Kallelse till sammanträde med kommunfullmäktige Ärenden:
Kallelse till sammanträde med kommunfullmäktige 2015-09-14 Tid: Onsdagen den 23 september, kl. 19.00 Plats: Folkets hus - Trosa Gruppmöte majoriteten: kl. 18.30 Gruppmöte Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Trosa Radikaler: kl. 18.00 Gruppmöte Sverigedemokraterna: kl. 18.30 Kaffe och smörgås serveras vid sammanträdet Ärenden: Diarienr 1. Upprop 2. Val av justerare 3. Kungörelse/föredragningslista 4. Avsägelser och val 5. Information om SCB:s medborgarundersökning 2015 6. Val av nämndemän vid Nyköpings tingsrätt för perioden 2016-01-01–2019-12-31 KF 2014/19 7. Verksamhetsplan med budget 2016 för Kollektivtrafikmyndigheten KS 2015/94 8. Taxa för nyttjande av kommunskyttar vid olägenheter med vilda djur i boendemiljö KS 2015/87 9. Förutsättningar för delbetalning av anslutningsavgifter vid VA-anslutning KS 2015/119 10. Översyn av kultur- och idrottsföreningarnas bidrag i Trosa kommun KS 2015/112 1 11. Reviderad upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun KS 2015/113 12. Jämställdhetsplan för Trosa kommun 2015-2018 KS 2015/106 13. Revidering av arbetsordning för kommunfullmäktige KS 2015/114 14. Revidering av reglemente för kommunstyrelse och nämnder KS 2015/108 15. Sammanträdestider 2016 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott KS 2015/118 16. Frågor 17. Svar på interpellation gällande fritidshemmen KF 2015/23 (Från Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) till humanistiska nämndens ordförande Helena Koch (M)) 18. Svar på interpellation gällande jämställdhet för utveckling KF 2015/22 (Från Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) till kommunstyrelsens ordförande Daniel Portnoff (M)) 19. Svar på motion gällande ökad tillgänglighet att ta del av KS 2014/169 demokratiska beslut (webbsända fullmäktigesammanträden) 20. Anmälan av inkomna motioner 21. Anmälan av icke verkställda gynnande biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen och lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) KF 2015/4 22. Övriga anmälningsärenden KS 2015/5 Ann Larson ordförande Jakob Etaat sekreterare 2 Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Valberedningen/ Arvodeskommittén Sammanträdesdatum 2015-09-14 § 16 Dnr KF 2014/19 Val av nämndemän vid Nyköpings tingsrätt för perioden 2016-01-01 – 2019-12-31 Valberedningen/ Arvodeskommittén föreslår Kommunfullmäktige besluta att välja följande nämndemän till Nyköpings tingsrätt för perioden 2016-01-012019-12-31: Gunnar Wrangby Birgitta Pettersson Eva Skansgård Jennica Lundholm Göran Hammarlund Jari Linikko Anna Stenberg Jon Åhlund ________ (M) (M) (M) (C) (FP) (S) (S) (S) Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kanslichef Jakob Etaat 2015-09-08 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5 Dnr KF 2014/19 Tjänsteskrivelse Valberedningen/ Arvodeskommittén 2015-09-08 Kommunkontoret Jakob Etaat Tel. 0156-520 06 [email protected] Val av nämndemän vid Nyköpings tingsrätt för perioden 2016-01-01 – 2019-12-31 Förslag till beslut Valberedningen/ Arvodeskommittén föreslår Kommunfullmäktige besluta att välja följande nämndemän till Nyköpings tingsrätt för perioden 2016-01-012019-12-31: Gunnar Wrangby Birgitta Pettersson Eva Skansgård Jennica Lundholm Göran Hammarlund Jari Linikko Anna Stenberg Jon Åhlund (M) (M) (M) (C) (FP) (S) (S) (S) ________ Jakob Etaat Kanslichef 1 Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 108 Dnr KS 2015/94 Verksamhetsplan med budget 2016 för Kollektivtrafikmyndigheten Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att godkänna Kollektivtrafikmyndighetens fastställda budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 avseende länsgemensamma kostnader. att godkänna att Kollektivtrafikmyndigheten fastställer budget avseende trafikkostnader i 19 november 2015 med Trosa kommuns trafikbeställning som grund. att verksamhetsplan 2016 fastställs av Kollektivtrafikmyndigheten efter samråd och respektive kommuns trafikbeställning senast i november 2015. Ärendet Årsplan 2016 med plan 2017-2018 behandlas hos myndigheten vid två tillfällen. Dels vid beslut om verksamhet och budget för länsgemensamma aktiviteter och kostnader och dels efter den komplettering som genomförs efter att medlemmarna ingivit sin trafikbeställning till myndigheten. Under 2015 är respektive datum för denna behandling 6 maj 2015 respektive 19 november 2015. Med en tidig version av årsplan och statistik på linjetrafik från 2014 har samråd skett med respektive medlem under mars och april. Budget 2016, innan Trosas trafikbeställning, överstiger kommunens budgeterade belopp med cirka 200 tkr. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Tjänsteskrivelse från ekonomichef Margareta Smith 2015-08-24 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 16 Tjänsteskrivelse Dnr KS 2015/94 Kommunstyrelsen 2015-08-24 Ekonomichef Margareta Smith Tel. 0156-520 92 [email protected] Verksamhetsplan med budget 2016 för Kollektivtrafikmyndigheten Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna Kollektivtrafikmyndighetens fastställda budget 2016 med flerårsplan 2017-2018 avseende länsgemensamma kostnader. att godkänna att Kollektivtrafikmyndigheten fastställer budget avseende trafikkostnader i 19 november 2015 med Trosa kommuns trafikbeställning som grund. att verksamhetsplan 2016 fastställs av Kollektivtrafikmyndigheten efter samråd och respektive kommuns trafikbeställning senast i november 2015. ________ Ärendet Årsplan 2016 med plan 2017-2018 behandlas hos myndigheten vid två tillfällen. Dels vid beslut om verksamhet och budget för länsgemensamma aktiviteter och kostnader och dels efter den komplettering som genomförs efter att medlemmarna ingivit sin trafikbeställning till myndigheten. Under 2015 är respektive datum för denna behandling 6 maj 2015 respektive 19 november 2015. Med en tidig version av årsplan och statistik på linjetrafik från 2014 har samråd skett med respektive medlem under mars och april. Budget 2016, innan Trosas trafikbeställning, överstiger kommunens budgeterade belopp med cirka 200 tkr. Johan Sandlund Kommunchef Margareta Smith Ekonomichef Bilagor 1. Trafikmyndighetens budget 2016 med flerårsplan 2017-18 inklusive protokoll från direktionsmöte 2015-05-06 Verksamhetsplan med budget Årsplan 2016 (17-18) Version för hantering i förbundsdirektionen 2015-05-06 Innehåll Process ___________________________________________________________________ 2 Uppdrag och styrsystem ______________________________________________________ 4 Ekonomisk styrning ______________________________________________________________________ 4 Syfte _________________________________________________________________________________ 4 Perioden 2016 (17-18) _______________________________________________________ 5 Större aktiviteter under perioden __________________________________________________ 6 Verksamheten ur olika perspektiv under perioden 2016 (17-18) __________________________ 8 Medborgarperspektivet __________________________________________________________________ 8 Trafikförsörjningsperspektivet ____________________________________________________________ 10 Medarbetarperspektivet ________________________________________________________________ 12 Ekonomiskt perspektiv __________________________________________________________________ 14 Måluppfyllelse för perioden 2016 (17-18) ___________________________________________ 17 Funktionsmålet Tillgänglighet ____________________________________________________________ 17 Funktionsmålet Attraktivitet _____________________________________________________________ 18 Funktionsmålet Miljö ___________________________________________________________________ 18 Funktionsmålet Effektivitet ______________________________________________________________ 18 Funktionsmålet Regional utveckling _______________________________________________________ 19 Finansiella mål ________________________________________________________________________ 20 Ekonomiska tabeller ____________________________________________________________ 21 Resultatbudget 2016 ___________________________________________________________ 22 Fördelning per medlem Särskild kollektivtrafik ______________________________________ 23 Fördelning per medlem Allmän kollektivtrafik _______________________________________ 24 Process Verksamhetsplan och budget dvs Årsplan 2016 (17-18), är upprättad för att fungera som styr och stöddokument för att fokusera myndighetens åtagande och uppgifter. En tidig version av Årsplan 2016 (17-18) upprättades inför samråd med medlemmarna, vilka genomfördes under mars och april månad. Denna version är en revidering kopplat till medlemmarnas uppdrag givna samråden samt efter intern beredning bland annat avseende medarbetarperspektivet. Årsplan 2016 (17-18) kommer att behandlas hos myndigheten vid två tillfällen. Dels vid beslut om verksamhet och budget för länsgemensamma aktiviter och kostnader, dels efter den komplettering som genomförs efter att medlemmarna ingivit sina trafikbeställningar till myndigheten. 2015 är respektive datum för denna behandling den 6 maj respektive den 19 november. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 2( 34) Inledning Sörmlands läns kommuner och medborgare finns som en del i en växande Mälardalsregion, med ett gynnsamt läge, omgiven av andra attraktiva län och kommuner som vi knyter funktionella band till men som också driver kostnaden för kollektivtrafik. År 2014 gjordes nära 10 miljoner påstigningar i den busstrafik som upphandlats av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Till detta kommer 2,4 miljoner påstigande i den regionala tågtrafiken till och från Sörmland. Flera perspektiv måste tillgodoses med fyra tågbanor som trafikerar länet och busstrafik, som varje dag kör drygt 61 000 km på länets vägar. I omvärlden märks en medvetenhet kopplat till hållbarhet och klimatpåverkan utan större avkall på snabbhet och bekvämlighet. I kommunerna runt om i landet och länet ser vi en ökad medvetenhet om biltrafikens påverkan på stadsmiljöerna. Som en konsekvens av detta kan vi se en förändrad riktning där kollektivtrafik tillsammans med gång och cykel får en ökad prioritet. Kompletterande strategier som parkeringspolicy, busskörfält och vägtullar är exempel på styrmedel till förmån för hållbara transportslag. Samtidigt ser vi i nationella mätningar att förtroendet för kollektivtrafiken i Sörmland alltjämt är för lågt. En förutsättning för att kunna bedriva en bra verksamhet är en stabil ekonomi där intäkter och kostnader är i balans, inklusive driftkonsekvenser av investeringar och långsiktiga åtaganden. Effektivt resursutnyttjande och en god ekonomistyrning ger en stabil ekonomi. Perioden 2016 (17-18) kommer att präglas av tidigare fattade beslut, i och utanför länet. Det gäller beslut om etablering av Ostlänken, om Ny Trafik 2017, satsningar på ny teknik och beslut kopplat till samordning av den allmänna och den särskilda kollektivtrafiken. Under perioden kommer även Citybanan att öppnas vilket bland annat ger ökad kapacitet för regionaltågen. Inom ramen för En Bättre Sits kommer en ny regional systemanalys fastställas under perioden som ger vägledning i utvecklingen av Mälardalsregionen. Perioden kommer även inledas med att länet har ett nytt fastställt Trafikförsörjningsprogram som tar sin utblick i 2030 och fastställda strategiska mål för kollektivtrafiken, etappvis nerbrutna, vilka i sin tur ger ekonomisk påverkan. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 3( 34) Uppdrag och styrsystem Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet ska svara för att den regionala kollektivtrafiken utförs på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt så att den bidrar till regional utveckling, god miljö och tillgodoser invånarnas behov av kollektivtrafik. Härutöver har medlemmarna under 2014 överlåtit vissa uppgifter inom den särskilda kollektivtrafiken till myndigheten. Till sin hjälp har myndigheten bland annat Lag (2010:1065) samt Förbundsordning med bilagor såsom Avtal om fördelning av ansvar och kostnader för kollektivtrafiken i Sörmland och Planeringsprocess och beslutsordning för kollektivtrafikmyndigheten . I enlighet med lagstiftningen ska myndigheten bland annat regelbundet i ett trafikförsörjningsprogram fastställa mål för den regionala kollektivtrafiken, verka för att den regionala kollektivtrafiken är tillgänglig för alla resenärsgrupper, verka för en tillfredsställande taxiförsörjning i länet samt fatta beslut om allmän trafikplikt. Sörmlands regionala trafikförsörjningsprogram vilket fastställdes i september 2012 ska under 2015 uppdateras med fastställande under 2016. Under 2015 planeras myndigheten ha certifierats i enlighet med ISO 9001 som är en ledningssystemstandard för kvalitetsprocesserna i en organisation. Myndigheten har tidigare och pågående utvecklat ”Kartan” där myndighetens processer har identifierats och adresserats. Till stöd finns även myndighetens fastställda Kvalitetspolicy. Ekonomisk styrning Frågor om budget och ekonomisk styrning avhandlas i förbundsordningens 15 § där bland annat framgår att direktionen varje år ska fastställa budget för förbundets verksamhet, inom den plan som medlemmarna beslutat om. Till budgeten ska en plan för verksamheten medfölja. Direktionen ska samråda med medlemmarna om förslaget till budget senast under april månad. Direktionen ska fastställa budgeten senast den 15 maj. Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets medlemmar, Landstinget Sörmland och de nio kommunerna, har sedan den 1 januari 2013 ett nytt sätt att fördela ansvar, kostnader och intäkter för kollektivtrafiken i Sörmland. Den nya modellen ger medlemmarna en högre grad av inflytande och varje medlem påverkar verksamhetens ekonomiska utfall genom trafikbeställning. Syfte Verksamhetsplan med budget, Årsplan 2016 (17-18), är ett styrande dokument för att fokusera och följa upp myndighetens åtagande. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 4( 34) Perioden 2016 (17-18) Perioden 2016 (17-18) kommer att präglas av tidigare fattade beslut, i och utanför länet. Det gäller beslut om etablering av Ostlänken, om Ny Trafik 2017, satsningar på ny teknik och beslut kopplat till samordning av den allmänna och den särskilda kollektivtrafiken. Under perioden kommer även Citybanan att öppnas vilken bland annat ger ökad kapacitet för regionaltågen. Inom ramen för En Bättre Sits planeras även en ny regional systemanalys fastställas under 2016 som vägledning i utvecklingen av Mälardalsregionen. Perioden kommer även inledas med att länet har ett nytt fastställt Trafikförsörjningsprogram som tar sin utblick i 2030 och med fastställda strategiska mål för kollektivtrafiken, etappvis nerbrutna, vilka i sin tur ger ekonomisk påverkan. Det nu pågående arbetet med att skapa nya kriterier för regionaltågens nytta i tilldelningsprocessen för tåglägen och det pågående arbetet med förslag till ny samlad lagstiftning för kollektivtrafiken har förhoppningsvis tydliggjorts fram till periodens inträde och kan i sin tur ge förutsättningar för kollektivtrafiken i Sörmland. En av de största utmaningarna för myndigheten är att öka kundnöjdheten och att fortsatt attrahera människor att välja kollektivtrafiken. Även Sörmlands gynnsamma läge innebär en fortsatt utmaning och den förväntade utvecklingen handlar om regionbildning och eventuell regionförstoring. Bilateralt behöver starka band fortsätta knytas, utöver Stockholm och Södertälje mellan attraktiva noder såsom Eskilstuna-Västerås/Örebro, Nyköping-Norrköping/Linköping, Flen/Katrineholm/Norrköping och Strängnäs-Enköping/Uppsala. Flera faktorer som påverkar vårt ekonomiska resultat är utanför vår direkta kontroll. Det omfattar bland annat kostnadsutveckling för bränsle och väder där exempelvis milda vårvintrar och höstar ger direkt effekt på våra biljettintäkter. En ekonomi i balans är avgörande för att klara av att hantera dylika avvikelser och är fortsatt högt prioriterat. Under perioden har regionens beställda tåg börjat att levererats och driftsatts. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 5( 34) Större aktiviteter under perioden Ny Trafik 2017 Under perioden fortsätter förberedelser om genomförande av Ny Trafik 2017. Arbetet sker i samverkan mellan kollektivtrafikmyndigheter i Stockholm, Uppsala, Sörmland, Östergötland, Örebro och Västmanland under ledning av MÄLAB. Landstinget Sörmland som har finansieringsansvar för tågtrafiken samverkar nära med kollektivtrafikmyndigheten. Under 2015 förväntas viktiga beslut relaterat till kostnaden för trafiken fattas. Det omfattar bland annat tilldelningsbeslut för fordonsleverantör och beslut om prissättning (Mälardalstaxa). För närvarande är budget för tågtrafiken under perioden enbart indexuppräknad utifrån nuvarande tågkostnad. Revidering av Sörmlands Regionala Trafikförsörjningsprogram Enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik ska den regionala kollektivtrafikmyndigheten regelbundet i ett trafikförsörjningsprogram fastställa mål för den regionala kollektivtrafiken. Programmet ska enligt lagtexten uppdateras vid behov. Riktlinjer rekommenderar att programmet uppdateras en gång per mandatperiod. Sörmlands regionala trafikförsörjningsprogram fastställdes i september 2012. Med anledning av de nationella, regionala och lokala erfarenheter som numera kunnat dras med anledning av den nya lagstiftningen samt det förhållandet att det nu inleds en ny mandatperiod finns skäl att uppdatera programmet. Det finns även skäl att revidera mål samt tidsätta och kvantifiera vissa mål. Myndighetens direktion beslutade därför vid mötet den 9 oktober att programmet ska uppdateras. I processen med att uppdatera programmet föreslås kontinuerliga tjänstemanna- respektive politiska beredningar. Programmet förväntas fastställas första halvåret 2016. Under perioden 2016 (17-18) är framförallt aktiviteter kopplade till remisshantering, utformning, tryck och distribution. Trafikavtal Myndigheten har idag fem trafikavtal på busstrafiksidan, Nyköping/Trosa, Katrineholm/Vingåker/Flen, Eskilstuna, Strängnäs samt Trosabussen. Åkerbergs Trafik AB kommer att driva Trosabussen kommersiellt från juni 2015. Övriga avtal går ut 2019, 2020 samt 2021 (förutsatt att optioner utlöses). Under perioden kommer därför förberedelser inför upphandling att ske. I detta ingår att överväga avtalsformer, geografisk indelning med mera, genomföra samråd samt genomföra trafikpliktsutredning. Samråd ska ske innan beslut fattas om trafikplikt för att stämma av med trafikföretag huruvida intresse finns att bedriva trafik i hela eller delar av det aktuella området på kommersiell grund. De nyligen upphandlade avtalen för Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmland och som ännu inte trätt i kraft är upphandlade för en avtalstid fram till 13 juni 2018. Härutöver finns möjlighet att teckna option om upp till ett års förlängning. Detta innebär att förberedelser för ny upphandling kommer att behöva företas under perioden 2016 (17-18). Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 6( 34) Trafiken ska upphandlas enligt branschgemensamma avtalsrekommendationer. Områden, innehåll och omfattning i de planerade upphandlingarna kan komma att avvika gentemot dagens indelning. Utökad samordning I samband med överlåtelse av delar av ansvaret för den särskilda kollektivtrafiken företogs översyn av framtida affärsform för funktioner avseende beställning, kundtjänst och avtalsuppföljning. För den allmänna kollektivtrafiken driver kollektivtrafikmyndigheten sedan tidigare dessa funktioner i egen regi. För den särskilda kollektivtrafiken har dessa funktioner upphandlats och utförs på entreprenad. Efter utredning om affärsform och strategiskt val planeras etablering av utökning av verksamheten hos kollektivtrafikmyndigheten vilket möjliggör samordning och harmonisering av allmän och särskild kollektivtrafik och ökar inflytandet över tjänstens fungerande. Vid årsskiftet planeras uppstart för transportörer i den särskilda kollektivtrafiken och i februari 2016 finns Servicecenter Sörmland etablerat. Därefter kommer arbete att påbörjas att, utifrån resultat från kommunöversyner 2.0 (genomförs under 2015) samt erfarenhet dragna utifrån verksamhet vid Servicecenter Sörmland och med de nya trafikavtalen, utveckla samordning mellan den allmänna och särskilda kollektivtrafiken. Detta med sikte på att kunna bli en viktig input i medlemmarnas kommande trafikbeställningar. Satsning tekniska system och kanaler De tekniska systemen i Sörmland är generellt sett ålderstigna och med låg funktionalitet. I samband med prioriteringar i Länsplan tilldelades medel för att satsa på tekniska system och kanaler. Detta innehåller bland annat nytt biljett- och realtidssystem i Sörmland, internet ombord, automatisk trafikanträkning, signalprioritering, kommunikationsradio samt de kanaler som blir skillnaden för kund – appar, hemsida mm. Under 2014 och 2015 har upphandling skett. Under 2015 inleds införandeprojektet så snart kontrakt har tecknats. Därefter ska biljettsystem vara i drift inom ett år. Härutöver kommer ett arbete genomföras kopplat till prissättning, produktutbud, ombud, varumärkesfrågor, realtidsutbyggnad etc. (se vidare under verksamhetsperspektiv). För projektet finns prioriterade medel i Länsplanen. Medfinansiering om 25 % finns för de planerade aktiviteterna i myndighetens budget för perioden. I budget för 2016 har hänsyn tagits i budget för biljettintäkter som följd av redovisningsmässiga justeringar och eventuella driftstörningar i samband med migrering på totalt 4,8 miljoner kr. Utveckling av fastigheter och depåer Under 2015 genomförs en inventering av samtliga bussdepåer. Inventeringen kommer mynna ut i en investerings- och utvecklingsplan som kommer genomföras under perioden. I Eskilstuna innebär dessutom högre krav kopplade till införande av fordon som drivs på el samt hantering av biogas att depån måste ses över särskilt. Aktiviter inom området utförs internt med externt konsultstöd. Investeringsmedel finns avsatta för perioden men beroende på utfall i inventering kan ytterligare medel behöva tillkomma senare i perioden. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 7( 34) Verksamheten ur olika perspektiv under perioden 2016 (17-18) Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet speglar resenärer och medborgares behov och önskemål. Myndighetens verktyg är bland annat information och kommunikationsinsatser, försäljningskanaler, informationskanaler och uppföljning av våra trafikavtal och relation till våra trafikbolag för att säkerställa att de tjänster som vi erbjuder ger högsta resenärsnytta. Mål Nöjdheten ska vara i nivå med riket (allmänhet, kund och senaste resa). Vid utgången av 2014 var kunder och medborgares nöjdhet med kollektivtrafiken x Nöjdhet med den senaste resan 80 % i jämförelse med rikets 81 % x Allmän kundnöjdhet 60 % i jämförelse med rikets 62 % x Nöjdhet allmänhet 42 % i jämförelse med rikets 51 %. Nöjdhet allmänhet avviker signifikant från rikets nivå. Planerade åtgärder Under åren kommer informations- och kommunikationsinsatser framförallt koncentreras till etableringen av Ny Trafik 2017, samordningen av särskild och allmän kollektivtrafik och kunskapsökande insatser i syfte att öka användningen av de tekniska stöd som då omgärdar trafiken. Under 2016 införs nya tekniska system med följd att nuvarande produktsortiment kommer att bytas ut och prissättning att justeras. Med införande av realtidssystem i hela länet kommer också informationskanalerna som till exempel hemsida, app och realtidsskyltning att utvecklas för att ge förbättrad resenärsinformation, i synnerhet vid planerade och oplanerade störningar. I samband med att de tekniska systemen implementeras ges myndigheten också bättre förutsättningar att kunna arbeta mer aktivt och etablera fler försäljningsombud i Sörmland, som kunder och medborgare kan vända sig till vid frågor eller köp av reskort. Myndigheten tar fram en ombudsstrategi för att bland annat säkerställa att försäljningsombuden finns geografiskt spridda i Sörmlands kommuner och tillgängligt för kund. 2016 ska varumärket Länstrafiken Sörmland ersättas med ny grafisk profil, något som kräver särskilda resurser för såväl kommunikationsinsatser och utbyte av befintligt material. Ökad kundnöjdhet är ett fokusområde och kräver kunskap. För detta ändamål föreslås Sörmland under perioden utveckla egna kundundersökningar för att bättre identifiera och följa upp våra resenärers behov och önskemål. Det kan också kopplas till framtida trafikavtal för att skapa ersättningsmodeller som tydligare styr mot ökad kvalitet. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 8( 34) Ekonomiska konsekvenser och osäkerheter jämfört med tidigare plan Ökade kommunikations- och marknadsinsatser 2016 som följd av nya tekniska system, utökad kundtjänst och ny profil. Genom det utökade uppdraget att etablera funktioner för bland annat beställningsmottagande och övrig kundtjänst även för den särskilda kollektivtrafiken kommer befintlig kundtjänst av den allmänna kollektivtrafiken att utökas. En samordning kommer att ske mellan allmän kollektivtrafik och särskild kollektivtrafik. Kvalitets- och servicenivåer samt öppettider kommer att arbetas fram och fastställas under 2015, för att sedan träda i kraft 2016 när Servicecenter Sörmland invigs. Servicecenter Sörmland beräknas fortsatt bära en kostnad om ca 17,3 miljoner kr givet nuvarande servicenivåer och resandevolym. Detta är utöver nuvarande kundtjänst. En effektivisering förväntas i samband med samordning av de båda verksamheterna. Utveckling av hemsida samt nya informations- och försäljningskanaler. Försäljnings kanaler Tillgänglig Web med försäljning Tekniska system Prissättning och produktutbud Användbara biljettprodukter och konkurrenskraftiga priser Förbättrad störningsinformation med utvecklade informationskanaler Avtalsuppföljning Ökad kvalitet i trafik och vid hållplatser Kunskap om attityder och behov Aktiviteter Utveckling och lansering av ny hemsida Realtidsinfo vid större hållplatser och via web/mobil Genomföra egna kundundersökningar Nytt produktsortiment och priser att införas i samband med införande av nytt betalsystem Utveckla avtalsmodeller Lansering nytt varumärke Strategiska funktionsområden Behov Öka nöjdhet kund – minst i nivå med riket Ökad nöjdhet allmänhet - minst i nivå med riket Tillgänglig kollektivtrafik Attraktiv kollektivtrafik Verktyg Mål Medborgarperspektiv Utökad kundtjänst Exempel målmodell med verksamhetens aktiviteter 2016-2018 för medborgarperspektivet Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 9( 34) Trafikförsörjningsperspektivet Trafikförsörjning omfattar bland annat att tillhandahålla en attraktiv, tillgänglig och effektiv kollektivtrafik för regionens medborgare. Bland verktyg som står oss tillhanda kan nämnas vår storregionala samverkan genom exempelvis MÄLAB och processen En Bättre Sits, förbundsordning med planeringsprocess och beslutsordning, tekniska system för bland annat trafikplanering och samordning, depåer och avtalsuppföljning. För perioden handlar mycket om aktiviteter om tidigare effektuerade beslut såsom Ny Trafik 2017 (regionaltågstrafik) och samordning för den särskilda och mellan den särskilda och allmän kollektivtrafiken. Mål Antalet påstigande (allmänhet) och marknadsandel ska öka (2014 6,1 miljoner respektive 13 %). Andel fordon som drivs med förnybara bränslen ska öka (2014 43 %). Utsläppen ska minska, vid utgången av 2014 var utsläppen (emissioner) följande: • Kväveoxid (NOx) 50 ton och 5,22 gram/resa • Partiklar (P) 0,38 ton och 0,04 gram/resa • Kolväten (HC) 3,3 ton och 0,35 gram/resa Planerade åtgärder Från 2017 effektueras succesivt Ny Trafik 2017 genom MÄLAB. Från 2016 och fram till det att samtliga tågfordon för etapp 1 är levererade behöver övergångsavtal tecknas där entreprenör tillhandahåller fordon. Detta är något som kommer att ske under 2015 och effekten är i dagsläget inte känd och därmed inte budgethanterad. Genom samordningen av allmän och särskild kollektivtrafik och när resultaten av Kommunöversyner succesivt verkställs under perioden kan vi även öka beläggningsgraden ombord på fordonen genom att trafikera lågt belagda turer med mindre fordon. Perioden 2016 (17-18) inleds med att samtlig busstrafik i Sörmland bedrivs på så kallade förnybara bränslen. Detta genom en överenskommelse som tecknades i början av 2015 med entreprenören Nobina. Sedan tidigare drivs busstrafiken enligt avtal i Eskilstuna på biogas och RME och busstrafiken i Strängnäs på RME. Vilket bränsle (RME eller HVO) som kommer att användas i övrig busstrafik från och med 2016 är i skrivande stund inte klart där valet av bränsle kan få eventuell budgetkonsekvens. I slutet av 2015 kommer två helt batteridrivna bussar (100 % el) att trafikera Eskilstuna stadstrafik. Om denna fordonstyp uppnår stabil och tillförlitlig drift kommer beståndet kompletteras med ytterligare fordon och rekommenderas för fler stadstrafikområden. Under 2015 ska en fastighetsplan tas fram för samtliga våra bussdepåer. Detta kommer resultera i en åtgärdsplan för underhållet av depåerna under perioden. Depåerna behöver också utrustas för att hantera drift på förnybara bränslen. En handlingsplan ska tas fram utifrån de tillgänglighetsriktlinjer som beslutades 2014. Ytterligare åtgärder identifieras av medlemmarnas trafikbeställningar. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 10( 34) Ekonomiska konsekvenser och osäkerheter jämfört med tidigare plan Konsekvenser av övergångsavtal för tågtrafiken innebär eventuellt förändrad kostnadsbild för tågtrafiken 2016 och 2017 som idag inte är kända. Trafikverket har för avsikt att under perioden 2015-2025 succesivt anpassa banavgifterna till den nivå som järnvägslagen förutsätter. Detta innebär ökade kostnader och en osäkerhet i kostnadsgruppen Övrigt trafikrelaterat. Ökad budget avseende fastighetsunderhåll som följd av identifierade behov i fastighetsplan. Nya tekniska system med stöd av länsplanemedel ger lägre kostnader succesivt från 2016. Införande av nytt betalsystem förväntas ge en temporär reducering av intäkter som följd av periodiseringseffekter och tillfälliga driftstörningar i samband med systemmigrering. Trafikkostnader justeras öka utifrån indexuppräkning samt utifrån medlemmarnas trafikbeställningar som är kända från sommaren. Behov Trafikplanering och analys Tekniska system Storregional samverkan Planeringsprocess och beslutsordning Ökad beläggning och samordning Ökade biljettintäkter Funktionella depåer Trafik anpassad utifrån efterfrågan Tillgängliga fordon och bytespunkter Nationell standard Stabilitet och kapacitet Framkomlighet och prioritering Kommunöversyner 2.0 Aktiviteter Avtalsuppföljning Ny Trafik 2017 Effektivt fordonsnyttjande och fordon anpassade till uppgiften Övergångsavtal Tågtrafik Strategiska funktionsområden Ett sammanhållet och integrerat trafiksystem Öka antalet påstigande i allmänna kollektivtrafiken (+ 100 % 2020 jmf 2006) Ökad kostnadstäckningsgrad i allmänna kollektivtrafiken (50 % 2025) Ökad marknadsandel (20 % 2025) Minskade emissioner Tillgänglig kollektivtrafik Attraktiv kollektivtrafik Effektiv kollektivtrafik Miljöeffektiv kollektivtrafik Regional utveckling Verktyg Mål Trafikförsörjningsperspektiv Införande verktyg för statistik och uppföljning, baserat på ATR, realtid och biljettstatistik Nytt produktsortiment och priser att införas i samband med införande av nytt betalsystem Handlingsplan tillgänglighetsriktlinjer Fastighetsplan med åtgärdslista Utökad kundtjänst med trafikledning Exempel målmodell med verksamhetens aktiviteter 2016-2018 för trafikförsörjningsperspektivet Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 11( 34) Medarbetarperspektivet Medarbetarperspektivets syfte är att stödja måluppfyllelsen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Perspektivet skall vara till stöd för varje medarbetare att utifrån sitt uppdrag, sin kompetens och sitt samverkande arbetssätt kunnat bidra till myndighetens mål. Medarbetarperspektivet ska vila på vår värdegrund ”Den moderna myndigheten som är hållbar, professionell och lyhörd”. Mål Ledningen upprättade i början av 2015 tre kvalitetsmål som är relevanta för kollektivtrafikmyndighetens organisation. Det första målet handlar om kundnöjdhet, det andra om allmänhetens nöjdhet och det tredje om medarbetarnas nöjdhet. Mål 3 Det hållbara medarbetarengagemanget (HME) är 85 år 2020. Delmål Kommentar 2017: HME 80 Mäts i årliga medarbetarundersökningar. HME (Hållbart medarbetarindex) för myndigheten 2014 är 75. Visionen är att ha ett HME på 100. Mäts via årliga medarbetarundersökningar. HME är framtaget av Sveriges kommuner och landsting, SKL. Vision Mätning Myndighetens HME-värde ska öka från 75 2014 till 80 2017. Högsta värde i landet 2014 hade Trosa kommun med 85. Medelvärde för offentliga verksamheter ligger mellan 75-80. Sedan tidigare har myndigeten satt ett mål att prestationsnivån, utifrån resultatet på medarbetarenkäten, skall öka från 66.4 2014 till 70 2016. Efter 2015 års medarbetarenkät kan vi sätta mål inom detta område för 2017-18. Planerade åtgärder 2015 har inletts med att myndigheten fastställt mål för personalperspektivet (medarbetarnas nöjdhet). På detta följer att utarbeta aktiviteter som ska leda till att våra mål uppfylls. Utifrån medarbetarenkäten 2014 har handlingsplaner skapats där åtgärder och aktiviteter sker inom myndigheten i varje chefsområde. Vi har också arbetat fram en gemensam handlingsplan med åtgärder som aktiverar grupper över chefsområdena. Detta är det arbetssätt vi fortsatt kommer att använda oss av under 2016-2018. De handlingsplaner som medarbetarna arbetar fram är också en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genom att myndigheten arbetar med att planera, genomföra och följa upp insatser som främjar hälsan och utvecklar arbetsmiljön bidrar det till möjligheten att leva upp till sin värdegrund och nå sina mål. Organisationsöversyn påbörjades 2015 utifrån att myndigheten växer. Då det är troligt att myndigheten fortsatt kommer att växa behöver vi hitta sätt att möta detta. Detta ställer högre krav inom många olika områden på myndigheten. Vi vill ”bevara det goda” som några medarbetare utryckte det. För att kunna göra det behöver vi ta reda på vad det goda är. I medarbetarenkäten 2014 har vi följande svar: Vi är många som uttrycker att chefen har förtroende för oss och som känner att arbetet är meningsfullt. Vidare svarar vi att arbetskamraterna i mycket hög grad ställer Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 12( 34) upp för oss och att vi har stor frihet att bestämma över hur vi utför vårt arbete. Därtill ser vi att vi har stor möjlighet att ha kommentarer/synpunkter på den information vi får från vår närmaste chef. Dessa delfrågor i medarbetarenkäten behöver vi bevaka extra noga. Vi behöver också vaska fram aktiviteter som bevarar detta höga ingångsvärde. Ett sätt är att lyssna in ”best practice”. Bland annat är Trosa kommun bäst i Sverige enligt HME. Vid sidan av detta behöver vi själva utforska vad vi gör bra och här behöver vi arbeta fram en aktivitet inom detta tema till någon av verksamhetsdagarna. ”Det goda hos oss och ’best practice’ hos andra” är utgångspunkten i detta arbete även under 20162018. 2016 (17-18) kommer ett betydande antal nya medarbetare vara anställda, främst för att bemanna, förvalta och utveckla Servicecenter. Vid utgången av 2014 hade myndigheten 34 anställda och vid ingången av 2016 bedöms myndigheten ha 60 medarbetare. Viktigt är då att vi arbetar med myndighetens identitet utifrån att vi är delar av en helhet. Introduktionen av nya medarbetare ska prioriteras liksom att vi alla behöver fortsätta vara kända för varandra, utifrån vad medarbetare uttryckt. Vi vill bevara det goda i att fortfarande vara en relativt liten myndighet. Vi ska kunna vara stolta över vårt eget bidrag, andras inom myndigheten och myndighetens som helhet. Här är våra verksamhetsdagar mycket viktiga för alla på myndigheten. Vi behöver se till att så många som möjligt har möjlighet att följa med på dessa uppskattade dagar. Detta kräver god planering och att vi har introducerade timvikarier att tillgå. Att våra verksamhetsdagar är viktiga vet vi men vi kommer också att utveckla övriga forum såsom medarbetarsamtal, formaliserade arbetsplatsträffar och facklig samverkan. Myndigheten kommer att se över möjligheten att ingå samverkansavtal med ökad delaktighet som mål. Kompetensutveckling är en naturlig del för medarbetare vid Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Varje medarbetare skall senast ingången av 2016 ha en individuell kompetensutvecklingsplan. Ett led i detta är också att inventera kompetensen på myndigheten. Under 2015 kommer varje medarbetares kompetens kartläggas genom enkät och intervju. 2016-2018 kommer varje medarbetare ha en aktuell kompetensutvecklingsplan. Sjukfrånvaron låg vid utgången av 2014 på 1,9 %, och hade en ökning mellan åren 2013 och 2014. Sjukfrånvaron är fortsatt låg men den ökar och det skall följas upp varje kvartal för att se var eventuella hälsofrämjande insatser kan behövas. Genom att ha tyngdpunkten på hälsofrämjande insatser, utan att göra avkall på behov av tidig rehabilitering, har myndigheten som mål hålla sjukfrånvaron på en fortsatt låg nivå. Vi har ingått samma avtal som Landstinget Sörmland vad gäller företagsvård. Ekonomiska konsekvenser och osäkerheter jämfört med tidigare plan Personalkostnaden inklusive lönekostnaden är budgeterad utifrån antagandet om ökad personalstyrka och med löneökning för nuvarande personalstyrka i samband med årlig lönerevision. Med utgångspunkt ur dagens servicenivå avseende öppet- och svarstider uppskattas att Servicecenter Sörmland för den särskilda och allmänna kollektivtrafiken dimensioneras med omkring 24 årsarbetare. Utökning av verksamhet via Servicecenter beroende på val av kvalitets- och servicenivåer. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 13( 34) Ekonomiskt perspektiv Under 2016 fortsätter arbetet för en god ekonomisk hushållning. Huvudverksamheten tillika huvudkostnaden vid Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet är trafik och står för drygt 90 % av myndighetens kostnader vid bokslut 2014. Som stöd för denna finns infrastruktur bland annat i form av depåer, teknik, försäljningskanaler och medarbetare. Serviceresor 13% Anropsstyrd allmän trafik 0% Förvaltningskostnader Trafikrelaterade 4% kostnader 5% Servicecenter Sörmland 2% Tåg 16% Landsbygd buss 39% Stadstrafik 21% Fördelning av myndighetens kostnader i enlighet med utfall 2014 respektive i enlighet med nu liggande plan för 2016 (exklusive Citybanan). Värdena anges i procent (%). Ekonomiskt läge 2015 Kollektivtrafikmyndighetens ekonomi blir mer och mer stabil och arbetet mot en budget i balans och ökad intäktsutveckling fortsätter under 2015. En förutsättning för att kunna bedriva en bra verksamhet är en stabil ekonomi där intäkter och kostnader är i balans, inklusive driftkonsekvenser av investeringar och långsiktiga åtaganden. Effektivt resursutnyttjande och en god ekonomistyrning ger en stabil ekonomi. Ekonomiskt visar utfallet januari till mars på en budget som är i balans. Negativ avvikelse finns gällande intäkter från skolkort och biljettintäkter i stadstrafik medan biljettintäkter från landsbygdstrafiken generellt är i nivå eller något bättre än budget. På kostnadssidan är trafikkostnaderna som helhet något lägre än budgeterat beroende på en för oss fördelaktig indexutveckling. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 14( 34) Kollektivtrafikmyndighetens ekonomiska utfall under perioden januari – mars 2015 uppgick till 12 285 tkr. Den ekonomiska prognosen visar på helår, givet nuvarande trafikbeställning och tidtabell, ett positivt resultat på 1 160 tkr jämfört med budget 2015. Biljettintäkterna under perioden uppgår till 29 miljoner kronor, vilket är något högre, ca 2,3 procent, jämfört med samma period föregående år. Mål Myndighetens utgångspunkt är att säkerställa en långsiktig stabil ekonomi och en trygghet för medlemmarna. Detta innebär bland annat att myndigheten strävar efter ett positivt resultat. 2014 uppgick årets resultat till 1 636 kronor. Årets förvaltningskostnader står för fyra procent av myndighetens totala kostnader enligt modellen för fördelning av kostnader, intäkter och ansvar. Den procentuella andelen intäkter från allmänheten uppgick till 18,2 procent av de totala intäkterna, vilket är en ökning med 0,3 procent jämfört med tidigare år. Förväntad utveckling under perioden Under perioden förväntas kostnadsrelationen mellan huvudverksamhet och sidoverksamhet i allt väsentlighet kvarstå. Det nytillkomna uppdraget till myndigheten att samordna och upphandla den särskilda kollektivtrafiken i länet ger möjlighet till ökad samordning mellan den allmänna och den särskilda kollektivtrafiken, såväl avseende trafikens utformning och kringtjänster som bokning, kundtjänst, avtalsuppföljning och betallösningar. Målet med dessa insatser är att verksamheternas resurser används effektivt och med låg miljöpåverkan. Då kvalitets- och servicenivåer ännu inte är fastställda finns i skrivande stund inte beräknad effekt av effektiviseringen. Nu liggande plan 2016-17 omfattar möjlighet att bedriva förvaltningsverksamhet motsvarande nuvarande ambitionsnivå och nu kända förutsättningar. Resultat av organisationsöversyn kommer att bli känd under vårvintern 2015 och resultat avseende översyn av våra depåer kommer bli känd senare under året. Dessa två faktorer tillsammans med intäktsutvecklingen är för närvarande de mest svårprognosticerade. Intäkterna är beräknade utifrån budgeterade intäkter 2015 uppräknat med 2 % per år. I samband med införandet av nytt betalsystem kommer en översyn att göras av prissättning och produktutbud. Det finns därför en grad av osäkerhet kring framtida intäkter men utgångspunkten är att framtida prissättning i så stor utsträckning som möjligt ska vara intäktsneutral. Införande av nya betalsystemet, baserat av erfarenhet, riskerar skapa en negativ ekonomisk engångseffekt. I budget 2016 har vi skruvat ner intäkterna motsvarande 4 800 tkr. Denna minskning är en följd av tillfälliga driftstörningar i samband med systemmigrering samt redovisningsmässiga förändringar i periodisering av biljettintäkter. Med erfarenhet ur verksamhetens utfall 2014 har kostnaderna i de länsgemensamma kostnadsgrupperna omdisponerats. Den stora förändringen är högre försäljningskostnader och lägre Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 15( 34) kostnader för tekniska system. Omdisponeringen av kostnader påverkar inte det ekonomiska utfallet eller summan varje medlem betalar till myndigheten. Effekter av organisationsöversynen visar i dagsläget att myndighet behöver utöka budgeten för personalkostnader med upp till 1 000 tkr. Under 2014 påbörjades upphandlingen av betal- och realtidssystem och systemen planeras vara i drift under 2016. Detta kommer på sikt innebära lägre kostnader då 75 % av leasingkostnaden finansieras med medel ur Länsplanen och underhållskostnaden kommer sjunka. I samband med införande av tekniska system föreslås en utökning av kostnader för information och marknadsföring. I de trafikrelaterade posterna finns höga risker för ökade ekonomiska behov och främst avseende banavgifter och stationsavgifter samt omfattande investeringbehov i depåerna. En effekt av de ökade investeringarna i Länstrafiken Sörmlands depåer är att hyreskostnaden till Länstrafiken Sörmland kommer öka från 2016. Trafikkostnader styrs i huvudsak utifrån medlemmarnas trafikbeställningar och har här när det gäller busstrafik enbart räknats upp utifrån indexering med schablon 3 %. För tågtrafiken kommer MÄLAB:s trafikplan 2017 att börja slå igenom från och med december 2016. Tills vidare är kostnaderna endast uppräknade med 3 % per år. En mer noggrann korrigering för 2017, i samråd med Landstinget, kommer göras under nästa års budgetprocess. Den särskilda kollektivtrafiken planeras utifrån behov och har därför inte samma planeringscykel som den allmänna kollektivtrafiken. Trafikkostnaden under perioden 2016 (17-18) är beräknad utifrån 2013 års volym uppräknat med index samt ökad kostnad enligt de priser som presenterades i tilldelningsbeslutet i oktober 2014. Den finns en stor säkerhet i den uppskattade trafikkostnaden framförallt då tilldelningsbeslutet i upphandling av serviceresor och annan anropsstyrd trafik är överprövad. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 16( 34) Måluppfyllelse för perioden 2016 (17-18) Myndighetens mål styr utvecklingen, så även den ekonomiska. Under 2015 och tidiga 2016 kommer, som följd av arbete med uppdataring av Sörmlands Regionala Trafikförsörjningsprogram, de strategiska målen för kollektivtrafiken att revideras. Under 2015 kommer strategiska mål för medarbetarperspektivet att fastställas. Nedan definierad måluppfyllelse utgår ur vissa kända villkor men främst på faktorer som inte är kända eller som vi kan avgöra. Öka ↗ Minska ↘ Ligga still → Utformningen av myndigheten tog sin utgångspunkt i vissa grundläggande principer för att skapa en organisation, lämpad för att hantera dess uppdrag och uppnå ägarnas vision. Dessa så kallade designprinciper, som påverkar den organisatoriska strukturen, har under delårsperiod 1 2015, och som en del i arbetet med organisationsöversyn reviderats och föreslås kompletteras till Kunden i centrum, Strategisk ledning för kollektivtrafiken, Ansvar för uppdraget och Effektiv organisation. De fyra designprinciperna är i sin tur nerbrutna med två kriterier. Kollektivtrafikmyndighetens övergripande mål ”Skapa en attraktiv kollektivtrafik för hållbar tillväxt och utveckling” är uppdelad på fem olika funktionsområden: x x x x x Tillgänglighet Attraktivitet Miljö Effektivitet Regional utveckling Var och dem har i sin tur en uppdelning i strategier och indikatorer. Funktionsmålet Tillgänglighet Kollektivtrafiken ska ge invånare och besökande goda förutsättningar för ett smidigt vardagsresande – i första hand mellan bostad, arbete och utbildning – samt bidra till ökad tillgänglighet och rörlighet • • • • Samverka med kommuner och Trafikverket för att anpassa gångvägar, hållplatser och terminaler Stärka kopplingen mellan kollektivtrafik- och bebyggelseplanering Öka samordningen mellan allmän och särskild kollektivtrafik Utveckla information gentemot resenärsgrupper med särskilda behov, såsom äldre och funktionsnedsatta Indikatorer för funktionsmål tillgänglighet och mått för måluppfyllelse 2016 • • • Nöjdhet allmänhet och kund ↗ (i relation till nöjdhet för riket) Andel tillgänglighetsanpassade fordon ↗ Andel tillgänglighetsanpassade hållplatser↗ Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 17( 34) Funktionsmålet Attraktivitet Kollektivtrafiksystemet håller en god kvalitet, är användarvänligt, sammanhållet och samordnat • • • Trafikutbudet ska differentieras och resurser ska prioriteras till stomstråk och strategiska målpunkter Koncentrera marknadsarbetet till att kommunicera sådana faktorer som ökar resandet Etablera avtalsformer som ger incitament att öka resande och marknadsandel Indikatorer för funktionsmål attraktivitet och mått för måluppfyllelse 2016 • • • • • Nöjdhet allmänhet och kund ↗ (i relation till nöjdhet för riket) Antal påstigande (exklusive skolkort) ↗ Restidskvot i större pendlingsrelationer ↘ Punktlighet ↗ Marknadsandel totalt och av arbetspendling i starka stråk ↗ Funktionsmålet Miljö Kollektivtrafiken planeras och utformas så att miljöpåverkan minskar och energieffektiviteten ökar • Öka satsningen på förnybara bränslen • Öka beläggningsgraden ombord på fordonen • Indikatorer för funktionsmål miljö och mått för måluppfyllelse 2016 • Andel fordon som drivs med förnybara bränslen ↗ • Fordonens utsläpp (emissioner) totalt och per resa ↘ • Energiförbrukning per resa ↘ Funktionsmålet Effektivitet Kollektivtrafiken planeras och utförs för ökad kostnadseffektivitet • • • • Öka beläggningsgraden ombord på fordonen Grunda kollektivtrafikens taxesättning på marknadsmässiga bedömningar av resenärernas betalningsvilja Stimulera etablering av trafik på rent kommersiell basis Arbeta för lösningar som lutar sig mot nationell standard Indikatorer för funktionsmål effektivitet och mått för måluppfyllelse 2016 x x x x Intäktsutveckling ↗ Kostnadstäckningsgrad: totalt och per linje och/eller stråk ↗ Nettokostnad per personkilometer ↘ Utbud av regional trafik som drivs kommersiellt ↗ Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 18( 34) Funktionsmålet Regional utveckling Kollektivtrafiken utvecklas för att stödja regionens täthet och flerkärnighet och stärker förutsättningarna för en sammanhållen och utvidgad arbetsmarknadsregion • • Utveckla strategiska noder för enkla och bekväma bytesresor Öka den storregionala samverkan i trafikfrågor Indikatorer för funktionsmål regional utveckling och mått för måluppfyllelse 2016 • • • Arbetspendlingens utveckling ↗ Marknadsandel av arbetspendling i starka stråk ↗ Resmöjligheter mellan ett urval av kommunhuvudorter och viktiga målpunkter för arbetspendling i angränsande län ↗ Mål medarbetarperspektivet På Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet har medarbetarna en nyckelroll att utifrån sitt uppdrag, sin kompetens och ett samverkande arbetssätt bidra till att uppfylla myndighetens vision för framtiden. Medarbetarna är en förutsättning för att verksamheten ska nå resultat och utvecklas i rätt riktning. Det övergripande medarbetarmålet är god hälsa. I början av 2015 upprättades förslag till tre kvalitetsmål som är relevanta för kollektivtrafikmyndighetens organisation. Det första målet handlar om kundnöjdhet, det andra om allmänhetens nöjdhet och det tredje om medarbetarnas nöjdhet. Mål 3 Det hållbara medarbetarengagemanget (HME) är 85 år 2020. Delmål Kommentar 2017: HME 80 Mäts i årliga medarbetarundersökningar. HME (Hållbart medarbetarindex) för myndigheten 2014 är 75. Visionen är att ha ett HME på 100. Mäts via årliga medarbetarundersökningar. HME är framtaget av Sveriges kommuner och landsting, SKL. Vision Mätning Myndighetens HME-värde föreslås öka från 75 2014 till 80 2017. Medelvärde för offentliga verksamheter ligger mellan 75-80. Prestationsnivån, utifrån resultatet på medarbetarenkäten, föreslås öka från 66.4 2014 till 70 2016. Efter 2015 års medarbetarenkät kan vi sätta mål inom detta område för 2017-18. Utöver detta följs även frisknärvaro upp i samband med respektive bokslut. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 19( 34) Finansiella mål Enligt kommunallagen 8 kapitel 5 § ska en kommun, varmed jämställs kommunalförbund, för sin verksamhet ange ekonomiska mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Myndighetens utgångspunkt är att säkerställa en långsiktig stabil ekonomi och en trygghet för medlemmarna. Detta innebär bland annat att myndigheten strävar efter ett positivt resultat. Fastställda finansiella mål för god ekonomisk hushållning lyder: • Årets resultat ska vara positivt. • Förvaltningskostnader får årligen uppgå till högst fem procent av totala kostnader (enligt modellen för fördelning av kostnader, intäkter och ansvar) förutsatt att nuvarande uppdragsvolym inte väsentligen förändras. • Den procentuella andelen intäkter från allmänheten ska årligen öka (enligt modellen för fördelning av kostnader, intäkter och ansvar) förutsatt nu känd subventioneringsnivå. Efter att de finansiella målen fastställts har kollektivtrafikmyndighetens uppdragsvolym förändrats och följande år kommer effekten av denna öka. Myndigheten kommer se över och uppdatera de finansiella målen i samband med att Verksamhetsplan med budet 2016 (17-18) behandlas vid förbundsdirektionens sammanträde den 19 november. Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 20( 34) Ekonomiska tabeller Budgetsammanställning med referensmaterial inför kommande trafikbeställningar Allmän kollektivtrafik Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018 105 033 111 820 114 014 104 713 58 133 46 580 111 500 61 770 49 730 113 694 62 969 50 725 320 320 320 320 320 320 Intäkter från medlemmarna Varav Medlemsavgifter Skolkort 575 788 589 830 608 596 515 118 60 670 528 000 61 830 546 766 61 830 Summa intäkter 680 821 701 650 722 609 35 512 39 381 39 155 20 130 5 378 979 93 2 006 6 926 21 393 7 141 1 009 45 2 066 7 727 22 035 7 355 1 039 46 2 128 6 552 40 439 39 286 41 788 8 499 10 206 -841 8 111 8 456 -1 002 8 266 8 710 380 22 575 23 720 24 432 Intäkter (tkr) Intäkter från medborgarna Varav Biljettintäkter Biljettintäkter landsbygd Biljettintäkter stadstrafik Övriga intäkter Varav Reklamintäkter Viten Kostnader (tkr) Förvaltningskostnader Varav: Personalkostnader, intern personal Arvoden inkl. konsulter Lokalkostnader Förbrukningsinventarier Föreningsavgifter (MÄLAB, Sv.Koll) Övrigt kontorsrelaterat Trafikrelaterade kostnader Varav: Tekniska system Försäljningskostnader Infrastrukturkostnader (depåer mm) Övrigt trafikrelaterat (banavgifter, stationsavgifter, periodkortsavtal) Trafikkostnader Varav Landsbygd buss Stadstrafik Tåg Anropsstyrd trafik 604 869 622 983 641 667 310 222 166 246 126 870 1 530 319 529 171 234 130 670 1 550 329 115 176 371 134 584 1 597 Summa kostnader 680 821 701 650 722 609 Periodens resultat 0 0 0 Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 Sida 21( 34) Särskild kollektivtrafik Budget 2016 belopp i tkr Etablering beställningsfunktion, samordning och övrig kundtjänst för den särskilda kollektivtrafiken Förvaltningskostnader Tekniska system Försäljningskostnader Plan 2017 Plan 2018 14 483 1 375 16 274 1 545 16 762 1 591 102 380 12 674 105 451 13 054 108 615 13 446 676 199 125 Servicecenter Sörmland Förvaltningskostnader Tekniska system Serviceresor och annan anropsstyrd trafik Trafikkostnader Serviceresor Skolskjuts Nyköping Summa medlemsavgift 119 238 Eskilstuna Station360 belopp i tkr Intäkter Förvaltningskostnader Tekniska system Försäljningskostnader Summa medlemsavgift Budget 2016 - 1 849 2 373 277 277 1 078 - 123 270 126 968 Plan 2017 Plan 2018 1 904 2 444 285 286 1 110 - 1 961 2 517 294 294 1 143 Resultatbudget 2016 Resultaträkning, belopp i tkr Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Medlemsbidrag Övriga bidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Periodens resultat Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 181 071 -863 149 -540 -682 618 677 746 4 875 2 -5 1 Sida 22( 34) Fördelning per medlem Särskild kollektivtrafik Fördelning per medlem serviceresor Landstinget Eskilstuna Flen Gnesta Katrineholm Nyköping Oxelösund Trosa Vingåker Summa Budget 2016 Plan 2017 51 772 29 685 4 208 2 745 3 627 5 285 1 473 1 981 1 605 102 380 53 325 30 575 4 335 2 827 3 736 5 443 1 517 2 041 1 653 105 451 Fördelning per medlem Servicecenter Sörmland Budget 2016 Plan 2017 Landstinget Eskilstuna Flen Gnesta Katrineholm Nyköping Oxelösund Trosa Vingåker Strängnäs Summa Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Box 591, 61110 NYKÖPING • tfn 0155-20 20 50 4 453 6 560 923 587 871 1 351 519 392 268 935 16 858 4 442 7 169 1 004 638 912 1 441 560 416 283 983 17 849 Plan 2018 54 925 31 492 4 465 2 912 3 848 5 607 1 563 2 102 1 703 108 615 Plan 2018 4 575 7 384 1 034 657 940 1 453 577 429 292 1 013 18 353 Sida 23( 34) Fördelning per medlem Allmän kollektivtrafik Totalt (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 168 577 164 647 165 703 173 650 175 844 Viten 59 950 48 780 59 540 307 0 60 162 47 617 55 968 307 593 58 133 46 580 60 670 320 0 61 770 49 730 61 830 320 0 62 969 50 725 61 830 320 0 Kostnader 664 615 659 524 680 821 701 649 722 615 33 675 37 591 594 349 305 966 163 699 123 177 1 507 33 675 37 591 589 259 302 355 162 220 123 177 1 507 35 512 40 440 604 869 310 222 166 246 126 870 1 530 39 381 39 285 622 983 319 529 171 234 130 670 1 550 39 155 41 788 641 672 329 115 176 371 134 590 1 597 497 038 495 877 515 118 527 999 546 771 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Landstinget (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 50 400 49 530 49 884 52 410 53 164 Viten 36 260 0 14 140 0 0 36 465 0 12 716 0 349 35 464 0 14 420 0 0 37 710 0 14 700 0 0 38 464 0 14 700 0 0 Kostnader 291 079 290 309 301 148 310 734 320 128 11 447 22 838 257 165 133 988 0 123 177 0 11 447 22 838 256 394 133 217 0 123 177 0 12 797 25 613 262 738 135 868 0 126 870 0 14 191 25 929 270 614 139 944 0 130 670 0 14 110 27 286 278 733 144 143 0 134 590 0 241 050 241 149 251 264 258 324 266 964 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 36.0% Eskilstuna Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 57 697 57 048 56 316 59 300 60 100 Viten 5 160 33 990 18 470 77 0 5 146 33 655 17 961 77 210 4 949 32 457 18 830 80 0 5 360 34 660 19 200 80 0 5 467 35 353 19 200 80 0 Kostnader 157 164 155 624 160 083 164 877 169 802 8 476 4 311 144 377 29 624 114 753 0 0 8 476 4 311 143 111 29 227 113 884 0 0 8 984 4 520 146 579 30 039 116 540 0 0 9 963 3 938 150 976 30 940 120 036 0 0 9 906 4 391 155 506 31 868 123 637 0 0 99 467 98 849 103 767 105 577 109 702 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 25.3% Strängnäs Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 14 617 14 163 14 493 15 130 15 297 Viten 5 480 2 620 6 440 77 0 5 445 2 632 6 000 77 10 5 351 2 502 6 560 80 0 5 690 2 670 6 690 80 0 5 804 2 723 6 690 80 0 Kostnader 45 282 45 282 46 079 47 450 48 867 2 777 1 460 41 045 31 838 8 942 0 265 2 777 1 460 41 044 31 711 9 069 0 265 2 956 1 487 41 635 32 283 9 081 0 270 3 279 1 296 42 876 33 252 9 354 0 270 3 260 1 445 44 162 34 250 9 634 0 278 30 665 31 118 31 586 32 320 33 570 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 8.3% Vingåker Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 3 060 2 877 3 065 3 170 3 193 Viten 1 090 0 1 970 0 0 1 152 0 1 725 0 0 1 065 0 2 000 0 0 1 130 0 2 040 0 0 1 153 0 2 040 0 0 Kostnader 12 180 11 929 12 303 12 670 13 048 709 361 11 133 11 083 0 0 50 709 361 10 883 10 833 0 0 50 678 341 11 284 11 234 0 0 50 752 297 11 621 11 571 0 0 50 748 331 11 969 11 918 0 0 52 9 143 9 075 9 238 9 500 9 856 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 1.9% Katrineholm Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 6 947 6 644 6 908 7 160 7 222 Viten 1 220 1 800 3 850 77 0 1 434 1 694 3 435 77 5 1 189 1 719 3 920 80 0 1 260 1 830 3 990 80 0 1 285 1 867 3 990 80 0 Kostnader 28 174 27 657 28 428 29 275 30 149 2 060 1 048 25 133 18 463 6 535 0 135 2 060 1 048 24 616 18 043 6 437 0 135 1 960 986 25 482 18 716 6 636 0 130 2 173 859 26 243 19 278 6 835 0 130 2 161 958 27 030 19 856 7 040 0 134 21 294 21 080 21 520 22 115 22 927 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 5.5% Flen Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 3 960 4 069 3 950 4 100 4 140 Viten 1 930 0 2 030 0 0 2 115 0 1 950 0 4 1 880 0 2 070 0 0 1 990 0 2 110 0 0 2 030 0 2 110 0 0 Kostnader 14 910 14 509 15 142 15 586 16 051 1 114 567 13 265 12 960 0 0 305 1 114 567 12 864 12 559 0 0 305 1 130 568 13 444 13 134 0 0 310 1 253 495 13 838 13 528 0 0 310 1 246 552 14 253 13 934 0 0 319 10 986 10 476 11 192 11 486 11 911 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 3.2% Gnesta Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 4 550 3 846 4 170 4 210 4 210 Viten 2 220 0 2 330 0 0 1 787 0 2 058 0 2 1 800 0 2 370 0 0 1 800 0 2 410 0 0 1 800 0 2 410 0 0 Kostnader 19 235 18 609 19 533 20 015 20 511 1 182 4 001 14 090 14 080 0 0 10 1 182 4 001 13 464 13 454 0 0 10 1 229 4 018 14 286 14 276 0 0 10 1 363 3 939 14 714 14 704 0 0 10 1 355 4 000 15 156 15 145 0 0 10 14 723 14 801 15 363 15 805 16 301 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 3.5% Nyköping Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 24 407 23 554 23 991 25 150 25 471 Viten 5 290 10 370 8 670 77 0 5 319 9 637 8 509 77 12 5 169 9 902 8 840 80 0 5 490 10 570 9 010 80 0 5 600 10 781 9 010 80 0 Kostnader 81 664 80 504 82 686 85 162 87 705 5 065 2 576 74 186 40 057 33 469 0 660 5 065 2 576 73 026 39 537 32 829 0 660 4 926 2 478 75 282 40 613 33 989 0 680 5 463 2 159 77 540 41 831 35 008 0 700 5 431 2 408 79 866 43 086 36 059 0 721 57 421 57 114 58 695 60 012 62 234 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 13.9% Trosa Kommun (tkr) Budget 2015 Prognos 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 1 630 1 662 1 623 1 670 1 683 Viten 650 0 980 0 0 670 0 992 0 1 633 0 990 0 0 670 0 1 000 0 0 683 0 1 000 0 0 Kostnader 11 184 11 102 11 289 11 624 11 972 709 361 10 137 10 055 0 0 82 709 361 10 055 9 973 0 0 82 678 341 10 270 10 190 0 0 80 752 297 10 576 10 496 0 0 80 747 331 10 893 10 811 0 0 82 9 577 9 462 9 666 9 954 10 288 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 1.9% Oxelösund Kommun (tkr) Budget 2015 Utfall jan-mars 2015 Budget 2016 Budget (plan) 2017 Budget (plan) 2018 1 310 1 252 1 303 1 350 1 363 Viten 650 0 660 0 0 630 0 622 0 0 633 0 670 0 0 670 0 680 0 0 683 0 680 0 0 Kostnader 4 017 4 000 4 132 4 256 4 383 135 69 3 818 3 818 0 0 0 135 69 3 801 3 801 0 0 0 175 88 3 869 3 869 0 0 0 194 77 3 985 3 985 0 0 0 193 85 4 105 4 105 0 0 0 2 712 2 752 2 829 2 906 3 019 Intäkter Biljettintäkter, Landsbygdstrafik Biljettintäkter, Stadstrafik Skolkort/elevkort Övriga intäkter Förvaltningsavgifter Trafikrelaterade nettokostnader Trafikkostnader Landsbygdstrafik Buss Stadstrafik Tåg Övrig trafik Nettokostnad Andel trafikarbete: 0.5% Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 109 Dnr KS 2015/87 Taxa för nyttjande av kommunskyttar vid olägenheter med vilda djur i boendemiljö Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta taxa och regler för nyttjande av kommunskyttar i Trosa kommun med följande ändring: Andra stycket i förslaget till taxa ändras till: Hämtning av dött djur 500 kr/st (avser fällfångst) Döda vilda djur som påträffats på fastigheten och som fastighetsägaren inte har möjlighet att gräva ner eller transportera bort på egen hand hämtas avgiftsfritt av kommunskyttarna. Ärendet Boende i Trosa kommun upplever speciellt under vår, sommar och höst olägenhet med vilda djur i boendemiljö. Det är oftast fastighetsägarens ansvar att lösa dessa olägenheter men mot en avgift kan fastighetsägarna ta hjälp av kommunskyttarna. Den föreslagna taxan har kompletterats med tydligare regler kring användandet av kommunskyttar. Taxan är baserad på självkostnadsprincip. Teknik- och servicenämnden har tidigare hanterat ärendet om taxa för nyttjande av kommunskyttar och föreslog då kommunfullmäktige besluta att anta föreslagen taxa. Kommunfullmäktige beslutade 2015-06-17, § 49 att återremittera ärendet för vidare beredning. Yrkande – Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag med följande ändring: Forts. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 17 Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 Forts. § 109 Andra stycket i förslaget till taxa ändras till: Hämtning av dött djur 500 kr/st (avser fällfångst) Döda vilda djur som påträffats på fastigheten och som fastighetsägaren inte har möjlighet att gräva ner eller transportera bort på egen hand hämtas avgiftsfritt av kommunskyttarna. Proposition Ordföranden ställer proposition på Daniel Portnoffs (M) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar att bifalla yrkandet. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Teknik- och servicenämnden 2015-08-27, § 55 Tjänsteskrivelse från teknisk chef Stig Tördahl 2015-08-14 Kommunfullmäktige 2015-06-17, § 49 (återremiss) Kommunstyrelsen 2015-06-03, § 78 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-05-25 Teknik- och servicenämnden 2015-05-11, § 35 Tjänsteskrivelse från teknisk chef Stig Tördahl 2015-04-07 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 18 Sammanträdesprotokoll Teknik- och servicenämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum 2015-08-27 § 55 Dnr TSN 2015/32 Taxa för nyttjande av kommunskyttar vid olägenheter med vilda djur i boendemiljö Teknik- och servicenämnden beslutar att i andra stycket under rubriken Utryckning/konsultation, i förslaget till taxa och regler, göra förtydligandet att det även avser sjukt vilt djur: Vid konsultation där fastighetsägaren påträffat skadat/sjukt vilt djur och kommunskytten bedömer att djuret måste avlivas enligt jaktförordningen blir det ingen avgift. Teknik- och servicenämnden föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta taxa och regler för nyttjande av kommunskyttar i Trosa kommun. Ärendet Boende i Trosa kommun upplever speciellt under vår, sommar och höst olägenhet med vilda djur i boendemiljö. Det är inte självklart att det är kommunens ansvar att ombesörja omhändertagande av denna olägenhet. Det är oftast fastighetsägarens ansvar att ta hand om och lösa dessa olägenheter. Mot en avgift kan fastighetsägarna ta hjälp av kommunskyttarna för att lösa olägenheterna. Den föreslagna taxan har kompletterats med tydligare regler kring användandet av kommunskyttar. Taxan är baserad på självkostnadsprincip. Ärendets beredning – Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och teknisk chef Stig Tördahl, 2015-08-14. – Förslag till taxa och regler för nyttjande av kommunskyttar. – Anvisningar och rekommendationer för hantering av vilda djur i boendemiljö. Beslut till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 15 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/32 2015-08-14 Tekniska enheten Stig Tördahl Tel. 0156-523 31 Fax. 0156-522 03 [email protected] Taxa för nyttjande av kommunskyttar vid olägenheter med vilda djur i boendemiljö Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anta taxa och regler för nyttjande av kommunskyttar i Trosa kommun. Bakgrund Teknik- och servicenämnden har tidigare hanterat ärendet om taxa för nyttjande av kommunskyttar och föreslog då kommunfullmäktige besluta att anta föreslagen taxa. Kommunfullmäktige beslutade 2015-06-17, § 49 att återremittera ärendet för vidare beredning. Ärendet Boende i Trosa kommun upplever speciellt under vår, sommar och höst olägenhet med vilda djur i boendemiljö. Det är inte självklart att det är kommunens ansvar att ombesörja omhändertagande av denna olägenhet. Det är oftast fastighetsägarens ansvar att ta hand om och lösa dessa olägenheter. Mot en avgift kan fastighetsägarna ta hjälp av kommunskyttarna för att lösa olägenheterna. Den föreslagna taxan har kompletterats med tydligare regler kring användandet av kommunskyttar. Taxan är baserad på självkostnadsprincip. Claes-Urban Boström Stig Tördahl Produktionschef Teknisk chef Bilaga Förslag till taxa och regler för nyttjande av kommunskyttar. Anvisningar och rekommendationer för hantering av vilda djur i boendemiljö. Antagen av kommunfullmäktige 2015-XX-XX, § X Förslag till taxa och regler för användning av kommunskyttar i Trosa kommun Uthyrning av fällor 500 kr/två veckors period Tillkommer avgift med 300 kr/dag för tillsyn av fälla. Hämtning av dött djur 500 kr/st (avser fällfångst) Döda vilda djur som påträffats på fastigheten och som fastighetsägaren inte har möjlighet att gräva ner eller transportera bort på egen hand hämtas avgiftsfritt av kommunskyttarna. Fågelproblem 300 kr/besök Utryckning/konsultation 300 kr/besök Konsultation i form av besök av kommunskytt gällande rådjur, vildsvin, grävling, bäver etcetera medför avgift. Vid konsultation där fastighetsägaren påträffat skadat/sjukt vilt djur och kommunskytten bedömer att djuret måste avlivas enligt jaktförordningen blir det ingen avgift. Kommunskyttens uppgift Kommunskytten ska i första hand undersöka om problemen orsakade av vilt kan tålas eller förebyggas eller om annan rimlig metod än avlivning kan användas för att avhjälpa problemet. I andra hand avhjälps problemet inom den generella viltvården under ordinarie jakttid. I tredje hand avhjälps problemet genom skyddsjakt. Bestämmelser och begränsningar Bestämmelserna om och begränsningar för jakt är omfattande. Jägaren avgör varje situation om jakt är tillåten eller inte samt om jakt är lämplig metod att avhjälpa en olägenhet eller ett problem. Jaktlagen (1987:259) och jaktförordningen (1987:905) reglerar hur jakt och skyddsjakt bedrivs. Inom detaljplanelagt område krävs dessutom polistillstånd för att få avlossa skott. När det gäller vilda djur som orsakar skada utomhus så är det fastighetsägarens ansvar. Postadress: 619 80 Trosa • Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 • Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: [email protected] • www.trosa.se Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-06-17 § 49 Dnr KS 2015/87 Taxa för nyttjande av kommunskyttar vid olägenheter med vilda djur i boendemiljö Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till Kommunstyrelsen för vidare beredning. Ärendet Boende i Trosa kommun upplever speciellt under vår, sommar och höst olägenheter med vilda djur i boendemiljö. Det är inte självklart att det är kommunens ansvar att sköta omhändertagande av dessa olägenheter utan det är ofta fastighetsägarens ansvar. Enligt föreliggande förslag ska fastighetsägare, mot en avgift, kunna ta hjälp av kommunkyttarna för att lösa olägenheterna. Föreslagen taxa för anlitande av kommunskyttar är baserad på självkostnadsprincipen. Yrkanden – Elin Insulander Hjelm (S) yrkar att ärendet återremitteras för vidare beredning. – Bertil Malmberg (SD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag samt att ärendet avgörs under dagens sammanträde. – Per Insulander (S) yrkar att ärendet återremitteras för vidare beredning. – Daniel Portnoff (M) yrkar att ärendet återremitteras för vidare beredning. Proposition Ordföranden ställer proposition på bifall till Bertil Malmbergs (SD) yrkande om att ärendet ska avgöras under dagens sammanträde mot bifall till Elin Insulander Hjelms (S), Per Insulanders (S) och Daniel Portnoffs (M) yrkanden om återremiss. Ordföranden finner att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med Elin Insulander Hjelms (S), Per Insulanders (S) och Daniel Portnoffs (M) yrkanden om återremiss. Ärendets beredning Kommunstyrelsen 2015-06-03, § 78 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-05-25 Teknik- och servicenämnden 2015-05-11, § 35 Tjänsteskrivelse från teknisk chef Stig Tördahl 2015-04-07 Kopia till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 13 Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 110 Dnr KS 2015/119 Förutsättningar för delbetalning av anslutningsavgifter vid VA-anslutning Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att villkor för delbetalning av anslutningsavgifter fastställs i enlighet med bilaga 1 till förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2015-07-28. att dessa villkor generellt tillämpas för anslutningsavgifter vid VA-anslutning i hela kommunen. Ärendet För de fastighetsägare som inte har möjlighet att själva finansiera anslutningsavgifter genom till exempel eget kapital eller banklån kan kommunen erbjuda att en anslutningsavgift får delbetalas. Förutsättningarna för delbetalning utgår från bestämmelserna i lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster 36 §. Av bestämmelserna framgår att en anslutningsavgift ska fördelas på årliga betalningar (delbelopp) under en viss tid, längst tio år, om: 1. avgiften är betungande med hänsyn till fastighetens ekonomiska bärkraft och andra omständigheter, 2. fastighetsägaren begär att avgiften ska fördelas, och 3. fastighetsägaren ställer godtagbar säkerhet. För att tydliggöra förutsättningarna för delbetalning av anslutningsavgift föreslås kommunfullmäktige besluta om föreliggande villkor för delbetalning. Dessa tillämpas på lika villkor i hela kommunen för anslutningsavgiften, även där särtaxa kan bli aktuellt. Ärendets beredning Teknik- och servicenämnden 2015-08-27, § 49 Tjänsteskrivelse från teknisk chef Stig Tördahl 2015-07-28 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 19 Sammanträdesprotokoll Teknik- och servicenämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum 2015-08-27 § 49 Dnr TSN 2015/46 Förutsättningar för delbetalning av anslutningsavgifter vid VA-anslutning Teknik- och servicenämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att villkor för delbetalning av anslutningsavgifter fastställs i enlighet med bilaga 1 till förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2015-07-28. att dessa villkor generellt tillämpas för anslutningsavgifter vid VA-anslutning i hela kommunen. Ärendet För de fastighetsägare som inte har möjlighet att själva finansiera anslutningsavgifter genom till exempel eget kapital eller banklån kan kommunen erbjuda att en anslutningsavgift får delbetalas. Förutsättningarna för delbetalning utgår från bestämmelserna i lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster 36 §. Av bestämmelserna framgår att en anslutningsavgift ska fördelas på årliga betalningar (delbelopp) under en viss tid, längst tio år, om 1. avgiften är betungande med hänsyn till fastighetens ekonomiska bärkraft och andra omständigheter, 2. fastighetsägaren begär att avgiften ska fördelas, och 3. fastighetsägaren ställer godtagbar säkerhet. För att tydliggöra förutsättningarna för delbetalning av anslutningsavgift föreslås kommunfullmäktige att besluta om bifogade villkor för delbetalning. Dessa förslås vidare tillämpas på lika villkor i hela kommunen för anslutningsavgiften även där särtaxa kan bli aktuellt. Ärendets beredning – Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och teknisk chef Stig Tördahl, 2015-07-28. – Förslag till Villkor för delbetalning av anslutningsavgift vid VA-anslutning i Trosa kommun. Beslut till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 8 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/26 2015-07-28 Teknik och service Claes-Urban Boström Tel. 0156-520 66 Fax. 0156-522 03 [email protected] Förutsättningar för delbetalning av anslutningsavgifter vid VA-anslutning Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att villkor för delbetalning av anslutningsavgifter fastställs i enlighet med bilaga 1. att dessa villkor generellt tillämpas för anslutningsavgifter vid VA-anslutning i hela kommunen Ärendet Fråga om möjlighet till delbetalning av anslutningsavgifter har aktualiserats i samband med att Trosa kommun bygger ny anläggning för vatten och avlopp på Öbolandet. För de fastighetsägare som inte har möjlighet att själva finansiera anslutningsavgifter genom till exempel eget kapital eller banklån kan kommunen erbjuda att en anslutningsavgift får delbetalas. Förutsättningarna för delbetalning utgår från bestämmelserna i lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster 36 §. Av bestämmelserna framgår att en anslutningsavgift ska fördelas på årliga betalningar (delbelopp) under en viss tid, längst tio år, om 1. avgiften är betungande med hänsyn till fastighetens ekonomiska bärkraft och andra omständigheter, 2. fastighetsägaren begär att avgiften ska fördelas, och 3. fastighetsägaren ställer godtagbar säkerhet. För att tydliggöra förutsättningarna för delbetalning av anslutningsavgift föreslås kommunfullmäktige att besluta om bifogade villkor för delbetalning. Dessa förslås vidare tillämpas på lika villkor i hela kommunen för anslutningsavgiften även där särtaxa kan bli aktuellt. Claes-Urban Boström Stig Tördahl Produktionschef Teknisk chef Bilaga 1: Villkor för delbetalning av anslutningsavgift vid VA-anslutning i Trosa kommun Förutsättningar för delbetalning 1. Delbetalning beviljas endast om annan finansiering inte är möjlig. 2. Trosa kommun kan bevilja delbetalning för hela eller del av anslutningsavgiften. 3. Finns det flera ägare till fastigheten ska samtliga delägare stå som solidariskt betalningsansvariga för skulden. Ansökan 4. Fastighetsägare lämnar efterfrågade uppgifter i ansökan om delbetalning. 5. Fastighetsägaren ska styrka med skriftlig information att banklån inte beviljats. 6. Betryggande säkerhet, i form av pantbrev i fastigheten eller annan godtagbar säkerhet, ska ställas till Trosa kommuns förfogande. Pantbrevet ska ha ett inomläge av högst 85 procent av fastighetens marknadsvärde. Kommunen fastställer värdet och sätts i normala fall till det marknadsvärde som banken utgått från i den inledande banklånsansökan (se punkt 5), om inte skäl finns för annan bedömning. Om betryggande säkerhet inte kan lämnas medges inte delbetalning. Kommunens handläggning 7. Trosa kommun gör utifrån ovanstående uppgifter en bedömning huruvida möjligheterna att finansiera avgiften på annat sätt är uttömda. 8. Kommunen har rätt att begära en kreditupplysning på fastighetsägaren. 9. Kommunen kan avslå en ansökan om delbetalning om betalningsförmågan hos fastighetsägaren bedöms vara osäker. 10. En särskild avbetalningsplan inkl fastighetsägarens betalningsåtagande ska upprättas. 11. Beslut om att bevilja delbetalning fattas av Teknik- och servicenämnden. Ränta och avgifter 12. Räntan för skulden är referensräntan + 2 %. Ränta betalas kvartalsvis. Referensräntan uppdateras varje halvårsskifte av Riksbanken och var 2015-01-01 0 %. Ränta vid delbetalning bestäms av lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster 36 §, 2 stycket, 1:a meningen, d.v.s. ränta ska utgå enligt 5 § räntelagen (1975:635). Ränta ska betalas på den del av avgiften som inte har betalats, från den dag det första delbeloppet förfaller till betalning till dess betalning sker. 13. På delbelopp som har förfallit till betalning skall dröjsmålsränta betalas enligt 6 § räntelagen (1975:635) från delbeloppets förfallodag till dess betalning sker. Dröjsmålsräntan uppgår till referensränta + 8 %. 