Internkontrollplan kommunstyrelsen
2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN BUK Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S Rapport annolikhet till Kultur: Arbetsmiljölagen Rutiner gällande systematiskt säkerhetarbete är felaktiga/inaktuella Genomgång på samverkansgrupp Vision 2020. Tillgänglighet och bemötande förhöjd ljudnivå i bokhallen på Culturum medför missnöje hos besökare och arbetsmiljöproblem för anställda Arbetsmiljölagen Hot om våld från allmänhet, gäller både besökare och personal i publika lokalerna Verksamhetschef kontroll 1 ggr/år 12 KS Hur många synpunkter har kommit in Verksamhetschef avseende ljudnivån. Har avstämning gjorts på APT arbetsmiljö. uppföljning 1 ggr/år 15 KS Kontroll att test av personlarm skett enligt plan. Stickprov att kännedom om agerande vid hot om våld finns. kontroll stickprov 1 ggr/år 10 KS Stickprov Årlig kontroll 12 KS Uppföljning i samband med bokslutet I ggr/år 16 KS HR-assistent Campus: Gymnasial och grundläggande vuxenutbildning: Förordning (2011:1108) om vuxenutbildning, kap 2, § 28 För en elev som deltar i arbetsplatsförlagt lärande ska det utses en handledare på arbetsplatsen. Som handledare får bara den anlitas som har nödvändiga kunskaper och erfarenheter för uppdraget och som även i övrigt bedöms vara lämplig. Kvalitetskontroll sker årligen med Rektor Svårt att ha koll på vilken kompetens alla avstämning mot upphandlingsavtalet praktik/lärlingshandledarna har för de yrkesutbildningar vi köper in externt. Risk att samt stickprov. eleven får en handledare som saknar relevant kompetens? Högre utbildning: Lag (2009:128) om yrkeshögskolan, kap. 1 3 § Risk att arbetslivets könsrollstänkande Verksamheten inom yrkeshögskolan ska utformas i cementeras i utbildningarna via överensstämmelse med grundläggande demokratiska utbildningarnas ledningsgrupper. värderingar. Var och en som verkar inom yrkeshögskolan ska främja aktning för varje människas egenvärde samt respekt för de mänskliga rättigheterna och vår gemensamma miljö. Särskilt ska den som verkar inom yrkeshögskolan främja jämställdhet mellan könen och aktivt motverka alla former av kränkande behandling. Har diskussion förts i ledningsgrupper? Chef Är rutinen framtagen och implementerad? 1 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN BUK Ungdom: Enligt 29 kap 9§ Skollagen (2010:800). En hemkommun ska löpande under året hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen är sysselsatta som har fullgjort sin skolplikt men inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola eller gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning (aktivitetsansvar). SFI och Särskild utbildning för vuxna: Skollagen 22 kap 11 § Hemkommunen är skyldig att se till att utbildning i svenska för invandrare erbjuds dem som enligt 13 § har rätt att delta i utbildningen. Risk att inte få kontakt med alla ungdomar som omfattas av ansvaret. Risk att missa inflyttade ungdomar som omfattas av ansvaret. Följa upp att rutinen är framtagen, diarieförd och tillämpas. Antal avvikelser? Med den nuvarande inströmningen av nya Kontroll av väntetider för flyktingar finns risk att vi inte hinner bygga etableringsflyktingar och övriga ut organisationen med behörig personal i flyktingar. den takt som behövs för att inte skapa Utbildningen ska finnas tillgänglig så snart som möjligt efter längre väntetider. Risk att övriga invandrare det att en rätt till utbildning i svenska för invandrare inträtt. får vänta längre då etableringsflyktingar "har Om det inte finns särskilda skäl ska utbildningen kunna företräde" till studieplatserna och även har påbörjas inom tre månader. kortare och snabbare handläggningstid. Chef Uppföljning i samband med bokslutet. Löpande 15 KS Rektor Regelbunden uppföljning av studerande strömmarna Månadsvis 12 KS Utbildningschef/ Genomgång av 1 gång per år/ Rektor för särskolan befintliga rutiner Vårterminen samt kontroll av 2015 samtliga nu inskrivna elever på gymnasiesärskolan 20 KS Utbildningschef/ Genomgång av integrationssamordn befintliga rutiner are samt stickprovskontroll 1 gång per år 16 KS 1 gång per år 20 KS Varje kommun ska aktivt verka för att en nyanländ som omfattas av lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare kan påbörja utbildningen inom en månad från det att den nyanlände anmält sig till utbildning i svenska för invandrare hos kommunen. Lag (2010:877). Gymnasieskolan: Skollagen SL:800 18 kap 8 § Brister i rutiner för mottagande i gymnasiesärskolan. Risken är att elever som antas till gymnasiesärskolan utan att tillhöra målgruppen. Det minkar elevernas alternativ i framtida studie- och yrkesval. Säkerställa att allaantagna tillhör målgruppen Kontroll att rutiner för rektors beslut Skollagen SL2010:800 15 kap 19 §, SFS 2010:2039 4 kap om erbjudande av 15§ Modersmålsundervningen ska stödja elevers generella Bristande rutiner för erbjudande av modersmålsundervisning vars syfte är att modersmålsundervisning följs. språkutveckling och skapande av identitet. stödja elevens språkutveckling och lärande överlag. SFS 2010:2039 9 kap 9 § Studiehandledning ska ges på modersmålet till elever som behöver det i sin utvekling mot nå målen. Kontroll att rutiner för rektors beslut Utbildningschef/ Bristande rutiner för erbjudande av studiehandledning på modersmålet. Risken om erbjudande av studiehandledning Rektor på modersmålet följs är att studiehandledning på modersmålet uteblir och hindrar eleven i sin utveckling mot målen. Genomgång av befintliga rutiner samt stickprovskontroll 2 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN BUK Nyköpings högstadium: (4 kap. 3-8 §§ skollagen) Varje huvudman och skolenhet Risk för bristfällig planering och uppföljning i Att det finns ett årshjul/kalendarium den nystartade verksamheten. framtaget med aktiviteter som är skall systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Inriktningen ska vara att de nationella kända och samverkade fackligt. målen för utbildningen uppfylls. Utbildningschef åk 7- Genomgång samt Årligen vid HT- 12 9 analys. start Uppföljning av fg läsår KS Att brandövningar genomförts enligt årshjulet Utbildningschef åk 7- Genomgång samt Årligen vid HT- 20 9 analys. start Uppföljning av fg läsår KS Att skyddsronder genomförts på den Utbildningschef åk 7- Genomgång samt Årligen vid HT- 15 psykiska arbetsmiljön enligt årshjulet. 