna enligt sekretesslagstiftning och personuppgiftslagen. För folkhälsonämnden och dess förvaltning finns en informationshanteringsplan över de handlingar och den information som I enlighet med Karlskoga kommuns arkivreglemente (KF 2008-05-26, § 101) har folkhälsonämnden och dess förvaltning upprättat en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar och den information som hanteras. I förteckningen skall det framgå hur myndighetens allmänna handlingar förvaras, bevaras och gallras. Denna förteckning kallas informationshanteringsplan och revideras årsvis. Tekniska hjälpmedel Folkhälsonämndens diariesystem finns publiceras på Karlskoga kommuns hemsida, med undantag av som är undanhållna enligt sekretesslagstiftning och personuppgiftslagen. Närmare upplysningar om allmänna handlingar Upplysningar om allmänna handlingar lämnas av förvaltningssekretrare. Sekretessbestämmelser som folkhälsonämnden vanligen tillämpar Folkhälsonämnden följer de vanligt förekommande sekretessbestämmelser som anges i offentlighet- och sekretesslagstiftningen. Försäljning av personuppgifter Försäljning av personuppgifter förekommer inte hos folkhälsonämnden Arkivets uppbyggnad och sökingångar Kommunens arkiv är traditionellt ordnat och förtecknat efter det allmänna arkivschemat. Av respektive dokumenthanteringsplan framgår vilka handlingar som gallras efter viss tid och vilka som bevaras för framtiden. Styrdokument 4 (4) 2014-11-20 Kommunens centralarkiv Myndighetens centralarkiv finns på kyrkbacken 9, nedre källarplan. Här finns handlingar från olika nämnder och styrelser med flera från 1800talet och framåt. Totalt finns omkring 800 hyllmeter arkivhandlingar i kommunarkivet. Dessutom förvaras över 600 olika föreningar och organisationer från 1800-talet och framåt sina handlingar i kommunarkivets lokaler. Gallring Gallring sker enligt antagen dokumenthanteringsplan. Se § 10 Arkivlagen angående gallring av allmänna handlingar. Arkivansvar Folkhälsonämnden har arkivansvar för myndighetens handlingar, som har delegerat ansvaret till förvaltningschefen. Arkivansvar innebär att: - Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård och ansvar för att myndigheten uppfyller dessa - Bevaka arkivfrågorna i budgetarbetet, övrig planering och vid organisationsförändringar - Utarbeta/uppdatera dokumenthanteringsplaner och utarbeta gallringsanvisningar i samråd med arkivmyndigheten och arkivredogörare - Informera berörd personal om arkiv - Utse en eller flera personer som skall fungera som arkivredogörare inom verksamheten Arkivansvarig utser arkivredogörare för myndigheten. Utsedd arkivredogörare i folkhälsoförvaltningen är förvaltningssekreteraren. Arkivredogörare innebär att: - Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård - Vårda och hålla förvaltningens handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen - I samarbete med arkivmyndighet och arkivansvarig upprätta en arkivbeskrivning för verksamheten - Biträda vid utarbetande och revidering av dokumenteringsplaner och gallringsanvisningar - Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen - Verkställa beslutad gallring - Förbereda leveranser av handlingar till kommunarkivet - Samråda med arkivansvarig och kommunarkivarie i arkivfrågor. Tjänsteskrivelse 2015-02-27 FHN 2014.0097 Handläggare: Emmy Andersson Folkhälsonämnden Komplettering om deltagande vid folkhälsonämndens heldagar 2015 Sammanfattning Folkhälsonämnden beslutade den 8 oktober 2014, § 114, om sammanträdesdatum för 2015. Vid deltagande på sammanträden utgår arvode och ersättning enligt arvodesreglementet i den kommun den förtroendevalde är hemmahörande. Enligt beslut sammanträder nämnden onsdagar klockan 08.00 under följande datum: 10 februari (tisdag) 11 mars 15 april 20 maj 10 juni 9 september 7 oktober 11 november 9 december Utöver ordinarie nämndsammanträden beslutade nämnden om ett antal heldagar. Vid heldagarna skall alla förtroendevalda i folkhälsonämnden delta, och för dessa dagar utgår arvode och ersättning vid deltagande. Heldagarna är: 20-21 januari Nämnddagar 18 mars Planeringsdag, mål och budget 16 oktober Folkhälsokonferens Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 27 februari 2015 Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner komplettering om deltagande vid folkhälsonämndens heldagar 2015 c:\temp\eann9u5d84.doc 2 (2) 2015-02-27 Emmy Andersson Förvaltningssekreterare Expedieras till Kommunstyrelsen i Karlskoga, för kännedom Kommunstyrelsen i Degerfors, för kännedom Ledamöter i folkhälsonämnen Tjänsteskrivelse 2014-12-15 FHN 2014.0053 Handläggare: Liz Silvergrund Elfsberg Folkhälsonämnden Redovisning av beställarkompetens för kost inom vård och omsorg Sammanfattning Vårdavdelningarna ska ges förutsättningar att beställa rätt maträtt, till rätt gäst genom att tydliggöra rutiner för beställning. Datastöd har införts i form av dataprogrammet Mashie. Vårdpersonalen beställer nu sina livsmedel från levererande kök, vilket tidigare utförts helt manuellt. Portionsbeställningar har också påbörjats på vissa avdelningar och implementeras på alla boenden i början på 2015. Beställningarna i Mashie kostdatasystem, har för kökspersonalen inneburit att de nu får en exakt livsmedelsammanställning från vårdavdelningarna. Kökscheferna kan få ut en fakturasammanställning på beställningen och behöver inte göra en manuell uträkning längre. Detta har redan visat sig spara tid både för chef och personal i köken. En annan fördel är också att de inte längre behöver ha lika mycket på lager, vilket är bra ur ett ekonomiskt perspektiv. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse 12 december, 2014 Projektledarens tidsplan 9 maj, 2014 Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse 29 april, 2014; Uppdragsbeskrivning från förvaltningschef till verksamhetschef kost, folkhälsoförvaltningen Bakgrund Det folkhälsopolitiska arbetet innebär arbete med ständiga förbättringar samt ökad medvetenhet och kompetens. I linje med kommunernas visionsarbete för ett hållbart samhälle behöver medarbetarnas egen kompetens om arbetsvillkor och uppdrag stärkas. Folkhälsonämndens uppdrag har synats och därefter lyfts fram som främsta kommunerna i Sverige för sitt folkhälsoarbete och sitt förebyggande arbete. Kommunernas arbete inom folkhälsonämnden lyfts fram som välorganiserat, starkt förankrat, målinriktat och med en jämlik hälsoutveckling i sikte. Därför genomförs projektet kring ökad beställarkompetens för kost inom vård och omsorg. c:\temp\lseg9rtjpb.doc 2 (3) 2014-12-15 Folkhälsoförvaltningen levererar mat till samtliga seniorer inom vård och omsorg i Karlskoga och Degerfors. Kostverksamhetens ansvar tas över av vård- och omsorgspersonal i samband med att maten levereras av leverantörsfirman, vid dörren till vård- och omsorgsboendet. Seniorernas upplevelse av maten och måltiden styrs av flera faktorer. Bl. a hur miljön är, hur maten läggs upp, vad maten smakar, vilken konsistens maten har och att det är rätt måltid beställd i förhållande till individuella behov. Idag används manuella rutiner för beställning av måltider samt livsmedel till vårdavdelningarna. Befintliga rutiner innebär att kostintyg används för beställning av kost för individuella behov. Enligt uppgift beställer vårdavdelningarna måltider i huvudsak efter antal inskrivna boenden och inte efter individens behov, så som uppgjorda rutiner och kostpärm föreskriver. Avdelningarna beställer även livsmedel för kompletterande måltider för dagsbehov av näring och energi. Felmarginalerna är stora och några konskevenser är minskad nöjdhet med maten och ökat matsvinn. För att öka seniorernas nöjdhet med maten behöver beställarkompetensen öka och befintliga rutiner behöver ses över, justeras och implementeras. Beskrivning av ärendet Vårdavdelningarna ska ges förutsättningar att beställa rätt maträtt, till rätt gäst genom att tydliggöra rutiner för beställning. Under senare delen av våren och början på hösten har projektanställd person besökt alla avdelning i Karlskoga och Degerfors kommuner för att dokumentera hur beställningar av måltider går till samt hur man tar tillvara individens behov och önskningar om måltidssituationen på avdelningen. Här har ett gemensamt frågeformulär använts för att samma frågor ska ställas på alla avdelningar. Kostverksamheten har under senare delen av hösten genomfört utbildning med alla kostombud och dessas ersättare på varje vårdavdelning i Karlskoga och Degerfors kommuner. Utbildningen har varit inriktad på att lära ut nytt datoriserat beställningssystem för både matportioner och för beställningar av livsmedel från levererande kök. Sammanlagt har 25 utbildningstillfällen genomförts med vårdpersonal och fyra tillfällen med produktionspersonalen. Förväntad effekt är att varje beställning blir anpassad efter individens behov och genom att beställningarna blir datoriserade blir också mängden på portionerna givna vilket kommer att göra att även matsvinnet minskar på avdelningarna samt att brukarnöjdheten kommer att öka. Samarbetet mellan verksamhetspersonal och kökspersonal behöver förbättras, genom att vårdavdelningarna delas upp i olika fadderavdelningar som sedan kökspersonalen tar ansvar för och besöker 3 (3) 2014-12-15 en till två gånger per år. Detta för att informera om nya riktlinjer, få en närmare relation och större inblick i varandras arbeten. Det är också viktigt att personalen inom köken och vårdavdelningarna är motiverade och att det finns ett tydligt ansvar för vad som ska göras och av vem. Köken behöver också anpassa menyn mer efter vårdtagarna och lägga in önskeveckor av mat som de äldre önskat. Viktigt också att all kökspersonal gör lika när det gäller portionsstorlekar, specialkost och tillredning av måltider. Avvikelserapporter tas med på arbetsplatsträffar och rutiner kommer att implementeras inom gruppen. Nattfastan har kontrollerats och har funnits vara lång i förhållande till rekommendationen. Rutiner behöver fastställas så att ingen boende behöver ha mer än 11 timmars nattfasta enligt kommunfullmäktige beslut. Vissa avdelningar har dock så att de boende kan få en nattsmörgås eller någon annan typ av mellanmål senare på kvällen och en del har även så att de serverar en förfrukost på sängen för en del innan de tas upp på morgonen. Nattfastan behöver diskuteras och rutiner fastställas så att ingen boende behöver få mer än 11 timmars nattfasta enligt kommunfullmäktige beslut. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden föreslås godkänna redovisningen av beställarkompetens för kost inom vård och omsorg. Bilaga 1: Tidsplan Bilaga 2: Blankett för dokumentation på avdelningar Liz Silvergrund Elfsberg Verksamhetschef kost 2014-05-09 Handläggare: Madelene Dahlman, Kostenheten TIDSPLAN Vecka Studiebesök Mashie 20 Degerfors Varubeställningar 21 Degerfors Boka upp möten med vårdavdelningarna i Degerfors Varubeställningar, recept,maträtter matsedlar ÄO Dfs Nätverksträff Örebro 21/5 22 Degerfors Möten med Letälvsgårdens: Gränden, Örtagården, Ängslyckan, Körsbärsdalen, Smultronstället, Gläntan, Skogshöjden, Solbacken, Dungen Recept,maträtter matsedlar ÄO Dfs 23 Degerfors Möten med Västergårdens : Lövkojan, Slussen röd och grön, Åsen, Hyttan, Lunden Recept,maträtter matsedlar ÄO Dfs 24 Sammanställningar Recept,maträtter matsedlar ÄO Dfs 34 Karlskoga Recept,maträtter matsedlar ÄO Kga 35 Karlskoga Recept,maträtter matsedlar ÄO Kga 36 Karlskoga Recept,maträtter matsedlar ÄO Kga 37 Karlskoga Utbildning Dfs c:\temp\lseg9sjjv3.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 2014-05-09 Handläggare: Madelene Dahlman, Kostenheten Möte med Lötängens Vallmo 1 och 2, Skranta Lyktan, Treklövern 38 Karlskoga Möte med Lötängen Lövängen1 och 2, Sjöängen 2, Solängen 1 och 2, Skranta Utsikten, Grönskan Utbildning Kga 39 Karlskoga Möte med Skranta Solrosen, Regnbågen, Täppan, Dalen Utbildning Kga Mashie utbildning Stockholm 25/926/9 40 Karlskoga Utbildning Kga 41 Karlskoga Möte med Björklidens Lönnen, Linden, Björken, Skranta Gläntan Utbildning Kga Möte med vårdpersonal angående kommande varubeställningslistor Dfs 42 Karlskoga Möte med Torpdalens Björktorpet, Strandtorpet, Sjötorpet, Saxlyckan Björkebo, Tallebo, Enebo, Rönnebo, Ekebo, Granebo Möte med vårdpersonal angående kommande varubeställningslistor Kga 43 Karlskoga Utbildning Rehab Dfs Möte Torpdalen Soltorpet, Ängstorpet, Talltorpet, Lilltorpet, Skranta Lunden, Gläntan, Björkliden Björken c:\temp\lseg9sjjv3.