April 2015 ORGANISERING AV VERDIPAPIRFORETAK – Ny veiledning fra Finanstilsynet For første gang på flere år har Finanstilsynet kommet med generell veiledning om organisering av verdipapirforetak. Veiledningen inneholder nyttige presiseringer rundt flere spørsmål som er viktige i det daglige, og vil være obligatorisk lesning for ledelse og compliance i meglerhusene. Birte Berg i Advokatf irmaet Schjødt AS var sentral i utarbeidelsen av rundskrivet da hun arbeidet i Finanstilsynet. I dette nyhetsbrevet gis en kortfattet oppsummering av de viktigste avklaringene og noen refleksjoner fra vår side. Rundskrivet ble offentliggjort 16. april 2015 og omhandler kravene til taushetsplikt, informasjonshåndtering, håndtering av innsideinformasjon og informasjonssperrer. Videre inneholder rundskrivet enkelte presiseringer av verdipapirhandellovens krav i tilknytning til verdipapirforetaks ledelse og styre. Formålet med rundskrivet er å klargjøre Finanstilsynets tolkning og forvaltningspraksis knyttet til reglene om verdipapirforetakenes organisering, og rundskrivet er langt på vei en oppsummering av Finanstilsynets tilsyns- og forvaltningspraksis på dette området de siste årene. Rundskrivet erstatter rundskriv 39/1995 om informasjonssperrer, og innebærer en innskjerpelse på enkelte punkter i forhold til det gamle rundskrivet. Når det gjelder kravene i tilknytning til verdipapirforetaks ledelse og styre har Finanstilsynets forvaltningspraksis på enkelte punkter blitt mer fleksibel. Verdipapirforetakene bør gjennomgå det nye rundskrivet grundig og vurdere om det er behov for å oppdatere sine interne rutiner og instrukser. • Finanstilsynet krever systemmessige informasjonssperrer internt i avdelinger som regelmessig er i besittelse av innsideinformasjon, og uttaler at det også kan være behov for fysiske informasjonssperrer internt i avdelinger. Dette vil særlig være relevant for større corporate-avdelinger, hvor verdipapirforetaket må sørge for at informasjonen ikke spres til andre ansatte enn de som har saklig behov for tilgang til informasjonen. • Finanstilsynet erkjenner at det tidvis vil være nødvendig å dele innsideinformasjon som befinner seg innenfor en informasjonssperre med en ansatt som befinner seg utenfor sperren (“wall-crossing”), men understreker at beslutninger om “wall-crossing” kun skal forekomme unntaksvis, og det stilles strenge krav til prosedyrene i den forbindelse. I DET FØLGENDE NEVNES ENKELTE PUNKTER SOM DET SÆRLIG ER VERDT Å MERKE SEG: • Med mindre verdipapirforetaket har begrenset virksomhet og tjenestespekter, bør foretaket ha en overordnet funksjon for godkjenningsfunksjon av oppdrag (f.eks. Engagement Committee), som skal ha totaloversikt over alle foretakets engasjementer. Vår vurdering er at Finanstilsynet med denne uttalelsen legger til grunn at de større verdipapirforetakene med et bredt tjenestespekter vil etablere en slik komité. • Finanstilsynet legger til grunn at den lovbestemte taushetsplikten gjelder overfor enhver, også overfor personer internt i verdipapirforetaket som ikke har et saklig behov for den aktuelle informasjonen i sitt arbeid. Kundeinformasjon kan dermed i utgangspunktet kun deles med ansatte i verdipapirforetaket som har et saklig behov informasjonen. • Faktisk leder i verdipapirforetak må normalt ha operativ erfaring fra investeringstjenestevirksomheten vedkommende skal lede. Finanstilsynet åpner imidlertid for at erfaring fra en annen investeringstjeneste eller annet område i verdipapirforetak enn det vedkommende skal være faktisk leder for kan være tilstrekkelig. For eksempel vil en person med erfaring fra analysevirksomheten i verdipapirforetak etter en konkret vurdering være egnet til å være faktisk leder for corporate. • Finanstilsynets aksepterer i større grad enn tidligere at et verdipapirforetak har flere faktiske ledere for samme investeringstjeneste, f.eks. dersom foretaket ønsker å skille “aksjebord” og “rentebord”, eller ønsker egne enheter for egenkapital og fremmedkapital. Dette forutsetter at de organisatoriske skillene er gjennomført fullt ut. Ansvarsområdene til den enkelte faktiske leder må være klare og det må ikke være tvil om hvilke ansatte som rapporterer til hvilken leder. Ansatte kan ikke flyttes mellom enhetene med mindre det i enkelttilfeller foreligger spesielle omstendigheter som tilsier slik flytting. • Finanstilsynet legger til grunn at faktiske ledere i et verdipapirforetak skal rapportere direkte til daglig leder. For større kredittinstitusjoner har imidlertid Finanstilsynet nylig liberalisert sin praksis. Det åpnes for at faktiske ledere kan rapportere til en leder direkte underlagt daglig leder, eksempelvis en konserndirektør, som har ansvar for forretningsområdet der den aktuelle investeringstjenestevirksomheten utøves. • Kravet om ett eksternt styremedlem har blitt strammet inn i Finanstilsynets praksis det siste året. Det følger av rundskriv 5/2012 at med “eksternt” menes at vedkommende ikke har tilknytning til foretaket i form av å være ansatt eller eier. I rundskrivet presiseres det at det eksterne styremedlemmet heller ikke kan ha slik tilknytning til andre selskaper i samme konsern som verdipapirforetaket. Verdipapirforetak som per i dag ikke har et eksternt konsernuavhengig styremedlem, må endre styresammensetningen ved neste ordinære generalforsamling, og senest innen 1. juli 2016. For å lese rundskrivet, klikk her. Kontaktpersoner BJARNE ROGDABERG BIRTE BERG Partner, Oslo E-post: [email protected] Mob: +47 970 55 554 Tel: +47 23 01 19 09 Advokatfullmektig, Oslo E-post: [email protected] Mob: +47 901 62 377 Tel: +47 23 01 19 57 LARS CHRISTIAN STEEN KARI TVEITEVOLL EIDE Advokatfullmektig, Oslo E-post: [email protected] Mob: +47 476 40 495 Tel: +47 23 01 18 25 Senioradvokat, Stavanger E-post: [email protected] Mob: +47 976 77 174 Tel: +47 51 91 88 20