Internkontrollplan kommunstyrelsen

2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN BUK
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens Konsekv/S Rapport
annolikhet
till
Kultur:
Arbetsmiljölagen
Rutiner gällande systematiskt
säkerhetarbete är felaktiga/inaktuella
Genomgång på samverkansgrupp
Vision 2020. Tillgänglighet och bemötande
förhöjd ljudnivå i bokhallen på Culturum
medför missnöje hos besökare och
arbetsmiljöproblem för anställda
Arbetsmiljölagen
Hot om våld från allmänhet, gäller både
besökare och personal i publika lokalerna
Verksamhetschef
kontroll
1 ggr/år
12
KS
Hur många synpunkter har kommit in Verksamhetschef
avseende ljudnivån. Har avstämning
gjorts på APT arbetsmiljö.
uppföljning
1 ggr/år
15
KS
Kontroll att test av personlarm skett
enligt plan. Stickprov att kännedom
om agerande vid hot om våld finns.
kontroll stickprov
1 ggr/år
10
KS
Stickprov
Årlig kontroll
12
KS
Uppföljning i
samband med
bokslutet
I ggr/år
16
KS
HR-assistent
Campus:
Gymnasial och grundläggande vuxenutbildning:
Förordning (2011:1108) om vuxenutbildning, kap 2, § 28
För en elev som deltar i arbetsplatsförlagt lärande ska det
utses en handledare på arbetsplatsen. Som handledare får
bara den anlitas som har nödvändiga kunskaper och
erfarenheter för uppdraget och som även i övrigt bedöms
vara lämplig.
Kvalitetskontroll sker årligen med
Rektor
Svårt att ha koll på vilken kompetens alla
avstämning mot upphandlingsavtalet
praktik/lärlingshandledarna har för de
yrkesutbildningar vi köper in externt. Risk att samt stickprov.
eleven får en handledare som saknar
relevant kompetens?
Högre utbildning:
Lag (2009:128) om yrkeshögskolan, kap. 1 3 §
Risk att arbetslivets könsrollstänkande
Verksamheten inom yrkeshögskolan ska utformas i
cementeras i utbildningarna via
överensstämmelse med grundläggande demokratiska
utbildningarnas ledningsgrupper.
värderingar. Var och en som verkar inom yrkeshögskolan
ska främja aktning för varje människas egenvärde samt
respekt för de mänskliga rättigheterna och vår
gemensamma miljö. Särskilt ska den som verkar inom
yrkeshögskolan främja jämställdhet mellan könen och aktivt
motverka alla former av kränkande behandling.
Har diskussion förts i
ledningsgrupper?
Chef
Är rutinen framtagen och
implementerad?
1
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN BUK
Ungdom:
Enligt 29 kap 9§ Skollagen (2010:800). En hemkommun ska
löpande under året hålla sig informerad om hur de
ungdomar i kommunen är sysselsatta som har fullgjort sin
skolplikt men inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har
fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola
eller gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning
(aktivitetsansvar).
SFI och Särskild utbildning för vuxna:
Skollagen 22 kap 11 § Hemkommunen är skyldig att se till
att utbildning i svenska för invandrare erbjuds dem som
enligt 13 § har rätt att delta i utbildningen.
Risk att inte få kontakt med alla ungdomar
som omfattas av ansvaret. Risk att missa
inflyttade ungdomar som omfattas av
ansvaret.
Följa upp att rutinen är framtagen,
diarieförd och tillämpas. Antal
avvikelser?
Med den nuvarande inströmningen av nya Kontroll av väntetider för
flyktingar finns risk att vi inte hinner bygga etableringsflyktingar och övriga
ut organisationen med behörig personal i
flyktingar.
den takt som behövs för att inte skapa
Utbildningen ska finnas tillgänglig så snart som möjligt efter längre väntetider. Risk att övriga invandrare
det att en rätt till utbildning i svenska för invandrare inträtt. får vänta längre då etableringsflyktingar "har
Om det inte finns särskilda skäl ska utbildningen kunna
företräde" till studieplatserna och även har
påbörjas inom tre månader.
kortare och snabbare handläggningstid.
Chef
Uppföljning i
samband med
bokslutet.
Löpande
15
KS
Rektor
Regelbunden
uppföljning av
studerande
strömmarna
Månadsvis
12
KS
Utbildningschef/
Genomgång av
1 gång per år/
Rektor för särskolan befintliga rutiner
Vårterminen
samt kontroll av
2015
samtliga nu
inskrivna elever på
gymnasiesärskolan
20
KS
Utbildningschef/
Genomgång av
integrationssamordn befintliga rutiner
are
samt
stickprovskontroll
1 gång per år
16
KS
1 gång per år
20
KS
Varje kommun ska aktivt verka för att en nyanländ som
omfattas av lagen (2010:197) om etableringsinsatser för
vissa nyanlända invandrare kan påbörja utbildningen inom
en månad från det att den nyanlände anmält sig till
utbildning i svenska för invandrare hos kommunen. Lag
(2010:877).
Gymnasieskolan:
Skollagen SL:800 18 kap 8 §
Brister i rutiner för mottagande i
gymnasiesärskolan. Risken är att elever
som antas till gymnasiesärskolan utan att
tillhöra målgruppen. Det minkar elevernas
alternativ i framtida studie- och yrkesval.
Säkerställa att allaantagna tillhör
målgruppen
Kontroll att rutiner för rektors beslut
Skollagen SL2010:800 15 kap 19 §, SFS 2010:2039 4 kap
om erbjudande av
15§ Modersmålsundervningen ska stödja elevers generella Bristande rutiner för erbjudande av
modersmålsundervisning vars syfte är att
modersmålsundervisning följs.
språkutveckling och skapande av identitet.
stödja elevens språkutveckling och lärande
överlag.
SFS 2010:2039 9 kap 9 § Studiehandledning ska ges på
modersmålet till elever som behöver det i sin utvekling mot
nå målen.
Kontroll att rutiner för rektors beslut Utbildningschef/
Bristande rutiner för erbjudande av
studiehandledning på modersmålet. Risken om erbjudande av studiehandledning Rektor
på modersmålet följs
är att studiehandledning på modersmålet
uteblir och hindrar eleven i sin utveckling
mot målen.
Genomgång av
befintliga rutiner
samt
stickprovskontroll
2
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN BUK
Nyköpings högstadium:
(4 kap. 3-8 §§ skollagen) Varje huvudman och skolenhet
Risk för bristfällig planering och uppföljning i Att det finns ett årshjul/kalendarium
den nystartade verksamheten.
framtaget med aktiviteter som är
skall systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och
utveckla utbildningen. Inriktningen ska vara att de nationella
kända och samverkade fackligt.
målen för utbildningen uppfylls.
Utbildningschef åk 7- Genomgång samt Årligen vid HT- 12
9
analys.
start
Uppföljning av fg
läsår
KS
Att brandövningar genomförts enligt
årshjulet
Utbildningschef åk 7- Genomgång samt Årligen vid HT- 20
9
analys.
start
Uppföljning av fg
läsår
KS
Att skyddsronder genomförts på den Utbildningschef åk 7- Genomgång samt Årligen vid HT- 15
psykiska arbetsmiljön enligt årshjulet. 9
analys.
start
Uppföljning av fg
Att skyddsronderna följts upp av
läsår
skolans skyddskommité
KS
Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) Systematiskt
säkerhetsarbete
Risk för brister i det systematiska
säkerhetsarbetet i den nystartade
verksamheten.
