Besparelser ved bruk av efaktura Hvor mye kan din bedrift spare på å sende og motta elektronisk faktura? Hva blir de totale besparelsene dersom det innføres obligatorisk efaktura i Norge? Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura Innledning Norge ligger i dag i tetsjiktet internasjonalt i bruk av efaktura. Ikke desto mindre sendes fremdeles storparten av fakturaene her til lands per post og epost. Hvor mye hadde vi spart dersom alle fakturaer hadde blitt sendt og mottatt elektronisk? I mai 2015 gjennomførte Visma en analyse for å gi et tentativt svar på dette spørsmålet. Analysen er laget på grunnlag av nasjonale og internasjonale tall og estimater, samt Vismas eget tallgrunnlag. Resultatene er av betydelig interesse både for norsk næringsliv, med tanke på effektivisering og kostnadsreduksjon, og for myndighetene, med tanke på en eventuell innføring av obligatorisk efaktura. Per dags dato er det i praksis obligatorisk å benytte efaktura til offentlig sektor, men ingen krav til dette innad i næringslivet. Analysen og resultatene presenteres under. Ta gjerne kontakt på epost [email protected] eller telefon 02023 dersom du har spørsmål om Vismas tjenester knyttet til efaktura. Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice 2 Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura Antall fakturaer som ikke sendes elektronisk I Norge sender og mottar vi nærmere 500 millioner Hva er elektronisk faktura? fakturaer hvert år. 4 av 10 fakturaer sendes elektronisk, mens 6 av 10 fakturaer fremdeles sendes på annet vis, i hovedsak i posten eller som vedlegg til en epost. Det betyr at det daglig sendes snaue • En efaktura er en datafil som utveksles direkte mellom økonomisystemene til sender og mottaker. • All nødvendig fakturainformasjon sendes ferdig utfylt inn i økonomisystemet til mottaker, som kun 550 000 efakturaer i Norge, men også at det hver dag sendes hele 820 000 fakturaer som primært går behøver å godkjenne og sende til betaling. • Når mottaker er en privatperson, mottas per brev og epost. I sum gir det et årlig estimat på efakturaen utfylt og betalingsklar i nettbanken. 302,74 millioner fakturaer som ikke sendes som elektronisk faktura. Millioner fakturaer i Norge per år Betalingstype Antall fakturaer Andel elektronisk Elektronisk Ikke elektronisk Bedriftsterminalgiro 14,50 40 % 5,80 8,70 Nettbank bedrift 59,80 40 % 23,92 35,88 Nettbank privat 251,90 40 % 100,76 151,14 Telebank / Mobilbank 16,60 40 % 6,64 9,96 Andre elektroniske overføringer 43,90 40 % 17,56 26,34 Blankettbaserte 17,20 0% 0 17,20 Direkte debiteringer (Avtalegiro) 85,20 40 % 34,08 51,12 Giro levert på ekspedisjonssted – kontant 2,40 0% 0 2,40 Totalt 491,50 188,76 302,74 Kilde: Norges Bank – Betalingsstatistikk (2013) Fakturagrunnlaget fordelt på B2B/B2G og B2C Fordelingen mellom fakturaer til privatpersoner (B2C) og fakturaer i næringslivet/offentlig sektor 40% (B2B/B2G) er anslått til omkring 60/40. Det innebærer at det hvert år utveksles omtrent 121,10 millioner fakturaer B2B/B2G som ikke sendes som B2B / B2G B2C 60% efaktura. Som privatpersoner – B2C – mottar vi omkring 181,64 millioner fakturaer som ikke går rett i nettbanken, men som må håndteres manuelt. Antall fakturaer i året som ikke sendes elektronisk B2B / B2G 121,10 millioner Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice B2C 181,64 millioner 3 Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura Besparelser – Utgående faktura Besparelser per utgående faktura På avsendersiden er det en rekke besparelser knyttet til bruk av efaktura. Print, pakking og porto blir overflødig, inkludert tidsbruken