9 analys. start Uppföljning av fg Att skyddsronderna följts upp av läsår skolans skyddskommité KS Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) Systematiskt säkerhetsarbete Risk för brister i det systematiska säkerhetsarbetet i den nystartade verksamheten. Att skyddsronder på den fysiska arbetsmiljön genomförts enligt årshjulet. Att skyddsronderna följts upp av skolans skyddskommité Att inlämnade tillbudsanmälningar sammanställts och följts upp av skyddskommitén. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete och allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna (AFS 2001:1) Risk för brister i arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete i en nystartad verksamhet. Grundskolan: Strategisk planering: Skollagen SL 2010:800 3 kap 3§ Brist på strategisk planering Att det finns en strategisk plan och att Utbildningschef/ ang.mottagande och placering av nyanlända den genomförs. Rektor Avstämningsmöten Löpande 20 KS Ledning och styrning: Skollagen SL 2010:800 2 kap 9-10§§ Rektorer saknar befogenhet för att genomföra delar av sitt uppdrag, tex rekrytering. Uppföljning att fattade beslut rimmar Div.chef med rektors uppdrag. Utbildningschef Regelbundna uppföljningar av anställningar Löpande 20 KS HR: Skollagen SL 2010:800 2 kap 13§, 20§ Brist på behörig/legitimerad personal Kontroll av antal legitimerad personal Rektor som anställs Uppföljning av behörighetskrav Delår 16 KS HR: Skollagen SL 2010:800 3 kap 3§ Brist på studiehandledare, modersmålslärare Kontroll av hur många av de nyanlända som är berättigade till studiehandledning och modersmålsundervisning och att de har erbjudits stöd. Uppföljning av behörighetskrav Delår 16 KS Rektor 3 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN BUK Små enheter saknar lärare med behörighet i Kontroll av antal legitimerad personal Utbildningschef/ som anställs Rektor alla ämnen Representativ arbetsgrupp Årligen 20 KS Analys Löpande 16 KS Skollagen SL 2010:800 2 kap 13§ Svårt att grundbemanna inom ramen för ekonomin Kontinuerlig avstämning av budget i förhållande till elevpeng Div.chef Utbildningschef Färre personal påverkar flexibilteten som stöd till elever i behov av särskilt stöd Att det finns en Rektor verksamhetsplanering där det framgår hur verksamheten ska bedrivas så att elever med behov av särkilt stöd får det stödet Dialog med ekonom och Utb.chef Löpande 12 KS Bristande åtgärder för att sänka medarbetarnas korttidsfrånvaro. Hög arbetsbelastning och stress. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet och Rektor sjukfrånvaro Dialog på enheten Löpande 12 KS Bristfälliga och ofärdiga IT-system som inte Uppföljning av BUK´s representation Div.chef Chef ITi upphandling av nya IT-system. enheten ger stöd till verksamheten äventyrar ekonomiskt slutresultat och statistik sammanställning.(SCB) Dialog med Löpande rektorer o Utb.chef 25 KS För få antal pedagoger per barn utgör risker Kontroll antal barn per pedagog på barns säkerhet, utveckling och trygghet. Mätning Månadsvis löpande 25 KS Ek: Skollagen SL 2010:800 2 kap 13§ Skollagen SL 2010:800 3 kap 7-12§§ HR: personalhälsa IT-system Förskolan: Utbildningschef Skollag (2010:800) 8 kap 2 § Barn i behov av särskilt stöd ges inte det stöd de har rätt till Kontroll om alla barn som är Utbildningschef berättigade till särkilt stöd har fått det. Uppföljning per chef och RT Månadsvis löpande 25 KS Svårt att rekrytera förskollärare pga löneläget Andel ansökningar där sökande tackat nej till tjänsten pga lönen Varje enhet ansvarar för sin rekrytering i samråd med HR Kvartalsvis på 16 planerade avstämningsmöt en områdesvis inkl HR KS Skollag (2010:800) 8 kap 9 § Utbildningschef Skollag (2010:800) 2 kap 13 § 4 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN BUK Skollag (2010:800) 2 kap 8 a § Arbetsmiljölagen Förskoleverksamheten ges inte möjlighet att Kontinuerlig avstämning av enhetens Utbildningschef budget i förhållande till barnpeng planera för en basorganisation pga ev återbetalning för outnyttjade platser som vi inte kan styra över pga föräldrars val. Kommunens resursfördelningssystem. Redovisning kostnader och konsekvenser löpande till huvudmannen Löpande per 25 enhet per månad genom konsekvensanal yser i bl a BPA KS Personalens sjukfrånvaro ökar. Hög arbetsbelastning och stress. Avstämning av sjukfrånvaro Utbildningschef Kontroll HR och förskolechefer Månadsvis löpande 25 KS Kontroll av F-skatt och orgnr. momsavdrag mm Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Stickprov 1 ggr/år 15 KS Divisionschef/ Ekonom-gruppen BUK Att rutinen följs, att kontanta medel Divisionschef/ Förskingring av kontanta medel förvaras på betryggande sätt. Ekonom-gruppen BUK Divisionschef/ Att kommunen inte är trogen ramavtal,leder Kontroll av leverantörer inom vissa kostnadskonton Ekonom-gruppen till ökade kostnader. BUK Uppföljning av några konton Divisionschef/ Inköp görs på driften som borde vara Ekonom-gruppen investeringar. BUK Vid utebliven eller bristfällig uppföljning finns Kontroll att alla budgetansvariga Divisionschef/ risk att tilldelade medel inte används enligt chefer tillsammans med överordnad Ekonom-gruppen uppdrag. chef har genomfört uppföljningarna BUK där ekonomerna också är en resurs i arbetet. Stickprov 1 ggr/år 15 KS Stickprov 1 ggr/år 15 KS Stickprov 1 ggr/år 16 KS Stickprov 1 ggr/år 9 KS Systematisk redovisning 2 ggr/år 16 KS Systematisk redovisning 4 ggr/år 16 KS Ekonomi Ekonomihandbok/Leverantörs-reskontra/Leverantörsrutiner. Leverantörsbetalningar/Utbetalningsorder