Minnesanteckningar
150820
Karin Lundhgren
Minnesanteckningar referensgruppsmöte 2015-08-20
Bruunska 24/ UB 3018
Närvarande: Bo Bergbäck (mötesordförande), Per Bjellert, Karolina Ekstrand.
Fredrik Ahlgren, Christel Olsson, Karin Lundhgren (mötessekreterare)
Till styrgruppsmöte/referensgruppsmöte:
1. Anteckningar från förra mötet
Karin skickar ut dessa för godkännande efter dagens möte.
2. Uppdatering olika delprojekt
2.1 Arbetsplatslösningar
- Procentfördelning preliminära val (underlag på Box)
Begreppet ”landskap” har smugit sig in, men det handlar om
kombikontor.
- Skisser/modeller
Kommer att läggas ut på webben. Kom nya skisser idag som visar
hur olika koncept kan se ut. Bilderna ska ses över så att alla har
lika mycket färg. I nuvarande form ser vissa lösningar mer
färglösa ut än andra.
- Stöd FKH/FSV 25 augusti
Representant från Ernst & Young kommer att berätta om ABW.
Mötet i Växjö är på Regionförbundet som har en typ av ABWlösning.
- Information skyddsombud 25 augusti
- Slutligt val av arbetsplatslösningar 3 september
Valen ska innehålla procentuell fördelning av olika lösningar.
Vissa fakulteteter lämnat in preliminära förslag som de håller fast
vid.
- Christel kommer att besöka Malmö Högskola som har ABWlösningar.
2.2 Restlistor – process (underlag på Box)
Har inte arbetats in i handlingarna som gått ut på anbud. I mitten av
oktober sammanställs bygg-PM som entreprenörerna får sätta prislapp
på.
2.3 Lärmiljöer - datum för information
datum för information den 26/8 10-12 i studio 3 / Multimediasalen
Växjö. e att spelas in och finnas tillgänglig i efterhand . Testlokaler ska
tas fram. 1/9 kl 13 och 3/9 kl 10 ytterligare informationsmöten.
2.4 Fortsatt arbete Infocenter/gemensamt ärendehanteringssystem
Blir ett LOS-projekt. Sektionchef Sara Karlsson involveras.
Representanter från fakulteterna behövs (kanslipersonal) samt en
kanslichef. Projekten berör både Kalmar och Växjö. Detsamma gäller
projekt Linnéndan .
3. Tidplaner
1 (2)
3.1 Tidplan (underlag på Box)
Anbud pågår. Förlängd anbudstid. Därför kommer inte alla anbud att
vara inne vid US sammanträde den 23/9. US kommer att få muntlig
redovisning och förhoppningsvis ta ett inriktningsbeslut.
3.2 Principtidplan efter beslut (underlag på Box)
23/9 kan US troligen ta inriktningsbeslut. 30/9 sista anbudsdag västra
delen. Eventuellt beslut efter delegation 9/10. Först efter
överklagandetidens utgång 26/10 finns fullständigt underlag. Rivning av
hamnmagasinet förväntas börja 1/11.
- Organisation utkast (underlag på Box)
- Kontaktpersoner skall utses
3.3 Preliminär inflyttningstidplan (underlag på Box)
Första inflyttning beräknas till årsskiftet 17/18
FEH senhösten 18
Profil- och portalbyggnad årsskiftet 19720
Bygglovsansökan skickas in nästa vecka.
Frågan ställdes vilka störningar som kommer att uppstå i befintliga
lokaler. Störningar är oundvikliga, men hur de kommer att se ut i
detalj går inte att förutse.
Budget – ekonomi
3.4 Kostnadsfördelning förslag. Fler beräkningar måste göras. Preliminärt
beslut i styrgruppen 10/9. Viktigt att skilja ut sådant som inte är
tillkommande kostnader, t ex måste vissa inköp göras oberoende av
lokalisering.
Internhyra – jämförelse ytor (underlag på Box)
Det har gått rykten om att vissa kommer att få fördubblad hyra.
Principerna för internhyra är dock desamma.
det finns ett dokument med sammanställning ytor och jämförelse
befintliga och önskade. Behöver ses över ytterligare eftersom
justeringar sker. Fortfarande väl mycket yta i det nya.
4. Information/Kommunikation
4.1 Uppdatering webben
Den gula boden har fått en välkommen-on-skylt eftersom det verkar
som att besökare inte vågar gå in.
4.2 Bilder (underlag på Box) Nya bilder ligger ute.
4.3 FAQ
4.4 Nästa möte 10 september 2 (2)