det medfører. Ved sending av efaktura Samtidig reduseres utgifter knyttet til purring og 55,51 kr cash management, og arkiveringen automatiseres. For sending av efaktura tilkommer isteden en systemkostnad for programvare til å sende efaktura. Analysebyrået Billentis har estimert besparelsene for avsender som følger: Besparelser – Utgående faktura Trykking / konvolutt / forsendelse Betalingspåminnelser Cash management Arkivering Systemkostnad Totalt Papir 32,80 4,21 37,85 18,50 0,00 93,35 Elektronisk 0,00 3,36 25,23 6,73 2,52 37,85 Besparelse 32,80 0,84 12,62 11,77 -2,52 55,51 Kilde: Billentis (2014) Besparelser – Inngående faktura Antall minutter for å behandle en inngående faktura På mottakersiden er estimerte besparelser enda Kilde Papir Skanning Elektronisk høyere, fordi tidsbruken for behandling av inngående SSØ (2005) 30,60 15,50 12,30 faktura reduseres betydelig. En rekke undersøkelser AGFA-rapport (2008) 30,60 15,50 10,30 har sammenlignet tidsbruk ved behandling av Metier (2011) 27,00 10,00 7,00 papirfaktura, skannet faktura og efaktura. FAD (2011) 26,95 11,85 7,00 På det grunnlaget kan estimert tidsbruk settes til 25 Billentis (2014) 20,41 min for papirfaktura og 12 min for skannet faktura. I Visma (2015) 25,00 7,42 12,00 7,00 snitt gir det 18 ½ min i tidsbruk for manuell håndtering, mot et estimat på 7 min for efaktura. Kostnad per minutt Tidsbesparelsen blir da 11 ½ min. Kostnadene for 11 ½ min kan anslås ved å regne ut Gjennomsnittlig månedslønn 42.300,00 minuttprisen for en arbeidstaker. Med utgangspunkt i Påslag sosiale og andre faste kostnader norsk gjennomsnittslønn, pluss påslag på 50 % for Sum 63.450,00 sosiale og andre faste kostnader, blir det 7,25 kr pr Årskostnad 761.400,00 min. Sparte kostnader pr faktura blir da 83,38 kr. Timer i årsverk Besparelser per inngående faktura Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice 21.150,00 1.750 Kostnad pr. minutt 7,25 Kilde: SSB (2014) Besparelser – Inngående faktura Ved mottak av efaktura 83,39 kr 50 % Minutter Kostnad Manuell 18,50 134,13 Elektronisk 7,00 50,75 Besparelse 11,50 83,39 4 Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura Totale besparelser ved overgang til efaktura Besparelser for den enkelte bedrift Det totale fakturavolumet som i dagens Norge ikke Besparelsene for enkeltbedrifter som erstatter papir- sendes som efaktura, er altså som følger: 121,10 og epostfaktura med efaktura vil avhenge av en rekke millioner B2G / B2G, og 181,64 millioner B2C. Med en faktorer. Men tallene viser at det ligger store besparelse på 55,51 kr for avsender og 83,39 kr for potensielle ressurs- og kostnadsbesparelser ved bruk mottaker, gir det en estimert årlig besparelse B2G / av efaktura. En bedrift med 100 inngående og 100 B2B på nærmere 17 milliarder kroner ved full utgående fakturaer i måneden, vil ifølge estimatene overgang til efaktura. For B2C vil besparelsen ligge oppleve en månedlig besparelse på nærmere 14 000 på over 10 milliarder på avsendersiden kr. For en større bedrift med 1000 inngående og (mottakersiden medregnes ikke da det er 1000 utgående fakturaer blir månedsbeløpet opp privatpersoner). I sum for B2G / B2B og B2C gir det mot 140 o00 kr. Sjekk din egen bedrift på en årlig besparelse på snaue 27 milliarder. www.visma.no/efaktura-kalkulator. Fordeler som ikke er medregnet Obligatorisk efaktura? • Redusert fakturasvindel Flere land har i dag innført krav om bruk av efaktura, • Likviditets- og renteeffekter for å stimulere effektivisering og bekjempe svart • Avgiftsmessige effekter (mva osv) økonomi. I Norge er det kun krav om efaktura ved • Miljøgevinst fakturering