Dokument och ärendehantering
Malmö stad 1 (4) Förskoleförvaltningen Datum Tjänsteskrivelse 2015-11-18 Vår referens Anna Lennartsson Utvecklingssekreterare [email protected] Intern kontroll - Att delegerade beslut inom förskola återrapporteras till nämnd FSKF-2015-5984 Sammanfattning Beslut som har fattats med stöd av Förskolenämndens delegationsordning ska återrapporteras till Förskolenämnden. Anmälningsskyldigheten regleras i 6 kap. 35 § kommunallagen (1991:900). Om beslut fattade med stöd av delegation inte återrapporteras, löper klagandetiden och besluten blir fortsatt bli föremål för överprövning. Utebliven återrapportering av delegerade beslut kan också försvåra för nämnden att få ett fullgott underlag för ledning och styrning. Återrapportering av delegerade beslut till Förskolenämnden har varit föremål för intern kontroll både 2013 och 2014. Vid den interna kontrollen 2014 kostaterades en klar förbättring jämfört med 2013 avseende antalet återrapporterade beslut som finns registrerade i förvaltningens ärendehanteringssystem Platina. Under 2015 har förskoleförvaltningen särskilt arbetat med delegationsbeslut som inte hanteras i ärendehanteringssystemet Platina samt fortsatt arbetet med utveckling av rutiner kring återrapportering. Förslag till beslut Förskolenämnden föreslås besluta att godkänna i ärendet föreslagna rutiner för återrapportering av delegationsbeslut att gälla tillsvidare att kontrollmomentet ska ingå i intern kontrollplan 2016, samt att i övrigt lägga rapporten till handlingarna. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse nämnd 151125 Intern kontroll - Att delegerade beslut inom förskola återrapporteras Beslutsplanering Förskolenämnden 2015-11-25 Ärendet Om kontrollmomentet SIGNERAD Beslut som har fattats med stöd av Förskolenämndens delegationsordning ska återrapporteras till 2 (4) Förskolenämnden. Anmälningsskyldigheten regleras i 6 kap. 35 § kommunallagen (1991:900). Om beslut fattade med stöd av delegation inte återrapporteras, löper klagandetiden och besluten blir fortsatt bli föremål för överprövning. Utebliven återrapportering av delegerade beslut kan också försvåra för nämnden att få ett fullgott underlag för ledning och styrning. Återrapportering av delegerade beslut till Förskolenämnden har varit föremål för intern kontroll både 2013 och 2014. Vid den interna kontrollen 2014 kostaterades en klar förbättring jämfört med 2013 avseende antalet återrapporterade beslut som finns registrerade i förvaltningens ärendehanteringssystem Platina. Vidare konstaterades att orsaken troligen var att beslut fattade på delegation diarieförts i större utsträckning än tidigare. Detta framför allt för att besluten diarieförts på korrekt sätt i Platina vilket i sin tur ökat sökbarheten av besluten. Metod och kontroll Av den interna kontrollplanen för 2015 framgår för kontrollmomentet följande under Åtgärder för att minimera risken och kontroll: Stickprov genomförda i Platina under 2014 visade små avvikelser när det gäller återraportering av delegerade beslut till nämnd och dessa avvikelser är åtgärdade. Under 2015 kommer arbete med att säkerställa rutiner för återrapportering av delegerade beslut att fortsätta. En översyn av återraporteringen av de delegerade beslut som inte registreras i Platina ska göras. Då fokus i den interna kontrollplanen 2015 varit på utvecklande av rutiner för återrapportering samt översyn av rapporteringen av beslut som hanteras utanför verksamhetssystemet Platina, har förvaltningen valt att inte genomföra stickprov i Platina vid kontrollen såsom under föregående år. Genomförande av stickprov i Platina mäter inte det arbete som förvaltningen genomfört under året eftersom fokus i huvudsak legat på utvecklande av rutiner för återrapportering samt beslut som hanteras utanför Platina. Därtill kan konstateras att stickprovet under 2014 uppvisade små avvikelser och att dessa åtgärdats. Utmaningen under 2015 är delegationsbeslut som inte hanteras i Platina. Sedan den interna kontrollen 2014 har arbetet för att säkerställa registreringen och återrapporteringen av delegerade beslut fortsatt. En genomförandeplan för implementering av delegationsordning i hela organisationen och kvalitetssäkring för återrapportering av delegationsbeslut har tagits fram. Arbetet innebär att förvaltningen arbetar långsiktigt med flera olika åtgärder för att öka kännedomen om delegationsordningen och vikten av återrapportering i hela förvaltningen. I oktober inför att ärendet har skrivits fram har avstämning gjorts mot hur långt arbetet kommit i förhållande till genomförandeplanen. Åtgärd - Säkerställa rutiner för återrapportering av delegerade beslut En viktig del i arbetet är att utveckla de rutiner som finns för återrapporteringen av delegationsbeslut. Merparten av besluten som fattas med stöd av delegation ska hanteras i ärendehanteringssystemet Platina. Förvaltningen har därför undersökt möjligheten att på ett mer systematiserat och effektivt sätt anmäla delegationsbesluten och sedan ta fram sammanställningar över dessa från Platina. Under våren har diskussion förts med stadskontoret för att undersöka möjligheten att gemensamt utveckla en ny funktion i Platina för både anmälan och återrapportering av delegationsbeslut. Funktionen finns tillgänglig sedan uppgraderingen av systemet i april 2015 men strukturen behöver byggas innan den kan tas i bruk. För