betalas till fel person. Kommunen betalar bluffakturor, alt för saker som aldrig blir levererade. Ekonomihandbok/Rutiner & reglementen/Attestreglemente. Fel person attesterar betalningar Rutin för kontanthantering Ekonomihandboken/Rutiner och reglementen/Handkassa, kontanthantering Vid inköp av varor tjänster används upphandlade avtal Redovisning -investeringsrutiner Rutinerna för uppföljning per enhet genomförs enligt plan Följa upp åtgärder för en budget i balans att de genomförs och rapporteras. Att befintlig attestförteckning är aktuell. Att reglementet följs Åtgärder som krävs för att nå en budget i Samtliga budgetansvariga chefer Utbildningschef/ balans sätts in för sent eller genomförs inte som har upprättat en åtgärdsplan Divisionschef BUK alls. skall kontinuerligt redovisa vilka åtgärder som genomförts och när. ( skriftlig dokumentation). 5 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN DSO Kontrollområde (process/styrdokument/rutin ) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S Rapport annolikhet till Område 1 Kvalitet och säkerhet Kvalitet och säkerhet Inte jobbar med kvalitetssäkring och avvikelser Avvikelsehantering - avvikelser tas upp på APT/ hälsokonferens, åtgärder följs upp Risk att verksamhetsdokumentation, hur en Säkerhetspärm innehåller verksamhet fungerar, inte finns skriftligt. Osäkerhet checklista okunskap hos chef och medarbetarna Enhetschefer Stickprov på 1 avvikelse/enhet 1 gång per 15 år KS Enhetschefer Utarbeta checklista, kontrollera samtliga pärmar. Kollegiegranskning 2 gånger per 12 år; april/oktober KS 1 gång per 12 kvartal 1 gång per 20 kvartal KS 1 gång per 25 månad 5 stycken i 16 månaden KS 3 st per 12 kvartal 1 gång per 12 år 3 st per 12 kvartal KS Samtliga 2 12 gånger per år Samtliga nya 12 2 gånger per år KS Kontroll av förhands bedömningar Samtliga 15 löpande över året. KS Enhetschef Komplett/Stickprov/Översiktlig. Kontrollen av försörjningsstöd utgörs av fyra delrutiner/kontrollmoment som redovisas i särskilt dokument Månadsvis/K 15 vartalsvis KS Enhetschef Kontroll mot placeringar och beställning Samtliga nya 12 2 gånger per år. KS Enhetschef Kontroll av anmälningar och startade utredningar i dessa ärenden 5 st 12 stickprov, 4 gånger per år KS Område 2 Genomförandeplaner; att brukare ej får det dom har Att genomförandeplan finns upprättad Enhetschef rätt till. Att man ej följer uppsatta mål i genomförandeplaner Att genomförandeplan följs upp Enhetschef Stickprov Bemanning Att det inte finns personal på alla rader Dokumentation Brist i dokumentation Dokumentation Dokumentation Stickprov KS Område 3 Att skriva återbesättningsprövning till HR Genomförandeplan och socialdokumentation Enhetschef Att skriva det fortsatta behovet till HR Enhetschef Stickprov KS Område 4 Dokumentation Kvalitet kontra beslut Genomförandeplaner Enhetschef Stickprov Effektivt resursutnyttjande Att använda resurser på rätt sätt Kringtiden för leg personal Enhetschef Tidsmätning / deltagande observatör Dokumentation Kvalitetet på HsL-dokumentationen Dokumentation/HsL efter journalgranskning MAS Stickprov KS KS Område 5 Förhandsbedömning Utredningar ViNR Riskbedömning Förhandsbedömning inom 2 veckor samtliga anmälningar enligt 14:1 SoL. avseende Att förhandsbedömning gjorts inom 2 veckor, avseende samtliga anmälningar enligt 14:1 SoL Inleda utredning enligt 11:1 SoL vid samtliga Att utredning kring barnet omedelbart anmälningar enl 14:1 SoL innehållande uppgifter om startas vid inkommen anmälan om våld i nära relation våld i nära relation Riskbedömning utan dröjsmål Enhetschef Kontroll mot procapita Enhetschef Kontroll av anmälningar och startade utredningar i dessa ärenden Att riskbedömning gjorts utan Enhetschef dröjsmål samt att den har dokumenterats, vid samtliga inkomna anm enl 14:1 SoL KS Område 6 Felaktiga utbetalningar Placeringar Barnperspektivet Försörjningsstöd; Att felaktiga utbetalningar sker Kontroll av kostnadsutvecklingen per handläggare och ändringar i beloppskontrollerna m.m. Institutionsplacering av vuxna. Att kostnaden för Att placeringar i första hand placering blir högre än nödvändigt. Att otydligheter i görs i första hand inom ramavtal. Att avtalet leder till extrakostnader. Köp av tjänster placeringsavtal upprättas utanför ramavtalet Att barnets behov kommer i skuggan av den Att barnens situation belyses vuxnes. Att barns behov av skydd inte utreds och i utredningar på vuxenteamet. Rubrik tillgodoses barnperspektiv 6 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN DSO Kontrollområde (process/styrdokument/rutin ) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S Rapport annolikhet till Ekonomi Intäkter Ekonomi Ekonomi Saknar information och underlag för att kunna återsöka bidrag från migrationsverket vilket kan leda till missade intäkter för kommunen Risk för felaktigheter i RS vilket leder till fel i LSSutjämningen Felaktiga prognoser Säkerställa att rätt underlag och information kommer till den som gör återsökningarna Kontroll att kostnader bokförs och redovisar rätt Kontroll av kostnadsutvecklingen per handläggare och ändringar i beloppskontrollerna m.m. Ekonom Samverkan med berörda enheter inom kommunen Ekonom Genomgång av räkenskaperna Enhetschef Kontroll av utfall/prognos 4 gånger per 16 år 1 gång per 12 år Varje 12 KS KS KS uppföljning HR Vikarier som inte har Vårdoch Att rutinen följs Omsorgsprogrammet eller Barnoch Fritidsprogrammet får företrädesrätt enligt LAS Timvikarier får jobba för lite och slutar. Många Avstämning vikariebehov ovana vikarier och en kostnad för att rekrytera nya vikarier HR-team Stickprov 1 gång per 12 KS HR-team Stickprov år 4 gånger per 12 KS Behörigheter Information kan hamna i fel händer Avstämning med chefer DSO-IT Uppdrag säbo Person som står i kö för säbo får ej plats Posthantering Post kommer ej fram, fördröjning av ärenden Sökning i Procapita av ej verkställda beslut