1. No category

Referat fra møte i Arbeidsgruppe sikker drift 21.04.2015
Til stede via Lync:






















IT-direktør Stig Ørsje – UiT (leder)
Ass. IT-direktør Kai Mathisen – UiT
IT-leder Ørjan D. Pettersen – HiN
Overingeniør IT Håvard Espenes – HiH
Økonomidirektør Eli Margrete Pedersen – UiT
Økonomisjef Eirik Sund – HiN
Økonomi- og personalsjef Turid Eilertsen – HiH
Studiedirektør Heidi Adolfsen – UiT
Studiesjef Rolf Håkon Rensaa – HiN
Studiesjef Marina Trogen Hansen – HiH
Kommunikasjonsdirektør Asbjørn Bartnes – UiT
Kommunikasjonsrådgiver Espen Dalmo – HiN
Informasjonsansvarlig Kjetil Nilsen – HiH
Bygg- og eiendomsdirektør Erland Loso – UiT
Bygg, leder teknisk drift Geir Nygård – HiN
Økonomirådgiver Asbjørn Fredheim – HiH
Personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen – UiT
Personalsjef Lise Bang Ericsson – HiN
Personalrådgiver Linda Risnes – HiH
Fagforeningsrepresentant Asbjørn Førlie (NITO) – HiN
Fagforeningsrepresentant Johanne Størkersen (NITO) – UiT
Bjarte Toftaker – UiT/fusjonssekretariatet
Sekretær: Ingeborg Hellemo
1. Konstituering og gjennomgang av mandat
Bjarte Toftaker informerte kort om organisering av fusjonsarbeidet og beslutningsstruktur.
Rektorrådet hadde sitt første møte 20. april 15 og vedtok der mandat for AG sikker drift som
beskrevet i saksframlegget. Arbeidsgruppa mangler fortsatt en fagforeningsrepresentant fra HiH og
alle studentrepresentantene.
Mandatet er identisk som for AG sikker drift under fusjonen mellom UiT og HiFm i 2013.
Arbeidsgruppa velger å organisere arbeidet på samme måte som den gang, med egne undergrupper
(i 2013 kalt fagdirektørteam) for fagområdene IT, økonomi, studie, kommunikasjon, bygg og eiendom
og personal, lønn og arkiv. Oppgaver som går på tvers mellom undergruppene (f.eks studiekort, rom-
og timeplanlegging) identifiseres, samarbeid opprettes og AG sikker drift kontrollerer at alle tjenester
blir tatt hand om.
2. Hovedmilepæler
Fusjonstidspunktet er 1.1.2016.
Hovedarbeidet vil foregå i undergruppene slik at AG sikker drift satser på få møter.
Neste møte legges til midten av juni og bør være et fysisk møte. Til dette møtet skal undergruppene
være ferdig med kartlegging og eventuelle behov for midler spilles inn.
I løpet av høstsemesteret gjennomføres to møter via Lync, ett tidlig i semesteret og ett seinere.
3. Gjennomgang av maler og samskrivingsområde
Et samskrivingsområde er opprettet og nås via https://sharepoint.uit.no/sites/sikkerdrift. Alle som
blir involvert i fusjonsarbeidet i de ulike undergruppene med underliggende faggrupper kan få tilgang
til området. Hvert fagområde har fått opprettet en egen mappe der de organiserer arbeidet som de
ønsker.
Bjarte sørger for at fusjonssekretariatet bidrar med mal for beslutningsnotat.
Det blei etterspurt en mal for kartleggingsarbeidet og en justert variant av den som blei brukt i 2013
blir gjort tilgjengelig.
4. Møteplan fram til 31.12
Neste møte avholdes i Harstad 17. juni klokka 10 – 16.
5. Kort status fra hvert «avdelingsdirektørteam»
Runde med status fra hver undergruppe


IT: Har hatt bli-kjent-møte og avtalt nye møter. Starter kartlegging
Økonomi: Skal ha møte i Bergen dagen etter (22. april) og et møte med alle ansatte før
sommeren. Regner med å være godt i gang før den 17. Venter på penger i forbindelse med
fusjonen. UiT har allerede laget et eget tiltak som utgifter kan føres på.





Studie: Er i gang. FS-team er etablert og hadde et møte i Harstad 10. april med FSAT fra Oslo
om sammenslåing av FS-databasene. Må starte på kartlegging. Venter på AG Utdanningsvirksomhet. Christin ligger under bibliotekene i Harstad og Narvik så disse må koples inn.
Kommunikasjon: Ikke hatt felles møte, men skal ha et i mai. Må begynne samkjøring av
nettsider. UiT skal starte arbeidet med å finne ny publiseringsløsning og det vurderes om
dette skal tas inn som en del av fusjonsarbeidet eller (mest sannsynlig) beholdes som et
prosjekt på sida. Satser på godt samarbeid med studieavdelingene rundt markedsføring av
studietilbudet.
Bygg og eiendom: Må ha møter med Statsbygg. Det er ingen egen driftsleder i Harstad. Vil ha
fokus på servicetorgfunksjonen.
Personal, lønn og arkiv: Harstad og Narvik har besøkt Tromsø og arkiv skal ha eget møte
dagen etter (22. april). Oversikt over arbeidsoppgaver og organisering innad i undergruppa
ligger i Sharepoint. Det blei avklart at FOU-termin og arbeidstidsfordeling for forskere legges
til arbeidsgruppa for FoU og forskningsformidling.
Undergruppe bibliotek rapporterer til AG sikker drift, men har ingen representanter i
arbeidsgruppa.
6. Eventuelt
Kostnader: Rektorrådet har ikke rukket å vedta noe om fusjonsmidler, men noen milder vil komme.
Sekretariatet informerer når dette blir klart.
Avtaler: I kartleggingsarbeidet må hvert enkelt fagområde lage en skriftlig oversikt over relevante
avtaler og anbefaling om hva som skal gjøres med disse (oppsigelse, endring av lisensiering etc).
Undergruppe økonomi kan om ønskelig ta seg av den videre koordineringa rundt avtalene.