14. Uppläggningsavgift, eventuella fakturerings- och aviavgifter samt kostnad för pantbrev betalas av fastighetsägaren. Återbetalning 15. Hela anslutningsavgiften ska vara betald senast inom 10 år. 16. Om fastigheten överlåts, helt eller delvis, till annan ägare ska hela det då återstående skuldbeloppet betalas till Trosa kommun på överlåtelsedagen, varpå kommunen återlämnar avbetalningsplan och pantbrev. 17. Fastighetsägaren har rätt att betala hela skulden, utan extra kostnad, vid vilken tidpunkt som helst under betalningstiden. 18. Om avbetalningsbeloppet, skuldränta och fakturerings-/aviavgifter inte betalas enligt plan efter normal påminnelsehantering, upphör avbetalningsplanen att gälla och hela återstående skuld förfaller till omedelbar betalning. Vid försenad betalning tillkommer dröjsmålsränta enligt 6 § räntelagen (1975:635), se punkt 13. Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 111 Dnr KS 2015/112 Översyn av kultur- och idrottsföreningarnas bidrag i Trosa kommun Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta reviderade bidragsregler för kultur- och idrottsföreningar i Trosa kommun att gälla från och med 1 januari 2016. Ärendet Under 2015 har Kultur- och fritidskontoret genomfört en översyn av reglerna för bidragsberättigade föreningar i Trosa kommun. Syftet med översynen har i första hand varit att undersöka vilka direktiv som kan förenklas och hur hanteringen av bidragsärenden kan bli mer transparent för föreningslivet. Kultur- och fritidskontoret har sammanträtt med en referensgrupp bestående av representanter från fyra kulturföreningar i Trosa kommun. Referensgruppen har granskat gällande bidragsregler och ansökningsblanketter och inkommit med förslag på omformuleringar och förenklingar. I Kultur- och fritidskontorets förslag, som Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16, § 36 ställt sig bakom, finns ett antal mindre ändringar i regelverket för bidragsberättigande och för ansökan av bidrag. I förslaget har man valt att behålla samtliga befintliga bidrag för såväl idrottsföreningar som för kulturföreningar. Utöver detta föreslås ett nytt startbidrag för nystartade föreningar. Detta bidrag är tänkt att delas ut till föreningar som varit verksamma i max 12 månader och som godkänts av Kultur- och fritidsnämnden utifrån de kriterier som nämnden ställt upp för bidragsberättigande. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Tjänsteskrivelse från kanslichef Jakob Etaat 2015-08-26 Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16, § 36 Tjänsteskrivelse från kulturkonsulent Sara Fältskog Eldros 2015-06-10 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 20 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/112 2015-08-26 Kommunkontoret Jakob Etaat Tel. 0156-520 06 [email protected] Översyn av kultur- och idrottsföreningarnas bidrag i Trosa kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta reviderade bidragsregler för kultur- och idrottsföreningar i Trosa kommun att gälla från och med 1 januari 2016. ________ Ärendet Under 2015 har Kultur- och fritidskontoret genomfört en översyn av reglerna för bidragsberättigade föreningar i Trosa kommun. Syftet med översynen har i första hand varit att undersöka vilka direktiv som kan förenklas och hur hanteringen av bidragsärenden kan bli mer transparent för föreningslivet. Kultur- och fritidskontoret har sammanträtt med en referensgrupp bestående av representanter från fyra kulturföreningar i Trosa kommun. Referensgruppen har granskat gällande bidragsregler och ansökningsblanketter och inkommit med förslag på omformuleringar och förenklingar. I Kultur- och fritidskontorets förslag, som Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16, § 36 ställt sig bakom, finns ett antal mindre ändringar i regelverket för bidragsberättigande och för ansökan av bidrag. I förslaget har man valt att behålla samtliga befintliga bidrag för såväl idrottsföreningar som för kulturföreningar. Utöver detta föreslås ett nytt startbidrag för nystartade föreningar. Detta bidrag är tänkt att delas ut till föreningar som varit verksamma i max 12 månader och som godkänts av Kultur- och fritidsnämnden utifrån de kriterier som nämnden ställt upp för bidragsberättigande. Johan Sandlund Kommunchef Bilagor 1. Förslag till Bidragsregler 2016 2. Bidragsregler 2015 Jakob Etaat Kanslichef Bidragsregler 2016 Reviderad av kommunfullmäktige 2015-xx-xx, § xx, dnr KS 2015/112 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Innehållsförteckning Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun ................................ 2 Fritidsverksamhet ................................................................................................................... 4 Aktivitetsbidrag ................................................................................................................... 4 Syfte......................................................................................................................................................4 Villkorochbidrag..................................................................................................................................4 Lokal- och anläggningsbidrag ................................................................................................ 4 Kommunägdalokaler............................................................................................................................4 Villkorochbidrag..................................................................................................................................4 Bidragsberäkning..................................................................................................................................5 Ledarutbildningsbidrag ......................................................................................................... 5 Syfte......................................................................................................................................................5 Villkorochbidrag..................................................................................................................................5 Bidragetsstorlek...................................................................................................................................6 Gruppindelning.....................................................................................................................................6 Utvecklingsbidrag ................................................................................................................... 7 Startbidrag .............................................................................................................................. 8 Kulturverksamhet.................................................................................................................... 9 Driftsbidrag: Föreningar med inriktning på kulturverksamhet ..................................................... 9 Lokal......................................................................................................................................................9 Verksamhet...........................................................................................................................................9 Kulturarrangemang: Arrangörer av kulturprogram .................................................................. 10 Stöd till studieförbund ........................................................................................................... 11 1 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun 1. Bidragen är avsedda att vara ett stöd till de föreningar med säte i Trosa kommun, vars verksamhet är av demokratisk och ideell karaktär som syftar till att skapa en meningsfull och innehållsrik fritid med social samvaro. Föreningens verksamhet skall bedrivas i Trosa kommun och komma kommuninvånarna till del. Kommunalt bidrag utgår inom ramen för anvisade medel. Föreningen skall vara bidragsberättigad genom beslut i Kultur- och fritidsnämnden. För att föreningen skall bli bidragsberättigad skall följande villkor uppfyllas och redovisas årligen till kultur- och fritidskontoret: Föreningen skall ha: » Vald styrelse och antagna stadgar » Medlemsavgift per år, fastställd vid föreningens årsmöte » Minst 7 öppna sammankomster/aktiviteter per år » Registrerats på Kultur- och fritidskontoret » Verksamhet öppen för alla » Föreningen ska tillse att erhållna bidrag används till det ändamål för vilket bidraget sökts » Ungdomar som är engagerade i föreningen skall ha möjlighet att påverka föreningens verksamhet Dispens Förening, som icke uppfyller kraven på bidrag enligt dessa regler kan ändå tillerkännas bidrag. Ansökan prövas av Kultur- och fritidsnämnden. 2. Ansökan om registrering skall ske på särskild blankett. 3. Med medlem i bidragsberättigad förening avses, den som under det närmast förflutna verksamhetsåret varit registrerad som medlem i organisationens medlemsmatrikel och erlagt medlemsavgift, som fastställs vid föreningens årsmöte, samt i övrigt uppfyller de krav vederbörande organisation enligt stadgar och årsmötesbeslut ställer på sina medlemmar. 4. Ansökan om bidrag skall inges av föreningens styrelse och undertecknas av föreningens ordförande och kassör alt. firmatecknare, vilka var och en för sig intygar riktigheten av de lämnade uppgifterna. Bidrag skall sökas av huvudföreningens styrelse, ej av sektion eller avdelning. 5. Bidrag utbetalas i regel i efterskott på föreningens girokonto. 2 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 6. Bidragsberättigad förening som vill vara kvar som registrerad förening skall årligen senast 31 mars insända: » Verksamhetsberättelse » Revisionsberättelse » Balansräkning » Resultaträkning » Budget » Verksamhetsplan » Ekonomisk redovisning av ungdomsverksamhet » Uppgift om könsfördelning; kvinnor och män samt flickor och pojkar 20 år eller yngre 7. Bidragsberättigad förening har skyldighet att ställa sina räkenskaper och redovisningshandlingar till förfogande, på så sätt som kommunen bestämmer. Kommunen äger rätt att kontrollera dels närvarokorten och dels antalet betalande medlemmar i bidragsberättigad ålder, upprättad medlemsmatrikel eller upprättad genom vederbörande riksorganisations revisor eller notarius publicus, undertecknat intyg rörande organisationens medlemstal. 8. Det åligger bidragsmottagande förening att förvara, vid ansökan åberopande handlingar, i minst fem år efter bidragsårets utgång 9. Bidrag som utbetalats på grund av felaktiga ansökningsuppgifter medför återbetalningsskyldighet 10. Följande föreningar undantas från bidragsgivning i Trosa kommun: – Politisk förening 3 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Fritidsverksamhet Aktivitetsbidrag Syfte Det kommunala aktivitetsstödet är avsett att stimulera till ökat antal planerade och genomförda sammankomster samt att komplettera den statliga bidragsformen. Villkor och bidrag Allmänna regler för föreningsbidrag gäller samt de regler som gäller för statligt bidrag. Bidraget utgår för sammankomster som sker i föreningens regi. En sammankomst ska vara en ledarledd gruppaktivitet. Ledare ska vara utsedd av föreningen samt vara lägst 13 år. Bidraget utgår till barn och ungdomar 0–20 år samt för ledare som är mellan 13 och 20 år. Gruppen får inte, även om det finns flera ledare, delas in i mindre grupper för att erhålla flera sammankomster. En sammankomst ska omfatta minst 3 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. En sammankomst ska pågå minst 60 minuter (omklädning inkluderat). En deltagare får endast räknas en gång per dag. Vid varje sammankomst ska närvaro på deltagare och ledare redovisas. Redovisning sammanställs på närvarokort. Som underlag för beräkning av bidragets storlek skall föreningen lämna verifierad uppgift om: » Sammankomster » Deltagare vid varje sådan sammankomst » Bidrag per sammankomst: 15 kronor Bidrag per godkänd deltagare: 12 kronor Lokal- och anläggningsbidrag Kommunägda lokaler Lokal hyrd av kommunen med timtaxa. Timtaxan är subventionerad. Inget kontantbidrag utgår. Villkor och bidrag Allmänna regler för föreningsbidrag gäller. Se ovan. Vid förändringar eller nyanskaffning av lokaler eller anläggningar skall kommunens godkännande alltid inhämtas innan bidrag kan utgå. Ideella föreningar som driver/förvaltar eller hyr icke kommunalt ägda eller subventionerade anläggningar/lokaler kan söka bidraget. För att vara bidragsberättigad måste föreningen ha minst 10 aktiva medlemmar i åldern 0–20 år. Bidragsberättigade kostnader är: » Hyra, amortering, ränta » Olja » El » Försäkring 4 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden » » 2015-06-16 Sophämtning, sotning Löpande underhållskostnader för att hålla fastigheten/anläggningen i gott skick, så kallade förbättringsarbeten. Gäller ej lösa inventarier. Ej bidragsberättigade kostnader är: » Personalkostnader » Inventarieköp » Telefon, porto » Kontorsmaterial » Förbrukningsmaterial » Övriga administrationskostnader » Städ » Större fastighetsreparationer » Förråd Bidragsberäkning Av föreningens totala medlemsantal utgör ungdomarna X procent. Föreningens bidragsberättigade bruttokostnad gånger X procent ungdomar blir bidragsnivå. Föreningen erhåller max 70 % av bidragsnivån som bidrag, dock max 100 000 kr. Förening som hyr icke kommunägd lokal med hyreskontrakt erhåller max 60 % av hyreskostnaden. Ledarutbildningsbidrag Som bidrag till att täcka föreningens behov utbildning av ledare skall särskilt ledarutbildningsbidrag utgå. Syfte Bidrag utgår endast till utbildning med inriktning att skapa kompetens eller höja kompetens inom föreningar, med syfte att underlätta föreningens möjligheter att uppnå angivna mål enligt föreningens stadgar. Villkor och bidrag Allmänna regler för föreningsbidrag gäller. För att få ledarutbildningsbidrag förutsätts att kursdeltagarna efter utbildningen verkar inom föreningens verksamhet, i första hand ungdom. Sökanden skall det år då utbildningen genomförs vara minst 13 år. Vid intern utbildning i föreningens regi skall kursplan godkännas av fritidskontoret före genomförande. Kursplanen skall innehålla kurspresentation, preliminär kostnadskalkyl och beräknat deltagarantal. Kursutvärdering på avsedd blankett skall göras efter genomförd utbildning och inlämnas med ansökan om ledarutbildningsbidrag. Bidrag till ledarutbildning i förening ej tillhörig Riksorganisation kan erhållas efter särskild prövning. 5 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Bidragets storlek Bidrag utgår med 75 % av föreningens faktiska nettokostnader för ledarutbildning inkl. resor. Föreningar indelas i tre grupper efter antalet medlemmar 0–20 år. Föreningar i grupp A har att dela på 10 000 kr, för grupp B 20 000 kr och grupp C 50 000 kr. Gruppindelning A: Föreningar med medlemsantal 0–100 B: Föreningar med medlemsantal 101–250 C: Förening med medlemsantal 251– Ansökan skall göras på särskild blankett. Redovisningsperioder är 1/1–30/6 och 1/7–31/12 Beslut om bidrag fattas av ansvarig tjänsteperson utifrån gällande regelverk och meddelas föreningen. Bidraget betalas ut i september och maj. Till ansökan skall bifogas kursprogram, som tydligt anger kursens mål och omfattning och intyg på deltagande. 6 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Utvecklingsbidrag Utvecklingsbidraget infördes 2007 och syftet är att stimulera till nya aktiviteter, både organiserade men även oorganiserade. Kultur- och fritidsnämnden kommer varje år, inför kommande bidragsår, att besluta om bidragsberättigade syften. Utvecklingsbidraget är i första hand ämnat till satsningar för ungdomsverksamhet, 0-20 år. Undantag kan göras, framförallt när det gäller handikappföreningar och ny verksamhet som syftar till ökad folkhälsa. Satsningen skall inte vara något som är föreningens ordinarie verksamhet och som återkommer år efter år. Projekttiden för utvecklingsbidraget är maximalt 3 år och därefter får verksamheten anses som permanent och bidrag får ansökas från övriga bidragskategorier som finns. Bidragssumman är inte fastlagd och kan variera. Varje ansökan bereds av Kultur- och fritidskontoret och beslutas av Kultur- och fritidsnämnden. Syften som man kan få bidrag för under 2016 enligt beslut i Kultur- och fritidsnämnden är: » » » » Verksamhet som direkt syftar till att minska skadegörelse och användning av ANDT Lovverksamhet för åldersgruppen 10–20 år Projekt som främjar integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet Kulturprojekt som direkt vänder sig till Trosa kommuns ungdomar Det finns även möjlighet att ansöka om medel för ett vällovligt barn- och/eller ungdomsprojekt utan att vara en etablerad förening och/eller av startandet av verksamhet som idag inte finns i Trosa kommun. Nämnden prövar varje sådan ansökan för sig. Ansökan om utvecklingsbidrag sker löpande under året. Vid ansökan av utvecklingsbidraget skall en beskrivning samt budget för tänkt satsning medfölja. Beslut om bidrag fattas av nämnden. Bidraget betalas ut efter nämndens beslut. Redovisning skall ske efter genomförd satsning. Om planerad satsning ej genomförs eller förändras utifrån beskrivning och budget kan bidraget komma att återkrävas till sin helhet eller till delar. 7 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Startbidrag Varje nystartad förening som godkänts som bidragsberättigad av Kultur- och fritidsnämnden har möjlighet att ansöka om ett startbidrag om 3 000 kr för det första verksamhetsåret. Bidraget betalas ut i samband med godkännandet av bidragsberättigande. Med nystartad förening avses förening som har varit verksam i max 12 månader. 8 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Kulturverksamhet Driftsbidrag: Föreningar med inriktning på kulturverksamhet Bidrag till drift kan erhållas av föreningar som bedriver kulturverksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas kulturutbud. Följande driftbidrag kan sökas: Lokal samt verksamhet. Lokal Bidragsberättigade kostnader är: » Hyra, amortering, ränta » Vatten » Olja » El » Försäkring » Sophämtning, sotning Ej bidragsberättigade kostnader är: » Personalkostnader » Telefon, porto » Förbrukningsmaterial » Köpt städ » Inventarieköp » Kontorsmaterial » Övriga administrationskostnader » Större fastighetsreparationer » Diverse ersättningar, exempelvis rese- och styrelseersättningar Verksamhet Bidragsberättigade kostnader är: » Inköp av arrangemang » Kostnader i samband med utställningar och arrangemang » Utställningsmaterial » Annonsering Ej bidragsberättigade kostnader är: » Personalkostnader » Telefon, porto » Förbrukningsmaterial » Inventarieköp » Kontorsmaterial » Övriga administrationskostnader » Bidragsberäkning 9 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Vid bedömning av ansökan tas följande hänsyn till: » Lokal och verksamhet – Enheten Allmänkulturs budgeterade medel för driftsbidrag. » Lokal – Föreningen som äger lokal erhåller max 50 % av de bidragsberättigade kostnaderna, dock max 40 000 kr. Föreningen som hyr lokal erhåller max 40 % av de bidragsberättigade kostnaderna, dock max 40 000 kr. » Verksamhet – Föreningen erhåller max 40 % av de bidragsberättigade kostnaderna, dock max 40 000 kr Bidraget prövas varje år. Kulturarrangemang: Arrangörer av kulturprogram Bidraget kan sökas till offentligt arrangemang inom kommunen. Ansökan ska innehålla kostnadskalkyl och bör vara enheten Allmänkultur tillhanda två månader före genomförandet, för att garantera fullgod hantering. Arrangemangsbidrag kan betalas ut till aktiviteter av oplanerad karaktär som inte ingår i verksamhetsplan för innevarande år. Vid bedömning av ansökan gäller följande skallkrav: » Att aktiviteten äger rum i Trosa kommun och vara öppen för allmänheten » Att föreningen har andra finansieringsmöjligheter av arrangemanget Vid bedömning av ansökan tas även hänsyn till enheten Allmänkulturs budgeterade medel för arrangemangsbidrag. Beslut om bidrag fattas av ansvarig tjänsteperson utifrån gällande regelverk och meddelas föreningen. Bidraget utbetalas efter redovisat arrangemang. Redovisning skall ske under innevarande år. 10 TROSA KOMMUN Kultur- och fritidsnämnden 2015-06-16 Stöd till studieförbund Särskilda regler gäller för stöd till studieförbund. 11 2015-02-02 %,'5$* Bidragsregler per 2015 Postadress: 619 80 Trosa • Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 • Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 • E-post: [email protected] www.trosa.se Innehållsförteckning Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun ....... 3 Fritidsverksamhet .................................................................................. 5 Aktivitetsbidrag ........................................................................................................ 5 Syfte.................................................................................................................................................... 5 Villkor och bidrag................................................................................................................................... 5 Lokal- och anläggningsbidrag ..................................................................................... 5 Kommunägda lokaler ............................................................................................................................. 5 Villkor och bidrag................................................................................................................................... 5 Bidragsberäkning................................................................................................................................... 6 Ledarutbildningsbidrag .............................................................................................. 6 Syfte.................................................................................................................................................... 6 Villkor och bidrag................................................................................................................................... 6 Bidragets storlek ................................................................................................................................... 7 Gruppindelning...................................................................................................................................... 7 Utvecklingsbidrag .................................................................................. 8 Kulturverksamhet .................................................................................. 9 Driftsbidrag: Föreningar med inriktning på kulturverksamhet ......................................... 9 Lokal.................................................................................................................................................... 9 Verksamhet .......................................................................................................................................... 9 Kulturarrangemang: Arrangörer av kulturprogram ...................................................... 10 Stöd till studieförbund .......................................................................... 11 2 Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun 1. Bidragen är avsedda att vara ett stöd till de föreningar med säte i Trosa kommun, vars verksamhet är av demokratisk och ideell karaktär som syftar till att skapa en meningsfull och innehållsrik fritid med social samvaro. Kommunalt bidrag utgår inom ramen för anvisade medel. För att föreningen skall vara bidragsberättigad skall följande villkor uppfyllas: Föreningen skall ha: » Vald styrelse och antagna stadgar » Minst 10 medlemmar registrerade i föreningen » Medlemsavgift per år, fastställd vid föreningens årsmöte » Minst 10 sammankomster/aktiviteter per år » Registrerats på Kultur- och fritidskontoret » Verksamhet öppen för alla » Medlemskap i distrikts- eller riksorganisation » Föreningen/organisationen ska tillse att erhållna bidrag kommer ungdomsverksamheten eller ifrågavarande fritidsaktivitet eller kulturaktivitet till godo. » Ungdom i de åldrar som berörs av den kommunala bidragsgivningen skall ha inflytande i föreningen. Dispens Förening, som icke uppfyller kraven på bidrag enligt dessa regler kan efter dispens ändå tillerkännas bidrag. Dispensansökan prövas av Kultur- & fritidsnämnden. 2. Ansökan om registrering skall ske på särskild blankett. 3. Med medlem i bidragsberättigad organisation avses, den som under det närmast förflutna verksamhetsåret varit registrerad som medlem i organisationens medlemsmatrikel, mantalsskriven i Trosa kommun och erlagt medlemsavgift, som fastställs vid föreningens årsmöte, samt i övrigt uppfyller de krav vederbörande organisation enligt stadgar och årsmötesbeslut ställer på sina medlemmar. 4. Ansökan om bidrag skall inges av föreningens styrelse och undertecknas av föreningens ordförande och kassör, vilka var och en för sig intygar riktigheten av de lämnade uppgifterna. Bidrag skall sökas av huvudföreningens styrelse, ej av sektion eller avdelning. 5. Bidrag utbetalas i regel i efterskott på föreningens huvudpostgirokonto. Dispens Förening som inte uppfyller kraven på bidrag enligt dessa regler kan efter dispens ändå tillerkännas bidrag. Dispensansökan prövas av Kultur- och fritidsnämnden. 