Kontrollera att rutinen följs Boendesamor Sökning i Procapita dnaren Registrator Granskning av rutin och att den efterlevs HR HR år Administration Utskick via mail 2 gånger per 16 år 1 gång per 12 kvartal 2 gång per 12 år KS KS KS 7 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN TEKNISKA DIVISIONEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/ Sannolikh et Rapport till 9 KS 6 KS Ekonomi och Upphandling Att varan är beställd och levererad till rätt kvalitet, pris och tid. Kontroll av följesedel mot faktura. Leverantörsbetalning/Leverans Felaktig leverans/leverantörsbetalning Attestrutin Fel attestant på manuella utbetalning och bokföringsordrar som Kontroll av attestordningen på skapar felaktiga utbetalningar. utbetalningra och omföringar. Personalhandboken IN - APT APT genomförs ej med obligatoriskt innehåll Instruktion i Personalhandboken Medarbetarsamtal med skriftlig utvecklingsplan genomförs ej Central och lokal kemikalierutin Olyckor i samband med hantering av farligt avfall/kemikalier samt brandfarligt avfall Ekonomi Stickprov 10 fakturor varje halvår. 2 gånger per år, i maj och nov 2 gånger per år, i maj och nov Ekonomi Stickprov 25 utbetalningar Verksamhetschef Uppföljning av dokumenta-tion från APT:er 1 ggr/år 4 KS Verksamhetschef Uppföljning 1 ggr/år 3 KS Miljöingenjör Stickprov 1 ggr/år 9 KS Arbetsmiljösamordnaren Mätning av antal tillbud och arbets- Månadsvis skador 9 KS IT-samordnare Kontroll/uppföljnin g av BITS och 1 gång/år handlingsplaner 6 KS 1 gång/år 10 KS Personal och medarbetare Uppföljning av dokumentation från APT:er i Platina Kontroll av antal genomförda utvecklingssamtal och utvecklingsplaner Miljöingenjörerna kontrollerar att rutinerna följs Uppföljning av gemensam handlingsplan på TEK Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsskador kopplat till fysisk arbetsmiljö. IT-handboken. Riktlinjer för systematiskt säkerhetsarbete Obehörig åtkomst till IT-system kan leda till t ex ekonomisk förlust, skadegörelse, skada kommunens goodwill Antal divisionssystem med BITS genomgång samt handlingsplan. Information till nyanställda. Beredskap för krishantering Verksamheterna är oförberedda på akuta allvarliga risker och händelser Kontroll av att krispärmarna uppdateras och är kända på divisionen. Verksamhetschef Följs upp vid ledningens genomgång, protokollförs i Lednings-laget. OVK-besiktning Bristande ventilation i kommunens fastigheter Uppföljning av besiktningsprotokoll Fastighetschef Riktad 3-5 års intervall 9 KS Intern-revision 1 gång/år 8 KS Fakturakontroll Månadsvis 9 KS IT och säkerhet Verksamhet Elsäkerhetsrutin Bristande elsäkerhet Revision i enlighet med rutin Serviceplan enligt Zenit bilpool Service genomförs ej enligt plan på leasade fordon Uppföljning av fakturor på utförd service Behörig elinstallatör Fordonssamordnarna 8 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN SAMHÄLLSBYGGNAD Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Rapport till Attestrutiner/inköpsregler/ Leverantörsgranskning Felaktiga utbetalningar, utbetalningar gör utan avtal eller underlag Kontroll av fakturor i förhållande till avtal och underlag, Ekonomi(rutin följs) ansvarig Stickprov 1 ggr/kv 15 Förv.chef Attestreglemente Verksamhetsuppföljning Sambandskontroll Kostnader belastar fel konton Kontroll att rätt konto belastas vid uppföljning Ekonomiansvarig Uppföljning 12 Förv.chef Exploateringsbudget Överskridande av exploateringsbudget Kontroll att uppdrag finns från KS/KF Kontroll att exploateringskalkyl finns (nya uppdrag) Vid större avvikelse mot budget än tillåtet (enl rutin), gör kontroll att godkännande finns från KS/KF Ekonomiansvarig Uppföljning Vid varje uppföljning, rapporteras 1 ggr/år 1 ggr/kv 20 Förv.chef Årlig genomgång av att rätt Felaktiga taxor/debitering. Kommunen får inte in taxor/avgifter debiteras och att avtal intäkter enligt avtal eller enligt beslut för levererade uppdateras/upprättas tjänster. Kontroll av att -samtliga detaljplan är debiterad vid lagakraft -planavgift tas ut vid bygglov -intäkter för försäljning av fastigheter bokförts -rätt bygglovstaxa tas ut Enhetschef Service Stickprov 1 ggr/kv 12 Förv.chef HRI, medarbetarsamtal, sjukfrånvaro, arbetsmiljömätninng Låg/hög arbetsbelastning Genomför HRI/medarbetarenkät, medarbetarsamtal och upprättat en handlingsplan Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv 16 Förv.chef SHB:s grundläggande rutiner Personal försvinner under uppdrag/Personskador/dödsfall Kontroll mot rutiner, skapa lokala rutiner, genomgång av rutiner på APT Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv 20 Förv.chef Kartläggning IT driftstörningar Mät antal tim bortfall av produktion 15 Förv.chef Utbildningsplan för verksamhetssystem Kompetensbrist IT/verksamhetssystem Kontroll att utbildningplaner är upprättade Enhetschef Fullständig 1 ggr/kv Service Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv 10 Förv.chef Fattade beslut ska verkställas Politiska eller andra beslut verkställs inte Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv 12 Förv.chef Diarierutin och dokumenthanteringsplaner Handlingar registreras, förvaras och utlämnas inte korrekt Enhetschef Service Avvikelse- 1 ggr/kv kontroll 20 Förv.chef KS-delegationsordning KS-delegationsordning följs inte och rapporteras ej Uppföljningar av att KS/KF beslut verkställs där återrapportering krävs Skapa/utveckla rutin för diarieföring i Platina, kontrollera att den följs Revidera dokumenthanteringsplan för KS, kontrollera att den följs Kontroll att delegationsordningen följs Kontoll att rapportering sker Skapa rutin för intern arbetsordning Enhetschef Service Stickprov 15 Förv.chef 1 ggr/kv 9 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN BESTÄLLARKONTORET Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Rapport till Internöverenskommelse Nat kvalitetssäkrar inte nämndernas verksamhet ( det saknas formulerade kravnivåer) Analys av kravnivåer i internöverenskommelser chef och Uppföljning i samband medarbetare med delårsbokslut 1 ggr/år 12 KS Tillsyn Nat utför inte tillsyn på nämndernas verksamheter chef och Uppföljning i samband medarbetare med delårsbokslut 1 ggr/år 12 KS Omvärldsbevakning Nat genomför inte tillräcklig omvärldsbevakning chef 1 ggr/år 9 KS Kompetensutveckling Nat kompetensutvecklar inte i tillräcklig omfattning för uppdraget 1 ggr/år 9 KS Prioritering Nat jobbar inte med "rätt" saker Uppföljning att Nat har inventerat hur nämnderna jobbar med tillsyn. Intervju med enskild vid medarbetarsamtal utifrån kompetensinventering och behov Intervju med enskild vid medarbetarsamtal utifrån kompetensinventering och behov Frågor till nämndernas presidier om hur de upplever Nats leverans utifrån uppdraget. 