1. No category

Tjänsteskrivelse
1 (8)
2015-10-21
FHN 2014.0119
Handläggare
Ulrika Lundgren
Folkhälsonämnden
Årlig redovisning av rutiner internkontroll 2015
Sammanfattning
Syftet med internkontroll är att säkerställa att fastställda rutiner fungerar i
enlighet med rutinbeskrivningar och att rutinerna fungerar på ett
ändamålsenligt sätt. Förvaltningschefen har, enligt § 4, reglementet för
intern kontroll (27/1 2005, KF § 7) ansvar för att årligen skriftligt
rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna
kontrollen fungerar.
Den samlade bedömningen för år 2015 är att det finns rutiner och att flera
av dem behöver uppdateras och en del nya rutiner behöver skapas.
Åtgärder i form av rutinbeskrivningar, fortbildningsinsatser, planering av
strategier etcetera har genomförts alternativt påbörjats.
Beslutsunderlag
Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-10-21
Bakgrund
Kommunfullmäktige i värdkommunen Karlskoga, antog reglemente för
internkontroll den 27 januari 2005, KF § 7. Reglementets syfte är att
säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande
internkontroll. Följande mål ska uppnås med rimlig grad av säkerhet:
 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
 Tillförlitlig finansiell rapportering och information om
verksamheten
 Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm
Rimlig grad av säkerhet innebär att en avvägning ska göras av
kontrollkostnad och kontrollnytta. Ekonomiska faktorer ska inte enbart
vägas in utan vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos
olika intressenter.
Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär att ha kontroll
över ekonomi, prestationer och kvalitet. Säkerställa att fattade beslut
verkställs och följa upp i förhållande till fastställda mål.
Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten innebär att
man ska tillgång till rättvisande räkenskaper. En ändamålsenlig och
tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvalitet
och kvantitet samt resursanvändning ska ske.
Tjänsteskrivelse
2015-10-21
2 (8)
FHN 2014.0119
Efterlevnad av lag, föreskrift, riktlinje etcetera innebär även att interna
regelverk samt ingångna avtal med olika parter ska kontrolleras.
Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom
nämndens respektive verksamhetsområden. Den enskilda nämnden har
ansvar för att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen.
Internkontroll – samlad bedömning av förvaltningens rutiner.
Förvaltningschefen har enligt § 4, reglementet för intern kontroll, ansvar
för att minst årligen skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad
bedömning om hur den interna kontrollen fungerar.
Nämnden ska i samband med den årliga analysen rapportera resultatet
från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till
kommunstyrelsen.
Internkontrollplan - utvalda rutiner beslutas i årlig i plan
Folkhälsonämnden har antagit en internkontrollplan för 2015, med
följande internkontrollmål:
 Sjukfrånvaro
 Kontanthantering – uppföljande granskning
 Beställaransvar kost
 Förflyttningstider städ
De specifika internkontrollmålen har redovisats till nämnden i särskilda
ärenden under året.
Beskrivning av ärendet
Syftet med internkontroll är att säkerställa att fastställda rutiner fungerar i
enlighet med rutinbeskrivningar och att rutinerna fungerar på ett
ändamålsenligt sätt. Förutom de specifika rutinerna, enligt beslutad
interkontrollplan, ska därför en samlad bedömning av rutiner inom
förvaltningen göras årligen.
Genomlysning har skett av förvaltningens rutiner 2015 avseende;
Kvalitetsrutiner
Ökad samverkan inom folkhälsa
Förebyggande arbete är generella eller riktade insatser till individer eller
grupper med syfte att främja halsa och förhindra att problem uppstår eller
förvärras. Främjandearbetets fokus ligger på att få människor att växa
och utvecklas som människor. Folkhälsoarbetet handlar om generella och
specifika processer som är inriktade på samhällsnivå eller gruppnivå för
att skapa samhälleliga förutsättningar för god och jämlik hälsa.
Det finns vinster i att öka samverkan för att stödja det främjande och
förebyggande arbetet även på individnivå. Detta håller på att ses över.