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 2014-05-09 Handläggare: Madelene Dahlman, Kostenheten 44 Karlskoga Skranta Ängen, Solliden 45 Karlskoga Utbildning kökspersonal Kga, Dfs Varubeställningarna startar i Degerfors 46 Karlskoga Utbildning med Kavaljeren, Gnistan, Caférna 35:an och KS 47 Karlskoga Varubeställningarna startar i Karlskoga 48 Sammanställningar 49 Sammanställningar 50 Sammanställningar 51 Sammanställningar Inlämning av Rapporten Beställarkompetens 52 c:\temp\lseg9sjjv3.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 2014-05-12 Handläggare: Liz Silvergrund Elfsberg, Madelene Dahlman, Folkhälsoförvaltningen Uppdrag beställarkompetens för kost 2014 Avdelning…………………………………………………… Fråga När äter man: Frukost Mellanmål Lunch Mellanmål Middag Kväll mellanmål Svar Hur beställer man antal idag? Efter antal inskrivna? Eller annat Tar man hänsyn till vilka behov den äldre har, specialkoster mm Hur lägger man upp portionen på tallrik? Får den äldre säga hur mycket den vill ha? Har man möjlighet att själv ta maten? Ställer man kontrollfråga till den äldre? Om det är gott, vill ha mer, är mätt mm? c:\temp\lseg9sjjup.docF:\Administration\Administrativa rutiner FHF POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 2 (2) 2014-05-12 Är portioner rätt anpassade för målgruppen på boendet? För lite/ för mycket/lagom? Sker återrapport till köket vid avvikelse i mängder? Hur upplevs matmiljön av de äldre? Dukar man upp trevligt? Får den äldre hjälp vid måltiden? Matning? Hjälp med delning av t ex kött? Ställs frågor till de äldre om önskemål av rätter? Variation? Frekvens? Liz Silvergrund Elfsberg Verksamhetschef Kost Tjänsteskrivelse 2015-02-06 FHN 2015.0033 Handläggare: Ulrika Lundgren Folkhälsonämnden Yttrande om förslag till ny investeringspolicy Sammanfattning Kommunstyrelsens ledningskontor har tagit fram en sammanhållen skrivelse kring investeringar. Förslag till policy innefattar både beslutsprocessen kring investeringsbudgeten som ekonomiska frågor kring avskrivningar, frågor om investering kontra driftkostnad, nedre beloppsgräns för en investering samt gällande lagstiftning och rekommendationer kring investeringar i anläggningstillgångar. Kommunstyrelsen fattade beslut den 24 november 2014, KS § 242, KS 2014.0196, om att skicka förslag till investeringspolicy på remiss till samtliga nämnder. Detta innebär att Folkhälsonämnden har getts tillfälle att yttra sig. Folkhälsonämnden stödjer ett enhetligt regelverk och att definitionerna kring investeringar tydliggörs som helhet. Några förtydliganden i policyn föreslås. Framför allt kring driftkonsekvenser av beslutade investeringar samt föreslagen beloppsändring för inköp av investeringar. Detta behöver det ses över och konsekvensbeskrivas om hur en växling av investeringsmedel till drift kan genomföras innan policyn träder i kraft. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 februari 2015 Kommunstyrelsens protokoll § 242 den 24 november 2014 Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 7 november 2014 (KS 2014.0196) Bakgrund Folkhälsonämnden har efter beslut i kommunstyrelsen i Karlskoga getts tillfälle att yttra sig över en ny investeringspolicy som ska gälla för värdkommunen Karlskoga kommun. 2 (3) 2015-02-06 Beskrivning av yttrande från folkhälsonämnden Generella synpunkter En policy ska ange kommunens grundläggande förhållningssätt och vägledande principer som leder mot de handlingar som troligast ger önskat resultat. En policy bör vara relativt kort och ange principiella ställningstaganden i en viss fråga och kan kompletteras av föreskrifter. Folkhälsonämnden stödjer ett enhetligt regelverk kring investeringar och att definitionerna kring investeringar tydliggörs som helhet. Bilaga 1 – 5 i förslag till investeringspolicy är mer av kunskapskaraktär och kanske därför kan finnas som en riktlinje och som en del av en policy. Specifika synpunkter Några förtydliganden önskas i investeringspolicyn. Beslutsprocessen kring investeringar Sid 2 Fastighetsägare Samhällsbyggnadsnämnden, SBN, förvaltar kommunens byggnader och är hyresvärd i förhållande till övriga nämnder. SBN ansvarar för investeringar i om, ny och tillbyggnader. Respektive nämnd ansvarar för investeringar i inventarier som behövs för verksamheten. 1. I samband med investeringsbeslut för om, ny eller tillbyggnader måste även ett förslag på kostnader för investeringar för verksamheten tas fram. Detta för att i ett investeringsbeslut om exvis flytt av en skola, kunna beräkna den totala kostnaden för satsningen. Det finns en risk att den egna nämndens investeringar hamnar inom ramen för den befintliga investeringsbudgeten och där inte denna kostnad kunnat beräknas. I texten framgår att ”innan Samhällsbyggnadsnämnden, SBN, som fastighetsägare, investerar i byggnader som påverkar driftkostnad hos annan nämnd måste SBN samverka med berörd nämnd så beslut kan fattas om den totala driftkostnaden”. 2. Detta behöver tydligt dokumenteras i det beslut som tas i samband med investeringen. Hur stor driftkostnad som kommer att tillkomma på hyreskostnaden samt hur eventuell kompensation kommer att ges till andra nämnder i samband med investeringsbeslutet. Detta måste vara klargjort innan en investering beslutas och genomförs. 3. För Folkhälsonämndens verksamheter är hyreskostnaden inräknat i det pris köpande nämnder betalar för kost och städ vilket gör att ökade hyreskostnader, som en konsekvens av investering, belastar dem. 4. Detta medför att en köpande nämnd behöver kunna ta ställning till en eventuell investering i fastigheter som ger ökade driftkostnader. 2 3 (3) 2015-02-06 Investeringar i anläggningstillgångar Sid 5 Beloppsgräns för investering ”Som investering räknas endast inköp som överstiger ett halvt prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring (1962:381). För 2014 motsvarar det 22 200 kronor.” 1. Ska förslaget att öka beloppsgränsen från 10 000 kronor till ett halvt prisbasbelopp, motsvarande 22 200 kronor, måste en växling göras mellan nämndens investerings- och driftbudget. 2. Folkhälsonämnden har i dagsläget beviljade investeringsmedel för storköksutrustning, städutrustning, möbler och IT-utrustning. Flera av de planerade investeringar skulle med ökad beloppsgräns komma att hanteras som en driftkostnad och öka kostnaderna för kost- och städverksamheten. 3. En växling mellan investerings- och driftbudget måste därför göras mellan Folkhälsonämnden och köpande nämnder. Sid 5 Inköp av persondatorer, läsplattor och liknande teknisk utrustning 1. Läsplattor redovisas redan som en driftkostnad, men inköp av datorer har redovisats som investering, se kommentar ovan. Sid 5 Investering kontra underhåll 2. Se kommentar sid 2, punkt 1 – 4. Konsekvensbeskrivning Ekonomiska konsekvenser Investeringar som görs ska vara kostnadseffektiva, positiva för kommunens tillväxt och hållbara över tid. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden antar yttrandet och överlämnar det till kommunstyrelsen för vidare bearbetning. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Madelene Hedström Ekonom Expedieras till: KS diarium Redovisningschefen 3 Investeringspolicy 2014-11-07 KS 2014.0196 Handläggare: Per Nordin, Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Investeringspolicy 1 Beslutsprocessen kring investeringar Beslutsprocessen Kommunfullmäktige (KF) fattar varje år beslut om investeringsbudget enligt en styrmodell som beslutats av Karlskoga kommun. KF följer årligen upp investeringsbudgeten via redovisning i delårs- och årsredovisningen. c:\temp\ulun9ttmvf.docx Om en nämnd ett år inte har utnyttjat investeringsutrymmet ska KF fatta beslut om att det outnyttjade beloppet ska flyttas över till nästa år. Det ska avse större investeringsprojekt om 5 miljoner kr eller högre. Om en nämnd ett år har överskridit sitt investeringsutrymme, utan att KF fattat något nytt beslut, ska KF fatta beslut om investeringsutrymmet för nästa år ska reduceras med motsvarande belopp. Om en nämnd behöver göra en större investering som inte varit planerad ska KF fatta ett nytt beslut. I samband med att KF fattar beslut om investeringsbudget ska KF samtidigt fatta beslut om hur investeringarna ska finansieras (egenfinansiering eller lån) i kassaflödesbudgeten. Större investeringsprojekt om 5 miljoner kr eller högre ska vid projektets slut avrapporteras till KF. KF kan besluta om avrapportering även vid lägre belopp. KF kan även fatta beslut om att projektet löpande ska rapporteras med visst intervall. Mindre investeringsprojekt ska vid projektets slut avrapporteras till respektive nämnd. Nämnden kan även fatta beslut om att projektet löpande ska rapporteras med visst intervall. Tjänsteskrivelse 2 (16) 2014-05-1907 Större projekt Med större projekt avses projekt större än 5 miljoner kr. För större investeringsprojekt ska det finnas uppgift om vem som är operativt ansvarig för projektet samt vem som är ansvarig för uppföljning mot KF eller respektive nämnd. Större projekt ska avrapporteras till KF vid projektets slut eller annan tidsintervall som KF beslutat om. Före beslut om en investering ska det finnas en investeringskalkyl som beskriver investeringsutgiften, förändringar av driftskostnader, förändringar av kapitaltjänstkostnader samt en tidsram. Om möjligt ska det även finnas en lönsamhetskalkyl avseende ekonomin eller verksamhetsmässiga förbättringar. Den som är operativt ansvarig ansvarar även för att upphandlingsenheten kopplas in i god tid för att säkerställa att upphandling sker i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Fastighetsägare I Karlskoga kommun är det samhällsbyggnadsnämnden (SBN) som förvaltar kommunens byggnader och är hyresvärd i förhållande till övriga nämnder. Därav följer att det är SBN som ansvarar för investeringar i om-, ny-, och tillbyggnader i byggnaderna men respektive nämnd som ansvarar för investeringar i inventarier som behövs för verksamheten. Innan SBN investerar i byggnader som påverkar driftskostnad hos annan nämnd måste SBN samverka med berörd nämnd så beslut kan fattas om den totala driftskostnaden. Kommunen ska inte göra investeringar i en hyrd byggnad. Det är då fastighetsägaren som ska stå för investeringen. Detta kan i sin tur istället medföra en ökad hyra för kommunen. 2 Ekonomi Avskrivningar Investeringar i sig påverkar inte nämndernas driftskostnader. Det är de årliga avskrivningarna på gjorda investeringar samt den beräknade internräntan som belastar nämndernas driftskostnad. Försäljning av anläggningstillgångar Om en anläggningstillgång avyttras och tillgången har ett kvarvarande bokfört värde medför det att en realisationsvinstberäkning ska göras. Om tillgången redan är fullt avskriven medför detta ingen realisationsvinstberäkning utan intäkten hanteras som en driftsintäkt hos respektive nämnd. Tjänsteskrivelse 3 (16) 2014-05-1907 Vinst eller förlust vid realisationsvinstberäkningen hanteras via finansförvaltningen. Investering eller driftskostnad av ett inköp Reglerna kring vad som är en investering styrs av lagar och rekommendationer. Det föreligger därför ingen valfrihet av budgetskäl att klassa inköpet som en investering eller en driftskostnad. Regler kring investeringar För redovisning av anläggningstillgångar, avskrivningar, nedskrivningar, utrangeringar med mera måste hänsyn tas till gällande lagstiftning och de rekommendationer med mera som Rådet för kommunal redovisning (RKR) ger ut. Lagstiftning, rekommendationer och god redovisningssed är över tid föränderligt. Ekonomiavdelning ansvarar för att följa dessa förändringar och se till att redovisning av anläggningstillgångar utgår från aktuellt regelverk samt att hantera gränsdragningar, avskrivningstider och andra bedömningsfrågor kring anläggningstillgångar. Den lagregel som styr hanteringen av anläggningstillgångar återfinns i: Kapitel 6 i lag (1997:614) om kommunal redovisning (LKR) Rekommendationer och informationer från RKR som särskilt ska beaktas avseende anläggningstillgångar (aktuella våren 2014): Rekommendationer RKR 6.2 Redovisning av bidrag till infrastrukturella investeringar RKR 11.4 Materiella anläggningstillgångar RKR 12.1 Redovisning av immateriella tillgångar RKR 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar RKR 19 Nedskrivningar Information Korttidsinventarier och inventarier av mindre värde (december 2009) Idéskrift Avskrivningar – avgränsning, värdering och nyttjandeperioder för immateriella och materiella anläggningstillgångar (utgiven av RKR december 2009) Begreppsförklaring Avskrivningar: Årlig driftskostnad för gjorda investeringar Internränta: internränta visar finansieringskostnaden för investeringar. Den används för investeringar på byggnader och mark. Tjänsteskrivelse 4 (16) 2014-05-1907 Kapitalkostnad: avskrivningar och internränta Korttidsinventarier: de inköp som inte ska räknas som investeringar utan som driftskostnad (inköp av mindre värde och med en livslängd under tre år) Driftskostnad: avskrivningar, internränta, inköp av korttidsinventarier samt övriga kostnader som inte är investeringar. 