1 ggr/år 9 KS Verksamhetsplan Nat utför inte den strategiska planeringen åt nämnden Kontroll av vilka ärenden som finns som informationsärenden på nämndkallelsen. chef och Stickprov medarbetare 1 ggr/år 8 KS Resurser och effektivisering Nat/Beställarkontoret har inte tillräcklig bemanning, mellan nämnder och kontoret som helhet. Följa upp volymer och nyckeltal tex sjukfrånvaro, antal ärenden, medborgarförslag osv. chef 1 ggr/år Uppföljning i verksamhetsberättelse i samband med bokslut 8 KS Rutiner och styrdokument Nat följer inte administrativa rutiner, lagar och förordningar Uppföljning av tjänsteskrivelser chef Stickprov 8 KS Uppföljning i samband med medarbetarsamtalet. Frågemall chef och Uppföljning i samband medarbetare med medarbetarsamtalet. Frågemall chef Enkät i samband med bokslut 1 ggr/år 10 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN HR AVDELNINGEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Aktiv återgång Personalpolicyns övergripande mål om att vara en attraktiv arbetsgivare Personalpolicyn - område personalförsörjning, mål om att kommunen ska rekrytera och utveckla rätt kompetens. Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Rapport till Risk att korttidssjukfrånvaron kommer att vara fortsatt hög. Rutinen aktiv återgång syftar till att fånga upp sjukfrånvaro i god tid. Risk att chefer slutar sin anställning inom yrkesområden som är svårrekryterade och/eller där vi har en hög personalomsättning. Ställ frågor till chefer om de HR-chef känner till och använder stegen i Aktiv återgång. Ställ frågor till chefer som arbetat HR-chef 1-5 år för att identifiera vad som gjorde att de valde oss som arbetsgivare och vad som kan få dem motiverade att stanna kvar. Intervjuer 1 ggr/år 9 KS Intervjuer 1 ggr/år 12 KS Vid rekrytering finns risk att kommunen inte får sökande som uppfyller kravspecifikationen. Ställ frågor till chefer som rekryterat till svårrekryterade grupper. Intervjuer 1 ggr/år 12 KS HR-chef 11 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN IT AVDELNINGEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Konsekv/S Rapport till annolikhet Metod Frekvens Stickprov 1 ggr/år 9 KS Stickprov 1 ggr/år 16 KS Fullständig Löpande 12 KS Stickprov Årligen 6 KS Fullständig Årligen 8 KS Fullständig Löpande 12 KS Obehörig åtkomst till IT-system kan leda till t ex ekonomisk förlust, skadegörelse, personsäkerhet som kan skada kommunens goodwill Följa upp att användarid som Systemförvalt Fullständig inte längre används är borttagna ningssamordn från verksamhetssystemen. are Följ upp att verksamheterna tillämpar rutiner enligt systemförvaltningsplanen. 2 ggr/år 12 KS Felaktig tilldelning av behörighet från ej auktoriserad godkännare Flera personer delar användarid och lösen vilket försvårar spårbarhet Inaktuella konton är tillgängliga för obehöriga Matchning mot lista över auktoriserad godkännare Följa upp att gruppkonton inte används Följa upp genom checklista när anställning upphör att användarid är borttaget Kontroll av behörigheter till säkra utrymmen Ekonomi Avgifter och avtal Kommunen får inte in intäkter enligt avtal eller enligt beslut för levererade tjänster. Inventarier Kommunens IT-inventarier försvinner Årlig genomgång av att rätt IT-chef avgifter debiteras och att avtal uppdateras. Årlig uppdatering av IT-chef inventarieförteckning och kontroll över existerande inventarier HR Rutin för sjukanmälan. Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB Personalhandbok/Anställning/Sju Semesterledighet rapporteras inte kfrånvaro, rutin Uppföljning att resultatet för rutinen kring sjukanmälan, VAB och semesteransökan fungerar Personalhandbok/Anställning/Ru Felaktigt utbetalda löner, resersättningar, traktamente tin för lönehantering Personalhandbok/Anställning/Re seräkning/traktamente/kostförmå n Följa upp att rutiner följs samt att Ansvarig chef underlag är rätt ifyllt och rapporterat Personalhandboken/ Arbetsmiljö/Arbetsmiljölagen Kompetens Brister i arbetsmiljö. Tillgång till rätt kompetens saknas för att kunna leverera tjänster till verksamheterna Skyddsronder, medarbetarsamtal, HRI-mätning. Följ upp att planer finns för grundbemanning och rätt kompetens finns Ansvarig chef Ansvarig chef IT-chef IT Behörighet Obehörigt tillträde ökar risken för sabotage Systemansvarig IT-chef Fullständig Kontinuerligt 12 KS Fullständig 2 ggr/år 12 KS IT-chef Fullständig Kontinuerligt 12 KS IT-chef Fullständig 2 ggr/år 10 KS 12 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN IT AVDELNINGEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S Rapport till annolikhet Säkerhet Tillämpning av riktlinjer (Länk till IT-riktlinjerna) Obehörig kommer åt inloggningsuppgifter som förvaras på otillbörligt sätt och kommer därefter åt känslig informatiopn Försäkra att nyanställd är informerad om innehåller i ITriktlinjerna där det framgår hur lösenord ska förvaras Regelbunden genomgång av loggar för antivirusuppdatering och säkerhetsuppdatering av klienter och servrar IT-chef Fullständig Kontinuerligt 16 KS Säkerhetsuppdatering Virusangrepp orsakar problem med tillgänglighet IT-chef Fullständig Kontinuerligt 10 