Kommunbidragsväxling för objektet Dokument
Malmö stad 1 (2) Stadskontoret Datum Tjänsteskrivelse 2015-02-10 Vår referens Karin Ringman Ingvarsson Kanslichef [email protected] Kommunbidragsväxling för objektet Dokument- och ärendehantering STK-2015-140 Sammanfattning Förvaltningsorganisationen för objektet Dokument- och ärendehantering startade sin verksamhet 1.7.2014 och finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen tagit beslut om att samma fördelningsmodell som finns i Malmö stad för fördelning av telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före innevarande år ska utgöra fördelningsnyckeln. Att övergå till en ny fördelningsmodell för år 2015 innebär att en kommunbidragsväxling dvs.ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader behöver genomföras. Kostnadsfördelningen sker inom befintlig budgetram, inga ytterligare medel äskas. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att justera kommunbidraget för objektet Dokument- och ärendehantering 2015 enligt föreliggande förslag och vad som redovisas i ärendet Beslutsunderlag G-Kommunbidragsväxling för objektet dokument -och ärendehantering fördelningsnyckel förv org 2015 Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-02-16 Kommunstyrelsen 2015-03-03 Ärendet SIGNERAD 2015-02-12 Projektet Medverka har varit finansierat genom kommunbidrag och särskilda projektpengar. För förvaltningsorganisationen gjordes ett förslag till finansieringsmodell som byggde på ett antal kriterier: Nyckeln byggde på en fast kostnad (30 % av totalbeloppet/18), en kostnad per användare (40 % av totalbeloppet) och en kostnad per ärende (30 % av totalbeloppet). Denna modell har använts för år 2014 och utgår bl.a. från antalet anställda 2013. I samband med budget för 2015 som är förvaltningsorganisationens första år var kostnaderna något oklara och fördelade på olika kostnadsställen med finansiering via kommunbidrag eller projektmedel. Förvaltningsorganisationen finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen tagit beslut om att samma fördelningsmodell som finns för telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före inneva- 2 (2) rande år ska utgöra fördelningsnyckeln. Att övergå till en ny finansieringsmodell för år 2015 innebär en ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader. De totala kostnaderna för förvaltningarna är +/- 0 men innebär att förvaltningarna får betala efter antalet anställda. I ärendet finns redovisat förslag till fördelning . I budget för 2015 ingår en finansiering från stadskontoret med ca 1 milj kronor för att täcka förvaltningsorganisationens ökade kostnader mellan åren 2014 och 2015. Ansvariga Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör Underlag till fördelningsnyckel för kostnader för objektet Dokument och ärendehantering - kommunbidragsväxling Bakgrund Under år 2014 har projektet Medverka avslutats och systemet Platina och dess nya arbetsrutiner för ärende- och dokumenthantering införts på samtliga förvaltningar i Malmö stad. Projektet har varit indelat i dels ett utvecklings-/införande-projekt och dels i en förvaltningsfas vid införandet av alla förvaltningar utom Miljöförvaltningen. Driftsättningen har pågått i tre år. Förvaltningsfas utan driftsättningsdel för hela staden började 2014-07-01. Förvaltningsorganisationen består av systemförvaltare, processförvaltare och systemadministratör. Förvaltningsobjektet omfattar följande system: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Platina (ärende- och dokumenthantering) DocuLive (gammalt ärende- och dokumenthantering) Netpublicator (digitala sammanträden) Förtroendemannaregister (Ej Mandat) Anslag för anslagsbevis Mandat (gammalt förtroendemannaregister) Voteringssystem för kommunfullmäktige Förvaltningsobjektet syftar till att stödja objektverksamheten – ärendeprocessen - för att den ska kunna hantera dokument och ärenden. Objektet består bl a av följande aktiviteter: - Dokument- och