Att skyddsronder på den fysiska
arbetsmiljön genomförts enligt
årshjulet.
Att skyddsronderna följts upp av
skolans skyddskommité
Att inlämnade tillbudsanmälningar
sammanställts och följts upp av
skyddskommitén.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt
arbetsmiljöarbete och allmänna råd om tillämpningen av
föreskrifterna
(AFS 2001:1)
Risk för brister i arbetet med systematiskt
arbetsmiljöarbete i en nystartad
verksamhet.
Grundskolan:
Strategisk planering: Skollagen SL 2010:800 3 kap 3§
Brist på strategisk planering
Att det finns en strategisk plan och att Utbildningschef/
ang.mottagande och placering av nyanlända den genomförs.
Rektor
Avstämningsmöten Löpande
20
KS
Ledning och styrning: Skollagen SL 2010:800 2 kap 9-10§§ Rektorer saknar befogenhet för att
genomföra delar av sitt uppdrag, tex
rekrytering.
Uppföljning att fattade beslut rimmar Div.chef
med rektors uppdrag.
Utbildningschef
Regelbundna
uppföljningar av
anställningar
Löpande
20
KS
HR: Skollagen SL 2010:800 2 kap 13§, 20§
Brist på behörig/legitimerad personal
Kontroll av antal legitimerad personal Rektor
som anställs
Uppföljning av
behörighetskrav
Delår
16
KS
HR: Skollagen SL 2010:800 3 kap 3§
Brist på studiehandledare,
modersmålslärare
Kontroll av hur många av de
nyanlända som är berättigade till
studiehandledning och
modersmålsundervisning och att de
har erbjudits stöd.
Uppföljning av
behörighetskrav
Delår
16
KS
Rektor
3
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN BUK
Små enheter saknar lärare med behörighet i Kontroll av antal legitimerad personal Utbildningschef/
som anställs
Rektor
alla ämnen
Representativ
arbetsgrupp
Årligen
20
KS
Analys
Löpande
16
KS
Skollagen SL 2010:800 2 kap 13§
Svårt att grundbemanna inom ramen för
ekonomin
Kontinuerlig avstämning av budget i
förhållande till elevpeng
Div.chef
Utbildningschef
Färre personal påverkar flexibilteten som
stöd till elever i behov av särskilt stöd
Att det finns en
Rektor
verksamhetsplanering där det
framgår hur verksamheten ska
bedrivas så att elever med behov av
särkilt stöd får det stödet
Dialog med
ekonom och
Utb.chef
Löpande
12
KS
Bristande åtgärder för att sänka
medarbetarnas korttidsfrånvaro. Hög
arbetsbelastning och stress.
Uppföljning av arbetsmiljöarbetet och Rektor
sjukfrånvaro
Dialog på enheten Löpande
12
KS
Bristfälliga och ofärdiga IT-system som inte Uppföljning av BUK´s representation Div.chef Chef ITi upphandling av nya IT-system.
enheten
ger stöd till verksamheten äventyrar
ekonomiskt slutresultat och statistik
sammanställning.(SCB)
Dialog med
Löpande
rektorer o Utb.chef
25
KS
För få antal pedagoger per barn utgör risker Kontroll antal barn per pedagog
på barns säkerhet, utveckling och trygghet.
Mätning
Månadsvis
löpande
25
KS
Ek: Skollagen SL 2010:800 2 kap 13§
Skollagen SL 2010:800 3 kap 7-12§§
HR: personalhälsa
IT-system
Förskolan:
Utbildningschef
Skollag (2010:800) 8 kap 2 §
Barn i behov av särskilt stöd ges inte det
stöd de har rätt till
Kontroll om alla barn som är
Utbildningschef
berättigade till särkilt stöd har fått det.
Uppföljning per
chef och RT
Månadsvis
löpande
25
KS
Svårt att rekrytera förskollärare pga
löneläget
Andel ansökningar där sökande
tackat nej till tjänsten pga lönen
Varje enhet
ansvarar för sin
rekrytering i
samråd med HR
Kvartalsvis på 16
planerade
avstämningsmöt
en områdesvis
inkl HR
KS
Skollag (2010:800) 8 kap 9 §
Utbildningschef
Skollag (2010:800) 2 kap 13 §
4
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN BUK
Skollag (2010:800) 2 kap 8 a §
Arbetsmiljölagen
Förskoleverksamheten ges inte möjlighet att Kontinuerlig avstämning av enhetens Utbildningschef
budget i förhållande till barnpeng
planera för en basorganisation pga ev
återbetalning för outnyttjade platser som vi
inte kan styra över pga föräldrars val.
Kommunens resursfördelningssystem.
Redovisning
kostnader och
konsekvenser
löpande till
huvudmannen
Löpande per
25
enhet per
månad genom
konsekvensanal
yser i bl a BPA
KS
Personalens sjukfrånvaro ökar. Hög
arbetsbelastning och stress.
Avstämning av sjukfrånvaro
Utbildningschef
Kontroll HR och
förskolechefer
Månadsvis
löpande
25
KS
Kontroll av F-skatt och orgnr.
momsavdrag mm
Divisionschef/
Ekonom-gruppen
BUK
Stickprov
1 ggr/år
15
KS
Divisionschef/
Ekonom-gruppen
BUK
Att rutinen följs, att kontanta medel Divisionschef/
Förskingring av kontanta medel
förvaras på betryggande sätt.
Ekonom-gruppen
BUK
Divisionschef/
Att kommunen inte är trogen ramavtal,leder Kontroll av leverantörer inom vissa
kostnadskonton
Ekonom-gruppen
till ökade kostnader.
BUK
Uppföljning av några konton
Divisionschef/
Inköp görs på driften som borde vara
Ekonom-gruppen
investeringar.
BUK
Vid utebliven eller bristfällig uppföljning finns Kontroll att alla budgetansvariga
Divisionschef/
risk att tilldelade medel inte används enligt chefer tillsammans med överordnad Ekonom-gruppen
uppdrag.
chef har genomfört uppföljningarna BUK
där ekonomerna också är en resurs i
arbetet.
Stickprov
1 ggr/år
15
KS
Stickprov
1 ggr/år
15
KS
Stickprov
1 ggr/år
16
KS
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Systematisk
redovisning
2 ggr/år
16
KS
Systematisk
redovisning
4 ggr/år
16
KS
Ekonomi
Ekonomihandbok/Leverantörs-reskontra/Leverantörsrutiner. Leverantörsbetalningar/Utbetalningsorder
betalas till fel person. Kommunen betalar
bluffakturor, alt för saker som aldrig blir
levererade.
