Minnesanteckningar 150910 Karin Lundhgren Minnesanteckningar referensgruppsmöte 2015-09-10 Bruunska 24 Närvarande: Bo Bergbäck (mötesordförande), Per Bjellert, Karolina Ekstrand. Fredrik Ahlgren, Christel Olsson, Karin Lundhgren (mötessekreterare), Monika Borgö, Margaretaha Bjerkert 1. Anteckningar från förra mötet Godkändes. Handlingar inför referensgruppsmöten kommer hädanefter att kopieras över från styrgruppsmappen eftersom länken till styrgruppsmappen inte har fungerat. 2. Uppdatering olika delprojekt Arbetsplatslösningar - Slutliga val (underlag på Box) Risk-och konsekvensanalyser (underlag på Box) Styrgruppen har uppmanats att snarast ta fram risk- och konsekvensanalyser. Risk och konsekvensanalyser ska gås igenom tillsammans med arkitekten. Eva Svensson, arkitekt, kommer att rita in de olika valen. Detta blir en preliminär skiss. Restlistor - nuläget (underlag gällande lärmiljöer på Box) Jobbar med restlistor på alla fakulteter. Betar av successivt vad som behövs i de olika lokalerna. I dokumentet under 2.2 framgår dimensioneringen av lärmiljöer och antal stolar. Antalet stora salar har minskat jämfört med önskemålen. Eventuellt kan omfördelning behövas. Datorsalar kan kanske samordnas. FSV och FEH behöver samordna sig. Vissa fakulteter behöver specialiserade datasalar. Fakulteterna jobbar vidare med detta. Ytorna måste generellt minskas. Ev. kan man plocka bort plan 4. Lnu-anda Gruppen bemannas. Möte är planerat. Flera representanter var med på mötet med arkitekterna. Fanns samsyn kring arkitekternas och gruppens uppfattning om Lnu-anda. 1 (3) Projektet ska få tilläggsdirektiv om att det ska vara delaktigt i Campusplan Växjö. Gruppen kommer också att ta fram underlag till inredningsarkitekten. Avstämning arkitekter 27 augusti Kalmar Kommun deltog också. Detaljplanen är mycket styrande, vilket försvårar arbetet, men samtidigt var den troligen en förutsättning för att ö h t komma igång. Beslut 20-årigt hyresavtal – tidplan 3. Tidplaner Beslutstidplan (underlag på Box) Kommer inte att få fram beslutsunderlag i tid till Universitetsstyrelsens möte den 23 september. Detta beror på att beslut 20-årigt hyresavtal dröjer samt att Lnu har tillmötesgått önskemål om förlängd anbudstid. Blir ett extra möte med Universitetsstyrelsen den 23 oktober då beslut förhoppningsvis kan tas. Därefter kan tilldelningsbeslut skickas till de som skickat in anbud. Anbuden vinner laga kraft först efter 10 dagar och förutsatt att inget överklagande från annan anbudsgivare kommit in. Preliminär inflyttningstidplan (underlag på Box) Förlängd entreprenadtid östra delen FHL. Detta får följdeffekter för andra delar av bygget. Västra delen ligger kvar enligt plan. 4. Budget – ekonomi Kostnadsfördelning underlag/förslag (underlag på Box) Kommer att redovisas på universitetsstyrelsemötet 23/10. Vissa kostnader skjuts på framtiden eftersom Lnu idag håller igen med tanke på flytten. Har även räknat på vilka kostnader som kommer även om flytten inte blir av. Beräknad total merkostnad på ca 25 miljoner kronor, vilket innebär en årlig kostnad på ca 2,5 miljoner kronor per år. 2 (3) Ytor (underlag på Box) Ytorna lite för stora i både östra och västra delen. När upphandlingar och restlistor är klara blir det klart hur stora ytorna kan bli. 5. Information/Kommunikation Styrgruppen menade att informationsturné skulle anstå till efter beslut 23/10. Referensgruppen delade den uppfattningen. Lnu och Kalmar Kommun kommer att göra en gemensam tidsplan för beslut, diarieföring och kommunikation. Styrgruppen diskuterade beslut om arbetsplatslösningar. De kommer inte att läggas ut på webben, utan istället en sammanfattning. Kommunikationsplan kopplat till beslutstidplan 6. Övrigt Margaretha Bjerker påpekade att datorsalar måste bevakas så att de behov som finns täcks. Även studentytorna måste bevakas liksom studentföreningarnas utrymmen. Margaretha pekade även på vikten av att arbetet med lärmiljöer når ut, eventuellt en möjlighet att IKT-pedagoger tar upp det i olika sammanhang. Karolina påpekade att Medarbetargruppen som handlar om lärmiljöer kan användas. Alla är medvetna om att det är svårt att nå ut. Monika Borgö lyfte att institutionen för psykologi enligt nuvarande plan har arbetsrum utan dagsljus, vilket inte är acceptabelt. 7. Nästa möte 7 oktober kl 15-16 . Karin fortsätter undersöka möjlighet till länk. Om det inte går att få en lokal i Växjö kan Per delta via Skype. 3 (3)