ärendehantering Processer/verksamhetsaktiviteter Handlägga ärenden till nämnd Producera kallelse och protokoll Registrera allmänna handlingar Hantering av handlingar som inte hanteras i andra verksamhetssystem Planering av politiska möten Sökning av allmänna handlingar Producera beslutsunderlag Tillhandahålla handlingar till de förtroendevalda Tillhandahålla handlingar till prenumeranter Under 2014 har finansiering av verksamheten skett delvis genom kommunbidrag från olika kostnadsställen inom stadskontoret, projektanslag och solidariskt fördelade kostnader för samtliga förvaltningar. Den totala kostnadsbilden för förvaltningsorganisationen har vuxit fram under hösten 2014. Under 2014 har supportfunktionen utökats eftersom antalet användare och supportfrågor ökat. Nu finns det mer än 2000 st användare i systemet. Inför budgetarbetet 2015 analyserades samtliga kostnader som tillhör objektet och det framkom då att en del kostnader var ofinansierade. Totalt saknades 1 milj kronor. I stadskontorets budget för 2015 finns reserverat 1 milj kronor för att täcka detta behov och som ska växlas ut i finansieringsmodellen. Beräkningsunderlag för kostnaderna av objektet dokument & ärende, 2015 Specifikation Platina underhåll Platina - teknisk support och användarsupport Platina – förvaltningsledning Platina Ärendesök PDF converter under håll Marval-ärendehantering för supportfrågor IT-drift Platina Utvecklingsmedel Platina Platina Netpublicator underhåll – fast kostnad i 12 mån (3999 kr/mån) Netpublicator – rörlig kostnad – antal användare baserat på 1500 anv Netpublicator – AppCenter – 1000 kr/mån Netpublicator – Sekretess – fast kostnad + rörlig kostnad Netpublicator - Platina integration Netpublicator Platina Förtroendemannaregister HR Förtroendemannaregister Förtroendemannaregister Mandat drift o e-Arkiv Doculive drift Doculive e-arkiv Doculive Hantering av anslag av protokoll Voteringssystem Förvaltningsorganisation, 3,5 förvaltare Summa, årskostnad 2015 292 194 222 663 308 427 100 000 45 000 36 290 331 569 1 254 270 47 988 175 000 12 000 9 000 100 000 100 000 100 000 100 000 38 000 100 000 70 000 2 037 919 5 480 320 Kostnaderna för förvaltningsorganisationen har under 2014 varit oklara då kostnaderna fördelat sig på ett flertal kostnadsställen och finansiering har varit både kommunbidrag och projektmedel. För 2015 har budgetarbetet utgått från att tydliggöra samtliga kostnader för 2015 och att solidariskt dela dem mellan samtliga förvaltningar. Kostnaderna har identifierats och tydliggjorts och modellen för fördelning av dessa har reviderats. Förutom tydliggörande av kostnaderna har en del förändringar av kostnaderna skett. Under 2014 har ett nytt förtroendemannaregister utvecklats, nya rutiner för anslag av protokoll samt ärendesök för samtliga anställda skapats och driftkostnaden för dessa har inte tidigare varit budgeterat. Under 2015 kommer det gamla dokument- och ärendehanteringen Doculive att Earkiveras liksom det gamla förtroendemannaregistret vilket är nya och engångskostnader för 2015. Indexuppräkning av konsultkostnader och köpta tjänster har också bidragit till kostnadsökningar. För 2015 beräknas kostnaderna öka för förvaltningsorganisationen med ca 1 milj kronor till följd av ovanstående orsaker. Dessa kostnadsökningar finansieras av stadskontoret för 2015. Förvaltningsobjektets aktiviteter - verksamhet I tabellen nedan preciseras förvaltningsobjektets övergripande aktiviteter. Aktivitet Definition/Exempel Förvaltningsstyrning Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. - Användarstöd Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjekten. - Konfigurations och ändringshantering ta fram och besluta om förvaltningsplan följa upp förvaltningsplan och förvaltningsarbetet teckna och bevaka avtal prioritera ärenden planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen upprätta riktlinjer för systemadministration upprätta riktlinjer för systematiska kvalitetskontroller