REFERAT FRA H.M. AARHØNENS SEMINAR 07.05.2014 Introduksjon - Litt info om foreningen og hva den står for - Trenger hjelp fra alle som har verv til å bekjempe fagidioti Presentasjon av dagens temaer - Omstrukturering av organisasjonen o Presentasjon av arbeidet så langt v/Petter Martin Skjeldrum - Samarbeid mellom undergrupper og styrer o Dagens situasjon o Hva kan bli bedre? Omstrukturering - Introduksjon o Vice-Kanzler presenterer tankene og ideene rundt dette  Dagens struktur er veldig flat  Kan være vanskelig å finne ut hvem som har ansvar for forskjellige ting, gjør det også vanskelig for de som er med i organisasjonen  Skal gjøre det bedre og enklere for alle engasjerte - Et nytt hovedstyre kan se slik ut: - - AKT-sjef o Har AKT-styret under seg på samme måte som før, men er nå med i Hovedstyret Godsbestyrer o Leder for Hyttestyret, blir nå med i Hovedstyret PR-ansvarlig o Ny stilling som er slått sammen av Redacteur, Sjæfus Blæstus og Nettmester som nå blir stillinger under PR-ansvarlig o Har ansvaret for Spikers Kårner, nettsidene og Nyhetsklukk Financeminister o Blir som før Krosjef o Blir som før Vice-Kanzler o Blir som før Ceremonimester o Blir nå slått sammen med Skogvokter o Ansvarlig for alle arrangementer og booking Notarius Publicus o Blir som før, men mer profesjonell Industrikontaktens leder o Ny stilling i Hovedstyret med det gamle IK-styret under seg o Noen nye stillinger i IK-styret (bla. sponsoransvarlig) Med denne strukturen vil det velges inn 10 stillinger på generalforsamling og de andre stillingene velges ved intervjuer som tidligere gjort med gjengene Kommentarer fra salen - Vi får alt i ett ledd som gjør det lettere for Hovedstyret å lede foreningen - Hovedstyrets møter blir nå det samme som dagens ledermøter - Undergruppene blir satt på lik linje som de tidligere styrene - Mer dialog og samhold i foreningen - Notarius har tidligere vært den ”lette” stillingen i Hovedstyret, men skal nå bli mer profesjonell o Viktig med gode referater  referatkurs - Med tanke på undergruppene så er det et ønske fra næringslivet at foreningen blir mer samlet med tanke på spons o Derav sponsorstillingen i IK - Kanskje kutte ned på grupper under PR-ansvarlig slik at det blir ett møte for alle som er under denne stillingen - Kanskje undergruppene skal ha en egen kontaktperson i Hovedstyret? Notarius? Vice-Kanzler? - Kanskje det blir for mange i Hovedstyret? o Lett for at noen blir dominerende og ikke så lett å bli hørt o Stillingene bør heller ikke være for store, skal jo også ha tid til skole - Kanskje bli mer åpent og offentlig hva som skjer i Hovedstyret o Referater ut på nettsidene? Veien videre - Petter Martin jobber videre med Jørgen Espnes og Kristine Torp (begge byggstudenter og UKA-topper) til å finne ut hvordan det skal se ut - Forslag til gjennomføring av generalforsamling, nye styrer, verv (stillingsbeskrivelser) osv. Samarbeid mellom undergrupper og styrer - Dagens situasjon o Egne organisasjonsnummer  Ingen direkte tilknytning til foreningen o Ingen skriftlig kontrakt  Kanskje smart å ha spesielt med tanke på sponsing, blæsting, daljer osv. o Årsmelding må leveres inn o Bruk av Nyhetsklukk o Rebusløp i fadderperioden  Viser frem og promoterer sin undergruppe o Utgjør en veldig stor del av linjeforeningen og har mye å si Servering Diskusjon/workshop - De oppmøtte dels inn i grupper og skal diskutere hva som fungerer og ikke fungerer i foreningen vår - Hver gruppe presenterer 2-3 punkter som er konkrete forslag til hva og hvordan vi bli bedre - Tar ikke flere tanker rundt omstruktureringen på gjennomgangen, kan heller henvende seg til Petter Martin Forslag til forbedringer mtp. undergruppene - Formalisering av erfaringsskriv o Innføre skikkelige rutiner på erfaringsoverføringer - Nøye kursing av nye styrer - Samkjøre opptaksperiode for undergrupper og styrer - Synliggjøre organisasjonen bedre o Videoblæst, infografikk, brosjyrer - Åpen dag etter fadderperioden o Undergruppene står på ”stands” på Lerkendalsbygget - Formalisert kontrakt med undergruppene o Gjenytelse ved støtte o Forpliktelser - Ledermøter for undergruppene o I tillegg kan sponsorstillingen i IK, Kanzler og Financeminister delta - Opprette en kontaktperson for undergruppene i Hovedstyret - Flere felles arrangementer? - Undergruppene bør bruke Facebook som en felles kanal Eventuelt - Lansering av ny Aarhøneartikkel o Aarhønegenser selges nå til kr 320,- på Hovedstyrets kontortid - 17.mai frokost o Påmeldingen åpner 08.mai kl 12.00