3 6. Bidragsberättigad organisation som vill vara kvar som registrerad förening och därmed erhålla bidrag skall årligen senast 31 mars insända: » Verksamhetsberättelse » Revisionsberättelse » Balansräkning » Resultaträkning » Budget » Verksamhetsplan » Ansökningsblankett » Ekonomisk redovisning av ungdomsverksamhet » Uppgift om könsfördelning; kvinnor och män samt flickor och pojkar 20 år eller yngre 7. Bidragsberättigad organisation har skyldighet att ställa sina räkenskaper och redovisningshandlingar till förfogande, på så sätt som kommunen bestämmer. Kommunen äger rätt att kontrollera dels närvarokorten och dels antalet betalande medlemmar i bidragsberättigad ålder, upprättad medlemsmatrikel eller upprättad genom vederbörande riksorganisations revisor eller notarius publicus, undertecknat intyg rörande organisationens medlemstal. 8. Det åligger bidragsmottagande organisation att förvara, vid ansökan åberopande handlingar, i minst fem år efter bidragsårets utgång 9. Bidrag som utbetalats på grund av felaktiga ansökningsuppgifter medför återbetalningsskyldighet 10. Följande föreningar undantas från bidragsgivning i Trosa kommun: » Politisk förening » Förening för kampsport som ej tillhör Riksidrottsförbundet 4 Fritidsverksamhet Aktivitetsbidrag Syfte Det kommunala aktivitetsstödet är avsett att stimulera till ökat antal planerade och genomförda sammankomster samt att komplettera den statliga bidragsformen. Villkor och bidrag Allmänna regler för föreningsbidrag gäller samt de regler som gäller för statligt bidrag. Bidraget utgår för sammankomster som sker i föreningens regi. En sammankomst ska vara en ledarledd gruppaktivitet. Ledare ska vara utsedd av föreningen samt vara lägst 13 år. Bidraget utgår till barn och ungdomar 0 - 20 år samt för ledare som är mellan 13 - 20 år. Gruppen får inte, även om det finns flera ledare, delas in i mindre grupper för att erhålla flera sammankomster. En sammankomst ska omfatta minst 3 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. En sammankomst ska pågå minst 60 minuter (omklädning inkluderat). En deltagare får endast räknas en gång per dag. Vid varje sammankomst ska närvaro på deltagare och ledare redovisas. Redovisning sammanställs på närvarokort. Som underlag för beräkning av bidragets storlek skall föreningen lämna verifierad uppgift om: » Sammankomster » Deltagare vid varje sådan sammankomst » Bidrag per sammankomst: 15 kronor Bidrag per godkänd deltagare: 12 kronor Lokal- och anläggningsbidrag Kommunägda lokaler Lokal hyrd av kommunen med timtaxa. Timtaxan är framräknad med utgångspunkt från lokalens tillgänglighet under dygnet. Föreningen debiteras minst X% av denna timkostnad. Kommunen står för resterande kostnad. Inget kontantbidrag utgår. Villkor och bidrag Allmänna regler för föreningsbidrag gäller. Se ovan. Vid förändringar eller nyanskaffning av lokaler eller anläggningar skall kommunens godkännande alltid inhämtas innan bidrag kan utgå. Ideella föreningar som driver/förvaltar eller hyr icke kommunalt ägda eller subventionerade anläggningar/lokaler kan söka bidraget. För att vara bidragsberättigad måste föreningen ha minst 10 aktiva medlemmar i åldern 0-20 år. 5 Bidragsberättigade kostnader är: » Hyra, amortering, ränta » Olja » El » Försäkring » Sophämtning, sotning » Löpande underhållskostnader för att hålla fastigheten/anläggningen i gott skick, så kallade förbättringsarbeten. Gäller ej lösa inventarier. Ej bidragsberättigade kostnader är: » Personalkostnader » Inventarieköp » Telefon, porto » Kontorsmaterial » Förbrukningsmaterial » Övriga administrationskostnader » Städ » Större fastighetsreparationer » Förråd Bidragsberäkning Av föreningens totala medlemsantal utgör ungdomarna X procent. Föreningens bidragsberättigade bruttokostnad gånger X procent ungdomar blir bidragsnivå. Föreningen erhåller preliminärt 70 % av bidragsnivån som bidrag, dock max 100 000 kr. Förening som hyr icke kommunägd lokal med hyreskontrakt erhåller preliminärt 60 % av hyreskostnaden. Ledarutbildningsbidrag Som bidrag till att täcka föreningens behov utbildning av ledare skall särskilt ledarutbildningsbidrag utgå. Syfte Bidrag utgår endast till utbildning med inriktning att skapa kompetens eller höja kompetens inom föreningar, med syfte att underlätta föreningens möjligheter att uppnå angivna mål enligt föreningens stadgar. Villkor och bidrag Allmänna regler för föreningsbidrag gäller. För att få ledarutbildningsbidrag förutsätts att kursdeltagarna efter utbildningen verkar inom föreningens verksamhet, i första hand ungdom. Sökanden skall det år då utbildningen genomförs vara minst 13 år. Vid intern utbildning i föreningens regi skall kursplan godkännas av fritidskontoret före genomförande. Kursplanen skall innehålla kurspresentation, preliminär kostnadskalkyl och beräknat deltagarantal. 6 Kursutvärdering på avsedd blankett skall göras efter genomförd utbildning och inlämnas med ansökan om ledarutbildningsbidrag. Bidrag till ledarutbildning i förening ej tillhörig Riksorganisation kan erhållas efter särskild prövning. Bidragets storlek Bidrag utgår med 75 % av föreningens faktiska nettokostnader för ledarutbildning inkl. resor. Föreningar indelas i tre grupper efter antalet medlemmar 0-20 år. Föreningar i grupp A har att dela på 10 000 kr, för grupp B 20 000 kr och grupp C 50 000 kr. Gruppindelning A: Föreningar med medlemsantal 0-100 B: Föreningar med medlemsantal 101-250 C: Förening med medlemsantal 251Ansökan skall göras på särskild blankett. Redovisningsperioder är 1/1–30/6 och 1/7–31/12 Bidraget betalas ut i september och maj. Till ansökan skall bifogas kursprogram, som tydligt anger kursens mål och omfattning och intyg på deltagande. 7 Utvecklingsbidrag Utvecklingsbidraget infördes 2007 och syftet är att stimulera till nya aktiviteter, både organiserade men även oorganiserade. Kultur- och fritidsnämnden kommer varje år, inför kommande bidragsår, att besluta om vad utskottet för kommande år anser vara bidragsberättigade syften. Utvecklingsbidraget är i första hand ämnat till satsningar för ungdomsverksamhet, 0-20 år. Undantag kan göras, framförallt när det gäller handikappföreningar och ny verksamhet som syftar till ökad folkhälsa. Satsningen skall inte vara något som är föreningens ordinarie verksamhet och som återkommer år efter år. Projekttiden för utvecklingsbidraget är maximalt 3 år och därefter får verksamheten anses som permanent och bidrag får ansökas från övriga bidragskategorier som finns. Bidragssumman är inte fastlagd och kan variera. Varje ansökan bereds av Kultur- och fritidskontoret och beslutas av Kultur- och fritidsnämnden. Observera att ansökan skall vara inne senast den sista mars och/eller den sista september varje år. Syften som man kan få bidrag för under 2015 enligt beslut i Kultur- och fritidsnämnden är: » » » » Verksamhet som direkt syftar till att minska skadegörelse och användning av ANDT Lovverksamhet för åldersgruppen 10–20 år Projekt som främjar mångfald, jämlikhet och jämställdhet Kulturprojekt som direkt vänder sig till Trosa kommuns ungdomar Sedan finns även möjligheten till lite "fria" pengar. Med detta menas att man kan söka för ett vällovligt barn- och/eller ungdomsprojekt utan att vara en etablerad förening och/eller av startandet av verksamhet som idag inte finns i Trosa kommun. Utskottet prövar varje sådan ansökan för sig. Vid ansökan av utvecklingsbidraget skall en beskrivning samt budget för tänkt satsning medfölja. Beslut om bidrag fattas av nämnden mellan april–juni och oktober–december. Redovisning skall ske efter genomförd satsning. Om planerad satsning ej genomförs eller förändras utifrån beskrivning och budget kan bidraget komma att återkrävas till sin helhet eller till delar. 8 Kulturverksamhet Driftsbidrag: Föreningar med inriktning på kulturverksamhet Bidrag till drift kan erhållas av föreningar som bedriver kulturverksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas kulturutbud. Följande driftbidrag kan sökas: Lokal samt verksamhet. Lokal Bidragsberättigade kostnader är: » Hyra, amortering, ränta » Vatten » Olja » El » Försäkring » Sophämtning, sotning » Ej bidragsberättigade kostnader är: » Personalkostnader » Telefon, porto » Förbrukningsmaterial » Köpt städ » Inventarieköp » Kontorsmaterial » Övriga administrationskostnader » Större fastighetsreparationer » Diverse ersättningar, exempelvis rese- och styrelseersättningar Verksamhet Bidragsberättigade kostnader är: » Inköp av arrangemang » Kostnader i samband med utställningar och arrangemang » Utställningsmaterial » Annonsering Ej bidragsberättigade kostnader är: » Personalkostnader » Telefon, porto » Förbrukningsmaterial » Inventarieköp » Kontorsmaterial » Övriga administrationskostnader » Bidragsberäkning Vid bedömning av ansökan tas följande hänsyn till: 9 » » » Lokal och verksamhet – Kultur- och fritidskontorets budgeterade medel för driftsbidrag. Lokal – Föreningen som äger lokal erhåller prel. 50% av bidragsnivån, dock max 40 000 kr. Föreningen som hyr lokal erhåller preliminärt 40% av bidragsnivån, dock max 40 000 kr. Verksamhet– Föreningen erhåller prel. 40% av bidragsnivån, dock max 40 000 kr Bidraget prövas varje år. Kulturarrangemang: Arrangörer av kulturprogram Bidraget kan sökas till offentligt arrangemang inom kommunen. Ansökan skall vara (kulturenheten) tillhanda två månader före genomförandet och innehålla kostnadskalkyl. Vid bedömning av ansökan tas följande hänsyn till: » Vilken vikt arrangemanget har för kommuninvånarna » Finansieringsmöjligheter av arrangemanget » Kultur & fritids budgeterade medel för arrangemangsbidrag » Bidraget utbetalas efter överenskommelse med berörd förening. Redovisning skall ske efter genomfört arrangemang. 10 Stöd till studieförbund Särskilda regler gäller för stöd till studieförbund. 11 Sammanträdesprotokoll Kultur- och fritidsnämnden Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-06-16 § 36 Dnr KFN 2014/58 Översyn av kultur- och idrottsföreningarnas bidrag i Trosa kommun Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta reviderade bidragsregler för 2016 med följande tillägg under allmänna regler för erhållande av bidrag: 10. Följande föreningar undantas från bidragsgivning i Trosa kommun: Politisk förening _________ Ärende Bidragsutredningen har genomförts för att underlätta såväl ansökan som handläggning av föreningsbidrag samt för att öka möjligheterna att söka rätt sorts bidrag för olika ändamål. Bidragsrevisionen är ett led i arbetet med att öka nöjdheten med hanteringen av ärenden på Kultur- och fritidskontoret, vilket även finns som verksamhetsmål för enheterna Allmän kultur och Fritid. De föreningar vi har samtalat med inför revisionen har välkomnat initiativet. Ärendets beredning – Tjänsteskrivelse 2015-06-10, Claes-Urban Boström, produktionschef och Sara Fältskog Eldros, kulturkonsulent och Petter Björkman, fritidschef. – Förslag till bidragsregler 2016 – Bidragsregler 2015 Kopia till kultur- och fritidskontoret Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 4 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN 2014/58 2015-06-10 Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros Tel. 0156-522 19 Fax. 0156-520 03 [email protected] Översyn av kultur- och idrottsföreningarnas bidrag i Trosa kommun Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta reviderade bidragsregler för 2016. Sammanfattning Kultur- och fritidskontoret föreslår att Kultur- och fritidsnämnden antar de reviderade bidragsreglerna från och med 2016. Bidragsutredningen har genomförts för att underlätta såväl ansökan som handläggning av föreningsbidrag samt för att öka möjligheterna att söka rätt sorts bidrag för olika ändamål. Bakgrund Under 2015 har tjänstemän på Kultur- och fritidskontoret genomfört en bidragsutredning för samtliga gällande bidragsregler för bidragsberättigade föreningar. Uppdraget tilldelades förvaltningen av Kultur- och fritidsnämnden 2014-05-08. Syftet med revisionen har i första hand varit att undersöka vilka direktiv som kan förenklas och hur hanteringen av bidragsärenden kan bli mer transparenta för föreningslivet. Kultur- och fritidskontoret har sammanträtt med en referensgrupp bestående av representanter från fyra kulturföreningar i Trosa kommun. Referensgruppen har granskat gällande bidragsregler och ansökningsblanketter och givit förslag på omformuleringar och förenklingar. Kultur- och fritidskontoret föreslår ett antal mindre ändringar i regelverket för bidragsberättigande och för ansökan av bidrag. I de reviderade bidragsreglerna behålls samtliga befintliga bidrag för både idrotts- och kulturföreningar. Dessutom föreslås ett nytt startbidrag för nystartade föreningar som godkänns som bidragsberättigade i KFN. Skäl för det föreslagna beslutet Bidragsrevisionen är ett led i arbetet med att öka nöjdheten med hanteringen av ärenden på Kultur- och fritidskontoret, vilket även finns som verksamhetsmål för enheterna Allmän kultur och Fritid. De föreningar vi har samtalat med inför revisionen har välkomnat initiativet. Claes-Urban Boström Sara Fältskog Eldros Petter Björkman Produktionschef Kulturkonsulent Fritidschef Bilagor 1. Bidragsregler 2015 2. Förslag till Bidragsregler 2016 Beslut till Kultur- och fritidskontoret Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 112 Dnr KS 2015/113 Reviderad upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta reviderad upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun 2015-08-20. Ärendet Nu gällande version av kommunens upphandlings- och inköpspolicy antogs av kommunfullmäktige 2011-04-06, § 14. Sedan dess har vissa förändringar skett inom LOU som gjort att det blivit aktuellt att se över och uppdatera policyn på nytt. Förändringarna rör i första hand de nya reglerna för direktupphandling och det förändrade tröskelvärdet för genomförande av direktupphandling (från ca 284 tkr till ca 505 tkr). Vissa förändringar/förtydliganden har även gjorts gällande kommunens ansvarsfördelning vid upphandling. Yrkanden – Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag med följande tillägg: att social hänsyn avseende kollektivavtalsliknande villkor skrivs in i upphandlings- och inköpspolicyn för Trosa kommun. – Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag och avslag på Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) tilläggsyrkande. Proposition Ordföranden ställer proposition på Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) och Daniel Portnoffs (M) yrkanden om bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag och finner att kommunstyrelsens beslutar i enlighet med Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) och Daniel Portnoffs (M) yrkanden. Ordföranden ställer därefter proposition på Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar att avslå Ann-sofie SolebyErikssons (S) tilläggsyrkande. Forts. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 21 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-09-09 Forts. § 112 Reservation Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) reserverar sig enligt nedan skriftligen mot beslutet: "2014 antogs EU:s nya upphandlingsdirektiv. Det nya direktivet innebär möjligheter att bättre ta hänsyn till innovativa lösningar, miljöhänsyn och social hänsyn. För varor och tjänster under tröskelvärdet gäller den fria rörligheten inom EU och i avvaktan på riksdagens beslut om krav bör social hänsyn avseende kollektivavtalsliknade villkor skrivas in i upphandlings- och inköpspolicyn för Trosa kommun." Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Teknik- och servicenämnden 2015-08-27, § 54 Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström 2015-08-20 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 22 Sammanträdesprotokoll Teknik- och servicenämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum 2015-08-27 § 54 Dnr TSN 2015/48 Revidering av Upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun Teknik- och servicenämnden föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta reviderad upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun. Ärendet Nu gällande version av kommunens upphandlings- och inköpspolicy antogs av kommunfullmäktige 2011-04-06, § 14. Sedan dess har vissa förändringar skett inom LOU som nu gör att det blivit aktuellt att se över och uppdatera policyn på nytt. Förändringarna gäller i första hand de nya reglerna för direktupphandling och det förändrade tröskelvärdet för genomförande av direktupphandling (från ca 284 tkr till ca 505 tkr). Vissa förändringar/förtydliganden har även gjorts gällande kommunens ansvarsfördelning vid upphandling. Yrkande – Sandra Karlsson (S) yrkar att social hänsyn avseende kollektivavtalsliknade villkor skrivs in i upphandlings- och inköpspolicyn för Trosa kommun. – Arne Karlsson (KD) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på föreliggande yrkanden och finner att teknikoch servicenämnden beslutar i enlighet med Arne Karlssons (KD) yrkande om bifall till förvaltningens förslag. Reservation Sandra Karlsson (S) reserverar sig enligt nedan skriftligen mot beslutet: "2014 antogs EU:s nya upphandlingsdirektiv. Det nya direktivet innebär möjligheter att bättre ta hänsyn till innovativa lösningar, miljöhänsyn och social hänsyn. För varor och tjänster under tröskelvärdet gäller den fria rörligheten inom EU och i avvaktan på riksdagens beslut om krav bör social hänsyn avseende kollektivavtalsliknade villkor skrivas in i upphandlings- och inköpspolicyn för Trosa kommun." Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 13 Sammanträdesprotokoll Teknik- och servicenämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum 2015-08-27 forts. § 54 Ärendets beredning – Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och kanslichef Jakob Etaat, 2015-08-20. – Förslag till upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun. Beslut till Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 14 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/48 2015-08-20 Kultur, fritids, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel. 0156-520 66 Fax. 0156-523 03 [email protected] Reviderad upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta reviderad upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun 2015-08-20. ________ Ärendet Nu gällande version av kommunens upphandlings- och inköpspolicy antogs av kommunfullmäktige 2011-04-06, § 14. Sedan dess har vissa förändringar skett inom LOU som nu gör att det blivit aktuellt att se över och uppdatera policyn på nytt. Förändringarna rör i första hand de nya reglerna för direktupphandling och det förändrade tröskelvärdet för genomförande av direktupphandling (från ca 284 tkr till ca 505 tkr). Vissa förändringar/förtydliganden har även gjorts gällande kommunens ansvarsfördelning vid upphandling. Claes-Urban Boström Produktionschef Jakob Etaat Kanslichef Bilagor 1. Förslag till upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun 2015-08-20 (Tillkommande text markeras med understrykning och utgående text med genomstyrkning) Upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun Antagen av kommunfullmäktige 2011-04-06, § 14, KS 2011/51 Reviderad av kommunfullmäktige 2015-xx-xx, § xx, dnr KS 20xx/xx TROSA KOMMUN Upphandlings- och inköpspolicy Syftet med denna policy är att: Inköp och upphandlingar ska främja användningen av förnyelsebara naturresurser. Inköp och upphandlingar ska präglas av affärsmässighet, effektivitet, samverkan, saklighet och objektivitet. Inköp och upphandlingar ska präglas av innovativa lösningar, hälsosamma materialval och socialt ansvarstagande. Upphandlingar skall genomföras på ett sådant sätt att förtroendet för kommunen som en seriös upphandlare bibehålls. Inom den offentliga förvaltningen arbetar vi på medborgarnas uppdrag och i deras intresse. Demokrati, rättssäkerhet och effektivitet är grundläggande värden för all offentlig verksamhet. Medborgarnas förtroende för den offentliga förvaltningen fordrar att vi som verkar i denna inte låter oss påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i vårt arbete. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet, men mödosamt och tidsödande att bygga upp det. En anställd eller förtroendevald inom det offentliga får aldrig missbruka sin ställning. Vi har alla ett ansvar mot våra uppdragsgivare - medborgarna - att bekämpa korrupt beteende var det än må förekomma. På så sätt försvarar vi och stärker rättssamhället. Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens. Säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan. Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens riktlinjer samt att de utförs med en god och långsiktig hållbar ekonomisk situation för kommunen. Upphandlingen ska ske på ett öppet (transparant) sätt. Vidare ska principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Alla anbudsgivare ska behandlas på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Samordnad upphandling är huvudregel. Samordning ska också ske med andra huvudmän, exempelvis andra kommuner, om det ger ekonomiska eller andra fördelar. Trosa kommuns centrala upphandlingsfunktion ansvarar för samordnad upphandling. 1 TROSA KOMMUN Upphandlings- och inköpspolicy Omfattning Denna policy gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom Trosa kommun. Bestämmelser om miljöhänsyn Miljöhänsyn skall tas vid samtliga inköp och upphandlingar. Direktupphandling Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav på anbud. Direktupphandling får användas utifrån de av riksdagen beslutade reglerna för direktupphandling och som börjar gälla från och med den 1 juli 2014 om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Sker upprepade direktupphandlingar av samma typ av vara eller tjänst ska bör ett ramavtal övervägas som då tecknas efter en formell upphandling. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Denna upphandlingsform får endast användas om: ram- eller avropsavtal saknas "synnerliga skäl" föreligger t ex ofrivillig brådska - maskinhaveri och liknande. Annonsering behöver ej ske men minst tre leverantörer skall erbjudas möjligheten att inkomma med anbud. Den upphandlande myndigheten ska dokumentera tilldelningsbeslut, utvärdering inkl. värdet av kontraktet, vem som upphandlat och skäl till upphandlingen. Till hjälp finns dokumentationsmallar på kommunens intranät. Värdet av varan och tjänsten får inte överstiga 28 % av tröskelvärdet för varor och tjänster, vilket innebär ett värde av 505 800 kronor. Direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor ska dokumenteras enligt särskilda krav. Gränserna gäller exklusive moms. Överstiger värdet på varan eller tjänsten tröskelvärdet (505 800 kronor) så ska upphandling ske med en annan typ av förfarande. Begreppet ”lågt värde” används vid direktupphandling och i Trosa kommun sätts gränsen för lågt värde till fem (5) prisbasbelopp för enskild förvaltning och till tio (10) prisbasbelopp för direktupphandling som hanteras av den centrala upphandlingsfunktionen. Gränserna gäller exklusive moms. Överstiger värdet på varan eller tjänsten denna gräns ska upphandling ske oavsett. Teckning av ramavtal För högfrekventa varor med relativt lågt inköpsvärde ska ramavtal tecknas. Ramavtal innebär att kommunen förbinder sig att inköpa avtalade varor från ramavtalets leverantör. Ramavtal tecknas mellan en eller flera upphandlande myndigheter/enheter och med en eller flera leverantörer. Inköp av samma vara från annan leverantör utanför ramavtalet kan medföra dryga skadestånd för kommunen. 2 TROSA KOMMUN Upphandlings- och inköpspolicy Ansvar för att genomföra ramavtalsupphandlingar har Trosa kommuns utsedda upphandlingskontor. respektive förvaltning om det är en verksamhetsspecifik upphandling. Hjälp kan inhämtas hos Trosa kommuns utsedda upphandlingskontor som sköter ramavtalsupphandlingar i de fall då det handlar om ej verksamhetsspecifika upphandlingar utan berör fler. Varje enskild förvaltning ska dock informera upphandlingskontoret om de behov av ramavtal som föreligger så att eventuell samordning kan ske. Ansvar för att genomföra ramavtalsupphandlingar har Trosa kommuns utsedda upphandlingskontor. Varje enskild förvaltning ska dock informera upphandlingskontoret om de behov av ramavtal som föreligger. ANSVAR FÖR INKÖP/UPPHANDLING Verksamhetsspecifika inköp och upphandlingar Ansvaret för verksamhetsspecifika inköp/upphandlingar har respektive facknämnd och dess förvaltningar/kontor. När behov föreligger till kommungemensamma inköp/upphandlingar ska dessa samordnas. Denna samordning sker via kommunens utsedda upphandlingskontor. Uppföljning av genomförda upphandlingar samt Trosa kommuns samlade inköp Varje upphandlande förvaltning/enhet är skyldig att genomföra systematiska uppföljningar/utvärderingar av genomförda upphandlingar så att inköpsrutiner och upphandlingsverksamheten kontinuerligt kan förbättras. Statistik av gjorda inköp under pågående ramavtal ska göras för att underlätta kommande ramupphandlingar. 3 Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 113 Dnr KS 2015/106 Jämställdhetsplan för Trosa kommun 2015-2018 Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta ny jämställdhetsplan enligt framskrivet förslag. Ärendet Diskrimineringslagen anger att arbetsgivare aktivt ska bedriva ett målinriktat jämställdhetsarbete. Arbetsgivaren ska motverka och förebygga uppkomst av diskriminering samt skynda på jämställdhetsutvecklingen. Jämställdhetsplanen för Trosa kommun ska ses som ett stöd i denna utveckling. Planen är utarbetad med utgångspunkt i de krav som diskrimineringslagen ställer och rör arbetsgivaren Trosa kommun och förhållandet till dess medarbetare. Följande fyra områden lyfts särskilt fram i planen: 1. Arbetsförhållanden 2. Rekrytering, lönesättning, kompetens och prestation 3. Möjligheter att förena föräldraskap och arbete 4. Förekomst av sexuella trakasserier och trakasserier på grund av kön Yrkanden – Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) yrkar att jämställdhetsplan 2015-2018 benämns Arbetsgivarens Jämställdhetsplan 2015-2018 att planen kompletteras med lagkravet att en översiktlig redovisning av arbetsgivarens handlingsplan för jämställda löner ska finnas med. att följande ändringsyrkande skrivs in under arbetsförhållanden/punkt 3: Heltid är norm och chefer ska alltid eftersträva… Forts. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 23 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-09-09 Forts. § 113 att kommunstyrelsen för egen del beslutar att en handlingsplan tas fram utifrån systematisk faktainsamling tillsammans med arbetstagarnas representanter. att planen kompletteras med mätbara mål för att möjliggöra utvärdering. – Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på bifall till Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) yrkande mot bifall till Daniel Portnoffs (M) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt Daniel Portnoffs (M) yrkande om att bifalla kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut. Reservation Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) reserverar sig mot beslutet. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Tjänsteskrivelse från personalchef Torbjörn Unnebäck 2015-08-25 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 24 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/106 2015-08-25 Kommunkontoret Torbjörn Unnebäck Tel. 0156-520 13 Fax 0156-522 03 [email protected] Jämställdhetsplan för Trosa kommun 2015-2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att anta ny jämställdhetsplan enligt framskrivet förslag. ________ Ärendet Diskrimineringslagen anger att arbetsgivare aktivt ska bedriva ett målinriktat jämställdhetsarbete. Arbetsgivaren ska motverka och förebygga uppkomst av diskriminering samt skynda på jämställdhetsutvecklingen. Detta dokument ska ses som ett stöd i denna utveckling. Planen behandlar det perspektiv som rör arbetsgivaren Trosa kommun i dess förhållande till dess medarbetare och är utarbetat med utgångspunkt från de krav som diskrimineringslagen ställer. Arbetsplatser, arbetsmetoder, arbetsorganisation och arbetsförhållanden i övrigt ska organiseras så att de lämpar sig för både kvinnor och män. Stereotypa eller traditionella könsrollsmönster hämmar inte bara individens utveckling, utan även arbetsplatsens möjligheter till förändring. Planen ska utveckla, förstärka och konkretisera Trosa kommuns jämställdhetsarbete. Dokumentet är främst avsedd för chefer och medarbetare i organisationen och den förtydligar Trosa kommuns avsikter att som arbetsgivare verka för jämställdhet. Följande fyra områden lyfts fram: 1. Arbetsförhållanden 2. Rekrytering, lönesättning, kompetens och prestation 3. Möjligheter att förena föräldraskap och arbete 4. Förekomst av sexuella trakasserier och trakasserier på grund av kön 1 Jämställdhet innebär likabehandling mellan könen, d.v.s. att kvinnor och män behandlas likvärdigt och med respekt. Diskriminering och annan kränkande behandling ska motverkas och förebyggas. Hänsyn till alla individers olikheter, oavsett kön, höjer kvaliteten på kommunens verksamheter. För Trosa kommun är dess medarbetare och relationen till medborgare den viktigaste faktorn för framgång och utveckling. Johan Sandlund Kommunchef Torbjörn Unnebäck Personalchef Bilagor 1. Jämställdhetsplan för Trosa kommun 2015-2018 2 Jämställdhetsplan för Trosa kommun 2015-2018 Denna plan är ett stöd och ett verktyg för ökad jämställdhet. Planen är främst avsedd för chefer och medarbetare i organisationen och den förtydligar Trosa kommuns avsikter att som arbetsgivare verka för jämställdhet mellan kvinnor och män. Jämställdhetsplanen tar upp följande områden: 1. Arbetsförhållanden 2. Rekrytering, lönesättning, kompetens och prestation 3. Möjligheter att förena föräldraskap och arbete 4. Förekomst av sexuella trakasserier och trakasserier på grund av kön Jämställdhet innebär likabehandling mellan könen, d.v.s. att kvinnor och män behandlas likvärdigt och med respekt. Diskriminering och annan kränkande behandling ska motverkas och förebyggas. Hänsyn till alla individers olikheter, oavsett kön, höjer kvaliteten på kommunens verksamheter. För Trosa kommun är dess medarbetare och relationen till medborgare den viktigaste faktorn för framgång och utveckling. Kommunens jämställdhetsarbete grundar sig i följande delar: - Trosa kommun ska basera rekrytering, lönesättning och värdering av arbetsuppgifter på kompetens och prestation. - Trosa kommun ska värdesätta och prioritera balansen mellan föräldraskap, arbete och fritid. - Trosa kommun ska motverka alla former av trakasserier. Planen är upprättad i samverkan mellan samtliga förvaltningar och i samråd mellan arbetsgivar- och arbetstagarparterna. Den ska utvärderas i samband med att ny plan tas fram. Jämställdhetsplanen gäller 2015 2018. 1(5) 1. Arbetsförhållanden Medarbetare i Trosa kommun ska oavsett kön kunna verka på en arbetsplats som inte innebär fara och arbetsplatsen ska erbjuda arbetsförhållande som gör det möjligt att trivas och utvecklas. Verksamheten ska sträva efter en så jämn könsfördelning som möjligt. Eventuella arbetsskador/tillbud ska alltid följas upp av ansvarig chef. Utifrån kommunfullmäktiges mål gällande gemensamma medarbetarenkäter (HME) ska alla som arbetar i Trosa kommun ha bra arbetsförhållande utifrån motivation, ledarskap och styrning. I Trosa kommun gäller att: chefer och medarbetare arbetar strukturerat med att följa upp och förbättra arbetsförhållande utifrån resultatet i medarbetarenkäten (HME). chefer och medarbetare arbetar med att kontinuerligt utveckla arbetsmiljön utifrån uppkomna arbetsskador och tillbud. chefer ska alltid eftersträva att medarbetarna erbjuds den tjänstgöringsgrad hon/han önskar. Chef! Medarbetare! Att på arbetsplatsträffar (APT) årligen följa upp resultatet från medarbetarenkäten (HME). Att kontinuerligt följa upp och motverka eventuella ytterligare arbetsskador/tillbud. Att minst en gång per år följa upp och lyssna med medarbetaren om hon/han upplever arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Att aktivt bidra med idéer och arbetssätt som förbättrar situationen på arbetsplatsen. Prata alltid i första hand direkt med din chef om det finns arbetsförhållande på din arbetsplats som inte fungerar. Om inget händer vänd dig till din fackliga representant eller överordnad chef eller personalenheten. Du har ett egenansvar att arbetssituationen är bra på din arbetsplats. 2(5) 2. Trosa kommun baserar rekrytering, lönesättning och värdering av arbetsuppgifter på kompetens, kunskap och prestation Rekrytering och kompetensutveckling är ett sätt att stärka verksamhetens utveckling i önskad riktning. Rekrytering, lönesättning och andra värderingar av arbetsuppgifter ska vara könsneutrala. En saklig och precis rekryteringsprocess bidrar till en bättre kompetensförsörjning och ökad måluppfyllelse för organisationen. Vid lönesättning, befordran och i andra sammanhang där arbetsinsatser värderas ska en individuell bedömning göras, utifrån kriterier som är väl kända för båda parter. Kompetens och prestation ska ligga till grund för bedömning och urval. Detta är viktigt för kommunens utveckling, för att bli en attraktiv och bra arbetsgivare, samt för att undvika diskriminering och kränkningar av enskilda individer. I Trosa kommun gäller att: all lönesättning, oavsett verksamhet eller typ av tjänst, sker individuellt, utifrån arbetsvärdering och väl kända kriterier. alla tjänster tillsätts på ett sätt som sätter kompetens och krav i fokus, utan att kön eller andra ovidkommande faktorer blandas in. alla medarbetare har utvecklingssamtal minst en gång per år. Chef! Medarbetare! Ägna gärna en arbetsplatsträff varje år åt att gå igenom kriterierna för lönesättning. Vid rekrytering, fundera över och diskutera med medarbetarna vilken kompetens som behövs, hur kravprofilen ska se ut och vad som kan göras annorlunda jämfört med tidigare, vilket tar sin utgångspunkt i verksamhetsdialogen. Se till att förbereda dig väl inför utvecklings- och lönesamtal, och ta reda på hur du presterat i förhållande till vad ni kommit överens om. Bidra till verksamhetens utveckling genom att ge din bild av vad ni behöver bli bättre på eller vilken kompetens som behövs. 3(5) 3. Trosa kommun värdesätter och prioriterar balans mellan föräldraskap, arbete och fritid Medarbetare i Trosa kommun ska inte behöva välja mellan ett krävande och utvecklande arbete å ena sidan, och föräldraskap och fritid å den andra. Karriär och ansvar för arbete ska gå att kombinera med omsorg och ansvar för familj och anhöriga, oavsett kön. I den mån det är möjligt ska flexibilitet i arbetet eftersträvas, särskilt med tanke på de som har ansvar för barn, familj eller anhöriga. Detta gäller exempelvis tider för möten, möjligheten att under perioder arbeta deltid eller utföra arbetsuppgifter på distans. I Trosa kommun gäller att: chefer underlättar för medarbetarna att ha balans mellan arbete, fritid och föräldraskap. chefer och medarbetare i dialog upprättar en plan för föräldraledighet och tiden efter föräldraledigheten. Utvecklingssamtal i vilken planen diskuteras, hålls i anslutning till/under föräldraledigheten. föräldralediga erbjuds kontinuerlig information om det som pågår på arbetsplatsen, samt erbjuds deltagande i kompetensutveckling och viktigare arbetsplatsträffar. löneutveckling, befordran och möjligheten till kompetensutveckling inte påverkas av föräldraledighet eller föräldraskap. Chef! Medarbetare! Ha kontinuerlig kontakt med föräldralediga och var beredd på att intresset för jobbet kan variera; vissa vill hålla sig löpande uppdaterade medan andra tycker det är viktigt med distans till arbetet. Vissa arbetsuppgifter kanske kan utföras på andra sätt än tidigare, exempelvis hemifrån och via dator, telefon och e-post m.m.. Försök tillsammans hitta passande lösningar för både arbetets och medarbetarens skull. Tänk på att situationen med föräldraledighet kan vara ny för chefen, var tydlig med vad som passar dig. Fundera över vad du förväntar dig när du kommer tillbaka. Säg till direkt om det är något under eller efter ledigheten som du upplever som orättvist eller inte stämmer överens med den plan ni kommit fram till. 4(5) 4. Trosa kommun tolererar inte några former av trakasserier Trakasserier innebär en kränkning av individens värdighet och har negativ inverkan på arbetsmiljön på arbetsplatsen. Nolltolerans mot alla former av trakasserier, vare sig de är av sexuell natur eller är relaterade till någon av diskrimineringsgrunderna, innebär att arbetsledare har skyldighet att omedelbart ingripa vid misstanke om trakasserier. Ett beteende behöver inte vara avsett att kränka någon för att det ska ses som trakasserier, det är den som blir utsatt som avgör om det är oönskat och kränkande och således är att beteckna som trakasserier. Även beteenden, uttalanden och handlingar som inte är direkt riktade mot en särskild person kan vara kränkande. Därför är det alltid viktigt att tänka på hur man uppfattas. I Trosa kommun gäller att: chefen ansvarar för att det är känt på alla arbetsplatser att trakasserier inte tolereras. chefen tar ett särskilt ansvar för att arbetsmiljön är fri från trakasserier och att medarbetarna vågar säga ifrån. tillvägagångssätt för att hantera trakasserier finns på varje arbetsplats och är väl kända för dem som arbetar där, i enlighet med Trosa kommuns rutiner för att hantera våld, hot om våld och sexuella trakasserier. Chef! Medarbetare! Klargör att du själv inte tolererar trakasserier och liknande – det kan vara svårt för andra att veta om de har din förståelse. Ingrip omedelbart och diskret om du själv eller någon annan uppmärksammar trakasserier, risken är stor att den utsatte själv inte vågar väcka frågan Ta hjälp om du inte vet hur du ska hantera situationen. Bit inte ihop! Säg till direkt om du utsätts för något som du upplever som obehagligt, risken är att nästa person som utsätts upplever det ännu värre och inte vågar säga till. Om du upplever att arbetsklimatet eller beteende på arbetsplatsen är obehagligt, för dig eller någon annan, uppmärksamma det och visa att du märker av det. Det kan t.ex. vara att reagera på kränkande bilder eller mail på arbetsplatsen. Tänk på hur du själv uppfattas – en stämning som är rå med hjärtlig för en person kanske bara är rå för någon annan. 5(5) Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 114 Dnr KS 2015/114 Revidering av arbetsordning för kommunfullmäktige Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige 2015-08-20 med ändringar enligt nedan: Sista meningen i § 20 ändras till: Ordföranden i en styrelse för ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 §§ KL, har rätt att delta i överläggning när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i företaget. Punkt 3 i § 32 ändras till: 3. Fullmäktige ska utan föregående överläggning besluta om frågan får ställas. Ärendet Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har nyligen utkommit med ett reviderat förslag till arbetsordning för fullmäktige (SKL, Cirkulär 14:57). SKL:s förslag uppdaterades senast år 2011 och sedan dess har vissa lagändringar skett som givit anledning till denna nyutgåva. Förvaltningens förslag följer i all väsentlighet SKL:s underlag. Yrkanden – Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag med ändringar enligt nedan: Sista meningen i § 20 ändras till: Ordföranden i en styrelse för ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 §§ KL, har rätt att delta i överläggning när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i företaget. Punkt 3 i § 32 ändras till: 3. Fullmäktige ska utan föregående överläggning besluta om frågan får ställas. Forts. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 25 Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 Forts. § 114 Proposition Ordföranden ställer proposition på Daniel Portnoffs (M) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detta. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Tjänsteskrivelse från kanslichef Jakob Etaat 2015-08-20 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 26 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/114 2015-08-20 Kommunkontoret Jakob Etaat Tel. 0156-520 06 Fax. 0156-520 17 [email protected] Revidering av arbetsordning för kommunfullmäktige Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige 2015-08-20. ________ Ärendet Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har nyligen utkommit med ett reviderat förslag till arbetsordning för fullmäktige (SKL, Cirkulär 14:57). SKL:s förslag uppdaterades senast år 2011 och sedan dess har vissa lagändringar skett som gett anledning till denna nyutgåva. Förvaltningens förslag Förvaltningens förslag följer i all väsentlighet SKL:s underlag. Följande förändringar av betydelse har gjorts i förhållande till nuvarande arbetsordning: Fullmäktiges presidium § 2 Fullmäktiges roll som uppdragsgivare och ansvarsutkrävare har stärkt genom att presidiet nu fått en formell roll som kommunalrättsligt organ. Presidiets sammansättning och ansvar förtydligas genom ändringen i § 2. Tid och plats för sammanträdena § 5 Ändringen i § 5 är en följd av att fullmäktiges ledamöter från och med år 2014 väljs från och med 15 oktober istället för 1 november vid valår. 1 Deltagande på distans § 9 (förslag om att inte införa deltagande på distans) Sedan 1 februari 2014 finns möjlighet att låta ledamöter delta på distans vid fullmäktiges sammanträden: Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans, om fullmäktige har beslutat det och det sker genom ljud- och bildöverföring i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. […] (5 kap 38 a § KL) Denna möjlighet kommer sannolikt att underlätta för många förtroendevalda, inte minst i glesbygdskommuner, att delta politiskt. De tekniska krav som ställs i lagstiftningen har dock gjort att endast ett fåtal kommuner i dagsläget valt att gå vidare med att genomföra sammanträden på distans. Här nedan redogörs för vissa av de utmaningar som bör beaktas: Ljud- och bildöverföring i realtid Som framgår av lagtexten ovan måste ljud- och bildöverföring ske på sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra i realtid. Det är alltså inte tillräckligt att de som är närvarande i sammanträdeslokalen kan se den ledamot som deltar på distans. Den distansdeltagande ledamoten måste även kunna se övriga deltagare och om flera ledamöter deltar på distans samtidigt måste även dessa kunna se varandra. Ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Om kvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet avbrytas till dess att en förbindelse med hög kvalitet har återupprättats och deltagarna återigen kan sägas delta på lika villkor. För att uppfylla dessa krav skulle kommunen behöva införskaffa ny teknisk utrustning. Hanteringen av utrustningen skulle även försvåras av det faktum att kommunen inte äger den lokal som sammanträdena hålls i. Öppna och stängda sammanträden Fullmäktiges sammanträden är i regel öppna för allmänheten. Det finns dock tillfällen då sammanträdet kan behöva stängas, som t.ex. vid föredragning av sekretessärenden. I dessa lägen behöver fullmäktige säkerställa att obehöriga inte kan höra vad som sägs vid sammanträdet. För att hantera att obehöriga inte tar del av sammanträdet via de videolänkar som upprättats har vissa kommuner övervägt att ställa i ordning särskilda lokaler utanför centralorten som kan användas av de som önskar delta på distans. Kommunens personal finns då på plats och kan se till att säkerhetskraven uppfylls och att tekniken fungerar. Sådana åtgärder är dock resurskrävande och lämpar sig främst för större kommuner med långa avstånd till centralorten. Möjligheten att genomföra slutna voteringar I vissa fall kan det bli aktuellt för fullmäktige att genomföra slutna voteringar. För att kunna genomföra dessa på distans måste kommunen säkerställa att 2 valhemligheten bevaras och att alla ges möjlighet till insyn i röstningsförfarandet, vilket kan bli svårt rent tekniskt. Principiella ställningstaganden kring former för deltagande Införande av distansdeltagande kräver även vissa principiella ställningstaganden. En av dessa är konsekvenserna av att frångå det fysiska mötet. Genom att träffas fysiskt skapas tillfällen till informella kontakter och åsiktsutbyte utanför sammanträdets rammar. Detta menar många är en viktig del i det politiska beslutsfattandet och något som riskerar att urholkas om deltagande på distans blir vanligt förekommande. Slutsats Sammantaget anser förvaltningen att deltagande på distans på sikt skulle kunna medföra positiva möjligheter för att öka det politiska deltagandet. De tekniska utmaningarna och principiella frågeställningarna gör dock att denna möjlighet inte bör införas i dagsläget. Ärenden och handlingar till sammanträdena § 12 Trosa kommun har sedan våren 2012 övergått till digitala utskick av kallelser och handlingar till fullmäktige (och nämnder). Ändringen i § 12 förtydligar detta. Johan Sandlund Kommunchef Jakob Etaat Kanslichef Bilagor 1. Förslag till reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige 2015-08-20 (Tillägg är markerade med understruken text och strykningar är markerade med genomstruken text.) 3 Arbetsordning för Trosa kommunfullmäktige (förslag 2015-08-20) Fastställd av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige 1992-01-08, § 11 (Dnr 1991/00158) 1994-01-12, § 8 2005-03-16 § 12 (Dnr KS 2004/00881) 2007-06-20, § 74 (Dnr KS 2007/139) 2009-06-17, § 55 (Dnr KS 2007/139) 2011-03-02, § 148 (Dnr KS 2011/10) 2012-02-29, § 14 (Dnr KS 2012/18) 1 (12) Antalet ledamöter §1 Fullmäktige har 35 ledamöter. I vallagen finns bestämmelser om antalet ersättare. Ordförande och vice ordförande Fullmäktiges presidium §2 De år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet, väljer fullmäktige bland ledamöterna en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande som tillsammans utgör fullmäktiges presidium (presidium). Presidievalen ska förrättas på ett sammanträde som hålls före utgången av november december månad. Presidiet väljs för fullmäktiges löpande mandatperiod. Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. §3 Tills dess att presidievalen har förrättats, tjänstgör som ordförande den som har varit ledamot i fullmäktige längst tid (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem vara ålderspresident. §4 Om ordföranden eller någon av vice ordförandena avgår som ledamot eller från sin presidiepost, bör fullmäktige så snart det kan ske, välja en annan ledamot för återstoden av tjänstgöringstiden för den som avgått. Om samtliga i presidiet är hindrade att fullgöra uppdraget, fullgör ålderspresidenten ordförandes uppgifter. 2 (12) Tid och plats för sammanträdena §5 För varje år bestämmer fullmäktige dag och tid för sammanträdena. Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena plats för fullmäktiges sammanträden. De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet, sammanträder nyvalda fullmäktige första gången i november oktober. Ålderspresidenten bestämmer dag och tid för det första sammanträdet efter samråd med kommunstyrelsens presidium. §6 Ett extra sammanträde hålls på den tid som ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena. En begäran om ett extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och ska innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlade på det extra sammanträdet. §7 Om det föreligger särskilda skäl för det, får ordföranden efter samråd med vice ordförandena ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, låter ordföranden omgående underrätta varje ledamot och ersättare om beslutet. Uppgift om beslutet ska tillkännages på lämpligt sätt. §8 Fullmäktige bestämmer i vilken utsträckning uppgift om de ärenden som ska behandlas ska införas i ortstidningen. Deltagande på distans §9 Ledamöter tillåts inte delta på distans vid fullmäktiges sammanträden. 3 (12) Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde § 910 Om fullmäktige inte hinner slutföra ett sammanträde på den utsatta sammanträdesdagen kan fullmäktige besluta att förlänga tiden för sammanträdet. Fullmäktige kan också besluta att avbryta sammanträdet och att hålla fortsatt sammanträde en senare dag för att behandla de ärenden som återstår. I sådant fall beslutar fullmäktige genast om tid och plats för det fortsatta sammanträdet. Om fullmäktige beslutar att hålla fortsatt sammanträde utfärdar ordföranden en kungörelse om det fortsatta sammanträdet på vanligt sätt. Om sammanträdet ska fortsätta inom en vecka behöver någon ny kungörelse inte utfärdas. I sådant fall låter ordföranden dock underrätta de ledamöter och ersättare som inte är närvarande när sammanträdet avbryts om tid och plats för det fortsatta sammanträdet. Ärenden och handlingar till sammanträdena § 1011 Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena och kommunstyrelsens presidium vid vilket sammanträde fullmäktige ska behandla ett ärende, om ej annat följer av lag. § 1112 Kommunstyrelsens, övriga nämnders och beredningars förslag till beslut eller yttrande i de ärenden som tagits in i kungörelsen bör tillställas varje ledamot och ersättare före sammanträdet. Ordföranden bestämmer efter samråd med sekreteraren i vilken omfattning övriga handlingar i ett ärende ska tillställas ledamöter och ersättare före sammanträdet. Kallelse och övriga handlingar skickas digitalt. Handlingar i varje ärende bör finnas tillgängliga för allmänheten i sammanträdeslokalen under sammanträdet. Anmälan om hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare § 1213 En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till fullmäktiges sekreterare. 4 (12) § 1314 Om en ledamot utan föregående anmälan uteblir från ett sammanträde eller hinder uppkommer för en ledamot att vidare delta i ett pågående sammanträde, kallar ordföranden in den ersättare som är tillgänglig och står i tur att tjänstgöra. Ledamot är skyldig att anmäla till sekreteraren om ledamoten avbryter sin tjänstgöring. § 1415 Det som sagts om ledamot i 12 § gäller också för ersättare, som kallats till tjänstgöring. § 1516 Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det bör dock inträde ske under pågående handläggning av ett ärende. Upprop § 1617 En uppropslista som utvisar de ledamöter och ersättare som tjänstgör ska finnas tillgänglig under sammanträdet. I början av varje sammanträde förrättar sekreteraren upprop enligt uppropslistan och kallar in de ersättare som står i tur att tjänstgöra enligt gällande inkallelseordning. Upprop förrättas också i början av varje ny sammanträdesdag vid fortsatt sammanträde och när ordföranden anser att det behövs. Protokollsjusterare § 1718 Ordföranden bestämmer tid och plats för justering av protokollet från sammanträdet. Sedan uppropet har förrättats enligt 16 §, väljer fullmäktige två ledamöter och två ersättare för dessa att tillsammans med ordföranden justera protokollet och att vid behov biträda ordföranden och sekreteraren vid röstsammanräkningar. Turordningen för handläggning av ärendena § 1819 Fullmäktige behandlar ärendena i den turordning som de tagits upp i kungörelsen. 