3 Investeringar i anläggningstillgångar Förändring till komponentavskrivning För aktiebolag har Bokföringsnämnden år 2012 gett ut allmänna råd om att övergång ska ske till komponentavskrivningar för till exempel byggnader. I december 2013 kom även RKS med rekommendationer för kommunerna. ”Viktiga delar, komponenter, i anläggningstillgångar kan behöva ersättas regelbundet men med olika tidsintervall. Det kan exempelvis gälla pumpar, styrutrustning, doseringsutrustning mm i reningsverk, idrottsplatser, gator och vägar. Ett annat exempel på materiell anläggningstillgångar där viktiga komponenter kan behöva särskiljas är byggnader. Byggnaden har normalt ett flertal betydande komponenter såsom stomme, stammar, fasad, tak, hissar, ventilationsutrustning och liknande. Dessa komponenter har vanligtvis väsentligt olika nyttjandeperioder och byts därför ut med olika tidsintervall i takt med sin förbrukning. Eftersom avskrivningarna ska spegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas, måste skillnader, i förbrukning och nyttjandeperioder av betydande komponenter i en materiell anläggningstillgångs, beaktas. Förväntas skillnaden i förbrukningen av en materiell anläggningstillgångs betydande komponenter vara väsentlig, ska tillgången delas upp på dessa. Respektive komponent ska skrivas av separat. Återanskaffning av komponent redovisas som anskaffning av ny anläggningstillgång och eventuellt kvarvarande redovisat värde för den ersatta enheten kostnadsförs.” Återanskaffningen av komponenter kommer i förlängningen att innebära att driftskostnaderna minskar och investeringsutgifterna ökar. Kommande tillämpningen av detta måste ske i samförstånd mellan ekonomiavdelningen och i första hand SBN. Övergången från driftskostnad till investeringsutgift måste arbetas in i kommunens måloch budgetprocess. Tjänsteskrivelse 5 (16) 2014-05-1907 Beloppsgräns för investering Som investering räknas endast inköp som överstiger ett halvt prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring (1962:381). För 2014 motsvarar det 22 200 kr. Läs mer under avsnitt Korttidsinventarier i bilaga 1. Inköp av persondatorer, läsplattor och liknande teknisk utrustning Inköp av persondatorer ska inte hanteras som en investering utan löpande kostnadsföras vid inköpen. Avskrivningstiden för datorer har tidigare varit tre år. Den tekniska utvecklingen har medfört att denna typ av utrustning har en allt kortare nyttjandetid. Verksamhetsspecifika system, som inte har karaktär av persondatorer, samt servrar med mera som IT-avdelningen använder för drift av kommunens system ska även fortsättningsvis hanteras som investeringar. Investering kontra underhåll Utgifter för ändringsarbeten på eller i en byggnad som man normalt får räkna med i en verksamhet (verksamhetsanpassningar), som till exempel att ta upp nya fönster- och dörröppningar samt att flytta en innervägg och inredning i samband med omdisponering av lokaler, betraktas som reparation och underhåll och hanteras som en driftskostnad. Inventarier med naturligt samband eller som led i en större investering Om olika inköp har ett naturligt samband kan dessa betraktas som en investering även om varje enskilt belopp understiger ett halvt prisbasbelopp. Det samma gäller även om inköpen kan ses som en del i en större investering, till exempel inredning av en helt ny avdelning. Leasing De leasingkontrakt kommunen har för till exempel personbilar och kontorsmaskiner får avse en period av högst tre år. Överstiger tiden tre år jämställs redovisningsmässigt tillgången som en inköpt anläggningstillgång och måste hanteras via balansräkningen med avskrivningar. Bilagor Anvisningar om anläggningstillgångar, bilaga 1. Anvisningar om inventarier, bilaga 2. Anvisningar om byggnader, mark och fast egendom, bilaga 3. Anvisningar om korttidsinventarier, bilaga 4. RKR:s förslag om avskrivningstider, bilaga 5. ______________________________ Detta dokument ersätter KF § 57 1995.065.260 KF § 9 1994.387.054 Tjänsteskrivelse 6 (16) 2014-05-1907 Bilaga 1 Generellt om anläggningstillgångar 1 Allmänt Avskrivningar används i redovisningen för att fördela utgiften för en anläggningstillgång över tillgångens nyttjandeperiod. Motivet är att ge en rättvisande bild av kommunens förbrukning för respektive redovisningsperiod. De regelverk och rekommendationer som upprättas innehåller med nödvändighet generaliseringar och förenklingar. Klassificering av vad som är tillgång, fastställande av en nyttjandeperiod och val av avskrivningsmetod är frågor som många gånger lämnar utrymme för olika bedömningar. Vid ställningstagande i sådana frågor bör den lösning väljas som ger en så rättvisande bild som möjligt av kommunens verksamhet. Det finns ett antal frågor inom redovisning av materiella tillgångar där det inte finns självklara svar eller gränsdragningar. Exempel på sådana bedömningsfrågor är avgränsningen mellan investeringar och reparationer/underhåll, synen på när inköp av inventarier kan ses sammantaget som ett ”naturligt samband”, om tillkommande utgifter ska aktiveras som standardhöjning eller ses som en kostnad, om nedskrivningsbehov föreligger med mera. Den ledstjärna man bör sträva mot i den kommunala redovisningen är att ge en rättvisande resultatredovisning. De grundläggande principer som bör styra vid svåra bedömningar är konsekvensprincipen och försiktighetsprincipen. Vid gränsdragningsproblem är det extra viktigt att tillämpningen av regelverket inte förändras från år till år. På så sätt undviks tvära kast i kostnadsredovisningen och det går att analysera utvecklingen över tiden. Försiktighetsprincipen innebär att en restriktiv hållning intas vid värdering av balansposter. Tillgångar ska inte överskattas och skulder ska inte underskattas. En extremt försiktig hållning bör emellertid undvikas, då det får resultateffekter vilka inte är i linje med strävan att ge en rättvisande bild. Kommuner ska i första hand följa den kommunala redovisningslagen och rekommendationer utgivna av RKR. I de fall normgivning saknas från RKR kan vägledning hämtas från annan normgivning. Av intresse kan vara årsredovisningslagen och inkomstskattelagen, liksom vissa råd, vägledningar och uttalanden från Bokföringsnämnden, Skatteverket och det nedlagda Redovisningsrådet. Tjänsteskrivelse 7 (16) 2014-05-1907 2 Definitioner om anläggningstillgångar Anläggningstillgång En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Det är således inte tillgången i sig som är avgörande för klassificeringen utan istället syftet med anskaffningen. Någon bestämd tidsgräns för begreppet stadigvarande kan inte anges. Omsättningstillgång Med omsättningstillgång avses tillgång som inte är anläggningstillgång. Genom att syftet med innehavet är styrande för klassificeringen av en tillgång ska vissa fastigheter behandlas som en omsättningstillgång. Detta gäller bland annat exploateringsverksamhet, det vill säga mark som bearbetas och iordningställs för försäljning till bostads- eller industriändamål. 3 Definitioner om redovisningsbegrepp Aktivera en utgift Att aktivera en utgift innebär att utgiften för att köpa en anläggningstillgång delas upp som en kostnad i driftsredovisningen under till exempel 10 års tid. Att kostnadsföra Att kostnadsföra innebär att kostnaden för till exempel en reparation eller inköp av en korttidsinventarie i sin helhet blir en kostnad i driftsredovisningen samma år. Tjänsteskrivelse 8 (16) 2014-05-1907 Bilaga 2 Inventarier 1 Allmänt om inventarier Anskaffningsvärde Inventarien värderas till anskaffningsvärdet. Med anskaffningsvärdet avses samtliga utgifter för tillgångens förvärv eller tillverkning för de utgifter som nedlagts för att bringa tillgången till dess tillstånd och plats på balansdagen. I anskaffningsvärdet ska till exempel inräknas inköpspris, frakt, tull, hemkörning, försäkring, provision, spedition, anpassningsåtgärder till exempel montering och ledningsdragning, projektering, provkörning Om ett bidrag ska hänföras till en investering ska inkomsten intäktsföras på ett sätt som återspeglar investeringens avskrivningstid. Inkomsten bokförs som en skuld när kommunen får den. Enligt matchningsprincipen intäktsförs sedan inkomsten successivt i takt med att investeringsobjektet skrivs av. Någon reducering av anskaffningsvärdet ska alltså inte ske. Utgifter efter anskaffning Utgifter som lagts ned efter anskaffningen ska aktiveras om de höjer standarden på inventariet. Generellt gäller att utgifter, för att behålla ett inventarium i användbart skick, betraktas som underhåll och kostnadsförs. Förändras inventariens karaktär eller användningsområde räknas nedlagd utgift som investering och aktiveras. Byte Om en inventarie lämnas i inbyte vid anskaffning av ny inventarie ska avyttringen respektive anskaffningen anses ha skett till verkligt värde, även om annat framgår av överlåtelsehandlingen. Som verkligt värde avses som regel försäljningsvärdet med avdrag för beräknade utgifter vid försäljningen. 2 Definitioner om inventarier Inventarier Med inventarier avses materiell anläggningstillgång som inte utgör del av fast egendom eller byggnad. Lös egendom Civilrättsligt skiljer sig fastighetsbegreppet något för det som i redovisningen ska anses vara fast egendom. Bland annat utgör mark- och byggnadsinventarier samt anslutningsavgifter civilrättsligt fast egendom men ska i redovisningen behandlas som lös egendom. Tjänsteskrivelse 9 (16) 2014-05-1907 Lös egendom – markinventarier Markinventarier är sådan anordning som är uppförda på marken men inte i byggnad och som används tillsammans med vissa maskiner eller andra inventarier. Till markinventarier hänförs även stängsel samt yttre ledningar (el, VA, gas) som inte är avsedda för en på fastigheten uppförd byggnads allmänna användning. Lös egendom – byggnadsinventarier De delar och tillbehör i en byggnad som är avsedda att direkt tjäna byggnadens användning för rörelseändamål utgör inventarier och ska följa avskrivningsplanen för inventarier. Exempel på byggnadsinventarier är ledningar för vatten, avlopp och elektricitet för verksamheten samt speciella värme- och ventilationsanläggningar. Exemplet ventilationsanläggningar räknas endast som byggnadsinventarier om verksamheten ställer speciella krav på sådana. Ventilationsanläggning för byggnadens allmänna funktion räknas inte som byggnadsinventarier utan ingår i byggnadsvärdet. En ledning kan vara både byggnad och byggnadsinventarie. Om det är en ledning för byggnadens allmänna användning blir det en byggnad och annars inventarie. Om minst 75 % av anskaffningsvärdet för ledningen hänförs till verksamheten räknas hela ledningen som byggnadsinventarier och tvärtom. Understiger båda användningarna 75 % sker en proportionalisering. Lös egendom – anslutningsavgifter och anläggningsbidrag Som lös egendom räknas även de utgifter för anläggningsbidrag och anslutningsavgifter som fastighetsägare erlagt för nyttighet knuten till fastigheten, till exempel el, VA, fjärrvärme, kabel-TV och liknade. I redovisningen ska dessa tillgångar värderas och redovisas enligt reglerna för ”maskiner och inventarier”. Tjänsteskrivelse 10 (16) 2014-05-1907 Bilaga 3 Byggnader, mark och fast egendom 1 Allmänt om byggnader, mark och fast egendom Anskaffningsvärde Byggnader och fast egendom värderas till anskaffningsvärdet. Med anskaffningsvärdet avses samtliga utgifter för tillgångens förvärv eller tillverkning som nedlagts för att bringa tillgången till dess tillstånd och plats på balansdagen. I anskaffningsvärdet ska även inräknas utgifter för värdehöjande förbättringar av tillgången. I anskaffningsvärdet ska till exempel inräknas inköpspris, stämpelskatt, projektering, ritningar, bygglovsavgifter samt entreprenad- och mäklararvoden. Om ett bidrag ska hänföras till en investering ska inkomsten intäktsföras på ett sätt som återspeglar investeringens avskrivningstid. Inkomsten bokförs som en skuld när kommunen får den. Enligt matchningsprincipen intäktsförs sedan inkomsten successivt i takt med att investeringsobjektet skrivs av. Någon reducering av anskaffningsvärdet ska alltså inte ske. Om flera olika alternativ projekteras inför en anskaffning ska de utgifter som hänför sig till de förkastade alternativen inräknas i anskaffningsvärdet för den tillgång som anskaffas om detta inte leder till ett onormalt högt anskaffningsvärde. Dessa kostnader ska då inte ingå i anskaffningsvärdet utan redovisas som en driftskostnad. Då bebyggd fastighet anskaffas ska en uppdelning ske av anskaffningsvärdet mellan