detta arbete behöver förskoleförvaltningen hjälp av stadskontoret. Efter besked från stadskontoret om att utveckling av den nya 3 (4) funktionen för återrapportering av delegationsbeslut kan påbörjas först 2016 har förvaltningen istället under 2015 fokuserat på att utveckla nuvarande rutiner för återrapportering, samt arbetat för att underlätta den administration som finns idag. Under hösten 2015 har förvaltningen påbörjat arbetet med riktade informationsinsatser om delegationsordningen i stort och rutiner för återrapportering. Syftet är att öka kunskapen om gällande delegationsordning i förvaltningen samt att informera om vikten av att återrapportera delegationsbeslut och vad konsekvensen kan bli om besluten inte återrapporteras. En stor informationsinsats kommer sannolikt i sig innebära att antalet delegationsbeslut återrapporteras i större omfattning än idag till nämnd. I samband med detta måste man även möjliggöra en utökad digital hantering av återrapportering till nämnd. Åtgärd - Översyn av återraporteringen av de delegerade beslut som inte registreras i Platina Under 2015 har förvaltningen kartlagt vilka beslut i delegationsordningen som inte dokumenteras i ärendehanteringsystemet Platina. Det finns två områden där delegationsbesluten idag inte handläggs eller dokumenteras i Platina. Det gäller beslut om plats i förskola samt beslut från det sista avsnittet i delegationsordningen, personal. Övriga delegationsbeslut ska dokumenteras i Platina även om handläggningen kan ske i annat verksamhetssystem. Beslut om plats i förskola rapporteras idag regelbundet till Förskolenämnden. Den sammanställning som redovisas för nämnden är dock inte komplett eftersom det inte redovisas en fullständig förteckning där det går att härleda varje beslut. Möjligheten att ta fram en fullständig förteckning från verksamhetsystemet Hypernet har undersökts och en sådan beräknas kunna tas fram till nämnden framöver. Beslut som fattas med stöd av det sista avsnittet i delegationsordningen, det vill säga samtliga anställningar i förvaltningen, återrapporteras idag inte till Förskolenämnden. Förvaltningen har undersökt olika möjligheter för återrapportering av dessa beslut. Med hänsyn till den stora mängden beslut, systemstöd och hur förvaltningen är organiserad, är det svårt att hitta en bra struktur för återrapportering av dessa beslut som bygger på principen att varje delegat själv ska anmäla sitt delegationsbeslut och som samtidigt är ändamålsenlig och enkel att administrera. Ett enklare alternativ är att månadsvis ta fram en förteckning över alla beslut från personalsystemet. Förvaltningen har undersökt möjligheterna att ta fram en sådan förteckning och bedömer att det med viss handpåläggning går att ta fram en förteckning som är godtagbar för återrapportering till nämnd. Värt att notera är att beslut om nyrekryteringar i dagsläget dokumenteras i kommunens personalsystem men att förvaltningen undersöker om dessa, med hänsyn till diarieföringskrav, också måste dokumenteras i verksamhetssystemet Platina. Ett sådant arbetssätt innebär ett visst merarbete men underlättar vid återrapporteringen av delegationsbeslut eftersom befintlig återrapporteringsstruktur i Platina då enkelt kan kopplas på i samband med registreringen. Resultat och slutsats Arbetet med den interna kontrollen för återrapportering av delegerade beslut under 2015 innebär att förskoleförvaltningen i fortsättningen kan redovisa en förteckning till nämnden över beslut som rör anställningar. Vidare kommer en fullständig förteckning tas fram för delegationsbeslut om plats i förskola. Förskoleförvaltningen beräknar att den nya rapporteringen för båda områdena kan vara igång under våren 2016. 4 (4) Förvaltningen har också påbörjat en informationsinsats ute i verksamheten om delegationsordningen i stort och vikten av återrapporering. Informationen om delegation och rutiner för återrapportering har utarbetats för publicering på kommunens intranät komin innan årsskiftet. Det finns dock ett fortsatt utvecklingsbehov rörande delegationsordningen och återrapporteringen. Den stora insatsen nu handlar om en medvetenhet i förvaltningen. Förvaltningen kommer under 2016 bevaka möjligheten att effektivisera administrationen för återrapporteringen genom fortsatta kontakter med stadskontoret. Den informationsinsats som påbörjats kommer att fortsätta under 2016. Förskoleförvaltningen är en stor organisation och det är därför att förvänta att arbetet med återrapporteringen av delegationsbeslut behöver bevakas och utvecklas på lång sikt. Rutiner för återrapportering av delegationsbeslut till nämnden I förordet till Förskolenämndens delegationsordning föreskrivs att det i förteckningen över delegationsbeslut ska finnas uppgift om diarienummer, datum, beslutstyp, beslut, och delegat. Från och med våren 2016 beräknas en sammanställning över beslut om anställningar kunna tas fram. Detsamma gäller en fullständig förteckning över beslut om plats i förskola. Förteckningarna kommer att uppfylla de krav som ställs att varje beslut ska vara identifierbart även om inte alla uppgifter som föreskrivs i delegationsordningen kommer att finnas med. Förskolenämnden föreslås tillsvidare godkänna en sådan rapportering med hänsyn till de begränsningar som idag finns i systemstödet. Ansvariga Mats Holmström Avdelningschef Andreas Norbrant Förvaltningschef
© Copyright 2024