Tvärsektoriellt arbete
Tjänsteskrivelse
2015-10-21
3 (8)
FHN 2014.0119
Det finns ett pågående uppdrag i folkhälsonämnden/förvaltningen att se
över och utveckla det tvärsektoriella arbetet för att mer formalisera
uppdagen. Syftet är att den kunskaps- och informationsöverföring som
sker via de olika nätverk som finns ska stärkas och ges mandat. En
beskrivning har tagits fram för tvärsektoriella nätverk. Detta kan ses som
en grund för ett fortsatt arbete av att förtydliga deltagarnas funktion, roll
och mandat samt antal möten. Arbetet fortsätter utvecklas under 2015 för
att dels syfta till insatser och prioriteringar som kommunen själv kan
påverka och ett forum där frågor tas som berör kommunerna som
geografiskt område. Detta kommer att infatta både politisk- och
tjänstemannanivå.
Presidieträffar
Folkhälsonämnden har tagit initiativ till träffar med de olika nämndernas
ordförande och förvaltningschef och ibland även med presidier, för att
tydliggöra uppdrag och arbeta för utveckling.
Detta utvecklingsarbete kommer att fortsätta under mandatperioden.
Kvalitet som utgångspunkt för målstyrning - Jämförelsenätverk
Jämförelsenätverk har bedrivits under 2015 inom områdena folkhälsa och
barnkonventionen. I november 2015 ska en nationell
återkopplingskonferens genomföras för att beskriva processen hittills och
för att lyfta fram resultar. Dagen ska även fungera som inspiration till
fortsatt utvecklingsarbete för att jobba vidare med indikatorer inom
folkhälsa och barnkonvention, vilka har påverkan på styrning.
Förvaltningens ledningssystem
Förvaltningens ledningsgrupp har genomlyst det ledningssystem som
finns och konstaterat att det behöver förtydligas och i vissa fall
omarbetas. Detta arbete är pågående.
Uppföljning av verksamhet enlig fullmäktiges mål
Folkhälsoenheten har en verksamhetsplan som tydliggör kopplingen till
beslutade styrmått och verksamhetens insatser. I planen tydliggörs även
kopplingen till avtal om lokalt folkhälsoarbete och nivåerna i Gör Jämlikt
gör skillnad.
Vägledande samspel
Folkhälsoenheten är samordnare för Degerfors arbete med vägledande
samspel. Detta är ett förhållningssätt som ligger i linje med ett
professionellt bemötande.
Tavelmöten
Sedan 2014 har folkhälsoförvaltningens stab och kansli haft korta
informationsmöten, så kallade tavelmöten. Syftet med mötet är att delge
närvarande vad som är på gång inom det egna arbetet och det som kan
vara viktigt för andra att veta. Mötet ämnar förhindra missförstånd,
felkommunikation, bristande information och ge möjligheter till
korrigering, samarbete och informationsutbyte.
Tjänsteskrivelse
2015-10-21
4 (8)
FHN 2014.0119
Deltagandet är frivilligt och de som har möjlighet att delta gör det. Mötet
formas och anpassas efter just de personer som deltar, vilket gör att
deltagarna och innehållet för mötet förändras vid varje tillfälle. Aktuellt
arbete skrivs på tavlan så att alla kan se och innebär arbetsuppgifter som
bedrivs just nu, och som exempelvis är i planering, genomförande eller
uppföljningsstadiet. Alla på kontoret ansvarar för att revidera tavlan
löpande. Tavelmötena innebär korta och koncentrerade möten, med korta
intervaller mellan mötestillfällena. De som har kunnat närvara vid dessa
möten har samlats vid stora tavlan i korridoren och tagit tur att berätta om
sitt aktuella arbete.
Rutiner för bemötande av allmänheten
Förvaltningen har sedan 2014 haft interna råd och rutiner vid kontakt
med allmänheten för att säkerställa ett gott bemötande. Rutinerna ämnar
säkerställa att förvaltningen ger ett enhetligt intryck och representerar
kommunen på tillbörligt sätt. Vid kontakt med allmänheten ska korrekt
information lämnas och ett trevligt bemötande ska ges. Exempel där
rutinen används är vid möten med pensionärsråd både i Karlskoga och
Degerfors som genomförs två gånger per år. Under 2015 har Karlskoga
kommun arbetat med framtagandet av en policy för bemötande.
Rutiner för nämndprocessen
För att säkerställa att nämndprocessen sker på ett rättsäkert och enhetligt
sätt har förvaltningen tagit fram interna rutiner för nämndprocessen.
Rutinerna skapar ett likartat arbetssätt som är personobundet och
förbättras kontinuerlig.