Ekonomihandbok/Rutiner & reglementen/Attestreglemente. Fel person attesterar betalningar
Rutin för kontanthantering Ekonomihandboken/Rutiner och
reglementen/Handkassa, kontanthantering
Vid inköp av varor tjänster används upphandlade avtal
Redovisning -investeringsrutiner
Rutinerna för uppföljning per enhet genomförs enligt plan
Följa upp åtgärder för en budget i balans att de genomförs
och rapporteras.
Att befintlig attestförteckning är
aktuell. Att reglementet följs
Åtgärder som krävs för att nå en budget i
Samtliga budgetansvariga chefer
Utbildningschef/
balans sätts in för sent eller genomförs inte som har upprättat en åtgärdsplan
Divisionschef BUK
alls.
skall kontinuerligt redovisa vilka
åtgärder som genomförts och när. (
skriftlig dokumentation).
5
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN DSO
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin
)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens Konsekv/S Rapport
annolikhet
till
Område 1
Kvalitet och säkerhet
Kvalitet och säkerhet
Inte jobbar med kvalitetssäkring och avvikelser
Avvikelsehantering - avvikelser
tas upp på APT/ hälsokonferens,
åtgärder följs upp
Risk att verksamhetsdokumentation, hur en Säkerhetspärm innehåller
verksamhet fungerar, inte finns skriftligt. Osäkerhet checklista
okunskap hos chef och medarbetarna
Enhetschefer Stickprov på 1 avvikelse/enhet
1 gång per 15
år
KS
Enhetschefer Utarbeta checklista, kontrollera samtliga pärmar. Kollegiegranskning
2 gånger per 12
år;
april/oktober
KS
1 gång per 12
kvartal
1 gång per 20
kvartal
KS
1 gång per 25
månad
5 stycken i 16
månaden
KS
3 st per 12
kvartal
1 gång per 12
år
3 st per 12
kvartal
KS
Samtliga 2 12
gånger per
år
Samtliga nya 12
2 gånger per
år
KS
Kontroll av förhands bedömningar
Samtliga
15
löpande över
året.
KS
Enhetschef
Komplett/Stickprov/Översiktlig. Kontrollen av försörjningsstöd utgörs av
fyra delrutiner/kontrollmoment som redovisas i särskilt dokument
Månadsvis/K 15
vartalsvis
KS
Enhetschef
Kontroll mot placeringar och beställning
Samtliga nya 12
2 gånger per
år.
KS
Enhetschef
Kontroll av anmälningar och startade utredningar i dessa ärenden
5
st 12
stickprov, 4
gånger per
år
KS
Område 2
Genomförandeplaner; att brukare ej får det dom har Att genomförandeplan finns upprättad Enhetschef
rätt till.
Att man ej följer uppsatta mål i genomförandeplaner Att genomförandeplan följs upp
Enhetschef
Stickprov
Bemanning
Att det inte finns personal på alla rader
Dokumentation
Brist i dokumentation
Dokumentation
Dokumentation
Stickprov
KS
Område 3
Att skriva återbesättningsprövning till HR
Genomförandeplan och
socialdokumentation
Enhetschef
Att skriva det fortsatta behovet till HR
Enhetschef
Stickprov
KS
Område 4
Dokumentation
Kvalitet kontra beslut
Genomförandeplaner
Enhetschef
Stickprov
Effektivt resursutnyttjande
Att använda resurser på rätt sätt
Kringtiden för leg personal
Enhetschef
Tidsmätning / deltagande observatör
Dokumentation
Kvalitetet på HsL-dokumentationen
Dokumentation/HsL efter journalgranskning
MAS
Stickprov
KS
KS
Område 5
Förhandsbedömning
Utredningar ViNR
Riskbedömning
Förhandsbedömning inom 2 veckor
samtliga anmälningar enligt 14:1 SoL.
avseende Att förhandsbedömning gjorts
inom 2 veckor, avseende samtliga
anmälningar enligt 14:1 SoL
Inleda utredning enligt 11:1 SoL vid samtliga Att utredning kring barnet omedelbart
anmälningar enl 14:1 SoL innehållande uppgifter om startas vid inkommen anmälan om
våld i nära relation
våld i nära relation
Riskbedömning utan dröjsmål
Enhetschef
Kontroll mot procapita
Enhetschef
Kontroll av anmälningar och startade utredningar i dessa ärenden
Att riskbedömning gjorts utan
Enhetschef
dröjsmål samt att den har
dokumenterats, vid samtliga inkomna
anm enl 14:1 SoL
KS
Område 6
Felaktiga utbetalningar
Placeringar
Barnperspektivet
Försörjningsstöd; Att felaktiga utbetalningar sker
Kontroll av kostnadsutvecklingen per
handläggare och ändringar i
beloppskontrollerna m.m.
Institutionsplacering av vuxna. Att kostnaden för Att placeringar i första hand
placering blir högre än nödvändigt. Att otydligheter i görs i första hand inom ramavtal. Att
avtalet leder till extrakostnader. Köp av tjänster placeringsavtal upprättas
utanför ramavtalet
Att barnets behov kommer i skuggan av den Att barnens situation belyses
vuxnes. Att barns behov av skydd inte utreds och i utredningar på vuxenteamet. Rubrik
tillgodoses
barnperspektiv
6 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN DSO
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin
)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens Konsekv/S Rapport
annolikhet
till
Ekonomi
Intäkter
Ekonomi
Ekonomi
Saknar information och underlag för att kunna
återsöka bidrag från migrationsverket vilket kan leda
till missade intäkter för kommunen
Risk för felaktigheter i RS vilket leder till fel i LSSutjämningen
Felaktiga prognoser
Säkerställa att rätt underlag och
information kommer till den som gör
återsökningarna
Kontroll att kostnader bokförs och
redovisar rätt
Kontroll av kostnadsutvecklingen per
handläggare och ändringar i
beloppskontrollerna m.m.
Ekonom
Samverkan med berörda enheter inom kommunen
Ekonom
Genomgång av räkenskaperna
Enhetschef
Kontroll av utfall/prognos
4 gånger per 16
år
1 gång per 12
år
Varje
12
KS
KS
KS
uppföljning
HR
Vikarier
som
inte
har
Vårdoch Att rutinen följs
Omsorgsprogrammet
eller
Barnoch
Fritidsprogrammet får företrädesrätt enligt LAS
Timvikarier får jobba för lite och slutar. Många Avstämning vikariebehov
ovana vikarier och en kostnad för att rekrytera nya
vikarier
HR-team
Stickprov
1 gång per 12
KS
HR-team
Stickprov
år
4 gånger per 12
KS
Behörigheter
Information kan hamna i fel händer
Avstämning med chefer
DSO-IT
Uppdrag säbo
Person som står i kö för säbo får ej plats
Posthantering
Post kommer ej fram, fördröjning av ärenden
Sökning i Procapita av ej
verkställda beslut
Kontrollera att rutinen följs
Boendesamor Sökning i Procapita
dnaren
Registrator
Granskning av rutin och att den efterlevs
HR
HR
år
Administration
Utskick via mail
2 gånger per 16
år
1 gång per 12
kvartal
2 gång per 12
år
KS
KS
KS
7 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN TEKNISKA DIVISIONEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/
Sannolikh
et
Rapport
till
9
KS
6
KS
Ekonomi och
Upphandling
Att varan är beställd och levererad
till rätt kvalitet, pris och tid. Kontroll
av följesedel mot faktura.
