Malin Östling
150529
Enhetsaudit: sexmånadersuppföljning kommunikationsenheten
Följande redovisning baseras på samtal med kommunikationschef Anette Norberg den 20 maj 2015.
Vi gick igenom rapporten, och sammanfattade därmed vad som genomförts som följd av
auditrapporten som offentliggjordes i november 2014.
Nedan följer klipp från rapporten i kursiv text och därefter kommunikationschefens kommentar kring
ev åtgärd.
Enhetens uppdrag
Ur auditrapporten: Auditgruppen fick inför platsbesöket ”enhetens uppdrag” i mailtext. Uppdraget
verkar således inte finnas formaliserat i ett dokument, och ej heller på webb.
Auditgruppen får höra att det finns behov av en operationalisering av uppdraget och vill
rekommendera att det kommuniceras, förankras och sprids i olika sammanhang. Efter auditgruppens
besök har uppdraget lagts ut på enhetens webbsida.
Kommentar 6 mån:
Uppdraget används som utgångspunkt i allt arbete, men man har inte gjort någon ”road show” med
det.
Handlings- och verksamhetsplaner kopplade till Vision2020
Ur auditrapporten: Vid kommunikationsenheten gjordes för 2014-2016 ingen nedbrytning av
verksamhetsplan från GF till enhetsnivå. För 2015 kommer det att krävas från områdesnivån, och
auditgruppen tror att detta kan bli ett fruktbart arbete för kommunikationsenheten.
Det är förstås i det arbetet viktigt att förhålla sig till såväl GF:s och områdets HP/VP som GU:s
övergripande. En möjlighet kan också vara att i uppstartsarbetet gå igenom fakulteternas planer för
att systematiskt förhålla sig till, och eventuellt hitta inspiration från, eventuella åtgärder för ett bättre
kommunikationsarbete som finns formulerade av verksamheten. Någon påpekar visserligen att
enheten hittills fått ”kryssa mellan GU:s och GF:s HP/VP”, men auditgruppen vill understryka att
detta inte ska ses som ett problem, utan snarare ganska naturligt för en enhet inom Gemensamma
förvaltningen.
Kommentar 6 mån:
Det finns en VP för 2015 som har presenterats särskilt för universitetsdirektören och områdeschefen.
Universitetsdirektören ombads kommentera planen vid sitt enhetsbesök, vilket han också gjorde.
Kommunikationsstrategin
Ur auditrapporten: Flera medarbetare menar att man har stor användning av den
kommunikationsstrategi som beslutades av rektor i januari 2014 och att man ofta hänvisar till den.
Några medarbetare påpekar att det finns behov av en handlingsplan kopplad strategin, och
auditgruppen rekommenderar att detta arbete görs korrelerat med det förestående HP/VP-arbetet, för
att förhindra överlapp och inkonsekvenser vad gäller mål- och åtgärdsformuleringar. I sammanhanget
kan också hänsyn tas till den eventuella operationalisering av uppdraget som nämns ovan.
1
Kommentar 6 mån:
Kommunikationsstrategin används vid behov, precis som tidigare.
Andra styrdokument
Ur auditrapporten: Revidering pågår vad gäller regler för publicering på Göteborgs universitets
webbplatser.
Auditgruppen föreslår att enheten utifrån sitt uppdrag ser över inom vilka områden man skulle kunna
ta en normerande roll för universitetet, och med utgångspunkt i en sådan översyn diskuterar huruvida
det finns behov av ytterligare styrdokument.
Kommentar 6 mån:
Vad gäller revidering av ”regler för publicering på Göteborgs universitets webbplatser” har det inte
slutförts då det inte kan göras isolerat utan man måste invänta förstudien om det stora webbprojektet.
Någon generell översyn av den typ auditgruppen föreslår har inte gjorts; man ser det som ett löpande
arbete.
Mötesfora gentemot verksamheten
Ur auditrapporten: Enheten är snart klar med ett nytt förslag på vilka organ som ska finnas och
varför. Inte minst är det konsekvenser av ”GU förnyas” som har tvingat fram en revidering av
mötesformerna. Intentionen med respektive möte behöver också diskuteras och förankras, med
utgångspunkt i frågor av typen; Är vi överens om syfte och upplägg? Blir effekten den avsedda?
Behöver vi en (tydligare) agenda? Har vi lagom frekvens? Delger vi minnesanteckningar, samt följer
och följer vi upp dem? Kan vi slå ihop eller dela upp möten på ett effektivt sätt? Osv.
Kommentar 6 mån:
Nu finns en satt organstruktur. Den är ju ny och därför ännu inte utvärderad.
