Besparelser ved bruk
av efaktura
Hvor mye kan din bedrift spare på å sende
og motta elektronisk faktura?
Hva blir de totale besparelsene dersom det
innføres obligatorisk efaktura i Norge?
Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice
Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura
Innledning
Norge ligger i dag i tetsjiktet internasjonalt i bruk av
efaktura. Ikke desto mindre sendes fremdeles
storparten av fakturaene her til lands per post og
epost. Hvor mye hadde vi spart dersom alle fakturaer
hadde blitt sendt og mottatt elektronisk?
I mai 2015 gjennomførte Visma en analyse for å gi et
tentativt svar på dette spørsmålet. Analysen er laget
på grunnlag av nasjonale og internasjonale tall og
estimater, samt Vismas eget tallgrunnlag.
Resultatene er av betydelig interesse både for norsk
næringsliv, med tanke på effektivisering og
kostnadsreduksjon, og for myndighetene, med tanke
på en eventuell innføring av obligatorisk efaktura. Per
dags dato er det i praksis obligatorisk å benytte
efaktura til offentlig sektor, men ingen krav til dette
innad i næringslivet.
Analysen og resultatene presenteres under. Ta gjerne
kontakt på epost [email protected] eller
telefon 02023 dersom du har spørsmål om Vismas
tjenester knyttet til efaktura.
Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice
2
Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura
Antall fakturaer som ikke sendes elektronisk
I Norge sender og mottar vi nærmere 500 millioner
Hva er elektronisk faktura?
fakturaer hvert år. 4 av 10 fakturaer sendes
elektronisk, mens 6 av 10 fakturaer fremdeles sendes
på annet vis, i hovedsak i posten eller som vedlegg til
en epost. Det betyr at det daglig sendes snaue
• En efaktura er en datafil som utveksles direkte
mellom økonomisystemene til sender og mottaker.
• All nødvendig fakturainformasjon sendes ferdig
utfylt inn i økonomisystemet til mottaker, som kun
550 000 efakturaer i Norge, men også at det hver
dag sendes hele 820 000 fakturaer som primært går
behøver å godkjenne og sende til betaling.
• Når mottaker er en privatperson, mottas
per brev og epost. I sum gir det et årlig estimat på
efakturaen utfylt og betalingsklar i nettbanken.
302,74 millioner fakturaer som ikke sendes som
elektronisk faktura.
Millioner fakturaer i Norge per år
Betalingstype
Antall fakturaer
Andel elektronisk
Elektronisk
Ikke elektronisk
Bedriftsterminalgiro
14,50
40 %
5,80
8,70
Nettbank bedrift
59,80
40 %
23,92
35,88
Nettbank privat
251,90
40 %
100,76
151,14
Telebank / Mobilbank
16,60
40 %
6,64
9,96
Andre elektroniske overføringer
43,90
40 %
17,56
26,34
Blankettbaserte
17,20
0%
0
17,20
Direkte debiteringer (Avtalegiro)
85,20
40 %
34,08
51,12
Giro levert på ekspedisjonssted – kontant
2,40
0%
0
2,40
Totalt
491,50
188,76
302,74
Kilde: Norges Bank – Betalingsstatistikk (2013)
Fakturagrunnlaget fordelt på B2B/B2G og B2C
Fordelingen mellom fakturaer til privatpersoner
(B2C) og fakturaer i næringslivet/offentlig sektor
40%
(B2B/B2G) er anslått til omkring 60/40. Det
innebærer at det hvert år utveksles omtrent 121,10
millioner fakturaer B2B/B2G som ikke sendes som
B2B / B2G
B2C
60%
efaktura. Som privatpersoner – B2C – mottar vi
omkring 181,64 millioner fakturaer som ikke går rett
i nettbanken, men som må håndteres manuelt.
Antall fakturaer i året som ikke sendes elektronisk
B2B / B2G
121,10
millioner
Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice
B2C
181,64
millioner
3
Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura
Besparelser – Utgående faktura
Besparelser per
utgående faktura
På avsendersiden er det en rekke besparelser knyttet
til bruk av efaktura. Print, pakking og porto blir
overflødig, inkludert tidsbruken det medfører.