Villkor för användande av mobila enheter
För att säkerställa att Karlskoga kommuns regler för IT efterlevs på alla
enheter som tillhör kommunen och att information hanteras på ett säkert
sätt har villkor för användandet av mobila enheter tagits fram. Villkoren
tydliggör användarens ansvar, kommunens ansvar samt på vilket sätt
enheten får användas. I januari 2015 införde Karlskoga kommun
kommunövergripande riktlinje för användande av surfplattor för
förtroendevalda och riktlinje för användande av mobila enheter för
anställda.
Rutiner vid utlämning och inlämning av mobila enheter
Säkerställer att kommunens egendom hanteras på ett adekvat och säkert
sätt. Enheter ska lämnas ut och lämnas tillbaka på ett korrekt sätt.
Personalrutiner
Rörlighet och planering mellan och inom enheter kost/städ
Folkhälsonämnden beslutade den 15 april 2015 (FHN § 41) att uppdra till
förvaltningen att se över personalorganisationen inom köks- och
städområden i Karlskoga och Degerfors under 2015 och 2016.
Ett arbete är påbörjat med större rörlighet och planering såväl mellan
olika enheter som över tid på dygnet. De senaste två åren har antal barn
och elever ökat inom förskolans och skolans produktion medan
Tjänsteskrivelse
2015-10-21
5 (8)
FHN 2014.0119
personaltätheten har varit nästintill den samma, vilket håller på att ses
över.
Arbetstidsmodeller för heltid
Modeller prövas där medarbetarna själva styr när på dagen olika uppdrag
i yrket ska göras, inom ramen för uppdraget och över tid på dygnet.
Syftet är att skapa förutsättningar som arbetsgivare att planera arbetet så
att heltid är möjligt. Modellerna syftar även till att, i och med detta,
minska behovet av vikarier. Modellerna ska prövas hösten 2015 (städ)
och våren 2016 (kost).
Översyn chefsområden kost
Verksamhetschefen för kost fått ett särskilt uppdrag av förvaltningschef
att se över chefsområdena. Uppdraget startade den 3 augusti och avslutas
den 30 november 2015.
Personalplanering och delegation
Ansvar och hantering av personalfrågor, personalplanering och
delegation att fatta beslut om anställningar, inom linjeorganisationen på
folkhälsoförvaltningen.
Vikarierutiner
Bemanningsenheten och folkhälsoförvaltningen har sedan 2014,
kontinuerligt avstämningsmöten med verksamhetschefer och
enhetschefer avseende vikarieförmedling, rekrytering och övrig hantering
av timvikarier. Förvaltningsinterna rutiner för vikariebokning och
rekrytering ses över i samband med folkhälsonämndens beslut (FHN §
41). Samtliga rekryteringar av vikarier och vikariebokningar upp till 3
månader sköts fullt ut av bemanningsenheten för folkhälsoförvaltningen
sedan 2014. Telefontiden på Bem har plockats bort och man prövar i 6
månader om det fungerar och ger effekt.
Inkonverteringar
Bevakning av inkonverteringar enligt lagen om anställningsskydd (LAS)
sker med hjälp av bemanningsenheten och den statistik som
tillhandahålls. För folkhälsoförvaltningen placeras i dagsläget, de
inkonverteringar som sker, av cheferna inom ramen för förvaltningens
personalplanering. Under 2014 uppgick dessa till 12 personer, under
2015 har 8 personer konverterats in med anledning av LAS. Bevakningen
kan utvecklas och ingår i den översyn av interna rutiner som är under
arbete.
Rutiner för personal i mottagningskök
Har följts upp under hösten och som reviderats
För personal inom mottagningsköken har timplan vad som ingår i tjänst
tagits fram och implementerats för både kombinationstjänstpersonal och
även för pedagoger på förskolan.
Tjänsteskrivelse
2015-10-21
6 (8)
FHN 2014.0119
Personaldimensionering utifrån produktion
Kontinuerlig uppföljning hur många portioner som är fördelade på
respektive enhet inom varje köksområde. Därefter görs en uppföljning av
dimensioneringen för varje halvår.
Uppföljning av alla städobjekt med respektive chef minst en gång per
termin, vid förändring sker uppföljning för att får rätt dimensionering,
även förflyttningstid ses över vid varje förändring.
Schemasystem
Förvaltningen använder Time care planering i schemaläggning av
personal som har oregelbunden schemaläggning
Ekonomirutiner
Personalbudget
Personalbudgeten har genomlysts sedan januari 2015 i samband med att
förvaltningen gjorde ett underskott för verksamheten under 2014.