KS Säkerhetsronder. Tillsyn systematiskt säkerhetsarbete. Följs rutiner? IT-chef Övning 1 ggr/år 9 KS Tillse att det finns en uppdaterad återstartsplan och att den är testad Återläsning av backup fungerar inte Test att säkerhetskopior går att återläsa Dataintrång orsakar informationsförlust Genomgång av loggar för kontroll av skydd mot intrångsförsök Överbelastningsattack (ddos)minskar tillgängligheten Att loggar signalerar när vi blir utsatta till Internet IT-chef Övning 1 ggr/år 15 KS IT-chef Stickprov Kontinuerligt 10 KS IT-chef Fullständig Kontinuerligt 15 KS IT-chef Fullständig Kontinuerligt 8 KS Medarbetare skor sig själv på kommunens bekostnad, tex köper saker till sig själv, nyttjar bensinkort privat. Kommunens tillgångar används privat, tex bilar, släpkärror Följ upp att kommunens regelverk följs exempelvis inköpsrutiner, fakturakontroll Ansvarig chef Fullständig Kontinuerligt 9 KS Kontroll av körjournaler avseende körda mil mot förbrukad bensin Kontroll att rutinerna för t ex utlämnande av nycklar, bensinkort, bokningsrutiner fungerar IT-avd/ekavd Stickprov 1 ggr/år 9 KS IT-avd Stickprov 1 ggr/år 9 KS Riktlinjer för systematiskt Brand, stölder, inbrott, skadegörelse, vandalisering. säkerhetsarbete. Säker förvaring av handlingar. Utbildning i riskoch brandsskydd, stöldskyddsmärkning. Backup Backup Attacker Systemen går inte att återskapa vid ett haveri Övrigt Förskingring och missbruk av medel 13 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Rapport till Säkerhet Bevakning och tillträdesbegränsning. Kom-avd har dörren stängd då vi bara är en eller två på plats. Dörren till källaren ska alltid vara låst. Obehöriga/oönskade besök, Delar av Rådhuset saknar helt passersystem, dvs. det är helt öppet för allmänheten att ta sig in under kontorstid. Att vi följer våra regler. Daglig uppmärksamhet. Kommunikationsc Årlig genomgång hef och uppföljning. Säkerhetsövningar med Räddning & Säkerhet Årligen 9 Räddning och säkerhet Offentlighetsprincipen och Handlingar registreras inte korrekt registrators anvisningar i Administrativa handboken. Rutin för Sociala medier. Att reglerna följs. Diskussion framförallt kring vad som ska diarieföras i Facebookflödet. Samtliga på avdelningen. Verksamhetens kommunikatörer Regelbundet 6 Klk kanslichef Internöverenskommelse, internbudget Verksamheten når inte uppsatta mål. Att varje medarbetare levererar enligt uppsatta mål för arbetsuppggiften och den medarbetaren. Vid APT Utvärdering och Verksamhetsplan och vid medarbetarsamtal 8 KS Se över lönerna på avdelningen och arbeta enligt lönekriterierna. Genom medarbetar/löne-samtal Kom-chef och stämma av med medarbetarna Mottagninschef måluppfylelse, upplevelse av egen kompetens i förhållande till uppdrag. Utvärdera kompetensutveckling. Vartannat år och årligen 3 KS Övrigt Genomgång av regler och diskussion vid APT och nätverksmöten med kommunikatörerna Kommunikationsc Uppföljning genom hef och medborgarunders Mottagningschef ökning (Pfmresearch) och Intern enkät. HR Värdefulla medarbetare slutar Medarbetarenkäten och HRI 14 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB eller att Jämförelse mellan anmäld semesterledighet inte anmäls sjukdom/semester enl rutin och inkommet material i Rapportera Ansvarig chef Fullständig Löpande 6 KS Att mögel eller skadedjur angriper även andra Kontrollera vid leverans att handlingar och dessa får skador och kanske förstörs leveransen inte innehåller mögel/skadedjur. Att miljön i arkiven är korrekt, att det inte finns spår av skadedjur t.ex. i fällor Om akterna inte lämnas tillbaka inom rimlig tid är Kontrollera att påminnelser gått risken stor att handlingarna är förlorade för framtiden ut enligt rutin. Kommunarkiv Gå och kontarie och arkiv- rollera föreståndare BOFA 1 gång i veckan 15 KS Arkivarie E-postpåminnelse Var 6:e månad 15 KS Arkivföreståndare BOFA Gå och kontrollera 1 gång i veckan 15 KS Arkivchef Vid särskilda möten Löpande 10 KS Löpande 8 KS 6 KS Hot/risk Kontrollmoment Rapport till Alla Rutin för sjukresp.semesteranmälan Arkivet Ta emot handlingar som innehåller mögel/skadedjur Rutin vid mottagning av leveranser Inte få tillbaka akter som stadsarkivet lånat ut internt Hantering av akter internt Felaktigheter i hanteringen av nitratbilder, t.ex. att de kontanimerar andra handlingar Rutin för utlämnande av allmän handling Om nitratbilderna hanteras felaktigt kan de självantända eller kontaminera annat material Sekretessbelagd handling lämnas ut Kontrollera i arkivet att miljön är korrekt vad gäller temperatur och luftfuktighet. Kontrollera att kontrollschemat är fullständigt Vid avstämningsmöten tas fråga om aktuella utlämnanden upp Kansliet Rutin för utlämnande av allmän handling Sekretessbelagd handling lämnas ut Vid reg-KLK-möten tas fråga om Huvudregistra Vid särskilda aktuella utlämnanden upp tor möten Rutin för utlämnande av allmän handling Att allmän offentlig handling inte lämnas ut alt. inte lämnas ut skyndsamt Vid reg-KLK-möten tas fråga om Huvudregistra Vid särskilda Vid aktuella utlämnanden upp tor möten utlämnande Rutin för diarieföring Otydlig rubricering av ärenden/handlingar i diarier på Kontroll av postlista/diarier inom Huvudregistra enheten. Bristande sökbarhet i diariet kansliet en dag per kvartal tor Rutin för bolagsstämmor Kommunen representeras inte på bolagsstämmor Kontrollera om Kommunen haft en representat på bolagsstämmorna KK registrator Stickprov 1 ggr/kvartal 6 KS Fullständig Halvårsvis 8 KS 15 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment PuL och rutin för publicering av webb Att personuppgifter publiceras på webben Rutin för diarieföring Att allt inte diarieförs enl. gällande rutiner Rutin för kontroll av öppna ärenden Dålig ärendebalans Uppföljningsflik/rapport Bristande verkställighet av politiska beslut (uppdragsflik fylls inte i) KS-protokoll Bristande verkställighet av politiska beslut (bristande Läs KS-protokollen underlag