Samarbete med andra GF-enheter
Ur auditrapporten: Vid förfrågan får auditgruppen svaret att något systematiskt samarbete med andra
GF-enheter inte finns utan ordnas från ”case till case”. Så bör det säkert i några situationer förbli,
men samtidigt får auditgruppen höra önskemål om utveckling och ökat samarbete. Detta framförs som
extra viktigt eftersom kommunikationsarbetet berör flera enheters arbete. Auditgruppen vill därför
uppmuntra enheten till en kartläggning av existerande samarbete med andra enheter och utifrån denna
diskutera vilka åtgärder och kontakter som bör tas.
Kommentar 6 mån:
Man har gjort en bruttolista över alla typer av samarbeten och de är inte få. Samtidigt sker löpande
översyn av viktiga samarbetsformer – bl a har detta gjorts med IT-enheten och International Centre.
Om prioriteringsarbete
Ur auditrapporten: Hur prioriteringar ska hanteras när antalet uppgifter och aktiviteter inte
överensstämmer med den personella och ekonomiska kapaciteten är inte lätt. Auditgruppen tror att
enheten kan vinna på en förnyad diskussion och ett tydligare ställningstagande vad gäller mål och
prioriteringar.
Kommentar 6 mån:
2
Enheten har enligt enhetschefen blivit betydligt mycket bättre på att prioritera och man arbetar aktivt
med en dialog kring detta i t ex medarbetarsamtal. Samtidigt är det en bra bit kvar för att det ska
kännas optimalt, men alla vill så mycket och det är ju positivt. Man har också arbetat med
processkontoret och kommer att fortsätta med framförallt två processer. Detta kommer också bidra till
tydligare prioriteringsprocesser.
Enhetens interna utvecklingsarbete
Ur auditrapporten: … Auditgruppen vill rekommendera en förnyad diskussion kring hur enheten bäst
kan samarbeta internt samtidigt som man inte tappar för mycket tempo i det som ska levereras externt.
Kommentar 6 mån:
Teammötena är det viktigaste forumet för internt samarbete. Det blir i många sammanhang för
tidskrävande att arbeta på tvärs över hela enheten.
GF-enkäten
Ur auditrapporten: GF:s enkät till verksamheten diskuterades inte vid enheten 2013 och har heller
ännu inte diskuterats vad gäller den utvecklade versionen 2014. Flera medarbetare verkar inte ha
kännedom om enkäten. Auditgruppen vill uppmuntra till diskussion och uppföljning av enkäten. De
positiva värdeorden som mäts i enkäten kan användas som en grund för diskussioner om hur man vill
utveckla sin verksamhet – dvs – vilka åtgärder kan vi genomföra för att på bästa sätt leva upp till
begrepp som t ex tillgänglig, serviceinriktad, kompetent, engagerad, resursbesparande och proaktiv?
Frågor som också kan diskuteras är bl a vad man kan få ut av fritextsvaren samt hur ”mitt team och
jag” i vårt arbete kan uppnå bättre resultat nästa gång enkäten genomförs. På så sätt kan
enkätresultaten användas som en bas för diskussioner om målsättning och prioriteringar.
Kommentar 6 mån:
Teamen har arbetat igenom enkäten och försökt se hur man kan använda den inom respektive team.
Alla team har också gått igenom fritextsvaren.
Enkel väg in?
Ur auditrapporten: Auditgruppen tar inte ställning i frågan huruvida enheten bör skapa (fler)
funktionsadresser och/eller en tydligare webbsida vad gäller kontakter och arbetsområden men ser att
frågan vidare bör diskuteras. Diskussionen bör leda till ett ställningstagande och eventuella åtgärder.
Kommentar 6 mån:
Det finns ju en särskild arbetsgrupp som jobbar med enkel väg in. På enhetens webb är det uppdaterat
– vem som jobbar med vad.
Uppföljningsarbete
Ur auditrapporten: Auditgruppen konstaterar att enheten har ett gediget enkätförfarande efter
större projekt och får också ta del av flera resultatrapporter inför platsbesöket. Analyser eller
konkreta åtgärdsplaner som en följd härav ingår dock inte lika tydligt i underlaget. Några
medarbetare påpekar att man i stora projekt är bra på systematik och uppföljning (men att det lätt
blir för stort) medan det i det löpande, dagliga arbetet sällan ingår någon typ av uppföljning.
Resonemanget kopplas också av några medarbetare tillbaka till diskussionen om avsaknad av
tydliga mål – dvs –det blir svårt att genomföra uppföljning och veta om man gör rätt saker om det
inte finns en koppling till uppsatta och kända mål.
3
Auditgruppen har reflekterat kring samtalet och tror att en diskussion vid enheten är nödvändig för
att tydliggöra hur man ska arbeta med olika typer av uppföljningar. När behövs det? Vilken typ?
Varför? För vem? Hur? Hur ofta? Vad vill man nå? osv.
Kommentar 6 mån:
Uppföljningar av olika slag är nu uppsatta på enhetens årshjul. Många av dem har gjorts tidigare,
men nu blir dokumentationen och systematiken tydligare. Man har tittat på olika
uppföljningsmodeller och kommer löpande att använda några av dem.
4