Leverantörsbetalning/Leverans
Felaktig leverans/leverantörsbetalning
Attestrutin
Fel attestant på manuella utbetalning och bokföringsordrar som Kontroll av attestordningen på
skapar felaktiga utbetalningar.
utbetalningra och omföringar.
Personalhandboken IN - APT
APT genomförs ej med obligatoriskt innehåll
Instruktion i Personalhandboken
Medarbetarsamtal med skriftlig utvecklingsplan genomförs ej
Central och lokal kemikalierutin
Olyckor i samband med hantering av farligt avfall/kemikalier
samt brandfarligt avfall
Ekonomi
Stickprov 10
fakturor varje
halvår.
2 gånger per
år, i maj och
nov
2 gånger per
år, i maj och
nov
Ekonomi
Stickprov 25
utbetalningar
Verksamhetschef
Uppföljning av
dokumenta-tion
från APT:er
1 ggr/år
4
KS
Verksamhetschef
Uppföljning
1 ggr/år
3
KS
Miljöingenjör
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Arbetsmiljösamordnaren
Mätning av antal
tillbud och arbets- Månadsvis
skador
9
KS
IT-samordnare
Kontroll/uppföljnin
g av BITS och
1 gång/år
handlingsplaner
6
KS
1 gång/år
10
KS
Personal och
medarbetare
Uppföljning av dokumentation från
APT:er i Platina
Kontroll av antal genomförda
utvecklingssamtal och
utvecklingsplaner
Miljöingenjörerna kontrollerar att
rutinerna följs
Uppföljning av gemensam
handlingsplan på TEK
Systematiskt arbetsmiljöarbete
Arbetsskador kopplat till fysisk arbetsmiljö.
IT-handboken. Riktlinjer för systematiskt
säkerhetsarbete
Obehörig åtkomst till IT-system kan leda till t ex ekonomisk
förlust, skadegörelse, skada kommunens goodwill
Antal divisionssystem med BITS
genomgång samt handlingsplan.
Information till nyanställda.
Beredskap för krishantering
Verksamheterna är oförberedda på akuta allvarliga risker och
händelser
Kontroll av att krispärmarna
uppdateras och är kända på
divisionen.
Verksamhetschef
Följs upp vid
ledningens
genomgång,
protokollförs i
Lednings-laget.
OVK-besiktning
Bristande ventilation i kommunens fastigheter
Uppföljning av besiktningsprotokoll
Fastighetschef
Riktad
3-5 års
intervall
9
KS
Intern-revision
1 gång/år
8
KS
Fakturakontroll
Månadsvis
9
KS
IT och säkerhet
Verksamhet
Elsäkerhetsrutin
Bristande elsäkerhet
Revision i enlighet med rutin
Serviceplan enligt Zenit bilpool
Service genomförs ej enligt plan på leasade fordon
Uppföljning av fakturor på utförd
service
Behörig
elinstallatör
Fordonssamordnarna
8 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN SAMHÄLLSBYGGNAD
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S
annolikhet
Rapport till
Attestrutiner/inköpsregler/
Leverantörsgranskning
Felaktiga utbetalningar, utbetalningar gör utan avtal
eller underlag
Kontroll av fakturor i förhållande till avtal och underlag, Ekonomi(rutin följs)
ansvarig
Stickprov
1 ggr/kv
15
Förv.chef
Attestreglemente
Verksamhetsuppföljning
Sambandskontroll
Kostnader belastar fel konton
Kontroll att rätt konto belastas vid uppföljning
Ekonomiansvarig
Uppföljning
12
Förv.chef
Exploateringsbudget
Överskridande av exploateringsbudget
Kontroll att uppdrag finns från KS/KF
Kontroll att exploateringskalkyl finns (nya uppdrag)
Vid större avvikelse mot budget än tillåtet (enl rutin),
gör kontroll att godkännande finns från KS/KF
Ekonomiansvarig
Uppföljning
Vid varje
uppföljning,
rapporteras
1 ggr/år
1 ggr/kv
20
Förv.chef
Årlig genomgång av att rätt
Felaktiga taxor/debitering. Kommunen får inte in
taxor/avgifter debiteras och att avtal intäkter enligt avtal eller enligt beslut för levererade
uppdateras/upprättas
tjänster.
Kontroll av att
-samtliga detaljplan är debiterad vid lagakraft
-planavgift tas ut vid bygglov
-intäkter för försäljning av fastigheter bokförts
-rätt bygglovstaxa tas ut
Enhetschef
Service
Stickprov
1 ggr/kv
12
Förv.chef
HRI, medarbetarsamtal,
sjukfrånvaro,
arbetsmiljömätninng
Låg/hög arbetsbelastning
Genomför HRI/medarbetarenkät, medarbetarsamtal
och upprättat en handlingsplan
Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv
16
Förv.chef
SHB:s grundläggande rutiner
Personal försvinner under
uppdrag/Personskador/dödsfall
Kontroll mot rutiner, skapa lokala rutiner, genomgång
av rutiner på APT
Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv
20
Förv.chef
Kartläggning
IT driftstörningar
Mät antal tim bortfall av produktion
15
Förv.chef
Utbildningsplan för
verksamhetssystem
Kompetensbrist IT/verksamhetssystem
Kontroll att utbildningplaner är upprättade
Enhetschef
Fullständig 1 ggr/kv
Service
Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv
10
Förv.chef
Fattade beslut ska verkställas
Politiska eller andra beslut verkställs inte
Ansvarig chef Fullständig 1 ggr/kv
12
Förv.chef
Diarierutin och
dokumenthanteringsplaner
Handlingar registreras, förvaras och utlämnas inte
korrekt
Enhetschef
Service
Avvikelse- 1 ggr/kv
kontroll
20
Förv.chef
KS-delegationsordning
KS-delegationsordning följs inte och rapporteras ej
Uppföljningar av att KS/KF beslut verkställs där
återrapportering krävs
Skapa/utveckla rutin för diarieföring i Platina,
kontrollera att den följs
Revidera dokumenthanteringsplan för KS, kontrollera
att den följs
Kontroll att delegationsordningen följs
Kontoll att rapportering sker
Skapa rutin för intern arbetsordning
Enhetschef
Service
Stickprov
15
Förv.chef
1 ggr/kv
9 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN BESTÄLLARKONTORET
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S
annolikhet
Rapport
till
Internöverenskommelse
Nat kvalitetssäkrar inte nämndernas verksamhet (
det saknas formulerade kravnivåer)
Analys av kravnivåer i
internöverenskommelser
chef och
Uppföljning i samband
medarbetare med delårsbokslut
1 ggr/år
12
KS
Tillsyn
Nat utför inte tillsyn på nämndernas verksamheter
chef och
Uppföljning i samband
medarbetare med delårsbokslut
1 ggr/år
12
KS
Omvärldsbevakning
Nat genomför inte tillräcklig omvärldsbevakning
chef
1 ggr/år
9
KS
Kompetensutveckling
Nat kompetensutvecklar inte i tillräcklig omfattning
för uppdraget
1 ggr/år
9
KS
Prioritering
Nat jobbar inte med "rätt" saker
Uppföljning att Nat har inventerat
hur nämnderna jobbar med
tillsyn.