för uppföljning av verkställighet) Systemförvaltningsplan Att dokumentmallar inte följer grafiskprofil och standard Kommunens grafiska profil Ansvarig Metod Kontroll av kallelse och protokoll Nämnd- och Stickprov (5 på webb kommunsekre var) terare Kontroll om rutiner är kända och Huvudregistra Intervju med om de används. tor 3 ansvariga registatorer Kontroll av ärenden som har varit Registrator Stickprov (10 öppna längre än tre månader. st) Gå igenom metadata för fliken Uppdrag i Platina Frekvens Konsekv/S annolikhet Halvårsvis 4 KS Helår 16 KS Halvårsvis 6 KS Rapport till Kommunsekr eterare Fullständig Till varje KS 12 KS Kanslichef Fullständig Löpande 12 KS Systemförvaltningsplaner saknas Inventering av Kanslichef verksamhetssystem och kontroll om att aktuell systemplan finns Fullständig Helår 15 KS Dokumentmallar i platina följer inte den grafiska profilen Genomgång av dokumentmallar Systemansvar ig Stickprov (10%) Helår 4 KS Projektavdelningen Verksamheten når inte uppsatta mål Ineffektivt användande av resurser, ej verkställda uppdrag Uppdragsspecifikation saknas för Felaktig leverans av uppdrag eller felaktig förväntan uppdrag som omfattar insats om om vad uppdrag ska leverera minst 7 arbetsdagar Internbudget, genomgång av bemanning och resurser till nuvarande och kommande uppdrag Kontroll av att uppdragsspecifikation finns för uppdrag som omfattar arbetsinsats om minst 7 arbetsdagar Enhetschef Uppföljning vid Varje kvartal Enhetsmöte 12 KS Enhetschef Uppföljning vid Varje kvartal Enhetsmöte 15 KS Projektbeställning och/eller Projektplan kvalitetssäkras inte Felaktig leverans av projekt eller felaktig förväntan om vad projektet ska leverera Kontroll av att projektbeställningarna och projektplanerna kvalitetssäkrats Enhetschef Fullständig Varje kvartal 12 KS Strategiskt arbetssätt Begränsning i delaktighet inom kommunens olika versamheter för enhetens specialistområden Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Enhetschef Uppföljning vid Varje kvartal Enhetsmöte 12 KS Förändring av levererade projektrapporter, slutrapporter, tjänsteskrivningar etc. Risk är att utfallet och slutsatsen förändras, inte hänger ihop Uppföljning med respektive samordnare/projektledare Enhetschef Uppföljning vid Varje kvartal Enhetsmöte 8 KS 16 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN NÄRINGSLIVSENHETEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S Rapport till annolikhet Vision 2020 - Tillgänglighet Att information som är affärskritisk för företag Kontroll av att kommer ut för tidigt eller ur sitt kontext till följd av att processbeskrivning för två kommunen är en offentlig verksamhet. En följd av definierade processer skett. detta kan vara att företaget påverkas negativt och samverkan mellan näringslivet och kommunen. MK Uppföljning 1 ggn/år 20 KS Lagen om offentlig upphandling Vi följer inte kommunens ramavtal vid inköp, lagbrott Samarbete med och badwill för kommunen, skadar leverantörern, upphandlingsavdelningen och kostsamt över tid. kommunikationsavdelningen (intranätet primär informationskälla). MK Stickprov på 5 inköp 2 ggr/år 20 KS Vision 2020 - God service Vi har inte tydliga skriftliga processer för kritiska flöden i vår verksamhet. Vi tappar viktiga saker mellan stolarna, lång handläggning och risk för dubbeljobb. Även detta perspektiv beaktas vid det processarbete som beskrivs ovan. 2 definierade process Risk att vi inte har tillräcklig konkurrenskraftig paketering av mark och serviceerbjudanden vid etableringsärenden eller när företag ska flytta. Färre företag etablerar sig i Nyköping och färre Risk att NKI inte ökar om inte alla verksamheter med kundkontakt inom kommunen aktivt arbetar mot målet - NKI 75. Om vi inte har serviceinriktad verksamhet påverkar det företagsklimatet och näringslivet tillväxt. Kontroll av att processerna finns MK dokumenterade och är kända av relevanta medarbetare. Uppföljning 1 ggn/år 20 KS Att det senast i September finns MK en tydlig dokumentation som beskriver vårt etableringserbjudande, NKI mätning. Själva MK undersökningarna sker from 2015 varje kvartal och sammanställs årligen. Kontroll 1 ggn/år 20 KS NKI mätning kvartalsvis och rapport 1ggr/år 15 KS Vision 2020 - God service Vision 2020 - God service Område lokalbokning: Vision 2020 - Tillgänglighet Utvecklingen av nyckelhanteringen stannar av Skriven plan CDT LGR 9 g/år 9 KS Vision 2020-God serviceTillgänglighet-Integration Bemanningen i lokalbokning Säkerställa organisationen Schema CDT LGR 9 g/år 10 KS Vision 2020 - Integration Att vi inte jobbar jämställt vid uthyrning av lokaler Förstudie. Ta fram statistik CDT Förstudie 1 g /år 12 KS Vision 2020- God service Område fritid: Uppföljning av beslut Stickprov CDT Läser 2 g/år 16 KS Egna mål NA-Jämställdhet Bristfälliga ansökningar Löpande kontroll CDT Läser Löpande 20 KS Område program: 17 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN NÄRINGSLIVSENHETEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S Rapport till annolikhet Egna mål NA-Jämställdhet Programmen är inte tillgängliga för alla Brukarundersökning CDT Mätning 1 g/år 9 KS Vision 2020-God service Område ekonomi: Rutin för kontanthantering Skapa rutin CDT Stickprov 4 g/år 16 KS Stämma av lev fakt om vi har avtal med lev vi betalt till Kontrollera inventarier CDT Stickprov 2 g/år 10 KS CDT Stickprov 2 g/år 15 KS Rutin IT CDT LGR 9 g/år 20 KS Brukarundersökning CDT Nyckeltal 2 g/år 9 KS utbildningar och övningar CDT utbild, övn 4 g/år 20 KS Vision 2020-God service Vision 2020-God service Vision 2020 - Tillgänglighet Risk att vid inköp av varor och tjänster används inte upphandlade avtal Årlig uppdatering av inköpta inventarier för att säkerställa att de finns kvar i verksamheten. Gemensamt område IT-systement fungerar inte Vision 2020-Tillgänglighet - God Låg tillgänglighet, fysisk service Säkerhet och risker Brand, skadegörelse, personalsäkerhet 18 