Ved sending av efaktura
Samtidig reduseres utgifter knyttet til purring og
55,51 kr
cash management, og arkiveringen automatiseres.
For sending av efaktura tilkommer isteden en
systemkostnad for programvare til å sende efaktura.
Analysebyrået Billentis har estimert besparelsene for
avsender som følger:
Besparelser – Utgående faktura
Trykking / konvolutt /
forsendelse
Betalingspåminnelser
Cash management
Arkivering
Systemkostnad
Totalt
Papir
32,80
4,21
37,85
18,50
0,00
93,35
Elektronisk
0,00
3,36
25,23
6,73
2,52
37,85
Besparelse
32,80
0,84
12,62
11,77
-2,52
55,51
Kilde: Billentis (2014)
Besparelser – Inngående faktura
Antall minutter for å behandle en inngående faktura
På mottakersiden er estimerte besparelser enda
Kilde
Papir
Skanning
Elektronisk
høyere, fordi tidsbruken for behandling av inngående
SSØ (2005)
30,60
15,50
12,30
faktura reduseres betydelig. En rekke undersøkelser
AGFA-rapport (2008)
30,60
15,50
10,30
har sammenlignet tidsbruk ved behandling av
Metier (2011)
27,00
10,00
7,00
papirfaktura, skannet faktura og efaktura.
FAD (2011)
26,95
11,85
7,00
På det grunnlaget kan estimert tidsbruk settes til 25
Billentis (2014)
20,41
min for papirfaktura og 12 min for skannet faktura. I
Visma (2015)
25,00
7,42
12,00
7,00
snitt gir det 18 ½ min i tidsbruk for manuell
håndtering, mot et estimat på 7 min for efaktura.
Kostnad per minutt
Tidsbesparelsen blir da 11 ½ min.
Kostnadene for 11 ½ min kan anslås ved å regne ut
Gjennomsnittlig månedslønn
42.300,00
minuttprisen for en arbeidstaker. Med utgangspunkt i
Påslag sosiale og andre faste
kostnader
norsk gjennomsnittslønn, pluss påslag på 50 % for
Sum
63.450,00
sosiale og andre faste kostnader, blir det 7,25 kr pr
Årskostnad
761.400,00
min. Sparte kostnader pr faktura blir da 83,38 kr.
Timer i årsverk
Besparelser per
inngående faktura
Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice
21.150,00
1.750
Kostnad pr. minutt
7,25
Kilde: SSB (2014)
Besparelser – Inngående faktura
Ved mottak av efaktura
83,39 kr
50 %
Minutter
Kostnad
Manuell
18,50
134,13
Elektronisk
7,00
50,75
Besparelse
11,50
83,39
4
Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura
Totale besparelser ved overgang til efaktura
Besparelser for den enkelte bedrift
Det totale fakturavolumet som i dagens Norge ikke
Besparelsene for enkeltbedrifter som erstatter papir-
sendes som efaktura, er altså som følger: 121,10
og epostfaktura med efaktura vil avhenge av en rekke
millioner B2G / B2G, og 181,64 millioner B2C. Med en
faktorer. Men tallene viser at det ligger store
besparelse på 55,51 kr for avsender og 83,39 kr for
potensielle ressurs- og kostnadsbesparelser ved bruk
mottaker, gir det en estimert årlig besparelse B2G /
av efaktura. En bedrift med 100 inngående og 100
B2B på nærmere 17 milliarder kroner ved full
utgående fakturaer i måneden, vil ifølge estimatene
overgang til efaktura. For B2C vil besparelsen ligge
oppleve en månedlig besparelse på nærmere 14 000
på over 10 milliarder på avsendersiden
kr. For en større bedrift med 1000 inngående og
(mottakersiden medregnes ikke da det er
1000 utgående fakturaer blir månedsbeløpet opp
privatpersoner). I sum for B2G / B2B og B2C gir det
mot 140 o00 kr. Sjekk din egen bedrift på
en årlig besparelse på snaue 27 milliarder.
www.visma.no/efaktura-kalkulator.
Fordeler som ikke er medregnet
Obligatorisk efaktura?