mark och byggnad. Denna fördelning ska ske genom en proportionering av köpeskillingen efter taxerat markrespektive byggnadsvärde. Om industritillbehör ingår i köpet ska detta värde räknas av innan proportioneringen sker. Utgifter efter anskaffning Utgifter för förbättring av byggnad och markanläggning ska aktiveras om de varaktigt höjer värdet på tillgången. Huvudregeln är att utgifter för att behålla en byggnad eller markanläggning i det skick den befann sig då den var ny betraktas som reparation eller underhåll och ska kostnadsföras det år kostnaden uppstod. Undantag från huvudregeln är väsentliga utbyten av bärande delar av en byggnad, till exempel grund, ytterväggar och bjälklag som betraktas som ombyggnad och aktiveras. Som ombyggnad räknas även åtgärder som innebär att en byggnads karaktär eller användningsområde förändras. Tjänsteskrivelse 11 (16) 2014-05-1907 Dock ska utgifter för ändringsarbeten på byggnad, som normalt kan påräknas i en verksamhet, som upptagande av nya fönster- och dörröppningar samt flyttning av innerväggar och inredning i samband med omdisponering av lokaler betraktas som reparation och underhåll och kostnadsföras. Om den åtgärd som vidtas samtidigt har karaktär av reparation eller underhåll men även värdehöjande åtgärder, till exempel utbyte av ett förslitet plastgolv mot ett parkettgolv, ska ett belopp motsvarande utgiften för utbyte till nytt golv kostnadsföras och överskjutande del aktiveras. Extern räntekostnad Kostnad för ränta på lån vid större projekt ska inte aktiveras. Byte Vid byte av fastighet ska anskaffningsvärdet bestämmas till bruttobelopp enligt punkten Anskaffningsvärde ovan. Investeringar på annans fastighet Kommunen ska inte göra någon investering i en hyrd byggnad. Det är fastighetsägaren som ska stå för investeringen. Detta kan då medföra en ökad hyra för kommunen. Utrangering En utrangering innebär att till exempel en byggnad rivs. Då ska kvarvarande bokfört värde på byggnaden kostnadsföras. Om rivningen sker för att möjliggöra nybyggnad ska utgifterna för rivningen anses vara en del av nybyggnationen och läggas till den nya byggnadens anskaffningsvärde. I övriga fall ska rivningskostnaden bokföras som en driftskostnad. 2 Definitioner om byggnader, mark och fast egendom Fast egendom Fast egendom är jord. Jord omfattar mark som i sin tur är indelade i fastigheter. Fastigheter består av mark och byggnader. I begreppet mark ingår markanläggning och tomträtt och i begreppet byggnad ingår byggnadstillbehör och byggnad på ofri grund. Fast egendom – mark Med mark avses själva råmarken som sådan. Till mark hänförs även vattentäckta områden och på rot stående träd och andra växer. Tjänsteskrivelse 12 (16) 2014-05-1907 Fast egendom – markanläggning Till markanläggning hänförs åtgärder som vidtagits i syfte att göra mark plan eller fast genom exempelvis röjning, schaktning, rivning av byggnad eller annat som tidigare funnits på marken, om inte åtgärden kan hänföras till byggnad. Till markanläggning hänförs även planteringar, parker, gator, vägar, körplaner, parkeringsplatser, fotbollsplaner och liknade samt, i den mån anordningen inte hänför sig till byggnad, brunnar, källare, tunnlar och liknande. Fast egendom – byggnad Med begreppet byggnad avses själva byggnadsstommen, dvs grund, väggar, bjälklag, tak och liknande. Till byggnad hänförs även utgift för rivning av äldre byggnad, om rivningen skett i relativt nära anslutning till uppförandet och den nya byggnaden (normalt inom fem år). Fast egendom – byggnadstillbehör Två förutsättningar för att ett föremål ska betraktas som byggnadstillbehör. För det första att byggnaden ska vara försedd med föremålet. För det andra att föremålet ska vara ägnat till stadigvarande bruk för byggnadens allmänna användning. Det innebär att föremålet ska vara till nytta oavsett vem som äger eller nyttjar byggnaden. Exempel är hiss, ledstång, ledning för vatten, värme och el, ventilationsanläggning, värmepanna, markis och brandredskap. Tjänsteskrivelse 13 (16) 2014-05-1907 Bilaga 4 Korttidsinventarier 1 Allmänt om korttidsinventarier En viktig princip inom redovisningen är väsentlighetsprincipen, dvs. redovisningen ska fokuseras på väsentligheter. Aktivering av anskaffade tillgångar innebär krav på administration genom att tillgångarna ska registreras i anläggningsregister, värderas och skrivas av. Med hänvisning till väsentlighetsprincipen finns det därför rationella skäl att inte aktivera obetydliga belopp utan direkt kostnadsföra dessa i samband med anskaffningen. En annan viktig princip är att redovisningen ska vara rättvisande, dvs. den ska ge en adekvat bild av kommunens finansiella utveckling och ställning. Denna princip kan sägas vara begränsande när det gäller att bedöma vad som är väsentligt belopp, då gränsen inte får sättas så högt att redovisningen inte ger en rätt visande bild Praxis innebär att inventarier som kan antas ha en ekonomisk livslängd om högst 3 år i allmänhet inte aktiveras och därmed inte blir föremål för avskrivningar utan kostnadsförs i sin helhet i samband med anskaffningen. Detsamma gäller inventarier av mindre värde. Skattemässigt accepteras att korttidsinventarier och inventarier av mindre värde kostnadsförs direkt i samband med anskaffningen. De är direkt avdragsgilla vid beräkningen av underlaget för inkomstskatt. Med mindre värde avses skattemässigt att anskaffningsvärdet, exklusive avdragsgill moms, understiger ett halvt prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring (1962:381). Enligt RKR finns det skäl att med hänvisning till väsentlighetsprincipen inte aktivera korttidsinventarier och inventarier av mindre värde. Det är dock viktigt att kravet på rättvisande bild tillgodoses genom att beloppsgränserna inte sätts för högt eller varaktighetstiden för lång. För anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i en större inventarieinvestering bör bedömningen av vad som ska räknas som inventarier av mindre värde göras utifrån inventariernas sammanlagda anskaffningsvärde. Vidare är det viktigt att samma belopp gäller för samtliga nämnder inom kommunen. Man kan följaktligen inte tillämpa olika belopp i olika nämnder, oavsett om skillnaden i ekonomisk omslutning är betydande. Tjänsteskrivelse 14 (16) 2014-05-1907 2 Definitioner om korttidsinventarier Korttidsinventarier Vissa inventarier undantas från att redovisas som anläggningstillgång. Dessa kostnadsförs istället vid anskaffningstillfället. Detta gäller inventarier som underkastas hastig förbrukning och som i normalfallet har en nyttjandeperiod understigande tre år och inventarier med ett anskaffningsvärde som understiger ett halvt basbelopp exklusive moms (för 2014 motsvarar det 22 000 kr). Tjänsteskrivelse 15 (16) 2014-05-1907 Bilaga 5 Förslag på avskrivningstider från RKR:s skrivelse Avskrivningar (december 2009) Grupp Immateriella tillgångar Mark Verksamhetsfastigheter av bättre kvalitet Exempel på objekt inom gruppen Avskrivningstid System/plattformsutveckling, programvara och systemlicenser 3-5 år Obegränsad livslängd Verksamhetsfastigheter av sämre kvalitet Kommunalhus, sjukhus, barnstugor, skolor, ålderdomshem, simhallar, sporthallar, ishallar Industribyggnader, förrådsbyggnader, temporära byggnader, baracker Fastigheter för affärsverksamhet Stationsbyggnader, parkeringshus, hallar, master Fastigheter för affärsverksamhet Markanläggningar Vatten- och avloppsledningar, kaj, stenbryggor 33-50 år Fastigheter för affärsverksamhet Markanläggningar Anordningar för fjärrvärme, industrispår, parkeringsplatser, markarbeten Publika fastigheter Publika fastigheter Naturreservat, parker, kulturreservat Markanläggningar Trafikleder, planteringar, belysningsanläggningar Publika fastigheter Markanläggningar Konstgräsmatta Fastigheter för annan verksamhet Bostadshus Övriga fastigheter Övriga fastigheter Exploateringsmark som ej ska avyttras Civilförsvarsanläggningar 33-50 år 10-33 år 20-33 år 20-33 år Obegränsad livslängd 20-33 år 10-15 år 20-33 år Obegränsad livslängd 20-33 år Tjänsteskrivelse 16 (16) 2014-05-1907 Grupp Exempel på objekt inom gruppen Avskrivningstid Maskiner Maskinstegar, slussportar, pråmar Ismaskiner, plogar, maskinell utrustning för avfallshantering, mobilkranar, elektriska motorer, traktorgrävmaskiner, maskiner för storkök 20-33 år Maskiner 10-20 år Inventarier Mikrovågsugnar, symaskiner, gräsklippare, golvvårdsmaskiner, maskiner för verkstäder Möbler och inredningsartiklar med måttligt slitage, larmutrustning, hjälpmedel, vårdutrustning, klimatanläggning, datakommunikationsutrustning Inventarier Möbler och inredningsartiklar med större slitage, enklare vårdutrustning 5-10 år Inventarier Inventarier Persondatorer Medicinteknisk utrustning 3-5 år * 5-10 år Bilar och andra transportmedel Brand- och räddningsfordon, större bussar 10-20 år Bilar och andra transportmedel Mindre bussar, sopfordon, personbilar, släpvagnar Förbättringsutgifter på fastigheter ej ägda av kommunen Ombyggnationer, lokalanpassningar Konst Tavlor, skulpturer 5-10 år 5-10 år Allmänt gäller att avskrivningstiden ej får överskrida kontraktstiden Obegränsad livslängd Övriga maskiner och inventarier Pontoner, lekställningar, trafiksignaler 15-20 år Övriga maskiner och inventarier Maskinell utrustning för avloppshantering, insläppssystem, övervakningssystem och biljettautomater till parkeringsplatser 5-15 år Maskiner 5-10 år 10-20 år * alternativt direkt kostnadsföring Tjänsteskrivelse 2015-02-16 FHN 2013.0051 Handläggare: Madelene Hedström Folkhälsonämnden Riktlinje för dagskassor med kontanthantering Sammanfattning En kommunövergripande riktlinje för Dagskassor med kontanthantering fastställdes av Kommunstyrelsens ledningskontor den 12 februari 2014. Detta styrdokument är generellt för samtliga verksamheter som redovisar dagskassor. Om kassahanteringen ska ske på annat sätt än som anges i styrdokumentet så ska respektive nämnd ta beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art eller omsättningens storlek. Folkhälsonämnden beslutade om en rutin för kontanthantering i nämndens verksamheter den 8 maj 2013, det vill säga innan den kommunövergripande riktlinjen fastställdes. Folkhälsonämndens rutin för kontanthantering uppdaterades utifrån det kommunövergripande styrdokumentet och en ytterligare revidering är nödvändig på grund av blanketten kassavstämning samt löneavdrag för måltider inom kostverksamheten. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 16 februari 2015 Folkhälsonämndens protokoll den 9 april 2014, § 41 Bilaga 1 – Riktlinje dagskassor med kontanthantering Bilaga 2 – Rutin för kontanthantering i Folkhälsonämndens verksamheter 2015-02-16 Bakgrund Kontanthantering förekommer inom Folkhälsonämndens verksamheter och detta innebär en ökad risk för ekonomisk skada för kommunen. Det finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering och det är därför extra viktigt med noggrant utformade rutiner. Folkhälsonämnden antog en rutin den 8 maj 2013 (FHN § 86) som gäller nämndens samtliga verksamheter med kontanthantering. Den riktlinje som Kommunstyrelsens ledningskontor fastställde den 12 februari 2014 (KS 2013.0409) gäller kommunens samtliga verksamheter där kontanthantering förekommer och respektive nämnd ansvarar för dokumentets efterlevnad. Om en nämnd finner att en eller flera c:\temp\mhem9tsghp.doc 2 (2) 2015-02-16 dagskassor ska hanteras på ett annat sätt får nämnden fatta ett beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art och omsättningens storlek. Det har efter beslut i Folkhälsonämnden den 9 april 2014 (FHN § 41) framkommit att den del som avser blanketten kassaavstämning i riktlinjen för kontanthantering inte fungerar fullt ut i ett verksamhetsperspektiv och skapar administrativt merarbete för personalen. Så som rutinen fungerar i dagsläget ska den kassaansvarige vid dagens slut ska den kassaansvarige räkna samman kassan och kontrollera utfallet enligt blanketten kassaavstämning (se bilaga 1). Kassaavstämningen ska bifogas den kassarapport som skickas till Ekonomiavdelningen. På de enheter där det finns kassaapparater görs en kvittoavstämning av kassan dagligen och redovisas för en bestämd period enligt Folkhälsonämndens rutin. På övriga enheter finns ingen utställd handkassa (växelkassa) och samtliga intäkter ska redovisas på kassarapporten. Utifrån detta beslutades det att det var möjligt att använda blanketten kassaavstämning på de enheter där det finns en utställd handkassa (växelkassa). Övriga enheter rapporterar direkt på kassarapport vid insättning. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner 1. Att Folkhälsoförvaltningen frångår den kommunövergripande riktlinjen då det gäller blanketten kassaavstämning på samtliga enheter som har kontanthantering. Blanketten kassaavstämning ska endast användas om det uppstår differenser i den dagliga redovisningen och bifogas redovisningen för insättning av kontanter. 2. Att Folkhälsoförvaltningens verksamheter frångår den kommunövergripande riktlinjen då det gäller insättning av kontanter två gånger per månad och istället följer förvaltningens upprättade rutin för insättning av kontanter. 3. Rutin för kontanthantering i Folkhälsonämndens verksamheter 201502-16, som ersätter tidigare version från 2013-04-17. Madelene Hedström Ekonom Expedieras till Förvaltningschef Verksamhetschefer Kökschefer Redovisningschef Riktlinje Dagskassor med kontanthantering Fastställd av: KSL 2013-11-29 Revideras senast: 2014-12-31 Innehåll Riktlinje - Dagskassor .................................................................................................................... 3 Omfattning ...................................................................................................................................... 3 Angränsande styrdokument ........................................................................................................................... 3 Syfte ............................................................................................................................................... 3 Ansvar för efterlevnad ..................................................................................................................... 3 Allmänt om dagskassor .................................................................................................................................. 3 Begreppsförklaring ......................................................................................................................................... 3 Hantering av dagskassor................................................................................................................................ 4 Bilaga 1........................................................................................................................................................... 5 Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision – Vision 2020. Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året – efter april, augusti och december Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition i plan- och byggsammanhang eller annat. Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande principer. Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras. Diarienummer: KS 2013.0409 Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen Riktlinje - Dagskassor Alla anställda inom Karlskoga kommun arbetar för dem som lever och verkar i Karlskoga. • • • • Vi kännetecknas av öppenhet och nytänkande Vi visar respekt för uppdrag, individ och omvärld Vårt arbetssätt präglas av enkelhet Vårt arbete kännetecknas av helhetssyn Ur ”Gemensamma värderingar i Karlskoga kommun” Kassaansvarig ska höra av sig till ekonomiavdelningen om någon förändring sker. Omfattning Riktlinjen omfattar kommunens hantering av dagskassor. När en ny person utses till kassaansvarig ska denne ta kontakt med redovisningschefen för genomgång av detta styrdokument samt om verksamheten har beslutat om något som frångår styrdokumentet. Angränsande styrdokument Kommunens attestreglemente. Syfte En god intern kontroll för att minimera risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Begreppsförklaring Ansvar för efterlevnad Beslutsattestant och attestansvar Beslutsattestant och attestansvar regleras i kommunens attestreglemente. Attestreglementet omfattar kontroll av kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Respektive nämnd ansvarar för dokumentets efterlevnad. Allmänt om dagskassor Kontanthantering är alltid förknippat med risker. En god intern kontroll är därför viktig för att minimera risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Beslutsattestant är den kontrollansvarige som utför attest. Attestantens uppgift är att tillämpa attestreglementet och fastställda anvisningar samt när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef, förvaltningsledning eller till ekonomichef. Inom kommunen finns i dagsläget cirka 80 dagskassor som skiljer sig åt avseende omfattning och inriktning. Detta styrdokument är generellt för samtliga verksamheter som redovisar dagskassor. Om en nämnd finner att en eller flera dagskassor ska hanteras på ett annat sätt får nämnden fatta ett beslut om avvikande hantering på grund av till exempel verksamhetens art och omsättningens storlek. Syftet med beslutsattesten är att säkerställa korrekt beslut, redovisning och att sakgranskning är utförd. Bankning Begreppet bankning används när pengar läggs in i värdeskåpet som finns hos kommunstyrelsens ledningskontor, Katrinedalsgatan 2-4. Vid ekonomiavdelningen finns en samlad förteckning över vilka verksamheter som har dagskassor för mynt och/eller sedlar. 3 (5) Dagskassa Med dagskassa avses redovisning av belopp som kommunen får vid försäljning av varor och tjänster. Det kan till exempel handla om servering, kioskförsäljning eller försäljning av materiel vid kommunens anläggningar. Intern kontroll Enligt attestreglementet ansvarar kommunens nämnder för den interna kontrollen och har därmed att se till att attestreglementet följs. Kassaansvarig Kassaansvarig är den person som i det dagliga arbetet är ansvarig för dagskassan och som redovisar och hanterar pengarna. Kassaansvarig utses av verksamheterna. Kassaansvarig och beslutsattestant ska vara olika personer. • Kassaansvarig, eller annan person som verksamheten bestämt, ansvarar även för att pengarna transporteras till värdeskåpet. Verksamheten ansvarar för att transporten sker på ett säkert sätt för de inblandade. • Värdeskåpet töms varje dag av ett värdetransportföretag. Företaget redovisar sedan beloppet till ekonomiavdelningen. • Kassaansvarig ansvarar för att sedeloch myntpåsar för bankningen finns. Kassaansvarig beställer nya påsar hos värdetransportsföretaget. • I samband med bankningen ska en kassarapport skickas till ekonomiavdelningen. Samma dag som bankning sker ska kassarapporten faxas (faxnummer 61395) till ekonomiavdelningen eller skickas via mail till [email protected]. Originalet ska, tillsammans med eventuella kvitton, kassaavstämning, slagremsor eller kassautslag samt underlag från kortbetalning, skickas till 3.KS Ekonomiavdelning. • Kassarapporten ska attesteras av attestberättigad för verksamheten. För att säkerställa en god intern kontroll får inte attestanten vara samma person som är kassaansvarig. Hantering av dagskassor • Den verksamhet som hanterar dagskassor ska alltid lämna kvitton till sina kunder. • Vid dagens slut ska kassaansvarig räkna samman kassan och kontrollera utfallet enligt blanketten kassaavstämning (bilaga 1). Eventuella brister ska noteras i blanketten samt skrivas under av kassaansvarig och attestberättigad. Blanketten skickas med kassarapporten till ekonomiavdelningen. • Tiden innan pengarna lämnas i värdeskåpet ska kassaansvarig se till att de förvaras inlåsta på ett säkert sätt. Om fler personer förutom kassaansvarig kan komma åt pengarna ska verksamheten anteckna vilka personer det rör sig om. • Brister ska utredas av verksamheten, eventuellt tillsammans med säkerhetssamordnare och personalavdelning. Verksamheten får tillsammans med säkerhetssamordnaren besluta om en eventuell brottsanmälan ska göras. • Verksamheten ska regelbundet, minst två gånger per månad, lämna pengarna i värdeskåpet. • För att säkerställa en god intern kontroll ska kassaregister/kassaapparat användas för alla dagskassor. 4 (5) Bilaga 1 KASSAAVSTÄMNING Dagens datum Växelkassa vid dagens början Kassaavstämning vid dagens slut (+) Kontanter i kassan (+) Ev. kvitto från kortförsäljning (-) Växelkassa vid dagens början (=) Dagens försäljning Jämför med försäljning enligt kassaregister/kassaapparat Eventuell differens mellan försäljning och kassaregister Växelkassa till nästa dag Förklaring till eventuell differens: Underskrift kassaansvarig Namnförtydligande Underskrift beslutsattestant Namnförtydligande Skicka in kassaavstämning tillsammans med kassarapporten till 3.KS Ekonomiavdelningen 5 (5) Tjänsteskrivelse 2015-02-16 FHN 2013.0051 Handläggare: Madelene Hedström Rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter Denna rutin är ett komplement till den kommunövergripande riktlinjen för dagskassor med kontanthantering fastställd av Kommunstyrelsens ledningskontor. Kassaansvariga Minst en kassaansvarig per köksområde ska utses av verksamheten, det är den personal som i det dagliga arbetet är ansvarig för dagskassan och som redovisar och hanterar kontanterna. Kassaansvarig och beslutsattestant ska vara olika personer. Beslutsattest I kommunens attestreglemente (KS 2009.0224) regleras ansvar och rutiner för den interna kontrollen av ekonomiska transaktioner. Nämnden ges ett helhetsansvar för den interna kontrollen inom sin förvaltning. Vidare ska nämnd, inom sitt ansvarsområde, utse attestanter och samt ersättare till dessa. Attest är den namnteckning, eller vid elektronisk attest unik användaridentitet plus lösenord, med vilken av nämnd därtill utsedd person, bekräftar att ekonomisk transaktion är sakligt motiverad och att erforderligt kontrollmoment utförts. Kostverksamheter med tillgång till kassaapparat Kost – Äldreomsorg Vid servicehusen förekommer kontanthantering i samband med köp av måltider i restaurangerna. Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Vid avvikelser ska blanketten för kassaavstämning fyllas i och lämnas tillsammans med kassarapporten. Caféverksamhet Kostverksamheten har café i Kommunstyrelsens ledningskontor samt ledningskontoret på Skrantahöjdsvägen i Karlskoga. Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Vid avvikelser ska blanketten för kassaavstämning fyllas i och lämnas tillsammans med kassarapporten. c:\temp\mhem9tshp8.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 Tjänsteskrivelse 2015-02-16 Verksamheter utan tillgång till kassaapparat I övriga kostverksamheter inom förvaltningen där det inte finns tillgång till kassaapparat för registrering av köp såsom förskolekök, skolkök och äldreomsorgskök så ska intäkterna redovisas av kökschefen. Personal som köper frukost/lunch/kaffe/mellanmål skriver upp inköpen på listor som finns i varje kök. Listan sammanställs efter varje månad och betalning sker via avdrag på den anställdes lön. Inom förskola/skola/gymnasiet finns häften med lunchkuponger att köpa hos Folkhälsoförvaltningens ledningskontor. Betalning för lunchkupongerna sker via avdrag på den anställdes lön. Räkna kassan och banka kontanter Kökschef som beslutsattestant, är ansvarig för att kassan redovisas. Kassan ska räknas samman för aktuell försäljningsperiod och insättningskvittot till Loomis samt kassarapporten ska fyllas i. Kassaansvarig och beslutsattestant (kökschef) undertecknar kassarapporten och en kopia ska faxas (613 95) eller mailas till redovisningsenheten ([email protected]) och originalet skickas med internposten till 3. Redovisningsenheten. Detta ska göras samma dag som insättningen sker. Bankning av kontanter Nickkällans restaurang Solbringens restaurang Bergmästarens restaurang Café KS Café 35 Övriga 1 gång/vecka 1 gång/vecka 1 gång/varannan vecka 1 gång/månad 1 gång/månad 4 gånger/år1 eller då summan av kontanter uppgår till 5 000 kronor Det är beslutsattestant (kökschef) eller dennes ersättare, enligt beslutad attestlista, som är ansvarig för bankningen av kontanter. Madelene Hedström Ekonom Folkhälsoförvaltningen 1 Insättningar görs oavsett summa den 25 april, 25 juni, 25 aug, 23 dec. Om något av datumen infaller på en helgdag görs insättningen närmsta vardagen innan. Tjänsteskrivelse 2015-02-18 FHN 2015.0005 Handläggare: Madelene Hedström Folkhälsonämnden Ekonomisk rapport januari-februari 2015 Sammanfattning Folkhälsoförvaltningen har upprättat en ekonomisk rapport, januarifebruari 2015, vilken är grundad på de ekonomiska ramar Kommunfullmäktige fastställt. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 18 februari 2015. Ekonomisk rapport januari-februari 2015, Folkhälsonämnden. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner ekonomisk rapport januari – februari 2015. Madelene Hedström Ekonom Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen c:\temp\mhem9tuk4x.doc Ekonomisk rapport Januari – februari 2015 2015.0005 www.karlskoga.se Driftredovisning Utfall 2015 jan-feb Prognos 2015 Budget 2015 Avvikelse 2015 22 574 12 687 1 072 -22 408 139 706 81 767 141 189 81 767 1 483 0 -137 801 -137 801 0 Nettokostnader 166 1 905 3 388 1 483 Nettobudget 565 3 388 3 388 0 Eventuella avvikelser 399 1 483 0 -1 483 152 -181 -326 224 297 166 760 -350 -378 -250 2 123 1 905 814 246 205 0 2 123 3 388 54 596 583 250 0 1 483 Kostnader - varav personal - varav personal bemanningsenheten Intäkter Nettokostnader per verksamhet Nämnd Stab Kostverksamhet Städverksamhet Folkhälsa och barnkonvention Summa nettokostnader Kommentarer till resultat och prognos vid eventuell avvikelse Folkhälsonämnden redovisar ett överskott på 399 tkr mot budget efter februari vilket motsvarar 0,3 % av omsättningen. Personalkostnaderna är något högre än budgeterat, främst på grund av extrakostnader för vikarier i samband med sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron har genomlysts 2014 och arbetet pågår för att få en personalbudget i balans under 2015. Prognosen för 2015 är ett överskott där 553 tkr avser Heltidsprojektet och resterande är en sparåtgärd på grund av 2014 års underskott. www.karlskoga.se Uppföljning av treårsbudget Utifrån de direktiv som anges i beslutet för treårsbudgeten ska varje nämnd totalt redovisa ett nollresultat vid budgetperiodens utgång. Redovisning tkr Ingående balans 2014 Utfall 2014 Prognos 2015 Prognos 2014 - 2016 321 -2 734 1 483 0 Resultat i förhållande till budget Kommentarer till åtgärdsplan 2014 redovisade Folkhälsonämnden ett underskott på 2,7 mnkr mot budget vilket var 1,9 procent av omsättningen. Underskottet gäller bara verksamheten i Karlskoga eftersom en reglering gjorts mot verksamheterna i Degerfors. Av underskott var 553 tkr ett planerat underskott inom Heltidsprojektet. Kost- och städverksamheternas personalbudget kommer att analyseras under 2015 för att hitta förbättringsåtgärder. Resultatet av ett projekt inom städverksamheten, genomfört under 2014 på grund av den höga sjukfrånvaron, ska användas i analysen. Prognosen är ett nollresultat vid slutet av 2016 under förutsättning att verksamheterna kan reducera kostnaderna utan att försämra kvalitén. Redovisat löneutfall jämfört med 2014, netto Utfall jan-feb 2014 Utfall jan-feb 2015 12 275 12 687 Kommentarer Till ovanstående kostnader tillkommer personalkostnader för vikarier via bemanningsenheten. Januarifebruari 2015 uppgick kostnaden till 1,1 mnkr och motsvarande period föregående år 960 tkr. Investeringar Utfall 2015 jan-feb Prognos 2015 Budget 2015 Avvikelse 2015 Städmaskiner Köksutrustning Övriga investeringar Överfört från 2014 0 115 0 450 375 50 450 275 50 100 0 -100 0 100 Summa investeringsutgifter 115 875 875 0 Investeringar tkr Varav överförs till nästa år 0 Kommentarer investeringar På grund av att några planerade investeringar avseende köksutrustning inte kunde levereras i slutet av 2014 har 100 tkr förts över till 2015 års investeringsbudget. www.karlskoga.se Tjänsteskrivelse 2015-02-18 FHN 2015.0042 Handläggare: Madelene Hedström Folkhälsonämnden Årsredovisning Degerfors 2014 Folkhälsonämnden, justerat resultat Sammanfattning Efter budgetsamråd mellan Degerfors och Karlskoga den 9 februari 2015 gjordes en överenskommelse att Degerfors skulle debiteras för sin del av Folkhälsonämndens negativa resultat 2014. De kostnader som enbart avsåg verksamheten i Karlskoga under 2014 har räknats av det totala underskottet på 3 016 tkr. Det underskott som fördelas mellan kommunerna uppgick till 1 666 tkr, varav Degerfors del var 282,6 tkr. Regleringen mellan kommunerna innebär att Folkhälsonämndens underskott minskade och nytt resultat 2014 blev minus 2 734 tkr. De förändringar som gjorts i årsredovisningen för Degerfors 2014 avser endast årets resultat vilka presenteras nedan. Inga andra ändringar är gjorda och ekonomichefen i Degerfors har fått samtliga ändringar. Årets resultat (sid 3-4) Resultaträkning, tkr 2013 Intäkter Kostnader Nettokostnader Kommunbidrag Resultat 2014 132 473 135 985 -135 451 -141 289 2 978 5 304 2 394 -584 2 570 -2 734 Folkhälsonämnden gör ett negativt resultat mot budget om 2,7 mnkr, motvarande 1,9 % mot omsättningen. Underskottet avser endast verksamheten i Karlskoga då reglering gjorts mot verksamheterna i Degerfors. I delår 2 redovisades ett positivt resultat mot budget motvarande 0,7 % mot omsättningen och prognosen för 2014 var ett nollresultat. Orsaken till det oväntade negativa resultatet är oförutsedda personalkostnader samt lägre extra försäljning. Personalkostnaderna är totalt 3,8 mnkr högre än budget och består av ökade kostnader för c:\temp\mhem9tudf5.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 2 (2) 2015-02-18 vikarier till följd av höga sjukskrivningstal En genomlysning av sjukfrånvaron har genomförts under 2014 och arbetet kommer att fortsätta under 2015 för att få en personalbudget i balans. Analysen av sjukskrivningarna visar att personalen inte kan bli färre då tidigare sparåtgärder medfört stress och de säger själva att ”Vi springer bara lite till”. 553 tkr avser Heltidsprojektet och är ett planerat underskott som regleras inom tilldelad ram. Detta innebär att nämnden startar 2015 med ett underskott på 2,2 mnkr vilket ska sparas in under året. Framtidsbedömning (sid 5) Folkhälsonämndens personalkostnader är totalt 3,8 mnkr högre än budget och består mest av ökade kostnader för vikarier till följd av höga sjukrivningstal. Analysen av sjukskrivningarna visar att personalen inte kan bli färre då tidigare sparåtgärder medfört stress och de säger själva att ”Vi springer bara lite till”. Ett underskott på 2,2 mnkr ska sparas in under året vilket innebär negativa effekter. Råvarukostnaden utgör ca 30 % av kostverksamhetens kostnader och kostnaden för vikarier väntas öka. Därför behöver folkhälsonämnden få möjlighet att öka sina kostnader mer än med lönekostnadsökningarna för att klara framtida kostnader. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 18 februari 2015. Årsredovisning Degerfors 2014 FHN, efter justerat resultat. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner Årsredovisning Degerfors 2014 FHN, efter justerat resultat. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Camilla Jern Kvalitetsledare Expedieras till: Kommunstyrelsen i Degerfors Madelene Hedström Ekonom Årsredovisning med verksamhetsberättelse 2014 – Folkhälsonämnden Ordförande: Christina Gustavsson Vice ordförande: Eje Johansson Förvaltningschef: Ulrika Lundgren Vision Degerfors - kommunen som blir vald, om och om igen, av medborgare, företag och besökare Vi är attraktiva och uppmärksammade Enligt den utredning och de jämförelser som gjorts med 75 kommuner, visar att Karlskoga och Degerfors kommuners kost- och städverksamhet är kostnadseffektiva. Barnets bästa och barnkonventionen har fått extra fokus då kommunernas arbete granskats av Partnerskapet för barns rättigheter i praktiken. Detta har sedan varit en utgångspunkt för kommunens utvecklingsarbete i Psst... Du har rätt! Barnkonventionen 25 år. Supervalåret 2014 har inneburit fokus på demokratiutveckling för unga och fokus på att öka valdeltagandet till både EU-val och riksdagsval. Året har även inneburit en uppstart för arbetet med jämlik och jämställd hälsa, genom framtagande av förstudie kring ekonomisk utsatthet samt projektspecifikation ”Gör jämlikt – gör skillnad”. Detta med stöd från motiveringarna till priserna för årets folkhälso- och förebyggande kommun. Strukturerad samverkan och riktade insatser för att uppmärksamma, öka kunskap och bryta negativa spiraler inom narkotikabruk. Karlskoga/Degerfors kommuner var värdkommun för Sveriges Ungdomsråds konferens med temat ”Åldersmaktsordning” som genomfördes med gott resultat. Familjeguiden, tjänsten för att synliggöra Degerfors familjestödsarbete har utvecklats och lanserats. Utgångspunkt för detta var rapport och resultat från forskningsprojektet ”Kompetenta familjer”. Vi tar ansvar för en trygg och hållbar framtid Heltidsprojektet har avslutat sitt andra år och organisatoriska frågor är på agendan. Framtagande av verktyget ”förgiftningsinventeringsblankett” med utgångspunkt från de riktade insatserna inom narkotikaförebyggande arbetet. Kvalitetsåtagande för familjestöd är beslutat av Folkhälsonämnden. Folkhälsopolitiska bokslut används och ingår i styrprocessen för Karlskoga och Degerfors. Forskningsprojektet Kompetenta familjer är slutfört. Resultatet blev en populärvetenskaplig rapport med utgångspunkt från kommunernas resultat och arbete. Genomförande av utvecklingsarbetet med dans- och hälsoprojektet ”Dansa Pausa” som metod för att minska den psykisk ohälsa bland unga. 1 Vi åstadkommer en daglig service som överträffar förväntningarna Datorstöd för kostverksamheten har införts där näringsberäkningar, matsedlar, beställarfunktion etcetera effektiviseras. Kvalitetsåtagande städ i förskolan har beslutats och börjar tillämpas. Hygienutbildning för ca 80 personal inom kost och städ ca 80 personer har genomförts. Kost har genomfört utbildning för ca 120 personal i de nya lagkrav som gäller märkning av mat där det ska framgå om vissa allergener ingår och där ingen personal får säga att man inte vet eller kan. Projekt för att öka beställarkompetens för kost inom vård och omsorg har genomförts. Svinnmätning har genomförts av tallrikssvinn, där man ser en ytterligare sänkning av svinnet. Olika mätningar om nöjdhet med maten i förskolan, skolan och äldreomsorg har genomförts. Resultaten av mätningar av nöjdhet med städning av skoltoaletter visar ett negativt resultat. För att kunna analysera resultaten har städpersonal deltagit på elevråd och lyssnat vad eleverna säger. Det blir ett underlag till ett fortsatt förbättringsarbete så elever vill gå på skoltaletten. Vi förmår att leva i visionen och inte bara prata om den Ett samarbete angående kvalitet, nyckeltal, indikatorer och jämförelser inom områdena folkhälsa och barnkonvention och städ- och kostverksamhet pågår. Syftet är att tillsammans utarbeta relevanta jämförelser/nyckeltal/indikatorer mellan kommuner vad gäller kvalitet och kostnader som kan användas över en längre tid. Syftet är att kunna förse politiska uppdragsgivare med trovärdiga och mer korrekta beslutsunderlag än vad som finns tillgång till idag. Arbetet med att mäta och följa upp och analysera effekterna av arbetet med folkhälsa och barnkonvention genom ”Att mäta det omätbara” och ”Ekonomiskt utsatthet” har fått större fokus. Handledningen inom ramen för projektet ”Att leda i kvinnodominans och mångfald” för första och andra linjens chefer avslutades i och med 2014. Värdegrundsarbete med all personal skedde under vecka 44 inom ramen för projektet. Årets verksamhet Folkhälsonämnden är en gemensam nämnd mellan Degerfors och Karlskoga kommuner. Nämndens huvudsakliga frågor är folkhälsoarbete, barnrättsarbete, kostverksamhet och städverksamhet. Årets viktigaste händelser Jämlik och jämställd hälsa – minska skillnader i hälsa - Gör något, gör mer, gör bättre Jämförelsenätverk - kvalitet, kostnadseffektivitet och jämförelser Ökad andel heltider - en viktig jämställdhetsfråga Värdegrundsarbete - stärka och vägleda ledar- och medarbetarskapet i mötet med människor Visualiseringsprojekt – Folkhälsokommun och förebyggande kommun 2 Måluppfyllelse Degerfors måste bryta den negativa befolkningstrenden. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga och intentionen med ”Heltidsprojektet”. Andelen heltider i förvaltningen har ökat till 63 % under 2014. Ökningen beror inte enbart på projektet utan är även en del av nämndens löpande och långsiktiga personalplanering. Organisationsförändring med brukaren i fokus är nödvändigt för att kunna öka antalet heltidstjänster i förvaltningen. Heltidsprojektet pågår till och med 2015 och syftet är att under projekttiden är att hitta modeller för att långsiktigt möjliggöra heltider. Alla elever ska ha behörighet att kunna söka vidare till ett nationellt program på gymnasiet. Utbildning är en indikator på socioekonomiska förhållanden och kan påverka hälsan genom flera mekanismer, däribland lägre hälsorisker i arbetslivet, mindre ekonomisk utsatthet och mindre stress. År 2014 har innefattat en process där begreppen jämlik och jämställd hälsa har diskuterats, fördjupats och problematiseras. Folkhälsonämnden har tagit fram en projektspecifikation för jämlik och jämställd hälsa i Karlskoga och Degerfors kommuner, ”Gör jämlikt – gör skillnad!” Nämnden uppmärksammar orsaker till skillnaderna i hälsa för att förhindra en utveckling mot ökad social oro, konflikter och utanförskap. Måluppfyllelsen visar att ständiga förbättringar behövs för att nå en hållbar utveckling såväl ekonomiskt som ekologiskt och socialt/kulturellt. Alla beslut av KF, ska beakta dessa två mål och andra mål ska förverkligas samtidigt som ekonomin ska vara i balans. Inom folkhälsonämnden drivs tre jämförelsenätverk, ”Att mäta det omätbara”, inom folkhälsa och barnkonvention inom kost och inom städ. Ett antal kommuner, landsting, myndigheter, universitet, regioner och idrottsförbund ingår. Syftet är att göra en fördjupning av indikatorer, nyckeltal, jämförelse och analyser. En särskild jämförelse mellan kommuner har gjorts avseende kostnader för kost- och städverksamheterna. Utredningen visar att kostnaderna väl ligger i linje med andra kommuner. Folkhälsonämnden står sig väl i sin utveckling och drift, i jämförelse med en stor del av landets kommuner, avseende styrning, budgetarbete, redovisning och uppföljning. Årets resultat Resultaträkning, tkr 2013 Intäkter Kostnader Nettokostnader Kommunbidrag Resultat 2014 132 473 135 985 -135 451 -141 289 2 978 5 304 2 394 -584 2 570 -2 734 Folkhälsonämnden gör ett negativt resultat mot budget om 2,7 mnkr, motvarande 1,9 % mot omsättningen. Underskottet avser endast verksamheten i Karlskoga då reglering gjorts mot verksamheterna i Degerfors. I delår 2 redovisades ett positivt resultat mot budget motvarande 0,7 % mot omsättningen och prognosen för 2014 var ett nollresultat. Orsaken till det oväntade negativa resultatet är oförutsedda personalkostnader samt lägre extra försäljning. Personalkostnaderna är totalt 3,8 mnkr högre än budget och består av ökade kostnader för 3 vikarier till följd av höga sjukskrivningstal En genomlysning av sjukfrånvaron har genomförts under 2014 och arbetet kommer att fortsätta under 2015 för att få en personalbudget i balans. Analysen av sjukskrivningarna visar att personalen inte kan bli färre då tidigare sparåtgärder medfört stress och de säger själva att ”Vi springer bara lite till”. 553 tkr avser Heltidsprojektet och är ett planerat underskott som regleras inom tilldelad ram. Detta innebär att nämnden startar 2015 med ett underskott på 2,2 mnkr vilket ska sparas in under året. Nyckeltal 2012 2013 2014 149 255 109 383 39 872 148 496 109 282 39 214 149 669 110 515 39 154 2 581 732 2 009 339 572 393 2 528 904 1 969 299 559 605 2 556 950 1 966 067 590 883 Kostnader Städkostnader (tkr) varav Karlskoga varav Degerfors 38 452 28 472 9 980 42 582 32 139 10 713 43 849 32 936 10 913 Kostkostnader varav Karlskoga varav Degerfors 81 191 59 751 21 440 81 814 59 533 21 360 85 1341 65 047 20 087 1,70 1,72 1,60 11,3 (2010) 13,3 (2010) 11,6 (2011) 13,9 (2011) 12,1 (2012) 10,9 (2012) Volymer Antal städtimmar per år varav Karlskoga varav Degerfors Antal portioner per år varav Karlskoga varav Degerfors Kvalitet Svinn i kökens servering (kg/100 portioner) Barnfattigdomsindex2 Karlskoga Degerfors 1 För 2014 har kosten haft lägre extra försäljning, högre personalkostnader samt engångskostnader bland annat i samband med flytt av produktionskök och extraordinära händelser. Inför 2014 lades budgeten om för kapitaltjänstkostnader, transportkostnader samt övriga gemensamma kostnader för kostverksamheten till kostadministration och redovisas endast under ”varav Karlskoga”. 2 Statistiken av barnfattigdomsindex har en eftersläpning med två år. 4 Investeringar Investeringar år 2014, tkr Budget 3 095 Köksutrustning Städmaskiner Övriga investeringar Totalt 3 095 Utfall 1 443 716 439 2 598 Förseningar i upphandlingen av storköksutrustning under 2013 medförde att Folkhälsonämnden fick föra över 1,5 mnkr från 2013 till 2014 års investeringsbudget. Några planerade investeringar avseende köksutrusning kunde inte levereras i slutet av året och Folkhälsonämnden kommer därför föra över 100 tkr kvarvarande investeringsbudgeten till 2015. Framtidsbedömning Folkhälsonämndens personalkostnader är totalt 3,8 mnkr högre än budget och består mest av ökade kostnader för vikarier till följd av höga sjukrivningstal. Analysen av sjukskrivningarna visar att personalen inte kan bli färre då tidigare sparåtgärder medfört stress och de säger själva att ”Vi springer bara lite till”. Ett underskott på 2,2 mnkr ska sparas in under året vilket innebär negativa effekter. Råvarukostnaden utgör ca 30 % av kostverksamhetens kostnader och kostnaden för vikarier väntas öka. Därför behöver folkhälsonämnden få möjlighet att öka sina kostnader mer än med lönekostnadsökningarna för att klara framtida kostnader. Inom en femårsperiod har arbetet utvecklats för ett ökat jämlikt Karlskoga och Degerfors. Samverkan har knutits ytterligare med idéburen verksamhet, näringsliv, universitet och region för att gemensamt utveckla kommunerna till väl fungerande socialt hållbara kommuner som jobbar för ökad jämlikhet och minska skillnader i hälsa. Med utgångspunkt från samtliga politiska sammanträden samt de tvärsektoriella nätverksdialogerna som genomförts under året, syns en samstämmighet och vilja i att fokusera och tydliggöra kommunernas arbete för ökad jämlikhet och jämställdhet. Samtliga ledamöter och tjänstemän instämmer i att det är en viktig fråga för kommunernas utvecklingsarbete. Arbetet med barnkonventionen utvecklas då barns rättigheter är en allt mer självklart och en framgångsfaktor för framstående socialt hållbara kommuner. Att stärka implementeringsarbetet med barnkonventionen för Karlskoga och Degerfors barns bästa kommer att behövas och inte minst för att vara redo vid eventuell lagstiftning. Inom fem år har de som vill och kan, en heltidstjänst inom Folkhälsonämnden. Att kunna försörja sig på sitt arbete är en viktig jämställdhetsfråga. Det kan finnas andra anledningar än barn och studier för att man väljer att en period i livet arbeta deltid och det måste finnas en möjlighet att i samråd med sin arbetsgivare välja. Men för att nå detta måste heltid vara norm. Upphandling av livsmedel för enbart Karlskoga-Degerfors har genomförts, med förhoppning om samarbete med lokala/regionala leverantörer med god kvalitet och lägre pris. Maten bedöms ha god smak och god kvalitet i enlighet med kommunfullmäktiges beslutade kvalitets- och servicenivå. Matgästerna är nöjda och den ekologiska andelen livsmedel har ökat. 5 Sjukskrivningarna inom nämnden och fram för allt inom städverksamheten har minskat och målet 6 % är nått. De åtgärder som genomförts efter genomlysningsprojektet har fått effekt och medarbetarna känner att de har en god arbetsmiljö där man kan och orkar arbeta heltid utan att bli sjuk. Samtliga städpersonal har genomgått utbildning och fått sin certifiering. Den ständiga utmaningen är att via samverkan implementera strategier, metoder och konstruktiva arbetssätt där Folkhälsonämnden har det övergripande ansvaret för välfärdsfrågor. Kombinationen med professionella servicefunktioner ger en väl grundad bas för kännedom om kommunernas övriga verksamheter. Inför framtiden behöver ökad samverkan analyseras. Både för tvärsektoriella, övergripande frågor som för serviceverksamheter. Detta stödjer den regionala samverkan och synen på det kommunala ansvaret inom ramen för skattefinansieringen. Den nationellt erkända samverkan som Karlskoga/Degerfors har kring folkhälsa och barnrättsfrågor kan stärkas med att ge uppdraget jämställdhet ur ett verksamhetsperspektiv till folkhälsonämnden. 6 Tjänsteskrivelse 2015-02-07 FHN Handläggare: Ulrika Lundgren Folkhälsonämnden Kontaktpolitiker Folkhälsonämnden 2015-2018 Sammanfattning Kontaktpolitikersystemet går ut på att nämndens förtroendevalda får ett särskilt ansvar att besöka och närmare lära känna förvaltningens sakområden. Ett angeläget uppdrag är att stärka samverkan. Dels mellan kommunerna, dels mellan förvaltningarna i båda kommunerna och dels mellan de kommunala uppdragen. Syftet är att stärka nämndens ledamöters möjligheter att fånga upp och förmedla vidare frågor ur ett folkhälso-, barnkonventions-, kost- och städperspektiv. Organisationen har 5 områden med en ledamot och en ersättare per område. Ordförande och vice ordförande alternerar mellan alla områden. Ersättning utgår för förlorad arbetsförtjänst för tid upp till maximalt två heldagar per år. Ledamöterna väljer sitt område under sammanträdet den 11 mars 2015. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 7 februari 2015 Folkhälsonämndens protokoll FHN § 31, 2011.0019 Bakgrund Folkhälsonämndens reglemente för Karlskoga och Degerfors kommuner, har tre inriktningar. En övergripande inriktning är samverkan, vilket är förutsättningen för den gemensamma nämndens uppdrag. En annan inriktning är ansvar för de övergripande välfärdsmålen folkhälsa och barnkonvention för de båda kommunerna. En tredje inriktning är ansvar för kost- och städverksamhet i kommunerna. Sedan nämnden inrättades 2004-01-01, har ledamöter kontinuerligt fått information och utbildning inom sakområdena. Detta har skett via förvaltningens egen personal och besökare från andra professioner. Nämnden diskuterar och prövar samverkan mellan kommunerna, som organisationsform på sina sammanträden. Kontaktpolitikersystemet har fungerat sedan 2005 för folkhälsonämnden. Folkhälsonämndens har haft ett system med kontaktpolitiker för mandatperioden 2011 - 2014. c:\temp\ulun9tlgy4.doc 2 (4) 2015-02-07 Beskrivning av ärendet Syftet med system för kontaktpolitiker bygger på tanken att insikter som inhämtas genom besök i förvaltningens verksamheter, kompletterar den information som nämnden får på sammanträdena. Dessa insikter underlättar för ledamöterna att prioritera vad nämnden ska rikta sin uppmärksamhet mot. Detta ger även på sikt, effekter på vad nämnden lämnar som sitt förslag till prioritering av fördelningen av gemensamma resurser. En organisation med kontaktpolitiker ger också möjligheten för den egna personalen och i förkommande fall, även brukarna, att få en direktdialog med den förtroendevalda. Frågor inom folkhälsa, barnkonvention, kost och städ engagerar ofta människor och som kontaktpolitiker kommer man de egna ansvarområdena mer nära. En förutsättning för att nå goda och långsiktiga resultat inom nämndens ansvarområden, är samverkan. En samverkan som bedrivs både internt och externt bland kommunernas verksamheter samt mellan kommunerna. För att arbeta vidare med konstruktiv samverkan inom och mellan kommunerna behöver framgångsfaktorer för samverkan formuleras. Ett sätt att finna dessa framgångsfaktorer är att besöka nämndens verksamheter. Folkhälsa är ett uttryck för befolkningens hälsotillstånd som tar hänsyn till både nivå som fördelning av hälsa. De nationella folkhälsomålen ger struktur för samt möjligheter till uppföljning av det lokala folkhälsoarbetet. Genom besök i den egna verksamheten ges ökad förutsättning för ledamöterna att skapa bästa möjliga förutsättningar för en god och jämlik hälsa för hela befolkningen i Karlskoga och Degerfors. Nämnden har ansvaret för uppfyllandet FN: s barnkonvention. För att få goda infallsvinklar till att barnkonventionen ska kunna genomsyra arbetet kan mötet mellan ledamöter och verksamhet vara av stort värde. Det är i mötet barnkonventionens artiklar prövas bäst. I Karlskoga och Degerfors kommuner har fullmäktige beslutat att maten är medel att nå god och jämlik hälsa för kommunernas invånare. Måltiderna skall utformas på ett sådant sätt att de främjar hälsan och miljön, på både lång och kort sikt. För att undersöka hur detta mål fylls krävs besök direkt i kostverksamheten. Städverksamheten är av stort värde för att kommunerna ska kunna bedriva övrig s.k. kärnverksamhet. För att kunna arbeta för bättre villkor för städpersonalen behöver verksamheten besökas på plats med folkhälso- och barnkonventions- perspektivet i fokus. Organisation av system för kontaktpolitiker Organisationen har 5 områden med sammankallande och ersättare per område. Ordförande och vice ordförande alternerar mellan alla områden. Det innebär att varje ledamot har sitt ”eget” område att besöka. Varje ledamot har ersättare som också kan gå in. Ordförande och vice ordförande alternerar mellan alla områden. Dels för helhetssynen och 3 (4) 2015-02-07 dels för att kunna stödja och besöka där ordinarie ledamot inne haft tillfälle. Besöken ska ske med god framförhållning, så att verksamheten kan vara förberedd. Områdena utgår från chefsområdena inom förvaltningen. Det är viktigt att poängtera att fokus för besöken är samverkan, folkhälsa, barnkonvention, kost- och städverksamhet. Nämndens egna visioner och mål är utgångspunkt för besökens diskussioner. Område - Verksamhet 1. Kost och städ Degerfors Kontaktpersoner: kökschef Linda Dagerbäck, vik städchef Amerisa Kasumovic 2. Kost och städ Karlskoga och Degerfors (gymnasieskola) Kontaktpersoner: Städchef Marie Lehmus vik kökschef Berit Edström 3. Kost och städ (södra) Karlskoga Kontaktpersoner: kökschef Erja Kronholm, städchef Gunilla Blixt 4. Kost och städ (östra och västra) Karlskoga Kontaktpersoner: städchef Veronica Gustavsson, kökschef Berit Edström 5. Kost (vård och omsorg) och städ (centrala) Karlskoga Kontaktpersoner: kökschef Elisabet Gustavsson, städchef Marie Lehmus För att skapa fortsatt möjlighet för nämndens ledamöter att besöka den egna verksamheten utses kontaktpolitiker och ersättare till samtliga områden inom förvaltningen för mandatperioden 2015 - 2018. En lämplig ambitionsnivå kan vara upp till två heldagar per år. Detta kan med fördel delas upp på halva dagar. Dagarna kan också användas då förvaltningen har utbildningsveckor 8 och 44 samt vid årlig verksamhetsuppföljning med första linjens chefer. Överväganden Det är viktigt att nämnden är överens om kontaktpolitikernas uppdrag. Som förtroendevald representerar man allmänheten i kommunerna. Uppdraget är att tillse att verksamheten bedrivs effektivt och mot de övergripande mål som lagstiftningen och lokalpolitiker sätter upp. Mål som speglar vad olika grupper av intressenter anser. Enskilda ledamöter kan dock inte bli någons grupps automatiska språkrör utan ska värna om politikerns roll och egna ansvar. Man kan inte som kontaktpolitiker utfärda löften utan meningen är att lyssna, studera och tillsamman i nämnden, reflektera över vad man upplevt vid besöken. 