Samtliga anställda, kommande anställda (inkonverteringar enligt LAS)
tjänstledigheter, sjukfrånvaro samt kommande pensionsavgångar finns i
en särskild matris för förvaltningen, enligt nedan.
Samtliga anställdas månadslöner och lönetillägg finns specificerade
vilket möjliggör kostnadsberäkningar för förvaltningens totala
personalkostnader i budget- och prognosarbetet. Det finns också en plan
för placeringen av inkonverterade personer under det kommande året.
Person
nummer
Efter
namn
För
namn
Anställnings
form
Ansvarig
chef
Arbets
ställe
Löne
tillägg
Månads
lön
Uppehålls
faktor
Ssg
grundtjänst
Önskad
ssg
grund
tjänst
Utökad
ssg
Kommentar
Ytterligare dokument finns för att ha kontroll över framtida
pensionsavgångar samt inkonverteringar enl LAS.
Dokumenten används för att ha full kontroll över samtliga anställningar,
inkonverteringar enl LAS, vikariat, sjukskrivningar, pensionsavgångar,
tjänstledigheter i förvaltningen. Dokumentet "FHF Personal" kan sorteras
enligt samtliga rubriker ovan och används även för att beräkna prognos
för personalkostnader samt internbudgetarbete.
Kostnader för vikarier
Frågan lyfts på varje ledningsgrupp för chefsstöd och på varje möte med
1: a linjens chefer samt att alla förändringar inom personalbemanningen
på kost och städ rapporteras in till en matris som bokför alla
personalförändringar och sjukdomstillfällen.
Återhållsamhet vid vikarietillsättning gäller för all verksamhet.
Datum
senaste
ändring
Tjänsteskrivelse
2015-10-21
7 (8)
FHN 2014.0119
Uppföljning av rehabiliteringsåtgärder
Frågan lyfts på ledningsgrupp för chefsstöd och på varje möte med 1: a
linjens chefer samt att alla förändringar inom personalbemanningen på
kost och städ rapporteras in till en matris som bokför alla
personalförändringar och sjukdomstillfällen.
Kontakt tagen med personalavdelning, FK, läkare och medarbetare vid
långtidssjukskrivningar för att bedöma fortsatta läget.
Löneutbetalningar
Följs upp av 1:a linjens chefer att det blir rätt i alla utbetalningar av lön
till alla tillsvidare anställda samt att vikarie har blivit bokförda på rätt
verksamhet.
Uppföljning av ekonomi och kontanthantering hos attestansvariga
Uppföljning sker tillsammans med cheferna i samband med de
ekonomiska rapporterna som tas upp i nämnden.
Uppföljande granskning har gjorts för kontanthanteringen i samtliga
verksamheter, löneavdrag har införts där det är möjligt.
Kontanthantering
Rutinen som beslutades 2014 har setts över och gäller fortfarande.
Rutinen följs.
Översyn och minimering av internfakturor.
Så långt det är möjligt görs bokföringsorder mellan förvaltningarna i
stället för internfakturering.
Kontering av fakturor och rätt konto vid beställningar
Gås igenom i samband med träffarna ekonom/chef.
Rutiner för intern/extern information
Intern kommunikation
Säkerställa att alla informationskanaler fungerar, att kommunikatören har
rätt befogenheter för att uppdatera på sociala medier, hemsidor och
intranät i båda kommunerna Karlskoga och Degerfors.
Extern kommunikation
En väl fungerande intern kommunikation lägger grunden till att
kommunicera ett sanningsenligt och intressant budskap externt.
Överväganden
Samlad bedömning - internkontroll
Den samlade bedömningen för år 2015 är att det finns rutiner och att flera
av dem behöver uppdateras och en del nya rutiner behöver skapas.
Åtgärder i form av rutinbeskrivningar, fortbildningsinsatser, planering av
strategier etcetera har genomförts alternativt påbörjats.
Tjänsteskrivelse
2015-10-21
8 (8)
FHN 2014.0119
Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut
1. Godkänna rapporteringen av förvaltningens samlade
internkontroll 2015.
2. Överlämna rapporten till kommunstyrelsen i Karlskoga och
kommunstyrelsen i Degerfors i enlighet med reglementet för
intern kontroll.
Ulrika Lundgren
Förvaltningschef
Beslutet expedieras till:
Kommunstyrelsen Karlskoga
Kommunstyrelsen Degerfors
Revisorer Karlskoga
Revisorer Degerfors