REFERAT FRA HOVEDSTYRET Møtenummer: Frammøtte: Forfall: Sted: Dato/Kl: 2 - 2015 Morten Jelsa, Mona Ueland, Edel Espeland Kartevold, Hilde Dubland, Astrid Knutsen Håland, Kjell Tore Skretting og Ken Tore Tunheim Stig Varhaug og Eva Hegre Idrettshuset Onsdag 18. mars 2015, kl. 20.00 – 22.00. 13/15 Godkjenning av referatet fra 24.02.15 og innkalling til 18.03.15 Godkjent uten kommentarer. 14/15 Godkjenning av referat fra gruppene Godkjent. 15/15 Økonomi pr. 18.03.15 Vi ble informert om feilføring av inntekter knyttet til Julekonserten i 2013. Disse inntektene ble ført i januar 2014, som igjen er utgangspunkt for budsjettet i 2015. Vi jobber for at inntektene skal føres på riktig år. På møtet med Hå Regnskap er det avtalt at tallene skal være klar den 10. i hver måned. Vi har hatt et positivt møte med SR-Bank ang. byggelån. Nå vil vi i første omgang samle priser og lage en «låneplan». Trolig blir det et ekstraordinært årsmøte før sommerferien for å få ny fullmakt, denne gang fullmakt til å fullføre hallen. Morten sjekker opp om Oddgeir Lerbrekk kan få fullmakt til å signere med underentreprenører dersom det skulle bli nødvendig. Morten og Mona avtaler et møte med Jærentreprenør angående priser og betaling. Vi har signert en graveavtale med Hå kommune som gjeld graving i hjørnet av trimløypen (med sandvolleybanene). I avtalen står det at vi skal ha det tilbake i samme stand og at trimløypen skal bevares. 4/15 Ærestegn Arbeidet med dette starter over påske. Morten og Ottar har kontakt. Målet er å ha laget et forslag til årsmøtet 2016. 5/15 Organisasjonsplan Morten, Edel, Hilde og Astrid har hatt første møte i prosessen med revidering av organisasjonsplanen. Målet er at den skal bli mer leselig og forståelig for alle, samt at oppbygningen trolig vil bli annerledes. Nytt møte er fastsett. Forslag til ny plan legges frem på årsmøtet 2016. 7/15 Visuell identitet Vi har mottatt et tilbud på dette, 12.000,- for visuell identitet. Dette ønsker vi å gå for. 8/15 Messe/messekomiteen Messekomiteen er i gang med faste møter. Siv Varhaug er klar til å være en «messegeneral» i tett samarbeid med Mona. Flere ting er booka, blant annet kommer Unge Spor både lørdag og søndag med Kardemomme by. Strongman kommer og. Det blir sesongåpning med Quiz lørdag kveld der Morten har ansvaret. Kuauksjon i ny hall fredag, øltelt fredag og tivoli hele helgen. Vi ønsker at messa skal være preget av at folk kan delta. Et telt er booket. Vi leter etter en til to personer til som kan sitte i messekomiteen, gjerne en mann. 16/15 Ny nettside Vi har mottatt et tilbud på ny nettside, både til oss selv og til Jærmessa. Jonas Edland lager nettside om Jærmessa. Hovedstyret er positive til å utvikle en ny nettside for VIL. Mona har laget forslag til hvordan den kan være oppbygget. Morten og Mona tar kontakt sjekker tilbud og gjør en beslutning på dette. 17/15 Resultat Årsfesten 2014/2015 Vi så på tallene fra årsfesten og ser at vi får et negativt resultatet, - ca. 20.000kr. Hovedstyret vurderer om vi skal gjøre endringer på festen i fremtiden. Det er og viktig at vi har faste føringer på hvilke utmerkelser som gis, at det er tilnærmet likt for gruppene og for eksempel lik størrelse på pokalene. Hovedstyret har som mål å ikke ta inngangspenger. Det er viktig å informere godt i forkant slik at alle vet hvem som kan gå, om de kan ha med følge etc. Eventuelt: Møte i Hå Idrettsråd onsdag 25. mars kl. 19.00 på Rådhuset. Mona, Astrid og Kjell Tore stiller for VIL. Neste møte i hovedstyret: 8. april kl. 19.30 ____________________ Morten Jelsa ________________________ Stig Varhaug ____________________ Astrid Knutsen Håland ________________________ Kjell Tore Skretting ____________________ Hilde Dubland ________________________ Edel Espeland Kartavoll _____________________ Ken Tore Tunheim