4 (4) 2015-02-07 Positiva effekter av kontaktpolitiker kan vara att man som förtroendevald får närmare kunskaper om sina ansvarsområden. Kunskaper som kompletterar annan information. Den egna verksamheten känner sig förmodligen också uppmärksammad när man får besök av sina egna nämndledamöter. Negativa effekter kan vara att man som ledamot har olika möjligheter att besöka sina enheter, varför ambitionsnivån behöver ligga på en rimlig nivå. Politikerrollen får inte heller bli felaktig när enskilda ledamöter möts av starka förväntningar från personal/brukare. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden tillsätter kontaktpolitiker till förvaltningens olika områden för mandatperioden 2015 – 2018, vid nämndens sammanträde 2015-03-11. Ordförande och vice ordförande alternerar mellan alla områden. Ersättning utgår för förlorad arbetsförtjänst för tid upp till maximalt två heldagar per år. Ulrika Lundgren Förvaltningschef Beslutet expedieras till: Verksamhetschefer Enhetschefer 2015-03-03 Dnr 2015.0049 Kontaktpolitiker inom folkhälsonämnden Kontaktpolitikerområden 2015-2018 Område 1. Kost och städ Degerfors Kontaktpersoner: Städchef: vik. Amerisa Kasumovic Kökschef: Linda Dagerbäck STÄDOMRÅDEN Förskolor: Junibacken, Tallbacken, Guldgruvan, Villervalla, Herrgården, Skogsdungen, Rödluvan, Regnbågen, Skogslyckan, Jordgubben, Björkdungen Skolor: Åtorp, Svartå, Bruket, Stora Valla, Parken, Strömtorp, Musikskolan Kontor: Nämndhuset, Socialförvaltningen, Näringslivskontor Omsorg: Västergården, Letälvsgården, Familjecentralen Övrigt: Bruket (trappor), Vallahallen, Biblioteket, Degerfors Energi, Stora Valla (omklädningsrum) KOSTOMRÅDEN Parkskolan, Letälvsgården, Bruksskolan, Strömtorpskolan, Stora Vallaskolan, Åtorp, Svartå Område 2. Kost och städ Karlskoga och Degerfors (gymnasieskola) Kontaktpersoner Städchef: Marie Lehmus (Karlskoga), vik. Amerisa Kasumovic (Degerfors) Kökschef: vik. Berit Edström (Karlskoga), Linda Dagerbäck (Degerfors) STÄDOMRÅDEN Möckelngymnasiet/Teknikhuset Karlskoga Möckelngymnasiet Degerfors KOSTOMRÅDEN Möckelngymnasiet Karlskoga Möckelngymnasiet Degerfors c:\temp\eann9u9dne.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 [email protected] 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 202 71 MALMÖ TELEFAX WEBBADRESS ORG NR 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991 Skrantahöjdsvägen 35 2 (3) 2015-03-03 Område 3. Kost och städ Karlskoga (södra) Kontaktpersoner Städchef: Gunilla Blixt Kökschef: Erja Kronholm STÄDOMRÅDEN Förskolor: Trollet, Myran, Skogsduvan, Rödluvan, Prästkragen, Vallmon, Blåklinten 1, Mårbacka, Skogsrundan 1, Skogsrundan 2, Öppna förskolan Baggängen Skolor: Skranta, Stråningstorp, Häsängen (vissa delar), Ekeby, Aggerud/Äpplet Kontor: Stadsbyggnadshuset 35:an, Socialförvaltningen, Karlskoga Energi och Miljö, Mätarservice, Baggängsvägen 47 Omsorg: Skrantahöjden 1-2, Skrantahöjden 43-4, Björkliden, Mineralen, Nova och känslan, Rehabenheten, Tellus, Ekeby industri, Jobbcentrum Övrigt: Reningsverket, Mosserud Biogas/Avfallsanläggning, Högehus, TBV, Centralförrådet, Renhållning KOSTOMRÅDEN Skranta, Stråningstorp, Aggerud, Ugglan Område 4. Kost och städ Karlskoga (östra och västra) Kontaktpersoner Städchef: Veronica Gustavsson Kökschef: Berit Edström STÄDOMRÅDEN Förskolor: Sandtorpet, Gullvivan, Smeden, Ängen, Åskullen, Vitsippan, Solbringen, Månen, Solen, Kompassen, Lärkan, Bråten Skolor: Österleden, Bråten, Sandviken/Stacken, Karlbergskolan, gamla Karlbergskolan 7-9 (vissa delar) Omsorg: Saxlyckan, Bergmästaren, Solbringen, Lötängen Övrigt: Värmeverket, Räddningstjänst, Nobelhallen/Stadion, Musikpalatset, Vattenverket KOSTOMRÅDEN Österleden, Rävåsskolan, Bråten, Karlberg, Bregården 3 (3) 2015-03-03 Område 5. Kost (vård och omsorg) och städ (centrala) Karlskoga Kontaktpersoner Städchef: Marie Lehmus Kökschef: Elisabet Gustavsson STÄDOMRÅDEN Förskolor: Humlan, Sjölyckan, Pärlan, Rödhaken, Ugglan, Sandmo, Räven, Öppna förskolan Biblioteket Skolor: Bregårdsskolan, Kulturskolan, Rävåsen Kontor: Personligt ombud, handikappomsorgen, Fackliga, KS, Kommunarkiv, Näringsliv och Turism Omsorg: Tryckboden, Gryningen, Nickkällan, Torpet, Dununevägen, Övrigt: Busstation, Strandbadet, Elverket, Folkets Hus, Biblioteket KOSTOMRÅDEN Mårbackaköket, Nickkällan, Solbringen, Bergmästaren Tjänsteskrivelse 2015-03-10 Handläggare: Emma Ringström, Folkhälsoförvaltningen Folkhälsonämnden Representant vid möte om Småkommuners förebyggande arbete mot narkotika och alkoholskador Sammanfattning Småkommuners förebyggande arbete mot narkotika och alkoholskador bjuder in till en två dagar konferens i Loka Brunn den 14-15 april 2015. Konferensen erbjuder möjlighet till erfarenhets- och kunskapsutbyte samt diskussion inför revidering av den nationella ANDT-strategin. Målgruppen är politiker, samordnare/kontaktperson för ANDT-frågor och polis. Avgift för deltagande är 1000 kr per person. Folkhälsonämnden har erbjudits möjlighet att delta genom en politisk representant. Vid deltagande finns möjlighet att söka arvode och ersättning. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 10 mars 2015 Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden utser politisk representant vid ANDT- mötet den 1415 april 2015 Emma Ringström Folkhälsoutvecklare c:\temp\eann9ugk95.doc Småkommuners förebyggande arbete mot narkotika och alkoholskador Vi hälsar kommunernas ANDT-samordnare/kontaktperson, ansvarig politiker för ANDT-arbetet samt polisområdeschef eller motsvarande välkomna! Program Tisdag 14 april 10.00 11.00 11.15 12.30 13.30 INBJUDAN TID 14 april kl. 11.00 – 15 april kl. 15.00 AVGIFT: 1 000: Uteblir man utan giltig orsak eller avanmälan efter 13 mars debiteras med faktisk kostnad 2 500: -, Avgift för deltagare från kommuner i andra län är 2 500: -. PLATS Loka Brunn, Grythyttan Sista anmälningsdag 13 mars 2015 16.00 17.00 19.00 Kaffe och registrering Välkommen och inledning Drogutveckling, socioekonomiska faktorer, Håkan Leifman, CAN Lunch Besök av kollegor från Norrland - Paketutlämningsprojekt samt erfarenheter från småkommunprojekt. Lokalt ANDT-förebyggande arbete, Torsby kommun Kartläggning av narkotikamissbruk, Karlskoga/Degerfors Möjlighet att utnyttja Loka Brunns faciliteter Middag Onsdag den 15 april 08.30 Återkoppling av gårdagen 08.45 Hur kan man synliggöra stödet till föräldrar i små kommuner, Camilla Pettersson, föräldrastödssamordnare Länsstyrelsen Örebro 09.45 Kaffe 10.15 Aktuell information från ANDT-sekretariatet, synpunkter från deltagarna inför framtagandet av ny nationell handlingsplan. Elisabet Aldenberg, kansliråd, Socialdepartementet 12.15 Lunch 13.15 Lokala exempel från Värmland och Örebro, gruppdiskussioner - Rekommendationer för lokalt narkotikaförebyggande arbete, Örebro län - SMADIT, Lindesberg - Trygghetscenter i små kommuner i Värmland 15.00 Avslutning och kaffe Anmälan kan endast göras via följande länk: Klicka här VARMT VÄLKOMNA! Marie Montin och Maude Johansson För mer information kontakta Marie på 010-22 48 607, [email protected] eller Maude 010-22 47 333, [email protected] [Skriv text] Tjänsteskrivelse 2015-02-12 FHN 2014.0126 Handläggare: Julia Åhlgren Uppföljning av Familjeguiden Sammanfattning Familjeguiden är en samordningsfunktion i Degerfors där föräldrar eller anhöriga till barn i åldern 0-20 år på ett enkelt sätt kan få hjälp att hitta verksamheter som man önskar få kontakt med. Att få hjälp med frågor som rör familjeliv, föräldraskap eller barn och ungas hälsa, utveckling och lärande. För uppföljning av familjeguiden har bland annat statistik med antalet besök på hemsidan tagits fram. Från oktober 2014 när familjeguiden startades till januari 2015 har totalt 2477 besökare (ej unika) varit inne på sidan. Bakgrund Familjeguiden är en samordningsfunktion i Degerfors, med syfte att skapa ett lättillgängligt stöd för föräldrar och anhöriga till barn i åldern 020 år. Utgångspunkten är de befintliga verksamheter och resurser som i sitt dagliga arbete har barn, unga och familjer som målgrupp. Genom Familjeguiden kan dessa verksamheter på ett enkelt sätt kanalisera och förmedlas ut till medborgarna, för att göra ”tröskeln till stöd” så låg som möjligt. Metoden är att via en webbsida, som byggts upp utifrån Degerfors kommuns hemsida, samla och ge information om verksamheter och att tydligt presentera kontaktvägar till dessa. Det finns också en koordinator som svarar i telefon samt mail. Koordinatorn har funktionen att lotsa vidare till den person och verksamhet som är lämplig utifrån brukarens behov. Att arbeta med Familjeguiden som ett sätt för föräldrar och anhörig att lättare få stöd utifrån sina behov ökar förhoppningsvis tillgängligheten och gör att fler föräldrar får kännedom om vilka olika verksamheter det finns att kontakta, något som föräldrar idag uppger att de inte har tillräcklig kunskap om. Därmed kan de få möjlighet att bli stärkta i sitt föräldraskap. Arbetet genomförs i samverkan mellan bland andra socialförvaltningen, kultur- och utbildningsförvaltningen, folkhälsoförvaltningen, gymnasieförvaltningen, primärvården, Karlskoga lasarett, Svenska kyrkan, Örebro läns idrottsförbund, polisen m.fl. c:\temp\jahn9tngen.doc 2 (3) 2015-02-12 Uppföljning I oktober 2014 startades familjeguiden upp med webbsida, telefon och mail. Arbetet med Familjeguiden ska mätas och följs upp kontinuerligt. För att se hur många som använt webbsidan registereras antalet besökare/klick, även antal inkommande samtal och mail registreras. Från oktober 2014 när familjeguiden startades har totalt 2477 besökare (ej unika) varit inne på sidan Familjeguiden, varav 995 var i oktober när den öppnades. Nedan visas besök för varje månad (unika). 300 254 250 200 137 150 120 96 100 50 0 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 Vidare har 115 besökare klickat sig vidare till underliggande länkar och 66 besökare har klickat sig vidare till formuläret. Totalt har det varit 607 unika besök under perioden oktober 2014 till januari 2015. I oktober var det troligtvis många personer från verksamheter som var inne och kollade på sidan. En minskning för varje månad är väntat då fler vet om kontaktuppgifter redan efter ett besök och att flera redan har en kontakt sedan tidigare. Ingen kontakt har skett via telefon eller kontaktformulär. En förklaring kan vara att hemsidan ger hjälp, men att personen sedan i förstahand väljer att ringa till kontakt direkt själv. Marknadsföring För att marknadsföra familjeguiden har flyers samt visitkort tryckts upp och delats ut till verksamheter i Degerfors, bland annat vårdcentral, familjecentral, bibliotek, folkets hus, skolor/förskolor, kyrkan. Spridning har också skett via lokala tidningen samt i samband med olika informationstillfällen inom kommunen. Familjeguiden har fått en spridning till andra kommuner inom länet som planerar på att starta ett likande koncept som familjeguiden i Degerfors. Uppföljningsenkät Ett mål med familjeguiden är att föräldrar och anhöriga till barn och unga i Degerfors kommun skall känna till vad Familjeguiden är samt hur och varför man kan använda Familjeguiden. För att följa upp målet och se om det har uppnåtts kommer en uppföljningsenkät att skickas till ett urval av föräldrar i Degerfors kommun. Förslaget är att detta görs via kommunens skolor/förskolor och kommer att ske hösten 2015. 3 (3) 2015-02-12 Julia Åhlgren Folkhälsoutvecklare Expedieras till Socialnämnden, Degefors Kultur- och utbildningsnämnden, Degerfors
© Copyright 2024