Intervju med enskild vid
medarbetarsamtal utifrån
kompetensinventering och
behov
Intervju med enskild vid
medarbetarsamtal utifrån
kompetensinventering och
behov
Frågor till nämndernas presidier
om hur de upplever Nats
leverans utifrån uppdraget.
1 ggr/år
9
KS
Verksamhetsplan
Nat utför inte den strategiska planeringen åt
nämnden
Kontroll av vilka ärenden som
finns som informationsärenden
på nämndkallelsen.
chef och
Stickprov
medarbetare
1 ggr/år
8
KS
Resurser och effektivisering
Nat/Beställarkontoret har inte tillräcklig bemanning,
mellan nämnder och kontoret som helhet.
Följa upp volymer och nyckeltal
tex sjukfrånvaro, antal ärenden,
medborgarförslag osv.
chef
1 ggr/år
Uppföljning i
verksamhetsberättelse i
samband med bokslut
8
KS
Rutiner och styrdokument
Nat följer inte administrativa rutiner, lagar och
förordningar
Uppföljning av tjänsteskrivelser
chef
Stickprov
8
KS
Uppföljning i samband
med
medarbetarsamtalet.
Frågemall
chef och
Uppföljning i samband
medarbetare med
medarbetarsamtalet.
Frågemall
chef
Enkät i samband med
bokslut
1 ggr/år
10 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN HR AVDELNINGEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Aktiv återgång
Personalpolicyns övergripande
mål om att vara en attraktiv
arbetsgivare
Personalpolicyn - område
personalförsörjning, mål om att
kommunen ska rekrytera och
utveckla rätt kompetens.
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S
annolikhet
Rapport
till
Risk att korttidssjukfrånvaron kommer att vara
fortsatt hög. Rutinen aktiv återgång syftar till att
fånga upp sjukfrånvaro i god tid.
Risk att chefer slutar sin anställning inom
yrkesområden som är svårrekryterade och/eller där
vi har en hög personalomsättning.
Ställ frågor till chefer om de
HR-chef
känner till och använder stegen i
Aktiv återgång.
Ställ frågor till chefer som arbetat HR-chef
1-5 år för att identifiera vad som
gjorde att de valde oss som
arbetsgivare och vad som kan få
dem motiverade att stanna kvar.
Intervjuer
1 ggr/år
9
KS
Intervjuer
1 ggr/år
12
KS
Vid rekrytering finns risk att kommunen inte får
sökande som uppfyller kravspecifikationen.
Ställ frågor till chefer som
rekryterat till svårrekryterade
grupper.
Intervjuer
1 ggr/år
12
KS
HR-chef
11 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN IT AVDELNINGEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Konsekv/S Rapport till
annolikhet
Metod
Frekvens
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Stickprov
1 ggr/år
16
KS
Fullständig
Löpande
12
KS
Stickprov
Årligen
6
KS
Fullständig
Årligen
8
KS
Fullständig
Löpande
12
KS
Obehörig åtkomst till IT-system kan leda till t ex
ekonomisk förlust, skadegörelse, personsäkerhet
som kan skada kommunens goodwill
Följa upp att användarid som
Systemförvalt Fullständig
inte längre används är borttagna ningssamordn
från verksamhetssystemen.
are
Följ upp att verksamheterna
tillämpar rutiner enligt
systemförvaltningsplanen.
2 ggr/år
12
KS
Felaktig tilldelning av behörighet från ej auktoriserad
godkännare
Flera personer delar användarid och lösen vilket
försvårar spårbarhet
Inaktuella konton är tillgängliga för obehöriga
Matchning mot lista över
auktoriserad godkännare
Följa upp att gruppkonton inte
används
Följa upp genom checklista när
anställning upphör att
användarid är borttaget
Kontroll av behörigheter till säkra
utrymmen
Ekonomi
Avgifter och avtal
Kommunen får inte in intäkter enligt avtal eller enligt
beslut för levererade tjänster.
Inventarier
Kommunens IT-inventarier försvinner
Årlig genomgång av att rätt
IT-chef
avgifter debiteras och att avtal
uppdateras.
Årlig uppdatering av
IT-chef
inventarieförteckning och kontroll
över existerande inventarier
HR
Rutin för sjukanmälan.
Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB
Personalhandbok/Anställning/Sju Semesterledighet rapporteras inte
kfrånvaro, rutin
Uppföljning att resultatet för
rutinen kring sjukanmälan, VAB
och semesteransökan fungerar
Personalhandbok/Anställning/Ru Felaktigt utbetalda löner, resersättningar,
traktamente
tin för lönehantering
Personalhandbok/Anställning/Re
seräkning/traktamente/kostförmå
n
Följa upp att rutiner följs samt att Ansvarig chef
underlag är rätt ifyllt och
rapporterat
Personalhandboken/
Arbetsmiljö/Arbetsmiljölagen
Kompetens
Brister i arbetsmiljö.
Tillgång till rätt kompetens saknas för att kunna
leverera tjänster till verksamheterna
Skyddsronder, medarbetarsamtal, HRI-mätning.
Följ upp att planer finns för
grundbemanning och rätt
kompetens finns
Ansvarig
chef
Ansvarig
chef
IT-chef
IT
Behörighet
Obehörigt tillträde ökar risken för sabotage
Systemansvarig
IT-chef
Fullständig
Kontinuerligt
12
KS
Fullständig
2 ggr/år
12
KS
IT-chef
Fullständig
Kontinuerligt
12
KS
IT-chef
Fullständig
2 ggr/år
10
KS
12 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN IT AVDELNINGEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S Rapport till
annolikhet
Säkerhet
Tillämpning av riktlinjer
(Länk till IT-riktlinjerna)
Obehörig kommer åt inloggningsuppgifter som
förvaras på otillbörligt sätt och kommer därefter åt
känslig informatiopn
Försäkra att nyanställd är
informerad om innehåller i ITriktlinjerna där det framgår hur
lösenord ska förvaras
Regelbunden genomgång av
loggar för antivirusuppdatering
och säkerhetsuppdatering av
klienter och servrar
IT-chef
Fullständig
Kontinuerligt
16
KS
Säkerhetsuppdatering
Virusangrepp orsakar problem med tillgänglighet
IT-chef
Fullständig
Kontinuerligt
10
KS
Säkerhetsronder. Tillsyn
systematiskt säkerhetsarbete.
Följs rutiner?