för ärendeprocessen (arbetssätt och innehåll) besvara frågor och ta emot felanmälan från användare uppdatera användardokumentation utbilda användargrupper behörighetsadministrera Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initierats i förvaltningsobjekt och dess omvärld. - systematiskt inhämta ändringsförslag utreda och förankra utreda specialanpassningar genomföra kostnadsanalys för ändringar genomföra nyttoanalys för ändringar IT-drift och underhåll Utveckla och förvalta arbetsprocesser inom dokument och ärendehantering (Ärendeprocessen) genomföra och testa ändringar releaseplanera driftsättning Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och IT komponenter i syfte att göra dem tillgängliga för användare (ansvarar för att det sker, men utföraren kan vara någon annan) - behörighetshantering felsöka och problemhantera dimensionering ta backup övervaka följa upp kapacitetsplanera - Upprätta riktlinjer för den kommungemensamma ärendeprocessen (ärendehandbok) Systematisera inhämtning av verksamhetskunskap inom dokumentoch ärendehantering Systematiskt utveckla ärendeprocessen genom utredning och förankring tillsammans med verksamheten - Finansieringsmodell - fördelningsnyckel Projektet Medverka har varit finansierat genom kommunbidrag och särskilda projektpengar. För förvaltningsorganisationen gjordes ett förslag till finansieringsmodell som byggde på ett antal kriterier: Nyckeln byggde på en fast kostnad (30 % av totalbeloppet/18), en kostnad per användare (40 % av totalbeloppet) och en kostnad per ärende (30 % av totalbeloppet). Denna modell har använts för år 2014 och utgår bl.a. från antalet anställda 2013. Förvaltningsorganisationen finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen förordat att samma fördelningsmodell som finns för telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före innevarande år ska utgöra fördelningsnyckeln. Styrgruppen har gjort sitt ställningstagande om fördelningsmodell utifrån att det ska vara enkelt att förstå modellen och att följa en redan fungerande modell för kommungemensamma funktioner. Att övergå till en ny finansieringsmodell för år 2015 innebär en ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader. De ökade kostnaderna för 2015 finansieras av stadskontoret. För förvaltningarna innebär det ingen ökad/minskad kostnad utan en justering av ram som efter inbördes justeringar slutar på 0. Förslag till fördelningsnyckeln för 2015: Budget/ fördelning 2014 Förvaltning 003 Stadsrevisionen 007 Fastighetskontoret 008 Stadsbyggnadskontoret 012 Serviceförvaltningen 030 Gatukontoret 040 Fritidsförvaltningen 074 Miljöförvaltningen 102 Stadskontoret 102 Stadskontorets, finansiering 141 Kulturförvaltningen 150 Sociala resursförvaltningen 151 Stadsområde Norr 152 Stadsområde Öster 153 Stadsområde Söder 154 Stadsområde Väster 155 Stadsområde Innerstaden 170 Gymnasie och Arb. Vux. förv. 171 Grundskoleförvaltningen 85 784 193 125 245 272 408 611 201 747 212 200 339 569 234 263 172 Förskoleförvaltningen SUMMA Fördelningsnyckel per anställd Förvaltningskostnad dokument och ärende 2015 Budget/ ny fördelningsmodell för 2015 Diff. 2014/2015, förslag till förändrad kommunbidragsfördelning Ny modell Antal anställda 2014 -83 000 -176 000 -203 000 -170 000 -152 000 -164 000 -309 000 -178 000 1 042 000 -250 000 308 000 70 000 47 000 -85 000 75 000 159 000 92 000 499 000 12 90 218 1245 261 250 160 296 326 014 195 237 117 061 173 724 275 992 232 749 143 372 289 198 382 041 2 000 17 000 42 000 239 000 50 000 48 000 31 000 57 000 1 042 000 76 000 503 000 187 000 220 000 191 000 308 000 303 000 382 000 881 000 382 041 902 000 520 000 4705 4 438 000 5 481 000 0 23 151 192,00 kr 5 481 000 Differensen mellan år 2014 och 2015 på grund av den nya fördelningsnyckeln bör ske genom kommunbidragsväxling dvs justering av kommunbidraget för respektive förvaltning. Malmö 2015-01-30 Karin R Ingvarsson 399 2624 974 1149 998 1606 1579 1991 4594
© Copyright 2024