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN RÄDDNING OCH SÄKERHET Rutin Hot/risk Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekvens/Sa Rapport nnolikhet till Ekonomi Rutin för attester Att betalningar görs felaktigt. Att rutinen följs: kontroll att Fskatt och orgnr finns på fakturor Ekonomiassistent Stickprov 1 ggr/år 9 KS Rutin för attester Att fel person attesterar. Att attestförteckning är aktuell i platina Ekonomiassistent Stickprov 1 ggr/år 9 KS Rutin för attester Att betalningar går till fel konto Ekonom Stickprov 1 ggr/år 12 KS Representationsreglemente Höga representationskostnader, att kommunens bestämmelser ej följs. Ekonomiassistent Stickprov 1 ggr/år 12 KS Momsrutin Felaktigt redovisad moms. Manuella attester vid övriga utbetalningar - kontroll att utbetalning sker korrekt. Att reglementet följs: rätt kontering, moms, bilaga med syfte och namn. Att momsen kontrolleras rätt avseende leasingbilar bl a. Att uppdatering av taxan görs i december. Att debitering skett utifrån taxan. Ekonomiassistent Ekonom Stickprov 1 ggr/år 9 KS Fullständig 1 ggr/år 9 KS Ekonom Stickprov 4 ggr/år 9 KS Chef för V&Ustöd Stickprov 1 ggr/år 9 KS Kontrollera vilka åtgärder som Chef R&M inte vidtagits. Genomgång av en del i Chef R&M processen Att verksamhetsplaner finns och Räddningschef följs upp. Genomgång 1 ggr/år 9 KS Stickprov 1 ggr/år 6 KS Fullständig 2 ggr/år 6 KS Stickprov 1 ggr/år 9 KS Genomgång 1 ggr/år 9 KS Stickprov en gång RIB och en gång Nyköping C. 1 ggr/år 6 KS Uppdatering av taxor enligt avtal Att taxan inte är uppdaterad mm Fakturering Att felaktiga taxor används i debiteringsunderlag. Rutin för Inventariehantering Att kommunens inventarier försvinner Att material- och inventarieförteckningen uppdateras löpande. Att inventarierna finns. Verksamhetsutveckling Olycksundersökningar Att erfarenhetsåterföringen inte fungerar. Rutin för tillsyns- och Bristfällig service, rättsäkerhet tillståndsprocessen följs Mål enligt handlingsprogrammet Att verksamheten inte strävar mot målen i handlingsprogrammet (verksamhetsplaner) Arbetsmiljö Tillbudsanmälan Att allvarligare skador/olycksfall inträffar Kontrollera att beslutade Chef för V&Uåtgärder i samband med stöd tillbudsanmälan är genomförda. Skyddsronder Att skyddsronder inte genomförs. Följa upp protokoll. Översyn och uppdatering av rutiner gällande systematiskt säkerhetsarbete (inkl arbetsmiljöföreskrifter) Att verksamheten har rutiner som är felaktiga/inaktuella - Att rutin att hantera smutsiga larmkläder följs. - Att rutin att hantera externa nycklar följs. Chef för V&Ustöd Chef för V&Ustöd 19 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN RÄDDNING OCH SÄKERHET Rutin Beredskapslistor uppdaterade Hot/risk Kontrollmoment Att fel i kontaktlistor gör att rätt person ej kan Att uppdatering görs. nås Återställning av fordon Fordon som står i beredskap saknar År fordon återställda utrustning eller har brister Att övningsfältet är återställt efter Att övningar inte kan genomföras Är anläggningen återställd övning Säkerhetsföreskrifter för Att allvarligare skador/olycksfall inträffar Att säkerhetsföreskrifterna följs gasolhanteringen Frekvens Konsekvens/Sa Rapport nnolikhet till Ansvarig Metod Chef KÖ Fullständig 2 ggr/år 6 KS Chef RI Stickprov 3 ggr/år 9 KS Chef UTB Stickprov 2 ggr/år 6 KS 4 ggr/år 12 KS Chef UTB Stickprov 20 (21) 2015-03-26 INTERNKONTROLLPLAN EKONOMIAVDELNINGEN Kontrollområde (process/styrdokument/rutin) Hot/risk Redovisning - investeringsrutiner Inköp görs på driften som borde vara investeringar och kommer därmed inte med i anläggningsregistret Redovisning - investeringsrutiner Underhåll och andra driftkostnader hanteras som investering Redovisning Felaktig hantering av exploateringsrutiner exploateringsredovisningen Attestrutiner/Inköpsregler/ Att leverantörer inte fakturerar eller levererar Leverantörsgranskning utifrån avtal, vad gäller pris, kvalitet, kvantitet, t ex antal timmar, leveranstider mm Upphandling Att kommunen ej är trogen ramavtal, leder till ökade kostnader och risk för skadeståndskrav och trovärdighetsproblem. Kontrollmoment Ansvarig Metod Frekvens Konsekv/S annolikhet Rapport till Uppföljning av några konton Ekonom Verksamhetsuppföljning 1 ggr/år 15 KS Uppföljning av några projekt Ekonom 1 ggr/år 20 KS Uppföljning av några projekt Ekonom 1 ggr/år 15 KS Kontroll av fakturor i förhållande till avtal Ekonom 1 ggr/år 25 KS Kontroll av leverantörer inom vissa kostnadskonton. Ekonom Verksamhetsuppföljning Verksamhetsuppföljning Specifika upphandlingar följs upp Stickprov 1 ggr/år 20 KS Att betalningar görs felaktigt, pga bluffakturor eller annat fel - bristande rutiner kring upplägg av nya leverantörer Att fakturor inte betalas i tid och genererar påminnelseavgift och dröjsmålsränta Kontroll att checklista följts Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Uppföljning av kostnadskonton Ev systemmässig uppföljning Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Attestrutiner Fel person attesterar betalningar Kontroll att rätt personer attesterat vid manuella attester på övriga utbetalningar. Ekonom Stickprov 1 ggr/år 15 KS Systemförvaltningsrutiner Att behörighet att registrera övriga utbetalningar Kontroll av behörighet finns kvar trots att man bytt arbetsuppgifter. Systemförvaltare Utskick för kontroll 1 ggr/år 20 KS Momslagstiftning Felaktigt redovisad moms. Kontroll av momsredovisning på Ekonom t ex leasingbilar, representation. Stickprov 1 ggr/år 16 KS Finansregler Att kommunens placeringar och upptagande av lån inte sker enligt kommunens finansregler. Fullständig 2 ggr/år 15 KS Styrning Otydlighet kring styrmodellen, roller och ansvar försvårar verksamhetsuppföljning. Kontroll av befintliga placeringar Ekonom och lån i förhållande till finansreglerna Controller Finns det en fastställd kommunicerbar bild av hur vi styr kommunen. Fullständig 1 ggr/år 15 KS Upplägg av ny leverantör Attestrutiner 21 (21)
© Copyright 2024