IT-chef
Övning
1 ggr/år
9
KS
Tillse att det finns en uppdaterad
återstartsplan och att den är
testad
Återläsning av backup fungerar inte
Test att säkerhetskopior går att
återläsa
Dataintrång orsakar informationsförlust
Genomgång av loggar för
kontroll av skydd mot
intrångsförsök
Överbelastningsattack (ddos)minskar tillgängligheten Att loggar signalerar när vi blir
utsatta
till Internet
IT-chef
Övning
1 ggr/år
15
KS
IT-chef
Stickprov
Kontinuerligt
10
KS
IT-chef
Fullständig
Kontinuerligt
15
KS
IT-chef
Fullständig
Kontinuerligt
8
KS
Medarbetare skor sig själv på kommunens
bekostnad, tex köper saker till sig själv, nyttjar
bensinkort privat. Kommunens tillgångar används
privat, tex bilar, släpkärror
Följ upp att kommunens
regelverk följs exempelvis
inköpsrutiner, fakturakontroll
Ansvarig chef
Fullständig
Kontinuerligt
9
KS
Kontroll av körjournaler
avseende körda mil mot
förbrukad bensin
Kontroll att rutinerna för t ex
utlämnande av nycklar,
bensinkort, bokningsrutiner
fungerar
IT-avd/ekavd
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
IT-avd
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Riktlinjer för systematiskt
Brand, stölder, inbrott, skadegörelse, vandalisering.
säkerhetsarbete. Säker förvaring
av handlingar. Utbildning i riskoch brandsskydd,
stöldskyddsmärkning.
Backup
Backup
Attacker
Systemen går inte att återskapa vid ett haveri
Övrigt
Förskingring och missbruk av
medel
13 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S
annolikhet
Rapport
till
Säkerhet
Bevakning och
tillträdesbegränsning. Kom-avd
har dörren stängd då vi bara är
en eller två på plats. Dörren till
källaren ska alltid vara låst.
Obehöriga/oönskade besök, Delar av Rådhuset
saknar helt passersystem, dvs. det är helt öppet för
allmänheten att ta sig in under kontorstid.
Att vi följer våra regler. Daglig
uppmärksamhet.
Kommunikationsc Årlig genomgång
hef
och uppföljning.
Säkerhetsövningar med
Räddning &
Säkerhet
Årligen
9
Räddning
och
säkerhet
Offentlighetsprincipen och
Handlingar registreras inte korrekt
registrators anvisningar i
Administrativa handboken. Rutin
för Sociala medier.
Att reglerna följs. Diskussion
framförallt kring vad som ska
diarieföras i Facebookflödet.
Samtliga på
avdelningen.
Verksamhetens
kommunikatörer
Regelbundet
6
Klk
kanslichef
Internöverenskommelse,
internbudget
Verksamheten når inte uppsatta mål.
Att varje medarbetare levererar
enligt uppsatta mål för
arbetsuppggiften och den
medarbetaren.
Vid APT
Utvärdering
och Verksamhetsplan och
vid medarbetarsamtal
8
KS
Se över lönerna på avdelningen och arbeta enligt
lönekriterierna.
Genom medarbetar/löne-samtal Kom-chef och
stämma av med medarbetarna Mottagninschef
måluppfylelse, upplevelse av
egen kompetens i förhållande till
uppdrag. Utvärdera
kompetensutveckling.
Vartannat år
och årligen
3
KS
Övrigt
Genomgång av
regler och diskussion vid APT och
nätverksmöten
med kommunikatörerna
Kommunikationsc Uppföljning genom
hef och
medborgarunders
Mottagningschef ökning (Pfmresearch) och
Intern enkät.
HR
Värdefulla medarbetare slutar
Medarbetarenkäten och HRI
14
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNLEDNINGSKANSLIET
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S
annolikhet
Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB eller att Jämförelse mellan anmäld
semesterledighet inte anmäls
sjukdom/semester enl rutin och
inkommet material i Rapportera
Ansvarig chef
Fullständig
Löpande
6
KS
Att mögel eller skadedjur angriper även andra
Kontrollera vid leverans att
handlingar och dessa får skador och kanske förstörs leveransen inte innehåller
mögel/skadedjur. Att miljön i
arkiven är korrekt, att det inte
finns spår av skadedjur t.ex. i
fällor
Om akterna inte lämnas tillbaka inom rimlig tid är
Kontrollera att påminnelser gått
risken stor att handlingarna är förlorade för framtiden ut enligt rutin.
Kommunarkiv Gå och kontarie och arkiv- rollera
föreståndare
BOFA
1 gång i
veckan
15
KS
Arkivarie
E-postpåminnelse
Var 6:e
månad
15
KS
Arkivföreståndare
BOFA
Gå och kontrollera
1 gång i
veckan
15
KS
Arkivchef
Vid särskilda
möten
Löpande
10
KS
Löpande
8
KS
6
KS
Hot/risk
Kontrollmoment
Rapport
till
Alla
Rutin för sjukresp.semesteranmälan
Arkivet
Ta emot handlingar som
innehåller mögel/skadedjur
Rutin vid mottagning av
leveranser
Inte få tillbaka akter som
stadsarkivet lånat ut internt
Hantering av akter internt
Felaktigheter i hanteringen av
nitratbilder, t.ex. att de
kontanimerar andra handlingar
Rutin för utlämnande av allmän
handling
Om nitratbilderna hanteras felaktigt kan de
självantända eller kontaminera annat material
Sekretessbelagd handling lämnas ut
Kontrollera i arkivet att miljön är
korrekt vad gäller temperatur och
luftfuktighet.
Kontrollera att kontrollschemat är
fullständigt
Vid avstämningsmöten tas fråga
om aktuella utlämnanden upp
Kansliet
Rutin för utlämnande av allmän
handling
Sekretessbelagd handling lämnas ut
Vid reg-KLK-möten tas fråga om Huvudregistra Vid särskilda
aktuella utlämnanden upp
tor
möten
Rutin för utlämnande av allmän
handling
Att allmän offentlig handling inte lämnas ut alt. inte
lämnas ut skyndsamt
Vid reg-KLK-möten tas fråga om Huvudregistra Vid särskilda
Vid
aktuella utlämnanden upp
tor
möten
utlämnande
Rutin för diarieföring
Otydlig rubricering av ärenden/handlingar i diarier på Kontroll av postlista/diarier inom Huvudregistra
enheten. Bristande sökbarhet i diariet
kansliet en dag per kvartal
tor
Rutin för bolagsstämmor
Kommunen representeras inte på bolagsstämmor
Kontrollera om Kommunen haft
en representat på
bolagsstämmorna
KK registrator
Stickprov
1 ggr/kvartal
6
KS
Fullständig
Halvårsvis
8
KS
15 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNLEDNINGSKANSLIET
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
PuL och rutin för publicering av
webb
Att personuppgifter publiceras på webben
Rutin för diarieföring
Att allt inte diarieförs enl. gällande rutiner
Rutin för kontroll av öppna
ärenden
Dålig ärendebalans
Uppföljningsflik/rapport
Bristande verkställighet av politiska beslut
(uppdragsflik fylls inte i)
KS-protokoll
Bristande verkställighet av politiska beslut (bristande Läs KS-protokollen
underlag för uppföljning av verkställighet)
Systemförvaltningsplan
Att dokumentmallar inte följer
grafiskprofil och standard
Kommunens grafiska profil
Ansvarig
Metod
Kontroll av kallelse och protokoll Nämnd- och
Stickprov (5
på webb
kommunsekre
var)
terare
Kontroll om rutiner är kända och Huvudregistra Intervju med
om de används.