5 (12) Fullmäktige kan dock besluta om ändrad turordning för ett eller flera ärenden. Ordföranden bestämmer när under ett sammanträde ett ärende som inte finns med i kungörelsen ska behandlas. Fullmäktige får besluta att avbryta handläggningen av ett ärende under ett sammanträde för att återuppta det senare under sammanträdet. Yttranderätt vid sammanträdena § 1920 Ej tjänstgörande ersättare i fullmäktige har rätt att delta i överläggningarna, dock utan förslags- och beslutanderätt. Ordförande och vice ordförandena i en nämnd vars verksamhetsområde ett ärende berör får delta i överläggningen i det ärendet. Ordföranden och vice ordförandena i en fullmäktigeberedning får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar ett ärende som beredningen har handlagt. Ordföranden i en nämnd eller i en fullmäktigeberedning eller någon annan som besvarar en interpellation eller en fråga får delta i den överläggning som hålls med anledning av svaret. Ordföranden i en styrelse för ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 §§ KL, har rätt att delta i överläggning när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i företaget. § 2021 Kommunens revisorer får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisionsberättelsen och årsredovisningen. Revisorerna får också delta i överläggningen när fullmäktige behandlar ett ärende som berör revisorernas granskning eller egen förvaltning. § 2122 Ordföranden låter efter samråd med vice ordförandena kalla ordförandena och vice ordförandena i nämnderna och fullmäktigeberedningarna, ordförandena i styrelserna, revisorerna, kommunanställda och utomstående sakkunniga för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Om fullmäktige inte beslutar annat, bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena i vilken utsträckning dessa får yttra sig under överläggningarna. 6 (12) § 2223 Kommunchefen får delta i överläggning vid samtliga ärenden. Fullmäktiges sekreterare får yttra sig om lagligheten av det som förekommer vid sammanträdena samt ställa och besvara frågor rörande mötesformalia och protokollsformuleringar. Talarordning och ordningen vid sammanträdena § 2324 Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar får ordet i den ordning i vilken han eller hon anmält sig och blivit uppropad. Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar har också rätt till ett kort inlägg för ett genmäle med anledning av vad en talare anfört. Inlägget görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs. Om någon i sitt yttrande skulle avlägsna sig från ämnet och inte efter tillsägelse av ordföranden rättar sig får ordföranden ta ifrån denne ordet. I övrigt får ingen avbryta en talare under dennes anförande. Ordföranden kan utvisa den som uppträder störande och ej rättar sig efter tillsägelse. Uppstår oordning som ordföranden inte kan avstyra får denne ajournera eller upplösa sammanträdet. Yrkanden § 2425 Annat yrkande än bifall eller avslag ska i samband med att yrkandet framställs lämnas skriftligen till sekreteraren. När fullmäktige har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras, läggas till eller återtas, om inte fullmäktige beslutar medge det enhälligt. Deltagande i beslut § 2526 En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till 7 (12) ordföranden, innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om fullmäktige fattar det med acklamation. Omröstningar § 2627 Vid omröstningar biträds vid behov ordföranden och sekreteraren av de två ledamöter som har utsetts att justera protokollet. Öppna omröstningar genomförs så att ledamöterna avger sina röster efter upprop. Upprop sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist. Sedan omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge sin röst. Inte heller får någon ledamot ändra eller återta en avgiven röst efter klubbslaget. Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning, ska en ny omröstning genomföras omedelbart. § 2728 En valsedel som avlämnas vid en sluten omröstning ska uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig 1. om den upptar namnet på någon som inte är valbar, 2. om den upptar flera eller färre namn än det antal personer som ska väljas, 3. om den upptar namn som inte klart utvisar vem som avses. Det som nu sagts gäller inte vid val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. Motioner § 2829 En motion ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. 8 (12) En motion väcks genom att den ges in till kommunstyrelsens kansli eller vid ett sammanträde med fullmäktige. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Kommunstyrelsen ska två gånger varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. En motion och kommunstyrelsens förslag till svar på densamma skickas ut i samband med kallelsen till sammanträde. Varje motionsärende inleds med att motionären kortfattat föredrar motionens innehåll. Sedan föredrar kommunstyrelsens ordförande styrelsens förslag till motionssvar. Därefter ges motionären möjlighet att göra ett första debattinlägg. Efterföljande debatt sker enligt upprättad talarlista. Företagens initiativrätt § 30 Styrelsen i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 §§ KL får väcka ärenden i fullmäktige om sådana ärenden som företaget är skyldig att se till att fullmäktige får ta ställning till. Interpellationer § 2931 En interpellation ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot eller ersättare som tjänstgör i ledamots ställe och ska riktas till ordföranden i nämnd, styrelse eller fullmäktigeberedning. En interpellation ska avse ett ämne som hör till fullmäktiges eller en nämnds handläggning, den får dock inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. Interpellationen ska ha ett visst bestämt innehåll och vara försedd med motivering. Den bör ställas endast i angelägenheter av större intresse för kommunen och syfta till att skapa debatt i fullmäktige. Interpellationens frågeställning bör vara utformad så att den interpellerade inte avkrävs omfattande detaljkunskaper eller ett större utredningsarbete. En interpellation ska ges in till kommunstyrelsens kansli senast 21 dagar före det sammanträde vid vilken ledamot avser att ställa den. Den interpellerade ska senast 9 dagar före detta sammanträde inge skriftligt interpellationssvar till kommunstyrelsens kansli eller annars meddela att interpellationen besvaras på nästkommande sammanträde. Om en interpellation avser förhållandena i ett sådant företag som avses i 3 kap 17 eller 18 §§ kommunallagen, får den ordförande till vilken interpellationen har ställts överlämna till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen. 9 (12) Kungörelsen bör innehålla uppgift om interpellationer och interpellationssvar. Vidare bör interpellation och interpellationssvar tillsändas ledamöter och ersättare i samband med att kungörelsen skickas ut. Fullmäktige beslutar utan föregående överläggning om en interpellation får ställas. En ersättare har endast rätt att inge en interpellation under det sammanträde vid vilket denne tjänstgör. Fullmäktige ska omedelbart ta ställning till om denna interpellation får ställas. Sådan interpellation besvaras vid nästkommande sammanträde. En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas. Detta gäller oberoende av om ersättaren tjänstgör vid sammanträdet eller inte. Interpellanten inleder med en kortfattad föredragning av sin interpellation. Därefter föredrar den interpellerade kortfattat sitt interpellationssvar. Efterföljande debatt sker enligt upprättad talarlista. Frågor § 3032 En fråga ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot eller ersättare som tjänstgör i ledamots ställe. Frågan ska vara riktad till ordförande i en nämnd, styrelse eller en fullmäktigberedning. Frågan ska ges in till kommunstyrelsens kansli senast 6 dagar före det sammanträde vid vilken ledamoten avser att ställa den. Kansliet vidarebefordrar frågan till den som ska svara. Vad som sägs i 2931§ gäller i tillämpliga delar också fråga. Svar på frågan behöver dock inte vara skriftlig. Beträffande fråga gäller dessutom följande: 1. En fråga ska ställas i syfte att erhålla sakupplysning. Frågan bör vara utformad så att den kan besvaras utan inhämtande av omfattande detaljuppgifter. 2. Den tillfrågade ska vara närvarande vid sammanträdet 3. Fullmäktige ska utan föregående överläggning besluta att om frågan får ställas. 4. En fråga bör besvaras under det sammanträde vid vilket den har ställts. I debatt med anledning av frågan får endast den som ställt frågan och den tillfrågade delta. Beredning av ärenden § 3133 Om fullmäktige inte beslutar något annat, avgör kommunstyrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska behandla ska beredas. 10 (12) Återredovisning från nämnderna § 34 Fullmäktige beslutar om omfattningen och formerna för nämndernas återredovisning av uppdrag som fullmäktige lämnat. Närmare bestämmelser härom anges i respektive nämnds reglemente. Förklaring vid revisionsanmärkning § 3235 Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden i vilken utsträckning förklaringar över en anmärkning som revisorerna har framställt i revisionsberättelsen ska inhämtas från den nämnd eller fullmäktigeberedning mot vilken anmärkningen har riktats. Beredning av fullmäktiges motivering ifråga om ansvarsfrihet och anmärkning § 3336 Kommunfullmäktiges ordförande bereder följande ärenden: - frågan om ansvarsfrihet ska beviljas eller vägras för styrelse, nämnder och förtroendevalda frågan om fullmäktige ska ställa sig bakom en anmärkning från revisorernas sida eller i det fall revisorerna inte framställt någon sådan, om fullmäktige ändå ska lämna anmärkning mot styrelsen, nämnd eller en förtroendevald Beredningen innebär att ordföranden dels ska lämna förslag i själva sakfrågan, dels lämna förslag på motivering till fullmäktiges ställningstagande. Skulle ordförandeskapet i fullmäktige sammanfalla med ett förtroendeuppdrag i styrelse eller nämnd, ska kommunfullmäktige utse en särskild beredning för hantering av frågan om ansvarsfrihet och anmärkning. Valberedning § 3437 På det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige väljer fullmäktige en valberedning för den löpande mandatperioden. Valberedningen består av tre ledamöter och lika många ersättare. Bland ledamöterna väljer 11 (12) fullmäktige vid samma tillfälle en ordförande och en vice ordförande för den tid de valts att vara ledamöter. Valberedningen ska lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla med undantag av valen av fullmäktiges presidium, valberedning eller fyllnadsval som inte är ordförandeval. Fullmäktige kan dock besluta att förrätta även annat val utan föregående beredning. Valberedningen väljer själv sina arbetsformer. Justering av protokollet § 3538 Protokollet justeras av ordföranden och två ledamöter. Om två eller flera ledamöter har fungerat som ordförande under ett sammanträde, justerar varje ordförande de paragrafer i protokollet som redovisar de delar av förhandlingarna som ordföranden lett. Fullmäktige får besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan fullmäktige justerar den. Reservation och protokollsanteckning § 3639 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. I anslutning till ett ärende kan ledamot med fullmäktiges medgivande få sin mening antecknad till protokollet (protokollsanteckning, särskilt yttrande, röstförklaring). Anteckningens innehåll ska vara känt för fullmäktige genom att det antingen anförts i debatten, varit uppläst för fullmäktige eller framgår av beslutsunderlaget, t ex som protokollsanteckning eller motsvarande under beredningen av ärendet. Såväl motivering till reservation som protokollsanteckning ska lämnas skriftligen till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. Reservationer och protokollsanteckningar bör vara kortfattade. 12 (12) Expediering § 3740 Utdrag ur protokollet ska tillställas de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Kommunstyrelsen och kommunens revisorer ska dock alltid tillställas hela protokollet. 13 (12) Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 115 Dnr KS 2015/108 Revidering av reglemente för kommunstyrelsen och nämnder Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till reviderat reglemente för kommunstyrelsen och nämnder 2015-08-20. Ärendet Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har nyligen utkommit med ett reviderat förslag till reglemente för styrelsen och övriga nämnder (SKL, Cirkulär 14:58). SKL:s förslag till reglemente uppdaterades senast 1992. Sedan dess har ett stort antal förändringar skett i kommunallagen. Mot bakgrund av detta har man nu sett över och uppdaterat dokumentet. Förvaltningens förslag följer i all väsentlighet SKL:s underlag. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Tjänsteskrivelse från kanslichef Jakob Etaat 2015-08-20 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 27 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/108 2015-08-20 Kommunkontoret Jakob Etaat Tel. 0156-520 06 Fax. 0156-520 17 [email protected] Revidering av reglemente för kommunstyrelsen och nämnder Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till reviderat reglemente för kommunstyrelsen och nämnder 2015-08-20. ________ Ärendet Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har nyligen utkommit med ett reviderat förslag till reglemente för styrelsen och övriga nämnder (SKL, Cirkulär 14:58). SKL:s förslag till reglemente uppdaterades senast 1992. Sedan dess har ett stort antal förändringar skett i kommunallagen. Mot bakgrund av detta har man nu sett över och uppdaterat dokumentet. Förvaltningens förslag Förvaltningens förslag följer i all väsentlighet SKL:s underlag. Följande förändringar av betydelse har gjorts i förhållande till nuvarande arbetsordning: Sammanträden (förslag om att inte införa deltagande på distans) § 4 Sedan 1 februari 2014 finns möjlighet att låta ledamöter delta på distans vid sammanträden med fullmäktige, styrelser och nämnder. Denna möjlighet kommer sannolikt att underlätta för många förtroendevalda, inte minst i glesbygdskommuner, att delta politiskt. De tekniska krav som ställs i lagstiftningen har dock gjort att endast ett fåtal kommuner i dagsläget valt att gå vidare med att genomföra sammanträden på distans. Här nedan redogörs för vissa av de utmaningar som bör beaktas: 1 Ljud- och bildöverföring i realtid Ljud- och bildöverföring måste enligt lag ske på sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra i realtid. Det är alltså inte tillräckligt att de som är närvarande i sammanträdeslokalen kan se den distansdeltagande ledamoten. Den distansdeltagande ledamoten måste även kunna se övriga deltagare och om flera ledamöter deltar på distans samtidigt måste även dessa kunna se varandra. Ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Om kvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet avbrytas till dess att en förbindelse med hög kvalitet har återupprättats och deltagarna återigen kan sägas delta på lika villkor. För att uppfylla dessa krav skulle kommunen behöva införskaffa ny teknisk utrustning. Hanteringen av utrustningen skulle även försvåras av det faktum att kommunen inte äger vissa av de lokaler som sammanträdena hålls i. Öppna och stängda sammanträden Nämndernas sammanträden är i regel öppna för allmänheten. Det finns dock tillfällen då sammanträdena kan behöva stängas, som t.ex. vid föredragning av sekretessärenden. I dessa lägen behöver nämnden säkerställa att obehöriga inte kan höra vad som sägs vid sammanträdet. För att hantera att obehöriga inte tar del av sammanträdet via de videolänkar som upprättats har vissa kommuner övervägt att ställa i ordning särskilda lokaler utanför centralorten som kan användas av de som önskar delta på distans. Kommunens personal finns då på plats och kan se till att säkerhetskraven uppfylls och att tekniken fungerar. Sådana åtgärder är dock resurskrävande och lämpar sig främst för större kommuner med långa avstånd till centralorten. Principiella ställningstaganden kring former för deltagande Införande av distansdeltagande kräver även vissa principiella ställningstaganden. En av dessa är konsekvenserna av att frångå det fysiska mötet. Genom att träffas fysiskt skapas tillfällen till informella kontakter och åsiktsutbyte utanför sammanträdets rammar. Detta menar många är en viktig del i det politiska beslutsfattandet och något som riskerar att urholkas om deltagande på distans blir vanligt förekommande. Slutsats Sammantaget anser förvaltningen att deltagande på distans på sikt skulle kunna medföra positiva möjligheter för att öka det politiska deltagandet. De tekniska utmaningarna och principiella frågeställningarna gör dock att denna möjlighet inte bör införas i dagsläget. Presidium, kommunalråd och oppositionsråd § 6 Paragrafen uppdateras med ett förtydligande om att fullmäktige beslutar om kommunalrådets och oppositionsrådets uppgifter, ansvarsområden och tjänstgöringsgrad. 2 Ersättares tjänstgöring § 10 Ändringen innebär att ersättare i utskott får delta vid sammanträden och överläggning även om de inte är tjänstgörande. Förändring gör att ersättarna blir mer delaktiga i utskottets arbete och lättare kan vara med och fatta beslut när de väl tjänstgör. Kommunstyrelsens uppgifter § 17 Ändringarna i § 17 syftar till att förtydliga kommunstyrelsens grundläggande ansvarsområden ledning, styrning och uppföljning samt vissa övriga uppgifter som åligger kommunstyrelsen. Johan Sandlund Kommunchef Jakob Etaat Kanslichef Bilagor 1. Förslag till reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige 2015-08-20 (Tillägg är markerade med understruken text och strykningar är markerade med genomstruken text.) 3 TROSA KOMMUNS STYRDOKUMENT Reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun Antaget av kommunfullmäktige 2007-02-14, § 14, Dnr ks2007/31 Reviderat av kommunfullmäktige 2008-11-26, § 85, Dnr ks2008/97 Reviderat av kommunfullmäktige 2009-03-11, § 13, Dnr ks2008/98 Reviderat av kommunfullmäktige 2009-06-17, § 54, Dnr ks2009/69 Reviderat av kommunfullmäktige 2009-11-04, § 74, Dnr ks2009/118 Reviderat av kommunfullmäktige 2010-06-16, § 51, Dnr ks2010/88 Reviderat av kommunfullmäktige 2011-03-02, § 149, Dnr ks 2011/15 Reviderat av kommunfullmäktige 2011-06-22, § 39, Dnr ks2011/15 Reviderat av kommunfullmäktige 2013-12-04, § 92, Dnr ks2013/132 Reviderat av kommunfullmäktige 2014-11-05, § 109, Dnr ks 2014/161 Reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun Innehåll 1. Allmänt. 2. Kommunfullmäktige 3. För kommunstyrelsen och nämnderna gemensamma bestämmelser. a) formellt b) i verksamheten 4. Kommunstyrelsens uppgifter 5. Nämndernas uppgifter. 6. Kommunala bolag och stiftelser. 1 Allmänt §1 Kommunallagen ger de grundläggande reglerna för beslutanderätt och ansvar i en kommun. Vissa uppgifter handhas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna enligt annan lag, annan författning eller statlig myndighets beslut. För beslut i vissa frågor, som annars skulle ankomma på kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, och för viss förvaltning och verkställighet, som annars skulle ankomma på kommunstyrelsen, har fullmäktige inrättat nämnder. Kommunstyrelsens och nämndernas uppgifter framgår av detta reglemente. I reglementet anges vidare vad som i övrigt skall gälla om nämndernas och de kommunala företagens verksamhet och arbetsformer. Reglementet är en komplettering enligt 6 kap 32 § kommunallagen av kommunallagens bestämmelser om kommunal verksamhet. 1 2 Kommunfullmäktige §2 Kommunfullmäktige skall enligt 3 kap 9 § kommunallagen besluta i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt och i vad som särskilt anges i nämnda paragraf och i kommunallagen eller annan lag och förordning. Därutöver skall fullmäktige besluta i ärenden som innebär omfattande ekonomiska åtaganden och i ärenden om: a. när kommunal verksamhet i egen regi skall bedrivas genom bolag, ekonomisk förening eller stiftelse b. mellankommunala avtal av övergripande karaktär och bildande av kommunalförbund c. planer och föreskrifter till allmän efterrättelse, som kommunen kan meddela enligt särskild författning, om annat ej särskilt angivits. 3 d. expropriation e. taxor och avgifter om inte annat särskilt angivits. f. ramar för kommunens upplåning g. konkurrensprinciper och om vad som är strategiska tillgångar h. regler för resultatuppföljning i. borgensåtaganden med undantag för borgen enligt 6§ socialtjänstlagen j. mottagande av donationer För kommunstyrelsen och nämnderna gemensamma bestämmelser §3 Behörighet m m Kommunstyrelsen och nämnderna skall inom sitt verksamhetsområde i verkställighet och förvaltning följa vad som anges i lag och författning och i av kommunfullmäktige antagen budget, fastställda program, mål, stadgor och i övrigt angivna riktlinjer och direktiv. Inom dessa ramar skall styrelsen och nämnderna fatta alla beslut och vidta alla åtgärder. Med undantag av de frågor som rör kommunstyrelsens övergripande ansvar för kommunens förvaltning (jmfr 14§ reglementet och 3 kap 5 § kommunallagen) företräder nämnden inom sitt verksamhetsområde kommunen med rätt att föra kommunens talan i mål och ärenden. 2 Nämnd ansvarar för tecknande av avtal inom sitt eget verksamhetsområde. Varje nämnd är personuppgiftsansvarig. §4 Offentliga Sammanträden Nämnd får besluta om offentliga sammanträden. Ledamöter tillåts inte delta på distans vid sammanträden med nämnd. §5 Undertecknande av handlingar Kommunfullmäktige ska besluta att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige undertecknas av kommunstyrelsens ordförande, eller vid förfall för denne, av andre vice ordföranden och kontrasigneras av den som kommunstyrelsen bestämmer Kommunfullmäktige ska besluta att i övrigt undertecknas avtal, andra handlingar och skrivelser inom kommunstyrelsens verksamhetsområde av den eller de som kommunstyrelsen bestämmer. §6 Presidium, kommunalråd och oppositionsråd Kommunstyrelsens presidium skall bestå av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Kommunstyrelsens ordförande skall vara kommunalråd. En av kommunstyrelsens vice ordföranden skall vara oppositionsråd. Fullmäktige beslutar om kommunalrådets och oppositionsrådets uppgifter, ansvarsområden och tjänstgöringsgrader. Nämndernas presidium skall bestå av ordförande, vice ordförande och i förekommande fall 2:e vice ordförande. 3 §7 Utskott Fullmäktige avgör kommunstyrelsens och nämndernas utskottsorganisation. Utskotten kan vara beredande och/eller ha egna beslutsbefogenheter. Sådana befogenheter fastställs i nämndernas delegationsordningar. Utskotten är beslutsföra när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Ordförande har utslagsröst. Nämnderna beslutar, med undantag för vad som anges i detta reglemente, om övriga föreskrifter för utskotten. §8 Närvarorätt och förslagsrätt Kommunalråd och oppositionsråd har rätt att närvara vid nämndernas sammanträden och delta i överläggningarna. Kommunstyrelsen får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av kommunstyrelsen denna rätt. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. Förvaltningschefen ska överlämna ärenden till nämnden med förslag till beslut. §9 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordförande kan delta i ett sammanträde eller ordföranden under en längre tid inte kan fullgöra sitt uppdrag får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för ordföranden. § 10 Ersättares tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som kommer under ett sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe. 4 Ersättare skall tjänstgöra i den ordning kommunfullmäktige beslutat (fullmäktige beslutar om detta inför varje mandatperiod). En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen om denne tjänstgör inom sitt eget parti. Ersättare i nämnd och utskott får delta i överläggningarna även om personen inte tjänstgör. Ersättare i utskott skall endast närvara vid utskottets sammanträde om han kallats in till tjänstgöring på grund av att ordinarie ledamot är frånvarande. Ansvarig nämnd kan dock besluta att ej tjänstgörande ersättare får närvara vid utskottets sammanträden. § 11 Jäv, avbruten tjänstgöring En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet behandlats. Den som på grund av annat hinder än jäv avbryter tjänstgöringen under ett sammanträde får tjänstgöra igen endast om placerad ersättare tillhör annat parti. § 12 Reservation och protokollsanteckning Den som deltagit i avgörandet av ett ärende, och vill reservera sig mot beslutet eller i ärendet genom ett särskilt yttrande, skall anmäla detta innan sammanträdet avslutas. En skriftlig reservation skall avlämnas senast vid den tid som fastställts för justeringen av protokollet. Ledamot har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. 5 § 13 Vård av handlingar För vården av nämndens handlingar gäller kommunens arkivreglemente. § 14 Verksamhet, personal och medel Nämndernas verksamhet skall bedrivas med koncentration på huvuduppgifterna och med en tydlig organisation. Nämnd är anställningsmyndighet för personal vid dess förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Med huvuduppgifter avses de uppgifter som enligt lag ankommer på en kommun och de uppgifter fullmäktige bestämmer - i reglemente, i samband med beslut om budget eller i annat särskilt beslut - att kommunen skall fullgöra. Nämnderna skall tillse att verksamhet styrs med fokus på god ekonomisk hushållning och hållbarhet i ett långsiktigt perspektiv. § 15 Organisation Nämnd ansvarar för att dess organisation är ändamålsenlig. Ekonomiskt ansvar skall kopplas till antingen en resultatenhet med en resultaträkning eller till en balansenhet med resultaträkning och balansräkning. § 16 Information och samråd Kommunstyrelsen, nämnderna och kommunalråd respektive oppositionsråd har rätt att från nämnd infordra den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Kommunstyrelsen får därutöver, om särskilda skäl föreligger, medge ledamot av kommunstyrelsen denna rätt. Nämnderna skall samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. 6 Samråd skall även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. 