Malmö stads projekt
kring dokument och
ärendehantering
Åsa Jarlstam
Systemförvaltare
Stadskontoret
Malmö stad fakta
Kommunfullmäktige
Stadsrevisionen
Kommunstyrelsen
Stadskontoret
Fritidsförvaltningen
Förskoleförvaltningen
Stadsområdesförvaltnin
g Norr
Kulturförvaltningen
Grundskoleförvaltningen
Stadsområdesförvaltnin
g Öster
Miljöförvaltningen
Gymnasie- och
vuxenutbildningsförvaltningen
Stadsområdesförvaltnin
g Söder
• 18 förvaltningar varav 5
stadsområden och 3 skolförvaltningar
Serviceförvaltningen
Stadsområdesförvaltnin
g Väster
Sociala
resursförvaltningen
Stadsområdesförvaltnin
g Innerstaden
Fastighetskontoret
Stadsbyggnadskontoret
Gatukontoret
Malmö stad fakta
Ca 20 000 st. tillsvidareanställda varav
ca 5 000 st. är direkt berörda av
ärendeprocessen
och ca 500 st. är registratorer
Aktuella siffror
Antal användare i Platina: 2250 st.
Förtroendevalda och tjänstemän i
Netpublicator: 1030 st.
Från en systemförvaltares
perspektiv
Vad har vi gjort?
•
•
•
•
Nytt ärendehanteringssystem Platina
Ärendeprocess
Digitala nämndssammanträdet
Skapat möjligheter genom komptensutveckling
inom området offentlighet och sekretess,
utbildningar i systemet och vi har fått
medarbetare att inse vikten av nytt arbetssätt
Vi har gjort det tillsammans med bland annat:
Serviceförvaltningen
IT-service
Medverkaprojektet
2010 - 2014
Malmö stads införande
Skapa förutsättningar för en digital hantering och
tillgänglighet till information, på ett strukturerat och säkert
sätt
SPRIDA information
till både Malmöbor
och anställda på ett
säkert sätt, men
också sprida
kunskaperna så vi
lär oss att bli bättre.
SÖKA och finna
rätt information när
jag behöver den.
Både idag och om
100 år.
SYNKA
arbetssätten så
att alla i Malmö
jobbar lika och
på smartast
sätt.
TRYGGA
rättsäkerheten och
kvalitet i våra
processer. Lättare
att följa lagen!
Vi ska kunna:
Budskapsmodell
Dokument- & ärendehantering
Varför?
• E-samhället  nya
krav
• Alla gör olika
• Låg kvalitet i diariet
• Låga kunskapsnivåer
• Lagen följs inte
• Omoderna arbetssätt
• Omoderna verktyg
• Krav på digitalisering
• Frustrerade
medarbetare
Vad?
En effektiv ärendeprocess
En gemensam
informationsstruktur
En organisation med
förutsättningar för
kontinuerlig utveckling
• Söka och finna
information
• Samarbeta enkelt
• Sprida information på ett
tryggt och säkert sätt
• Enkelt följa lagen
• Få överblick & förstå
våra processer
• Skippa så många papper
som möjligt
Konsekvense
r
Men då måste vi:
• Utveckla ett tydligt ägarskap
• Utöka finansieringen för att
kunna förvalta kvalitativt
• Organisera ändamålsenligt
med stödfunktioner lokalt i
förvaltningarna
• Fortsätta kvalitetsarbetet i
linjeorganisationen
• Förbättra IT-infrastrukturerna
och förutsättningarna för att
hantera känslig information
digitalt
Ersätta ett system?
Malmö stads ärendeprocess
Vår införandemetod
- Ett införandeprojekt per varje
förvaltning
- Egna projekt med egna resurser för ett
hållbart resultat
Förberedelser
 Inventering av verksamhetens
förutsättningar och behov
Projektplanering
 Projektplan med fastställda projektmål,
aktiviteter, resurser och tidplan
Processöversyn
 Handlingsplan för att arbeta enligt den
kommungemensamma ärendeprocessen
Konfiguration
 Underlag för att skräddarsy systemstöden
Utbildning
 Kompetensförstärkning inom offentlighet &
sekretess, ärendeprocessen och
systemstöden
Stöd vid driftstart
Projektavslut
 Dialog och samordning inom
verksamheterna/rollerna
 Projektrapport och restlista – handlingsplan
framåt
Förändringskommunikation &
delaktighet
Snart ett styrande
dokument!
Förvaltning Förvaltningsorganisation
Dokument & ärendehantering
Styrgrupp PM3
Kanslidirektör
Kanslichef
IT-strateg
• I objektet ingår den gemensamma
ärendeprocessen och IT-stöden för
dokument- och ärendehantering,
digitala sammanträden och register
över förtroendevalda
Förvaltning
1,5 systemförvaltare
1 processförvaltare
1
systemadministratör
Förvaltningar
Processansvarig
Stödfunktioner för
ärendeprocessen och ITsystemen
Process- och referensgrupper
• Styrgruppen beslutar om årliga
förvaltningsplaner som styr
förvaltnings- & utvecklingsarbetet
• Förvaltningarna deltar i
planeringsarbetet
• Utveckling sker i faser med 1-3
uppgraderingar/år
Vi arbetar tillsammans!
Förvaltningsplan
för objektet
Dokument och
Ärendehantering
Vad förvaltas just nu i objektet?
Malmö stads
ärendeproces
s
Förtroendemannaregister
Ärendesök
Reflektioner
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kommuncentralt beslut med tillhörande budget
Uppdragsbeskrivning med avgränsningar
Projektledare och resurser
Styrgrupp
Införandemetod
Projekt över tid – dela upp i etapper och avrapportera
Ha helikopterperspektiv, ha flexibilitet och omgruppera –
framförallt räkna med att planera om
Ha en förvaltningsorganisation med som resurs vid
driftsättning
Förvaltningsmodell för fortsatt hållbart arbetsätt
Skapa delaktighet genom insyn, möten och utbildning. Ta
hjälp av en kommunikatör.
Låt förändring få ta tid!
Övriga frågor?
Tack för idag!