av det offentlige. Det har imidlertid • Kundetilfredshet bidratt til at Norge er langt fremme i bruk av • Privatpersoners effektivisering av egen hverdag efaktura. Vi har i dag etablert en infrastruktur for efaktura (PEPPOL – ELMA) samt et standardisert ved mottak av efaktura B2C format (EHF). Det er en rekke leverandører av efakturaløsninger på markedet. Forholdene ligger dermed til rette for en overgang mot obligatorisk efaktura dersom det er politisk vilje for det. Årlig besparelse ved full overgang til efaktura Antall Besparelse per faktura Besparelse Utgående B2B / B2G 121.100.000 55,51 6.722.261.000 Inngående B2B / B2G 121.100.000 83,39 10.098.529.000 Utgående B2C 181.640.000 55,51 10.082.836.400 Totalt 26.903.626.400 Estimert årlig besparelse Ved full overgang til efaktura 27 milliarder Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice 5 Rapport – Besparelser ved bruk av efaktura Om Visma Software Visma Software selger forretningsløsninger til små og mellomstore bedrifter. Vi leverer et bredt spekter av integrerte løsninger, hvorav mange er nettbaserte. Vi har blant annet løsninger som er spesialdesignet for å effektivisere prosessene knyttet til regnskap, bokføring, fakturering og fakturamottak; lønn, reiseregninger, ferie og fravær; kundebehandling, markedsføring og salg; samt prosjektstyring. Elektronisk faktura Visma.net AutoInvoice er vår løsning for efaktura, som også ivaretar sending og mottak av epost- og papirfakturaer. Det ligger betydelige besparelser i å benytte efaktura fremfor tradisjonell fakturering og fakturamottak. Dokumenthåndtering Visma Document Center sørger for digital håndtering og oppbevaring av dokumenter og bilag. Alle dokumenter havner automatisk i det elektroniske arkivet, slik at du til enhver tid har full oversikt og har alt trygt lagret. Attestering Med Visma.net Approval kan du enkelt godkjenne fakturaer og reiseregninger på nett og mobil. Attesteringen er unnagjort med et par tastetrykk, og inkluderer funksjonalitet for godkjenning, avvisning, videresending m.m. Bankintegrasjon Visma.net Autopay integrerer økonomisystemet med banken din. Løsningen sørger for sikker flyt av betalingsdata begge veier mellom økonomisystemet og banken, slik at du slipper å logge inn i banken. Innfordring Med Visma AutoCollect automatiserer du purring- og inkassoprosessen, samtidig som du har full kontroll i økonomisystemet ditt. Hele eller deler av innfordringsarbeidet settes ut til Visma Collectors. Webfaktura Med Visma Webfaktura kan du enkelt fakturere på egenhånd om du ønsker det, selv som du har satt ut regnskapet til et regnskapsbyrå. Dermed får du full kontroll på faktureringen, og du har full oversikt over egen likviditet. Økonomisystem Hvis løsningene nevnt over er aktuelle for din bedrift, og du bruker et økonomisystem fra en annen leverandør, bør du vurdere å skifte til en økonomisystem fra Visma. Da er du sikret sømløse integrasjoner som sørger for at arbeidsprosessene i din bedrift går raskt og smertefritt. Visma tilbyr både tradisjonelle økonomisystemer som installeres lokalt hos deg, og det nettbaserte økonomisystemet Visma.net Financials. Helhetlige løsninger Visma Software tilbyr et bredt spekter av integrerte løsninger, slik at du får et helhetlig tilbud som dekker dine ønsker. Vi skreddersyr komplette forretningsløsninger i henhold til behovene du har i dag og behovene du får i morgen. Dersom du ønsker å vite mer om hvordan vi kan hjelpe din bedrift med å bli mer effektiv, er du velkommen til å ta kontakt med [email protected] eller på telefon 02023. Finn ut mer på www.visma.no/autoinvoice 6
© Copyright 2024