•
Redusert fakturasvindel
Flere land har i dag innført krav om bruk av efaktura,
•
Likviditets- og renteeffekter
for å stimulere effektivisering og bekjempe svart
•
Avgiftsmessige effekter (mva osv)
økonomi. I Norge er det kun krav om efaktura ved
•
Miljøgevinst
fakturering av det offentlige. Det har imidlertid
•
Kundetilfredshet
bidratt til at Norge er langt fremme i bruk av
•
Privatpersoners effektivisering av egen hverdag
efaktura. Vi har i dag etablert en infrastruktur for
efaktura (PEPPOL – ELMA) samt et standardisert
ved mottak av efaktura B2C
format (EHF). Det er en rekke leverandører av
efakturaløsninger på markedet. Forholdene ligger
dermed til rette for en overgang mot obligatorisk
efaktura dersom det er politisk vilje for det.
Årlig besparelse ved full overgang til efaktura
Antall
Besparelse per faktura
Besparelse
Utgående B2B / B2G
121.100.000
55,51
6.722.261.000
Inngående B2B / B2G
121.100.000
83,39
10.098.529.000
Utgående B2C
181.640.000
55,51
10.082.836.400
Totalt
26.903.626.400
Estimert årlig besparelse
Ved full overgang til efaktura
27 milliarder
Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice
5
Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura
Om Visma Software
Visma Software selger forretningsløsninger til små og mellomstore bedrifter. Vi leverer et bredt spekter av
integrerte løsninger, hvorav mange er nettbaserte. Vi har blant annet løsninger som er spesialdesignet for å
effektivisere prosessene knyttet til regnskap, bokføring, fakturering og fakturamottak; lønn, reiseregninger, ferie og
fravær; kundebehandling, markedsføring og salg; samt prosjektstyring.
Elektronisk faktura
Visma.net AutoInvoice er vår løsning for efaktura, som også ivaretar sending og mottak av epost- og papirfakturaer.
Det ligger betydelige besparelser i å benytte efaktura fremfor tradisjonell fakturering og fakturamottak.
Dokumenthåndtering
Visma Document Center sørger for digital håndtering og oppbevaring av dokumenter og bilag. Alle dokumenter
havner automatisk i det elektroniske arkivet, slik at du til enhver tid har full oversikt og har alt trygt lagret.
Attestering
Med Visma.net Approval kan du enkelt godkjenne fakturaer og reiseregninger på nett og mobil. Attesteringen er
unnagjort med et par tastetrykk, og inkluderer funksjonalitet for godkjenning, avvisning, videresending m.m.
Bankintegrasjon
Visma.net Autopay integrerer økonomisystemet med banken din. Løsningen sørger for sikker flyt av betalingsdata
begge veier mellom økonomisystemet og banken, slik at du slipper å logge inn i banken.
Innfordring
Med Visma AutoCollect automatiserer du purring- og inkassoprosessen, samtidig som du har full kontroll i
økonomisystemet ditt. Hele eller deler av innfordringsarbeidet settes ut til Visma Collectors.
Webfaktura
Med Visma Webfaktura kan du enkelt fakturere på egenhånd om du ønsker det, selv som du har satt ut regnskapet
til et regnskapsbyrå. Dermed får du full kontroll på faktureringen, og du har full oversikt over egen likviditet.
Økonomisystem
Hvis løsningene nevnt over er aktuelle for din bedrift, og du bruker et økonomisystem fra en annen leverandør, bør
du vurdere å skifte til en økonomisystem fra Visma. Da er du sikret sømløse integrasjoner som sørger for at
arbeidsprosessene i din bedrift går raskt og smertefritt. Visma tilbyr både tradisjonelle økonomisystemer som
installeres lokalt hos deg, og det nettbaserte økonomisystemet Visma.net Financials.
Helhetlige løsninger
Visma Software tilbyr et bredt spekter av integrerte løsninger, slik at du får et helhetlig tilbud som dekker dine
ønsker. Vi skreddersyr komplette forretningsløsninger i henhold til behovene du har i dag og behovene du får i
morgen. Dersom du ønsker å vite mer om hvordan vi kan hjelpe din bedrift med å bli mer effektiv, er du velkommen
til å ta kontakt med [email protected] eller på telefon 02023.
Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice
6