tor
3 ansvariga
registatorer
Kontroll av ärenden som har varit Registrator
Stickprov (10
öppna längre än tre månader.
st)
Gå igenom metadata för fliken
Uppdrag i Platina
Frekvens
Konsekv/S
annolikhet
Halvårsvis
4
KS
Helår
16
KS
Halvårsvis
6
KS
Rapport
till
Kommunsekr
eterare
Fullständig
Till varje KS
12
KS
Kanslichef
Fullständig
Löpande
12
KS
Systemförvaltningsplaner saknas
Inventering av
Kanslichef
verksamhetssystem och kontroll
om att aktuell systemplan finns
Fullständig
Helår
15
KS
Dokumentmallar i platina följer inte den grafiska
profilen
Genomgång av dokumentmallar Systemansvar
ig
Stickprov
(10%)
Helår
4
KS
Projektavdelningen
Verksamheten når inte uppsatta
mål
Ineffektivt användande av resurser, ej verkställda
uppdrag
Uppdragsspecifikation saknas för
Felaktig leverans av uppdrag eller felaktig förväntan
uppdrag som omfattar insats om
om vad uppdrag ska leverera
minst 7 arbetsdagar
Internbudget, genomgång av
bemanning och resurser till
nuvarande och kommande
uppdrag
Kontroll av att
uppdragsspecifikation finns för
uppdrag som omfattar
arbetsinsats om minst 7
arbetsdagar
Enhetschef
Uppföljning
vid
Varje kvartal
Enhetsmöte
12
KS
Enhetschef
Uppföljning
vid
Varje kvartal
Enhetsmöte
15
KS
Projektbeställning och/eller
Projektplan kvalitetssäkras inte
Felaktig leverans av projekt eller felaktig förväntan
om vad projektet ska leverera
Kontroll av att
projektbeställningarna och
projektplanerna kvalitetssäkrats
Enhetschef
Fullständig
Varje kvartal
12
KS
Strategiskt arbetssätt
Begränsning i delaktighet inom kommunens olika
versamheter för enhetens specialistområden
Uppföljning med respektive
samordnare/projektledare
Enhetschef
Uppföljning
vid
Varje kvartal
Enhetsmöte
12
KS
Förändring av levererade
projektrapporter, slutrapporter,
tjänsteskrivningar etc.
Risk är att utfallet och slutsatsen förändras, inte
hänger ihop
Uppföljning med respektive
samordnare/projektledare
Enhetschef
Uppföljning
vid
Varje kvartal
Enhetsmöte
8
KS
16 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN NÄRINGSLIVSENHETEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S Rapport till
annolikhet
Vision 2020 - Tillgänglighet
Att information som är affärskritisk för företag
Kontroll av att
kommer ut för tidigt eller ur sitt kontext till följd av att processbeskrivning för två
kommunen är en offentlig verksamhet. En följd av
definierade processer skett.
detta kan vara att företaget påverkas negativt och
samverkan mellan näringslivet och kommunen.
MK
Uppföljning
1 ggn/år
20
KS
Lagen om offentlig upphandling
Vi följer inte kommunens ramavtal vid inköp, lagbrott Samarbete med
och badwill för kommunen, skadar leverantörern,
upphandlingsavdelningen och
kostsamt över tid.
kommunikationsavdelningen
(intranätet primär
informationskälla).
MK
Stickprov på
5 inköp
2 ggr/år
20
KS
Vision 2020 - God service
Vi har inte tydliga skriftliga processer för kritiska
flöden i vår verksamhet. Vi tappar viktiga saker
mellan stolarna, lång handläggning och risk för
dubbeljobb. Även detta perspektiv beaktas vid det
processarbete som beskrivs ovan. 2 definierade
process
Risk att vi inte har tillräcklig konkurrenskraftig
paketering av mark och serviceerbjudanden vid
etableringsärenden eller när företag ska flytta. Färre
företag etablerar sig i Nyköping och färre
Risk att NKI inte ökar om inte alla verksamheter med
kundkontakt inom kommunen aktivt arbetar mot
målet - NKI 75. Om vi inte har serviceinriktad
verksamhet påverkar det företagsklimatet och
näringslivet tillväxt.
Kontroll av att processerna finns MK
dokumenterade och är kända av
relevanta medarbetare.
Uppföljning
1 ggn/år
20
KS
Att det senast i September finns MK
en tydlig dokumentation som
beskriver vårt
etableringserbjudande,
NKI mätning. Själva
MK
undersökningarna sker from
2015 varje kvartal och
sammanställs årligen.
Kontroll
1 ggn/år
20
KS
NKI mätning
kvartalsvis
och rapport
1ggr/år
15
KS
Vision 2020 - God service
Vision 2020 - God service
Område lokalbokning:
Vision 2020 - Tillgänglighet
Utvecklingen av nyckelhanteringen stannar av
Skriven plan
CDT
LGR
9 g/år
9
KS
Vision 2020-God serviceTillgänglighet-Integration
Bemanningen i lokalbokning
Säkerställa organisationen
Schema
CDT
LGR
9 g/år
10
KS
Vision 2020 - Integration
Att vi inte jobbar jämställt vid uthyrning av lokaler
Förstudie. Ta fram statistik
CDT
Förstudie
1 g /år
12
KS
Vision 2020- God service
Område fritid:
Uppföljning av beslut
Stickprov
CDT
Läser
2 g/år
16
KS
Egna mål NA-Jämställdhet
Bristfälliga ansökningar
Löpande kontroll
CDT
Läser
Löpande
20
KS
Område program:
17 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN NÄRINGSLIVSENHETEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S Rapport till
annolikhet
Egna mål NA-Jämställdhet
Programmen är inte tillgängliga för alla
Brukarundersökning
CDT
Mätning
1 g/år
9
KS
Vision 2020-God service
Område ekonomi:
Rutin för kontanthantering
Skapa rutin
CDT
Stickprov
4 g/år
16
KS
Stämma av lev fakt om vi har
avtal med lev vi betalt till
Kontrollera inventarier
CDT
Stickprov
2 g/år
10
KS
CDT
Stickprov
2 g/år
15
KS
Rutin IT
CDT
LGR
9 g/år
20
KS
Brukarundersökning
CDT
Nyckeltal
2 g/år
9
KS
utbildningar och övningar
CDT
utbild, övn
4 g/år
20
KS
Vision 2020-God service
Vision 2020-God service
Vision 2020 - Tillgänglighet
Risk att vid inköp av varor och tjänster används inte
upphandlade avtal
Årlig uppdatering av inköpta inventarier för att
säkerställa att de finns kvar i verksamheten.
Gemensamt område
IT-systement fungerar inte
Vision 2020-Tillgänglighet - God Låg tillgänglighet, fysisk
service
Säkerhet och risker
Brand, skadegörelse, personalsäkerhet
18 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN RÄDDNING OCH SÄKERHET
Rutin
Hot/risk
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens Konsekvens/Sa Rapport
nnolikhet
till
Ekonomi
Rutin för attester
Att betalningar görs felaktigt.
