Datum: 2015-06-02 LOS/Christel Olsson Minnesanteckningar styrgruppsmöte/referensgruppsmöte 2015-06-05 Närvarande: Monika Borgö, Per Bjellert, Margaretha Bjerker, Fredrik Ahlgren, Maria Bergström, Christel Olsson, Bo Bergbäck, Karolina Ekstrand Till styrgruppsmöte/referensgruppsmöte: 1. Anteckningar från förra mötet 2. Uppdatering olika delprojekt 2.1 Utökat uppdrag att definiera Lnu-anda (Underlag på Box) Hur ska Linnéandan gestaltas i den inre och yttre miljön. Linnés anda och gärningar snarare än personen Linné och exempelvis hans resor. Catta Torhell delprojektledare och representanter från fakulteterna. Universitetsövergripande och kan gälla för om-, till- eller nybyggnad i Växjö. Arbete med befintliga arbetsgrupper i organisationer, workshops och andra aktiviteter. Maria Bergström betonar vikten av att medlemmarna i delprojektet finns med långsiktigt. 2.2 Återkoppling punkt namnsättning (Underlag på Box) Namngivningsförslagen i dokumentet är principer för framtida namnsättning. Blir en del av delprojektet under 2.1. 2.3 Redovisning punkt konstnärlig utsmyckning (Underlag på Box) Förhoppningsvis kan Lnu få konst finansierad av Statens konstråd. Maria Bergström påminner om den konst Lnu redan har och vill att den ska tas med i planeringen. Hur hanteras lokala konstnärer som är intresserade av att bidra? 2.4 Redovisning prioriteringar rekommendationer Infocenter – Catta medverkar (Underlag på Box) Permanenta infodiskar på fakulteterna bör minimeras, men inte förbjudas. Fördel att det kan byggas ut och testas i Växjö innan det byggs i Kalmar. Per Bjellert bekymrad över att kraven på öppenhet och tillgänglighet ställer till problem med exempelvis sommarsemester för ST:s medlemmar. Maria Bergström påminner om att det finns studenter som väljer Lnu pga litet universitet och den närhet det ger mellan student och fakultet. Viktigt att det inte byggs en mur mot studenterna. För vissa studenter viktigt att de kan prata med samma administratör som de gjorde första dagen de kom. 2.5 Presentation uppdrag medieproduktion – Catta medverkar (Underlag på Box) Universitetsdirektören beslutar om uppdraget. 2.6 Presentation utkast koncept Informella lärmiljöer - (Underlag på Box) Nivå på teknisk utrustning, utformning, mixade zoner med mera ska utredas i projektet. Studenter ingår i arbetsgruppen för delprojektet. Per B påpekar för- och nackdelar med närheten mellan informella lärmiljöer och arbetsplatser för personalen. 2.7 Redovisning/synpunkter från styrgrupp gällande fakulteternas preliminära val av arbetsplatslösningar 1 (3) Samtliga fakulteter och avdelningar har lämnat in sina önskemål om arbetsplatslösningar. Generellt är det många som önskar cellkontor och mötesplatser. Per Bjellert: förslaget speglar åsikterna från kanslipersonalen dåligt. Uppgifter från personalen har inte samlats in på ett bra sätt. Växjö har inte ens tillfrågats. Den 3 september ska det fattas beslut. Det som står idag är inte ett beslut. Fakulteterna måste fortsätta att diskutera vilken sorts arbetsplatslösningar man vill ha. Sammanställning av valen för att kunna se andel av olika arbetsplatslösningar. Sture Karlsson, konsult åt E&Y, bjuds in till nytt informationsmöte i mitten av augusti. Tre våningsplan läggs de olika koncepten ut i 3D så att man kan ”vandra runt” i miljöerna och få en känsla för hur de är. Förhoppningsvis klart till slutet av juni. 2.8 Redovisning förslag utemiljön (Underlag på Box) 2.9 Redovisning förslag gemensamma ytor profil/portalbyggnad (Underlag på Box) 2.10 Minskning av ytor – redovisning förslag på process Arbete pågår med att se konsekvenserna av att fjärde våningen på Ekonomihögskolan skulle plockas bort. Ett våningsplan redan bortplockat från profilbyggnaden för att minska totala ytan. Idag finns många grupprum inplanerade – kanske fler än vad som behövs. 3. Tidplaner 3.1 Tidplan Nästa vecka på US kommer villkorat hyresavtal med Sveafastigheter upp för beslut. Anledningen är att Sveafastigheters styrelse ska kunna fatta beslut om det innan US fattar slutligt beslut på septembermötet. 4. Budget – ekonomi 4.1 Kostnadsfördelning förslag (Underlag på Box) 4.2 Villkorat hyresavtal på US Kommer upp på US på junimötet. Regeringen behandlar Lnu:s ansökan om 20-årigt hyresavtal nu. Förhoppningsvis besked innan midsommar. 5. Information/Kommunikation 5.1 Utställningslokal Universitetskajen uppdatering Uppdatering nästan klar. Ingen särskild bemanning planerad. Ev vid andra evenemang när Lnu ändå finns på plats. 5.2 Allmän information, fikarumsturné Anna-Stina Örnerstig och Helena Meldré planerar fikarumsturné om hela projektet till hösten. 5.3 Övrig uppdatering webben 2 (3) Projektet om lärmiljöer och teknisk utrustning av sådana har fått egen sida på webben. Tidplanen ska uppdateras snarast. 5.4 FAQ Uppdaterad med nya frågor och fler frekventa frågor tas gärna emot för att uppdatera fler gånger. 6. Nästa möte Den 20 augusti efter nästa styrgruppsmöte. 3 (3)