4 Kommunstyrelsens uppgifter § 17 Kommunstyrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet när denna inte särskilt regleras i lag (ledningsfunktion). Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Styrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen (styrfunktion). Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion). Kommunstyrelsen skall utöva kommunens ägarfunktion i de företag som kommunen helt eller delvis äger. Kommunstyrelsen äger rätt att utfärda ägardirektiv för fullgörande av den av kommunfullmäktige delegerade ägarfunktionen. Styrelsen skall också, när något är oklart eller tvistigt, besluta i frågor om samordning mellan nämnderna och gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Styrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd (särskilda uppgifter). Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen och annan lagstiftning. Kommunstyrelsen skall vidare ansvara för - förslag till regelreformering (reglementen, stadgar, föreskrifter) - samordning av den fysiska, sociala och ekonomiska planeringen när det gäller - användningen av mark och vatten - miljö - bostadsförsörjning 7 - energi - trafik och kommunikation - kommunens översiktsplanering - köp, försäljning eller byte av fastighet upp till 20 mkr - mark- och exploateringsärenden - gatukostnadsärenden samt ärenden enligt fastighetsbildningslag, anläggningslag samt ledningsrättslag - avtal om arrenden, uthyrning och förhyrning av fastigheter med löptider över 10 år - näringslivs- och sysselsättningsfrågor - arbetet med att effektivisera administrationen - utvecklingen av IT - utvecklingen av brukarinflytande - internationella kontakter och EU-frågor - ärenden angående kommunens heraldiska vapen - konsumentvägledning - frågor som berör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och som inte uttryckligen lagts på annan nämnd - med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor som berör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, förhandla enligt MBL, besluta om stridsåtgärd, avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser, lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen (1954:130) - anställerning och entledigarnde av produktionschef hos kommunen, efter samråd med berörd nämnd - central information och utveckling av kommungemensamma informationssystem - att av kommunfullmäktige fastställda planer och mål för verksamheten följs på ett rationellt och ekonomiskt sätt och redovisas åter till fullmäktige - att verksamheten i de företag, där kommunen bestämmer ensam eller tillsammans med någon annan, bedrivs enligt ändamål och givna direktiv - årligen pröva om den verksamhet som bedrivs i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. - medelsförvaltning innebärande placering och upplåning av medel, bevakning av in- och utbetalningar, tillfredsställande försäkringsskydd och donationsförvaltning - besluta i förköpsärenden - ansvarar för kommunens remisshantering 8 - yttranden som ankommer på kommunfullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av fullmäktige - tillsyn över kommunens hälso- och sjukvård inom socialtjänsten genom medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och verksamhetschef enligt hälsooch sjukvårdslagen (HSL) - kommunens anslagstavla - turismverksamheten - krisberedskapsfrågor - övergripande ansvar för förebyggande arbete med barn- och ungdom, jämställdhet och folkhälsa - kommunens arbete som del i det finska förvaltningsområdet - utformning av kommunens interna och externa webbplats - uppdatering av den kommunala författningssamlingen och ombesörjande att denna hålls tillgänglig i lagstadgad form. - sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd Kommunstyrelsen skall före den 1 april och 1 oktober varje år lämna kommunfullmäktige en redovisning över motioner som kommit in till fullmäktige t.o.m. året dessförinnan och som inte slutligt handlagts av fullmäktige. Kommunstyrelsen ska två gånger årligen lämna kommunfullmäktige en redovisning över de uppdrag som kommunfullmäktige givit kommunstyrelsen och nämnderna. Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd, arkivmyndighet samt pensionsmyndighet. Kommunstyrelsen består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Kommunstyrel- sens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Kommunstyrelsen skall ha ett särskilt arbetsutskott bestående av 3 ledamöter och 3 ersättare. Arbetsutskottet utgör kommunens krisledningsnämnd. Vid sidan av arbetsutskottet skall det även finnas ett planutskott och ett ekoutskott. Utskotten får på eget initiativ lämna förslag inom sitt verksamhetsområde till kommunstyrelsen samt besluta om prioriteringar för sin verksamhet. Planutskottet ansvarar för övergripande planeringsfrågor såsom kommunens översiktsplan och dess fördjupningar. Planutskottet ska ha 5 ledamöter och 5 ersättare. 9 Ekoutskottet ska leda, utveckla och följa upp arbetet för ekologisk hållbarhet på kommunövergripande nivå. Utskottet ansvarar för Trosa kommuns miljöpris. Ekoutskottet ska ha 3 ledamöter och 3 ersättare. Kommunfullmäktige utser valberedning/arvodeskommitté (se kommunfullmäktiges arbetsordning) vilken har till uppgift att dels bereda vissa val till kommunfullmäktige, dels bereda arvodesfrågor till kommunstyrelsen. 5 Nämndernas uppgifter § 18 Nämnderna är var och en inom sitt verksamhetsområde kommunens organ för sådana verksamheter som kommunfullmäktige delegerat eller som ankommer på sådan nämnd enligt lag eller annan författning. Humanistiska nämnden ansvarar för kommunens utbildning och verksamhet inom det offentliga skolväsendet för barn och ungdom enligt skollagen och annan författning som reglerar det offentliga utbildningsväsendet, med undantag för det som kommunstyrelsen ansvarar för. Humanistiska nämnden är ansvarig nämnd för förskoleverksamheten, skolbarnomsomsorgen samt det offentliga skolväsendet för vuxna. Nämnden ansvarar också för kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad som i lag eller annan författning sägs om socialnämnd, med undantag för verksamhet riktad till äldre och funktionsindrade samt socialpykiatrin. Nämnden ansvarar också för konsumentrådgivning avseende skuldsanering samt kommunens flyktingmottagning. Humanistiska nämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Humanistiska nämndens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Humanistiska nämnden skall ha ett individ- och familjeutskott som ska bestå av 3 ledamöter och 3 ersättare. 10 Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för fritidsverksamhet, kulturlivet och kulturminnesvården, bidrag och annat stöd till föreningslivet, övergripande förebyggande barn- och ungdomsverksamhet, biblioteksverksamheten, kommunens musik och kulturskola, programservice för fritidsverksamheten, kommunens konst och konstinköp samt bidrag och annat stöd till kulturliv och folkbildning samt fördelning av stipendier. Nämnden är tillstånds- och tillsynsmyndighet för lotterier. Kultur- och fritidsnämnden består av 7 ledmöter och 7 ersättare. Kultur- och fritidsnämndens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Miljönämnden ansvarar för kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet och vad som i övrigt enligt lag skall fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Det åligger nämnden därvid att: - svara för prövning och den tillsyn som ankommer på kommunen enligt miljöbalken, livsmedelslagen, djurskyddslagen, smittskyddslagen, tobakslagen §§ 2-7 avseende rökförbund på vissa platser samt strålskyddslagen avseende skyddsåtgärder i solarier - utföra samråd och lämna yttranden enligt miljöbalken och enligt annan lagstiftning Nämnden ansvarar vidare för ärenden enligt alkohollagen och tobakslagen. Nämnden består av 3 ledamöter och 3 ersättare. Miljönämndens presidium består av ordförande och vice ordförande. Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter med rättsverkan inom plan- och byggväsendet och har inseendet över byggnadsverksamheten enligt plan- och bygglagen (1987:10). Översiktlig planering är en uppgift för kommunstyrelsen. Nämnden ansvarar också för alla uppgifter som enligt lag skall fullgöras av den kommunala nämnden för plan- och byggnadsvä- 11 sendet, namnsättnings- och adressärenden, tomtkö samt mät- och kartverk- samheten. Nämnden ansvarar för strandskyddsärenden. Nämnden beslutar att anta, ändra eller upphäva detaljplaner och områdesbestämmelser med enkelt planförfarande (enligt Plan och Bygglagen kap 5, §28). Nämnden ansvarar för räddningstjänsten och de övriga uppgifter som enligt lag ankommer på den kommunala nämnd som svarar för räddningstjänsten. Nämnden ansvarar för bostadsanpassningsbidragsverksamheten. Nämnden ansvarar för kommunens befolkningsstatistik. Nämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare. Samhällsbyggnadsnämndens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Samhällsbyggnadsnämnden skall ha ett arbetsutskott med 3 ledamöter och 3 ersättare. Teknik- och servicenämnden är kommunens organ för kommunaltekniska verksamheten avseende vatten- och avlopp, gator och vägar, avfall och parker. Nämnden ansvarar för underhåll och förvaltning av kommunens fasta egendom och dylikt. Nämnden är kommunens lovsökande nämnd för åtgärder på fast egendom. Nämnden har rätt att ingå avtal om arrenden, uthyrning och förhyrning av fastighet med löptider upp till 10 år. Nämnden ansvarar för drift av idrotts- och andra fritidsanläggningar och drift av måltidsproduktion samt städverksamhet. Nämnden är kommunens organ för trafiksäkerhetsfrågor och fullgör de trafikuppgifter som avses i lagen (1978:234) om nämnder för vissa trafikfrågor. Nämnden ansvarar för upphandlingar (enligt lagen om offentlig upphandling, LOU) som gäller fler än en nämnd samt för tecknande av ramavtal. Det ska göras på ett sätt som är rationellt och i linje med en hållbar utveckling och god ekonomisk hushållning. Nämnden ansvarar för sysselsättningsåtgärder, offentligt skyddade arbeten och dylika insatser. 12 Nämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare. Teknik- och servicenämndens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Valnämnden ansvarar, på uppdrag av kommunfullmäktige, för val i enlighet med bestämmelserna i vallagen och enligt kommunallagen, på uppdrag av kommunfullmäktige, folkomröstning enligt lag, opinionsundersökning eller liknande förfarande, om nämndens verksamhet i övrigt inte hindras av det. Nämnden består av 3 ledamöter och 3 ersättare. Valnämndens presidium består av ordförande och vice ordförande. Vård- och omsorgsnämnden fullgör kommunens uppgifter rörande vård och omsorg om människor med funktionshinder och om äldre människor enligt Socialtjänstlagen med undantag av ekonomiskt bistånd. Nämnden ansvarar för den hemsjukvård som kommunen har att fullgöra. Nämnden fullgör kommunens uppgifter enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Nämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare. Vård- och omsorgsnämndens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Överförmyndaren utövar tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet och ansvarar för överförmyndarverksamheten i enlighet med bestämmelserna i 16 kap 1§ och 19 kap föräldrabalken. Överförmyndaren har en ersättare. Revisorerna regleras i separat reglemente enligt beslut i kommunfullmäktige. 6 Kommunala bolag och stiftelser § 19 13 För de kommunala bolagen gäller förutom bestämmelserna i respektive bolagsordning av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen utfärdade direktiv. 14 Sammanträdesprotokoll Trosa kommun Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 116 Dnr KS 2015/118 Sammanträdestider 2016 för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att fastställa föreslagna sammanträdestider 2016 för kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa föreslagna sammanträdestider 2016 för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott. Ärendet Vid framtagandet av sammanträdesplanen har de ekonomiska processerna som leder fram till årsredovisning 2015, kvartalsrapport 2016, budget 2017, delårsbokslut 2016 samt reviderad budget 2017 beaktats. Hänsyn har även tagits till ledigheter under året: sportlovsveckan (v.8), påsklovsveckan (v.13) och höstlovsveckan (v.44). Nämnderna beslutar om sina egna sammanträdestider. För att kommunens ekonomiska cykler ska fungera tillfredsställande är det dock viktigt att nämnderna utgår från föreliggande sammanträdesplan och placerar sina sammanträden i förhållande till den. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Tjänsteskrivelse från kanslichef Jakob Etaat 2015-08-24 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 28 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/118 2015-08-24 Kommunkontoret Jakob Etaat Tfn 0156-520 06 Fax 0156-520 17 [email protected] Sammanträdestider 2016 för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa föreslagna sammanträdestider 2016 för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa föreslagna sammanträdestider 2016 för kommunfullmäktige. ________ Ärendet Förvaltningen lämnar härmed, enligt bifogad plan, förslag till sammanträdestider för 2016 avseende kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott. Vid framtagandet av sammanträdesplanen har de ekonomiska processerna som leder fram till årsredovisning 2015, kvartalsrapport 2016, budget 2017, delårsbokslut 2016 samt reviderad budget 2017 beaktats. Hänsyn har även tagits till ledigheter under året: sportlovsveckan (v.8), påsklovsveckan (v.13) och höstlovsveckan (v.44). Nämnderna beslutar om sina egna sammanträdestider. För att kommunens ekonomiska cykler ska fungera tillfredsställande är det dock viktigt att nämnderna utgår från föreliggande sammanträdesplan och placerar sina sammanträden i förhållande till den. Jakob Etaat Kanslichef Bilagor – Sammanträdesplan 2016 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott, 2015-08-24 2015-08-24 Sammanträdesplan 2016 för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott Arbetsutskottet sammanträder i regel klockan 15.00 på måndagar. Kommunstyrelsen sammanträder i regel klockan 18.00 på onsdagar. Kommunfullmäktige sammanträder i regel klockan 19.00 på onsdagar. Au 15.00 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Kommunstyrelsen Kommunstyrelse 18.00 15 budgetanvisn. 21 årsredovisning 2 budgetanvisn. 6 årsredovisning 2 kvartal 11 kvartal (obs. 23 budget halvdag fr. kl. 9.00) 1 budget Kommunfullmäktige 19.00 16 20 årsredovisning 15 budget (Obs fr. kl.14.00) 29 3 delår 7 rev budget 7 12 delår (obs. halvdag fr. kl. 9.00) 15 rev budget (obs tisdag) 21 26 delår 30 rev budget Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-09-09 § 117 Dnr KS 2015/169 Svar på motion gällande ökad tillgänglighet att ta del av demokratiska beslut (webbsända fullmäktigesammanträden) Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att avslå motionen. att anföra följande: Transparens och tillgänglighet i det politiska beslutsfattandet är något vi ska värna om. Genom detta skapar vi en demokratisk delaktighet och tydliggör ansvaret för de beslut som tas. Trosa kommun har under de gångna åren tagit ett flertal viktiga steg för att öka tillgängligheten till de lokala beslutsprocesserna. Möjligheten för allmänheten att närvara vid kommunens sammanträden och att ta del av protokoll och underlag på vår hemsida är bara några av de steg som tagits. Ambitionen med webbsända sammanträden är god men åtgärden är tyvärr varken ett effektivt sätt att nå ut till medborgarna eller något som går att motivera ekonomiskt. Kommunen söker ständigt kostnadseffektiva lösningar och under året har en särskild uppmaning gått ut från kommunstyrelsen om att vidta allmän återhållsamhet. Vi i Alliansen anser därför att de pengar som skulle gå till att finansiera webbsända fullmäktigesammanträden skulle göra mer nytta i kommunens verksamheter. Med anledning av detta bör motionen avslås. Ärendet Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) föreslår i motion, anmäld i kommunfullmäktige 2014-10-08, § 103, att kommunstyrelsen ges i uppdrag att på lämpligt sätt utreda möjligheterna att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden under mandatperioden 2014-2018 och att därefter utvärdera denna insats. Kommunkontoret har behandlat ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2015-08-10. Kommunstyrelsens ordförande har behandlat ärendet i beslutsförslag daterat 2015-08-12. Yrkanden – Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) yrkar bifall till motionen. Forts. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 29 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-09-09 Forts. § 117 – Maria Arman (MP) yrkar bifall till motionen. – Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på bifall till Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) och Maria Armans (MP) yrkanden mot bifall till Daniel Portnoffs (M) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt Daniel Portnoffs (M) yrkande om att bifalla kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag. Ärendets beredning Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-31 Beslutsförslag från kommunstyrelsens ordförande Daniel Portnoff (M) 2015-08-12 Tjänsteskrivelse från kanslichef Jakob Etaat 2015-08-10 Motion av Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) 2014-10-08 Kopia till Kommunfullmäktige Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 30 Beslutsförslag Kommunstyrelsen 2015-08-12 Dnr KS 2014/169 Kommunstyrelsen Daniel Portnoff Tel. 0156-520 62 [email protected] Svar på motion gällande ökad tillgänglighet att ta del av demokratiska beslut (webbsända fullmäktigesammanträden) Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att avslå motionen. att anföra följande: Transparens och tillgänglighet i det politiska beslutsfattandet är något vi ska värna om. Genom detta skapar vi en demokratisk delaktighet och tydliggör ansvaret för de beslut som tas. Trosa kommun har under de gångna åren tagit ett flertal viktiga steg för att öka tillgängligheten till de lokala beslutsprocesserna. Möjligheten för allmänheten att närvara vid kommunens sammanträden och att ta del av protokoll och underlag på vår hemsida är bara några av de steg som tagits. Ambitionen med webbsända sammanträden är god men åtgärden är tyvärr varken ett effektivt sätt att nå ut till medborgarna eller något som går att motivera ekonomiskt. Kommunen söker ständigt kostnadseffektiva lösningar och under året har en särskild uppmaning gått ut från kommunstyrelsen om att vidta allmän återhållsamhet. Vi i Alliansen anser därför att de pengar som skulle gå till att finansiera webbsända fullmäktigesammanträden skulle göra mer nytta i kommunens verksamheter. Med anledning av detta bör motionen avslås. ________ Ärendet Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) föreslår i motion, anmäld i kommunfullmäktige 2014-10-08, § 103, att kommunstyrelsen ges i uppdrag att på lämpligt sätt utreda möjligheterna att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden under mandatperioden 2014-2018 och att därefter utvärdera denna insats. Kommunkontoret har behandlat ärendet i tjänsteskrivelse daterad 2015-08-10. 1 Skäl för det föreslagna beslutet Åtgärden med att införa webbsända sammanträden med kommunfullmäktige är varken ett effektivt sätt att nå ut till medborgarna eller något som går att motivera ekonomiskt. Mot bakgrund av kommunstyrelsens uppmaning om att vidta allmän återhållsamhet bör de pengar som skulle gå till att finansiera webbsända fullmäktigesammanträden göra mer nytta i kommunens verksamheter. Motionen bör därför avslås. Daniel Portnoff Kommunstyrelsens ordförande Bilagor 1. Motion från Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) 2014-10-08 2. Tjänsteskrivelse från kommunkontoret 2015-08-10 2 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2014/169 2015-08-10 Kommunkontoret Jakob Etaat Tel. 0156-520 06 Fax 0156-520 17 [email protected] Svar på motion gällande ökad tillgänglighet att ta del av demokratiska beslut (webbsända fullmäktigesammanträden) Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att avslå motionen. ________ Ärendet Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) föreslår i motion, anmäld i kommunfullmäktige 2014-10-08, § 103, att kommunstyrelsen ges i uppdrag att på lämpligt sätt utreda möjligheterna att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden under mandatperioden 2014-2018 och att därefter utvärdera denna insats. Skäl för det föreslagna beslutet Bakgrund Förvaltningen delar motionärens uppfattning om vikten av att tillgängliggöra demokratiska beslut och underlag. Genom att värna om tillgängligheten skapar vi en ökad delaktighet i beslutsfattandet och en större förståelse för lokaldemokratin. Trosa kommun har under de senaste åren tagit flera viktiga steg i detta arbete. Kommunfullmäktige såväl som kommunens nämnder hålls idag öppna för allmänheten vilket innebär att vem som helst som är intresserad kan närvara vid mötena och ta del av överläggningarna mellan de förtroendevalda. Kallelser, handlingar och protokoll från nämner och fullmäktige publiceras dessutom löpande i läsvänliga format på kommunens hemsida för allmänheten att ta del av. Dessa underlag ger en tydlig bild av hur ett ärende har beretts, vilka underlag som ligger till grund för de beslut som tagits och vilka förslag och eventuella motförslag som förekommit i ett ärende. 1 Webbsända sammanträden Vissa kommuner har idag gått över till att spela in och sända sina sammanträden på webben. Den tekniska utvecklingen har visserligen gått framåt och gjort detta möjligt men utrustningen är fortfarande kostnadskrävande och fordrar särskild hantering. Trosa kommun har idag förhållandevis låga kostnader kopplade till fullmäktiges sammanträden. Kommunen har inga särskilda digitala system för närvaro, talarordning och votering och en tjänsteman kan därför ensam sköta de administrativa uppgifterna under mötena, vilket även gör att personalkostnaderna kan hållas nere. För att införa videosändningar krävs extra resurser för köp/leasing av utrustning och för personal att hantera denna utrustning vid mötet (bild- och ljudinställning) och efter mötet (redigering, publicering och lagring av videomaterial på hemsidan). Efter kontakt med kommuner som infört webbsända sammanträden och leverantörer som tillhandahåller dessa tjänster gör förvaltningen bedömningen att en mycket enkel teknisk lösning (med motsvarande kvalitet) där kommunen köper den tekniska utrustningen och därefter på egen hand sköter inspelning och bearbetning av materialet skulle kosta från ca 10 tkr per möte. Kostnaden för att anlita en leverantör att sköta inspelning och bearbetning av materialet bedöms kosta från ca 15 tkr per möte. Båda dessa alternativ inkluderar enkel inspelning med en kamera och ljudupptagning med det befintliga ljudsystemet. Inköp och tillhandahållande av fast utrustning kompliceras dessutom av det faktum att kommunen inte äger den lokal som fullmäktigesammanträdena hålls i och att denna lokal används till andra ändamål än till sammanträden. Man kan även konstatera att intresset att ta del av sändningarna i flera kommuner har varit begränsat och att sändningarna i vissa fall kantats av tekniska problem. Mot bakgrund av ovanstående anser förvaltningen att kommunen bör avstå från att införa webbsända sammanträden och istället uppmana allmänheten att ta del av sammanträdena på plats och de skriftliga beslutsunderlagen från kommunens hemsida. Johan Sandlund Kommunchef Jakob Etaat Kanslichef Bilagor 1. Motion från Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) 2014-10-08 2 Tjänsteskrivelse 2015-08-19 Vård och omsorg Sofia Carström Tel. 0156-521 80 Fax. 0156-521 81 [email protected] Rapportering av ej verkställda gynnande biståndsbeslut enligt 4 kap 1 § Socialtjänstlagen per 2015-06-30. Bakgrund Riksdagen beslutade den 30 maj 2006 om ändringar i Socialtjänstlagen och Kommunallagen, vilka syftar till att stärka rättssäkerheten för enskilda som beviljats bistånd enligt Socialtjänstlagen. Rapporter om ej verkställda beslut ska lämnas varje kvartal till Inspektionen för Vård och Omsorg samt Kommunfullmäktige för kännedom. Den senaste redovisningen av ej verkställda gynnande beslut enligt 4 kap 1 § SoL avsåg beslut äldre än 3 månader per 2015-03-31. Vid detta tillfälle fanns inget ej verkställt beslut att rapportera. Ärendet Det finns inte heller vid detta tillfälle något ej verkställt beslut att rapportera som är äldre än 3 månader, per 2015-06-30. Sofia Carlström Biståndshandläggare Tjänsteskrivelse 2015-08-19 Vård och omsorg Sofia Carström Tel. 0156-521 80 Fax. 0156-521 81 [email protected] Rapportering av ej verkställda gynnande biståndsbeslut enligt 9 § och rapportering enligt 28 f § Lag o Stöd och Service till vissa funktionshindrade per 2015-06-30. Bakgrund Från och med den 1 juli 2008 är en lagstadgad rapporteringsskyldighet införd beträffande alla gynnande beslut enligt 9 § Lag om Stöd och Service till vissa funktionshindrade (LSS), som inte har verkställts inom 3 månader från dagen för beslutet, eller som inte har verkställts på nytt inom 3 månader från den dagen verkställigheten av beslutet har avbrutits. Syftet med rapporteringsskyldigheten är bl.a. att förkorta väntetiden i gynnande beslut för enskilda. Rapportering ska ske till Inspektionen för Vård och Omsorg samt Kommunfullmäktige. Den senaste redovisningen av ej verkställda gynnande beslut enligt 9 § LSS avsåg beslut äldre än 3 månader per 2015-03-31. Det fanns då inget beslut att rapportera. Ärendet Det finns inte heller vid detta tillfälle något ej verkställt beslut att rapportera som avser beslut äldre än 3 månader per 2015-06-30. Sofia Carlström Biståndshandläggare
© Copyright 2025