Att rutinen följs: kontroll att Fskatt och orgnr finns på fakturor
Ekonomiassistent
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Rutin för attester
Att fel person attesterar.
Att attestförteckning är aktuell i
platina
Ekonomiassistent
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Rutin för attester
Att betalningar går till fel konto
Ekonom
Stickprov
1 ggr/år
12
KS
Representationsreglemente
Höga representationskostnader, att
kommunens bestämmelser ej följs.
Ekonomiassistent
Stickprov
1 ggr/år
12
KS
Momsrutin
Felaktigt redovisad moms.
Manuella attester vid övriga
utbetalningar - kontroll att
utbetalning sker korrekt.
Att reglementet följs: rätt
kontering, moms, bilaga med
syfte och namn.
Att momsen kontrolleras rätt
avseende leasingbilar bl a.
Att uppdatering av taxan görs i
december.
Att debitering skett utifrån taxan.
Ekonomiassistent
Ekonom
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Fullständig
1 ggr/år
9
KS
Ekonom
Stickprov
4 ggr/år
9
KS
Chef för V&Ustöd
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Kontrollera vilka åtgärder som
Chef R&M
inte vidtagits.
Genomgång av en del i
Chef R&M
processen
Att verksamhetsplaner finns och Räddningschef
följs upp.
Genomgång
1 ggr/år
9
KS
Stickprov
1 ggr/år
6
KS
Fullständig
2 ggr/år
6
KS
Stickprov
1 ggr/år
9
KS
Genomgång
1 ggr/år
9
KS
Stickprov en
gång RIB och
en gång
Nyköping C.
1 ggr/år
6
KS
Uppdatering av taxor enligt avtal Att taxan inte är uppdaterad
mm
Fakturering
Att felaktiga taxor används i
debiteringsunderlag.
Rutin för Inventariehantering
Att kommunens inventarier försvinner
Att material- och
inventarieförteckningen
uppdateras löpande. Att
inventarierna finns.
Verksamhetsutveckling
Olycksundersökningar
Att erfarenhetsåterföringen inte fungerar.
Rutin för tillsyns- och
Bristfällig service, rättsäkerhet
tillståndsprocessen följs
Mål enligt handlingsprogrammet Att verksamheten inte strävar mot målen i
handlingsprogrammet (verksamhetsplaner)
Arbetsmiljö
Tillbudsanmälan
Att allvarligare skador/olycksfall inträffar
Kontrollera att beslutade
Chef för V&Uåtgärder i samband med
stöd
tillbudsanmälan är genomförda.
Skyddsronder
Att skyddsronder inte genomförs.
Följa upp protokoll.
Översyn och uppdatering av
rutiner gällande systematiskt
säkerhetsarbete (inkl
arbetsmiljöföreskrifter)
Att verksamheten har rutiner som är
felaktiga/inaktuella
- Att rutin att hantera smutsiga
larmkläder följs.
- Att rutin att hantera externa
nycklar följs.
Chef för V&Ustöd
Chef för V&Ustöd
19 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN RÄDDNING OCH SÄKERHET
Rutin
Beredskapslistor uppdaterade
Hot/risk
Kontrollmoment
Att fel i kontaktlistor gör att rätt person ej kan Att uppdatering görs.
nås
Återställning av fordon
Fordon som står i beredskap saknar
År fordon återställda
utrustning eller har brister
Att övningsfältet är återställt efter Att övningar inte kan genomföras
Är anläggningen återställd
övning
Säkerhetsföreskrifter för
Att allvarligare skador/olycksfall inträffar
Att säkerhetsföreskrifterna följs
gasolhanteringen
Frekvens Konsekvens/Sa Rapport
nnolikhet
till
Ansvarig
Metod
Chef KÖ
Fullständig
2 ggr/år
6
KS
Chef RI
Stickprov
3 ggr/år
9
KS
Chef UTB
Stickprov
2 ggr/år
6
KS
4 ggr/år
12
KS
Chef UTB
Stickprov
20 (21)
2015-03-26
INTERNKONTROLLPLAN EKONOMIAVDELNINGEN
Kontrollområde
(process/styrdokument/rutin)
Hot/risk
Redovisning - investeringsrutiner Inköp görs på driften som borde vara
investeringar och kommer därmed inte med i
anläggningsregistret
Redovisning - investeringsrutiner Underhåll och andra driftkostnader hanteras
som investering
Redovisning Felaktig hantering av
exploateringsrutiner
exploateringsredovisningen
Attestrutiner/Inköpsregler/
Att leverantörer inte fakturerar eller levererar
Leverantörsgranskning
utifrån avtal, vad gäller pris, kvalitet, kvantitet, t
ex antal timmar, leveranstider mm
Upphandling
Att kommunen ej är trogen ramavtal, leder till
ökade kostnader och risk för skadeståndskrav
och trovärdighetsproblem.
Kontrollmoment
Ansvarig
Metod
Frekvens
Konsekv/S
annolikhet
Rapport
till
Uppföljning av några konton
Ekonom
Verksamhetsuppföljning
1 ggr/år
15
KS
Uppföljning av några projekt
Ekonom
1 ggr/år
20
KS
Uppföljning av några projekt
Ekonom
1 ggr/år
15
KS
Kontroll av fakturor i förhållande
till avtal
Ekonom
1 ggr/år
25
KS
Kontroll av leverantörer inom
vissa kostnadskonton.
Ekonom
Verksamhetsuppföljning
Verksamhetsuppföljning
Specifika
upphandlingar
följs upp
Stickprov
1 ggr/år
20
KS
Att betalningar görs felaktigt, pga bluffakturor
eller annat fel - bristande rutiner kring upplägg
av nya leverantörer
Att fakturor inte betalas i tid och genererar
påminnelseavgift och dröjsmålsränta
Kontroll att checklista följts
Ekonom
Stickprov
1 ggr/år
15
KS
Uppföljning av kostnadskonton
Ev systemmässig uppföljning
Ekonom
Stickprov
1 ggr/år
15
KS
Attestrutiner
Fel person attesterar betalningar
Kontroll att rätt personer
attesterat vid manuella attester
på övriga utbetalningar.
Ekonom
Stickprov
1 ggr/år
15
KS
Systemförvaltningsrutiner
Att behörighet att registrera övriga utbetalningar Kontroll av behörighet
finns kvar trots att man bytt arbetsuppgifter.
Systemförvaltare
Utskick för
kontroll
1 ggr/år
20
KS
Momslagstiftning
Felaktigt redovisad moms.
Kontroll av momsredovisning på Ekonom
t ex leasingbilar, representation.
Stickprov
1 ggr/år
16
KS
Finansregler
Att kommunens placeringar och upptagande av
lån inte sker enligt kommunens finansregler.
Fullständig
2 ggr/år
15
KS
Styrning
Otydlighet kring styrmodellen, roller och ansvar
försvårar verksamhetsuppföljning.
Kontroll av befintliga placeringar Ekonom
och lån i förhållande till
finansreglerna
Controller
Finns det en fastställd
kommunicerbar bild av hur vi styr
kommunen.
Fullständig
1 ggr/år
15
KS
Upplägg av ny leverantör
Attestrutiner
21 (21)